MINISTR L’AGRIULTUR, L’LVAG T LA PECHEdocuments.worldbank.org/curated/pt/284321483016521286/pdf/PA… · recrutement de l’OTR Recommandation maintenue . Audit Financier et Comptable

MINISTERE DE L’AGRICULTURE, DE L’ELEVAGE ET DE LA PECHE

……….………………….. SECRETARIAT GENERAL

PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOLE (PASA)

COORDINATION OPERATIONNELLE DELEGUEE

AUDIT FINANCIER ET COMPTABLE DU PROJET D’APPUI AU SECTEUR AGRICOLE (PASA)

EXERCICE 2014

RAPPORT SUR LE CONTROLE INTERNE DU PROJET PASA

EXERCICE 2014

VERSION DEFINITIVE

JUIN 2015

Présenté par:

TOG’AUDIT CONSULTING Expertise Comptable, Financière & Judiciaire-

Audit – Commissariat aux Comptes

Av. Jean Paul II Ex Imm. Air Burkina B.P 30588 Tél./Fax.(00228) 22 61 03 62 Lomé-TOGO.

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Audit Financier et Comptable du PASA, Exercice 2014 (Rapport sur le Contrôle Interne)

2 TOG’AUDIT CONSULTING B.P. 30588 Lomé, Tel :(228) 22 61 03 62/23 20 90 26 Fax : (228) 22 61 03 62

SOMMAIRE

1 Lettre de présentation ......................................................................................................... 4 2 Objectifs de la mission ....................................................................................................... 5 3 Déroulement de la mission ................................................................................................. 5

4 Point de la mise en œuvre des recommandations antérieures ............................................ 6 5 Points relevés de la mission d’audit au titre de l’exercice 2014 ........................................ 8

5.1. Procédure de passation des marchés ............................................................................ 8 5.1.1 Constats ................................................................................................................ 8 5.1.2 Recommandations ................................................................................................ 8

5.1.3 Réaction du Client ................................................................................................ 8

5.2. Tenue de la comptabilité .............................................................................................. 9

5.2.1. Constats .................................................................................................................... 9 5.2.2. Recommandations .................................................................................................... 9 5.2.3. Réaction du Client .................................................................................................... 9 5.3. Gestion de la trésorerie ................................................................................................ 9 5.4. Gestion budgétaire ....................................................................................................... 9

5.4.1. Constats .................................................................................................................... 9

5.4.2. Recommandations .................................................................................................... 9 5.4.3. Réaction du Client .................................................................................................... 9 5.5. Gestion des missions ................................................................................................. 10

5.5.1. Constats .................................................................................................................. 10 5.5.2. Recommandations .................................................................................................. 10

5.5.3. Réaction du Client .................................................................................................. 10 5.6. Sécurité des locaux et des documents du projet ........................................................ 10

5.6.1. Constats .................................................................................................................. 10 5.6.2. Recommandations .................................................................................................. 10 5.6.3. Réaction du Client .................................................................................................. 10



SIGLES ET ABREVIATIONS

BC : Bon de Commande

BL : Bon de Livraison

CNSS : Caisse Nationale de la Sécurité Sociale

COD : Coordonnateur Opérationnel Délégué

CV : Curriculum vitae

CPMP : Commission de Passation des Marchés Publics

DRF : Demande de Remboursement de Fonds

ESA : Ecole Supérieure d’Agronomie

FCP : Fonds de Contrepartie nationale

IDA : International Development Association (Association Internationale

de Développement)

IFAC : International Federation of Accountants (Fédération Internationale

des Comptables)

IRPP : Impôt sur le Revenu des Personnes Physiques

ISA : International Standard on Auditing (Normes d’Audit International)

ICAT : Institut de Conseil et d’Appui Technique

ITRA : Institut Togolais de Recherche Agronomique

MAEP : Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche

PADAT : Projet d’Appui au Développement Agricole du Togo

PASA : Projet d’Appui au Secteur Agricole

PPAAO : Programme de Productivité Agricole en Afrique de l'Ouest

PPM : Plan de Passation de Marché

PTBA : Plan de Travail et Budget Annuel

RC : Région Centrale

RK : Région de la Kara

RM : Région Maritime

RP : Région des Plateaux

RS : Région des Savanes

SPM : Spécialiste en Passation des Marchés

SGF : Spécialiste en Gestion Financière

SNGF : Spécialiste National en Gestion Financière

SG : Secrétariat Général

TCS : Taxe Complémentaire sur Salaire

UTB : Union Togolaise de Banque



2 Objectifs de la mission

L'objectif de l'audit financier et comptable est d'exprimer une opinion professionnelle sur la

situation financière du PASA pour l’exercice 2014, et de s'assurer que les ressources mises à

la disposition du Ministère de l'Agriculture, de l'Elevage et de la Pêche (MAEP) sont utilisées

aux fins pour lesquelles elles ont été octroyées en vue de l'atteinte de l'objectif de

développement du Projet.

