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PAIE-JBS

Version Windows

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TABLE DES MATIERES

Introduction 3 Accès au logiciel 4 Gestion des dossiers 5 Module Salariés 9 + Calcul du salaire de base à partir du net Traitement mensuel 16 Traitement quinzaine 17 Edition-Suppression des bulletins de paie 17 Editions états 18 Etat d’émargement Bordereau de CNSS Livre de paie Etat 9421 Etat récapitulatif Etat par organisme Etat des virements Récapitulatif par employé Etat des avances Gestion des prêts 19 Paramétrage 20 Utilitaires 22 Année en cours Identification Barème IGR Mot de passe Réparation index Remise à zéro rubrique Clôture fin de mois Clôture fin d’année Suppression groupée Codification banques

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I N T R O D U C T I O N La nouvelle version de PAIE-JBS est développée pour l’environnement Windows

(Quelle que soit la version), et a été sensiblement améliorée et enrichie à partir des remarques exprimées par plusieurs centaines d’utilisateurs des versions précédentes.

Le paramétrage du logiciel vous permet de le personnaliser afin de l’adapter au traitement des salaires de votre entreprise.

N’OUBLIEZ PAS D’EFFECTUER VOS SAUVEGARDES ! ! Copier - coller sur clé USB ou gravure sur CD (Répertoire PW64 sur votre disque de travail)

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ACCES AU LOGICIEL Pour accéder au logiciel PAIE-JBS, cliquez deux fois sur l’icône créé pendant l’installation. Ce qui vous donne accès à l’écran ci-dessous (Fig.1) vous invitant à saisir votre mot de passe.

Fig. 1

Vous pouvez à tout moment modifier votre mot de passe. Pour ceci utilisez la rubrique [Mot de passe] du module [Utilitaires].

Saisissez donc votre mot de passe (Majuscules ou minuscules) sans laisser d'espace

entre chaque caractère puis validez. (Par sécurité, le mot de passe n'apparaît pas à l'écran). Ceci vous donne accès au « menu » suivant qui permet de gérer vos différents dossiers (Fig.2)

Vous pouvez par exemple créer un dossier que vous nommerez TEST et qui vous

permettra de vous familiariser avec votre nouveau logiciel avant de créer le dossier qui vous permettra de traiter votre paie du personnel.

Attention : Le code dossier ne doit contenir ni espace ni ponctuation ni symboles

arithmétiques (+ - / * ).

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Fig.2

Création d’un dossier Vous donne accès à 3 choix : Créer un nouveau dossier "vide":

• Cliquer sur [Création dossier] • Saisir le code du dossier (maximum 8 caractères sans espaces, ni ponctuation) • Saisir le nom ou la raison sociale correspondant au dossier, puis validez. •

La création se fait en quelques secondes, puis le menu de la fig.2 réapparaît vous donnant la possibilité de créer un autre dossier ou d’accéder aux différents dossiers créés. Copier entièrement un dossier Permet de copier tout le contenu d'un dossier dans un autre (par exemple pour faire des simulations). Dans ce cas entrez le code du nouveau dossier à créer ainsi que sa raison sociale puis cliquez dans la liste des dossiers sur celui à reproduire Copier uniquement fichier salariés et paramètres C'est cette option qu'il faut utiliser au début de chaque nouvelle année Saisir le code du nouveau dossier ainsi que sa raison sociale puis cliquez dans la liste des anciens dossiers sur celui pour lequel vous voulez récupérer le fichier salariés pour commencer la nouvelle année.

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Suppression d’un dossier Pour supprimer un dossier :

• Cliquer sur [Suppression dossier] • Saisir le code du dossier • Cliquez sur [Valider]

Accès à un dossier Pour accéder à un dossier :

• Cliquer sur [Accès à un dossier] • Vous pouvez précisez l'année pour laquelle vous voulez lister les dossiers ou le nom (ou une partie du nom) des dossiers à lister (fig.3)

Fig.3

Cliquez directement sur [Valider] sans rien saisir pour lister tous les dossiers

• Cliquez sur le dossier à traiter dans la liste des dossiers proposés (Fig.4) • Appuyez sur Echap (ou cliquez sur la croix en haut de la fenêtre à droite) pour avoir accès au dossier choisi.

