Coordonner LéVéNementiel 13 Novembre 2008

odi.C tourisme 13/11/08

COORDONNER votre

événementiel touristique


Assurer la coordination pour la mise en œuvre de votre plan d’actions est une base de réussite dans l’organisation de

votre événement touristique


PLANIFIER LES ÉTAPES DE VOTRE PROJET

Dans l’organisation de votre événement touristique il est essentiel d’en décliner toutes les phases pour mieux les piloter.

Pour aider à cette réalisation le rétro-planning

est un outil adapté auquel il est utile d’associer une check-list permettant le contrôle

des actions définies


A titre d’exemple

Nous allons lister les étapes « quasi – communes » et essentielles

à toute organisation d’un événementiel( à J - 180)


Définition objectifs, public(s) ciblé(s)

J - 180

Choix date(s) et liste de(s) lieux, des thèmes et des artistes

Recherche aides, subventions

Budget prévisionnel

Recherche de bénévoles pour constitution d’équipes


Choix de la programmation

J - 90

Choix visuel de l’événement et composition charte graphique

Préparation documents (tracts, affiches) avec le visuel

Recherche de partenariats, de sponsors


Réunion et mise en place des pôles administratif, sécurité, communication

J - 60

Démarches (autorisation Mairie, Préfecture…)

Démarches sécurité (Pompiers, Gendarmerie, Croix Rouge…)

Recherche hébergements artistes…et demande devis nuitées + restauration

Évaluation besoins matériels + demande devis et demande de prêt


J - 45

Contact « point de vente » (billetterie)

Contact imprimerie (devis affiches, billets, tracts)

Constitution fichiers médias + plan de communication

Récupération logos partenaires + invitation (relations publiques)


Prévenir assurance + contrat ou avenant

J - 30

Envoi de communiqué de presse

Contrats (artistes, matériel…)

Réunion avec partenaires + pot

« bon à tirer » à l’imprimeur

Mise en place « point de vente » billets

Logistique artistes/intervenants


Premier collage et dépôt d’affiches

J - 20

Prévenir SACEM

Envoi invitations (financeurs…)

Préparation des badges (équipe, artistes, techniciens…)

Elaboration du questionnaire(outil de mesure)

Envoi de plan d’accès (itinéraire) + fiche infos (hôtel, horaires) artistes/interv


Actions médiatiques :(jeu concours avec radio pour faire gagner des places)

J - 20Envoi du dossier de presse

Comptage billetterie avec « points de vente »


1er Tractage et contrôle affichage

J - 10

Point avec l’équipe de base + bénévoles et planning répartition des tâches

Vérification réceptions dossier presse

Calendrier interview

2e Comptage avec « points de vente »


Second tractage et vérification affichage

J - 5Vérification venue presse/médias- nouvel article + passage radio

Récupération dons pour lots (commerçants)


Briefing de l’équipeCoordination équipes

J - 1

Contrôle des tâches du rétro planning

Reconnaissance du parcours

Mise en place de la signalisation

Récupération barrières sécurité

Récupération arrêtés municipaux

Livraison, vérification matériel


Rapide briefing équipes

Jour J

Accueil artistes, techniciens, sécurité….

Installation matériel, vigilance des accès secondaires, issues de secours

Installation barrières de sécurité

Mise en place des Arrêtés (fermeture de rues)

Vérification du stationnement extérieur

Préparation caisses pour diverses ventes


Mise en place « point de vente » billets

Jour J

Accueil presse

Accueil public

Placement public (option)


LE JOUR J

Il est important de procéder à la répartition des tâches.

Pour en faciliter la réalisation :

la méthode du QQCOQP


Cette méthode QQCOQP

est tout simplement un éventail de questions à se poser pour établir

un véritable échange et éviter les oublis, les erreurs…


Quelques questions de l’éventail

QUI : est concerné par le sujet ? QUOI : quelle est l’idée principale ? COMMENT : dans quelles circonstances ? OỦ : cela se passe t il ? QUAND : cela se produit il ? POURQUOI : pour quelles raisons ?

Etat des lieux (salle, terrain…)Vérification matériel et restitution

Dépouillement et analyse des enquêtes

Planifier une réunion et pot de remerciements pour les partenaires et les bénévoles

Récupération des articles de presse

Débriefing avec l’équipe, bilan de l’opération (points forts/faibles)

Envoyer bordereau Sacem

et l’après


Lors du bilan de votre événementiel

Il est important


il est important de conserver la trace de votre événement touristique

il est donc utile de constituer un recueil de coupures de presse, référencées (nom du journaliste) et datées

Cela permet de mesurer, à court terme• les diverses retombées Et à moyen terme• d’apprécier l’efficacité de telle ou telle action, • de confirmer ou de changer sa politique globale

de communication.

D’analyser les retombées presse


De définir des outils de mesure Évaluer

– fréquentation, profil, satisfaction…• Public,

– satisfaction, retombées économiques,• Acteurs locaux

– …. Se poser la question : « que m’importe t-il de

connaître ?»


Quelques exemples : Quel type de public ?

– origine géographique, âge, catégorie socio-professionnelle…

Quel est l’animation/activité préférée ?– animation de rue, expo…

Quel hébergement choisi ?– hôtel, gîte, famille…


LES ENQUÊTES

Un outil de mesureefficace


Garder toujours à l’esprit l’(les) objectif (s) mais également le dépouillement :

– les questions permettront-elles d’obtenir des données exploitables ?


La connaissance des retombées

apporteront :– Une donnée qualitative (ton des critiques de

presse, satisfaction public…)– Une donnée quantitative (fréquentation à

l’événementiel et aux diverses activités…)– Une donnée économique (vente de prestations

directement liées à l’événementiel ou associée aux acteurs locaux…)


Par la prise en compte des différents indicateurs liés aux– Médias,– Publics,– Acteurs locaux,– Partenaires– … dépendra en majeure partie,

la pérennisation de votre événement touristique.


MERCI DE VOTRE ATTENTION

Chantal Couralet

[email protected] 06 33 96 72 42

mailto:[email protected]



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