Nº : TP 4 · 2018. 2. 13. · Nº : TP 4 2 ÉVALUATION DE FIN DE COURS (Pour les cours réguliers à l’intérieur d’un bloc) La professeure ou le professeur doit : faire un bilan

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RECUEIL DES DIRECTIVES ET PROCÉDURES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA FRANCISATION

ÉVALUATION DES APPRENTISSAGES POUR LES COURS

RÉGULIERS À TEMPS PARTIEL

SERVICE-PROGRAMME

Francisation à temps partiel

DESTINATAIRES

Personnel enseignant et conseillères, conseillers en francisation de la Direction de la formation (DF)

Agentes, agents de bureau personnel de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Recueillir des informations sur les apprentissages réalisés par les élèves des cours

réguliers à temps partiel.

Rendre compte aux élèves de leurs apprentissages à la fin d’un cours et de leur niveau de compétence avec la remise d’un bulletin à la fin d’un bloc de cours.

CONTEXTE

La politique d’évaluation des apprentissages du Ministère est d’abord un outil de gestion pédagogique : elle oriente, encadre et soutient les activités reliées à l’évaluation des apprentissages. Elle inclut, entre autres, l’évaluation sommative de fin de cours des élèves.

DIRECTIVE

Le personnel de la DF doit fournir au lieu d’enseignement les outils pour l’évaluation.

ÉVALUATION FORMATIVE

La professeure ou le professeur doit :

recueillir de l’information sur les forces et faiblesses des élèves; fournir aux élèves une rétroaction adéquate pendant le cours.

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ÉVALUATION DE FIN DE COURS (Pour les cours réguliers à l’intérieur d’un bloc)


faire un bilan des apprentissages réalisés à la fin d’un cours à l’aide du bilan des compétences;

remettre à chaque élève une copie de son bilan des compétences.

ÉVALUATION SOMMATIVE (Pour les cours réguliers à la fin d’un bloc)


informer les élèves, au début de la session, qu’ils seront évalués à la fin de cette dernière;

évaluer les élèves de sa classe :

à la fin des cours FIA 112-2, FIA 109-3, FIA 106-4 et FIA 104-6. Ces cours marquent la fin du bloc 1;



informer les élèves de leur niveau de compétence à l’aide du bilan.

TRANSMISSION DES RÉSULTATS

La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement doit saisir,

dans l’extranet, les résultats de l’évaluation sommative.

Le personnel de la DRÉ doit émettre les bulletins, les faire signer par le gestionnaire,

puis les poster.

L’élève qui estime que ses résultats ne correspondent pas à ses compétences réelles peut demander une révision. Cette demande doit être faite, par écrit, à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la transmission des résultats.

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PROCÉDURES

L’ÉVALUATION SOMMATIVE À LA FIN D’UN BLOC

1. PRODUCTION ET TRANSMISSION AUX PROFESSEURS DU

FORMULAIRE LISTE POUR NOTER LES ÉVALUATIONS

La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement doit :

produire, à partir de l’extranet, le formulaire Liste pour noter les évaluations; remettre ce formulaire à la professeure ou au professeur, deux semaines avant la

fin de la session.

2. INSCRIPTION DES RÉSULTATS SUR LE FORMULAIRE LISTE POUR NOTER LES ÉVALUATIONS ET SAISIE AU SYSTÈME INTIMM La professeure ou le professeur doit :

écrire les résultats des élèves sur le formulaire Liste pour noter les évaluations; faire une rétroaction des apprentissages aux élèves; redonner le formulaire à la personne responsable de la francisation du lieu

d’enseignement afin que les résultats soient saisis dans l’extranet.


saisir les résultats dans l’extranet, sur réception du formulaire Liste pour noter les évaluations.

3. PRODUCTION DU RAPPORT D’EXCEPTIONS

Le personnel de la DRÉ doit consulter et imprimer le rapport d’exceptions

SERW0350 dans Intimm (se référer à la section Cheminement dans le système

Intimm C). S’il y a des incohérences dans le rapport d’exception, il présente ce

rapport à la conseillère ou au conseiller en francisation. Cette dernière ou ce dernier

valide les résultats, les modifie s’il y a lieu, et autorise la production des bulletins.

4. PRODUCTION DES BULLETINS

Le personnel de la DRÉ :

produit un bulletin aux élèves qui ont terminé un bloc (se référer à la section Cheminement dans le système Intimm D);

fait signer les bulletins par le gestionnaire concerné; poste les bulletins signés aux élèves.

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CHEMINEMENT DANS LE SYSTÈME INTIMM

IMPRESSION DU RAPPORT D’EXCEPTIONS

Cheminement dans le système Intimm :

Aller dans Traiter dossier Francisation rapport exception évaluations = écran SEES0350, PARAMÈTRE-Évaluation de fin de cours :

Date début rapport : inscrit la date de début de la session du groupe;

Date fin rapport : inscrit la date de fin de session du groupe;

Direction : inscrit le code de l’unité administrative responsable dans le champ et utilise

la liste fournie dans la barre de tâches;

Partenaire : inscrit, s’il y a lieu, le code d’identification de l’organisme mandataire en

utilisant la fonction F6 ou;

Unité administrative : inscrit le code d’identification de l’unité administrative;

Groupe : saisit le numéro de groupe;

Sauvegarder : exécute le rapport en appuyant sur l’icône et obtient l’écran EXEC9110

SOUMISSION DU RAPPORT/TRAITEMENT;

Sauvegarder : appuie de nouveau sur l’icône;

Serw0350 Aperçu : appuie sur cet icône qui apparaît à droite de l’icône INTIMM-

Production sur la barre de tâches, au bas de l’écran;

Dernière page : clique sur cet icône sur la barre de menu;

Agrandir : clique sur cette fenêtre en haut, à droite de l’écran.

L’impression du rapport d’exceptions n’est possible que sur l’imprimante

INTIMM_IMPRIMANTE_07. Toutefois, si cette imprimante n’est pas disponible dans

votre configuration, il y a moyen d’imprimer le rapport de la façon suivante :

Aller dans Démarrer de Windows Paramètres Imprimantes pointer l’icône

INTIMM_IMPRI…, cliquer sur le bouton droit de la souris et choisir l’option

Renommer; changer le numéro de l’imprimante par INTIMM_IMPRIMANTE_07.

N.B. À moyen terme, il vaudra mieux vérifier auprès de l’intervenant de premier

niveau (IPN) la possibilité d’ajouter cette imprimante à celles disponibles dans

Windows. Cette imprimante doit être Imprimante par défaut pour imprimer ce

rapport.

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Liste : clique sur cet icône (sur la barre de tâches du haut) pour le champ

Impression/File d’attente;

INTIMM_IMPRIMANTE_07 : sélectionne cette option;

Sauvegarder : appuie à nouveau sur l’icône. Le rapport s’imprimera à son imprimante

Intimm habituelle.

N.B. Ne pas oublier de renommer l’imprimante Intimm en lui redonnant son numéro

initial pour l’impression d’autres rapports.

BULLETIN

Cheminement dans le système Intimm :

Aller dans Traiter dossier Francisation Bulletin = écran SEES0615, Pers : saisit le numéro de personne

Ou

Pour les personnes actives le (dernière journée de cours) :

Direction : saisit le code de la région ou fait F2 pour trouver, dans la liste des valeurs, la variable pour la région;

Ou Part : saisit le numéro du mandataire;

Groupe : saisit le numéro de groupe ou le pourcentage = % pour avoir tous les groupes;

Votre choix : choisit le numéro 5 Imprimer bulletin et étiquette.

OUTILS

Bilan des compétences (à l’intérieur du prototype).

Échelle québécoise des niveaux de compétence en français des personnes immigrantes adultes, ministère de l’Immigration et des communautés culturelles, 2011.

Système Intimm : Formulaire Liste pour noter les évaluations, écran SEES0330 et Bulletin, écran SEES0615.

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RÉFÉRENCES

Organisation pédagogique, Répartition des contenus des cours à temps partiel, Bloc 1 – Bloc 2 – Bloc 3, août 2005.

Programme d’intégration linguistique pour les immigrants (PILI), Section VII, articles 38, 39, 40 et 41. Politique d’évaluation des apprentissages.

DATE DE MISE À JOUR 14 novembre 2012

MISE À JOUR Direction du développement (DD)

VALIDATION Directions DF DRÉ DD

Responsables Danièle Noël Gilles Boileau Luc Boisvert, p.i.

APPROBATION Jacques Leroux (BDGF)

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RECUEIL DES DIRECTIVES ET PROCÉDURES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE

DE LA FRANCISATION

RÉINSCRIPTION DES ÉLÈVES POUR LES COURS RÉGULIERS

À TEMPS PARTIEL

SERVICE-PROGRAMME Francisation à temps partiel

DESTINATAIRES Personnel enseignant et conseillères, conseillers en francisation de la Direction de la

formation (DF) Agentes, agents de bureau personnel de la Direction du registraire et de l’évaluation

(DRÉ)

BUT Assurer une place à la session suivante aux élèves qui terminent un cours.

CONTEXTE L’offre de services de francisation à temps partiel comprend des cours de français à intensité et durée variables, selon le service programme.

DIRECTIVE

À la fin de la session, après avoir vérifié l’intention des élèves de se réinscrire, la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement procède, à l’aide de l’extranet francisation, à la réinscription des élèves admissibles à la session suivante.

L’élève n’est pas admissible au cours suivant lorsque :

il y a dépassement de 1 800 heures de formation tout service programme confondu; si l’élève dépasse ces heures en cours de session, elle ou il pourra continuer la formation mais ne sera plus admissible à la prochaine session;

l’élève a déjà terminé le dernier cours du programme. PROCÉDURES

LA RÉINSCRIPTION

Produire les formulaires de réinscription

La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement produit, à partir de l’extranet, les formulaires de réinscription et les remet au personnel enseignant.

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Réinscrire les élèves

Le personnel enseignant :

vérifie auprès de l’élève son intention de poursuivre sa formation à la prochaine session;

remplit le formulaire de réinscription :

écrit oui ou non dans la colonne Réinscription et fait signer l’élève;

inscrit sa recommandation dans la colonne Cours suivant en écrivant le sigle du cours qu’il recommande;

remet le formulaire de réinscription à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement cinq (5) semaines avant la fin de la session;

remet à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement pour approbation le formulaire Outil de dépistage de difficultés d’apprentissage1 dûment rempli pour l’élève qui doit reprendre exceptionnellement son cours;

informe la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement des cas exceptionnels de réorientation.

Valider et saisir, s’il y a lieu, les informations

La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement valide et saisit dans l’extranet, à partir du formulaire de réinscription, les intentions des élèves, quatre (4) semaines avant la fin de la session. Réinscrire les élèves au système INTIMM


s’assure que le groupe est prêt (écran INTIMM SEEC0060) pour réinscrire les élèves au système INTIMM (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM);

réinscrit les élèves à un cours au système INTIMM à partir du formulaire de réinscription saisi chez la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement et transmis par ľextranet;

effectue une réinscription en lot ou individuelle (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM).


A. La réinscription en lot (un groupe à la fois ou fusion de deux groupes)

Cheminement dans le système INTIMM :

aller dans Traiter dossier Francisation prOgrammation maintenir Groupe

= écran SEEC0060, GROUPE FORMULE DE COURS :

1 En révision

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No groupe : saisir le numéro du groupe de la nouvelle session + F4 ou faire l’icône

correspondant à exécution sur la barre de menu;

1. Prêt pour insc : vérifier si O apparaît dans le champ Prêt pour insc.; saisir le champ et Cours;

2. Générer RINS : inscrire O + retour; 3. Anciens groupes : faire F2 sur ce bloc et la liste des anciens groupes apparaît

(groupes en cours); choisir le groupe désiré, faire OK ou retour + F10 ou utiliser l’icône correspondant à Sauvegarder sur la barre de menu;

À cette étape, si on veut fusionner deux groupes, on doit d’abord choisir le premier groupe, faire OK ou retour. Positionner le curseur sur le deuxième champ de l’écran groupe; refaire F2, choisir le deuxième groupe puis faire OK ou retour + F10;

une liste d’élève à réinscrire apparaît;

4. inscrire N dans la première colonne si certains élèves ne sont pas à réinscrire (être

attentifs aux messages au système INTIMM pour les dépassements d’heures et l’admissibilité); faire F10 ou utiliser l’icône correspondant à Sauvegarder sur la barre de menu lorsque le choix est terminé;

Un message « génération…cours » apparaît; attendre;

après 15 secondes, un message apparaît si le nombre d’élèves est supérieur à 19;

sinon, le message « génération…terminée » apparaît.

5. faire bloc précédent pour vérifier l’exactitude de la transaction; 6. faire F3 pour libérer les informations apparaissant à l’écran ou utiliser l’icône

correspondant à Requête sur la barre de menu; 7. reprendre la procédure du point 1 au point 7 pour réinscrire dans un autre groupe.

B. Les réinscriptions individuelles :


aller dans Traiter dossier Francisation Mouvement personne = écran

SEEC0152, ENREGISTRER UN MOUVEMENT D’UNE PERSONNE :

1. Type : inscrire RINS ou faire F2 pour trouver dans la liste des valeurs la variable pour Type;

2. Groupe : saisir le numéro de groupe dans lequel l’élève doit être réinscrit + retour; 3. Début : inscrire la date du début de session + retour; 4. Fin : inscrire la date de fin de session; 5. Faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu

(lire attentivement les messages d’avertissement)

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NOTES CONCERNANT LA RÉINSCRIPTION :

Si l’opération est interrompue par une panne du système, il faut la relancer de nouveau. Toutefois, si l’opération de réinscription avait débuté au moment de la panne, l’information « √ » de la réinscription apparaîtra dans la deuxième colonne de l’écran « groupe (formule de cours) ». S’il y a dépassement prévu, un « √ » apparaîtra dans la troisième colonne; ne pas réinscrire l’élève. Les allocations sont générées automatiquement lors de la réinscription. Il faut donc s’assurer qu’elles sont conformes à la situation de l’élève au moment de la nouvelle session.

OUTILS

Extranet Formulaire Outil de dépistage de difficultés d’apprentissage (en révision) Liste et définitions des mouvements au système INTIMM. Sigles de cours dans l’intranet sous Francisation / Directives et procédures / Temps

partiel. Système INTIMM : Formulaire Liste pour la réinscription (écran SEES0640)

RÉFÉRENCES Programme d’intégration linguistique pour les immigrants (PILI), section V articles 23, 24

et 25.






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DEMANDE DU NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE

POUR L’AIDE FINANCIÈRE

SERVICE-PROGRAMME


DESTINATAIRES

Agentes, agents de bureau de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ) Personnel de la francisation chez les mandataires

BUT

Identifier les étapes à effectuer lors de la demande d’un numéro d’assurance sociale (NAS) à une ou un élève et l’inscrire à son dossier informatique au moment de l’inscription au Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI) pour les cours à temps partiel.

CONTEXTE

Depuis le 29 mars 2002, il est nécessaire qu’une ou un élève ait un NAS et qu’il soit entré

dans le système INTIMM pour qu’un chèque d’aide financière soit émis; l’élève doit donc

être admissible au PAFILI pour lui demander son NAS.

DIRECTIVE

On doit demander le NAS à une ou un élève lorsqu’il est admissible au PAFILI; aucune rétroaction n’est payée si le NAS n’est pas fourni dans les délais impartis et elle ne sera payée qu’à ľintérieur d’une même session.

Lorsqu’il y a transmission d’un NAS par télécopieur :

informer la ou le destinataire de l’heure de la transmission et s’assurer de sa présence au moment de la réception;

communiquer avec la ou le destinataire pour s’assurer qu’il a bien reçu les documents;

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pour plus d’information, se référer à la Commission d’accès à l’information à l’adresse Internet : http://www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FI_telecopie.pdf.

PROCÉDURES

1. VÉRIFICATION DE L’ADMISSIBILITÉ D’UN ÉLÈVE AU PAFILI

Le personnel de la francisation du lieu d’enseignement vérifie l’admissibilité de l’élève sur la base de pièces justificatives requises au début de la session.

2. ADMISSIBILITÉ AU PAFILI AU MOMENT DE L’INSCRIPTION À UN COURS

2.1 L’élève a obtenu son NAS

Le personnel de la francisation du lieu d’enseignement :

remet le formulaire de demande d’aide financière pour la formation à temps partiel aux élèves qui en font la demande, au début de la session, en les informant que le NAS est obligatoire; ils le remplissent et le remettent au personnel de la francisation du lieu d’enseignement;

s’assure que le NAS est inscrit sur le formulaire de demande d’aide financière pour la formation à temps partiel;

s’assure que la date d’expiration est inscrite sur le formulaire de demande d’aide financière pour la formation à temps partiel, si le NAS est temporaire et le chiffre débute par 9;

informe l’élève que le NAS doit être renouvelé avant sa date d’expiration afin qu’elle corresponde en tout temps à celle inscrite sur le document de Citoyenneté et Immigration Canada l’autorisant à travailler au Canada;

achemine le formulaire d’aide financière rempli pour la formation à temps partiel à la DRÉ (voir la section Directive pour la transmission de documents par télécopieur).

2.2 L’élève n’a pas de NAS et a fait une demande


informe l’élève qu’il doit donner son NAS dans les délais impartis; achemine le formulaire de demande d’aide financière rempli pour la formation à

temps partiel à la DRÉ; achemine, dès sa réception, le NAS à la DRÉ (voir la section Directive pour la

transmission de documents par télécopieur).

http://www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FI_telecopie.pdf

Nº : TP 2

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2.3 L’élève n’a pas de NAS et n’a pas fait de demande


informe l’élève de la nécessité d’obtenir un NAS dans les délais impartis, s’il est admissible à l’aide financière;

informe l’élève d’appeler le Centre Service Canada au 1 800 622-6232 pour faire une demande de NAS. Il peut aussi l’informer que le formulaire de demande de NAS est disponible sur le site de Service Canada à l’adresse suivante : www.servicecanada.gc.ca ;

achemine le formulaire de demande d’aide financière rempli, pour la formation à temps partiel à la DRÉ;

achemine, dès sa réception, le NAS d’une ou un élève à la DRÉ (voir la section Directive pour la transmission de documents par télécopieur). La DRÉ entrera son NAS à son dossier INTIMM (voir détail dans Cheminement dans le système INTIMM).


Saisie du NAS :


Aller dans le système à Traiter dossier dOssier administratif Recherche personne = écran PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE :

1. No : entrer le numéro de personne de l’élève + F4 pour exécuter ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

2. faire 3 fois Bloc suivant qui amène à la page 2; 3. faire Menu contextuel+ maintenir NAS + entrer le NAS; 4. faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu; 5. faire F7 pour sortir ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu.

