MANUEL ENVIRONNEMENT version 31/08/09 - air …€¦ · renouvellement (tous les 3 ans) de la certification par un organisme indépendant. Version 4 - Page 5/22 2. PRESENTATION DE

MANUEL ENVIRONNEMENT

AIR DIFFUSION ZI MOLINA LA CHAZOTTE

714 Rue Jean Rostand 42650 ST JEAN BONNEFONDS

TEL 04-77-41-30-86 FAX 04-77-41-27-53

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SOMMAIRE

1. LE MANUEL ENVIRONNEMENT ..................................................................................................................................................... 3

2. PRESENTATION DE LA SOCIETE ..................................................................................................................................................... 5

3. DEFINITIONS ................................................................................................................................................................................. 6

4. CONTEXTE DE L’ORGANISME ........................................................................................................................................................ 7

4.1. DOMAINE D’APPLICATION ET PERIMETRE ................................................................................................................................................. 7

5. LEADERSHIP .................................................................................................................................................................................. 9

5.1. POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE ........................................................................................................................................................... 9 5.2. ROLES ORGANISATIONNELS, RESPONSABILITES ET AUTORITES ..................................................................................................................... 11

6. PLANIFICATION ........................................................................................................................................................................... 12

6.1. ASPECTS ET IMPACTS ENVIRONNEMENTAUX ........................................................................................................................................... 12 6.2. OBLIGATION DE CONFORMITE ............................................................................................................................................................. 14 6.3. OBJECTIFS ENVIRONNEMENTAUX ET PLANIFICATION DES ACTIONS POUR LES ATTEINDRE .................................................................................. 14

7. SUPPORT .................................................................................................................................................................................... 15

7.1. COMPETENCES, FORMATION ET SENSIBILISATION .................................................................................................................................... 15 7.2. COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE ................................................................................................................................................ 15 7.3. INFORMATIONS DOCUMENTEES ........................................................................................................................................................... 16 7.4. MAITRISE DES INFORMATIONS DOCUMENTEES........................................................................................................................................ 17 7.4.1 MAITRISE DES ENREGISTREMENTS ...................................................................................................................................................... 17

8. REALISATION DES ACTIVITES OPERATIONNELLES ........................................................................................................................ 18

8.1. PLANIFICATION ET MAITRISE OPERATIONNELLE ....................................................................................................................................... 18 8.2. PREPARATION ET REPONSE AUX SITUATIONS D'URGENCE .......................................................................................................................... 18

9. EVALUATION DES PERFORMANCES ............................................................................................................................................ 19

9.1 SURVEILLANCE, MESURE, ANALYSE ET EVALUATION ................................................................................................................................... 19 9.2 ÉVALUATION DE LA CONFORMITE .......................................................................................................................................................... 19 9.3. AUDIT INTERNE ................................................................................................................................................................................ 20 9.4. REVUE DE DIRECTION......................................................................................................................................................................... 20

10. AMELIORATION ........................................................................................................................................................................ 21

10.1. LA DEMARCHE D’AMELIORATION CONTINUE ......................................................................................................................................... 21 10.2. NON-CONFORMITE ET ACTIONS CORRECTIVES ....................................................................................................................................... 22


1. LE MANUEL ENVIRONNEMENT

1.1. POURQUOI ?

Ce manuel décrit le Système de Management Environnemental de la société AIR DIFFUSION et les dispositions prises par la Direction pour le mettre en place, et répondre aux exigences de la norme ISO 14001 : 2015. Il s’applique au personnel d’AIR DIFFUSION.

Les objectifs de ce manuel sont de : Montrer aux collaborateurs et aux parties intéressées qu’une démarche a été mise en place

pour améliorer en continu les performances environnementales de l’entreprise, Présenter de façon globale la démarche appliquée par l’entreprise (SME), Indiquer les documents utilisés pour le suivi de cette démarche.

