Note de cadrage budgétaire 2019 LAV - Site de la CMCAS ... · Note de cadrage budgétaire 2019 Validé au conseil d’administration du 16 mars 2018 Document de référence qui encadre

BUDGET 2019

Note de cadrage budgétaire 2019

Validé au conseil d’administration du 16 mars 2018

Document de référence qui encadre la construction des FPBB (Fiche Projet Budget Bilan) et la demande de subvention auprès de la CMCAS – Complémentaire au projet politique de la CMCAS qui définit les attendus en termes de contenu.

1 Note de cadrage budgétaire 2019 (draft)

Table des matières

1. Préambule ....................................................................................................................................... 3

2. Principes généraux .......................................................................................................................... 4

2.1. Contributeurs ............................................................................................................................... 4

2.2. Informations obligatoires sur la FPBB .......................................................................................... 4

2.3. Circuit de la FPBB…………………………………………………………………………………………………………………….5

2.4. Calendrier ..................................................................................................................................... 6

3. Périmètre d’action et cadre légal .................................................................................................... 7

3.1. Définition d’une Zone d’activité CMCAS ...................................................................................... 7

3.2. Activité hors Zone CMCAS ............................................................................................................ 8

3.3. Activité hors note de cadrage ...................................................................................................... 8

3.4. Les prestataires ou fournisseurs .................................................................................................. 8

3.5. Le paiement des factures ............................................................................................................. 9

3.6. Les boissons alcoolisées ............................................................................................................... 9

3.7. Les participants « extérieurs » (non OD-AD) ................................................................................ 9

3.8. Sections et associations sportives ................................................................................................ 9

3.9. Accompagnateurs activités ........................................................................................................ 10

4. Equité de traitement pour tous les bénéficiaires ......................................................................... 10

4.1. Plusieurs instances avec la même activité ................................................................................. 10

4.2. Critères d’affectation pour les activités à capacité contrainte .................................................. 10

4.3. Coefficient social ........................................................................................................................ 10

4.4. Bénéficiaires résident à l’île d’Yeu ............................................................................................. 11

4.5. Conditions d’annulation aux activités à la journée et jusqu’à 3 nuitées .................................. 11

5. Les activités destinées aux groupes d’enfants de 4 à 17 ans ........................................................ 11

6. Les séjours avec nuitées ................................................................................................................ 12

6.1. Hébergement ............................................................................................................................. 12

6.2. Offre tout compris ...................................................................................................................... 12


7. Moyens de communication........................................................................................................... 12

7. Communication par anticipation .................................................................................................. 12

8. Spécificité ...................................................................................................................................... 13

8.1. Billetterie « sec » ........................................................................................................................ 13

8.2. Bibliothèque et Médiathèque .................................................................................................... 13

8.3. Artiste ......................................................................................................................................... 13

8.4. Location de salle ......................................................................................................................... 13

9. Taux de participation CMCAS ........................................................................................................ 14


1. Préambule

Toute expression de besoin de financement d’une activité doit être traduite dans une Fiche Projet Budget Bilan (FPBB) –modèle Excel mis à jour au même rythme que la note de cadrage.

Ce livrable est un objet de collaboration entre la structure professionnelle (MOE) et la structure politique (MOA)1. C’est la traduction opérationnelle du projet aussi bien dans l’intention que dans l’action (fond et forme) : sa durée de vie ne se limite pas à la demande de financement mais s’étend jusqu’au bilan de l’activité (à réaliser obligatoirement sous peine de ne pas pouvoir reproduire l’activité l’année N+1).

Cette note de cadrage concerne uniquement les activ ités CMCAS : Slvie, Commission Jeunes Agents, Commission Jeunesse, Commission Pensionnés, Commission Loisirs Culture et Sport, Conseil d’administration.

Les autres besoins seront exprimés dans des documents et des modes opératoires spécifiques transmis par la commission budget dans les délais impartis.