Lettre type INTIMM numéro 21, Demande de pièces justificative (pour alloc.) :

Cheminement dans le système INTIMM : aller dans le système à Traiter dossier dOssier administratif Dossier administratif = écran PEEC1000, DOSSIER ADMINISTRATIF :

1. No : entrer numéro de dossier de l’élève; 2. faire Bloc suivant + F12 = écran PEEC0100, « Suivi de dossier »; 3. aller dans le bloc CORRESPONDANCE; 4. Modèle : saisir le numéro 21 ou 23 ou faire F2 pour trouver dans la liste des valeurs la

variable pour lettre type + F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

5. faire Menu contextuel pour le mini-menu et cliquer sur Préparer lettre pour préparer la lettre ou sur pRép. lett/impr. étiq pour préparer la lettre et imprimer une étiquette (adresse); noter sur la lettre la date à laquelle l’élève doit apporter son NAS;

http://www.servicecanada.gc.ca/

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6. aller au bloc ATTRIBUTION DE TYPE ÉTAT D’AVANCEMENT afin d’avoir un rappel;

7. Code : faire le code 004 ou F2 pour trouver dans la liste des valeurs la variable pour code = En attente de pièces et au champ Dt rappel : il est possible de modifier la date de rappel;

8. faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu.

OUTILS

Aide-mémoire sur l’admissibilité de la clientèle affichée dans l’Intranet sous Francisation / Directives et procédures / Temps partiel

Système INTIMM : écrans PEEC0530, page 2 et PEEC0100

Système INTIMM : lettre type no 21 Demande de pièces justificatives

RÉFÉRENCES Fiche d’information de la CAI dans Internet : www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FI_telecopie.pdf.

L. R. Q., chapitre A-2.1, Section II, Collecte, utilisation, communication et conservation de renseignements personnels de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

L. R. Q., c. P-39.1, Section III, Caractère confidentiel des renseignements personnels, article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.



VALIDATION Directions DRÉ DD

Responsables Gilles Boileau Luc Boisvert, p.i.



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RECUEIL DES DIRECTIVES ET PROCÉDURES DE LA DIRECTION

GÉNÉRALE DE LA FRANCISATION

ADMISSION, INSCRIPTION À UN COURS ET DÉTERMINATION DE

L’AIDE FINANCIÈRE

SERVICE-PROGRAMME Francisation à temps partiel

DESTINATAIRES Agentes, agents de bureau et évaluatrices, évaluateurs de la Direction du

registraire et de l’évaluation (DRÉ) Personnel de la francisation chez les mandataires

BUT

Décrire les étapes du processus d’admission, d’inscription à un cours et détermination de l’aide financière des personnes immigrantes aux services de francisation à temps partiel dans les différents lieux d’enseignement;

CONTEXTE La Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ) diffuse à la clientèle, à ses mandataires de francisation et aux services Immigration-Québec un formulaire d’admission à remettre aux personnes immigrantes intéressées à s’inscrire aux cours de français à temps partiel. Celui-ci comprend la Demande d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel et les instructions pour le remplir.

Avant chaque début de session, le personnel évaluateur de la DRÉ se déplace chez chacun des mandataires aux journées d’inscription-évaluation prévues au calendrier. Sur place, le personnel de la francisation du lieu d’enseignement détermine l’admissibilité à une formation en francisation à temps partiel en fonction des normes du PILI, et la DRÉ procède à l’évaluation de classement de chaque personne avant de confirmer son inscription à un cours.

N° : TP 1

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DIRECTIVE

A. Admissibilité au Programme d’intégration linguistique des immigrants (PILI)

1. Une personne immigrante domiciliée au Québec est admissible aux services de francisation à temps partiel et au cours de français en ligne si elle n’a pas une connaissance suffisante de la langue française pour la vie courante ou le travail, si elle est : âgée de 16 ans ou plus et si elle fait partie de l’une des catégories suivantes : résidente permanente au sens de la Loi sur l’immigration au Canada et la protection

des réfugiés (L.C., 2001, c. 27) ou; citoyen canadien; titulaire d’un permis de séjour temporaire délivré en vertu de l’article 24 de cette loi

en vue de l’octroi éventuel de la résidence permanente; une personne pour laquelle la ministre responsable de cette loi entame le processus

visant à permettre l’évaluation de son cas au Canada conformément à l’article 25 de cette loi;

une personne à qui l’asile, au sens de l’article 95 de cette loi, a été conféré; travailleuse ou travailleur temporaire et détient un Certificat de sélection du

Québec; étudiante ou étudiant étranger et détient un Certificat de sélection du Québec.

2. Une personne âgée de 16 ans ou plus qui demande l’asile au Canada et qui s’établit au Québec n’est admissible qu’aux services de francisation à temps partiel.

3. Pour les services de francisation à temps partiel :

la personne doit démontrer qu’elle n’a pas une connaissance suffisante de la langue française pour la vie courante ou le travail. Une personne immigrante est réputée ne pas avoir une connaissance suffisante de la langue française dans les quatre (4) compétences (production orale – compréhension orale – production écrite – compréhension écrite) si cette connaissance est inférieure au niveau 9.

4. Sont exclus de la formation : les demandeurs d’asile qui ne sont plus autorisés à demeurer au Canada, en

particulier ceux qui se sont soustraits à l’application de la Loi sur l’immigration au Canada et la protection des réfugiés (L.C., 2001, c. 27), les personnes non autorisées à demeurer sur le territoire et les touristes.

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Dispositions particulières

Une personne admise à une formation en milieu de travail peut également être admise au cours de français en ligne en autoformation offert au Québec.

Toute personne ou toute organisation qui souhaite bénéficier des services du

Ministère doit transmettre une demande écrite au Ministère ou, selon le cas, à l’un de ses mandataires, et doit fournir, le cas échéant, les documents nécessaires à l’étude de son dossier. Cette disposition ne s’adresse pas au cours FEL.

B. Inscription à un cours de français à temps partiel

1. Le Ministère inscrit les personnes à une formation offerte chez ses mandataires. Il peut aussi inscrire les personnes à un cours de français en ligne.

2. Le Ministère a recours aux services de mandataires pour effectuer des activités de recrutement, d’évaluation de classement, d’inscription et pour assurer le bon déroulement des évaluations de classement.

3. La personne immigrante inscrite à la formation acquiert le statut d’élève à compter

de la date à laquelle elle commence sa formation. Elle conserve son statut tant et aussi longtemps qu’elle poursuit sa formation et qu’elle continue de satisfaire aux conditions d’admissibilité du programme.

C. Aide financière pour la formation à temps partiel

1. Afin d’être admissible à l’allocation pour la formation à temps partiel, l’élève doit être admis à la formation.

2. Sont exclus de l’aide financière : les demandeurs d’asile; les résidents temporaires; les personnes inscrites à un cours de français en ligne; les personnes en formation en entreprise ou dans une autre organisation du

milieu de travail; les personnes en stage d’immersion; les personnes inscrites aux activités de soutien à la francisation lorsque celles-ci

ne sont pas rattachées à un cours.

3. L’admissibilité à l’aide financière est déterminée au début de la première activité de formation suivie par l’élève.

N° : TP 1

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4. L’élève doit faire la demande d’aide financière sur le formulaire prévu à cette fin et mis à sa disposition par le ministère.

5. L’élève doit joindre à sa demande le formulaire d’attestation mis à sa disposition, dûment signé par lui-même et par la personne qui offre les services de garde à l’enfant ou à la personne handicapée.

Dispositions particulières

Pour être admis à l’aide financière pour la formation à temps partiel, la personne immigrante doit être admise à la formation et fournir son NAS (se référer à la directive Demande du numéro d’assurance sociale (NAS) à l’inscription).

On ne demande le NAS qu’aux personnes qui sont admissibles à l’allocation pour la formation à temps partiel (se référer à la directive Demande du numéro d’assurance sociale (NAS) à l’inscription).

DÉFINITION

Enfant : enfant à charge de 12 ans et moins ou de plus de 12 ans pour un enfant qui fréquente l’école primaire ou est physiquement ou mentalement handicapé, à l’égard de qui l’élève ou sa conjointe ou son conjoint détient et exerce l’autorité parentale.

Conjointe ou conjoint : toute personne mariée à une élève ou un élève et avec qui il ou elle cohabite ou toute personne qui, pendant les 12 mois précédant la demande d’aide financière, vit maritalement avec l’élève et est publiquement présentée par celle-ci ou celui-ci comme sa conjointe ou son conjoint.

PROCÉDURES

1. Inscription des personnes


remplit le premier encadré du formulaire (sauf la case réservée au sigle de cours); vérifie l’admissibilité pour la formation sur la base des pièces justificatives

requises, en se basant sur l’Aide-mémoire Admissibilité à la formation et à l’aide financière, et remplit la section 1. Si la pièce justificative originale a été vue, il n’est pas nécessaire d’en fournir une photocopie au registraire;

remplit ou fait remplir à la personne les sections 2 à 4 du formulaire Demande

d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel; la section 4 n’est pas à remplir pour une inscription de cours de français en milieu de travail;

N° : TP 1

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remplit la section 5 du formulaire pour les cours en milieu de travail;

fait remplir la section 6 Autoévaluation de la connaissance du français à la personne;

fait signer la personne à l’endroit indiqué à la section 7;

vérifie l’admissibilité à l’allocation pour la formation à temps partiel en s’assurant

de l’identité et du lieu de résidence de l’enfant; (habituellement cette étape n’a pas lieu lors de la journée d’inscription, mais le premier jour de classe) N.B. : Pièces justificatives requises : visa original des parents et/ou des enfants, carte de résident permanent ou acte de naissance original pour les enfants nés au Canada.

photocopie les pièces justificatives requises concernant l’identité des enfants; demande à la personne, s’il y a lieu, de lui fournir les pièces justificatives

manquantes concernant l’identité des enfants;

signe le formulaire Demande d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel au bas de la 1re page;

remet à la personne admissible le formulaire Attestation de garde pour le

versement d’une allocation;

informe la personne qu’elle doit remplir et lui retourner ce formulaire dans les délais fixés si elle veut obtenir des allocations;

fait parvenir au personnel de la DRÉ :

- les photocopies des pièces justificatives acceptées concernant l’identité des enfants avec la mention Copie conforme à l’original avec sa signature;

- le formulaire complété Attestation de garde pour le versement d’une allocation;

transmet le formulaire Demande d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel à l’évaluatrice ou à l’évaluateur.

On ne doit demander le NAS qu’aux personnes qui font une demande d’allocation à la

formation à temps partiel (se référer à la directive Demande du numéro d’assurance

sociale (NAS) à l’inscription).

N° : TP 1

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2. Positionnement initial à des fins de classement L’évaluatrice ou l’évaluateur du BÉ :

procède au positionnement initial à des fins de classement (se référer au document Positionnement initial à des fins de classement pour les cours à temps partiel). Il ou elle n’évalue habituellement que la production de l’oral;

remplit la section 8 du formulaire Demande d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel;

signe le formulaire;

remet le formulaire Demande d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel à l’évaluatrice ou l’évaluateur responsable du secteur concerné.

L’évaluatrice ou l’évaluateur du BÉ responsable de secteur :

confirme l’inscription auprès de l’élève en lui remettant un Passeport (document confirmant son inscription) ou si le cours correspondant à son niveau de compétence n’est pas offert chez le mandataire où a lieu l’évaluation, la ou le responsable de secteur peut inscrire l’élève dans un autre lieu d’enseignement et lui remettre le Passeport correspondant;

avant de quitter la séance d’évaluation-inscription, le responsable de secteur rapporte les formulaires d’admission des nouveaux élèves au registraire qui procèdera aux inscriptions dans INTIMM. Concernant les élèves qui ont été inscrits dans un autre lieu d’enseignement, le registraire se chargera d’en acheminer, par télécopieur, les coordonnées aux mandataires concernés.

3. Saisie des données au système INTIMM et classement de pièces justificatives


procède à l’inscription des élèves;

saisit au système INTIMM tous les renseignements recueillis et classe les formulaires Demande d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel, Attestation de garde pour le versement d’une allocation et les photocopies des pièces justificatives concernant l’identité des enfants aux dossiers des élèves (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM);

saisit à l’écran INTIMM SEEC0150, INSCRIPTION GROUPE ou à l’écran INTIMM

SEEC0152, ENREGISTRER UN MOUVEMENT D’UNE PERSONNE, au champ Ind emploi TP : O = oui si la personne est en emploi ou N = non s’elle ne l’est pas.

N° : TP 1

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Lorsqu’il y a transmission de NAS par télécopieur :


communiquer avec la ou le destinataire pour s’assurer qu’il a bien reçu les documents;

se référer à l’adresse Internet http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/telecopie.pdf pour plus d’information.


A. Inscription d’une personne à une activité de formation

Cheminement dans le système INTIMM

Aller dans le système à Traiter dossier dOssier administratif Recherche personne = écran PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE :

1. recherche personne : vérifier si la personne a un numéro de personne; sinon, faire F3 + F7 + cliquer sur l’icône Insérer sur la barre de menu = écran PEEC0530, INFORMATIONS NOMINATIVES D’UNE PERSONNE page 1; remplir les champs appropriés de la page 2 à la page 4, saisir le NAS si la personne doit recevoir une allocation; faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

2. dossier en francisation : revenir à l’écran PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE et créer un dossier en francisation si nécessaire; aller dans le Bloc IMPLICATION DOSSIER, cliquer sur l’icône Insérer sur la barre de menu = PEEC1000, DOSSIER ADMINISTRATIF et remplir les champs appropriés; faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

3. faire F11 = écran SEEC0090, DEMANDE D’ADMISSION page 1 et faire 5 fois bloc

suivant = écran SEEC0090, DEMANDE D’ADMISSION page 2 et remplir les champs appropriés de la fiche de participation, faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

4. Classement d’une personne : faire menu contextuel pour faire apparaître le mini-menu et

cliquer sur Classement = écran SEEC0100, CLASSEMENT D’UNE PERSONNE; saisir le classement du candidat et faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

5. Activation du dossier en francisation : faire F12 = PEEC0100, SUIVI DE DOSSIER,

remplir les champs appropriés et faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

http://www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/telecopie.pdf

N° : TP 1

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6. inscription à un cours : revenir à l’écran SEEC0090, DEMANDE D’ADMISSION, faire menu contextuel pour faire apparaître le mini-menu et cliquer sur insc/Groupe = ENREGISTRER UN MOUVEMENT D’UNE PERSONNE et remplir les champs appropriés; faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu.

OUTILS

Aide-mémoire sur l’admissibilité de la clientèle dans l’intranet sous Francisation / Documents de références / Cours réguliers à temps partiel.

Formulaire Demande d’admission et d’inscription aux cours de français à temps partiel.

Document Évaluation de classement en interaction orale pour les cours à temps partiel.

Document Échelle québécoise des niveaux de compétence en français des personnes immigrantes adultes.

Formulaire Demande d’allocation pour frais de garde et Attestation de garde pour le versement d’une allocation.

RÉFÉRENCES Programme d’intégration linguistique pour les immigrants (PILI), section IV, articles 10 à 14.

Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI), section II, aide financière pour la formation à temps partiel, articles 46 à 53.

Document Codes des sous-catégories de sélection (2011). Calendrier annuel des séances d’inscription et d’évaluation : http://www.immigration-quebec.gouv.qc.ca/fr/langue-francaise/apprendre-quebec/temps-partiel/duree-horaire.html#calendrier






http://www.immigration-quebec.gouv.qc.ca/fr/langue-francaise/apprendre-quebec/temps-partiel/duree-horaire.html#calendrier

http://www.immigration-quebec.gouv.qc.ca/fr/langue-francaise/apprendre-quebec/temps-partiel/duree-horaire.html#calendrier

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TRAITEMENT DES CHÈQUES PERDUS, ABÎMÉS OU PÉRIMÉS

SERVICES-PROGRAMMES

Francisation à temps complet


DESTINATAIRES

Personne responsable de la francisation chez les mandataires Agentes, agents de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Cette procédure vise à encadrer et à uniformiser le traitement des chèques perdus, abîmés ou périmés. Cette procédure vise à clarifier les rôles et les responsabilités dans le traitement des chèques perdus, abîmés ou périmés.

CONTEXTE

S’assurer que les élèves reçoivent les allocations auxquelles ils ont droit que ce soit pour la formation, la garde ou le transport.

PROCÉDURES

Lorsqu’un élève informe le ou la responsable de l’établissement d’enseignement qu’il lui est arrivé une des situations suivantes concernant son chèque d’allocations : chèque non reçu, chèque reçu et perdu sans l’avoir endossé, chèque reçu, endossé et perdu, chèque abîmé ou chèque périmé, le ou la responsable transmet l’information au personnel désigné de la DGF (Direction générale de la francisation). Il se peut aussi que l’élève s’adresse directement au personnel désigné de la DGF.

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1. SITUATIONS POSSIBLES

1.1 Chèque non reçu

Le personnel désigné de la DGF :

1.1.1 Vérification du montant du chèque et de la date de déclenchement de paie dans le système Intimm

Sélectionne Traiter dossier → Francisation → Historique stagiaire dans le MENU PRINCIPAL du système Intimm, inscrit le numéro de personne de l’élève, appuie sur Retour, puis sur Page suivante jusqu’à la page 5 de 6 de l’écran SEEC0300 Historique des activités du stagiaire;

Vérifie dans les champs PAIEMENT PÉRIODIQUE VERSÉ et DÉTAIL DU PAIEMENT, à l’aide des flèches, les chèques qui ont été envoyés (Dt paie et Mont chèque) pour identifier la date du déclenchement de paie du chèque qui n’a pas été reçu et déterminer si l’élève a droit ou non au montant inscrit sur le chèque.

1.1.2 Vérification de l’adresse de l’élève

Sélectionne Traiter dossier → Dossier administratif → Recherche personne dans le MENU PRINCIPAL du système Intimm, inscrit le numéro de personne de l’élève dans la case Nº : de l’écran PEEC0530 Rechercher une personne et appuie sur F4;

Appuie cinq fois sur page suivante et dans la page 3 de 5 dans la section ADRESSE, vérifie les coordonnées à l’aide des flèches du clavier vers le haut ou vers le bas, afin de trouver une adresse récente;

Modifie l’adresse dans le système Intimm, s’il y a lieu. Pour effectuer le changement, dans la section ADRESSE, sélectionne l’icône insérer un enregistrement (croix verte) dans la barre de tâches, puis inscrit la nouvelle adresse et appuie sur F10. Fait remplir un formulaire de changement d’adresse si nécessaire. Le formulaire est disponible dans le lecteur « P » du poste de travail de l’ordinateur sous Registraire → Formulaires_lettres → Formulaires → Avis de changement d’adresse;

Appuie trois fois sur Page précédente (Page up) pour atteindre le champ IMPLICATION DOSSIER de l’écran PEEC0530 Rechercher une personne. Se positionne sur le dossier administratif approprié au programme suivi par l’élève à l’aide des flèches du clavier vers le haut ou vers le bas (ex. : FRAN-T-C FRAN-COMP pour une formation à temps complet), appuie sur F10, puis sur F12;

Appuie trois fois sur Page suivante jusqu’à la page 2 de 2 dans l’écran PEEC0100 Suivi de dossier. Utilise la flèche vers le bas pour aller se positionner sur une case vide dans le champ ÉVÉNEMENT. Sélectionne le code A74 Changement d’adresse traité et, dans Remarque, indique que l’élève n’a pas encore reçu un chèque, ainsi que la date à laquelle ce chèque a été émis. Appuie sur F10;

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Suggère que l’élève se rende à son ancienne adresse pour tenter de récupérer son chèque, s’il y a lieu;

Informe le ou la responsable de l’établissement d’enseignement ou l’élève de la date à partir de laquelle il peut communiquer de nouveau avec lui si le chèque n’est toujours pas reçu. Il faut calculer un délai de 4 semaines après le déclenchement de paie avant de demander un chèque;

de remplacement. Lorsque l’élève n’a pas reçu de chèque après ce délai, se référer à la section 2 Utilisation du formulaire intitulé Déclaration solennelle, engagement et remplacement de chèque pour poursuivre la démarche.