1.2. COMMENT EST-IL GERE ?

Le manuel environnement est rédigé par Christine BERGER avec la collaboration de Laure SOUQUE. Il est soumis pour approbation à son P.D.G. M. Michel LEVEQUE. Ces étapes sont officialisées par les visas présentés en page de garde. La gestion du manuel est conforme à la procédure de gestion documentaire référencée PROCEDURE MAITRISE DE LA DOCUMENTATION

DIFFUSION DU DOCUMENT

Diffusion interne Diffusion externe Au personnel : version papier disponible bureau C.BERGER version informatique (dossier sous IX2 ISO 14001 DOSSIER DEFINITIF 2014)

Disponible sur notre site internet Sur simple demande auprès de nos services


1.3. RAPPEL NORME ISO 14001

En quelques années, le management environnemental s’est considérablement développé dans le monde industriel et ce phénomène touche désormais les administrations et services. La norme ISO 14 001 est devenue un instrument incontournable de ces démarches qui mobilisent à la fois les moyens humains, économiques, et techniques des entreprises. Cette évolution témoigne d’une prise réelle de conscience nouvelle de l’environnement en tant que facteur de progrès et de développement pour l’entreprise. Le management environnemental contribue à l’amélioration de la compétitivité, grâce à une meilleure maîtrise des risques techniques, financiers ou juridiques liés à l’environnement. La norme ISO 14 001 constitue un cadre définissant des règles d’intégration des préoccupations environnementales des différents acteurs afin de maîtriser les impacts sur l’environnement et ainsi concilier les impératifs de fonctionnement et le respect de l’environnement. Elle concerne les aspects environnementaux liés aux activités, produits et services. Il s’agit d’une norme internationale définie par l’organisation mondiale de la normalisation (ISO – le terme ISO signifiant international Standard Organisation – Organisation internationale de normalisation) qui est une fédération mondiale d’organismes nationaux de normalisation regroupant environ 140 pays. Cette norme est reconnue au niveau international. Le respect de ses exigences nécessite de mettre en place un SYSTEME DE MANAGEMENT ENVIRONNEMENTAL qui inclut :

Une analyse environnementale permettant de dresser un état des lieux des activités, de la réglementation applicable à ces dernières et des impacts environnementaux qu’elles induisent.

Une politique environnementale comportant un engagement d’amélioration continue et de prévention de la pollution, de conformité à la législation et à la réglementation environnementales applicables et aux autres exigences auxquelles l’organisme souscrit.

La structure organisationnelle, les activités de planification, les responsabilités, les pratiques, les procédures, les procédés et les ressources pour élaborer, mettre en œuvre, réaliser, passer en revue et maintenir la politique environnementale de la structure.

La mise en place d’un système de management environnemental selon le référentiel de la norme ISO 14 001 repose sur une démarche volontaire qui doit permettre :

- De mieux connaître les impacts environnementaux générés par les activités de la structure. - De garantir le respect de la réglementation et d’être à même d’anticiper sur les évolutions à venir de

cette dernière. - D’être en mesure d’améliorer les pratiques dans une logique de progrès continu dans le sens d’une

réduction des impacts environnementaux. Le système de management environnemental participe directement d’une inscription des activités de l’entreprise dans une logique de développement durable. La certification selon la norme ISO 14 001 d’un système de management environnemental est obtenue à l’issue d’un audit effectué par un organisme agréé indépendant. Le maintien ultérieur de la certification est subordonné à la vérification régulière (annuelle) de la conformité du système avec la norme et au renouvellement (tous les 3 ans) de la certification par un organisme indépendant.


2. PRESENTATION DE LA SOCIETE

AIR DIFFUSION est une entreprise de 15 personnes actuellement, située sur la commune de Saint-Jean Bonnefonds (LOIRE) et est spécialisée dans la vente, l’entretien et la maintenance de centrales d’air comprimé. (Annexe Organigramme) L’entreprise a été créée en 1996, par son Gérant Monsieur Jean-Claude PECHOUX (Ex-Directeur Commercial d’une entreprise de négoce industriel appartenant à un groupe International) sur la commune de SAINT-ETIENNE Boulevard Fauriat. Avec seulement 2 salariés, Monsieur PECHOUX a développé son entreprise et quelques années plus tard, un projet de construction voit le jour et le 1er septembre 2004, AIR DIFFUSION s’installe dans ses nouveaux locaux Rue Jean Rostand sur la commune de Saint-Jean Bonnefonds. Monsieur PECHOUX s’est depuis quelques années impliqué dans une démarche environnementale avec l’aide de la CCI de Saint-Etienne. Un pré-diagnostic ENVIRONNEMENT a été réalisé en Janvier 2009 par la CCI de la Loire afin de connaître la situation environnementale de l’entreprise dans le but de la certification ISO 14001 par étapes. Les objectifs sont :

- de réaliser un état des lieux de premier niveau de la situation règlementaire, technique et organisationnelle de l’entreprise en matière d’environnement,

- de mettre en évidence, pour chaque thème environnemental, les points forts et les axes d’amélioration des performances environnementales de l’entreprise qui ont pu être identifiés.

