Ministère de l’Enseignement Supérieur,de la Recherche Scientifique, et de la Formation des Cadres

CPUCommission Restructuration des Universités

Vers une nouvelle organisation administrative

Organigramme de la Présidence

Vers une nouvelle organisation administrative

Adoption d’un organigramme administratif global opérationnel;

Elaboration de l’organigramme des composantes;

Définitions des relations organiques et fonctionnelles entre les différentes entités;

Définition des missions de chaque département/service;

Adoption d’un manuel des procédures ;

Elaboration de descriptifs pour chaque poste.

Vice président chargé de la recherche scientifique, de la

coopération et du partenariat

Vice président chargé des études et de la vie universitaire

Président de l’université

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Collège Doctoral Structure Interface

Services communs :

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et d’OrientationCentre Edition et Documentation

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Cabinet de la Présidence

Secrétariat

Assurer les tâches de secrétariat: gestion des dossiers de la Présidence, des rendez-vous, des correspondances, …

Gérer les flux entrants et sortants (parafeurs, courriers);

Tenir l’agenda du Président;

Gérer la mobilité du Président et de son équipe;

Organiser les réunions internes de l’équipe présidentielle;

Accueillir les visiteurs;

Assurer les protocoles.

Service Communication

Proposer, appliquer et mettre à jour les politiques requises pour le bon fonctionnement des communications institutionnelles,

Assurer la diffusion de l'information notamment par la publication de divers documents,

Coordonner les relations avec les médias et entretenir des relations harmonieuses avec la presse,

Développer la qualité et la cohérence de l'image institutionnelle dans tout le matériel publicitaire, promotionnel et officiel portant le nom et la signature institutionnelle;

Établir et développer un programme de commercialisation d’objets promotionnels selon les orientations budgétaires ;

Veiller à l'application générale des règles d'utilisation de la signature institutionnelle, du symbole graphique (établissement de la charte graphique),

Organiser les événements institutionnels (réceptions officielles, remise des prix, accueil de visiteurs de marque, etc.) ;

Cabinet de la Présidence

Cabinet de la Présidence

Service Audite et contrôle de Gestion

contrôler les procédures de gestion de l’université dans ses fonctions de mission (formation, recherche, service à la communauté) et dans ses fonctions de support (gestion administrative et financière, ressources humaines, logistique,…)

Faire le point sur l'existant afin d'en dégager les points faibles et/ou non-conformes

Assurer la performance de l’université dans le respect des obligations légales et des procédures internes.

Mesurer, contrôler et prévoir les résultats opérationnels de l’université (indicateur de gestion, contrôle des risques financiers et écarts avec les prévisions),

Harmoniser les procédures comptables et financières dans l’université et superviser la clôture des comptes,

Assurer le reporting des résultats au Directoire de l’université (analyses mensuelles, réalisation d’études économiques et financières, synthèses d’activité, etc. ),

Assurer la performance de l’activité économique et des instruments de pilotage (système d’information, tableaux de bord, etc. ),

Conseiller les décideurs lors de prise de décision pour calculer le coût financier, évaluer les risques, proposer des alternatives.

Département Système d’Information et Ressources Informatiques

Service Réseaux et Ressources Informatiques

Administration du réseau : Veille au bon fonctionnement du réseau informatique de l’université et gestion des ressources partagées (plage d’adresse, domaine DNS,…).

Gestion des serveurs et du parc informatique: Administration et maintenance des serveurs et équipements informatiques, contrôle des CPS et réception des marchés des équipements informatiques.

Gestion de la sécurité informatique: Mise en œuvre de la stratégie sécuritaire informatique

Messagerie: Gestion de la messagerie (création et gestion des comptes, …)

Gestion de l’accès aux e-services de l’Université, peuplement de l’annuaire LDAP assurer l’authentification des usagers selon leurs profiles assurer de la disponibilité des services offerts via l’ENT

Développement et promotion du e-Learning maintenir et actualiser la plateforme e-Leraning assister les enseignants dans la création des contenus en-ligne

Département Système d’Information et Ressources Informatiques

Service Système d’Information

Développement , administration, et maintenance des applications de gestion : APOGEE : Gestion financière et comptabilité; GRH ; Bibliothèque ; Bureaux d’ordre; Gestions des emplois du temps et des locaux; Gestion du patrimoine; Tableau de bord pour le pilotage de l’université; …

Développement et maintenance du site institutionnel de l’université;

Développement, maintenance et animation de l’Espace Numérique de Travail; Développer les services aux utilisateurs; maintenir et actualiser l’ENT afin de répondre aux attentes des usagers

Implantation et veille au bon fonctionnement des applications de gestion

Formation et assistance des utilisateurs des applications de gestion

Département du budget et des affaires financières

Service du Budget et de Comptabilité

Etablir le projet du budget de fonctionnement et d'investissement de l’Université,

Présenter le budget de l’Université au visa , suivre son exécution et établir les situations d'exécution en fin d’année,

Réaliser les études et tableaux de bord pour la bonne gestion de l’Université,

Répondre aux exigences des bailleurs de fonds en termes d’information et de procédures financières,

Liquider les dépenses avec la conformité des pièces ,

Centraliser les recettes de toute l'université,

Suivre la situation et établir un état de rapprochement bancaire avec la trésorerie,

Répartir les crédits délègues aux établissements,

Etablir un rapport annuel pour la cour des comptes « comptes administratifs »,

Assurer le suivi des différents dossiers à caractère contractuel,

Constituer, organiser et dynamiser les services financiers des établissements.

