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Cahier des clauses techniquesparticulières
Portail Relation Ecole Entreprises et conception d’un logiciel de gestion électronique de stages
Important : ce document est la propriété du Lycée Jean Mermoz, il ne peut être exploité,reproduit ou cédé sous quelque format que ce soit sans l’accord express du Lycée Jean Mermoz de Saint-Louis.
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Table des matières
1 Contexte et objectifs du site web et de l’outil de suivi des stages 4
1.1 Objet de la demande 4
1.2 Le demandeur 5
1.2.1 Présentation 5
1.2.2 Adresse 5
2 Approche visuelle du site web 5
2.1 Synthèse et expression des besoins 5
2.2 Périmètre du projet 7
2.2.1 Entrée CLEE 7
2.2.2 Entrée Formations 7
2.2.3 Entrée outils 7
2.3 Administration des contenus 8
2.4 Fonctionnalités 8
2.5 Cadre technique 8
2.6 Visibilité et référencement 9
2.7 Intégration des contenus 9
3 Approche logiciel du site web 9
3.1 Synthèse et expression des besoins 9
3.1.1 Les élèves / étudiants 9
3.1.2 Les enseignants 10
3.1.3 Le bureau des stages 10
3.1.4 La direction de l’établissement 10
3.1.5 Les entreprises 11
4 Présentation du projet de gestion électronique des stages 11
4.1.1 Objectifs 11
4.1.2 Les besoins principaux 11
4.2 Analyse de l’existant 12
4.2.1 Logiciel existant 12
4.2.1.1 Présentation de l’application 12
4.2.1.2 Accès aux données entreprises 12
4.2.1.3 Accès aux modèles de documents 13
4.2.1.4 Accès aux données élèves 13
4.2.2 Utilisateurs 13
4.2.3 Contraintes techniques 13
4.2.4 Gestion des documents 14
4.2.5 Planning prévisionnel 14
4.3 Principales fonctionnalités attendues 14
4.3.1 Généralités liées à l’interface 14
4.3.1.1 Accès à l’interface générale 14
4.3.1.2 Structure et arborescence générale 14
4.3.1.3 Pages d’accueil et design 15
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4.3.1.4 Ergonomie générale 15
4.3.1.5 Gestion des droits d’accés 15
4.3.2 Alimentation des données 16
4.3.2.1 Création et modification d’un établissement 16
4.3.2.2 Création et modification d’une entreprise 17
4.3.2.3 Création et modification d’un utilisateur 17
4.3.2.4 Création et modification d’un élève 17
4.3.2.5 Création et modification d’une période de stage 18
4.3.3 Consultation et recherche d’une entreprise ( élèves et enseignants) 18
4.3.3.1 Consultation des élèves 18
4.3.3.2 Consultation des enseignants 18
4.3.3.3 Sauvegarde de la recherche (Panier) 18
4.3.3.4 Impression de la recherche 18
4.3.4 Gestion administrative des conventions de stages 19
4.3.4.1 Edition des conventions de stages 19
4.3.4.2 Edition des fiches de rupture de stage 19
4.3.4.3 Suivi des signatures de stages 19
4.3.5 Edition des documents relatifs aux stages 19
4.3.5.1 Edition des ordres de missions des enseignants 19
4.3.5.2 Calcul et édition des frais de remboursement des déplacements 20
4.3.5.3 Edition des attestations de stage et synthèse des stages effectuées par un élève 20
4.3.5.4 Edition des statistiques sur les PFMP 20
4.3.6 CFA – Place d’apprentissage 20
4.3.6.1 Information particulières concernant les CFA 20
4.3.6.2 Particularité des CFA 20
5 Support et maintenance 21
5.1 Maintenance préventive, corrective et évolutive. 21
5.1.1 La maintenance préventive concerne : 21
5.1.2 La maintenance corrective concerne : 21
5.1.3 La maintenance évolutive concerne : 21
5.1.4 Quel que soit le type de maintenance, les règles suivantes sont applicables : 21
5.2 Support 21
5.3 Proposition 22
6 Gestion de projet et planning 22
7 RGPD 23
8 Formation 23
9 Développements complémentaires 23
10 Contenu de l’offre et critères d’analyse 23
10.1 Contenu de l’offre 23
10.2 Critères d’analyse 24
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1 Contexte et objectifs du site web et de l’outil de suivi des stages
1.1 Objet de la demande
Les comités locaux éducation-économie (CLEE) sont l’instance à la maille locale de dialogue entre les établissements scolaires et les entreprises d’un même secteur. Ils sont coanimés par un représentant d’entreprise et par un chef d’établissement scolaire. Ils mettent en œuvre des actions favorisant la découverte des métiers, la mise en œuvre du Parcours Avenir, l’appui à la formation avec les stages et les PFMP et l’insertion professionnelle. Quatorze CLEE fonctionnent dans l’académie de Strasbourg : 13 géographiques et un spécifique.
Par ailleurs 13 Pôles de Stages (PdS) calés sur la même maille que les CLEE géographiques ont été créés pour venir en appui des établissements et des élèves en difficulté sur leur recherche de stage ou de PFMP.
Le déploiement des pôles de stages a pour objectif de répondre aux missions suivantes :o partager des informations et des stratégies,o mutualiser des pratiques et des outils,o développer des dispositifs facilitant et améliorant l’accueil et l’intégration des jeunes en milieu
professionnel,o développer et consolider la formation et l’accompagnement des maîtres d’apprentissage et des
tuteurs,o assurer la cohérence de la relation avec les partenaires du monde professionnel à travers un
interlocuteur identifié par bassin.
Pour cela les CLEE et les PdS pourront prendre appui sur les outils d’ores et déjà employés et développés par le Lycée Jean-Mermoz de Saint-Louis, porteur de ce projet. Ces outils devront être professionnalisés afin de pouvoir être mis à la disposition d’autres établissements de l’académie voire hors académie.
Ainsi le Lycée Jean Mermoz de Saint Louis et le service du délégué académique aux enseignements techniques (DAET) de l’académie de Strasbourg souhaitent construire une plateforme numérique de relation école-entreprise en lien avec les objectifs des CLEE et des pôles de stages à destination des entreprises, des partenaires socio-économiques, des établissements scolaires et des élèves.
Au-delà de la phase de développement ; le produit sera amené à se développer et répondre aux évolutions technologiques.
L’objet de la demande comporte 2 éléments qui doivent être considérés séparément, mais développés en complémentarité, à savoir :
o Un site web pour les CLEE;o Un outil de gestion des stages et des places d’apprentissage.
Principale fonctionnalité de l’application de gestion des stages et des places d’apprentissage :o Gestion des données relatives aux stages et places d’apprentissage dans une base de données.o Donner un accès cette base de données entreprise aux élèves/étudiants/apprentis via une carte de
type Google ou Openstreeto Permettre l’édition et la gestion des conventions de stageso Permettre la mise en place de la signature électronique des conventions de stage
(entreprises/parents/établissements).o Partager avec les membres de la communauté éducative le bilan des conventions de stages et des
places d’apprentissageo Extraire des bilans statistiques et des bases de donnéeso Identifier les interlocuteurs/contacts dans les entreprises
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Relation Ecole-EntrepriseAccueil Ressources Actualités Contacts
1.2 Le demandeur
1.2.1 PrésentationLe Lycée JEAN-MERMOZ est un établissement scolaire ayant pour mission de former des élèves, des étudiants et des apprentis. Il est constitué de sections générales et technologiques, des sections professionnelles et d’un centre de formation d’apprentis.