Ce rapport marque le lancement de la démarche environnementale de l’entreprise. Dans la continuité de son engagement environnemental, AIR DIFFUSION a participé ensuite en 2009-2010 au programme de management environnemental par étape, « 1-2-3 environnement » menée par la CCI de Saint Etienne et financée par L’Europe, la Région et l’Ademe. AIR DIFFUSION a obtenu en mars 2010 l’attestation ENVOL (Engagement volontaire de l’entreprise pour l’environnement) en mars 2010. Cette première étape vers l’obtention de la certification ISO 14 001 a permis de faire un état des lieux environnemental et identifier les actions prioritaires à mettre en place. Ce niveau est atteint en 6 étapes :

- Lancement de la démarche par la Direction de la société AIR DIFFUSION représentée par son Gérant Monsieur PECHOUX.

- Analyse règlementaire préliminaire : identifier et analyser les principales exigences légales et les autres.

- Analyse environnementale préliminaire : identifier et analyser les principales sources d’atteintes à l’environnement.

- Mise en place d’actions prioritaires. - Mise en œuvre et suivi du plan d’actions prioritaires. - Formalisation de l’engagement de la Direction.

Cette attestation ENVOL d’une durée de validité de deux ans a été prolongée jusqu’en mars 2015.


En 2010-2011, l’entreprise a participé à la formation niveau 2 – 3 du « SME par étapes » avec l’accompagnement du cabinet NOVALLIA. Notre projet a bien avancé mais s’est interrompu dû à l’absence imprévue du chef de projet pendant quelques mois. En 2013, la CCI nous sollicite pour participer à un nouveau projet d’accompagnement vers la certification afin de mener à son terme notre projet de certification ISO 14 001, projet que nous pensons concrétiser durant l’année 2015. Cet accompagnement sera mené par le pilote environnement mais également par un autre collaborateur co-pilote (Gestionnaire responsable SAV) afin de mener à son terme la certification et d’impliquer au mieux l’ensemble du personnel d’AIR DIFFUSION. Le management Environnemental devient même pour les petites entreprises un outil incontournable compte tenu des contextes sociaux et règlementaires actuels mais aussi demandé voire même exigé par nos partenaires clients ou fournisseurs. Il est souvent difficile dans les PME de mettre en place un management environnemental compte tenu des contraintes humaines et financières mais avec la collaboration de la CCI et ce nouveau programme accompagné par le cabinet CAP TERRE nous comptons mener ce projet à son terme et obtenir la certification ISO 14 001. AIR DIFFUSION est racheté par l’actuel Directeur Monsieur Michel LEVEQUE en Novembre 2013. Celui-ci a souhaité poursuivre cette démarche environnementale et nous avons obtenu la certification ISO 14001 en juillet 2015.

3. DEFINITIONS

Aspect environnemental : Elément des activités, produits ou services d’un organisme susceptible d’interactions avec l’environnement. Impact environnemental : Toute modification de l’environnement, négative ou bénéfique, résultant totalement ou partiellement des aspects environnementaux d’un organisme. Indicateur : toutes informations nous permettant de suivre et mesurer nos performances environnementales. « Parties intéressées » = Clients, collaborateurs, prestataires de services, collectivités, riverains, assureurs, fournisseurs, Pompiers, associations… « Personnes travaillant pour le compte » = prestataires de services qui interviennent sur le site, fournisseurs, sous-traitants, transporteurs


4. CONTEXTE DE L’ORGANISME

4.1. Domaine d’application et périmètre

Le SME s’applique à l’ensemble des activités d’ AIR DIFFUSION sur le site de SAINT-JEAN BONNEFONDS mais également aux interventions et chantiers chez les clients.



5. LEADERSHIP

5.1. Politique environnementale Consciente des impacts de ses activités sur l’environnement, la Direction s’engage à appliquer une politique environnementale, déclinée dans un programme de management, en mobilisant l’ensemble des collaborateurs. La politique est rédigée et signée par Monsieur Michel LEVEQUE, PDG, en cohérence avec les objectifs du programme d’actions et la stratégie global de l’entreprise. Elle peut être révisée tous les ans à l’issue de la revue de direction. Elle est communiquée à l’ensemble des collaborateurs par version papier ou intégrée au livret d’accueil. Elle est présentée aux personnes travaillant pour le compte d’AIR DIFFUSION chaque début d’année. Elle est disponible au public qui souhaite la consulter. Elle est affichée dans les locaux de la société. La politique est présentée en page suivante.


POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE

Depuis 2009, AIR DIFFUSION s’est engagée dans une démarche de protection de l’environnement qui s’inscrit dans la

politique générale de la société.

La certification ISO 14001 obtenue en 2015 doit nous servir d’outil afin d’améliorer notre fonctionnement quotidien,

nos performances en termes de productivité, de qualité, de respect de l’environnement et de toujours mieux répondre

aux exigences de nos clients et autres parties intéressées, ainsi qu’aux exigences réglementaires et légales.

En tant que Président Directeur Général d’AIR DIFFUSION, je m’engage à tout mettre en œuvre pour que l’application

de notre Système de Management Environnemental assure :

La satisfaction de nos clients et parties intéressées, en répondant pleinement à leurs besoins et attentes.

Le respect en permanence des exigences réglementaires et autres, applicables à nos métiers ainsi qu’aux aspects environnementaux.

L’anticipation de tout risque de pollution, maîtriser et réduire autant que possible l’impact sur l’environnement.

A améliorer la maîtrise des prestataires sur le site et leur impact environnemental.

L’amélioration continue de ses performances environnementales afin de pérenniser l’entreprise face à l‘évolution des marchés.

Je m’engage personnellement à allouer les moyens et ressources nécessaires pour mettre en œuvre notre politique et

atteindre nos objectifs tels qu’ils sont définis lors de nos revues de direction annuelles.

Pour conduire cette démarche, j’ai nommé C. BERGER et L. SOUQUE comme pilotes pour me rendre compte de

l’efficacité du Système de Management.

L’engagement de la Direction, l’implication de l’encadrement et la participation active de l’ensemble des salariés sont

les piliers de la réussite de notre société et de notre démarche environnementale.

Fait à Saint-Jean de Bonnefonds, le 15 MaI 2018

Michel LEVEQUE

Président Directeur Général


5.2. Rôles organisationnels, responsabilités et autorités

L’entreprise assure la disponibilité des ressources indispensables à l’établissement, à la mise en œuvre, à la tenue à jour et à l’amélioration de son système de management environnemental à l’aide de la structure fonctionnelle décrite par l'organigramme suivant :

ORGANIGRAMME ENVIRONNEMENTAL AIR DIFFUSION

Les rôles des différents acteurs ont été définis de la manière suivante :

- Le DG :

Définit la politique environnementale

Veille à donner les moyens suffisants pour que cette politique soit mise en œuvre

S’assure que cette politique est comprise et appliquée par l'ensemble du personnel.

Met en place le programme environnemental en collaboration avec le pilote.

Il assure la revue de Direction. Le DG a autorité sur l'ensemble du système. Il approuve tous les documents du système de management environnemental.


- Le pilote :

Est chargé de la mise en place du système de management environnemental et de veiller à sa bonne mise en œuvre.

Il est responsable :

De la mise en place et du suivi des exigences de la norme NF EN ISO 14001 : 2015

De la maîtrise de la documentation du système de management environnemental et de la révision périodique de ces divers documents

Du suivi et de la validation des actions correctives et préventives

De la préparation et de l'animation des revues de direction

De la définition et de la planification des audits en accord avec la direction

De la diffusion de tous les documents du SME

Du suivi des performances environnementales

- Le co-pilote :

Accompagne le pilote environnement dans toutes ses tâches

Est responsable avec le pilote environnement

De la réalisation du programme environnemental

Du suivi des performances environnementales

Du suivi et de la validation des actions correctives et préventives

De l’application des nouvelles exigences de la veille réglementaire

Du suivi de la réalisation du programme d'actions

De la mise en œuvre et déploiement du plan de communication lié au SME

- Le Directeur commercial :

En l’absence du DG, le Directeur Commercial prendra toutes les décisions en accord avec le pilote et le co-pilote environnemental notamment en cas de situation d’urgence.

- Dans la phase de mise en place de l’action, les responsables d’actions :

Coordonnent les actions mises sous leur responsabilité.

