Initiation à Microsoft Excel 2010

Master en Sciences Sociales – Mention Histoire

Outils informatiques

pour les historien(ne)s

Amphithéâtre François Furet, 105 blvd Raspail

Mercredi 27 octobre 2010, 10h00-12h00

Introduction à Excel 2010 Emilien Ruiz, ATER à l’EHESS (CRH-AHMOC)

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/fr/

É.R. 2010







Plan

• Prise en main du logiciel

• Mettre en forme un tableau

• De la source au tableau, quelques conseils

• Calculer avec Excel

• Faire un graphique avec Excel

I. Prise en main du logiciel : Environnement général

On parle d’un classeur car un fichier Excel est

composé de plusieurs feuilles.

Chaque feuille est composée de lignes et de colonnes dont

les intersections forment des cellules.

Une organisation en « ruban » très proche de celle de Word.

Sous le ruban, la barre de formule permet :

De saisir du texte… …et des formules.

Il est possible d’insérer ou de supprimer feuilles, colonnes, lignes et cellules :

Via l’onglet « Accueil »

Ou via un clic-droit

I. Prise en main du logiciel : Ajouter – supprimer – déplacer

Par un clic-droit sur le titre d’une feuille, il est possible de la copier dans le

même classeur (la dupliquer) ou dans un autre (la copier ou la déplacer)

II. Mettre en forme un tableau : une feuille vierge est une page blanche



Qu’il est possible de mettre en forme moyennant

quelques opérations

II. Mettre en forme un tableau : mise en forme manuelle

« Police », comme avec Word, vous

permet de modifier taille & type de

police, souligner, mettre en gras, etc. ;

« Bordure » vous permet de choisir le

type de bordures (quadrillage) à

appliquer à votre tableau.


« Alignement » vous permet de

modifier l’emplacement du texte ou

des chiffres saisis dans les cellules ;








« Nombre » vous permet de choisir le

format des nombres saisis dans les

cellules : «Nombre», «Pourcentage»,

«Date», etc. ;

« Alignement » vous permet de

modifier l’emplacement du texte ou

des chiffres saisis dans les cellules ;







II. Mettre en forme un tableau : mise en forme automatique

De nombreuses options de

mise en forme automatique

sont disponibles. Que ce

soir pour les cellules...

II. Mettre en forme un tableau : mise en forme automatique

…ou pour l’intégralité du

tableau

III. De la source au tableau : quelques conseils

Même les plus allergiques aux méthodes quantitatives peuvent être amenés à

devoir créer un tableau à partir d’une source.

La saisie de tableaux dans un traitement de texte est une pratique courante à

éviter (sauf « tout petits tableaux »)

La saisie dans un tableur (hors exploitation quantitative) permet, au minimum, un

gain de temps et une gestion plus simple des informations.

« Les dix commandements de la saisie » de Claire Zalc & Claie Lemercier, Méthodes

quantitatives pour l’historien, Paris, La Découverte, « Repères », 2008, pp. 41-42

[extraits] : 1. Réserver une et une seule ligne, la première, aux intitulés des variables

2. Utiliser une colonne pour attribuer des identifiants numériques arbitraires aux individus étudiés

3. Conserver le plus possible les formulations de la source

4. Conserver le lien avec la source

5. Utiliser les fonctions d'annotation ou de commentaire des logiciels

6. Scinder le plus possible l'information

7. Conserver le lien avec la date de l'information

8. Éviter le format « date » des logiciels

9. Aller explorer les fonctions […avancées…] dans l’aide du tableur

10. Sauvegarder aussi souvent que possible

Notre 11e commandement , lisez :

Il ne s’agit pas de vous

inciter à « faire du

quantitatif » coûte que

coûte mais de vous

encourager à connaitre

les possibilités offertes

par un certain nombre

d’instruments.

Vous pourriez tomber

sur une source

exceptionnelle et ne

pas savoir comment

l’exploiter… ce livre

vous aidera à trouver

des idées.

http://www.editionsladecouverte.fr/catalogue/index-Methodes_quantitatives_pour_l_historien-9782707153401.html

Identif-iant

N° registre N° immatricultation Jour

immat. Mois

immat. An. Immat. Nom commerce

Nom commerçant

Nom j.f. Prénom Sexe Nationalité An.

