MANUEL DES PROCEDURES - pncl.gov.ma Procedure… · manuel des procedures dune ation de form ation continue dfcat : novembre 2015 . 2 sommaire contexte ... evaluation a froid par

Royaume du Maroc

Ministère de l’intérieur Direction Générale des Collectivités Locales

Direction de la Formation des Cadres Administratifs et Techniques

MANUEL DES PROCEDURES

D’UNE ACTION DE FORMATION CONTINUE

DFCAT : NOVEMBRE 2015

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SOMMAIRE

CONTEXTE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 PHASE -I-: DETERMINATION DES BESOINS EN FORMATION CONTINUE……………………………………………………………………………………………

4 OBJECTIF GLOBAL

RESULTATS ATTENDUS

PRE ENQUETE…………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 5

DEROULEMENT DE L’OPERATION DE DETERMINATION DES BESOINS EN FORMATION

6

ETAPE -I-: APPROCHE GLOBALE………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

OBJECTIF GLOBAL

OUTIL UTILISE

DEMARCHE

PRINCIPAUX AXES DE L’ENTRETIEN………………………………………………………………………………………………………………. 6-7 ETAPE -II-: APPROCHE INDIVIDUELLE………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

8 OBJECTIF GLOBAL

OUTIL UTILISE

DEMARCHE

PRINCIPAUX AXES DE L’ENTRETIEN COLLECTIF ET DU QUESTIONNAIRE………………………………………………………….. 8-9-10 ETAPE -V- : APPROCHE PAR SERVICE………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

11 OBJECTIF GLOBAL

OUTIL UTILISE

DEMARCHE ETAPE -IV- : TRAITEMENT ET ANALYSE DES DONNEES………………………………………………………………………………………………………………………. 11-12

ELABORATION DU PROGRAMME DE FORMATION…………………………………………………………………………………………. 12 PHASE -II-: REALISATION D’UNE ACTION DE FORMATION……………………………………………………………………………………………………………….

13

OBJECTIFS GENERAUX

RESULTAT ATTENDU

LES PRINCIPAUX ACTEURS DE LA FORMATION

LES OUTILS UTILISES PAR LES ACTEURS DE FORMATION ETAPE -I-: IDENTIFICATION ET CHOIX DES FORMATEURS…………………………………………………………………………………………………………………..

13 LE RESPONSABLE DE LA FILIERE

LE RESPONSABLE DU POLE FORMATION

14

LE CORRESPONDANT LOCAL DE FORMATION ETAPE -II-: PREPARATION DE L’ACTION DE FORMATION……………………………………………………………………………………………………………………

LE CORRESPONDANT LOCAL DE FORMATION

LE RESPONSABLE DU POLE FORMATION

LE FORMATEUR………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 14-15

ETAPE -III-: DEROULEMENT DE L’ACTION DE FORMATION………………………………………………………………………………………………………………… 15


LE RESPONSABLE DU POLE FORMATION………………………………………………………………………………………………………. 16

LE FORMATEUR PHASE -III-: EVALUATION D’UNE ACTION DE FORMATION………………………………………………………………………………………………………………….

17

ETAPE -II- : EVALUATION DE SATISFACTION A CHAUD, UNE REPONSE AU BESOIN DE FORMATION

EVALUATION A CHAUD PAR LE PARTICIPANT OBJECTIFS RESULTATS ATTENDUS OUTIL UTILISE MODELE DE QUESTIONNAIRE

EVALUATION A CHAUD PAR LE FORMATEUR………………………………………………………………………………………………… 18

MODELE DE GRILLE D’EVALUATION DE LA SESSION PAR LE FORMATEUR ETAPE -III- : EVALUATION A FROID, IMPACT ET TRANSFERT…………………………………………………………………………………………………………..

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EVALUATION A FROID PAR LES PARTICIPANTS OBJECTIFS OUTIL UTILISE RESULTATS ATTENDUS MODELE DU QUESTIONNAIRE A FROID

ANNEXES……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 20-42 TABLEAU SYNTHETIQUE DES ACTIVITES DES ACTEURS DE LA FORMATION…………………………………………………………………………………………………. 43-45 SCHEMA DE CIRCULATION ET D’ECHANGE D’INFORMATION ENTRE LES DIFFERENTS ACTEURS DE LA FORMATION 46-47 CHECK LIST DU CORRESPONDANT LOCAL DE FORMATION………………………………………………………………………………………………………………………….. 48 CHECK LIST DU RESPONSABLE DE POLE DE FORMATION…………………………………………………………………………………………………………………………….. 49 CHECK LIST DU FORMATEUR………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 50

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CONTEXTE

Dans le cadre de la consolidation et du renforcement de son dispositif de formation, à travers la mise en place des principaux acteurs de la formation, la Direction de la Formation des Cadres Administratifs et Techniques (DFCAT) s’est fixée pour objectif d’améliorer et de développer une ingénierie de formation et une ingénierie pédagogique de qualité qui répond aux standards des grands courants de la formation des adultes.

La DFCAT souhaite, également, étendre son dispositif au niveau des Communes en mettant en place des responsables de formation afin de pouvoir :

- Rester à l’écoute de son environnement pour mieux anticiper sur les demandes des personnels qui relèvent des Collectivités Territoriales ;

- Accompagner celles-ci, pour la conception d’une formation de «sur-mesure» pour mieux répondre aux besoins en formation exprimés;

- Faire progresser la qualité des prestations proposées, leur pédagogie, leurs programmes dans le cadre d'une démarche d'amélioration permanente ;

- Encadrer les acteurs de la formation pour qu’ils puissent adhérer aux comportements qualité.

A court terme, ce dispositif de formation est appelé à suivre et à s’adapter aux perspectives d’évolution du processus de régionalisation de la formation mis en place dans le cadre des dispositions de la nouvelle constitution de 2011.

LES PRINCIPAUX ACTEURS DE LA FORMATION

Au niveau Territorial

- Un réseau de Correspondants Locaux de Formation (CLF) est chargé de jouer le rôle de coordinateur entre la DFCAT et les Collectivités Territoriales, sa mission principale est de concevoir, de réaliser et d’évaluer un programme de formation continue destiné aux cadres et agents des Collectivités Territoriales relevant de sa Préfecture ou Province.

Au niveau Central (DFCAT)

- Une équipe de responsables de pôle de formation appelée à assurer un suivi permanent au niveau des différentes étapes du processus de formation mené au niveau territorial et ce, en étroite collaboration avec le Correspondant Local de Formation.

- Une équipe de responsables de filière dont le rôle est de veiller sur la démarche qualité des systèmes pédagogiques mis en place.

Au niveau National

- Un réseau de formateurs internes que la DFCAT entend consolider et renforcer par des formations en ingénierie pédagogique et dont le rôle est d’assurer l’animation des actions de formation.

Aussi, pour accompagner ces acteurs, la DFCAT a-t-elle élaboré ce manuel des procédures, en tant que support, qui pourrait éventuellement les aider dans le montage des différentes étapes d’une action de formation continue à savoir:

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PHASE -I- : LA DETERMINATION DES BESOINS DE FORMATION

L’étape de la détermination des besoins est une étape très importante dont dépendra tout le processus de la formation. Autrement dit, c’est de la qualité et de la fiabilité de l’opération d’identification ou de détermination des besoins que découlera la pertinence et l’efficacité de la formation proposée. Une détermination rigoureuse des performances des cadres et agents d’une collectivité territoriale fera ressortir les problèmes et indiquera lesquels d’entre eux peuvent être résolus par la formation et ceux qui devraient trouver d’autres modes d’intervention.

RESPONSABLE DE L’OPERATION

- Le Correspondant Local de Formation.

OBJECTIF

- Identifier, traiter et analyser les besoins réels en formation des cadres et agents des collectivités territoriales en vue d’élaborer des demandes de formation de « sur-mesure ».

RESULTATS ATTENDUS

- Les besoins en formation exprimés par les cadres et agents de la commune sont bien clarifiés.

- La formation dispensée est adaptée aux besoins exprimés.

MISSION

- La mission confiée au Correspondant Local de Formation consiste à concevoir un

programme de Formation découlant d’un processus d’identification et d’analyse des

besoins, lui permettant de mettre à niveau les compétences des ressources humaines de la

Commune diagnostiquée.

PRE-ENQUETE

Avant de commencer l’opération de détermination des besoins en formation, le Correspondant

Local de Formation devrait, au préalable :

- Obtenir l’autorisation de la hiérarchie préfectorale ou provinciale pour se déplacer au niveau de la Commune concernée,

- Choisir le mode de recueil des demandes en formation,

- Concevoir et/ou adapter voire actualiser les outils de recueil des besoins,

- Formuler le ou les objectifs de l’opération,

- Disposer de la liste des chefs de services y compris celle des cadres et agents de la structure ainsi que les documents nécessaires,

- Informer le Président de la Commune du calendrier des opérations à mener au niveau de sa commune.

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En coordination avec le Directeur de Service de la Commune et le chef de personnel, le Correspondant Local de Formation devrait :

- D’abord procéder à la constitution d’un échantillon représentatif des cadres et agents à consulter (le choix portera sur les individus qui ont le plus besoin de la formation, c’est-à-dire ceux qui veulent évoluer

mais qui ne peuvent pas).

- Ensuite disposer de documents qu’il estime utiles et nécessaires à exploiter pouvant l’aider à avoir des informations générales et une 1ère impression sur la Commune en vue de formuler des hypothèses de travail, par exemple :

- L’organigramme de la Commune pour identifier les différents niveaux de responsabilité et l’organisation des services ;

- Le tableau de répartition des effectifs employés : date de recrutement, grade, affectation, fonction, catégorie… ;

- La monographie ;

- Etat des départs en formation, thèmes, demandes en formation….

- Rapport, comptes rendus, note de service etc...

- Autres….

- Enfin fixer, avec le chef de personnel, la date, l’heure, le lieu de rencontre avec le Président de la Commune, le cas échéant avec le Directeur de Service de la Commune, les chefs de service et l’échantillon des cadres et agents de la Commune.

