Manuel parametrage 18012010 · 2011. 7. 8. · 3 AGESPRO PARAMETRAGE Manuel d’utilisation Agespro² Groupe Z© 2010 Structure Filiales Cette page sert à créer ou modifier vos

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Edition du 22/01/2010

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AGESPRO PARAMETRAGE

Manuel d’utilisation Agespro² Groupe Z© 2010

Sommaire Structure ................................................................................................................................................................................ 3

Filiales ............................................................................................................................................................................... 3

Services .............................................................................................................................................................................. 4

Affectation services ................................................................................................................................................................. 5

Droits d’accès ....................................................................................................................................................................... 6

Agenda .................................................................................................................................................................................. 7

Paramétrage planification ......................................................................................................................................................... 7

Paramétrage salles de réunions .................................................................................................................................................. 8

Paramétrage convocation.......................................................................................................................................................... 9

Paramétrage pointeuse .......................................................................................................................................................... 10

Option agenda .................................................................................................................................................................... 11

Ressources humaines ................................................................................................................................................................. 13

Compétences / Tâches ........................................................................................................................................................... 14

Axes ............................................................................................................................................................................ 14

Métiers ......................................................................................................................................................................... 15

Emplois ........................................................................................................................................................................ 16

Emplois Repères .............................................................................................................................................................. 18

Tâches par domaines de compétences ..................................................................................................................................... 19

Salariés ............................................................................................................................................................................ 22

Créer / Modifier .............................................................................................................................................................. 22

Droits d’accès ................................................................................................................................................................. 24

Planning horaire ............................................................................................................................................................. 24

Frais de déplacement ............................................................................................................................................................ 35

Distance de déplacement .................................................................................................................................................... 35

Véhicule salarié ............................................................................................................................................................... 36

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Structure Filiales Cette page sert à créer ou modifier vos différentes filiales. Agespro entend par filiale une société qui dépend étroitement d’une autre (société mère) mais qui en est juridiquement distincte. Cela vous permettra de filtrer par filiale vos différents services et salariés dans presque toutes les autres pages d’Agespro.

( 2 ) Liste des filiales existantes Cette zone liste l’ensemble des filiales existantes. Elle nous renseigne sur le nom, le (la) responsable, le numéro de téléphone ainsi que le numéro de fax de la filiale.

( 1 ) Création de la filiale Après avoir renseigné les différents champs vous pouvez créer en cliquant sur . Le bouton efface toutes les zones de saisie.

( 3 ) Suppression / Modification Il est possible de modifier une filiale en la sélectionnant avec le , les informations se chargent alors, après avoir apporté les modifications, les valider en cliquant sur . Si vous désirez supprimer une filiale de manière définitive sur la partie droite, vous pouvez cliquer sur .

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AGESPRO PARAMETRAGE


Structure Services Cette page sert à créer ou modifier vos différents services. Cela vous permettra de filtrer par service vos salariés dans presque toutes les pages d’Agespro.

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( 3 ) Suppression Si vous désirez supprimer un service de manière définitive, cliquez sur le bouton correspondant. Remarque : si un salarié est lié au service, la suppression ne peut se faire. Il faut dans un premier temps, supprimer les salariés du service pour mener à bien sa suppression.

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( 2 ) Liste des affectations Vous indique l’ensemble des services de la filiale sélectionnée via le menu déroulant et chargez avec .

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( 1 ) Affectation ou modification d’un service à une filialeVous allez affecter vos services à vos filiales, le bouton vous permet de charger la ou les filiale(s) dans laquelle (lesquelles) sera (ont) rattachée(s) le nouveau service. Une fois la (les) filiale(s) sélectionnée(s), renseigner les différents champs et créer le service en cliquant sur

Si vous désirez modifier l’un de ces services, cliquez sur le bouton correspondant. Après avoir apporté les modifications souhaitées, cliquer sur le bouton .

Le bouton efface toutes les zones de saisie de la page.

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Structure Affectation services

Cette page sert à affecter les salariés aux différents services créés. Cela vous permet de trier, dans la majorité des pages d’Agespro, vos salariés par service et de les visualiser par service.

Remarque : Vous devez au préalable créer tous vos salariés (cf. Paramétrage > Ress. Humaines > Salariés > Créer / Modifier)

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( 3 ) Cette zone liste l’ensemble des salariés affectés au service sélectionné. Après avoir sélectionné un service, cliquez sur le bouton correspondant.

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3 ( 1 ) Les deux menus déroulants vous permettent de sélectionner le service dans lequel sera(ont) affecté(s) le(s) salarié(s)

( 2 ) Sélectionner le(s) salarié(s) à affecter au service choisi en cliquant sur le bouton correspondant à chaque salarié choisi. Les salariés sélectionnés s’afficheront dans l’encadré de la zone de droite. L’affectation peut se faire pour une période indéterminée ou déterminée, dans ce cas, saisissez la date de

début et de fin (écrire au format JJ/MM/AAAA). Valider l’affectation en cliquant sur .