Naissance

1 573 504746 27 4 1931 Sastre Sastre Jean Eugène M Fr 1894

2 573 505308 3 5 1931 Labbé Labbé Louis Gaston M Fr 1878

3 574 506667 15 5 1931 Remacle Remacle Valleroy Emilie Jeanne F FR 1903

4 574 506758 17 5 1931 Jarrige Jarrige Jean M Fr 1891

5 574 507030 18 5 1931 Meviel Meviel Gabriel Léon M Fr 1889

6 574 507550 25 5 1931 Buda Buda Jean M Tchécoslovaque 1900

7 575 507705 26 5 1931 Charlon Legay Charlon Legay Jeanne F Fr 1897

8 575 508173 31 5 1931 Dunand Dunand Roger M Suisse 1901

9 575 508357 2 6 1931 Naïm Naïm Elias M Libanais 1903

10 576 510156 19 6 1931 Au bon Picolo Hemon Mathurin M Fr 1881

11 576 510267 21 6 1931 Le point d'interrogation Girard Charles M Fr 1880

12 577 511313 1 7 1931 Blatanis Blatanis Constantin M Héllène 1899

13 577 511687 6 7 1931 Gohin Gohin André M Fr 1900

14 578 512450 16 7 1931 Salon école de coiffure Chanut Gaston M Fr 1879

15 578 512457 16 7 1931 Buvette de la cité Lepan Paille Louis Leopoldine F Fr 1899

16 578 512762 20 7 1931 Grosjean Grosjean Nicolas Ernest M Fr 1881

17 579 514066 3 8 1931 Malagnon Malagnon Albert M Fr 1899

18 581 5168831 6 9 1931 Mme Lanaud Lanaud Petiot Fran F Fr 1874

Source : extrait du tableau pp. 38-39 dans Claire Lemercier et Claire Zalc, Méthodes quantitatives pour l'historiens, Paris, La Découverte, « Repères », 2008.

Exemple (à comparer aux 10 commandements supra) :

Trier et filtrer les données du tableau

Sélectionnez l’ensemble du tableau, puis cliquez sur « Trier et filtrer » dans

l’onglet « Accueil »

Vous verrez alors apparaître des boutons dans les cellules titres des

colonnes :

Cliquer dessus vous permet d’accéder aux options de tri et de

filtre.

Ici filtre par sexe en ne sélectionnant que les femmes (seul « F »

est coché)


colonnes :


filtre.


est coché)


colonnes :


filtre.


est coché)

Vous pouvez filtrer les données selon plusieurs critères en

même temps .

Toutes ces opérations sont réversibles, via un nouveau

filtrage ou via le bouton « annuler »

Simplifier la lecture à l’écran

Excel vous permet de « bloquer » la première ligne ou la première colonne du tableau de façon

à toujours afficher les titres. Pour cela, cliquez sur « Figer les volets » dans l’onglet

« Affichage », puis sur « Figer la ligne supérieure » ou « figer la première colonne ».

En sélectionnant n’importe quelle ligne ou colonne, vous pouvez bloquer l’affichage des lignes

supérieures ou des colonnes à sa gauche en cliquant sur « figer les volets »

En sélectionnant une cellule et en cliquant sur « figer les volets » vous bloquez la ou les lignes

supérieurs et la ou les colonnes à gauche.

Ici la première ligne et la

première colonne ont été

figées.

Pour les « débloquer », il suffit ensuite de

cliquer sur « Libérer les volets ».