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PHASE-I- : DEROULEMENT DE L’OPERATION DE DETERMINATION DES BESOINS EN FORMATION

ETAPE -I-: APPROCHE GLOBALE

Cette approche, qui consiste à considérer l’organisation dans son ensemble, a des objectifs globaux aussi bien quantitatifs que qualitatifs qui lui permettent de repérer, à court et moyen termes, les objectifs d’évolution liés au développement de la commune et en fonction de son environnement.

OBJECTIF

Faire l’analyse de l’existant et réfléchir aux objectifs et aux priorités de la Commune pour déterminer les grands axes de la formation.

DEMARCHE

Réunion avec le Président de la Commune le cas échéant avec le Directeur de service de la Commune et le responsable du personnel.

L’ordre du jour de la réunion :

- Présenter la démarche de l’opération de détermination des besoins (le calendrier des opérations) ;

- Sensibiliser sur le rôle et l’importance de la formation en tant que vecteur de changement

et de modernisation de l’administration ;

- Déterminer les grands axes de la formation.

OUTIL UTILISE

Le guide d’entretien et la grille d’enregistrement des réponses.

RESULTAT ATTENDU

Les orientations générales sont bien claires, les axes de formation sont définis.

LES PRINCIPAUX AXES A DEBATTRE AU NIVEAU DE L’ENTRETIEN DE L’APPROCHE GLOBALE

- LA COLLECTIVITE ET SON ENVIRONNEMENT

Au niveau de la collectivité

- Le contexte socio-économique ;

- La population (niveau d’exigence) ;

- la réglementation ;

- La technologie, les équipements ;

- Les prestations ;

- les dysfonctionnements en termes de compétences ;

- Autres particularités…. ;

Au niveau de l’environnement

- Diagnostiquer l’environnement actuel de la Commune et réfléchir sur son évolution prévisible (les projets réalisés, les projets actuels et les projets prévus).

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- FONCTIONNEMENT ET ORGANISATION DES STRUCTURES DE LA COMMUNE

Faire le diagnostic de l’état actuel de la structure

- Les méthodes de gestion : répartition des activités , Conduite de réunion, gestion de temps, Communication interne/externe, information inter service….

- Les moyens humains, matériels et financiers existants…

- Autres…….

Entrevoir les évolutions possibles

- La relation services- population,

- La communication interne /externe

- L’accueil,

- L’impact, image de la structure…

- Evolution des services….

- LES AXES DE FORMATION

- Etat des lieux sur les pratiques actuelles de la formation destinée aux personnels administratifs et techniques et s’informer sur la perception des décideurs sur les pratiques de la formation.

- La formation pourquoi faire ?

- Quelles sont les attentes par rapport aux services ?

- Comment sont gérés les départs en formation, les obstacles qui existent à

ce niveau?

- Quels sont les besoins immédiats et les besoins futurs ?

- La formation pour améliorer quelle situation ?

- Qu’en pensez-vous ? Quels constats faites-vous ?

- Quels sont les points forts ? les points faibles ?

- Vos suggestions pour faire évoluer la situation actuelle ?

- Elaboration du compte rendu de la séance faisant ressortir les orientations générales de la Commune ainsi que les grands axes de la formation.

- Restitution et validation des travaux de la séance au Président de la Commune le cas échéant au Directeur de service.

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ETAPE -II- : APPROCHE INDIVIDUELLE.

Cette approche incite l’individu à réfléchir sur ses activités, à le faire produire et à exprimer ses besoins à partir des difficultés rencontrées cours de l’exercice ses activités. OBJECTIF

Recueillir les demandes exprimées par chaque cadre et agent en fonction de son poste de travail et de son développement professionnel.

OUTIL UTILISE

- Grille d’entretien collectif « interview du groupe » ; - Questionnaire et/ou conduite d’un entretien individuel, en procédant par échantillonnage.

RESULTAT ATTENDU : Les demandes de formation du personnel sont identifiées et clarifiées.

DEMARCHE

- Construction de l’échantillon représentatif des cadres et agents de la collectivité;

- Réunion avec l’échantillon des cadres et agents à interviewer.

L’entretien collectif

Les principaux axes à débattre :

- Intérêt et rôle de la formation,

- Information et sensibilisation sur le pourquoi de cette enquête,

- Présentation des orientations générales de la Commune,

- Encadrement des cadres et agents pour les aider à exprimer leurs besoins en formation à partir des difficultés rencontrées dans l’exercice de leurs activités.

Le questionnaire

- Définition de l’objet de l’enquête ;

- Détermination des objectifs;

- Rédaction du questionnaire ;

- Passation, lecture et explication du questionnaire ;

- Encadrement des cadres et agents pour le remplissage du questionnaire.

Les principaux axes du questionnaire

- Décrivez vos principales activités/tâches ;

- Les difficultés rencontrées au niveau de chaque activité/tâches ;

- Les difficultés qui peuvent être résolues par la formation ;

- Les formations nécessaires pour résoudre ces difficultés et qui vous serez efficaces dans votre travail ? Indiquez-les par ordre prioritaire.

- Cette formation va-t-elle vous résoudre ce problème : si oui lequel

- Quelles formations envisageriez-vous suivre ? Pourquoi ?

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- Dépouillement, traitement et analyse des questionnaires.

Analyse quantitative : nombre de demandes /Effectif à former / degré d’urgence/ Périodes/ Dates/ délais, lieux….

Analyse qualitative : il faut distinguer entre les besoins qui impliquent une réponse standard, les besoins nouveaux « formation spécifique » et les besoins dont la solution serait autre que la formation.

RECENSEMENT DE L’ETAT DE FORMATION PAR SERVICE RELEVANT DE LA COMMUNE…..

SERVICE NOM/PRENOM DES AGENTS INTERVIEWES

GRADE DEMANDES DE FORMATION CONTINUE PAR SERVICE

OBSERVATION

CONTENTIEUX JURIDIQUE ETAT CIVIL SECRETARIAT DU CONSEIL PATRIMOINE COMMUNAL POLICE ADMINISTRATIVE BIBLIOTHEQUE URBANISME COMPTABILITE GRH TECHNIQUE REGIE AUTRES…

RECENSEMENT DES ACTIONS DE FORMATION CONTINUE PAR COMMUNE ….

THEMES STRUCTURE DE PROVENANCE DE L’AGENT

NBRE D’AGENTS A FORMER PAR STRUCTURE

TOTAL DES AGENTS A FORMER

TECHNIQUES DE COMMUNICATION

INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE

ACCUEIL

RADACTION ADMINISRTRATIVE

ETAT CIVIL

COMPTABILITE

ENTRETIEN ESPACES VERTS

AUTRES THEMES…..

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RECUEIL ET ANALYSE DES DIFFICULTES RENCONTREES PAR LES AGENTS

SERVICES

DIFFICULTEES RENCONTREES PAR LES AGENTS NE POUVANT ETRE RESOLUES PAR LA FORMATION OBSERVATION

PROBLEMES D’ORGANISATION PROBLEMES MATERIELS

CONTENTIEUX JURIDIQUE

ETAT CIVIL

SECRETARIAT DU CONSEIL

PATRIMOINE COMMUNAL

POLICE ADMINISTRATIVE

BIBLIOTHEQUE

URBANISME

COMPTABILITE

GRH

TECHNIQUE

REGIE

AUTRES…

- Présentation de la synthèse des résultats de l’approche individuelle, au Président de la Commune le cas échéant au Directeur de service.

- Remise des demandes de formation des cadres et agents à leur chef de service respectifs pour validation.

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ETAPE -III-: APPROCHE PAR SERVICE.

OBJECTIFS

- Faire l’état des lieux de chaque service en mettant en évidence les points forts, les points faibles et les évolutions prévisibles (les atouts et les faiblesses);

- Mesurer les écarts de compétences qui existent entre les compétences actuelles et les compétences requises pour réaliser les missions et activités des services afin de pouvoir valider, avec les chefs de service, les demandes en formation formulées par les cadres et agents.

OUTIL UTILISE

Réunion avec les chefs de services de la Commune : Entretien-discussions-débats. Exploitation des données et élaboration du compte rendu.

L’entretien mené avec le chef de service de la Commune portera sur les axes suivants :

- Sensibilisation sur le rôle et l’intérêt de la formation,

- Présentation des orientations générales de la Commune,

- Missions du service, son organisation, ses modes de gestion,

- Compétences existantes,

- Rendement et productivité du personnel,

- Difficultés rencontrées au niveau des activités,

- Validation des demandes exprimées par les cadres et agents de chaque service lors de l’approche individuelle,

- Détermination des besoins en formation de sa structure (par ordre prioritaire),

- Identification des besoins en formation spécifiques à chaque responsable de service etc…

- Arrêter un programme de formations spécifiques aux responsables de service (niveau

managérial/ex.).

(Annexes -1- )

RESULTATS ATTENDUS

- Les demandes de formation des cadres et agents relevant de chaque service sont validées,

- Les axes du programme de formation des chefs de service sont arrêtés. ETAPE -IV- : TRAITEMENT ET ANALYSE DES DONNEES.

- Recoupement des informations recueillies au niveau des trois approches, il s’agit de faire une adéquation entre les besoins exprimés lors des entretiens individuels et de groupes ainsi que les résultats de l’analyse quantitative et qualitative des questionnaires et ce, dans le cadre des grands axes arrêtés au cours de l’approche globale. Les besoins seront triés et hiérarchisés afin d’arbitrer les actions prioritaires (La priorité est déterminée en fonction de

l’urgence et de l’importance de la situation).

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- Dégager les Types de dysfonctionnements ne nécessitant pas obligatoirement la formation :

- relatif à l’organisation structurelle.

- relatif à la gestion de l’espace de travail.

- relatif à la gestion des moyens généraux.

- Dégager les Types de dysfonctionnements nécessitant une formation à prendre en considération :

- Application de nouvelles lois.

- Accueil et communication.

- Organisation de réunion.

- Acquisition de matériels ou logiciels spécifiques.

- Clarifier les ordres de priorité avec les responsables hiérarchiques.

