MANUEL: MENSURA ABSENTEISME ZONE CLIENTS · 2015-03-20 · lesquelles vous pouvez créer et gérer des utilisateurs ... vous créez un nouvel utilisateur final sur base des données

Manuel Zone clientss

Mensura Absentéisme 1

MANUEL: MENSURA ABSENTEISME ZONE CLIENTS



Table des matières Table des matières .................................................................................................... 2

Introduction ............................................................................................................ 3 Quelles sont les possibilités prévues par la zone clients? .................................. 3 De quoi avez-vous besoin pour utiliser la zone clients? ...................................... 3

Ouvrir une session en tant que gestionnaire local .................................................. 4 Création d'un utilisateur final (uniquement pour le gestionnaire local) ................ 5

Ouvrir une session en tant qu'utilisateur final: ...................................................... 10 Absences: ............................................................................................................ 13

Enregistrer, modifier, effacer: ........................................................................... 13 Encodage des absences: ............................................................................. 24 Complétez l’absence existante: .................................................................... 21 Effacer l’absence: ......................................................................................... 21 Liste complète ( périodique ) : .......................................................................... 22 Liste sans certificat médical ( périodique ) : ...................................................... 21

Certificats: ........................................................................................................... 25 Liste certificats encodés: .................................................................................. 25 Liste des certificats courants: ........................................................................... 26

Contrôles: ............................................................................................................ 27 Demandes: ....................................................................................................... 27 Encodage de contrôles: ................................................................................ 27 Ajouter un nouveau contrôle sur l’absence déjà contrôlée ............................ 30 Supprimer une demande de contrôle ........................................................ 30 .... Suivi…………………………………………………………………………………32

Résultats …………………………………………………………………………… 32 Données de la firme ........................................................................................... 333

Personnel………………………………………………………………………………33 Départements .................................................................................................. 37



Introduction

Quelles sont les possibilités prévues par la zone clients?

Demander si un avertissement de maladie a été introduit pour un membre donné du personnel;

Demander le relevé des maladies et/ou des contrôles d'un membre du personnel pour une période donnée;

Demander si un contrôle a été planifié pour un membre du personnel;

Demander une liste des certificats introduits d'un jour ou d'une période données;

Examiner l’état d’avancement d’un contrôle;

Demander les résultats des contrôles d'un jour précis;

Demander le résultat du contrôle d'un membre du personnel;

Demander une liste des certificats en cours pour un jour précis;

Saisir, modifier et suivre des avis

Saisir, modifier et suivre des contrôles

Gérer des données personnelles

De quoi avez-vous besoin pour utiliser la zone clients?

Accès à l'internet

Code utilisateur et mot de passe La manière d'utiliser cette zone clients est différente selon la fonction qui vous a été attribuée. Le gestionnaire local et l'utilisateur final n'ont pas les mêmes autorisations. Gestionnaire local: Vous êtes responsable du système pour votre entreprise. Vous décidez qui cela concerne et ce que chacun peut faire dans le système. Vous détenez personnellement tous les droits d'utilisation et de gestion du système. En tant que gestionnaire local, c'est vous qui attribuez les codes utilisateur et les mots de passe aux utilisateurs finaux. ce code DOIT être différent de celui que vous utilisez pour ouvrir une session en tant qu'administrateur local ! Utilisateur final: Vous avez l'autorisation d'utiliser le système, mais il se peut que vous n'ayez pas accès à toutes les options mentionnées dans le présent manuel. C'est le gestionnaire système local qui décide ce que vous pouvez examiner ou non dans ce système. Attention : ce code DOIT être différent de celui que vous utilisez pour ouvrir une session en tant qu'administrateur local !



Ouvrir une session en tant que gestionnaire local Via https://klantenzone.mensura.be/WD150AWP/WD150Awp.exe/CONNECT/OnlineCare_V15 vous obtenez l'écran suivant: Vous y remplissez le code de gestionnaire local que nous vous avons envoyé.

Vous pouvez y indiquer votre choix linguistique et ouvrir une session dans la zone clients. Quand vous avez saisi vos codes, il faut un certain temps pour accéder effectivement à la zone clients pour les raisons suivantes :

nous travaillons avec une application web faisant appel à différents serveurs. En fonction de la densité du trafic sur les serveurs, vous pourrez accéder plus ou moins rapidement à la zone clients.