Rendent compte au pilote environnement et co-pilote de l’avancement

Du suivi de la réalisation des actions qu’ils coordonnent

- L’ensemble des collaborateurs

Applique la politique environnementale de l’entreprise

Participe activement à la mise en œuvre du SME

Applique les procédures et consignes environnementales au quotidien

Propose des actions d’améliorations

6. PLANIFICATION

6.1. Aspects et impacts environnementaux

Afin d’identifier les aspects et impacts environnementaux relatifs à son activité, AIR DIFFUSION a réalisé une analyse environnementale initiale avec l’appui d’un consultant extérieur. La méthodologie utilisée était inspirée du Plan Environnement Entreprise de l’ADEME et d’autres outils de diagnostic personnalisés.


Les étapes suivantes ont été conduites successivement :

1. Découpage et analyse des différents métiers ou services d’AIR DIFFUSION en identifiant les tâches, acteurs et documents ;

2. Bilan entrées/sorties de chaque activité ou équipement technique selon deux modes de fonctionnement (« normal » y compris les phases maintenance et dysfonctionnement (incident/accident)) ;

3. Liste des aspects et impacts environnementaux par activité ou équipement sous forme d’un tableau synthétique.

Les thèmes suivants ont été abordés :

Consommation d’eau,

Consommation d’énergies,

Utilisation de consommables et de produits,

Rejets atmosphériques,

Rejets aqueux,

Nuisances sonores,

Nuisances visuelles et paysage,

Déchets,

Risques. Les pratiques existantes au sein de la société ont été examinées (démarches antérieures, documentation, sécurité, communication…) A partir de la liste des aspects et impacts environnementaux, des priorités ont été définies (hiérarchisation) sur la base d’une méthode construite en groupe de travail et basée sur 3 critères : 1-fréquence, 2-dangerosité-gravité-importance, 3-maîtrise.

Une liste des aspects et impacts environnementaux maîtrisables et significatifs a alors été obtenue. La procédure d’AIR DIFFUSION présente la méthodologie utilisée pour identifier les impacts environnementaux, les hiérarchiser et les mettre à jour. Elle est mise en œuvre en cas de modification des activités de l’entreprise, en cas de nouvelles exigences réglementaires et éventuellement en cas d’achat de nouveau produit ou de mise en place d’un nouveau service, ayant des impacts environnementaux. L’analyse des aspects et impacts est également réalisée en amont de tout nouveau projet présentant une spécificité susceptible de générer des aspects et impacts supplémentaires à ceux connus. Dans tous les cas, l’analyse environnementale est révisée au minimum une fois par an, avant la revue de direction. Le système de cotation et du seuil de criticité sera modifié une fois l’ensemble des AES traités. DOCUMENTS A UTILISER :

PROCEDURE PROGRAMME ENVIRONNEMENTAL

ANALYSE ASPECTS IMPACTS AIR DIFFUSION


6.2. Obligation de conformité

Les principaux textes relatifs aux aspects environnementaux d’AIR DIFFUSION ont été identifiés par les pilotes du projet avec l’aide d’un consultant extérieur, lors de l’analyse environnementale.

Ils ont été classés par thème.

La procédure Réglementation décrit les différentes étapes afin d’identifier les exigences légales et autres, d’évaluer la conformité réglementaire de ces exigences et d’en assurer la veille réglementaire.

La veille réglementaire est réalisée périodiquement chaque trimestre par un prestataire extérieur selon les modalités décrites dans la procédure :

PROCEDURE REGLEMENTATION

Les enregistrements sont disponibles en lecture pour tous dans commun airdiff. DOCUMENTS A UTILISER :

Procédure Réglementation

ANALYSE CONFORMITE REGLEMENTAIRE

6.3. Objectifs environnementaux et planification des actions pour les atteindre

Les objectifs et cibles sont établis et révisés à chaque revue de direction par les pilotes du projet environnement ainsi que son PDG M. Michel LEVEQUE ou en cas de modification des aspects environnementaux significatifs. Ils sont établis à la suite de l'identification des aspects environnementaux significatifs sur la base :

De la politique environnementale,

Des demandes des parties intéressées,

Des exigences légales et autres,

Des options technologiques et financières. Les objectifs et cibles constituent la base du programme d’actions. Le programme environnemental est élaboré par Mesdames SOUQUE et BERGER en prenant en compte les propositions faites par l’ensemble des collaborateurs. Des réunions entre les collaborateurs, M.LEVEQUE et les pilotes environnement permettent de finaliser et d’amender ce programme. Le programme reprend les objectifs et cibles en précisant :

La référence à l'aspect environnemental concerné

Le descriptif des actions à mettre en œuvre pour atteindre la cible

Les responsabilités (responsables d’actions)

Les moyens financiers, techniques et humains nécessaires (temps)

L’échéance de réalisation

Les indicateurs de suivi et/ou de performance Dans le programme il est détaillé les actions en liens avec les AES, la règlementation, la gestion des non-conformités, les contrôles de vérification annuels.