Les états financiers détaillés et consolidés établis par la Coordination Opérationnelle

Déléguée (COD) sont élaborés de manière à rendre compte des transactions financières du

Projet d’Appui au Secteur Agricole (PASA). La Coordination Opérationnelle Déléguée a en

charge de maintenir un système de contrôle interne adéquat ainsi qu'une documentation

acceptable des transactions aussi bien à son niveau qu'au niveau de tous les acteurs impliqués

dans le projet.

3 Déroulement de la mission

La mission s’est déroulée dans l’enceinte du Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la

Pêche à Lomé où se trouvent les bureaux du « Projet d’Appui au Secteur Agricole (PASA) »

conformément aux normes généralement reconnues sur le plan international en matière

d’audit des comptes. Ces normes exigent que la vérification soit planifiée et exécutée de

manière à fournir un degré raisonnable de certitude quant à l’absence d’inexactitudes

importantes dans les états financiers. La vérification comprend le contrôle par sondage ou

exhaustif des éléments probants à l’appui des montants, et des autres éléments d’informations

fournis dans les états financiers. Elle comprend également l’évaluation des principes

comptables suivis et des estimations importantes faites par la Coordination Opérationnelle

Déléguée, ainsi qu’une appréciation des procédures internes et de la présentation des états

financiers.

Nous avons mis en œuvre toutes les diligences requises pour respecter les termes du contrat.



4 Point de la mise en œuvre des recommandations antérieures

Le point de la mise en œuvre des recommandations antérieures se présente comme suit par

structure :

N° Recommandations passées Mesures prises Nouvelles recommandations

Coordination du projet

1

Signer la liste de présence du

personnel présent aux réunions

hebdomadaires de la coordination

opérationnelle déléguée

Les listes de présence sont

signées. Pas de nouvelle

recommandation

2

Signer les procès-verbaux des

réunions hebdomadaires de la

coordination opérationnelle déléguée

Les procès verbaux des

réunions hebdomadaires sont

signés.

Pas de nouvelle

recommandation

Gestion du personnel

3

Attribuer des tâches au personnel

détaché du Ministère par des notes de

services

Une fiche de poste est préparée

mis à la disposition de chaque

personnel.

Joindre au dossier du

personnel une copie

déchargée par l’intéressé

4 Aménager ou construire de nouveaux

bâtiments Des bureaux sont aménagés

construire de nouveaux

bâtiments

5

Utiliser des fonctionnaires permanents

à des postes stratégiques dans l’esprit

de l’approche sectorielle du projet

PASA évolue dans ce

dynamisme Pas de nouvelle

recommandation

6

Attribuer au personnel de

PROVONAT une indemnité pour les

motiver

Les réflexions sont en cours. Recommandation maintenue

Gestion des immobilisations (Gestion des biens)

7 Indiquer les entretiens effectués sur les

véhicules dans un carnet de bord

Le suivi des entretiens est tenu

dans un carnet de bord. Pas de nouvelle

recommandation

Gestion des stocks (Gestion des biens)

8 Confier la gestion des stocks à une

autre personne

La gestion des stocks est tenue

par la Chargée des

immobilisations de PNIASA

qui ne gère plus d’autres

stocks.

Pas de nouvelle

recommandation

9

Calculer mensuellement la

consommation de carburant au

kilomètre

Un système de vérification de

la consommation moyenne du

carburant au kilométrage est

mis en place au PASA.

Consigner les résultats issus

des contrôles mensuels dans

un procès verbal (les

constats et

recommandations)

Audit interne

10 Doter le service audit interne de plus

de personnel

L’Assistant de l’Auditeur

Interne est parti suite au

recrutement de l’OTR Recommandation maintenue



N° Recommandations passées Mesures prises Nouvelles recommandations

Gestion de la trésorerie (Caisse)

11 Instaurer et réaliser des contrôles

inopinés

La caisse n’est presque pas

utilisée dans les transactions

financières du PASA en 2014.

Pas de nouvelle

recommandation

12

Confier la gestion de la caisse à une

autre personne que le gestionnaire

comptable

La gestion de la caisse est

confiée à la Secrétaire du

COD.

Pas de nouvelle

recommandation

Gestion de la trésorerie (Banque)

13

Demander à la Direction de l’élevage

de faire le point sur l’état des

campagnes de vaccination et leurs

recettes

Le point sur les recettes des

campagnes de vaccination a

été fait et les reversements sont

effectués sur le compte

bancaire ouvert à cet effet.

Pas de nouvelle

recommandation

14

Effectuer et matérialiser le contrôle

des rapprochements bancaires au fur et

à mesure de leur élaboration

Les états de rapprochement

bancaire sont contrôlés et visés

par la SGF.

