Communiquer :

odi C tourisme

07 octobre 2010

Sur l’événementiel

IDENTIFIER LES MOYENS

LA COMMUNICATION SUR VOTRE ÉVÉNEMENT

odi C tourisme

07 octobre 2010

etRÉALISER DES ACTIONS

Elaboration

odi C tourisme

07 octobre 2010

d'une sratégie

de communication

est essentielle

pour assurer une information optimum

auprès des publics potentiels.

La stratégie de communication

odi C tourisme

07 octobre 2010

auprès des publics potentiels.

Les 3 étapes principales comprennent :

Les objectifs de communication

Ils se définissent à trois niveaux : objectifs de promotion « se faire connaître »

(information et notoriété) ;

odi C tourisme

07 octobre 2010

(information et notoriété) ;

objectifs affectifs « se faire aimer » (image ; personnalité forte et attractive) ;

objectifs de comportement « faire agir » (inciter à se déplacer ; déclencher des contacts)

Les cibles de communication

Hiérarchiser et définir des cibles permettent de s'adresser aux personnes que l'on souhaite sensibiliser à la programmation de la manifestation.

odi C tourisme

07 octobre 2010

Cibler son public, c’est avec le même œil, déterminer les médias qui le touchent particulièrement.

Si vous vous adressez à un public « amateurs de théâtre », il ne vous servira à rien d’avoir un article dans un magazine de moto

La cible principale peut concerner :

• La presse,

• les élus,

odi C tourisme

07 octobre 2010

• les élus,

• les professionnels

• les habitants de la commune,

• ….

Le positionnement

Il s'agit de définir le plus précisément possible les spécificités de l’événement à

odi C tourisme

07 octobre 2010

possible les spécificités de l’événement à partir desquelles se construira l'image de l'évènement

Création d’une identité visuelle

Il convient de préciser le message que l'on souhaite mettre en avant par rapport au public, le ton du message

informatif,

odi C tourisme

07 octobre 2010

informatif, basé sur l'émotion, humoristique,

ainsi que les contraintescharte graphique à respecter

Á noter

créer le visuel

et réfléchir à l'harmonisation des couleurs,

odi C tourisme

07 octobre 2010

et réfléchir à l'harmonisation des couleurs,

de l'image et du texte

pour composer la charte graphique

jouent un rôle important dans la stratégie de communication

La stratégie des moyens

Repérer Les grands médias : La presse écrite, la radio, la télévision, internet

Répondre à deux questions pour réaliser sa

odi C tourisme

07 octobre 2010

Répondre à deux questions pour réaliser sa stratégie de moyens :

Quels sont les moyens les plus pertinents pour atteindre les objectifs fixés ?

Comment puis-je toucher le public ?

Médias locaux et régionaux

Il est primordial d'entretenir de bonnes relations, régulières avec eux

et de se constituer un fichier

odi C tourisme

07 octobre 2010

Les médias et les supports seront choisis suivant leur qualité informative, leur audience, le public visé les tarifs (en ce qui concerne l'achat d'espace)

Il est important de :

prévenir les médias à temps (en tenant compte de

leurs délais de "bouclage") de la date et du contenu des manifestations que l'on organise

odi C tourisme

07 octobre 2010

des manifestations que l'on organise

leur proposer une campagne d'information en plusieurs étapes : sensibilisation, présentation, interview, compte-rendu.

Et répondre à ces questions :

A quels médias l'adresser ? : A QUI ?

Combien de temps avant l'événement ? : QUAND ?

odi C tourisme

07 octobre 2010

Combien de temps avant l'événement ? : QUAND ?

Sous quelle forme l'envoyer ? : COMMENT ?

Quel coût ? : COMBIEN ?

La presse écrite

odi C tourisme

07 octobre 2010

envoi d’articles de journaux et magazines

Au rédacteur en chef et aux journalistes en charge de la rubrique culturelle et de l'agenda

A qui ?

Quand ?

odi C tourisme

07 octobre 2010

En tenant compte de la périodicité et de la date/heure de bouclage du média

prendre contact par téléphone avec les rédactions pour connaître ces délais et amorcer un dialogue de manière à valoriser le spectacle.

Quand ?

Comment ?

Par courrier ou e-mail

les relations de la presse écrite

odi C tourisme

07 octobre 2010

les relations de la presse écrite

sont à privilégier :

elles permettent d'obtenir des rédactionnels gratuits et apportent à votre manifestation

un gage de sérieux

La Radio

odi C tourisme

07 octobre 2010

La Radio

A qui ?

