New Assemblées Générales / Conseils des Laboratoires · 2018. 12. 21. · d'une structure cible pour le nouveau labo et réflexion sur la transition des différentes structures

• Présentation du groupe projet et méthode de travail. Lancement des Groupes de Travail

• Calendrier des actions - Planning.

• Évaluation HCERES. Organisation et Enjeux.

• Première présentation de la macrostructure du futur laboratoire.

Assemblées Générales / Conseils des Laboratoires

Groupe Projet Refondation Orsay, Novembre/Décembre 2018

F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 1

Groupe Projet

• F. Ibrahim, A. Stocchi, S. Wallon (porteurs) - D. Becirevic, N. Borget, S. Bousson, V. Chambert, F. Couchot , F. Garrido,M. Jouvin, L. Massacrier, L. Menard, L Pinot, J. Peyré, C. Vallerand

• Missions rappelées dans la lettre des tutelles : HCERES, Organisation du futur laboratoire (Organisation = définition d'une structure cible pour le nouveau labo et réflexion sur la transition des différentes structures de labo actuelles vers la nouvelle) préparation du futur CPER.

• Interactions avec les directeurs des 5 laboratoires tous les 15 jours (+ en direct porteurs)

• Interactions régulières avec les tutelles

Formation d’un groupe de travail composé des administrateurs des laboratoires

• Ce groupe est sollicité pour travailler sous la responsabilité du Groupe Projet.

• Une première rencontre avec les porteurs a eu lieu le 8/11/2018. Travail à faire sur :

• 1) les outils communs

• 2) discussion avec les autres labos fusionnés (I2BC, C2N)

• 3) première ébauche de l’organisation de l’administration

• Depuis, quelques réunions

Présentation du groupe projet et méthode de travail Lancement des Groupes de Travail


• tous les Mercredi et le Vendredi : Réunions Groupe Projet … élargies aux DUs tous les 15 jours"

• 7/11/2018 : Rencontre porteurs / tutelles (Sylvie Retailleau, Reynald Pain)

• 28/11/2018 : Rencontre Porteurs avec IN2P3 (Reynald Pain/DAS)

• 29/11/2018 : Première rencontre Groupe Projet avec CL réunis

• 7/12/2018 : Rencontre Porteurs/DR4.

• 18/12/2018 : Premier COPIL « Grand Labo ». Porteurs/Tutelles.

• 20/12/2018 : AG Vallée à 14:00

• 14-16/1/2019 : HCERES

AG laboratoires :30 novembre 9:00 -11:00 LAL 3 décembre 9:30 -11:30 IPNO 6 décembre 14:00 -16:00 LPT

14 décembre 9:30 -11:30 IMNC 17 décembre 9:30 -11:30 CSNSM


Dates clefs en fin novembre / début décembre 2018

Création d’une newsletter avec cadence de sortie bimensuelle.

WP1. Pole scientifique (démarrage autour de l’organisation de l’HCERES. Il sera lancé après l’HCERES)WP2. Pole AccélérateursWP3. Pole Technique lancés le 10/12/2018WP4. Pole PlateformesWP5. Pole Opération : Administration, Logistique, Hygiène et Sécurité, Radioprotection, Infrastructure.WP6 : Pole Implémentation du nouveau laboratoire et qualité de vie.WP7. Pole FormationWP8. Pole Transverse : Valorisation, Communication

Politique Ressources Humaines présente dans tous les WP

Le Groupe Projet va s'entourer de groupes de travail (WP) sur les principaux points à traiter pour permettre d'associer au travail les personnes qui le souhaitent


Méthode de Travail


A travers les outils projet. Détails de l’organisation du projet






Oct.

2018

Déc.

2018

Jan.

2019

Sept

2019

Oct.

