NOTICE D UTILISATION DE L ESPACE PARTENAIRE ECO CHEQUE

NOTICE D’UTILISATION DE L’ESPACE PARTENAIRE

ECO-CHEQUE LOGEMENT

Notice d’utilisation de l’espace partenaire éco-chèque

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TABLE DES MATIERES

1. Demande de partenariat et connexion ....................................................... 4

1.1. Demande de partenariat au dispositif éco-chèque ............................................................... 4

1.1.1. Accéder à la demande de partenariat au dispositif éco-chèque........................ 4

1.1.2. Le formulaire de demande de partenariat au dispositif éco-chèque................. 4

1.1.2.1. Encadré : Informations générales et Informations RGE ......................................... 5

1.1.2.2. Encadré : Informations économiques..................................................................... 6

1.1.2.3. Encadré : Représentant légal ................................................................................. 7

1.1.2.4. Encadré : Contact principal .................................................................................... 8

1.1.2.5. Valider la demande de partenariat au dispositif éco-chèque ................................ 9

1.2. Première connexion à l’espace partenaire ............................................................................ 9

1.2.1. Connexion à l’espace partenaire ........................................................................ 9

1.2.2. Modification du mot de passe .......................................................................... 10

1.2.3. L’option Mot de passe oublié ........................................................................... 11

2. Utilisation de l’espace partenaire ............................................................. 13

2.1. Menu Principale de l’espace ............................................................................................... 13

2.2. Écran : Mes informations..................................................................................................... 14

2.2.1. Suivre l’avancement de votre demande d’affiliation ....................................... 14

2.2.2. Modification de vos informations .................................................................... 15

2.2.2.1. Encadré : Informations générales et Informations RGE ....................................... 16

2.2.2.2. Encadré : Informations économiques................................................................... 18

2.2.2.3. Encadré : Représentant légal ............................................................................... 19

2.2.2.4. Encadré : Contact principal .................................................................................. 19

2.3. Écran : Faire une demande de remboursement .................................................................. 20

2.3.1. Encadré : Information sur l’éco-chèque ............................................................ 21

2.3.2. Encadré : Facture .............................................................................................. 22

2.3.3. Encadré : Autres pièces ..................................................................................... 23

2.3.4. Valider la demande de remboursement .......................................................... 24

2.4. Écran : Suivi des demandes de remboursement ........................................................... 25

2.4.1. Recherche de vos demandes de remboursement............................................ 25

2.4.2. Consultation de vos demandes de remboursement ........................................ 26

2.4.3. Modification d’une demande de remboursement ........................................... 27

2.5. Écran : Vérifier un éco-chèque ............................................................................................. 28

2.6. Écran : perte ou prolongation de validité ............................................................................ 30


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2.7. Écran : Foire Aux Questions (FAQ) ....................................................................................... 31

2.8. Écran : Messagerie .............................................................................................................. 31

2.9. Fenêtre : Changer de mot de passe ..................................................................................... 33


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1. DEMANDE DE PARTENARIAT ET CONNEXION

1.1. DEMANDE DE PARTENARIAT AU DISPOSITIF ECO-CHEQUE

1.1.1. ACCEDER A LA DEMANDE DE PARTENARIAT AU DISPOSITIF ECO-CHEQUE Pour accéder à l’écran de connexion et de demande de partenariat au dispositif éco-chèque

logement, il vous suffit de vous rendre à l’adresse suivante : https://ecocheque.fr/Partenaire Vous arrivez alors sur l’écran suivant :

Si cet écran n’apparait pas, nous vous conseillons de vérifier votre accès à internet et la mise à jour de votre navigateur (privilégiez les versions les plus récentes). Si le problème persiste, n’hésitez pas à utiliser un autre navigateur.

Pour devenir partenaire du dispositif, vous devez cliquer sur le bouton « Faire une demande »

de la partie « DEVENIR PARTENAIRE ». Vous arrivez alors dans l’écran du formulaire de demande de partenariat.

1.1.2. LE FORMULAIRE DE DEMANDE DE PARTENARIAT AU DISPOSITIF ECO-CHEQUE L’écran de demande de partenariat se décompose en plusieurs encadrés à compléter :

➢ Les informations générales ➢ Les informations économiques ➢ Le représentant légal ➢ Le contact principal

L’ensemble des informations suivi d’un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Lorsqu’une

information saisie est conforme, l’encadré devient vert :

https://ecocheque.fr/Partenaire


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Quand une information est incorrecte ou manquante, l’encadré devient rouge et l’anomalie est

décrite juste en dessous, par exemple :

1.1.2.1. Encadré : Informations générales et Informations RGE Dans le formulaire de demande d’affiliation, vous devez renseigner les informations générales

dans l’encadré suivant :

Vous devez y renseigner les informations suivantes :

➢ La raison sociale : elle doit correspondre à celle renseignée sur le K-bis fourni. ➢ L’adresse de la société : elle doit correspondre à celle renseignée sur le K-bis fourni.

