Upload
safaa-moustati
View
3.187
Download
62
Embed Size (px)
Citation preview
ROYAUME DU MAROC
OFPPTOffice de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail Institut Suprieur de Gestion et de l'Informatique
RESUME THEORIQUE & GUIDE DE TRAVAUX PRATIQUESLOGICIEL DE GESTION COMMERCIALE ET COMPTABLE:
MODULE N:
SEQUENCE 1: LOGICIEL DE COMPTABILITE
SECTEUR : TERTIAIRE SPECIALITE : GESTION DES ENTREPRISES NIVEAU : TECHNICIEN SPECIALISE PREPARE PAR : M. ARDY MOHAMED
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
1
SOMMAIREChapitre 1: PRESENTATION GENERALEA- Prsentation du logiciel B- Installation de logiciel B1- linstallation via le panneau de configuration. B2- linstallation via le poste de travail. C- Lancement de programme Page 6 6 7 7 8 9
Chapitre 2: MISE EN PLACE DUN NOUVEAU DOSSIER COMPTABLE Le volet Identification Le volet initialisation Le volet Contacts. Le volet paramtres A- Cration du fichier et options gnrales B- Protection du fichier comptable
11 13 14 16 16 23 27 27 27 32 36 41 41 44 45 47 47 49 52 55 57 57 57 58 59 59 61
Chapitre 3: POUR UNE SAISIE MANUELLEA- Paramtrage des structures comptables ncessaires A1- Structure comptable A2- Codes journaux A3- Plan tiers B- Saisie manuelle des oprations comptables B1- Gnralits B2- Exemples dcritures comptables : B3- Les oprations possibles sur les journaux
Chapitre 4: EDITION DES ETATSA- Edition des journaux B- Edition du grand livre C- Edition de la balance des comptes D- Etude de cas
Chapitre 5: POUR UNE SAISIE AUTOMATISEEA- Libelles des critures A1-Cration des libelles A2-Appel dun libell lors de la saisie B- Les taux de TVA B1- Cration des taux de taxes B2- Calcul automatique de la TVA lors de la saisie
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
2
C- Modles de saisie C1- Cration des modles de saisie C2- Appel dun modle lors de la saisie des critures
62 63 66 68 68 68 70 72 72 73 77 78 80 82 84
Chapitre 6: AUTRES FONCTIONS A EXPLORERA- Interrogation et lettrage dun compte A1-Interrogation des comptes gnraux A2-Interrogation des comptes tiers B- Rapprochement bancaire manuel B1-Prsentation B2- Dmarche C- Procdure de fin dexercice C1-Gnration des -nouveaux : C2-Ouverture de lexercice suivant D- Fusion des structures comptables
ETUDES DE CAS
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
3
MODULE :
LOGICIEL DE GESTION: SAARI COMPTABILITEDure : 100 heures 06% : thorique 94% : pratique OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT
COMPORTEMENT ATTENDU Pour dmontrer sa comptence, le stagiaire doit pratiquer le logiciel de comptabilit, selon les conditions, les critres et les prcisions qui suivent CONDITIONS DEVALUATION Individuellement. A partir des consignes du formateur, tudes de cas, ouvrages de comptabilit, manuels de rfrence, simulations. A laide de : pices et documents commerciaux, plan comptable, Calculatrice, CD fiscal, micro- ordinateur, logiciels : comptabilit, gestion des immobilisations, gestion commerciale, imprimante. Utilisation approprie des commandes. Exactitudes des calculs. Respect des principes comptables. Rapidit dexcution. Vrification approprie du travail. Respect du temps allou
CRITERES GENERAUX DE PERFORMANCE
OBJECTIF OPERATIONNEL DE PREMIER NIVEAU DE COMPORTEMENT PRECISIONS SUR LE CRITERES PARTICULIERS DE PERFORMANCE COMPORTEMENT ATTENDU A. Utiliser un logiciel de Cration du fichier comptable. comptabilit Qualit du paramtrage de la structure comptable : Plans comptable, tiers et analytique ; Codes journaux ; Les taux de taxes ; Les banques ; Les modles ; Les libells. Saisies des critures comptables et analytiques dans les journaux appropris. Rapprochement bancaire Utilisation de linterrogation et le lettrage. Edition des tats comptables. Enregistrement du dossier. Cration dun nouveau dossier en fusionnant les structures partir dun dossier existant.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
4
OBJECTIFS OPERATIONNELS DE SECOND NIVEAU
LE STAGIAIRE DOIT MAITRISER LES SAVOIRS, SAVOIR-FAIRE, SAVOIR-PERCEVOIR OU SAVOIRETRE JUGES PREALABLES AUX APPRENTISSAGES DIRECTEMENT REQUIS POUR LATTEINTE DE LOBJECTIF DE PREMIER NIVEAU, TELS QUE :
Avant dutiliser un logiciel de comptabilit (A) : 1. Installer le logiciel 2. Afficher et masquer les barres doutils 3. Crer des barres doutils personnalises
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
5
Chapitre 1: PRESENTATION GENERALEA) PRESENTATION DU LOGICIELLa comptabilit 100 appartient la famille des programmes de gestion de Sage Ligne 100 avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire TELBAC. La comptabilit 100 de la gamme SAARI est le logiciel de comptabilit qui ralise toutes les oprations comptables de la plus simple la plus complexe. Elle constitue le cur de la gamme autour du quelle tous les produits de la gamme sarticulent. Ainsi, les produits de la gamme : la Gestion commerciale 100, La gestion des immobilisations 100 et les Moyens de paiement 100, souvrent et sintgrent directement avec la comptabilit 100. Dans le cas o lutilisateur possderait simultanment la comptabilit et la gestion commerciale, il peut lier troitement le fichier comptable et le fichier commercial dont certaines informations seront directement utilises par la gestion et viteront toute conversion lors des transferts comptables en fin de priodes. La mme gestion peut tre adopte avec les logiciels de gestion, dimmobilisations et de moyens de paiements. Sage Comptabilit 100 ralise les oprations comptables suivantes : Cration dun plan comptable ; Gestion de la comptabilit gnrale ; Gestion de la comptabilit tiers ; Gestion de la comptabilit analytique et budgtaire ; Gestion du reporting ; Gestion des devises ; Rglements des tiers, relances clients et relevs tiers ; Rapprochement bancaire ; Transfert de donnes vers dautres logiciels et communication; Recherche d'critures ; Gestion d'critures d'abonnement ; Edition des tats comptables ; Dclaration de TVA. Les programmes sont dclins en plusieurs versions : 100, 100 Pack et 100 Pack +. Ce modeste support sera destin la formation de la ligne 100 Pack plus pour PME-PMI.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
6
B) INSTALLATION DU LOGICIELComme tout logiciel, la comptabilit 100 peut tre installe : A partir du poste de travail Ou A laide du panneau de configuration B1) Linstallation via le panneau de configuration. Pour raliser linstallation partir du panneau de configuration, effectuer les manuvres suivants : 1. Cliquer sur le bouton Dmarrer ; 2. Dans la liste qui saffiche, cliquer sur Panneau de configuration puis sur licne Ajouter de nouveaux programmes ; 3. Double-cliquer sur . Une fentre souvre. Cliquer sur le bouton
Suivant puis sur Parcourir pour slectionner le lecteur appropri ; 4. Si linstallation du programme se fait partir dun CD contenant tous les produits de la gamme et dans la liste des programmes propose, cocher lapplication comptabilit 100 V13 (ventuellement cocher aussi Manuels lectroniques pour installer celui concernant le programme) ; 5. Cliquer sur le fichier dinstallation Setup.exe ; 6. Slectionner un dossier o lassistant placera les fichiers. Si non cliquer sur suivant ; 7. Saisir la cl dauthenticit (3 cases) ; 8. Slectionner le type dinstallation installer et cliquer sur suivant :
Typique : mode usuel. Tous les fichiers du programme sont installs Compacte : ninstalle que les fichiers du programme. Le jeu dessai et les modles de mise en page ne le sont pas. Personnalise : choisir les fichiers installer
9. Le programme dinstallation cre ainsi des raccourcis pour le programme comptabilit, le programme maintenance et le fichier dexemple. 10. A la fin de linstallation un message prvient de son accomplissement. 11. Lancer, alors le programme.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
7
B2) Linstallation via le poste de travail. Pour linstaller partir du poste de travail, suivre les tapes suivantes : 1. Insrer le CD dinstallation dans le lecteur CD ; 2. Double cliquer sur le poste de travail puis sur le lecteur CD ; 3. Double cliquer sur le fichier SETUP.exe ; 4. Cliquer sur le bouton suivant la fentre bienvenue ; 5. Slectionner lapplication comptabilit 100 V parmi la liste des applications de la gamme, puis cliquer sur le bouton suivant 6. Slection (ou laisser par dfaut) le dossier ou les fichiers seront placs, puis cliquer sur suivant ; 7. Saisir la cl dauthenticit puis cliquer sur suivant ; 8. Suivre les instructions jusqu lachvement de linstallation.
C) LANCEMENT DE PROGRAMMEPour lancer le programme : 1. Cliquer sur le bouton Dmarrer puis ouvrir le menu programmes. 2. Reprer le groupe Sage 3. Dans le sous-groupe propos, cliquer sur Comptabilit 100:
Lespace de travail du programme apparat alors. Il comporte des barres horizontales. Il sagit des barres doutils : Standard :
De navigation :
Ces barres doutils jouent un rle important dans la quasi-totalit des commandes du programme. Lutilit de chaque bouton sera apprcie tout au long de la dcouverte du programme.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
8
Ces barres doutils peuvent tre affiches, masques ou modifies laide la commande Personnaliser l'interface du menu Fentre
Lespace de travail du programme comporte aussi une barre verticale qui rassemble des boutons permettant de lancer les fonctions les plus courantes du programme.