Au début de l'application, nous demandons au système de vérifier directement toutes les autorisations assignées à vous et à votre entreprise afin d'éviter les temps d'attente lors de l'utilisation du programme.

https://klantenzone.mensura.be/WD150AWP/WD150Awp.exe/CONNECT/OnlineCare_V15

https://klantenzone.mensura.be/WD150AWP/WD150Awp.exe/CONNECT/OnlineCare_V15



Création d'un utilisateur final (uniquement pour le gestionnaire local)

Quand vous ouvrez une session en tant que gestionnaire local, vous obtenez l'écran suivant:

Ce récapitulatif présente, pour les sociétés qui vous ont été attribuées, tous les utilisateurs finaux définis, triés d'après la valeur du champ "utilisateur final".

Les "sociétés qui vous ont été attribuées" sont déterminées au moment où nous créons votre id utilisateur (de gestionnaire). Ce sont toutes les sociétés pour lesquelles vous pouvez créer et gérer des utilisateurs finaux et les liaisons correspondantes.

Les avertissements sont accessibles à tous, les champs réservés aux certificats et aux contrôles doivent être attribués par le gestionnaire local.

Attention! Vous voyez ici tous les utilisateurs finaux que vous avez déjà créés. Vous ne pouvez effacer aucun utilisateur final, vous pouvez seulement les désactiver. Vous pouvez modifier librement la période durant laquelle un utilisateur final peut s'identifier en modifiant les dates de validité (colonnes "Depuis" "jusqu'au").

Si un utilisateur final ne peut plus s'identifier, l'erreur réside dans les dates de validité ou dans le nombre excessif d'identifications erronées. La colonne "Essais max" mentionne le nombre de fois qu'un utilisateur final peut s'identifier erronément. La



colonne "# connexions" indique combien de fois l'utilisateur final s'est effectivement identifié erronément. Si le nombre d'essais est supérieur ou égal au nombre maximal d'essais, l'utilisateur final ne peut plus s'identifier. Vous pouvez réactiver l'identification en remettant à zéro la valeur du champ "# d'essais" via la fonction de gestion "Modifier".

Vous pouvez désigner un utilisateur final pour la fonction de gestion en cliquant dessus. La fonction de gestion:

Ajouter Vous permet de définir de nouveaux utilisateurs finaux. Après la création d'un nouvel utilisateur final, le programme passe automatiquement à "Gérer utilisateur final/société". Vous devez obligatoirement associer l'utilisateur final à 1 société au moins.

Modifier Vous donne la possibilité de modifier les données détaillées d'un utilisateur final sélectionné.

Dupliquer Avec cette fonction, vous créez un nouvel utilisateur final sur base des données détaillées d'un utilisateur final sélectionné. Vous pouvez encore modifier ces données détaillées. Après la création d'un nouvel utilisateur final, le programme passe automatiquement à "Gérer utilisateur final/société". Vous devez obligatoirement associer l'utilisateur final à 1 société au moins.

Examiner

Vous permet de consulter les données détaillées d'un utilisateur final sélectionné.

Rafraîchissement Mise à jour des données dans le récapitulatif.

Gérer le lien utilisateur final/société

Invoque le programme qui vous permet d'associer des utilisateurs finaux aux sociétés qui vous sont attribuées.



En cliquant sur "Ajouter", vous obtenez l'écran suivant:

Vous pouvez y compléter toutes les données de l'utilisateur final. Les champs accompagnés d'un * sont des champs obligatoires. Si vous cliquez sur "OK", vous obtenez l'écran suivant:



Vous pouvez y cliquer sur les compétences relatives à l'utilisateur final. Vous avez le choix entre:

Encoder les avertissements / certificats

Encoder les demandes de contrôle

Consulter les avertissements

Consulter les certificats

Consulter les contrôles

Consulter les résultats des contrôles

Gestion des données du personnel

Gestion des départements / divisions



Après avoir introduit toutes les données et cliqué sur OK, vous obtenez l'écran suivant:

Cet écran récapitulatif montre, pour l'utilisateur final que vous avez sélectionné, toutes les liaisons avec les sociétés qui vous sont attribuées, triées suivant les champs "utilisateur", "firme" et "filiale". Les liens actifs définis ici déterminent la liste finale des entreprises parmi lesquelles l'utilisateur final peut faire son choix. Les liens actifs faisant référence à des entreprises "effacées" chez Mensura ne sont pas repris dans la liste. Si vous souhaitez quitter l'application, vous devez cliquer sur "Terminer" dans la barre de titre située dans le haut de l'écran. Votre communication avec notre système est ainsi correctement interrompue. Cela est d'ailleurs valable pour tous les écrans surmontés d'un "Terminer".



