MARCHE PUBLIC DE TECHNIQUES DE L’INFORMATION ET DE LA ... · cartographie AEP), Dioptase, Tourmaline, Quartz, etc. 1.2 Présentation des prestations attendues Fort de ces constats

Marché à Procédure Adaptée

MARCHE PUBLIC DE TECHNIQUES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE FACTURATION

ET DE GESTION ABONNES POUR LE SERVICE

D’EAU POTABLE DU SIE DE SEILLE ET MOSELLE

DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES

Cahier des Clauses Techniques Particulières (C.C.T.P.) Date et heure limites de réception des offres : le mardi 3 avril 2018 à 12 heures

Syndicat Intercommunal des Eaux de Seille et Moselle 25, route de Pont-à-Mousson – BP 13 – 54610 NOMENY Tél. 03 83 31 43 73 – E-Mail : [email protected] Bureaux ouverts du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00

SIE Seille et Moselle

2 Logiciel de facturation et de gestion abonnés – CCTP – Février 2018

Page

SOMMAIRE

1 CONTEXTE ET PRESENTATION DU SYNDICAT 4

1.1 CONTEXTE GENERAL 4 1.2 PRESENTATION DES PRESTATIONS ATTENDUES 5 1.3 OBJECTIFS DES PRESTATIONS 6 2 CONSISTANCE DES FOURNITURES ET DES PRESTATIONS 7

2.1 MODULE DE GESTION DES POINTS DE DISTRIBUTION 8 2.2 MODULE DE GESTION DES COMPTEURS 9 2.3 MODULE DE GESTION DES STOCKS DE COMPTEURS 10 2.4 MODULE DE GESTION DES ABONNES ET DES ABONNEMENTS 10 2.5 MODULE DE RELEVE 12 2.6 MODULE DE FACTURATION 13 2.6.1 GESTION DU PRORATA-TEMPORIS 14 2.6.2 MENSUALISATION 14 2.6.3 REGROUPEMENT DES FACTURES 15 2.6.4 GESTION DES DEGREVEMENTS, DES AVOIRS ET DES ANNULATIONS 15 2.6.5 FACTURATIONS PARTICULIERES 16 2.6.6 EDITIONS DES FACTURES 16 2.6.7 GENERATION DES FICHIERS D’ECHANGES AVEC LE TRESOR PUBLIC 17 2.6.8 GENERATION DES FICHIERS D’ECHANGES AVEC LE LOGICIEL DE COMPTABILITE 18 2.6.9 GENERATION DES FICHIERS D’ECHANGES AVEC LES GESTIONNAIRES ASSAINISSEMENT 18 2.6.10 GESTION DES ENCAISSEMENTS 18 2.6.11 GESTION DES IMPAYES 19 2.7 MODULE DE GESTION DES INTERVENTIONS 19 2.7.1 INTERFACE AVEC L’EXPLOITANT SUEZ (HORS OPTION) 20 2.7.2 INTERFACE AVEC L’EXPLOITANT SUEZ (EN OPTION) 20 2.8 PAIEMENT PAR INTERNET 20 2.9 MODULE REQUETES ET STATISTIQUES (EN OPTION) 21 2.10 MODULE ADMINISTRATION ET PARAMETRAGE 22 2.10.1 GESTION DES COMMUNES ET DES VOIES DU TERRITOIRE SYNDICAL 22 2.10.2 GESTION DES LISTES DE VALEURS 23 2.10.3 GESTION DES TOURNEES DE RELEVE 23 2.10.4 GESTION DES COORDONNEES BANCAIRES 24 2.10.5 GESTION DES AGENTS 24 2.10.6 ADMINISTRATION DES UTILISATEURS 24 2.10.7 GESTION DE LA TARIFICATION 24 2.10.8 GESTION DES DOCUMENTS 25 3 ERGONOMIE DU PRODUIT 25

4 INTERFACES ATTENDUES 26

5 REPRISE DES DONNEES 27

6 FORMATION ET ASSISTANCE AU DEMARRAGE 28

6.1 FORMATION DES UTILISATEURS 28 6.2 FORMATION MODERATEUR 29 6.3 FORMATION ADMINISTRATEUR 29 6.4 PRESTATIONS D’ASSISTANCE AU DEMARRAGE 29 7 MISE EN PLACE, GARANTIE ET MAINTENANCE DU LOGICIEL 30

7.1 ORGANISATION DU PROJET 30 7.2 INSTALLATION DU LOGICIEL 30



Page

7.2.1 SERVEURS ET HEBERGEMENT DES DONNEES (EN OPTION) 30 7.2.2 ENVIRONNEMENT DE TEST 31 7.2.3 ENVIRONNEMENT DE PRODUCTION 31 7.3 CONTENU DE LA GARANTIE ET MAINTENANCE 32 7.3.1 CONTENU DU CONTRAT 32 7.3.2 MODALITE DE SAISINE ET TRACABILITE 32 7.3.3 DELAIS D’INTERVENTION DANS LE CADRE DE LA MAINTENANCE 32 7.3.4 MISE A JOUR DU LOGICIEL 33 7.3.5 MISE A NIVEAU REGLEMENTAIRE 33 7.3.6 PROPRIETE DES DONNEES 33 7.3.7 DUREE DU CONTRAT 34 7.4 DOCUMENTATION TECHNIQUE D’INSTALLATION ET D’EXPLOITATION 34 7.5 DECLARATION A LA CNIL 34 8 DELAIS 34

8.1 DELAIS FIXES PAR LE SIESM 34 8.2 PLANNING PREVISIONNEL : DELAIS D’INSTALLATION, DE MIGRATION DES DONNEES

ET DE MISE EN PRODUCTION 34 9 RESPONSABILITE 35

9.1 RESPECT DES DELAIS 35 9.2 OBLIGATIONS ET RESPONSABILITES 35 10 VARIANTES 35

11 ASPECT DIVERS ET PRESENTATION DE LA REPONSE AU CCTP 35

11.1 OBLIGATIONS DU TITULAIRE 35 11.1.1 OBLIGATION DE DISCRETION 35 11.1.2 ASSURANCE 36 11.2 PRESENTATION DE LA REPONSE 36 12 PENALITES 36

12.1.1 PENALITES DE RETARD 36 12.1.2 PENALITES D’INDISPONIBILITE 36 13 ANNEXES 37

13.1 ANNEXE 1 : COPIES D’ECRAN DE L’APPLI 37



Page

1 CONTEXTE ET PRESENTATION DU SYNDICAT

1.1 Contexte général Le SIE Seille et Moselle (SIESM) est un syndicat à vocation unique qui couvre un territoire de 35 villages entre Nancy et Metz, réparties sur plus de 3 Etablissements Publics de Coopération Intercommunale des départements de Moselle et de Meurthe-et-Moselle, soit environ 11 300 habitants représentant quelques 5 000 abonnés, et qui gère directement ses services en Régie avec un marché public d’exploitation de ses réseaux avec la société SUEZ.

Figure 1 : Carte du territoire du SIE Seille et Moselle Le SIESM est ainsi compétent en matière d’Eau Potable (AEP) pour l’ensemble de ses communes membres. L’exercice de cette compétence AEP implique notamment pour le service la mise en œuvre rigoureuse des relations avec les abonnés et de leur facturation, d’autant que le SIESM est amené à étendre son périmètre d’interventions à l’avenir, par l’intégration de nouvelles Communes en son sein.



Page

Pour les besoins de son activité, le SIESM est actuellement équipé de la suite complète COSOLUCE (version 5.0), pour la facturation des abonnés (depuis le passage en Régie au 1er janvier 2017) comme pour la gestion des paies ou la gestion comptable. Mais COSOLUCE ne permettant pas la gestion complexe de la relation abonnés, et notamment le volet relatif à la gestion des interventions, une application Web a été élaborée en parallèle à la mise en œuvre de COSOLUCE Facturation, à la demande du SIESM, par un prestataire spécialisé (société DIGIT-INFO) ; cette application informatique, que nous appellerons par la suite « L’APPLI », permet la gestion :

• Des interventions, via un calendrier de prises de rendez-vous effectuées par le SIESM ; ce calendrier est accessible par un ordonnanceur du prestataire SUEZ afin de prendre en charge les interventions via ses outils internes (Centre de Pilotage VISIO) ; en retour, SUEZ fourni au SIESM, à la fréquence hebdomadaire, un fichier Excel d’état de traitement des interventions, dont les informations sont alors remontées dans L’APPLI directement par DIGIT-INFO (dans le cadre de son contrat annuel de maintenance) ;

• Des historiques (de consommations, sur les compteurs, les abonnés, etc.) ; • Des données des compteurs (références, état, etc.) ou des abonnés (coordonnées, main courante

des échanges ayant eu lieu avec le SIESM, etc.). Le candidat retrouvera pour information en annexe quelques captures d’écran lui permettant de mieux appréhender l’organisation de L’APPLI (Annexe 1). Enfin, divers autres logiciels sont utilisés au sein du SIESM, comme par exemple QGIS (pour la cartographie AEP), Dioptase, Tourmaline, Quartz, etc.

1.2 Présentation des prestations attendues Fort de ces constats et d’une utilisation de COSOLUCE Facturation ne donnant pas entière satisfaction au quotidien, le SIESM souhaite donc renouveler son outil de facturation et l’orienter davantage vers un outil de gestion abonnés. Le logiciel devra ainsi être plus efficace et performant, permettant, de plus, de reprendre l’ensemble de l’historique des données existantes sur COSOLUCE mais aussi sur L’APPLI. Il devra être compatible avec tous les logiciels structurant pour la collectivité. La qualité du produit, sa pérennisation et son évolutivité devront permettre d’augmenter et d’améliorer les services. L’ergonomie du produit sera également un axe important dans la solution qui sera retenue. Aussi, le SIESM engage le changement de son logiciel de facturation en lançant une consultation concernant la fourniture de logiciel de gestion abonnés et facturation de son service d’eau potable. La solution proposée dans le cadre du présent marché devra permettre de recevoir et de gérer jusqu’à 10 000 abonnés à terme (pour tenir compte de l’évolution probable du périmètre syndical, qui concerne actuellement quelques 5 000 abonnés). Après reprise des données et test de cohérence, le nouveau logiciel sera complètement opérationnel, au plus tard, le 10/09/2018. Pour information, le processus de facturation en vigueur au sein du Syndicat est le suivant :

• Périodes de relève de fin mai à mi-juillet de l’année N • Facturation estimative en juin de l’année N • Facturation des régularisations en novembre de l’année N

Au total, 10 000 factures environ (sans compter les factures de départ, etc.) sont émises chaque année.



Page

Le marché concerne les éléments suivants :

• La fourniture et l’installation d’un logiciel de facturation et de gestion abonnés du service de l’eau potable qui propose les fonctionnalités suivantes :

o La gestion des relèves et de la facturation et des avoirs, o La gestion et le suivi des impayés, o La gestion des mutations et des avisés, o La gestion des stocks des compteurs anciens (déposés et stockés pendant 1 an), o La gestion des interventions chez les abonnés (en option), o Un requêteur pour extraction de données statistiques et production des indicateurs

réglementaires (en option), • La reprise des données issues du logiciel de facturation existant (COSOLUCE), étant entendu que :

o Le candidat devra préciser dans son offre si des coûts de déblocage ou d’accès aux données de COSOLUCE sont induits,

o Et dans l’affirmative, si ces coûts sont pris en charge par le prestataire. • Le nettoyage de la base de données ; • L’interfaçage avec certains logiciels du Syndicat (bureautique, comptabilité, SIG QGIS, Tourmaline

et DIOPTASE, …) ; • L’interfaçage avec les services du Trésor Public ; • La proposition et la fourniture d’une solution d’hébergement du logiciel et des bases de données

par le prestataire (en option) ; • L’assistance technique à la mise en œuvre du logiciel et durant la période d’établissement des

premières facturations (en 2018 et 2019, dont les premières mensualisations), première admission en non-valeur et premiers rôles intermédiaire et de régularisation jusqu’à la validation des services du Trésor Public ;

• La formation du personnel concerné (administrateur et utilisateurs) ; • La maintenance du logiciel dans le cadre d’un contrat à proposer par le Candidat.