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Structure Droits d’accès

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Agenda Paramétrage planification Cette page sert à créer les planifications internes ou externes. Les informations paramétrées dans cette page se retrouveront dans le module Agenda > Plages d’accueil > Planifier les plages et Liste des plages d’accueil.

( 4 ) Le bouton efface toutes les zones de

saisies. Le bouton ajoute cette nouvelle planification à la liste. Pour modifier une planification, sélectionner en cliquant sur

le bouton . Ces informations se chargeront dans la partie gauche de l’écran, le bouton « modifier » remplace le bouton « Créer ». Ainsi après avoir changé des

informations, cliquez sur le bouton .

( 1 ) Agespro vous donne la possibilité de filtrer par filiale afin de retrouver plus facilement les affectations déjà créées.

( 2 ) Saisir toutes les informations relatives à votre planification : libellé court et long, sa description, si c'est une planification en interne ou en externe ainsi que l’adresse. Cliquez sur le bouton (palette de couleur). Une nouvelle fenêtre s’ouvre ( 3 ), cliquez sur le afin d’avoir la palette de couleur. Dans celle-ci choisissez une couleur et cliquez sur OK

et . Elle permettra de donner un repère visuel dans l’agenda.

( 5 ) Suppression Vous pouvez supprimer une planification en cliquant sur le boutoncorrespondant.

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Agenda Paramétrage salles de réunions Cette page sert à créer ou modifier les salles de réunion de votre structure. Elle va vous permettre d’obtenir un agenda par salle créée visible au niveau du module « agenda » (partie « réunion »).

( 1 ) Cette liste rassemble toutes les salles précédemment créées.

( 2 ) Afin de créer une salle de réunion, renseignez tous les champs, puis

validez en cliquant sur . Remarque : toutes les informations sont obligatoires. Attention à la manière dont vous allez écrire car l’adresse sera utile lors de l’édition des invitations des participants à une réunion.

( 3 ) Pour modifier une salle de réunion, sélectionnez-la à l’aide du bouton correspondant. Les informations la concernant vont

se charger dans la partie gauche de l’écran. Apportez vos modifications et validez-les en cliquant sur .

( 4 ) Pour supprimer une salle de réunion, cliquez sur le bouton correspondant.

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Agenda Paramétrage convocation Cette page permet de créer les modèles des coupons de rendez-vous que vous pouvez imprimer. Vous retrouverez la convocation dans la modification d’un évènement.

( 1 ) Remplir les différents champs que vous souhaitez voir apparaitre sur votre coupon. Validez en cliquant sur le bouton .

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( 3 ) Pour supprimer une convocation sélectionnez-la dans le

menu déroulant, et cliquez sur le bouton , puis supprimez à l’aide du bouton .

( 2 ) A l’aide du menu déroulant, choisissez la convocation à modifier.

Chargez en cliquant sur le bouton . Toutes les informations précédemment saisies se chargent. Après avoir apporté vos modifications, validez-les en cliquant sur .

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Agenda Paramétrage pointeuse

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Agenda

Option agenda Cette page vous permet d’attribuer des droits d’accès aux agendas, de définir les couleurs des différents évènements de vos agendas.

Suite >>>

( 1 ) Agespro vous donne la possibilité de restreindre la visibilité de votre agenda. Donnez un nom à votre liste dans le champ « nouvelle ». Puis créez en cliquant sur le bouton

. Cette action vous permet d’indiquer le groupe de personne qui pourra accéder à votre agenda. Votre liste créée, sélectionnez-la et ajoutez les salariés soit par antenne complète, soit par service complet ou par salarié en cliquant sur

. Quand votre liste sera créée, sélectionnez la ou les personne(s) qui aura(ont) l’agenda accessible en cliquant sur

. Cette action vous permet de choisir la ou les personnes pour qui vous souhaitez restreindre la visibilité. Le groupe que vous aurez choisi pourra consulter l’agenda de la personne que vous aurez sélectionnée à l’aide du

bouton

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( 2 ) Vous pouvez contrôler la visibilité des agendas dans cette zone. Dans l’exemple ci-dessus, les agendas de la majorité des salariés est accessible à tous, sauf l’agenda de Solenne AURIS qui n’est visible que par Christine Petit.

Avec le compte d’un autre salarié, il est impossible d’accéder à l’agenda de Solenne AURIS

Avant création du groupe

Après création du groupe

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Agenda

Option agenda

( 3 ) Agespro vous donne la possibilité de modifier les couleurs des différents évènements visibles dans l’agenda comme les rendez-vous avec un bénéficiaire, avec un contact, les tâches…. Pour modifier une couleur cocher la case de l’évènement choisi et cliquer sur . Une nouvelle fenêtre s’ouvre ( 4 ), cliquez sur le afin d’avoir la palette de couleur ( 5 ). Dans celle-ci choisissez une couleur et cliquez sur

OK et ensuite , puis sur .

