CHARTE DU CONTROLE QUALITEBIEN PREPARER SON CONTRLE QUALITE

CRCC DE PARIS 04/2014*

Objectifs de la CRCC de PARIS

Le cadre gnral du contrle qualit sinscrit dans les objectifs dfinis par la H3C pour lensemble de la professionIl doit rpondre une exigence forte damlioration des diligences et des dossiers des confrresil doit tre vcu la fois comme une dmarche positive damlioration de la pratique professionnelle et de sanctions des professionnels en cas de manquements aux rglesil doit permettre des gains de productivit dans la gestion des mandats dans un souci constant de gestion des risquesil est avant tout pdagogique et confraternel

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SOMMAIRE1.CADRE DE RFRENCE DES CONTRLES PRIODIQUES

2. DROULEMENT DUN CONTRLE

A. Contrle sur place: les 3 phasesB. Contrle sur picesC. Cas particuliers

CONCLUSION*

1.CADRE DE RFRENCE DES CONTRLES PRIODIQUESLes textesLes dlaisDistinction EIP / NON EIPLe cabinet

Abrviations utilisesLe H3C a publi le 23 juillet 2012 un guide des contrles priodiques*

1.CADRE DE RFRENCE DES CONTRLES PRIODIQUESAbrviations utilises:

H3C: Haut Conseil au Commissariat aux comptesEIP: entreprises dintrt publicPAC: Plan dApproche du ContrleQIP: questionnaire dinformations pralablesCRQ: chambre rgionale de qualit

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*LES TEXTES: LE CODE DE COMMERCEArt. L. 821-7. les commissaires aux comptes sont soumis dans leur activit professionnelleAux inspections (a)A des contrles priodiques organiss selon les modalits dfinies par le Haut Conseil (b)A des contrles occasionnels (c)

(b) Ils sont raliss conformment aux principes figurant dans la dcision 2009-02 du H3C

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*LES DLAIS: PERIODICITE DES CONTRLESLes contrles et inspections prvus larticle L. 821-7 sont :Effectus sur pices ou sur place art. R. 821-24Raliss au moins tous les six ans, selon les orientations, le cadre et les modalits dfinis par le Haut Conseil du commissariat aux comptes art. R. 821-26Le dlai est ramen trois ans pour les commissaires aux comptes exerant des fonctions de contrle lgal des comptes auprs dentits EIP : entits dintrt public art. R. 821-26

Rappel: selon les objectifs du H3C, tous les cabinets non EIP ont t contrls dans un premier cycle entre 2008 et 2013. 2014 est lanne de dmarrage du second cycle

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*LA NOTION DEIP

Rappel de la notion dEIP dans le cadre des contrles priodiques (art. R.821-26 du code de commerce modifi par le dcret du 19 mai 2009):Personnes ou entits dont les titres financiers sont admis aux ngociations sur un march rglement ou faisant appel la gnrosit publiqueNB: Les cabinets dtenant des mandats Alternext, March Libre et SCPI ne sont plus considrs comme des cabinets EIP *

*LA NOTION DEIP (suite)

Organismes de scurit sociale mentionns larticle L.114-8 du code de la scurit socialetablissements de crditsEntreprises rgies par le code des assurancesInstitutions de prvoyance rgies par le titre III du livre IX du code de la scurit socialeMutuelles ou unions de mutuelles rgies par le livre II du code de la mutualit*

*DFINITION DU CABINETUn cabinet au sens du contrle priodique dfini dans la dcision 2009-02 du H3C, sentend dun ensemble de structures dexercice du commissariat aux comptes inscrites, titulaires de mandats de commissariat aux comptes partageant des procdures communes.

Ainsi, une structure dexercice du commissariat aux comptes peut tre une personne physique titulaire de mandats exerant seule ou une personne morale titulaire de mandats dans laquelle exercent une ou plusieurs personnes physiques. *

EN RSUMSi votre cabinet dtient des mandats EIP vous serez contrl tous les 3 ans par des contrleurs nationaux ou dlgus. Le principe de la dlgation a t raffirm pour la nouvelle campagne.Si votre cabinet ne dtient pas de mandat EIP, vous serez contrl tous les 6 ans par des contrleurs rgionauxTous les associs ne sont pas forcment contrls en mme temps, mais le contrle du cabinet vaut contrle de tous les associsEn cas de structures multiples, cest la CRCC de la structure de tte qui est concerne par lensemble

