Notice saisie emailing

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Sommaire L’ACCUEIL ............................................................................................................................................................................... 2

LA RECHERCHE ..................................................................................................................................................................... 2

RESULTAT D’UNE RECHERCHE ............................................................................................................................................ 3

TABLEAU DE RESULTATS ...................................................................................................................................................... 3

AJOUT D’UN NOUVEAU CONTACT ........................................................................................................................... 4

FORMULAIRE CONTACT GENERAL ..................................................................................................................................... 4

FORMULAIRES COMPLEMENTAIRES ..................................................................................................................................... 4

SAUVEGARDE D’UN FORMULAIRE ....................................................................................................................................... 5

MODIFICATION OU SUPPRESSION D’UN CONTACT .......................................................................................... 5

FORMAT DES FICHIERS D’IMPORTATION DE DONNEES .................................................................................... 6

FORMAT DE FICHIER POUR LES CONTACTS DE TYPE « DANS UNE ENTREPRISE » ........................................................ 6

FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « ETUDIANT AU CFA » .......................................................................................... 6

FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « FUTUR ARTISAN » ................................................................................................ 6

FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « AUTRE PUBLIC» .................................................................................................... 6

FORMAT D’UN CONTACT DE TYPE « PARTENAIRE» ........................................................................................................ 7

Saisie des coordonnées

électroniques pour la CMA 64 Manuel d’utilisation

Christian RODELLAR CMA 64 06/02/2012

Mise à jour 08/02/2012 v1.1 Christian RODELLAR

Mise à jour 14/02/2012 v1.2 Christian RODELLAR

Saisie des coordonnées électroniques pour la CMA 64

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Saisie des coordonnées électroniques pour la CMA 64 Manuel d’utilisation

L’application de saisie des coordonnées

électroniques (adresse email et numéro de

téléphone portable) doit permettre de rassembler

en un seul lieu, toutes les sources d’information

aujourd’hui utilisées par les agents de la CMA 64

afin de les consolider et d’enrichir à terme la future

et unique base de contacts qui vous sera proposée.

Cette application est accessible à partir de

n’importe quel navigateur internet à l’adresse

http://emailing.cma64.fr . Une connexion Internet

est impérative pour pouvoir l’utiliser.

L’ACCUEIL

En saisissant l’adresse (URL) http://emailing.cma64.fr

que vous devrez stocker dans les favoris de votre

navigateur, vous arrivez sur la page d’accueil de

l’application :

Les informations proposées sont de 2 types, soit

vous effectuez une recherche (1, 2, 3), soit vous

ajoutez un contact (4).

La recherche

Afin d’éviter de saisir trop de doublons dans la base,

il est préconisé de vérifier au préalable si le contact

est déjà saisi et dans ce cas, de vérifier l’exactitude

des informations. Cette vérification simplifiera à

terme la consolidation du fichier des contacts.

La recherche sur les contacts existants s’effectue

suivant 3 critères possibles. Les critères de

recherche ne peuvent pas se cumuler, soit la

recherche s’effectue par le nom du contact, soit la

recherche s’effectue par le prénom du contact, soit

la recherche s’effectue par le statut déclaré du

contact.

Par le nom (1) ou le prénom (2)

2 champs de saisie sont proposés. L’application

effectue la recherche automatique dès que vous

avez tapé les premiers caractères. Le

déclenchement de la recherche est différent pour

les 2 champs. Pour le nom, la recherche commence

à partir du 3ème caractère saisi, pour le prénom, elle

commence dès le 2ème caractère. Attention si vous

souhaitez être efficace et avoir un tableau de

résultats le plus réduit possible pour que la

vérification soit immédiate, le mot saisi devra être le

plus proche possible du nom ou du prénom

recherché.

Par le statut (3)

Il s’agit ici de filtrer l’ensemble des contacts saisis

par rapport à un des statuts proposés par

l’application qui lui a été assigné lors de la saisie. La

liste des statuts possibles est la suivante :

http://emailing.cma64.fr/

http://emailing.cma64.fr/


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Chef d’entreprise

Conjoint(e)

Maître d’apprentissage

Salarié(e) d’une entreprise identifiée

Apprenti(e)

Candidat(e) à l’apprentissage

Créateur d’entreprise

Repreneur d’entreprise

Porteur(euse) de projet

Scolaire

Stagiaire de la formation professionnelle

Salarié(e)

Demandeur d’emploi

Partenaire public

Partenaire privé

Prescripteur

Presse

Résultat d’une recherche

Suite à l’utilisation de n’importe lequel des champs

proposés, le résultat peut être de 2 types :

Il n’y a pas de contact suivant le critère

recherché, un message Pas de résultats

pour cette recherche apparaît.