En revanche, il n’est pas demandé de module de gestion des CU/PC ou d’interface Web avec les abonnés. Néanmoins, le Candidat devra justifier de la possibilité d’évoluer vers des modules de gestion des CU/PC et d’ouvrir le logiciel vers une interface Web. Pour le présent marché, il est retenu les hypothèses suivantes concernant le nombre d’utilisateurs du logiciel :

• 1 modératrice / administratrice : responsable du service administratif • 2 utilisatrices permanentes, dont la modératrice susmentionnée

A ce stade, il est possible d’identifier une installation du logiciel en totalité sur 2 postes fixes pour une utilisation permanente, et 1 poste portable pour une utilisation occasionnelle (soit 3 licences au total). L’ensemble de la procédure et des échanges pour validation avec la Trésorerie fait partie de ce marché.

1.3 Objectifs des prestations Le but est de disposer d’un outil simple, ergonomique et intuitif, de façon à ce que l’ensemble des personnels susceptibles de l’utiliser, en création, en facturation, en modification comme en consultation simple, y adhère moyennant un minimum de formation. L’objectif est également de garantir la sécurité des données, tout en assurant la fiabilité des échanges entre les diverses composantes du système. De plus cette solution devra être sécurisée, ouverte et multi-protocole afin d’être compatible et interfaçable avec les logiciels et protocoles du Trésor Public, les logiciels de bureautique courants et les outils du SIESM.



Page

Enfin, la solution proposée devra inclure une gestion intuitive et native entre les différents modules (liens notamment entre les modules relèves, compteurs, points de livraison, devis, stocks, interventions, facturation).

2 CONSISTANCE DES FOURNITURES ET DES PRESTATIONS

L’objet du présent marché passé en application de l'article 27 du Décret n°2016-360 du 25 mars 2016 sous forme d'une procédure adaptée, s’inscrit dans le cadre de la production des données de facturation. Le CCTP fixe les modalités techniques pour l’acquisition d’une solution logicielle. La prestation ici attendue a donc pour objectif d’optimiser la gestion et la facturation des abonnés de l’eau, en accord avec les normes en vigueur, via une solution logicielle qui présentera les fonctionnalités décrites ci-après. Le titulaire du marché fera intervenir une équipe compétente et expérimentée. Il devra avertir un mois à l’avance le SIESM d’une modification de la composition de ses équipes chargées de la réalisation de la commande. La mise en œuvre d’une solution « Logiciel de facturation et de relation abonnés » étant, dans le cas présent, relative aux métiers de l’eau, des références spécifiques dans ce domaine sont fortement recommandées. Les indications contenues dans le présent CCTP sont énonciatives et ne constituent pas un descriptif exhaustif limitatif des prestations à fournir, aussi précises soient-elles. Certaines des fonctionnalités énoncées par la suite sont principales et d’autres secondaires mais vivement souhaitées. Ces différentes fonctionnalités seront présentées sous la forme de différents modules qui permettront d’assurer la gestion et la facturation selon le processus suivant :

Figure 2 : Processus général de gestion et de facturation



Page

Pour les prochains paragraphes relatifs à la présentation des différents modules souhaités, il sera détaillé :

• Les différents champs de saisies souhaités au niveau de chaque module ; • Et les fonctionnalités associées (recherches, requête, historiques, interventions, etc.).

Au niveau des fonctionnalités, certaines actions devront pouvoir être gérées de manière :

• Individuelle, au niveau des différents modules particuliers, par un profil « utilisateur » ; • Collective, accessible au niveau du module administration/paramétrage, pour un profil

« modérateur, administrateur », qui permettra la mise à jour globale de différents paramètres (tarifications, organisation des relèves, mise à jour des profils de facturation, gestion d’une information collective pour différents abonnés, etc.).

Cette présentation des modules selon le processus décrit ci-dessus ne sera pas nécessairement celle proposé par le logiciel du Candidat au niveau de ses propres modules ou fenêtre d’affichage. Toutefois, les liens entre les différents modules (notamment devis, stocks, interventions et facturations) devront être effectifs. Le Candidat expliquera les solutions techniques qu’il propose de mettre en œuvre pour répondre à l’organisation et aux besoins du SIESM, tels que décrits ci-dessus et ci-après. Le Candidat précisera dans son offre si ces fonctionnalités sont disponibles dans le logiciel qu’il propose. Si la fonctionnalité n’est que partiellement disponible ou sera en développement dans les années suivant le début du marché, le candidat devra le préciser dans le mémoire justificatif. Le Candidat devra préciser si ces nouvelles fonctionnalités seront proposées dans le cadre de la licence acquise ou devront faire l’objet d’acquisition d’un ou plusieurs modules supplémentaires (le coût de ces acquisitions devra être précisé dans le mémoire).

2.1 MODULE DE GESTION DES POINTS DE DISTRIBUTION Le présent module devra permettre la gestion de toutes les informations relatives au point de distribution (PDI) ou point de desserte (ce qui correspond à l’emplacement du compteur) de l’eau potable à l’abonné. Il devra permettre la saisie de différentes données et réaliser les différentes actions présentées ci-après : Champs à saisir A partir de ce module pour une action individuelle, l’utilisateur devra pouvoir gérer à minima les données suivantes :

• La référence du PDI actuel, en gardant la codification chiffrée en place (il s’agit actuellement du numéro de compteur), ou en proposant un système de numérotation adéquat (tout en conservant le numéro de compteur),

• La localisation GPS du PDI (regard du compteur de branchement ou support d’installation du compteur),

• Une information sur la localisation du compteur (regard de branchement individuel, regard collectif, intérieur du logement individuel, parties communes d’une copropriété, etc.),

• L’adresse du PDI, à partir des adresses disponibles du SIESM (voir paragraphe 2.10.1) qui devra comprendre le nom de la rue et le n° de voirie, la Commune du PDI (champs de saisis séparés),

• Les caractéristiques du branchement, la date de création du branchement, le rattachement au réseau de distribution pour pouvoir générer des alertes auprès de certains abonnés,

• La date de mise en service du branchement et/ou fermeture (en cas d’intervention sur la bouche à clé),

• Une information sur l’état du branchement (provisoire, ouvert ou fermé), • Les interventions sur le PDI (fuites, renouvellement du branchement, etc.),



Page

• Le(s) nom(s), prénom(s) du(es) propriétaire(s), locataire ou gestionnaire, ou l’identité/représentant d’un ensemble immobilier du bien alimenté par le PDI.

Le Candidat devra préciser comment sont gérées dans le logiciel les coordonnées du propriétaire du bien immobilier (personne privé ou morale), qui sont nécessaires pour la gestion de différentes actions :

• Facturation des branchements d’eau potable, • Gestion du contrôle des installations lorsque le bien est alimenté en tout ou partie par une autre

ressource en eau, • Facturation des pénalités prévues dans le règlement de service.

En complément, l’utilisateur devra pourvoir gérer et réaliser les actions suivantes :

• Consultation de l’historique des interventions sur le PDI, • Rattachement de différentes informations papiers scannés ou informatiques produites à partir

d’une autre solution informatique (devis, facture sur le branchement, note d’information particulière).

2.2 MODULE DE GESTION DES COMPTEURS Le présent module devra permettre la gestion de toutes les informations relatives au(x) compteur(s). Il devra permettre la saisie de différentes données et réaliser les différentes actions présentées ci-après : Champs à saisir A partir de ce module pour une action individuelle, l’utilisateur devra pourvoir gérer à minima les données suivantes :

• Le lien avec le PDI et l’abonné, • La référence du compteur, • Le numéro du compteur attribué par le fabricant, • Le diamètre du compteur, • Le nom du fabricant du compteur, • La date de fabrication du compteur, • La date de mise en service du compteur, • La date de fermeture du compteur, • Les dates des interventions sur le compteur avec sauvegarde de tout l’historique

(renouvellement, étalonnage), • Une information sur la radio-relève (référence, marque, identifiants, etc.), • Le type du compteur (individuel, général, sous-compteurs, etc.), • Une arborescence de tous les compteurs rattachés à un compteur général (référence du compteur

général et les références des sous-compteurs), • Une information sur l’état du compteur (en service, plombé, déposé, etc.), • Une information sur son accessibilité.

Fonctionnalités souhaitées (recherches, requête, historiques, interventions, etc.) En complément, l’utilisateur devra pouvoir gérer et réaliser les actions suivantes :

• Création d’une nouvelle fiche compteur qui sera rattachée au point de livraison existant, • Consultation de l’historique de consommations par compteur (en service) y compris sur le

compteur préexistant si compteur remplacé (la durée de conservation de l’historique devra pouvoir être paramétrée) ;

• Consultation de l’historique des interventions sur le compteur (renouvellement, étalonnage, etc.), • Identification de la pyramide des âges des compteurs (à minima une identification des compteurs

de plus de 10 ans et plus de 15 ans est exigée) ainsi que la ventilation (en %) par Commune,



Page

• Rattachement de différentes informations papiers scannés ou informatiques (par exemple : des courriers, des photos, etc.).

2.3 MODULE DE GESTION DES STOCKS DE COMPTEURS Pour compléter le module « gestion des compteurs », le logiciel devra permettre la gestion des stocks de compteurs anciens (qui doivent être conservés pendant 1 an par le SIESM en cas de dépose). Le logiciel devra également permettre l’intégration des fichiers des fournisseurs de compteurs, à minima, au moyen d’une transaction dédiée. L’objectif est d’éviter la ressaisie de l’ensemble des données d’un compteur lors de la pose de celui-ci. Le Candidat précisera si le logiciel intègre, ou peut être complété ultérieurement, par un module de gestion des stocks de pièces et de compteurs neufs (dans l’hypothèse d’une future gestion en Régie à terme par exemple).