Pour la modifier, vous devez cliquer sur l’encadré correspondant afin d’ouvrir un pop-up dont l’utilisation est détaillée ci-dessous.

➢ Le numéro SIRET de la société : il doit correspondre à celui renseigné sur le K-bis fourni. ➢ Injecter le K-bis : vous devez cliquer sur le bouton « Charger un fichier » afin d’ouvrir

une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au K-bis. ➢ Indiquer la date du K-bis fourni : celui-ci doit être daté d’un an au maximum. ➢ Cocher la case de qualification ou certification RGE : vous devez cocher cette case si

vous êtes un professionnel RGE.


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Pour enregistrer une adresse, il suffit de cliquer sur l’encadré correspondant. Cette action ouvre alors un pop-up :

Vous devez renseigner le code postal, puis cliquer sur l’encadré de la commune afin de choisir

la valeur correcte dans la liste déroulante. Vous devez également renseigner le nom de la voie dans l’encadré correspondant.

Vous pouvez compléter votre adresse en précisant de la même manière le numéro de la rue, le

complément du numéro à l’aide d’une liste déroulante (bis, ter, A, …) et le complément de l’adresse. Vous pouvez sortir de cette fenêtre et retourner à la demande d’affiliation sans sauvegarder

votre saisie en cliquant sur la croix en haut à droite ( ). Cliquer sur le bouton « Soumettre » renseigne l’adresse inscrit dans le formulaire de demande d’affiliation.

Pour effectuer la modification de l’adresse, il vous suffit de recliquer sur l’encadré de l’adresse

pour rouvrir le pop-up qui sera remplie avec l’adresse saisie précédemment. Une fois les modifications effectuées, pour pouvez les valider en cliquant sur le bouton « Soumettre ».

1.1.2.2. Encadré : Informations financières Dans le formulaire de demande d’affiliation, vous devez renseigner les informations

économiques dans l’encadré suivant :


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➢ Le titulaire du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni. ➢ IBAN du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni. ➢ Le RIB du compte bancaire renseigné : vous devez cliquer sur le bouton « Charger un

fichier » afin d’ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au RIB de la société.

➢ Confirmer que le compte bancaire renseigné est celui utilisé pour l’activité de la société : pour cela, vous devez cocher la case correspondante.

1.1.2.3. Encadré : Représentant légal Dans le formulaire de demande d’affiliation, vous devez renseigner les informations du

représentant légal dans l’encadré suivant :


➢ La civilité du représentant légal : il s’agit d’une liste déroulante dans laquelle vous avez le choix entre « MME » pour madame et « M » pour monsieur.

➢ Le nom du représentant légal. ➢ Le prénom du représentant légal. ➢ Un numéro de téléphone de contact : seul l’encadré « Tél. 1 » est obligatoire, mais vous

pouvez renseigner un second numéro dans l’encadré « Tél. 2 ». ➢ L’adresse mail de contact : cette adresse sera utilisée pour envoyer les informations de

connexion à l’espace partenaire et servira d’identifiant de connexion (sauf si vous choisissez d’utiliser celle du contact principal dans l’encadré suivant).

Vous pouvez également préciser la fonction occupée par le représentant légal dans la société.


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Il n’est pas possible de modifier l’adresse mail renseignée une fois que votre inscription a

été effectuée, sauf si elle n’est pas utilisée comme identifiant à l’espace.

1.1.2.4. Encadré : Contact principal Dans le formulaire de demande d’affiliation, vous pouvez renseigner les informations du contact

principal si elles sont différentes de celles du Représentant légal.

Par défaut, le contact principal est le représentant légal. Les informations se mettent donc à jour en fonction de l’encadré précédent. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez renseigner un contact différent.

Pour cela, il vous suffit de cocher la case « Les informations du contact principal sont différentes

du représentant légal ». Vous pouvez alors compléter les informations du contact principal de la même manière que pour le représentant légal.

Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case « Utiliser cet e-mail en tant qu’identifiant » pour

que ce soit cette adresse qui reçoit les informations de connexion par mail et qu’elle soit utilisée pour se connecter sur l’espace partenaire.


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Il n’est pas possible de modifier l’adresse mail renseignée une fois que votre inscription a été effectuée, sauf si elle n’est pas utilisée comme identifiant à l’espace.