Voir le site web : http://lyceemermoz.com/
1.2.2 AdresseLycée JEAN-MERMOZ 53, rue du Docteur Hurst68300 Saint LouisStandard : +33 (0)3 89 70 22 70
2 Approche visuelle du site web
2.1 Synthèse et expression des besoins
Pour la réalisation du site, le demandeur souhaite faire appel à un prestataire qui sera en charge de la conception du site ainsi que de l’intégration des contenus. L’identité visuelle figurera sur le site, mais sera également utilisable sur d’autres supports de communication.
En cohérence avec cette identité visuelle, il convient également de définir une charte graphique du site: code couleur, typographie…
Le produit devra respecter les contraintes techniques précisées ci-dessous.
Le site contiendra notamment, une page d’accueil comportant une bannière et trois accès dont le contenu serait :
o Bannière :
● Accueil : Présentation service DAET / Présentation des partenaires institutionnels
● Ressources et liens (conventions, Liste des CEE…)
● Actualités
● Contacts et mentions légales
● Logos des financeurs (Rectorat, FEDER, Conseil Régional, Conseil Général…)
o Trois accès avec login et droits
● CLEE par une approche cartographique
● Formations / Etablissements
● Outils : Geostage Collège / Lycée / CFA
Les 14
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CLEE disposeront de pages éditoriales et d’un espace de stockage dans l’onglet ressources (fichier pdf, excel, word …).
Les 13 pôles des stages (PdS) disposeront également de pages éditoriales et d’un espace de stockage dans l’onglet ressources.
Le développement d’une application facilitant la recherche des stages s’appuyant sur une plateforme de géolocalisation est attendu. Cette application s’appuiera sur le travail développer par le Lycée Jean-Mermoz de Saint-Louis.
Les contenus ainsi que les textes à intégrer seront transmis au prestataire par l’équipe de pilotage.
2.2 Périmètre du projet
L’onglet accueil se composera d’une ou deux pages de présentation de l’organisation académique de la relation école-entreprise (14 CLEE – 13 Pôles de Stages – cartographie) ainsi qu’une page d’actualités du CLEE. L’onglet ressources permettra l’accès à des informations accessibles à tous, mais également à des fichiers accessibles après authentification.La plateforme aura trois entrées
● Entrée CLEE
● Entrée formations
● Entrée outils
2.2.1 Entrée CLEELa page d’accueil de cette entrée comportera une partie éditoriale et la possibilité de se diriger vers les autres pages par une action de sélection sur une cartographie. Cette sélection donnera un accès au 14 CLEE présents dans l’académie de Strasbourg.
Les CLEE auront la possibilité de mettre à jour une page éditoriale où nous retrouverons les informations suivantes :
● Présentation du CLEE lui-même / renvoi sur le site le cas échéant
● Présentation des partenaires
● Présentation des actions
● Mise à disposition de documents.
● Actualité du CLEE
Les pages étant administrable par plusieurs personnes, une gestion des droits d’administration de ces pages est à prévoir.
2.2.2 Entrée FormationsCette entrée devra permettre par filtrage l'accès à l’ensemble des formations présentes dans l’académie de Strasbourg. Les filtres pourront être de différent ordre : Formation, secteur d’activité ou par établissement.
● Chacun des établissements aura la possibilité de mettre à jour une page éditoriale où nous retrouverons les informations suivantes :
● Présentation de l’établissement lui-même - renvoi sur le site internet de l’établissement
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● Présentation des formations – carte d’identité
● Formations existantes
● Calendrier des périodes de stages ventilés par métiers
● Par ailleurs l’établissement pourra par l’intermédiaire de l’entrée outil:o Visualiser les entreprises et leurs métiers (filtrage géographique et sectoriel
possible)o Piloter le suivi des stages/PFMPo Automatiser la convention de stage (principalement pour les collèges).
2.2.3 Entrée outilsCette entrée correspond au développement d’applications numériques où plus exactement à la « professionnalisation » d’outils qui sont d’ores et déjà utilisés et exploités par le Lycée Jean-Mermoz de Saint-Louis (développement interne). Il sera nécessaire de retranscrire la philosophie de l’ensemble de ce produit et de l’intégrer dans le projet à venir.
La finalité de cette application doit répondre aux besoins suivants (après authentification) :o les élèves/étudiants et apprentis de l’établissement peuvent accéder à un module de
consultations des données entreprises via des filtres de sélection et une une interface graphique de type GoogleMap ;
o les enseignants accéderont pour chaque entreprise référencée aux coordonnées des contacts ;
o le service de gestion des stages aura la possibilité d’éditer, de modifier, d’archiver les conventions de stages
o la direction de l’établissement pourra extraire des tableaux de bord qui synthétiseront les lieux d’accueil des élèves
o les différents protagonistes (élève, parents, entreprise, établissement) auront la possibilité d’utiliser une signature électronique pour valider les documents, notamment les conventions ou les fiches de rupture de stage.
Concernant l’entrée pôles de stages, au sein des territoires, il sera nécessaire d’avoir des droits d’administrations identiques aux établissements, avec en plus, la possibilité d’enrichir l’offre de stages des entreprises « manuellement » pour le compte d’une entreprise par exemple.
2.3 Administration des contenus
Le portail d’accueil et les contenus du site n’évolueront que très peu. L’actualisation des pages sera effectuée par le service du DAET. La possibilité de pouvoir ajouter et supprimer de nouvelles pages sur le site (en reprenant le gabarit d’une page déjà existante) et modifier le menu de navigation doit être réalisable.Par ailleurs, les 14 « mini-sites » des CLEE- pôles de stages ainsi que la partie géolocalisation seront administrés de la même manière que la page d’accueil, mais par de multiples utilisateurs avec droits. C’est pourquoi l’administrateur du site devra avoir la possibilité de créer, autoriser et modifier les droits sur les différents « mini-sites ».
2.4 Fonctionnalités
● « Contenu contre email » : le visiteur doit vous laisser son email pour télécharger certains contenus ;
● « Store Finder » : permettre à l’internaute de trouver une formation, une entreprise à partir de son adresse ou d’une ville, ou du secteur d’activité, ou du métier (cette base sera fournie)
● Moteur de recherche classique ou sur mesure (le visiteur sélectionne plusieurs filtres correspondant à ses besoins, le site le redirige vers le produit ou service qui peut l’intéresser), notamment dans la partie géolocalisation des entreprises.
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● Génération automatique de convention de stage en ligne avec archivage personnalisé par établissement et élève en incluant la signature numérique.