Cette barre verticale peut tre affiche ou masques laide la commande Barre verticale du menu Fentre.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
9
Pour quitter le programme, slectionner la commande Quitter du menu Fichier
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
10
Chapitre 2: MISE EN PLACE DUN NOUVEAU DOSSIER COMPTABLEA- CREATION DU FICHIER ET OPTIONS GENERALESAprs avoir lanc le programme, excuter la commande Nouveau du menu Fichier. Cette commande nest accessible que si aucun fichier nest ouvert. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Nouveau fichier Standard. Ou CTRL + N ou ALT + F puis N. de la barre doutils
Important: Pour une cration manuelle du fichier comptable, veiller dsactiver le mode assistant du menu fentre:
Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande : Fichier / Nouveau, c'est--dire lorsque la commande Fentre / Mode assistant est dsactive:
ETAPE 1: Le programme propose tout d'abord d'enregistrer le nom et l'emplacement de stockage du nouveau fichier comptable.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
11
Enregistrer dans: indiquer le dossier ou sera stocker le nouveau fichier. Nom : Indiquer le nom du fichier comptable crer. Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension .MAE. Celle-ci est automatiquement ajoute au nom que vous donnez au fichier lors de sa cration. Il n'est donc pas ncessaire de la saisir. Capacit en Ko: Par dfaut, la taille d'un nouveau fichier est fixe 1000 Ko, ce qui ne permet que la saisie des informations de base (options, journaux, quelques comptes). En fonction de la place disponible dans les fichiers, le programme procde de manire automatique l'agrandissement des fichiers de travail. Chaque agrandissement s'effectue par tranche de 100 Ko. Pour optimiser les temps de saisie, il est conseill de donner au nouveau fichier une taille suffisante. La cration du fichier est lance lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer ou par validation. ETAPE 2: Le programme propose ensuite la fentre Cration de l'exercice:
Date dbut / Date fin dexercice : Enregistrer les dates limites de l'exercice comptable. Si les dates proposes ne conviennent pas, placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaites. Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles. Un exercice comptable est limit 36 mois. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs) Longueur dun compte : Ces zones permettent de dfinir la longueur des comptes utiliss en saisie. Renseigner la zone par 0 (zro) pour que le programme accepte des longueurs de comptes diffrentes. Aprs la cration du premier compte, ces longueurs ne sont plus modifiables. Il ne sera pas non plus possible de revenir dune longueur flottante une longueur fixe. Cliquer sur le bouton OK pour poursuivre la cration. Ou annuler pour abandonner le traitement. ETAPE 3: La fiche d'identification de l'entreprise apparat alors. Elle permet de consulter et modifier les paramtres de la socit. Les paramtres dune socit sont enregistrs sur 9 volets accessibles par des onglets. Pour ouvrir un volet, un simple clic sur son onglet suffit.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
12
a) Le volet Identification : Il regroupe les coordonnes de la socit.
Les diffrentes zones dont se compose ce volet ont les rles suivants. Raison sociale : Zone permettant l'enregistrement de la raison sociale de la socit. Cette information est obligatoire. Activit : Zone destine prciser l'activit de la socit. Adresse complte : Enregistrer l'adresse complte de la socit sur les zones Adresse, Complment, Code postal, Bureau distributeur - Ville, Code rgion - Rgion et Pays. Commentaire : Zone destine la saisie dinformations diverses. Tlcommunication : L'encadr Tlcommunication est compos de quatre lments : Tlphone, Tlcopie, E-mail et Site. Les boutons en regard des zones E-mail et Site permettent respectivement denvoyer un message ladresse indique et de se connecter au site mentionn.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
13
b) le volet initialisation
Il permet : de dterminer la devise dans laquelle est tenue la comptabilit, ainsi que la devise dquivalence, de modifier les dates de lexercice comptable et la longueur des comptes, denregistrer le format des montants et des quantits, de paramtrer le mode de gestion des budgets (par compte gnral ou section analytique) Monnaie de tenue de comptabilit : Cet encadr permet de dfinir toutes les caractristiques de la devise utilise pour tenir la comptabilit. Intitul : permet d'indiquer dans cette zone l'intitul de la monnaie de tenue de comptabilit, c'est--dire la devise d'expression des valeurs montaires de la comptabilit. Elle est obligatoire. Au moment de la conversion des bases comptables, si aucune devise n'existe dans la liste, la devise compte est cre par dfaut. Il est recommand de la modifier en indiquant la monnaie locale. Lors de la cration d'un dossier, il est impossible de refermer la fentre A propos de... ou de passer un autre volet tant que cette devise n'est pas dfinie. La modification de la monnaie de tenue de comptabilit ne peut tre envisage qu'en respectant la cohrence des formats. Le remplacement de la monnaie de tenue de comptabilit ne peut se faire que par une autre devise ayant un format identique, savoir un nombre identique ou suprieur de dcimales. Unit: Cette zone reprend l'unit de la devise slectionne, si celle-ci existe dans la table des devises. Sous-unit : Cette zone reprend la sous unit de la devise slectionne. Format montant: Cette zone reprend le format de la devise slectionne, si celle-ci existe dans la table des devises. Dans le cas contraire, vous pouvez dfinir le format de la monnaie de tenue de comptabilit. Ce format est utilis en saisie des journaux et lors des impressions dans les colonnes Dbit et Crdit. Le signe # remplace n'importe quel chiffre. Les chiffres I.S.G.I Casablanca Mohamed ARDY [email protected]
14
non significatifs ne sont pas imprims. Un 0 force l'impression d'un chiffre (quelconque) la position o il se trouve. Le format par dfaut est # ##0,00. La zone accepte jusqu' 31 caractres (dont 4 dcimales), chiffres, lettres ou signes de ponctuation. Devise d'quivalence: Cette zone est initialise par dfaut la valeur Aucune. Cependant, la zone liste droulante permet de slectionner une autre devise qui servira dans les calculs d'quivalence. Cette devise d'quivalence permet : d'utiliser l'inverseur (affichage des valeurs l'cran en devise d'quivalence) de rgler les paramtres permettant la gestion automatique des carts de conversion d'quilibrer les critures en export / import si la devise exporte ou stocke dans le fichier d'import est la devise d'quivalence Si aucune devise n'est affecte la devise d'quivalence, l'accs l'Inverseur n'est pas autoris. Application des normes IFRS: Cette case sera coche dans le cas o la socit est concerne par les normes internationales de tenue de la comptabilit IAS/IFRS. Si la socit n'est pas concerne, cas des entreprises n'ayant ni filiale ni maison mre l'tranger, il est conseill de ne pas cocher cette case. Toutes les zones concernant l'IFRS seront ainsi masques l'utilisateur et les fentres de saisie et d'affichage seront plus claires. Si cette case est coche, elle rendra disponible non seulement la zone qui suit, Exercice / Date dbut / Date fin : Le programme rappelle les dates de l'exercice saisies lors de la cration du fichier comptable. Vous pouvez modifier ces dates. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparations). Lorsqu'il existe plusieurs exercices: le fichier, seules la date dbut du premier exercice et la date fin du dernier sont modifiables. Le programme accepte la saisie d'un exercice comptable " cheval" sur deux annes civiles. Changement d'exercice. : Lorsqu'un fichier comptable comporte plusieurs exercices, le menu Fentre en prsente la liste. Vous pouvez ainsi slectionner celui sur lequel vous dsirez travailler. La slection d'un de ces exercices modifie instantanment l'exercice affich dans la prsente fentre. Un changement d'exercice referme automatiquement les fentres des commandes du menu Traitement (en enregistrant les valeurs saisies). Les exercices clturs sont prcds d'un cadenas ferm. Longueur d'un compte: Les longueurs affiches ont t enregistres lors de la cration de la socit. Vous pouvez les modifier si aucun compte n'a t cr. Il ne sera pas possible de revenir d'une longueur flottante une longueur fixe. Vous pouvez demander une longueur de comptes fixe : de 3 13 caractres. Format Quantit: Ce format est utilis en saisie des journaux, dans la colonne Quantit. Son utilisation est similaire celle de la zone Format montant. Gestion des budgets: Cette zone permet de demander une gestion des budgets par compte gnral ou section analytique. La zone a liste droulante propose trois options: Aucune : le programme ne permet pas la saisie de budgets ni sur les fiches des comptes, ni sur les fiches des sections analytiques. L'accs aux fiches de saisie correspondantes est impossible Axe analytique : des budgets peuvent tre enregistrs sur chaque fiche de section analytique. Un volet Budgets sera alors disponible, Axe gnral : des budgets peuvent tre enregistrs sur chaque fiche de compte gnral. Un volet Budgets sera alors disponible. I.S.G.I Casablanca Mohamed ARDY [email protected]
15
Aprs la saisie du premier budget, cette zone n'est plus modifiable. Quelle que soit l'option slectionne, vous avez toujours la possibilit de saisir des dotations sur les postes budgtaires. c) Le volet Contacts. Ce volet regroupe les diffrents contacts dont le nombre est illimit. Les contacts dj dfinis sont prsents dans une liste spcifiant : nom, fonction, numros de tlphone fixe et portable ainsi que tlcopie de chacun. Les zones renseigner sont les suivantes : Nom : Zone permettant lenregistrement du nom du contact. Prnom : Zone permettant lenregistrement du prnom du contact. Service : Zone liste droulante reprenant les noms des contacts dfinis dans A propos de / Options / Service des contacts. Fonction : Zone permettant lenregistrement de la fonction du contact. Tlcommunication : La zone est compose de cinq lments : Tlphone, Portable, Tlcopie et E-mail. Le bouton en regard de la zone E-mail permet denvoyer un message ladresse indique. d) le volet paramtres Il permet de : de grer les numros de pices, prciser les comptes de rsultat de l'exercice de dfinir le journal des -nouveaux et les comptes concerns, de dterminer les registres grs par la socit, dadapter le programme vos habitudes de travail ainsi qu votre activit (dlai client maximum, validation en saisie, saisie cabinet comptable ...), De dfinir le mode de gestion de la TVA sur encaissements.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
16
e) Volet options Ce volet regroupe les informations gnrales quil est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de comptabilit. Pour y accder, dans le menu fichier , cliquer sur la commande : A propos de. Ensuite double cliquer sur longlet options :
La liste des options est classe par ordre alphabtique dintitul. Cette premire liste est fixe, on ne peut ni ajouter, ni supprimer ou modifier les lments contenus. Dplacer le curseur dans cette liste au moyen des touches BAS ou HAUT. Pour descendre dans la hirarchie des options, cliquer deux fois sur loption retenue. La liste des sous-options vous est alors propose. Les options paramtrables sont : Les champs statistiques tiers: ils sont utiliss pour raliser des slections lors des impressions. Ils sont dfinis sur deux niveaux : un premier servant lenregistrement des intituls des champs et un deuxime servant leur numration. Le nombre dintituls de champs est limit 10 (de 35 caractres maximums) mais celui des numrs est illimit. Les champs statistiques sont utiliss dans : les comptes de tiers, volet Complment, pour leur affectation lun de ces champs, les postes budgtaires, Ldition de certains tats Statistiques tiers. Les codes risque: Cette option permet denregistrer les codes risque qui seront associs chaque client. Un code risque reflte la solvabilit ou linsolvabilit potentielle dun client. 10 codes risque peuvent tre enregistrs, chacun tant associ une action. Chaque client se verra appliquer laction du code risque qui lui est rattach.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