Il y a un ou plusieurs contacts correspondant

aux critères de recherche.

Dans ce cas, un tableau contenant les résultats de la

recherche apparaît.

Tableau de résultats

Les colonnes proposées dans le tableau de résultats

d’une recherche sont les suivantes

Actions

Les commandes Modifier ou Supprimer

applicables à chaque élément de la liste des

résultats de recherche

Nom Prénom

Date de naissance

Email

L’adresse email du contact lorsqu’elle est

renseignée. Les adresses email affichées dans le

tableau sont actives, en cliquant dessus, un

nouveau message Outlook apparaît avec

l’adresse du destinataire renseignée.

Tél. portable

Type de contact

Le statut déclaré du contact parmi les 17

statuts identifiés.

Commandes de navigation

En fonction du nombre de résultats correspondant

à la recherche, le tableau sera proposé sur plusieurs

pages pour améliorer la lisibilité. On peut quand

même paramétrer le nombre de lignes proposées

dans chaque page. Pour naviguer de pages en pages,

4 commandes de navigation dans les pages sont


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proposées, dans l’ordre

d’affichage, première page, page

précédente, page suivante et dernière page.

AJOUT D’UN NOUVEAU CONTACT

Le clic sur le bouton Nouveau déclenche le

formulaire de saisie d’un nouveau contact. La

cohérence des informations saisies est

systématiquement vérifiée (format d’un Nom,

format d’une date, format d’une adresse email,…),

mais la présence ou non d’une fiche pour le même

contact n’est pas vérifiée. La présence ou non de

contenu dans un champ obligatoire est également

vérifiée (les champs obligatoires sont délimités par

un cadre rouge).

Formulaire contact général

Le formulaire de contact général est commun à

tous les contacts renseignés. Il propose les champs

suivants :

Nom (obligatoire)

Prénom (obligatoire)

Date de naissance (facultatif) : saisie libre au

format jj/mm/aaaa ou à l’aide d’un calendrier

proposé en cliquant sur . Le champ est

facultatif mais fortement recommandé pour

faciliter la future consolidation.

Adresse email (facultatif) : attention au

format d’une adresse email et la rigueur de

saisie pour qu’elle soit valide.

Tél. portable (facultatif) : une suite de 10

chiffres séparés par des espaces, des tirets ou

des points.

Situation du contact (obligatoire)

La situation du contact permet de définir le volet

complémentaire du formulaire propre à chaque

type de contact. Choisir dans la liste si le contact

est dans une entreprise, étudiant au CFA, futur

artisan, est d’un autre type de public ou est

partenaire, cela déclenchera le complément

d’information utile pour ce contact.

Formulaires complémentaires

Selon la situation du contact nous trouvons les

compléments de formulaire suivants :

Dans une entreprise …

Type de contact (obligatoire) : à choisir

entre chef d’entreprise, conjoint(e),

maître d’apprentissage et salarié.

SIREN (obligatoire) : permet d’identifier

l’entreprise et facilitera la consolidation

future.

Dénomination ou enseigne (facultatif)

Code postal (obligatoire) : utile pour

identifier l’entreprise lors de la future

consolidation.

Commune (obligatoire) : utile pour

identifier l’entreprise lors de la future

consolidation.

Etudiant au CFA


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entre apprenti(e) et candidat(e) à

l’apprentissage.

Diplôme préparé (facultatif)

Spécialité du diplôme (facultatif)

Futur artisan


entre créateur d’entreprise, repreneur

d’entreprise et porteur de projet.

Activité envisagée (facultatif)

Autre type de public


entre scolaire, stagiaire de la formation

professionnelle, salarié et demandeur

d’emploi.

Partenaire


entre partenaire public, partenaire

privé, prescripteur et partenaire presse.

Sauvegarde d’un formulaire

Lors de la sauvegarde d’un formulaire sont vérifiés

plusieurs critères avant de procéder à

l’enregistrement dans la base de données.