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Fig.4 Ceci vous donne accès au « Menu général » du logiciel (Fig.5)

Fig.5

Ce menu est constitué de plusieurs modules, et chaque module est constitué d'une ou plusieurs rubriques accessibles par simple clic de la souris La présente documentation respecte l'ordre défini par le menu général qui a été conçu suivant la logique d'utilisation quotidienne de votre logiciel de Paie. Il est néanmoins

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conseillé pour une première utilisation de se référer en premier lieu aux rubriques suivantes :

• [Année en cours] du module [utilitaires] • [Identification] du module [utilitaires] • Module [Paramétrage] •

Ces différentes rubriques vous permettront de paramétrer votre logiciel avant de passer au traitement effectif de votre paie.

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FICHIER SALARIES

Cette rubrique vous permet de saisir les données de chaque salarié (Fig.6) , puis ensuite de les mettre à jour mensuellement ou à la fin de chaque quinzaine avant de lancer le traitement effectif des bulletins de paie. Autrement dit, pour un salarié donné, ce sont les rubriques de sa fiche de renseignements qui serviront de base au calcul de sa paie durant toute l’année. Avant de lancer le traitement du mois suivant, il suffit de revenir sur la fiche en question et d’y saisir les données relatives au mois en cours, c’est à dire le nombre de jours ou d’heures, d’éventuelles primes ou l’avance par exemple (et uniquement si celles ci ont changé par rapport au mois précédent). Attention: Le fait de saisir les différentes rubriques pour chaque salarié, ne génère pas de bulletins de paie. Vous devez après la mise à jour de ces fiches, lancer le traitement des bulletins à l'aide des modules [Traitement mensuel] ou [Traitement quinzanier]

Fig. 6

[NOUVEAU] Cette option permet de créer une nouvelle fiche salarié et de saisir les données le

concernant. Saisir les données suivantes en validant à chaque fois à l’aide de la touche [Entrée].

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DONNEES PERSONNELLES

• Matricule Cette rubrique est numérique. Si vous saisissez un code déjà utilisé, un

message vous préviendra en vous invitant à revenir à la saisie. • Nom • Prénom • Situation familiale (Cliquez sur la flèche pour changer)

Les valeurs possibles pour cette rubrique: - C = Célibataire - M = Marié - V = Veuf(ve)

- D = Divorcé(e) • Sexe (Cliquez sur la flèche pour changer) • Date de naissance • Lieu de naissance • Nombre d’enfants • Nombre de déduction (ce nombre est limité actuellement à 6 déductions). Ce

paramètre est utilisé lors du calcul de l’IGR où il permet une réduction de 30 DH par déduction et par mois

Le nombre de déduction est en général égal au nombre d'enfants plus une

déduction relative au conjoint. Consultez votre Expert comptable pour plus de précisions.

(Exemple1 : nombre d'enfants=3 --> Nombre de déduction = 4 )

(Exemple 2 marié sans enfants --> Nombre de déduction = 1)

• N° de la carte d’identité nationale • N° d’affiliation à la CNSS (pour les nouveaux salariés, vous pouvez laisser ce

champ vide ou y porter la mention « En cours ». • Adresse du salarié • Type de contrat: (Cliquez sur la flèche pour changer) • Mode de paiement (Cliquez sur la flèche pour changer) • Si le mode choisi est « Virement » saisir les données suivantes : • Banque (A codifier dans [Utilitaires] codification banques) • Agence bancaire • N° de compte Ces dernières données sont utilisées dans l’état des virements qui recense à la fin de chaque mois la liste des salariés payés par ce mode.

