OpenTouch Conversation pour PC · 2.27.10 « Support » 38 2.27.11 « À propos » 38 2.28 Gestion des messages d'accueil 39 3 Partage de contenu 41 3.1 Partage de documents pendant

OpenTouch® Conversation pour PC OpenTouch® Conversation pour PC One Utilisateur Conversation Utilisateur Connection

Manuel de l'utilisateur R2.5

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OpenTouch® Conversation pour PC

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1 Introduction 5 1.1 OpenTouch Conversation pour PC 5 1.2 Faites évoluer votre application 6 1.3 Remarque au sujet de l'installation Windows d'OpenTouch Conversation pour PC 6 1.4 Remarque concernant Mac OS X 7 1.5 Restrictions Mac OS X 7 1.6 Profil d'utilisateur 7 2 OpenTouch Conversation pour PC 8 2.1 Démarrage de l'application OpenTouch Conversation 8 2.2 Pour quitter l'application 8 2.3 Modification du thème (habillage) 8 2.4 Page d'accueil 9 2.5 Changement de votre photo/avatar 11 2.6 Mur des conversations (historique) 11 2.7 Touches de fonction programmables 13 2.7.1 Créer une touche de fonction programmable 13 2.7.2 Modifier ou supprimer une touche de fonction programmable 13 2.8 Favoris 14 2.8.1 Favoris sans l'option « Confidentialité » 14 2.8.2 Favoris avec l'option « Confidentialité » 15 2.9 Acheminement d’appel pour utilisateur Conversation 16 2.10 Routage d'appels pour Connection User 17 2.10.1 Sélectionner un routage d'appels 17 2.10.2 Définir et enregistrer les profils de routage 18 2.11 Présence 19 2.12 Fiche contact 19 2.13 Fiche de réunion (option de conférences) 21 2.14 Ajouter/supprimer/modifier un contact à/de la liste de vos favoris 22 2.15 Créer un contact dans votre liste de favoris 22 2.16 Manager/Assistant (en option) 22 2.17 Supervision de groupe (en option) 23 2.18 Groupements de postes (en option) 24 2.19 Messagerie vocale visuelle (OpenTouch Conversation pour PC) 24 2.20 Messagerie (OpenTouch Conversation pour PC One) 25 2.21 Démarrage d'une conversation 25 2.21.1 Activer/désactiver le secret d'identité (CLIR) (utilisateur conversation uniquement) 26 2.21.2 Callback request (Demande de rappel) 26 2.22 Rechercher un contact 27 2.23 Répondre à une conversation 28 2.23.1 Appel audio ou vidéo 28 2.23.2 Répondre à un appel entrant sur un poste de bureau 28 2.23.3 Réponse à un message instantané 29 2.24 Pendant une conversation (OpenTouch Conversation pour PC) 30 2.24.1 Description de l'écran 30 2.24.2 Démarrer une autre conversation, conférence à 3 32 2.24.3 Ajouter des participants à une conversation - Conférence multiparticipants 32 2.25 Partage de contenu (option de conférences) 33 2.26 Rejoindre une réunion 33 2.27 Paramètres 34 2.27.1 Démarrer les paramètres de comportement : « Démarrage » 34 2.27.2 L'affichage d'écran (langue, thème, …) : « Général » 34 2.27.3 Numéros de téléphone professionnels et personnels : « Numéro de téléphones » 35 2.27.4 Importer une liste de contacts personnels dans vos favoris : « Numéro de téléphones » 35 2.27.5 Gérer les profils de routage : « Profils de routage » (Conversation User uniquement) 35 2.27.6 Gérer les débordements : « Débordement d’appel » (OpenTouch Conversation pour PC) 36 2.27.7 Gérer vos messages d'accueil : « Messages d’accueil » (OpenTouch Conversation pour PC) 36