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2. DROULEMENT DUN CONTRLEOrganisation interne du contrle qualitRle de la CRCCLes pralables au contrleLe droulement de votre contrle sur place: process et dlaisCas particuliers: contrles sur pices, obstacles

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Organisation du contrle qualit au sein de la CRCC: les intervenantsDeux lus, dont un vice prsident, en charge du contrle qualit4 contrleurs responsables (confrres)40 45 contrleurs rgionaux, confrres en activit2 assistantes permanentes de la CRCCEn arbitre dans certains cas: Chambre Rgionale Qualit (CRQ): compose dlus, du responsable du contrle qualit, assistance du contrleur responsable*

*Rle de la CRCC dans le contrle des cabinets non EIPPrparation de la liste des cabinets contrler non EIP en lien avec la cellule coordination de la CNCC. La liste est valide par le H3C.Envoi des demandes de confirmation de primtres, envoi des QIP en fonction des rponses (a)Validation du choix du type de contrle retenu par le H3CAffectation des contrleurs par le contrleur responsableRevue des pr-rapports des contrleurs avant envoi au commissaire aux comptes contrl(a): procdure en voie de simplification*

*Rle de la CRCC dans le contrle des cabinets non EIP (2)Mise en uvre de la procdure contradictoire criteTenue de chambres rgionales QualitEnvoi de tous les rapports de synthse dfinitifs la CNCC et au secrtariat gnral du H3C, avec les restitutions des questionnaires de contrleSuivi des constats relevsNe pas oublier que les conclusions dfinitives relvent entirement du H3C

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*CONDITIONS PRALABLES A UN BON CONTRLELa prparation du contrle ne commence pas avec la rception de lavis de contrle Le respect des obligations professionnelles en amont est essentiel:Dclarations dactivit (DA) faites sur le portail de la CNCC (Art 821-68 C Com)Dclarations de nouveaux mandats ou de fin de mandat faites sur le portail de la CNCCDemandes de drogation effectues en cas de non respect du barme (Art 823-12, 14, 15 et 18 C Com)Suivi de formations sur laudit (dcret 19/12/2008), dclaration annuelle sur le portail Paiement des cotisations et des assurances*

ORGANISATION PRATIQUE DES CONTRLES Outils de contrle: Tous les outils lis au contrle qualit sont accessibles librement sur le site de la CRCC/Outils pratiques crcc-paris.frEn cas de contrles sur pices, les outils seront adapts et allgs

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*DECLENCHEMENT DU CONTRLE PAR LA CRCCPhase prparatoire (commune tous les contrles)A partir de la liste des contrles de la campagne valide par le H3CUne demande de reconnaissance du primtre est adresse chaque cabinet slectionnLe destinataire doit confirmer ou infirmer le nom des entits et des signataires qui composent le cabinet au sens H3C: qui suivent des procdures communes, et retourner le document sous 15 jrsA partir de ces informations, un questionnaire unique dinformations pralables (QIP + annexe mandats) est envoy par la CRCC

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*DECLENCHEMENT DUN CONTRLE (2)Le contrle qualit tant global pour le cabinet, le mme QIP (CQ33) est utilis pour le contrle dune structure simple (personne physique signataire (PP)) ou complexe ( le cabinet (PM). Il comprend 2 parties, la premire pour lensemble des cabinets, la seconde pour ceux qui dtiennent des mandats EIPLe QIP est rempli par le cabinet contrl puis transmis la CRCC dans un dlai de 3 SEMAINES compter de la date du courrier CRCC

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*Identification du cabinet contrlStructure(s) dexercicePrcisions sur lactivitEffectif, collaborateurs externesOrganisation de lactivitAdquation des ressources humainesMaintien des connaissances associs/collaborateursEvaluation (formation)

Prise de connaissance du QIP

*Dispositions dvaluation des risquesProcdures de ralisation et de contrle des missionsLutte anti blanchiment (NEP 9605)Obligations dclarativesDclaration dactivitDemande de drogation

Prise de connaissance du QIP (2)

*NOS CONSEILSRemplir de manire exhaustive et avec soin toutes les rubriquesLe responsable du cabinet remplit toutes les rubriques, il complte obligatoirement la liste des mandats en cours sur lannexe jointe. Elle doit pouvoir tre rapproche des DA produitesToutes les informations complmentaires utiles sont donnes (viter les simples rponses OUI/NON).Le cabinet conserve les documents justificatifs qui seront remettre au contrleur: bordereaux de cotisations, plan de formation, guide des procdures internes etc ..