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DONNEES PROFESSIONNELLES

• Catégorie. Cette rubrique est numérique et doit prendre l'une des valeurs suivantes (1,2,4 ou 5) - 1 pour les salariés mensuels dont le salaire de base est relatif à un mois. (Exemple : saisir 1 pour un salarié avec un salaire de base mensuel de

3500 Dh/mois) Remarque: La durée officielle de travail pour cette catégorie est de 26 jours. - 2 pour les salariés mensuels dont le salaire de base est relatif à une

journée (Exemple : saisir 2 pour un salarié avec un salaire de base journalier

de 70 Dh) Remarque: La durée officielle de travail pour cette catégorie est de 26 jours. - 4 pour les salariés payés par quinzaine et dont le salaire est relatif à une

heure de travail

(Exemple : saisir 4 pour un salarié quinzanier touchant un salaire horaire de 8 Dh)

Remarque: La durée officielle de travail pour cette catégorie est de 104

heures. - 5 pour les salariés mensuels mais dont la durée de travail est exprimée

en heures. (Exemple : saisir 5 pour un salarié mensuel touchant un salaire horaire de 10 Dh )

Remarque: La durée officielle de travail pour cette catégorie est de 208

heures. Saisir ensuite :

• Fonction • Service (où est affecté le salarié). Cette donnée n’est pas obligatoire. Vous pouvez

créer vos différents services dans le module [Utilitaires]. • Taux des frais professionnels. Par défaut celui-ci est de 20% ce qui est le cas de la

grande majorité des salariés. Ce taux sert à calculer la déduction dont bénéficie le salarié dans le calcul de son IGR.

• Exonéré de la CNSS. Appuyez sur Espace pour changer. Choisir OUI si le salarié est exonéré de la CNSS (cas des salariés bénéficiant du programme Formation -

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insertion pour une durée de 18 mois) • Date d’embauche. Saisie obligatoire car permettant le calcul automatique de

l’ancienneté.

Rappel: les taux calculés pour l'ancienneté sont les suivants: - 5 % à partir de 2 ans - 10 % à partir de 5 ans - 15 % à partir de 12 ans - 20 % à partir de 20 ans - 25 % à partir de 25 ans

• Ancienneté manuelle. Appuyez sur Espace pour changer d’option. Choisir OUI uniquement si vous ne souhaitez pas que le logiciel calcul automatiquement le taux d’ancienneté en fonction de la date d’embauche

• Taux d’ancienneté. A saisir uniquement si vous avez choisi OUI pour le champ précédent (Ancienneté manuelle)

• Taux d’IGR. Attention : A ne saisir que dans certains cas exceptionnels à vérifier avec votre expert comptable (personnel détaché par exemple). Dans tous les autres cas ne rien saisir, le logiciel calculera automatiquement le taux d’IGR à appliquer. CAS PARTICULIER : SAISIR 99 POUR LES SALARIES EXONE RES D’IGR • La date de sortie. (Uniquement quand un employé a quitté l'entreprise)

Toutes les données ci-dessus sont en général fixes au courant de l'année sauf

changement d'adresse ou de situation familiale par exemple. Vous n'aurez donc à les saisir qu'une seule fois pour chaque salarié.

Par contre les rubriques ci-dessous peuvent varier d'un mois à l'autre, et vous devrez

donc utiliser l'option <Modifier> ci-dessous pour les mettre à jour avant de lancer le traitement des bulletins à l'aide des Modules [Traitement mensuel] ou [Traitement quinzanier]

DONNEES VARIABLES

• Le salaire de base

Rappel : Salaire mensuel pour la catégorie 1 (exemple 6000 Dh/mois)

Salaire horaire pour les catégories 4 et 5 (exemple 12Dh/Heure) Salaire journalier pour la catégorie 2 (exemple 100 Dh/Jour)

• Le nombre de jours travaillés (pour la catégorie 1 et 2) ou d'heures travaillées

pour les catégories 4 et 5.