17
Les devises: cette option permet de pr enregistrer les donnes relatives aux devises utilises lors des transactions avec vos clients et fournisseurs. Les filtres de rvision: cette option est accessible uniquement si un fichier expert est ouvert. Les informations libres: Cette option permet dajouter des informations complmentaires personnalises sur les fiches des comptes gnraux, des comptes de tiers, des sections analytiques et des critures gnrales. Si des informations libres sont paramtres pour un fichier, un volet de saisie supplmentaire, Information libre, apparatra pour la commande considre (Plan comptable, Plan analytique ou Plan tiers du menu Structure et Saisie des journaux du menu Traitement. Les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection : dans la commande Rechercher, dans les formats de slection des impressions, dans les formats de slection des exportations de donnes, dans lidentification des objets de mise en page. Les modes de rglement: Le programme permet de saisir jusqu' 30 modes de rglement de 35 caractres alphanumriques : les comptes de tiers pour prciser leur mode habituel de rglement, lenregistrement des rglements tiers pour prslection dun mode de rglement, les modles de rglements, l'enregistrement d'une ligne d'criture. Les motifs de rejet: ils codifient les diffrents cas de rejet des oprations bancaires. Les natures de compte: Cette option permet de dfinir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numros de comptes. Ainsi, en cration de compte, le programme affecte automatiquement la nature du compte en fonction de son numro. De plus, en saisie des journaux, le programme contrle la cohrence des critures. Il suffit de cliquer sur la ligne de la nature de compte dfinir pour saisir la fourchette de numros de comptes correspondants.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
18
Fourchette de compte : De / : Ces 2 zones obligatoires de 35 caractres alphanumriques permettent de dfinir l'intervalle de compte. Options par dfaut : Ensemble de 7 cases cocher et de 2 listes droulantes accessibles aprs la dfinition de la fourchette de compte. Ces options sont par dfaut appliques en cration d'un nouveau compte gnral appartenant cet intervalle de compte : Regroupement : si cette case est coche, le dtail des critures enregistres sur le compte pourra, la demande de l'utilisateur, tre regroup sur le grand livre ; Saisie analytique : Cette option dtermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte ; Saisie de l'chance : si cette case est coche, il sera ncessaire de saisir une date dchance lorsque ce compte sera appel dans un journal ou dans une pice comptable ; Saisie de la quantit : cette option autorise ou non la saisie des quantits dans la colonne prvue cet effet ; Saisie en devise : cette option rend possible ou non la saisie dcritures en devises sur le compte concern ; Lettrage automatique : cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question grce la fonction Lettrage automatique de la commande Interrogation et Lettrage ; Saisie compte tiers : si cette case est coche, et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le programme obligera la saisie d'un compte de tiers ; Report -nouveau : slectionner le mode de report des critures en fin dexercice, mettre en uvre lors des oprations de fin danne : Aucun : pas de report du solde ou des mouvements dtaills du compte ; choix adapt aux comptes de charges et de produits ne devant pas tre reports. Solde : seul le solde du compte est report sur lexercice suivant. Dtail : tous les mouvements non lettrs du compte sont reports en dtail sur lexercice suivant ; slectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront tre reports en dtail si vous avez pris soin de les lettrer. Les niveaux d'analyse: Les niveaux d'analyse seront utiliss pour les sections analytiques, et surtout pour les tats analytiques. Ils permettent dintroduire une classification des dpenses indpendante des plans et sections analytiques. Lorganisation: Les options de ce titre s'articulent sur deux niveaux. Elles permettent de paramtrer le caractre obligatoire et laffichage optionnel des informations des diffrentes fentres du menu Traitement. Le premier niveau affiche la liste des commandes dans lordre dans lequel elles apparaissent dans le menu Traitement :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
19
Le second niveau permet le paramtrage des colonnes que vous souhaitez voir pour la commande slectionne au premier niveau :
Une information peut revtir quatre statuts : Obligatoire pour lapplication : les informations prcdes dun cadenas sont obligatoires ; leur statut ne peut pas tre modifi par lutilisateur Obligatoire pour le fichier : les informations prcdes de ce signe ont t rendues obligatoires par lutilisateur ; leur statut peut tre modifi. Masque pour le fichier : les informations masques napparatront pas dans les fentres de la commande en cours de paramtrage ; leur statut peut tre modifi. Disponible pour le fichier : les colonnes pourront tre ponctuellement affiches ou masques grce la commande Fentre / Personnaliser la liste. Hormis les informations obligatoires pour lapplication, pour modifier le statut propos : slectionner la ligne de linformation, cliquer sur la case doption correspondante et valider par la touche ENTRE. I.S.G.I Casablanca Mohamed ARDY [email protected]
20
Les pays: cette option permet denregistrer les diffrents pays avec lesquels lentreprise est en relation. Les plans analytiques: un plan analytique regroupe un ensemble de sections analytiques. Le service des contacts: cette option permet de dfinir une liste de type de contact entirement paramtrable par l'utilisateur et donc adapte la structure de lE/se. La structure des banques: cette option correspond la codification des RIB et contrle de cl. Les types de tiers: ils permettent le rattachement des comptes gnraux aux comptes de tiers ou leur cration automatique (lorsqu'ils n'existent pas. Application Crer la socit 2TSGE dont les paramtres sont les suivants : Volet Zone Valeur Raison sociale 2TSGE Activit commerce et fabrique des meubles Adresse 20, hay Essalama Identification Complment prs du complexe Culturel Tlphone 0522 30 30 52 mail [email protected] Site www.2TSGE.com Intitul de la monnaie Dirham marocain Initialisation Unit Dh Sous unit Cm Prfrences Options par dfaut Soufiane Directeur gnral Contacts Manal Responsable commercial Mounib Comptable Options Taille Champs statistiques tiers Activit Zone valeur Petite Moyenne Grande Commerce Service Industrie Chque Espces Virement Traite De 311 315zzzzzzzz De 342 342zzzzzzzz De 441 441zzzzzzzz De 514 514zzzzzzzz De 516 516zzzzzzzz Par dfaut Par dfaut Compte : 3421 Compte : 4411
Mode de rglement
Intitul Stock Clients Fournisseurs Banque Caisse Charges produits Client Fournisseur
Nature de compte
Type tiers
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
21
B- PROTECTION DU FICHIER COMPTABLEPar dfaut, le programme est accs libre. Par dfaut, lensemble des commandes est accessible tous. Pour autoriser certains utilisateurs ne pas consulter ou renseigner que certaines fonctions, commandes ou volets, on peut utiliser la commande autorisation daccs du menu fichier
On peut aussi ouvrir cette commande en cliquant sur le bouton Autorisation daccs de la barre doutils Standard. Cette commande permet de limiter laccs par mot de passe aux commandes de votre choix pour dautres utilisateurs. Toutes les commandes utilises par le fichier de comptabilit peuvent tre protges individuellement lexception des commandes ci-dessous : Nouveau, Ouvrir, Fermer, Quitter, toutes les commandes du menu Edition, Toutes les commandes du menu Fentres. De plus, les commandes du menu Structure font lobjet dune protection particulire. Cette protection stend des fonctions paramtres divers endroits du programme. Aprs avoir excut la commande autorisation d'accs du menu fichier, la boite de dialogue suivante apparat:
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
22
Accs : Cette information est positionne par dfaut sur Mono-utilisateur. Elle ne concerne pas, proprement parler, la protection du fichier mais son fonctionnement en rseau. Si vous ne travaillez pas en rseau sur Sage Comptabilit 100, laissez-la sur Mono-utilisateur. Si vous travaillez en rseau, consultez la documentation fournie avec Sage Serveur 100. Si vous utilisez la comptabilit en rseau avec le serveur, paramtrez cette zone sur Multiutilisateurs. En tant qu'administrateur, ne laissez qu' vous seul la possibilit d'accder cette commande. Niveau : Pour autoriser certains utilisateurs ne consulter ou renseigner que certaines commandes ou interdire la suppression de leurs lments, il vous faut en premier lieu crer un niveau daccs puis lui affecter un mot de passe et enfin autoriser ce niveau daccs les commandes qui lui sont permises. Un niveau est propos par le programme, le niveau Administrateur. Il a accs toutes les commandes et ne peut tre supprim. Il na pas de mot de passe par dfaut. Un niveau daccs dont la dsignation et le mot de passe doivent tre saisis par ladministrateur (31 caractres alphanumriques pour la dsignation du niveau) est affect un utilisateur ou un groupe dutilisateurs pour lesquels il autorise lutilisation de certaines commandes ou bien seulement leur consultation ou encore il interdit la suppression des lments dj saisis. Pour crer un niveau : 1. cliquer sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation 2. lui affecter un mot de passe Pour supprimer un niveau : 1. slectionner-le en cliquant sur sa ligne 2. Cliquer sur le bouton Supprimer de la barre doutils Navigation. Mot de passe : Il se compose de quatre caractres alphanumriques au maximum. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. Il nexiste aucun mot de passe par dfaut. Les mots de passe affects chaque niveau doivent tre diffrents les uns des autres. Pour supprimer un mot de passe : 1. afficher dans sa zone en cliquant sur le niveau correspondant 2. Presser la touche RET. ARR. 3. Enregistrer cette modification en refermant la fentre. Pour modifier un mot de passe : 1. cliquer sur la ligne du niveau correspondant dans la liste, 2. taper un nouveau mot de passe par-dessus lancien 3. Cliquer sur le bouton Ajouter ou simplement refermer la fentre. Confirmation : Il se compose de 4 caractres alphanumriques maximums reprsents lcran par des *. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. Toute saisie dans la zone Mot de passe doit obligatoirement tre valide dans cette zone. Le non respecte de cette procdure dclenche un message dalerte. Fonctions : Cette liste prsente tous les menus et toutes les commandes qui peuvent tre protgs. A la suite des menus sont disposes toutes les commandes possdant des volets I.S.G.I Casablanca Mohamed ARDY [email protected]
23
que lon peut protger individuellement. Le maniement est identique pour les menus et pour les commandes. Prendre soin de vrifier que le niveau daccs auquel vous voulez autoriser ou interdire laccs certaines commandes soit bien slectionn dans la liste des niveaux avant deffectuer les paramtrages dans cette liste. Lorsque vous aurez prcis toutes les fonctions interdites ou autorises la consultation ou la saisie, refermez simplement la fentre. Ceci enregistre toutes les modifications. Pour ouvrir un menu ou une commande et avoir accs ses commandes ou ses volets, cliquer deux fois sur son nom ou sur le symbole qui le / la prcde. Agissez de la mme faon pour le / la refermer. Pour interdire laccs une commande, cliquer deux fois sur son nom. Le signe plus (+) qui la prcde se transforme alors en signe moins (-. Procder de faon similaire pour lautoriser nouveau. Une commande interdite apparat estompe dans son menu. Boutons Privilges : Certaines commandes des menus Fichier, Structure et Traitement peuvent tre saisies, modifies et / ou consultes. Elles comportent sur leur ligne un symbole qui peut prendre diffrentes formes. Lorsquune delles, les boutons Privilges deviennent actifs et utilisables. Il en est de mme pour les volets de certaines commandes. Les trois boutons Privilges portent les dsignations suivantes (de gauche droite) : Interdit en suppression, Interdit en criture, Interdit en lecture.