N. B. Lorsque le chèque est retourné par Postes Canada, avant qu’une demande de remplacement de chèque n’ait été envoyée à la DRFM (Direction des ressources financières et matérielles), voir la Procédure des chèques retournés.

1.2 Chèque reçu et perdu sans l’avoir endossé ou chèque reçu, endossé et perdu

Le personnel désigné de la DRÉ ou le ou la responsable de l’établissement d’enseignement :

Vérifie le montant du chèque et la date de déclenchement de paie dans Intimm. Se référer à la section 1.1.1 Vérification du montant du chèque et de la date de déclenchement de paie dans le système Intimm;

Remplit un formulaire de déclaration solennelle pour demander un chèque de remplacement. Se référer à la section 2 Utilisation du formulaire intitulé Déclaration solennelle, engagement et remplacement de chèque.

1.3 Chèque abîmé


Demande à l’élève de vérifier avec la banque s’il est possible d’encaisser le chèque. Si la banque refuse le chèque, voici les situations possibles :

a) Chèque très abîmé dont il est impossible de lire le nom de l’élève ou le numéro de chèque : Traiter le chèque comme un chèque perdu. Se référer à la section 1.2 Chèque reçu et perdu sans l’avoir endossé ou chèque reçu, endossé et perdu;

b) Chèque abîmé dont il est possible d’identifier le nom de l’élève ou le numéro du chèque : Traiter le chèque comme un chèque périmé. Se référer à la section 1.4 Chèque périmé.

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1.4 Chèque périmé


Demande à l’établissement d’enseignement ou à l’élève, selon le cas, d’acheminer le chèque périmé au MICC (au 800, boul. De Maisonneuve Est, 3e étage, Montréal, H2L 4L8) par la poste ou en l’apportant à la réception du MICC.

Le personnel désigné de la DRÉ :

Vérifie si l’élève a droit au montant inscrit sur le chèque. Pour ce faire, se référer à la section 1.1.1 Vérification du montant du chèque et de la date de déclenchement de paie dans le système Intimm, afin de s’assurer que l’élève a encore le droit de recevoir le montant indiqué et qu’une demande de remplacement de chèque n’a pas été faite antérieurement;

Photocopie le chèque périmé et écrit sur la photocopie la date à laquelle le chèque a été reçu;

Écrit sur une feuille si l’élève a droit ou non de recevoir le montant indiqué sur le chèque et remet cette feuille avec le chèque original au personnel de la DGF responsable d’acheminer les documents à la DRFM;

Sélectionne dans le champ ÉVÈNEMENT du système Intimm le code H03 Demande de remplacement d’un chèque. Dans la case Remarque, indique la date à laquelle le chèque périmé a été reçu et précise si l’élève a droit ou non au montant inscrit sur le chèque. Se référer à la section 2.2.1 Informations à inscrire dans le système Intimm afin d’assurer le suivi;

Met la photocopie du chèque dans le dossier physique de l’élève;

N. B. Quand l’élève n’a pas droit au montant indiqué sur le chèque, le personnel désigné de la DGF ou l’agent autorisé de l’établissement d’enseignement communique avec l’élève pour l’en informer.

Le personnel de la DRÉ responsable d’acheminer les documents à la DRFM :

Fait une photocopie du chèque périmé et indique sur la photocopie la date à laquelle il a reçu le chèque;

Envoie à la DRFM, par courrier interne, le chèque original ainsi que la feuille indiquant si l’élève a droit ou non au montant inscrit sur le chèque. Lorsque l’élève a droit au montant inscrit sur le chèque, se référer à la section 4.1 Demande de remplacement de chèque acceptée en ne tenant toutefois pas compte des indications concernant la déclaration solennelle puisqu’il n’est pas nécessaire de remplir une déclaration solennelle dans le cas d’un chèque périmé.

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2. UTILISATION DU FORMULAIRE INTITULÉ « DÉCLARATION SOLENNELLE, ENGAGEMENT ET REMPLACEMENT DE CHÈQUE »

2.1 Actions préalables


a) Déclaration solennelle remplie à l’établissement d’enseignement :

Envoie le formulaire de déclaration solennelle à l’établissement d’enseignement par courriel. (Plusieurs établissements d’enseignement possèdent déjà ce formulaire. Sinon, il est disponible dans l’intranet sous la rubrique Liens rapides [coin inférieur droit de l’écran]. Sélectionner Formulaires et dans la section Ressources financières, sélectionner Formulaires SAGIR. Le formulaire a pour titre Déclaration solennelle, engagement et remplacement de chèque.)

b) Déclaration solennelle remplie au MICC (au 800, boul. De Maisonneuve Est, 3e étage, Montréal, H2L 4L8) :

Transmet directement à l’élève ou par l’intermédiaire de l’établissement d’enseignement une heure de rendez-vous pour que l’élève signe un formulaire de déclaration solennelle au MICC.

2.2 Formulaire de déclaration solennelle rempli au MICC ou à l’établissement d’enseignement

Le personnel désigné de la DGF ou l’agent autorisé de l’établissement d’enseignement :

Remplit la 1re section du formulaire en version PDF (à l’exception des cases n˚ de compte et n˚ de chèque);

Récupère le chèque abîmé de l’élève, lorsque c’est le cas.

L’élève :

Appose sa signature et inscrit la date du jour dans la 1re section de la déclaration solennelle.

Le ou la commissaire à l’assermentation (personne autorisée à faire prêter serment en vertu des lois du Québec ou du Canada) :

Inscrit son nom et son numéro de commissaire, appose son sceau, indique la date du jour et signe la dernière partie de la 1re section de la déclaration solennelle.

N. B. Au MICC (au 800, boul. De Maisonneuve Est, 3e étage, Montréal, H2L 4L8) il y a deux commissaires à l’assermentation. Dans les établissements d’enseignement, il y a parfois un ou une commissaire à l’assermentation. Lorsqu’il n’y en a pas, le ou la responsable indique à l’élève où se rendre pour en trouver un. Par la suite, le ou la responsable de l’établissement d’enseignement achemine l’original de la déclaration solennelle au 800, boul. De Maisonneuve Est, 3e étage, Montréal, H2L 4L8,

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si possible par courrier recommandé, et inclut dans l’envoi le chèque abîmé, lorsque c’est le cas.


Inscrit son nom, appose sa signature et indique la date du jour dans la 2e section de la déclaration solennelle;

Photocopie la déclaration solennelle en 2 copies;

Remet une copie de la déclaration à l’élève (en personne, par télécopieur ou par la poste);

Conserve une copie de la déclaration dans le dossier physique de l’élève;

Photocopie le chèque abîmé ou périmé, lorsque c’est le cas, et dépose la photocopie dans le dossier physique de l’élève;

Fait un imprime-écran de l’historique de l’élève pour identifier le chèque qui doit être remplacé. Pour ce faire, se référer à la section 1.1.1 Vérification du montant du chèque et de la date de déclenchement de paie dans le système Intimm;

Fait un imprime-écran de l’adresse de l’élève apparaissant dans le système Intimm. Pour ce faire, se référer à la section 1.1.2 Vérification de l’adresse de l’élève;

Remet au personnel de la DGF responsable d’acheminer les documents à la DRFM l’imprime-écran de l’historique de l’élève et celui de l’adresse de l’élève, ainsi que l’original de la déclaration solennelle, dans un délai de 5 jours ouvrables, après que la déclaration solennelle ait été remplie. Remet aussi le chèque abîmé, lorsque c’est le cas.

2.2.1 Informations à inscrire dans le système Intimm afin d’assurer le suivi


Sélectionne Traiter dossier → Dossier administratif → Recherche personne dans le MENU PRINCIPAL du système Intimm, inscrit le numéro de personne de l’élève dans l’écran PEEC0530 Rechercher une personne et appuie sur F4;

Appuie deux fois sur Page suivante pour atteindre le champ IMPLICATION DOSSIER, se positionne sur le dossier administratif approprié au programme suivi par l’élève à l’aide des flèches du clavier, appuie sur F10, puis sur F12;

Appuie sur Page suivante jusqu’à la page 2 de 2 de l’écran PEEC0100 Suivi de dossier. Utilise la flèche vers le bas pour aller se positionner sur une case vide dans le champ ÉVÉNEMENT. Sélectionne le code H03 Demande de remplacement d’un chèque et dans Remarque, indique la raison pour laquelle un formulaire de déclaration solennelle a été utilisé et la date à laquelle il a été rempli.

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2.2.2 Acheminement de la déclaration solennelle à la DRFM

Le personnel de la DRÉ responsable d’acheminer les documents à la DRFM :

Photocopie la déclaration solennelle et conserve la copie dans un dossier personnel afin d’assurer le suivi;

Envoie à la DRFM, par courrier interne, l’imprime-écran de l’historique de l’élève, l’imprime-écran de l’adresse de l’élève ainsi que l’original de la déclaration solennelle. Envoie aussi le chèque abîmé lorsque c’est le cas. Les documents doivent être envoyés à la DRFM dans un délai de 5 jours ouvrables après les avoir reçu du personnel désigné de la DGF.

3. TRAITEMENT EFFECTUÉ PAR LA DRFM À LA SUITE D’UNE DEMANDE DE REMPLACEMENT DE CHÈQUE

Le personnel désigné de la DRFM :

Communique par téléphone avec le ministère des Finances, dans un délai de 2 jours ouvrables, pour vérifier si le chèque a été encaissé ou non.

3.1 Chèque en circulation (non encaissé)


Transmet au ministère des Finances une demande d’arrêt de paiement, ainsi qu’une demande de chèque de remplacement à l’aide du système STEF;

Annule le chèque dans le système SAGIR;

Reçoit le chèque de remplacement du ministère des Finances;

Envoie le chèque de remplacement à la DGF et une copie de la déclaration solennelle par courrier interne, dans un délai de 12 jours ouvrables, après avoir reçu la demande de remplacement de chèque de la DGF.

3.2 Chèque encaissé


Demande au ministère des Finances une photocopie recto-verso du chèque encaissé afin d’obtenir une preuve de l’encaissement;

Reçoit la photocopie du chèque encaissé recto-verso du ministère des Finances;

Envoie cette preuve à la DGF ainsi qu’une photocopie de la déclaration

solennelle par courrier interne, dans un délai de 12 jours ouvrables, après avoir reçu la demande de remplacement de chèque de la DGF.

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N. B. La DRFM conserve les imprime-écran ainsi que la déclaration solennelle originale envoyés par la DGF.

4. TRAITEMENT EFFECTUÉ PAR LA DGF À LA SUITE DU

CONSENTEMENT OU DU REFUS DE LA DRFM D’ÉMETTRE UN CHÈQUE DE REMPLACEMENT

4.1 Demande de remplacement de chèque acceptée (chèque non

encaissé : perdu, abîmé ou périmé)

Le personnel de la DRÉ responsable de recevoir les documents de la DRFM :

Reçoit de la DRFM, par courrier interne, le chèque de remplacement et une photocopie de la déclaration solennelle;

Compare la déclaration solennelle envoyée par la DRFM à la copie de la déclaration conservée dans sa chemise personnelle;

Remet le chèque et la copie de la déclaration solennelle au personnel désigné de la DGF, dans un délai de 5 jours ouvrables suivant la date de réception du chèque;

Inscrit, sur sa photocopie de déclaration solennelle, la date à laquelle il reçoit le chèque de la DRFM ainsi que la date à laquelle il remet le chèque de remplacement au personnel désigné de la DGF.

Le personnel désigné de la DRÉ:

Photocopie le chèque reçu;

Communique avec l’établissement d’enseignement ou avec l’élève afin de prendre une entente sur la façon d’acheminer le chèque;

Achemine le chèque selon l’entente prise. Voici les 3 possibilités :

a) Envoi du chèque à l’élève par courrier régulier : Poste le chèque à l’élève et inscrit, sur la photocopie du chèque, la date

de l’envoi et l’adresse où le chèque a été envoyé;

b) Envoi du chèque à l’établissement d’enseignement par courrier régulier :

Poste le chèque à l’établissement d’enseignement en incluant dans l’enveloppe une photocopie du chèque pour la faire signer et dater par l’élève ou envoie la photocopie du chèque à faire dater et signer par l’élève par télécopieur. (Le ou la responsable de l’établissement d’enseignement retourne la photocopie datée et signée au personnel désigné de la DGF);

c) Remise du chèque à l’élève en personne au MICC situé au 800, boul. De Maisonneuve Est, au 3e étage :

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Indique sur la photocopie du chèque, à l’aide d’une étampe, un endroit où l’élève doit signer et inscrire la date du jour lorsqu’il vient récupérer le chèque, qui lui est remis par le personnel désigné de l’accueil.

Le personnel désigné de l’accueil à la DRÉ :

Demande une pièce d’identité à l’élève, lui fait signer et dater la photocopie du chèque, puis remet le chèque à l’élève. Redonne ensuite la photocopie du chèque au personnel désigné de la DGF.


Sélectionne dans le champ ÉVÈNEMENT du système Intimm le code H04 Réponse demande remplacement chèque et dans la case Remarque, indique comment et quand le chèque a été acheminé à l’élève. Se référer à la section 2.2.1 Informations à inscrire d’en le système Intimm afin d’assurer le suivi;

Met dans le dossier physique de l’élève la photocopie du chèque datée et signée par l’élève ainsi que la copie de la déclaration solennelle envoyée par la DRFM.

4.2 Demande de remplacement de chèque refusée (chèque encaissé)

Le personnel de la DRÉ responsable de recevoir les documents de la DRFM :

Reçoit de la DRFM la photocopie du chèque encaissé et une photocopie de la déclaration solennelle;

Compare la déclaration solennelle envoyée par la DRFM à la copie de la déclaration conservée dans son dossier personnel;

Indique, sur sa photocopie de déclaration solennelle conservée dans un dossier personnel, la date à laquelle il a reçu une photocopie du chèque encaissé et une photocopie de la déclaration solennelle de la DRFM ainsi que la date à laquelle il a remis les documents au personnel désigné de la DGF;

Remet au personnel désigné de la DGF la photocopie du chèque encaissé ainsi que la déclaration solennelle envoyées par la DRFM, dans un délai de 5 jours, après avoir reçu les documents;

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Communique avec le ou la responsable de l’établissement d’enseignement (lorsque la déclaration solennelle a été remplie à l’établissement) et lui envoie des photocopies de la preuve du chèque et de la déclaration solennelle.


Questionne l’élève pour tenter de découvrir ce qui a pu se passer. Exemples de questions pouvant être posées : « Possédez-vous un compte conjoint? Est-il possible que votre conjoint ait déposé le chèque? ». Lorsque c’est le ou la responsable de l’établissement d’enseignement qui questionne l’élève, il ou elle transmet les informations obtenues au personnel désigné de la DGF.


a) Élève se souvenant d’avoir encaissé le chèque :

Résume l’information dans le champ ÉVÈNEMENT du système Intimm en sélectionnant le code H04 Réponse demande de remplacement chèque et dans la case Remarque, explique que la demande de remplacement de chèque a été refusée, mais que l’élève se souvient maintenant d’avoir encaissé le chèque. Se référer à la section 2.2.1 Informations à inscrire d’en le système Intimm afin d’assurer le suivi;

b) Élève affirmant à nouveau ne jamais avoir encaissé le chèque : Remplit une deuxième déclaration solennelle en cochant la case 4 de la déclaration solennelle (se référer à la section 2.2 Formulaire de déclaration solennelle rempli au MICC ou à l’établissement d’enseignement) et demande à l’élève d’écrire sur la photocopie prouvant l’encaissement du chèque un commentaire expliquant sa situation, par exemple : « Je n’ai jamais endossé ni encaissé ce chèque » ou « Je n’ai jamais encaissé ce chèque », de signer cette photocopie et d’y inscrire la date du jour.

N. B. Dans le cas d’un endossement de chèque irrégulier, il est essentiel que le commissaire à l’assermentation soit présent lorsque l’élève signe le formulaire de déclaration solennelle.


Photocopie l’original de la déclaration solennelle ainsi que la copie du chèque encaissée qui a été signée par l’élève et remet les originaux à l’agent responsable d’envoyer les documents à la DRFM, dans un délai de 5 jours après avoir rempli la déclaration solennelle;

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Dépose les photocopies des documents mentionnés au point précédent dans le dossier physique de l’élève;

Sélectionne le code H04 Réponse demande remplacement chèque dans le champ ÉVÈNEMENT du système Intimm et, dans la case Remarque, indique qu’une 2e déclaration solennelle a été remplie. Se référer à la section 2.2.1 Informations à inscrire dans le système Intimm afin d’assurer le suivi.

L’agent de la DRÉ responsable d’acheminer les documents à la DRFM :

Envoie à la DRFM par courrier interne dans un délai de 5 jours ouvrables après avoir reçu les documents, l’original de la déclaration solennelle ainsi que la copie du chèque encaissée qui a été commentée et signée par l’élève.

5. TRAITEMENT EFFECTUÉ À LA SUITE DE LA 2E DÉCLARATION SOLENNELLE


Envoie au Ministère des Finances l’original de la déclaration solennelle

ainsi que la copie de la preuve de l’encaissement du chèque commentée et signée par l’élève;

Communique par courrier interne avec le personnel désigné de la DGF dès qu’une réponse est envoyée par le Ministère des Finances dans un délai pouvant aller jusqu’à 90 jours. Voici les réponses possibles :

a) Demande d’un chèque de remplacement acceptée → La DRFM envoie

à la DGF un chèque de remplacement ainsi qu’une photocopie de la 2e déclaration solennelle. Pour la suite de la procédure, se référer à la section 4.1 Chèque perdu non encaissé, chèque abîmé ou chèque périmé (TRAITEMENT EFFECTUÉ PAR LA DGF EN RÉPONSE À LA DRFM), afin de finaliser le traitement;

b) Demande d’un chèque de remplacement refusée → La DRFM envoie à

la DGF une preuve plus détaillée du dépôt du chèque dans le compte de l’élève et une photocopie de la 2e déclaration solennelle. Continuer au point suivant pour poursuivre la procédure.

