TRAIT D’UNIONMOBILIER IMPRESSION TELECOM IT PAPETERIE SERVICES GRAPHIQUES

L E S E N J E U X D ' A U J O U R D ' H U I , L E B U R E A U D E D E M A I N

Le travail au tempsdu Covid-19

Comment la crise fait évoluer notrequotidien au travail et émerger de

nouvelles pratiques ?

N°23 - Mai-Juin 2020

Télémanagement8 conseils pour manager ses équipes à distance

La Force MajeurePoint sur cette notion juridique

Success storyEntretien avec Patrick et Etienne Soler, de BOA SARL

DANS CE NUMÉRO

Dossier : Le travail collaboratif et ses apps 04

La Force Majeure : point sur cette notion 10

Le télémanagement en 8 conseils 12

Success story : Patrick et Etienne Soler 16

Télétravail : Si on continuait ? 18

Merci à vous ! 22

Partenaires

Edito / 3

La lettre des professionnels du bureau et du numérique

Directeur de la publication : Loïc Mignotte

Rédaction : Delphine Cuynet, Maxime Marion, Sandra Meunier, Valentine Zabarino

Photos : Adobe Stock, Unsplash

Maquette : Ad’on Communication

TRAIT D’UNION

69 rue Ampère, 75017 PARIS

Tel : 01 42 96 38 99

Fax : 01 42 60 26 73

contact@federation-eben.com

L’actualité de votre métier en continu ! à suivre sur

federation-eben.com et sur les médias sociaux

Vous avez été très nombreux à nous témoigner votre reconnaissance dans la qualité de l’accompagnement de la Fédération dans la traversée de cette période tout à fait inédite : décryptage des textes et diffusion des informations sur l’activité partielle et sur les différentes mesures gouvernementales, négociation d’une voix forte auprès du gouvernement pour les dispositifs d’accompagnement, relais des difficultés rencontrées par nos PME aux pouvoirs publics, publication d’un guide pour la reprise d’activité, recensement des adhérents fournisseurs d’équipements de protection... Les chefs d’entreprises, pris au dépourvu et souvent seuls, se sont tournés naturellement vers leur fédération professionnelle. De la même façon, les pouvoirs publics ont davantage consulté les organisations professionnelles et plus que jamais, cette crise souligne l’importance de l’intermédiation.

Dans les mois à venir, les fédérations seront aussi incontournables pour préparer la relance de

l’économie française. Interlocutrices directes des pouvoirs publics, elles devront porter la voix et

les enjeux de leur secteur, engager une réflexion collective sur le monde d’après et faire preuve

d’expertise et de prospective. Pour être fortes et représentatives, pour que leurs avis pèsent sur les

décisions des pouvoirs publics, elles doivent rassembler un maximum d’adhérents. Les adhérents

ont un rôle clé. En s’impliquant dans des groupes de travail, en participant à des événements,

en partageant leur expérience, ou tout simplement en faisant remonter leurs problématiques, ils

pourront faire avancer les choses et nourrir la réflexion. Participer à la vie de sa fédération, c’est

mieux connaître ses confrères, c’est nouer des partenariats, c’est ajuster sa stratégie, très souvent

dans une ambiance de solidarité bienveillante.

Construisons ensemble le monde d’après !

Misons sur le collectif pour construire le monde d’après !

Loïc Mignotte, Président

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digitale

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Dans le contexte actuel, le travail collaboratif est plus que jamais d’actualité. Gain de temps, flexibilité et réactivité, partage des connaissances, créativité, innovation, développement de l’intelligence collective, responsabilité partagée, ambiance de travail plus agréable... les bénéfices du télétravail collaboratif sont nombreux. Cette coopération est rendue possible grâce aux nouvelles technologies de l’information et de la communication. Des outils devenus indispensables car ils permettent de maximiser la productivité et la créativité des personnes impliquées dans le projet, même pour celles qui travaillent à distance.

La crise, une occasion de repenser

Pour l’entreprise, l’élément déclencheur pour le déploiement de son nouvel enrivonnement de travail numérique avec Microsoft ou Google est

rarement la volonté de transformer les pratiques de travail des collaborateurs. Il s’agit bien souvent d’une volonté de passer son infrastructure

4 / Dossier - Travail collaboratif

SOLUTIONS COLLABORATIVESle collectif de travail avec les

bureautique et collaborative dans le cloud, d’en finir avec ses infrastructures on-premise coûteuses, et d’adapter son organisation. L’utilisateur se voit proposer des applications modernes et bénéficiant de mises à jour en continu sur les fondamentaux : messagerie  /  calendrier, messagerie instantanée, stockage et partage documentaire, bureautique...Les environnements de travail (Office 365 et Google GSuite) fournissent des outils de communication et de collaboration universels au sein de l’entreprise, et dans une certaine mesure avec ses partenaires externes. D’autres acteurs du marché apportent des solutions plus abouties, chacune dans leur domaine de prédilection. Les usages et les attentes sont très hétérogènes au sein de l’entreprise. Certaines équipes sont pro-actives, explorent par elles-mêmes de nouvelles pratiques et ouvrent la voie à d’autres. Elles vont chercher à s’appuyer sur des outils plus adaptés que l’offre de base proposée dans les suites de Microsoft et Google.

La diversité des outilsSelon les logiciels, vous pouvez disposer d’une grande variété d’outils et/ou de fonctionnalités. Dressons un panorama des outils collaboratifs :Les suites collaborativesLe choix de la technologie est structurant pour plusieurs années. L’entreprise n’a pas pléthore de choix sur le marché : elle peut envisager cette transition vers le cloud avec Microsoft et, plus rarement, Google. Un autre acteur, marginal, se positionne sur ce marché et revendique aujourd’hui 50 millions d’utilisateurs. Avec plus de quarante applications à son compteur, Zoho rivalise sans complexe avec les deux ténors en termes de couverture fonctionnelle :

Office 365 : leader du marché de l’environnement de travail, la suite de Microsoft, Office 365, vise à équiper tout type d’organisation sur un maximum de cas d’usages de partage d’information et collaboration. Il en résulte une multitude d’applications au catalogue et une richesse fonctionnelle sans équivalence sur le marché, induisant parallèlement un manque d’unicité et de cohérence entre les univers, indispensable pour profiter pleinement des possibilités que la suite peut offrir. A la différence de G Suite, Office 365 s’articule à la fois autour du Cloud et de la bureautique traditionnelle. Un choix hybride assumé permettant de travailler sur des outils bureautiques riches et de stocker directement en ligne, ou vice versa. L’offre Office 365 est aujourd’hui structurée autour de trois piliers : Teams, proposant un environnement de travail complet en une interface foisonnante,

SharePoint, le socle de la gestion de contenus dans l’offre et Yammer, le réseau social d’entreprise ayant fait peau neuve en 2020.