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Rappel : Le nombre légal pour cette rubrique est de 26 jours pour les mensuels

(catégorie 1 et 2), 95.33 heures pour les quinzaniers (catégorie 4) et 190.67 heures pour les mensuels à base horaire (catégorie 5). Ces chiffres représentent bien entendu des maxima quand le salarié a travaillé a plein temps, sinon saisir le nombre réel de jours ou d'heures travaillées.

• Le nombre de jours de congés payés • Le nombre de jours de maladie : Uniquement pour les jours maladie pris en

charge par la CNSS.

ATTENTION: Pour les 2 rubriques précédentes saisir un nombre de jours, quelque soit la catégorie du salarié.

• Le nombre d'heures supplémentaires. Saisir le nombre d'heures relatives à chaque catégorie (Majorées à 25%, 50%

ou 100%) ou sans majoration. PRIMES

Saisir le montant correspondant aux éventuelles primes accordées au salarié. Le libellé et le type de prime sont définis au niveau du module [Paramétrage]

ORGANISMES SOCIAUX Saisir ou modifier les taux relatifs aux organismes sociaux auxquels est affilié le

salarié avec pour chaque organisme le N° d’affiliation de ce dernier. Les différents organismes sociaux sont également paramétrés dans le module

[paramétrage] RETENUES

Saisir les montants qui devront être déduits du salaire pour aboutir au salaire net à payer. Ces rubriques sont définies au niveau du [paramétrage]

Après avoir validé avec la touche [Entrée] sur la dernière rubrique à utiliser, vous

pouvez terminer la saisie en cliquant sur le bouton droit de la souris (ou Echap). Le système vous demande alors de confirmer l'enregistrement du salarié. Cliquez sur [Valider].

Vous devez répéter la même opération pour chaque salarié avant de pouvoir lancer le

traitement effectif de vos bulletins de paie périodiques.

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[CONSULTER] Cette rubrique vous permet de consulter les données que vous avez saisies dans la

rubrique précédente. Vous pouvez effectuer une recherche soit à partir d’un matricule d’un nom , d’un n° de CNSS ou de CIN.

• Saisir l’une de ces données puis Validez. Le système vérifie si celui-ci existe et dans ce cas affiche toutes les données relatives au salarié, puis vous ramène au menu du bas d'écran.

Si le code saisi n'existe pas, le système vous "assiste" en affichant une

"fenêtre" avec la liste des salariés. Placez vous alors sur la ligne correspondant à votre choix à l'aide des touches ↓ ou ↑ ou avec la souris puis appuyez sur Echap. Le système affiche alors les renseignements désirés.

• Si vous souhaitez effectuer une recherche par nom, ne rien saisir dans le champ

matricule puis saisir le nom (ou seulement une partie du nom) le logiciel affichera alors tous les salariés dont le nom comprend les lettres saisies. Placez vous alors sur la ligne correspondant à votre choix à l'aide des touches ↓ ou ↑ ou avec la souris puis appuyez sur Echap. Le système affiche alors les renseignements désirés.

[SUIVANT] Permet de consulter directement le salarié suivant sans avoir à saisir son matricule ou son nom

[PRECEDENT] Permet de consulter directement le salarié précédent sans avoir à saisir son matricule ou son nom

[LISTER] Cette option vous permet d'obtenir la liste des salariés de l’entreprise en vous offrant

trois possibilités de listing.

• Par ordre numérique (par matricule) • Par ordre alphabétique (par nom) • Par ordre alphabétique avec des colonnes vides pour éditer un état préparatoire ou

vous reporterez les données relatives au mois en cours (Nombre de jours ou d’heures, avances, primes etc …) pour faciliter la saisie des données de fin de

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mois.

Cliquez donc sur l’option désirée puis validez pour obtenir la liste..

