Novembre 2008

Novembre ’08 3 LePLANIFICATEUR

Selon un sondage, les Canadiens négligent l’hygiène

Maman nous a toujours dit de le faire, mais comme àl’époque, nous n’écoutons pas toujours la sagesse de sesrecommandations.

Selon un rapport publié récemment par le Conseil de lasanté et de l’hygiène, les Canadiens ont du retard par rapportà d’autres pays développés en ce qui a trait à l’hygiène debase, comme se laver les mains.

Le Conseil a déclaré qu’un sondage international sur lespratiques d’hygiène révèle que 90 % des Canadiens connais-sent l’importance de se laver les mains, mais que seulement37 % des enfants et 44 % des adultes canadiens se lavaient lesmains avant de manger.

Le même sondage indique que 80 % des parents enMalaisie, 79 %, en Inde et 76 % en Italie déclarent que leursenfants se lavent les mains avant de manger.

Le Conseil demande à ce que l’on fasse preuve d’une plusgrande vigilance quant aux façons de se prémunir contre lesmenaces envers la santé. Le Dr Donald Low, Président du con-seil et microbiologiste en chef des laboratoires médicaux del'hôpital Mount Sinaï de Toronto, a déclaré que le lavage desmains et la désinfection des surfaces sont les deux principalessituations nécessitant une plus grande attention. Il a dit que

se laver les mains avec du savon et de l’eau pendant quinzesecondes est la meilleure façon de procéder lorsque l’on a lesmains visiblement sales, mais que les produits nettoyants àbase d’alcool sont à privilégier lorsque les mains ne sont pasvisiblement sales. Le sondage international a consulté 10 000personnes réparties dans 10 pays, dont le Canada.

Un alcootest par téléphone cellulaire ?Keys Please, un service de conducteur désigné de Calgary,

conseille aux conducteurs avec les facultés affaiblies d’essayer « la plus récente technologie au niveau de l’alcootest :votre téléphone cellulaire » dans une campagne mise au pointpar Rethink Communications de Vancouver. La campagneutilise des affiches, des dessous de verre et des cartes-chevalets dans plus de 100 brasseries dans l’Ouest du Canadapour informer les buveurs d’appeler un numéro sans frais,puis de souffler dans le microphone du téléphone. Les personnes qui s’attendent à recevoir un résultat seront déçuesd’entendre une voix leur dire : « Si vous avez vraiment cru queça fonctionnerait, vous êtes probablement ivre et vous avezvraiment besoin d’un conducteur désigné ».

Sur le Web : www.leplanificateur.ca

Le Planificateur est diffusé mensuellement aux professionelscanadiens de l’industrie du tourisme et des affaires.

2105, de la Montagne, bureau 100Montréal, Québec H3G 1Z8

Téléphone : (514) 849-6841 poste 331 Télécopieur : (514) 284-2282Vos commentaires sont appréciés : [email protected]

Couverture: Teatro Municipal en Rio de Janeiro, Brésil.

La reconnaissance

Le premier pas vers la reconnaissance desemployés est d’admettre que cela doit être fait. Si

vous n’avez pas le temps de vous en occuper vous-même, déléguez la tâche, mais assurez-vous que celasoit fait. La reconnaisance est la meilleure façon de

réussir en affaires et de garder vos employés.Alors que notre rythme de vie accélère et que nous travaillons tous

plus fort, la reconnaissance des employés est une nécessité plus impor-tante que jamais. Réunir vos employés et remercier ceux qui ont large-ment dépassé leurs objectifs lors d’une célébration formelle et appro-priée est la meilleure façon d’inspirer et de motiver vos équipes. Quoi demieux qu’une soirée en leur honneur ?

Dans les mois à venir, nous devrons tous en faire plus pour maintenirnotre niveau, donc il est important de mettre en banque la bonne volon-té de vos employés en leur montrant que cela vous importe. Souvenez-vous de la hiérarchisation des besoins de Monsieur Maslow (besoinsphysiologiques, besoins de sécurité, besoins d’amour et d’appartenance,besoin d’estime de soi, et besoin de réalisation de soi) ; hé bien sathéorie est tout à fait d’actualité. En tant que propriétaire, patron oudirecteur, vous rappeler de ce principe, surtout des deux derniersbesoins cités, vous aidera. Donc motivez vos troupes, offrez-leur cettesoirée de remerciement qu’ils méritent bien et fêtez ça en créant uneexpérience qui liera les employés, ensemble et à l’entreprise.

Tout cela pour dire que ce mois-ci nous mettons l’emphase sur legeste de donner et les soirées de gala, tous deux des sujets très à proposen ces temps de l’année. Sharon Worsley a écrit sur les joies de donneret Jyl Ashton-Cunningham nous parle de soirées de gala, des banquets auxsoirées de levée de fonds. Et comme d’habitude, nous vous proposons desarticles écrits par des piliers de notre industrie. Bonne lecture et bon congédes fêtes, on se reparle en 2009. D’ici là, bonne fin d’année.

— Leo Gervais

> Note de l’éditeur

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Inspirer les autresCertains se demandent toujours commentfaire la différence sur cette terre et croientqu’ils n’ont rien à offrir. Pourtant, ce quenous avons à notre portée peut souventapporter beaucoup à notre entourage.

Nuit blancheDe nombreux planificateurs s’investissentplus que ce qu’une journée régulière de travail permet généralement de faire, maisreste à déterminer si financièrement, le jeuen vaut la chandelle. Kathie Maddenpartage avec nous son expérience.

Survivre en sept étapesDans ce numéro, notre chroniqueuse delongue date, Stacey Hanke, nous apprendcomment améliorer nos capacités de com-munication afin de survivre et même d’assurer notre prospérité en ces tempséconomiques difficiles. Sept étapes pourpasser le cap.