2.5 Cadre technique
La solution proposée par le prestataire pour la réalisation du site devra impérativement tenir compte des contraintes suivantes :
● Le site devra être compatible avec les standards actuels ;
● La vitesse d’affichage des pages du site doit pouvoir être optimisée (limitation du poids, mise en mémoire cache des pages dynamiques pour un chargement plus rapide) ;
● Le site sera conçu pour permettre une consultation optimale facilitant la lecture et la navigation sur tous types de terminaux tels smartphones, tablettes… c’est-à-dire un site responsive;
● Le site doit être compatible avec la plupart des navigateurs web actuels : Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari et Opéra. Il devra également respecter les standards établis par le World Wide Web Consortium (W3C) afin d’assurer une compatibilité optimale avec les futurs outils de navigation. Le prestataire doit effectuer des tests de vérification avant la mise en production du site et s’engage à corriger les éventuelles incompatibilités constatées en prenant les mesures nécessaires pour assurer un affichage optimal dans ces différents environnements ;
● Le site doit être conforme avec les normes françaises d’accessibilité selon la loi n° 2005-102 de février 2005, article 47 qui précise que « les services de communication publique en ligne des services de l’État, des collectivités territoriales et des établissements publics qui en dépendent doivent être accessibles aux personnes handicapées » ;
2.6 Visibilité et référencement
Les pages du site doivent être adaptées (structure, contenus, liens, écriture des balises) pour un référencement naturel optimisé pour les moteurs de recherche. Le prestataire doit proposer une solution qui permette de renseigner automatiquement les métabalises (titre, description, mots-clés), de nommer correctement d’autres éléments (URL, répertoires, liens, médias), et s’engage à prendre toutes les mesures techniques de base de manière à garantir une sensibilité maximale à l’indexation automatique par les principaux moteurs de recherche.
2.7 Intégration des contenus
Le site web sera entièrement administrable. Les contenus seront créés pour un « mini-site » et seront facilement duplicables pour les autres. Le site sera administré par les personnels de la DAET.
3 Approche logiciel du site web
3.1 Synthèse et expression des besoins
Les besoins en termes de gestion électronique des stages concernent :
● Les élèves/étudiants / apprentis de l’établissement en :o leur donnant accès à un module de consultations des données entreprises via des
filtres de sélection et une interface graphique de type GoogleMap ;o leur permettant de mémoriser dans un ‘panier’ leurs recherches/requêtes.
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o en offrant la possibilité d’apposer une signature électronique pour valider les conventions de stage
o d’éditer une fiche de suivi des recherches effectuées.
● les enseignants en :o leur permettant d’avoir accès pour chaque entreprise référencée aux coordonnées
des contacts ;o leur permettant de pré établir les conventions de stage.o leur permettant d’avoir accès aux recherches des élèves qu’ils ont en charge.
● le bureau des stages en offrant la possibilité d’éditer, de modifier, d’archiver les conventions de stages
● la direction de l’établissement en permettant d’extraire des tableaux de bord.
● les entreprises :o en offrant la possibilité d’apposer une signature électronique pour valider les
documents : les conventions de stage et les fiches de rupture de stage ;o en offrant la possibilité de consulter et d’imprimer leurs documents.
● les représentants d’élève mineur : o en offrant la possibilité d’apposer une signature électronique pour valider les
conventions de stageo en offrant la possibilité de consulter et d’imprimer leurs documents.
3.1.1 Les élèves / étudiantsDans le cadre de leurs formations, les élèves/étudiants des lycées et collèges sont amenés à effectuer des périodes de formations en milieu professionnel.La recherche des organismes d'accueil est menée sous la responsabilité de l'équipe pédagogique, coordonnée par le directeur délégué aux formations technologiques et professionnelles. Après une préparation adaptée (notamment au travers d’une semaine de formation dédiée à cet objectif), les élèves sont amenés à participer activement à la recherche d’un organisme d’accueil. L’outil de gestion électronique des stages doit permettre aux élèves de consulter l’historique de la base de données entreprise de l’établissement.Via une interface visuelle et intuitive (cartographie type Google Map, OpenStreet), l’élève pourra consulter les entreprises qui ont par le passé déjà accueillies un stagiaire.Afin d’accompagner l’élève dans sa recherche des outils complémentaires permettront à l’élève de ‘profiler’ au mieux sa recherche via par exemple :
● un système de filtre par catégorie d’entreprise ;
● un système de filtre par formation professionnelle ;
● un système d’identification de calcul de distance/trajet entre le domicile et l’entreprise ;
● Un système de sauvegarde et d’impression de la recherche de l’élève est également à envisager.
3.1.2 Les enseignantsLes professeurs de l’équipe pédagogique ont un rôle majeur dans l’accompagnement de la recherche d’un lieu d’accueil des élèves. La préparation et la recherche des lieux de stage se
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fait sous leur responsabilité. Il est donc nécessaire qu’ils puissent également avoir accès aux informations présentes dans la base de données entreprises du lycée.Parallèlement, les enseignants ont un rôle important dans le repérage et l’identification des entreprises qui correspondent le mieux aux objectifs de la formation dispensée. Ils sont les garants de la correspondance entre le lieu d’accueil et la formation.La consultation par un enseignant de ces données devra prévoir la possibilité d’accéder à la fiche signalétique complète de l’entreprise, et notamment à l’identité des contacts de l’entreprise et à leurs coordonnées téléphoniques / emails. Ces informations faciliteront la prise de contact avec l’entreprise aux enseignants. Dans le cadre du suivi et de l’accompagnement des élèves dans leur recherche de stage, l’enseignant aura accès aux recherches et à l’état d’avancement des recherches des élèves dont il a la responsabilité.L’enseignant devra pouvoir renseigner les éléments permettant l’affectation d’un élève en stage, l’édition de la convention relevant de la responsabilité du bureau des stages.
3.1.3 Le bureau des stagesLe bureau des stages assure la gestion administrative de périodes de formation en milieu professionnel des élèves/étudiants.Ce service se charge notamment
● de l’édition, de la mise en signatures et de l’archivage des conventions de stage,
● de l’édition de bilans par classe/section des conventions actuellement signées
● de la gestion des avenants aux conventions de stages,
● de la gestions de fiches de rupture de stage,
● de l’édition des ordres de missions des enseignants pour les visites d’entreprises,
● de la gestion des frais de remboursement de stage des élèves/étudiants,
● de l’édition des attestation de stage des élèves/étudiants,
● de la réponses aux enquêtes académiques sur le suivi, la localisation des stages.
●Le fonctionnement de ce service s’appuie actuellement sur la suite logicielle V-Stage.La nouvelle application devra offrir des fonctionnalités semblables à la solution actuelle.
3.1.4 La direction de l’établissementDans le cadre du pilotage de l’établissement, l’équipe de direction et plus particulièrement les Directeurs Délégués au Formations Technologiques et Professionnelles ont quelquefois besoin d’accéder à des statistiques concernant le placement des élèves/étudiants en stage -> nombre de stages à l’étranger par filière par exemple. L’application devra permettre d’obtenir ce type d’extraction, selon des filtres (champs dans la base).
3.1.5 Les entreprisesOutre l’accueil des élèves étudiants dans leur établissement, l’accueil nécessite pour une entreprise une gestion administrative importante. Il s’agit en effet de gérer :
● la signature, le retour et l’archivage des conventions de stages,
● le suivi du stagiaire (calendrier)
● l’évaluation de l’élèves/étudiant
● les fiches de rupture
● les attestations de stage
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● les déclarations d’absence.L’application devra offrir une possibilité de dématérialisation des conventions de stages via notamment la mise en place d’un module de signature électronique.