[MODIFIER] RAPPEL: LE FAIT DE MODIFIER DES DONNEES DANS LES FI CHES

SALARIES NE MODIFIE PAS LES BULLETINS DEJA TRAITES ET NE GENERE PAS DE NOUVEAUX BULLETINS. CE SONT LES MODUL ES [TRAITEMENT] QUI GENERENT EFFECTIVEMENT DES BULLET INS POUR LA PERIODE CHOISIE EN SE BASANT TOUJOURS SUR LES DERNIERES DONNEES SAISIES DANS LA FICHE SALARIE .

• Comme pour la consultation (voir plus haut) saisir le matricule ou le nom du

salarié puis validez. Une fois les renseignements concernant le salarié affichés à l’écran vous pouvez modifier tous les champs à l’exception du matricule du salarié qui est une « clé » principale.

Si pour une raison quelconque vous devez absolument modifier le matricule d’un salarié, vous devrez d’abord supprimer l’ancien matricule (voir rubrique <Supprimer> ci-dessous ) puis le recréer avec un nouveau matricule. La suppression n’est alors possible que si l’ancien matricule n’a pas déjà été utilisé pour générer des bulletins

A la fin des modifications, le logiciel vous invite à les confirmer. Cliquez alors sur l’option choisie.

SUPPRIMER Cette option vous permet de supprimer une fiche salarié. ATTENTION: Par sécurité, vous ne pouvez pas supprimer une fiche relative à un

matricule ayant déjà été traité pour générer des bulletins. Si vous devez absolument supprimer un matricule vous devrez d’abord supprimer tous les bulletins qui lui correspondent à l’aide du Module [Edition Bulletins] – rubrique [Edition individuelle].

CALCUL DU SALAIRE DE BASE A PARTIR DU NET [Net����Base] Cette rubrique vous permet alors de saisir le salaire net que vous souhaitez obtenir après le traitement de la paie. Le logiciel vous donnera alors le salaire de base à saisir. Mais le calcul sera valable uniquement pour un salarié avec les données contenues dans la fiche en cours de consultation.

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TRAITEMENT MENSUEL

Ce Module exploite les données se trouvant dans la fiche de renseignements de chaque salarié mensuel (catégorie 1,2 ou 5) pour calculer toutes les rubriques de la paie (Salaire imposable, CNSS,IGR, …,Net à payer) ATTENTION: Pour consulter ou imprimer des bulletins ou états correspondant à des mois déjà traités, il n'est pas nécessaire de lancer ce traitement. Sinon vous risquez de modifier les données de ces mois si vous n'avez pas pris la précaution de les clôturer Saisir la date de début de période à traiter. La date de fin de période s’affiche automatiquement. Saisir le matricule du 1er et du dernier matricule à traiter. CALCUL DE L’IGR Au cours du traitement, le logiciel procède à une régularisation automatique de l’IR. C'est-à-dire que pour le mois choisi il cumule le revenu global du salarié depuis le mois de janvier puis en détermine l’IR en fonction du nombre de jours travaillé. L’IR du mois en cours (mars dans notre exemple) est alors calculé en retranchant l'IR payé les mois précédents. Exemple :

Mois Salaire de base mensuel

Nbre de jours

Salaire pour la durée travaillée

CNSS 4.29 %

AMO 2%

IR

Janvier 6000.00 26 6000.00 257.40 120.00 217.85 Février 6000.00 26 6000.00 257.40 120.00 217.85 Mars 8000.00 22 6769.23 257.40

(plafond) 135.38 ????

Cumuls 74jrs 18769.23 772.20 375.38 Cumul salaire de base : 18769.23 Cumul CNSS : 772.20 Cumul AMO : 375.38 Frais professionnels : 3753.84 Après déduction des frais professionnels (Actuellement leur taux est de 20%), de la CNSS et de l'AMO: Cumul Salaire imposable : 13867.81 et ce pour 74 jrs travaillés CALCUL AVEC REGULARISATION DE L’IR POUR LE MOIS DE MARS 13867.81 ---------- x 78 = 14617.42 74 C'est-à-dire qu' on « ramène » le revenu imposable sur la base de 3x26 jours=78 jours, pour les 3 mois travaillés.

