MANUEL ETABLISSEMENT DNB CYCLADES V2cria.ac-amiens.fr/dec2/circulaires/DNB/Annexe_1_MANUEL... · 2014. 12. 11. · ADMINISTRATION 5 Code couleur : • Si un site est entièrement

Gestionnaire Etablissement

Manuel Utilisateur - DNB

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Table des matières

ADMINISTRATION .................................................................................................................................... 1

1. Consulter / Modifier mon établissement .................................................................................... 1

ÉTAPES DE GESTION ................................................................................................................................ 7

INSCRIPTION ........................................................................................................................................ 7

2. MODELISATION PROCESSUS ........................................................................................................ 7

2.1. Modélisation de processus .............................................................................................. 7

3. GÉRER MON ÉTABLISSEMENT ..................................................................................................... 8

3.1. Paramétrer mon établissement d'inscription ................................................................ 8

3.2. Clore mon étape d'inscription ....................................................................................... 11

4. GÉRER LES INSCRIPTIONS .......................................................................................................... 13

4.1. Créer une candidature ................................................................................................... 13

4.2. Consulter / Modifier des candidatures ......................................................................... 18

4.3. Gérer l'état des candidatures ........................................................................................ 22

4.4. Gérer les recueils de consentements des candidatures ........................................... 25

4.5. Éditer des listes de candidatures ................................................................................. 27

4.6. Éditer des confirmations d'inscription .......................................................................... 31

4.7. Éditer des statistiques d'inscription .............................................................................. 33

RECHERCHE ........................................................................................................................................... 37

Module de recherche ........................................................................................................................ 37

Glossaire ................................................................................................................................................ 41

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ADMINISTRATION

1. Consulter / Modifier mon établissement

Pré-requis :

Votre établissement doit exister dans le référentiel national des lieux.

Description de l'activité :

Cette sous activité vous permet de consulter et de modifier les informations relatives à votre établissement, notamment sa capacité maximale.

Actions :

Lorsque vous accédez à la consultation / modification de votre établissement, l'écran affiche 4 onglets : Informations, Lieu/Sites/Bâtiments/Salles, Missions potentielles, et Planning.

Vous avez la possibilité de consulter et / ou de modifier les informations contenues dans chacun de ces onglets.

Les lieux récupérés d’OCEAN ont généralement leur capacité maximale à 0. Il est souhaitable de modifier cette capacité pour la suite du processus, notamment pour l’étape d’organisation-affectation.

Nota :

• Ces informations n'apparaîtront pas sur les documents édités par Cyclades.

Fonctionnement des onglets :

• Informations

• Lieu, Sites, Bâtiments, Salles

• Missions potentielles

• Planning

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Informations

Cet onglet permet de consulter et de modifier les informations détaillées de votre établissement.

En modification, certaines rubriques peuvent ne pas être accessibles (elles sont alors grisées), notamment si l'application détecte la présence d'une candidature .

A l'issue des modifications, vous pouvez demander la prise en compte des changements en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Nota :

Le département géographique est sur 3 positions : si vous le modifiez en saisissant 2 positions (ex: 35), il sera préfixé d'un "0" (soit 035).

Lieu, Sites, Bâtiments, Salles

Cet onglet permet de consulter et modifier des informations complémentaires mais aussi d'ajouter, de consulter, de modifier ou de supprimer des sites, bâtiments, salles .

L'onglet est divisé en deux parties :

• A gauche, une arborescence présente tous les sites, bâtiments et salles déjà existants

• A droite, les caractéristiques détaillées de l'élément sélectionné dans l'arborescence

Pour modifier les caractéristiques de votre établissement, cliquez sur le bouton "Crayon" situé à droite du nom de votre établissement Une fenêtre pop-up apparaît à l'écran permettant de préciser, d'ajouter ou de supprimer des caractéristiques de l'élément considéré.

Il est possible de créer des nouveaux éléments directement depuis l'arborescence (ex: si l'on se situe au niveau du "lieu" dans l'arborescence, on pourra créer de nouveaux sites, bâtiments ou salles). Par contre, si on se trouve au niveau d'un élément "site" ou "bâtiment", on ne pourra créer que des éléments de niveau inférieur (ainsi, pour créer de nouvelles salles, se positionner soit sur "lieu", soit sur "bâtiment").

ADMINISTRATION

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Pour les sites et bâtiments , en plus des informations obligatoires (nom du site, adresse, capacité...), vous avez la possibilité d'ajouter les aménagements d'accessibilité disponibles (places de stationnement automobile réservées, ... .) ainsi que les conditions d'accessibilité par les transports à proximité (Bus, Métro, RER, Train, Tramway, Voiture, Vélo).

Pour les salles , en plus des informations obligatoires (nom, capacité et rôle), vous avez la possibilité d'ajouter des équipements (bassin, chaises, éprouvettes, ordinateur, paillasse, panneau d'affichage, tables) ainsi que leur quantité. Vous pouvez également précisez les aménagements d'accessibilité disponibles (boucles magnétique, mobilier adapté, proximité de l'infirmerie, salle au rez-de-chaussée).

Points d'attention :

• Que cela concerne les sites, bâtiments et salles, prenez garde à la notion de "Capacité d'examen". En effet celle-ci fait référence à la capacité maximum permise en situation d'examen ; la capacité maximum est à renseigner pour chaque élément constituant le lieu, et le lieu lui-même.

• Si vous supprimez un site ou un bâtiment alors qu'ils contiennent des éléments (ex : suppression d'un bâtiment contenant 3 salles), ces derniers seront également supprimés.

Un raccourci vers le planning est présent dans la partie de droite de l'écran lorsque l'on affiche le détail des sites, bâtiments ou salles.

Missions potentielles

Cet onglet vous permet de lister l'historique des missions assurées par votre établissement au cours d'une session, mais vous ne pouvez pas agir sur cet onglet.

Cinq missions potentielles sont possibles :

- Établissement d'inscription - Centre d'épreuve - Centre de correction - Centre de délibération - Centre d'affichage

Nota : En aucun cas, cette définition de lieu ne préjuge de la possibilité pour un lieu d’être ou de devenir centre.

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Planning

Le planning vous permet de visualiser les indisponibilités pour cause de travaux , et les occupations par jour, semaine ou mois pour votre établissement et pour ses éléments (site, bâtiment et salle).