2019

HCERES

- Bilan et Perspectives :

Sciences

Accélérateur

Ingénierie

Enseignement

Valorisation

- Nouveau laboratoire

Décision UMR

unique

- Création d’un

groupe projet

- Définition des WPs

- Organisation de

l’HCERES

Identité du

nouveau

laboratoire

- Nom & logo

- CPER :

lieux de vie,

bibliothèque, amphithéâtre…

Assemblée

Générale

- Présentation de

l’organigramme

fonctionnel

- Etat d’avancement

des WP

Gouvernance de la

nouvelle

organisation

- Processus

décisionnels

- Missions

- Nomination DU,

DA et adj.

Jan.

2020

NOUVEAU LABO

- Nomination des

responsables

- Affectation des

postes

- …

Réglement intérieur

& livret d’accueil

- Vision & valeurs

- Hygiène & sécurité

- Régles de

fonctionnement- ….

Déc.

2019

ACCOMPAGNEMENT RH

Lancement Structuration Mise en place

Calendrier des actions - Planning

Il a été décidé d'avoir un jury unique, de la tenir au mois de Janvier (le plus tard possible permis), sur trois jours et axée plutôt sur le projet. L'analyse ne pourra pas donc avoir la même granularité qu'avant et le projet/perspectives seront présentés comme une photo au moment de l'évaluation.

Voir Agenda sur le site web. Toutes les séances sont publiques

Orateurs Contactés/Guidelines données. Retour le 17/12

Document préliminaire envoyé à l’HCERES avec les chiffres du futur laboratoires / les thématiques.

Rencontres prévues avec les tutelles, les représentants du personnel (IT, chercheurs), Etudiants.

Évaluation HCERES. Organisation et Enjeux


Lundi 14, janvier Mardi 15, janvier Mercredi 16, janvier

Jeudi 18, janvier


Apres 2 ans de discussion. Discussion en cours dans le GP et bientôt élargies dans les WPAvancées importantes sur l’analyse des structures d’organisation précédemment étudiées.

Analyse « fine » de la chaine de prise de décisions et du niveau de subsidiarité. Analyse des thématiques scientifiques. Thématiques vs Pôles Structurels. Analyse des Activités Techniques;

Proposition d’une macrostructure.

Directoire : DU, DAJ, DSA, DT, DA DU = Directeur DAJ = Directeur AdjointDSA = Directeur Scientifique AssociéDT = Directeur Technique DA = Directeur Administratif

Analyse « fine » de la chaine de prise de décisions et du niveau de subsidiarité. On définit trois acteurs :1) Projets/ …Groupes2) Le pole (PHE, R&D Accélérateurs, Energie et Environnement, Ingénierie…)3) Directoire

Première présentation de la macrostructure du futur laboratoire.


Actions liées à la recherche GROUPE/PROJET POLE DIRECTOIRE

Création d'un nouveau projet de recherche Proposition Suivi Proposition Décision avec le CS

Organisation/Fiancnement groupe de recherche Proposition Décision Reporting

Création d'un nouveau groupe de recherche Proposition Suivi Proposition Décision avec le CS

Attribution de moyens financiers et techniques à un groupe de recherche

Demande Examen/prearbitrage

Arbitrage/lien avec les tutelles

Attribution de moyens financiers et techniques à un projet de recherche

Demande Examen/prearbitrage

Arbitrage et lien avec les tutelles

Attribution de moyens financiers et techniques pour les activités d’exploitation et de maintenance hors projet de recherche

Demande Examen/ prearbitrage Arbitrage / avec CDT

Attribution des activités au sein des groupes techniques Examen/ Prearbitrage Arbitrage

Activité d’un projet/groupe de recherche travail Examen (Assemblée Suivi Projet)

Reporting / passage au CS

Activité d’un projet technique Travail Examen (Assemblée Suivi Projet)

Reporting / passage au CST

Activité des groupes techniques Travail Examen (Assemblée Suivi Projet)

Reporting

Soumission projets externes (ANR/EU/Sésame/...) Proposition Examen Décision

Soumission projets internes (CNRS/U Paris-Sud…) Proposition Examen DécisionF. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 15

Actions liées à la recherche. Autres demandes récurrentes

GROUPE/PROJET POLE DIRECTOIRE

EAOM/Dialog demandes Prearbitrage Décision/lien avec les tutelles

Demandes FSEP / Noemi / postes permanents IT et BIATS

demandes Prearbitrage Décision/lien avec les tutelles.