Le personnel de la DRÉ responsable de recevoir les documents de

la DRFM:

Photocopie la preuve du dépôt du chèque envoyée par la DRFM et conserve la photocopie dans un dossier personnel;

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Transmet la preuve du dépôt du chèque et la copie de la 2e déclaration

solennelle au personnel désigné selon l’établissement d’enseignement de l’élève.


Communique avec l’élève ou avec le ou la responsable de l’établissement d’enseignement pour expliquer qu’il a reçu une preuve irréfutable que le chèque a été encaissé dans le compte bancaire de l’élève;

Envoie la preuve par courriel, par télécopieur ou par la poste à l’élève ou au ou à la responsable de l’établissement d’enseignement que le chèque a été encaissé. Le ou la responsable montre la preuve à l’élève. Lorsque l’élève le demande, il ou elle peut aussi prendre rendez-vous pour voir la preuve au MICC;

Sélectionne le code H04 Réponse demande de remplacement

chèque dans le champ ÉVÈNEMENT du système Intimm et dans la case Remarque, indique la réponse obtenue suite à la 2e déclaration solennelle et spécifie quand et comment l’élève a obtenu une réponse à sa demande. Se référer à la section 2.2.1 Informations à inscrire d’en le système Intimm afin d’assurer le suivi. N. B. Si l’élève veut contester la preuve irréfutable, se référer à la section 6 Contestation de l’élève en réponse à la 2e déclaration solennelle.

6. CONTESTATION DE L’ÉLÈVE EN RÉPONSE À LA 2E DÉCLARAITON

SOLENNELLE

Transmettre la contestation à la DRFM. 7. CHÈQUES MANUELS

L’émission de chèques manuels est autorisée pour les élèves du temps partiel uniquement lorsque l’établissement d’enseignement ou le MICC est responsable d’un retard dans le paiement des allocations. (Plus rarement un chèque manuel est autorisé pour un élève du temps complet).

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7.1 Formulaire de demande de chèque manuel

Le personnel désigné de la DRÉ:

S’assure qu’il a reçu de l’établissement d’enseignement tous les documents requis pour faire une demande de chèque manuel (preuve du statut et numéro d’assurance sociale de l’élève [père ou mère], preuve du statut de l’enfant, formulaire d’attestation de garde pour le versement d’une allocation de francisation à temps partiel);

Remplit un formulaire de demande de chèque manuel à l’aide des informations contenues dans les documents envoyés par l’établissement d’enseignement et des informations présentes dans le dossier Intimm de l’élève. Ajoute, au besoin, les informations manquantes dans le dossier Intimm afin que l’élève reçoivent dorénavant les allocations auxquelles il ou elle a droit lors des déclenchements de paie; (Le nouveau formulaire sera disponible dans le lecteur « P » du poste de travail de l’ordinateur sous Registraire → Formulaires_lettres → Formulaires → Demande de chèque manuel) ;

Vérifie dans le dossier Intimm de l’élève si le numéro d’assurance sociale

est bien indiqué. Pour ce faire, sélectionne Traiter dossier → Dossier administratif → Recherche personne dans le MENU PRINCIPAL du système Intimm, inscrit le numéro de personne de l’élève dans la case Nº : de l’écran PEEC0530 Rechercher une personne, appuie sur F4;

Appuie trois fois sur Page suivante, sélectionne Menu contextuel dans la

barre de tâches, puis clique sur main. NAS pers. Ajoute le numéro d’assurance sociale temporaire ou permanent s’il n’est pas indiqué ainsi que la date de fin si tel est le cas, appuie sur F10;

Appuie sur F7, puis appuie quatre fois sur Page suivante pour attendre la

section Statut personne dans le champ PERSONNE. Appuie sur F2 pour sélectionner le statut approprié avec les flèches du clavier vers le haut ou vers le bas, clique sur O.K. et indique la date de début et la date de fin lorsque le statut est temporaire. Appuie sur F10;

Appuie cinq fois sur Page précédente pour atteindre le champ

IMPLICATION DOSSIER. Se positionne sur le dossier administratif approprié au programme suivi par l’élève à l’aide des flèches du clavier vers le haut ou vers le bas (FRAN-FMT FRAN-PART pour la formation à temps partiel), appuie sur F10;

Vérifie la région dans laquelle l’élève étudie en regardant dans la case

U.A. du champ DOSSIER ADMINISTRATIF de l’écran PEEC100- Dossier administratif, puis appuie sur F11;

Nº : TC TP 4

14

Appuie sur Page suivante jusqu’à la page 2 de 2 et dans le champ FICHE

DE PARTICIPATION, indique O pour oui dans la case CISR si l’élève n’a pas de statut permanent et appuie sur F10. Dans tous les cas, inscrit O dans la case Alloc.et appuie sur F10;

Sélectionne Menu contextuel dans la barre de tâches et clique sur Historique stag afin d’obtenir le numéro du stagiaire (N˚ stag) et le numéro Sagir (N˚ SAGIR), puis appuie sur F7;

Vérifie si l’élève est bien inscrit. Pour ce faire, sélectionne Menu

contextuel dans la barre de tâches et clique sur insc./Groupe. Si l’élève n’est pas inscrit, communique avec l’agent autorisé de l’établissement d’enseignement pour vérifier la date à laquelle l’élève a commencé le cours et préciser le programme suivi par l’élève. Si les informations sont déjà présentes, vérifie, dans le champ MOUVEMENT, la date de début de cours afin de calculer le montant qui aurait dû être versé à l’élève en tenant compte des journées sans formation durant la période concernée;

Indique sur le formulaire de demande de chèque manuel les raisons de la

demande ainsi que la période pour laquelle un chèque manuel est requis;

Appuie trois fois sur F7. Appuie sur la touche Imprime-écran pour avoir une copie de l’écran PEEC0530 Rechercher une personne;

Fait signer la demande par le ou la gestionnaire du service ou son

représentant ou sa représentante;

Remet l’imprime-écran Rechercher une personne et le formulaire de demande de chèque manuel signée par le ou la gestionnaire à la personne responsable d’émettre des chèques manuels.

7.2 Émission d’un chèque manuel

La personne à la DRÉ responsable d’émettre les chèques manuels :

Vérifie l’exactitude des informations inscrite sur le formulaire de

demande de chèque manuel dans le système Intimm;

Émet le chèque au nom de l’élève à partir des informations vérifiées;

Signe le chèque et fait signer le chèque par une des quatre autres personnes autorisées à émettre des chèques manuels;

Nº : TC TP 4

15

Remplit un formulaire d’enregistrement d’une dépense avec la bonne codification budgétaire (temps complet ou temps partiel, région…)

Fait signer le ou la gestionnaire détenteur ou détentrice du compte en

fidéicommis;

Inscrit au registre du compte en fidéicommis le solde du mois précédent, les informations concernant les chèques émis pendant le mois : n˚ du chèque, date, nom de l’élève, n˚ de personne de l’élève (C…), le montant du chèque et les dépôts faits par la DRFM;

Fait trois photocopies du chèque et du formulaire de demande de chèque

manuel (joints sur une même copie), une photocopie du formulaire d’enregistrement d’une dépense et une photocopie de l’imprime-écran Rechercher une personne;

Remet au personnel désigné de la DGF (demandeur du chèque) le chèque

émis manuellement et une photocopie du chèque et du formulaire de demande de chèque manuel;

Envoie à la DRFM, par courrier interne, l’original du formulaire de

demande de chèque manuel et du formulaire d’enregistrement d’une dépense, une photocopie du chèque émis manuellement et du formulaire de demande de chèque manuel, ainsi que l’imprime-écran Rechercher une personne;

Conserve dans un dossier personnel une photocopie du chèque et du

formulaire de demande de chèque manuel, une photocopie du formulaire d’enregistrement d’une dépense et l’imprime-écran Rechercher une personne. Classe ces documents selon les numéros des chèques.

7.3 Acheminement du chèque à l’élève

Le personnel désigné de la DRÉ (demandeur du chèque):

Reçoit le chèque émis manuellement et la photocopie de la demande de chèque manuel et du chèque;

Envoie le chèque à l’élève par courrier régulier à moins qu’une entente particulière n’ait été prise. Pour plus de détails se référer à la section 4.1 Demande de chèque de remplacement acceptée lettres a, b et c;

Sélectionne dans le champ ÉVÈNEMENT du système Intimm le code

H05 Demande de chèque manuel. Dans la case Remarque, précise la raison de la demande, la période pour laquelle le chèque est demandé, le montant du chèque, puis indique comment et quand le chèque a été

Nº : TC TP 4

16

acheminé à l’élève. Se référer à la section 2.2.1 Informations à inscrire dans le système Intimm afin d’assurer le suivi;

Dépose la photocopie du formulaire de demande de chèque manuel et du chèque dans le dossier physique de l’élève.

7.4 Suivi bancaire


Fait un dépôt direct à la banque pour le renflouement du chèque manuel;

Envoie par courriel à la personne émettant les chèques manuels à la DGF l’état des dépôts au fur et à mesure qu’un ou des dépôts sont effectués.

La personne responsable d’émettre les chèques manuels à la DRÉ:

Remplit le formulaire « État de conciliation du compte en fidéicommis »

à l’aide d’informations provenant des annexes A (relevé bancaire), B, C et D;

Utilisation des annexes :

Annexe A (Relevé bancaire) → Connaître le solde indiqué sur le

relevé de banque;

Annexe B « Liste des chèques en circulation » → Répertorier les chèques en circulation et calculer leur montant total;

Annexe C « Liste des remboursements à recevoir du Ministère

des Finances » → Répertorier les demandes de remboursement déjà présentées mais en attente des chèques de remboursement et les chèques de remboursement reçus du Ministère des Finances mais qui ne sont pas encore déposés (les dépôts que la DRFM n’a pas encore effectués pour le renflouement des chèques manuels), puis en calculer le montant total;

Annexe D « Registre du compte en fidéicommis » → Tenir un

registre des chèques émis manuellement et des dépôts effectués par la DRFM pour le renflouement et en calculer le solde. (Le montant de l’annexe C + le montant de l’annexe D doit donner 8 000.00$.)

Nº : TC TP 4

17

Signe et date l’« État de conciliation de compte en fidéicommis » et fait signer et dater ce document par le ou responsable de l’administration détenteur ou détentrice du compte en fidéicommis;

Photocopie tous les documents (États de conciliation du compte en fidéicommis, relevé bancaire, annexes B, C, D) et dépose les photocopies dans un dossier personnel;

Envoie les originaux à la DRFM par courrier interne.

Le personnel désigné à la DRFM

Effectue des vérifications après avoir reçu les documents originaux de la DGF et informe la personne responsable d’émettre les chèques manuels lorsque des erreurs sont détectées.

OUTILS

Formulaires

RÉFÉRENCES Programme d’intégration linguistique pour les immigrants, Section VI, articles 35.


MISE À JOUR Gilles Boileau (DRÉ)

VALIDATION Directions DRÉ

Responsables Gilles Boileau


Nº : TC TP 3

RECUEIL DES DIRECTIVES ET PROCÉDURES DE LA DIRECTION

GÉNÉRALE DE LA FRANCISATION

DIRECTIVE SUR LA GESTION DU COMPORTEMENT DES ÉLÈVES

SERVICES-PROGRAMMES Francisation à temps complet


DESTINATAIRES

Personnel enseignant et conseillères, conseillers de la Direction de la formation (DF) Personnel responsable de la francisation chez les mandataires Agentes, agents de bureau Personnel de la Direction du registraire et de

l’évaluation (DRÉ)

BUT Permettre la mise en place de conditions favorables à l’apprentissage et au bon déroulement des cours de français en gérant de façon efficace les comportements inappropriés d’élèves pouvant nuire à leur apprentissage ou à celui des autres élèves en salle de classe.

CONTEXTE La gestion de classe relève d’abord du personnel enseignant. La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement doit être informée de tout comportement inapproprié et apporter sa collaboration à l’analyse et à la résolution du problème.

DIRECTIVE

Tous les élèves doivent contribuer à maintenir dans la classe un climat favorable à leur apprentissage et à celui de leurs collègues. À cette fin, la professeure ou le professeur peut en tout temps utiliser le marque-place Pour réussir sa francisation qui fait état des bons comportements à adopter et rappelle également les valeurs communes du Québec.

Ainsi, pour réussir leur apprentissage du français et favoriser l'harmonie en classe et dans les lieux d'enseignement, les élèves doivent notamment :

faire preuve de ponctualité et d’assiduité en classe; respecter le personnel enseignant et leurs collègues de classe; s’abstenir de toutes formes de violence verbale, psychologique ou physique; s’exprimer toujours en français en classe; respecter les règlements, les politiques et les directives du lieu d’enseignement et

du ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles (MICC).

Nº : TC TP 3

2

Dans toutes les situations où un élève ne respecte pas les comportements attendus, il importe de faire une intervention préventive : la professeure ou le professeur rencontre donc l’élève afin de discuter de la situation et de convenir avec lui du comportement qu’il doit adopter. La professeure ou le professeur remplit le formulaire Étude de cas et le remet à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement. Si la situation ne s’améliore pas, la personne responsable rencontre à son tour l’élève et peut alors recommander au MICC son exclusion en accord avec la professeure ou le professeur. Après analyse, la DF verra à approuver ou non la demande d’exclusion.

DÉFINITIONS

Date de fin : La dernière journée de présence de l’élève au cours.

Étude de cas : Formulaire de consignation des observations reliées à un problème

d’assiduité ou de comportement.

Exclusion : Acte administratif par lequel une ou un élève est exclu de son cours et perd

son statut d’élève.

PROCÉDURES


rencontrer chaque élève qui présente un comportement inapproprié en classe pour échanger avec elle ou avec lui et fixer des objectifs afin d’améliorer la situation;

remplir le formulaire Étude de cas et le remettre à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement;

informer la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement de l’évolution de la situation; celle-ci, en accord avec la professeure ou le professeur, peut recommander à la DF l’exclusion d’une ou d’un élève si la situation le justifie.


rencontrer l’élève si nécessaire;

conserver le formulaire Étude de cas remis par le personnel enseignant;

recommander, s’il y a lieu, l’exclusion d’une ou d’un élève auprès de la DF;

inclure le formulaire Étude de cas dûment signé à la recommandation.

Le personnel de la DF doit :

analyser toute demande d’exclusion d’une ou d’un élève; informer la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement de la

décision; informer la DRÉ de toute exclusion, en remettant le formulaire Étude de cas pour

dépôt au dossier de l’élève.

Nº : TC TP 3

3

Le personnel de la DRÉ doit :

saisir le mouvement d’exclusion dans INTIMM; inscrire comme date de fin, la dernière journée de présence de l’élève au cours; déposer le formulaire Étude de cas au dossier de l’élève; envoyer une lettre à l’élève l’informant de son exclusion; mettre à jour la fiche de référence Services en ligne des intervenants externes dans

l’extranet d’Emploi-Québec pour indiquer la fin du cours de l’élève, si nécessaire; arrêter le paiement des allocations de l’élève; il y a alors fermeture de son dossier et

elle ou il perd son statut d’élève.

OUTILS

Enseigner au MICC : Rôle, responsabilités et conditions d’exercice du personnel enseignant. Disponible dans l’intranet de la Francisation – Onglet Professeures et professeurs – Onglet Enseigner au MICC

Extranet d’Emploi-Québec Formulaire Étude de cas Formulaire Liste pour la prise des présences pour les cours à temps partiel Formulaire Rétroinformation – Francisation pour les cours à temps complet Lettre type 083 Fermeture de votre dossier en francisation Lettre type 095 Avis d’exclusion (TP) Liste des définitions des mouvements au système INTIMM Marque-place Pour réussir sa francisation, affiche et document Exploitation

pédagogique du marque-place et de l’affiche Système INTIMM : écran PEEC0100 Suivi de dossier







Nº : TC TP 2

1


DIRECTIVE SUR LA GESTION DE L’ASSIDUITÉ DES ÉLÈVES

SERVICES-PROGRAMMES Francisation à temps complet


DESTINATAIRES


Personnel responsable de la francisation chez les mandataires Agentes, agents de bureau de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ):

BUT

Permettre la mise en place de conditions favorables à l’apprentissage et au bon déroulement des cours de français en gérant de façon efficace l’assiduité des élèves.

CONTEXTE La présence des élèves aux cours de français et aux activités de soutien à la francisation, s’il y a lieu, est obligatoire. Le suivi de l’assiduité des élèves relève d’abord du personnel enseignant, et des animatrices et des animateurs, le cas échéant, en collaboration avec la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement.

DIRECTIVE

La présence des élèves est obligatoire en tout temps, et ce, pendant toute la durée de leur formation (activités d’enseignement et activités de soutien à la francisation, s’il y a lieu).

La professeure ou le professeur et l’animatrice ou l’animateur, s’il y a lieu, remplissent au

début de chaque période le formulaire Rétroinformation – Francisation pour les cours à

temps complet ou le formulaire Liste pour la prise des présences pour les cours à temps

partiel.

La professeure ou le professeur, de concert avec la personne responsable de la francisation

du lieu d’enseignement, informent l’élève que ses absences répétées peuvent entraîner une

exclusion de son cours si la situation persiste.

Une ou un élève est exclu de son cours lorsqu’elle ou il s’est absenté : cinq (5) jours de cours consécutifs ou non consécutifs;

Nº : TC TP 2

2

trois (3) jours de cours consécutifs ou non consécutifs pour les cours ayant lieu la fin de semaine.

Dans le cas de retards, de départs hâtifs ou d’absences durant une période d’enseignement ou d’activités de soutien à la francisation, se reporter à la directive Gestion du comportement des élèves.

DÉFINITIONS

Date de fin : La dernière journée de présence de l’élève au cours.

Étude de cas : Formulaire de consignation des observations reliées à un problème

d’assiduité ou de comportement.

Exclusion : Acte administratif par lequel une ou un élève est exclu de son cours et perd

son statut d’élève.

PROCÉDURES


sensibiliser les élèves à l’importance de l’assiduité et de la ponctualité, de concert avec la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement;

rencontrer les élèves, en cas d’absences répétées, afin de discuter de la situation et de convenir avec eux du respect de la directive Gestion de l’assiduité des élèves;

remplir le formulaire Étude de cas et le remettre à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement;

informer la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement de l’évolution de la situation; celle-ci peut, en accord avec la professeure ou le professeur, recommander à la DF de mettre fin à la formation d’une ou d’un élève;

discuter avec la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement de toute demande d’autorisation d’absence prolongée pour des motifs familiaux ou autres motifs, et aviser l’élève de la décision.


vérifier chaque semaine les formulaires de prise de présences et discuter avec la professeure ou le professeur de tout problème d’assiduité;

saisir l’exclusion d’une ou d’un élève dans l’extranet dès que celle-ci ou celui-ci s’est absenté durant trois (3) ou cinq (5) jours consécutifs ou non consécutifs, selon la formule de cours. Inscrire comme date de fin, la dernière journée de présence de l’élève au cours.