G Suite : la suite collaborative de Google a pour particularité première d’être uniquement en ligne. Bien que résolument axée autour de la collaboration, G Suite adresse un large panel de fonctionnalités, allant de la productivité individuelle et collective à la création de sites web en passant par un réseau social d’entreprise.

Zoho One : l’éditeur indien principalement connu pour son outil de CRM édite une suite de plus de 40 applications de collaboration adressant un large périmètre d’usages. On y retrouve notamment : la messagerie, la messagerie instantanée, le réseau social interne, la bureautique, le partage de documents, la gestion collaborative de documents, l’animation de réunions en ligne, le partage de notes, la gestion de projet en tâches / kanban, la gestion de salles virtuelles pour la formation par exemple, ...

Les outils de productivitéLe marché propose de nombreuses solutions dites de productivité, qui visent à répondre à un cas d’usage (personnel ou collectif) particulier. Nous citerons par exemple Evernote qui aide les utilisateurs à la prise de notes, Aster- Entr’up qui vous permettra d’optimiser le temps passé en réunion, Beeshake qui se présente comme une plateforme d’accompagnement au changement, ou encore Stample, plateforme de veille collaborative française qui mise sur l’intelligence collective des organisations ;

Les messageries d’équipeEspace de collaboration par excellence, la messagerie d’équipe peut être comparée à une salle de réunion digitalisée. On y retrouve des dossiers partagés et des espaces de conversation communs qui peuvent souvent être complétés par des outils de productivité spécifiques. Une messagerie d’équipe trouve ainsi toute son utilité pour coordonner une équipe ou un projet, que les parties prenantes soient dispersées ou non.Un marché entre Teams et Slack : le marché des messageries d’équipe est aujourd’hui centré sur Teams, qui profite de la force de frappe de Microsoft. Toutefois, Slack reste un concurrent sérieux de par sa qualité d’usages et sa grande interopérabilité avec les outils de productivité qu’on peut lui associer.

DOSSIER - Travail collaboratif / 5

6 / Dossier - Apps et travail collaboratif

L’intranetSouvent outil de communication traditionnel, l’intranet est aussi l’espace de référence pour toutes les informations pérennes et corporates de l’entreprise. On y retrouve tout ou partie des ressources de l’entreprise (documents de référence, accès aux applications, actualités, etc.) dans des espaces structurés, le plus souvent selon l’organisation de l’entreprise. Il existe peu de solutions dédiées, les solutions Intranet sont pour la plupart des surcouches qui visent à être l’espace central de l’environnement numérique du collaborateur. Au-delà de la communication interne et des espaces de référence, on y retrouve donc souvent des usages de réseau social interne, de messagerie d’équipe ou même d’espace de productivité personnel, ce qui peut brouiller la distinction entre ces domaines.Exemples : Happeo, Lively, LumApps, Valo, …

Le réseau social d’entrepriseNouveau mode de communication «  conversationnel  », il permet d’encourager la mise en réseau des équipes et la création de communautés autour de centres d’intérêt communs. De cette façon, chacun d’entre eux peut participer à la communication chaude de son périmètre et se construire un réseau propre de collègues. Il s’agit sûrement d’un des pans du marché aujourd’hui le plus riche en variété de solutions. De fait, les réseaux sociaux internes proposés par les éditeurs cherchent tous à se différencier les uns des autres pour apporter une valeur nouvelle aux entreprises. À côté des réseaux portés par une solution d’intranet, on retrouve en effet de nombreux acteurs dédiés à la mise en réseau : Workplace by Facebook, Talkspirit, Whaller, etc. avec des usages spécifiques.

Accompagner la mise en place des outilsQuel que soit l’objectif poursuivi, la mise en œuvre d’outils de travail collaboratif impose des changements majeurs à l’entreprise : dans sa hiérarchie et dans son organisation, dans les responsabilités de chacun, et ce jusque dans sa culture. Mais le changement d’habitude de travail demande du temps et de l’accompagnement : on estime entre 9 mois et un an le temps nécessaire pour qu’un espace collaboratif trouve sa vitesse de croisière. Un accompagnement des collaborateurs et des managers dans les nouveaux usages est indispensable, faute de quoi les nouveaux dispositifs resteront inutilisés et ne libèreront pas leur potentiel collaboratif.

Les outils de gestion de projetLes outils de gestion de projet prennent souvent la forme de plateformes en ligne sur lesquelles tous les collaborateurs peuvent travailler en commun sur un même projet. Selon les objectifs poursuivis par votre entreprise, la plateforme collaborative servira à conduire des projets, coproduire des contenus, gérer les connaissances communes, développer l’innovation, etc. Elle peut également contenir de nombreux outils complémentaires permettant aux utilisateurs de s’envoyer des messages (messagerie interne), partager des fichiers, lister les tâches et les affecter aux différents intervenants, hiérarchiser les actions, établir un planning des activités, rappeler les échéances, lister les membres, etc.Exemples : Asana, Basecamp, Beesbusy, MiTeam (l’appli de MITEL, partenaire EBEN !), Notion, Trello, …

Les outils de gestion électronique des documents (GED)Votre entreprise doit également fournir aux employés un outil avec lequel ils pourront gérer les documents dématérialisés. Pour que la messagerie électronique conserve sa fonction originelle d’envoi et de réception de messages, la documentation doit donc être gérée par un outil prévu à cet effet. Un logiciel de gestion documentaire ou de Gestion Electronique de Documents (GED) offre la possibilité d’organiser, de structurer, de classer et d’indexer des données en les mettant à disposition d’un groupe d’utilisateurs en consultation et/ou en modification. Un bon outil de GED permet ainsi de mieux gérer le flux, de leur création à leur archivage ou destruction en passant par le partage. Il doit également assurer la confidentialité de chaque information et leur niveau de sécurisation, afin d’éviter les pertes ou les fuites. Exemples : Docuware, Docubase Framework, Elit Solutions (entreprise adhérente à EBEN !), M-Files Zeendoc, …