2.4 MODULE DE GESTION DES ABONNES ET DES ABONNEMENTS Le présent module devra permettre la gestion de toutes les informations relatives à la gestion des abonnés et des contrats d’abonnement. Il devra permettre la saisie des différentes données et réaliser les différentes actions présentées ci-après : Champs à saisir A partir de ce module pour une action individuelle, l’utilisateur devra pourvoir gérer et accéder à minima aux données suivantes :

• La référence de l’abonné (actuellement : numéro de redevable), • Le type d’abonnés (domestique, agriculteur, industriels, etc.), • La gestion de la notion de payeur, en identifiant s’il s’agit d’un propriétaire, d’un locataire ou d’un

syndic, • Le profil de facturation en fonction des caractéristiques du PDI, du compteur et du contrat

d’abonnement correspondant, • Les justificatifs pour la souscription de l’abonnement, • La personnalité morale ou privé de l’abonné, • Les informations nécessaires pour les personnalités morales (SIRET, catégories d’activité, etc.), • Le nom et le prénom de l’abonné (champ de saisie séparée), • L’adresse de l’abonné, à partir des adresses disponibles du Syndicat (voir paragraphe 2.10.1), qui

devra comprendre le nom de la rue et le n° de voirie, la Commune du PDI (champs de saisis séparés),

• L’adresse de facturation et les coordonnées du payeur (si la facture doit être expédiée à une autre adresse),

• Le numéro de compte bancaire (pour prélèvements ou mensualisation), • Le nom de l’abonné précédent, • Les numéros de téléphone et le courriel de l’abonné, • Le choix de l’abonné en matière de dématérialisation (par exemple, pour la réception

informatique des factures), • Une information sur la situation par rapport à l’assainissement (raccordé, raccordable ou ANC), • Une information sur la présence ou non d’un surpresseur individuel, • Une information sur l’alimentation par tout ou partie d’une autre ressource en eau (sources,

captages, eaux pluviales). Le Candidat précisera dans son offre si le logiciel permet de gérer ou de modifier de manière groupée les données personnelles d’un abonné disposant de plusieurs PDI (par exemple : changement de coordonnées



Page

bancaires ou de dénomination sociale). Ce traitement groupé ne doit pas s’appliquer aux autres données qui doivent rester indépendantes (exemple : clôture d’un abonnement). Fonctionnalités souhaitées (recherches, requête, historiques, interventions, etc.) Pour permettre la consultation des informations sur un « abonné », le Candidat précisera la liste des critères de recherche proposés parmi les différents champs présentés ci-dessus et les évolutions possibles. Par rapport aux constructions pouvant être alimentées en eau sans recours au réseau public d’eau potable mais qui peuvent induire une facturation de l’assainissement et/ou la mise en œuvre du contrôle des installations, le Candidat devra préciser comment ce mode est géré dans le logiciel.

• Historique des consommations ou index pour le compteur en service, mais également les compteurs antérieurs et des anciens abonnés. Le logiciel devra permettre une consultation des historiques des consommations ou des index du compteur en service, mais également des compteurs antérieurs. Le remplacement d’un compteur ne devra pas supprimer l’historique de l’ancien compteur. L’historique des anciens abonnés devra également être disponible.

• Dans le cas d’un abonnement, le logiciel devra permettre l’édition d’un contrat d’abonnement qui sera à signer par l’abonné et rattaché à la fiche Abonné.

• Dans le cas d’une mutation, l’ensemble des caractéristiques de la desserte (PDI et compteur) devra apparaître sur la fiche du nouvel abonné sans qu’aucune saisie ne soit nécessaire. Le logiciel devra permettre de mémoriser un mouvement dans l’attente de la saisie de l’index qui permettra de finaliser le changement d’abonné. Le logiciel devra par ailleurs permettre d’éditer des tableaux de suivi des mutations.

• Dans le cas d’un avisé, le logiciel devra permettre de gérer les adresses du PDI ainsi que celle de facturation afin de pouvoir effectuer des relances si nécessaires, ou de signaler certaines anomalies (par exemple : regard inaccessible, surconsommation, etc.), et ce, sans saisie manuelle des adresses.

• Dans le cas d’une résiliation, une facture de solde sera nécessairement générée. Le logiciel devra laisser la possibilité de traiter les sortants sans volume ou redevance à facturer (facture de sortant, avec ou non intégration de prestations facturables [fermeture de branchement, frais de mutation, déplacement de technicien, etc.]) en spécifiant que la facture précédemment prise en charge devient facture de sortant (il devra être possible de générer automatiquement des courriers types pour prévenir l’abonné).

Le logiciel doit permettre le déclenchement de différentes actions liées à la résiliation :

o Fiche intervention pour relever l’index et/ou plomber le compteur, o Fiche intervention pour fermer le point de livraison, o Facturation de frais liés à la résiliation le cas échéant.

Le Candidat précisera la manière dont les interventions ainsi déclenchées alimentent directement ou non L’APPLI.

• Gestion des coordonnées bancaires :

Afin de permettre le prélèvement à l’échéance et/ou à la mensualisation du redevable, le logiciel doit prévoir la saisie des éléments relatifs aux coordonnées bancaires IBAN conformément à la réglementation européenne SEPA (prise en compte également des nouvelles normes Européennes pour l’exploitation du TIPSEPA depuis le 01/02/2016).



Page

Les documents relatifs aux autorisations de prélèvement automatique, aux demandes de mensualisation, échéanciers et tout autre élément utile, pourront être scannés et liaisonnés sur la fiche Abonné afin de pouvoir être aisément consultés par les agents autorisés.

En complément de ces points particuliers, l’utilisateur devra pouvoir gérer et réaliser les actions suivantes :

• L’identification des abonnés remplissant certains critères (ex. : type d’abonné eau potable, mode de paiement, statut de paiement, etc.) ;

• Les transactions abonnés et compteurs sur une plage de dates ; • Les consommations facturées ou relevées sur une plage de dates ; • La gestion des mouvements abonnés (abonnement, résiliation, mutation) générera, dans les trois

cas, un courrier automatique ou courriel destiné à l’abonné ; • L’historique de tous les mouvements demandés par un abonné (fermeture de branchement,

suppression de compteur...) ; • L’historique des dernières consommations de l’abonné et des index correspondants, ainsi que des

compteurs associés à ces périodes ; • L’historique des factures en PDF ; • L’historique des compteurs qui lui auront été affectés ; • Le déclenchement d’une demande d’intervention sur le PDI ou la prise de rendez-vous (en lien ou

non avec L’APPLI) ; • Le suivi de toutes les demandes faites par l’abonné :

o Courriers, appels téléphoniques, visites au bureau, demandes d’interventions et des réponses apportées avec identification de l’interlocuteur du SIESM et/ou de SUEZ,

o L’archivage des demandes (documents entrants) et des courriers de réponses qui sont adressés aux abonnés ;

• Le regroupement d’abonnés ou le regroupement de contrats d’abonnements. Ceci permet de mettre en place des services spécifiques tels que le regroupement de factures et des services en ligne afin d’assurer la gestion simultanée de plusieurs PDI ;

• La gestion des compteurs généraux : si le compteur est un compteur général (individualisation des compteurs), tous les compteurs divisionnaires doivent être rattachés à ce dernier. La différence de consommation entre le général et les divisionnaires doit être facturée au titulaire du contrat d’abonnement du compteur général ;

• La gestion de documents types (courriers, etc.) à paramétrer librement par l’administrateur ; • La gestion de documents joints au numéro d’abonné (courriers, scans, photos, etc.).

2.5 MODULE DE RELEVE Pour assurer la relève des compteurs, le SIESM s’appuie sur ses propres outils de relève, à savoir la solution DIOPTASE, avec le logiciel Tourmaline et des terminaux de radio-relève équipés du logiciel Quartz ; elle pourra éventuellement compléter ces outils par l’acquisition de nouvelles solutions. Le Candidat devra préciser les compatibilités de son logiciel avec cette solution, ainsi que, hors développements supplémentaires, les types de données qui peuvent être chargées sur les terminaux portables (ensemble des informations concernant l’abonné, le compteur et le PDI) et qui, au déchargement, mettrons à jour la base de données. Il détaillera les possibilités de son logiciel sur les contrôles de cohérence automatique des données saisies ou déchargées via les terminaux portables de relève. Dans la mesure du possible, le logiciel doit permettre le paramétrage d’écarts type de consommation afin de pouvoir générer des anomalies de relève, telles que :

• Alerte sur des consommations anormalement élevées ou basses ; • Alerte sur des compteurs qui ont fait le tour (passage par zéro) ; • Alerte sur des PDI estimés 2 fois de suite et/ou ayant fait l’objet de 2 auto-relèves ; • Alerte sur des sous-consommations, index évoluant peu ou compteur bloqué.



Page

Lors de l’intégration dans le logiciel de gestion abonnés des données relevées, ce dernier doit être en mesure de générer des courriers types pour les abonnés présentant une anomalie de relève ou un commentaire particulier (ex : fortes consommations, compteurs inaccessibles etc.). Un tri doit pouvoir être réalisé par un utilisateur, en visualisant, de manière aisée, la cause de l’anomalie et son niveau d’importance, avant édition de ces courriers. Pour les commentaires de relève appelant une intervention (ex : compteur bloqué), celle-ci doit pouvoir être générée automatiquement, après approbation par l’utilisateur. Le système doit également permettre :

• La récupération et l’intégration des coordonnées GPS des PDI ; • La gestion des informations et commentaires liés à la relève des compteurs ; • La gestion des sous-compteurs (individualisation) ; • Le suivi de la vie du compteur et de ses caractéristiques techniques, y compris les données

règlementaires en vigueur liées au carnet métrologique s’il existe ; • La gestion du nombre de compteurs relevés, des estimations, des avis de passage déposés et des

absences de relèves d’index (requêtes statistiques...) ; • La gestion des cartes réponses (carte d’auto-relève déposée chez l’abonné en cas d’absence) ; • La gestion automatisée des changements de compteurs (changement des compteurs de plus de 10

ou 15 ans en lien avec le module d’interventions si celui-ci fait l’objet d’une levée d’option) ; • La gestion automatisée des mises en service ; • La gestion automatisée des mises hors service ; • La gestion automatisée des changements d’abonnés.

Le Candidat est invité à préciser au niveau de son offre comment peut être gérer la situation d’un compteur ne pouvant faire l’objet d’une relève pendant la période prévue, et nécessitant une intervention préalable (réparation de fuite, etc.). Le logiciel proposé devra être en mesure de générer des états statistiques et de suivi de la relève des compteurs d’eau :

• Le nombre de compteurs vus par tournée et le pourcentage de compteurs relevés en fonction du nombre de compteurs chargés,

• Le nombre de compteurs avec anomalies recensées (problèmes d’accès) et le pourcentage de compteurs nettoyés ou remis en état suite aux relances effectuées par le syndicat,

• Le nombre de compteurs estimés par tournée, • Le suivi horaire des relèves de compteurs (heure exacte de saisie de l’index).

En complément, le Candidat devra présenter les autres fonctionnalités qui pourraient être mises en œuvre en matière de radio-relève, avec les outils disponibles, ou de télé-relève, si le SIESM s’orientait dans cette voie à terme.

2.6 MODULE DE FACTURATION Des factures peuvent être émises :

• Lors de mouvements d’abonnés ou de la réalisation de prestations concernant un abonné ou PDI (ouverture/fermeture du compteur, remplacement du compteur, détérioration ou fraude constatée, frais de remise en service, pénalités, etc.) ;

• Cycliquement dans le cas de factures régulières dont le rythme pourra être défini par le modérateur en fonction des groupes de facturations.

Lors de la facturation cyclique (création des factures en masse), des contrôles seront disponibles afin de détecter aisément les erreurs éventuelles de facturation (factures ou consommations négatives, factures



Page

ou consommations anormalement élevées par rapport à l’historique de l’abonné...). Ces factures devront pourvoir être modifiées manuellement avant la clôture du rôle. Le logiciel devra permettre de ne pas éditer une facture si le montant est inférieur au seuil de prise en charge. Le Candidat expliquera quelle information sera alors adressée au client. Le logiciel doit être en mesure de réaliser toutes les opérations de facturation y compris lorsque plusieurs profils de facturation cohabitent dans un même groupe de facturation. Une fois les rôles ouverts (définition des éléments de calcul, des articles et tarifs à appliquer pour un groupe d’abonnement ou un groupe de facturation), la création de factures individuelles devra pouvoir être réalisée de manière simple par n’importe quel utilisateur habilité. Le prestataire paramètrera le logiciel pour que les factures soient compatibles aux attentes du SIESM (historique des consommations sur 3 ans, dématérialisation de l’édition et de l’impression des factures par la DGFIP, etc.). En ce qui concerne les factures basées sur un acompte prévisionnel établi de préférence sur les volumes, ce dernier sera réalisé en prenant en compte l’historique des factures de l’abonné. C’est le modérateur qui définira la période de référence (ex : 3 ans). Pour information, les acomptes actuels (factures de juin) tiennent compte de 50% de la part fixe et de 48% de la consommation N-1, mais ces critères doivent pouvoir être paramétrables par l’utilisateur. Le montant de l’acompte doit apparaître clairement sur la facture de solde. Chaque acompte devra faire l’objet d’un rôle au format ORMC. Enfin, il est rappelé au Candidat l’obligation d’un précontrôle via l’outil XéMéLios, pour lequel le logiciel fourni devra être totalement compatible.