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Pour trouver la tranche d'IGR à utiliser dans le barème, on fait la moyenne des 3 mois: 14617.42 / 3 = 4872.47 Tranche de 20% somme à déduire 666.67 x 3 (pour les 3 mois) ===� IGR = 14617.42 x 20% - (666.67 x 3) = 923.47 ( Attention: sur la base de 78 jours) ===� IGR pour les 74 jrs travaillés= (923.47 / 78) x 74 = 876.12 pour la période de janvier à mars. IGR mois de mars =876.12 - 217.85 (janvier) – 217.85 (Février) = 440.42

TRAITEMENT QUINZAINE

Ce Module ne concerne que les salariés payés à la quinzaine (catégorie 4). Mode opératoire identique aux mensuels, sauf qu’il faut préciser la fin de période manuellement.

EDITION-SUPPRESSION DES BULLETINS

Ce module permet de consulter, d’imprimer ou de supprimer les bulletins de paie. L’édition est soit individuelle (Pour un salarié donné) soit générale : Cliquer sur l’option choisie. Edition individuelle • Saisir le matricule du salarié en question • Saisir la fin de période désirée : s’il n’y a pas de bulletin correspondant à ce salarié pour la

période choisie, une fenêtre affiche les périodes traitées pour le salarié choisi : placez vous alors sur celle à consulter puis appuyez sur Echap.

Après la consultation du bulletin choisi, vous aurez la possibilité de : • Consulter un autre bulletin • Consulter le bulletin du salarié suivant • Consulter le bulletin du salarié précédent • Supprimer le bulletin en cours de consultation Le fait de supprimer un bulletin, supprime la ligne correspondante dans tous les états du module [Edition états] Edition globale Cette rubrique permet d’imprimer une série de bulletins de paie (pour une fourchette de matricules choisie) pour une période donnée. Génération au format PDF Groupe un ensemble de bulletins dans un fichier au format PDF que vous serez invités à nommer et enregistrer dans l’emplacement de votre choix. Cela suppose que vous une « imprimante PDF » déjà installée.

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EDITIONS ETATS

Ce module permet l’édition (à l’écran ou sur imprimante) de tous les états standard de la paie : Voir liste des états dans le menu de la fig.7 (Etats principaux) et fig.8 (Etats annexes).

Fig.7

Fig.8

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GESTION DES PRETS

Ce module est à utiliser lorsque l'entreprise accorde un prêt à un salarié avec un

remboursement étalé sur un ou plusieurs mois ou lorsque le salarié contracte un prêt auprès d’un organisme externe avec retenue des échéances par l’employeur.

ATTENTION: Ne pas confondre avec l'avance sur salaire qui est une somme

avancée et récupérée au courant du même mois. (Voir rubrique Avance de la fiche salarié)

CODIFICATION Avant de passer à la saisie effective des prêts, il faut les identifier à l’aide de la rubrique [Codification] SAISIE DES PRETS • Saisir le matricule du salarié qui contracte un prêt auprès de l’entreprise ou d’un

organisme privé. • Entrer le montant du prêt • La date de début de remboursement (en général une fin de mois) • La date de fin de remboursement (également une fin de mois) Une fois la saisie achevé, cliquez sur le bouton droit de la souris : le logiciel calcule alors l’échéance correspondant à chaque prêt saisi. Cette échéance sera automatiquement déduite du salaire net pendant toute la durée comprise entre le début du remboursement et la fin du remboursement Vous pouvez alors confirmer ou annuler votre saisie. Remarque : Il arrive dans la pratique qu'au cours d'un mois ou d’une période donnée le

salarié soit dans l’incapacité de rembourser ses échéances. Vous devrez alors "rééchelonner" ses remboursements. Voilà comment procéder :

• Calculez le reste du montant à rembourser (La différence entre le montant initial

du prêt et ce que le salarié a déjà remboursé).