.

Nº : TC TP 2

3


envoyer une lettre à l’élève l’informant de son exclusion; mettre à jour la fiche de référence Services en ligne des intervenants externes dans

l’extranet d’Emploi-Québec pour indiquer la fin du cours de l’élève, si nécessaire; arrêter le paiement des allocations de l’élève; il y a alors fermeture de son dossier, et

elle ou il perd son statut d’élève.

OUTILS

Enseigner au MICC : Rôle, responsabilités et conditions d’exercice du personnel enseignant. Disponible dans l’intranet de la Francisation – Onglet Professeures et professeurs – Onglet Enseigner au MICC

Extranet d’Emploi-Québec Formulaire Étude de cas Formulaire Liste pour la prise des présences pour les cours à temps partiel Formulaire Rétroinformation – Francisation pour les cours à temps complet Lettre type 083 Fermeture de votre dossier en francisation Lettre type 094 Avis d’exclusion-absences répétées (TP) Liste des définitions des mouvements au système INTIMM Système INTIMM : écran PEEC0100 Suivi de dossier







Nº : TC 8


REMBOURSEMENT OU NON-PAIMENT DES FRAIS DE GARDE

PENDANT LES PÉRIODES D’ARRÊT DE LA FORMATION

SERVICE-PROGRAMME


DESTINATAIRES

Personne responsable de la francisation chez les mandataires Agentes, agents de bureau de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Identifier les modalités de remboursement ou de non-paiement des frais de garde pendant les arrêts de la formation de l’élève.

CONTEXTE

Les frais de garde sont remboursés :

pour les journées où il y a cours seulement.

Les frais de garde ne sont pas remboursés pendant :

les périodes de battement et des vacances estivales; les jours fériés, suspendus, pédagogiques.

Cependant, pendant la formation de l’élève, il y a des périodes où il n’y a pas de cours :

jour férié à l’intérieur d’une session; arrêt entre deux sessions, incluant les semaines pédagogiques (battement); arrêt estival.

Pendant une année scolaire, il y a des périodes où l’enfant de l’élève n’a pas de classe :

journée pédagogique; semaine de relâche; vacances estivales; jour férié à l’intérieur d’une session du MICC.

Nº : TC 8

2

DIRECTIVE

Cette directive permet de rembourser des frais de garde pendant des périodes où il n’y a pas de cours et ainsi favoriser la rétention de la clientèle en classe. Les frais de garde sont exceptionnellement remboursés :

quand la place de l’enfant doit être maintenue dans un service de garde régi ou non régi par le ministère de la Famille, mais en attente d’une place régie avec preuve, pendant la période de battement entre deux sessions ou pendant la période des vacances estivales;

quand la place de l’enfant doit être maintenue dans un service de garde régi pour les jours fériés pendant la période du temps des fêtes (Noël et 1er janvier).

Quand l’élève est en formation et que son enfant qui fréquente l’école au niveau préscolaire ou primaire n’a pas de cours, des frais de garde peuvent, sur demande, lui être remboursés :

pendant une journée pédagogique dans le milieu scolaire de l’enfant, la relâche scolaire ou les vacances estivales;

le montant remboursé peut alors être modifié au besoin.

L’élève qui demande le remboursement de frais de garde doit :

présenter obligatoirement, à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement, un formulaire de frais de garde dûment rempli, un reçu de paiement ainsi qu’une preuve d’occupation de la conjointe ou du conjoint;

présenter, s’il y a lieu, une preuve d’inscription sur une liste d’attente d’un centre de la petite enfance (CPE), si le choix d’une garderie non régie est motivé par l’absence de place dans un service de garde régi;

transmettre le formulaire dans les 15 jours civils après le retour en classe et le reçu dans les 30 jours civils. S’il y a un dépassement de ces dates sans dépasser la session, évaluer le contexte pour approuver les pièces.

Pour les personnes qui doivent maintenir une place en garderie (période de battement), le paiement se fera seulement lors du retour en classe de l’élève.

Résumé des frais remboursables dans les services de garde

Types de services de garde

Service de garde régi par le ministère de la Famille (garderie ou CPE) (GA) :

Frais réels, maximum de 25 $ par jour par enfant à charge, soit un maximum de 125 $ par semaine.

Nº : TC 8

3

Service de garde en milieu familial régi par le ministère de la Famille (GF) :


Service de garde en milieu scolaire (GS) :


Services de garde non régis par le ministère de la Famille

Service de garde non régi (NR) :

Frais réels, maximum de 10 $ par jour par enfant à charge, soit un maximum de 50 $ par semaine;

ou

Si le choix est motivé par l’absence de place dans un service de garde régi par le ministère de la Famille :


* Une preuve d’inscription sur une liste d’attente d’un CPE doit être présentée par l’élève et annexée au dossier physique.

Période estivale et semaine de relâche de l’enfant

Pendant la formation de l’élève

Camp de jour, camp de vacances, service de loisirs, service de garde afférent au camp de jour (CJ, SL), autres circonstances jugées acceptables :

Frais réels, maximum de 25 $ par jour par enfant à charge, soit un maximum de 125 $ par semaine

Garde mixte pendant la période estivale :


- Par exemple, un enfant peut être inscrit au camp de jour et être inscrit au service de garde ou être gardé par une autre personne pendant les périodes non couvertes par le camp de jour (matin ou fin d’après-midi).

Lorsqu’il y a transmission de documents comportant des renseignements nominatifs par télécopieur :

informer le destinataire du moment de la transmission et s’assurer de sa présence au moment de la réception;

communiquer avec le destinataire pour s’assurer qu’il a bien reçu les documents;

Nº : TC 8

4

se référer à la Commission d’accès à l’information à l’adresse www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FI_telecopie.pdf pour plus d’information.

DÉFINITIONS

Dans le cadre du remboursement des frais de garde prévus par le PAFILI, les définitions suivantes sont utilisées :

Battement : période d’arrêt entre deux sessions consécutives, prévue au calendrier des

cours du MICC.

Service de garde régi par le ministère de la Famille : lieu où un enfant est gardé par une personne titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (L.R.Q., c. S-4.1.1) ou par une personne responsable d'un service de garde en milieu familial reconnu par un tel titulaire de permis. Les services de garde régis doivent se conformer à une certaine réglementation, principalement en termes de programme éducatif, d’aménagement, d’équipement, de santé et de sécurité des enfants, sans oublier un personnel qualifié et supervisé. De plus, ils doivent avoir un conseil d’administration composé majoritairement de parents.

Service de garde non régi par le ministère de la Famille: lieu où l’enfant est gardé par une personne qui n’a pas de permis délivré en vertu de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (L.R.Q.,c. S-4.1.1) qui n’est pas un service de garde scolaire ou un camp de jour pendant la période estivale. Le tarif demandé est à la discrétion du responsable du service de garde.

PROCÉDURES

1. DEMANDE DE REMBOURSEMENT OU MODIFICATION DE FRAIS DE GARDE LORSQUE L’ÉLÈVE EST EN SESSION ET QUE SON ENFANT EST EN ARRÊT SCOLAIRE (semaine de relâche scolaire, vacances estivales et journées pédagogiques dans le milieu scolaire de l’enfant)

L’élève :

apporte le formulaire de frais de garde dûment rempli, le reçu de paiement, une preuve d’occupation de la conjointe ou du conjoint et la preuve d’inscription sur une liste d’attente d’un CPE s’il y a lieu et remet le tout à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement. De plus, elle ou il doit présenter un dépliant sur lequel figure l’horaire du camp de jour, s’il y a lieu.

La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement :

indique la date de réception sur les documents; transmet les documents de l’élève à la DRÉ le plus rapidement possible afin d’éviter

les retards (voir la directive lors de la transmission de documents par télécopieur).


Nº : TC 8

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traite les informations reçues au système INTIMM pour faire une Correction des allocations autorisées (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM A); ou

traite les informations reçues pour faire une Demande d’allocation (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM B);

classe le formulaire de frais de garde et le reçu de paiement et, selon le cas, la preuve d’inscription sur une liste d’attente d’un CPE au dossier physique de l’élève.

2. CORRECTION DES FRAIS DE GARDE LORSQUE L’ÉLÈVE ET SON ENFANT SONT EN ARRÊT PENDANT LA PÉRIODE DES FÊTES POUR LES JOURS FÉRIÉS

2.1 Maintien de l’enfant dans un service de garde régi par le ministère de la

Famille


s’assure que l’élève présente des reçus prouvant qu’il a dû payer la garde de son enfant dans un service de garde régi pendant la période des fêtes pour les jours fériés;

effectue un ajout à l’allocation au système INTIMM (se référer à la section

Cheminement dans le système INTIMM C).


A. Correction des allocations de frais de garde autorisées

Cheminement dans le système INTIMM : Aller dans le système INTIMM à Traiter dossier Francisation allocation aUtorisée = écran SEEC0400, CORRECTION DES ALLOCATIONS AUTORISÉES et faire les modifications.

B. Demande de frais de garde

Cheminement dans le système INTIMM : Aller dans le système INTIMM à Traiter dossier Francisation allocation aUtorisée = écran SEEC0400, CORRECTION DES ALLOCATIONS AUTORISÉES et faire 2 fois Bloc suivant = écran SEEC0390, SITUATION ET ALLOCATION AUTORISÉE et saisir la demande. Combinaison de deux services de garde : inscrire l’enfant dans son milieu de garde

principal (camp de jour) avec une note dans Remarque indiquant que l’enfant est à la fois dans deux services de garde.

Nº : TC 8

6

C. Ajout à l’allocation de frais de garde

Cheminement dans le système INTIMM : Aller dans le système à Traiter dossier Francisation aJustement allocation = écran SEEC0340, AJUSTEMENT AIDE FINANCIÈRE AU STAGIAIRE :

1. Ajustement : saisir le code 30 = ajout à l’allocation; 2. Date : saisir la date de la période effective de l’ajout; 3. Motif : saisir le motif code 1 = remboursement d’un sous-payé à l’élève; 4. Remarque : saisir la remarque pertinente; 5. Garde SFL : saisir le montant à rembourser; 6. F10 pour sauvegarder ou l’icône correspondant à la sauvegarde sur la barre de

menu.

OUTILS

Calendrier de formation.

Dépliant d’un camp de jour.

Formulaire de frais de garde et le reçu.

Système INTIMM : écrans SEEC0390, SEEC0340 et SEEC0400.

RÉFÉRENCES

Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI), section II,

articles 26 à 29, 33 à 40.




Responsables Gilles Boileau Luc Boisvert, p.il


Nº : TC 7


ÉVALUATION SOMMATIVE DES ÉLÈVES

SERVICE-PROGRAMME


DESTINATAIRES


Personne responsable de la francisation chez les mandataires Agentes, agents de bureau de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Recueillir des informations sur les apprentissages réalisés par les élèves des cours réguliers à temps complet.

Rendre compte aux élèves de leurs apprentissages à la fin d’un cours et de leur niveau de compétence avec la remise d’un bulletin à la fin du cours FIA330-3 ou FIPA275-4, FIA240-4 ou FIPA 240-5, selon le cas.

CONTEXTE

La politique d’évaluation des apprentissages du Ministère est d’abord un outil de gestion pédagogique : elle oriente, encadre et soutient les activités reliées à l’évaluation des apprentissages. Elle inclut, entre autres, l’évaluation sommative de fin de cours des élèves.

DIRECTIVE

À la fin de chacun des cours offerts dans le cadre des services de francisation à temps complet, on attribue à l’élève un niveau pour chacune des compétences langagières :

Les compétences langagières sont évaluées au moyen d’épreuves formelles à la fin de chaque cours.

À la fin du dernier cours FIA ou FIPA, l’élève reçoit un bulletin indiquant le niveau de compétence atteint pour chacune des compétences langagières.

À la fin de chaque cours, la professeure ou le professeur rencontre chaque élève pour une rétro information basée sur le bilan des compétences.

Nº : TC 7

2

L’élève qui estime que ses résultats ne correspondent pas à ses compétences réelles peut demander une révision. Cette demande doit être faite, par écrit, à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement dans un délai de cinq (5) jours ouvrables suivant la transmission des résultats.

PROCÉDURES

Les établissements d’enseignement où la formation est offerte ont la responsabilité de s’assurer que les situations de communication et les tâches mises en œuvre, ainsi que la procédure utilisée par la professeure ou le professeur pour effectuer ses observations, sont congruentes avec les niveaux de compétence attribués.


convient avec la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement d’un horaire pour la passation des épreuves et le transmet aux élèves;

maintient l’horaire régulier des cours entre les épreuves; et corrige les épreuves en dehors des heures d’enseignement.

À la fin de chaque cours, le personnel enseignant :

attribue à l’élève un niveau pour chacune des compétences langagières à partir des observations recueillies dans le cadre des activités de communication effectuées durant le cours;

procède, à la fin du cours, à une entrevue de rétro information avec l’élève en se servant du Bilan des compétences et lui en remet une copie.

informe l’élève, s’il y a lieu, d’une reprise du cours.

Pour tous les cours, les résultats de l’évaluation de fin de cours sont saisis dans l’extranet par la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement. Le personnel de la DRÉ produit les bulletins de fin de cours et les envoie par la poste aux élèves finissants. La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement transmet toute demande de révision d’une ou d’un élève à la DF.

OUTILS

Bilans des compétences et prototypes d’épreuves Bulletin Enseigner au MICC, volet administratif Liste pour noter les évaluations

Nº : TC 7

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RÉFÉRENCES Programme d’intégration linguistique pour les immigrants (PILI), Section VII, articles 38, 39, 40 et 41.

Politique d’évaluation des apprentissages.






Nº : TC 6


RÉINSCRIPTION DES ÉLÈVES

SERVICE-PROGRAMME


DESTINATAIRES


Personne responsable de la francisation chez les mandataires Agentes, agents de bureau personnel de la Direction du registraire et de l’évaluation

(DRÉ)

BUT

Assurer une place au cours suivant aux élèves qui terminent un cours.

CONTEXTE

L’offre de services de francisation à temps complet comprend trois (3) cours pour le programme général d’intégration linguistique et quatre (4) cours pour le programme d’intégration linguistique pour les populations immigrantes peu alphabétisées ou peu scolarisées. Dans le cadre des ententes avec la Commission scolaire de Montréal (CSDM) et la Commission scolaire Marguerite-Bourgeois, ce sont quatre (4) cours pour le programme général et cinq (5) cours pour le programme d’intégration linguistique pour les populations immigrantes peu alphabétisées ou peu scolarisées.

DIRECTIVE

À la fin de la session, après avoir vérifié l’intention des élèves de se réinscrire, la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement procède, à l’aide de l’extranet francisation, à la réinscription des élèves admissibles à la session suivante.

L’élève n’est pas admissible au cours suivant lorsque :

il y a dépassement de 1 800 heures de formation tout service programme confondu; il a obtenu la résidence permanente au Canada depuis plus de cinq (5) ans avant le

début du cours suivant; l’élève a terminé le dernier cours du programme.

Nº : TC 6

2

Reprise de cours

La reprise de cours est une mesure exceptionnelle à laquelle l’élève n’aura droit qu’une seule fois durant le parcours complet de son programme de formation.

Dans les cas exceptionnels où la reprise de cours est recommandée, la professeure ou le professeur doit la justifier à l’aide du formulaire Outil de dépistage de difficultés d’apprentissage qu’elle ou qu’il remet dûment rempli à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement. La reprise de cours doit nécessairement être approuvée par la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement et la Direction de la formation.

En cours de formation

Aucun changement de programme n’est autorisé : Ex. :

- L’élève a terminé son cours FIPA275-4 et ne peut pas être réinscrit dans un cours FIA330-3.

- L’élève est inscrit au FIA 330-1 et ne peut pas être réinscrit au FIPA 275-1.

À la fin des cours FIA330-3 et FIPA275-4

Aucune reprise n’est possible.

PROCÉDURES

LA RÉINSCRIPTION

Produire les formulaires de réinscription

La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement produit, à partir de l’extranet, les formulaires de réinscription et les remet au personnel enseignant.

Réinscrire les élèves


vérifie auprès de l’élève son intention de poursuivre sa formation à la prochaine session;

remplit le formulaire de réinscription; - écrit oui ou non dans la colonne Réinscription et fait signer l’élève; - inscrit sa recommandation dans la colonne Cours suivant en écrivant le

sigle du cours qu’il recommande (ex. : FIA330-2, FIA330-3.); remet à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement le

formulaire de réinscription; remet à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement pour

approbation le formulaire Outil de dépistage de difficultés d’apprentissage dûment rempli pour l’élève qui doit reprendre exceptionnellement son cours;

Nº : TC 6

3

informe la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement des cas exceptionnels de réorientation : reclassement, transfert. Par contre, aucun de ces mouvements n’est autorisé à la fin du dernier cours du programme.

La personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement valide et saisit, à partir du formulaire de réinscription dûment rempli, les intentions des élèves dans ľextranet et retourne, au besoin, à la conseillère ou au conseiller en francisation le formulaire Outil de dépistage de difficultés d’apprentissage.


s’assure que le groupe est prêt (écran IINTIMM SEEC0060) pour réinscrire les élèves au système INTIMM (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM);

réinscrit les élèves à un cours au système INTIMM à partir des informations transmises par la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement;

effectue une réinscription en lot ou individuelle (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM);

réinscrit les élèves qui reprennent leur cours suite à l’approbation de la conseillère ou du conseiller en francisation de la DF et joint le formulaire Outil de dépistage de difficultés d’apprentissage classé dans le dossier de l’élève.


A. La réinscription en lot (un groupe à la fois ou fusion de deux groupes)


aller dans Traiter dossier Francisation prOgrammation maintenir Groupe = écran SEEC0060, GROUPE FORMULE DE COURS :

1. No groupe : saisir le numéro du groupe de la nouvelle session + F4 ou faire

l’icône correspondant à exécution sur la barre de menu;

2. Prêt pour insc : vérifier si O apparaît dans le champ Prêt pour insc.; saisir le champ Prog étude et rythme

GENE : cours FIA, Rythme1 M; ADAP : cours FIPA, Rythme2 A;

Niveau : 1 = FIA330-1 2 = FIA330-2 3 = FIA330-3 1A = FIPA275-1 2A = FIPA275-2

1 « Rythme » est utilisé comme code de gestion.