1.1.2.5. Valider la demande de partenariat au dispositif éco-chèque Une fois que vous avez complété l’ensemble du formulaire de la demande d’affiliation, vous

devez vous rendre en bas de la page. Vous devez cocher la case où vous déclarez avoir pris connaissances des obligations du professionnel partenaire (consultable en cliquant sur le lien : « Afficher les OPP »)

Ensuite, pour valider votre demande, vous devez cliquer sur le bouton « Valider votre demande

de partenariat ». Cependant, si une ou plusieurs informations sont manquantes ou incorrectes, le bouton de validation est indisponible. Cette indisponibilité est visible par la couleur grise du bouton, au lieu de noir quand il est utilisable :

Si la saisie du formulaire est correcte, vos informations de connexion vous sont alors transmises

par mail à l’adresse renseignée et vous retournez alors à l’écran de connexion à l’espace :

Si les informations saisies sont incorrectes, vous pouvez les retrouver en consultant les encadrés

rouges dans le formulaire afin de corriger votre saisie.

1.2. PREMIERE CONNEXION A L’ESPACE PARTENAIRE

1.2.1. CONNEXION A L’ESPACE PARTENAIRE Une fois votre demande de partenariat effectuée, un mail est envoyé à l’adresse renseignée afin

de vous fournir vos informations de connexion. Ce message est envoyé depuis l’adresse : [email protected]

En cas de non-réception de ce message, pensez à vérifier vos courriers indésirables

(SPAM).

Pour vous connecter, vous devez de nouveau vous rendre sur l’écran de connexion à l’espace partenaire à l’adresse suivante :


mailto:[email protected]



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Dans l’encadré de connexion, vous devez renseigner le mail que vous avez renseigné dans votre

inscription, ainsi que le mot de passe reçu. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Se connecter » pour vous rendre sur votre espace partenaire.

De même que pour la demande d’affiliation, lorsque l’une des informations saisies est incorrecte

ou manquante, l’encadré devient rouge et l’anomalie est décrite en dessous, par exemple :

Lorsque vous tentez de vous connecter avec des informations erronées, un bandeau rouge

apparaît dans le haut de l’écran et indique la raison du refus, par exemple :

1.2.2. MODIFICATION DU MOT DE PASSE Lors de votre première connexion avec un mot de passe provisoire (première connexion ou suite

à un mot de passe oublié), une fenêtre s‘ouvre automatiquement pour que vous puissiez modifier le mot de passe temporaire que vous avez reçu par mail. Cette modification est obligatoire pour accéder à votre espace partenaire.


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Il vous suffit de saisir dans chaque encadré le même mot de passe, comportant au minimum,

huit caractères dont un chiffre, une lettre en majuscule et une lettre en minuscule, puis de cliquer sur le bouton « Soumettre ». Vous pouvez fermer cette fenêtre et accéder de nouveau à l’écran de

connexion, en cliquant sur la croix en haut à droite ( ). De même que précédemment, lorsque l’une des informations saisie est incorrecte ou

manquante, l’encadré devient rouge et l’anomalie est décrite en dessous, par exemple :

Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, un bandeau rouge apparaît dans

le haut de l’écran et indique la raison du refus, par exemple :

1.2.3. L’OPTION MOT DE PASSE OUBLIE En cas d’oubli, ou de perte de votre mot de passe, vous pouvez demander le renvoi d’un mail

avec un nouveau mot de passe temporaire qu’il faudra modifier dès la connexion suivante. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur « Mot de passe oublié » dans l’écran de connexion à

l’espace partenaire.


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Vous arrivez alors dans l’écran suivant où il vous suffit de fournir l’adresse mail renseignée à votre dossier :

Une fois l’adresse mail complétée, vous devez cliquer sur le bouton « Envoyer » afin de recevoir

un mail vous fournissant de nouvelles informations de connexion. Ce message est envoyé depuis l’adresse : [email protected]

En cas de non-réception de ce message, pensez à vérifier vos courriers indésirables (SPAM).

Pour vous connecter, vous devez de nouveau vous rendre sur l’écran de connexion à l’espace partenaire à l’adresse suivante :

https://ecocheque.fr/Partenaire De même que précédemment, lorsque la saisie est incorrecte ou manquante, l’encadré devient

rouge et l’anomalie est décrite en dessous, par exemple :

Lorsque vous tentez un envoi avec des informations erronées, un bandeau rouge apparaît dans


mailto:[email protected]



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2. UTILISATION DE L’ESPACE PARTENAIRE

2.1. MENU PRINCIPALE DE L’ESPACE Une fois connecté sur votre espace partenaire éco-chèque, vous arrivez sur l’écran suivant :

Il s’agit du menu principal vous permettant de vous rendre dans les différentes options de votre

espace :

➢ « Mes informations » : écran qui permet de consulter et modifier les informations du dossier renseignées lors de la demande d’affiliation. Cet écran permet également de suivre l’avancement de la demande d’affiliation au dispositif éco-chèque.