Département du budget et des affaires financières

Service des Engagements et Approvisionnements

Collecter et estimer les besoins des établissements et de la présidence,

Elaborer un plan d’engagement des crédits affectés aux composantes,

S'assurer de la disponibilité des crédits et préparer leur déplacements,

Préparer les CPS, lancer les appels d’offres et préparer et l’ouverture des marchés,

Préparer les marchés et assurer le suivi de leur exécution,

Assurer le suivi de l’engagement des crédits et la comptabilité,

Suivre les procédure d’exonération douanière,

Arrêter la situation des crédits engagés et de ceux payés ou en cours de paiement,

Payer les per diem aux missionnaires étrangers,

Veiller à l'alimentation de la caisse de la régie et tenir sa situation comptable,

Centraliser et recouvrer les recettes et établir les ordres d’imputation,

Tenir la comptabilité des engagements de l’ordonnateur et des dotations spéciales,

Gérer le magasin de fournitures

Secrétariat Général

Service Patrimoine et Logistique

Etude des besoins de l’université en matière de locaux, préparation des projets de construction, d’extension et d’équipement et gestion technique des chantiers;

Etudes et diagnostic approfondis de l’état des infrastructures et établissement des plans de masse et de situation et actualisation des plans de voiries et réseaux;

Identification et programmation des opérations de maintenance, confection des

fiches d’intervention et vérification des dispositifs de protection;

Gestion du système de sécurité;

Evaluation des risques et dangers (incendie, inondation, électrification) et élaboration de plans de prévention et des procédures d’intervention;

Gestion des espaces d’hébergement;

Gestion des parcs automobiles;

Gestion des opérations d’externalisation (espaces verts, gardiennage, nettoyage,…);

Secrétariat Général

Service Ressources Humaines

Préparation des décisions d’affectation du personnel pédagogique et administratif;

Préparation des propositions de promotion et de titularisation du personnel;

Préparation des besoins de l’Université en ressources humaines

Organisation et suivi des concours de sélection et de recrutement au niveau de l’Université;

Suivi de mutation du personnel;

Préparation et l’octroi des ordres de mission;

Etude de différentes demandes de stages ou/et de missions à l’intérieur du Maroc et à l’étranger;

Gestion des postes budgétaires;

Secrétariat Général

Service Affaires Générales

Dépouillement et archivage des textes législatifs et réglementaires et des documents et décrets qui organisent et gèrent l’université (Textes relatifs à l’administration, aux finances, à la pédagogie, à la coopération et à la recherche scientifique) ;

Archivage des rapports du Conseil de Gestion et du Conseil de l’Université;

Organisation et suivi des élections universitaires.

Suivi des plaintes déposées aux tribunaux contre l’Université ou déposées par l’université contre un tiers;

Etudes de tous les conflits dont l’Université fait partie et leur suivi devant les tribunaux administratifs;

Suivi des situations juridiques et disciplinaires relatives aux enseignants et au personnel administratif;

Suivi des accidents de travail et des accidents subis par les étudiants;

Relations avec les autorités locales, les collectivités, les associations et les services extérieurs.

Département de la Coopération et du Partenariat

Service des relations internationales

Mettre en œuvre les orientations et des politiques institutionnelles en matière de la coopération internationale ;

Œuvrer au développement de liens internationaux,

Diffuser l'information pertinente aux politiques et programmes des gouvernements et des agences de coopération internationale auprès de la communauté universitaire ;

Conseiller la communauté universitaire dans le développement de ses liens internationaux, faciliter l'émergence, le développement, la négociation et le suivi des projets de coopération ;

Etablir des liens étroits avec les services engagés dans l’internationnalisation de l’université, notamment le service d'accueil des étudiants étrangers et des programmes d'échanges ;

Assurer l'accueil des délégations étrangères et l'organisation de missions à l'étranger en collaborant avec les services concernés ;

entretenir des relations suivies avec des organismes gouvernementaux ou internationaux responsables de la coopération et tout autre partenaire étranger.