Recrutement FSEP / Noemi / postes permanents IT et BIATS

Fait par une jury national avec locaux

Demandes postes permanents chercheurs etenseignants-chercheurs

demandes Prearbitrage Décision/lien avec les tutelles

Recrutement postes permanents chercheurs et enseignants-chercheurs

Fait par la commission nationale

Réunions internationales (NUPPEC, Stratégies Européenne, APEC…)

Participation Accompagnement

Réunions DUs, CNES, Instances diverses et variées…

Cas par cas Participation


Actions liées à l’enseignement / divers GROUPE/PROJET POLES DIRECTOIRE

Stagiaires (financement, convention) Proposition Décision Reporting

Apprentis (financement, convention) Proposition Décision Reporting

Achat matériel (petit/gros) Proposition Pre arbitrage Décision

CDD sur ressources propres : thèse Proposition Pré filtrage Décision avec CS

CDD sur ressources propres : postdoc Proposition Pré filtrage Décision

CDD sur ressources propres : IT Proposition Pré filtrage Décision


RH GROUPE/PROJET POLES DIRECTOIRE

Titularisation IT Proposition Examen Décision

Congés Décision

Dossier Annuel IT Proposition Examen Décision

Classement pour les promotions Proposition Examen Décision

Attribution des primes IT Proposition Examen Décision

Demande enseignants-chercheurs (délégation, congésthématiques...)

Éméritat

Demande de formations (techniques, informatique...) Proposition Décision Reporting

Conflits RH Gestion Prise en charge Décision


Action au quotidien GROUPE/PROJET POLES DIRECTOIRE

Actions Hygiène et Sécurité Travail/Discussion Remonté/examen Décision

ex : Télétravail Travail/Discussion Remonté/examen Décision

Radioprotection Travail/Discussion Remonté/examen Décision

Infrastructures Travail/Discussion Remonté/examen Décision

Installation des expériences locales / Salle Blanches Travail/Discussion Remonté/examen Décision


Active staffNumber

30/06/2018

Full professors and similar positions 20

Assistant professors and similar positions 46

Full time research directors (Directeurs de recherche) and similar positions 72

Full time research associates (Chargés de recherche) and similar positions 82

Other scientists (“Conservateurs, cadres scientifiques des EPIC, fondations, industries, etc.”) 1

High school teachers 0

Supporting personnel (ITAs, BIATSSs and others, notably of EPICs) 365

Permanent staff 586

Non-permanent professors and associate professors, including emeritus 5

Non-permanent full time scientists, including emeritus, post-docs, PhD students 198

PhD Students 118

Non-permanent supporting personnel 39

Non-permanent staff 242

Total 828

Une photo « numérique » du laboratoire

Women/men ratio in the unit 0.38

Women/men ratio among unit scientists 0.34

Women/men ratio among unit PhD students 0.45

Women/men ratio among team leaders, unit head and deputy heads 0.55F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 20

Les thématiques scientifiques du futur laboratoire

Nucléaire

3524/17

Particules

3035/18

Hadronique

1514/9

Astro/Cosmo

2318/10

Physique

du solide

51/1

Neutrinos

69/5

Energie, Environnement

2120/11

Physique

Santé

1616/10

PHYSIQUE

THEORIQUE

3935/19

Physique

Accélérateur

3920/14

Astro-

nucléaire /

Astrochimie

94/1

Matière

Noire

71/0

Légende :

35 permanentes

24/17 non permanents / dont PHD


ATLAS

ILC

AFTER/fix target

Exp. JLAB (HPS)

