Microsoft Excel - PIIMT

Le tri

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• Un triage est une méthode d’affichage des données qui les dispose dans un ordre précis. • Les données peuvent être triées soit par ordre croissant ou

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Les données peuvent être triées soit par ordre croissant ou par ordre décroissant selon les informations numériques ou alphabétiques.• Les données peuvent être triées sur un simple critère ou sur plusieurs critères.• Vous pouvez trier des donnés dans des tableaux ou dans des plages de données de feuilles de calculs ordinaires.

Filtres

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Un filtre est une méthode de visualiser des données qui montre uniquement les données qui répondent aux critères. Les données peuvent être filtrées sur un seul critère ou sur plusieurs critères en utilisant des informations numériques ou alphabétiques. Lorsque les données ne répondent pas aux critères, la ligne est entièrement cachée. Un filtre peur réarrangé les données dans un tableau ou une plage de feuille de calcul, ou copier des informations dans un autre emplacement. Vous


de feuille de calcul, ou copier des informations dans un autre emplacement. Vous pouvez restaurer des données filtrées dans leur format original en enlevant le filtre.

Les fonctions BD

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• Une fonction Base de données est une fonction qui exécute un calcul uniquement sur des données qui répondent à certains critères.• La fonction comprend trois arguments : la base de données, le champ et le critère.

• La base de données est une plage de feuille de calcul ou un tableau.• Le champ est une colonne avec une base de données dans laquelle vous souhaitez effectuer des calculs.• Les critères sont une plage de cellules dans une feuille de calcul qui contient des


• Les critères sont une plage de cellules dans une feuille de calcul qui contient des noms de colonnes et des données qui spécifient les informations que vous souhaitez localiser dans la base de données

ET et OU

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Conditions ET et Conditions OU Sont des méthodes pour inclure plusieurs critères dans une plage de critères pour avoir des critères plus restrictifs ou moins restrictifs.


Sous-total

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• Un Sous-total est une fonction effectuée sur un sous-ensemble de données dans une plage de données d’une feuille de calcul qui a été triée.• Les données triées créent un groupe séparé à chaque


• Les données triées créent un groupe séparé à chaque changement dans le champ trier.• Le sous-total peut être créé en utilisant plusieurs fonctions comme somme, moyenne et calcul. La fonction sous-total par défaut est somme.• Les sous-totaux sont ensuite ajoutés pour créer un total général à la fin de la liste de données.

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Analyse de données Analyse de données

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Graphique croisé dynamique et tableau croisé dynamique

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Lorsque vous avez de nombreuses informations à analyser, cela peut s’avérer assez fastidieux de les comparer manuellement. Microsoft® Office Excel® 2007 fournit des fonctions importantes pour graphique croisé dynamique et tableau croisé dynamique qui vous permettent de vous concentrer sur les éléments que vous souhaitez analyser.


Tableau croisé

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Un tableau croisé dynamique est :� un tableau de feuille de calcul interactif que vous pouvez utiliser pour récapituler et analyser des quantités importantes de données de feuilles de calculs rapidement.� Il affiche les données d’une feuille de calcul sélectionnées dans un format de matrice avec une fonctionnalité spéciale qui vous permet de voir les nouvelles relations entre les données, de faire pivoter les données entre les colonnes et les lignes et de créer une


les données, de faire pivoter les données entre les colonnes et les lignes et de créer une sortie personnalisé concise.

Liste champ

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� Le volet Liste champ tableau croisé dynamique apparaît lorsque vous sélectionnez un rapport tableau croisé dynamique.� Il inclut des zones déroulantes dans lesquelles vous pouvez insérer des champs afin de réorganiser les données et les valeurs.


Boite de dialogue réglage du champ

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En utilisant la boîte de dialogue Réglages du champ Valeur, vous pouvez afficher ou masquer les sous-totaux pour les champs d’une seule ligne ou colonne, afficher ou masquer les totaux généraux des colonnes ou des lignes pour la totalité du rapport et calculer les sous-totaux et totaux généraux avec et sans articles filtrés.


Les fonctions tableau croisé dynamique

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Il existe plusieurs fonctions disponibles pour créer une formule pour travailler avec des données dans un tableau croisé dynamique.