Sont d’abord vérifiés le contenu des champs

obligatoires, si un champ obligatoire n’est pas

renseigné une erreur de ce type apparaîtra et

l’enregistrement sera bloqué.

Ensuite, l’application vérifie le format des

champs sensibles (Nom, Prénom, Date de

naissance, Email, Téléphone, SIREN, Code

postal), si un format ne convient pas dans

l’information saisie, une erreur de ce type

apparaîtra et l’enregistrement sera bloqué.

Si lors de la sauvegarde, les champs obligatoires

sont renseignés et les formats sont respectés, le

formulaire se ferme, le message suivant est affiché

et les informations sont enregistrées dans la base de

données.

MODIFICATION OU SUPPRESSION

D’UN CONTACT

Lors d’une modification, le contact sélectionné est

affiché dans le formulaire qui apparaît à l’écran.

Tous les champs d’informations peuvent être

modifiés sauf la situation du contact. Pour le

transfert d’un contact existant d’une situation à une

autre, il est préférable de recréer une nouvelle fiche

contact et éventuellement supprimer l’ancienne si

elle n’a plus lieu d’être.

Les critères à respecter lors d’une modification de

contact sont les mêmes que ceux énoncés ci-dessus

pour la création d’un nouveau contact.

Pour la suppression d’un contact, l’application

exigera une confirmation de l’opération sous forme

d’un message de ce type. Si la confirmation est

donnée, le contact sera supprimé.

Toutes les suppressions dans la base des contacts

ne sont que des suppressions logiques, c'est-à-dire

que le contact supprimé n’apparaît plus dans les

listes ou les recherches mais toute l’information

attachée à ce contact est conservée dans la base de

données.


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ANNEXES

FORMAT DES FICHIERS

D’IMPORTATION DE DONNEES

L’intérêt de cette application est de pouvoir

proposer de centraliser au plus vite, toutes les

sources d’informations exploitées de manière isolée

par les agents de la CMA 64. En particulier, la

multitude de fichiers Excel qui contiennent les

coordonnées électroniques. Pour gagner du temps,

le contenu de ces fichiers n’a pas besoin d’être saisi

sur le formulaire en ligne, une importation des

données est possible à partir du moment où le

format d’entrée est compatible. Les imports ne

pourront se faire que si le contenu du fichier à

importer n’est constitué que de contacts étant dans

la même situation (dans une entreprise ou étudiant

au CFA ou futurs artisans ou autres publics ou

partenaires). Le type de fichier qui pourra être

manipulé doit être issu d’Excel (.xls ou .xlsx) ou de

type CSV (séparation : point virgule).

Format de fichier pour les contacts de

type « Dans une entreprise »

Le fichier proposé à l’importation devra comporter

à minima les colonnes suivantes :

Nom : obligatoirement renseigné

Prénom : obligatoirement renseigné

Date de naissance au format jj/mm/aaaa :

facultatif

Email : facultatif

Téléphone portable : facultatif

Statut du contact : en toutes lettres ou sous

forme de code selon la liste : obligatoire

Chef d’entreprise (code :11)

Conjoint(e) (12)

Maître d’apprentissage (13)

Salarié(e) d’une entreprise identifiée (14)

SIREN ou SIRET : obligatoirement

renseigné

Dénomination, nom commercial ou enseigne :

facultatif

Code postal : obligatoirement

renseigné

Commune : obligatoirement renseigné

Format d’un contact de type « Etudiant

au CFA »






facultatif

Email : facultatif




Apprenti(e) (21)

Candidat(e) à l’apprentissage (22)

Diplôme préparé : facultatif

Spécialité du diplôme : facultatif

Format d’un contact de type « Futur

artisan »






facultatif

Email : facultatif




Créateur d’entreprise (31)

Repreneur d’entreprise (32)

Porteur(euse) de projet (33)

Activité envisagée : facultatif

Format d’un contact de type « Autre

public»






facultatif

Email : facultatif



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Scolaire (41)

Stagiaire de la formation professionnelle

(42)

Salarié(e) (43)

Demandeur d’emploi (44)

Format d’un contact de type

« Partenaire»






facultatif

Email : facultatif




Partenaire public (51)

Partenaire privé (52)

Prescripteur (53)

Presse (54)

Documents

Notice saisie emailing