Les outils de visioconférenceLes outils de réunion en ligne (ou web-conferencing) ont connu un véritable essor ces dernières semaines. Elles combinent les technologies de l’audiovisuel, de l’informatique et des télécommunications pour permettre à des personnes distantes de dialoguer, de se voir, et de présenter des documents pour organiser ainsi des revues de projet. Certains utilitaires de web-conferencing permettent également la prise en main sur des applications à distance : pour alimenter un fichier en séance, par exemple.Exemples : GotoMeeeting, Join.me, Google Hangouts , Lifesize (partenaire EBEN !), Skype, Teams, Webex , Zoom, …

À SE TRANSFORMER À

8 / Dossier - Apps et travail collaboratif

Xerox, une longue tradition d’innovationSi Xerox est connu comme l’inventeur de la xérographie, le procédé de réalisation de la copie, l’entreprise est également à l’origine de la création du PARC, centre de recherche basé à Palo Alto en 1970. Pendant 50 ans, Xerox a inventé et mis sur le marché un nombre important d’innovations, telles que le 1er ordinateur individuel, l’interface graphique, la souris, les fenêtres, la prise Ethernet, l’imprimante numérique…

Xerox développe et distribue une large gamme de matériels, de services et de prestations d’externalisation pour les TPE/PME comme pour les grands groupes qui leur permet de couvrir un large spectre dans leurs besoins de gestion de documents et de communication.

Chez Xerox, nous pensons pouvoir changer le monde du travail, et surtout l’environnement de travail des collaborateurs grâce à une offre multifacettes comprenant : • Des périphériques connectés (appelés Workplace Assistant)• Des services• Une large offre de logiciels et applications

Grâce à ces trois piliers, nous sommes en mesure de proposer une multitude d’outils capables de simplifier le quotidien des collaborateurs en leur faisant gagner du temps, de l’efficacité, en réduisant les risques d’erreurs. Si l’on regarde plus en détails toute la gamme des applications ConnectKey disponibles via la Xerox App Gallery (l’équivalent d’un Apple App Store ou d’un Google Play Store), celles-ci permettent de transformer les Workplace Assistant en de véritables plateformes

phygitales qui font le pont entre le monde physique et le monde digital. Cette centaine d’applications, comparables à celles dont nous disposons sur nos smartphones, permettent notamment d’appuyer les initiatives de transformation numérique des entreprises dans un seul but : aider les salariés à effectuer plus efficacement et de manière plus sécurisée certaines tâches récurrentes.

Quelques exemples pour illustrer cela ?Commençons tout simplement par nos cinq connecteurs Cloud. Ceux-ci permettent de se connecter à un compte Google Drive, SharePoint, OneDrive, Box ou Dropbox directement depuis un Workplace Assistant Xerox. Pourquoi continuer à scanner ses documents vers son email (avec les limitations que cela induit encore régulièrement) alors que l’on peut directement scanner vers son espace de stockage cloud favori ? De plus, ces applications peuvent s’interconnecter avec notre système de sécurisation de documents et d’authentification Xerox Workplace Solutions afin que l’utilisateur soit automatiquement identifié à la fois sur le multifonction et le connecteur cloud sans avoir à retaper systématiquement son identifiant et mot de passe.

Grâce à l’application MDRL (My Digital Registered Letter), un multifonction Xerox se transforme en véritable centre d’envoi de courrier et permet de réduire le processus d’envoi et de réception d’une lettre recommandée de 72 heures (par les acteurs traditionnels) à cinq minutes grâce à une dématérialisation totale de celle-ci. Bien entendu, celle-ci conserve exactement la même valeur légale probante qu’une lettre recommandée traditionnelle, voire même l’améliore car nous

Comment Xerox aide les entreprises

L’ÈRE DU NUMÉRIQUE

DOSSIER - Apps et travail collaboratif / 9

procédons à une double vérification de l’identité du destinataire. Outre le gain de temps assez évident, cette application permet aussi à ses utilisateurs de réduire considérablement leur empreinte carbone en envoyant leurs courriers recommandés directement depuis leur entreprise ou bureau à domicile.

De la même manière, dans bon nombre d’entreprises, les collaborateurs prennent encore des notes sur papier. Si cela offre un bon moyen de mémorisation et de concaténation des différentes notes sur un seul support à titre personnel, il devient soudainement plus délicat et chronophage de les partager avec ses collègues ou clients sans se poser quelques questions élémentaires : vont-ils réussir à me relire, comprendre mes abréviations, etc… C’est précisément dans ce cas que Note Converter peut permettre à tous nos clients de convertir une écriture manuscrite en un fichier Word éditable et partageable avec l’ensemble de leurs interlocuteurs en seulement quelques secondes.

S’il fallait choisir une app pour faire le lien entre le monde de la bureautique et le monde de la production, ce serait très certainement Connect for XMPie. A l’heure où nous sommes toutes et tous habitués à la communication personnalisée, il nous semble crucial de pouvoir proposer à nos clients différentes possibilités de personnalisation documentaire. Pour des besoins simples, l’application Connect for XMPie permet de modifier directement et gratuitement depuis son multifonction des gabarits de documents préétablis en quelques clics. Et si l’entreprise est déjà équipée de notre solution XMPie Server, cette même

application peut lui permettre de s’y connecter afin de rappeler et personnaliser les documents créés au sein même de l’entreprise via un Workplace Assistant.