Ouvrir une session en tant qu'utilisateur final: Via https://klantenzone.mensura.be/WD110AWP/WD110Awp.exe/CONNECT/Onlinecare. vous obtenez l'écran suivant: Vous y remplissez le code d'utilisateur final que le gestionnaire local vous a attribué.

https://klantenzone.mensura.be/WD110AWP/WD110Awp.exe/CONNECT/Onlinecare



Vous pouvez y indiquer votre choix linguistique et ouvrir une session dans la zone clients. Vous obtenez alors l'écran suivant:

Vous trouvez, en bas à droite de chaque page, un point d'interrogation : c'est de cette façon que vous atteignez la fonction d'aide qui vous fournit, page par page, davantage d'informations de base et vous permet de trouver chaque fois une réponse à vos questions.



Utilisateur: vous voyez toujours ici sous quelle société/filiale vous avez ouvert la session. Sélection: vous voyez ici où vous vous trouvez dans la Zone clients Clôturer: vous permet de quitter l'écran actuel. Autre firme: Si vous travaillez avec différents départements ou différentes entités, vous pouvez ouvrir ici l'un de ces départements ou l'une de ces entités. Entrer/Rafraîchir: vous confirmez votre choix.

Ce symbole vous permet d'exporter les données en Excel, ce qui vous permettra de continuer à traiter les informations.

Vous sélectionnez dans cet écran la firme/filiale que vous voulez examiner. Si vous cliquez ensuite sur Entrer, vous arrivez à l'écran suivant: Vous pouvez ensuite y sélectionner Absences, Certificats ou Contrôles:

Absences: est subdivisé en "Enregistrer, modifier, effacer", "Liste complète (périodique)" et "Liste sans certificat médical (périodique)".

Certificats: est subdivisé en "Liste certificats encodés ( de/jusqu’au inclus )" et "Liste des certificats courants".

Contrôles: est subdivisé en "Demandes", "Suivi" et "Résultats ( de/jusqu’au inclus )".



Si, en tant qu'utilisateur final, vous n'avez pas accès à une partie donnée, vous ne la voyez pas. Si vous devez quand même y avoir accès, vous pouvez consulter votre gestionnaire local. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche dans le bas de la page pour rechercher un membre du personnel d'après son numéro de matricule, le(s) département(s) ou le genre d'absentéisme.

Absences:

Enregistrer, modifier, effacer:

Si vous cliquez sur Absences, Enregistrer, modifier, effacer, vous obtenez d'abord un écran vide. Les fonctions de recherche en bas de l'écran (voir ci-dessous) vous permettent de rechercher les membres du personnel. Vous confirmez votre choix à l'aide de l'onglet et vous obtenez une liste des absences du membre du personnel en question via "Cherchez". Ici aussi, vous pouvez exporter en Excel pour poursuivre un traitement personnalisé.



Si vous ne connaissez pas le numéro de matricule, vous pouvez cliquer sur le point d’interrogation après le champ. Vous voyez alors l'écran suivant:

Vous pouvez simplement faire une recherche par nom et/ou prénom. Vous sélectionnez votre choix en cliquant sur "Cherchez".



Encodage des absences:

Vous cherchez votre membre du personnel comme expliqué en haut. Vous voyez alors l’écran suivant :

Vous pouvez également sélectionner une personne dans la liste. Vous voyez d'abord apparaître les absences saisis pour ce membre du personnel. Vous trouvez ensuite toutes les informations dont nous disposons concernant cette personne. Vous pouvez consulter la suite de ces absences en cliquant sur "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée". Vous voyez alors l'écran suivant s'afficher :



Si vous souhaitez voir le contenu de chaque mouvement saisi pour cette absence, vous pouvez à nouveau le consulter via le bouton "Contenu de la ligne sélectionnée" Vous pouvez obtenir un bel aperçu des données saisies pour une ligne avec

"données certificats" ou "résultat de contrôle" en cliquant sur ; vous pouvez éventuellement utiliser ces données pour les conserver dans le dossier personnel de la personne en question.



Si vous souhaitez saisir une nouvelle mention, vous devez le faire via l'écran suivant. Dans cet écran, vous pouvez saisir une nouvelle absence ou modifier une absence en cliquant sur le bouton "Absences/contrôles encoder ou modifier".



