Upload
ferrant-guyot
View
108
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
[email protected]@dauphine.fr,[email protected]
ESUP DAY – 3 juillet 2013
E-candidatDématérialisation des dossiers de candidature1
2
Sommaire
2
Le projet Le fonctionnement de l’application Bilan chiffré de la première campagne Audit des candidats Audit des enseignants (jury) Questions
3
La sélection à l’Université Paris Dauphine
Mise en place d’un outil de gestion des sélections
Dématérialisation complète des dossiers de candidature
125 formations, 60 gestionnaires, 160 enseignants-chercheurs
EnseignementsDemande de la Présidence :
2 L1 : 800 étudiants
90 masters 2 : 2 000 étudiants
9 000 étudiants
4
Projet de développement
4
Ressources humaines Un étudiant développeur en Licence 3 MIAGE en
alternance : Salahddine ABERKAN Durée
1 an de développement, 6 mois d’exploitation Techno
JAVA/ JSP Ajout de 4 tables à la base de données
Contrainte : ne pas modifier e-candidat 4 modules pour e-candidat
5
Dossiers électroniques
Module de dépôt
6
Spécifications fonctionnelles
6
Identification par numéro de dossier Les dates d’ouverture et de fermeture par
formation La liste des pièces justificatives demandées Les formations choisies par le candidat (un
dossier complet par formation)
Toutes ces données sont récupérées du paramétrage e-candidat
7
Règles de gestion des fichiers
7
Pouvoir ajouter, modifier, supprimer des fichiers (Voir les fichiers)
Les envoyer par un (ou plusieurs à la fois) Fichiers demandés au format PDF ou XLS
=> abandon de la conversion PDF => Ouverture d’une rubrique « boite à
outils » Taille maximum des fichiers autorisée : 5
Mo
Accueil E-candidat
8
Dépôt pour chaque formation
9
Formulaire de dépôt par type de pièce justificative
10
11
Application E-jury
Module de consultation
12
Droits d’accès aux dossiers des candidats
12
Membres du jury : consultation des dossiers
Président de jury : +saisie des avis Gestionnaire : +envoi des avis
Tous les membres de jury doivent être enregistrés dans e-candidat pour accéder aux dossiers électroniques Identification CAS (et schibboleth)
Interface de consultation
13
Visualisation des pièces justificatives
14
15
Zone de filtres
15
Afficher les dossiers des candidats : Traité ou non traité Provenance du dernier diplôme (Dauphine,
établissement français, établissement étranger,)
16
Choix des colonnes à afficher ou masquer
16
On peut choisir les pièces justificatives que l’on veut consulter
Réduit la taille du tableau et la difficulté de lecture
17
Aide-mémoire
17
Possibilité d’annoter le dossier pour chaque examinateur (attention il ne s’agit pas du résultat final, mais d’observations personnelles)
Saisir l’état de traitement du dossier Saisir une observation
Garantir la confidentialité du courrier
Module de dépôt des lettres de recommandation
18
19
Principe
19
Le candidat fournit l'adresse électronique d'un ou plusieurs référents
le référent reçoit un message qui l'invite à remplir un formulaire en ligne avec ses coordonnées. Il dépose ensuite la lettre de recommandation au format PDF.
Le candidat est averti lorsque la recommandation est déposée
=> à limiter aux formations qui le demandent 5 000 référents sollicités, 3 600 courriers
déposés
En cours de développement
Module de calcul de l’état du dossier20
21
Dès la fermeture
21
Un menu permettra à la gestionnaire de lancer le calcul de l’état du dossier après la fermeture des dépôts Enregistré / non déposé Pièces manquantes parmi les pièces
obligatoires Nécessite de modifier e-candidat
Ajout d’une notion de « pièce obligatoire »
Bilan chiffré de la première campagne22
23
Les candidats
23
19 000 candidats enregistrés 9 000 candidats ayant déposé leur dossier => 50 % de taux de « transformation »
12 500 candidatures avec dossier Une moyenne de 1,5 candidatures par
candidat
=>légère augmentation par rapport à l’année précédente
24
Nombre de fichiers
24
165 000 fichiers 85 Go de données
PAPIERSi on compte trois pages par fichier
500 000 pages
1 000 ramettes de papier
200 cartons de papier
2,5 tonnes de papier !
