MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION

Agence Comptable Principale 1

MODERNISATION DE LA CHAÎNE MISSION

JOURNÉE D’ÉTUDES DES AGENTS COMPTABLES SECONDAIRES

20 ET 22 SEPTEMBRE 2005


LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Circulaire budgétaire du 1er août 2005

Projet de décret relatif au nouveau régime budgétaire, financier et comptable des EPST

Protocole de modernisation de la gestion administrative, comptable et financière du 10 février 2005

« La réglementation des frais de déplacement sera totalement modifiéeau 1er janvier 2006…Un décret devrait paraître au cours du dernier trimestre 2005 ».

« Les PJ relatives au remboursement de frais occasionnés par les déplacements des personnels sont conservées par l’ordonnateur qui les tient à la disposition de l’agent comptable ».

Impliquer les directeurs d’unité dans la vérification des PJRationaliser les demandes de PJ Optimiser les contrôles entre les différents acteurs


LES ACTIONS MAJEURES

Simplifier les circuits et les procédures

Organiser et fiabiliser le contrôle et la conservation des justificatifs

Moderniser les pratiques la monétique le Comité National et l’ANR l’UPSACA


SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURES

Une simplification obtenue grâce à une meilleure répartition des rôles entre :

le directeur d’unité pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués

le délégué régional garant de la qualité d’ensemble du dispositif


LE DIRECTEUR D’UNITÉ : un gestionnaire à part entière

A ce titre, il est responsable de l’approbation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution, d’où :

la suppression des certificats administratifs : - établis pour justifier les discordances entre l’ordre de mission et l’état de frais ; - autorisant l’utilisation des moyens de transport, tels que le taxi, le véhicule personnel…

LA SIGNATURE DE L’ ETAT DE FRAIS PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ VAUTAPPROBATION DES CONDITIONS DE DÉROULEMENT DE LA MISSION

la conservation des justificatifs (factures d’hôtel, de taxi, de location de véhicule, justifications d’assurance, le cas échéant, factures de restaurant…)


Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de SS :Les indemnités ne sont pas prises en compte dans l’assiette des

cotisations SS dès lors que :l’indemnité de repas est < à 15 €l’indemnité de logement et petit déjeuner est < à :

54 € pour Paris 40 € pour la province

Au-delà, les montants versés peuvent être considérés comme des compléments de traitements

RÉGLEMENTATION SÉCURITÉ SOCIALE ET INDEMNISATION DES FRAIS PROFESSIONNELS


LE DÉLÉGUÉ RÉGIONAL : garant de la qualité d’ensemble du dispositif

A l’instar de ce qui se pratique déjà pour les autres dépenses en matière de certification du service fait et pour dégager le DR de tâches matérielles sans véritable valeur ajoutée :

L’obligation pour le délégué régional de signer le décompte liquidatif informatique (SIGOGNE) est supprimée.

La signature du délégué régional, accompagnée de la mention « pour valoir certification du service fait et ordre de payer » sur le seul bordereau de mandat suffit.


EN RÉSUMÉ

SEULE PIÈCE A TRANSMETTRE SYSTÉMATIQEMENT AU COMPTABLE :

“L’OM - ÉTAT DE FRAIS” SIGNÉ DU MISSIONNAIRE ET CERTIFIÉ PAR LE DIRECTEUR D’UNITÉ


QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (1/2)

AVANT MAINTENANT

Pièces à joindre au comptable :

- document « OM- état de frais » ;

- certificat administratif autorisant et motivant le recours au taxi ;

- facture de taxi

Pièces à joindre au comptable : - document « OM- état de frais » La signature de l’état de frais (qui fait état, bien entendu, des frais de taxi) par le directeur d’unité vaut accord sur le recours au taxi et sur les motifs de son utilisation

Pièce à conserver par le DU : facture de taxi

Cas n° 1

Ordre de mission incomplet : frais de taxi non prévus initialement


QUELQUES EXEMPLES CONCRETS (2/2)

AVANT MAINTENANT

Pièces à joindre au comptable :

- document « OM- état de frais » ;

- autorisation préalable d’utilisation du véhicule personnel ou de location;

- facture du loueur (si véhicule de location)

Pièces à conserver par le DUJustificatif d’assurance

Pièces à joindre au comptable:

- document « OM- état de frais » Dès lors que l’état de frais visé du DU prévoit ce mode de transport, cela implique ipso facto que l’utilisation du véhicule personnel ou de location est autorisé. De plus, le DU atteste, par sa certification, que les conditions d’utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location prévues par les textes sont respectées.