2.6.1 Gestion du prorata-temporis Le logiciel devra être capable de gérer le prorata-temporis à la journée sur tous les tarifs lors des facturations et en particulier lorsque la période de facturation chevauche deux années (même si le tarif n’évolue pas). Il devra notamment savoir prendre en compte sans intervention le cas des années bissextiles. L’application du prorata-temporis devra être possible à minima :

• Sur l’abonnement, • Pour les consommations (le calcul se fera sur les volumes et non sur les tarifs).

D’une manière générale, le prorata-temporis sera paramétrable selon la rubrique de la facture et les périodes concernées devront apparaître en clair sur la facture, rubrique par rubrique. Dans le cas d’une facture sur un volume estimé (pas de relève possible), l’utilisateur devra pouvoir fixer manuellement la date de l’estimation. Cette dernière servira de base pour l’éventuelle application du prorata-temporis.

2.6.2 Mensualisation Le SIESM a déjà mis en place la mensualisation pour environ 1 900 abonnés. Le prestataire paramètrera le logiciel afin d’être opérationnel dès sa mise en service, et ce, en lien avec la Trésorerie. Les nouveaux



Page

abonnés devront pouvoir être intégrés à la mensualisation en cours d’année de manière simple en leur faisant un échéancier sur les échéances restantes dans leur groupe de facturation jusqu’à la facture de solde suivante. Les mensualités se calculeront automatiquement en fonction des paramètres de consommation du client. Pour les nouveaux abonnés, l’utilisateur devra pouvoir disposer de la liberté de définir la mensualité par le biais d’une estimation des m3 consommés, ou directement par l’application d’un montant en €. A la demande d’un abonné concernant un changement du montant de son échéancier (par exemple : volonté d’augmenter le montant de la mensualité), seul le montant de la part variable doit pouvoir être impacté. Le Candidat indiquera obligatoirement la méthode de calcul des acomptes (basée de préférence sur une consommation), et sa ventilation comptable pour les différents tarifs appliqués sur la facture. Il expliquera les possibilités de paramétrage disponibles. Le Candidat précisera également dans son offre comment il entend gérer le basculement et le traitement des mensualisés, étant entendu que les mensualités de septembre (prélèvement le 5 du mois) seront à priori gérées par l’ancien outil COSOLUCE, et que les nouvelles mensualités d’octobre le seront depuis le nouvel outil.

2.6.3 Regroupement des factures Si un abonné possède plusieurs dessertes (PDI ou compteurs), un regroupement doit être possible afin de pouvoir éditer une seule facture pour toutes les dessertes ou faire un récapitulatif de l’ensemble des dessertes. (Par exemple : facture envoyée à une Commune pour l’ensemble des consommations de ses bâtiments communaux, les uns et les autres ayant pu être relevés à des dates différentes), avec historisation des factures sur chaque point de distribution regroupée.

2.6.4 Gestion des dégrèvements, des avoirs et des annulations Les factures devront pouvoir être rectifiées ou supprimées après envoi en fonction des droits de chaque utilisateur. En particulier, des dégrèvements pour fuite et des modifications ou avoirs consécutifs à des erreurs devront pouvoir être faits. Le logiciel devra donc permettre la gestion des dégrèvements par rubrique de manière :

• Automatique et paramétrable (double de la moyenne de la consommation des 3 dernières années) selon les modalités définies par la loi Warsmann ou le règlement de service du SIESM ;

• Manuelle pour les cas particuliers. Le Candidat devra explicitement détailler la façon dont il gère le décret relatif à la suspicion de fuite (loi Warsmann) et impérativement en préciser les modalités de calcul retenues. Pour les avoirs, le logiciel devra offrir la possibilité de gérer les factures correspondantes en les prenant en compte dans le prochain rôle (sur prochaine facture fin de compte, régularisation ou complément). Concernant les annulations, le logiciel proposé, devra permettre la gestion et le calcul de rôles d’annulations de factures. Pour le traitement comptable de ces annulations, il devra être possible d’identifier et regrouper en éditions, les annulations sur l’exercice en cours et les annulations sur exercices antérieurs.



Page

De plus, il devra être possible de rectifier des factures avec l’émission d’une facture d’avenant. La simulation de factures et l’édition de duplicatas de factures doivent être réalisables.

2.6.5 Facturations particulières Le logiciel devra permettre la facturation de la vente d’eau potable, en gros, à un client de type collectivité ou syndicat. Il devra permettre également la facturation de toute prestation de service liée aux services d’eau (ouverture / fermeture d’un branchement, suppression d’un compteur, facturation d’un compteur neuf, etc.). Le logiciel devra permettre également :

• La facturation de pénalités en cas de non-respect du règlement du service d’eau sans l’application de la TVA (défaut de raccordement, mauvais raccordement, etc.),

• La gestion d’un nombre illimité de tarifs (part fixe et part variable), • La gestion des changements de tarifs en cours de période de facturation et notamment la pratique

de la proratisation des consommations d’une même facture sur plusieurs périodes tarifaires, • La possibilité de séparer l’eau et l’assainissement sur les rôles et factures, • La gestion des tarifs eau, organismes publics, travaux, progressivité, tarification sociale, forfait,

etc.

2.6.6 Editions des factures L’édition des factures est actuellement dématérialisée pour des impressions réalisées par la DGFIP. Cependant, le logiciel devra toujours permettre :

• Une impression des factures avec le matériel du SIESM, • Une impression par un prestataire avec ou sans mise sous plis.

Une évolution vers la solution Clic’Esi Plus de la DGFIP devra par ailleurs être prise en compte par le Candidat. Conformément à l’arrêté du 10 juillet 1996 modifié récemment par l’arrêté du 28 avril 2016 qui impose une information sur le prix au litre, toute facture adressée aux abonnés doit comprendre trois rubriques distinctes ainsi dénommées :

• Distribution de l’eau, • Collecte et traitement des eaux usées, • Organismes publics.

En ce qui concerne le modèle des factures, celui-ci devra être entièrement paramétrable de manière aisée par l’administrateur ou le modérateur. La facture doit être éditée en recto-verso selon les prescriptions de l’arrêté du 10 juillet 1996 relatif aux factures de distribution de l’eau et de collecte de traitement des eaux usées. Le recto de la facture doit faire apparaître :

• Les coordonnées et adresse du SIESM, • Les coordonnées téléphoniques et horaires du service, • Les coordonnées de l’expéditeur (Trésor Public), • Les coordonnées de l’abonné (adresse, numéro de téléphone et/ou mail) pour lui permettre de

vérifier ces informations à la réception de chaque facture,



Page

• Le numéro à appeler en cas d’urgence, • La référence du PDI, • L’adresse du PDI, • Le ou les noms et prénoms, si plusieurs titulaires de l’abonnement (prévoir plusieurs zones), • L’adresse du (des) payeur(s) de la facture, • Une partie simplifiée de la facture avec son numéro, le volume facturé, le montant T.T.C. à payer,

la période et le type de facturation, les dates exécutoires du rôle et limites de règlement, le solde restant dû,

• Une rubrique « message », • Un histogramme des consommations, • Un historique des consommations des 3 dernières années, • Le volume consommé exprimé en litres et en m3, • Le renouvellement de l’échéancier pour les abonnés mensualisés, • La référence unique de mandat (RUM), • Les références TIPI pour permettre le paiement par Internet, • La référence de la délibération fixant les tarifs, • Les références de l’espace abonné.

Le verso de la facture doit faire apparaître :

• Le numéro du compteur, • Les index n-1 et n, • La consommation facturée, • Le type de facturation (estimé ou relève), • Le détail de la facture suivant l’arrêté suscité, • Une partie détaillant et expliquant les rubriques facturées, • Les divers moyens de paiement proposés à l’abonné.

En outre, la partie inférieure de l’imprimé pourra être réservée pour l’impression du TIPSEPA conformément aux prescriptions requises pour ce document et notamment l’impression des lignes optiques. Le Candidat précisera s’il est possible d’envoyer la facture dématérialisée aux abonnés souhaitant opter pour l’e-facture (il devra préciser si cette possibilité nécessite ou non un « portail client internet » ou si l’utilisation du portail d’accès du SIESM via son site Internet est possible). Le Candidat devra également préciser la manière dont il envisage de répondre aux objectifs de l’arrêté du 28 avril 2017 qui impose une présentation du prix au litre, depuis le 1er janvier 2017.

2.6.7 Génération des fichiers d’échanges avec le Trésor Public Le SIESM souhaite que soit maintenu un précontrôle des flux générés vers HELIOS. Pour autant, le format des rôles émis (FORMAT ORMC) devra suivre les évolutions demandées par le Trésor Public et notamment les données spécifiques telles que :

• La catégorie-nature de l’abonné, • Le numéro de Siret, • La référence unique de mandat (RUM), • L’information FIRST pour le premier prélèvement de l’abonné et la mention RCUR pour les

suivants, • Le Fichier TP Groupe pour la gestion des « positivo-négatifs » en mensualisation.

En complément, le logiciel devra permettre la gestion suivante :

• Chaque partie du rôle doit être découpée en 4 parties (ea1 à ea4),



Page

• Les champs « classiques » doivent pouvoir être saisis : n° de rôle, les dates de clôture du rôle, d’exigibilité et de prélèvement.

De même, le fichier de remboursements RMH devra également être généré aux nouvelles normes édictées par le Trésor Public et intégrer notamment les coordonnées bancaires IBAN conformes à la réglementation européenne SEPA. Par ailleurs, dans le cadre du processus de dématérialisation engagé par la DGFIP avec le protocole Chorus Portail Pro 2017, le Candidat devra garantir que le logiciel est adapté à cette fonctionnalité. La proposition du Candidat devra prendre en compte cette adaptation sans surcoût pour le SIESM.

2.6.8 Génération des fichiers d’échanges avec le logiciel de comptabilité Une interface avec le logiciel de comptabilité COSOLUCE est souhaitée pour permettre la prise en charge directement de chaque rôle dans le logiciel de comptabilité d’une part, et notamment la gestion des avoirs plus spécifiquement d’autre part. Par ailleurs, pour les facturations qui devraient être réalisées par le logiciel de comptabilité afin d’émettre un titre de recettes ou les annulations, il est souhaité que le logiciel puisse générer à minima un fichier d’échanges contenant les informations suivantes :

• Identifiant et numéro de facture ; • Civilité et nom de l’abonné ; • Adresse complète ; • Le montant de la facture avec une décomposition de la TVA (le montant de la TVA peut être

différent suivant la prestation réalisée pour un abonné) ; • La facture PDF à annexer au titre de recettes, le cas échéant ; • Les coordonnées bancaires de l’abonné pour réaliser un remboursement dans le cas d’une

annulation de factures.

2.6.9 Génération des fichiers d’échanges avec les gestionnaires Assainissement Le logiciel devra permettre la gestion de flux de facturation automatique vers les gestionnaires de l’Assainissement collectif, qu’ils soient publics ou privés. Ces fichiers d’export automatisés devront notamment préserver les informations de type :

• Coordonnées du PDI • Coordonnées de l’abonné • Index et volumes relevés • Date de pose du compteur • Date de fabrication • Date d’ouverture de l’abonnement • Date de mise en service du branchement • etc.