Il est conseillé de sélectionner selon la zone de diffusion du spectacle/événement et du public visé, les radios susceptibles de toucher les

odi C tourisme

07 octobre 2010

visé, les radios susceptibles de toucher les spectateurs potentiels.

S'adresser directement au rédacteur en chef, au journaliste en charge de la rubrique "culture" ou à l'animateur de l'émission visée.

Quand ?

2 à 3 semaines avant le spectacle.

Comment ?

odi C tourisme

07 octobre 2010

Par courrier, fax ou e-mail.

Comment ?

Via la radio, il est possible

de réaliser une opération de communication très valorisante en touchant efficacement les personnes habitant dans la zone des représentations ;

odi C tourisme

07 octobre 2010

habitant dans la zone des représentations ;

d’être annoncé dans les agendas culturels des manifestations de la région ;

de répondre à une interview...

La Télévision

odi C tourisme

07 octobre 2010

(y compris locale)

A qui ?

aux télévisions susceptibles de toucher les spectateurs potentiels selon la zone de diffusion du spectacle/événement et du public visé

Quand ?

odi C tourisme

07 octobre 2010

Quand ?2 à 3 semaines avant l'événement.

Comment ?Par courrier, fax ou e-mail.

Les supports sur

odi C tourisme

07 octobre 2010

Les supports sur Internet

Internet est devenu en quelques années l’espace privilégié pour promouvoir ses événements.

odi C tourisme

07 octobre 2010

promouvoir ses événements.

Mais il n’est pas toujours facile de toucher son public malgré la multitude de services

existants…

Voici quelques conseils

odi C tourisme

07 octobre 2010

Voici quelques conseils

pour y parvenir...

Vendre ses billets en ligne

Pour les organisateurs professionnels (possession

de la licence) si l’événement est payant, il est vivement conseillé d'utiliser les services de billetterie en ligne qui sont rentrés dans les

odi C tourisme

07 octobre 2010

billetterie en ligne qui sont rentrés dans les habitudes des utilisateurs.

Ils peuvent représenter la première source de clientèle. La plupart de ces services disposent d'un agenda interne.

http://www.gallipolis-diffusion.com

Vendre ses billets en ligne

Exemple :

http://www.digitick.com

odi C tourisme

07 octobre 2010

http://www.digitick.com

est le n 1 français du e-ticket.

Il s’agit d’un moyen simple et très efficace pour promouvoir ses événements sur internet !La plupart des inscriptions sont gratuites.Leur avantage est de soumettre soi-même les informations via des formulaires.

S’inscrire sur les agendas

odi C tourisme

07 octobre 2010

informations via des formulaires. La validation est quasiment assurée. ex:http://leguidedesfestivals.com/index.php?page=festivals-inscrire-form-standart(rubrique « services » « inscrire un festival »)

http://www.gallipolis-diffusion.com

Les forums de discussion sur le Web peuvent être efficaces pour promouvoir ses événements.

Ex : http://www.annuairedeforums.com

Échanger sur des forums de discussion

odi C tourisme

07 octobre 2010

Ex : http://www.annuairedeforums.comhttp://www.forumactif.com/fr/creer-un-forum/Choisir sa thématique,Choisir un nom pour identifier son Forum

http://www.gallipolis-diffusion.com

Si vous avez une vidéo pour présenter votre événement, il existe des sites sur lesquels vous pouvez la diffuser. Les plus connus sont

http://www.youtube.com et http://www.dailymotion.com

Partager les vidéos sur les plates formes dédiées

odi C tourisme

07 octobre 2010

Pour savoir comment mettre une vidéo sur ces sites :

http://www.mygraal-innovation.com

rubrique « aide » « poster une vidéo(format PDF)

Sur Dailymotion, il est possible de soumettre votre vidéo aux groupes auxquels vous appartenez.

http://www.gallipolis-diffusion.com

Il existe des réseaux sociaux thématiques tels que

http://mymondomix.com (Evénement culturel),

http://www.Fest21.com (Cinéma),

Élargir sa communauté sur les réseaux sociaux

odi C tourisme

07 octobre 2010

Dans les généralistes, les incontournables sont Facebook, (sur votre page « événement », vous pouvez inviter vos amis, ajouter des images, des liens et des vidéos pour égayer l’ensemble) Twitter et Myspace.