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Ressources humaines Cette partie du module vous permet de paramétrer vos tâches soit par domaines de compétences, soit par service, pour ensuite les affecter à vos salariés. Ces informations se retrouveront dans les modules Agenda, Ressources humaines et Gestion projet.

Par domaine de compétence :

Vous devrez renseigner les pages correspondantes au schéma ci-dessous :

Par service :

AXES : Domaines (Managérial, technique…)

METIERS : Sous-domaines (Encadrement, gestion…)

EMPLOIS : Métiers exercés au sein de la structure

DOMAINES DE COMPETENCE : Compétences rattachées aux axes

EMPLOIS REPERES : Compétences liées aux emplois.

TACHES / DOMAINES : Compétences liées aux emplois

SERVICE : Services de la structure précédemment paramétrés

TACHES PAR SERVICE : Tâches rattachées à un service

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Ressources humaines Compétences / Tâches

Axes

( 1 ) Saisir le numéro et l‘intitulé que vous souhaitez donner à l’axe. Validez en cliquant sur le bouton . Votre axe créé apparaît dans la liste à droite ( 2 ). Remarque : N’attribuez pas 2 fois le même numéro. Pour modifier un axe, cliquer sur le bouton . Les données se chargent alors dans les champs. Apportez les modifications puis cliquez sur pour les prendre en compte.

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( 2 ) Sur cette partie, vous avez l’ensemble des axes déjà créés. Si vous désirez supprimer un axe de manière définitive, cliquez sur le

bouton Remarque : Vous ne pouvez supprimer un axe qu’à la condition qu’aucun domaine de compétence ne lui soit attribué.

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AGESPRO PARAMETRAGE



Métiers

( 3 ) Vous pouvez sélectionner le « N° » ou « Métier », cette action vous permet d’obtenir un classement croissant (numéro ou alphabétique).

( 1 ) Saisir le numéro et l‘intitulé que vous souhaitez donner au métier. Validez en cliquant sur le bouton . Votre métier créé apparaît dans la liste à droite ( 2 ). Remarque : N’attribuez pas 2 fois le même numéro. Pour modifier un métier, cliquer sur le bouton . Les données se chargent alors dans les champs. Apportez les modifications puis cliquez sur pour les prendre en compte.

( 2 ) Sur cette partie, vous avez l’ensemble des métiers déjà créés. Si vous désirez supprimer un métier de manière définitive, cliquez sur

le bouton Remarque : Vous ne pouvez supprimer un métier qu’à la condition qu’aucun domaine de compétence ne lui soit attribué.

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Emplois

( 3 ) Vous pouvez sélectionner le « Code » ou « Emploi », cette action vous permet d’obtenir un classement croissant (numéro ou alphabétique).

( 2 ) Sur cette partie, vous avez l’ensemble des emplois déjà créés. Si vous désirez supprimer un emploi de manière définitive, cliquez

sur le bouton Remarque : Vous ne pouvez supprimer un emploi qu’à la condition qu’aucun domaine de compétence ne lui soit attribué.

( 1 ) Saisir le numéro et l‘intitulé que vous souhaitez donner à l’emploi. Validez en cliquant sur le bouton . Votre métier créé apparaît dans la liste à droite ( 2 ). Remarque : N’attribuez pas 2 fois le même numéro. Pour modifier un emploi, cliquer sur le bouton . Les données se chargent alors dans les champs. Apportez les modifications puis cliquez sur pour les prendre en compte.

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Domaines de compétences

( 3 ) Vous pouvez sélectionner le « Code , « Axe » ou « domaine », cette action vous permet d’obtenir un classement croissant (numéro ou alphabétique).

( 2 ) Sur cette partie, vous avez l’ensemble des domaines déjà créés. Si vous désirez supprimer un domaine de compétence de manière

définitive, cliquez sur le bouton

( 1 ) Sélectionnez l’axe dans lequel sera rattaché le domaine de compétence. Attribuez un numéro et un intitulé et validez en cliquant sur le bouton . Votre domaine de compétence créé apparaît dans la liste à droite ( 2 ). Remarque : N’attribuez pas 2 fois le même numéro. Pour modifier un domaine de compétence, cliquer sur le bouton . Les données se chargent alors dans les champs. Apportez les modifications puis cliquez sur

pour les prendre en compte.

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Compétences Tâches

Emplois Repères Cette page vous permet de créer, de consulter, de modifier ou de supprimer vos emplois repères.

( 3 ) Vous pouvez sélectionner le « Métier , « Emploi » ou « Compétence », cette action vous permet d’obtenir un classement croissant (alphabétique).

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( 1 ) Créer un emploi repère

Choisir le métier et l’emploi que vous souhaitez lier à la compétence à l’aide des menus déroulants

Créer cette liaison à l’aide du bouton

Cette action vous permettra de prendre en compte la liaison ainsi créée et de la visualiser sur la partie de droite ( 2 )

( 2 ) Liste des emplois repères

Vous avez la possibilité de filtrer les informations en indiquant soit le métier, l’emploi ou la compétence. Puis, utiliser le bouton pour avoir la liste que vous souhaitez.