Une fois les actions prioritaires identifiées, il est nécessaire de préciser les paramètres opérationnels de l’action de formation :

- Quels sont les objectifs de formation ?

- Comment va-t-on réaliser cette Formation ?

- Où et en combien de temps ? -Restitution et validation des travaux de la séance au Président de la Commune le cas échéant le

Directeur.

-Elaboration du rapport de synthèse sur l’élaboration du programme global de formation (Annexe -2-)

NB / Il est à noter qu’après avoir élaboré le programme de formation, il est obligatoire de transmettre au Président de la

commune le rapport final pour information et validation. Une fois le document validé par le Président de la Commune, une copie est envoyée à la hiérarchie au niveau préfectoral ou provincial pour information et par conséquent à la Direction de la Formation des Cadres Administratifs et Techniques (DFCAT).

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PHASE-II- : REALISATION D’UNE ACTION DE FORMATION OBJECTIFS GENERAUX

- Définir le rôle de chaque acteur de formation durant la phase de réalisation d’une action

de formation ;

- Etablir les mécanismes de coordination et circuits d’information-communication entre les

différents acteurs impliqués dans le processus de formation.

RESULTAT ATTENDU

- Une synergie est créée entre les principaux acteurs de la formation au niveau de la phase

de réalisation de l’action.

LES PRINCIPAUX ACTEURS DANS LA REALISATION D’UNE ACTION DE FORMATION

- Le responsable de filière ;

- Le responsable du pôle de formation ;

- Le correspondant local de formation ;

- Le formateur.

LES OUTILS UTILISES PAR LES ACTEURS DE LA FORMATION

- Fiche technique de l’action ; (Annexe -3-)

- Fiche statistique de l’action de formation ; (Annexe -3bis-)

- Modèle du programme de formation ; (Annexe -4-)

- Feuilles de présence ; (Annexe -5-)

- Fiche d’identification du participant. (Annexe -6-)

ETAPE -I-: IDENTIFICATION ET CHOIX DES FORMATEURS

Les acteurs concernés par cette étape sont, par ordre prioritaire :

- Le responsable de filière (RFI).

- Le responsable du pôle de formation (RPF).

- Le correspondant local de formation (CLF).

LE RESPONSABLE DE FILIERE

- Proposition du formateur;

- Négociation du scénario pédagogique avec le formateur;

- Elaboration de la fiche technique, en concertation avec le formateur ;

- Réception de l’intervention du formateur ;

- Préparation de la documentation.

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LE RESPONSABLE DU POLE DE FORMATION

Il est chargé d’ envoyer au Correspondant Local de Formation :

- La fiche du formateur désigné,

- L’intervention du formateur.


- Faire une proposition de formateurs opérationnels et/ou potentiels relevant de sa localité (fiche de candidature, Annexe-7-).

ETAPE -II- : PREPARATION DE L’ACTION DE FORMATION

Les acteurs concernés par cette étape sont, par ordre prioritaire :


- Le Responsable du Pôle Formation ;

- Le formateur.


- Sélectionner le groupe cible en prenant en considération les priorités et les urgences,

- Arrêter la liste des participants en s’assurant de la disponibilité des participants durant la

période de formation (congés, maladies…),

- Diffuser, deux semaines avant la date de formation, les messages d’invitation et le

programme de l’action de formation auprès des communes concernées par l’action de

formation,

- Assurer la réservation d’une salle adéquate,

- Préparer la documentation à remettre aux participants,

- S’assurer de la disponibilité des supports pédagogiques et des équipements audiovisuels…,

- S’organiser pour assurer les bonnes conditions d’accueil du formateur et des participants,

- Assurer les conditions de la prise en charge (hébergement, restauration, pause-café..) des participants,

- Assurer, si nécessaire, le transport du formateur durant l’action de formation. LE RESPONSABLE DU POLE DE FORMATION

- Préciser davantage le thème de l’action, si nécessaire,

- S’accorder sur la date de l’action de formation, la durée, veiller sur l’homogénéité et le

nombre de participants (entre 25 et 30) par groupe ….,

- Prendre contact avec le Responsable de Filière pour s’informer sur le formateur prévu

pour animer l’action de formation (coordonnées),

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- Prendre contact avec le formateur pour lui communiquer le lieu, la date de l’action, la

population cible, le nombre de participants par groupe, le profil, la catégorie

professionnelle…..,

- Préparer et envoyer le courrier vers l’administration du formateur et faire son suivi pour éviter les retards,

- Préparer et envoyer le courrier de confirmation à la Préfecture /Province si nécessaire le faxer, ou l’envoyer par email (trois semaines avant la date de l’action),

- Envoyer au CLF les supports suivants:

- les feuilles d’émargement,

- le programme de formation,

- la fiche technique de l’action,

- la fiche d’identification des participants,

- la fiche de satisfaction des participants,

- La fiche d’évaluation de l’action par le formateur.

- Assurer le suivi des modalités de préparation de la prise en charge des formateurs;

- S’informer sur les conditions matérielles, la prise en charge, restauration, pause-café…..

LE FORMATEUR

- Préciser la durée de la formation par rapport aux objectifs fixés avec le RFI,

- Envoyer une copie du contenu du programme au responsable de pôle,

- Elaborer la fiche technique avec le RFI,

- Concevoir le scénario et les séquences.

ETAPE-III- : DEROULEMENT DE L’ACTION DE FORMATION

Les acteurs concernés par cette étape sont, par ordre prioritaire:


- Le Responsable du Pôle De Formation.

- Le formateur.


- Vérifier les conditions logistiques et matérielles ainsi que les supports pédagogiques aux

normes de la formation (la veille de l’action et une heure avant le démarrage de l’action),

- Distribuer les dossiers des stagiaires,

- Procéder à l’accueil,

- Préparer le mot d’ouverture de l’action de formation (Contexte-Objectif de formation),

- Procéder à l’ouverture de l’action dans le cas échéant,

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- Prendre des notes pendant les deux tours de tables: au début de la séance pour

recueillir les attentes des participants pour pouvoir les exploiter par la suite et à la fin de

l’action pour s’imprégner de l’évaluation à chaud,

- Gérer les relations avec le formateur, les participants et les responsables de la

Préfecture /Province,

- Distribuer et récupérer, à la fin de l’action, après remplissage, les fiches d’identification, les fiches de satisfaction des participants, la fiche d’évaluation de l’action du formateur et la liste de présence,

- Procéder, en coordination avec le formateur, au montage et à la distribution de la documentation afférente à l’action,

- Procéder à la clôture de l’action de formation, dans le cas échéant,

- Remplir et envoyer la fiche d’action par email au responsable du pôle de formation,

- Elaborer et envoyer le compte rendu de l’action de formation au responsable de pôle de formation. (Annexe-8-)

LE RESPONSABLE DU POLE DE FORMATION

- Participer à l’ouverture ou à la clôture de l’action de formation si nécessaire, le cas

échéant, prendre contact avec le CLF pour:

- S’enquérir sur la médiatisation ou non de l’action, si l’ouverture a été officielle ou non

(Faite par le Wali/Gouverneur/SG/DCL/DRH ou autre) ainsi que la clôture,

- S’informer sur l’état de présence des participants, s’ils ont été remplacés en cas

d’absence,

- S’enquérir sur les conditions d’hébergement et de restauration,

- Participer, avec le correspondant local de formation, à l’évaluation globale des actions

de formation réalisées au niveau des préfectures et provinces dont il est responsable.

LE FORMATEUR

- Présenter son parcours professionnel et le programme de formation,

- Faire un tour de table: présentation des participants (Nom-prénom-grade-fonction-

activités principales-attentes);

- Adapter son module d’intervention et procéder au choix des méthodes pédagogiques

suite au recueil des attentes des participants,

- Assurer l’animation des séquences de formation selon le programme de l’action,

- Prévoir une évaluation des acquis de la formation,

- Distribuer la documentation,

- Porter une évaluation sur l’action de formation et les points à améliorer.

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PHASE-III- EVALUATION D’UNE ACTION DE FORMATION

ETAPE-I-: EVALUATION A CHAUD: UNE REPONSE AU DEROULEMENT DE L’ACTION DE LA FORMATION

EVALUATION PAR LE PARTICIPANT

RESPONSABLE DE L’OPERATION: Correspondant Local de Formation.

OBJECTIFS

- Evaluer la satisfaction immédiate des stagiaires,

- Identifier les suites à donner à la formation (identification de nouveaux besoins….),

- Disposer, périodiquement, d’un indice de satisfaction global.

RESULTAT ATTENDU

- L’évaluation de la session de formation en vue de son ajustement ou de sa refonte est objective et constructive.

- Un suivi permanent est assuré.

OUTILS UTILISES

L’outil se présente sous forme: - D’un questionnaire, destiné aux bénéficiaires de la formation (Anne -9-) - D’une grille d’exploitation (Annexe-10-)

Le questionnaire interroge sur:

- La qualité de l’animation (compétences pédagogiques de l’animateur, ambiance générale etc.),

- Le contenu/ l’intérêt de la formation (adaptation par rapport aux attentes, contenu pratique etc.),

- Les conditions de réalisation (matérielles et logistiques, durée du stage, planification etc.),

- un tour de table pendant lequel les participants s’expriment sur les conditions générales de déroulement de l’action et la qualité des interventions et de la documentation et éventuellement sur les attentes à venir, ainsi que les nouveaux besoins ressentis.

Conditions de mise en œuvre

- L’outil est utilisé de façon systématique au terme de l’action de formation.

Modalités de déploiement

- Le Correspondant Local de Formation administre le questionnaire à chaque participant qui doit le remplir et le lui remettre,

- Le Correspondant Local de Formation transmet les questionnaires au responsable de pôle de formation.

RESPONSABLE DU POLE FORMATION

- Les questionnaires sont dépouillés, traités et analysés,

- Le responsable du pôle de formation transmet les résultats d’évaluation au Responsable de la Filière et au Correspondant Local de Formation pour exploitation.