Département de la Coopération et du Partenariat

Service de la programmation

Faciliter l'émergence, le développement et la négociation des programmes de coopération ;

Gérer les programmes de coopération internationale et soutenir l'internationalisation de toutes les missions de l’université ;

Promouvoir la mobilité internationale et en assurer le soutien logistique ;

Assurer la gestion des ententes interinstitutionnelles signées avec des établissements d'enseignement supérieur et des organismes pertinents ;

Suivre les accords de coopération avec les universités, échanges, mobilité, programmes de recherche et de formation,,

Encourager les échanges à travers les accords de partenariat ;

Suivre les conventions de cotutelle de thèse ;

Incitation les enseignants à participer aux programmes de coopération internationaux

Département de la Recherche Scientifique

Service Programmes et Activité de Recherche

Catalogage et archivage de la production scientifique  (publications, thèses soutenues, actes des colloques, ouvrages de recherche, brevets,…) ;

Diffusion de la production scientifique ;

Suivi des activités scientifiques  (congrès, colloques, séminaires, soutenances de thèses, conférences, missions et stages de recherche, événements scientifiques).

Suivi de l’état d’avancement des programmes de recherche subventionnés ;

Promotion de l’innovation, de la valorisation de la recherche et de la culture scientifique et technique;

Développement de l’information scientifique ( information sur les activités et événements scientifiques, les appels aux participations dans les programmes de recherche nationaux et internationaux, les activités scientifiques, les bourses de recherche,)

Elaboration et diffusion du guide de la recherche auprès des chercheurs, des collaborateurs et des partenaires du milieu socioéconomique.

Accompagnement des enseignants-chercheurs à la présentation de projets de recherche et à la gestion financière des projets ;

Département de la Recherche Scientifique

Service Etudes Doctorales et Structures de Recherche

Gestion et le suivi des dossiers d’accréditations des structures (réceptions, soumission aux commissions d’évaluation et au conseil de l’université, préparation des fiches techniques, mise à jour des changements opérés dans les structures accréditées,…) ;

Gestion de l’évaluation des structures de recherche (réceptions des dossiers de l’autoévaluation , soumission aux commissions d’évaluation et au conseil de l’université, préparation des fiches techniques, mise à jour des changements opérés dans les structures accréditées,…) ;

Elaboration et la mise à jour de la base de données des structures de recherche;

Gestion et le suivi des dossiers d’accréditations des formations doctorales;

Gestion de l’évaluation  des formations doctorales;

Département des affaires pédagogiques

Service des Etudes

Suivi des opération d’accréditation et d’évaluation des filières de formation;

Archivage des dossiers des formations accréditées au niveau de l’université;

Diffusion des règlements des études et des évaluations, des cahiers nationaux des normes pédagogiques ainsi que les circulaires relatives à la formation;

Elaboration et mise à jour des bases de données des filières et des modules ;

Développement de l’offre de formations au niveau de l’université ;

Elaboration d’un annuaire d’expertises de l’Université dans le domaine de la formation;

Organisation des rencontres de formation dans le domaine de l’ingénierie pédagogique au profit des enseignants;

Elaboration des guides et brochures des formations dispensées à l’Université;

Suivi des équivalences de diplômes et de codiplômation;

Suivi et évaluation des programmes de formation dans les établissements de l’enseignement supérieur privé;

Département des affaires pédagogiques

Service de la Formation Continue et à Distance

Développement et organisation des formations continues et à distance;

Réalisation d’études sur les besoins des entreprises en formations continues,

Elaboration des référentiels et des bases de données des FC (Filières, modules….);

Gestions administratives et pédagogiques des FC,

Développement de la politique de FC en concertation avec le milieu socioéconomique,

Réalisation de compagnes d’information et de communication sur l’offre de FC à l’Université;

Développement de partenariat dans le domaine de FC avec des institutions nationales et étrangères (Echange d’enseignants, codiplômation, échange de stagiaires, visioconférences …) ;

Elaboration et suivi de plan de FC au profit du personnel de l’Université;

Gestion des plateformes e-learning et des dispositifs de visioconférence.

Département des Affaires Estudiantines et de de la Vie Universitaire

Service des Affaires Estudiantines

Gestion d’APOGEE (gestion de la base de données et modélisation des filières dans le système APOGEE, …);

Extraction des données statistiques destinées au service de planification et aux enquêtes statistiques du ministère;

Préparation et gestion des listings des boursiers;

Elaboration et mise à jour du registre de diplomation;

Edition, vérification et délivrance des diplômes;

Accompagnement de l’organisation des concours d’accès aux établissements à accès régulé;

Suivi des requêtes des étudiants relatives aux inscriptions, aux bourses, …

Département des Affaires Estudiantines et de de la Vie Universitaire

Service de la Vie Universitaire

Organisation et gestion des activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants :

Aider les étudiants à l’élaboration de leurs projets;

Encourager les étudiants à participer aux manifestations universitaires et parauniversitaires;

Préparer l’infrastructure, et les conditions optimales pour la réussite des différentes activités des étudiants

Amélioration des conditions de vie et de travail, notamment les mesures relatives :

aux activités de soutien,

aux œuvres universitaires et scolaires,

aux services médicaux et sociaux,

aux bibliothèques et aux centres de documentation.

Organisation de l'accueil et de l’accompagnement des étudiants handicapés;

Suivi et aide à l’insertion des étudiants dans la vie active;

Accueil et intégration des étudiants étrangers.