2.6.10 Gestion des encaissements Suite aux encaissements effectués par le Trésor Public, le logiciel doit permettre de réintégrer un fichier FLUOR contenant les informations de facturation et de paiement. Un contrôle de cohérence doit être effectué par le logiciel lors du retour du fichier FLUOR.



Page

2.6.11 Gestion des impayés L’encaissement des factures est placé sous la responsabilité du Trésor Public ; pour autant, le logiciel doit permettre la mise en place d’une procédure pour le signalement des impayés (édition de lettres de rappel type) et leur traitement. Le Candidat précisera si la solution proposée permet la relance par SMS ou appel téléphonique automatisé. Ainsi, suite aux retours des encaissements décrits au paragraphe précédent, le logiciel doit permettre une identification des factures non payées pour chaque abonné. Pour ces abonnés, le logiciel devra permettre de saisir un message permettant de rappeler par exemple :

• « Votre facture du jj/mm/AAAA reste à ce jour impayé, veuillez contacter la Trésorerie pour le règlement de cette facture »

• « Votre facture du jj/mm/AAAA reste à ce jour impayé. Vous vous exposez à l’application des pénalités financières prévues par le règlement du service du Syndicat et à des mesures de restriction d’eau »

Le logiciel devra permettre enfin d’établir des bilans mensuels et/ou annuels de manière à visualiser l’état et l’évolution des impayés du territoire.

2.7 MODULE DE GESTION DES INTERVENTIONS Dans les différents modules précédents, il a été présenté différents types d’interventions devant être gérés par le logiciel. De manière plus générale, le logiciel permettra la gestion et le suivi des interventions rattachées ou non à un abonné ou à un PDI. Les demandes d’intervention devront pouvoir être déclenchées par les utilisateurs du logiciel, que ce soit suite à des demandes formulées par des abonnés ou que ce soit des interventions cycliques (ex : relève mensuelle des compteurs généraux de réseau). Il pourra être précisé distinctement (ex. : case à cocher) si un rendez-vous doit être pris préalablement avec l’abonné. Un suivi spécifique doit pouvoir être réalisé sur le respect des heures de rendez-vous. Des interventions récurrentes devront pouvoir être paramétrées avec un cycle donné ou des dates données (ex : dernier jour ouvré du mois). Une planification doit pouvoir être mise en place pour pouvoir identifier aisément les échéances de chaque demande d’intervention et les demandes d’intervention prioritaires. Il est à noter cependant que si la prise de rendez-vous initiale ainsi que le suivi final de l’intervention est réalisé par le SIESM, l’intervention elle-même et les remontées d’informations qu’elle peut engendrer est à la charge de l’exploitation SUEZ. En matière de gestion des interventions, le service est donc dans une situation multi-acteurs. Pour autant, le logiciel devra permettre la gestion des prises de rendez-vous et des plannings (en intégrant une notion de gestion des créneaux de disponibilités), ainsi que, si cela est possible, le rattachement d’une éventuelle fiche d’intervention fournie par SUEZ directement dans la fiche de l’abonné et/ou du PDI. Dans l’hypothèse d’une gestion totale en Régie à termes, le Candidat précisera comment son module de gestion des interventions peut être adapté à cette situation (génération de fiches d’interventions , affectation des agents, etc.). Ce module pourra par ailleurs servir de base pour renseigner les indicateurs réglementaires concernant les interruptions de service.



Page

2.7.1 Interface avec l’exploitant SUEZ (hors option) Hors option, le logiciel devra prévoir l’interface avec L’APPLI, développée par DIGIT-INFO pour le compte du SIESM, et afin de pallier aux insuffisances du logiciel COCOLUCE Facturation. Cette interface doit être automatisée et permettre (sans que le personnel du SIESM n’ait à accéder directement à L’APPLI – procédures transparentes et masquées) :

• De migrer le planning en temps réel directement dans L’APPLI, afin que SUEZ puisse être averti des demandes d’interventions nouvelles, ou des modifications éventuelles ;

• De migrer les remontées d’informations transmises hebdomadairement au format Excel par SUEZ à DIGIT-INFO (ce dernier intégrant ces fichiers dans L’APPLI), et notamment les champs « Commentaires » ou « Etat » (liste non-exhaustive), directement dans le module de gestion des interventions du logiciel du titulaire.

2.7.2 Interface avec l’exploitant SUEZ (en option) En option, il est demandé au Candidat de proposer une gestion des prises de rendez-vous et des plannings qui remplace celle gérée actuellement par L’APPLI (dans une optique de n’avoir qu’un environnement de gestion globalisée de la relation Abonné), tout en conservant néanmoins un interfaçage avec les outils de SUEZ. Dans le cadre de cette option :

• Le planning de la solution logicielle du titulaire devra être directement consultable par SUEZ (sans modification possible, ni accès aux autres modules), avec un envoi d’alerte par mail à l’ordonnanceur de SUEZ afin qu’il puisse être averti qu’une demande d’intervention nouvelle, ou qu’une modification a été intégrée ;

• Les remontées d’informations transmises hebdomadairement au format Excel par SUEZ seraient cette fois directement introduites dans le module de gestion des interventions via une « routine » automatisée (pas de ressaisie par l’utilisateur du SIESM).

Dans son chiffrage, le Candidat devra bien évidemment intégrer cette option par l’intermédiaire d’une moins-value ou d’une plus-value par rapport au chiffrage hors option.

2.8 PAIEMENT PAR INTERNET Compte tenu du fait que l’encaissement des factures est assuré par la Trésorerie Publique, le SIESM propose actuellement aux abonnés le paiement des factures par Internet. Dans ces conditions, il a été mis en place le recours à la solution proposée par la Direction Générale des Finances Publiques « TIPI » (titres payables par Internet). L’accès à cette solution de paiement est possible :

• Directement à partir des informations notées sur la facture qui permettront d’accéder au site internet de la Direction Générale des Finances Publiques pour effectuer le paiement ;

• À partir du site Internet du SIESM qui permet un renvoi vers le site Internet de la Direction Générale des Finances Publiques pour effectuer le paiement.

A l’issue des transactions réalisées sur le site Web de la DGFIP, les informations émises par TIPI devront être intégrées dans la gestion des abonnés, de façon à identifier les factures réglées via Internet (via Fluor).



Page

2.9 MODULE REQUETES ET STATISTIQUES (en option) Le produit devra être sécurisé, ouvert, multifenêtres, ergonomique et adaptable. Il devra proposer des visuels intuitifs et multi-champs. Les recherches devront être simples, fluides, rapides et intuitives et les résultats accessibles en peu de clics. L’utilisateur, selon ses autorisations d’accès, doit pouvoir construire les requêtes de son choix si possible via un assistant. Quelle que soit l’origine de l’information, pour une même requête le logiciel ne doit pas fournir differents resultats. Quel que soit le resultat, il doit pouvoir etre controle en externalisant la base de données sur un tableur. Le module requetes et statistiques doit proposer des analyses et des editions depuis une liste des PDI d’une liste de rue, de groupes d’abonnes, voir issue d’une selection graphique sur le SIG si une interface est creee avec celui-ci. Ces requetes et statistiques doivent permettre le suivi analytique de la qualite du service, le renseignement de tableaux de bord, l’etablissement de diverses declarations et reversements (taxes Agence de l’Eau). Concernant le reversement des taxes perçues pour le compte de l’Agence de l’Eau, outre les etats indiquant des sommes et volumes a reverser sur une periode donnee, le logiciel devra :

• Comptabiliser les volumes annuels annules ou regularises sur les exercices anterieurs afin de rectifier les assiettes des redevances des exercices concernes ;

• De plus, il devra etre possible de requeter sur les retours d’informations de la DGFIP relatives aux paiements des factures (Helios : LEMA) afin de connaitre les montants encaisses par type de redevance et par exercice de facturation (EA1, EA2, EA3, EA4).

Sans que cette liste soit exhaustive et limitative, le logiciel devra permettre de gerer des informations :

• D’ordre technique (par secteur géographique et périodes paramétrables) o Nombre et liste des PDI (et branchements en cas de lien ultérieur avec le SIG), o Nombre, liste, date et commanditaire des interventions techniques sur le point de

livraison et le branchement (modification, renouvellement, fuite, etc.), o Nombre et liste de compteur (par type, diametre, annee, marque, etc.), o Type de compteurs, o Pyramide d’age des compteurs, o Nombre et liste de compteurs non releves, etc.

• Liées a la facturation des abonnés (par secteur géographique et périodes paramétrables)

o Volume distribue comptabilise sur volume reel (avant tout degrevement), o Volume facture aux abonnes apres application des corrections de toute nature

(degrevement, etc), o Tranche de consommation parametrable (par exemple pour identifier les « gros

consommateurs » ou « très petits consommateurs »), o Montant des recettes des ventes d’eau aux abonnes, o Nombre et montant des abonnements, o Nombre et taux de mutation, o Abonnés non factures, o Analyse des recouvrements : montant annuel des impayes sur l’annee precedente (annee

n-1 a la fin de l’annee n), o Etat des degrevements ou de reductions de consommation de toute nature (volume et

montant), o Nombre de nouveaux abonnements et resiliations, etc.



Page

Le module statistique devra comporter un module permettant la représentation sous format graphique (courbe, histogramme, camembert) en vue de leur intégration dans des différents documents (document Word ou Excel par exemple). Dans son offre, le Candidat précisera les requêtes et les statistiques paramétrées de « base » et celles qu’il propose de paramétrer à la demande du SIESM lors du paramétrage et de l’installation du logiciel. En complement pour produire le Rapport annuel sur le Prix et la Qualité du Service (RPQS), le logiciel devra permettre la production directement des « indicateurs de performance » fixes par les decrets du 2 mai 2007 et du 2 decembre 2013, tels que :

• Le prix TTC pour 120 m3 du service rapporté au m3, • Le delai maximal d’ouverture des branchements pour les nouveaux abonnes, • Le taux de reclamation ecrite, • Le taux d’occurrence des interruptions de services non programmees, • Taux d’impayes au 31/12 de l’annee (n) sur les factures de l’annee (n-1), • Le montant des abandons de creances et des versements a fond de solidarite, • etc.

A partir des requetes et des statistiques, le logiciel permettra la production des donnees necessaires au calcul des autres indicateurs tels que le rendement, les 2 indices lineaires, etc.

2.10 MODULE ADMINISTRATION ET PARAMETRAGE Ce module couvre l’ensemble des besoins lies au parametrage des contenus (tarifs, imputations comptables, factures, tournees, adresses, types d’interventions, modeles...), la saisie de masse et a l’administration des utilisateurs du logiciel. Seuls les administrateurs ou les moderateurs du logiciel pourront avoir la possibilite de modifier les parametrages realises dans ce module. Il est rappelé que le SIESM aura la propriété, les droits et les accès administrateurs complets de la totalité de la base de données. Le Candidat transmettra tous les codes d’accès et mots de passe nécessaires avant la fin de l’achèvement de sa mission. Le module administration permettra les operations suivantes :

2.10.1 Gestion des communes et des voies du territoire syndical Le logiciel doit permettre de gerer de maniere unique les adresses du territoire :

• Les denominations et codes des Communes, • Les codes postaux, • Les codes et denominations de voies : fichier FANTOIR ou BD Adresse (qui seront fournis par le

SIESM), • Les numeros de voirie, • Par tournées, • Via des listes prédéfinies à menu déroulant.