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Trendline

Getting Started with Excel Analyzing dataPerforming CalculationsCreating and Modifying ChartsCalculating with Advanced FormulasAuditing worksheet Sorting and Filtering DataStreamlining Workflow

A trendline is a graphic representation of trends in a data series. Trendlines are used to study predictions in data.


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Trendline


A trendline is a graphic representation of trends in a data series. Trendlines are used to study predictions in data.


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What-if


The What-If Analysis option is used to perform analysis using the Scenario Manager, Goal Seek, and Data Table.


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What-if




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What-if




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Scenarios


A scenario is a set of input values that is substituted for the primary data in a worksheet. These input values are used to forecast new values based upon the model of your worksheet.


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Goal seek (valeur cible)


Goal Seek is a data analysis tool used to set the value stored in a single cell to a specified value by changing the value stored in one other cell.


=Pmt(12%/12, 48, 24683.07, 0, 1) or VPM()

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Solver


Le solveur d'Excel fonctionne de manière analogue à la valeur cible, tout en offrant des possibilités beaucoup plus importantes.En particulier, il est possible de calculer un objectif à atteindre en fonction de plusieurs cellules variables, et non d'une seule comme avec la valeur cible.note : le solveur est une macro complémentaire d'Excel qui n'est pas incluse dans l'installation par défaut du logiciel. Il faut donc éventuellement l'ajouter. Pour cela, redémarrer l'installation d'Excel et choisir Modifier, demander l'installation des


redémarrer l'installation d'Excel et choisir Modifier, demander l'installation des macros supplémentaires.

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Solver


Un commerçant a créé une petite feuille de calcul qui lui permet de fixer sa marge commerciale en fonction des quantités vendues, du prix de vente unitaire et du prix d'achat unitaire.Le contenu des cellules B1, B2 et B3 est tapé au clavier. Ce sont les cellules variables. La cellule B4 contient la formule suivante =B1*(B2-B3). La cellule B4 est la cellule

résultante dont la valeur dépend des cellules B1, B2 et B3.


utilisation du solveurLe solveur se met en œuvre par la commande Solveur du groupe Analyse de l'onglet Données.

Notre commerçant souhaite atteindre une marge commerciale de 800 000 €. Mais certaines contraintes s'imposent. La quantité vendue ne peut pas être supérieure à 600 unités compte tenu de la zone de chalandise. La concurrence limite le prix de vente à un maximum de 3 500 €. Enfin, le prix d'achat unitaire ne peut être inférieur à 1 800 € après négociation.

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Solver


La fenêtre ci-contre montre l'utilisation du solveur.


•La cellule cible est celle qui contient l'objectif, c'est à dire la marge commerciale. Sa valeur a été fixée à 800 000 €. Cette valeur peut également être définie comme un maximum ou un minimum.•Les cellules variables contiennent les valeurs de départ du problème.•Les contraintes sont les valeurs imposées éventuellement par la situation étudiée.•Les cellules peuvent facilement être choisies grâce à l'outil


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� Découvrir l'environnement� Concevoir une base de données� Créer une base de données

Outline

Microsoft Access

� Créer une base de données� Gérer des données dans une table� Interroger une base de données� Concevoir des formulaires� Générer des états



Découvrir l'environnementDécouvrir l'environnement

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Introduction

Microsoft Access

Imaginez-vous en train d'utiliser un ordinateur sans avoir compris les bases de ses composants et de son fonctionnement ! Vous avez besoin de vous familiariser avec les composants d'une application de base de données comme Access avant de travailler avec. Cela rendra votre travail moins fastidieux. Découvrir l'environnement d'Access vous permettra de connaître certains outils et certaines fonctions de base qui vous aideront à démarrer avec Access.


aideront à démarrer avec Access.

Base de données

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• Une base de données est un recueil de données qui sont liées d'une manière logique et organisées de façon à ce qu'un programme informatique puisse rapidement accéder aux informations désirées. • Les données se trouvant dans une base de données peuvent être textuelles, numériques ou graphiques. • Les données se trouvant dans une base de données peuvent être recherchées,


• Les données se trouvant dans une base de données peuvent être recherchées, récupérées et manipulées.

Terminologie

Microsoft Access

• Comme beaucoup d'autres programmes informatiques, les applications de base de données ont leur propre terminologie pour faire référence aux divers composants d'une base de données.