GalasAlors que le but d’un gala varie, de la recon-naissance d’employés, à une levée de fond,en passant par une remise de prix, ce typed’événement requière une organisation sansfaille, ce vers quoi Jyl Ashton Cunninghamvous guide ce mois-ci.

LEPLANIFICATEURRÉDACTEUR Leo Gervais [email protected]ÉDACTRICE ADJOINTE Camille Lay [email protected]ÉDACTRICE ADJOINTE Jyl Ashton Cunningham [email protected] Matt RiopelADMINISTRATION Debbie Barlow, Tania Joanis, Patricia LemusCONTRIBUTEURS Stacey Hanke, Kathie Madden, Sharon Worsley

Dans ce numéro

4 Novembre ’08LePLANIFICATEUR

Poste-publication No. 40934013

Imprimeur: Litho Express, (514) 816-3865, www.lithoexpress.ca

À noter dans votre agendaIl est maintenant possible de réserver

son billet d’accès au douzième Salon del’événement corporatif. Rendez-vouslocal incontournable si l’on veut côtoyer

les fournisseurs de services et produits dédiés aux événe-ments, ce salon se tiendra le 9 février au Centre des Sciencesde Montréal, de 8h30 à 19h00. Autrefois sur 2 jours, la for-mule du salon a été revisitée et vous offrira l’opportunité derencontrer 80 exposants spécialisés, qui vous informerontdes tendances de bien des secteurs, en audiovisuel, décor,animation, traiteurs et bien plus encore. 35 $ pour toute unejournée d’information.

Sur le Web: www.indispensable.ca

Se rendre sous le soleil devient plus facileL’hiver pointe son nez et le froid commence à se faire

redouter. Pour nous faciliter dans nos déplacements aériens,Aéroports de Montréal a récemment annoncé que de plus enplus de vols se feront directement entre Montréal et de nom-breuses destinations ensoleillées. Ainsi, Air Canada proposeradès le 2 février 2009 une nouvelle escale hebdomadaire, àseulement 5h45 de Montréal : Sainte-Lucie, une île des

Caraïbes dont les charmes séduisent déjà de nombreuxgroupes. Selon les transporteurs aériens, qui prédisent uneaugmentation de 4 % des fréquences vers les destinationschaudes par rapport à l’an passé, la saison sera occupée.Destination plus commune, la ville de Mexico sera alorsdesservie deux fois par semaine par Mexicana, et cinq fois parAir Canada. Nombreuses sont les destinations desservies sansescale depuis Montréal, au total, quelque 100 destinationsseront offertes au départ de Montréal-Trudeau cet hiver, 51internationales, 23 aux États-Unis et 26 au Canada ; de quoisoulager les planificateurs chargés de faire voyager un groupe !

Sur le Web: www.admtl.com

Des statistiques alarmantesSi les planificateurs n’hésitent pas à effectuer leurs achats

en ligne afin de réduire les délais de traitement des opérations(les fournisseurs réagissent plus rapidement à vos demandeslorsqu’ils ont une garantie de paiement ou bien encore, lesachats en ligne sont traités immédiatement), la fraude, quantà elle, demeure un fléau. Selon une étude réalisée parDeGroote School of Business de l’Université McMaster, depuisun an, 1,7 million de Canadiens ont été victimes d’usurpationd’identité, tels que des achats ne nécessitant pas d’autorisa-tion ou encore d’un accès à leur compte bancaire.

Pour vous protéger, informez-vous de la façon dont vos renseignements seront utilisés et surveillez vos cycles defacturation.

Novembre ’08 5LePLANIFICATEUR

> Ici et làDE CAMILLE LAY


Inspirez le meilleur chez lesautres… (Et chez vous aussi) !

Entendre des histoires sur ce que despersonnes font dans le monde pour

aider leurs semblables m’a toujoursinspirée et me rappelle comment nous

pouvons tirer le meilleur de nous-mêmes et des autres.Un peu plus tôt cette année, je lisais l’histoire d’un dona-

teur anonyme au Japon, qui depuis 33 ans, envoie fidèlementau poste de police local une enveloppe renfermant un petitmontant d’argent. Le geste du donateur précisait que l’argentserve aux plus démunis. Il ne s’agissait que de petits mon-tants, mais je suis certaine que le donateur devait faire un sac-rifice pour faire cela.

Dernièrement, on a reçu la 400e enveloppe consécutive,portant le total des dons à un peu plus de 20 000 $ CA.L’identité de la personne est toujours inconnue après toutesces années, mais son intention est aussi claire qu’elle l’était ily a 33 ans : aider les plus démunis qu’elle.

Comment demeurer insensible face à un geste aussi altruiste que celui-là ? Comment ne pas être inspiré à l’idée desavoir que vous pouvez faire une différence dans la vie dequelqu’un de votre entourage ? En tirant le meilleur de vous-même pour aider un membre de votre famille, un ami, unsupérieur, un collègue de travail ou quelqu’un de la paroisse,ou même un pur étranger.

Certains se demandent comment ils peuvent faire une dif-férence et sont convaincus qu’ils n’ont rien à offrir ; toutefois,ce que nous pouvons faire peut nous paraître futile, mais peutêtre fantastique ou peut égayer la vie de quelqu’un d’autre au-delà de toute attente.

Comment pouvez-vous faire en sorte de tirer le meilleur dequelqu’un de votre entourage ? Si vous êtes gestionnaire,offrez-vous à vos employés tout le soutien dont ils ont besoinou faites-vous avec eux de la microgestion, à tel point qu’ilsont perdu tout le sens de l’initiative qu’ils possédaient pour-tant lors de leur arrivée dans l’entreprise ? Lorsque l’un de vossubordonnés vous fait part d’une nouvelle idée, du genre inno-vatrice, prenez-vous le temps de l’écouter et de voir si l’idéepourrait marcher dans votre organisation ou rejetez-vous l’idéedu revers de la main sans y prêter la moindre importance ?