Pour terminer cette série d’exemples, Xerox peut aider ses clients à se mettre en conformité par rapport à la réglementation RGPD grâce à

l’application Auto-Redaction. Celle-ci permet d’anonymiser automatiquement tout type de données personnelles et confidentielles présentes sur un document dès son scan. Pour permettre ce « petit miracle », cette application se base sur l’intelligence artificielle et de puissants algorithmes qui reconnaissent et masquent automatiquement les données telles que : numéro de carte bleue, téléphone, carte d’identité, un nom, un prénom ou une adresse postale…

Mais comment fonctionne votre écosystème applicatif et comment l’enrichissez-vous ?Pour rendre tout cela possible et continuer d’inventer le futur de l’entreprise, Xerox met à disposition des développeurs qui le souhaitent son SDK (Software Developer Kit) et s’appuie sur un solide réseau de partenaires formés à coder pour l’écosystème ConnectKey, embarqué sur l’ensemble des imprimantes multifonctions de la marque. Cela nous permet d’afficher très régulièrement de nouvelles applications au sein de notre App Gallery et de continuer à aider nos clients à simplifier de nombreux processus - horizontaux et verticaux - dans l’entreprise.

10 / Juridique

MEMORANDUM

Ce que dit la loi Le concept de “force majeure” est prévu à l’article 1218 du Code civil : « Il y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur. Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat. Si l’empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations dans les conditions prévues aux articles 1351 et 1351-1. »

Les conséquences de la force majeureLes conséquences de la force majeure sont très importantes. • Situation 1 : empêchement d’exécuter temporaire =suspension du contrat ;• Situation 2 : empêchement d’exécuter temporaire mais le retard justifie la résolution du contrat = fin du contrat ;• Situation 3 : empêchement définitif = fin du contrat.

Si le contrat est arrêté, les comptes sont faits entre les parties sur ce qui a été réalisé ou non. Si rien n’a été réalisé, le contrat est considéré comme n’avoir plus de réalité. La résolution du contrat pour cause de force majeure est de plein droit, il n’y a pas besoin d’autorisation du juge.

Les critères de la force majeureIl y a quatre critères en matière de force majeure, comme l’indique clairement le Code civil. Ces derniers sont : • L’extériorité («  Un événement échappant au contrôle du débiteur ») ;• L’imprévisibilité («  qui ne pouvait être

raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat ») ;• L’insurmontabilité (« et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées ») ;• L’irrésistibilité («  empêche l’exécution de son obligation par le débiteur »).

L’importance des clauses contractuellesIl convient de vérifier dans le contrat s’il existe une clause de force majeure. Cette clause peut contenir les informations suivantes : • Les définitions des cas de force majeure : le contrat peut prévoir les événements qui seront qualifiés (ou non) de force majeure. Il convient alors de vérifier si les “maladies”, “épidémies”, “risques sanitaires” ou “mesures gouvernementales” sont expressément visés ou exclus en tant que force majeure ;• Les conditions de mise en œuvre de la force majeure : obligation de notification à l’autre partie sous quelle forme, dans quels délais ?∞ Les conséquences de la force majeure : on peut prévoir le report du contrat plutôt que sa résolution (typique pour les événements programmés).

La difficulté majeureLa principale difficulté en matière de force majeure est que l’appréciation de la légitimité du cas de force majeure par les tribunaux se fait forcément ex

La force majeure

Juridique / 11

post et au cas par cas. De ce fait, il peut s’avérer dangereux d’invoquer un cas de force majeure pour justifier une inexécution du contrat. En effet, il suffit qu’un critère de la force majeure ne soit pas rempli pour que le juge rejette toute exonération de l’inexécution. Ce sera notamment le cas si la prestation aurait pu être exécutée en utilisant des solutions de substitution ou en renégociant le contrat. En outre, toute partie doit faire preuve de bonne foi dans l’exécution (ou non) du contrat et dans l’invocation de la force majeure. Cette obligation de bonne foi peut imposer une renégociation du contrat en cas de circonstances imprévues bouleversant l’équilibre contractuel1. Faute de faire preuve de bonne foi, la partie prend le risque de voir rejetée par les juges son exonération par la force majeure.

Application par erreur/de mauvaise foi de la force majeureSi le juge considère, a posteriori, que la force majeure a été invoquée à tort par une partie, l’inexécution contractuelle n’est alors nullement justifiée. Il s’agit donc d’une inexécution contractuelle fautive pouvant donner lieu à des dommages-intérêts. Si l’invocation de la force majeure a été faite de mauvaise foi, les dommages-intérêts seront augmentés. C’est pout cette raison qu’il convient de s’interroger avant d’invoquer la force majeure pour justifer une inexécution du contrat, notamment sur l’existence de solutions de substitution pouvant permettre l’exécution. En tout état de cause, il est préférable de se rapprocher de son cocontractant pour s’entretenir avec lui et lui faire part de ses observations-demandes.

Quelques questions...Les réponses à ces questions dépendent de la situation d’espèce et de la rédaction même des contrats mais il est possible d’illustrer nos propos par les exemples suivants :

Question - Cas de l’abonnement client à l’année sur de la téléphonie, de la maintenance ou encore de l’impressionAu mieux, le client ne vous contacte pas pour obtenir une renégociation du contrat et ce dernier continue à s’exécuter normalement. Sinon, on peut envisager que l’abonnement pour les mois de mars et avril soit reporté pour les mois suivants et lissé. Il est également possible de suspendre le service et reporter le contrat de deux mois.

Question - Livraison de matériel commandé type matériel de bureau

Dans ce cas, l’empêchement est temporaire et l’exécution du contrat peut être décalée dans le temps. On ne saurait invoquer la force majeure pour résoudre le contrat.

Question - Equipement informatique éphémère (stand ou événement particulier) A priori, il y a possibilité, si le contrat le prévoit ou que l’événement n’est pas reporté, de demander l’annulation de la commande et la résolution du contrat.

Question - Intervention sur placeSi le télétravail est possible, on exécute le contrat dans une autre forme (voir éventuellement les incidences financières en plus). Si le télétravail est impossible, ce n’est qu’une suspension et non une résolution.

Question - Organisation d’un événement professionnel par un membre EbenLa réponse à cette question dépend de la date de l’événement. A partir du 11 mai 2020, et jusqu’à nouvel ordre, les rassemblements de plus de 10 personnes seront interdits. Ainsi, plus la date de l’événement est proche, plus il y a de chance pour qu’il soit interdit. L’invocation de la force majeure est donc envisageable pour justifier l’annulation de l’événement.Toutefois, les parties peuvent avoir encadré les conséquences d’un cas de force majeure dans le contrat et avoir prévu que ce dernier entraîne le report de l’événement et non son annulation. Si une nouvelle date peut être fixée dans un délai raisonnable, le contrat sera uniquement suspendu.