Alice

Equipe saveur

Equipe hadronique

Equipe ions lourds

Equipe SM et BSMHADES

XENON

EDELWEISS

Equipe Matière Noire

SolidCupid-Mo

NEMO

CTA

Virgo

PlancK

LSSTBAO-Radio

Equipe Neutrino

LiteBirdSVOM

Equipe CMB

Equipe Dark Energy

Equipe astroparticle

QUBIC

Other new possible comers : EIC, LHeC, DUNE, LISA…

ProRad

LHCb

Belle II

Exemple projets/groupes Pôles PHE et Astroparticules/Cosmologie

Origines

Séparation PHE /AstroCosmo

Juno

DAMIC-1K

PHE

Astro/Cosmo


Administration

Mécanique

Electronique

Informatique

Infrastructure

Dosimétrie

Communication

Exemples de catégorisation des métiersElectronique Front-End

(µelec, Elec. Analog. Discrète, Elec ultra-rapide)

Electronique d’acquisition

CAO - Câblage

Temps Réel

Bureau d’études

Réalisations mécaniques

Missions

Finances

Logistique

Gestion du personnel

Formations

Documentation

Achats

Détecteurs Détecteurs/instrumentation

Hygiène & Sécurité

Hygiène

Sécurité

Dosimétrie

Communication

Radioprotection

Sûreté

Valorisation

Valorisation

Radioprotection

Exploitation

Développement logiciels

Biologie

Biologie

F. Ibrahim ; A. Stocchi ; S. Wallon 23Documentation

DU + DAJs (1 ou 2)

Nucléaire PHEAstro/Cosmo

Energie et Environnement

Physique Santé

Théorie Accélérateur Ingénierie

Pole IngénierieQuestions ouvertes• Organisation de la division :

groupes ou services• Représentant(s) de la

division dans le directoire• Groupe Détecteur :

Service/Groupe dans le Pole Ingénierie ou Pole à part

• …

Pôle

s

Pôles dirigés par les DSA (avec adjoint)Au premier ordre, pas de personnel IT dans les Pôles.

Pole AccélérateurQuestions ouvertes• Présence des IT dont le

métier n’est pas lié de façon spécifique aux accélérateurs

Poles RecherchesQuestions ouvertes• Refaire l’ exercice pour passer de 12 thématiques de recherches (voir

HCERES) à 6 pôles.

Nucléaire, AstroNucleaire, Particules, Hadronique, Astroparticules, Cosmologie, Neutrino, Matière Noire, Physique Santé, Energie et Environnement, Théorie, Physique de Solide.

Nucléaire, PHE, Astro/Cosmologie, Physique Santé, Energie et Matériaux , Théorie

Administration/Support

Radioprotection

H&S

Valorisation

Communication

Directoire : DU, DAJ, DSA, DT, DA DU = Directeur DAJ = Directeur AdjointDSA = Directeur Scientifique AssociéDT = Directeur Technique ?DA = Directeur Administratif

Dosimétrie

PlateformesQuestions ouvertes• Plateformes technologiques vs Plateformes scientifiques• Dégrée d'Independence. Présence de personnel technique et

pilotage par les DSA

PLATEFORME 1

PLATEFORME 2

…


Formation

Directoire

Conseil Scientifique

CHSCT

Comité du Personnel Local

Comité de Suivi des thèses

Comité de Revue des Projets

Comités Techniques

Conseil de Laboratoire+ les instances du laboratoire

Encore en réflexion…

Suivi des projets


Projets : LHCb , Belle II

Equipe : Saveurs

LHCb

Belle II

LHCb PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel. Admin.Nucléaire

Belle II PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel Admin.

EquipeSaveurs

PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel Admin.Nucléaire

Meca Info Elec. Det.



PRAE PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel. Admin.


Nucléaire

Projet.Les projets reçoivent un budget (IN2P3, INP, fonds propres…)Equipe : personnels souvent dans plus d’un pole de recherche + pole ingénierieLes groupes à créer comme organisation (interpoles) gérant un budget d’animation

ALTO2.0 PHE IngénierieThéorieAstro/cosmo Energie &.. Santé R&D accel. Admin.


Nucléaire


Documents

New Assemblées Générales / Conseils des Laboratoires · 2018. 12. 21. · d'une structure cible pour le nouveau labo et réflexion sur la transition des différentes structures