N’allez-vous pas blesser leur estime de soi et leur sens del’initiative en leur envoyant un message que l’environnementde travail n’est pas convivial ? N’allez-vous pas étouffer lacréativité de quelqu’un ou dénigrer sa contribution à l’effortde l’équipe ? Ce faisant, vous risquez de les empêcher de don-ner le meilleur d’eux-mêmes.

D’un autre côté, pour créer un environnement sécuritaire,que faites-vous pour obtenir le maximum de vos employés ?Peut-être s’agit-il d’une discussion d’ordre général avec le per-sonnel où vous lui faites part de votre vision de l’entreprise oudu service, ou encore, s’agit-il d’organiser une séance de remue-méninges où l’on prend note de toutes les idées émises ?

Attention, j’ai eu connaissance de séances de remue-méninges qui ont dérapé rapidement parce que les partici-pants cherchaient à modifier les idées au fur et à mesurequ’elles étaient lancées. On doit avoir l’occasion de consignerles idées librement sans les altérer, puis, une fois toutes lesidées émises, il sera temps de les mettre en ordre et d’évaluerchacune à son mérite. C’est à cette seule condition que vouspouvez espérer tirer le maximum de chacun.

Il n’y a rien de pire que d’être un employé et de sentir quele patron ou la haute direction ne prête pas oreille à vos pro-pos. De nos jours, c’est de plus en plus difficile de trouver desgens qui s’investiront entièrement dans l’entreprise et qui serendront compte, ultimement, que l’on n’apprécie pas tousleurs efforts, et c’est à partir de là qu’ils cesseront de faire desefforts pour partager leurs idées.

Pour tirer le meilleur d’un employé, peut-être lui faut-il unecertaine forme de mentorat ? Comme créer une relation oùvous guidez sa progression de sorte qu’il grandisse au sein del’organisation. Cette relation peut être formelle ou informelle.

Si vous êtes un employé, vous pourriez vous demandercomment donner le meilleur de vous-même à l’entreprise.Vous investissez-vous totalement envers votre travail et voscollègues ? Après un certain temps dans l’entreprise, nom-breux sont ceux qui deviennent épuisés et qui oublient deremercier le ciel d’avoir un emploi, et font moins d’effortsqu’au moment de leur embauche. On peut même parfois enarriver à penser qu’il (le patron ou l’entreprise) nous doitquelque chose, ce qui contribue à créer un déséquilibre dansnotre façon de juger notre contribution dans son entier.

Ne pourriez-vous pas suivre quelques cours dans vostemps libres pour rafraîchir vos connaissances, délaissez-vouscertaines occasions de réseautage qui vous permettraient defaire davantage connaître votre entreprise ou encore, faites-vous du travail personnel lorsque vous êtes au travail ? Vousne faites ainsi que vous empêcher d’être le meilleur.

Pour ce qui est de nos relations personnelles, on peut aider nosproches et nos amis à donner le meilleur d’eux-mêmes. Ne suffi-rait-il pas d’un mot gentil, d’un geste affectueux ou de faire preuvede compréhension pour qu’ils deviennent encore meilleurs ?

DE SHARON WORSLEY

SUITE À LA PAGE 9


D’origine japonaise, chaque case doit contenir unchiffre de 1 à 9 de façon à n’utiliser chaque chiffrequ’une fois par ligne, colonne et grille.

SUDOKU SUR LE WEB :www.websudoku.com

www.sudoweb.comwww.dailysudoku.comwww.sudokupuzz.com

Niveau facile Réponse à la page 11.

Niveau moyen Réponse à la page 8.

SudokuCommandité par le Centre Mont-Royal


C’est le mois de novembre et si voustravaillez à titre de planificateur

d’événements, il n’y a pas de temps mortC’est le moment de l’année où la folie

furieuse s’empare de nous tous et où ilfaut composer avec de nombreux échéanciers serrés, desproblèmes de personnel saisonnier, des calendriers de pro-duction en constante évolution et d’importantes compressionsbudgétaires. Je ne parle pas ici de dresser l’état de la nationactuel ou de prévoir l’affaissement des perspectiveséconomiques de notre industrie. Je repense ici à mon senti-ment de culpabilité après avoir taillé en pièces le rêve d’uneprésidente de conseil étudiant d’une école secondaire qui m’aappelée dernièrement. Elle m’a alors proposé d’organiser unesoirée de danse extraordinaire, comme l’école n’en avaitjamais vue auparavant (le jour le plus occupé de la saison desfêtes); elle m’offrait 500 $ pour mon budget de décoration etmes honoraires !

J’adore travailler avec des étudiants ; ils sont énergiques,créatifs et engagés même s’ils ne sont parfois pas conscients dufossé immense qui sépare leur vision de la réalité. Mince, dansle domaine de l’organisation d’événements, je me retrouve sou-vent dans ce genre de situation ! Avec le temps et l’expérience,on s’assagit, mais ce qui me perturbe le plus, c’est que cettejeune femme m’a dit que j’étais la seule planificatrice d’événe-ments ayant accepté de lui parler ou de répondre à sa demande.