A gauche du planning, une arborescence permet de sélectionner les éléments (site, bâtiment, salle) du lieu et de visualiser les indisponibilités et occupations, élément par élément ou de manière globale.

Vous pouvez ajouter des indisponibilités pour le site ou un de ses éléments. Pour cela, sélectionnez dans l'arborescence l'élément pour lequel vous voulez ajouter une indisponibilité puis cliquez sur le calendrier et précisez la période à couvrir.

Pour définir la période :

• Soit vous cliquez sur une case pour ajouter une indisponibilité sur un jour particulier.

• Soit vous définissez une période d'indisponibilité en sélectionnant plusieurs cases à la fois (cliquez sur une case représentant le début de l'indisponibilité, maintenez le clic et glissez jusqu'à la fin de la période voulue).

Attention :

• Il n'est pas possible de définir une période d'indisponibilité antérieure à la date du jour.

• Il n'est pas possible de modifier une période d'indisponibilité avec une fin antérieure à la date du jour.

Une fenêtre pop-up intitulée "Ajout d'une disponibilité" apparaît. Celle-ci permet de renseigner les dates de début et de fin de la période d'indisponibilité, et de préciser sa cause.

Enregistrer en cliquant sur "ajouter" : la période d'indisponibilité apparaît dans le planning.

Pour modifier ou supprimer une indisponibilité : Cliquez sur la barre rouge la matérialisant ; une pop-up intitulée "Modification/Suppression d'une indisponibilité" s'ouvre alors permettant d'effectuer l'action souhaitée.

Vous ne pouvez agir que sur les indisponibilités (cases matérialisées en rouge et rouge foncé) ; les informations (cases en bleu) d'occupations suite à affectations pour l'évaluation, le déroulement et la délibération ne sont que consultables.

ADMINISTRATION

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Code couleur :

• Si un site est entièrement en travaux sur une période donnée, l'indisponibilité apparaîtra en rouge vif dans le planning du site et en rouge foncé dans les planning des bâtiments et salles.

• Si l'indisponibilité ne concerne qu'une salle, par exemple, elle apparaîtra en rouge au niveau de celle-ci mais sera représentée en orange au niveau du site ou du bâtiment.

• Les occupations liées aux phases de déroulement, d'évaluation et de délibération sont, quant à elles, affichées en bleu.

Survol d'une case du calendrier :

En passant le curseur sur une case du calendrier, selon la couleur, vous obtiendrez des informations relatives à l'indisponibilité, ou l'occupation du lieu/site/bâtiment/salle à la date survolée.

Exemple de survol du calendrier d'une salle pour une indisponibilité déclarée au niveau du lieu :

"Salle 24 du XX/XX/XX au XX/XX/XX".

Points particuliers :

Néant.

Accès à l'aide globale : AIDE ?

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ÉTAPES DE GESTION

INSCRIPTION

2. MODELISATION PROCESSUS

2.1. Modélisation de processus

etablissement

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3. GÉRER MON ÉTABLISSEMENT

3.1. Paramétrer mon établissement d'inscription

Pré-requis :

Le service d'inscription de votre établissement est ouvert.

Si le service est fermé, la sous activité sera disponible mais uniquement en consultation.


Cette sous activité permet de paramétrer votre établissement d'inscription.

Vous avez accès aux informations relatives à votre établissement par le biais de différents onglets :

1. L'onglet "Catégories", uniquement accessible en consultation, vous permet de visualiser les catégories gérées dans votre établissement.

2. L'onglet "Qualifications et enseignements" vous permet d'activer les qualifications et enseignements présentés par votre établissement lors de l'inscription.

3. L'onglet "Division de classe" permet de gérer les divisions de classe de votre établissement.

Actions :

Mettre à jour les informations dans les différents onglets.

Astuce : La saisie de la division de classe permet l'édition des listes récapitulatives des élèves par classe. Ce tri facilite le contrôle des inscriptions et permet de s'assurer que l'ensemble des élèves sont bien inscrits.

ÉTAPES DE GESTION

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• Catégories

• Qualifications et enseignements

• Division classe

Catégories

Cet onglet vous permet de savoir quelles sont les catégories d'inscription gérées dans votre établissement.

Aucune modification ne peut y être apportée, l'onglet est uniquement consultable.

Seul le service des examens et concours peut modifier les catégories d'inscription gérées dans votre établissement.

Qualifications et enseignements

Cet onglet vous permet de visualiser les qualifications et enseignements gérés par votre établissement.

Aucune modification ne peut y être apportée, l'onglet est uniquement consultable.

Astuce : Pour garantir que ces enseignements soient effectivement mis à jour, il vous est fortement recommandé de signaler au service des examens et concours, en temps réel, toute modification concernant ces données.

Division classe

Cet écran vous permet de mettre à jour les divisions de classe qui seront proposées aux candidats lors de l'inscription.

La saisie des divisions de classe peut être faite dans l'ordre souhaité : elles seront ensuite automatiquement triées par ordre croissant (alphanumérique ou numérique selon les libellés).

Il est recommandé de saisir l'ensemble des classes (si elles ne sont pas pré-initialisées) AVANT le début des inscriptions. A défaut, les divisions de classe ne seront pas proposées aux élèves lors de l'inscription.

Une division de classe sur laquelle un candidat est inscrit ne pourra pas être supprimée.

Vous avez la possibilité d'ajouter des divisions de classe en cliquant sur le bouton "+".

etablissement

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Astuce : Si une classe a changé de dénomination ou que vous avez besoin de la supprimer, alors que des candidats sont déjà inscrits : Passez chaque candidature concernée à l'état "Non Inscrit".


Néant.


ÉTAPES DE GESTION

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3.2. Clore mon étape d'inscription

Pré-requis :

L'initialisation des paramètres généraux a été effectuée par le gestionnaire du service des examens et concours.

Le service d'inscription est ouvert pour votre établissement.

Les inscriptions de vos élèves sont finalisées.


Cette sous activité vous permet de fermer le service inscription.

Actions :

Cette activité vous permet de clore l'étape de gestion Inscription et de le signaler au gestionnaire du service des examens en cliquant sur le bouton "Clore l'étape inscription" en bas à droite de l'écran.