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*A. LES ETAPES DU CONTRLE SUR PLACELa CRCC distingue: Les cabinets contrls selon le process normal (priodicit de 6 ans) en distinguant Cabinet A et B: dtenant au plus 20 mandats. Ils seront contrls par un contrleur parisien (sauf cas particuliers des lus et des contrleurs)Cabinet C-D-E: dtenant plus de 20 mandats. Il seront contrls par des contrleurs appartenant des CRCC extrieures (on parle de dpaysement)Les cabinets en recontrle. Ils ont fait lobjet dun prcdent contrle non satisfaisant et sont re-contrls dans un dlai rduit 2/3 ans par une autre CRCC*

*PHASE DEXECUTION

Les contrleurs responsables affectent les contrleurs praticiens chaque dossier

La CRCC sassure de lindpendance du contrleur par rapport au cabinet slectionn

Elle adresse au cabinet contrl un courrier (CQ 51) lui donnant les coordonnes du contrleur dsign, le budget dheures affect au contrle, la priode obligatoire du contrle, le processus suivre avant la visite du contrleurAvant le RV le signataire devra en outre prremplir 2 documents concernant les procdures du cabinet et les diligences mandats quil remettra au contrleur pour discussion

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GRILLES DHEURES*

Nombre de mandats(Pas de rfrence au nombre dheures daudit)Nbre heures de contrle (incluant le contrle sur place pour 2/3, la prparation et la restitution)Budget standardBudget rduitA (1 5)108B (6 20)2016C (21 50)2822D (51 100)3629E (+100)4334

DEROULEMENT DU CONTRLE : avant le RVLe contrleur prend RV dans les 3 semaines suivant le courrier. Le contrle doit avoir lieu dans un dlai impratif maximum de 4 mois aprs la rception du premier courrier reu de la CRCC. Le contrleur informe le cabinet contrl du choix des dossiers qui seront examins environ 10 15 jours avant le premier RV.Au cours de cette phase pralable au premier RV, le contrleur sefforcera de faire complter par le cabinet les points non claircis du QIP pour obtenir le maximum dinformations et rduire les temps sur place, notamment lors de lexamen des procdures du cabinet.**

DEROULEMENT DU CONTRLE : avant le RV, le PACAu vu de toutes les informations collectes par le contrleur et transmises par la CRCC, (QIP, liste des mandats, tat des obligations dclaratives, rsultats prcdents contrles etc )le contrleur construit un Plan dApproche Cabinet, PAC, qui lui servira de dmarche daudit, identifiant a priori les risques pralables aux investigations, et y rpondant ensuite au vu des constats sur place.Il arrte la slection des dossiers examins.

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*CHOIX DES DOSSIERS (exemples)Les critres qui peuvent tre retenus, ensemble ou sparment, pour la slection des dossiers contrler sont diversifis: (sans exhaustivit)Absence de DATemps infrieurs ou suprieurs au barme sans demande de drogationBudget faibleParticularits dans lopinion: rserves, refus, alerteDossier sans expert-comptableActivit prpondrante dans le portefeuille ou au contraire marginaleImplication faible du signataire*

SUR PLACESUR PLACE, le contrleur procde auDiagnostic de lorganisation et des procdures du cabinet travers des entretiens avec le signataire, examen de la documentation et des outils existants, en particulier du Guide dexercice Professionnel obligatoire ( Art 15 du Code de dontologie)Contrle des mandats (sur le dernier rapport mis), avec revue du respect des NEP, partir de vos dossiers de travail

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NOUVEAUTS 2014Le second cycle des contrles superviss par le H3C saccompagne de changements importants dans leur droulement.Les cabinets sont dsormais identifis sous 2 catgories en fonction des rsultats du contrle prcdent et des conclusions du H3CCabinets risques et cabinets sans contrle prcdentCabinets non risqus

DEUX TYPES DE CONTRLESI, Cabinets non risqusLe contrle prcdent de ces cabinets na pas rvl de manquements significatifs dans les procdures du cabinet ou la matrise des diligences (cf courrier de conclusion du H3C)Ils bnficient dun contrle allg la fois sur les procdures et les diligences. Des investigations transversales seront ralises.**

DEUX TYPES DE CONTRLES (2)II. Cabinets risques ou bnficiant dun premier contrle:Risque cabinet: le contrle prcdent a mis en vidence des insuffisances notoires qui ont t traduites dans le courrier de conclusion du H3C avec des axes damlioration suivre. Un courrier joint au QIP sera remplir par le contrl et le contrleur sintressera la prise en compte de ces recommandations et lexamen des procdures en place