D’un point de vue strictement professionnel, il m’estapparu ridicule de seulement songer à m’occuper de ce pro-jet – Je n’ai guère de temps à consacrer à ce projet et j’auraisà déroger à la grille de mes honoraires sans compter qu’il neresterait plus rien pour le budget de décoration. À la fin, mesexplications ont semblé totalement décontenancer mon inter-locutrice et la planificatrice d’événements que je suis a eu dela difficulté à dormir en songeant à ce que je pouvais faire deplus pour elle. J’étais peinée de constater que personne de maprofession ait pu prendre ces étudiants suffisamment ausérieux pour leur répondre, ni ne se sente obligé de leur veniren aide d’une façon ou d’une autre.

J’ai alors dressé une liste d’idées à petit budget à partirdesquelles les étudiants pourraient travailler, je leur ai fourniune liste d’adresses et de fournisseurs où ils pourraient seprocurer ce dont ils avaient besoin puis je me suis sentie con-fortée en sachant que j’avais au moins pu leur être d’un cer-tain secours. En retour, j’ai reçu le plus gentil courriel de grat-itude me remerciant de mon temps et pour mes efforts etsurtout, d’avoir pris le temps de leur parler. Pendant lasemaine suivante, prise de remords, j’ai eu pas mal de diffi-culté à m’endormir en me disant que je n’avais pas le tempsde m’en occuper, que ce mandat ne correspondait pas à mes

objectifs financiers, qu’il serait absurde d’organiser cettesoirée de danse bénévolement, que je souhaite que mon nomsoit associé à un événement prestigieux, que je n’en tireraisjamais aucune retombée, et ainsi de suite. Après une semained’insomnie, je réalisai enfin que je me sentais un peu hon-teuse de n’avoir réagi pratiquement que d’un point de vuestrictement professionnel. Je considère qu’il y a quelquechose de plus important que la réussite professionnelle. Il estextrêmement difficile d’atteindre l’équilibre dans nos vies etbien que la période des fêtes nous amène à nous montrersous notre meilleur jour, cela ne fait pas de nous des êtreséquilibrés pour autant. Cela m’a permis de me rappeler quemême si je sais faire preuve de stratégie en affaires, je dois lefaire également en tant que personne.

Nuit après nuit, tout en étant allongée, je me demandais ceque je pouvais faire avec un tel budget. Étonnamment, j’en aitiré quelques grands enseignements :

1. Comment se comporter pour être un professionnel avecde la considération.

2. Avoir les aptitudes et savoir établir des prévisionsbudgétaires.

3. L’éthique du travail et la différence entre le désir etapprendre à l’assouvir.

4. Le travail en équipe, la stratégie et les communications.5. Les rêves peuvent se réaliser.

Traitez-moi de cœur sensible, mais je me suis sentie obligée d’aider ces jeunes même si je n’en connaissais aucun.Au moment d’écrire ces lignes, je me suis adjoint un autreplanificateur d’événements et, ensemble, nous allons surpren-dre les étudiants en leur disant que nous allons accepter denous occuper de leur projet et organiser un événement vrai-ment spectaculaire qui va, de loin, dépasser toutes leursattentes. Maintenant, je peux dormir en paix.

• • •Kathie Madden est une organisatrice d’événements installée à Delta

(Colombie-Britannique). Elle fait également de la vente d’articles pro-

motionnels. On peut la joindre par courriel ([email protected]) ou

par son site Web : www.kathiemaddenevents.com.

Nuits blanches à Vancouver...DE KATHIE MADDEN

SOLUTION SUDOKUFACILE PAGE 7

SOLUTION SUDOKUMOYEN PAGE 7


Cela ne signifie-t-il pas de consacrer un peu de votre pré-cieux temps pour vous asseoir et écouter quelqu’un ou de luidonner un peu de votre temps pour l’aider à réaliser ses butset ses rêves ?

Comment, dans votre vie actuelle, pouvez-vous donner auxautres, que ce soit important ou non ? Quel fardeau pouvez-vous alléger ou rendre moins pénible en posant un geste désintéressé, peut-être de façon anonyme, comme dans l’exemple du bienfaiteur japonais mentionné précédemment ?Comment pouvez-vous aider quelqu’un à donner le meilleurde lui-même ?

On peut tous faire une différence dans la vie de quelqu’und’autre. Pour qui allez-vous faire une différence aujourd’hui,demain ou après-demain ? Qui allez-vous inspirer à se dépasser (et la réponse, ce pourrait être vous) ? Rappelez-vous : il n’est jamais trop tard pour commencer.

Sharon Worsley, présidente et chef de la direction de Live With

Intent, est un coach personnel en leadership et conférencière en moti-

vation. Son exposé « Live By Choice, Not By Chance » permet aux indi-

vidus et aux entreprises de mieux saisir comment ils peuvent améliorer

la qualité de leur vie ou de leur organisation. On peut joindre Sharon

Worsley à [email protected]

Il n’est jamais trop tardSUITE DE LA PAGE 6


Sept mesures pour survivre

Lorsque les temps sont difficiles, lafréquence des communications estprimordiale. Et sans une communi-

cation appropriée, la motivation desemployés est à la baisse, le rendement en

souffre et de nombreuses personnes vont et viennent en sedemandant ce qui est vrai ou non.

En période difficile, les communications doivent être pré-cises, concises, factuelles et pertinentes. Les sept mesuressuivantes permettant de survivre en période difficile vousguideront pour éviter tout problème d’interprétation dans voscommunications. Ces aptitudes et ces techniques saurontmotiver, encourager et inciter vos interlocuteurs à bouger.

1. PLANIFIER Prenez cinq minutes pour préparer ce quevous avez à annoncer. Utilisez des puces pour marquer vosidées afin de faciliter la consultation de votre plan et vousassurer de garder le cap. Que l’objet de votre message soitclair, comme ce que vous demandez de faire à votre interlocu-teur. Vos interlocuteurs ne seront convaincus d’agir QUE SIvotre façon d’agir est mesurable et quantifiable.