Astuce : vous pouvez indiquer les trois premières lettres et terminer par % ce qui vous évite d’indiquer complètement la compétence et / ou l’emploi et / ou le métier.

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Compétences / Tâches Tâches par domaines de compétences Cette page vous permet de créer vos tâches en les reliant aux domaines de compétences que vous avez créés préalablement.

( 1 ) Création des tâches pour un domaine de compétences

-Choisir le domaine que vous souhaitez rattacher aux tâches que vous allez créer

- Remplir les champs « intitulé » de la tâche ainsi que le descriptif dans « description »

- Cliquer sur le bouton afin de prendre en compte les éléments saisis.

- Vérifier que la création a bien été effectuée sur la partie de droite ( 2 )

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( 2 ) Liste des tâches associées à un domaine

Par défaut, Agespro affiche l’ensemble des tâches indépendamment du domaine de compétences.

Cette liste vous renseigne sur le nom de la tâche, le domaine de compétence, sa description et également son état. L’état peut être :

C : créer sans avoir eu de modification / S : suspendu / M : modifié

Vous avez la possibilité de retrouver les tâches que vous avez créées en : - choisissant à l’aide du menu déroulant l’intitulé du domaine de compétences - cliquant sur le bouton

( 3 ) Modification, annulation et suppression

Le bouton permet d’ôter toutes les informations saisies. Le bouton suspend la tâche mais reste visible avec un état S.

Le bouton permet de prendre en compte vos modifications après avoir effectué les opérations suivantes : - sélectionner la tâche à l’aide du bouton (cette action rapatrie les informations sur la gauche) - sélectionner dans le menu déroulant le domaine de compétence sur lequel vous souhaitez rattacher la tâche- cliquer sur et visualiser la modification sur la partie de droite ( 2 )

( 4 ) Vous pouvez sélectionner le « Nom de la tâche », « Compétence » ou « état », cette action vous permet d’obtenir un classement croissant (alphabétique). Concernant l’état vous verrez d’abord les tâches qui ont été supprimées.

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Affectation des tâches Par service

Cette page vous permet d’affecter des tâches directement à vos services.

Vous utiliserez cette page si vous ne souhaitez pas utiliser les tâches par domaines de compétences.

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( 1 ) Création des tâches pour un service

- Choisir la filiale et charger votre sélection à l’aide du bouton

- Choisir le service auquel vous souhaitez affecter la tâche et charger votre sélection à l’aide du bouton .

- Remplir les champs « intitulé » de la tâche ainsi que le descriptif dans « description »

- Cliquer sur le bouton afin de prendre en compte les éléments saisis.

- Vérifier que la création a bien été effectuée sur la partie de droite ( 2 )

( 2 ) Liste des tâches associées à un service

Par défaut, Agespro affiche l’ensemble des tâches indépendamment du service.

Cette liste vous renseigne sur le nom de la tâche, le service, sa description et également son état. L’état peut être :

C : créer sans avoir eu de modification - S : suspendu - M : modifier

Vous avez la possibilité de retrouver les tâches que vous avez créées en :

- choisissant à l’aide du menu déroulant la filiale concernée - cliquant sur le bouton

- choisissant le service concerné et chargeant votre sélection à l’aide du bouton .

( 3 ) Modification, annulation et suppression

Le bouton permet d’ôter toutes les informations saisies. Le bouton suspend la tâche mais reste visible avec un état S.

Le bouton permet de prendre en compte vos modifications après avoir effectué les opérations suivantes :

- sélectionner la tâche à l’aide du bouton (cette action rapatrie les informations sur la gauche) - modifier les informations que vous souhaitez

- cliquer sur et visualiser la modification sur la partie de droite ( 2 )

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Affectation des tâches Compétences par salarié

Cette page vous permet d’affecter les compétences à chaque salarié en fonction de son métier, de son emploi et du domaine de

compétence choisis.

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( 1 ) Création des domaines de compétences par salarié

- Choisir le salarié et charger votre sélection à l’aide du bouton ( A )

- Choisir le métier auquel vous souhaitez affecter le salarié et charger votre sélection à l’aide du bouton ( B )

- Choisir l’emploi auquel vous souhaitez affecter le salarié et charger votre sélection à l’aide du bouton ( B ) - Choisir le domaine de compétence auquel vous souhaitez affecter le salarié - Cliquer sur le bouton afin de prendre en compte les éléments chargés. - Vérifier que la création a bien été effectuée sur la partie d’en dessous ( 2 )

A

B

( 2 ) Liste des domaines de compétences par salarié

Par défaut, Agespro affiche l’ensemble des domaines de compétences indépendamment du service. Cette liste vous renseigne sur le métier, l’emploi, les compétences du salarié. Vous avez la possibilité de retrouver les compétences affectées au salarié en :

- choisissant à l’aide du menu déroulant le salarié concerné - cliquant sur le bouton ( A )

( 3 ) Suppression Le bouton supprime la compétence affectée au salarié

Si vous avez créé des tâches par domaines de compétences précédemment, ils s’afficheront également sur la fenêtre.

