Ce document destiné aux personnes utilisant un logiciel de grossissement a été produit par le service Adaptation de l'Information en Médias Substituts de l'Institut Nazareth et Louis-Braille faisant partie du Centre Intégré de la Santé et de Services Sociaux de la Montérégie-Centre.

Guide pour les employésFeuille de temps et relevés

Guichet Virtuo Web

Table des matières1. Accès au Guichet Web

1.1. Inscrire votre code utilisateur et mot de passe

2. Menu guichet WEB

2.1. Page d'accueil

2.2. Préférences

2.2.1. Codes d'horaire favoris

2.2.2. Modifier le mot de passe

2.3. Revenir à la page d'accueil

3. Accéder à la feuille de temps

3.1. Vu d'ensemble de la feuille de temps

1

3.1.1. Validation de la feuille de temps

3.2. Les boutons et leurs fonctions

3.2.1. Modifier une transaction

3.2.2. Insérer une transaction

3.2.3. Supprimer une transaction

3.2.4. Types de correction

3.2.5. Copier une transaction

3.2.6. Annuler un changement

3.2.7. Valider votre feuille de temps

3.2.8. Validation des messages d'avertissement ou d'erreur

3.2.9. Message

4. Menu « Relevés »

4.1. Relevés de paie

4.1.1. Description visuelle du relevé de paie

4.2. Feuille d'impôt

4.2.1. Départs d'employés

5. Soutien aux employés

1. Accès au Guichet Web• Par l'intranet (sur les ordinateurs du CISSS seulement)

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• Par l'extranet (sur un ordinateur à la maison) https://cisssmcvirtuo.rtss.qc.ca/GuichetWeb/

• Par un lien sur votre téléphone ou tablette intelligente (exemple sur Apps Safari)

Une fois sur la fenêtre « Bienvenue » du Guichet Web, faire l'étape suivante

IPhone: Cliquer sur cet icône et choisir « Envoyer sur l'écran d'accueil »

Androïde: Cliquer sur cet icône et choisir « Ajouter à l'écran d'accueil »

1.1. Inscrire votre code utilisateur et mot de passe

Utilisateur: C'est votre numéro de matricule mais en ajoutant au début:

6 Pour HRR (Ex.: 612345)

7 Pour INLB (Ex.: n° employé actuel 321, inscrire 700321)

Mot de passe: C'est votre première utilisation de Virtuo, inscrivez votre date de naissance (AAAAMMJJ).

Cliquer sur « Se connecter ».

Par la suite, une fenêtre apparaît vous demandant d'entrer votre adresse courriel personnel.

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Saisir votre adresse courriel sous Nouveau courriel

Saisir votre adresse courriel sous Confirmer nouveau courriel

Cliquer sur « Sauvegarder » ou « Annuler » en bas à droite afin de continuer et vous pourrez le modifier par la suite dans la rubrique PRÉFÉRENCES.

2. Menu guichet WEB

2.1. Page d'accueil

Le système vous amène automatiquement à la page d'accueil du Guichet Web.

En haut à gauche de la page d'accueil, dans la barre d'outils, on y retrouve 7 éléments: Accueil (icône d'une maison) – Mon dossier – Gestion de temps – Relevés – Poste – Aide – Messages.

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Mon dossier:

Gestion de temps:

Relevés:

Poste:

Aide:

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Messages: Endroit utilisé du service de la paie pour communiquer des informations générales à tous les employés, à ce moment-là, une enveloppe s'affichera.

Au centre de la page d'accueil, choix de 11 boutons disposés sur 3 lignes et 4 colonnes. Liste de gauche à droite:

Ligne 1:Renseignements personnels – Disponibilité – Compte de dépenses – Mon horaire.

Ligne 2:Horaire de département – Feuille de temps – Choix de vacances – Relevé de paie.

Ligne 3:Feuillets d'impôt – Affichages de postes – Se déconnecter.

2.2. Préférences

Situé en haut à droite de la page d'accueil, dans la barre d'outils, on y retrouve 3 éléments: Préférences (icône d'engrenage) – "Votre nom (n° d'employé)" – Se déconnecter.