L'écran suivant apparaît alors :

Cet écran est subdivisé en trois colonnes, à savoir : "Nouvelle absence'" "Compléter l’absence existante" et "Contrôle". Si, en tant qu'utilisateur final, vous n'avez pas accès à une partie donnée, vous voyez le titre de la colonne, mais la colonne est vide. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle absence, vous devez toujours choisir le type d'absence souhaité (en fonction de ce qui a été convenu avec votre entreprise). Cette donnée ne pourra plus être modifiée par après. Vous pouvez choisir entre Maladie, Voyage à l’étranger, Prestations à temps réduit, Accident de travail et Maladie professionnelle.



Une fois que vous avez mentionné le type d'absence, cliquez sur "Création (M1)". Vous allez accéder à l'écran suivant :

Vous voyez apparaître différents onglets dans cet écran : Coordonnées, Adresses de séjour, Absence, Hosp./Bloc., Texte de demande, Relation personne - firme. Vous devez passer tous les onglets en revue, même si vous ne devez pas ajouter ni modifier de données à un onglet. Si vous cliquez sur l'onglet "Coordonnées", vous pouvez modifier les données relatives à votre membre du personnel (uniquement pour cette mention de maladie). Les flèches (>>) situées à droite de l'écran vous permettent de passer à l'écran suivant.

Vous accédez ensuite à l'onglet "Adresses de séjour". L'adresse de séjour est l'adresse à laquelle le malade séjourne pendant sa période de maladie. Elle diffère toujours de l'adresse mentionnée dans l'onglet "Coordonnées". Il est important de la compléter si vous savez que le membre du personnel séjourne ailleurs, afin que le médecin se présente à la bonne adresse en cas de contrôle. L'adresse n'est adaptée que dans cet avis de maladie et pas dans le fichier du personnel.



Vous pouvez utiliser les flèches (>>) pour passer à l'onglet suivant "Absence". Vous devez compléter toutes les données de l'absence dans cet onglet :

la cause d’empêchement (différentes possibilités de choix s'affichent si vous cliquez sur la flèche bleue)

autorisée ou interdite (cliquez de nouveau sur la flèche bleue)

Genre du certificat (cliquez sur la flèche bleue pour faire votre choix).

quantième prolongation (ne compléter qu'en cas de prolongation)

malade à partir de (date de début de la maladie)

numéro de dossier éventuel

nom et numéro de téléphone du médecin traitant.

L'onglet suivant est "Hospitalisation/blocage”. Vous pouvez y saisir les dates d'une hospitalisation. En cas de blocage provisoire (p. ex. séjour à l'étranger), vous pouvez faire votre choix en cliquant sur la flèche bleue. Votre membre du personnel est ainsi bloqué pour la période définie et il ne recevra pas la visite d'un médecin-contrôleur.

Si vous cliquez sur les flèches (>>), vous accédez à l'onglet suivant "Texte de demande”. Dans cet écran, vous pouvez taper un texte libre (p. ex. infos supplémentaires d'une attestation).

Dans le dernier onglet "Relation personne - firme", vous voyez des données supplémentaires concernant le membre du personnel au sein de l'entreprise. Cela ne sert à rien de les modifier dans cet écran, c’est simplement info supplémentaire. Si vous voulez modifier des données, vous devez le faire dans le bloc Données de la firme avant que vous ajoutez une nouvelle absence. La possibilité de permettre ou non un contrôle d'un membre du personnel est également affichée ici. S'il est mentionné que le membre du personnel peut être contrôlé, cela ne veut pas dire qu'un contrôle sera automatiquement organisé. Cela signifie uniquement qu'il a été indiqué via le fichier du personnel que ce membre du personnel peut être soumis à un contrôle s'il existe des attestations justifiant un contrôle. Vous ne pouvez pas modifier ces infos ici. Une fois toutes les données du nouvel avis complétées, cliquez sur "Vérifier", puis sur "Enregistrer". Vous voyez alors apparaître le message : "Les données ont été traitées".