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Salariés

Créer / Modifier

Cette page vous permet de créer les salariés de votre structure et leur entourage.

Suite >>>

Profil Utilisateur

Premier profil permettant l’utilisation de son agenda, la gestion de ses congés et de son temps de travail, la gestion de sa messagerie. Il a la possibilité de planifier et de prendre des rendez-vous pour lui et ses collaborateurs. Il ne peut accéder aux modules : paramétrage, projet, partie RH gestion ni aux informations dites privées du salarié liées au module communication (messagerie)

Profil Direction

Ce profil donne accès à toute manipulation sauf les informations dites privées du salarié liées au module communication (messagerie)

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Création du salarié :

( 1 ) Renseignez les différents champs concernant le salarié que vous souhaitez ajouter. Remarque : Le matricule Paie est important. Il sera très utile dans le module Gestion Projet. Le profil attribué au salarié sert à donner des droits d’accès différents sur Agespro. Pour valider cliquez sur . Il apparaitra alors dans la liste des salariés ( 3 ).

Profil Comptabilité

Il donne accès aux mêmes droits que la Direction à part la validation finale des congés et l’accès aux mots de passe des salariés. Ce profil accède à l’ensemble des modules sauf les informations dites privées du salarié liées au module communication (messagerie)

Profil Chef de service

Ce profil permet en plus de gérer la gestion des demandes de congés pour une première validation par le chef de service. Ce profil n’accède pas aux modules projet ni paramétrage ni aux informations dites privées du salarié liées au module communication (messagerie)

Profil Administration

Ce profil permet l’utilisation de son agenda, la gestion de ses congés et de son temps de travail, la gestion de sa messagerie. Il a la possibilité de planifier et de prendre des rendez-vous pour lui et ses collaborateurs. Il peut effectuer des courriers types pour l’ensemble des

salariés de la structure dans le module communication. Il accède également à l’ensemble des informations « courrier entrant ou sortant ». Mais il n’accède pas aux modules : projet,

paramétrage, partie RH gestion ni aux informations dites privées du salarié liées au module communication (messagerie)

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AGESPRO PARAMETRAGE



Créer / Modifier

Entourage du salarié :Sélectionner le salarié voulu dans la liste ( 3 ) en cliquant sur . Toutes les informations précédemment saisies se chargent sur la partie de gauche ( 1 ). Dans la partie ( 2 ) choisissez : - le type de contact (époux (se), enfant, parent, grand parent, contact.)

- le nom - le prénom - le numéro de téléphone - la date de naissance est obligatoire pour la création des enfants. En effet, si vous possédez le module Ressources Humaines, vous allez pouvoir gérer les compteurs « enfant malade ».

Validez en cliquant sur . Annulez votre saisie en cliquant sur .

Pour supprimer un membre de l’entourage, sélectionnez-le dans la partie ( 4 ), et cliquez sur .

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AGESPRO PARAMETRAGE



Droits d’accès


Planning horaire Cette page va vous permettre de créer le planning horaire des salariés de la structure. Vous retrouverez ces informations dans les agendas, le rapport d’activité et dans le module « Gestion projet ».

1 ( 1 ) Pour créer le planning horaire d’une personne, sélectionnez-la dans le

menu déroulant et cliquez sur . La page suivante s’ouvre ( 2 )

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( 2 ) renseignez le nombre d’heures du matin et de l’après-midi, ainsi que

l’amplitude horaire. Validez en cliquant sur .

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AGESPRO PARAMETRAGE


Suite >>>

( 3 ) En rechargeant la page vous verrez les horaires du salarié. Pour voir le planning d’un salarié, il suffit juste de le sélectionner dans le menu déroulant, il se charge automatiquement sur la liste ( 3 )

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Remarque : l’amplitude horaire déterminera l’affichage de l’agenda semaine, mois et jour du salarié.

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AGESPRO PARAMETRAGE



Planning horaire

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( 4 ) Si vous souhaitez modifier les horaires d’un ou plusieurs salarié(s), sélectionnez-le(s) dans le menu déroulant ( 1 ), les nouveaux horaires peuvent être changés pour :

- Une date précise et unique, en cochant sur « Le jour sélectionné »

- Un jour dans la semaine pendant tout un mois, en cochant « Tout ce mois »

- Un jour dans la semaine pour tout le reste de l’année, en cochant « Toute l’année »

Sélectionnez le jour de la semaine en cliquant sur . Les horaires peuvent être modifiés dans la partie ( 6 ), en indiquant le nouveau nombre d’heures, et / ou les amplitudes horaires. Validez en cliquant sur

.