• Procédez exactement comme au moment de l'enregistrement du prêt initial, en saisissant cette fois seulement le montant restant à rembourser, puis les nouvelles dates de début et de fin de remboursement. (En fonction des dates saisies le montant de la nouvelle échéance peut être égal ou différent de l'ancien montant).

De même, pour annuler complètement un prêt, procéder comme ci-dessus, en

remplaçant simplement le montant du prêt par zéro SITUATION DES PRETS Vous pouvez à n’importe quel moment éditer la situation des prêts à l’aide de cette rubrique. Le logiciel édite alors la liste des salariés avec les montants de prêts accordés, les montants remboursés et les reliquats correspondant.

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PARAMETRAGE

Ce module permet de personnaliser votre logiciel de paie. (Fig.8) Les rubriques à paramétrer sont soit des « cases à cocher» (en cliquant dessus à l’aide de la souris), soit des libellés soit des montants à saisir.

Fig. 8

Il permet ainsi de : • Définir les différentes primes qui sont attribuées par l’employeur, en précisant si elle sont

imposables à l’IGR ou à la CNSS et si elles bénéficient de la déduction des frais professionnels ( ce qui est le cas le plus général : dans ce cas donc ne pas mettre de croix en face de la rubrique choisie)

• Définir les différentes rubriques correspondant aux organismes sociaux (payés en

pourcentage) auxquels est affiliée l’entreprise (Assurances, mutuelles, etc …). Pour ces rubriques :

- Définir le % du salaire brut à retenir - Préciser si le montant calculé est à déduire du salaire imposable - Préciser si le montant calculé est à déduire du salaire net - Dans le cas ou l’employeur prend en charge une partie de la prime, préciser le %

correspondant. (Cette donnée n’a pas d’incidence sue le calcul du salaire net, elle

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permet uniquement d’éditer la part patronale versée à l’organisme en question. Voir [Etat par organisme] dans le module Editions générales)

• Définir les différentes rubriques correspondant soit à des organismes sociaux (payés avec

des montants forfaitaires contrairement aux rubriques ci-dessus qui sont payées en pourcentage) soit à des retenues de tout genre (Y compris les avances sur salaires qui sont les plus utilisées). Là encore il faudra préciser à l’aide des « cases à cocher » si la rubrique en question est à déduire du net, du salaire imposable et si le montant correspondant est plafonné par un % du salaire brut ( le cas des crédits pour logement)

• Modifier en cas de besoin les différents taux correspondant à la CNSS

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UTILITAIRES

Fig.9

ANNEE EN COURS Saisir l’année de l’exercice en cours

IDENTIFICATION Permet de saisir les données relatives à votre entreprise (Adresse, n° affiliation CNSS

etc…). Vous n’avez pas accès à la raison sociale qui est définie au moment de la création du

dossier. En cas d’erreur vous pourrez la changer au niveau du tableau affiché lors de l’accès aux dossiers.

BAREME DE L’IGR En cas de changement de barème d’IGR, saisir les nouvelles « tranches » avec les taux

correspondant et les montant à déduire. Préciser également si vous souhaitez une régularisation de l’IGR en fin d’année, a chaque fin de mois ou pas de régularisation du tout.

LA REGULARISATION DE FIN DE MOIS, CONSEILLEE , EST BASEE SUR

LES CUMULS DU DEBUT DE L’ANNEE AU MOIS EN COURS, EN APPLIQUANT LE PRORATA EN FONCTION DU NOMBRE DE JOURS TRAVAILLES

MOTS DE PASSE

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Vous permet de modifier vos mots de passe (Administrateur et Uttilisateur) à condition de connaître les anciens. Par sécurité le mot de passe, qui est constitué de 6 caractères alphanumériques (au maximum) ; n’apparaît pas à l’écran. Vous pouvez garder des mots de passe Administrateur et Uttilisateur identiques, sauf si vous souhaitez protéger quelques rubriques « sensibles » (comme la suppression de dossier, le parametrage ou le barème de l’IR) ; dans ce cas différenciez entre les 2 mots de passe. L’utilisateur normal n’aura pas accès à ces rubriques protégées.