➢ « Faire une demande de remboursement » : écran qui permet d’effectuer une demande de remboursement d’un éco-chèque.

➢ « Suivi des demandes de remboursement » : écran qui permet de suivre vos différentes demandes de remboursement d’éco-chèques.

➢ « Vérifier un éco-chèque » : écran qui vous permet de vérifier la validité d’un éco-chèque.

➢ « Perte ou prolongation de validité d’un éco-chèque » : écran qui vous informe de la procédure à suivre en cas de perte ou d’obsolescence d’un éco-chèque.

➢ « Foire Aux Questions (FAQ) » : écran qui rassemble les questions les plus courantes sur votre espace et sur le dispositif éco-chèque logement.

➢ « Messagerie » : écran qui vous permet d’envoyer des messages à la Région concernant votre demande

➢ « Changer de mot de passe » : fenêtre qui permet de modifier le mot de passe de l’espace

➢ « Se déconnecter » : bouton qui permet de se déconnecter de l’espace partenaire. Durant la consultation des différents écrans, le bandeau supérieur est visible ainsi :

_Mes#_Écran_

_Faire#_Écran_

_Suivi#_Écran_

_Vérifier#_Écran_

_perte#_Écran_

_Foire#_Écran_

_Changer#_Fenêtre_


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L’icône « Accueil » ( ) vous permet de retourner dans le menu général et l’icône « FAQ » vous permet de vous rendre dans l’écran de la « Foire Aux Questions ». L’utilisation de ces deux raccourcis supprime les informations saisies qui ne sont pas sauvegardées.

Par ailleurs, vous pouvez télécharger (au format .Pdf) les informations relatives au traitement

des données personnelles pour l’éco-chèque logement en cliquant sur le lien correspondant.

2.2. ÉCRAN : MES INFORMATIONS Depuis le menu général, vous pouvez accéder à cet écran qui regroupe les informations de votre

société renseignées dans votre dossier lors de votre demande d’affiliation.

2.2.1. SUIVRE L’AVANCEMENT DE VOTRE DEMANDE D’AFFILIATION Sur cette page, vous pouvez tout d’abord consulter l’avancement de votre demande

d’affiliation :

En haut à gauche de cet écran l’avancement est indiqué comme suit :

➢ « RECUE » : votre demande d’affiliation a bien été prise en compte et sera analysée prochainement.

➢ « EN INSTRUCTION » : votre demande d’affiliation est en cours de vérification. ➢ « CONFORME » : votre demande d’affiliation est validée.

➢ « NON CONFORME » : votre demande d’affiliation est incorrecte. Un mail ou une lettre d’information vous a été envoyé pour vous préciser les raisons du refus. Vous pouvez effectuer les modifications nécessaires directement dans cet écran.

En cliquant sur l’icône vous serez redirigé vers l’écran de messagerie (utilisation décrite au chapitre « 2.8. Messagerie » de ce guide).


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2.2.2. MODIFICATION DE VOS INFORMATIONS

Les champs présentés avec un trait noir (exemple ci-dessous) ne sont pas modifiables :

Les champs présentés dans un encadré gris (exemple ci-dessous) sont modifiables :

Si votre demande est en cours d’étude, c’est-à-dire avec un statut « EN INSTRUCTION », il n’est plus possible de la modifier. Vous devez attente qu’elle passe en statut « NON CONFORME » ou « CONFORME ».

Pour modifier une pièce jointe, il faut supprimer l’ancienne avec l’icône poubelle ( ) et ensuite injecter la nouvelle en cliquant sur le bouton « Charger un fichier ».

Pour sauvegarder les modifications que vous avez effectuées, vous devez cliquer sur le bouton

« Enregistrer les modifications » qui se situe en bas de la page. Le bandeau ci-dessous vous informe alors de l’actualisation de vos informations :


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Lorsque vous souhaitez actualiser vos informations alors que votre demande d’affiliation a été acceptée (statut « CONFORME »), un message vous informe que vos demandes de remboursement en cours seront bloquées jusqu’à la nouvelle validation de votre demande.