Étant donné qu'il y a un grand nombre de codes d'horaire, il est intéressant d'aller vous créer une « banque de favoris » où vous pourrez y inscrire les codes horaires et les

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codes de prime que vous utilisez le plus souvent. Ceci vous fera épargner du temps dans vos recherches!

Pour accéder aux préférences personnelles, il faut:

1. Positionner le curseur sur votre nom.

La liste des options apparaît. Cliquer sur le menu « Préférences »

OU

2. Cliquer directement sur le bouton à gauche de votre nom pour ouvrir la fenêtre des préférences (icône d'engrenage).

Une fenêtre s'affiche contenant 7 éléments: Adresse courriel – Affichages de postes – Codes d'horaire favoris – Codes de prime favoris – Modifier le mot de passe – Mon horaire.

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Les boutons Sauvegarder et Annulersont situés en haut à droite de l'écran

2.2.1. Codes d'horaire favoris

Pour faciliter la recherche, voici un tableau des codes les plus souvent utilisés.

Description Code Logibec Code Virtuo

Temps régulier RÉG Jour (J)

Temps accumulé ACCU Temps accumulé à tx simple (TA)

Reprise de temps REPRI Reprise de temps (en banque) (TR)

Vacances VAC Vacances (V)

Maladie MALAD Maladie (M)

Maladie congé personnel PERSO Maladie motif personnel (MMP)

Congé sans solde SSOLD Congé sans solde - 30 jrs (SSCT)

1. Cliquer dans le champ vide

2. La liste des codes d'horaire s'ouvre, faites défiler ou taper un mot clé, comme par exemple maladie.

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3. Sélectionner le ou les codes d'horaire que vous voulez identifier comme étant favoris.

4. La liste de codes d'horaire favoris sera mise à jour.

5. Pour effacer un choix, cliquer sur le « X » en gris à droite du code.

6. Pour effacer toute la liste des codes, aller au bout à droite complètementà la hauteur des codes d'horaire favoris pour atteindre l'icône d'une efface.

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2.2.2. Modifier le mot de passe

Ce volet permet de modifier le mot de passe à n'importe quel moment.

1. Saisir l'ancien mot de passe

2. Saisir le nouveau mot de passe

3. Confirmer le nouveau mot de passe

4. Sauvegarder

Dans tous les cas, aussitôt que vous faites un changement dans cette fenêtre, cliquer sur « Sauvegarder » ou « Annuler »:

2.3. Revenir à la page d'accueil

Si vous voulez revenir à la page d'accueil, cliquer sur l'icône maison

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3. Accéder à la feuille de tempsCliquer sur la pastille « Feuille de temps », ligne 2, colonne 2.

3.1. Vu d'ensemble de la feuille de temps

Le système se positionne automatiquement sur votre feuille de temps qui contient 4 autres onglets: Sommaires – Détail des banques – Autres renseignements – Message.

En haut à droite de l'écran, on y retrouve la « Période de paie ».

S'assurer d'être dans la bonne période de paie, s'il apparaît un cadenas, c'est signe que cette période est fermée. Vous ne pourrez faire aucun changement. Cliquer sur le menu déroulant pour choisir une période.

La feuille de temps contient 19 colonnes. Voici la liste de gauche à droite:

1. Actions: Regroupant 3 boutons pour chaque ligne.

2. Sem. (Semaine 1 ou 2).

3. Jour (Journée de la semaine).

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4. Date (Date de la journée de la semaine).

5. Transaction: La transaction est le code horaire ou le code de tâche (présence ou absence).

6. Hres entrée (votre horaire d'entrée par défaut est déjà inscrit)

7. Hres sortie (votre horaire de sortie par défaut est déjà inscrit)

8. Hres repas (01:00 par défaut déjà inscrit)

9. Hres (Nombre d'heure pour cette journée, se calcule automatiquement.)

10. Hres / J (Vide)

11. Type (Le code s'inscrira selon la transaction choisie, ex. pour la transaction "Jour", le type sera "Rég.")

12. Corr. (Vide)

13. Validé (Case à cocher lorsque vous voulez valider)

14. Approuvé (Case à cocher pour votre gestionnaire)

15. Code s-s. (N° du sous-service de votre poste)

16. Sous-service (Nom et n° du sous-service de votre poste)

17. Code TE (N° de votre titre d'emploi)

18. TE (Nom, n° et nombre d'heure/semaine de votre titre d'emploi. Vous pourrez choisir seulement les titres d'emploi qui sont présents à votre dossier.)