Il n'est pas nécessaire d'attendre la fin de la période définie par le gestionnaire des examens et des concours. Pendant la période d'ouverture, vous pouvez fermer l'étape de gestion de votre établissement à tout moment (l'état passera alors à : "Fermé (clos par l'établissement))".

Une fois la clôture validée : toutes les activités effectuées lors de cette étape sont validées. Il est donc recommandé de s'assurer que l'ensemble des élèves sont bien inscrits à l'examen et que tous les documents nécessaires (confirmation d'inscription, liste de candidatures) ont bien été édités.

Une fois l'activité validée, vous êtes réorienté sur la page d'accueil, un message de confirmation s'affiche à l'écran. Si vous désirez ouvrir à nouveau la gestion des inscriptions, vous devrez prendre contact avec votre service d'examens et concours.

etablissement

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Si la date d'ouverture de l'étape inscription est dépassée lors du passage de l'étape à l'état fermé, alors :

• Les actions en cours concernant les activités d'étapes inscription ne sont pas interrompues

• Les nouvelles actions d'étapes inscription sont bloquées

• Au niveau de chaque activité de l'étape d'inscription, vous êtes averti de la fermeture imminente de l'étape


ÉTAPES DE GESTION

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4. GÉRER LES INSCRIPTIONS

4.1. Créer une candidature

Pré-requis :

Le service d'inscription doit être ouvert pour votre établissement afin d'avoir accès à la création d'une candidature. Si le service est fermé, vous ne pourrez que consulter les candidatures (CONSULTER_MODIFIER_CANDIDATURE).


Cette sous activité vous permet de créer une candidature.

Une fois la candidature créée, si vous voulez la modifier, vous devrez accéder à la sous activité CONSULTER_MODIFIER_CANDIDATURE.

Actions : La saisie d'une candidature passe par plusieurs étapes à réaliser, représentées à l'écran par différents onglets.

La navigation se fait à l'aide de boutons situés dans la partie basse des écrans de saisie.

Pour créer une candidature, vous devez renseigner les informations obligatoires (représentées par une "*") en face de la rubrique concernée.

Lorsque les champs ne sont pas correctement renseignés, ou si la saisie est incomplète, le passage à l'écran suivant n'est pas autorisé et un message s'affiche en rouge en haut de l'écran vous signalant l'information manquante ou erronée.

Les champs qui sont grisés et non accessibles sont des champs pour lesquels vous n'êtes pas concerné et donc pour lesquels vous n'avez pas de saisie à faire.

Votre inscription ne sera prise en compte que lorsque vous aurez atteint l'étape "Récapitulatif" ET que vous aurez confirmé votre demande en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

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Fonctionnement des onglets:

• Identification • Infos candidature • Qualification présentée • Épreuves • Récapitulatif • N°Inscription

Identification

Merci de prêter attention aux informations suivantes :

Rubrique INE : si le numéro INE est issu de la base BEA, alors il ne sera pas possible de le modifier ou de le supprimer.

N'oubliez pas : il faut être vigilant quant à la saisie de ce numéro et de s'assurer de sa validité. Il permet de réaliser le suivi des élèves.

Date de naissance : la date de naissance saisie doit correspondre à une tranche d'âge comprise entre 10 et 100 ans.

L'année de naissance est obligatoire, la valeur saisie sur le jour peut être égale à 00, dans ce cas et seulement dans ce cas, la valeur saisie sur le mois peut être égale à 00.

Astuce : la saisie du "00" peut-être utile dans le cas où la date de naissance du candidat n'est pas connue.

Département de naissance : les valeurs possibles sont :

- 001 à 095 pour les départements de métropole hors Corse,

- 02A et 02B pour la Corse,

- 971 à 976 et 984 à 988 pour les départements et les collectivités d'outre-mer.

N'oubliez pas : il faut être vigilant sur la saisie de cette information car celle-ci figurera sur le relevé de notes.

Nationalité et Catégorie socio-professionnelle : ces rubriques sont destinées à des fins statistiques.

ÉTAPES DE GESTION

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Infos candidature

Cet écran vous donne quelques précisions sur les informations de candidatures à renseigner :

Établissement : En fonction du lieu de résidence et de la catégorie choisis, une liste d'établissements vous est proposée.

Division de classe : Cette rubrique ne peut être complétée que lorsque l'établissement sélectionné précédemment a déclaré une division de classe.

Handicap : indiquer une situation de handicap pouvant nécessiter un aménagement d'épreuves. Préciser alors si un besoin de sujets en braille est utile, de quel type (braille intégral ...), ainsi que les différentes mesures nécessaires au handicap.

Cette rubrique vise uniquement à identifier les candidats qui souhaitent demander un aménagement d'épreuves et à faciliter le suivi de ces demandes.

Pour toute information sur la démarche à entreprendre Cliquez ici (circulaire n°2011-220 du 27 décembre 2011 du 27 décembre 2011, parue au Bulletin Officiel de l’Education Nationale n° 2 du 12 janvier 2012).

N'oubliez pas : cette rubrique est à caractère informatif et ne substitue pas à la demande d'aménagement qui doit être impérativement effectuée auprès des services compétents, et ce dans les délais requis.

Catégorie : préciser la catégorie de candidat en choisissant une valeur parmi celles proposées dans la liste déroulante.

La liste des catégories qui sont proposées pour un établissement dépend des catégories qui auront été préalablement autorisées à l'inscription pour cet établissement par le gestionnaire de la Division des examens et des concours.

N'oubliez pas : le choix de la catégorie peut influer sur le choix d'épreuves ainsi que sur leur mode de passation (ponctuel ou contrôle continu) pour le candidat.

Qualification présentée

Cet écran permet la saisie des données relatives à la qualification présentée.

Qualification présentée : indiquer la série à présenter.

etablissement

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Diffusion des résultats : préciser si l'autorisation de communiquer les résultats est donnée ou pas. Pour les candidats en provenance de la BEA, la zone est initialisée à NON. La saisie de cette rubrique est obligatoire.

Cette autorisation de transmission des résultats concerne la presse et les sites internet de sociétés privées. La publication sur le site académique des résultats n'est pas soumise au recueil préalable du consentement du candidat.