Complétez l’absence existante :

Pour modifier une absence, vous devez à nouveau commencer à l'écran initial "Encoder, modifier, effacer" . Vous sélectionnez le membre du personnel de votre choix et vous cliquez, dans l'aperçu de ses absences, sur l'absence que vous souhaitez modifier :

Cliquez sur le bouton "Absences/contrôles encoder ou modifier" et faites un choix dans la deuxième colonne "Complétez l’absence existante”. Vous pouvez choisir entre “Complétez la date de fin de l’absence”, “Ajouter l'adresse de séjour”, “Ajouter date de reprise de travail anticipée”, “Ajouter les périodes de hospitalisation”, “Ajouter les périodes de blocage pour le contrôle” et “Effacer l’absence”.

Après modification, cliquez sur "Vérifier", puis sur "Enregistrer”. Vous pouvez alors visualiser les modifications dans l'écran initial via le bouton "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée".

Effacer l’ absence :

Pour effacer une absence, vous devez à nouveau commencer de l'écran initial "Encoder, modifier, effacer" (voir ci-dessus). Cliquez sur le bouton "Absences" et choisissez dans la deuxième colonne "Effacer l’absence". Passez ensuite à l'onglet "Absence", cliquez sur "Vérifier", puis sur le bouton "Enregistrer". La mention est à présent supprimée. Si vous allez à présent sur la ligne supprimée et cliquez sur le bouton "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée", vous verrez que l'avis a été supprimé.



Liste complète ( périodique ):

Si vous cliquez sur Absences, Liste complète ( périodique ), vous arrivez à l'écran suivant:

Vous pouvez indiquer dans le bas de cet écran la date de début et de fin de la période que vous souhaitez examiner. Mais attention: il y a ici une limite de 1 mois (30 jours) maximum. Cliquez ensuite sur "Cherchez". Vous pouvez aussi sélectionner une personne dans la liste et examiner un récapitulatif détaillé de cette personne via le bouton "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée". Vous y trouverez toutes les informations que nous possédons sur cette personne.



Si vous cliquez sur , vous obtiendrez un récapitulatif détaillé que vous pourrez éventuellement utiliser et classer dans le dossier personnel de l’intéressé.



Liste sans certificat médical ( périodique ):

Si vous cliquez sur Absences, Liste sans certificat médical ( périodique ), vous voyez une liste de toutes les absences pour lesquelles nous n'avons pas encore reçu de certificat.

Dans le haut à gauche de l'écran, vous voyez le nombre de lignes/personnes pour lesquelles nous n'avons pas encore reçu de certificat. Ici également, vous pouvez saisir une date de début et de fin pour la période que vous souhaitez consulter. Attention : la plage est limitée à maximum 1 mois complet (30 jours). Cliquez ensuite sur "Chercher". Vous allez voir apparaître, pour la période demandée, une liste de tous les avis de maladie pour lesquels Mensura ABSENTEISME n'a pas encore reçu de certificat. Vous pouvez consulter les différentes actions qui ont été exécutées pour chaque mention ouverte (historique) via le bouton "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée". Vous obtenez alors un aperçu des actions qui ont été appliquées à cette absence. Vous pouvez consulter le contenu de chacune de ces actions en cliquant à nouveau sur le bouton "Contenu de la ligne sélectionnée". (voir explication p.15-16)



Certificats:

Liste certificats encodés ( de/jusqu’au inclus ):

Si vous cliquez sur Certificats, Liste certificats encodés ( de/jusqu’au inclus ) ‘ , vous arrivez à l'écran suivant:

Cet écran vous indique avant tout les certificats qui ont été encodés à la date mentionnée dans le bas de l'écran. Dans cet écran, vous pouvez saisir une date de début et de fin (date d'introduction) pour la période que vous souhaitez consulter. Attention : la plage est limitée à maximum 1 mois complet (30 jours). Cliquez ensuite sur "Cherchez". Vous pouvez consulter les différents enregistrements de chaque certificat encodé (historique) via le bouton "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée". Vous obtenez alors un aperçu des actions qui ont été appliquées à ce certificat. Vous pouvez consulter le contenu de chacune de ces actions en cliquant à nouveau sur le bouton "Contenu de la ligne sélectionnée".



Si vous cliquez sur (uniquement possible pour les lignes avec données de certificats et résultats de contrôles), vous obtenez un récapitulatif détaillé que vous pourrez éventuellement utiliser et classer dans le dossier personnel de l’intéressé.