Les besoins de financement pour « le fonctionnement de l’instance » seront alloués directement par la commission budget en fonction du réalisé de N-1 (pas de FPBB).

FPBB = Objet de collaboration

1 MOA = Maitrise d’ouvrage (commande) MOE = Maitrise d’œuvre (réalisation)


2. Principes généraux

2.1. Contributeurs

Chaque instance Slvie ou Commission a un interlocuteur professionnel unique désigné, chargé d’accompagner la construction budgétaire sur le fond et la forme.

Pour un fonctionnement serein, ce binôme doit se rencontrer régulièrement tout au long du processus et produire les livrables au fil de l’eau des bilans d’activités (à réaliser maximum dans les 3 semaines qui suivent l’activité).

La commission budget est l’instance qui collecte toute les expressions de besoin (qualifiées par la structure professionnelle et hiérarchisées par la Slvie ou Commission ). Elle est chargée d’analyser et proposer un budget primitif au Conseil d’administration (seule instance souveraine de la CMCAS).

Instance Référent professionnel

Slvie 01-Slvie 02-Slvie 03-Slvie 04-Slvie 05 Florence MATHE (TSA La Roche)

Slvie 06-Slvie 07-Slvie 14 Emmanuelle TROCHET (TSA St Herblain)

Slvie 08-Slvie 09-Slvie 13-Slvie 15 Nathalie BAUDRY (TSA St Herblain)

Slvie 10-Slvie 11-Slvie 12-Slvie 13 Nicolas LAUGLE (TSA St Herblain)

Commission Arts Loisirs Culture Nathalie BAUDRY (TSA St Herblain)

Commission Jeunesse Nicolas LAUGLE (TSA St Herblain)

Commission Jeunes Agents Emmanuelle TROCHET (TSA St Herblain)

Commission Pensionnés Florence MATHE (TSA La Roche)

Comité Sportif Nadia TIJANI (TSA St Herblain)

2.2. Informations obligatoires sur la FPBB

- Titre de l’activité : il devra être le même dans les applicatifs (GAEL et LUCIE) et les supports de communication.

- Date de l’événement : à définir dès la construction du projet

- Domaine d’activité : liste de choix garantissant la même logique pour tous et une fiabilité des statistiques GAEL pour la CMCAS

- Public cible : information essentielle pour adapter le contenu de son projet et la communication (liste de choix). Ceci n’empêche pas d’accepter toutes les populations dans son activité.


- capacité minimum : en deçà l’activité sera annulée. La participation bénéficiaire sera calculée sur cette capacité minimum pour maitriser la subvention 1%, si plus de participants le taux de participation de la CMCAS sera légèrement en dessous de la prévision.

- Plan de communication : les supports de la CMCAS sont à disposition pour publier les activités : journal, Facebook, site web. Une affiche A3 sera également proposée. Les contenus communication seront disponibles dans la FPBB (article, script SMS …).

Toutes communications sortantes non prévues dans la FPBB (mail, courrier, SMS) devront être réalisées à titre exceptionnel et sur décision du Bureau.

- Mode de réservation : si capacité flexible, Réservation directe (RD) ; si capacité contrainte, Pré-inscription (TR).

- Période inscription : si Réservation Directe, date de forclusion ; si Préinscription, plage d’inscription.

- SLVie support : pour les projets à la main des commissions, possibilité de s’appuyer sur une SLVie

- Arbitrage budget : seront reportés les éléments transmis par la gestion suite à l’arbitrage CA : code imputation et montant subvention

2.3. Circuit de la FPBB

Les FPBB devront remonter exclusivement à la commission budget via la structure professionnelle (chargées dans un espace Intranet CCAS du territoire avec accès à toutes les personnes habilitées par le Conseil d’Administration)2.

Les référents pro seront chargés de qualifier le livrable et soumettre au fil de l’eau à la commission budget uniquement les FPBB hors cadre (pour arbitrage).