4 Présentation du projet de gestion électronique des stages
4.1.1 ObjectifsLes objectifs de la mise en place d’un outil de gestion électronique des stages devra répondre aux objectifs suivants :
● Mutualisation des données entre les différents acteurs (élèves, professeur, bureau de stages et entreprises)
● Accessibilité à ces données depuis le web et depuis plusieurs interface (web, tablette, téléphone)
● Traçabilité des connections et des données transmises
● Pérennité de l’application
● Sécurité des bases de données et des connections utilisateurs
Géostage est une application internet qui se propose :
● d’accompagner les élèves, étudiants dans la recherche d’une entreprise d’accueil, pour la version lycée ;
● de permettre aux établissements scolaires et plus particulièrement aux collèges de disposer d’un outil de gestion des conventions de stages ;
● de permettre aux CFA (Centre de Formation d’Apprentis) d’avoir un outil de communication sur les places d’apprentissage existantes et de permettre ainsi de lancer des recherches individuelles ;
● de dématérialiser le processus administratifs des conventions de stage.
4.1.2 Les besoins principauxLes besoins principaux à couvrir par l’outil de gestion électronique des stages sont donc les suivants :
● Interfacer la solution avec les outils existants afin de permettre un import des données informations concernant les élèves et les entreprises
● Permettre l’édition, l’ajout, la suppression de données
● Permettre l’édition de convention de stages, de fiches de ruptures de stages, de fiches de remboursement de déplacements, des attestations de stage
● Rechercher facilement des documents générés par l’application,
● Conserver et tracer les différentes versions des documents générés par l’application,
● Permettre une consultation des données concernant les entreprises aux élèves et aux professeurs
● Permettre un tri/filtre lors de la recherche d’une entreprise par un élève ou un professeur. Parmi les critères de tri nous retiendrons entre autres : o La filière de formation o Le nombre de convention signée avec l’entrepriseo La date de la dernière convention signée avec l’entrepriseo La distance de l’entreprise par rapport au domicile ou par rapport à l’établissement
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o Le nombre de place d’apprentissage ou de stage offerteso Les noms et coordonnées du contact de l’entreprise o Le temps de trajet pour se rendre dans l’entreprise
● Offrir la possibilité aux élèves et enseignants de sauvegarder leur recherche et d’imprimer une fiche récapitulative
● Sauvegarder dans la base de données les différentes périodes de stages planifiées sur une année scolaire
● Permettre l’édition de fiche de synthèse élèves qui retrace leur parcours PFMP (période de formation en milieu professionnel)
● Permettre l’édition d’attestation de stage
● Sauvegarder les données et exporter tout ou une partie de la base de données en conservant l’architecture de l’arborescence,
● Offrir une gestion des droits d’accès limitée dépendant du statut de l’utilisateur,
● Offrir un accès aux données des années précédentes
● Permettre aux divers établissements utilisant l’application de personnaliser l’outil et de limiter l’accès aux données les concernant
● Offrir les possibilités d’une gestion totalement dématérialisée des conventions de stages et documents associés (fiche rupture, absence…) en s’appuyant notamment sur une signature numérique.
4.2 Analyse de l’existant
4.2.1 Logiciel existant4.2.1.1 Présentation de l’application
Le lycée JEAN-MERMOZ dispose d’un logiciel de gestion de stage. La gestion administrative des stages s’appuie le logiciel propriétaire qui offre actuellement les fonctionnalités suivantes :
● Etablissement des conventions de stage
● Suivi des comptes rendus et des évaluations par les professeurs
● Prospection, recherche de lieux de stage pour les élèves ; critères géographiques, par formations et par niveaux notamment
● Suivi historique des stagiaires accueillis sur plusieurs années
● Suivi des embauches des anciens élèves
● Disponibilités des entreprises par rapport aux périodes planifiées par l’établissement
● Horaires, modalités d’accueil ainsi que les différents contacts
● Publipostages divers Word LibreOffice et e-mailing ; documents entièrement paramétrables
● Gestions des Interruptions, absences, avenants…
● Edition des ordres de missions pour les visites de suivi des professeurs
● Etablissement des fiches de frais élèves et professeurs
● Gestion multi-utilisateur : Professeur / Coordonnateur , Elèves, Entreprise , Intendance
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Ces données administratives sont accessibles par l’administration des EPLE (Gestion de l’édition et du suivi des conventions de stages) et par les enseignants.
4.2.1.2 Accès aux données entreprises
La base de données entreprises est actuellement stockée sur l’application.Des possibilités d’export au formation CSV existe.Le logiciel utilise une base de données de type DBF (Compatible Foxpro) non sécurisée.Les données sont accessibles et exploitables via un connecteur ODBC.
4.2.1.3 Accès aux modèles de documentsL’ensemble des modèles de documents utilisés pour la gestion administrative des stages sont aux format Microsoft Word 2003. L’exploitation de ces modèles par le logiciel existant s’effectue par publipostage.
4.2.1.4 Accès aux données élèvesLes données élèves sont importées dans le logiciel existant à partir des données extraites de l’application SIECLE.SIECLE est une application WEB de l’éducation nationale qui permet des extractions personnalisées des données élèves sous différents formats. Les formats csv, xls et pdf sont notamment pris en charge.
4.2.2 Utilisateurs
Localisation géographique
Volume approximatif Type de terminal (web, portable, exe)
Type de terminal
Elèves
Utilisation web interne ou externe à l’établissement
et au réseau pédagogique
Environ 1200 utilisateurs
Web
Professeurs Environ 100 utilisateurs
Web
Bureau des stages et
administratifs
Utilisation web interne à l’établissement et au réseau pédagogique
Environ 20 utilisateurs
Application dédiée
4.2.3 Contraintes techniquesPour les utilisateurs internes, l’authentification devra reposer sur l’annuaire LDAP. Mais il est également nécessaire d’avoir une base propre à l’application pour les utilisateurs extérieurs à l’établissement (entreprises).
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Au niveau serveur Au niveau poste de travail
Machine Système d’exploitation Système d’exploitation Logiciels clients
Trouver les références serveur.
Serveur Microsoft server
Serveur Microsoft Sharepoint 2013
Serveur Microsoft Exchange 2013
Serveur Debain
Windows (7, 8 et 10) Navigateurs web :- Mozilla Firefox- Internet Explorer- Chrome
Montage :- CIFS/Samba
Liste des systèmes existants avec lesquels il est nécessaire d’interfacer la solution de gestion électronique des stages:
● Site Internet (Wordpress)
● Base de gestion actuel V-stage (DBF Foxpro)
● Base élèves avec export (CSV)
4.2.4 Gestion des documentsL’ensemble des documents administratifs relatifs à la gestion des stages est actuellement édité, diffusé et archivé par le bureau des stages.Le logiciel V-stage permet l’édition des documents à partir de modèles prédéfinis.La diffusion pour signature s’effectue ensuite par voie postale. L’archivage est assuré dans un local dédié.
4.2.5 Planning prévisionnelLe calendrier est le suivant:
choix du prestataire 28 août 2018 livraison version bêta fin Janvier 2019 test dans 5 établissement/collêges/CLEE/PdS et débogage jusqu'en juillet 2019 déploiement en septembre 2019
4.3 Principales fonctionnalités attendues
4.3.1 Généralités liées à l’interface
4.3.1.1 Accès à l’interface générale- L’interface de la solution pour tous les utilisateurs quelques soient leurs droits (administrateur
ou simple utilisateur) est une interface full web, c’est-à-dire accessible via un navigateur Internet.
- La solution doit être supportée par les navigateurs web (Firefox, IE, Google Chrome Safari, ..).- Une solution responsive est nécessaire.
4.3.1.2 Structure et arborescence générale- L’application doit pouvoir être utilisée par plusieurs établissements.- Lorsqu’un utilisateur se connecte, un affichage propre à son établissement de rattachement
doit apparaître (localisation de son eple, logo de l’EPLE).