Vers une exploitation quantitative : les tableaux croisés dynamiques

Les tableaux croisés dynamiques (« pilote de données » dans OOCalc) permettent

d’aller plus loin sans avoir à procéder au moindre calcul « manuel ». Leur utilisation

n’est pas présentée ici, mais pour en savoir plus vous pouvez :

• Lire une brève introduction « Les tableaux croisés dynamiques sous Excel », sur le

site complémentaire du « Repères » de Claire Lemercier et Claire Zalc :

http://www.quanti.ihmc.ens.fr/Les-tableaux-croises-dynamiques.html

• Consulter un tutoriel en ligne « On peut faire des tableaux croisés avec Excel ! » sur

le blog de Pierre Merklé : http://quanti.hypotheses.org/33/

• Visionner les vidéos de présentation en ligne. Par exemple

http://www.dailymotion.com/video/x8bj5v_tableaux-croises-dynamiques_tech ou

http://lecompagnon.info/excel2007/exercices/tableaucroisedynamique.htm

Liens valides en octobre 2010




















http://quanti.hypotheses.org/33/









http://www.dailymotion.com/video/x8bj5v_tableaux-croises-dynamiques_tech
























IV. Calculer avec Excel : calculs arithmétiques et fonctions de base

Une règle de base : se placer dans la cellule de

destination du résultat. Toujours commencer par « = » et terminer par « Enter ». Ensuite : - Soit à la manière d’une calculatrice : vous entrez manuellement les valeurs

- Soit en indiquant les coordonnées des cellules où se trouvent les valeurs (en cliquant sur ces cellules) Sur votre clavier : « + » pour les additions ; « - » pour les soustractions ; « / » pour les divisions ; « * » pour les multiplications.

IV. Calculer avec Excel : fonctions de base

Sélectionnez la cellule de destination du résultat puis : - Tapez directement

= SOMME(sélectionnez la plage de valeurs) = MOYENNE (sélectionnez la plage de valeurs) etc. - Ou utilisez le bouton « Somme automatique » de l’onglet « Accueil »

Ou encore, passez par le bouton « coller une fonction » de la barre de formule :

Quelques fonctions de base :

Reproduire une formule : l’un des avantages d’un tableur consiste en la possibilité de

reproduire une formule.

Il suffit alors de taper la formule pour obtenir le premier résultat. En cliquant en bas à

droite de la cellule et en faisant ainsi glisser la sélection dans le sens où l’on souhaite

reproduire la formule.

IV. Calculer avec Excel : calculs plus élaborés

Pourcentages

Une règle de base : calculer un % suppose, soit de multiplier la formule par 100 soit d’attribuer un

format de nombre « pourcentage » à la cellule ou doit figurer le résultat.

Indices

En base 1 : On divise chaque valeur par celle de l’année de base.

En base 100 : On divise chaque valeur par celle de l’année de base et on multiplie par 100.

Valeurs courantes > Valeurs constantes

Rappel : les indices doivent être en Base 100 année de référence (en francs de 19xx)

« Déflater », c.a.d., annuler l’effet de l’inflation sur une série statistique (variation des prix)

Pour certaines formules, il peut être nécessaire

d’utiliser plusieurs fois la même cellule.

Le symbole $ permet de « rendre absolues » les

coordonnées dans une formule.

Taper directement, ou sélection suivie de F4

Pour certaines formules, il peut être nécessaire

d’utiliser plusieurs fois la même cellule.

Le symbole $ permet de « rendre absolues » les

coordonnées dans une formule.

Taper directement, ou sélection suivie de F4

Le symbole $ devant le B a « bloqué » la

coordonnée sur la colonne B ; celui devant le 4

a « bloqué » la ligne 4. Il est donc possible de

ne bloquer qu’une ligne ou colonne et non

cellule précise.

V. Faire un graphique avec Excel : graphique simple

Sélectionnez les données à représenter.

Puis, dans l’onglet « Insertion »,

sélectionnez le type de graphique à créer.

(ces choix ne sont pas irréversibles).

V. Faire un graphique avec Excel : graphique simple

Sélectionnez les données à représenter.

Puis, dans l’onglet « Insertion »,

sélectionnez le type de graphique à créer.

(ces choix ne sont pas irréversibles).

Une fois le type de

graphique choisi,

celui-ci est créé

automatiquement

dans la feuille où

se situe le tableau.

Un groupe d’« outils de graphique » apparait alors sur le ruban,

et vous permet d’effectuer toutes les modifications souhaitées.