Question - Participation à un événement professionnel Encore une fois, plus la date de l’événement est proche, plus il y a de chance pour que ce dernier soit interdit et donc annulé par l’organisateur. Dans cette hypothèse, le prix payé doit être restitué (y compris les acomptes). Toutefois, le contrat peut prévoir le report de l’événement et non son annulation. Si l’événement peut être reporté dans un délai raisonnable alors le contrat est uniquement suspendu et le prix n’est pas restitué. Il est toutefois possible de se rapprocher de son cocontractant pour tenter de renégocier le contrat et obtenir une résolution et donc un remboursement du prix payé, notamment en cas d’empêchement pour la période de report. Si l’événement ne peut être reporté dans un délai raisonnable – délai difficile à estimer dans la mesure où la situation actuelle est inédite – alors le retard dans l’exécution peut justifier une résolution du contrat et donc l’annulation de l’événement.

1. Cour d’appel de Paris, Pôle 5 - chambre 11, 17 janvier 2020, n°18/01078

12 / Télémanagement

Depuis quelques mois, les managers sont confrontés à une situation inédite : devoir manager des équipes à distance dans la durée. Les entreprises qui ont su intégrer le télétravail dans leurs pratiques quotidiennes sont celles qui sont les plus préparées. Mais de nombreuses entreprises se sont retrouvées confrontées, du jour au lendemain, à des managers non préparés, voire réticents, au télétravail et à des collaborateurs non équipés. Pour faire face à ce contexte hors norme, la direction Innovation de Malakoff Humanis partage ce guide pratique, composé de huit conseils, pour mieux accompagner les télémanagers à engager durablement leurs collaborateurs confinés.

comment engager sur le long

Ce kit de bonnes pratiques a été élaboré au regard des nouveaux enjeux posés par le contexte du Covid-19 aux managers qui doivent constamment adapter leurs pratiques managériales.

Il est issu d’une enquête menée aux quatre coins du monde et enrichie de plusieurs sources : • Des recherches sur les meilleures pratiques internationales en matière d’adaptation des pratiques managériales au télétravail : • Des retours d’expérience de managers ayant vécu la même situation depuis décembre avec des collaborateurs basés en Asie. • Des échanges avec des entreprises issues de différents secteurs, qui sont confrontées aujourd’hui à la même situation, et qui ont partagé leurs réflexions sur le sujet.

Zoom sur huit conseils pour manager et engager ses équipes à distance

Une communication rythmée de nouveaux rituels S’il y a de grands principes communs de communication (une communication fréquente et bienveillante, une écoute active…), il n’existe néanmoins pas de formule magique. Il est recommandé de convenir avec les équipes de nouvelles routines à instaurer qui viendront rythmer une communication bien cadencée et adaptée aux besoins de l’activité de l’équipe.

TÉLÉMANAGEMENT : terme ses équipes à distance ?

Les fréquences constatées à date

Réunions d’équipes

quotidiennes ou tous

les deux jours

Réunions individuelles

quotidiennes ou tous

les deux jours

Des “checkings” en fin

de journée avec l’équipe

Partage

d’information,

revue des activités,

redéfinition des

priorités, réponses

aux questions...

Durée moyenne :

30 min

Traitement des

sujets au cas

par cas, prise

de décisions,

priorisation des

projets...

Durée moyenne :

15-20 min

Partage de

l’avancement des

travaux en cours.

Format adapté aux

équipes production

(gestionnaires,

projets

informatiques)

Durée moyenne : 20

à 30 min

Télémanagement / 13

La culture de la vidéo firstL’usage de la vidéo pour les échanges avec les équipes, que ce soit en réunion individuelle ou réunion d’équipe, est recommandé en raison de plusieurs points positifs : • Garder une forme de lien social grâce au contact visuel ; • Capacité à observer la communication non verbale ;• Inciter les participants à préparer ce moment d’échange et à s’habiller (surtout en période de confinement) ; • Encourager les participants à mener la réunion à partir d’un endroit adapté et calme.

Toutefois, un point de vigilance est à noter concernant l’usage de la vidéo pendant les échanges : • Peut être considéré comme intrusif par les collaborateurs ; • Risque de saturer un réseau qui est déjà fragilisé par un nombre de connexion plus élevé qu’en période ordinaire.

La pratique de l’écoute activeUne écoute active permet de détecter les signes de mal-être et de fragilité : • Des collaborateurs isolés ; • Des collaborateurs angoissés par le confinement ; • Des collaborateurs submergés par la vie familiale.

Il ne faut pas hésiter à commencer les réunions à distance en partageant des sujets du quotidien. Cette proximité permet de renforcer les liens au sein de l’équipe, d’instaurer la confiance et de réduire les conflits.

Prendre le pouls de chacun via des apps dédiées ou tout simplement en la question permet d’identifier d’éventuelles difficultés rencontrées par l’équipe. Pour cela, il ne faut pas hésiter à évoquer des sujets concernant la vie quotidienne pour introduire les réunions ou bien de créer un espace en ligne pour discuter de sujets divers (ex : sport, films, livres, etc) ou simplement pour partager des photos de vacances, d’histoires drôles.

14 / Télémanagement

De bonnes conditions de télétravailSi de manière générale, le recours au télétravail a des effets positifs sur les conditions de travail des collaborateurs (meilleure articulation entre vie professionnelle et vie privée, réduction des temps de trajet, horaires plus souples, plus grande autonomie…), il n’en reste pas moins qu’il représente également des risques qui peuvent impacter leur santé (isolement, durée et charge de travail excessives, frein au travail collectif, désynchronisation des horaires de travail, etc).

Dans le cadre d’un télétravail qui s’inscrit dans la durée, il est important de s’assurer que les collaborateurs disposent des bonnes conditions de travail et de bons conseils en matière de prévention santé dans ces conditions particulières (ex : comment adopter une bonne posture devant un ordinateur, comment reposer ses yeux des écrans, etc).