Avantages• Vous assure de ne rien oublier. Combien de fois vous

êtes-vous dit en sortant d’une réunion : « J’aurais dû dire… »ou « Je n’aurais pas dû dire… » ?

• Cela vous permet d’économiser du temps, de sorte quecela vous empêche d’avoir à vous répéter la prochaine fois.

• Vous possédez désormais un écrit concernant votre con-versation et ce sur quoi votre interlocuteur était d’accord sivous aviez l’intention d’influencer son geste.

2. FAITES UNE PAUSE Soyez cohérents, utilisez desphrases courtes et faites une pause à la fin de vos phrases,entre vos pensées ou pour insister sur un point. Nous avons

tendance à être trop volubiles, ce qui crée de la confusionchez notre interlocuteur. Par conséquent, il entend un mes-sage différent de celui que l’on voudrait. Les messages quenous livrons en période difficile ne doivent laisser place àaucune mauvaise interprétation.

AvantagesPermet de mettre de l’ordre dans vos idées, d’être rapides

sur vos patins et d’être cohérents.Donne l’occasion à votre interlocuteur d’entendre et de

comprendre votre message.Invite votre interlocuteur à échanger avec vous. Vous serez

en mesure d’ajuster votre message en fonction de ses besoinset de ses attentes.

Vous permet de mettre de l’ordre dans vos idées et derespirer afin de r-e-l-a-x-e-r. Faire des pauses vous permet dereprendre le contrôle de votre message, d’avoir l’air confiantet au courant de la situation.

Le temps est une denrée rare pour tout le monde! Lorsquevous faites une pause, vous êtes alors en mesure de commu-niquer davantage de renseignements en moins de temps, carvous utilisez moins de mots pour le faire, et vous vous sentezplus confortable. Cela vous empêche de devenir confus et defaire perdre le temps de votre interlocuteur.

3. ÉTABLISSEZ UN CONTACT VISUEL Lorsque vousparlez à votre (vos) interlocuteur (s), regardez-le (les) dans lesyeux. Je sais ce que vous vous dites : « Je le fais déjà ». La plu-part des personnes avec qui je travaille regardent ailleurs pen-dant une conversation. Lorsque vous vous adressez à deux ouplusieurs personnes, terminez une phrase ou une pensée parindividu. Ne parlez qu’après avoir établi le contact visuel avecvotre interlocuteur. Évitez la tentation de vous adresser à vosnotes, aux épaules de vos interlocuteurs ou au-dessus de leurtête, à vos diapositives PowerPoint ou à votre portable.

Lors d’un tête-à-tête, vous aurez tendance à garder le contactplus longtemps avec vos interlocuteurs que pour un groupe.

DE STACEY HANKE

Afin d’éviter toute situation embarras-sante, donnez un peu de répit à vosyeux en regardant ailleurs de temps àautre. Vous pouvez consulter vos notes,votre documentation, vos aidesvisuelles, etc.

Si vous êtes incapable de regarder votreinterlocuteur pendant que vous lui parlez,comment voulez-vous que ce dernier croieet aie confiance en vos paroles ?

Avantages• Inspire la confiance• Vous permet de demeurer concen-

tré et de suivre le fil de votre message.• Capte l’attention de votre interlocuteur.• Vous êtes en mesure de percevoir

votre interlocuteur. Son langage cor-porel vous indique si votre message estreçu et s’il a des objections.

4. FAVORISEZ L’INTERACTION Posez des questions à vos interlocu-

teurs pour vous assurer qu’ils compren-nent votre message et que ce derniercorrespond à LEURS attentes et objec-tifs. Vous encouragerez vos interlocu-teurs à faire quelque chose s’ils sententqu’ils ont un mot à dire dans la conver-sation et que leurs idées comptent.

Avantages• Vous pouvez fournir des éclair-

cissements à votre interlocuteur pouréviter toute ambigüité.

• L’interaction vous procure deséclaircissements.

• Génère une conversation bidirec-tionnelle. Votre interlocuteur et vouscomprenez mieux les objectifs et lesattentes de l’autre et ce qui représente lameilleure solution ou stratégie.

5. CONTRÔLEZ VOTRE GESTUELLE Évitez de jouer inutilement avec vos

stylos, vos doigts, vos bagues, etc.Bougez intelligemment, faites des gestesqui viennent renforcer votre message.Écartez les bras de votre corps afind’éviter de « parler avec les mains ».

AvantagesVotre gestuelle ajoute de l’impor-

tance et de la force à votre message.

Nos paroles seules ne laissent pas unsouvenir impérissable. Vous ÊTES lemessage. Rendez votre message plusvivant en créant un effet visuel chezvotre interlocuteur.

• On se souviendra ainsi davantagede votre message.

• Vos gestes permettront à votreinterlocuteur de retenir davantage d’in-formations et de l’inciter à agir.

• Lorsque vous êtes tendu, vos gestesvous aident à mieux canaliser votreadrénaline et votre tension nerveuse.

• Permet d’ajouter de l’énergie et desintonations dans votre voix.

6. SOYEZ COHÉRENT Attention !Est-ce que votre langage corporel corre-spond à ce que vous dites ? Envoyez-vousun message à quelqu’un qui, deux secon-des plus tard, semble différent lorsquevous vous adressez à quelqu’un d’autre ?

Nous ne réalisons pas ce que nos inter-locuteurs voient et entendent pendant quenous leur parlons. Vous ne pouvez pasvous payer ce luxe. Prêtez attention à ceque communique votre langage corporel.Votre posture inspire-t-elle de la confianceou de l’incertitude ? Marchez-vous dansune salle comme si vous y aviez toujoursété ? Marchez-vous avec assurance oudans la crainte ? Êtes-vous préparé ouavancez-vous encore à tâtons ?

