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Modèles de documents
d’approvisionnement pour l’achat de
services architecturaux
Conseil canadien des marchés publicsForum annuel, ville de Québec
le 7 novembre 2011
L’Ordre des architectes de l’Ontario :
• 3 100 architectes et 1 300 cabinets;
• Rôles : réglementation, représentation, soutien et promotion de la profession;
• Chef de file dans la conception et la construction des formes bâties;
• Les membres de l’OAO sont autorisés à pratiquer aux termes de la Loi sur les architectes.
Achat de services architecturaux
Concurrentiel
Transparent
Uniforme
Axé sur le meilleur rapport qualité-prix
Ayez les bons outils! www.oaa.on.ca
Le défi de l’exécution de projets
RESPECT DES
DÉLAISRESPONSABILITÉ
FINANCIÈRE
QUALITÉ ETINNOVATION
BESOINS SOCIÉTAU
XLe triangle magique
Comment obtenir :• Les experts-conseils qui conviennent à la tâche?
• Des économies durables grâce à la réduction des coûts du cycle de vie?
• Une exécution de projet qui respecte les délais?
• Qualité et durabilité?
• Innovation et valeur ajoutée?
• Une meilleure qualité de vie sur les plans économique, social et environnemental?
• La confiance des contribuables?
Possibilité d’améliorer les résultats
Temps
Niv
eau
d’ in
flu
en
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Construction
Conception
Fonctionnement et entretien
100 %
0 %
50 %
Coûts liés à la possibilité d’améliorer les résultats
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Coût
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Construction
Conception
Fonctionnement et entretien
Les documents d’approvisionnement de l’OAO – une source de pratiques exemplaires• Énoncé des qualifications
• Demande de propositions (DP)• Guide de sélection d’une société d’experts-
conseils en fonction de la qualité• Guide aidant à déterminer les honoraires
appropriés pour les services d’un architecte• Document 600 de l’OAO, 2008 – Standard
Form of Contract for Architect’s Services (Contrat type pour les services d’un architecte)
Étape 1: Énoncé des qualifications• Faire un appel de déclaration d’intérêt auprès de
cabinets compétents;• Évaluer et préqualifier les architectes-conseils;• Établir la liste restreinte des cabinets qui
passeront à l’étape de la DP.
• Détails préliminaires du projet• Conditions du marché• Précisions sur les exigences relatives à la
présentation de l’énoncé• Critères relatifs à l’énoncé et à son évaluation• Précisions sur le processus d’évaluation
Contenu de l’énoncé des qualifications
Étape 2 : Demande de propositions (DP)
• Il s’agit d’un document d’appel d’offres de services d’experts-conseils en architecture.
• Les détails de la DP varient d’un projet à l’autre.
• Le contenu et la structure de la DP dépendent entièrement du type de services demandés.
• L’OAO a créé des modèles de documents simples d’utilisation à l’intention des agents d’approvisionnement.
Contenu d’une demande de propositions• Détails du projet• Conditions associées à l’étape de la DP• Précisions sur les exigences relatives à la
présentation de la DP• Critères relatifs à la DP et à son évaluation• Précisions sur le processus d’évaluation
L’étendue des services – Visez juste dès le début
Le processus de sélection en fonction de la qualité
• Les proposants se font concurrence sur la base de leurs qualifications et de leur compréhension des besoins du client;
• Le client évalue et classe les propositions : choix du meilleur service permettant de réaliser les objectifs du projet;
• Le client rédige avec le proposant choisi un énoncé détaillé de la portée des travaux (y compris les biens livrables) qui couvre les objectifs du client;
• Des honoraires appropriés ainsi qu’un calendrier sont établis conformément aux objectifs du client.
Choisir une société d’experts-conseils• Guide faisant partie de la série des
« Meilleures pratiques » d’InfraGuide (juin 2006);
• Guide conçu par le secteur public, pour le secteur public;
• S’appuie sur des entrevues et des recherches poussées;
• « La pratique recommandée relativement à la sélection d’une société d’experts-conseils est un processus concurrentiel basé sur les compétences ».
Un guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte
• Document reconnu à l’échelle nationale, produit par l’Institut royal d’architecture du Canada (IRAC);
• A été mis au point afin d’aider les clients et les architectes à fixer des honoraires appropriés;
• Les projets d’architecture varient considérablement et la prestation de services a beaucoup évolué; les honoraires varient.
Les services d’architecture et d’ingénierie représentent un bon investissement
Architecture
Les inconvénients du choix de l’offre la plus faible
• Leurre le client en ce qui concerne les ressources – prestation de services minimaux;
• Pénalise les sociétés qui comprennent mieux les besoins des clients;
• Pénalise les sociétés qui anticipent avec justesse des complications ou qui proposent des innovations;
• Augmente les coûts du client (heures de travail du personnel et ressources).
Document 600 de l’OAO, 2008 – Contrat type pour les services d’un architecte• Équitable et équilibré;
• Conditions reconnues par l’industrie – efficience;
• Document convivial accessible sur le site Web de l’OAO;
• Calendriers permettant de repérer et de comprendre rapidement les services fournis;
• Document à jour, qui s’harmonise aux autres documents en usage.
Les pratiques exemplaires et leurs avantages pour le client
Le client peut compter sur :
• Une équipe qui convient à la tâche;
• Des calendriers et des budgets plus réalistes parce qu’ils reposent sur une description plus claire de l’étendue des services;
• Moins d’ordres de modification et moins de différends;
• De meilleures relations d’affaires entre le client, les experts-conseils, les entrepreneurs et les organismes externes;
• Un meilleur service, une qualité supérieure et une utilisation plus efficiente de l’argent des contribuables.
Documents d’approvisionnement de l’OAO
• Énoncé des qualifications• Demande de propositions•Guide de sélection d’une société d’experts-conseils en fonction de la qualité•Guide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte•Document 600 de l’OAO, 2008 :
Standard Form of Contract for Architect’s Services (Contrat type pour les services d’un architecte)•L’Association des ingénieurs-conseils du Canada a également créé une série de documents applicables à un éventail de projets de génie.
Ordre des architectes de l’Ontario111, Moatfield DriveToronto, ON M3B 3L6Tél. : [email protected]
www.oaa.on.ca
Intégrez cette trousse à votre stratégie d’approvisionnement… Il est important d’avoir un plan qui repose sur les meilleures pratiques de l’industrie, et l’OAO peut vous aider!