2 Idem

Nº : TC 6

4

3A = FIPA275-3 4A = FIPA275-4

3. Générer RINS : inscrire O + retour;

4. Anciens groupes : faire F2 sur ce bloc et la liste des anciens groupes apparaît (groupes en cours); choisir le groupe désiré, faire OK ou retour + F10 ou utiliser l’icône correspondant à Sauvegarder sur la barre de menu;

À cette étape, si on veut fusionner deux groupes, on doit d’abord choisir le premier groupe, faire OK ou retour. Positionner le curseur sur le deuxième champ de l’écran groupe; refaire F2, choisir le deuxième groupe puis faire OK ou retour + F10;

une liste d’élèves à réinscrire apparaît;

5. inscrire N dans la première colonne si certains élèves ne sont pas à réinscrire

(être attentifs aux messages au système INTIMM pour les dépassements d’heures et l’admissibilité); faire F10 ou utiliser l’icône correspondant à Sauvegarder sur la barre de menu lorsque le choix est terminé;

Un message « génération…cours » apparaît; attendre;

après 15 secondes, un message apparaît si le nombre d’élèves est supérieur à 19;

sinon, le message « génération…terminée » apparaît.

6. faire bloc précédent pour vérifier l’exactitude de la transaction;

7. faire F3 pour libérer les informations apparaissant à l’écran ou utiliser l’icône correspondant à Requête sur la barre de menu;

8. reprendre la procédure du point 1 au point 7 pour réinscrire dans un autre groupe.

B. La réinscription individuelle

Cheminement dans le système INTIMM : Aller dans Traiter dossier Francisation Mouvement personne = écran SEEC0152, ENREGISTRER UN MOUVEMENT D’UNE PERSONNE :

1. Type : inscrire RINS ou faire F2 pour trouver dans la liste des valeurs la

variable pour Type;

2. Groupe : saisir le numéro de groupe dans lequel l’élève doit être réinscrit + retour;

3. Début : inscrire la date du début de session + retour;

4. Fin : inscrire la date de fin de session;

Nº : TC 6

5

5. Faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu (lire attentivement les messages d’avertissement)

NOTES CONCERNANT LA RÉINSCRIPTION

Si l’opération est interrompue par une panne du système, il faut la relancer de nouveau. Toutefois, si l’opération de réinscription avait débuté au moment de la panne, l’information « √ » de la réinscription apparaîtra dans la deuxième colonne de l’écran « groupe (formule de cours) ».

S’il y a dépassement prévu, un « √ » apparaîtra dans la troisième colonne; ne pas réinscrire l’élève.

Les allocations sont générées automatiquement lors de la réinscription. Il faut donc s’assurer qu’elles sont conformes à la situation de l’élève au moment de la nouvelle session.

OUTILS

Extranet Formulaire Outil de dépistage de difficultés d’apprentissage Liste et définitions des mouvements au système INTIMM Sigles de cours dans l’intranet sous Francisation / Directives et procédures /Temps

complet Système INTIMM : Formulaire Liste pour la réinscription (écran SEES0640)

RÉFÉRENCES Programme d’intégration linguistique pour les immigrants(PILI), Section V, articles 23, 24. Programme général d’intégration linguistique Programme d’intégration linguistique pour les populations immigrantes peu alphabétisées ou peu scolarisées






Nº : TC 4

RECUEIL DES DIRECTIVES ET PROCÉDURES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE

DE LA FRANCISATION

DEMANDE DU NUMÉRO D’ASSURANCE SOCIALE

SERVICE-PROGRAMME Francisation à temps complet

DESTINATAIRES Personnel responsable de la francisation chez les mandataires Agentes, agents de bureau de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Identifier les étapes à effectuer lors de la demande d’un numéro d’assurance sociale (NAS) à une ou un élève qui ne l’a pas fourni sur son formulaire de demande d’admission aux cours de français à temps complet (en ligne ou version papier).

CONTEXTE Depuis le 29 mars 2002, il est nécessaire qu’une ou un élève ait un NAS et que ce NAS soit saisi au système INTIMM pour qu’un chèque d’aide financière puisse être émis. L’élève doit cependant être admissible au Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI) pour que le MICC lui demande son NAS.

DIRECTIVE

La DRÉ doit obtenir le NAS de la personne qui fait une demande d’admission aux cours

de français à temps complet ainsi qu’une demande d’aide financière. Celle-ci doit fournir

son NAS sur le formulaire de demande d’admission en ligne ou la demande papier, à

moins que la personne ne demande pas ou refuse l’aide financière. Aucune rétroaction ne

peut être payée si le NAS n’est pas fourni dans les délais impartis. La personne qui fournit

son NAS en retard ne sera donc pas payée.

Si l’élève a fait une demande de NAS ou doit en faire une, fixer la date limite d’obtention du NAS entre la 6e et la 8e semaine après le début de son cours.

Lorsqu’il y a transmission de NAS par télécopieur :


communiquer avec la ou le destinataire pour s’assurer qu’elle ou il a bien reçu les documents;

Nº : TC 4

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se référer à l’adresse Internet www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FI_telecopie.pdf pour plus d’information.

PROCÉDURES

1. Vérification de l’admissibilité d’une ou un élève au PAFILI

Le personnel de la DRÉ vérifie l’admissibilité sur la base des pièces justificatives

requises et du NAS.

2. Absence de NAS

a) L’élève n’a pas de NAS et a fait une demande d’aide financière

Le personnel de la DRÉ informe l’élève, par lettre en inscrivant le délai d’obtention du NAS et note un rappel dans Suivi dossier dans le bloc État d’avancement, de la nécessité de présenter la carte, dès sa réception, à la personne responsable de la francisation chez le mandataire qui transmettra son NAS au personnel de la DRÉ (voir le détail dans Cheminement dans le système INTIMM).

La personne responsable de la francisation chez le mandataire achemine le NAS au personnel de la DRÉ (voir la section directive pour la transmission de documents par télécopieur).

b) L’élève n’a pas de NAS et n’a pas fait de demande d’aide financière

Le personnel de la DRÉ : informe l’élève de la nécessité d’obtenir un NAS s’il est admissible et s’il veut

faire une demande d’aide financière; informe l’élève, par lettre en inscrivant le délai et note un rappel dans

Suivi dossier, de la nécessité de présenter la carte, dès sa réception, à la personne responsable de la francisation du lieu d’enseignement qui transmettra son NAS au personnel de la DRÉ (voir le détail dans Cheminement dans le système INTIMM);

informe l’élève d’appeler le Centre de renseignements de Service Canada 1 800 622-6232 pour faire une demande de NAS. Il peut aussi informer l’élève qu’il peut trouver le formulaire de demande de NAS sur le site de Service Canada à l’adresse : www.servicecanada.gc.ca;

remet le dossier en cours lors de la réception du NAS (écran PEEC0100); rappelle qu’aucun chèque d’aide financière n’est versé tant que le NAS n’a pas été

présenté.


http://www.servicecanada.gc.ca/

Nº : TC 4

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La personne responsable de la francisation chez le mandataire achemine le NAS d’une ou d’un élève au personnel de la DRÉ (voir la section directive pour la transmission de documents par télécopieur).

3. Refus de l’aide financière de la part de la personne

Le personnel de la DRÉ ne demande pas le NAS.


Saisir le NAS :

Cheminement dans le système INTIMM : aller dans le système à Traiter dossier Francisation allocation aUtorisée = écran SEEC0400, CORRECTION DES ALLOCATIONS AUTORISÉES :

1. entrer le numéro de dossier de l’élève + retour; 2. faire Bloc suivant et copier l’allocation à corriger en faisant F9 pour le mini-menu et

par la suite, F10 pour sauvegarder l’information ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

3. se positionner sur la bonne allocation et faire Bloc suivant; 4. vérifier si la situation financière est correcte sinon faire les corrections et faire

F9, cliquer sur le Nas personne, saisir le NAS et faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

5. faire 2 fois Bloc suivant et écrire O (oui) à Déclencher le calcul O/N : + F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

6. faire F7 pour sortir ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu.

Produire la lettre type INTIMM numéro 21 Demande de pièces justificatives (pour alloc.) :

Cheminement dans le système INTIMM aller dans le système à Traiter dossier dOssier administratif Dossier administratif = écran PEEC1000, DOSSIER ADMINISTRATIF :

1. No : entrer numéro de dossier de l’élève; 2. faire Bloc suivant + F12 = écran PEEC0100, SUIVI DE DOSSIER; 3. aller dans le bloc CORRESPONDANCE; 4. Modèle : saisir le numéro 180 (fr) – 780 (angl) – 880 (esp) ou F2 pour trouver

dans la liste des valeurs la variable pour lettre type + F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

5. faire F9 pour le mini-menu et cliquer sur Préparer lettre pour préparer la lettre ou sur pRép. lett/impr. étiq pour préparer la lettre et imprimer une étiquette (adresse); noter sur la lettre la date à laquelle l’élève doit apporter le NAS;

Nº : TC 4

4

6. aller au bloc ATTRIBUTION DE TYPE ÉTAT D’AVANCEMENT afin d’avoir

un rappel; 7. Code : faire le code 020 ou F2 pour trouver dans la liste des valeurs la variable

pour code = En attente de documents et au champ Dt rappel : (il est possible de modifier la date de rappel);

8. faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu.

OUTILS

Aide-mémoire sur l’admissibilité de la clientèle affichée dans l’intranet sous Francisation / Directives et procédures / Temps complet

Système INTIMM : écran SEEC0400. Système INTIMM : lettre type no 180 (fr) – 780 (angl) – 880 (esp) Demande du

numéro d’assurance sociale, écran PEEC0100.

RÉFÉRENCES

Fiche contact CAI dans Internet : www.cai.gouv.qc.ca/documents/CAI_FI_telecopie.pdf

L. R. Q., chapitre A-2.1, Section II, Collecte, utilisation, communication et

conservation de renseignements personnels de la Loi sur l’accès aux documents des

organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

L. R. Q., c. P-39.1, Section III, Caractère confidentiel des renseignements

personnels, article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

dans le secteur privé.

PAFILI







Nº : TC 3


INSCRIPTION À UN COURS ET DÉTERMINATION DE L’AIDE

FINANCIÈRE

SERVICE-PROGRAMME


DESTINATAIRES

Agentes, agents de bureau de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Identifier les étapes pour l’inscription d’une personne à un cours à temps complet.

Identifier les critères qui déterminent l’admissibilité d’une personne au Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI).

CONTEXTE

L’allocation de participation est de 115 $ par semaine pour certaines catégories d’immigration et de 30 $ par semaine pour d’autres catégories d’immigration.

Depuis le 1er avril 2008, les personnes immigrantes de la catégorie du regroupement familial ont droit à l’allocation de transport, qu’elles soient référées ou non par Emploi-Québec.

Dès qu’une place est disponible et en fonction du niveau de compétence, le personnel de la DRÉ inscrit une personne immigrante à un cours. Il détermine aussi son admissibilité au Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI).

DIRECTIVE

Inscription d’une personne à un cours

L’inscription de la personne doit être effectuée dans les 65 jours ouvrables suivant son admissibilité, tel que prévu à la Déclaration de services à la clientèle (DSC).


inscrire au système INTIMM une personne admise à un cours; constituer un groupe de 20 personnes pour les personnes scolarisées dans les

cours FIA et de 13 personnes pour les personnes peu scolarisées ou peu

Nº : TC 3

2

alphabétisées dans les cours FIPA; ce nombre doit être maintenu, selon le cours, à la fin de la 7e ou de la 9e journée calendrier après le début de la session. Pour les cours FIA330-1, FIA240-1 et FIPA275-1, la période d’entrée différée est de 7 jours calendrier. Pour les autres cours, la période est de 9 jours calendrier;

Selon l'article 22B et l'annexe II de la convention collective des professeurs de l’État du Québec :

Pendant la période d'entrées différées de sept (7) ou de neuf (9) jours prévue pour

les cours à l'annexe II, le nombre d'étudiants présents devant un professeur est d'un maximum de vingt-deux (22) pour tous les cours à l'exception des classes du programme adapté aux clientèles peu scolarisées où ce maximum est de quatorze (14).

Après la période d'entrées différées prévue pour les cours, le nombre d'étudiants présents devant un professeur est d'un maximum de vingt (20) pour tous les cours à l'exception des classes du programme adapté aux clientèles peu scolarisées où ce maximum est de treize (13).

Aucun nouvel étudiant ne peut être intégré à une classe après la période d'entrées différées prévue pour les cours.

Malgré l'alinéa précédent, à la suite d'une recommandation du professeur, un élève ayant été intégré à la classe pendant la période d'entrées différées peut être transféré, dans les deux (2) jours ouvrables suivants la fin de cette période.

Le personnel de la DRÉ doit également : maintenir une personne jusqu’à la fin de sa formation chez un mandataire à

l’extérieur de son territoire de résidence, si elle a été inscrite chez ce mandataire à sa demande, notamment pour débuter son cours plus rapidement. Si la personne abandonne son cours, elle devra refaire une demande d’admission.

Admissibilité à l’aide financière

Afin d’être admissible à toute allocation, la personne doit :

être admise à la formation et avoir obtenu :

1) le statut de résident permanent depuis 5 ans ou moins, ou 2) l’autorisation de soumettre au Canada une demande de résidence

permanente depuis 5 ans ou moins.

Allocation de participation

Cette allocation est indépendante de la situation familiale ou du revenu de la personne.

L’allocation de participation est de 115 $ par semaine pour :

les personnes immigrantes de la catégorie des travailleurs; les personnes réfugiés et les personnes en situation semblable.

Nº : TC 3

3

L’allocation est de 30 $ par semaine pour :

les personnes immigrantes de la catégorie du regroupement familial; les personnes immigrantes de la catégorie des entrepreneurs, des investisseurs,

des travailleurs autonomes et les retraités.

Les personnes immigrantes titulaires d’un permis de séjour temporaire en vue de l’octroi éventuel de la résidence permanente sont admissibles à une allocation de 115 $ ou de 30 $ par semaine selon leur catégorie d’immigration. Exclusion des allocations de participation :

les personnes qui reçoivent des prestations en vertu de la Loi sur le soutien du revenu et favorisant l’emploi et la solidarité sociale (LRQ, S-3.2.001) ou est considéré, au sens de cette loi, à la charge d'une personne recevant de telles prestations ou dont le conjoint reçoit de telles prestations;

les personnes référées par le MESS; les personnes qui reçoivent des prestations d’assurance-emploi; les personnes qui reçoivent des prestations du Régime québécois d’assurance

parentale (RQAP); les élèves du cours de français en ligne.

Conditions administratives

La personne qui fait une demande d’aide financière en vertu du PAFILI doit :

remplir la section D du formulaire Demande d’admission au cours de français à temps complet et à l’aide financière et fournir le NAS si elle fait une demande papier; s’il s’agit d’une demande électronique, elle l’inscrit sur le formulaire électronique;

remplir le formulaire Demande d’allocation pour frais de garde s’il y a lieu; faire remplir par le service de garde ou la personne responsable de la garde, selon

le cas, le formulaire Attestation de garde pour versement d’une allocation et un reçu couvrant les frais de garde pendant la première semaine de cours ainsi qu’une preuve d’occupation de la conjointe ou du conjoint;

fournir, s’il y a lieu, une preuve d’inscription sur une liste d’attente d’un Centre de la petite enfance (CPE), si le choix d’une garderie non régie par le ministère de la Famille est motivé par l’absence de place dans un service de garde régi par le ministère de la Famille.

Description et conditions particulières de l’allocation de frais de garde

L’allocation ne peut être remboursée pour les mêmes enfants à charge à deux conjoints inscrits simultanément au PILI (temps complet ou partiel) selon le même horaire.

Détermination de l’aide financière


Nº : TC 3

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s’assurer que la personne répond aux conditions d’admissibilité du PAFILI; allouer l’allocation de participation à la personne sur demande; déterminer, s’il y a lieu, le montant de remboursement des frais selon le milieu de

garde.

Service de garde régi par le ministère de la Famille (GA) :


Service de garde familiale régi par le ministère de la Famille (GF) :


Service de garde en milieu scolaire (GS) :


Service de garde non régi par le ministère de la Famille (NR) :


Si le choix est motivé par l’absence de place dans un service de garde régi par le ministère de la Famille:


Une preuve d’inscription sur une liste d’attente d’un CPE doit être présentée par l’élève et annexée au dossier physique.

Période estivale et semaine de relâche

L’allocation est uniquement remboursable pour la période pendant laquelle

l’élève est en formation :

Camp de jour, camp de vacances, service de loisirs, service de garde afférent au camp de jour (CJ, SL), autres circonstances jugées acceptables : Frais réels, maximum de 25 $ par jour par enfant à charge, soit un maximum de 125 $ par semaine.

Garde mixte pendant la période estivale :

Frais réels, maximum de 25 $ par jour par enfant à charge, soit un maximum de 125 $ par semaine. Par exemple, un enfant peut être inscrit au camp de jour et être inscrit au service de garde ou être gardé par une voisine pendant les périodes non couvertes par le camp de jour (matin ou fin d’après-midi).

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Fixer la date de retour des pièces justificatives pour les frais de garde et autres à 15 jours civils après le début de son activité de formation et à 30 jours civils pour le reçu de frais de garde après le début de son activité de formation. S’il y a un dépassement de ces dates sans dépasser la session, évaluer le contexte pour approuver les pièces.

Allocation de trajet et de transport

Déterminer, s’il y a lieu, l’allocation de trajet. L’élève qui est domicilié à plus de 24 km de son lieu de formation, en calculant le chemin le plus court, peut recevoir une allocation de trajet quotidien parce que le nombre de kilomètres parcourus pour le trajet aller-retour excède 48 km. Cette allocation est fixée à 0,1050 $ pour chaque kilomètre excédant 48 km. Cette allocation n’est pas versée lorsqu’elle s’établit à 5 $ ou moins par semaine.

ou

Déterminer, s’il y a lieu, l’allocation de transport; les élèves référés par le MESS ainsi que les personnes immigrantes de la catégorie du regroupement familial référés ou non par Emploi-Québec peuvent recevoir cette allocation. Dans les municipalités suivantes : Montréal, Laval, Longueuil, Québec, Sherbrooke et Gatineau, le montant de l’allocation s’appuie sur le tarif mensuel du transport en commun. Il en est de même pour d’autres municipalités qui ont le transport en commun. S’il n’y a pas de transport en commun, l’allocation de trajet s’applique.

DÉFINITIONS1

Dans le cadre du remboursement des frais de garde prévus par le PAFILI, les définitions suivantes sont utilisées :

Service de garde régi par le ministère de la Famille : lieu où un enfant est gardé par une personne titulaire d’un permis délivré en vertu de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (L.R.Q., c. S-4.1.1) ou par une personne responsable d'un service de garde en milieu familial reconnu par un tel titulaire de permis. Les services de garde régis doivent se conformer à une certaine réglementation, principalement en termes de programme éducatif, d’aménagement, d’équipement, de santé et de sécurité des enfants, sans oublier un personnel qualifié et supervisé. De plus, ils doivent avoir un conseil d’administration composé majoritairement de parents.

Service de garde scolaire : une commission scolaire ou un établissement d’enseignement privé qui fournit un service de garde en milieu scolaire au sens de la Loi sur l’instruction publique ou de la Loi sur l’enseignement privé.

Camp de jour ou de vacances : toute personne qui exploite un camp de jour ou de vacances et qui reçoit des enfants du primaire.