Liste des certificats courants:

Si vous cliquez sur Certificats, Liste des certificats courants, vous obtenez la liste de tous les membres du personnel pour lesquels un certificat est en cours actuellement. Vous pouvez ainsi rechercher toutes les personnes malades pour une période donnée ou un jour spécifique. Vous pouvez ensuite exporter cette liste en Excel pour en poursuivre le traitement. Là aussi, vous pouvez sélectionner une personne donnée afin d'examiner ses détails. Ces données peuvent à leur tour être exportées en Excel ou imprimées en .pdf.



Contrôles:

Demandes:

Si vous cliquez sur Contrôles, Demandes, vous obtenez une liste des contrôles dont l'exécution est planifiée. Vous pouvez exporter cette liste en Excel pour poursuivre le traitement. Dans cet écran vous pouvez également encoder votre demande.

Encodage de contrôles

Vous pouvez encoder une demande de contrôle directement ( sans devoir d’abord créer une absence ). Bien sûr, vous pouvez également encoder une demande de contrôle sur une absence qui a été encodée plus tôt ( se reporter à la page 14 pour de l'aide concernant l'encodage d'une absence. ) Encoder des contrôles

Vous pouvez partir de l'écran "Demandes des contrôles" dans le bloc Contrôles, lá vous cliquez sur le bouton "Encoder, modifier ou effacer des absences". Vous entrez dans l’écran "Encoder, modifier ou effacer des absences" dans le bloc Absences.



Ou bien vous choisissez directement ce dernier écran. Nous avons simplement ajouté la possibilité pour vous d’encoder des contrôles via le bloc Contrôles. Ensuite vous recherchez le membre du personnel par son numéro de matricule ou par son nom en cliquant sur l'icône ? située derrière la case numéro de matricule. Lorsque vous avez trouvé la personne concernée, cliquez sur " Absences/contrôles encoder ou modifier". Dans la troisième colonne vous sélectionnez "Ajouter un contrôle”. L'écran suivant s'affiche :



Cet écran vous offre les onglets suivants : “Coordonnées”, “Absence”, “Information de contrôle”, “Texte de demande”, “Adresses de séjour” et “Relation personne - firme”. Vous devez passer tous les onglets en revue pour pouvoir enregistrer le contrôle. Vous pouvez saisir des données dans chaque onglet. Les flèches >> vous permettent de passer à l'écran suivant. Vous complétez les données nécessaires. Si l'assignation des missions a déjà eu lieu, un texte rouge s'affiche dans la fenêtre information de contrôle. Le contrôle est alors déplacé à la date proposée par le système. Vous pouvez encore modifier la date de la mission, mais il est préférable de nous appeler si le contrôle doit être effectué le jour-même encore. Pour confirmer le contrôle, vous devez d'abord cliquer sur "Vérifier", puis sur "Enregistrer". Vous revenez alors dans l'écran d'aperçu des absences de votre membre du personnel. Si vous cliquez sur l'avis que vous venez d’encoder ainsi que sur le bouton "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée" dans le bas de l'écran, vous verrez que le contrôle a effectivement été encodé.

Encoder des contrôles sur l’absence existante Vous pouvez également demander un contrôle pour une absence qui a été déjà encodé dans la zone clients. Alors vous suivez la procédure précédent de sélectionner la personne pour laquelle vous voulez demander un contrôle, vous sélectionnez l’absence dans l’aperçu pour laquelle vous voulez demander le contrôle et vous cliquez sur le bouton" Absences/contrôles encoder ou modifier" .



Dans l’écran ci-dessus vous cliquez sur le bouton “Ajouter un contrôle sur l’absence existante” dans la troisième colonne. Vous complétez les données ( voir p.29 )

Ajouter un nouveau contrôle sur l’absence déjà contrôlée

Cette demande suit la même procédure qu'un premier contrôle. Vous ne pouvez encoder un nouveau contrôle sur une absence déjà contrôlée qu'une seule fois. Dans le cas contraire, vous devez créer un nouvel avis. Vous ne pouvez plus demander un nouveau contrôle pour une absence qui a été déjà acceptée par le médecin-contrôleur.