Terminologie

Microsoft Access

Comme beaucoup d'autres programmes informatiques, les applications de base de données ont leur propre terminologie pour faire référence aux divers composants d'une base de données.


Terminologie

Microsoft Access



Terminologie

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Base de données relationnelles

Microsoft Access

• Les bases de données relationnelles sont des bases de données qui enregistrent des informations dans plusieurs tables qui sont liées les unes aux autres. • Chaque table enregistre une catégorie d'informations spécifiques. • Les bases de données relationnelles peuvent avoir accès à ces tables, extraire, réorganiser et afficher les informations contenues dedans de plusieurs manières distinctes sans altérer la structure des tables d'origine.


distinctes sans altérer la structure des tables d'origine.

Microsoft office Access 2007

Microsoft Access

• Microsoft Office Access 2007 est un logiciel de base de données utilisé pour créer et gérer des bases de données. • Grâce à cette application, vous pouvez récupérer rapidement les informations désirées depuis une base de données et également la mettre à jour. • Elle vous offre différentes fonctions pour la création et l'édition de tables, formulaires

et états.


et états. • Vous pouvez trier, filtrer et grouper des données.• De plus, Access 2007 vous permet d'importer et d'exporter des données depuis des applications externes et depuis Internet.

Fenêtre de prise en main

Microsoft Access

La fenêtre de Prise en main de Microsoft Office Access est la première fenêtre qui apparaît lorsque vous démarrez Access 2007. Avec cette fenêtre, vous pouvez choisir soit une base de données vierge soit l'un des modèles de base de données prêt à utiliser, avec lequel vous pourrez commencer à travailler sur les bases de données sans trop d'effort. Il y a plusieurs catégories de modèles disponibles, comme Éducation et Professionnel. Depuis cette fenêtre, vous pouvez aussi vous connecter à Microsoft


Professionnel. Depuis cette fenêtre, vous pouvez aussi vous connecter à Microsoft Office Online pour trouver de l'aide et des modèles de téléchargement dans plusieurs catégories. Les modèles peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins. Vous pouvez aussi accéder aux bases de données récemment ouvertes à partir du panneau droit de la fenêtre.

Une table

Microsoft Access

• Une table est un ensemble d'informations ayant des liens entre elles et organisées en lignes et en colonnes. • Les informations sur chaque élément de l'ensemble s'affichent sur une ligne. • Les colonnes contiennent la même catégorie d'informations pour chaque élément de la table. • Une table comporte une ligne d'en-têtes qui identifient la catégorie des informations


• Une table comporte une ligne d'en-têtes qui identifient la catégorie des informations de chaque colonne.

Une requête

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• Une requête est un instruction qui demande des informations à partir des tables se trouvant dans une base de données. • Une requête nécessite le nom d'un champ et d'une table pour générer un résultat. • Elle peut inclure des conditions permettant de récupérer des informations spécifiques.• Les requêtes peuvent être enregistrées pour des utilisations ultérieures. • Mis à part récupérer les données issues de champs spécifiques des tables, les


• Mis à part récupérer les données issues de champs spécifiques des tables, les requêtes peuvent aussi réaliser des tâches, des calculs et afficher les résultats.

Jeu d’enregistrements (RecordSet)

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• Un RecrdSet est une table qui affiche des groupes d'enregistrements soit à partir d'une table de la base de données soit suite à l'exécution d'une requête. • Les données affichées dans un jeu d'enregistrements sont situées dans une source plus grande, comme une table.


Un formulaire

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• Un formulaire est une interface graphique utilisée pour afficher et éditer des données. • Un formulaire affiche uniquement les données enregistrées dans une table. • Les formulaires peuvent être personnalisés selon les besoins d'affichage de l'utilisateur. En plus d'afficher les données d'une table, les formulaires peuvent inclure des calculs, des graphiques et d'autres objets.


Un état

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• Un état est une sortie écran de données arrangées dans un ordre précisé par l'utilisateur. Elle comporte des informations récupérées depuis des tables ou des requêtes. Les états peuvent également réaliser des calculs et afficher les résultats. • Les états sont souvent créés dans le but d'imprimer des données.