1 Référence :

http://www4.gouv.qc.ca/FR/Portail/Citoyens/Evenements/DevenirParent/Pages/types-services-garde.aspx


Nº : TC 3

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Service de garde non régi par le ministère de la Famille : lieu où l’enfant est gardé par une personne qui n’a pas de permis délivré en vertu de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance (L.R.Q.,c. S-4.1.1) qui n’est pas un service de garde scolaire ou un camp de jour pendant la période estivale. Le tarif demandé est à la discrétion du responsable du service de garde.

PROCÉDURES

1. INSCRIPTION D’UNE PERSONNE À UN COURS

1.1 Inscription à un cours au système INTIMM


fait imprimer le rapport SEES0120 (liste des personnes admises et en attente d’inscription). Il devra choisir les personnes référées par le MESS prioritairement et par la suite selon la plus ancienne date d’admission (ou de disponibilité) à la plus récente selon le lieu d’enseignement et le cours recommandé;

inscrit la personne à un cours au système INTIMM (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM B)

OU saisit un mouvement de réactivation ou de réintégration à la demande du

responsable de la DRÉ (écran INTIMM SEEC0152, enregistrer un mouvement d’une personne);

prévoit des inscriptions supplémentaires pour combler éventuellement les places disponibles suite à des désistements;

l’agente ou l’agent expédiera la lettre 170 (confirmation de participation au Programme d’intégration linguistique pour les immigrants à temps complet) (770 en anglais ou 870 en espagnol) à la personne, document qui indique le lieu d’enseignement et le cours recommandé, les allocations à recevoir, le coupon-réponse et la mise à jour de sa demande financière, et indique aussi l’état d’avancement 020 (en attente de document). À la réception du document, il faut indiquer l’état d’avancement 023 (document reçu)

- si la personne accepte, indiquer l’état d’avancement 016 (confirmation); - si elle désire reporter sa formation, indiquer l’état d’avancement 26 (report

de la formation); - si la personne demande un report pour cause de maladie, de grossesse ou de

problèmes de garderie, mettre à jour la date de disponibilité à l’écran SEEC0100 (classement d’une personne). La demande d’un deuxième report ne sera pas acceptée et le dossier sera fermé en indiquant le résultat 002 (fermeture de dossier).

- si elle refuse, mettre le code résultat 108 (annulation d’admission); - si elle préfère le temps partiel, indiquer le résultat 013 (désistement-client

préfère le temps partiel); Si le rapport SEES0120 indique qu’il n’y a pas de dossier physique, l’agente ou

l’agent devra créer un dossier physique pour y joindre les documents et indiquer un évènement A-70 (dossier physique créé). S’il y a un dossier physique, l’agente ou l’agent devra aller le chercher dans la filière où sont entreposés les dossiers;

Nº : TC 3

7

Si on ne reçoit pas du tout le document de confirmation, l’agente ou l’agent indiquera le résultat 108 (annulation d’admission) et expédiera la lettre 083 (fermeture de votre dossier en francisation) (783 en anglais ou 883 en espagnol). L’agente ou l’agent met à jour l’extranet d’Emploi-Québec.

1.2 Aide financière non demandée ou refusée

Le personnel de la DRÉ inscrit « non » dans le champ « Paiement des allocations » au dossier INTIMM, afin de bloquer le calcul des allocations (écran SEEC 0390). 1.3 Aide financière demandée


détermine si la personne est admissible à l’aide financière à partir du formulaire et des documents présents au dossier et en se référant au Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI) (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM C);

saisit ou met à jour les informations au système INTIMM à l’écran SEEC0390 page 1, situation financière et page 2 cellule familiale;

demande l’avis de décision de l’assistance-emploi si la personne déclare ne plus recevoir d’assistance-emploi;

écrit les remarques pertinentes dans les champs réservés à l’écran; consulte l’extranet d’Emploi-Québec pour confirmer la participation d’un élève à

une mesure de formation; la personne pourra alors bénéficier d’une allocation de transport, le point 13 de la section D du formulaire Demande d’admission aux cours de français à temps complet et à l’aide financière est coché, ou la personne a fourni les fiches de suivi EQ-647-1 et 2. S’il s’agit d’une demande électronique, l’information se retrouve à l’étape 5 de sa demande;

si la personne ne participe pas à une mesure de formation, mais a déclaré sur le formulaire qu’elle reçoit des prestations d’assistance-emploi ou d’assurance-emploi, elle pourra bénéficier d’une allocation de transport;

produit la lettre de confirmation des allocations de participation allouées; produit la lettre-type no 21 (demande de pièces justificatives) (721 en anglais et

821 en espagnol) si la personne n’a pas fourni toutes les pièces justificatives demandées pour les allocations d’appoint. L’agente ou l’agent indique l’état d’avancement 020 (document manquant en y joignant, s’il y a lieu, le formulaire Demande d’allocation pour frais de garde et Attestation de garde pour versement d’une allocation (recto/verso), le formulaire Reçu de frais de garde et le formulaire Attestation d’études ou de travail de la conjointe ou du conjoint et le code 023 (document reçu) sur réception des documents;

corrige sur réception des pièces justificatives, les allocations de frais de garde, si nécessaire, aux écrans INTIMM, SITUATION FINANCIÈRE et CELLULE FAMILIALE. Les allocations de frais de garde ne sont accordées qu’à la réception des pièces justificatives;

met à jour, s’il y a lieu, l’extranet d’Emploi-Québec (se référer à la directive Suivi de la clientèle d’Emploi-Québec et de la Solidarité sociale).

Nº : TC 3

8

1.4 Non-admissibilité à l’aide financière


informe la personne qu’elle n’est pas admissible à l’aide financière, mais qu’elle pourra suivre sa formation en lui expédiant la lettre 170 (Confirmation de participation au Programme d’intégration linguistique pour les immigrants à temps complet) (770 en anglais ou 870 en espagnol).

2. DÉSISTEMENT DE LA PERSONNE

Si la personne ne se présente pas à son cours l’agente ou l’agent de bureau :

devra indiquer le résultat 011 (désistement à l’inscription) à l’écran PEEC0100 (suivi dossier) et expédier la lettre 083 (fermeture de votre dossier en francisation) (783 en anglais ou 883 en espagnol);

met à jour l’extranet d’Emploi-Québec.

3. PLACES DISPONIBLES APRÈS LE DÉBUT DES COURS

S’il y a des places non comblées à cause des désistements, le personnel de la DRÉ :

traite les désistements au système INTIMM; traite les reclassements autorisés ; traite les demandes de transferts autorisés; comble les places disponibles à partir des dossiers en attente d’inscription; se réfère, pour plus de détails, au procédurier préparé par le chef d’équipe de la

DRÉ. CHEMINEMENT DANS LE SYSTÈME INTIMM

A. Renseignements personnels


Aller dans le système à Traiter dossier Dossier administratif Recherche personne = écran PEEC0530, Recherche une personne :

saisir le numéro d’identification du candidat et faire F4 pour exécuter ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

faire trois fois Bloc suivant et faire les corrections, si nécessaire aux pages 2 à 5, changer de page en faisant Bloc suivant.

B. Inscription à une activité de formation


Aller dans Traiter dossier Dossier administratif Recherche-personne = écran PEEC0530, Recherche une personne, Bloc Implication dossier :

Nº : TC 3

9

aller dans le Bloc « Implication dossier » dans le dossier en francisation de la candidate ou du candidat et faire F10 + F11 + Menu contextuel + insc./groupe de l’écran SEEC0090, demande admission;

cliquer sur insc./Groupe = écran SEEC0150, enregistrer un mouvement d’une personne;

saisir le code INSC pour inscription et faire F2 pour trouver la liste des variables + Retour;

saisir le numéro du groupe dans lequel la candidate ou le candidat doit être inscrit + Retour;

saisir la date de début de l’activité de formation (la journée où la candidate ou le candidat commence) + entrée;

saisir la date de la fin de la session; faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu.

C. Allocations autorisées


À partir de l’écran SEEC 0150 (enregistrer un mouvement d’une personne) :

faire menu contextuel et choisir Alloc. Autorisé; entrer le numéro de personne ou le numéro de dossier administratif, si absent; faire bloc suivant; se positionner sur l’allocation à faire ou à modifier; faire F9, copier l’allocation et faire F10; faire Bloc suivant = écran SEEC0390, SITUATION ET ALLOCATION

AUTORISÉE, page 1 et saisir les champs appropriés du bloc Situation Financière; faire Bloc suivant = écran SEEC0390, SITUATION ET ALLOCATION

AUTORISÉE page 2 et saisir, au besoin, les champs appropriés du bloc CELLULE FAMILLE (faire menu contextuel pour saisir le NAS si le candidat veut recevoir une allocation);

faire Bloc suivant = SEEC0390, SITUATION ET ALLOCATION AUTORISÉE page 3 et saisir O = oui dans le champ;

déclencher le calcul O/N et faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

écrire toute remarque pertinente et faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

faire F12 pour obtenir l’écran PEEC0100 (suivi de dossier), Bloc suivant; attribution type d’avancement : Insérer et faire F2 pour la liste des variables et

choisir 020 (en attente de document); faire F10 et Bloc suivant; Correspondance Insérer et faire F2 pour la liste de correspondance disponible,

choisir la lettre 170, selon la langue identifiée à l’écran PEEC 1000 (dossier administratif);

faire F10; faire « Menu contextuel »; choisir « Préparer lettre »; la correspondance choisie apparaîtra à l’écran, l’imprimer si demande papier,

sinon modifier statut de la lettre pour PRT.

Nº : TC 3

10

D. Fermeture d’un dossier


Aller dans Traiter dossier dossier administratif Recherche-personne = écran PEEC0530 :

rechercher une personne, Bloc Implication Dossier, aller dans le dossier en francisation du candidat et faire F10 + F12 = écran PEEC0100, Suivi de dossier;

aller dans le Bloc Résultat, faire F2 pour trouver la liste des variables; choisir le code approprié; faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu; aller dans le bloc « Correspondance » saisir la lettre correspondant à la situation et

faire F2 pour trouver la liste des variables pour préparer la lettre INTIMM; écrire la remarque pertinente, s’il y a lieu, dans le champ réservé à cet effet; faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu; faire imprimer la lettre et faire parvenir une copie au candidat.

Si demande électronique, modifier le statut de la lettre pour « PRT ».

OUTILS

Aide-mémoire sur l’Admissibilité à la formation et à l’aide financière de la clientèle à l’intranet dans la section Francisation/Directives et procédures.

Codes du fédéral et codes spécifiques du CSQ (mise à jour 2011) à l’intranet dans Francisation / Directives et procédures / Inscription à un cours.

Écrans INTIMM PEEC0530, PEEC0100, SEEC0390. Formulaires Demande d’allocation pour frais de garde, Attestation de garde pour

versement d’une allocation, Attestation d’études ou de travail de la conjointe ou du conjoint

Lettre type n 21, Demande de pièces justificatives.

Lettre type n 83, Fermeture de votre dossier en francisation

Nº : TC 3

11

RÉFÉRENCES

Programme d’aide financière pour l’intégration linguistique des immigrants (PAFILI), section II. Programme d’intégration linguistique pour les immigrants (PILI), section VI. Entente opérationnelle cadre sur la francisation des immigrants et des immigrantes. Protocole d’entente portant sur les services de francisation des immigrants entre le ministère de la Solidarité sociale et Emploi-Québec et le MRCI. Site internet du ministère de la Famille : http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/services-de-garde/bc/logo-sdg/Pages/index.aspx Types de services de garde : http://www4.gouv.qc.ca/FR/Portail/Citoyens/Evenements/DevenirParent/Pages/types-services-garde.aspx Plans de classement : Clientèle scolarisée : http://www.intranet.micc.gouv.qc.ca/fileadmin/user_upload/document/pdf/Plan_classement_clientele_scolarisee.pdf Clientèle peu scolarisée : http://www.intranet.micc.gouv.qc.ca/fileadmin/user_upload/document/pdf/Plan_classement_clientele_peu_scolarisee.pdf Annexe II de la convention collective des professeurs de l’État du Québec : en annexe de ce document.






http://www.mfa.gouv.qc.ca/fr/services-de-garde/bc/logo-sdg/Pages/index.aspx



http://www.intranet.micc.gouv.qc.ca/fileadmin/user_upload/document/pdf/Plan_classement_clientele_scolarisee.pdf

http://www.intranet.micc.gouv.qc.ca/fileadmin/user_upload/document/pdf/Plan_classement_clientele_scolarisee.pdf

http://www.intranet.micc.gouv.qc.ca/fileadmin/user_upload/document/pdf/Plan_classement_clientele_peu_scolarisee.pdf

http://www.intranet.micc.gouv.qc.ca/fileadmin/user_upload/document/pdf/Plan_classement_clientele_peu_scolarisee.pdf

Nº : TC 3

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Annexe : Annexe II de la convention collective des professeurs de l’État du Québec

Nº : TC 2


POSITIONNEMENT INITIAL À DES FINS DE CLASSEMENT

SERVICE-PROGRAMME


DESTINATAIRES

Évaluatrices, évaluateurs de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Le positionnement initial à des fins de classement est réalisé à partir du test de positionnement ministériel au moyen d’une entrevue orale et, au besoin, d’un test de compréhension de l’écrit. Il consiste à déterminer pour chaque personne, en fonction du plan de classement :

1. l’admissibilité à la formation au niveau de la connaissance du français; 2. le programme de formation pour la clientèle scolarisée ou pour la clientèle peu

scolarisée; 3. le cours; 4. le milieu de formation : université, collège, commission scolaire ou OBNL.

CONTEXTE

Le positionnement initial à des fins de classement est une étape du processus d’admission

aux services de francisation. Cette étape se situe dans le cadre de la détermination de

l’admissibilité d’une personne au Programme d’intégration linguistique pour les

immigrants (PILI).

DIRECTIVE

Les personnes qu’on reçoit en entrevue d’évaluation de classement sont les personnes :

ayant déclaré avoir une connaissance du français sur la Demande d’admission aux cours de français à temps complet et à l’aide financière ou sur la Demande d’admission aux cours de français (DACF) en ligne;

qui ont une connaissance du français tel qu’indiqué au Certificat de sélection du Québec (CSQ) ou sur leur document fédéral;

qui ont une cote inscrite au dossier INTIMM à l’écran SEEC0090 – Demande d’admission dans le champ Communication orale;

Nº : TC 2

2

qui ont suivi plus de 100 heures de cours, peu importe la formule de cours, et dont l’information apparaît au dossier INTIMM dans le champ Participation antérieure;

dont la scolarité est inconnue.

Les personnes qui ne répondent pas à ces critères ne sont pas convoquées en entrevue.

1. ADMISSIBILITÉ À LA FORMATION

Une personne est réputée ne pas avoir une connaissance suffisante de la langue française (parlée – lue – écrite) si cette connaissance est inférieure au niveau 9 de l’Échelle québécoise des niveaux de compétence en français des personnes immigrantes adultes.

2. DÉTERMINATION DU PROGRAMME DE FORMATION

Le programme de formation est prescrit en fonction de la scolarité :

programme général d’intégration linguistique : ce programme est destiné à une clientèle ayant une scolarité de neuf (9) ans ou plus;

programme d’intégration sociolinguistique pour les populations immigrantes peu alphabétisées ou peu scolarisées : ce programme est destiné à une clientèle ayant une scolarité de huit (8) ans ou moins.

3. DURÉE DE L’ÉVALUATION

La durée maximale d’une évaluation est de 20 minutes par personne, peu importe ses compétences en français.

4. COURS À PRESCRIRE

En fonction du plan de classement des élèves dans les cours du programme de formation.

5. DÉTERMINATION DU MILIEU DE FORMATION

En fonction du critère de la scolarité de la personne :

Commission scolaire, collège ou université desservant une clientèle ayant majoritairement au moins 12 ans de scolarité;

Commission scolaire ou OBNL desservant une clientèle ayant majoritairement de 9 à 11 ans de scolarité (programme général) ou 8 ans ou moins de scolarité (programme d’intégration).

Nº : TC 2

3

PROCÉDURES

1. ADMISSIBILITÉ À LA FORMATION

1.1 ÉVALUATION DES COMPÉTENCES EN INTERACTION ORALE

L’évaluatrice ou l’évaluateur :

effectue le positionnement de l’ensemble des personnes en utilisant le Test de positionnement.

consacre un maximum de 20 minutes par personne pour l’évaluation.

N. B. L’évaluatrice ou l’évaluateur peut référer la personne au gestionnaire de la

DRÉ s’il y a contestation du classement, afin d’éviter de prolonger indûment

l’entrevue.

1.2 ÉVALUATION DES COMPÉTENCES À L’ÉCRIT

Exceptionnellement :

l’évaluatrice ou l’évaluateur peut effectuer le positionnement de l’écrit de la personne qui a un niveau 1 à 3 en interaction orale à l’aide du Cahier initial. S’il s’avère que la personne ne peut comprendre les consignes du test ni réaliser aucune des tâches demandées, l’évaluatrice ou l’évaluateur utilise alors l’Outil diagnostic pour l’évaluation de la connaissance de la graphie latine;

ou

l’évaluatrice ou l’évaluateur utilise le Test de positionnement en production écrite (cahier P2) avec la personne qui a obtenu le niveau de compétence 4 ou plus en interaction orale.

CHEMINEMENT INTIMM

Vérifie le niveau de langue évalué à l’étranger et/ou la participation de la personne à des

cours antérieurs.

Aller dans Traiter dossier dOssier administratif Recherche personne = écran

PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE

saisir le numéro de référence individuel, faire F4 et aller dans IMPLICATION DOSSIER et se positionner sur PROG

FRAN-COMP, faire F10 + F11.

Résultats de l’évaluation de classement.

Nº : TC 2

4


PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE, aller dans le champ IMPLICATION

DOSSIER et se positionner sur PROG FRAN-COMP et faire F10 + F11 + menu

contextuel cliquer sur Classement = écran SEEC0100, CLASSEMENT D’UNE

PERSONNE

remet au candidat la lettre type de Confirmation d’admission. Faire F10 + F7 + menu contextuel + confirmation admission

OUTILS

Formulaire de classement sous l’adresse intranet Francisation / Directives et procédures / Temps complet / Évaluation de classement d’un candidat

Échelle québécoise des niveaux de compétence en français des personnes immigrantes adultes, ministère de l’Immigration et des Communautés culturelles, 2011.

Outil diagnostic pour l’évaluation de la connaissance de la graphie latine, ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration, Service des politiques et programmes de francisation, novembre 2000.

TesT de positionnement en interaction orale, en compréhension écrite et en production écrite – cahier initial et P2, ministère des Relations avec les citoyens et de l’Immigration, Service des politiques et programmes de francisation, 2001.

Plan de classement sous l’adresse intranet à Francisation / Documents de référence / Offre de services en francisation.

RÉFÉRENCES Programme d’intégration linguistique pour les immigrants (PILI), section IV, article 8 et

section VI, article 30.