Pas de nouvelle

recommandation

Gestion des ateliers et formations

15 Signer les rapports des ateliers et

formations en interne Les rapports sont signés

Pas de nouvelle

recommandation

Revue juridique, sociale et fiscale

16 Régulariser la situation fiscale vis-à-

vis de l’administration fiscale

Les retenues d’IRPP et de la

TCS sont reversées à

l’administration fiscale

Pas de nouvelle

recommandation

17

S’assurer du payement de la taxe

parafiscale à l’ARMP et des droits

d’enregistrement

Les contrats sont enregistrés. Pas de nouvelle

recommandation

Structures partenaires

18

Multiplier des séances d’appui conseil

aux promoteurs pour la bonne tenue de

la comptabilité et le respect des

procédures en matière de passation de

marché

Les Comptables des structures

partenaires sont formés sur la

tenue de la comptabilité Continuer à les appuyer



5 Points relevés de la mission d’audit au titre de l’exercice 2014

5.1. Procédure de passation des marchés

Nous avons examiné le respect des dispositions du Protocole d’accord de financement et du

manuel de procédures. Il ressort que tous les biens, travaux et services acquis au cours de la

période sous revue ont été réalisés conformément aux règles et procédures d’acquisition selon

le Protocole d’accord de financement et du manuel de procédures en vigueur.

5.1.1 Constats

La plus part des délais d’évaluation des propositions/offres dépassent ceux prévus

dans le plan de passation de marché exercice 2014. Cette situation s’explique par le

fait que la règlementation togolaise des marchés publics impose que chaque sous-

commission d’évaluation soit présidée par un membre de la Commission de Passation

des marchés Publics (CPMP) de chaque Autorité contractante. Or la CPMP du MAEP

ne comprend que quatre membres. Cet effectif est beaucoup trop faible pour répondre

aux besoins simultanés d’évaluation des offres et propositions de plusieurs projets à

financement extérieur auxquels s’ajoutent les marchés de l’Etat. Cet état de fait a

généré des retards importants dans la mise en place des sous-commissions

d’évaluation. D’autres difficultés liées aux nombreuses faiblesses et lacunes des offres

et propositions à évaluer retardent les travaux des sous-commissions. En effet, les

soumissionnaires omettent fréquemment d’insérer dans leurs offres les pièces

administratives ou justificatives demandées obligeant les sous-commissions

d’évaluation à les leur demander par écrit avec un délai de réponse de 7 jours ; ce qui

grève le temps d’évaluation prévu.

5.1.2 Recommandations

Augmenter l’effectif de la CPMP ou à défaut assouplir les exigences de la

règlementation nationale

Préciser clairement dans les données particulières de la demande de proposition s’il y

a lieu de joindre aux propositions les pièces administratives ou justificatives.

5.1.3 Réaction du Client

Accord



5.2. Tenue de la comptabilité

5.2.1. Constats

L’imputation comptable n’est pas éditée et jointe aux pièces comptables pour faciliter

les recherches ;

Il n’a pas été joint aux pièces de frais de mission, les rapports de mission.

5.2.2. Recommandations

Editer les fiches d’imputation du logiciel TOM2PRO et les joindre aux pièces

comptables pour faciliter les recherches ;

Joindre les rapports de mission aux pièces comptables.

5.2.3. Réaction du Client

Accord

5.3. Gestion de la trésorerie

L’examen des procédures de gestion de la trésorerie n’a pas relevé d’anomalie de notre part.

5.4. Gestion budgétaire

5.4.1. Constats

La réunion de validation du PTBA exercice 2014 était tenue le 26 février 2014 par le

Comité de pilotage, une date postérieure à la date du début de l’exercice. Néanmoins

pour l’exercice 2015 la validation du PTBA a été effectuée avant le début de cet

exercice ;

Le PTBA de l’exercice 2014 saisie dans le logiciel comptable n’est pas conforme au

PTBA révisé le 30 août 2014. En conséquence, le suivi budgétaire fourni au

31/12/2014 ne donne pas une image réelle de la gestion budgétaire du projet.


Valider toujours le PTBA avant le début de chaque exercice ;

Comptabiliser le budget validé ou révisé pour permettre une bonne analyse budgétaire

du projet.


Accord



5.5. Gestion des missions

5.5.1. Constats

Les rapports de mission ne sont pas toujours rédigés et joints aux pièces comptables ;

Les pièces justificatives des avances sur les frais de mission ne sont pas présentées à

temps pour permettre une régularisation comptable dans le délai.


Rédiger les rapports de mission pour les joindre aux pièces comptables ;

Présenter à temps les pièces justificatives des avances sur les frais de mission.


Accord

5.6. Sécurité des locaux et des documents du projet

5.6.1. Constats

Le bâtiment abritant la comptabilité où sont stockées les pièces comptables du projet

PASA n’est pas protégés contre les incendies ;

Le projet PASA ne dispose pas d’une salle d’archivage pour conserver les pièces

comptables ainsi que d’autres documents importants.


Doter les bureaux du projet PASA d’extincteurs et former le personnel à l’utilisation

de l’extincteur ;

Doter le projet PASA d’une salle d’archivage afin de conserver les documents du

projet dans un lieu sûr.


Accord

Documents

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