19. Primes (Impossible aux employés d'ajouter des primes. Si la prime n'apparaît pas dans la colonne « prime », contacter votre gestionnaire.)

Sous la grille feuille de temps en bas à gauche le bouton « Valider tout »

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En bas à droite, le sommaire pour cette période de paie. Le tableau indique le total des heures inscrites pour la période de paie affichée. À noter: La colonne « total » n'inclut pas le temps supplémentaire. Le total des heures ne doit JAMAIS dépasser les heures maximales d'un temps complet à son titre d'emploi. (ex.: 70h, 72h50, 75h, 77h50, 80h)

3.1.1. Validation de la feuille de temps

La validation de la feuille de temps doit être faite avant que votre gestionnaire l'approuve. Après l'approbation, il sera impossible d'apporter des modifications à la feuille de temps et la validation sera bloquée.

Assurez-vous que votre feuille de temps est conforme avec vos heures travaillées. Advenant des changements après cette période, contactez votre gestionnaire.

Toutes les transactions de votre feuille de temps doivent être validées. Une fois que la feuille de temps reflète exactement les deux semaines de travail, cliquer sur la case « Validé » de chaque transaction ou cliquer sur le bouton « Valider tout » si vous n'avez apporté aucun changement.

OU

Cliquer sur le bouton

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3.2. Les boutons et leurs fonctions

Le bouton « modifier » permet d'ouvrir la transaction afin d'y apporter une ou plusieurs modifications. Lorsque le bouton est bleu, la transaction est modifiable. Lorsque le bouton est noir, il n'y a pas de transaction pour cette journée.

Le bouton « supprimer » permet de supprimer une transaction. Une fois supprimée, il est impossible de la récupérer. Il faut la refaire.

Le bouton « autres actions » permet:

Insérer: Ajoute une ligne.

Annuler le changement: Pour la ligne sélectionnée, annule les changements inscrits et revient comme inscrit à l'horaire.

Éditer les primes (en tant que gestionnaire): Ajoute une prime sur une journée ou une partie d'une journée.

Copier: copie une ligne.

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3.2.1. Modifier une transaction

1. Se positionner sur la date désirée;

2. Pour éditer une transaction, cliquer sur « Modifier » de la colonne Actions. Lorsque la transaction a été autorisée, il est impossible de l'éditer.

3. Une nouvelle fenêtre s'affichera. Les informations sont modifiables à l'aide des différentes listes déroulantes. Une zone de recherche instantanée existe sous l'entête de colonne.

Exemple:Modification pour une journée complète en vacances au lieu du Code d'horaire "Jour".

Les heures demeurent les mêmes, donc aucun changement à apporter.

4. Sauvegarder, le bouton est situéen bas à droite de l'écran

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3.2.2. Insérer une transaction

Pour insérer une transaction à la date sélectionnée:

1. Se positionner sur la date désirée

2. Cliquer sur le bouton « autres actions »

3. Choisir

La fenêtre « Ajout d'une transaction de temps » est identique à celle qui permet de modifier une transaction. Les informations principales de l'employé (TE, sous-service etc.) s'afficheront par défaut.

Cette fois-ci, les heures d'entrée, sortie et repas seront à modifier.

4. Sauvegarder

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3.2.3. Supprimer une transaction

Pour supprimer une transaction:

1. Cliquer sur « Supprimer »

Un message s'affiche afin de confirmer votre intention.

2. Cliquer sur « Oui » pour accepter la suppression ou sur « Non » pour annuler.

La transaction ajoutée manuellement par l'employé sera supprimée immédiatement. Les autres transactions disparaîtront lorsque le responsable autorisera la destruction.

3.2.4. Types de correction

Lorsque l'employé a l'autorisation d'ajouter, de modifier ou de supprimer une transaction, le système affiche le type de correction dans la colonne « Cor. ».