Si vous choisissez « Non » vous revenez à la modification de votre demande d’affiliation, si vous

cliquer sur « Oui », les modifications sont enregistrées et votre demande va de nouveau être instruite. Également en bas de page, le bouton « Annuler les modifications » vous permet de retourner à

la consultation du formulaire sans sauvegarder vos modifications. L’écran de vos informations se décompose en plusieurs encadrés :

➢ Les informations générales ➢ Les informations économiques ➢ Le représentant légal ➢ Le contact principal


information saisie est conforme, l’encadré devient vert :

Quand une information est incorrecte ou manquante, l’encadré devient rouge et l’anomalie est

décrite juste en dessous, par exemple :

2.2.2.1. Encadré : Informations générales et Informations RGE Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter les informations

générales de votre société :


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Vous pouvez modifier les informations suivantes :

➢ L’adresse de la société : elle doit correspondre à celle renseignée sur le K-bis fourni. Pour la modifier, vous devez cliquer sur l’encadré correspondant afin d’ouvrir un pop-up dont l’utilisation est détaillée ci-dessous.

➢ Injecter le K-bis : pour le modifier, vous devez supprimer l’ancien K-bis en cliquant sur

l’icône poubelle ( ). Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton « Charger un fichier » afin d’ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au K-bis actualisé.

➢ Indiquer la date du K-bis fourni : celui-ci doit être daté d’un an au maximum. ➢ Rechercher vos données RGE : en cliquant sur ce bouton vous mettez à jour vos

données RGE enregistrées dans la base de l’ADEME.

Lorsque vous modifiez une information, il est possible que cela engendre la modification d’une autre. Par exemple, pour un changement d’adresse, il faudra joindre un nouveau K-bis où apparaît la nouvelle adresse.

Pour modifier votre adresse, il suffit de cliquer sur l’encadré correspondant. Cette action ouvre

alors un pop-up :


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Vous pouvez modifier l’ensemble des composantes de l’adresse en cliquant sur l’encadré

correspondant. Pour modifier la commune, il faut tout d’abord renseigner le nouveau code postal (s’il change).

Vous pouvez sortir de cette fenêtre et retourner à vos informations en cliquant sur la croix en

haut à droite ( ). Cette action ne sauvegarde pas vos modifications. Cliquer sur le bouton « Soumettre » modifie l’adresse inscrit dans vos informations.

2.2.2.2. Encadré : Informations économiques Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter les informations

économiques de votre société :


➢ Le titulaire du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni.


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➢ IBAN du compte bancaire renseigné : qui doit correspondre au RIB fourni. ➢ Le RIB du compte bancaire renseigné : pour le modifier, vous devez supprimer l’ancien

RIB en cliquant sur l’icône poubelle ( ). Ensuite, vous devez cliquer sur le bouton « Charger un fichier » afin d’ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant au RIB de la société.

Lorsque vous modifiez une information, vous devez également modifier le RIB fourni.

2.2.2.3. Encadré : Représentant légal Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter le représentant légal que

vous avez déclaré pour votre société :


➢ La civilité du représentant légal : il s’agit d’une liste déroulante dans laquelle vous avez le choix entre « MME » pour madame et « M » pour monsieur.

➢ Le nom du représentant légal. ➢ Le prénom du représentant légal. ➢ La fonction du représentant légal : cette information est facultative. ➢ Un numéro de téléphone de contact : seul l’encadré « Tél. 1 » est obligatoire

L’email du représentant légal n’est pas modifiable sauf si elle n’est pas utilisé comme

identifiant de connexion à l’espace.

2.2.2.4. Encadré : Contact principal Dans le détail des informations de votre société, vous pouvez consulter le contact principal que

vous avez déclaré pour votre société :


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Par défaut, le contact principal est le représentant légal. Les informations se mettent donc à jour

en fonction de l’encadré précédent. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez renseigner un contact différent.

Pour cela, il vous suffit de cocher la case « Les informations du contact principal sont différentes

du représentant légal ». Vous pouvez alors modifier les informations du contact principal de la même manière que pour le représentant légal.

L’email du contact principal est modifiable sauf si elle est utilisée comme identifiant de connexion à l’espace. Dans ce cas, la case « Utiliser cet e-mail en tant qu’identifiant » est cochée.

2.3. ÉCRAN : FAIRE UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT Depuis le menu général vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet d’effectuer une

demande de remboursement d’un éco-chèque fourni par un de vos clients.

Votre demande de remboursement d’un éco-chèque ne pourra pas être validée avant que votre demande d’affiliation soit déclarée conforme. Vous pouvez consulter l’état d’avancement de votre demande d’affiliation dans l’écran « Mes informations ».

Avant de remplir le formulaire, il est important de vous assurer que vous disposez bien de

l’ensemble des pièces nécessaires et conformes à la validation de votre demande.

Lorsque vous cliquez sur le lien « Pièce(s) à fournir), une fenêtre s’ouvre pour indiquer les

différents documents nécessaires à votre demande :


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Vous pouvez fermer cette fenêtre en cliquant sur la croix en haut à droite ( ) pour revenir au formulaire de demande de remboursement d’un éco-chèque.