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( 4 ) Agespro vous donne la possibilité de reporter les horaires sur l’année suivante. Sélectionnez le mois et

l’année en cours et cliquez sur .

( 5 ) Vous avez la possibilité de supprimer tous les horaires d’une ou plusieurs personnes sur un mois ou sur année. Sélectionnez la ou les personne(s) concernées et cliquez sur .

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines

Congés Procédure congé salarié

Cette page vous permet de donner les procédures à Agespro² (congé, RTT, enfant malade et récupération) pour chaque salarié travaillant dans la structure.

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Procédures différentes Si vous avez peu de salariés qui ont une procédure différente :

- Effectuer la procédure précédente - Retourner sur le salarié à modifier en le sélectionnant à l’aide du menu déroulant ou des menus déroulants - Charger le salarié à sélectionner à l’aide du bouton . - Cliquer sur le type de congés que vous souhaitez modifier à l’aide du bouton - Effectuer vos modifications - Cliquer sur le bouton

Si la plupart de vos salariés ont une procédure différente :

- Charger le salarié à sélectionner à l’aide du bouton . - Cliquer sur le type de congés que vous souhaitez modifier à l’aide du bouton

Procédure unique en interne

- Cliquer sur le bouton de « Tous »

- Sélectionner un type de congés que vous souhaitez paramétrer à l’aide des boutons

- Cliquer sur le bouton afin de prendre en compte les informations saisies pour l’ensemble des salariés. Et poursuivre la même action pour les autres types de congés

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AGESPRO PARAMETRAGE


"Consommer les jours acquis dans le" : définir si les RTT acquis en début de mois doivent être pris durant le mois, le trimestre, le semestre ou l'année en cours. - "à prendre sous un délai de" au niveau des récupérations : définir :

combien de jours a un salarié pour récupérer la ou les heures supplémentaires qu'il vient d'effectuer. Si ces heures sont considérées comme perdues après ce délai. Si la récupération d'heures doit être validée par le responsable du salarié. le maximum d'heures supplémentaires qu'un salarié peut cumuler.

Ressources Humaines Congés Procédure congé salarié

Explication des différents champs

"Périodes concernées" : définit la date de début et de fin d'exercice.

"Report des compteurs d'un exercice à un autre" : permet si vous le souhaitez, lorsque vous clôturez un exercice, reporter les compteurs restant sur le nouvel exercice.

"Délai de dépôt minimum" : définir au minimum combien de jours avant la prise de congés doit être déposée la demande.

"Jours acquis à chaque période" : cette zone n’est pas activée. Elle reprendra les éléments du compteur CP du salarié à chaque mois (ou autre périodicité pour les RTT) et du nombre de jours "enfant malade" par an que bénéficiera le salarié pour chacun de ses enfants.

"Se pose en" : définir si le congé se pose en heures ou en demi-journée.

"Calculé sur le temps de travail effectif" : définir si le congé est comptabilisé dans les heures de travail.

"Type" : définir si les congés payés fonctionnent en jours ouvrables ou ouvrés. "Dépôt des congés" : définir le nombre de jours, les dates de dépôt des périodes des congés ainsi qu'une date butoir. (exemple : les congés d'été comportent 10 jours au minimum, à répartir obligatoirement entre le 01 juillet et le 31 août et les demandes doivent être déposées avant le 31 mai).

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Ressources Humaines Congés Gestion compteur : CP

Cette page sert à consulter et à paramétrer les compteurs mensuels de congés payés des salariés.

Par défaut, la page se charge pour l'année de l'exercice en cours. Néanmoins vous pouvez consulter les années précédentes ou suivantes.

( 1 ) Paramétrage des compteurs Afin de paramétrer les compteurs, il vous faudra :

- Sélectionner le salarié en question à l’aide des menus déroulants (filiale (antenne), service, choix de l’utilisateur) - Charger le salarié en question à l’aide du bouton (si vous avez fait une erreur en chargeant, utiliser le bouton Attention, cette action annulera toute votre sélection) - Vérifier que la personne a bien été prise en compte sur la partie « personnes sélectionnées » - Indiquer son solde de départ en jours puis charger l’information

- Vérifier que cette modification a bien eu lieu pour le salarié en question - Attribuer les jours acquis par mois (en principe : 2,5 jours) et choisir la période sur laquelle cette modification doit s’incrémenter puis charger les éléments saisis à l’aide du bouton proche de la période.

Remarque : vous pouvez paramétrer les mêmes éléments pour tous vos salariés en cliquant sur le bouton qui permet de sélectionner toutes les personnes. Puis chargez à l’aide du bouton

( 2 ) Clôture Lorsque vous arrivez en fin d'exercice, vous devez clôturer l'exercice en cours afin de basculer vos soldes sur l’exercice suivant. Pour ce faire, voici la procédure à suivre :

- Sélectionner les salariés dont le compteur est correct

- Cliquer sur le bouton de clôture Attention, cette action est irréversible et s'impacte sur l'ensemble d'Agespro. Veillez à bien vérifier les compteurs que vous clôturez.