Nº : TC 1


ADMISSION À UN COURS

SERVICE-PROGRAMME


DESTINATAIRES

Agentes et agents de bureau de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ) Évaluateurs et évaluatrices de la Direction du registraire et de l’évaluation (DRÉ)

BUT

Déterminer l’admissibilité à une formation en francisation à temps complet. Identifier les étapes pour la création d’un dossier en francisation.

CONTEXTE

Le registraire diffuse à la clientèle, aux mandataires de la DGF et aux directions régionales du MICC un formulaire d’admission pour les personnes immigrantes intéressées à s’inscrire aux cours de français à temps complet. Celui-ci comprend la Demande d’admission au cours à temps complet et à l’aide financière et les instructions pour le remplir.

À la réception du formulaire rempli, la DRÉ doit déterminer l’admissibilité à une formation en francisation à temps complet en fonction des normes du Programme d’intégration linguistique des immigrants (PILI) et procéder au positionnement initial à des fins de classement, au besoin.

DIRECTIVE

Admissibilité au Programme d’intégration linguistique des immigrants (PILI)

L’admissibilité doit être traitée à l’intérieur du délai de 20 jours prévu à la Déclaration de services à la clientèle (DSC).

Clientèle admissible

Personnes immigrantes admises au pays depuis cinq (5) ans ou moins : domiciliées au Québec; âgées de 16 ans ou plus; qui ont le statut de résident permanent;

ou qui sont autorisées à soumettre au Canada une demande en droit d’établissement;

Nº : TC 1

2

ou qui ont obtenu leur statut de réfugié; ou qui sont des citoyennes ou des citoyens canadiens naturalisés.

Consulter le document Aide-mémoire sur l’admissibilité de la clientèle qui se trouve dans l’intranet, pour plus de détails. De plus, la personne immigrante :

a une connaissance du français inférieure au niveau 9. La personne immigrante n’est plus admissible à la formation lorsque :

elle a atteint 1 800 heures de formation incluant les cours à temps complet et les cours à temps partiel;

elle a obtenu la résidence permanente au Canada depuis plus de cinq (5) ans; elle pourra cependant terminer le cours où elle est inscrite si cette échéance arrive pendant la formation;

elle a déjà terminé le dernier cours du programme, soit FIA330-3, FIPA275-4, FIA240-4A ou FIA 240-5A, selon le cas.

PROCÉDURES

A- DEMANDES PAPIERS

1. Ouverture des demandes d’admission

L’agente ou l’agent de bureau responsable de la réception des demandes :

reçoit les Demandes d’admission aux cours à temps complet et à l’aide financière et estampille la date de réception sur les demandes;

identifie les personnes référées par Emploi-Québec, afin de traiter leurs demandes en priorité;

répartit les demandes par région administrative.

2. Traitement des demandes et saisie des données au système INTIMM

L’agente ou l’agent de bureau procède au traitement des Demandes d’admission aux cours à temps complet et à l’aide financière, selon la date de réception estampillée sur la demande, et accorde la priorité aux personnes dirigées par Emploi-Québec. L’agente ou l’agent de bureau :

vérifie si la demande est complète et bien remplie (se référer au point 5); fait une recherche-personne, si la personne n’a pas écrit son numéro de référence

individuel; crée un numéro de référence individuel au système INTIMM, si la personne n’en a

pas (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM A); saisit ou corrige les renseignements nominatifs au dossier INTIMM à partir de la

Demande d’admission aux cours à temps complet et à l’aide financière (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM A);

vérifie si la personne possède un dossier administratif en francisation;

Nº : TC 1

3

si le dossier n’existe pas, l’agente ou l’agent de bureau le crée au système INTIMM (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM B);

À NOTER : il est important d’inscrire la date de réception à l’écran PEEC0100 à évènement en inscrivant le type T-20.

saisit l’ensemble des champs à remplir dans les différents écrans du système INTIMM.

Si la personne est non admissible à la formation :

L’agente ou l’agent de bureau :

produit la lettre type 085 (avis de non-admissibilité) (785 en anglais et 885 en espagnol);

ferme le dossier administratif au système INTIMM en inscrivant le code de résultat 006 (refus selon le statut) ou 007 (refus à l’admission non résident du Québec) ou 008 (refus à l’admission en raison de l’âge) ou 101 (refus pour raison de durée de résidence);

classe le dossier dans le classeur « dossiers inactifs » par numéro de référence individuel. Au besoin, l’agente ou l’agent de bureau fait le suivi des personnes dirigées à l’aide de l’extranet du MESS (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM C).

Si la personne n’a pas fourni tous les documents ou renseignements requis à l’étude de sa demande :


produit la lettre type 21 et donne un délai de 30 jours (écran PEEC0100) pour le retour des documents ou renseignements manquants;

classe le dossier dans son bureau par numéro de référence individuel en attendant que les pièces justificatives lui soient envoyées;

indique l’état d’avancement 04 (en attente de documents d’immigration).

Dans le cas de non-réception des documents ou renseignements requis dans le délai de 30 jours :


ferme le dossier administratif de la personne en utilisant le code 015 (refus à l’admission);

envoie la lettre 160 (refus document(s) manquant(s) (760 en anglais ou 860 en espagnol);

classe le dossier physique par numéro de référence individuel dans le classeur « dossiers inactifs »;

au besoin, fait le suivi des personnes dirigées à l’aide de l’extranet du MESS; produit quotidiennement le rapport « Liste des rappels » afin d’effectuer le suivi

de ses dossiers.

Nº : TC 1

4

Sur réception des documents ou renseignements requis :


indique l’état d’avancement 09 (document reçu); vérifie si la personne répond aux exigences statutaires.

Si la personne ne répond pas aux exigences statutaires :


indique l’état d’avancement 010 (ne répond pas aux exigences statutaires); inscrit le code de résultat 006 (refus selon le statut); produit la lettre type 085 (avis de non-admissibilité) (785 en anglais et 885 en

espagnol).

Si la personne est admissible :


indique l’état d’avancement 011 (répond aux exigences statutaires); convoque ou non la personne à une entrevue selon la procédure est admissible (la

personne n’a aucune connaissance du français) ou selon la procédure est convoquée au test de classement.

Si la personne n’a aucune connaissance du français :


envoie la lettre INTIMM « Confirmation d’admission » sous forme de rapport « Confirmation d’admission » sélectionnée à l’écran SEEC090 au menu contextuel;

indique le résultat 106 (admis manuellement); indique l’état d’avancement 015 (en attente d’inscription); classe le dossier par ordre de référence individuelle.

La personne ne sera pas évaluée si :

elle s’est auto-évaluée débutante ou elle a fait moins de 100 heures de formation; et le document fédéral indique que la personne a déclaré ne pas connaître le

français; et la personne n’est pas considérée connaître le français selon son Certificat de

sélection du Québec (CSQ).

S’il existe déjà un classement dû à une ancienne demande, l’agente ou l’agent de

bureau doit changer la date de disponibilité à l’écran SEEC 0100 (Classement d’une

personne).

Nº : TC 1

5


détermine le milieu d’enseignement à partir du rapport SEES0120 (liste des personnes admises en attente d’inscription);

inscrit les résultats du test de positionnement à des fins de classement à l’écran SEEC0100 (Classement d’une personne) du système INTIMM;

change la date de disponibilité, si nécessaire; peut convoquer la personne pour un test de classement, à la demande du directeur.

Si la personne a une certaine connaissance du français :


convoque la personne au test de positionnement à des fins de classement en produisant la lettre type 10;

classe le dossier dans le classeur par ordre de référence individuelle; vérifie s’il dispose de tous les documents requis pour déterminer l’admissibilité de

la personne au PAFILI; si des documents sont manquants, le précise dans la lettre type 10 ou envoie la

lettre 021 (demande de pièces justificatives). L’évaluatrice ou l’évaluateur vérifiera les informations.

Dans tous les cas, un dossier physique devra être créé et un événement A-70 (dossier physique créé) indiqué.

3. Étude sur dossier des personnes n’ayant aucune connaissance du français


détermine le milieu d’enseignement à partir du rapport SEES0120 (liste des personnes admises en attente d’inscription);

produit la lettre INTIMM « Confirmation d’admission »; envoie la lettre à la personne; classe les dossiers physiques des personnes par date d’admission, par programme,

par cours et par lieu d’enseignement dans le classeur « en attente d’inscription ».

4. Retour de la Demande d’admission aux cours à temps complet et à l’aide financière à la personne

L’agente ou l’agent de bureau retourne la demande à la personne avec une lettre explicative pour les raisons suivantes :

absence de signature(s) à la section Déclarations de la personne; après avoir fait une recherche personne, n’a pas trouvé les documents

d’immigration dans INTIMM; les photocopies des documents d’immigration sont illisibles et ne sont pas dans

INTIMM; la demande n’est pas dûment remplie.

Nº : TC 1

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envoie la lettre 021 (721 en anglais, et 821 en espagnol) « Demande de pièces justificatives »;

indique l’état d’avancement 04 (en attente de documents d’immigration); indique l’état d’avancement 09 (document reçu) lorsque les documents sont

reçus.

5. Positionnement initial à des fins de classement

Voir la directive sur le positionnement initial à des fins de classement pour les cours à temps complet. L’évaluatrice ou l’évaluateur sort la liste des rendez-vous à l’écran RVEC 1250 (réception des rendez-vous) pour connaître les personnes qui seront positionnées. Lorsque la personne ayant un rendez-vous se présente à la réception, l’agente ou l’agent de bureau indique un « P » à l’écran REVC 1250 (réception des rendez-vous) ce qui indique automatiquement un état d’avancement 013 (entrevue effectuée).

Après le positionnement initial, l’évaluatrice ou l’évaluateur :

saisit les résultats du positionnement au système INTIMM; indique le milieu de formation où le service sera donné, le niveau de compétence

ainsi que la date de disponibilité; classe le document d’évaluation dans la chemise attitrée; produit la lettre de confirmation d’admission si la personne n’a pas encore été

admise et si elle est toujours admissible à la formation à la suite de son évaluation de classement;

indique le résultat 106 (admis manuellement); indique l’état d’avancement 015 (en attente d’inscription); indique dans INTIMM au champ remarque dans l’écran SEEC0100 (classement

d’une personne).

Si la personne n’est pas admissible :


produit la lettre type 085 (avis de non-admissibilité) (785 en anglais et 885 en espagnol);

ferme le dossier administratif au système INTIMM en indiquant le résultat 009 (refus à l’admission) (se référer à la section Cheminement dans le système INTIMM C).

Important : Les dossiers des personnes référées par Emploi-Québec doivent être classés en priorité dans le classeur « en attente d’inscription » par date d’admission de la personne.

Nº : TC 1

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B- DEMANDE ÉLECTRONIQUE (Demande en ligne)

1. Ouverture des demandes d’admission

L’agente ou l’agent de bureau n’intervient pas.

2. Traitement des demandes et saisie des données au système INTIMM

Dans le cas d’une demande électronique, le système détermine l’admissibilité et convoque la personne s’il y a une plage horaire. S’il n’y a pas de plage horaire, le système met le dossier à convoquer.


sort le rapport SEES0201 (liste DACF rappel, refus et convocation) pour connaître les personnes à convoquer;

convoque les personnes, lorsqu’une liste est disponible, en produisant la lettre type 10.

Si le système détermine que la personne doit produire un document d’immigration, il informera celle-ci électroniquement du document nécessaire. Le système lui confèrera le statut « en attente de document » (ATDO) ou « à confirmer » (ACOM).

Sur réception du document, l’agente ou l’agent de bureau vérifiera à l’aide de l’écran PEEC7500 (examiner une demande), le statut de la demande; si la demande est « en attente de document » ou « à confirmer ».


vérifie dans « rechercher personne » si le dossier existe ou non; détermine la mise à jour ou la création du dossier, le cas échéant; indique l’état d’avancement 09 (document reçu); indique l’état d’avancement 011 (répond aux exigences statutaires), si la personne

répond aux exigences statutaires. Selon la situation, le système lui accordera ou non un rendez-vous;

indique l’état d’avancement 010 (ne répond pas aux exigences statutaires), si la personne ne répond pas aux exigences statutaires et fait le code de résultat 006 (refus selon le statut) avec la lettre 085 (avis de non-admissibilité);

crée un dossier physique pour insérer les documents expédiés; indique l’événement A-70 (dossier physique créé).

Le système fera automatiquement les relances pour l’obtention des documents ou le refus, le cas échéant.

Nº : TC 1

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A. Créer un numéro de personne


Aller dans Traiter dossier dossier administratif Recherche-personne = écran

PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE p. 1 de 5.

Demande papier

Inscrire dans le champ approprié, le Nom et le Prénom de la personne, sa Date de naissance, son Sexe et faire F4.

Si la personne est inexistante dans INTIMM :

faire F7 et l’icône insérer (page 2 de 5) et compléter les champs; faire F10 pour sauvegarder l’information pour créer le numéro personne; faire Bloc suivant = écran PEEC0530, p. 3 de 5; saisir P pour Type adresse et C pour Correspondance ou faire F2 pour

trouver la liste des variables dans ces champs et saisir l’adresse au complet ainsi que le numéro de téléphone. Faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

faire Bloc suivant = écran PEEC0530, p. 4 de 5; saisir, dans le champ approprié, l’État civil, le Statut de la personne et

la Langue maternelle ou faire F2 pour trouver la liste des variables dans ces champs et faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

faire Bloc précédent pour revenir à la page 1 de l’écran PEEC0530 pour créer un dossier en francisation dans le Bloc IMPLICATION DOSSIER.

Si la personne existe dans INTIMM :

Mettre les données nominatives à jour.

Demande électronique « à confirmer » ou « en attente de document »

Au menu principal choisir :

examiner dossier- document- examiner une demande (écran PEEC7500); inscrire le numéro de la demande; faire F5 pour cheminer vers recherche-personne (PEEC0530); inscrire nom, prénom, date de naissance et sexe; faire F4.

Nº : TC 1

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Si la personne existe dans INTIMM :

consulter « Menu contextuel »; choisir mise à jour d’une personne (MAJ); faire F10.

Si la personne n’existe pas dans INTIMM :

faire « Menu contextuel »; Choisir « créer personne »; faire F10.

Les informations de la demande électronique seront transférées automatiquement.

B. Ouvrir un dossier en francisation


aller dans Traiter dossier dOssier administratif Recherche-personne = écran

PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE, Bloc IMPLICATION DOSSIER

Demande papier :

aller sur la barre de menu et cliquer sur l’icône Insérer (valise blanche + la croix) = écran PEEC 1000, champ DOSSIER ADMINISTRATIF. Dans ce Bloc, saisir dans le champ approprié l’unité administrative et le service/programme ou faire F2 pour trouver la liste des variables pour ces champs et saisir son numéro d’employé ou faire F2 pour trouver la liste des variables. Compléter le champ langue, faire F2 pour la liste des variables. Faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu et faire Bloc Suivant pour effectuer le point 2;

saisir les lettres RP dans le champ Rôle + F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu + F11 = écran SEEC0090, DEMANDE D’ADMISSION, p. 1 de 2;

faire 5 Bloc suivant = p. 2 de 2, Bloc FICHE DE PARTICIPATION;

saisir, dans le champ approprié, la formule de cours offert = JR25-5LU01 ou faire F2 pour trouver la liste des variables, le nombre d’enfants d’âge préscolaire et/ou primaire et le nombre d’Années de scolarité et compléter la case ADR. Faire F2 pour obtenir la liste des variables; écrire une remarque pertinente si nécessaire;

faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu.

Si la personne n’a pas besoin d’évaluation linguistique :

aller au « Menu contextuel »; choisir « Classement » (écran SEEC0100), Bloc Classement d’une personne; inscrire au champ résultats obtenus 0-0-0;

Nº : TC 1

10

compléter le champ Progr en faisant F2 pour la liste des variables; indiquer votre code d’employé au champ évaluateur; si la date de disponibilité est différée de la date du jour, la modifier; faire F12 = écran PEEC0100 Suivi de dossier, aller à bloc RÉSULTAT dans

le champ Code faire F3 et insérer le code 106 (admis manuellement) ou faire F2 pour trouver la liste des variables, écrire une remarque pertinente si nécessaire;

faire trois pages suivantes pour arriver au Bloc ÉVÈNEMENT; saisir T20 et inscrire la date de réception étampée sur la demande

d’admission des cours à temps complet et à l’aide financière; créer un autre évènement A70 pour la création d’un dossier physique; faire F7 pour retourner à l’écran SEEC0090 (Demande d’Admission); faire « Menu contextuel »; choisir confirmation adm/insc pour sortir la lettre de confirmation

d’admission.

Si la personne a besoin d’une évaluation linguistique :

se positionner sur le dossier administratif de francisation; faire F9 pour obtenir le menu contextuel; choisir Assigner RV; compléter en utilisant la liste des variables en faisant F2; faire « bloc suivant »; se positionner sur le RV désiré; faire F10; Écran RVEC1245 Coordonner RV apparaît; faire F9; la lettre de RV apparaît, imprimer.

Demande électronique :

Le tout se fait automatiquement.

C. Fermer un dossier en francisation :



PEEC0530, RECHERCHER UNE PERSONNE, Bloc IMPLICATION DOSSIER :

aller dans le Bloc RÉSULTAT et saisir le code 002 = fermeture de dossier ou le code 015 = refus à l’admission (documents non reçus) ou faire F2 pour trouver la liste des variables;

faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

aller dans le Bloc CORRESPONDANCE et saisir la lettre correspondant à la situation;

faire F2 pour trouver la liste des variables pour préparer la lettre INTIMM; écrire la remarque pertinente, s’il y a lieu, dans le champ réservé à cet effet;

Nº : TC 1

11

faire F10 pour sauvegarder ou utiliser l’icône correspondant sur la barre de menu;

faire imprimer la lettre et faire parvenir une copie à la personne.

D. Demande de dossier :


Aller dans Traiter dossier dOssier physique Demande dossier physique = écran RVEC2210, DEMANDE DE DOSSIER PHYSIQUE.

OUTILS

Aide-mémoire sur l’admissibilité de la clientèle dans l’intranet dans la section francisation / directives / procédures / temps complet, mise à jour : 27 octobre 2011.

Document Formulaire de classement Déclaration de services à la clientèle (DSC) Documents officiels d’immigration. Extranet du MESS. Guide de gestion d’une personne et de son dossier administratif – Règles de

saisie des informations nominatives et de l’adresse d’une personne, dans l’intranet dans la section Soutien à l’organisation / Ressources informationnelles / Applications / INTIMM.

Système INTIMM, écrans PEEC0530, PEEC1000, PEEC0100, SEEC0090 et RVEC2210.

Plan de diffusion du formulaire d’admission en ligne et de la trousse papier.

RÉFÉRENCES Programme d’intégration linguistique pour les immigrants (PILI), section IV, articles 7, 8, 9 et 19.