2.3.1. ENCADRE : INFORMATION SUR L’ECO-CHEQUE Le formulaire de demande de remboursement commence par les informations relatives à l’éco-

chèque concerné :

Vous devez remplir le numéro de l’éco-chèque (composé de 9 chiffres) dans la case concernée,

puis le numéro caché. Il s’agit d’un code de 4 chiffres présent en bas à droite de l’éco-chèque. Pour le consulter il faut gratter la zone intitulée : « Cadre à gratter réservé aux professionnels ». Cette case est

visible dans une image de l’éco-chèque en cliquant sur le bouton d’information ( ). Il vous suffit ensuite de cliquer sur le bouton « Vérifier » afin d’effectuer le contrôle de l’éco-

chèque. Les informations relatives au bénéficiaire de l’éco-chèque apparaissent alors :


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Vérifier bien que ces informations sont correctes et conformes à votre client, aux travaux

et aux dates de la facture. Dans le cas contraire, votre demande de remboursement sera considérée comme non conforme.

Si la saisie du numéro caché est incorrecte, les encadrés apparaissent vides. Corrigez votre

saisie, et cliquer sur le bouton « Vérifier » qui a réapparu lors de la modification du numéro caché.

2.3.2. ENCADRE : FACTURE Vous devez ensuite renseigner les informations de la facture relative à cet éco-chèque :

Vous devez renseigner les informations suivantes :

➢ Le numéro de la facture : vous devez renseigner cette valeur sous format alphanumérique. Cette information doit correspondre à celle présente sur la facture jointe à la demande.


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➢ La date de réception des travaux : elle doit être postérieure à la demande d’éco-chèque effectuée par votre client.

➢ La date d’acquittement. ➢ Le montant HT des fournitures : vous devez préciser cette valeur sous format

numérique et en euros. ➢ Le montant HT de la Main d’œuvre : vous devez préciser cette valeur sous format

numérique et en euros. ➢ Le montant TTC de la facture : vous devez préciser cette valeur sous format numérique

et en euros. Cette information doit être supérieure à 1 500 €. ➢ La déclaration que l’intégralité des informations nécessaires est bien sur la facture :

vous devez cocher la case correspondante. ➢ L’injection de la facture : vous devez cliquer sur le bouton « Charger un fichier » afin

d’ouvrir une fenêtre pour explorer vos dossiers et sélectionner le fichier correspondant à la facture correspondante à la demande.

Vous pouvez également renseigner le total des travaux qui sont dédié à l’amélioration

énergétique. Vous pouvez les renseigner HT ou TCC. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur la liste déroulante pour choisir entre ces deux options.

Pour renseigner les dates, vous devez cliquer sur les encadrés correspondants, puis parcourir les

mois du calendrier avec les flèches ( ) et cliquer sur la date recherchée :

2.3.3. ENCADRE : AUTRES PIECES Vous pouvez compléter votre demande de remboursement avec des documents

complémentaires (dans la limite de 2 fichiers).


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Pour cela, vous devez renseigner leur nom et les injecter en cliquant sur le bouton « Charger un

fichier ». Cela ouvre une fenêtre d’exploration de vos dossiers où vous pouvez sélectionner le fichier souhaité.

Vous pouvez également ajouter un commentaire afin de fournir un complément d’information

sur votre demande ou sur les pièces complémentaires.

2.3.4. VALIDER LA DEMANDE DE REMBOURSEMENT Une fois que vous avez complété l’ensemble du formulaire de demande de remboursement d’un

éco-chèque, vous pouvez la finaliser en vous rendant en bas de la page. Vous pouvez valider votre demande en cliquant sur le bouton « Valider votre demande ».

Cependant, si une ou plusieurs informations sont manquantes ou incorrectes, le bouton de

validation est indisponible. Cette indisponibilité est visible par la couleur grise du bouton, au lieu de noir quand il est utilisable :

Si la saisie du formulaire est correcte, vous retournez au menu général et une fenêtre apparaît

pour vous indiquer la bonne prise en compte de votre demande :


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information saisie est correcte, elle devient verte :

De même que précédemment, lorsque l’une des informations saisie est incorrecte ou


Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, vous restez sur le formulaire de

demande de remboursement. L’ensemble des informations manquantes ou incorrectes sont signalées en rouge.

Vous devez donc corriger l’ensemble des anomalies pour valider votre demande de

remboursement. Vous pouvez modifier un document joint en supprimant l’ancien à l’aide de l’icône

en forme de poubelle ( ) et en ajoutant le document correct ou corrigé.