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GRILLE D‘EVALUATION DE LA SESSION DE FORMATION PAR LE FORMATEUR

RESPONSABLE DE L’OPERATION : le formateur

OBJECTIFS

- Disposer d’une évaluation sur l’homogénéité du groupe, son répondant et le degré d’adaptation du programme prévu à leurs attentes,

- Recueillir les ajustements éventuels à apporter au programme pour les prochaines sessions.

RESULTAT ATTENDU

- Ajustement du programme de formation aux attentes des participants.

OUTIL UTILISE

- L’outil se présente sous la forme d’un questionnaire à remplir par l’animateur de la session de formation. (Annexe-11-)

Il porte sur les aspects suivants:

- Homogénéité du groupe, niveau, qualité des échanges,

- Intérêt du contenu,

- Assimilation des connaissances.


- Le CLF remet au formateur le support à remplir.

- Le formateur remplit le support le jour de la formation et le remet au CLF (mail, fax, ou support papier) qui le transmet au RPF.

RESPONSABLE DE FILIERE

Traitement et exploitation du questionnaire rempli par le formateur.

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ETAPE-II- : EVALUATION A FROID : IMPACT, TRANSFERT

EVALUATION PAR LA HIERARCHIE ET LE PARTICIPANT

OBJECTIFS

- Mesurer l’impact de la formation sur le développement des pratiques, professionnelles, et son utilité opérationnelle,

- Répertorier les points de vigilance et les clés de succès pour les sessions prochaines.

OUTILS UTILISES

L’outil se présente sous la forme :

- D’un questionnaire à remplir par les bénéficiaires de la formation. (Annexe -12-)

- D’un questionnaire d’entretien avec le responsable immédiat du cadre.

Le questionnaire interroge entre autres sur:

- L’atteinte des objectifs,

- La mise en pratique de la formation en situation de travail,

- L’usage des supports pédagogiques distribués pendant la formation,

- Les facteurs clés de succès de la formation,

- L’appui du supérieur hiérarchique,

- Etc...

Cette évaluation peut, au choix, être conduite dans le cadre :

- D’ateliers (semi directifs avec un échantillon de bénéficiaires) ou sous la forme d’un questionnaire à remplir,

- D’un entretien avec le responsable immédiat du cadre ou de l’agent. RESULTATS ATTENDUS

- La détection de l’impact des formations sur le développement des pratiques professionnelles des stagiaires est relevée,

- Les suites à donner à la formation sont repérées.

Conditions de mise en œuvre.

A utiliser 4 à 6 mois après la fin de la formation. Seul un échantillon de bénéficiaires, préalablement identifiés, est concerné.


- Le Correspondant Local de Formation sélectionne un échantillon de bénéficiaires de l’action de formation,

- Il organise un atelier d’écoute au terme duquel il distribue le questionnaire pour remplissage,

- Le Correspondant Local de Formation effectue une analyse individuelle puis globale,

- Le Correspondant Local de Formation transmet ensuite les résultats de l’analyse au Responsable de pôle de formation.

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ANNEXES

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GRILLE D’ENTRETIEN ET GRILLE D’ENREGISTREMENT DES REPONSES-APPROCHE PAR SERVICE-(Annexe-I)

Votre prénom/nom :

Intitule du service dont vous êtes responsables :

Effectif du service : (Précisez les noms, fonctions et grades des personnels)

GUIDE DU QUESTIONNEMENT

A- ANALYSE DE LA SITUATION ET DU FONCTIONNEMENT ACTUEL DE VOTRE SERVICE : DIAGNOSTIC

-A votre avis, quelles sont les caractéristiques de la situation et du fonctionnement de votre service ?

-L’environnement législatif, règlementaire, la conjoncture actuelle. -La place du service au sein de la collectivités (importance, reconnaissance, image..) -La charge et la nature du travail assurée, le volume de l’activité -la définition des missions -l’organisation du travail (méthodes, procédures, technicité, contraintes internes /externes) Les moyens humains, matériels, financiers, informationnels -le personnel (effectifs, âges, départs, recrutements, compétences, motivations…) -la communication et l’information (dans le service et entre les services), les supports. -les relations entre les collègues (climat, ambiance de travail…) -Les relations avec les usagers. NB : Pour chaque point, il est important de dégager les points forts et les points faibles à renforcer.

GRILLE D’ENREGISTREMENT DES REPONSES

FONCTIONNEMENT ACTUEL DE VOTRE SERVICE

CONSTATS

POINTS FORTS POINTS FAIBLES

Environnement

Place du service

Nature du travail

Charge du travail

Volume du travail

Définition des missions

Organisation

Moyens de services (humains, matériels,…)

Personnel

Communication

Relations-climats

Autres…..

22

B- ANALYSE DES EVOLUTIONS POSSIBLES ET POUVANT AVOIR UN IMPACT SUR LA SITUATION ET LE FONCTIONNEMENT DU SERVICE : PRONOSTIC

A votre avis, ce qui va changer dans les années à venir et qui aura un impact sur la situation et le fonctionnement de votre service c’est……

-Une évolution du contexte général, de l’environnement économique ou autre… -Des changements dans le comportement et les attentes des usagers (image...) -Des modifications éventuelles de la mission du service (y a-t-il des projets dont vous avez connaissance) ? -Des évolutions de la charge de travail (le lancement de nouvelles missions ou suppression, fusion du service, rythme de travail…) -Le personnel est-il adapté ? - en quantité (effectif)

-en qualité (compétence) -Les moyens existants (matériels et technicité actuelle) répondront-ils aux besoins dans les années à venir ?

-Etc…..

« Concernant ces changements, ces évolutions, vous en tant que responsable avez-vous, des objectifs, des projets, des propositions » ?

GRILLE D’ENREGISTREMENT DES REPONSES

CONSTATS

EVOLUTIONS PROJETS- OBJECTIFS- PROPOSITIONS

-Environnement (juridique, législatif…….)

Place du service

Nature du travail

Charge du travail

Volume du travail

Définition des missions

Organisation

Moyens de services (humains, matériels,…)

Personnel

Communication

Relations-climats

Autres…

23

C- DETERMINATION DES BESOINS ACTUELS ET FUTURS DU SERVICE EN MATIERE DE PERSONNEL ET DE FORMATION : PRESCRIPTION

« Compte tenu de tout ce que vous avez exploré, ce dont vous avez besoin et aurez besoin, c’est des gens capables de ….. »

-Pour vous aider dans la réflexion, essayez de raisonner par rapport :

-A la qualité de prestation de service, -Aux activités nécessaires, -A des comportements professionnels, -A des savoirs –faire, -A des connaissances nécessaires, -A des spécialistes en……

Concernant cette partie deux fiches sont à compléter :

BESOINS DE COMPETENCES DU SERVICE

URGENCE (1) Dans l’année (2) Ultérieurement

Compétences Connaissances (nouveaux à acquérir) comportement

Compétences Connaissances (à développer, à renforcer)

comportement

24

BESOINS PRIORITAIRES DE FORMATION ACTUELS ET PREVISIBLES DU SERVICE

Noter :

-Les thèmes de formation,

-Les objectifs, -Les publics cibles, -Les propositions d’organisation des formations.

D- INVENTAIRE DES DEMANDES ET SOUHAITS INDIVIDUELS DES RESPONSABLES DE SERVICE EN MATIERE DE FORMATION.

« Compte tenu de cela, ce que vous souhaitez personnellement en matière de formation et d’évolution, pour jouer votre rôle de responsable de service et de cadre, c’est……. »

Soit des initiations, soit des perfectionnements. Exemple :

-Organisation du travail -Intégration de la formation -Communication, information dans le service -L’information inter service -Rôle du cadre : encadrement, délégation, -Gestion participative des Hommes, -Gestion du budget, suivi dans le service, -Autres…….

BESOINS EN FORMATION DU RESPONSABLE DE SERVICE

Souhaits/aspirations Projets de carrière Projets professionnels Besoins en formation Objectifs Thèmes Urgences

25

MODELE DE RAPPORT DE SYNTHESE PROPOSE (Annexe -2)

INTRODUCTION

Les défis majeurs auxquels l’Administration Centrale et Territoriale se trouve confrontée à l’heure actuelle, exigent de plus en plus le développement des compétences et des capacités, en vue de renforcer davantage, la qualité, le professionnalisme des cadres et la performance organisationnelle. A cet effet, et conformément à la politique de formation arrêtée par le ministère de l’intérieur en matière de développement et de valorisation des ressources humaines, la Direction de la Formation des Cadres Administratifs et Techniques, à travers la mise en place et le renforcement de son dispositif de formation, a exprimé sa volonté à renforcer les pratiques concernant les différentes phases du système de formation continue et par conséquent à répondre aux besoins réels des personnels des collectivités territoriales en matière de formation. D’où l’objet de cette enquête. Présentation succincte des Communes qui ont fait l’objet de l’opération de la détermination des besoins en formation (ODBF) et les spécificités de chacune : ........................................… : spécificités. (Contexte géographique, population,……………………) ........................................… : ........................................… : ........................................… :

26

LA PRE-ENQUETE

1).Constitution de l’échantillon par commune ; 2).Liste des chefs de services par commune ; 3).Etude des documents de la commune ;

4).État des lieux de la formation continue au niveau des communes.

1).Constitution de l’échantillon représentatif de cadres et agents de chaque commune. Concernant ce point, il a été décidé de laisser le choix des cadres et agents à interviewer aux soins des chefs de services qui établiront, en coordination avec le Directeur de service de la commune la liste nominative des cadres et agents à interviewer. (Prénom, nom, profil, catégorie professionnelle, grades, service de provenance, date de recrutement, ayant déjà bénéficié de la formation ou non….)

Liste des cadres et agents à interviewer de la commune ………….

Nombre de cadres et agents par Commune

Nom/prénom profil Grade Structure provenance Date recrutement Catégorie professionnelle formation

COMMUNES PRENOM/NOM DES CADRES ET AGENTS A INTERVIEWER

GRADE COORDONNEES

………………………

………………………….