Enseignements : indiquer si un enseignement suivi est à valoriser pour l'examen.

Épreuves

Cet écran permet de sélectionner les épreuves obligatoires, les épreuves facultatives et d'effectuer des choix.

Vous avez accès à toutes les épreuves disponibles sans restriction.

Les candidats ne voient que les épreuves pour lesquelles ils ont des informations à renseigner.

ÉPREUVES OBLIGATOIRES : l'inscription est automatique, seul le choix est à faire.

ÉPREUVES FACULTATIVES : préciser la ou les épreuve(s) facultative(s) et faire alors le choix. Toutes les épreuves sont affichées.

Astuce : Si vous voulez en savoir plus sur les choix d'épreuves en fonction de votre qualification, cliquez ici.

Récapitulatif

Cet écran permet de consulter le récapitulatif des données d'inscription saisies avant leur validation.

En face de chaque épreuve à choix, figure le mode d'évaluation.

L'état de la candidature n'est visible que par les gestionnaires du service des examens et concours, et les gestionnaires établissements.

ÉTAPES DE GESTION

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Pour terminer la saisie de votre candidature, cliquer sur "Suivant", pour revenir en arrière (onglet précédent) cliquer sur "Précédent". Pour abandonner la saisie de votre candidature, cliquez sur "Quitter".

Le numéro d'inscription n'apparaîtra qu'après l'enr egistrement de votre candidature.

N°Inscription

Cet écran permet de consulter le numéro d'inscription et de générer le récapitulatif de votre inscription.

Notez et conservez soigneusement ce numéro , il vous permet de consulter et, si besoin, de modifier votre candidature pendant la période d'ouverture des inscriptions.


Néant.


etablissement

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4.2. Consulter / Modifier des candidatures

Pré-requis :

Le service d'inscription doit être ouvert pour votre établissement afin d'avoir accès à la consultation et à la modification d'une candidature. Si le service est fermé, vous ne pourrez que consulter les candidatures.


Cette sous activité vous permet de :

• Consulter une inscription

• Modifier une inscription

Actions :

Une fois que la candidature est créée (CREER_UNE_CANDIDATURE), vous pouvez la rechercher (MODULE_DE_RECHERCHE) , la consulter et la modifier.

En modification, les informations de chaque onglet sont modifiables directement à l'onglet souhaité (navigation non séquentielle). Pour sortir du mode modification, cliquer sur "Annuler".

Attention ! :

• Si vous cliquez sur "Annuler", les modifications éventuelles ne seront pas prises en compte. Vous devez valider vos modifications pour la prise en compte

Si la candidature est à l'état "Non inscrit", l'enregistrement des modifications n'est pas possible et le message suivant s'affiche : "Vous ne pouvez enregistrer une candidature à cet état, veuillez modifier l'état" (GERER_ETAT_CANDIDATURES).


• Identification • Infos candidature • Qualification présentée

ÉTAPES DE GESTION

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• Épreuves • Récapitulatif

Identification

Merci de prêter attention aux informations suivantes :

Rubrique "INE" : si le numéro INE est issu de la base BEA, alors il ne sera pas possible de le modifier ou de le supprimer.

N'oubliez pas : il faut être vigilant quant à la saisie de ce numéro et de s'assurer de sa validité. Il permet de réaliser le suivi des élèves.

Date de naissance : la date de naissance saisie doit correspondre à une tranche d'âge comprise entre 10 et 100 ans.

L'année de naissance est obligatoire, la valeur saisie sur le jour peut être égale à 00, dans ce cas et seulement dans ce cas, la valeur saisie sur le mois peut être égale à 00.

Astuce : la saisie du "00" peut-être utile dans le cas où la date de naissance du candidat n'est pas connue.

Département de "naissance" : les valeurs possibles sont :

- 001 à 095 pour les départements de métropole hors Corse,

- 02A et 02B pour la Corse,

- 971 à 976 et 984 à 988 pour les départements et collectivités d'outre-mer.

Nationalité et Catégorie socio-professionnelle : ces rubriques sont destinées à des fins statistiques.

N'oubliez pas : il faut être vigilant sur la bonne saisie de toutes ces informations.

Infos candidature

Cet écran vous donne quelques précisions sur les informations de candidatures à renseigner :

etablissement

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Établissement : en fonction du lieu de résidence et de la catégorie choisis, une liste d'établissements est proposée.

Rubrique "division de classe" : Cette rubrique ne peut être complétée que lorsque l'établissement sélectionné précédemment a déclaré des divisions de classe.

Handicap : indiquer une situation de handicap pouvant nécessiter un aménagement d'épreuves. Préciser alors si un besoin de sujets en braille est utile, de quel type (braille intégral ...), ainsi que les différentes mesures nécessaires au handicap.

Cette rubrique vise uniquement à identifier les candidats qui souhaitent demander un aménagement d'épreuves et à faciliter le suivi de ces demandes.

Pour toute information sur la démarche à entreprendre Cliquez ici (circulaire n°2011-220 du 27 décembre 2011 du 27 décembre 2011, parue au Bulletin Officiel de l’Education Nationale n° 2 du 12 janvier 2012)

N'oubliez pas : cette rubrique est à caractère informatif et ne substitue pas à la demande d'aménagement qui doit être impérativement effectuée auprès des services compétents, et ce dans les délais requis.

Catégorie : préciser la catégorie de candidat en choisissant une valeur parmi celles proposées dans la liste déroulante.

La liste des catégories qui sont proposées pour un établissement dépend des catégories qui auront été préalablement autorisées à l'inscription pour cet établissement par le gestionnaire de la Division des examens et des concours.

N'oubliez pas : le choix de la catégorie peut influer sur le choix d'épreuves ainsi que sur leur mode de passation (ponctuel ou contrôle continu) pour le candidat.

Qualification présentée

Cet écran permet la saisie des données relatives à la qualification présentée.

Qualification présentée : indiquer la série à présenter.

Diffusion des résultats : préciser si l'autorisation est donnée ou pas de communiquer les résultats. Pour les candidats en provenance de la BEA, la zone est initialisée à NON. La saisie de cette rubrique est obligatoire.

ÉTAPES DE GESTION

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Cette autorisation de transmission des résultats concerne la presse et les sites internet de sociétés privées. La publication sur le site académique n'est pas soumise au recueil préalable du consentement du candidat.