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- Les données stockées dans la base de données (élèves, entreprises, période de stage, conventions de stage, fiche de rupture de stage…) doivent faire référence à un établissement donné.
- Un utilisateur ne doit avoir accès qu’aux données concernant son établissement- L’arborescence du portail doit être comme suit :
o 1er niveau Accès Elèves : Accès élèves pour la consultation et la recherche d’une entreprise,
o 2ème niveau Accès Enseignant lambda de la classe : Accès pour la consultation et la recherche d’une entreprise (données entreprises très détaillées), et le suivi des élèves dont il a la responsabilité
o 3ème niveau Accès Enseignant coordonnateur : Accès pour la consultation et la recherche d’une entreprise (données entreprises très détaillées), la préparation des conventions de stage et le suivi des élèves dont il a la responsabilité
o 4ème niveau Accès Entreprises : Accès au module de signature numérique et à l’historique des conventions relatives à la société. Accès au module de fin de stage (attestation des périodes faites, des fiches de rupture)
o 5ème niveau Accès Parents : Accès au module de signature numérique, et à leurs conventions
o 6ème niveau Accès secrétariat : Accès au module de gestion, d’édition des documents administratifs relatifs aux conventions de stages
o 7ème niveau Accès Administrateur établissement : Accès permettant de gérer les données concernant un établissement scolaire (fiches élèves, entreprises de l’EPLE, modèles de documents pour le publipostage, Logo…
o 8ème niveau : Accès Administrateur général
4.3.1.3 Pages d’accueil et design- La bannière de l’application est personnalisable (logo de l’EPLE, adresse, email..).- La page d’accueil du portail est personnalisable par les administrateurs (informations
diverses, calendrier stages, consignes..)- En fonction de l’utilisateur connecté, la page d’accueil affichera les éléments clé de celui-ci et
notamment les actions en cours et attendues.
4.3.1.4 Ergonomie générale- Un fil d’Ariane (avec liens hypertextes) est toujours visible sur le portail pour permettre un
retour en arrière vers la page ou la section précédente.- Un hyperlien sur la bannière du portail doit permettre un retour à la page d’accueil. La
bannière du portail est toujours visible.- Une aide en ligne incluse dans la solution est accessible sur toutes les pages du portail.- Le nombre d’utilisateurs connectés est visible.
4.3.1.5 Gestion des droits d’accés- L’accès à l’application doit nécessiter une authentification de l’utilisateur c’est-à-dire la
création d’un compte utilisateur avec des droits associés. La connexion au portail s’effectue par identifiant et mot de passe individuels.
- Les comptes utilisateurs sont créés et modifiés par les administrateurs généraux ou par les administrateurs établissements (pour les personnes de l’EPLE concerné)
- Les comptes peuvent être importés à partir de fichier csv ou xls. (Fichiers csv issus notamment de la base de données élève ou enseignante)
- Les droits doivent permettre de différencier pour chaque utilisateur :o Les ACTIONS qu’il a le droit d’effectuer :
● Consultation
● Création
● Modification
● Suppressiono Les NIVEAUX sur lesquels il peut agir :
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● Recherche d’une entreprise
● Gestion et Edition de documents administratifs (convention, fiches de ruptures, frais de dép.)
● Gestion des données entreprises
● Gestion des données utilisateurs
● Gestion des données établissements
● Gestion des données de l’application
- Typologie des utilisateurs envisagée :o L’ADMINISTRATEUR doit avoir accès à toutes les fonctionnalités de l’outil. Il doit pouvoir
notamment :
● Administrer l’ensemble du portail : paramétrer les interfaces,
● créer et gérer les compte utilisateurs,
● créer, modifier, supprimer des fiches entreprises,
● importer des entreprises depuis V-stage ou depuis un fichier csv,
● créer, modifier, supprimer des fiches élèves ,
● importer des fiches élèves depuis un fichier csv,
● créer, modifier, supprimer établissements
● créer, modifier, supprimer périodes de stages
● créer, modifier, supprimer les documents relatifs aux gestions des stages
● consulter l’outil de localisation des entreprises (fonctions localisation, recherche, panier, et impression) et accéder aux fiches entreprises complètes
o L’ADMINISTRATEUR ETABLISSEMENT doit pouvoir mettre en œuvre les fonctionnalité de l’outil à l’intérieur d’un espace donné (celui de son établissement).
● Il doit pouvoir notamment
● créer et gérer les compte utilisateurs propre à son établissement,
● créer, modifier, supprimer des fiches entreprises partagées ou propre à son établissement,
● importer des entreprises propre à son établissement depuis V-stage ou depuis un fichier csv,
● créer, modifier, supprimer des fiches élèves de son établissement,
● importer des fiches élèves de son établissement depuis un fichier csv,
● consulter l’outil de localisation des entreprises et accéder aux fiches entreprises complètes,
● créer, modifier, supprimer périodes de stages de son établissement,
● créer, modifier, supprimer les documents relatifs aux gestions des stages de son établissement,
● consulter l’outil de localisation des entreprises (fonctions localisation, recherche, panier, et impression) et accéder aux fiches entreprises complètes.
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o Le SECRETARIAT doit pouvoir gérer la création, et l’édition des documents relatifs aux conventions de stages à l’intérieur d’un espace donné (celui de son établissement). Il doit pouvoir notamment :
● créer, modifier des fiches entreprises partagées ou propre à son établissement,
● créer, modifier des fiches élèves de son établissement,
● créer, modifier périodes de stages de son établissement
● créer, modifier, supprimer les documents relatifs aux gestions des stages de son établissement
● consulter l’outil de localisation des entreprises (fonctions localisation, recherche, panier, et impression) et accéder aux fiches entreprises complètes.
o Le PROFESSEUR lambda doit pouvoir à l’intérieur d’un espace donné (celui de son établissement):
● consulter l’outil de localisation des entreprises (fonctions localisation, recherche, panier, et impression) et accéder aux fiches entreprises complètes.
● Consulter les démarches effectuées par les élèves (recherche des élèves par filtre)
o Le PROFESSEUR coordonnateur doit pouvoir à l’intérieur d’un espace (celui de son établissement):
● consulter l’outil de localisation des entreprises (fonctions localisation, recherche, panier, et impression) et accéder aux fiches entreprises complètes.
● Consulter les démarches effectuées par les élèves (recherche des élèves par filtre)
● Pré établir les conventions de stages
● Accéder à l’historique de conventions et documents associés d’un élève dont il à la responsabilité
o L’ELEVE doit pouvoir à l’intérieur d’un espace donné (celui de son établissement):
● consulter l’outil de localisation des entreprises (fonctions localisation, sauvegarde de la recherche, suivi des démarches, et impression) et accéder aux fiches entreprises simplifiées.