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Suite >>>

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines

Congés Gestion compteur : CP

Modification des acquis Exceptionnellement, vous avez la possibilité de modifier les jours acquis par mois d'un ou de plusieurs salariés. Exemple ci-dessous pour Andréani Sylvia :

- Choisir le salarié concerné par la modification dans le menu déroulant - Charger le salarié en utilisant le bouton - Indiquer le nouveau nombre de jours acquis par mois que vous souhaitez affecter à ces salariés (par exemple 0 jour) - Définir ensuite la période durant laquelle s'appliquera cette modification exceptionnelle en choisissant un mois de début et de fin grâce aux menus déroulants.

- Valider cette action en cliquant sur le bouton

Modification solde Toujours de façon exceptionnelle, vous pouvez également modifier le solde de départ (solde N-1) d'un ou plusieurs salariés.

- Choisir le salarié concerné par la modification dans le menu déroulant - Charger le salarié en utilisant le bouton qui se situe près de votre sélection - Indiquer le nouveau solde de départ que vous souhaitez affecter à ces salariés (par exemple 20 jours)

- Valider cette action en cliquant sur le bouton

Remarque : Les compteurs se mettent à jour automatiquement.

-Lors de la demande le nombre de jours apparait dans la ligne « CP Demandés »pour le mois concerné.

- Lors de la validation il passe à la ligne du dessous « CP Validés »

- Quand la date est passée, le nombre de jours passe à la ligne « CP Pris »

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Ressources Humaines Congés Gestion compteur : RTT

Cette page sert à consulter et à paramétrer les compteurs mensuels des RTT des salariés.

( 1 ) Paramétrage des compteurs Afin de paramétrer les compteurs Acquis, il vous faudra :

- Sélectionner le salarié en question à l’aide des menus déroulants (filiale (antenne), service, le salarié) - Indiquer les jours de RTTE (RTT employeur) et les jours de RTTS (RTT salarié) - Charger la période sur laquelle vous souhaitez apporter les journées RTT - Vérifier que le salarié a bien dans le tableau le nombre de jours RTTE et RTTS

Afin de paramétrer les soldes de départ RTTE et RTTS, il vous faudra :

- Sélectionner le salarié en question à l’aide des menus déroulants (filiale (antenne), service, le salarié) - Sélectionner dans le menu déroulant RTTE ou RTTS et indiquer le solde de départ en nombre de jours - Cliquer sur le bouton afin de prendre en compte les éléments saisis

( 2 ) Consulter les compteurs Pour chaque salarié est affiché un compteur récapitulant les RTT Employeur ("E") et RTT Salarié ("S") comprenant : - Son solde de départ pour l'année en cours («S.Début») - Le nombre de RTT pris et acquis chaque mois - Le total annuel de RTT pris et acquis ("Total") Clôture Lorsque vous arrivez en fin d'exercice, vous devez clôturer l'exercice en cours afin de basculer sur l’exercice suivant. Pour ce faire, voici la procédure à suivre :

- Sélectionner le salarié dont le compteur est correct.

- Cliquer sur le bouton de clôture Attention, cette action est irréversible et s'impacte sur l'ensemble d'Agespro. Veillez à bien vérifier les compteurs que vous clôturez. Remarque : les compteurs se mettent à jour lorsque le CRA (sur le module Ressources Humaines) est clôturé par la direction.

Consulter les compteurs

Par défaut, la page se charge sur l’exercice en cours pour l’ensemble des salariés.

Vous pouvez sélectionner l’année que vous souhaitez à l’aide du menu déroulant. Cette action vous permet de visualiser l’ensemble des compteurs RTT pour l’année sélectionnée.

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Congés Gestion compteur : RTT

Modification solde Toujours de façon exceptionnelle, vous pouvez également modifier le solde de départ (solde n-1) d'un salarié : - Choisir le type de solde que vous désirez modifier : RTT Employeur ("RTT E") ou RTT Salarié ("RTT S"). - Indiquer le montant du nouveau solde. - Sélectionner le salarié concerné par ces changements - Valider cette action en cliquant sur le bouton Modification des acquis RTT Exceptionnellement, vous pouvez modifier les jours de RTT acquis d'un salarié :

- Indiquer le nombre de jours RTT Employeur ("RTT E") puis le nombre de jours RTT Salarié ("RTT S") - Choisir la période durant laquelle s'appliqueront ces jours en choisissant un mois de début et de fin grâce aux menus déroulants

- Sélectionner le salarié concerné par ces changements - Valider cette action en cliquant sur le bouton

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Congés Gestion compteur : récupération

Cette page sert à consulter et modifier les compteurs d'heures supplémentaires effectuées et récupérées des salariés.

Consulter les compteurs

Par défaut, la page se charge sur l’exercice en cours pour l’ensemble des salariés.