2 Actilog Pays de Loire /Séjours Activités / Activités Décentralisées / CMCAS LAV

FPBB

CMCAS

Pro

Note cadrage

Oui Non

Oui Non

Commission Budget


2.4. Calendrier

Aucune tolérance , les échéances devront être scrupuleusement respectées sous peine de ne pas obtenir de financement .

Echéance Actions

Mars-Avril AG Slvie

Avril Validation CA note de cadrage Démarrage

de la campagne N+1

Mai

AG CMCAS (projet politique, perspective N+1)

Envoi par mail note de cadrage (pro et élus)

Réunion filière SA

Réunion Présidents SLVie et Commissions

Mi-Juin

1ère livraison FPBB

Reconduction activité N+1

Activité prévue sur le 1er trimestre N+1

Septembre

Arbitrage activités trimestre N+1 nécessitant une avance

Relance livraison dernière FPBB

Fin septembre (dernier vendredi)

2ème livraison FPBB

Création listing de FPBB priorisées par SLVie/Com

Activités innovantes suite AG CMCAS

Novembre-Décembre Cycle répartition 1%

Arbitrage CA

Janvier N+1 Paramétrage GAEL

Les TSA doivent faire valider par les instances la version définitive des FPBB avant de les transmettre à la CMCAS aux dates de fo rclusion.


3. Périmètre d’action et cadre légal

3.1. Définition d’une Zone d’activité CMCAS

Pour remplacer la notion de distance ou km, mise en place d’une délimitation « grande région » pour les activités de proximité à la main des Slvie.


3.2. Activité hors Zone CMCAS

Les projets au-delà de la zone d’activité seront traités hors cadre par la commission budget et remis à la main des commissions concernées si validation par le conseil d’administration de manière à ouvrir les inscriptions à la maille CMCAS3

La Slvie qui souhaite porter un projet hors zone devra se rapprocher de la commission concernée (propriétaire de la FPBB).

La commission pourra s’appuyer sur la Slvie comme instance support pour la réalisation de l’activité.

3.3. Activité hors note de cadrage

Les instances ont la possibilité de déroger à titre exceptionnel aux taux de participation de la CMCAS définis par cette note de cadrage mais elles devront argumenter et porter leur FPBB auprès de la commission budget qui émettra un avis pour validation en conseil d’administration.

3.4. Les prestataires ou fournisseurs

Dans le cadre de ses orientations politiques la CMCAS souhaite que le 1% profite d’abord à l’économie sociale et solidaire.

Les instances devront respecter cette orientation dans le choix de leurs fournisseurs :

1. Economie Sociale et Solidaire (association 1901, coopérative, AMAP …)

2. Commerce de proximité (petit commerce, artisan …)

3. TPE-PME local

4. Autres commerces

Pour l’achat de denrées et marchandises une tolérance est acceptée pour se replier vers la grande distribution pour les montants supérieurs à 150 euros.

Pour l’achat de prestation, la CMCAS doit pouvoir justifier de sa démarche de bonne gestion du fond du 1% en se donnant les moyens d’argumenter ses choix de fournisseurs auprès des instances de contrôle (cour de comptes …) :

Obligation de demander 2 devis au minimum dont 1 à Tourisme et Loisirs 44 (choix du mieux disant3) pour les opérations supérieures à 800 euros TTC (engagées auprès d’un même prestataire) ou les activités incluant un transport (joint à la FPBB).

Les véhicules de la CMCAS ou location marché Europcar peuvent être utilisés en moyen de transport de substitution (par exemple en cas de fort désistement ne légitimant plus l’usage d’un car)

3 Mieux disant : offre appréciée dans sa globalité et pas uniquement sur le coût


3.5. Le paiement des factures

La CMCAS autorise 2 modes de paiement des fournisseurs/prestataires (créer les conditions aux Slvie et Commissions de ne pas avancer sur leurs fonds personnels) :

- bon de commande LUCIE

Référencement du fournisseur et saisie du devis dans l’applicatif en amont de la dépense.