A: La transaction a été ajoutée par l'employé ou le responsable et n'est pas encore autorisée par le responsable. La ligne de la transaction apparaît en gras.

M: La transaction a été modifiée par l'employé ou le responsable et n'est pas encore autorisée par le responsable. La ligne de la transaction apparaît en italique.

S: La transaction a été supprimée par l'employé ou le responsable et n'est pas encore autorisée par le responsable. La ligne de la transaction apparaît barrée.

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3.2.5. Copier une transaction

1. Cliquer sur le bouton « autres actions »

2. Choisir « Copier »

Une fenêtre s'affiche et la transaction d'origine sera identifiée « Source » en vert sous la colonne Insérer.

3. Sélectionner les journées sur lesquelles vous voulez insérer la transaction copiée:

4. Cliquer sur « Confirmer » en bas à droite.

Le (2) indique que la transaction sera insérée deux fois.

3.2.6. Annuler un changement

Pour annuler les changements apportés à la transaction sélectionnée et ainsi revenir à la transaction initiale, il faut:

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1. Cliquer sur le bouton « autres actions »

2. Choisir « Annuler un changement »

3.2.7. Valider votre feuille de temps

Toutes les transactions de votre feuille de temps doivent être validées. Pour ce faire, Cliquer sur la case « Validé » de chaque transaction;

OU

Cliquer sur le bouton

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3.2.8. Validation des messages d'avertissement ou d'erreur

Advenant un problème dans les heures inscrites, le système donnera des avertissements ou des erreurs. (Ex. Vacances épuisées, trop d'heures pour un titre d'emploi, chevauchement etc.).

Il est important de prendre connaissance de ces messages et, s'il y a lieu, faire les corrections nécessaires AVANT de valider la feuille de temps.

Message d'avertissement (en orange): Le système traitera l'information malgré le problème détecté et pourra être validé. Vous pouvez ignorer le message d'avertissement dû à un chevauchement sur l'heure du repas. Par contre s'il s'agit d'un chevauchement créé au début ou à la fin du quart du travail, vous devez corriger la transaction erronée.

Message d'erreur (en rouge): Cette ligne ne pourra pas être approuvée par votre gestionnaire si elle n'est pas corrigée.

3.2.9. Message

Il est possible de laisser un message à votre gestionnaire. Pour se faire:

1. Cliquer sur l'onglet « Message ». La fenêtre de message s'affiche.

2. Cliquer sur le bouton « Modifier le message » en bas à gauche, une nouvelle fenêtre s'affiche, cliquer dans l'espace approprié pour activer le début de la rédaction du message;

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3. Inscrire la date de la transaction (si votre message concerne une transaction en particulier et inscrire votre message;

4. Sauvegarder

4. Menu « Relevés »Cette section vous permet d'accéder à vos relevés de paie ainsi qu'à vos formulaires d'impôts fédéral et provincial.

Cliquer sur la pastille « Relevés de paie », ligne 2, colonne 4.

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4.1. Relevés de paie

L'option « Relevés de paie » contient la liste des périodes de paie.

La colonne actions comprend deux (2) boutons:

Permet de visualiser le relevé de paie.

Permet de télécharger le relevé de paie.

No de paie: Le numéro de la paie touchant le relevé de paie.

Période: Le numéro de la paie touchant le relevé de paie.

Émis le: La date d'émission du dépôt.

No du relevé: Le numéro du relevé de paie.

1. Cliquer sur la loupe de la colonne « Actions » pour ouvrir le relevé de paie de la ligne correspondante. Le relevé de paie s'affichera.

2. Cliquer sur « Télécharger le relevé » en haut à droite pour enregistrer une copie en format PDF.

OU

3. Cliquer sur « Retourner à la liste » pour quitter ce mode et revenir à la liste.

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Vous pouvez également cliquer sur le bouton télécharger pour télécharger le relevé en format PDF et l'imprimer au besoin.

4.1.1. Description visuelle du relevé de paie

Ouvrir votre relevé de paie en format PDF avec Adobe Reader. La page est divisée en 6 zones. Identification, Banques, Rémunération, Déductions, Sommaire et Dépôt bancaire.