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2.27.8 Gérer les sonneries 36 2.27.9 Gérer l'appareil audio et vidéo : « Périphérique audio », « Périphérique vidéo » (OpenTouch Conversation pour PC) 37 2.27.10 « Support » 38 2.27.11 « À propos » 38 2.28 Gestion des messages d'accueil 39 3 Partage de contenu 41 3.1 Partage de documents pendant une conversation 41 3.2 Partage de votre bureau pendant une conversation 42 4 Réunion 43 4.1 Créer une réunion 43 4.2 Options 44 4.3 Sécuriser l'accès à la réunion 44 4.4 Ajouter ou supprimer un participant dans une réunion à venir et définir les animateurs 45 4.5 Charger un document pour une réunion 46 4.6 Consulter la liste des réunions 46 4.7 Modifier une réunion à venir 47 4.8 Rejoindre une réunion 48 5 ACD : Poste d'agent 49 5.1 Ouvrir ou fermer une session ACD (se connecter ou se déconnecter en tant qu'agent) 49 5.2 Historique 50 5.3 État de l'agent 50 5.4 Recevoir un appel lors d'une session ACD 50 6 OpenTouch Conversation pour Microsoft© Outlook™ 51 6.1 Versions prises en charge 51 6.2 Services OpenTouch Conversation 51 6.2.1 Démarrer l'intégration de l'application OpenTouch Conversation 51 6.2.2 Services de communication OpenTouch 51 6.2.3 Démarrer une conversation 52 6.2.4 Écouter un message vocal 53 6.2.5 Enregistrer un message 53 6.2.6 Informations sur la présence 53 6.2.7 Définir les options utilisateur 54 6.3 Service de conférence OpenTouch 54 6.3.1 Créer une réunion 55 6.3.2 Annuler la réunion 55 6.3.3 Consulter les détails de la réunion et configurer la réunion 55 6.3.4 Rejoindre une réunion 55 6.3.5 Paramètres 56 7 Microsoft Office 365 56 8 Module d'extension plugin Clic to Call (appel d'un simple clic) d'Alcatel-Lucent 57 8.1 Installation 57 8.2 Passer un appel à partir d’un contact Gmail ou Google ou d'une page Web 57 9 OpenTouch Conversation pour Skype for Business 58 9.1 Intégration OpenTouch Conversation 58 9.2 Informations sur la présence 59 9.3 Profil de routage 59 9.4 Démarrer une conversation 59 9.5 Rechercher un contact 60 9.6 Réception d'un appel entrant 60 9.7 Partager un document 60 10 OpenTouch Conversation pour IBM Sametime 61 10.1 Module additionnel Sametime 61 10.2 Intégration OpenTouch Conversation 61 10.3 Profil de routage 62 10.4 Services de communication OpenTouch dans Sametime 63 10.5 Démarrer une conversation 63 10.6 Numérotation 63 10.7 Rechercher un contact 64


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10.8 Réception d'un appel entrant 64 10.9 Écouter un message vocal 64 10.10 Informations sur la présence 64 10.11 Partager un document 64 10.12 Paramètres 65 11 OpenTouch Conversation pour IBM Notes 65 11.1 Module additionnel Notes 65 11.2 Intégration OpenTouch Conversation 66 11.3 Profil de routage 67 11.4 Services de communication OpenTouch dans Notes 67 11.5 Démarrer une conversation 67 11.6 Numérotation 68 11.7 Rechercher un contact 68 11.8 Réception d'un appel entrant 68 11.9 Écouter un message vocal 68 11.10 Enregistrer un message 69 11.11 Informations sur la présence 69 11.12 Paramètres 69 12 Communiquer avec les organisations qui utilisent Microsoft© Lync™ 70 12.1 Versions prises en charge 70 12.2 Fonctions disponibles avec un contact Lync 70