En revue de direction, il est révisé et amendé en fonction des nouvelles actions proposées et des objectifs. Il est établi pour une période de 1 an. Le programme est révisé au minimum tous les ans à l’issue de la revue de direction ou lors d’une modification des objectifs et cibles. Les modalités d’élaboration du programme sont décrites dans la procédure IDENTIFICATION ASPECTS ET IMPACTS ENVIRONNEMENTAUX.

DOCUMENTS A UTILISER :

Enregistrement : Fichier Excel ‘Programme environnemental’ dans ANALYSE ASPECTS IMPACTS AIR

DIFFUSION

7. SUPPORT

7.1. Compétences, formation et sensibilisation

Les besoins en formation sont définis par le co-pilote assisté par le pilote. Les collaborateurs font part de leur souhait (à l’exception des renouvellements de certificats et habilitations gérés par le co-pilote). Pour les nouveaux arrivants une présentation de notre démarche et politique environnementale est faite avec une sensibilisation particulière aux procédures et consignes en vigueur. Suite aux formations et sensibilisations environnementales, un retour des collaborateurs participants est attendu pour vérifier leurs efficiences. DOCUMENTS A UTILISER :

Enregistrements : Plan de formation – Politique Environnementale – Livret Accueil Nouveaux Salariés et/ou Stagiaires et document pdf Sensibilisation ISO 14001.

7.2. Communication interne et externe

Communication interne La communication interne est organisée suivant le plan de communication établit et a pour objectif :

D’assurer la diffusion et de faciliter la compréhension de la politique environnementale

De rappeler les exigences réglementaires et autres auxquels l'organisme est soumis

D’informer le personnel des dispositions prises dans le domaine environnemental

De rappeler les objectifs environnementaux et le programme d'actions environnementales qui en découle

De rappeler les engagements pris par la direction pour l'amélioration continue de nos performances environnementales.

Les outils de communication sont : - Affichages internes, - Revue de direction, - Résultats d’audits internes et externes, - Notes de services, - Echanges Electroniques, - Voie Orale.


Communication externe

Air Diffusion souhaite communiquer sur son engagement environnemental afin de véhiculer une image d’entreprise Eco-citoyenne très impliquée. La communication externe est assurée, entre autre, par la mise à disposition de la politique environnementale et le manuel environnement sur le site internet. Ces documents sont également disponibles pour toute les parties intéressées sur simple demande.

Demande des parties intéressées

Toute demande est prise en compte et traitée par le Pilote environnement. Une réponse est systématiquement apportée. Ces demandes peuvent être des réclamations, plaintes questions ou demandes d'information. Les demandes sont enregistrées sous forme informatique. Les réponses sont rédigées par le pilote environnement, une copie de la réponse est archivée dans le même dossier informatique.


Enregistrements : SUIVI DEMANDE DU PERSONNEL ET EXTERIEURS

Plan de communication interne et externe

7.3. Informations documentées

Le système documentaire du management environnemental repose sur la norme NF EN ISO 14001 : 2015.

Il est composé :

D’un manuel environnement qui décrit le système de management environnemental et les documents mis en place conformément à la norme NF EN ISO 14001 : 2015. Il décrit les interactions entre les différents éléments du système.

I. LA POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE

II. PROCEDURES

III. CONSIGNES

IV. ENREGISTREMENTS

Politique et stratégie : Décrire les engagements de la Direction

Principes et méthodologie : Qui fait quoi et comment ?

Documents opérationnels

Preuves relatives au fonctionnement du système


De procédures qui définissent des façons de faire et de s’organiser et décrivent les modes d'exécution des tâches.

D’enregistrement qui constituent des preuves et les résultats relatifs au système de management environnemental

De l'analyse environnementale initiale de l’entreprise qui a permis de connaître la situation environnementale avant la mise en place du SME.