Application Crer les profils suivants : Niveau SOUFIANE MANAL Mot de passe Souf Mana Fonctions A propos de Plan comptable Saisie des journaux Saisie par lot actions Accs libre Interdit en criture Interdit en lecture Interdit en criture Interdit en criture
MALIKI
Malk
Nouvel exercice Clture de lexercice
Interdit en lecture Interdit en lecture
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY
24
Chapitre 3: POUR UNE SAISIE MANUELLEA- Paramtrage des structures comptables ncessairesIl sagit de crer la base comptable pouvant servir un traitement de base comptable ; saisie des oprations comptables et des autres traitements sans faire appel aux automatismes offerts par SAARI : Le dit paramtrage concerne notamment: La structure comptable Les tiers de lentreprise Les codes journaux
A1- Structure comptablePour ajouter un compte gnral : 1. Dans le menu structure , cliquer sur la commande plan comptable.
La fentre suivante apparat, ainsi :
2. Dans le menu dition , cliquer sur ajouter Ou cliquer sur le bouton ajouter de la barre de navigation
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 25
La boite de dialogue Compte gnral s'ouvre alors:
Numro de compte: permet d'enregistrer le numro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes gnraux ne peuvent porter le mme numro. Type: Le programme distingue deux types de comptes : Les comptes de type Dtail; Ce sont les comptes classiques servant l'enregistrement en dtail des critures. Pour ce type de compte, toutes les zones de la fentre sont saisissables. Les comptes de type Total; Ce sont les comptes servant la totalisation des comptes de dtail ayant mme racine. Seules les zones Numro, Type, Intitul, Classement, Saut de lignes / page et Nombre de ligne(s) sont disponibles. Toutes les autres sont estompes, marquant ainsi qu'elles sont inaccessibles. Intitul: Zone alphanumrique de 35 caractres dont la saisie est obligatoire. Elle prcise la dsignation du compte. Classement: Zone destine la saisie d'un code de 17 caractres alphanumriques. Celuici sert au classement et la recherche du compte Nature de compte: La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numro. Rappelons en effet que les natures de comptes sont cres sur le volet A propos de... / Options. A chaque nature de compte est associe une ou plusieurs fourchettes de numros de comptes. Report -nouveau: permet de slectionner le mode de report des critures en fin d'exercice, mettre en uvre lors des oprations de fin d'anne : Compte reporting: Les comptes reporting permettent d'obtenir une classification des mouvements dbit et crdit enregistrs, diffrente de celle des comptes gnraux, notamment pour la production d'tats Bilan/Compte de rsultat une socit mre (voir plus loin). Si vous saisissez un numro de compte non cr, le programme proposera sa cration lors de la fermeture de la fentre Compte.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 26
Compte tiers rattach: Le programme permet d'associer chaque compte gnral cr, un ou plusieurs comptes de tiers. Ils doivent tre crs dans le Plan tiers. Code taxe: Il est possible d'affecter un taux de taxe par dfaut pour les comptes de nature Charge et Produit. Cette gestion est trs utile si vous avez paramtr des subdivisions de comptes par taux. Le code taxe est alors automatiquement propos en saisie des journaux. Raccourci: Ce code permet d'appeler le compte correspondant lors de la saisie. Saut de Lignes / Page: permet de slectionner soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression du grand-livre des comptes et de la balance par exemple. Volet Bloc-notes - Compte gnral L'utilisateur exploite le bloc-notes sa guise. Il peut constituer un aide-mmoire spcifique chaque compte. Un bloc-notes peut contenir jusqu' 255 caractres libres. Volet Information libre - Compte gnral Si des informations libres ont t paramtres pour les comptes gnraux dans le volet Fichier / A propos de... / Options, ce volet permet d'ajouter la fiche compte des informations complmentaires personnalises. Les informations libres de type Valeur calcule sont repres dans la liste par une icne particulire. La saisie des informations libres est effectue sur la zone affiche en bas de la fentre. Validez ensuite par la touche ENTREE. Cette saisie n'a aucun caractre obligatoire. Les informations libres pourront tre utilises comme critre de slection dans : la commande Rechercher, les formats de slection des impressions, les formats de slection des exportations de donnes, l'identification des objets de mise en page. Pour supprimer une information, il suffit de la slectionner et de cliquer sur le bouton Supprimer de la barre d'outils Navigation. Vous pouvez galement l'afficher sur la zone de saisie et l'effacer par la touche RET.ARR. Volet Cumuls - Compte gnral Le volet Cumuls prsente le cumul des mouvements enregistrs sur le compte (dbits, crdits, soldes en devises).
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 27
Mouvements dans la devise: Cette zone vous permet de visualiser les cumuls dans n'importe quelle devise. Plusieurs possibilits sont proposes: Toutes (valeur par dfaut) : les cumuls de toutes les critures enregistres dans la base sont exprims dans la monnaie de tenue de comptabilit Aucune : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres en monnaie de tenue de comptabilit, c'est--dire avec la zone devise non renseigne. Devise : seuls apparaissent les cumuls des critures enregistres dans la devise slectionne. Le programme affiche, pour chaque priode (mensuelle) de l'exercice en cours, le total des mouvements dbiteurs et crditeurs enregistrs ainsi que les soldes correspondants. Les montants sont totaliss en bas de la fentre. Gestion des graphiques - Comptes gnraux : Le bouton Visualisation d'un graphique est disponible dans les fiches des comptes gnraux. Il permet l'affichage de graphiques correspondant aux valeurs statistiques affiches dans le volet Cumuls.
Application : Crer les comptes gnraux suivants : BILAN Numro Intitul 2332 Matriel et outillage 2340 Matriel de transport 2351 Matriel de bureau 2355 Matriel informatique ACTIF 3111 Marchandises 3421 Clients 345520 Etat TVA rcuprable 20% 345514 Etat TVA rcuprable 14% 345510 Etat TVA rcuprable 10% 345507 Etat TVA rcuprable 7% 5141BMCE Banque Marocaine de Commerce Extrieure 5161 Caisse 1186 Fournisseur dimmobilisations PASSIF 4411 Fournisseurs 445520 Etat TVA facture 20% CPC Numro Intitul 6111 Achat de marchandises 6121 Achat de matires premires 6125 Achat de fournitures de bureau 6131 Locations et charges locatives CHARGES 6142 Transports 6145 Frais postaux 6147 Services bancaires 6311 Intrts des emprunts et dettes 7111 Ventes de marchandises PRODUITS 7121 Ventes de produits finis 7127 Ventes de produits accessoires
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 28
Aprs avoir cre les comptes ci dessus, vous aurez la liste des comptes suivante :
Pour modifier un compte : Cliquer deux fois sur sa ligne dans la liste des comptes Pour supprimer un compte : Cliquer sur sa ligne puis sur le bouton Supprimer : Il nest pas possible de supprimer un compte mouvement sur lexercice en cours ou sur un autre exercice ou encore utilis dans une autre commande du menu Fichier ou Structure (par exemple, un compte utilis dans les Taux de taxes.
IMPORTANT : la cration des comptes sans faire appel au mode assistant ne peut se faire quaprs avoir dsactiv la commande mode assistant du menu fentre
A2- Codes journauxIl sagit de crer et paramtrer les journaux qui seront utiliss pour saisir les critures comptables dans le menu traitement. Pour ajouter code journal : 1. Dans le menu structure cliquer sur la commande Codes journaux
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 29
La fentre suivante apparat :
2. Dans le menu dition , cliquer sur ajouter.
Type : Slectionner le type du journal paramtrer. Il est impossible de modifier le type dun journal aprs sa cration. Cette information est obligatoire. Le type du journal dtermine le pr-positionnement automatique du curseur en saisie :
Achats : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Fournisseur ou Salari, dans la colonne dbit sil est de nature Charges. Ventes : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Produit. Trsorerie : le curseur se pr-positionne selon le sens du compte : crdit pour les comptes de nature Client et Produits, dbit pour les comptes de nature Fournisseur, Salari et Charges. Gnral : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits. Situation : le curseur se place dans la colonne crdit si le compte mouvement est de nature Amortissement ou Produits ; un journal de type Situation ne peut pas tre cltur ni compact.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 30
Code : Le code journal (6 caractres alphanumriques au maximum) sert de raccourci pour la recherche et laffectation du journal. Le programme fait la diffrence entre les majuscules et les minuscules. La saisie de ce code est obligatoire. Intitul : Zone alphanumrique pour lenregistrement obligatoire du titre du journal. Saisie analytique : Cette option autorise ou non les critures sur les sections analytiques pour le journal considr. Numrotation des pices : Slectionner le mode de numrotation souhait pour les pices enregistres dans le journal (par la commande Traitement / Saisie des journaux) : Manuelle : la saisie du numro de pice est laisse libre ; Continue par journal : le programme numrote automatiquement les pices, par journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur toutes les priodes de lexercice, par journal ; Continue pour le fichier : le programme numrote automatiquement les pices, par fichier comptable ; il incrmente le plus grand numro saisi, tous journaux confondus ; Mensuelle : le programme numrote automatiquement les pices louverture du journal ; il incrmente le plus grand numro saisi sur la priode en cours. Dans ce cas, le programme neffectue aucun contrle sur les numros qui pourraient avoir t saisis sur dautres priodes. Compte de trsorerie : Cette zone n'est active (non estompe) que si le journal est de type Gnral, Situation ou Trsorerie. Dans ce dernier cas, sa saisie est obligatoire. Hormis pour un journal de type Trsorerie pour lequel l'affectation d'un compte de contrepartie est obligatoire, il suffit de ne rien enregistrer dans cette zone. Contrepartie chaque ligne: Cette option n'est active que lorsque le journal est de type Trsorerie. Elle dtermine le mode d'enregistrement de la contrepartie (sur le compte En saisie des journaux, si la zone Contrepartie chaque ligne n'est pas coche, les critures de contrepartie apparaissent sur deux lignes : une pour les mouvements dbiteurs et une autre pour les mouvements crditeurs. Rapprochement : Cette option permet de demander spcifiquement le rapprochement des critures du journal slectionn. La zone liste droulante vous propose au choix : Aucun : ne permet pas de rapprocher les critures du journal Contrepartie : permet de rapprocher les critures selon la mthode habituelle du logiciel.