Vous pouvez sélectionner l’année que vous souhaitez à l’aide du menu déroulant. Cette action vous permet de visualiser l’ensemble des compteurs récupération pour l’année sélectionnée.

Vous pouvez également afficher les compteurs des salariés issus d’une filiale (antenne) et / ou d’un service.

( 1 ) Paramétrage des compteurs Afin de paramétrer le solde de début de chaque salarié, il vous faudra :

- Sélectionner le salarié en question à l’aide des menus déroulants (filiale (antenne), service, le salarié) - Indiquer le solde de départ des heures de récupérations du salarié - Charger à l’aide du bouton - Vérifier que le salarié a bien dans le tableau le nombre d’heures de récupération dans le solde de départ

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Congés Gestion compteur : enfant malade

Cette page vous permet de paramétrer et de consulter les compteurs congés « enfant malade ».

Dans tous les cas, choisissez en premier lieu l’année concernée par le paramétrage des compteurs à l’aide du menu déroulant

Paramétrage du nombre de jours de congés « enfant malade »

Il vous suffit de :

- Sélectionner le salarié concerné à l’aide du menu déroulant - Sélectionner le prénom de l’enfant à l’aide du menu déroulant qui lui est dédié - Charger les éléments sélectionnés - Indiquer le nombre de jours de congés par an pour un enfant - Charger les éléments pour prendre en compte le nombre de jours

Modification du nombre de jours de congés « enfant malade »

Il vous suffit d’utiliser la même procédure que le paramétrage du nombre de congés « enfant malade ».

Consulter le compteur d’un salarié

Choisir le salarié concerné ainsi que le compteur congé « enfant malade » pour vérifier l’état des poses de congés.

Une fois le salarié choisi s'affiche alors dans un tableau son compteur comprenant :

- Le prénom de l'enfant («Enfant») - Le solde de départ pour cet enfant - Le nombre de jours pris par mois pour cet enfant - Le nombre total de jours pris pour cet enfant («Total pris») - Le nombre de jours restant à prendre pour cet enfant («Total Restant»)

Clôture Lorsque vous arrivez en fin d'exercice, vous devez clôturer l'exercice en cours afin de basculer sur le suivant.

- Choisir les salariés dont le compteur est correct - Cliquer sur le bouton de clôture représenté par un cadenas.

Attention, cette action est irréversible et s'impacte sur l'ensemble d'Agespro. Veillez à bien vérifier les compteurs que vous clôturez!

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Frais de déplacement

Distance de déplacement

Cette partie du module va vous permettre de créer toutes les distances de vos déplacements. Vous retrouverez ces informations dans le module Ressources Humaines / Frais de déplacements.

Pour créer vos déplacements : Choisissez le département et la ville de départ et d’arrivée à l’aide des menus

déroulants. Vous avez la possibilité de préciser l’adresse si vous le souhaitez. Indiquez le kilométrage (d’un aller) Cliquez sur

Vous pouvez connaitre les distances déjà créées à partir de l’adresse de départ et / ou de l’adresse d’arrivée, en cliquant sur dans la zone de vérification. Cette action vous permettra de ne pas créer de doublons, mais aussi de sélectionner une distance pour la modifier ou la supprimer ( 3 ).

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( 3 )Pour modifier une distance,

sélectionnez-la en cliquant sur , indiquez le nouveau kilométrage et

cliquez sur ( 4 ).

Pour la supprimer cliquez sur 4

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AGESPRO PARAMETRAGE


Ressources Humaines Frais de déplacement

Véhicule salarié

Cette page vous permet de créer les véhicules des salariés et de les affecter à leurs propriétaires. Vous aurez besoin de ces informations pour la déclaration des frais.

( 1 )Renseignez la marque, le modèle et la puissance fiscale puis validez en cliquant sur pour créer le véhicule dans votre base.

Dans la partie ( 2 ) , vous retrouvez la liste des véhicules déjà créés.

Remarque : Ne créez pas le véhicule pour chaque salarié afin d’éviter les doublons.

Pour supprimer un véhicule, cliquez sur

Remarque : un véhicule ne peut être supprimé s’il est attribué à un salarié.

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( 3 )Cette partie va vous permettre d’affecter le(s) véhicule(s) créé(s) aux salariés. Sélectionnez le salarié, sélectionnez dans ( 2 ) le ou les véhicule(s) et cliquez sur

. Vous retrouvez le(s) véhicule(s) attribué(s) au salarié dans la zone ( 4 ) Vous pouvez supprimer un véhicule attribué à un salarié en cliquant sur Chaque salarié retrouvera son ou ses véhicule(s) lors de sa déclaration de frais.

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Documents

Manuel parametrage 18012010 · 2011. 7. 8. · 3 AGESPRO PARAMETRAGE Manuel d’utilisation Agespro² Groupe Z© 2010 Structure Filiales Cette page sert à créer ou modifier vos