A posteriori de la livraison, le fournisseur envoi directement par mail au siège du territoire sa facture accompagnée du bon de commande LUCIE pour règlement par virement sous 7 jours.

- demande d’avance

Versement en amont d’une avance via l’applicatif LUCIE

A posteriori de la dépense, transmission des justificatifs (le solde sera régularisé par remboursement soit de la CMCAS, soit de l’instance).

Tolérance pour rembourser sur facture pour un maximum de 50 euros

3.6. Les boissons alcoolisées

En cas d’accident lié à une consommation d’alcool survenant après une manifestation durant laquelle de l’alcool est servi, la responsabilité de la CMCAS sera forcément engagée. Elle peut être recherchée au pénal comme au civil.

La mise en place de « débit de boisson temporaire » destiné à la vente (buvette …) est soumise à autorisation municipale et limitée aux alcools du groupe I et II.

La mise à disposition d’alcool gratuitement lors d’une manifestation organisée par la CMCAS devra être réalisée sous contrôle pour éviter tout abus et se limiter aux boissons fermentées non distillées et vins doux naturels, vin, bière, cidre, poiré, hydromel, crème de cassis, muscat, jus de fruits comportant jusqu'à 3° d'alcool, vin de liqueurs, apéritif à base de vin, liqueur de fruits comprenant moins de 18° d'alcool.

3.7. Les participants « extérieurs » (non OD-AD)

La participation financière devra correspondre au prix coutant de l’activité (sans intervention du 1%) et le nombre de participant plafonné à 10 % du total.

Toutes les inscriptions devront être tracées dans l’applicatif GAEL

3.8. Sections et associations sportives

Elles sont rattachées au Comité Sportif qui a subdélégation pour la répartition du financement CMCAS dédié aux activités sportives.

Elles ont l’obligation de produire : - un rapport par activités comprenant : le bilan, le nombre de participants, la consommation budgétaire, une analyse qualitative de l’activité - un bilan annuel du fonctionnement de la section


3.9. Accompagnateurs activités

La CMCAS prend en charge intégralement la participation financière des accompagnateurs bénévoles et/ou organisateurs activités.

4. Equité de traitement pour tous les bénéficiaires

4.1. Plusieurs instances avec la même activité

Même si le coût de l’activité est différent, la participation bénéficiaire devra être identique pour les différents projets.

Si les dates sont rapprochées ou coïncident, le bureau de la CMCAS étudiera la possibilité de mutualiser les activités en désignant une Slvie support.

4.2. Critères d’affectation pour les activités à ca pacité contrainte

A partir du moment où la capacité est contrainte (transport car …), obligation de basculer en mode « pré-inscription » et définir des critères d’affectation pour départager en cas de nombre de demandes supérieur aux places prévues initialement. La réservation directe (premier arrivé, premier servi) n’est équitable que si tous les bénéficiaires ont la communication au même moment (ce qui est difficile à garantir).

3 critères sont suffisants et doivent être appliqués par ordre de priorité (d’abord le 1er pour départager, ensuite le 2ème si encore besoin de départager, …) :

1. Public cible

2. Historique

3. Coefficient social

4.3. Coefficient social

Toutes les activités avec une participation bénéficiaire subventionnée comprise entre 20 euros et 1000 euros doivent prendre en compte le coefficient social réparti en 10 tranches (taux de participation bénéficiaire calculé sur le tarif non subventionné).