Enseignements : indiquer si un enseignement suivi est à valoriser pour l'examen.

Épreuves

Cet écran permet de sélectionner les épreuves obligatoires, les épreuves facultatives et d'effectuer des choix.

Vous avez accès à toutes les épreuves disponibles sans restrictions.

Vous ne voyez que les épreuves pour lesquelles des informations sont à renseigner.

Rubrique ÉPREUVES OBLIGATOIRES : l'inscription est automatique, seul le choix est à faire.

Rubrique ÉPREUVES FACULTATIVES : préciser la ou les épreuve(s) facultative(s) et faire alors le choix. Toutes les épreuves sont affichées.

Astuce : Si vous voulez en savoir plus sur les choix d'épreuves en fonction de votre qualification, cliquez ici.

Récapitulatif

En face de chaque épreuve à choix figure le mode d'évaluation.

L'état de la candidature n'est visible que par les gestionnaires du service des examens et concours et les gestionnaires établissements.

Le numéro d'inscription n'apparaîtra qu'après l'enr egistrement de votre candidature.


Néant.


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4.3. Gérer l'état des candidatures

Pré-requis :

Le service d'inscription de votre établissement doit être ouvert pour avoir accès à la gestion de l'état des candidatures.


Cette activité permet de rechercher des candidatures déjà enregistrées afin d'en modifier l'état.

Actions :

Effectuez une recherche de candidature(s) (MODULE_DE_RECHERCHE).

Les candidatures affichées apparaissent sous la forme d'une liste que vous pouvez trier par numéro de candidature, nom de famille, nom d'usage, prénoms, date de naissance, code établissement, division de classe, état.

Chaque candidature dispose d'une case à cocher. Vous pouvez en cocher une, plusieurs, ou toutes (voir exemple ci-dessous) :

ÉTAPES DE GESTION

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Attention ! :

Si vous cochez la case de sélection totale (en haut du tableau), toutes les candidatures sont sélectionnées, y compris celles qui ne sont pas affichées à l'écran, dans le cas où le résultat de la recherche comporte plusieurs pages.

Par ailleurs, le fait de décocher cette case entraîne la dé-sélection de toutes les candidatures ; si vous avez opéré un tri en partant de toutes les candidatures, celui-ci sera perdu.

Vous pouvez modifier l'état de vos candidatures en :

• Inscrit

• Non Inscrit (cas des candidatures en suspens)

N'oubliez pas : Vous ne pouvez pas modifier les candidatures qui sont à l'état "Écarté". Seul le service des examens et concours peut modifier cet état.

Après enregistrement du nouvel état du candidat sur la ou les candidatures, l'affichage de la liste est réactualisé.

Cette opération peut être effectuée autant de fois que nécessaire. En effet, passer un candidat en "Non Inscrit" n'est pas une opération définitive, cet état pourra être modifié à nouveau pendant la période d'ouverture du service d'inscription.

Par soucis de performance de l'application, le traitement simultané est limité à 30 candidatures.


Il est possible de modifier le nombre de candidatures affichées par page en cliquant sur le menu déroulant du champ "Afficher éléments" (voir exemple ci-dessous) :

La capacité maximale d'affichage est de 1000 lignes par pages.

etablissement

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Le rapport d'erreur généré est au format html. Il est imprimable et contient le numéro de candidature, le nom de famille, le prénom, la date de naissance, la division de classe, l'état ainsi que les données en erreur de chaque candidature.


ÉTAPES DE GESTION

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4.4. Gérer les recueils de consentements des candid atures

Pré-requis :

Pour avoir accès à la sous activité, l'établissement doit disposer d'un service étape inscription et que celui-ci soit ouvert.


Cette sous activité vous permet de mettre à jour les recueils de consentements d'une ou de plusieurs candidatures.

Actions :

Effectuez une recherche (voir "MODULE_RECHERCHE").

Une fois le résultat de la recherche affiché, vous avez la possibilité de modifier les consentements d'une ou de plusieurs candidatures.

Les différents types de consentements définis pour le domaine réglementaire et la session sont affichés dans une colonne en face de la liste des candidatures.

Pour modifier les consentements :

• Cocher les cases correspondantes à la candidature ou aux candidatures à mettre à

jour et modifier le consentement dans la colonne.

• Une fois toutes les modifications apportées aux candidatures, enregistrer.

N'oubliez pas : La liste des candidatures est exportable au format csv en cliquant sur le bouton "Exporter".

Assurez-vous d'avoir bien enregistré vos modifications en cliquant sur le bouton "Enregistrer" ou vos modifications ne seront pas prises en compte dans l'export.

Le recueil du consentement du candidat est une données importante et il convient d'être vigilant sur la rectification éventuellement demandée par le candidat ou son représentant légal concernant cette donnée.

etablissement

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Cette sous activité ne concerne que les éléments liés à la diffusion des résultats des candidatures, aucun contrôle n'est effectué par le système sur les autres données de la candidature.

Possibilité de trier les colonnes (Ex : par ordre alphabétique, par classe...)

L'affichage est limité à 1000 résultats par page.


ÉTAPES DE GESTION

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4.5. Éditer des listes de candidatures

Pré-requis :

Cette activité est toujours accessible.


Le but de cette activité est d'éditer des listes de candidatures.

Plusieurs listes sont à disposition.

La liste vous permet de retrouver le n° d’inscripti on d’un candidat mais aussi de pointer et de contrôler le retour des confirmations d’inscription : vous pouvez ainsi contrôler que la confirmation signée correspond bien à la dernière version de l’inscription du candidat.

Actions :

Au préalable, vous devez choisir le type d'édition que vous souhaitez générer :

- Liste simple

- Liste des épreuves

- Liste détaillée

Puis utilisez le bouton Visualiser ou Exporter CSV pour lancer la recherche (MODULE_DE_RECHERCHE).

N'oubliez pas : Il est nécessaire d'être attentif à l’état des candidatures qui sont prises en compte : si la rubrique de sélection « État candidature » n’a pas été renseignée, les résultats qui seront affichés ne seront pas limités aux seuls candidats inscrits. Il est donc préférable de renseigner a minima cette rubrique.