Un management de proximitéVoici quatre dimensions managériales identifiées comme nécessaires dans le contexte de crise actuelle pour renforcer l’engagement et la motivation des équipes :

• Donner du sens

Donner du sens aux actions menées pendant

la période de crise

=Engager les équipes en partageant les

informations et en donnant des repères dans

une période où ils font défaut.

• Management par objectifs

Revisiter les objectifs pour les adapter aux

priorités et fixer à court-terme

=Responsabiliser les collaborateurs et

manager par la confiance et le résultat

• Feedbacks réguliers

Réaliser des feedbacks réguliers en adaptant

le canal de communication

=Maintenir la motivation des équipes dans

un contexte d’éloignement physique

• Reconnaissance

Partager les succès et reconnaître les

personnes, les résultats et les efforts

=Donner de l’énergie aux équipes et les

engager dans la durée

Un management souple et flexibleEn ce temps de crise, il est fortement recommandé d’accorder un maximum de souplesse aux collaborateurs pour organiser au mieux leur vie perso et pro. Il est également important d’identifier les collaborateurs qui ne se sentent pas en mesure d’assurer de front les contraintes pro et perso ou ceux qui pensent ne pas pouvoir être efficace à plus de 60 % ou 80 % de leur rendement normal ; afin d’adapter les attendus et les objectifs et organiser le travail de l’équipe en conséquence.

Il est important de revoir les priorités, distinguer l’urgent de l’important et donc apprendre à reporter ce qui peut l’être et à revoir le niveau d’exigence sans dégrader pour autant le niveau de qualité du travail rendu.

Une optimisation du temps de travailEn période de confinement doublée de la gestion de crise, les réunions traditionnelles ont été remplacées par des visioconférences qui doivent être adaptées en termes de fond et de forme.En effet, l’accumulation des visioconférences peut être contre-productive et avoir des impacts sur la santé en raison de l’effort de concentration important que cela nécessite (fatigue des yeux, maux de tête, saturation, etc.)Pour plus d’efficacité, il est conseillé de réduire de moitié le temps des réunions pour les remplacer par des micro-réunions moins formelles et avec un ordre du jour encore plus clair, afin de favoriser l’agilité des équipes.

Une maîtrise des outils collaboratifsDans un contexte de travail à distance dans la durée, le recours aux outils collaboratifs devient crucial pour l’organisation du travail et la collaboration entre les équipes. Aussi, avec des infrastructures qui ne sont pas forcément conçues pour autant de connexions simultanées, il est important d’adopter les outils selon les usages et besoins.

Article extrait du dossier spécial « Le télétravail en période de confinement » réalisé par notre partenaire Malakoff Humanis. https://lecomptoirdelanouvelleentreprise.com/dossiers/dossier-special-le-teletravail-en-periode-de-confinement/

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L’INDÉPENDANCEest notre force

Après une croissance record en 2019 en passant de 2,6 millions d’euros à 6,3 millions d’euros et de huit à vingt-deux collaborateurs, BOA reste optimiste face à 2020, qui avait bien démarré, et la crise sans précédent qui l’accompagne. Patrick Soler, son dirigeant, et Etienne Soler, responsable du développement, ont accepté de répondre à nos questions.

Présentez votre société BOA existe depuis 2010 et est située à Roncq dans le Nord (59). Nous employons vingt-deux personnes. Nous sommes spécialisés dans le client tout-venant c’est-à-dire les clients qui déménagent ou emménagent dans des nouveaux bureaux. Cette typologie de clients représente une grosse partie de notre activité. Nous intervenons également dans les nouveaux bâtiments tertiaires partout en France notamment dans le secteur bancaire pour lequel nous réalisons beaucoup d’agences. Aujourd’hui, nous travaillons avec trois banques différentes au niveau régional et national. Les administrations constituent un domaine où nous intervenons également avec l’obtention de marchés globaux

très intéressants comme les universités. En effet, nous appliquons une politique de d é v e l o p p e m e n t nationale grâce à nos bureaux d’Avignon, Pau et Roncq. J’ai aussi une autre entreprise, SP Informatique, créée en 1995, qui développe des logiciels spécialisés dans le domaine du bâtiment et du négoce. Grâce à elle, nous pouvons évoluer de manière

efficiente grâce à des outils de gestion intelligents.

Comment fonctionnez-vous au quotidien ? Nous avons fait le choix de tout intégrer sur place. Une fois que l’architecte a fait son travail d’élaboration de plans, nous sommes capables de les reprendre grâce au bureau d’études que nous avons développé. Plus qu’une vue 3D, celui-ci réalise la vue en réalité virtuelle des plans d’architecte qui permet ainsi au client de se projeter et présenter l’implantation à ses collaborateurs par exemple. Avoir misé sur ce service l’année passée nous a aidés à remporter des marchés. Nous avons également le service de livraison à demeure : on peut stocker, réceptionner et livrer avec nos propres équipes en

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interne. En somme, à partir d’un besoin client, nous sommes capables de tout traiter car nous sommes indépendants.

Quel regard portez-vous sur la crise ? Quand la crise s’est annoncée et inquiets pour l’avenir, nous avons choisi d’arrêter sèchement l’entreprise : tous nos collaborateurs sont passés en chômage partiel. Après un essai peu concluant au télétravail car nous n’avions ni le management ni les outils adaptés et une reprise trop anticipée, nous avons choisi de repasser tous nos collaborateurs en chômage partiel. Au final, seuls le bureau d’études et les chargés d’affaire concernés sont restés actifs car nous avions cinq à six appels d’offres auxquels répondre pour début mai. En revanche, ça a été le calme plat au niveau du business. Donc, nous avons mis en place des compromis avec nos clients et certains fournisseurs pour étaler les paiements. Notre réseau de fournisseurs est petit (une dizaine travaillent avec nous) mais grâce à la confiance, il nous a permis de réaliser 80 % de notre chiffre d’affaires sur 2019.