AvantagesVous n’avez pas à éteindre les feux

que vous aurez allumés à cause de l’in-cohérence de vos messages.

Vos interlocuteurs vous perçoiventcomme une personne crédible, confi-ante, informée et comme quelqu’unqu’ils désirent suivre.

7. SOLLICITEZ DE LA RÉTROIN-FORMATION Si vous souhaitezRÉELLEMENT mettre en pratique cesaptitudes et ces techniques, vousDEVEZ demander et obtenir de larétroinformation. Je ne parle pas de sim-ples commentaires du genre « Beau tra-vail », « Bien fait », « Ça sonnait bien ». Cetype de réaction ne vous mènera nulle

part et aura une incidence négative survotre développement.

Avant une rencontre ou une conver-sation en tête-à-tête, demandez à unepersonne fiable de vous livrer sesimpressions avec honnêteté et sansdétour. Demandez-lui de commenterprécisément l’un de vos comportements.Par exemple, demandez à votre collègue :« Quel comportement ai-je adopté qui asu inspirer la confiance, la crédibilité oula compétence ? ».

Immédiatement après avoir livrévotre message, accordez-vous cinq min-utes pour évaluer votre performance.Sur une feuille de papier, tracez deuxcolonnes. Intitulez la première « Ce quia marché » et dans la seconde, « Ce quin’a pas marché ». Trouvez de trois à qua-tre points susceptibles d’améliorationplutôt qu’une dizaine.

Dressez ensuite la liste des mesures quevous pouvez prendre pour vous amélioreravec certitude et les mesures pouvant êtreprises dès aujourd’hui. Ces mesuresdoivent être précises, mesurables,atteignables, pertinentes et opportunes sivous désirez qu’elles se réalisent.

AvantagesEn période difficile, nous devons tous

communiquer plus souvent. De ce fait,on vous voit davantage et votre facultéde communiquer est perçue par tout lemonde. Quelle perception souhaitez-vous que les gens aient de vous ?

Si les choses sont au ralenti dansvotre entreprise à cause des coupures, ilest alors temps de perfectionner cesaptitudes de sorte que vous soyez finprêt au moment où les choses redémar-reront pour de bon. Si votre entreprisetraverse une période de trouble, il seraitsuicidaire de ne pas chercher à raffinervos talents de communicateur. Letemps, la clarté et la précision sont cru-ciaux et votre façon de communiqueraura une incidence positive ou négativesur ces trois éléments clés.

Sur le Web : www.staceyhanke.com.


En temps difficiles, il faut communiquer plus souvent


UN NOUVEL HÔTEL MANDARIN OUVRE ÀBOSTON

Avec ses 148 chambres, le Mandarin Oriental Boston vientd’ouvrir dans le quartier Back Bay. L’hôtel offre notamment10 000 pi2 d’espaces de réunion, dont une salle de bal de 4200 pi2 et un centre de conditionnement physique. L’hôtel deluxe possède deux restaurants, l’Asana et le M Bar & Lounge.

Sur le web : www.mandarinoriental.com/boston

LA CHAÎNE HILTON GARDEN INN UTILISEUNE PLAYSTATION PORTABLE POUR LAFORMATION DE SES EMPLOYÉS

Un gérant d’hôtel surprend un employé utilisant unePlayStation Sony durant ses heures de travail et lui conseillede continuer ? Le Hilton Garden Inn a annoncé récemmentqu’elle sera la première chaîne hôtelière au monde à offrir unprogramme de formation intensive et interactive mis au pointpour le système PlayStation Portable® (PSP) de Sony. Cettechaîne d’hôtels réputée à prix raisonnables possédant desétablissements partout en Amérique du Nord et en Europe,compte devenir le leader en formation d’employés grâce à latechnologie axée sur les jeux interactifs Ultimate Team Play,concrétisant son engagement continu envers ses clients.

Le but du jeu est de démontrer au personnel de l’hôtelcomment leurs gestes ont une incidence sur la tenue de l’hô-tel et sur l’humeur des clients, ce qui, à la fin, contribue à lasatisfaction générale et à la loyauté envers la marque.

Sur le Web: http://hiltongardeninn1.hilton.com

L’HÔTEL OMNI MONT-ROYAL DEMEURERAOUVERT

L’hôtel Omni Mont-Royal demeurera finalement ouvert. Cedernier devait fermer ses portes, mais une initiative dedernière heure a permis cet heureux dénouement alors que

les employés syndiqués auraient accepté de faire certainesconcessions à la fin d’octobre. La rumeur veut également quel’hôtel entreprenne des rénovations de 25 $ millions, ce queni la direction de l’hôtel montréalais, ni le siège social duTexas, n’ont voulu confirmer.

Sur le Web : www.omnihotels.com

UN HÔTEL HYATT REGENCY DANS LA VILLE-REINE

Le nouvel hôtel Hyatt Regency de 394 chambres deToronto, sur King Street, ouvrira en janvier 2009. Cet hôtel,autrefois un Holiday Inn situé dans le quartier des spectaclesde la ville, a subi des rénovations de plusieurs millions de dol-lars et offre de nouvelles chambres, des salles de réunion etun foyer complètement rénovés. L’hôtel en profitera pourdévoiler un tout nouveau concept de restauration contempo-raine et un spectaculaire bar à vins dans le foyer.

Sur le Web : http://torontoregency.hyatt.com

NOUVEAU SYSTÈME D’ÉVALUATION À SIXÉTOILES

Quoi de neuf dans les systèmes d’évaluation ? Plein dechoses, et quand un système d’évaluation à six étoiles estrévélé, nombreux sont les hôtels qui désirent s’inscrire.