Il est recommandé d’affiner la recherche en sélectionnant le plus grand nombre possible de rubriques. A défaut, l’affichage des candidatures peut être trop important.

etablissement

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Les résultats de recherche dépendent du type d'édition demandé :

Liste simple :

• L'édition simplifiée affiche les candidatures par ligne

• Les informations reprises pour chaque candidature sont : Le numéro d'inscription, Nom de naissance (ou "nom de famille") / Nom d'usage, Prénom(s), Date de naissance, Etablissement d'inscription, Catégorie candidat, Série / Enseignement, Etat

Liste détaillée :

• L'édition détaillée affiche les candidatures par blocs

• Les informations reprises pour chaque candidature sont : Le numéro Cyclades (ou "numéro d'inscription"), le nom de famille / prénom, la date et lieu de naissance, le numéro INE, les coordonnées du candidat et de son établissement, la division de classe, la série et l'indicateur relatif aux mesures pour handicap (oui/non)

• Exemple (format PDF) :

ÉTAPES DE GESTION

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Liste épreuves :

• L'édition par épreuve affiche les choix d'épreuves par candidat

• Les informations reprises pour chaque candidature sont : Le numéro d'inscription, Nom / Prénom, Date de naissance, Catégorie candidat, Etat, Etablissement d'inscription, Choix épreuves obligatoires, Choix épreuves facultatives

• Exemple (format PDF) :

Ces listes sont affichées en fonction de critères que vous avez choisis (ces critères ne sont pas tous disponibles selon le type d'édition choisi).

• Critères de regroupement : Division de classe, Série, État candidature

• Critères de tri : Numéro d'inscription, Date de naissance, Nom et prénom de candidat, Etat candidature, Lieu de naissance, Nationalité, Série, Enseignement, Catégorie candidat, Lieu inscription, Division de classe, Handicap, Mesures handicap

Si vous optez pour des regroupements, les candidatures seront rassemblées par critères de regroupement.

L'ordre d'affichage des candidatures varie selon les options de tri sélectionnées que vous avez choisies.

Deux formats de sortie sont disponibles pour les listes :

• Format PDF (comme sur les exemples) enregistrable et imprimable depuis le bouton "Visualiser "

• Format CSV enregistrable et imprimable depuis le bouton "Exporter CSV " :

• La première ligne du fichier CSV est constituée des noms des données résultat

• Les colonnes sont séparées par des points virgules

• Chaque candidature est séparée par un retour à la ligne

• Si l'utilisateur a défini un regroupement: les données seront d'abord triées par critère de regroupement puis par critère de tri

etablissement

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Si un ou plusieurs regroupements sont sélectionnés, le document généré au format PDF disposera d'un sommaire.

Si aucun tri n'est sélectionné, le tri est automatiquement opéré sur la première colonne.

Vous ne pouvez pas utiliser les mêmes critères de regroupement et de tri en même temps.


ÉTAPES DE GESTION

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4.6. Éditer des confirmations d'inscription

Pré-requis :

Le service d'inscription doit être ouvert pour votre établissement.

Au moins une candidature doit être enregistrée.


Cette activité permet d'enregistrer et/ou d'imprimer l'ensemble des confirmations d'inscription à l'examen (par division de classe si vous en avez défini au sein de votre établissement).

Vous pouvez éditer plusieurs confirmations après une recherche sur des critères définis, ou bien générer la confirmation d'inscription dès la validation de celle-ci.

Les confirmations d’inscription sont éditées en format pdf.

Actions :

Lancez une recherche (MODULE_DE_RECHERCHE).

Une fenêtre apparaît alors spécifiant le nombre de candidatures répondant aux critères.

Spécificités du document généré :

Soit une seule inscription est considérée :

• Une page de confirmation/récapitulatif de candidature est éditée au format PDF pour l'inscription considérée

Soit plusieurs inscriptions sont considérées dans un même document :

• Une page récapitulative avec des regroupements par :

• Code établissement

• Division de classe

etablissement

32

• Le corps du document avec des regroupements par :

• confirmation d'inscription

• Les données sont triées par :

• Code établissement

• Division de classe

• Nom de naissance


Un saut de page est appliqué à chaque confirmation d'inscription.

Une fois la période d'ouverture des inscriptions échue vous n'aurez plus accès à cette activité.


ÉTAPES DE GESTION

33

4.7. Éditer des statistiques d'inscription

Pré-requis :

Le service d'inscription de votre établissement doit être ouvert.


Cette activité permet d'afficher et d'éditer les statistiques relatives aux inscriptions, c'est à dire de calculer le nombre de candidatures selon le type d'édition demandé.

Les statistiques d'inscription sont proposées selon les types d'édition suivants :

• Nombre de candidatures par catégorie : vous pouvez visualiser le nombre de candidats inscrits, par catégorie de candidats.

• Nombre de candidatures par épreuve à choix : vous pouvez visualiser le nombre de candidats inscrits, par épreuve et choix.

• Nombre de candidature par qualification présentée : vous pouvez visualiser le nombre de candidats par état de candidatures, et par qualification présentée.

Actions :

Choisir dans le menu déroulant "Type édition" la statistique à éditer.

Nombres de candidatures par catégorie :

Choisir les critères de sélection des candidatures.

Choisir les critères de regroupements souhaités.

Lancer la recherche (MODULE_DE_RECHERCHE) en cliquant sur le bouton "Visualiser".

etablissement

34

Une fois le résultat retourné vous pourrez générer la liste en format PDF (imprimable) et ainsi visualiser l'état des candidats inscrits de votre établissement, par catégorie.

Exemple (au format PDF) :

Nombre de candidatures par épreuve à choix :


Choisir les critères de regroupements souhaités.


Une fois le résultat retourné vous pourrez générer la liste en format PDF (imprimable) et ainsi visualiser le nombre de candidats inscrits, par épreuve et choix.


Nombres de candidatures par qualification présentée :


Choisir parmi les critères de regroupements souhaités.

ÉTAPES DE GESTION

35


Une fois le résultat retourné vous pourrez générer la liste en format PDF (imprimable) et ainsi visualiser le nombre de candidatures de votre établissement, par état et par qualification présentée.


Rappel : "QP" désigne la qualification présentée (par exemple, série, spécialité).