Comment avez-vous réagi à cette crise ? Nous avons choisi de nous lancer dans des produits Covid avec le lancement d’une nouvelle gamme. En premier lieu, nous avons travaillé sur des séparateurs et écrans de protection mais nous nous sommes vite heurtés au manque de matières premières. Malgré tout, nous avons réussi à développer un produit très souple avec une entreprise voisine qu’on a bien vendu. Toutefois, nous sentons bien que le bureau n’est pas la problématique première de nos clients actuellement. Ils souhaitent avant tout protéger leurs salariés. Nous avons donc eu l’idée en interne de créer une safe box. Celle-ci est distribué à chaque salarié en début de mois et contient le nécessaire pour sa protection. Le développement de ce produit nous a semblé cohérent avec notre métier initial qui est d’apporter un service aux entreprises et d’améliorer l’ergonomie du poste de travail.

Quels sont vos projets de développement ?2019 a été une grosse année : notre déménagement pour un bâtiment plus grand nous a permis de créer un grand showroom de 600m² et de grands open-spaces pour nos équipes. De plus, nous venons d’intégrer une évolution Valdelia ; celle-ci nous facilite le calcul de l’écocontribution au moment de la commande et nous fait gagner du temps sur cet aspect. 2020 avait bien démarré grâce à

l’organisation de manifestations pour communiquer sur nos produits et inviter les gens à venir les tester. Heureusement, nous avons des clients à l’année qui continuent de nous passer des commandes ; ce qui nous permet d’avoir du permanent. Nous avons aussi conclu un grand marché national sur trois ans qui représentera à peu près 20 à 25 % de notre chiffre d’affaires.

Quel regard portez-vous sur le marché du mobilier de bureau ? Nous espérons que le marché tiendra face à la crise sachant que les entreprises du secteur ont toujours réussi à investir et à se développer. Nous espérons également que les acteurs du marché du mobilier privilégieront la proximité en utilisant des produits français et européens. Nous sommes optimistes dans la mesure où, même s’il y a réadaptation des lieux de travail via une conception et un agencement différents ou le recours grandissant au télétravail, nous aurons toujours besoin d’espaces bureaux. De plus, notre métier n’est pas ancré dans le secteur tertiaire. Nous pouvons très bien envisager de nous orienter vers le retail ou la restauration. Il y a du potentiel et c’est aussi notre métier d’y répondre en réadaptant et revisitant notre offre en permanence.

Que vous apporte la Fédération EBEN ?Grâce à la Fédération EBEN, nous sommes restés bien informés pendant cette période si particulière. En effet, la Fédération nous a prodigué de précieux conseils et informations juridiques. Nous souhaitons encore une fois remercier toute l’équipe EBEN pour sa disponibilité et la bonne qualité des informations dispensées grâce auxquelles nous avons pu anticiper sur certaines décisions. En temps « normal », la Fédération nous apporte la proximité, les réponses à nos questions et des informations d’ordre juridique entre autres. Elle nous permet aussi de ne pas nous sentir seuls parfois.

Quelle est votre devise ou phrase préférée ? Patrick Soler : “Ça va aller”Etienne Soler : “Je ne perds jamais. Soit je gagne, soit j’apprends.” − Nelson Mandela

TÉLÉTRAVAIL !Et si on continuait ?

Le retour à la normale approche et, si de nombreuses entreprises ont d’ores et déjà fait le choix de maintenir le télétravail jusqu’au mois de septembre, qu’en sera-t-il lorsque l’épidémie sera derrière nous ? Adoré par certains, exécré par d’autres, le télétravail imposé dans le cadre du confinement va laisser des traces et changer la donne dans de nombreuses entreprises.

Une révolution en cours71% des français estiment que les entreprises devraient plus développer le télétravail et il ne fait aucun doute que le confinement et le télétravail imposé vont accentuer cette perception.

Alors qu’on dénombre 30% de télétravailleurs réguliers en Europe, il y en aurait moitié moins en France. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le télétravail n’est pas affaire de génération. Si la génération Y est plus à l’aise avec les NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication), les seniors aussi estiment que le télétravail est source de productivité, de bien-être,

et permet un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Le télétravail n’est ni un droit ni une obligation. L’employeur n’est pas tenu d’accepter les demandes des salariés mais doit se justifier en cas de refus.

Aux entreprises de réglementerLe Code du travail prévoit que le télétravail est mis en place par un accord collectif ou dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique mais à défaut, un simple accord entre l’employeur et le salarié est suffisant (rappelons qu’en période de crise,

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l’employeur est en mesure d’imposer le télétravail afin d’assurer la continuité de l’activité).

Lorsque l’entreprise a régulièrement recours au télétravail, il faudra privilégier le dialogue social et la mise en place d’un cadre fixe afin d’éviter la multiplication de cas particuliers et les risques de contentieux.

Un accord ou une charte peuvent notamment permettre de définir les objectifs sociaux et organisationnels de la mise en œuvre du télétravail dans l’entreprise, définir les activités éligibles au télétravail, mettre en place un guide d’usages pour les salariés bénéficiaires de la modalité de télétravail ou enfin construire les indicateurs de suivis et d’impacts du télétravail sur l’activité de l’entreprise et la santé des salariés.

La question des frais professionnelsDepuis 2017, le Code du travail ne prévoit plus d’obligation pour l’employeur de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail mais cette évolution ne signifie pas pour autant que l’employeur en soit dispensé et la Cour de cassation est ferme sur la question : « les frais qu’un salarié expose pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent être supportés par ce dernier ; que la clause du contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés pour les besoins de son activité professionnelle est réputée non écrite ».

Les frais professionnels, abonnements, matériels, fournitures, doivent donc être pris en charge par l’employeur et dans un souci de simplification, les URSSAF autorisent le versement d’une indemnité forfaitaire équivalente à 10€/mois pour un jour de télétravail par semaine, 20€ pour deux jours, jusqu’à 50€ pour 5 jours par semaine.

Le Code du travail précise que « Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise » et de ce fait, bénéficie également d’une prise en charge de ses frais de transport et le bénéfice de titres repas.

Le télétravail n’apparaît pas, de prime abord, comme une solution économique cependant, lorsque, sur une communauté de travailleurs, cela s’accompagne d’une réflexion sur les espaces de travail, il devient possible d’envisager une réduction des surfaces et donc des charges foncières.