Supprimer une demande de contrôle

Partez à nouveau de l'écran initial "Encoder, modifier, effacer des absences " dans le bloc Encoder, modifier, effacer. Là, vous recherchez la personne concernée par son numéro de matricule ou via ?. Vous cliquez ensuite sur "Absences/contrôles encoder ou modifier". Dans la troisième colonne, vous choisissez "Effacer la demande de contrôle" dans le tableau "Contrôle". L'écran suivant apparaît alors :



Vous trouvez dans cet écran un onglet "Coordonnées" et un onglet "Absence". Ici encore, vous pouvez passer d'un onglet à l'autre en utilisant les flèches >>. Le contrôle est supprimé si vous cliquez sur "Vérifier" puis sur "Enregistrer" dans l'onglet "Absence". Vous revenez alors dans l'écran d'aperçu des absences de votre membre du personnel. Si vous cliquez sur l'avis que vous venez de supprimer ainsi que sur le bouton "Info supplémentaire de la ligne sélectionnée" dans le bas de l'écran, vous verrez que le contrôle a effectivement été supprimé.



Suivi:

Si vous cliquez sur Contrôles, Suivi, vous obtenez une liste des contrôles en cours d'exécution à ce moment-là, c.-à-d. les contrôles planifiés pour cette journée ou les contrôles qui ont déjà été effectués mais dont le résultat n'est pas encore connu (normalement le jour suivant le contrôle avant 12h). On peut ici encore exporter la liste en Excel et examiner les détails relatifs à chaque personne. Ces détails peuvent être exportés en Excel ou imprimés en .pdf à des fins de mise à jour.

Résultats

Si vous cliquez sur Contrôles, Résultats, vous obtenez la liste des résultats pour la période mentionnée dans le bas de l'écran. Attention : les résultats d'aujourd'hui concernent les contrôles effectués hier ! Vous pouvez modifier cette période selon vos souhaits spécifiques. Vous pouvez aussi exporter cette liste en Excel pour en poursuivre le traitement.



Données de la firme

Personnel

Si vous cliquez sur Données de le firme, Encoder, modifier du personnel, vous arrivez à l'écran suivant :



A ce stade, nous insistons sur le fait que vous devez fournir régulièrement une mise à jour électronique du fichier de personnel complet à nos services. Si vous souhaitez communiquer de manière urgence un avis ou un contrôle concernant un nouveau membre du personnel, ou si une modification d'adresse a été transmise en même temps qu'un avis de maladie, vous pouvez adapter rapidement ces données personnelles via Données de le firme, Encoder, modifier du personnel. Vous pouvez administrer facilement vos données personnelles ici : vous pouvez également adapter des données relatives à l'entreprise (p.ex. numéro de matricule, autre département, statut, …).

Recherchez le membre du personnel concerné par son numéro de matricule ou son nom. Vous sélectionnez la personne et cliquez sur "Données de la firme". Vous voyez alors l'écran suivant s'afficher :

Les données suivies d'une étoile sont des champs obligatoires. Complétez-les et cliquez sur OK.

Via cet écran, vous pouvez également modifier les données relatives à l'entreprise. Sélectionnez "Relation personne-firme" pour accéder à l'écran suivant :



Les données suivies d'une étoile sont des champs obligatoires. Complétez-les et cliquez sur OK.

Si vous souhaitez encoder un nouveau membre du personnel, cliquez sur "Nouveau membre du personnel". Ici également, complétez toutes les données suivies d'une étoile et cliquez sur OK. Vous accédez alors à l'écran suivant :



Complétez les données manquantes et cliquez sur OK. Vous avez ajouté le membre du personnel.



Départements

Si vous cliquez sur Données de la firme, Encoder, modifier des départements, vous arrivez à l'écran suivant :

Cet écran vous permet d'administrer les départements existants : vous pouvez modifier le nom des différents niveaux de départements en cliquant sur le bouton "Modifier description". Chacune de ces subdivisions peut à son tour être modifiée, dupliquée ou désactivée. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton "Détail". Vous accédez alors à l'écran suivant :



Vous trouverez les différentes possibilités de choix dans le bas de la page(Ajouter, Modifier, Copier, Afficher, Refresh, Annuler).

Attention ! Si vous ajoutez des départements, veillez à toujours utiliser la même configuration que celle les départements qui ont déjà été enregistrés dans ce niveau. C'est important pour les éventuelles statistiques et analyses compilées à partir de ces informations. Si vous devez saisir une autre classification de départements, nous vous recommandons de le faire au début d'une nouvelle année civile.

Voici nous sommes arrivés à la fin de l'étude étape par étape du fonctionnement de la zone clients. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous poser des questions ou formuler des remarques. Veuillez agréer nos meilleures salutations. Mensura Absentéisme Taxandria Center Gouverneur Roppesingel 25 3500 Hasselt Tél.: 011/301252 Fax: 011/301262

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