Un blog sera également utile pour fédérer une communauté et la fidéliser.

http://www.gallipolis-diffusion.com

L’email est le moyen de communication le plus ancien sur le Web. En moyenne, 20% des e-mails sont ouverts et 5% mènent à une visite. Evitez d’envoyer vos emails le samedi, le meilleur taux de

Faire connaître ses événements par e-mail

odi C tourisme

07 octobre 2010

Evitez d’envoyer vos emails le samedi, le meilleur taux de clic semble être le vendredi et le dimanche. (source :journal du net)

L’avantage de l’e-mail est qu’on peut toucher rapidement un très grand nombre de personnes plus ou moins ciblées, son défaut est son faible taux de retour et son caractère intrusif.

http://www.gallipolis-diffusion.com

Utilisation

odi C tourisme

07 octobre 2010

des différents supports

de communication

Les documents

dédiés à la presse, doivent être agréables et attirer l’attention

graphisme soigné

odi C tourisme

07 octobre 2010

et

texte percutant

ont autant d’effets sur les professionnels que sur le public

Le communiqué de presse

Répond au « QQCOQP »

odi C tourisme

07 octobre 2010

il doit permettre au journaliste de : se faire rapidement une idée du contenu et de l'intérêt de la manifestation,

rebondir sur l’information brute et vous contacter pour avoir plus de renseignements

Quelles informations y faire figurer ?

les informations pratiques : Quoi : nom de l’événement,Qui : identité organisateurComment : ex : aides

odi C tourisme

07 octobre 2010

Comment : ex : aidesOù : lieu, Quand : date/horairePourquoi : objectif (s)les coordonnées d'une personne "contact".

LOGO OU VISUEL DE LA STRUCTURE

COMMUNIQUE DE PRESSE(date de rédaction)

TITRE4 ou 5 lignes donnent l’essentiel du message : elles

odi C tourisme

07 octobre 2010

4 ou 5 lignes donnent l’essentiel du message : elles répondent aux QQCOQ 10 lignes maximum développent ensuite les idées complémentaires. (P)

Contact presse ( nom, téléphone, adresse, mail).

Quelques conseils pour la forme :

format A4 texte de présentation court un communiqué de presse est en recto. Le journaliste, par habitude, n’ira pas lire au verso ;

odi C tourisme

07 octobre 2010

journaliste, par habitude, n’ira pas lire au verso ;pas de papiers de couleurs vives, utiliser papier à « en-tête » ou papier blanc simple ;utiliser du papier de 90/100 grammes :

Ils ont l’avantage de moins se froisser et le document garde une bonne tenue

A qui l'envoyer ?

à tout les médias généralistes ou spécialisés de la région

De préférence « nominativement » ;

odi C tourisme

07 octobre 2010

De préférence « nominativement » ;

L'information peut également être insérée dans les bulletins municipaux ou associatifs.

Quand l'envoyer ?

La date est fonction du sujet et du délai de bouclage Si votre communiqué annonce l’arrivée d’un dossier de presse, l’envoi se fait, en général 1 mois avant votre événement.

odi C tourisme

07 octobre 2010

événement.Dans ce cas le communiqué est l’émissaire du dossier de presse.

Il peut être suivi d’un coup de fil pour "s’assurer de la bonne réception". Si le premier communiqué ne donne rien, n’hésitez pas à relancer.

Le dossier de presse

est le document de référence de votre communication

c’est un outil de travail pour le journaliste qui va utiliser ce document pour annoncer l'événement, voire réaliser un article ou un reportage

odi C tourisme

07 octobre 2010

voire réaliser un article ou un reportage Le principe de conception est le même que pour un communiqué :

présentation simple mais rigoureuse

En général, un dossier de presse se rédige en 2 parties

Quelles informations y faire figurer ?

1ere partie : la présentationCouverture : titre, dates de l’évènement, nom du document « dossier de presse » (possibilité de reprendre le visuel générique de l’évènement : affiche, logo…)

odi C tourisme

07 octobre 2010

1ere page : historique de la structure ;

2e page : note claire et précise d’intention de l’initiateur du projet : l’évènement doit être appréhendé dans sa particularité, son intérêt, sa philosophie.