27

2).Liste des chefs de services relevant de chaque commune. En coordination avec les chefs de personnel, une liste des chefs de service de chaque commune (nom/ prénom, profil, catégorie professionnelle, grades, date de recrutement, ayant déjà bénéficié de la formation ou non….) a été établie :

Chefs de service relevant de la commune…

Nom/prénom profil

Grade Chef de service Date recrutement Catégorie professionnelle formation

3).Etude des documents de la commune. Les principaux documents qui ont été exploités sont (A cocher) :

- L’organigramme de la Commune pour identifier les différents niveaux de responsabilité et l’organisation des services ; ……………….

- -Le tableau de répartition des effectifs employés : date de recrutement, grade, affectation, fonction, catégorie ;……………………….

- -La monographie ; ……………….

- -Etat des départs en formation, thèmes, demandes en formation………………..

- -Rapport, comptes rendus, note de service etc... …………

- -Autres…………………

Subséquemment, un calendrier des opérations faisant ressortir la date, l’heure, le lieu de rencontre avec le Directeur de Service de la Commune, l’échantillon des cadres et agents et les chefs de service des Communes a été élaboré en coordination avec les chefs de personnel des communes.

Calendrier des opérations

ACTEURS COMMUNES DATE L’HEURE DE RENCONTRE LIEU DE RENCONTRE

PRESIDENT DE C.OMMUNE /DIRECTEUR SERVICE

……………...

CADRES ET AGENTS CHEFS DE SERVICE PRESIDENT DE C.OMMUNE /DIRECTEUR SERVICE

………………..

CADRES ET AGENTS CHEFS DE SERVICE

28

4).État des lieux de la formation continue au niveau des communes au titre des années 2014-2015.

Communes Nbre de cadres/agents ayant bénéficié de la formation

Thèmes dispensés

29

METHODOLOGIE D’ELABORATION DES PROGRAMMES D’ACTIONS DE FORMATION.

APPROCHE GLOBALE Pour la concrétisation de la vision des communes, un diagnostic de la situation actuelle et future de chaque unité a donné lieu à une synthèse des orientations générales en matière de formation continue, issues des rencontres tenues avec (les Présidents de commune/ les Directeurs de services/ chef du

personnel/autres …. -exemple-:

- une volonté politique des communes de vouloir faire évoluer les compétences individuelles et collectives en vue d’accroître le rendement de leurs personnels et d’améliorer la qualité des services rendus ;

- -La prise en compte des aspirations individuelles dans le cadre de cette enquête pour répondre aux attentes des cadres et agents, et permettre à chacun d’atteindre le niveau de performance exigé par son poste de travail ;

- -La contribution au développement économique et social de la commune pour participer à la lutte contre le chômage ;

- -L’intérêt porté aux actions liées aux nouvelles technologies de l’informatique ;

- Autres ………………………………………………………………………………………………….

Synthèse des orientations stratégiques des communes

Par conséquent, ……axes d’amélioration prioritaires ont été retenus par Mr…………. (Le Décideur / le Directeur de services) -exemple- : -renforcement des compétences dans le domaine technique : …………………………………………………………………………………………………………….. -Renforcement des compétences dans le domaine juridique : …………………………………………………………………………………………………………….. -Renforcement des compétences dans le domaine de la GRH : ……………………………………………………………………………………………………………..

-Initier les responsables à l’élaboration des plans d’action : …………………………………………………………………………………………………………… -Acquérir les nouveaux savoirs dans le domaine…………………………………. -Autres………………………………………………………………………………………………..

COMMUNES ACTEURS INTERVIWES ORIENTATIONS GENERALES AXES DE FORMATION RETENUS PAR LA HIERARCHIE

30

APPROCHE INDIVIDUELLE Entretien collectif Réunion tenue avec les cadres et agents des communes pour les aider à exprimer leurs besoins en formation par service dans les communes. Ordre du jour -Exposé très bref sur l’intérêt et rôle de la formation. -Information et sensibilisation sur le pourquoi de cette enquête. -Présentation synthétique des orientations générales de la Commune. -Recueil des demandes en formation : Au cours de cette séance d’encadrement il était question d’inciter les cadres et agents à réfléchir sur leurs activités et à les faire produire à partir des difficultés rencontrées au niveau de chacune d’entre elles. C’est dans cette optique que les demandes en formation exprimés par les cadres et agents en fonction de leur poste de travail et de leur développement professionnel ainsi que les difficultés rencontrées ont été recueillies:

RECENSEMENT DE L’ETAT DE FORMATION PAR SERVICE DE LA COMMUNE…..

RECENSEMENT DES FORMATIONS CONTINUE PAR THEME DE LA COMMUNE….

SERVICE PRENOM/NOM DES AGENTS INTERVIEWES

GRADE DEMANDES DE FORMATION CONTINUE PAR SERVICE

OBSERVATION

CONTENTIEUX JUR.


PATRIMOINE COMMUNAL

GRH

AUTRES…

THEMES SERVICE DE PROVENANCE DE

L’AGENT

NBRE D’AGENTS A FORMER PAR SERVICE

TOTAL DES AGENTS A FORMER

TECHNIQUES DE COMMUNICATION

INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE

ACCUEIL

RADACTION ADMINISRTRATIVE

AUTRES THEMES…..

31

RECUEIL ET ANALYSE DES DIFFICULTES RENCONTREES PAR LES CADRES ET AGENTS

Questionnaire Au cours de cette séance, le CLF a procédé tout d’abord par une lecture du questionnaire tout en expliquant son objectif et sa finalité, ensuite les cadres et agents ont été encadrés pour le remplissage du questionnaire. Suite au dépouillement, traitement et analyse des questionnaires et à l’analyse des demandes en formation lors de l’entretien collectif, il a été enregistré la synthèse suivante:

RECENSEMENT DES THEMES PAR ORDRE PRIORITAIRES

THEMES PRIORITAIRES SELON L’URGENCE ET L’IMPORTANCE DE LA SITUATION.

NBRE DE DEMANDES EN FORMATION

La restitution des travaux de cette étape, se rapportant à la synthèse des résultats de l’approche individuelle, a été supervisée par Monsieur…………………(le Président de Commune cas échéant Mr le

Directeur de service), il en ressort les remarques et suggestions suivantes :

………………………… Suite à cette réunion, le Correspondant Local de Formation a remis aux chefs de services : -La synthèse des orientations générales de la commune pour qu’ils puissent décliner, chacun, ces

orientations en objectifs opérationnels spécifiques à sa structure, -Les demandes de formation de leurs cadres et agents pour validation.

SERVICES

DIFFICULTEES RENCONTREES PAR LES AGENTS NE POUVANT ETRE RESOLUES PAR LA FORMATION OBSERVATION

PROBLEMES D’ORGANISATION PROBLEMES MATERIELS

CONTENTIEUX JURIDIQUE

ETAT CIVIL


PATRIMOINE COMMUNAL

POLICE ADMINISTRATIVE

TECHNIQUE

REGIE

AUTRES…

32

APPROCHE PAR SERVICE

Déroulé de la réunion Au cours de la réunion tenue à ce niveau, un entretien a été effectué auprès de chaque chef de service, pour que ce dernier puisse : -D’une part faire l’état des lieux de sa structure et mesurer l’écart des compétences actuelles de ces cadres et agents et les compétences requises pour la réalisation de leurs activités, de cette manière les demandes en formation recueillies auprès des cadres et agents ont été réajustés, clarifiés et validées par leurs chefs immédiats. D’autre part le CLF a conçu et élaboré un programme de formation spécifique aux chefs de services. Les principaux thèmes retenus tournent autour des domaines suivants : ………………………. ;…………………………… ;……………………. ……………………….. ;…………………………… ;…………………

TRAITEMENT ET ANALYSE DES DONNEES Les modalités adoptées pour un recoupement général des informations recueillies au niveau des différentes étapes de l’opération de détermination des besoins, ont abouti à une adéquation entre les résultats de l’analyse quantitative et qualitative des questionnaires, les besoins exprimés lors des entretiens collectifs et individuels et leurs validations auprès de leur hiérarchie.

DIAGNOSTIC ET ANALYSE Constats et Remarques d’ordre général

L’analyse du programme pluriannuel de formation concernant la période de l’année…… a fait émerger les constats et les remarques suivants: -Le public touché en termes d’effectifs: L’effectif du personnel susceptible de bénéficier des actions de formation étalée sur cette période est de l’ordre de :………cadres et agents concernant l’ensemble des communes. La commune…………………..se trouve en tête avec ……..cadres et agents à former, suivie de la commune…………………..avec un nombre de ………..la commune…………………..

Les méthodes et approches adoptées : Les méthodes et les techniques de recueil de l’information utilisées au cours de cette opération de détermination des besoins en formation (ODBF) ont été…………………. (uniformes/non uniformes). En effet sur les …….communes qui ont participé à cette ODBF : …% d’entre elles ont fait l’objet d’une démarche basée sur les différents types d’approches et les méthodes combinées avec le procédé de l’enquête par questionnaire pour détecter les carences et les écarts de performance en matière de formation.

Ceci est dû aux raisons suivantes : -La distance géographie : (commune proche/lointaine) -Les conditions de déplacement existent ou non -Les moyens humains, mis à la disposition du CLF…) - La quantité et/ou la qualité les techniques et outils utilisés

33

-Les difficultés rencontrées au niveau de l’adaptation des techniques et outils, -La maitrise ou non maitrise de ces outils et techniques -l’implication de la hiérarchie, -L’implication et la motivation des personnels, -volonté politique. -indisponibilité des responsables -Autres

Au niveau de……% des communes, les techniques et outils qui ont pu être adoptés sont : le questionnaire et l’entretien collectif ;

-distance géographie : (commune proche/lointaine)

-Les conditions de déplacement -Les moyens humains, mis à la disposition du CLF…) - La quantité et ou la qualité les techniques et outils utilisés -Les difficultés rencontrées au niveau de l’adaptation des techniques et outils, -La maitrise ou non maitrise de ces outils et techniques -l’implication de la hiérarchie, -L’implication et la motivation des personnels, -volonté politique. -Autres

Concernant les ……% seul le questionnaire a été utilisé pour recueillir les informations, Pour le reste des communes les demandes ont formation ont été formulées par la hiérarchie.