Personnaliser Access : La boîte de dialogue Options

Microsoft Access

La boîte de dialogue Options Access vous propose différentes catégories et options pour personnaliser l'environnement d'Access. Vous pouvez utiliser les différentes options sous différentes catégories pour modifier les paramètres par défaut des divers objets de la base de données. La catégorie Centre de gestion de la confidentialité dispose de certaines options concernant la sécurité et la confidentialité que vous pouvez personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez également personnaliser la barre


pouvez personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez également personnaliser la barre d'outils Accès rapide avec les options de la catégorie Personnaliser.


Concevoir une base de donnéesConcevoir une base de données

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Introduction

Microsoft Access

•Tout comme vous n'essaieriez jamais de construire une maison sans plan, vous ne devez pas créer une base de données sans projet.•Pour créer une base de données simple (pour l'Intranet d'un service), la conception peut ne pas prendre très longtemps. •Une grosse base de données en finance ou en ressources humaines, pourrait, d'un autre côté, nécessiter une longue phase de planification.


autre côté, nécessiter une longue phase de planification.

Le processus de conception

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Le processus de conception d'une base de données relationnelle est un processus séquentiel qui peut servir à la création d'un plan de conception d'une base de données. Il se compose de sept étapes : 1. analyse des besoins, 2. analyse de l’existant, 3. établir une liste préliminaire des champs,


3. établir une liste préliminaire des champs, 4. organiser les champs en tables, 5. désigner les clés primaires et étrangères qui serviront à relier les tables entre elles 6. déterminer les relations entre les tables.

Spécification

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• Le dossier de spécification est un document clair qui définit la portée d'une base de données et qui aide à sa conception. • Il peut décrire les types d'utilisateurs potentiels de la base de données.• Il doit évoquer les types de données qui se trouveront dans la base de données mais ne doit pas mentionner des noms de table ou de champs précis.


Analyse de l’existant

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• Les données existantes sont des informations importantes dans le processus de création de la base de données. • Ces données peuvent être sous format papier ou électronique. • Les données existantes au format papier peuvent inclure des formulaires, des documents internes à la société, des formulaires , des factures imprimées et des tickets de caisse.


de caisse.

Détermination des champs

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En déterminant convenablement les champs supplémentaires, vous répondez aux besoins des utilisateurs tout en restant dans la portée de l'énoncé de votre objectif.

Exemple : Vous êtes en train de créer une base de données pour suivre l'inscription des employés dans les régimes de prévoyance. Vous avez revu les données existantes et vous avez maintenant besoin de déterminer les champs supplémentaires. Lorsque vous


vous avez maintenant besoin de déterminer les champs supplémentaires. Lorsque vous interrogez les autres membres du service des Ressources Humaines, vous commencez de manière claire avec votre énoncé de l'objectif. Vous leur demandez ensuite quels styles d'états et quel type d'informations de synthèses leur seront nécessaires. Ils vous ont indiqué qu'ils aimeraient connaître le nombre d'employés inscrits dans un régime particulier et combien d'entre eux se sont inscrits à chaque régime tous les mois. Suite à ces entretiens, vous savez que vous devrez intégrer des champs Régime Employé et Date Inscription Régime.

Business rules

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• Les règles de gestion constituent un ensemble de mesures et de procédures qui gouvernent le fonctionnement d'une organisation. • Elles définissent clairement les règles de saisie des données dans une base de données spécifiques aux méthodes de fonctionnement d'une organisation. Les relations entre les différentes entités de la configuration d'une organisation sont mieux décrites par ces règles d'entreprise.


par ces règles d'entreprise.

Nom de champs et de tables

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C'est d'habitude une bonne pratique d'avoir des noms de champs et de tables courts mais descriptifs. Access a des contraintes au niveau des noms des champs et des tables.



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Clé primaire

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• Une clé primaire est un champ qui contient des valeurs uniques utiles pour identifier chaque enregistrement. • Cette clé sert à définir des relations adéquates entre les tables. Les champs des clés primaires ne sont jamais vierges . • Elles n'autorisent pas de doublons et il peut s'agir de n'importe quel type de données.


Clé composite

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Une clé composite est une clé primaire qui est formée en tant que combinaison de deux champs ou plus qui identifient uniquement un enregistrement. Une clé composite est connue sous plusieurs autres noms comme clé composée ou clé concaténée. De même qu'une clé primaire à champ simple, une clé composite n'autorise pas de doublons.