25
Création de la candidature
25
Tues
day,
Janu
ary
15, 2
013
Wed
nesd
ay, J
anua
ry 2
3, 2
013
Thur
sday
, Jan
uary
31,
201
3
Frid
ay, F
ebru
ary
8, 2
013
Satu
rday
, Feb
ruar
y 16
, 201
3
Sund
ay, F
ebru
ary
24, 2
013
Mon
day,
Mar
ch 4
, 201
3
Tues
day,
Mar
ch 1
2, 2
013
Wed
nesd
ay, M
arch
20,
201
3
Thur
sday
, Mar
ch 2
8, 2
013
Frid
ay, A
pril
5, 2
013
Satu
rday
, Apr
il 13
, 201
3
Sund
ay, A
pril
21, 2
013
Mon
day,
Apr
il 29
, 201
30
200400600800
1000
17 500 candidats le 3 mai
Ouverture des candidatures en master 1 et 2
26
Dépôt de fichiers par jour
2615
/01/
2013
22/0
1/20
13
29/0
1/20
13
05/0
2/20
13
12/0
2/20
13
19/0
2/20
13
26/0
2/20
13
05/0
3/20
13
12/0
3/20
13
19/0
3/20
13
26/0
3/20
13
02/0
4/20
13
09/0
4/20
13
16/0
4/20
13
23/0
4/20
13
30/0
4/20
13
07/0
5/20
13
14/0
5/20
13
21/0
5/20
130
5000
10000
15000
20000
25000
30000
163 000 fichiers sur le serveur le 23 mai
Fermeture des candidatures en
master 2
27
Le 24 avril
27
26 000 fichiers en 24h Moyenne de 20 fichiers par minute, avec
un maximum à 23h52 de 125 fichiers
Supervision, tests de charge, rajout de mémoire et de CPU, tuning Tomcat et MySQL Merci aux experts de l’équipe système !
1 000 réponses au questionnaire (50% de taux de réponse)
Audit des candidats28
29
Comment avez-vous numérisé vos pièces justificatives?
29
50%
10%
10%
12%
8%
8%
2% Avec un scanner personnel
La numérisation a été effec-tuée par un ami ou un parent
Au sein de mon étab-lissement universitaire
Dans un magasin de re-prographie
Sur mon lieu de travail ou de stage
En prenant une photo numérique (avec un appareil photo ou un smartphone)
Autre
30
La numérisation a-t-elle été?
30
Gratuite78%
Payante22%
31
Les documents administratifs vous sont-ils délivrés au format électronique ?
31
Non71%
Oui29%
Certificat de scolar-
ité45%
Certains relevés de
notes47%
Autre8%
32
Avez-vous rencontré des problèmes techniques lors du dépôt ?
32
Oui 30%
Non70%
33
Quels sont les avantages du dépôt de votre dossier au format électronique ?
33
Ordre Avantage
1 La constitution et l'envoi du dossier sont plus rapides
2 La constitution et l'envoi du dossier reviennent moins cher
3 La constitution et l'envoi du dossier sont plus simples
4 C'est plus moderne
5 C'est plus écologique
34
Quels sont les inconvénients du dépôt de votre dossier au format électronique ?
34
Ordre Inconvénient
1 Risque de problèmes techniques
2 Cela nécessite de disposer de matériel : ordinateur, réseau, scanner...
35
Quelle est votre impression générale ?
35
Je préfère le dossier
électronique78%
Je préfère le dossier papier
9%
Je n'ai pas de préférence
13%
27 réponses (15% de taux de réponse)
Audit des jurys36
37
Utilisation des outils
37
Nombre Outil
24 Ont consulté en ligne
16 Ont utilisé les filtres
16 Ont téléchargé les CV et les mémoires
13 Ont utilisé le masquage des colonnes
12 Ont utilisé les téléchargement des dossiers complets
12 Ont utilisé les moteur de recherche
11 Ont imprimé (plutôt les CV)
11 Ont saisi les décisions
38
Quels sont, pour vous, les avantages du dossier électronique ?
38
Nombre
Avantage
21 Gain de place pour le stockage des dossiers (cartons dans les couloirs…)
21 Simplification des accès aux dossiers (de partout, pour tous en même temps)
18 Simplification de l'archivage et de la destruction des dossiers
10 Gain en autonomie (plus de dépouillement préalable)
10 Obtention de statistiques rapidement
39
Quels sont, pour vous, les inconvénients du dossier électronique ?
39
Nombre
Inconvénient
18 La lecture à l’écran est difficile
17 Risques de problèmes techniques
14 Cela nous donne plus de travail – Perte de temps
13 Il manque des critères de tri
7 L’obligation d’avoir du matériel : ordinateur, connexion réseau
Votre impression globale
40
Nette améliora-tion du proces-
sus de sélection; 8
De grosses dif-ficultés non ré-
solues8
A fait progresser la sélection mais il reste des amélio-
rations à apporter ; 11
41
Conclusion
41
Globalement, l’expérience est considérée comme une réussite Améliorer l’ergonomie de la consultation
Pour tester : http://candidatures.dauphine.fr/candidatures/
Des questions ?