● Accéder à l’historique de ses conventions et documents associés
● accéder à la signature numérique de la convention
o L’ENTREPRISE doit pouvoir à l’intérieur d’un espace donné :
● Accéder à la signature numérique de la convention et documents associés (rupture, absence, attestation fin de stage…)
● Consulter l’historique des conventions et documents associés déjà signées
● Déclarer une rupture de stage et renseigner une attestation de stage
o Les REPRESENTANTS LEGAUX doivent pouvoir à l’intérieur d’un espace donné :
● Accéder à la signature numérique de la convention
● Consulter les conventions les concernant
● Consulter l’historique des conventions et documents associés concernant leur enfant
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4.3.2 Alimentation des données
4.3.2.1 Création et modification d’un établissement- La création d’un établissement n’est autorisée que pour un administrateur. A la création d’un
établissement, l’administrateur doit renseigner au minimum les éléments suivants :o Type d’établissement, Nom, Adresse, Code postal, Ville, adresse email, N° de téléphone,
N° Fax, Adresse site web, Nom du chef d’établissement, Prénom chef d’établissement, Civilité du Chef d’établissement, Logo de l’établissement (import d’un fichier image), Coordonnées GPS (génération automatique à partir de l’adresse). La base de données doit rester extensible
- La création et la modification d’un établissement s’effectue par la saisie d’un formulaire de données. Une validation des données du formulaire avant envoi au serveur est effectuée. Un affichage d’erreur informe l’utilisateur des données non valides.
- La suppression d’un établissement ne générera pas d’erreur dans autres requêtes de l’application.
- Un champ profil lors de la création d’un établissement (Lycée Collège, Centre d’apprentissage) générera automatiquement les fonctionnalités accessibles en relation avec sa typologie.
4.3.2.2 Création et modification d’une entreprise- La création modification et suppression d’une fiche entreprise n’est autorisée que pour un
administrateur, un administrateur établissement ou le secrétariat. A la création d’une entreprise, l’utilisateur doit renseigner au minimum les éléments suivants :
o N° SIRET de l’entreprise, Nom, Secteur d’activité, Service, Adresse, Code postal, Ville, Pays, adresse email, N° de téléphone, N° Fax, Adresse site web, Nom du Directeur, Prénom du directeur, Civilité du directeur, Coordonnées GPS, date de création, Ligne directeur directeur, email directeur, Nom validateur de la signature numérique, Prénom validateur de la signature numérique, Ligne direct validateur de la signature numérique, email validateur de la signature numérique, informations concernant les contacts (coordonnées des tuteurs de stage) de l’entreprise.
- Les droits de créations et modifications d’une fiche entreprise peuvent être délégués à un enseignant.
- La création et la modification d’une entreprise s’effectue par la saisie d’un formulaire de données.
- Une validation des données du formulaire avant envoi au serveur est effectuée.- Un affichage d’erreur informe l’utilisateur des données non valides.- Avant l’insertion d’une entreprise dans la Base de données, une recherche de doublon est
effectuée. - En cas de doublon, l’entreprise n’est pas insérée et l’utilisateur en est informé.- La suppression d’une entreprise ne générera pas d’erreur dans les autres requêtes de
l’application. - Un export au format pdf ou csv de la liste des entreprises est à prévoir- Il est nécessaire de prévoir une possibilité d’import depuis V-stage et/ou depuis un fichier de
type Csv ou Xls.- Concernant l'ajout d'un entreprise:
o La saisie d'une nouvelle entreprise devra pouvoir se faire de façon 'semi automatique' en s'appuyant notamment sur API Rest-Json sur les données du répertoire SIRENE proposé par l'état.
o https://www.data.gouv.fr/fr/reuses/api-rest-repertoire-sirene/
▪ La saisie du numéro de SIRET après interrogation de la Bdd SIRENE permettra ainsi de remplir l'ensemble des autres champs du formulaires (Raison Social, nombre d'employé, secteur d'activité, adresse, coordonnées téléphonique…)
▪ La saisie de la raison sociale après interrogation de la Bdd SIRENE permettra de proposer un remplissage des autres champs ((SIRET , nombre d'employé, secteur d'activité, adresse, coordonnées téléphonique)
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-
4.3.2.3 Création et modification d’un utilisateur- A la création d’un utilisateur, il est nécessaire doit renseigner au minimum les éléments
suivants :o Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville, Pays, adresse email, N° de téléphone,
statut/profil , établissement de rattachement, date de création- La création et la modification d’un utilisateur s’effectue par la saisie d’un formulaire de
données.- Une validation des données du formulaire avant envoi au serveur est effectuée.- Un affichage d’erreur informe l’utilisateur des données non valides.- La suppression d’un utilisateur ne générera pas d’erreur dans les autres requêtes de
l’application
4.3.2.4 Création et modification d’un élève- A la création d’un élève, il est nécessaire doit renseigner au minimum les éléments suivants :
o Nom de l’élève, Prénom, Adresse, Code postal, Ville, Pays, adresse email, N° de téléphone, établissement de rattachement, année scolaire, classe, section, nom responsable légal, prénom responsable légal, adresse responsable légal, téléphone responsable légal, email responsable légal, date de création
- La création et la modification d’un élève s’effectue par la saisie d’un formulaire de données.- Une validation des données du formulaire avant envoi au serveur est effectuée.- Un affichage d’erreur informe l’utilisateur des données non valides.- Avant l’insertion d’un élève dans la Base de données, une recherche de doublon est
effectuée. - En cas de doublon, l’élève n’est pas inséré et l’utilisateur en est informé.- La suppression d’un élève ne générera pas d’erreur dans les autres requêtes de l’application. - Un export au format pdf ou csv de la liste des élèves est à prévoir- Il est nécessaire de prévoir une possibilité d’import depuis SIECLE et/ou depuis un fichier de
type csv ou xls- En début d’année scolaire, l’import des données SIECLE doit permettre une mise à jour des
données avec prise de compte des élèves déjà dans la base et qui ne nécessitent qu’une actualisation
4.3.2.5 Création et modification d’une période de stage- A la création d’une période de stage élève, il est nécessaire doit renseigner au minimum les
éléments suivants :o Nom de la période, date de début, date de fin de période, , établissement de
rattachement, année scolaire, section concernée, le modèle de convention de stage utilisée pour le publipostage …
- La création et la modification d’une période de stage élève s’effectue par la saisie d’un formulaire de données.
- Une validation des données du formulaire avant envoi au serveur est effectuée.- Un affichage d’erreur informe l’utilisateur des données non valides.- La suppression d’une période de stage élève ne générera pas d’erreur dans les autres
requêtes de l’application. - Un export au format pdf, csv des périodes de stage par année scolaire est à prévoir pour un
établissement.
4.3.3 Consultation et recherche d’une entreprise ( élèves et enseignants)
4.3.3.1 Consultation des élèves- Un élève pourra accéder à une liste d’entreprises en fonction de l’établissement dans lequel il
est scolarisé (accès avec restrictions : pas d’affichage des données des responsables de stage).
- Le filtrage s’effectuera soit par diplôme, soit par secteur d’activité (lié à la typologie de l’établissement).
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- Un indicateur spécifique permettra d’identifier les entreprises qui ont déjà signée une convention sur la même période.
- Un élève pourra sélectionner plusieurs entreprises et les déposer dans un panier. Le panier pourra être imprimé au format PDF.
- Une fonction de suivi de stage est offerte à l’élève. L’élève pourra enregistrer les entreprises qu’il a déjà contactées (en s’appuyant sur la base entreprise ou pas) et les réponses qu’il a reçues (suivi par dates).