Une distinction est opérée selon le statut déclaré pour l'établissement : établissement fictif (Ex : CNED) ou public.

Chaque statistique peut être générée au format CSV de façon à exporter les données dans un fichier exploitable sous Excel, par exemple.


37

RECHERCHE

Module de recherche

Description du module :

La recherche d'éléments dans Cyclades (recherche de candidatures, d'établissements, de lieux...) s'effectue à l'aide d'un module spécifique.

Ce module est commun à toutes les populations d'utilisateurs et tous les domaines de Cyclades.

Il vous permet d'effectuer des recherches sur deux niveaux par :

Critères :

• Critères de recherche (les critères permettent de sélectionner un champ / une rubrique. Par exemple : le numéro d'inscription, l'état de la candidature, l'état civil, la division de classe etc...).

• Les critères affichés par défaut dépendent de l'acte de gestion dans lequel vous vous situez lorsque vous faites appel au module de recherche (ex : pour une Consultation / Modification de candidature, les critères par défaut sont : le numéro d'inscription, le nom de famille du candidat ainsi que l'état de la candidature).

Opérateurs :

• Les opérateurs sont les possibilités de recherche qui vous sont offertes sur les critères définis.

• Selon le type de critère défini, vous pouvez sélectionner des opérateurs à rechercher (ex : pour une consultation / Modification de candidature, sur le critère "Numéro d'inscription"; vous pourrez choisir, par exemple, les opérateurs "égal/supérieur" ou "égal/inférieur" ou "égal à"...).

Valeurs :

• Les valeurs sont les possibilités de recherche qui vous sont offertes en fonctions des critères définis.

• Selon le type de critère défini, vous pourrez saisir ou sélectionner des valeurs à rechercher (ex : pour une consultation / Modification de candidature, sur le critère "Numéro d'inscription"; vous pourrez choisir des valeurs égal/supérieur ou égal/inférieur ou égal à un nombre que vous aurez saisi).

etablissement

38

Actions :

Lorsque vous effectuez une recherche, un certain nombre de critères apparaissent par défaut selon l'activité dans laquelle il se situe.

Pour affiner votre recherche, vous avez la possibilité d'ajouter de nouveaux critères et de définir des valeurs à rechercher pour ces critères.

Pour un même critère, vous choisirez un seul opérateur, mais vous pouvez saisir/sélectionner plusieurs valeurs du critère.

L'écran de recherche est divisé en deux parties :

• La partie gauche de l'écran présente "l'arbre des critères de recherche" : il vous permet d'ajouter des nouveaux critères de recherche. Cliquez sur l'arborescence pour ajouter un critère de recherche supplémentaire aux critères définis par défaut.

• La partie droite affiche les critères retenus pour la recherche.

1. Sous chaque critère, un menu déroulant permet de choisir des "opérateurs" (Egal, Supérieur ou égal, Commence par, Contient etc...) pour la recherche.

2. Vous avez la possibilité d'ajouter de nouvelles valeurs de recherche (bouton "+") ou d'en supprimer (bouton "x").

Règles du module de recherche :

• Si vous utilisez plusieurs critères ("A", "B" ...) alors la recherche porte sur les résultats comprenant à la fois les critères "A" ET "B" ET ... .

• Si vous utilisez plusieurs valeurs "X" et "Y" pour un critère "A" alors la recherche porte sur toutes les données comprenant "X" OU "Y" , et ce uniquement pour le critère "A" .

Astuce :

Pour les champs qui utilisent des chaînes de caractères, vous avez la possibilité d'effectuer une recherche par caractères spéciaux :

• Vous pouvez utiliser le caractère "?" pour rechercher un ou plusieurs attributs particuliers d'une chaîne de caractères. Exemple : pour rechercher tous les noms de candidats qui commencent par "P" et qui comportent 6 lettres : vous pouvez saisir : "P?????" soit autant de "?" que de caractères recherchés.

RECHERCHE

39

• Vous pouvez utiliser le caractère "*" pour des recherches étendues. Exemple : pour rechercher tous les noms de candidats qui commencent par "P" : vous pouvez saisir : "P*", et ce quel que soit le nombre de caractères composant le nom.


Le bouton "+" (dans un rond vert), situé sous la dernière ligne de saisie d'une valeur, permet d'ajouter plusieurs valeurs au critère de sélection choisi afin d'affiner la recherche. Ex : pour le critère "Division de classe", en utilisant le l'opérateur "égal à", il est possible de sélectionner successivement plusieurs classes différentes et de faire ainsi une recherche simultanée sur plusieurs classes.

Le bouton "x" (dans un rond rouge), situé sur la ligne de saisie de caque valeur, permet de supprimer la valeur sélectionnée préalablement et sur laquelle on ne souhaite plus effectuer la recherche.

L'affichage est limité à 15 résultats par page.

Le module de recherche est limité à 999 résultats. Il est donc recommandé d'affiner la sélection en utilisant des critères supplémentaires. Ex : l'établissement d'enseignement, le choix de la langue...

Une fois le résultat d'une recherche affiché, vous pouvez revenir au module de recherche en cliquant sur le bouton "Nouvelle recherche " situé dans la partie supérieure gauche de l'écran. A noter que les critères précédemment sélectionnés sont conservés, ce qui donne la possibilité de modifier la recherche initiale.


41

Glossaire

A

Activité: ensemble des opérations à réaliser au sein d’une étape de gestion

B

Base session: terme OCEAN : la base session correspond à un domaine d'examen ou de concours

pour une session donnée.

BEA: le numéro BEA désigne le numéro de la Base-Elèves Académique. C’est un numéro national

unique délivré à chaque élève lors de son entrée en classe de sixième. Il permet d'identifier

individuellement chaque élève scolarisé dans l'enseignement secondaire. Ce numéro est

composé de 10 chiffres et une lettre.

C

Catégorie de candidat: correspond au statut du candidat vis-à-vis de l’examen : candidature scolaire

ou candidature individuelle. Elle détermine le plus souvent le mode d’évaluation des

épreuves, en fonction de la réglementation de l’examen. Exemple : au DNB, les épreuves de

langues sont évaluées en contrôle continu pour les candidats scolaires et en ponctuel pour

les candidats individuels.

Centre d'affichage: lieu où sont affichés les résultats.