DOCUMENT LISTE DES PROCEDURES

7.4. Maîtrise des informations documentées

La maîtrise de la documentation est assurée par la PROCEDURE MAITRISE DE LA DOCUMENTATION. Cette procédure précise comment sont créés, identifiés, validés, approuvés, modifiés, et archivés tous les documents du système de management environnemental. Tout membre du personnel peut demander la modification ou la création d'une procédure ou d’un document du SME en en faisant par au pilote ou co-pilote environnements Pour le manuel, les procédures, les modes opératoires, seule la version dans dossier iso 14001 définitif est valable et réputé à jour. Les modalités de conservation et d’archivage des anciennes versions sous format informatique sont définies dans la procédure maîtrise de la documentation. La revue systématique des documents est réalisée au travers de l’audit interne au minimum une fois par an. Les enregistrements sont conservés dans le dossier en informatique ou sous format papier. Dans l’entête du document, la date est remise à jour à chaque nouvel enregistrement. La conservation et la localisation des enregistrements sont renseignés dans la procédure gestion des enregistrements. Les anciennes versions sont archivées, leur nom informatique donnant leur date de création. La modification d’un document doit être précédée de l’enregistrement de la version à modifier. La nouvelle version doit présenter sa date de création dans son entête.

7.4.1 Maîtrise des enregistrements

Les enregistrements sont les preuves qui vont permettre de contrôler l’efficacité et l’atteinte des objectifs et cibles, notamment au travers des fiches anomalies/NC, des demandes d’informations et plaintes mais aussi des indicateurs de performance du système et des indicateurs de performance environnementale de l’entreprise.


8. REALISATION DES ACTIVITES OPERATIONNELLES

8.1. Planification et maîtrise opérationnelle

L’analyse environnementale décrit le lien entre les activités, produits et services des métiers d’AIR DIFFUSION et les impacts environnementaux associés. Les procédures opérationnelles sont définies pour maîtriser :

Les activités, produits et services ayant des impacts environnementaux significatifs,

Les situations où l’absence de procédures écrites pourrait entraîner des dérives ou des écarts par rapport à la politique environnementale et aux objectifs.

Les procédures opérationnelles et les documents supports sont les suivantes : 1. Gestion des déchets 2. Gestion et suivi des consommations d’énergies, d’eau et suivi des kilométrages des collaborateurs. 3. Gestion des sous-traitants Il s'agit du « cœur » du système.

8.2. Préparation et réponse aux situations d'urgence

La norme demande d’identifier les risques et urgences potentielles afin de répondre aux situations et prévenir ou réduire les impacts associés. La gestion des situations d’urgence définit :

Les cas faisant l’objet d’une situation d’urgence : accidents, pollutions, inondations, incendies, …

La répartition des rôles et responsabilités en cas de situation d’urgence,

Les mesures à prendre,

Les coordonnées des personnes à contacter en interne et à l’extérieur. Les activités d’AIR DIFFUSION présentent des risques différents en fonction des activités :

- Les activités administratives Les situations d'urgence proviennent des risques d’incendie liés au stockage des fournitures et en particulier du papier ; à des déversements accidentels de petites quantités de produits (produits d’entretien par exemple) ; les autres risques sont liés aux équipements présents sur site à savoir les installations de chauffage, de climatisation…

- Les activités SAV-ATELIER-RECEPTION

La procédure PROCEDURE MAITRISE DES SITUATIONS D'URGENCE décrit chronologiquement ce qu'il faut faire face à une situation d'urgence et liste les documents à compléter préalablement. Cette procédure décrit les moyens et dispositions de prévention, et la démarche à suivre lors de situations d'urgence. Elle est diffusée à l'ensemble du personnel.


Lorsqu'un accident est survenu, le pilote, le co-pilote environnementaux et la Direction se réunissent pour analyser les circonstances de cet accident et met en place une (ou des) actions(s) de correction ou de prévention. Ces actions peuvent aboutir à la révision de la procédure.

9. EVALUATION DES PERFORMANCES

L’évaluation s’inscrit dans le principe d’amélioration continue à laquelle nous nous sommes engagés avec la politique environnementale. Cette évaluation passe par 5 étapes-clés : Surveillance et mesurage Évaluation de la conformité Anomalies, actions correctives et préventives Maîtrise des enregistrements Audit de SME

9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation

Il s’agit d’établir une procédure pour surveiller et mesurer régulièrement les principaux aspects environnementaux liés à nos opérations et à nos activités et qui peuvent avoir un impact significatif sur l’environnement. La documentation associée nous permet d’avoir une traçabilité de nos impacts et d’évaluer notre performance environnementale dans un principe d’amélioration continue. L’objectif est de vérifier, à terme, la conformité avec nos objectifs et cibles.