2.4. ÉCRAN : SUIVI DES DEMANDES DE REMBOURSEMENT

2.4.1. RECHERCHE DE VOS DEMANDES DE REMBOURSEMENT Depuis le menu général, vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet de suivre l’évolution

de vos demandes de remboursement.


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Par défaut, le tableau inférieur regroupe l’intégralité de vos demandes. Si vous le souhaitez, vous

pouvez les filtrer en effectuant une recherche. Pour cela, vous pouvez renseigner un des champs suivants :

➢ La date de début de traitement : le résultat ne comprendra que des demandes de

remboursement effectuées après cette date. ➢ La date de fin de traitement : le résultat ne comprendra que des demandes de

remboursement effectuées avant cette date. ➢ Le numéro de facture : vous pouvez effectuer une recherche en ne précisant qu’une

partie de cette valeur. ➢ Le nom du client : vous pouvez effectuer une recherche en ne précisant qu’une partie

de cette valeur. Vous pouvez lancer votre recherche en cliquant sur le bouton « Chercher ».

2.4.2. CONSULTATION DE VOS DEMANDES DE REMBOURSEMENT Par défaut, le tableau inférieur de l’écran de suivi des demandes regroupe l’ensemble des

demandes de remboursement que vous avez effectuées. Avec une recherche, vous pouvez les filtrer. Le tableau se présente ainsi :

Vous pouvez y consulter :

➢ Le nom du client concerné ➢ Le numéro de la demande de remboursement ➢ Le numéro d’éco-chèque concerné ➢ La date de demande de remboursement ➢ Le numéro de la facture relative aux travaux ➢ Le statut de la demande de remboursement :


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• « RECUE » : votre demande de remboursement a bien été prise en compte et sera analysée prochainement.

• « EN INSTRUCTION » : votre demande de remboursement est en cours de vérification.

• « CONFORME » : votre demande de remboursement est validée.

• « NON CONFORME » : votre demande de remboursement est incorrecte. Un mail ou une lettre d’information vous a été envoyé pour vous préciser les raisons du refus. Vous pouvez effectuer les modifications en cliquant sur le

bouton en forme de stylo bleu ( ). ➢ La date de la dernière instruction ➢ La date du mandat ➢ Le numéro du mandat ➢ Le fichier de non-conformité

Vous pouvez envoyer un message au service qui effectue la vérification de votre demande de

remboursement. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l’icône message ( ). Vous serez redirigé vers l’écran de messagerie.

2.4.3. MODIFICATION D’UNE DEMANDE DE REMBOURSEMENT Lorsque vous consultez vos demandes de remboursement, vous pouvez les modifier. Pour cela,

il vous suffit de cliquer sur le stylo bleu ( ) de la ligne correspondante. Vous retournez alors dans le formulaire de demande.

Vous pouvez modifier directement l’ensemble des informations de votre demande. Vous pouvez

enregistrer ces changements en cliquant sur le bouton « Enregistrer le modifications ». L’ensemble des informations suivi d’un astérisque rouge (*) sont obligatoires. Lorsqu’une

information saisie est correcte, elle devient verte :



Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, vous restez sur le formulaire de

demande de remboursement. L’ensemble des informations manquantes ou incorrectes sont signalées en rouge. Vous devez donc corriger l’ensemble des anomalies pour valider votre demande de remboursement.


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Si votre demande est en cours d’étude, c’est-à-dire avec un statut « EN INSTRUCTION », il n’est plus possible de la modifier. Vous devez attente qu’elle passe en statut « NON CONFORME ».

Pour modifier une pièce jointe, il faut supprimer l’ancienne avec l’icône poubelle ( ) et ensuite injecter la nouvelle en cliquant sur le bouton « Charger un fichier ».

Lorsque vous modifiez une information, il est possible que cela engendre la modification

d’une autre. Par exemple, la modification d’un montant engendre la modification de la facture joint à la demande.

2.5. ÉCRAN : VERIFIER UN ECO-CHEQUE Depuis le menu général vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet de contrôler

l’avancement d’une demande d’éco-chèque ou de contrôler la validité d’un éco-chèque :

Votre client peut vous fournir le numéro de dossier de sa demande d’éco-chèque, ce qui vous

permet de suivre avec lui l’avancement de sa demande : Pour cela, vous devez compléter l’encadré correspondant et cliquer sur le bouton « Afficher la date de demande » :


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Vous pouvez ainsi consulter les informations relatives la demande d’éco-chèque de votre client :

➢ La date de la demande : cette valeur doit être inférieure à celle de la livraison des travaux.