Trsorerie : permet de rapprocher les critures enregistres sur le compte de trsorerie, associ au code journal. Cette option ne peut tre slectionne que si l'option Contrepartie chaque ligne est coche.
Masquer les totaux: Cette option permet de masquer les cumuls des journaux l'ouverture pour les journaux de type Achat, Vente, Gnral et Situation. Mise en sommeil: Cette option permet d'empcher la saisie (dont la gnration automatique des critures), le lettrage, le rapprochement, l'import de donnes d'un autre logiciel et la mise jour des donnes partir d'un autre logiciel sur le journal slectionn.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 31
Application Crer les journaux suivants : Journaux Zones Type de journal Code Intitul Ventilation analytique Le compte de trsorerie En contre partie des rglements enregistrs Rapprochement Numrotation du Manuelle journal Manuelle Ventes Ventes VEN Ventes Non Achats Achats ACH Achats non Caisse Trsorerie CAIS Caisse Non 5161 Coche Pas de rapproch. Manuelle BMCE Trsorerie BMCE BMCE Non 5141BMCE Coche Compte de trsorerie Manuelle Manuelle Oprations diverses Gnral OD Oprations Diverses Non
Aprs avoir cre les journaux ci dessus, vous aurez la liste suivante :
A3- Plan tiersPour crer un tiers de lentreprise : 1. dans le menu structure , cliquer sur la commande plan tiers
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 32
2. cliquer sur le bouton ajouter de la barre de navigation :
a) Le volet Identification Il regroupe toutes les caractristiques du tiers Numro : Pour une numrotation Manuelle : enregistrer le numro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes tiers ne peuvent porter le mme numro mme s'ils sont de type diffrent. Pour une numrotation Automatique : le programme propose le dernier numro incrment de 1. Type : La slection du type est obligatoire. Le programme distingue quatre types de comptes tiers : Les comptes de type Client. Les comptes de type Fournisseur. Les comptes de type Salari. Les comptes de type Autre. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun tiers dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. Intitul : Zone permettant la saisie de lintitul du compte. Classement : Zone destine la saisie dun code de 17 caractres alphanumriques servant au classement et la recherche du compte. Compte collectif : Zone liste droulante qui propose par dfaut la valeur associe la nature du type tiers dfini. Concernant le rattachement du compte gnral collectif, le compte principal est automatiquement affect en fonction du type de tiers slectionn la validation de tiers, soit par fermeture de la fentre, soit par changement de volet.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 33
Qualit : Prciser sur cette zone la qualit du tiers en cours (socit, indpendant,..) Contact : Personne contacter reprsentant le tiers. Adresse : Coordonnes compltes des tiers composes de son adresse Tlcommunication : La zone est compose des lments suivants : Tlphone, Tlcopie, E-mail et Site. Les boutons en regard des zones E-mail et Site permettent respectivement denvoyer un message ladresse indique et de se connecter au site Internet correspondant. b) Volet Contacts Ce volet permet de grer les contacts en rapport avec le compte tiers. Il regroupe les diffrents contacts dont le nombre est illimit. Les contacts dj dfinis sont prsents dans une liste spcifiant : nom, fonction, numros de tlphone fixe et portable de chacun. c) Volet complment Ce volet permet de complter les informations sur le compte tiers.
Devise : slectionner la devise du tiers. Elle sera utilise en saisie, pour l'enregistrement des critures, pour obtenir automatiquement la devise du tiers et le cours de cette dernire. Langue : cette option est dfinie dans le programme de Gestion commerciale 100. Linformation indique dans cette zone peut ensuite tre utilise comme critre de slection, au moment de ldition des extraits tiers. Comptes rattachs : liste des comptes gnraux rattachs au compte de tiers. En fonction du type du compte, le programme propose la cration ou l'affectation du ou des comptes gnraux rattachs en se rfrant au paramtrage effectu par la commande Fichier / A propos de (Option Type de tiers).
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 34
Principal : un des comptes gnraux slectionn doit tre dfini comme Principal. Le premier compte slectionn est toujours considr comme "principal" par le programme. Il est impossible de supprimer le compte principal de la liste des comptes rattachs. Il faut au pralable dclarer un autre compte comme principal. Si un second compte, devant tre considr comme un compte principal, est slectionn, cliquer sur la bote cocher principal lorsque son numro apparat dans la zone. Taper la touche ENTREE. Le premier est alors automatiquement "dcoch". Raccourci : ce code permet dappeler le compte tiers correspondant dans nimporte quelle pice. Pour rappeler un compte en saisie : maintenir enfonces les touches CTRL et MAJ et taper le raccourci enregistr ici. Le curseur doit bien sr se trouver dans une zone de saisie d'un compte de tiers. Lettrage automatique : cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question (lorsque la demande est faite. Un compte est toujours lettrable manuellement. Validation automatique des rglements : si le compte de tiers est associ un mode de rglement prvoyant plusieurs chances, lorsquil est mouvement en saisie des journaux, le programme affiche une fentre prsentant les diffrentes chances calcules automatiquement. Si vous souhaitez ne pas voir safficher cette fentre, cochez loption Validation automatique des rglements. Hors rappel/relev : si le tiers slectionn est un client, cocher cette case permet dindiquer au programme que ce client ne doit pas faire lobjet dune relance. Si le tiers slectionn est un fournisseur, cocher cette case permet dindiquer au programme que ce fournisseur ne doit pas tre pris en compte dans les relevs dcritures. Quil sagisse dun client ou dun fournisseur, lorsque son rappel ou un relev est demand (commande Traitement / Rappel/Relev), le tiers pour lequel la case est coche Hors rappel/relev ne sera pas pris en compte dans la fourchette dfinie. Mise en sommeil : cocher cette case pour que le compte ne soit plus mouvement. Lors de la saisie, un message prviendra que le compte nest plus utilisable et on doit confirmer son utilisation. Saut de Lignes / Page : slectionner soit un saut de ligne, soit un saut de page que le programme effectuera lors de l'impression des tats tiers. Appel un modle de rglement : slectionner ou enregistrer le modle de rglement associer au tiers. Aprs slection et validation, son contenu s'affiche dans la partie basse de la fentre. Les Modles de rglement sont enregistrs dans le menu Structure. Le programme permet de modifier le modle slectionn depuis la fiche tiers. L'appel un modle de rglement pr-paramtr n'est pas obligatoire : il peut tre saisi directement dans les zones du bas de la fentre. Les conditions de rglement d'un tiers sont constitues de : Un type, slectionn partir d'une zone liste droulante : pourcentage, quilibre, montant ; Une valeur : pourcentage ou montant suivant la slection prcdente ; Une ligne d'quilibrage ne demande la saisie d'aucune valeur puisque cette dernire est calcule automatiquement par le programme. Un nombre de jours de dlai respecter entre la date de la pice gnratrice du paiement (facture) et la date de premier versement du rglement ; une condition dont le programme se servira pour dterminer la date de dpart du calcul de l'chance : Jour net : partir de la date dcriture ; Fin de mois civil : partir de la date de fin de mois rel (28, 29, 30 ou 31) correspondant la date dcriture ;
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 35
Fin de mois : partir de la date dcriture, aprs application du nombre de jours, la date dchance correspond la date de fin de mois (si pas de jour de tombe. Le jour de tombe du rglement : trois types de valeur peuvent tre indiqus dans cette zone Un mode de rglement ; les diffrents modes de rglement utiliss sont enregistrs sur le volet Fichier / A propos de / Option.
d) Volet banque Ce volet permet d'enregistrer les coordonnes bancaires du tiers. e) Volet solvabilit Ce volet regroupe les indicateurs conomiques lis au tiers. Les informations saisissables de ce volet sont destination des utilisateurs du programme Sage Gestion Commerciale 100. Elles ne sont pas utilises en comptabilit. F) Volet cumuls Le volet Cumuls prsente le cumul des mouvements enregistrs sur le compte. Le programme affiche, pour chaque priode (mensuelle) de lexercice en cours, le total des mouvements dbiteurs et crditeurs enregistrs ainsi que les soldes correspondants.