Le site ProfessionalTravelGuide.com a fait connaître sonsystème d’évaluation à six étoiles dernièrement, ce qui risquede secouer le secteur hôtelier plutôt habitué au système d’é-valuation à cinq étoiles, le Star Service, qui appartient et quiest exploité par ProfessionalTravelGuide.com. Star Service amis au point le système d’évaluation à étoiles en 1939, un sys-tème considéré comme une norme au sein de l’industrie etlargement utilisé par l’ensemble du secteur du voyage. Lesévaluations à six étoiles reposent sur 1 700 critères et serontdécernées aux hôtels les plus distinctifs. L’évaluation à sixétoiles pourra être accordée à certaines sociétés aériennesrépondant aux exigences pour les premières classes, lesclasses affaires et tourisme.

Sur le Web : www.professionaltravelguide.com


La planification de galas

La planification d’un gala est l’un des aspects les plus intéressants et

les plus amusants dans le secteur de l’organisation d’événements. Le mot gala

évoque toutes sortes de belles images comme de magnifiquesrobes de bal, des tables richement dressées, un divertissementhaut de gamme et une ambiance générale de richesse et d’élé-gance. La raison d’être d’un gala peut être variée : rendrehommage à un employé, collecter des fonds, présenter desprix ou sensibiliser des gens à une cause importante. Lesgalas organisés pour amasser des fonds posent un défi certainen raison de la vive concurrence que se livrent les organisa-tions entre elles, notamment pendant la période de récessionque nous connaissons actuellement. L’année prochaine s’an-nonce pour être extrêmement difficile à cet égard pour lesplanificateurs de galas, au moment où les besoins grandissentd’année en année et où les ressources tarissent. Alors, com-ment faire pour que votre gala se distingue des autres et laisseun souvenir spectaculaire et impérissable qui passera au-dessus de l’incertitude économique de 2009 ? Voiciquelques mesures bien orchestrées à adopter au tout début duprocessus de planification.

CRÉER UN THÈME RÉCURRENT L’adoption d’un thème, c’est comme avoir une marque, et

lorsque l’on fait la promotion d’un événement avec le mêmethème de base chaque année, il est prouvé que la clientèlecible est plutôt réceptive à commanditer ou à participer à desévénements répétitifs. Il suffit de modifier certains élémentsimportants du thème chaque année pour susciter l’engoue-ment et créer de l’attente par rapport à l’allure, au son, à l’am-biance et au goût de l’événement.

CHOYEZ VOS COMMANDITAIRESMême si l’événement n’est pas une collecte de fonds, les com-

manditaires ont leur importance, car ils contribuent à en amortirles frais. Mettez au point une trousse de commandite précise quevous distribuerez au moins six mois avant la date de l’événement,pour vous permettre d’établir des prévisions budgétaires et de lefaire avant la fin de l’année financière du commanditaire recher-ché. Sachez nouer des contacts avec des commanditaires impor-tants, en leur proposant de s’associer à l’événement pour plusieursannées pour en assurer la viabilité et leur fournir le meilleur ren-dement sur leur investissement. On doit toujours donner suite auxpromesses faites aux commanditaires, particulièrement en termesde publicité et de reconnaissance dans la communauté.

DE JYL ASHTON CUNNINGHAM, CMP

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POUR COMMENCERLE COMITÉ

Lorsque l’on organise un événement comme un gala, lapremière chose à faire est de mettre sur pied un comité organisateur et sa bonne composition est gage de succès. Lapire erreur qu’un planificateur peut faire, c’est de tenter detout faire seul, peu importe l’expérience qu’il possède enplanification d’événements. Globalement, le comité choisira lelieu du gala, le thème et l’allure générale de la soirée tandisque le planificateur donnera suite à ses décisions aussi har-monieusement que possible. Une fois le comité en place, ilfaut déléguer l’exécution de tâches précises à une équipe d’aumoins deux membres du comité par tâche (les membres ducomité ayant la fâcheuse manie de revenir sur leurs obliga-tions avec l’ajout de nouveaux engagements), afin d’assurer laviabilité du comité et un sain brassage des idées. Le proces-sus de planification exige beaucoup de patience et de doigté.

VOTRE COMITÉ DU GALA DOIT COMPTER SURLES RESSOURCES SUIVANTES :

Un président extrêmement bien branché, dont le rôle estde maintenir la motivation des troupes, de garder le cap etl’engagement de chacun tout en utilisant leur notoriété dansla communauté pour élever la barre au niveau des comman-dites et de l’affluence de la soirée.

Au moins deux personnes pour solliciter les commandi-taires, le cas échéant. Ces dernières doivent avoir une expérience dans la vente et pouvoir convaincre les comman-ditaires et les donateurs d’appuyer l’événement en fournissantde l’argent ainsi que des cadeaux ou des services en nature.

Deux personnes avec une très bonne connaissance du secteurde l’alimentation pouvant faire équipe avec le traiteur afin d’éla-borer le menu correspondant parfaitement à l’événement.

Nota : Lorsqu’une dégustation est prévue, il est préférabled’en limiter le nombre des participants à quatre.

Deux designers ou des personnes ayant un goût sûr pourla décoration qui collaboreront avec le décorateur retenu pourla soirée pour mettre le thème en valeur.

Deux personnes possédant de l’expérience au niveau dudivertissement, des costumes, etc.

Deux administrateurs – des gens préférant rédiger lesprocès-verbaux, faire des appels téléphoniques, trouver lematériel, etc.