-distance géographie : (commune proche/lointaine)

-Les conditions de déplacement -Les moyens humains, mis à la disposition du CLF…) - La quantité et ou la qualité les techniques et outils utilisés -Les difficultés rencontrées au niveau de l’adaptation des techniques et outils, -La maitrise ou non maitrise de ces outils et techniques -l’implication de la hiérarchie, -L’implication et la motivation des personnels, -volonté politique. -Autres

REMARQUES SUGGESTIONS Proposer des alternatives sous forme de solutions convenables susceptibles

34

A- LE PROGRAMME PREVISIONNEL DES FORMATIONS

ETAT RECAPITULATIF DES ACTIONS DE FORMATION CONTINUE RETENUES ET VALIDEES PAR LES DECIDEURS ET PLANIFIE SUR ……ANNEES. ANNEE : 201..

ANNEE : 201..

THEMES NBRE DE CADRES DUREE EN JRS NBRE DE J/F/S OBSR

TOTAUX : ACTIONS ….. …… ……

ANNEE : 201..



CONCLUSION Il apparait à la lecture de ce document de synthèse (les tableaux de formations) que les approches/les techniques/les outils utilisées correspondent (ou/non) en majeurs partie aux besoins de compétences tels que développés au niveau de l’enquête correspondent également aux objectifs d’évolution fixés par la hiérarchie Les propositions de formations sont riches de signification et confirment la volonté des acteurs des communes de vouloir s’investir dans la formation.



35

MODELE DE FICHE TECHNIQUE D’UNE ACTION DE FORMATION (ANNEXE -3-)

CONTEXTE

Cette session de formation sur le thème « Marchés publics » s’inscrit dans le cadre du renforcement des capacités des ressources humaines des collectivités territoriales.

OBJECTIF DE FORMATION

Permettre aux participants de connaitre et d’échanger autour des principales innovations et apports du nouveau Décret n° 2-12-349 du 20 mars 2013 relatif aux marchés publics.

PUBLIC CIBLE

Responsable et cadres chargés de la gestion des marchés publics au niveau des collectivités territoriales

INTERVENANT

Prénom/Nom – Fonction – administration d’attache,…..

DATE

ELEMENTS DU CONTENU

AXE-1-

Le Cadre, les acteurs et la typologie des marchés publics.

- Le cadre réglementaire des marchés publics; - La typologie des MP; - Phase relative à la préparation des MP.

AXE-2-

Les procédures de passation des marchés publics.

- L’appel d’offres ; - Le concours ; - La procédure négociée ; - Les Bons de commande.

36

AXE-3-

Les spécificités des marchés des collectivités locales.

- Les dispositions spécifiques des marchés des collectivités locales ; - Mesures de promotion de la bonne gouvernance de la commande

publique locale.

AXE-4-

- Aperçu général sur le système GID-CT - Stratégie de réalisation - Généralisation du système au Collectivités Territoriales - Conditions de réussite

MODALITES PEDAGOGIQUES

- Cette formation sera appuyée par des : - Exposé et débat - Etudes de cas réels - Echanges d’expériences entre les participants.

37

FICHE STATISTIQUE DE L’ACTION (ANNEXE -3 bis-)

LIEU…………

DATE………

EFFECTIF PREVU

PRESENTS….

TAUX D'ABSENCE EN %........

NATURE DE l'ACTION Action de Formation Continue…….. *

Cycle de Perfectionnement…………

Conférences………………………………..

Rencontre…………………………………

Visites d'étude……………………………

IDENTIFICATION DES BENEFICIAIRES

GRADE/FONCTION ELUS RESPONSABLES (SG/CHEF DIV/ CHEF SERVICE)

CADRES SUPERIEURS

(ECHELLE 10 ET PLUS)

CADRES MOYENS

(ECHELLE 8 ET 9)

AGENTS TOTAL

STRUCTURE/ SEXE H F H F H F H F H F H F

Collectivités Territoriales

Service Central

Autres Départements

Total

IDENTIFICATION DES FORMATEURS

NOM ET PRENOM INTERNE/ EXTERNE STRECTURE D'ATTACHE TEL/MAIL

PRISE EN CHARGE ACTION EN

PARTENARIAT ? OUI

PARTENAIRE: ………………………………………..

NON

ACTEURS /RUBRUQUES HEBERGEMENT RESTAURATION DOCUMENTATION

INDEMNISATION FORMATEUR

VISITE/ DEPLACEMENT

Prise en charge par….

REMARQUE

NB/ On ne peut considérer un bénéficiaire présent dans une action de formation que s'il participe au moins au 50% de la durée de l'action Veuillez remplir cette fiche après la réalisation de chaque action de formation et la déposer auprès du service des statistiques accompagnées de la liste de présence.

38

EXEMPLE DE MODELE DE PROGRAMME D’UNE ACTION DE FORMATION (ANNEXE -4-)

Thème : Rédaction administrative AXE-1-

- Principes généraux et finalités de la communication (conditions, types, obstacles…) ;

- Les règles de la communication écrite dans l’administration ;

- Les types de correspondances et des lettres administratives

AXE-2-

- Autres types de documents administratifs

- Le procès-verbal

- Le rapport

- Le compte-rendu

- Les contrats administratifs

AXE-3-

- Ateliers.

39

Fiche de présence (Annexe -5-)

Séminaire sur le thème : ……………………………………………………………………………………………………………………………………….

Au profit du personnel des communes relevant de la préfecture/province de :…………………………………………………….

Période : ……….………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Formateurs: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

N° NOM PRENOM CIN Emargements

1ier

jour 2ième

jour 3ième

jour 4ième

jour 5ième

jour

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

MODELE FICHE D’IDENTIFICATION DU PARTICIPANT (ANNEXE 6)

Fiche d’identification du participant

Programme de Formation : Thème : Date : Lieu de formation :

IDENTITE DU BENEFICIAIRE

Sexe : F H Nom :…………………………Prénom :……………………………………………………..… Date de naissance :………………… CIN :………………..………………………………….. Fonction : Elu SG Chef division Chef service Cadre Grade :………………………..:…………………….…............................................................... Cadre supérieur administratif Cadre supérieur technique Cadre moyen administratif Cadre moyen technique Agent Imputation budgétaire : Générale Régionale Provinciale Préfectorale Communale Annexe Contractuelle Coordonnées : Tél :……………………….Fax :…………………E-mail :…………………….

IDENTITE DE LA STRUCTURE D’ATTACHE :

Service central Région Préfecture \ Province Commune Nom de la Collectivité Territoriale :………………………………… …………………….. Tél :…………………………Fax :………………………E-mail :…………………………….. Autres structures:………………………………………

ACTIVITE ACTUELLE :

.. ………………………………………………………………………………………………… . ………………………….:………………………………………………………………….. . ………………………….:…………………………………………………………………..

NB/ veuillez bien remplir cette fiche pour permettre à la DFCAT de mieux identifier la population ciblée

par la formation

Royaume du Maroc

Ministère de l’Intérieur Direction Générale des Collectivités Locales

Direction de la Formation des Cadres Administratifs et Techniques

41

FICHE DE CANDIDATURE POUR LA FORMATION DE FORMATEUR (Annexe-7-)

IDENTIFICATION

PRENOM/NOM :…………………..: C.I.N. : .....................................................DATE NAIS : …………………………

TEL BUREAU : ………………..GSM : …………EMAIL……………………………………………….…..…………………………

SITUATION ADMINISTRATIVE

DATE DE RECRUTEMENT :… ………………. AFFECTATION ACTUELLE : ……………………………………

GRADE& FONCTION:… ………………………………………………………………….……………….………………………………………………………………………………….

PARCOURS PROFESSIONNEL

Période de…à... Fonction occupée Structure d’affectation

FORMATION SUP (diplôme, établissement, spécialité, date obtention)

Diplôme obtenu Spécialité Établissement Année d’obtention

FORMATION COMPLEMENTAIRE, STAGES SUIVIS (thème, organismes, durée, année

Thème Organisme Durée Année

Avez-vous suivi des formations en ingénierie de formation ? (Oui/Non) Domaines de compétence et d. d'intervention (thèmes)

DOMAINES DE COMPETENCE RELATIFS AUX METIERS DES C.T. DOMAINE(S) D’INTERVENTION MAITRISE(S)

42

MODELE CANEVAS ELEMENTS D’UN RAPPORT (ANNEXE-8-)

اهم عناصر تقرير دورة تكوينية

:الموضوع

لسياق:ا

الأهداف:

تاريخ و مكان الدورة:

:المشاركون

ون:المؤطر

الشركاء:

الافتتاحية: الجلسة

:محاور المداخلات

العمل بالورشات:

:توصيات/ مقترحات

:التكوينيةعام للدورة تقييم

كلمات الافتتاح، صور، بلاغات صحفية، لوائح المشاركين............ملحقات:

43

Royaume du Maroc Ministère de l’Intérieur

Direction Générale des Collectivités Locales Direction de la Formation des Cadres

Administratifs et Techniques

Questionnaire de satisfaction – Evaluation à chaud (Annexe-9-)

Afin de nous aider à améliorer constamment nos formations en vue de répondre au mieux à vos attentes,

nous vous remercions de prendre quelques instants afin de compléter le questionnaire ci-dessous. Il vous

suffit pour cela de cocher la case qui correspond le mieux à votre opinion, selon les indications suivantes : 1 : Pas du tout

2 : Moyennement

3 : Oui

4 : Parfaitement

Remarques et suggestions :………………………………………………………………………………………...............................

Axe 1 : Qualité de l’Animation 1 2 3 4 NR

Les compétences pédagogiques de l’animateur ont permis

d’assimiler et comprendre le contenu de la formation.

L’animateur a favorisé la création d’une ambiance propice à

l’échange et au partage entre les participants.

Le groupe était homogène, ce qui a permis de partager des

problématiques communes avec les autres

Axe 2 – Contenu et Intérêt de la Formation 1 2 3 4

La formation a répondu à mes attentes

Les objectifs de la formation correspondent à mes besoins

professionnels.