Application : Crer les tiers suivants Identification Complment N compte Lettrage automatique C002 Type Comptes rattachs Client Intitul MALIKI Compte collectif 3421 Les autres champs sont libres Identification N compte F001 Type Frs Intitul HADAD Compte collectif 4411 Les autres champs sont libres Identification N compte F002 Type Frs Intitul CHAHBOUN Compte 4411 collectif Les autres champs sont libres Complment Lettrage automatique Comptes rattachs
Champs libres coche Taille Moyenne Activit 3421 Commerce
Champs libres Taille coche Grande Activit 4411 Commerce
Complment Champs libres Lettrage automatique coche Taille Grande Comptes rattachs Activit 4411 Commerce
Liste des tiers cres :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 36
B- Saisie manuelle des oprations comptables Il sagit dans cette phase de travail deffectuer des saisies dans les journaux sans faire appel aux structures permettant dautomatiser la saisie des critures savoir : taux de taxe, modles et libells. B1- Gnralits Les divers modes de saisie offerts par le logiciel sont:
Saisie par pice : Cette commande permet une saisie par pice des critures. Saisie des oprations bancaires : La fonction de saisie des oprations bancaires permet : de saisir manuellement ou d'incorporer des critures de trsorerie reues via un modem (extraits de comptes bancaires par exemple) dans un journal de trsorerie temporaire associ un compte bancaire; d'associer ces critures et de les lettrer avec des critures rgler (critures d'achat, de vente, ...), puis de transfrer ces critures et leur(s) association(s) dans un journal de trsorerie dfinitif Saisie des critures : Cette commande ouvre une fentre de slection permettant une saisie rapide et simplifie d'un journal sur une priode donne. Saisie par lot: Cette commande permet des saisies d'critures dcentralises, notamment lors de l'utilisation du programme en rseau Saisie des OD analytiques : cette commande permet de saisir les critures d'OD analytiques. Les OD analytiques sont des critures analytiques pures, totalement extracomptables. Elles permettent de corriger une ventilation analytique sans pour autant modifier les ventilations analytiques d'origine ou enregistrer de nouvelles critures gnrales. Elles n'ont aucun impact sur la comptabilit gnrale Journaux de saisie: Cette commande permet de visualiser, de modifier et d'enregistrer les mouvements sur les journaux. Pour effectuer des mouvements dans les journaux : 1. Dans le menu traitement , cliquer sur la commande saisie des critures :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 37
2. Choisir le code journal et le mois appropris. Ensuite valider :
La fentre suivante sera visualise :
En haut et gauche de la fentre se trouvent les boutons des fonctions accessibles. Bouton Appeler un modle de saisie : Cette fonction ouvre la liste des modles de saisie enregistrs dans la commande Structure / Modles de saisie. Bouton Equilibrer : Cette fonction permet de demander au programme de reporter le solde de la pice en cours dans le montant dbit ou crdit de lcriture en cours de saisie. Bouton Appeler un libell : Cette fonction ouvre la liste des libells saisis dans la commande Structure / Libells. Son utilisation est dtaille pour la zone de saisie Libelle. Bouton Interrogation gnrale : Ce bouton permet daccder la commande Interrogation et lettrage du compte gnral rattach lcriture slectionne sans passer par le menu Traitement. Bouton Interrogation tiers : Ce bouton permet daccder la commande Interrogation tiers du compte de tiers rattach lcriture slectionne sans passer par le menu Traitement. Bouton Imprimer le brouillard : Cette fonction permet de lancer limpression du brouillard de saisie des critures. Les boutons proposs en bas gauche de la fentre proposent laccs aux commandes complmentaires suivantes : Bouton Saisie analytique :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 38
Cette fonction permet daccder la fentre des saisies analytiques. Si la comptabilit analytique est utilise, cest--dire si des plans analytiques sont paramtrs dans le volet Fichier / A propos de / Options, ainsi que des sections analytiques dans la commande Structure / Plan analytique, cette fonction permet de ventiler les lignes saisies dans les journaux sur les sections analytiques. La saisie analytique n'est possible que sur : Les journaux pour lesquels la saisie analytique est demande : loption Saisie analytique est coche ; Les comptes dclars ventilables sur leur fiche : loption Saisie analytique est coche. Cette fonction nest utilisable que lorsquune ligne est slectionne ou en cours de saisie. Cest le montant de cette ligne qui sera ventil sur les sections analytiques. En haut et droite, le programme affiche sur deux colonnes, dbit gauche, crdit droite, des informations dans le journal considr. Ancien solde : Pour les journaux de type Trsorerie uniquement, cette zone affiche le solde dbiteur ou crditeur des priodes prcdant celle de saisie. Le fait de cliquer sur ce titre ouvre une fentre permettant la saisie du solde du journal. Noter que ce montant ne sera pas enregistr la fermeture du journal. Totaux journaux : Totaux des critures portes au dbit et au crdit du journal en cours ; la mise jour se fait ds la validation dune ligne. Ces cumuls peuvent tre masqus si l'option Masquer les totaux est coche dans la fiche du Code journal concern (menu Structure. Nouveau solde : Dans le cas dun journal de trsorerie, cette zone affiche le solde de toutes les critures saisies dans le journal depuis le dbut de lexercice jusqu la dernire criture de la priode en cours. Mis part pour les journaux de trsorerie, cette zone doit tre vide pour pouvoir refermer le journal. Le bas de la fentre se compose des colonnes dans lesquelles safficheront les critures saisies. Les colonnes qui apparaissent ici correspondent au paramtrage fait dans les options du fichier, commande Fichier / A propos de Pour masquer (afficher) des colonnes : 1. Dans le menu fichier , cliquer sur la cde a propos de ; 2. Cliquer sur longlet options puis double cliquer sur loption organisation ; 3. Double cliquer sur le type de journal et ensuite sur la colonne masquer ; 4. Cocher la case masquer pour le fichier puis VALISER 1) Application Pour les 5 types de journaux, masquer les colonnes suivantes : Numro pice, Rfrence pice Position journal
B2- Exemples dcritures comptables : a) Passer lopration suivante dans le journal achats : Le 10 janvier achat de marchandises pour 10 000 dh, facture n1, fournisseur F001 1. Ouvrir le journal achats du mois de janvier 2. Saisir la premire ligne puis valider :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 39
3. Saisir la deuxime ligne puis valider :
b) Enregistrer lopration suivante dans le journal ventes : 20.2 : Ventes de marchandises pour 15000dh, facture n100 Client : C002 Mme tapes que (a) Valider aprs chaque ligne saisie
N.B: qu'il soit journal des achats ou ventes, le programme reprend la date d'criture comme chance si celle-ci n'a pas t saisie manuellement c) Comptabiliser lopration suivante dans le journal CAISSE : 22.2 : Versement en espces de 9000dh par le client C002 en rglement partiel de la facture n100, Pice de caisse n1.
d) Comptabiliser l'opration suivante dans le journal BMCE: 5.1: Augmentation du capital pour 20 000dh vers la banque
NB: Dans le journal de type trsorerie, on ne peut mouvementer le compte de trsorerie SUPPORT en premire ligne. Cest le compte de contrepartie.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 40
Sinon le message suivant saffiche: (utilisation du journal BMCE)
B3- Les oprations possibles sur les journaux Pour consulter un journal : Cliquer sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Consulter. Cette commande ne permet pas de modifier lcriture. Pour modifier un journal : Cliquer sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Ou cliquer deux fois sur la ligne du journal, si cette option est slectionne dans la commande Fentre / Prfrences. Pour supprimer des critures : Cliquer sur la ligne du journal supprimer puis sur le bouton Supprimer. Le programme supprime alors toutes les critures du journal slectionn sous rserve qu'aucune criture du journal ne soit lettre, pointe, rapproche ou clture. Dans le cas contraire, aucune suppression d'critures ne sera effectue pour le journal dans la priode slectionne. Cette opration n'est pas possible si le journal est totalement cltur. Pour modifier une ligne Cliquer sur la ligne du journal en question. Les informations quelle comporte sont reportes dans les zones de saisie au-dessus des titres des colonnes. Pour supprimer une ligne Cliquer sur la ligne supprimer puis sur le bouton Supprimer. Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramtr sur le volet Fichier / A propos de / Prfrence. 4) Application : Saisir les oprations suivantes dans les journaux de la socit 2TSGE: Journal Achats: Le 5 Fvrier : Achats de m/ses pour 8 000HT. TVA 20%. Facture n2. F001. Rglement fin de mois. Le 11 Mars : Achat de MP pour 12 000HT. TVA 20%. Facture n3. F002 Journal Ventes: Le 12 Janvier : Ventes de m/ses au client C001 pour 15 000HT. TVA 20%. Facture n99. Le 20 Mars: Ventes de PF pour 20 000HT au client C002. TVA 20%. Facture n102 Journal Caisse : Le 12 Janvier : Versement du clt C001: 8000dh en espces en rglement de la fac n 101 Le 31 Janvier: Rglement en espces des frais suivants: o Loyer 2 000dh o Tlphone 1200TTC o Timbres fiscaux 300dh Journal BMCE Le 28 Janvier: Virement du client C001 en rglement de la facture n101: 10000dh. avis de crdit n200. Le 28 Fvrier : cheque n500 l'ordre du F001 en rglement de la facture n2 : 9 600dh.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 41
Chapitre 4: EDITION DES ETATS COMPTABLESMenu Etat Ce menu permet d'imprimer les tats suivants : brouillard, journal, journal gnral, grand-livre des comptes, balance des comptes, chancier, balance ge, tats tiers, dclaration de taxes, rapport dactivit, bilan/compte de rsultat, tats analytiques, tats budgtaires, tats reporting, tats danalyse et de contrle, tats des registres, tats de rvision par cycle, contrle de caisse, tats libres, Etats personnaliss. Limitons-nous aux tats de base savoir : Journaux ; Grand livre Balance des comptes Le bilan et le CPC doivent tre paramtrs au pralable. Si non leur dition tait conforme aux modles franais.
A- EDITION DES JOURNAUXCommande : Etat/ journal
Cette commande permet dimprimer les critures saisies dans un journal (ou tous) entre deux priodes. La fentre de slection des journaux imprimer apparat :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 42
Priode de / : slectionner la ou les priodes imprimer. Code journal : slectionner le code journal imprimer : le programme propose l'impression de tous les codes journaux (valeur par dfaut) ou d'un journal particulier. Type d'tat : Le choix effectu dtermine la prsentation de l'dition. Cette prsentation est identique celle du brouillard (mis part le titre de l'tat). Vous pouvez demander l'impression : d'un journal de Base contenant les informations suivantes : jour, numro de pice, numro de compte gnral, numro de compte tiers, libell criture, mouvement dbit, mouvement crdit ; ces informations sont prsentes sur une ligne ; d'un journal Dvelopp tiers contenant les informations du journal de base avec, en plus : chance, rfrence de pice, mode de rglement, lettrage ; ces informations sont prsentes sur deux lignes d'un journal Dvelopp devise contenant les informations du journal de base avec, en plus : chance, parit, montant devise, devise, lettrage ; ces informations sont prsentes sur deux lignes. Dans tous les cas, le contenu de l'dition est class par ordre de saisie. Les mouvements sont totaliss en fin d'dition. Modle: Cette zone liste droulante permet de choisir le modle d'dition utiliser pour l'impression du Journal : Standard (valeur par dfaut) : si vous choisissez le modle standard livr par dfaut, le programme affiche la fentre de lancement de l'impression lorsque vous cliquez sur le bouton OK ; Personnalis : slectionnez cette option pour pouvoir choisir un modle d'dition personnalis par vos soins ; lorsque vous cliquez sur le bouton OK, le programme vous invite alors choisir le modle d'tat utiliser. Devise: permet de slectionner toutes les devises ou une devise particulire parmi celles enregistres dans les options de l'entreprise. Exemple : journal BMCE de mois de Janvier
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 43
B- EDITION DU GRAND LIVRECommande Etat/ grand livre des comptes Cette commande permet dimprimer les mouvements enregistrs sur un compte entre deux dates.