Pièces à conserver par le DU :

Justificatif d’assurance

facture du loueur (si véhicule de location)

Cas n°2

Utilisation du véhicule personnel ou du véhicule de location


Le comptable est responsable de la qualité et de la fiabilité de la dépense publique

ORGANISER LES CONTRÔLES

LE COMPTABLE DÉFINIT LES MODALITÉS DU CONTRÔLE À ORGANISER

Il s’agit de mettre en place un dispositif de contrôle :

- plus responsabilisant et plus motivant

- se traduisant par des engagements réciproques DR / labo

In fine, induire une relation “GAGNANT-GAGNANT”


LE PRÉALABLE : une charte de partenariat entre le laboratoire et la délégation

Pour définir les obligations réciproques des partiesau niveau de la délégation :

mettre en place les mesures de simplifications’engager sur une réduction des délais de paiementformer les gestionnaires et mettre à disposition la documentation nécessaireinformer le laboratoire des anomalies constatées

au niveau du laboratoire :définir et mettre en place un dispositif de classement et de conservation des PJ se conformer aux dispositions réglementairesinformer la DR de tout changement significatif dans l’organisation définie ou

dans l’organigramme fonctionnelmettre en œuvre tout plan d’action suite à la détection d’anomalies


Deux niveaux de contrôles :1er niveau : contrôle lors de la saisie de l’état de frais

présence des signatures du DU et du missionnaireabsence d’opposition à paiement

2ème niveau : contrôle a posteriori au vu des PJsur la base d’un échantillon (fourchette de 2 à 10% des factures)

Par exemple : contrôle personnalisé par missionnaire contrôle des missions dont le coût est > au coût moyen des missions du

laboratoire) etc.privilégier un contrôle sur place

LE DISPOSITIF DE CONTRÔLE


D’un point de vue pratique, au sein de chaque DR :identifier la ou les personne(s) chargée(s) du contrôle internetenir un dossier comprenant, notamment :

les modalités du contrôle mis en placela charte signée entre les partiesles actions de formations menées auprès des gestionnairesle rapport d’auditle reporting du contrôle interne :

plan d’actions du laboratoire et de la DR suites données et résultats enregistrés

ORGANISER LE CONTRÔLE INTERNE


Délégué régionalAgent comptable

Agent missionnaireGestionnaire

Directeur d’unité

nonobservationsétat de frais

Plus de certificat administratif à établir

OM Approbation= signature

OM approuvé

Avant le départ en mission

Au retour de la mission

OM état de fraisjustifications

Approbation écarts

état de frais/OM

rectification de l’état de frais

documentOM/ état de frais

état liquidatif(sigogne)

signatures

bordereau de mandat

signature du DR

état de frais à compléter

oui

oui

état de frais régularisé

Les pièces justificativessont conservées par le DU

état de frais: - non signé ou signé par une personne non habilitée - incomplet (cases non cochées)

CHARTE DE PARTENARIAT

oui

non

Contrôle de 1er niveau

Contrôle de 2ème niveau


CALENDRIER

Démarrage au 1er janvier 2006

Communiquer à l’ACP, pour cette date, les plans de contrôle définis au sein de chaque délégation


MODERNISER LES PRATIQUES

1. L’UTILISATION DE LA MONÉTIQUE généralisation de la carte bancaire à toutes les DR

Objectifs :Objectifs : pour les ACS : payer directement les achats à distance (notamment les

inscriptions aux colloques) pour les agents : pas d’avance de fonds

généralisation de la carte affaires au cours de l’année 2006 Objectifs :Objectifs :

faciliter la vie quotidienne du chercheur et réduire le nombre d’avances sur mission

expérimentation de la carte d’achat Objectifs :Objectifs :

simplifier le processus de commande et de paiement des achats de faible enjeu

d’une manière générale, expérimenter toutes les formules susceptibles de simplifier le remboursement des frais de déplacement


2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL (1/2)

Objectifs : Le remboursement aux frais réels des nuitées (hôtel et petit déjeuner) en

référence à une norme de qualité d’hôtel correspondant aux « deux étoiles NN »

Une expérimentation circonscrite au Comité National Pourquoi?

les membres du CN ne reçoivent aucune indemnisation une population limitée et parfaitement identifiée

pour un remboursement des nuitées d’hôtel et petit déjeuner aux frais réels

Conditions favorables :• pour mener une expérimentation • pour établir un bilan à remettre au ministre du Budget


2. L’EXPÉRIMENTATION DU COMITÉ NATIONAL : RAPPEL TECHNIQUE (2/2) Le dispositif concerne les missions CAC signées par

le secrétaire général du CN, comportant les codes « équipes » 90 ou 91

Base de remboursement : hôtels « deux étoiles NN », dans la limite maximale de

100 € par nuit (nuitée, petit déjeuner et taxe de séjour)si facture > à ce montant, remboursement sur la base

forfaitaire de droit communexemples :

Facture de 90 € : remboursement nuitée = 90 € Facture de 110 € : remboursement nuitée = 53,36 €


3. ANR : FRAIS DE DÉPLACEMENT DES

EXPERTS

Dans l’attente de l’entrée en vigueur des nouveaux textes, le GIP ANR a sollicité une dérogation auprès du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie afin que les experts soient indemnisés sur la base de la réglementation des 5/3 du taux de l’indemnité journalière, à savoir :

- 130 € par jour, pour un déplacement en Ile de France

- 114 € par jour, pour un déplacement en province


4. PROJET UPSACA

Conclure un marché national avec une agence de voyage, visant à :permettre l’accès à un portail de réservation en ligne des titres

de transport et des nuitées d’hôtels en Franceoptimiser la politique d’achats identifier le meilleur rapport qualité/prixoffrir une véritable prestation de service aux chercheurs


CONCLUSION : une première étape…

Une démarche de simplification à poursuivre en permanence, notamment dans le cadre du projet BFC

Exemples :

• ordre de mission électronique

• saisie directe des états de frais dans le système d’informations par le missionnaire

• mise en place de circuits de validation électroniques (workflow)

• suppression du mandatement

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