- Le dossier de suivi est consultable par les enseignants.- Un calcul du trajet sera proposé (type google maps)- Les entreprises localisées sur la carte donneront accès à une fiche descriptive de l’entreprise
détaillant notamment : les coordonnées de l’entreprises, le secteur d’activités, le nombre de conventions signées avec l’entreprise, la date de la dernière convention, les profils d’élèves déjà accueillis dans l’entreprise (classe / formation)
4.3.3.2 Consultation des enseignants- Un enseignant pourra accéder à une liste d’entreprises en fonction de l’établissement où il est
scolarisé.- Le filtrage s’effectuera soit par diplôme soit par secteur d’activité.- Un indicateur spécifique permettra d’identifier les entreprises qui ont déjà signée une
convention sur la même période.- Un enseignant pourra sélectionner plusieurs entreprises et les déposer dans un panier.- Un enseignant aura accès au contact de l’entreprise.- Le dossier de suivi d’un élève est consultable par les enseignants (via un filtre par classe et
par période de stage)- Le panier sera imprimable au format PDF.- Le calcul du trajet sera proposé (google maps, openstreet)- Les entreprises localisées sur la carte donneront accès à une fiche descriptive de l’entreprise.
Similaire à la fiche élève, la fiche descriptive enseignant donnera accès aux noms, prénoms, téléphone et email des contacts de l’entreprise.
4.3.3.3 Sauvegarde de la recherche (Panier)- La sauvegarde du panier doit être envisagée pour l’élève.- La sauvegarde du panier doit être envisagée pour l’enseignant.
4.3.3.4 Impression de la recherche- L’impression de la recherche au format PDF reprendra les informations de l’entreprise, les
contacts (pour les enseignants) et le calcul du trajet sous forme de cartographie.
4.3.4 Gestion administrative des conventions de stages
4.3.4.1 Edition des conventions de stages- Les utilisateurs autorisés doivent pouvoir imprimer les conventions.- L’édition des conventions de stage se fera en s’appuyant sur les données présentes dans la
base de données (données concernant les entreprises, concernant les élèves et concernant les périodes de stages).
- La base de données devra permettre de stocker/importer et gérer les données informations concernant les élèves (coordonnées, classe, année.) et les périodes de stage (date de début, date de fin, année.) pour l’ensemble du cursus de formation
- L’archivage des conventions, non modifiable au format PDF, doit être présent.- Une convention est accessible soit par le nom soit par la classe soit par la période.- Un récapitulatif des conventions est imprimable au format PDF. L’édition se fait soit par le
nom soit par la classe soit par la période.- Un tableau de suivi des conventions doit être présent.- Les conventions éditées s’appuieront sur un modèle de convention (format doc ou docx) ->
publipostage. L’application devra permettre d’associer un type de convention pour chaque période de stage.
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4.3.4.2 Edition des fiches de rupture de stage - Les utilisateurs autorisés doivent pouvoir établir une fiche de rupture de stage- L’archivage des ruptures de stages, non modifiable au format PDF, doit être présent.- Le calcul du nombre de jours non réalisé en stage doit être automatique et visualisable.- Via l’accès ENTREPRISE, les sociétés pourront déclarer une rupture de stage en y indiquant
une raison- Cette information sera immédiatement transmise par mail à au référent stage l’établissement
4.3.4.3 Suivi des signatures de stages- La mise en place de la signature numérique doit être possible.- L’élève, les parents, l’entreprise et l’établissement seront les signataires. Un système de
traçabilité (date et heures) des signatures est prévoir.- Le prestataire proposera la signature numérique sur plusieurs types de support numérique.- Dans l’hypothèse où l’utilisation de la signature numérique n’est pas retenue, il est nécessaire
de prévoir une traçabilité de la signature papier (date d’envoi, date de retour aux différents acteurs).
- Le prestataire proposera une solution dans l’hypothèse ou des signatures numériques sont manquantes (cas où une ou plusieurs parties des signataires n’utilisent pas cette solution).
- La signature numérique s’appuiera sur un document de type pdf, avec une clé d’identification sécurisée. L’identité du signataire sera vérifiée par une seconde voie d’identification (sms téléphone, email de confirmation, …)
- Dans le cas de non-utilisation de la signature numérique, l’application devra permettre le suivi des conventions éditées sur papier (date d’édition, date d’envoi, dates de retour).
4.3.5 Edition des documents relatifs aux stages
4.3.5.1 Edition des ordres de missions des enseignants- Les utilisateurs autorisés doivent pouvoir établir un ordre de mission - L’archivage des ordres de mission enseignants, non modifiable au format PDF, doit être
présent.- L’envoi automatique des ordres de mission par mails aux enseignants est à prévoir
4.3.5.2 Calcul et édition des frais de remboursement des déplacements- Pour chaque convention de stage, les utilisateurs autorisés doivent pouvoir éditer une fiche de
remboursement des frais de déplacements élèves qui reprend les principales informations de la PFMP
- L’archivage des frais de remboursement, non modifiable au format PDF, doit être présent.
4.3.5.3 Edition des attestations de stage et synthèse des stages effectuées par un élève- Les utilisateurs autorisés doivent pouvoir établir les attestations de stage- L’archivage des attestations de stage, non modifiable au format PDF, doit être présent.- L’attestation doit faire apparaître le nombre de jours de stage réalisé.- L’attestation doit reprendre les lieux des stages et les dates des périodes et l’entreprise
concernée.- Via l’accès ENTREPRISE, les sociétés pourront déclarer des jours d’absences.
4.3.5.4 Edition des statistiques sur les PFMP- L’application doit permettre de visualiser et d’éditer au format csv, xls et/ou pdf le résultat de
requêtes sur la base de données en s’appuyant sur des champs existants- Par exemple un récapitulatif des stages effectués à l’étranger sur une période donnée
(Identité de l’élève, Classe, Année scolaire, Entreprise, Date de stage, durée…).
4.3.6 CFA – Place d’apprentissage
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4.3.6.1 Information particulières concernant les CFA- Les utilisateurs autorisés accèderont à une base de donnée spécifique aux apprentis .- En complément des informations générales, l’accès CFA à l’application devra permettre à
l’utilisateurs d’avoir accès aux informations suivantes :o nombre d’apprentis accueilli sur les 5 dernières années, o date du dernier contrat d’apprentissage , o nombre d’apprentis actuellement sous contrats, o nombre de place d’apprentissage pourvoir, o description du poste et des missions en cas de place d’apprentissage
- L’affichage de la carte GoogleMap permettra de distinguer par des couleurs différentes, o les entreprises ayant accueilli apprentis, o les entreprises ayant actuellement un apprenti o et les entreprise à la recherche d’un apprenti (La fiche descriptive de l’entreprise
précisera alors le détail du poste).
4.3.6.2 Particularité des CFA- L’accès CFA ne nécessite pas d’avoir accès au module de gestion des conventions de stages
numériques- Les fonctionnalités, de panier (sauvegarde impressions) sont nécessaires.- Un dépôt en ligne des offres d’apprentissages par les entreprises sera possible en
remplissant un formulaire type. Après validation par un modérateur (chargé de développement du secteur par exemple) l’offre sera mise en ligne sur la carte (publication)
- Les utilisateurs de l’application CFA seront principalement les développeurs de l’apprentissage.
- Il sera nécessaire de prévoir un système de gestion de partage des données entreprises entre les différents CFA. La base des données entreprises des CFA (et les places d’apprentissage associées) doivent pouvoir être mutualisée et visible par l’ensemble des CFA.
- Les CFA pourront renseigner dans la base de données les contrats d’apprentissages signés. Ces informations permettront de personnaliser l’affichage des cartes (nb d’apprentis déjà accueilli dans l’entreprise, CFA partenaires).