3e page : les objectifs (passés) et futurs ;

2e partie : le développement ;

programme détaillé de l’événement ;biographies des artistes ;prix des places, n s de renseignements, de réservations,

odi C tourisme

07 octobre 2010

prix des places, n s de renseignements, de réservations, moyens d’accès (si besoin) ;articles de presse (dans le cas d’événement(s) passé(s))• faciliter la lecture en soulignant les passages

importants ; mentionner le nom du média, la date de parution et le nom du journaliste

remerciements aux partenaires ;fiche contact

Quelques conseils pour la forme :

Format A4 Présentation simple uniquement en recto. Faire des paragraphes ; privilégier les phrases courtes :

sujet, verbe, complément, qui ne développent qu’une idée

odi C tourisme

07 octobre 2010

sujet, verbe, complément, qui ne développent qu’une idée par phrase ;

Utiliser les espaces, (une pleine page de texte ne donne pas envie d’être lue) ;

Relire à deux en restant attentifs aux dates, n s de téléphone, orthographe des nomsRelier le document

A qui l'envoyer ?

Aux destinataires du communiqué de presse

odi C tourisme

07 octobre 2010

Entre 15 et 20 jours avant l’événement

Quand l'envoyer ?

Les affiches

Il faut définir la quantité et les formats d’affiche en fonction des endroits que vous ciblez et de votre budget.

Faire une évaluation du coût de chaque moyen de communication employé.

odi C tourisme

07 octobre 2010

communication employé. Ce coût doit être justifié par des éléments tels que : le format, le coût unitaire, le nombre de parutions, coût de fabrication.

Il existe plusieurs formats d'affiches :30 x 40 cm, 40 x 60 cm, 60 x 80 cm, 80 x 120 cm 4 x 3 m

Où les déposer ?

Les différents points d'appui possibles sont essentiellement :

chez les commerçants, qui acceptent en général le format maximum 40 x 60

odi C tourisme

07 octobre 2010

format maximum 40 x 60

l'affichage routier libre, qui permet l'emploi du format 80 x 120

l'affichage sur colonnes " Morris " en zone urbaine pour format 80 x 120

l'affichage sur les panneaux municipaux

Quelques conseils

l'affichage dans la commune doit se limiter aux espaces aménagés sinon votre Association peut être condamnée pour affichage sauvage et devoir

odi C tourisme

07 octobre 2010

être condamnée pour affichage sauvage et devoir indemniser la commune du coût des travaux de remise en état des lieux dégradés,

votre Association peut également louer des espaces publicitaires à des sociétés privées.

l'affichage doit être en place

Quand poser ?

odi C tourisme

07 octobre 2010

au moins quinze jours

avant votre événement.

Les dépliants et les flyers

Lisibles et détaillés, dépliants et flyers sont le support de base de tous les envois postauxIls peuvent être également

odi C tourisme

07 octobre 2010

Ils peuvent être également distribués de la main à la main, avec un échange personnalisé,

• à la sortie d'autres spectacles, • lors de foires ou de marchés.

mis en dépôt chez les commerçants, dans les Mairies, les banques, la Poste, les bibliothèques

D’autres moyens de communication

Les relations publiques courrier, téléphone, mailings

réception

odi C tourisme

07 octobre 2010

La conférence de pressec'est une rencontre programmée (en général 15

jours) avant l’événement, entre l'organisateur, les artistes impliqués dans la mesure du possible et des journalistes

Le budget

Il est essentiel de considérer dans votre plan de communication le montant alloué et de répartir le budget en fonction des coûts :

graphisme ;

odi C tourisme

07 octobre 2010

graphisme ;

impression affiches ; impressions flyers

encarts publicitaires ;

invitations presse (petit déjeuner, déjeuner, conférence…)

…

Conclusion

Avant d’entreprendre vos actions de communication il est important de bien étudier et de définir à la fois

ce que vous voulez faire connaître,

odi C tourisme

07 octobre 2010

ce que vous voulez faire connaître,

les publics ciblés,

le ou les supports choisis.

l’évaluation des coûts ;

mais aussi les résultats que vous escomptez et le mode d’évaluation des retombées,

Ainsi que mettre en place

un rétro planning « communication »

odi C tourisme

07 octobre 2010

ce planning est étroitement lié à l’organisation puisqu’il définit les actions à mener et leurs délais.

MERCI DE VOTRE

ATTENTION

odi C tourisme

07 octobre 2010

ATTENTION

Chantal CouraletChantal CouraletChantal CouraletChantal Couralet

odi C tourisme

07 octobre 2010