Le Candidat devra préciser les fonctionnalités du logiciel pour permettre une saisie homogène des adresses lorsqu’elles ne seront pas disponibles dans les fichiers du SIESM (en particulier, pour les adresses de facturation des abonnés). Il devra par ailleurs accompagner le SIESM dans l’obtention de jeux de données Adresses si cela s’avère nécessaire (démarche auprès de l’IGN). Le Candidat précisera si le coût de l’obtention de ces jeux de données est intégré dans son offre.



Page

Chaque adresse doit etre codifiee, permettant une exploitation geographique et statistique aisee. Le format MAJUSCULE sera privilégié et le logiciel intègrera une écriture automatique dans ce format. Le Candidat devra nettoyer les bases de données Adresses existantes afin de les harmoniser. Par exemple, on pensera ici aux défauts de dénomination qui peuvent conduire à plusieurs formats d’écriture (exemple : une avenue peut être définie par « avenue », « av. », « AV », etc.). Il est précisé que le prestataire aura l’obligation de paramétrer intégralement la base de données afin d’en assurer la compatibilité/cohérence avec la base actuelle. Le nettoyage complet de la base de données est à la charge du prestataire. Le logiciel doit permettre la creation de secteurs ou groupe de facturation, definis par l’administrateur, permettant de regrouper des dessertes suivant un critere donne (ex : secteur comprenant toutes les dessertes alimentees par un meme reservoir, un meme reseau, d’un meme bassin de distribution ou de secteurs geographiques). Les secteurs doivent pouvoir etre definis en y rattachant simplement des rues ou des portions de rues.

2.10.2 Gestion des listes de valeurs Un maximum de liberte doit etre laisse a l’administrateur ou au moderateur dans la creation de nouvelles listes de valeurs. Les listes de valeurs minimales, parametrees par l’administrateur, sont les suivantes :

• Gestion des groupes d’abonnes issus notamment de l’historique de la gestion communale, • Type de distribution, • Type d’abonne pour l’eau potable (domestique, industriel, agriculteur...), • Categorie d’abonnement, • Tournee, • Marque de compteur, • Type de compteur, • Diametre de compteur, • Motif de renouvellement du compteur, • Emplacement du compteur, • Secteur ou groupe de facturation, • Specificite de l’installation, • etc.

2.10.3 Gestion des tournées de releve L’outil permettra de creer des tournees de releve des compteurs d’eau. La creation des tournees devra etre aisee et se faire suivant differents criteres tels que :

• Par rues, • Par services, • La radio-releve des compteurs equipes, • etc.

Les numeros d’ordre pourront etre classifies selon la methode de travail du SIESM (par exemple : ordre croissant cote pair ou decroissant cote impair, par numero de voirie dans la rue, par exclusion de certains numeros, etc.). L’ordre d’une tournee doit pouvoir etre modifie facilement.



Page

2.10.4 Gestion des coordonnées bancaires En complement de la gestion des coordonnees bancaires au niveau du module « abonnes », le logiciel devra permettre la modification massive telle que lors de changement de code banque ou code guichet.

2.10.5 Gestion des agents Le logiciel doit permettre de définir et de mettre a jour le profil des agents travaillant au SIESM auxquels des taches peuvent etre affectees. Le profil contient leur nom, prenom, service.

2.10.6 Administration des utilisateurs Le logiciel doit permettre d’affecter a chaque utilisateur des droits d’acces specifiques (droits en consultation et modification, en fonction des modules). Chaque utilisateur devra s’identifier a l’ouverture du logiciel a l’aide d’un mot de passe comprenant au moins 8 caracteres alphanumeriques. Un historique des actions intervenues sur le compte d’un abonne, une facture ou tout autre module et un historique des personnes les ayant realise devra etre disponible sur le logiciel. Cette consultation pourra se faire directement depuis la fiche abonne, la facture, etc.

2.10.7 Gestion de la tarification Le logiciel devra etre en mesure de realiser les operations, qui concernent plusieurs abonnes, suivantes :

• Facturation de l’abonnement a terme echu ou par avance, • Facturation du montant de la part fixe en fonction du diametre du compteur (et modification du

tarif en fonction du diametre egalement), • Facturation au prorata temporis lorsque la periode de facturation chevauche deux annees et que

le tarif evolue chaque annee (meme si le tarif n’evolue pas), • Facturation d’un acompte puis d’un solde, • Facturation de frais d’acces au service avec edition de facture d’entrant, • Possibilite de reporter un avoir sur la facture suivante, • Facturation avec un prix du m3 variable en fonction de la consommation (progressif ou degressif)

ou de la periode, et prise en compte de la « tarification sociale », • Prelevement des factures d’eau (a l’echeance ou mensuel), • Facturation des frais de service (ouvertures/fermetures branchements), • Facturation des penalites prevues dans le reglement de service.

Le logiciel doit pouvoir gerer les redevances suivantes :

• Redevances location de compteur et abonnement facturees en fonction des dates de releves des compteurs en ayant le choix entre une facturation mensuelle ou journaliere,

• La consommation d’eau potable et/ou l’utilisation d’une autre ressource (sources, captages prives ou eaux pluviales), en fonction du volume consomme entre le releve et le releve n-1,

• Redevance pour pollution de l’eau d’origine domestique et prelevement en fonction du volume consomme entre le releve n et le releve n- 1, avec application des tarifs au 1er janvier de l’annee en cours,

• etc. Plus globalement, le logiciel devrait permettre la création d’autant de redevances que souhaitées, ce que le Candidat devra justifier dans son mémoire.



Page

De plus, le Candidat précisera dans son offre les possibilités d’application de la tarification sociale, dégressive ou progressive de l’eau. Les anciens tarifs doivent etre historises afin de pouvoir rectifier ou recalculer des factures sur les exercices anterieurs (factures emise par le logiciel). De plus, les tarifs doivent permettre de pratiquer la proratisation des consommations d’une meme facture sur plusieurs periodes tarifaires. La saisie et la creation des tarifs devront etre aisees et intuitives. Les tarifs devront etre saisis avec des unites de facturation (mois, jour, m3 ou litre). Ainsi, le logiciel devra pouvoir reperer l’unite d’un tarif pour le repercuter lisiblement a l’abonne. La notion de seuil et de plafond devra etre prise en charge sur l’application de certains tarifs. Le logiciel devra savoir gerer seul les annees bissextiles et les prendre en consideration notamment dans les restitutions statistiques et les proratisations de periodes sur un mois. En cas de changement de compteur, il est essentiel que le logiciel intègre les éléments de comptage de l’ancien compteur pour la facturation.

2.10.8 Gestion des documents Le logiciel devra permettre de parametrer des modeles de documents selon les prescriptions de la charte graphique de la collectivite en inserant des attributs de la base de donnees dans le texte, a savoir :

• Courriers ou courriels d’informations, • Courriers ou courriels de confirmations, • etc.

Le Candidat devra spécifier les moyens et les techniques mis en œuvre pour que les documents édités soient directement exploitables, sans obligation de reprise pour correction et adaptation aux spécificités du SIESM.

3 ERGONOMIE DU PRODUIT

Il sera attache une grande importance a l’ergonomie generale du produit, a sa souplesse, a son ouverture, a sa facilite d’utilisation et a sa convivialite, notamment par :

• La simplicite et l’intuitivite de ses fonctions et de saisies de donnees, • La lisibilite du produit (fluidite et organisation des grilles, des onglets, graphisme, couleurs, mise

en page, etc.), • Les multifenetres, • Les menus deroulants, • L’acces a l’aide technique du logiciel, • La navigabilite intuitive d’acces entre les domaines de gestion sur l’ensemble de la base abonnes,

branchements, factures, dossiers, etc., • La recherche multicriteres a partir du point de livraison, nom, n° compteur, tournee, adresse, n°

facture, etc., • L’acces rapide et aise a l’information recherchee, • La capacite de parametrage et de personnalisation, • Les possibilite d’export vers les solutions bureautiques, en PDF ou l’impression d'ecran, • Les traitements externalises des donnees personnalisables : courriers, exports, statistiques,



Page

• Des graphiques visuels pour permettre un renseignement facilite des abonnes doivent etre proposes (ex : barres d’histogrammes pour voir l’evolution de la consommation de l’abonne, decomposition des differentes composantes de la facture, etc.),

• L’interdépendance des modules (absence de double saisie et impact automatique d’un module sur l’autre).

Le Candidat devra lister et présenter le détail des fenêtres qui seront disponibles dans le logiciel telles que :

• Fenetre de contrat ou d’abonnement, • Fenetre du PDI, • Fenetre du compteur, • Fenetre pour la gestion des stocks des anciens compteurs, • Fenetre de profil de facturation, • Fenetre de releve, • Fenetre de facture, • Fenetre du compte abonné (ou « client »), • Fenetre des interventions, • Fenetre de synthese pour un abonne, • Fenetre pour le parametrage du logiciel, • etc.

Le passage entre les différentes fenetres du logiciel devra etre intuitif et aisé. Des informations et des liens devront etre disponibles au niveau de chaque fenetre dont les données sont en rapport. A titre d’exemple, la reference du PDI devra etre disponible au niveau de la fenetre sur le compteur et reciproquement. Les changements de menus ou d’applications devront etre faciles, avec peu de manipulations. Le logiciel doit offrir la possibilite d’acceder facilement a une autre fenetre abonné (ou « client »), sans devoir fermer la fenetre en cours (multifenetrage). Le logiciel devra etre capable de :

• Controler la coherence des donnees saisies par l’utilisateur (alertes lors de la saisie sur certains champs comme les adresses, verification periodique, etc.) ;

• Relever la traçabilite des operations ; • Securiser les donnees et l’application par systeme de sauvegarde automatique ; • Archiver et conserver les historiques de façon illimitee.

4 INTERFACES ATTENDUES

De maniere generale, cette solution devra etre securisee, par le controle de coherence automatique des donnees saisies ou dechargees via les terminaux portables de releve, compatibles et interfaçables avec le logiciel en vigueur dans les services du Tresor Public : PESV2/Helios, avec la bureautique Microsoft et/ou Open Office en vue de realiser du publipostage. Plus precisement, le logiciel devra etre compatible, interoperable et interfaçable avec :

• Les protocoles du comptable public en vigueur. Il devra savoir etablir les procedures informatiques requises par le Tresor Public notamment la confection des fichiers d’echanges imposee par le PES V.2 sous Helios :

o Fichiers ORMC, o Fichiers RMH pour les avoirs, o Fichiers TP Groupe pour les « positivo-negatifs », o Fichiers FLUOR et ORDOTIP qui seront egalement geres par le logiciel pour les mises a

jour adressées par la DGFIP,



Page

o Et de maniere plus general, les evolutions reglementaires imposees par la legislation en vigueur et respecter le protocole officiel et en vigueur de la DGFIP (en particulier les protocoles lies a la dematerialisation telle que « Chorus Portail Pro 2017 », édition et impression de factures, signature électronique, etc.).

Le Candidat indiquera dans son offre les possibilités de paramétrage qu’il propose pour générer ou injecter ces différents flux.

• La bureautique Microsoft Office (Word/Excel) ainsi que les logiciels de bureautiques libres de droit. Les postes informatiques du SIESM, sur lesquels sera installée la licence du logiciel, sont equipes a minima du pack Office 2016.

• Les terminaux de saisie portables des releves

Le candidat fournira la liste des solutions compatibles avec son logiciel en matière de relève, de radio-relève et de télé-relève. Le SIESM utilise ses propres solutions, qui devront être compatibles avec le logiciel.