Le contenu de la formation était riche et équilibré entre les

apports théoriques et pratiques.

Capacité de mettre en œuvre les enseignements acquis.

Les documents pédagogiques remis sont-ils utiles ?

Axe 3 : Organisation et Conditions de Réalisation 1 2 3 4

la durée de l’action est adaptée au besoin de la formation

L’invitation au séminaire est faite dans un délai convenable

Satisfaction des conditions matérielles (salle, matériel

pédagogiques)

Satisfaction des conditions de prise en charge ? (Accueil,

hébergement, restauration)

Direction :…………………………………………….. Service : ………………………………..…..………….... Ville : ………………………………………………………………... Intitulé de la formation : …………………………………………………….……. Date de l’action de formation : ……………………………….…… Grade : ………………………………………..…... Fonction : …………….……………………………………… Non du Formateur :………………………………………………..

44




1: pas du tout 2: Moyennement 3: oui 4: Parfaitement

Axe 1 : Qualité de l’Animation 1 2 3 4 NR

Les compétences pédagogiques de l’animateur ont permis

d’assimiler et comprendre le contenu de la formation.

L’animateur a favorisé la création d’une ambiance propice à

l’échange et au partage entre les participants.

Le groupe était homogène, ce qui a permis de partager des

problématiques communes avec les autres

Axe 2 – Contenu et Intérêt de la Formation 1 2 3 4

La formation a répondu à mes attentes

Les objectifs de la formation correspondent à mes besoins

professionnels.

Le contenu de la formation était riche et équilibré entre les

apports théoriques et pratiques.

Capacité de mettre en œuvre les enseignements acquis.

Les documents pédagogiques remis sont-ils utiles ?

Axe 3 : Organisation et Conditions de Réalisation 1 2 3 4

la durée de l’action est adaptée au besoin de la formation

L’invitation au séminaire est faite dans un délai convenable

Satisfaction des conditions matérielles (salle, matériel

pédagogiques)

Satisfaction des conditions de prise en charge ? (Accueil, pause

café)

SYNTHESE DE L’EVALUATION DE L’ACTION DE FORMATION (Annexe-10-)

45




MODELE DE GRILLE D’EVALUATION DE LA SESSION PAR LE FORMATEUR (Annexe-11-)

Questions : Oui Non Explications / commentaires

L’ensemble des participants étaient-t-ils présents ?

Le groupe de participants était-il homogène ?

Avez-vous ressenti un réel engagement de la part des

bénéficiaires dans cette formation (motivation, Intérêt,

participation, ponctualité, …)

Les questions les plus fréquemment posées par les

participants portaient-elles sur le contenu annoncé de

la formation (et non sur des sujets complémentaires ?)

Quelles sont les 5 questions/ objections qui reviennent régulièrement ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

Quelle évaluation générale faite vous de l’assimilation des connaissances par les participants ?

Complète Plutôt complète Partielle Faible

Quelles sont vos recommandations suite à l’animation de ce stage de formation ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

Avez-vous des remarques ou suggestions complémentaires?

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

NOM, Prénom : ………………………………………………Age :

…………………………………………………………….

Domaine de formation :……………………………Date de l’action de formation :

…….……………………………………….

Intitulé du stage :…………………………………………Population cible :

……………………………………………………….

Ville : …………………………………………………………………………………………………………………….

46

QUESTIONNAIRE D’EVALUATION A FROID (Annexe-12-)

Développement des pratiques professionnelles

Nous avons eu le plaisir de vous accueillir dans le séminaire de formation portant sur le thème : « ………………………………………………………………….. ». Pour nous aider à améliorer nos prochaines sessions, nous vous prions de consacrer quelques instants pour renseigner le questionnaire ci-dessous :

I – Rappel des objectifs pédagogiques de la session de formation(à compléter par le responsable projet

formation)

Le séminaire dont vous avez bénéficié avait pour objectif de vous permettre de :

Développer ………………..

Savoir ……………………..

Comprendre ……………….

II – Diriez-vous que ces objectifs ont été atteints ?

Totalement En grande partie Insuffisamment Pas du tout

Objectif1

Objectif2

Objectif3

Si votre réponse est «Pas du tout » ou « insuffisamment », pouvez-vous nous expliquer pourquoi les objectifs n’ont

pas été atteints? Qu’a-t-il manqué pour que les objectifs soient atteints ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

III – De retour à votre poste de travail, avez-vous eu l’occasion de mettre en pratique des éléments

apportés par la formation ?

Très fréquemment Fréquemment Rarement Jamais

Si vous avez répondu « Très fréquemment » ou « fréquemment », pouvez-vous partager avec nous un (ou

plusieurs) exemples ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

NOM, Prénom : ………………………………………………Age : ………………………………………………………

Grade : …………………………………………..…... ………Fonction : …………………………………………………

Direction,………………………………………Service :…………………………………..…Ville : ……………...

Intitulé de l’Action : ………………………….....Date de l’action de formation : ……………………………………

47

IV - Les connaissances et savoir-faire transmis vous ont-ils facilité votre travail au quotidien ?

Totalement En grande partie Insuffisamment Pas du tout

V - Utilisez-vous les supports pédagogiques distribués lors de la session de formation comme une

ressource et une aide dans la mise en œuvre des compétences ?

Oui Non

VI – Quels étaient selon vous les facteurs clés de succès de cette formation (Plusieurs réponses

possibles) :

Les outils et concepts proposés

Les simulations et jeux de rôle

Les études de cas

La qualité de l’animation

L’intérêt du thème pour votre poste

L’homogénéité du groupe

VII – À l’issue de la formation, quelles sont les difficultés ou les limites que vous avez rencontrées ?

Besoin d'une formation complémentaire

Manque de temps pour mettre en application

Besoin d'accompagnement spécifique

Difficulté à expérimenter dans mon poste

Changement de poste de travail depuis…

Manque de matériel adapté

De quoi auriez-vous besoin pour pallier ces difficultés ?

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

VIII – A votre retour de formation, avez-vous eu la possibilité d’échanger avec votre supérieur hiérarchique

sur la formation dispensée, sur vos acquis de cette formation ?

Oui Non

IX – Avez-vous reçu l’appui de votre supérieur hiérarchique dans la mise en œuvre des savoir-faire

opérationnels appris durant la formation ?

Oui Non

X – Votre supérieur hiérarchique vous a t-il confié des actions concrètes en relation avec la formation

suivie ?

Oui Non

48

XI – Selon vous, cette formation a t-elle contribué à améliorer votre (plusieurs réponses possibles) :

Performance

Gestion du temps

Attitude

Méthode de travail

XII- De retour du séminaire, la formation que vous avez suivie vous à permis, au sein de votre

service (Plusieurs réponses sont possibles):

Un partage de savoir, de connaissances avec vos collègues

Le partage et l’acquisition de nouvelles méthodes au sein du service

Le développement de l’activité de votre service

La mise en œuvre de nouveaux outils au sein de votre service

Le développement d’une nouvelle dynamique

XIII - Globalement, cette formation a-t-elle répondue à vos attentes ?

Oui Non

XIV – Cette formation vous a-t-elle été dispensée au moment où elle vous était le plus utile ?

Oui Non

XVI - Recommanderiez-vous cette formation à un collègue?

Oui Non

XVII - Avez-vous des remarques ou suggestions complémentaires?

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TABLEAU SYNTHETIQUE DES ACTIVITES DES ACTEURS DE LA FORMATION

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Acteurs Etapes

Correspondant local de formation

Responsable Pôle Formation Formateur Responsable de filière

Identification et choix des

formateurs

-Diffusion de la fiche de candidature auprès des formateurs potentiels ; -Retour, aux responsables de pôles, des fiches dûment remplies par les formateurs potentiels et qui seront remises au responsable de filière.

-Envoi de la fiche de candidature du formateur au

correspondant local de formation pour l’identification de nouveaux formateurs potentiels au niveau de sa collectivité

territoriale.

-Proposition des formateurs; -Négocier avec les formateurs les scénarios pédagogiques ; -Elaboration de la fiche technique, avec le formateur, pour chaque action de formation ; -Remise de l’intervention du formateur; -Préparation de la documentation.

Préparation de l’action de formation

-Faire parvenir au responsable de pôle les demandes en formation traitées et analysées assorties du programme de formation annuel ;

-Diffuser, à temps, les messages d’invitation et le

programme de l’action de formation auprès des communes concernées par l’action de formation; -Description des caractéristiques de la population à former ; -Assurer la réservation d’une salle adéquate; -Confirmer la disponibilité des supports pédagogiques et des équipements audiovisuels, vérifier l’état du courant électrique…; -S’organiser pour assurer les bonnes conditions d’accueil du formateur et des participants; -Assurer les bonnes conditions de la prise en charge (hébergement, restauration, pause-café..) é. -Assurer, en cas de nécessité, le transport du formateur durant l’action de formation.

-Clarifier la demande en formation (en cas de nécessité) ; -S’accorder sur la date de l’action de formation, la durée ; veiller sur l’homogénéité et le nombre de participants (entre 25 et 30) par groupe ….. ; -Prise de contact avec le RFI pour s’informer sur le formateur désigné pour animer l’action de formation (coordonnées) ; -Prise de contact avec le formateur pour lui communiquer le lieu, la date de l’action, la population cible, le nombre de participants par groupe, leur profil et catégorie professionnelle…..; -Préparation et envoi du courrier vers l’administration du formateur, le suivi du courrier pour éviter les retards (fax) ; -Préparation et envoi du message de confirmation à la Préfecture /Province si nécessaire le faxer, ou l’envoyer par email; -Envoi d’une copie de programme, de la fiche technique au correspondant local de formation ; -Envoi au correspondant local de formation les outils suivants : Copie de feuilles d’émargement ; Copie de programme de formation ; Copie de de fiche technique de l’action ;Copie de de fiche d’identification des participants ;Copie de fiche de satisfaction des participants ;Copie d’évaluation de l’action par le formateur ; -Accompagner des conditions de préparation de la prise en charge des formateurs ; -Envoi des coordonnées du formateur au correspondant local de formateur et vis-versa ; -S’informer sur les conditions matérielles, la prise en charge, restauration, pause-café….. -Faire un suivi téléphonique permanant auprès du correspondant local de formation pendant la phase préparatoire de l’action.