Centre d'épreuve: lieu où le candidat passe ses épreuves.

Centre de correction: lieu où les corrections d'épreuves sont centralisées ou lieu où sont retirées les

copies.

Centre de délibération: lieu où se réunit le jury.

Cible d'affectation: Une cible d'affectation correspond à un élement où peuvent être affectés des

épreuves candidats.

Code du lieu: Ce code fait référence au code d'un lieu, non saisissable lors de la création d'un lieu est

généré automatiquement lors de l'enregistrement du nouveau lieu. Ce numéro a 11

caractères : il commence par le numéro du département si le pays est France, sinon ce sont

le 3 premiers caractères du code pays, puis "CY" et 6 caractères.

Commission: intervenant ou groupe d'intervenants chargé(s) d'une mission (correction,

interrogation) dans le cadre des examens et concours.

Copie de Domaine réglementaire: Groupement de 1 à n examens ou concours.

Cyclades: CYCLes Automatisés Des Examens et concourS

etablissement

42

D

D.N.B.: Diplôme National du Brevet

Délégation en salle: La délégation en salle permet au gestionnaire DEC de permettre aux centres

épreuve d'affecter en salle les candidats passant leurs épreuves dans ces lieux.

Division de classe: elle correspond à la nomenclature des classes qui a été adoptée par

l’établissement. Exemple : 3ème A, 3ème B, etc.

Domaine réglementaire: groupement de 1 à n examens ou concours.

E

Enseignements Valorisés: Il existe un lien entre l'enseignement suivi par l'élève et la qualification

présentée par le candidat. La réglementation prévoit, pour un domaine de gestion, une

spécialisation [ex: au DNB., les sections de langue internationale]. Au sein d'un

établissement, des enseignements sont proposés aux élèves pour ces spécialisations. L'élève

suit donc un enseignement spécifique. Lors de son inscription à l'examen, il peut valoriser

l'enseignement suivi en spécifiant par exemple un choix de langue.

Entité de gestion: Entité en charge du traitement d'une ou plusieurs étapes de gestion pour un

périmètre géographique défini, sur tout ou partie des qualifications présentées du pilote

réglementaire.

Épreuve: terme générique désignant l'entité support de l'évaluation de compétence et/ou de

connaissance.

Étape de gestion: les étapes de gestion d'un examen ou d'un concours se déroulent sur une période

donnée en vue de mener à bien la session d'examen ou de concours ou de certification.

État du candidat: sur Cyclades, l'état initial du candidat peut-être "Inscrit", en "Anomalie"

(inscription incomplète) ou "Non inscrit".

Examen: qualification présentée (examen) caractérisée par un ensemble d'évaluation des

compétences et des connaissances (exemple : épreuves, évaluations) pour un niveau

d'enseignement (collège) au sein de l'Education Nationale.

I

Intervenant: personne chargée d'assurer un rôle dans un examen ou un concours (interrogateur,

correcteur, surveillant, etc...)

L

Lieu: endroit géographique susceptible d'accueillir des candidats pour une épreuve, des intervenants

pour effectuer de la correction, participer à une délibération. Il peut s'agir d'un

établissement scolaire comme d'une autre structure (piscine, palais des congrès, ....). Un lieu

peut être constitué d'un seul ou plusieurs sites, lui-même pouvant être composé de plusieurs

bâtiments.

Glossaire

43

M

Module: un module est une fonctionnalité transverse que l'on retrouve dans plusieurs étapes de

gestion. Ex : le module de recherche, la planification de batchs...

O

Opérateurs: un opérateur est une fonction qui utilise des caractères spéciaux (ici égal, supérieur,

supérieur ou égal, contient, commence par etc...) qui permet d'effectuer des opérations sur

des chaînes de caractères. Dans Cyclades ces opérateurs appliqués aux fonctions de

recherche permettent d'opérer des sélections de données.

P

Pilote Réglementaire: Il comprend l’ensemble des règles de gestion qui sont prévues par la

réglementation d’un examen, d’un concours ou d’une certification, dont les informations

relatives aux épreuves (statut, durée, coefficient…)

Position de l'épreuve: elle définit la situation du candidat vis-à-vis de l’épreuve, en fonction de la

réglementation de l’examen ou du concours. Le candidat peut être inscrit ou non à une

épreuve, être dispensé, conserver la note obtenue à l’épreuve, etc…

Q

Qualification présentée: terme générique qui désigne la spécialité/série/discipline de l'examen,

concours ou certification auquel se présente un candidat.

R

Recueils de consentements: le recueil de consentement est une obligation rappelée par la

Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) dans le cadre des examens et

concours : la transmission des résultats à un partenaire extérieur à l’éducation nationale (ex :

presse et partenaires privés, collectivités territoriales) est soumise à l’accord exprès et

préalable du candidat, ou de son représentant légal si le candidat est mineur. Ce recueil de

consentement (oui/non) s’effectue au moment de l’inscription.

Règle d'affectation: Une règle d'affectation permet d'affecter des éléments dans une cible

d'affectation. Elle permet d'affecter par exemple des épreuves candidats dans des centres

épreuves, dans des salles.

Regroupement: Un regroupement est un ensemble d'éléments de même nature qui permet de

répondre à des pratiques d'organisation. Un regroupement peut être un ensemble de

candidatures ou un ensemble de cibles d'affectation.

S

Salle: pièce d'un bâtiment destinée à un usage collectif. exemples : salle de classe, laboratoire, bassin

d'une piscine, etc...

etablissement

44

Session: période pendant laquelle ont lieu des examens, des concours, de la période préparatoire

(inscription, organisation, ...) jusqu'à la période d'affichage des résultats.

Sous-activité: une sous-activité est un ensemble d'opérations à réaliser pour l'activité dont elle

dépend.

T

Traitements planifiés: les traitements planifiés sont des traitements de données automatiques. Ces

traitements peuvent être lancés manuellement ou automatisés et prévus pour se déclencher

à un jour et une heure définie.

Documents

MANUEL ETABLISSEMENT DNB CYCLADES V2cria.ac-amiens.fr/dec2/circulaires/DNB/Annexe_1_MANUEL... · 2014. 12. 11. · ADMINISTRATION 5 Code couleur : • Si un site est entièrement