5 Support et maintenance
Le prestataire s’engage à fournir des prestations de maintenance de l’outil : assistance en ligne, réponse personnalisée, interventions directes, mises à jour et correctifs (fonctionnel et de sécurité).
5.1 Maintenance préventive, corrective et évolutive.5.1.1 La maintenance préventive concerne :
● les adaptations ou changements de versions de la solution du fait du fournisseur pour éviter la survenance d’anomalies ;
● les adaptations ou changements de versions induits par les changements de versions des logiciels liés.
●5.1.2 La maintenance corrective concerne :
● la correction des anomalies et dysfonctionnements (bogues bloquants et non bloquants).
5.1.3 La maintenance évolutive concerne :
● les adaptations ou changements de versions de la solution induits par les évolutions légales et réglementaires.
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5.1.4 Quel que soit le type de maintenance, les règles suivantes sont applicables :
● Maintien des performances lors de la mise en place des différentes versions de la solution.
● Maintien de l'intégrité des données et leur remise à niveau par le fournisseur en cas de dégradation des données engageant la responsabilité du fournisseur ; en cas de détérioration des données imputables à un dysfonctionnement de la solution, la responsabilité du candidat est engagée.
● La fourniture des supports et de la documentation inhérent aux adaptations et aux changements de version de la solution.
● Toute nouvelle version doit assurer une totale compatibilité avec l'ensemble des interfaces existantes
5.2 Support
Le support doit prévoir un service d’assistance joignable à minima les jours ouvrés. Ci-dessous les délais maximums. Le candidat peut s’engager sur un délai moindre.
● Délai de prise en compte de l’incident par le titulaire : 2 heures ouvrées à compter du signalement par le client
● Délai de qualification de l’incident, résolution ou proposition de plan de résolution : 7 heures ouvrées à compter du signalement par le client
● Correction d’un bogue bloquant :o Résolution en 8 heures ouvrées à compter de la proposition d’un plan de résolution,
éventuellement par une solution provisoire ou de contournement.
● Correction d’un bogue non bloquant : o Résolution en 24 heures ouvrées à compter de la proposition d’un plan de résolution,
éventuellement par une solution provisoire ou de contournement.
Sont considérés comme bloquants les bogues empêchant la réalisation du résultat d’un des processus décrits dans les fonctionnalités ci-dessous.Les bogues non bloquants sont les anomalies qui surviennent dans les processus décrits dans les fonctionnalités ci-dessus mais qui n’empêche pas d’obtenir le résultat attendu.
5.3 Proposition
Le candidat proposera sa prestation de maintenance et de support pour une durée de 4 ans à compter de la date d’admission, incluant :
● L’accès à la documentation fonctionnelle en langue française
● L’accès à un service d’assistance
● La maintenance applicative
Le candidat précisera les éléments qui permettront d’évaluer la qualité de sa proposition :
● Jours et horaires d’ouverture du service d’assistance
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● Les possibilités de contact du service d’assistance
● La garantie de délai de prise en compte d’un incident signalé par le client
● La garantie de délai de résolution sur ouverture d’un incident bloquant
● La garantie de délai de résolution sur ouverture d’un incident non bloquant
● Le périmètre couvert par la maintenance applicative : préventive, corrective, évolutive
● La garantie du suivi des règles de maintenance définies dans le paragraphe ci-dessus.
6 Gestion de projet et planning
Le planning du projet se découpe en 4 phases successives :
Selon les propositions du candidat, la phase de conception détaillée et la phase de développement pourront être réunies.
A l’issue de la phase de développement à l’occasion de la mise en ordre de marche, le titulaire remettra au pouvoir adjudicateur les résultats de la recette réalisée par ses soins.
Le pouvoir adjudicateur dispose de 29 jours ouvrés pour réaliser la vérification d’aptitude et notifier au titulaire le résultat. La phase de vérification de service régulier durera 55 jours ouvrés.
La livraison de l’outil interviendra au plus tard le 1 Février 2019, sous réserve d’une notification du marché en temps voulu. Le titulaire disposera d’une semaine pour réaliser la mise en ordre de marche. La notification prévisionnelle du marché est le 28 Août 2018.
Le candidat présentera un planning d’exécution dans son offre.
Le candidat proposera des modalités de gestion du projet (mode de fonctionnement et d’organisation) pour mener à bien le projet. Cette proposition pourra être affinée avec le candidat retenu pour prendre en compte les différents acteurs qui doivent participer au projet.
7 RGPD
Dans le cadre de la nouvelle directive européenne, l’application, pour chaque nouvel utilisateur, devra demander son aval par la validation d’un texte l’informant de l’utilisations des données inhérentes à l’application. L’application doit permettre à un administrateur de supprimer l’ensemble des données utilisateur en cas de demande.
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8 Formation
Le candidat proposera un dispositif de formation qui inclut la documentation nécessaire.
Le dispositif de formation devra inclure un programme de formation technique pour 5 personnes et un programme de formation fonctionnelle pour les gestionnaires.
Le prestataire assurera la formation pour les personnels concernés. La formation aura lieu sur site et en langue française.
La période de formation interviendra à l’issue de la livraison de l’outil et avant la phase de vérification d’aptitude.
L’ensemble des frais relatifs à la formation sont inclus dans le prix global forfaitaire du marché.
9 Développements complémentaires
Le marché comporte :
● une partie forfaitaire qui inclut la fourniture d’un outil tel que décrit dans le cahier des clauses techniques particulières et les prestations de formation et de maintenance.
● une partie à bons de commande pour d’éventuels développements complémentaires à la solution de base. Les bons de commande pourront être émis pendant une durée de 4 ans à compter de la date de notification du marché.
Par conséquent les candidats sont invités à fournir les bordereaux de prix en jour/homme et par profil sur lesquels se baseront les éventuels développements complémentaires.
10 Contenu de l’offre et critères d’analyse
10.1 Contenu de l’offre
Le candidat remettra l’ensemble des éléments nécessaires à la prise en compte et à l’analyse de l’offre :
● La décomposition du prix global forfaitaire de la solution de base
● Le bordereau des prix unitaires en jour/homme et par profil pour la partie à bon de commande (développements complémentaires éventuels)
● Un mémoire technique qui comprendra :o Présentation et explication des solutions proposées pour répondre aux fonctionnalités
demandéeso Présentation des dispositifs permettant l’autonomie du lycée Jean-Mermoz dans le
paramétrage, la gestion des droits,…
10.2 Critères d’analyse
L’analyse des offres se fondera sur les critères décrits ci-dessous :
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● Prix – 35%Le prix proposé par le candidat devra prendre en compte l’ensemble des fonctionnalités indiquées dans le cahier des clauses techniques particulières ainsi que les prestations demandées, notamment la maintenance, la formation, la gestion du projet et des prestations proposées par le candidat.Prix global forfaitaire pondéré à 70%, bordereau des prix unitaires pondéré à 30%
● Valeur technique - 35%L’analyse sera réalisée à partir du mémoire technique.Les sous critères d’analyse sont les suivants :
o fonctionnalités : réponses et solutions proposées par le candidat o dispositif de formation
● Support et maintenance – 20%La proposition du candidat en matière de support et de maintenance (services mis à disposition)
● Gestion de projet et délais d’exécution – 10%La proposition du candidat en matière de gestion de projet et de délai d’exécution (planning)
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