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1. Identification (en haut à gauche de la page)

Paie finissant leNoDate d'émissionN° de chèqueN° d'employéPrénom et nom de l'employéTESous-serviceTauxFED. crédit d'impôtPROV. crédit d'impôtClasseÉchelon

2. Banques (en bas de la zone identification)

VAC.TCBQ maladieT. AménagementAncienneté

3. Rémunération (au centre de la page)

RégulierUnités périodiqueMontant périodiqueUnités cumulatifUnités montant

4. Déductions (en haut à droite de la page)

Impôt fédéralImpôt provincialR.Q.A.P.RQAss.-emploiSSQ-APTS

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RREGOP syndicCat 4 APTS INLB

Détail de l'assurance (plus bas à l'intérieur de la zone déductions)

VieMMASalaireTaxe

5. Sommaire (en bas de la zone déductions)

Heures payées périodiqueHeures payées cumulatifHeures non payées périodiqueHeures non payées cumulatifSalaire brutNon. imposéDéductionsNet

6. Dépôt bancaire (en bas de toutes les zones couvrant la largeur de la page)

N° d'employéNom de l'employéDate du dépôt bancaire

Adresse du service de la paie:

Service régional de paie1255, Beauregard, LongueuilTél.: 450-679-7243 OUSans frais: 1-844-897-7243

4.2. Feuille d'impôt

Pour l'année 2018, le feuillet d'impôt sera disponible via Logibec.

L'option « Feuillets d'impôt du menu « Relevés » permet d'accéder à vos feuillets d'impôts fédéral et provincial.

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Les employés peuvent accéder à l'historique de leurs feuillets d'impôt, les consulter, les télécharger ou les imprimer par cette procédure:

1. Dans le menu « Relevés », sélectionner « Feuillets d'impôt ».

2. Selon la version de votre logiciel, l'une de ces deux fenêtres de l'historique des relevés s'ouvre.

Pour afficher les détails d'un document, cliquer sur l'icône de la colonne « Actions » sur la ligne du document à consulter.

Pour télécharger ou imprimer un document, cliquer sur l'icône de la colonne « Actions » sur la ligne du document à imprimer.

4.2.1. Départs d'employés

Les employés ayant eu accès au Guichet Web au cours de l'année 2018 et qui ont quitté leur emploi peuvent toujours y accéder, mais ils sont restreints à deux fonctionnalités:

• Relevé de paie

• Feuilles d'impôt.

5. Soutien aux employésDans la section du haut de la feuille de temps, vous y retrouverez un onglet « Aide ». Le module « Aide en ligne » vous apportera dans une panoplie de liens intéressants pouvant aider à votre compréhension.

Si vous avez des questions concernant:

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Votre dossier d'employé (statut, compte bancaire, expérience, salaire et titre d'emploi)

– Rémunération et avantages sociaux au 450-466-5000, poste 4040

• Votre affectation

– Dotation au 450-466-5000, poste 4040

– Gestion et liste de rappel au 450-466-5000, poste 2316

• Votre horaire de travail

– Liste de rappel au 450-466-5000, poste 2316 ou le responsable de votre horaire

• Il vous manque des heures à votre horaire

– Liste de rappel au 450-466-5000, poste 2316, ou le responsable de votre horaire ou votre gestionnaire

– Un avis d'ajout ou de modification à la feuille de temps sera acheminé au service des salaires

• Mot de passe oublié du guichet

– Liste de rappel au 450-466-5000, poste 2316

• Compte de dépenses

– 450-928-6777, poste 13547 ou 13555

• Le résultat de votre paie:

– Service régional de la paie au 450-679-7243 (Paie) ou 1 844 897-7243 (Paie)

– Par courriel à l'adresse: paie.regionale.cisssmc16@ssss.gouv.qc.ca ou à partir du carnet Lotus notes: 16 CISSS Monteregie-Centre Paie_Regionale

Besoin d'aide lors du lancement du guichet virtuo?

• Microsite Info-Virtuo: http://santemc.quebec/virtuo

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