Les rglages par dfaut permettent dimprimer un grand-livre complet. Procder aux slections suivantes. Type grand-livre : Cinq types de grands-livres sont proposs : Grand-livre complet : (valeur par dfaut) affichant le dtail de tous les comptes sans exception ; Grand-livre gnral : donnant le dtail de tous les comptes sauf les comptes de nature Client ou Fournisseur ; le programme totalise les mouvements par fourchette de compte des natures client et fournisseur ; Grand-livre clients : donnant le dtail de toutes les oprations ralises sur les comptes de nature client ; Grand-livre fournisseurs : donnant le dtail de toutes les oprations portes sur les comptes de nature fournisseur ; Grand-livre Devise : donnant le dtail des comptes en montant devise au lieu du montant en monnaie courante ; pour cet tat il convient d'ajouter une ligne dans le format de slection permettant de choisir la devise (Ecritures comptables/Devises) Date criture de / : seules les critures dont la date est comprise dans la fourchette indique seront imprimes. Par dfaut, tout lexercice est slectionn. Ces dates sont saisies sous la forme JJMMAA. Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. N compte de / : slectionner les comptes inclure dans l'dition. La fourchette propose par dfaut propose l'dition de tous les comptes du plan comptable. Type d'tat : Le choix effectu dtermine la prsentation de l'dition : Un Grand-livre de base (proposition par dfaut) contient les informations suivantes : 1re ligne : numro de compte et son intitul en caractres gras ; 2me ligne : date d'criture, code journal mouvement, numro de pice, libell d'criture et : Pour un grand-livre complet, gnral, clients ou fournisseurs : mouvement dbit, mouvement crdit, solde progressif, Pour un grand-livre devise : mouvement devises dbit, mouvement devises crdit, mouvement gnral.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 44
Un grand-livre dvelopp mentionne la rfrence pice, ainsi que la date dchance. Un grand-livre dvelopp paramtrable contient les informations suivantes : 1re ligne : numro de compte et son intitul en caractres gras ; 2me ligne : date d'criture, code journal mouvement, numro de pice, pice de trsorerie, contrepartie gnrale, numro de tiers, libell d'criture, mode de rglement, chance, lettrage, et : Pour le grand-livre complet, gnral, clients ou fournisseurs : mouvement dbit, mouvement crdit, solde progressif, Pour le grand-livre devise : mouvement devises dbit, mouvement devises crdit, mouvement gnral. Les colonnes Pice de trsorerie, Contrepartie gnrale, Numro de tiers et Mode de rglement peuvent tre remplaces par Numro de pice, Rfrence de pice, Pice de trsorerie, Contrepartie gnrale, Contrepartie tiers, Numro de tiers, Mode de rglement, Devise, Lettrage devise ou Date de saisie. Pour cet tat, il convient de demander une prsentation en mode "paysage". On peut adopter le mode "portrait", demander une rduction de 70 % ou utiliser du papier 132 colonnes. Ces possibilits dpendent des imprimantes. Devise : permet de slectionner le contenu de ldition en fonction de la devise utilise en saisie : Toutes (valeur par dfaut) : toutes les critures seront slectionnes quelle que soit la devise ; dans ce cas, il ny aura pas de ligne de totalisation pour les comptes sur lesquels plusieurs devises ont t enregistres ; Aucune : aucune devise ne sera slectionne ; Liste des devises : la liste des devises enregistres dans les Options de la fiche de lentreprise (commande Fichier / A propos de...) est propose ; seules les critures enregistres dans la devise slectionne seront dites. Impression des critures lettres : cette case cocher permet de faire ressortir les critures lettres ; si cette option n'est pas retenue, le programme n'imprime que les critures non lettres. Par dfaut, cette bote est coche. Impression antrieure : si cette zone est coche, le programme imprime un grand-livre standard avec des ruptures pour chaque compte, soit le total des mouvements de la priode antrieure, le total des mouvements de la priode d'impression et le cumul des mouvements antrieurs et de la priode slectionne. Une premire ligne, avant le dtail des critures, indique le total des mouvements de la priode antrieure. Une seconde ligne, aprs le dtail des critures, indique le total des mouvements de la priode slectionne. Une troisime ligne de cumul donne le total du compte sur la priode slectionne et la priode antrieure. Si cette zone est coche (valeur par dfaut), le programme ninsre pas ces ruptures. Cliquer sur le bouton OK pour dclencher l'impression immdiatement ou utiliser le bouton Impression en diffr pour reporter l'dition. Le bouton Annuler permet de sortir de la commande sans impression.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 45
Extrait du grand livre de la socit 2TSGE:
C- EDITION DE LA BALANCE DES COMPTESCommande Etat / Balance des comptes Cette commande permet dimprimer le total et le solde des mouvements enregistrs sur un compte entre deux dates. La fentre de slection de l'dition de la balance apparat :
Les rglages par dfaut permettent dimprimer une balance complte. Procder aux slections prsentes ci-aprs. Type de balance : le programme propose cinq types de balances : Complte : (valeur par dfaut) tous les comptes sont mentionns sur ltat. Gnrale : donnant le dtail de tous les comptes sauf les comptes de nature client ou fournisseur. Le programme regroupera sur une seule ligne les comptes de nature client et sur une autre ligne les comptes de nature fournisseur.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 46
Clients : donnant le dtail de toutes les oprations portes sur les comptes de nature client. Fournisseurs : donnant le dtail de toutes les oprations portes sur les comptes de nature fournisseur. Devises : donnant le dtail des comptes en montant devise au lieu du montant monnaie courante. Pour cet tat, il convient d'ajouter une ligne dans le format de slection permettant de choisir la devise (Ecritures comptables/Devises)
Date criture de / : seules les critures dont la date est comprise dans la fourchette indique seront imprimes. Par dfaut, tout lexercice est slectionn. Ces dates sont saisies sous la forme JJMMAA. Ces zones comportent un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. N compte de / : slectionner les comptes inclure dans l'dition. La fourchette propose par dfaut propose l'dition de tous les comptes du plan comptable. Type d'tat : le choix effectu dtermine la prsentation de l'dition. Dune balance de base : (valeur par dfaut) le programme imprime les colonnes Numro de compte, Intitul des comptes, Mouvements dbit, Mouvements crdit, Soldes dbiteurs et Soldes crditeurs ; Dune balance dveloppe : le programme imprime les colonnes Numro de compte, Intitul des comptes, Totaux des mouvements dbit et crdit, les Soldes dbiteur et crditeur et le Solde de la priode compare dans le cas d'une balance sur les montants ou le Solde en monnaie courante dans le cas d'une balance en devises ; Dune balance 6 colonnes ou 8 colonnes : le programme imprime les critures nouveaux ou antrieures et les mouvements de la priode dans des colonnes diffrentes ; Dune balance bi-devises : le programme imprime la balance dans deux devises diffrentes ; elle prsente les cumuls et les soldes des montants en devise de tenue de comptabilit ainsi quen devise dquivalence. La balance bi-devises doit tre imprime en format paysage ou avec une rduction de 60% pour une dition correcte des montants. Ltat mentionne dans lentte des colonnes les intituls des monnaies de tenue de comptabilit et devise dquivalence. Niveau sous-totaux: Le programme insre dans l'tat des lignes de sous totalisation chaque changement de classe, de sous-classe, etc., dans des limites allant de 0 13 niveaux. Valeur par dfaut: 13. Il est indispensable que des comptes de type Total aient t crs dans le plan comptable pour obtenir ces niveaux de totalisation. Devise : slectionner le contenu de ldition en fonction de la devise utilise en saisie : Toutes (valeur par dfaut) : toutes les critures seront slectionnes quelle que soit la devise ; dans ce cas, il ny aura pas de ligne de totalisation pour les comptes sur lesquels plusieurs devises ont t enregistres ; Aucune : aucune devise ne sera slectionne ; Liste des devises : la liste des devises enregistres dans les Options de la fiche de lentreprise (commande Fichier / A propos de...) est propose ; seules les critures enregistres dans la devise slectionne seront dites.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 47
Impression antrieure : si cette zone est coche, le programme imprime les montants de la priode antrieure. Pour chaque compte, le programme indique les montants correspondant la priode antrieure, ceux correspondant au compte dtaill sur la priode analyse, les totaux cumuls de la priode antrieure et de la priode analyse pour le compte considr. Les totaux de la balance ne mentionnent cependant pas les priodes antrieures. Si cette zone nest pas coche, le programme ninsre pas ce report. En fin d'dition, le programme imprime les totaux des comptes bilan, des comptes de gestion et ceux de la balance. Clique sur le bouton OK pour dclencher l'impression immdiatement ou utiliser le bouton Impression en diffr pour reporter l'dition. Le bouton Annuler permet de sortir de la commande sans impression. Pour affiner les slections, cliquer sur le bouton Plus de critres pour accder la fentre Format de slection. La balance des comptes de la socit 2TSGE est:
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 48
ETUDE DE CAS Le bilan de dpart de lentreprise ABC au 01/01 est le suivant : ACTIF PASSIF Matriels 500.000 Capital Clients (FARIS) 11.000 Fournisseurs Banque CIH 44.200 Caisse 4.800 TOTAUX 560.000 Au cours du premier trimestre, elle a ralis les oprations suivantes :
500.000 60.000
560.000
Journal auxiliaire Achats : 2.1 : Achat de marchandises du fournisseur ALI 10.000 HT, TVA 20%, Facture n200 3.3 : Achat de matires premires du frs ALI 35.000 HT, TVA 20%, Facture n3 Journal auxiliaire Ventes : 10.1 Vente de marchandises au client FARIS 30.000HT, TVA 20%, Fac n40 20.3 : Vente de produits finis au client FARIS 70.000HT, Escpte 1%, Fact n50 Journal auxiliaire CIH 2.1 : Virement effectu lordre du fournisseur ALI 12.000dh, Avis de virement n1000 20.1 : Virement du client FARIS, 36.000dh Journal auxiliaire Caisse 2.1 : Paiement des frais de tlphone 1.200 HT, TVA 20%