Clé étrangère

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Une clé étrangère est un champ ou une combinaison de champs dans une table et qui lie un champ de clé primaire à une autre table. Son type de données doit correspondre à celui du champ de la clé primaire correspondante. Des doublons peuvent apparaître dans le champ clé externe. La combinaison des champs de clé primaire et externe est ce qui donne à Access sa puissance d'informations pour les requêtes.


Pourquoi les clé primaires et étrangères

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• L'une des principales raisons pour définir une clé primaire concerne le fait qu'elle sert d'index à tous les enregistrements. • De plus, elle permet de mettre en place une relation entre deux tables dans une base de données relationnelles. • La clé externe, d'un autre côté, vous permet de créer une relation avec la table de la clé primaire pour vous permettre de récupérer les enregistrements correspondants.


clé primaire pour vous permettre de récupérer les enregistrements correspondants.

Relations entre les tables

Microsoft Access

Les relations entre les tables sont une représentation de l'association entre les données contenues dans les tables. Définir des relations entre les tables vous permettra d'extraire les enregistrements de tables reliées à partir des champs correspondants. Les champs correspondants sont mieux connus sous le nom de clés primaire et externe.


Relation 1 à 1

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Une relation un à un est une relation entre deux tables dont les clés primaire et externe sont uniques. Pour chaque enregistrement de la première table, il y aura un enregistrement et un seul dans la deuxième table. Dans cette relation, l'entité à partir de laquelle provient une relation est l'entité mère et l'autre est l'entité fille.


Relation 1 à n

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Une relation un à plusieurs est une relation entre deux tables dont la clé primaire est unique mais dont la clé externe autorise des doublons. Pour chaque enregistrement de la table de la clé primaire, il peut y avoir plusieurs enregistrements dans la table de la clé externe.


Exemples de cardinalité

1:1 Personne Habite Adresse

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1:N

N:M

Personne VoiturePossède

ProduitVendeur Vend

Exemple

On se situe dans un centre de gestion comprenant plusieurs agences délocalisées. Dans chaque agence travaillent plusieurs comptables, chacun gérant plusieurs exploitations. Un comptable ne travaille que dans une seule agence et une exploitation ne peut être gérée que par un seul comptable. On souhaite connaître la liste des exploitations gérées par chacun des comptables et chacune des agences.

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et chacune des agences. Les informations retenues sont :

Le nom de l’exploitation, La commune où se situe l’exploitation, Le nom du comptable, Le directeur et la ville de l’agence, Le nom de l’agence, La SAU de l’exploitation, L’âge du comptable, Le numéro de téléphone du comptable.

Exemple : dictionnaire de données

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Modèle conceptuel

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La normalisation

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La normalisation c'est le processus d'organisation de données dans une base de données pour créer des structures de tables organisées. Elle permet d'habitude de peaufiner une base de données en réduisant des données complexes dans une table en des structures de tables simples et stables. La normalisation assure l'intégrité des données dans les tables en évitant deux problèmes : la redondance des données et une dépendance incohérente entre elles.


problèmes : la redondance des données et une dépendance incohérente entre elles.

La normalisation des données vous permet de vous assurer que lorsque vous mettrez en place les tables que vous avez prévues, la base de données sera capable de fournir les requêtes et les rapports désirés de manière efficace et que la maintenance des données au jour le jour sera aussi simple que possible

The first normal form

� La première forme normale ou 1NF est une règle qui stipule que chaque champ dans un tableau doit être atomique.

�les données stockées dans ce domaine en est à sa plus petite forme et ne peut pas être subdivisé.�Cette forme de normalisation est également connu comme la normalisation atomique.

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Cette forme de normalisation est également connu comme la normalisation atomique.�En outre, cette règle stipule également que la base de données ne doit pas contenir de groupes répétant (plusieurs champs dans un tableau sui stockent des valeurs qui sont logiquement liés)

� La première forme normale est appliquée comme la première étape du processus de normalisation, ce qui conduit à des champs fractionnés dans une ou plusieurs tables fractionnées.�Exemple

Functional dependency

La dépendance fonctionnelle est une relation entre deux champs dans une table où la valeur dans un champ est déterminée par la valeur dans l'autre champ. La dépendance fonctionnelle est représentée comme B est fonctionnellement dépendant de A, tel que chaque valeur de B est déterminée par une valeur unique de A.

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Documents

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