• Le logiciel de comptabilité du SIESM : COSOLUCE. Il est souhaite la realisation des actions suivantes :

o Export des informations necessaires à la mise en encaissement ou sur titre des roles de facturation ;

o Transfert d’un fichier des tiers (civilite, nom, prenom, adresse, etc.) pour l’edition d’un titre de recettes lorsque certaines prestations ne seront pas facturees avec le logiciel (dans une moindre mesure) ;

o Les possibilites d’export des coordonnees bancaires d’un abonne pour effectuer un remboursement dans le cas ou ce remboursement pourrait ne pas etre effectue par le logiciel).

Le candidat précisera dans son mémoire si des possibilités d’export existent entre son logiciel et le logiciel COSOLUCE Comptabilité et, le cas échéant, le paramétrage nécessaire et une approche financière sur le coût de développement.

• Le logiciel SIG du SIESM : QGIS, heberge en local. Il n’est pas prévu d’interface entre la solution retenue et QQGIS. Le Candidat pourra néanmoins préciser les possibilités offertes par son logiciel sur ce point et mentionner toutes incompatibilités ou restrictions avec le Logiciel SIG du SIESM, à titre d’information.

5 REPRISE DES DONNEES

En ce qui concerne la migration des donnees existantes vers le produit retenu, le Candidat devra assurer une integration la plus complete de l’actuel logiciel de facturation utilise. De maniere generale, des exports au format « texte » permettent d’obtenir les informations de « base » sur :

• Les beneficiaires (ou branchements) : reference, description, adresse, tournee pour la releve, categories tarifaires, etc.

• Les compteurs : reference, type, marque, fournisseur, etc.



Page

• Les abonnements : references, civilite, adresses, etc. • Les abonnes : civilite, adresses, etc.

Actuellement, les fonctions « courantes » disponibles au niveau du logiciel ne permettent pas un export des historiques de consommation et/ou de facturation pour chaque abonne. Il est demandé que le nouveau logiciel puisse générer des exports d’historiques de consommations. Le Candidat precisera les conditions techniques de reprises de ce type de donnees depuis le logiciel actuellement en place, sur la dernière année, voire les 4 dernières si possible. Pour les donnees disponibles dans les exports « texte », celles-ci devront etre reprises integralement en realisant notamment :

• Un « nettoyage » des champs listes dans les syntheses disponibles en annexe, • Un travail de mise a jour des adresses en coherence avec la base de donnees « adresse » du SIESM, • Une prise en charge des differentes categories tarifaires en coherence avec les grilles tarifaires

disponibles du SIESM. De maniere plus generale, la reprise des donnees existantes doit etre automatisee et toutes les listes et statistiques doivent etre produites pour verifier la coherence et l’integrite des donnees reprises. Si certaines données ne peuvent être reprises de manière automatique, le Candidat devra le mentionner explicitement dans son offre. Si la reprise des donnees existantes ne permet pas de renseigner la totalite des informations necessaires a l'outil, imposant ainsi une saisie complementaire, le titulaire devra indiquer quels champs seront a saisir ou a completer. Le titulaire du marche s’engage a rectifier sans contrepartie les anomalies qui pourraient etre relevees jusqu’a un accomplissement integral de cet objectif.

6 FORMATION ET ASSISTANCE AU DEMARRAGE

Dans le cadre de la mise en place du logiciel, le SIESM souhaite que le Candidat assure une formation a l’utilisation, au parametrage, a l’administration et à la maintenance du logiciel. Elle se deroulera dans les locaux du SIESM. Au moment de l’acquisition du logiciel, la formation concernera au maximum :

• 1 personne du service Direction et gestion administrative (profil « administrateur »), • 2 personnes de profil « utilisateur », dont l’administrateur susmentionné.

Le Candidat devra proposer dans son offre le nombre de jours de formations nécessaires et les modalités d’organisation de ces formations en fonction des utilisateurs du logiciel (planning, durée des sessions, nombre de participants, environnement nécessaire, etc.) et le contenu des formations proposées. Pour les formations, le Candidat devra fournir des supports ou des documents adaptés à chaque profil d’utilisateur.

6.1 Formation des utilisateurs Il s’agira de fournir une formation complete et pratique (dans les conditions reelles d’utilisation) aux personnels utilisateurs. La formation devra etre etalee dans le temps pour favoriser l’assimilation du logiciel par les utilisateurs. Le calendrier des formations sera decide conjointement par le SIESM et le titulaire du marche.



Page

Le SIESM mettra a disposition une salle et le materiel pour les formations. Il reviendra au titulaire d’installer sur ces postes l’application, en version test, avec tous les niveaux de protection indispensables pour garantir l’integrite des donnees stockees et utilisees. Le titulaire devra en concertation avec le service :

• Planifier les dates et les groupes de personnes par sessions, • Realiser une evaluation de la formation des agents concernes, • Etablir une attestation de formation individuelle par agent.

6.2 Formation modérateur Le SIESM souhaite une large autonomie de gestion de son service des abonnes. En consequence, il est recherche une grande autonomie en matiere de parametrage de l’application. Dans ces conditions, il s’agira de fournir une formation permettant d’assurer :

• Une maitrise des differents parametrages du logiciel ; • Une maitrise des requetes et des statistiques ; • Une maitrise du profil « utilisateur ».

6.3 Formation administrateur Il s’agira de fournir une formation specifique a l’administration du systeme et a la gestion des interfaces avec les logiciels du SIESM et de la DGFIP.

6.4 Prestations d’assistance au démarrage Afin d'aider les utilisateurs a prendre en main la solution apres les journees de formation, il est souhaite, dans le cadre de ce marche, une assistance correspondant a la presence d’une personne techniquement et fonctionnellement qualifiee pour permettre notamment la preparation à chaque première facturation (de types acomptes, régularisations, mensualisations, etc.) qui sera realisee avec le logiciel. Cette prestation aura pour but de verifier :

• Le bon parametrage des tarifs dans le logiciel en coherence avec les deliberations tarifaires, • La bonne integration des donnees de la releve, • La verification de la facturation a partir des controles disponibles dans le logiciel, • L’assistance aux premiere admissions en non valeur, • L’edition du role et des factures ; • La bonne prise en charge par la Tresorerie.

Le Candidat devra indiquer le nombre de jours prévus dans son offre.



Page

7 MISE EN PLACE, GARANTIE ET MAINTENANCE DU LOGICIEL

7.1 Organisation du projet Pour mener a bien le projet, le Candidat devra egalement decrire ses propres modalites de suivi du projet et precisera les moyens qu’il mettra en œuvre : chef de projet unique, nombre de journees prevues, phasage, etc. Il pourra s'appuyer sur un groupe projet constitue de referents techniques (qui seront les interlocuteurs du prestataire pour les questions touchant aux domaines fonctionnels de la solution), et d’un referent informatique externe (DIGIT-INFO, qui sera l’interlocuteur du prestataire pour les questions touchant a l’installation du logiciel, au parametrage, a la mise en fonctionnement du logiciel, ainsi qu’a la configuration des postes de travail des utilisateurs). Le Candidat devra designer un interlocuteur technique et un referent administratif qui correspondront avec la personne publique pour l’execution de ce marche. Le Candidat devra designer un responsable unique, chef de projet, qui accompagnera le SIESM tout au long du deploiement de la solution. Il participera, avec le Groupe Projet, a la mise en place et au respect des plannings et devra apporter des conseils en matiere de parametrage ou de fonctionnement. Il met en œuvre un service d’assistance et de support aux utilisateurs et administrateurs de la solution afin de permettre a ces derniers de :

• Signaler tout dysfonctionnement par telephone, fax, mail ou via un site extranet ; • Demander une assistance par telephone, fax, mail ou via un site extranet ; • Recevoir en retour un accuse de reception du signalement ou de la demande, avec une indication

du délai de reponse ou d’intervention estime, ce delai devant respecter les conditions sur lesquelles s’engage le prestataire et qu’il devra preciser.

7.2 INSTALLATION DU LOGICIEL Le SIESM privilegiera une base de données de type SQL Server ou PostgreSQL. Par ailleurs, le Candidat devra garantir que son système s’adapte aux caractéristiques techniques et matériels actuellement en place au sein du SIESM. Si des évolutions de matériels informatiques sont rendues nécessaires, le Candidat devra explicitement l’indiquer dans son offre. Le Candidat précisera par ailleurs dans son offre les modalités, et la durée maximale éventuelle d’interruption de service de facturation au sein du SIESM.

7.2.1 Serveurs et hébergement des données (en option) Le Syndicat ne souhaite pas assurer l’hebergement de l’application en interne. Cet hébergement pourrait être confié à son prestataire informatique. Dans ce cas (offre de base), le Candidat est invité à préciser le volume et le type de données, informations, logiciels, à stocker sur ce serveur et à sauvegarder par le SIESM ou son prestataire.

Il est à noter que dans le cas d’une non-levée de l’option (décrite ci-dessous), le prestataire aura la possibilité d’accéder au serveur de données mais de manière sécurisée et après validation du SIESM et/ou de son prestataire informatique.



Page

Toutefois, l’hébergement de l’application et des données pourrait également être confié, en option, au titulaire du marché. Le Candidat proposera donc, en parallèle du contrat de maintenance, un contrat d’hébergement de la solution. L’hébergement devra être réalisé sur un serveur dédié. Dans le cadre de ce contrat, il devra être pris en charge l’installation des applications et des bases de données sur le serveur, ainsi que la mise à jour des applications. Dans le cas d’une installation de mises à jour ou patchs correctifs, le prestataire devra en informer la Communauté au moins 48 h à l’avance (en jours ouvrés). Le Prestataire se charge d’héberger la solution dans un centre de serveurs et de le maintenir en état de fonctionnement. Les conditions de sauvegardes devront être détaillées dans le contrat, ainsi que les conditions de restauration des données. Le Prestataire reste l’unique interlocuteur du SIESM en cas de défaillance de l’hébergement : charge à lui de signaler tout dysfonctionnement ou de réaliser les demandes d’assistances / d’interventions auprès de l’hébergeur. Le prestataire s’engage à ce que le service ait un taux de disponibilité des centres de serveurs de 99% a minima.

7.2.2 Environnement de test Le Prestataire devra prevoir la mise en place d’une base de donnees de test. Cette base sera initiee a l’issue de la reprise (et nettoyage) des donnees provenant du logiciel actuellement utilise par le SIESM. Cette configuration de test servira de support pour les formations prevues. Une extrême vigilance est demandée au Candidat sur cette phase de test, étant donné le caractère stratégique et les enjeux pour le SIESM. Aussi, il est demandé au Candidat de s’assurer d’une période de test suffisante (à minima 1 mois) et de prévoir une seconde période de test (à minima de 15 jours) en cas de modifications apportées durant la première phase.

7.2.3 Environnement de production Apres validation du bon fonctionnement de la configuration de test, le Prestataire devra realiser l’integration complete de l’ensemble des donnees (dont les résultats de la relève) afin que le logiciel soit operationnel pour le 10/09/2018 étant entendu que :

• Les premiers acomptes sont mis en œuvre au mois de juin 2018 (sur la version actuelle de COSOLUCE)

• Le SIESM procède à la finalisation des régularisations au mois de novembre 2018. Le Candidat précisera dans son offre la procédure qui sera mise en œuvre durant le déroulé de la prestation afin de ne pas bloquer les acomptes et les régularisations susmentionnées. Une extrême fluidité sera requise afin de ne prendre aucun risque en matière de rupture du service de facturation durant la phase de transition et de basculement du logiciel.