LE PLANIFICATEURD’abord, le rôle du planificateur est de rédiger une propo-

sition générale de thème, d’élaborer une partie des listescomme le cheminement critique, les budgets, les tâches desbénévoles, les fournisseurs potentiels et une liste de chosessouhaitables. Le planificateur préparera le déroulement del’événement, un document permettant de s’assurer que lasoirée se déroule selon l’horaire prévu, avec le matériel requis et les bonnes personnes. Le planificateur doit assisterà toutes les réunions du comité et faire le suivi de tous lesprogrès réalisés depuis la dernière rencontre afin de voir si lesbuts et les objectifs sont atteints. Le planificateur doit être lecontact principal entre le comité et les fournisseurs. Tout cequi se rapporte à la logistique relèvera du planificateur,comme la cueillette des articles pour l’encan silencieux ou descadeaux, avec une équipe de relève de bénévoles.

De plus, il faudra une bande de bénévoles pour effectuerdiverses tâches, comme les ventes par téléphone, la cueillettedes cadeaux, des prix et des articles pour l’encan silencieux,l’assemblage des sacs-cadeaux, la mise en place des articlespour l’encan silencieux, etc.

LES RÉUNIONSLa façon la plus rapide de démotiver un comité enthousiaste

est de tenir des réunions improductives et sans ordre du jourprécis. À combien de réunions avez-vous assisté où l’on a dûconsacrer les 10 premières minutes à déterminer qui rédig-erait les procès-verbaux ? Le président doit garder la maîtrisedes rencontres, en assurer le bon déroulement et veiller à ceque les conversations ne dévient pas trop ou tournent aubavardage.

L’importance d’un comité organisateurSUITE DE LA PAGE 13


La première réunion informelle apour objet la formation du comité et lerecrutement des bénévoles. Publiez uncommuniqué de presse dans le journallocal pour annoncer l’événement et laréunion, puis dressez la liste des nomsdes personnes ayant fait partie descomités précédents.

Prévoyez des rafraîchissements, descadeaux bon marché (un joli cahier denotes accompagné d’un crayon est idéalcar il devient un outil du processus d’or-ganisation). Distribuez un résumé desbuts et des objectifs du gala et insistezsur le temps qu’il faudra consacrer en termes clairs. Il n’y a alors aucunesurprise et les personnes sont immédi-atement en mesure de savoir si ellespeuvent s’engager ou non. Assurez-vousde noter tous les renseignements permettant de joindre tout le monde etles secteurs d’intérêt de chacun puisorganisez rapidement la première réunion officielle du comité. Invitez plusde gens que nécessaire pour cette première réunion car certains abandon-neront le premier soir.

LES COMMANDITAIRESLorsque l’on recherche des comman-

ditaires, le but premier est de procéderde la même façon que pour la recherchedes invités. Recherchez des commandi-taires ayant de l’empathie pour la cause.Soyez clairs à propos de ce que l’onattend d’eux et sur les retombées

attendues pour eux, car leur premièrequestion sera « Combien ? » et « Quevais-je en retirer ? »

En approchant des fournisseurs pourcommanditer un événement, on doitprocéder avec tact et toujours se sou-venir d’avoir un budget couvrant lesfrais de main-d'œuvre et les menuesdépenses. Quoique les fournisseurssoient enclins à fournir gratuitement del’équipement et des marchandises enstock, ils peuvent s’attendre à toucherune certaine forme de rémunérationpour la main-d’œuvre, la location descamions de livraison, les fleurs et les ali-ments, selon le cas.

LE MARKETING ET LA VALORI-SATION DE L’ÉVÉNEMENT

Il n’est jamais trop tôt pour prévenirnotre public cible de l’événement. Plustôt l’annonce est faite, plus les genss’engageront tôt également. Tenirl’événement à date fixe annuellement,inscrire une mention « Réserver cettedate » dans toutes vos communications

et intégrer un slogan à tous les fichierssignature, voilà ce qui produira un mes-sage uniforme et récurrent dans la têtedes invités potentiels, sur leurBlackberry et sur leur iPhone. Il estétonnant de constater à quel point lesgens vont se rendre à votre événementde collecte de fonds, année après année,une fois que vous aurez réussi à les épater une première fois.

Jyl Ashton Cunningham, CMP est

designer et planificatrice d’événement profes-

sionnelle à Oakville en Ontario. On peut la

joindre par courriel à [email protected].

Bâtir de bonnes méthodes de travail

Recherchez des

commanditaires

ayant de l’empathie

pour la cause.


Du 2 au 4 décembre 2008European Incentive & BusinessTravel Meetings, EIBTM Exhibition,Fira Gran Via, Montjuic 2,Barcelone, Espagne. Contact :www.eibtm.com.

Du 5 au 8 décembre 2008Society of Incentive TravelExecutives, SITE ConférenceInternationale, Fairmont LeMontreux Palace, Montreux-Vevey,Suisse. Contact : ww.site-intl.org.

Du 8 au 11 décembre 2008International Luxury Travel Market2008, Palais de Festivals et desCongres, Cannes, France. Contact : www.iltm.net.

Le 15 décembre 2008Réception de Noël - MPI Montréal,Bar d’hiver (Vieux Port de Montréal)Montréal, Qué.Contact : www.mpimontreal.com

Le 17 décembre 2008CanSPEP, Toronto Holiday Event &Silent Auction, Delta Markham,Markham, Ont.Contact : www.cspep.ca.

Du 9 au 11 janvier 2009Association for ConventionOperations Management, Annual Conference, Westin NewOrleans, Nouveau-Orléans, La. Contact : www.acomonline.org

Du 11 au 14 janvier 2009Professional ConventionManagement Association, Annual Meeting, Ernest N.Memorial Convention Centre,Nouveau-Orléans, La. Contact : www.pcma.org

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Le 25 décembre – Noël

Le 26 décembre – Lendemain de Nöel

Le 1er janvier – Nouvel an

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Novembre 2008