REPARATION INDEX Cette rubrique ne devrait être utilisée normalement qu'en cas d'endommagement de fichiers, le plus souvent dû à une coupure de courant pendant la saisie ou le traitement de vos données. C'est pour cette raison qu'Il est impératif de ne jamais éteindre votre ordinateur avant de quitter complètement votre logiciel à l'aide de la rubrique QUITTER. Et de quitter ensuite Windows à l’aide du bouton [Démarrer] puis [Arrêter]. En général vous vous rendrez compte que certains fichiers ont été endommagés si vous n'arrivez plus à retrouver des données concernant certains salariés ou bulletins alors que vous êtes certains de les avoir saisis. C'est à ce moment là que vous devez utiliser cette rubrique. Le traitement dure quelques secondes, voire plus d'une minute selon la taille de vos fichiers. REMISE A ZERO DES RUBRIQUES Opération facultative permettant de faciliter la saisie des données du mois en cours dans le cas où beaucoup de modifications aient été apportées par rapport au traitement du mois précédent. Cette rubrique met à zéro les données variables (Nombre de jours ou d’heures, primes, avances etc...). CLOTURE FIN DE MOIS Cette opération est facultative mais conseillée: Elle permet de « verrouiller » un mois donné pour éviter d’y apporter des modifications par erreur. A effectuer en principe après avoir déposé vos déclarations mensuelles de CNSS et d’IGR Vous pouvez donc traiter le mois suivant sans passer par cette clôture mensuelle. Vous pourrez toujours ré-accéder à un mois clôturé en utilisant la rubrique [Réouverture] REOUVERTURE MOIS Permet d’accéder à nouveau à un mois clôturé à l’aide de la rubrique ci-dessus.

SUPPRESSION GROUPEE Permet de supprimer plusieurs bulletins à la fois. Préciser la période concernée.

CODIFICATION BANQUES Pour pouvoir éditer un état de virement par banque, entrez un code pour chaque banque (Expl : BCM,WB,BP,BMCE …). Ce code devra être choisi dans la fiche de renseignements du salarié qui sera payé par virement.

CODIFICATION SERVICES

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Vous pouvez éditer un journal de paie ainsi que la majorité des états par service. Dans ce cas là codifiez les différents services de votre entreprise à l’aide de cette rubrique puis affecter chaque salarié au service correspondant au niveau du [FICHIER SALARIES].

TRANSFERT VERS EXCEL Cette rubrique vous permet d’exporter vos données (Soit le fichier salariés soit un livre de paie) vers Excel.

IMPUTATIONS COMPTABLES

Permet d’associer un compte du plan comptable à chaque rubrique de la Paie pour ensuite pouvoir générer et intégrer l’écriture de fin de mois dans le logiciel Compta JBS.

L’intégration se fait au niveau du module [Editions générales], rubrique [Ecriture comptable] qui affiche les cumuls fin de mois de chaque rubrique avec leur imputation comptable.

IMPORTATION POINTAGE Permet d'importer les données relatives à la durée travaillée pour le mois en cours à partir d'une feuille Excel pour vous éviter de les saisir dans la rubrique [Lister] du fichier salariés. Le fichier Excel à importer doit contenir les colonnes suivantes:

• Matricule du salarié • Nombre de jours travaillés ( ou nombre d'heure pour les salariés horaires)

IMPORTATION SALARIES SUR EXCEL Pour ajouter des salariés dans votre base de données à partir d’un fichier Excel. Ce dernier dans être organisé dans l’ordre des colonnes qui vous seront proposées.

AUGMENTATIONS

Permet d'appliquer directement une augmentation sur le salaire de base sans avoir à la saisir dans le fichier salariés