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DEUX TYPES DE CONTRLES (3)Risque entit: prsence de mandats dans les secteurs HLM, CCI, SEM , Partis politiques, March libre

Premier contrle: par dfinition tout est voir

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POINTS COMMUNSAXES DE CONTRLE3 NEP seront principalement examines:

NEP 9605: procdure lutte blanchiment (LBAT)NEP 100: prsence dun co commissaireNEP 705: justification de lopinion**

*DEROULEMENT DU CONTRLE SUR PLACEPhase de restitutionLe contrle respecte en permanence le principe du contradictoire:A partir des rsultats de ses travaux sur lorganisation du cabinet et le suivi des diligences sur les mandats, le contrleur tablit un pr-rapportLe pr-rapport est sign par le contrleur et transmis par la CRCC au cabinet contrl Le contrl est appel faire valoir ses observations sur ce pr-rapport dans un dlai de 15 jours aprs rception. La procdure est formalise laide de questionnaires contradictoires. In fine un rapport dfinitif est rdig puis transmis au H3C par lintermdiaire de la CNCC

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*DEROULEMENT DU CONTRLE SUR PLACE

A lissue dun contrle:Les principales insuffisances releves dans le rapport dfinitif peuvent donner lieu des recommandations

Ces recommandations peuvent tre assorties dun suivi afin de sassurer de leur prise en compte

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*B. CAS PARTICULIERS: contrle sur picesPrvu par la loi, il est rserv aux cabinets dtenant 5 mandats maxi et ayant fait lobjet de contrles prcdents satisfaisantsA la rception du QIP et aprs analyse des DA, un contrleur responsable examine le dossier et demande par crit des documents complmentaires (lettre de mission, plan de mission, programme de travail, note de synthse, rapports etc ..)

Le cabinet contrl peut prfrer bnficier dun contrle sur place

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*CAS PARTICULIERS Contrles sur pices

Le contrleur responsable tablit un prrapport de synthse aprs examen des documents transmisIl peut prendre directement contact avec le cabinet contrl pour obtenir quelques prcisions Le contrl reoit le prrapport et y fait mention de ses observations

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*C. CAS PARTICULIERS: OBSTACLE A CONTROLEles cabinets qui ne remplissent pas leurs obligations dclaratives sont suivis et les contrles diligents mme en labsence de QIP dfaut de QIP retourn dans les 3 semaines, dfaut de DA, une lettre de relance est adresse au cabinet avec un nouveau dlai accord de 15 joursSans rponse dans ce nouveau dlai, une dernire lettre AR est adresse au cabinet Pass ce nouveau dlai, le contrl peut tre convoqu devant la chambre rgionale qualit (CRQ)Un contrle a une date impose est mis en route

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*OBSTACLES A CONTRLE (2)

Le contrleur ne parvient pas a vous joindre, il demande la CRCC de le faireMalgr les relances le RV de contrle ne peut tre pris ou est reportDans ce cas, vous tes susceptible dtre convoqu pour tre entendu par la Chambre rgionale qualit qui peut proposer au bureau dengager une procdure disciplinaire

Le contrle priodique est inscrit dans le Code de Commerce, nul ne peut sy soustraire

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*CAS PARTICULIERSSuivi particulier:les confrres dont le contrle est insatisfaisant peuvent tre convoqus au sein dune Chambre Rgionale Qualit qui, aprs examen de leur dossier, peut soit dcider un nouveau contrle dans les 2/3 ans, soit demander un suivi sur plusieurs points, soit suggrer la transmission du dossier au bureau de la CRCC qui statuera sur les suites.*

*LES CONCLUSIONS DES CONTRLESLes conclusions des contrles appartiennent exclusivement au H3C., plus prcisment son secrtaire gnral.Les apprciations intermdiaires mentionnes dans les rapports dfinitifs, les recommandations donnes le cas chant lors des entretiens en Chambre Rgionale Qualit, seront transmises au H3C, souverain pour suivre ou non les avis donns.Un courrier de clture du contrle sera adress par le H3C, ce sera une absence totale dobservations, une recommandation sur les points suivre, ou la description des axes damlioration obligatoires mettre en uvre. Comme voqu, ces conclusions dtermineront ltendue du contrle suivant et la priodicit.

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CONCLUSIONUn bon contrle est un change confraternel qui sattache prendre en considration toutes les particularits dexercice du cabinet, en fonction des informations communiques par le contrl, et permettre au contrl de faire un point dtape en vue dune amlioration constructive de ses pratiques.*

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