➢ Le statut de la demande :

• « RECU » : la demande d’éco-chèque a bien été prise en compte et sera analysée prochainement.

• « EN INSTRUCTION » : la demande d’éco-chèque est en cours de vérification.

• « CONFORME » : la demande d’éco-chèque est validée, le chèque a été envoyé et votre client l’a peut-être déjà reçu.

• « NON CONFORME » : la demande d’éco-chèque est incorrecte. Votre client en a été averti par mail ou par courrier et il doit effectuer les modifications adéquates pour que sa demande soit validée.

➢ Les types d’activité des travaux : il y a un maximum de 5 types d’activité. De même, vous pouvez vérifier la validité d’un éco-chèque en saisissant son numéro et en

cliquant sur le bouton « Vérifier le chèque » :

Vous pouvez observer les informations suivantes :

➢ Le statut du chèque :

• « Valide » : vous pouvez demander le remboursement de cet éco-chèque.

• « Non valide » : vous ne pouvez pas demander le remboursement de cet éco-chèque.

➢ Le nom du bénéficiaire. ➢ Le prénom du bénéficiaire. ➢ L’adresse des travaux. ➢ Les types d’activités des travaux : il y a un maximum de 5 types d’activité. ➢ La date de validité de l’éco-chèque. ➢ La date de la demande de l’éco-chèque : cette valeur doit être inférieure à celle de la

livraison des travaux. ➢ Le montant de l’éco-chèque :


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• « 1 000 € » : pour les propriétaires bailleurs.

• « 1 500 € » : pour les propriétaires occupants.

Vérifiez bien que les informations relatives à l’éco-chèque correspondent à celles de votre client et de vos travaux. Dans le cas contraire, votre demande de remboursement ne sera pas validée.

2.6. ÉCRAN : PERTE OU PROLONGATION DE VALIDITE Depuis le menu général vous pouvez accéder à cet écran qui vous permet d’avoir des

informations dans le cas de perte d’un éco-chèque ou de dépassement de validité. Un bouton radio à choix unique vous permet de choisir le type de déclaration que vous souhaitez faire :

Par défaut, c’est la perte d’éco-chèque qui est validée et visible :

Cet écran vous informe que la déclaration de perte doit être effectuée par votre client. Ensuite

l’ancien chèque sera mis en opposition et un chèque de remplacement lui sera envoyé. L’écran de prolongation se présente ainsi :

Cette page vous apprend que, tout comme pour la perte, la demande de prolongation doit être

effectuée par votre client. Dès que la demande de prolongation est contrôlée, le chèque actuel sera mis en opposition est un nouveau sera envoyé à votre client.


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2.7. ÉCRAN : FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ) Depuis le menu général et le bandeau supérieur de l’ensemble des autres écrans, vous pouvez

accéder à cet écran qui regroupe les questions les plus courantes sur votre espace et sur le dispositif éco-chèque logement.

Pour consulter les réponses aux questions cliquez sur les questions, la réponse s’affichera en

dessous :

2.8. ÉCRAN : MESSAGERIE Depuis le menu général, vous pouvez accéder à cet écran qui contient l’historique d’échange

avec l’équipe éco-chèque. Cet écran permet d’envoyer des messages à la Région concernant vos demandes d’éco-chèque. :


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Sélectionnez le sujet de votre message :

Sélectionnez ensuite la demande concernée :

Rédigez votre message et cliquez sur le bouton « Envoyer ». Une fois le message envoyé, un

message de confirmation sera affiché :

Votre message s’affiche alors dans la partie « Historique des messages ». Les messages en attente de réponse s’affichent avec « … » :


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La réponse de la Région s’affiche à la suite :

2.9. FENETRE : CHANGER DE MOT DE PASSE Depuis le menu général, vous pouvez modifier votre mot de passe en cliquant sur « Changer de

mot de passe ». Cela ouvre alors la fenêtre ci-dessous :


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Vous pouvez fermer cette fenêtre et retourner au menu général, en cliquant sur la croix en haut

à droite ( ). Vous devez indiquer votre mot de passe actuelle, et inscrire deux fois celui que vous souhaitez utiliser désormais. Ensuite, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Soumettre » afin de modifier le mot de passe. Si la modification est conforme aux règles de sécurité, vous serez informé de la modification de mot de passe par le bandeau suivant :

Pour rappel, le mot de passe doit comprendre 8 caractères minimum, dont un chiffre, une

majuscule et une minuscule. De plus, le nouveau mot de passe doit être différent des 3 derniers mots de passe.



Lorsque vous tentez de soumettre des informations erronées, un bandeau rouge apparaît dans


Documents

NOTICE D UTILISATION DE L ESPACE PARTENAIRE ECO CHEQUE