Vous pouvez ainsi commencer par déplacer le graphique dans

une feuille qui lui soit propre : Via l’onglet création




une feuille qui lui soit propre :

Ou via clic-droit

Via l’onglet création




une feuille qui lui soit propre :

Ou via clic-droit

Via l’onglet création



Il est ensuite possible de modifier le type de graphique (onglet « Création »)

Il est ensuite possible de modifier les données représentées :

Par l’ajout, la

modification ou la

suppression de

séries

Par la précision

des étiquettes de

l’abscisse

Cette nouvelle version

d’Excel permet par

ailleurs de choisir parmi

plusieurs dispositions

prédéfinies

(emplacement des

titres, légende, etc.)

Ainsi que parmi plusieurs « styles de graphique » (jeux de couleurs).

L’onglet « Disposition » vous permet aussi de modifier l’ensemble des éléments du graphique

via le groupe « Sélection active ».

L’onglet « Disposition » vous permet aussi de modifier l’ensemble des éléments du graphique

via le groupe « Sélection active ».

Autant de modifications accessibles via

un « double-clic »

V. Faire un graphique avec Excel : la Pyramide des âges

Rappel : la pyramide des âges est une représentation

graphique de la structure d’une population (répartition par

sexe et âge pour une année donnée).

V. Faire un graphique avec Excel : la Pyramide des âges

Rappel : la pyramide des âges est une représentation

graphique de la structure d’une population (répartition par

sexe et âge pour une année donnée).

Commencez par sélectionner les données [par convention les hommes sont

représentés à gauche et les femmes à droite (ils doivent donc être représentés

ainsi dans le tableau)] et créez un graphique en Barres 2D – Empilées.

Une fois le graphique créé, il faut le transformer. Commencez par

sélectionner la série « Hommes » (par double-clic ou via sélection active)

Appliquez :

- une superposition des

séries de 100% ;

- une largeur d’intervalle de

0% ;

- un traçage de la série

avec un axe secondaire.

Axe secondaire

Superposition 100%

et intervalle 0%

Adaptez l’échelle de l’axe en

fonction de la population étudiée

(ici on prend 1 800 000 car

aucune valeur n’est supérieure à

ce nombre dans le tableau)

Pour l’axe secondaire cliquez

sur « Valeurs en ordre inverse »

Axe secondaire de -1 800 000 à 1 800 000

Valeurs en ordre inverse

Procédez aux mêmes changements pour l’axe « principal »

Mais sans cocher « valeurs en ordre inverse »

Il reste à déplacer l’axe des abscisses (classes d’âge) pour une meilleure lisibilité




Il faut, enfin, améliorer la présentation des chiffres « négatifs » pour les hommes

Le format de nombre

prédéfini qui supprime le

signe « - » impose une

police rouge, mais vous

pouvez le modifier – et

l’ajouter à la catégorie

« personnalisé »

Vous pouvez

supprimer l’affichage

de l’axe secondaire

Après avoir créé votre première pyramide, vous pourrez l’enregistrer comme modèle.

Ainsi vous n’aurez plus à passer par toutes les étapes précédentes (il faudra juste

réadapter les axes aux données)

À chaque nouvelle

création, vous n’aurez

qu’à « personnaliser »

la pyramide créée

automatiquement.

V. Faire un graphique avec Excel : copie dans Word

Ces deux options intégreront un classeur dans le fichier

Word (vous pourrez ensuite y accéder directement depuis

votre traitement de texte)





Ces deux options intégreront le graphique en

maintenant le lien avec le classeur (les modifications du

graphique dans Excel entraînent une mise à jour du

graphique dans Word).





Ces deux options intégreront le graphique en

maintenant le lien avec le classeur (les modifications du

graphique dans Excel entraînent une mise à jour du

graphique dans Word).

Cette option intègre le graphique comme une image (aucun lien avec

le classeur)

En cours de saisie, enregistrez vos fichiers le plus souvent possible.

Distinguez les versions successives de vos documents en indiquant la date directement dans le nom de fichier.

Cherchez des solutions en ligne et dans la rubrique d’aide.

Une fois la saisie effectuée, procédez aux codage, calculs etc. dans une nouvelle feuille ou un nouveau classeur (gardez une sauvegarde de votre saisie brute)

Documents

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