TRAVAIL A FAIRE 1) Crer le dossier comptable : ABC a) Taille : 200 Ko b) Paramtrer les options nature de compte et Organisation Nature de compte : Stocks Clients Fournisseurs Banque Caisse
de de de de de
311 342 441 514 516
315zzzzz 342zzzzz 441zzzzzz 514zzzzzz 516zzzzzz
Organisation : Pour les cinq types de journaux, masquer les colonnes suivantes : N pice Rfrence pice Position journal
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 49
2) Crer les comptes gnraux suivants : Type Numro de compte 1111 Dtail 2332 Dtail 3421 Dtail 345520 Dtail 345514 Dtail 345510 Dtail 345507 Dtail 4411 Dtail 445520 Dtail 514CIH Dtail 5161 Dtail total 6 6111 Dtail 6121 Dtail 7111 Dtail 7121 Dtail
Intitul Capital social Matriels et outillages Clients Etat TVA rcuprable 20% Etat TVA rcuprable 14% Etat TVA rcuprable 10% Etat TVA rcuprable 7% Fournisseurs Etat TVA facture 20% CIH Caisse Charges Achat de marchandises Achat de matires premires Vente de marchandises Vente de produits finis
3) Crer les journaux auxiliaires suivants : Achats crdit, Ventes crdit, CIH Caisse 4) Crer les plans tiers ncessaires 5) Comptabiliser les oprations du premier trimestre dans les journaux appropris 6) Editer les journaux, le grand livre et la balance 7) Exporter la balance vers lExcel 8) Enregistrer le dossier comptable sur une cl USB
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 50
Chapitre 5: POUR UNE SAISIE AUTOMATISEEIl sagit, pour ce type de saisie, de paramtrer et de pr enregistrer les structures comptables et den faire appel lors de la saisie des critures. Le paramtrage de ces structures ne peut substituer en aucun cas la saisie des donnes variables (date, N de pices justificatives, les comptes tiers,.). Il permet, en revanche, de rduire au maximum la saisie au clavier. Deux tapes complmentaires doivent tre respectes : 1. La cration des structures ; 2. Lappel de ces structures lors de la saisie des critures comptables Les structures paramtrer sont les suivantes Les libelles des critures ; Les taux de taxes ; Les modles
A- LIBELLES DES ECRITURESA1-Cration des libelles Pour ajouter un libell : Dans le menu structure , cliquer sur la commande libell Cliquer sur le bouton ajouter de la barre de navigation Cette commande permet de pr enregistrer l'ensemble des libells qui pourront tre utiliss divers endroits du programme :
Intitul : du libell, la saisie est obligatoire. Raccourci : Ce code permet dappeler le libell correspondant (principalement en saisie des journaux. Pour appeler un libell en saisie de pice : maintenir enfonces les touches CTRL et MAJ et taper le raccourci enregistr ici. Le curseur doit se trouver dans une zone de saisie d'un libell d'criture. Exemple : Crer le libell suivant : M/facture n Raccourci : MF Rsultat :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 51
Application: Dans le dossier 2TSGE, Pr enregistrer les libells des critures suivants : Intitul S/facture n chque n Avis de dbit n Avis de crdit N Pice de caisse n Lettre de change n Relev bancaire n Raccourci SF MC AD AC PC LC RB
La liste ainsi cre est la suivante :
A2-Appel dun libell lors de la saisie Lappel de la liste des libells se fait lorsque le curseur est plac dans la colonne libells critures . Exemple : Comptabiliser lopration suivante en utilisant la liste des libells 2.4 : Vente de marchandises pour 4500 au client C002, Facture n103 Dmarche suivre : Traitement/journaux de saisie/journal ventes du mois de mars Saisir le jour et le numro de compte de la vente, puis presser la touche tabulation :
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 52
Le curseur se positionne dans la colonne libell, cliquer sur le bouton appeler un libell ou presser la touche F4 ; la liste des libells apprit ainsi :
Choisir le libell m/facture et valider ajouter la rfrence de la facture et poursuivre la saisie des autres donnes
B- LES TAUX DE TVAIl sagit en fait de permettre au logiciel de calculer les montants de TVA automatiquement. Il permet daffecter des comptes du plan gnral les taux de TVA qui seront utiliss dans la comptabilit.Le taux de taxe et les comptes associs sont utiliss dans les modles de saisie, et par consquent dans les saisies de journaux, pour automatiser le calcul du montant de la taxe et galement lors de l'dition de la Dclaration de taxes. B1- Cration des taux de taxes Pour ajouter un taux de taxe : Dans le menu structure , cliquer sur la commande Taux de taxes Cliquer sur le bouton ajouter de la barre de navigation :
Code taxe : Identifiant unique des taux de taxes. Sa saisie est obligatoire. Sens : Zone liste droulante dont la valeur est modifiable aprs la cration. Cette indication permet de dterminer le sens des critures gnrer en comptabilit. La liste propose les valeurs suivantes : Dductible (le sens privilgi du montant taxe est Dbit), Collecte (le sens privilgi du montant taxe est Crdit).
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 53
Intitul de la taxe : Zone alphanumrique de 35 caractres. Compte : Saisir le numro de compte sur lequel seront enregistrs les mouvements pour lesquels le taux est utilis. Si le compte n'existe pas dans le plan comptable, un message vous propose de le crer lors de la fermeture de la fentre. Le cas chant, la fentre de saisie des comptes vous est alors propose. Taux : Prciser la valeur de la taxe correspondant au taux : Taux % : la taxe est un pourcentage de la valeur de la base taxable. Montant F : la taxe est gale un montant forfaitaire. Quantit U : la taxe est gale au montant unitaire saisi multipli par la valeur de la colonne Qt/devise. Ainsi, la base de calcul n'est plus un montant mais une quantit. Type de taxe : Slectionner le type de taxe adquat : TVA/dbits : TVA sur les dbits, la facturation. TVA/encaissements : TVA sur les encaissements - dcaissements. Numro de compte : Liste des comptes du plan gnral auxquels ce compte de taxe sera systmatiquement associ. Il est ncessaire d'associer un compte diffrent par type de taxe afin que tous les automatismes fonctionnent. Exemple : Crer la taxe TVA rcuprable 20% Code : R20 Sens : dductible Intitul : Etat TVA rcuprable 20% Compte de taxe : 345520 Taux : 20 Comptes gnraux rattachs : 6111- 6121- 6145 et 6125
Slectionner successivement, depuis la zone Numro, les comptes gnraux (en gnral comptes de charge, de produit ou dimmobilisation), associs au compte de taxe. Pour saisir ces comptes, taper leur numro dans la zone du bas et valider, ce qui a pour effet de transfrer le numro dans la fentre de liste. Les comptes sont automatiquement classs dans lordre croissant. Pour slectionner rapidement tous les comptes de mme racine, taper cette dernire puis la touche ENTRE. Le programme propose alors d'intgrer tous les comptes gnraux
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 54
commenant par "la racine saisie". Il est galement possible de transfrer les comptes par glissement. B2- Calcul automatique de la TVA lors de la saisie Le calcul de la taxe se fait automatiquement lors de la saisie des critures une fois que le compte de charge ou produit associ la dite taxe est mouvement et suivi par la saisie de la taxe. Exemple 5. comptabiliser lopration suivante : achat de MP pour 1000 HT, TVA 20%. Facture n54 (fournisseur F002). Rglement fin de mois Dmarche suivre : 1. Saisir la premire ligne (achat) et valider. 2. Dans la deuxime ligne, indiquer le compte de la taxe (345520) dans la colonne compte puis presser touche TABULATION. Le calcul de la taxe se fait automatiquement (200 dans la colonne Dbit). 3. VALIDER 4. Saisir la ligne de contrepartie et modifier l'chance
Application Crer les taux de taxes suivants : Code Sens Intitul R14 T10 F20 Dd Dd Coll E.TVA rcuprable 14% E.TVA rcuprable 10% E. TVA facture 20%
Compte de la taxe 345514 355510 445520
Taux 14 7 20
Comptes gnraux associs 6142 6147 7111, 7121 et 7127
IMPORTANT Le calcul de la taxe ne peut se faire que dans un journal de type achat ou vente. Lutilisation des modles de saisie permet ce calcul dans les autres types de journaux
C- MODELES DE SAISIELes modles de saisie d'critures permettent de paramtrer et automatiser toutes les saisies les plus courantes en rduisant au strict minimum les frappes au clavier. Le modle de saisie est une des commandes essentielles de la comptabilit. Il apporte une solution simple et dfinitive la partie la plus fastidieuse de la comptabilit, cest--dire la saisie.
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 55
Par un simple rappel de lignes prenregistres, dans lesquelles le curseur se positionne automatiquement aux endroits adquats, les modles permettent de composer des brouillards de saisie adapts vos habitudes, votre profession, vos usages. Les modles de saisie sont dfinis pour un type de journal particulier. Lors de la saisie des critures, vous disposez dun bouton qui fait safficher la liste des modles enregistrs pour le type de journal mouvement. Vous y choisissez celui correspondant au mouvement enregistrer et vous navez plus qu saisir les informations non rptitives : dates, montants, chances, etc. C1- Cration du modle de saisie 1. Dans le menu structure , cliquer sur la commande modles ensuite modles de saisie . 2. Cliquer sur le bouton ajouter de la barre de navigation :
En haut et gauche apparaissent plusieurs boutons. Ces boutons peuvent tre actifs ou estomps (inutilisables) en fonction de la colonne dans laquelle se trouve le curseur. Le bas de la fentre est occup par les colonnes composant le modle de saisie. Ces colonnes sont dfinies dans loption Fichier / A propos de / Options / Organisation, pour le type de journal concern. Il est bien entendu possible de dplacer les colonnes. Les colonnes Jour, N compte gnral, Dbit et Crdit sont obligatoires et toujours mentionnes, les autres sont facultatives. Boutons de fonctions Bouton Saisie manuelle : Cette fonction indique que la valeur correspondante doit tre saisie manuellement par lutilisateur.
Bouton Rptition : Cette fonction oblige le programme reprendre cet endroit la mme valeur que celle mentionne sur la ligne prcdente dans la mme colonne. Il est bien entendu possible de modifier la valeur recopie en retapant par-dessus.
Bouton Incrmentation:
I.S.G.I Casablanca
Mohamed ARDY 56
Cette fonction permet de demander la reprise de la valeur mentionne sur la ligne prcdente dans la mme colonne et l'incrmente de 1.
Bouton Equilibrage : Cette fonction permet de demander le calcul du contenu de la zone par quilibrage avec les autres montants saisis en dbit et crdit. Les montants sur lesquels lquilibrage est calcul peuvent avoir t saisis manuellement ou calculs au moyen de la fonction