Les impacts environnementaux mesurables (diminution des ressources, déchets, rejets…) sont suivis grâce à des indicateurs enregistrés dans des tableaux de suivi. Les impacts environnementaux mesurables sont suivis sous la responsabilité du pilote environnemental. Les indicateurs à suivre sont présentés dans les tableaux de suivi. Contrôles périodiques réglementaires Relevés compteurs

…

9.2 Évaluation de la conformité

Pour satisfaire les exigences de la norme, il est nécessaire d’évaluer la conformité aux exigences légales (lois, décrets, arrêtés, etc.) et autres exigences (PLU, règlements départementaux) applicables aux aspects environnementaux des activités d’AIR DIFFUSION.


9.3. Audit interne

L'audit du système de management environnemental consiste à :

Vérifier l'application du système par l'ensemble du personnel

Vérifier la conformité du système avec la norme NF EN ISO 14001 : 2015

Vérifier l'efficacité du système, en particulier par rapport aux objectifs et cibles

Les audits internes seront programmés et réalisés annuellement par une société extérieure. Ce seront des audits du système dans son intégralité. La compétence de la société à mener cet audit sera évaluée sur ses références en la matière. Les résultats de l’audit interne seront communiqués lors d’une réunion de clôture et par un rapport transmis au responsable environnement et à la direction.

9.4. Revue de direction Une revue de direction a lieu au moins 1 fois par an. En fonction du contexte, des revues de direction supplémentaires peuvent être déclenchées. La revue de direction est préparée par M.LEVEQUE PDG avec l’aide du pilote environnement. Le pilote environnement présente à la direction :

La liste des aspects environnementaux significatifs,

Le résultat de l’évaluation annuelle de la conformité aux exigences légales applicables et aux autres exigences,

L’évolution de la réglementation,

Le niveau de réalisation des objectifs et cibles,

L’évaluation de la performance environnementale,

Le résultat de l’audit interne,

Le bilan du plan de formation et celui de la communication,

Le bilan des écarts, le programme et le bilan des actions correctives et préventives,

Le bilan des plaintes du voisinage et des demandes des parties intéressées,

Le bilan des tests d’urgence,

L’application de la politique et son ajustement éventuel,

Les recommandations pour l’amélioration. Le directeur s’assure que le système de management environnemental de AIR DIFFUSION est suffisant, efficace et approprié. A la suite de chaque revue de direction le pilote environnement rédige un compte-rendu reprenant chaque point exposé auquel il associe les conclusions, les prises de décision de la direction et en particulier le choix des nouveaux objectifs et cibles ainsi que les modifications de la politique environnementale si elle est réorientée.


10. AMELIORATION

10.1. La démarche d’amélioration continue

Prévoir / Plan

Fixer les objectifs.

Prévoir les ressources.

Définir l’organisation.

Réaliser / Do

Réaliser les activités prévues.

Utiliser les méthodes de travail.

Assurer une traçabilité des actions.

Contrôler / Check

Contrôler les produits.

Mesurer la satisfaction.

Apprécier l’atteinte des objectifs.

Evaluer la qualité les prestations.

Suivre les mesures prises.

Améliorer / Act

Analyser les écarts.

Décider et entreprendre des actions

d’amélioration si nécessaire.


10.2. Non-conformité et actions correctives Définition : Non satisfaction à une exigence. Cette exigence peut être un accord entre l’entreprise et ses fournisseurs/ clients, la réglementation applicable à l’entreprise, mais aussi une procédure ou un processus documenté. La gestion des non-conformités réelles ou potentielles identifiées et des actions de correction est notifiée dans la procédure de GESTION DES NON-CONFORMITES ET REACTIONS. La détection d’une non-conformité, par un membre du personnel D’air diffusion, entraîne l’ouverture d’une fiche de non-conformité permettant le suivi de l’évolution de la NC. Une action corrective ou préventive peut alors être mise en œuvre. L’application et l’efficacité de cette action sont suivies par le pilote Environnement. L’évolution des non-conformités est analysée lors des Revues de Direction.

Rédaction Validation Approbation

Nom BERGER Christine SOUQUE Laure

LEVEQUE Michel

Fonction Pilote environnement Responsable administratif et comptable

Co-pilote environnement Responsable SAV

P.D.G.

Visa Le

Indice de révision Version

Nature des modifications Date

1 Création du manuel environnemental Décembre 2014

2 Mise à jour Mai 2017

3 Mise à jour communication externe 30/03/18

4 Mise à jour générale suite à l’évolution de la norme ISO 14001 04/05/18