Page

7.3 CONTENU DE LA GARANTIE ET MAINTENANCE L’ensemble du projet doit etre garanti un an au minimum a compter du jour de la signature du PV de réception. La garantie comporte la gratuite de l’ensemble des prestations de correction et de maintenance. Par ailleurs, le Titulaire garantit un fonctionnement du logiciel conforme a la documentation. Le Candidat devra proposer un support technique ainsi qu'une maintenance logicielle du produit dont les caractéristiques seront formalisées dans un contrat de maintenance. Ce contrat devra permettre de satisfaire les parties ci-après.

7.3.1 Contenu du contrat Les prestations a prevoir a minima dans le contrat sont les suivantes :

• L'acces a un support technique. Les demandes d’assistances pourront etre realisees par appel telephonique (nombre d'appels illimites) ou mail.

• Une maintenance préventive et évolutive integrant la livraison de toutes nouvelles versions du logiciel, qu'il s'agisse d'evolutions fonctionnelles, ou d'evolutions repondant a de nouvelles exigences reglementaires. Le titulaire s'engage a mettre a disposition du SIESM les evolutions reglementaires necessaires dans des delais compatibles avec leur mise en œuvre reglementaire.

• Une maintenance corrective : tout dysfonctionnement constate lors de l'utilisation fera l'objet

d'une declaration au support technique et sa prise en charge devra etre effective dans les delais detailles ci-dessous.

7.3.2 Modalité de saisine et tracabilité Le Prestataire ne pourra etre saisi d'une demande d'intervention que par des personnes dument mandatees par le SIESM qui communiquera une liste de referents. Dans tous les cas, le point de depart des delais mentionnes ci-apres sera l'heure de reception par le titulaire du marche d'une demande d'intervention transmise par un quelconque moyen (telephone, courriel, ou courrier). Toute intervention de maintenance donnera lieu a l'etablissement d'un rapport d'intervention ecrit (courrier, ou courriel). Tout appel au service support devra faire l’objet d’une tenue de main courante, et toute intervention jugée potentiellement récurrente devra générer chez le prestataire la réalisation d’un tutoriel explicatif pour permettre d’autonomiser le SIESM. Un etat global des declarations/interventions sera consultable par le SIESM.

7.3.3 Délais d’intervention dans le cadre de la maintenance Le contrat indiquera clairement les delais d'intervention sur lesquels le Prestataire s'engage, en cas d'action de maintenance corrective. Dans tous les cas, ces delais ne pourront etre superieurs aux delais indiques ci-dessous :



Page

• Tout dysfonctionnement mineur (non bloquant, ni critique) devra faire l'objet d'une prise en

charge sous 4h et de retablissement dans un delai de 48h apres soumission aupres du support technique.

• En cas de dysfonctionnement majeur (critique et/ou bloquant empechant le fonctionnement de toute ou partie du logiciel), le delai de prise en charge est ramene a 1h apres l’enregistrement de la demande et le retablissement devra etre effectif sous 4h apres la prise en charge.

Les delais sont exprimes en heures ouvrees du SIESM. Les heures ouvrables s'entendent du lundi au vendredi inclus, de 8H00 a 12H00 et de 13H00 a 17H00.

7.3.4 Mise a jour du logiciel Le Titulaire communiquera au SIESM les mises a jour du logiciel integrant les modifications destinees a l’amelioration des performances et des fonctionnalites du produit. Le Candidat devra s’engager à faire évoluer l’ensemble de ces solutions pour assurer un couplage continu avec les différents logiciels détaillés au paragraphe 4, et notamment la suite « Office 2016 ». Le Candidat précisera dans son offre si les mises à jour du logiciel sont gratuites. Dans le cas contraire il devra en signaler le coût.

7.3.5 Mise a niveau réglementaire Au titre de la mise a niveau du cadre reglementaire, le Titulaire communique au SIESM les modifications du logiciel integrant l’evolution du cadre reglementaire. Le Candidat précisera dans son offre si les mises à jour du logiciel du fait d’une mise à niveau réglementaire sont gratuites. Dans le cas contraire il devra en signaler le coût. En cas d’impossibilite de livraison avant la date d’application prevue par les textes, le titulaire en informe le SIESM par courrier recommande avec avis de reception postal en lui indiquant la date prevue de cette livraison. Le SIESM fait connaitre au titulaire son acceptation ou son refus du delai propose, par lettre recommandee avec avis de reception postal, dans le delai maximum de 15 jours. Si aucun accord ne peut intervenir, le Titulaire s’engage a fournir tout element permettant au SIESM de respecter ses obligations dans l’attente de cette mise a niveau.

7.3.6 Propriété des données Il est rappele que le SIESM est proprietaire des donnees qui seront produites avec le logiciel. A la fin du contrat de maintenance, le Titulaire devra remettre au SIESM l’integralite des donnees stockees sur les bases de donnees au format demande. Cette remise des données devra etre réalisée dans le cadre du contrat sans surcout pour le Syndicat.



Page

7.3.7 Durée du contrat Le contrat de maintenance inclus sans frais supplementaire toutes les evolutions de versions de la ou des solutions. Le candidat s’engage par ailleurs a faire evoluer l’ensemble de ces solutions pour assurer un couplage continu avec la suite Microsoft office, dans les versions 2016 et ulterieures. Le Candidat intègrera à son offre un contrat de 3 ans, dont la première année correspondant à l’année de garantie.

7.4 DOCUMENTATION TECHNIQUE D’INSTALLATION ET D’EXPLOITATION

Le livrable exige dans cette phase d’acquisition et de mise en œuvre initiale forfaitaire, est la fourniture de la documentation de parametrage et d’utilisation du logiciel.

7.5 DECLARATION A LA CNIL Il sera demande au titulaire d’indiquer les demarches qui sont a realiser aupres de la CNIL permettant d’effectuer les declarations simplifiees ou demande d’avis aupres de la CNIL relatives a l’usage du fichier-client. Un formulaire pré rempli des informations liées au logiciel sera fourni par le Candidat retenu au moment de la mise en œuvre du logiciel.

8 DELAIS

8.1 DELAIS FIXES PAR LE SIESM Les delais pour la mise en œuvre du logiciel, qui devra etre operationnel pour le 10/10/2018, avec un démarrage de la prestation aux alentours du 28/05/2018.

8.2 PLANNING PREVISIONNEL : DELAIS D’INSTALLATION, DE MIGRATION DES DONNEES ET DE MISE EN PRODUCTION

Sur la base des echeances fixees par le SIESM, il devra etre etabli un planning previsionnel qui comportera a minima les etapes suivantes :

• Reunion de lancement du projet ; • Mise en place de l’hebergement du logiciel et de la base de donnees sur le serveur externalisé ; • Reprise des donnees issues du logiciel de facturation actuel ; • Mise en place de la configuration de test ; • Parametrage des interfaces avec les autres logiciels ; • Formations des utilisateurs ; • Mise en place de la configuration de production ; • Assistance aux premières facturations, admissions en non valeur, roles intermediaires et de

régularisation, et à la mise en place de la première mensualisation ; • Reception / Admission.



Page

Dans son offre, le Candidat proposera un calendrier détaillé qui tienne compte des principales échéances énoncées ci-dessus, en tenant compte de la date de démarrage aux alentours du 28/05/2018, et de la date du 10/09/2018 pour la mise en œuvre opérationnelle du logiciel.

9 RESPONSABILITE

9.1 RESPECT DES DELAIS Le titulaire est tenu d’honorer les prestations commandees dans les delais impartis. En cas de retard, les modalites prevues au CCAP s’appliqueront.

9.2 OBLIGATIONS ET RESPONSABILITES Le titulaire s’engage a ne pas utiliser, sans l’accord du SIESM, ses connaissances sur les materiels, lieux d’implantation et prestations objet du marche, pour acceder ou aider des tiers a acceder aux informations detenues par le SIESM, qu’il s’agisse de donnees, programmes ou de toute autre information. Le titulaire s’engage a apporter tout le soin raisonnablement possible a l'execution des prestations. Lors de ses interventions, le titulaire mettra en œuvre les procedures et dispositifs necessaires pour la protection des donnees ou programmes mis a sa disposition par le SIESM contre les pertes et destructions ou contre l’utilisation de ces donnees par des tiers non autorises.

10 VARIANTES

Il n’est pas laissé la possibilité aux candidats de proposer de variantes à leur offre de base.

11 ASPECT DIVERS ET PRESENTATION DE LA REPONSE AU CCTP

11.1 Obligations du titulaire

11.1.1 Obligation de discrétion Le titulaire et le Maître d’Ouvrage (SIESM) qui, à l’occasion de l’exécution du marché, ont connaissance d’informations ou reçoivent communication de documents ou d’éléments de toute nature, signalés comme présentant un caractère confidentiel et relatifs, notamment, aux moyens à mettre en œuvre pour son exécution, au fonctionnement des services du titulaire ou du SIESM, sont tenus de prendre toutes mesures nécessaires, afin d’éviter que ces informations, documents ou éléments ne soient divulgués à un tiers qui n’a pas à en connaître le contenu. Une partie ne peut demander la confidentialité d’informations, de documents ou d’éléments qu’elle a elle-même rendus publics. Le titulaire doit informer ses sous-traitants des obligations de confidentialité et des mesures de sécurité qui s’imposent à lui pour l’exécution du marché. Il doit s’assurer du respect de ces obligations par ses sous-traitants.Ne sont pas couverts par cette obligation de confidentialité, les informations, documents ou éléments déjà accessibles au public, au moment où ils sont portés à la connaissance des parties au marché.



Page

11.1.2 Assurance Dès la notification du marché et avant tout commencement d'exécution, le titulaire devra justifier qu'il est titulaire d'une assurance garantissant sa responsabilité civile à l'égard du SIESM comme à l'égard des tiers, en cas d'accidents ou de dommages causés par la conduite des prestations ou les modalités de leur exécution. La garantie devra être suffisante.

11.2 Présentation de la réponse Le candidat devra répondre à chaque point du présent CCTP et précisera obligatoirement le délai global dans son offre. Le délai global de la prestation ne pourra toutefois pas excéder le 10/09/2018 pour la réalisation de la mission, à l’exception de l’assistance aux premières facturations et au suivi pour la mise en œuvre de la mensualisation.

12 PENALITES

12.1.1 Pénalités de retard Des pénalités de retard sanctionnent les retards éventuels ou la non-conformité dans l'exécution des prestations imputable au titulaire du marché.Par dérogation à l'article 14 du CCAG-TIC, le SIESM se réserve la possibilité d'appliquer, sans mise en demeure préalable, les pénalités suivantes : Pénalité journalière pour retard : 1/500ème du montant de l'ensemble du marché. Ces pénalités s’appliqueront pour l’ensemble de la mission, hors phases d’assistance aux premières facturations et de mise en œuvre de la mensualisation. Elles risquent donc de s’appliquer à compter du 10 septembre 2018.

12.1.2 Pénalités d’indisponibilité En cas de non-respect des delais de prise en charge, d'intervention, ou de mise a jour reglementaire imposee, le SIESM se reserve le droit d'appliquer des penalites de retard definies de la maniere suivante :

• 200 €HT pour 4h de retard dans le cas d'un dysfonctionnement majeur, • 100 €HT par jour ouvre de retard dans le cas d'un dysfonctionnement mineur ou de defaut

d’actualisation reglementaire.

Signature précédée de la mention « lu et approuvé »

A , le / / .

Le Candidat :



Page

13 ANNEXES

13.1 Annexe 1 : Copies d’écran de L’APPLI

Documents

MARCHE PUBLIC DE TECHNIQUES DE L’INFORMATION ET DE LA ... · cartographie AEP), Dioptase, Tourmaline, Quartz, etc. 1.2 Présentation des prestations attendues Fort de ces constats