Coefficient social

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

0 à 8 376

8 377 à

10 053

10 054 à

12 288

12 289 à

14 518

14 519 à

16 754

16 755 à

20 105

20 106 à

24 000

24 001 à

28 000

28 001 à

32 000

32 001 à

99 999

Tx participation

OD-AD 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 50 % 55 % 60 % 65 % 70 %


4.4. Bénéficiaires résident à l’île d’Yeu

La CMCAS prendra en charge intégralement les transports jusqu’aux activités organisées par la Slvie 04 ainsi que l’hébergement le cas échéant (contrainte horaire bateau). Si des voitures personnelles sont utilisées pour les trajets sur le continent, la CMCAS remboursera sur la base indemnité kilométrique et sur présentation des justificatifs (40 centimes / km).

4.5. Conditions d’annulation aux activités à la jou rnée et jusqu’à 3 nuitées 4

Pré-inscription Réservation Directe

Pas de pénalité dans les 15 jours ouvrés qui

suivent le tour d’affectation

100 % de pénalité à partir du 16ème

jour

Inscription « validée » uniquement après

paiement de la totalité du dossier 100 %

de pénalité pour toute annulation

Justificatifs exonérant des pénalités Refus employeurs congés annuels Certificat médical

Activités sans participation financière de la CMCAS : les frais d’annulation des activités sont à la charge du bénéficiaire

Activités avec participation financière de la CMCAS : le remboursement concerne uniquement le bénéficiaire produisant le justificatif

5. Les activités destinées aux groupes d’enfants de 4 à 17 ans

À chaque fois qu’une activité est organisée pour des jeunes sans la présence de leurs parents, il faut s’interroger sur la nécessité de déclarer ou pas ce projet auprès de la préfecture via la DDCSPP.

Si déclaration obligatoire, cela contraint fortement l’activité : taux encadrement, qualification …

Les critères définissant l’obligation de déclaration :

Les accueils avec hébergement :

- le séjour de vacances accueille au moins 7 enfants et/ou adolescents pour une durée minimale de 4 nuits

- le séjour court accueille au moins 7 enfants et/ou adolescents pour une durée comprise entre 1 et 3 nuits

4 Les séjours 4 nuitées et plus ont déjà leurs propres conditions générales (cf brochures voyages pensionnés)


- le séjour spécifique accueille au moins 7 enfants âgés d’au minimum 6 ans et/ou adolescents. Il ne peut être organisé que par des personnes morales dont l’objet est le développement d’activités particulières définies réglementairement (séjours sportifs, séjours linguistiques, séjours artistiques et culturels, rencontres européennes de jeunes et chantiers de jeunes)

- le séjour de vacances dans une famille accueille de 2 à 6 mineurs pour une durée minimale de 4 nuits.

Les accueils sans hébergement :

- l’accueil de loisirs est organisé pour 7 à 300 mineurs et fonctionne pendant le temps extrascolaire ou périscolaire au minimum 14 jours par an, pour une durée minimale de deux heures par journée de fonctionnement. Il se caractérise par une fréquentation régulière des mineurs inscrits auxquels il offre une diversité d’activités organisées

- l’accueil de jeunes est organisé pour 7 à 40 mineurs âgés de 14 à 17 ans et fonctionne au minimum 14 jours par an. Il est destiné à répondre à un besoin social particulier explicité dans le projet éducatif.

6. Les séjours avec nuitées

Dans le cadre de ses orientations politiques, la CMCAS souhaite que le 1% profite au tourisme social en s’appuyant sur les partenaires « labélisés » CCAS ou CMCAS.

6.1. Hébergement

Pour les projets construits de bout en bout par l’instance, les hébergements (avec ou sans restauration) devront être choisis parmi les institutions CCAS (prêt d’institution) ; les partenaires de Parcours Vacances ; Tourisme et Loisirs 44.

6.2. Offre tout compris

Pour les projets « clef en main » les instances devront contracter avec les partenaires de l’association Parcours Vacances; Tourisme et Loisirs 44.

7. Moyens de communications La communication doit se faire, en priorité, via le Trait d’Union, par mail, SMS (aux bénéficiaires ayant acceptés ce genre de communication). Pour des raisons financières la communication papier est à éviter.