La confiance n’empêche pas le contrôleSi l’on veut que le télétravail devienne un atout pour

l’entreprise, il faut intégrer et accepter le fait que le salarié soit plus autonome. La réglementation sur le temps de travail doit être respectée et sur ce point, les outils permettant un contrôle ne manquent pas. Par ailleurs, toutes les études montrent que les réticences au télétravail viennent plus des managers intermédiaires que des employeurs. Les managers craignent que les salariés travaillent moins alors que le travail fourni doit pouvoir permettre de juger de la productivité. Le risque porte surtout sur une surcharge et un déséquilibre entre vie privée et vie professionnelle.

La frontière entre vie privée et vie professionnelle est si ténue dans le cadre du télétravail qu’il est impératif de fixer des règles et de prévenir les dérives, d’un côté comme de l’autre. Le droit à la déconnexion est consacré depuis la loi travail de 2016 et prévoit que les salariés doivent avoir la possibilité de ne pas se connecter aux outils numériques et de ne pas être contactés par leur employeur en dehors de leur temps de travail (congés payés, jours de RTT, week-end, soirées...).

Le Code du travail prévoit que l’employeur « prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » et le télétravailleur en tant que travailleur isolé doit faire l’objet d’une attention particulière.

Nouvelle organisation, nouvelles méthodes, le bureau de demainLa crise Covid aura mis en avant l’importance de la gestion des données et leur accès en tout lieu et à tout moment. Quid de l’entreprise dont la base de données est uniquement au siège sur un serveur local ?

Si l’on veut optimiser les interactions au sein de la communauté de salariés, qu’ils soient à distance ou non, il faut disposer de solutions efficientes en matière de travail collaboratif, de visioconférence, de partage de documents, de suivi de dossier. Se lancer dans une nouvelle organisation du temps de travail avec une communauté de travailleurs éloignés les uns des autres, peut être l’occasion de mener une réflexion sur les méthodes de travail, la gestion, le management.

Si le télétravail poursuit actuellement un impératif de continuité d’activité et doit s’apprécier au cas par cas, cela reste une solution d’organisation du travail source de productivité et de bien-être. A l’instar du travail collaboratif, des nouveaux espaces de travail, du management intergénérationnel, le télétravail est une composante à part entière de notre vision du bureau de demain.

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Juridique / 21

Vos prochains rendez-vous 23/06/2020 Assemblée générale EBEN (visio)

30/06/2020 Commission Solutions

d’Impression

07/07/2020 Commission Mobilier

19/11/2020 Symposium

EBEN vous représente

18/06/2020 Comité Directeur UFIPA

01/07/2020 CPPNI

Vous avez un doute sur l’applicationde la bonne convention collective ?

On ne choisit pas sa convention collective, celle-

ci s’impose juridiquement dès lors que l’activité

principale de l’entreprise est couverte par un

champ d’application.

Dans le monde de l’équipement du bureau et des

services graphiques (reprographie), de nombreuses

conventions collectives entrent en jeu – commerce

de gros, bureaux d’études (Syntec), métallurgie,

Imprimerie de labeur –et le plus souvent à tort.

L’application d’une convention collective ne

correspondant pas à l’activité réelle de l’entreprise

peut avoir des conséquences en cas de contentieux,

notamment se voir imposer les obligations de la

convention collective appliquée et de la convention

collective applicable.

Dès lors que vous distribuez des produits et services

de l’équipement professionnel (bureaux, fournitures,

infrastructure réseau, solutions d’impression) ou

commercialisez des prestations d’impression

numérique (façonnage, impressions tous supports),

vous devez appliquer la convention collective EBEN

(bureautique et reprographie).

Pour vous aider à y voir plus clair et à corriger la

situation au sein de votre entreprise, nous lançons

un pack changement de convention collective

composé de deux fiches pratiques, d’un calendrier

indicatif, de tous les courriers et notifications

nécessaires (information du personnel, de la

DIRECCTE, négociation etc…).

→ Pack à télécharger sur notre site internet - espace documentaire

REMERCIEMENTSLa Fédération EBEN est restée, et est toujours, à vos côtés durant cette période si particulière. Nous avons reçu plusieurs centaines de questions juridiques depuis le début de cette situation sans précédent. En relation constante avec les pouvoirs publics, les organisations professionnelles sont un relais d’information efficace et ont montré leur efficacité pour accompagner les entreprises lors de cette crise sanitaire. Nos adhérents sont satisfaits et nous le font savoir !

De toutes les informations que nous recevons (et nous en recevons beaucoup), les vôtres sont, et de loin, les plus pertinentes. Au travers de ce petit message, je voudrais vous remercier pour la qualité de ce que vous nous délivrez, pour la pertinence et le soin que vous prenez à accompagner vos informations de liens, eux aussi, pertinents. Je me félicite d’avoir adhéré à votre Fédération. Merci encore.

C’est dans l’adversité que nous mesurons encore plus la chance de compter la Fédération parmi nos partenaires.

Je vous remercie pour les informations et la qualité de l’engagement d’EBEN auprès de ses adhérents. L’ensemble des informations juridiques et pratiques que vous nous avez transmises tout au long de cette période sont d’un réel appui pour nous permettre de prendre nos décisions.

Je vous remercie pour toutes les informations que vous diffusez depuis le début de la crise. J’apprécie tout particulièrement leur pertinence, la justesse et la clarté du propos ainsi que le timing dans la diffusion des messages.Merci à toute l’équipe pour son professionnalisme et son soutien.

Je tenais personnellement à vous remercier de toutes les informations que vous nous faites parvenir depuis le début de cette situation de crise, comme beaucoup d’entre nous n’ont jamais connue. Vos informations nous sont très utiles et nous permettent d’avoir une vue précise sur la gestion de cette crise.

Merci pour tous vos retours d’infos, c’est vraiment très clair et d’une grande aide.

22 / Merci à vous !

Merci pour votre retour et votre énorme travail quotidien !

Je tiens à vous remercier pour vos précieux conseils et la régularité des informations fournies. J’espère que tout va bien pour vous. Encore un grand merci pour votre aide.

Merci beaucoup pour toutes ces informations reçues, le suivi que vous apportez et surtout les décryptages de tous ces textes dont nous entendons parler. Très heureux d’être adhérent EBEN depuis longtemps, je ne peux qu’être conforté du bon choix initial de mon adhésion.

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