-Préciser si la formation peut se dérouler sur une ou plusieurs journées ; -Envoyer une copie du contenu du programme, et élaboration de la fiche technique avec le RFI.

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Déroulement de l’action de

formation

-Vérification de la conformité de la salle (chaises, table, trépied, tableau magnétique, papier muraille,..) et les supports pédagogiques aux normes de la formation (le courant électrique...) ; -Procéder à l’accueil ; -Préparer le mot d’ouverture de l’action de formation : faire l’ouverture de l’action (si nécessaire) ; -Assuré le déroulé des actions engagées dans le respect des objectifs visés ; -Assister le formateur; -Prendre des notes pendant les deux tours de tables : au début de la séance pour recueillir les attentes des participants et les exploiter ensuite, et à la fin de l’action pour s’imprégner de l’évaluation à chaud) ; -Gérer les relations entre le formateur, les participants et les responsables de la Préfecture /Province) -Distribution et récupération des fiches d’identification, des fiches de satisfaction des participants, de la fiche d’évaluation de l’action du formateur et la liste de présence. -Remplissage de la fiche d’action à envoyer par email au responsable du sous pôle ; -Elaboration d’un compte rendu pour chaque action de formation avec une évaluation à chaud -Proposition de ressources de financement des programmes de formation à ses supérieurs hiérarchiques (préparation de convention entre la province /préfecture/les communes et DGCL/DFCAT) -Elaboration d’un rapport synthétique sur l’ensemble des actions réalisées au titre de l’année en cours contenant les propositions des participants et des pistes d’amélioration. -Procéder à la clôture (si nécessaire

-Savoir si l’action a été médiatisée ou non, si l’ouverture a été officielle ou non (faite par le Wali/Gouverneur/SG/DCL/DRH ou autre) ainsi que la clôture; -Connaitre l’état de présence des participants, le nombre d’absents, s’ils ont été remplacés ; Demander les fiches de renseignements concernant les nouveaux venus; -Etat de présence des animateurs avec le nombre d’absents; S’enquérir sur les conditions d’hébergement et de restauration ; -Participer, avec le correspondant local de formation, à l’évaluation globale des actions de formation réalisées au niveau des préfectures et provinces.

-Tour de table : présentation des participants et leurs les attentes; -Adaptation du module d’intervention suite au recueil des attentes des participants ; -Présentation du programme ; -Prévoir une évaluation des acquis de la formation ; -Distribution de la documentation ; -Prévoir des séquences de « vérification » des acquis intermédiaires : par un QCM, une reformulation, un exercice simple, etc. ; -Suivre la progression pédagogique du groupe ; -Demander aux stagiaires d’évaluer la formation (voir modèle en annexe6) ; -Porter une évaluation sur l’action de formation et les points à améliorer ; -Assurer l’animation des séquences de formation selon le programme ; -Favoriser les échanges des expériences entre les participants.

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SCHEMA DE CIRCULATION ET D’ECHANGE D’INFORMATION

ACTEURS ETAPES

Responsable Pôle Formation

Responsable de filière Correspondant local de

formation Formateur

Responsable Pôle de formation

-Echange -Coordination -communication

-Copie bilan d’évaluation Copie d’évaluation de l’action par le formateur - Copie du rapport

-Information sur le Formateur - Préciser la durée et Période de l’action - Envoyer les outils de suivi pédagogiques et organisationnels de l’action listés en annexe - Accompagnement et suivi téléphonique permanant des actions de formation

information sur le lieu et la date de l’action Information sur le lieu d’hébergement -Assurer la bonne réception du message -précision des besoins en formation et le nombre du public cible - suivi du dossier d’indemnisation du formateur

Responsable de filière

- Concertation à propos des nouveaux formateurs -diffusion de la fiche technique, du Programme, de la documentation et le Planning de formateurs


Diffusion des copies relatives à la candidature de nouveaux formateurs

-Planning des actions de la filière -Encadrement pédagogique -Négociation du montage pédagogique de l’action

Correspondant local de formation

-Caractéristiques de la public cible -Envoi du programme -Information sur la logistique et les supports pédagogiques existés - Assurer le retour des outils de l’action réalisée - procès-verbal (téléphonique) après la clôture de chaque action.

Retour des copies relatives à la candidature de nouveaux formateurs de la filière bien remplis


-Assistance durant l’action -Assurer le transport du formateur pendant l’action -Assurer le bon fonctionnement des équipements audiovisuels -Mener un contact téléphonique avec le formateur la veille de l’action -Accueil de formateur - visite de la salle réservée à l’action

Formateur -Information sur toute adaptation ou changement du contenu.

Envoi une copie électronique du programme, du contenu, de la fiche technique avant le déroulé de l’action

- information sur toute adaptation ou changement du contenu


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CHECK LIST/ CORRESPONDANT LOCAL DE FORMATION

ACTIVITES FAITE EN COURS NON OBSERVATION

Description des caractéristiques de la population à former Il doit repérer quelles sont les compétences que l’on veut transmettre plus précisément quelles sont les activités

concernées, les savoir-faire qui sont en jeu, les modes opératoires, les conditions de travail dans lesquelles s’exercent ces activités. Ce repérage est impératif pour l’organisation d’une action de formation.

Consultation des formés Consultation des praticiens au niveau de la province/préfecture Description des caractéristiques de la population à former Il doit repérer quelles sont les compétences que l’on veut transmettre plus précisément quelles sont les activités


Consultation des formés Consultation des praticiens au niveau de la province/préfecture Description des caractéristiques de la population à former Il doit repérer quelles sont les compétences que l’on veut transmettre plus précisément quelles sont les activités


Consultation des formés Consultation des praticiens au niveau de la province/préfecture

Description des caractéristiques de la population à former Diffusion des messages d’invitation et le programme de l’action auprès des communes concernées par l’action Assurer la réservation d’une salle adéquate Confirmer la disponibilité des supports pédagogiques et les équipements audiovisuels S’organiser pour assurer des bonnes conditions d’accueil de formateurs et de participants L’ouverture de l’action Remise des attestations de formation à chaque participant à la fin de la formation (voir annexe …..). La clôture de l’action Assurer le transport de formateur durant l’action La distribution et la récupération des fiches d’identification, les fiche de satisfaction des participants, fiche

d’évaluation de l’action par le formateur et les présences de participants

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CHECK LIST/ POLE DE FORMATION


clarifier et Hiérarchiser les besoins de formation Identifier les actions de formation Ordonnancer les actions de formation Préciser le contexte de l’action envisagée Préciser quel service, quelle public concerné ? Identifier les formateurs Demander une attestation de formation de formateur ou équivalant préparer une liste des formateurs potentiels avec leur CV, leur expérience de formateur Envisager et désigner Négocier avec l’intervenant les scénarios pédagogiques possibles de l’action de formation précisera le nombre à former pour chaque action précisera au formateur la population ciblée par l’action de formation Préciser le délai de l’action selon la disponibilité des formateurs Prévoir une invitation des participants (messages ; lettres) Joindre le programme de formation à l’invitation Envoyer une invitation au formateur désigné pour animer l’action Envoyer une copie de programme, de la fiche technique au correspondant Envoyer au correspondant les outils suivants :

- Copie de feuille d’émargement - Copie de programme de formation - Copie de de fiche technique de l’action - Copie de de fiche d’identification des participants - Copie de fiche de satisfaction des participants - Copie d’évaluation de l’action par le formateur

Accompagnement des conditions de préparation de la prise en charge des formateurs Envoyer les coordonnées des formateurs au correspondant et vis-versa Faites un suivi téléphonique permanant auprès de correspondant pendant la phase préparatoire de l’action

L’ouverture de l’action Remise des attestations de formation à chaque participant à la fin de la formation (voir annexe …..). La clôture de l’action Assurer le transport de formateur durant l’action La distribution et la récupération des fiches d’identification, les fiche de satisfaction des participants, fiche d’évaluation de l’action par

le formateur et les présences de participants

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CHEK LIST/ FORMATEUR (Annexe 12)


Préciser quelle compétence et quel savoir-faire doivent être développés ?

Envisager les moyens techniques et les grands principes pédagogiques

Préciser si la formation peut se dérouler sur une ou plusieurs journées

Définir un programme, avec des séquences, chacune ayant un objectif, des modalités pratiques, des supports pédagogiques

Formulation des objectifs pédagogiques

Préparation du contenu

Assure le déroulement de la progression de la formation (étapes, alternances, rythmes, durée,)

Prépare les scénarios pédagogiques des séances de l’action

Préparer une liste des moyens pédagogiques et matériels à utiliser

Envoyer une copie du contenu, du programme, de la fiche technique aux responsables de sous- pôles

préparer des séquences de vérification des acquis intermédiaires

Vérification de la conformité de la salle et les supports pédagogiques aux normes de la formation

Tour de table (présentation des participants et leurs les attentes

Présentation du programme

Prévoir une évaluation des acquis de la formation

Distribution de la documentation

Prévoir des séquences de « vérification » des acquis intermédiaires : par un QCM, une reformulation, un exercice simple, etc.

Suivre la progression du groupe

Demander aux stagiaires d’évaluer la formation (voir modèle en annexe6)

Porter une évaluation sur l’action de formation et les points d’améliorations possibles.

Prévoir une évaluation des acquis de la formation

Distribution de la documentation

Prévoir des séquences de « vérification » des acquis intermédiaires : par un QCM, une reformulation, un exercice simple, etc.

Suivre la progression du groupe

Demander aux stagiaires d’évaluer la formation (voir modèle en annexe6)

Documents

MANUEL DES PROCEDURES - pncl.gov.ma Procedure… · manuel des procedures dune ation de form ation continue dfcat : novembre 2015 . 2 sommaire contexte ... evaluation a froid par