7.1. Communication par anticipation (exercice N-1)

Les voyages programmés l’année N+1 qui nécessitent une communication dès le 2ème semestre de l’année N (contrainte dates clef campagne inscription) devront respecter les conditions suivantes :

- Obtenir l’accord du conseil d’administration de la Cmcas si activités subventionnée


- Exiger des bénéficiaires le versement d’acompte au même rythme que ceux demandés par l’opérateur voyagiste pour ne pas engager la trésorerie de la Cmcas

8. Spécificité

8.1. Billetterie « sec »

La CCAS met à disposition sur le site CCAS.fr un outil dédié à la billetterie : Portail Culture Loisirs.

La CMCAS peut remonter à la CCAS des partenariats développés en proximité (tarif négocié sans intervention du 1%) pour en faire profiter tous ses bénéficiaires mais aussi tous les agents en séjour sur notre territoire (cet outil est gratuit pour la CMCAS et complémentaire de la carte Tourisme et Loisirs.)

8.2. Bibliothèque et Médiathèque

Dans le cadre de ses orientations politiques, la CMCAS souhaite donner accès à la culture au plus près de ses bénéficiaires et plus particulièrement encourager la lecture.

Les adhésions à une bibliothèque ou médiathèque municipale sont intégralement prises en charge.

8.3. Artiste

La CMCAS encourage le recours à une personne morale (association, tourneur …) plutôt qu’à une personne physique obligeant le règlement par GUSO (coût indirect traitement administratif conséquent).

Dans le cas d’un GUSO, la demande devra être transmise à minima un mois avant la prestation (durée du processus d’enregistrement et paiement). Le montant du cachet négocié avec l’artiste devra être entendu toutes charges comprises (autrement il faudra rajouter les charges dans la construction du budget).

La CMCAS prend intégralement en charge les prestations à destination des enfants 4-17 ans (arbre de noël …).

8.4. Location de salle

Pour les salles : prioriser le patrimoine CMCAS ou CCAS, ensuite les salles IEG et enfin les salles municipales (autre : argumentaire sur la FPBB pour obtention de la subvention CMCAS).

8.5. Frais de fonctionnement des instances (Slvie, Commission, CA …)

Restauration

La participation de la CMCAS est plafonnée à 18 euros TTC (le delta est à la charge du bénéficiaire / bénévole / élus / mandatés).

Les restaurants CCAS ou conventionnés par la CMCAS sont à prioriser.

La production de justificatif reconnu comme tel par les règles comptables est obligatoire pour obtenir les remboursements.


Transport

Privilégier le covoiturage pour limiter les frais de déplacements imputés à la CMCAS (intersyndical par exemple).

Utiliser en priorité les véhicules de la flotte CMCAS.

Le barème de remboursement pour les indemnités kilométriques est fixé à 0,40 euros/km.

8.6. Les activités organisées à l’année

Elles doivent prendre en compte les règles de mise en place du coefficient social à partir du moment où la participation totale du bénéficiaire dépasse 20 euros.

9. Taux de participation de la CMCAS aux activités.

Par défaut la participation CMCAS est de 50 % excepté pour :

Type de frais Taux de participation CMCAS

Location de salle 100 %

Vœux Slvie Galette des rois

100 % 2,50 € de participation bénéficiaire si Artiste

Transport hors Zone CMCAS Arbitrage CA 5

Restauration 50 % mais plafonné à 10 euros / participant

Pot de l’amitié activités 50 % mais plafonné à 2 euros / participant

Pot de l’amitié AG 100 %

Lots 5 euros par participant

Bibliothèque et Médiathèque municipale 100 %

Activité pour la journée internationale des droits de la femme

(Si le contenu de l’activité est en lien avec les droits internationaux de la femme)

100 % Plafonné à 20 euros par participants avec un

maximum de 1 000 euros

5 Arbitrage CA : sur proposition par l’instance d’un taux de participation dans la construction budget

de l’activité


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