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1 Introduction

1.1 OpenTouch Conversation pour PC

OpenTouch Conversation pour PC (OTC PC) améliore la collaboration et la communication au sein de l'entreprise. Les utilisateurs Connection et Conversation bénéficient de conversations multimédias avec voix et vidéo de haute qualité, de la messagerie instantanée, de la gestion de présence, du passage transparent d'une session à l'autre, et de sessions collaboratives intégrées. OpenTouch Conversation pour PC permet aux salariés de trouver les bons interlocuteurs, de vérifier s'ils sont disponibles et sur quel terminal, et de collaborer en utilisant leurs méthodes préférées, telles que le partage de document, d'application ou de bureau. OpenTouch Conversation pour PC One (OTC PC One) est un client libre (licence utilisateur) basé sir OpenTouch Conversation pour PC (OTC PC) avec un niveau de service réduit, qui permet aux utilisateurs Connection d'appeler et de collaborer : appel audio, fonction « cliquer pour appeler », messagerie instantanée, recherche dans les annuaires, gestion de présence et liste de favoris. Les fonctionnalités, composants ou intégrations dépendent de la licence OpenTouch Conversation pour PC :

OTC PC One OTC PC (fonctionnalités complètes)

Licence

utilisateur

(gratuite)

Licence

utilisateur

+ Conférences

Licence utilisateur

+ Licence

universelle

Licence utilisateur

+ Licence

universelle

+ Conférences

Historique des conversations,

recherche, contacts, favoris,

présence, routage des appels

Conversation audio Conversation vidéo Messagerie vocale visuelle Boîte vocale Gestion des conversations en

cours (commandes

audio/vidéo, contrôles des

supports, participants,

fonctions de conversation)

Conférence à N Gestion de réunions Partage de contenu Supervision Manager/Assistant Module additionnel de

conférence pour Outlook

Intégration avec Office

(IM & Présence & C2C)

OTC pour Microsoft Outlook

(modules additionnels de

téléphonie, messagerie vocale

et synchronisation des

contacts pour Outlook)

OTC pour Skype for Business OTC pour IBM Notes


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OTC pour IBM Sametime Extension Click2Call pour

Gmail et Google Contacts Le module additionnel de conférence pour Outlook peut être installé comme un module autonome avec la licence conférence. En fonction de vos besoins, tirez profit des meilleures fonctionnalités en modifiant votre licence. OpenTouch Conversation est disponible sur les plates-formes Microsoft Windows et Apple Mac OS X. Le présent document décrit toutes les fonctionnalités d’OpenTouch Conversation pour PC sur les plates-formes Windows et Mac OS X ainsi que ses modules additionnels destinés aux applications Microsoft et IBM sur Windows. Les étiquettes et les icônes présentées dans le présent document n'ont pas de caractère contractuel et peuvent être modifiés sans préavis. Les photos ne sont pas contractuelles et ne sont pas localisées. Les photos dépendent du thème sélectionné (habillage).

1.2 Faites évoluer votre application

Afin de profiter de fonctionnalités auxquelles votre licence actuelle ne vous permet pas d'accéder, il suffit de modifier votre licence. Si une intégration disponible n'a pas été installée lors de la dernière installation, exécutez la configuration OpenTouch Conversation pour PC pour ajouter de nouvelles fonctionnalités. Pour plus de détails, contactez votre administrateur ou votre fournisseur.

1.3 Remarque au sujet de l'installation Windows d'OpenTouch Conversation pour PC

Pendant l'installation, vous pouvez sélectionner un mode d'installation :

• « Standard installation » : les packages d'intégration OpenTouch Conversation et Microsoft Office seront installés.

• « Advanced installation » : seules les applications sélectionnés seront installées.

Utilisez le mode d'installation avancé pour contrôler de manière précise ce que vous souhaitez installer :

• « As a standalone application » : toutes les fonctionnalités (conversations, messages instantanés, contacts, réunions, présence, si installées) sont gérées par OpenTouch Conversation. Pendant l'installation, sélectionnez les composants OpenTouch que vous souhaitez installer. Cette installation intègre les modules additionnels pour Microsoft Outlook, Microsoft Office 365, IBM Notes.

• « Integrated with Microsoft Lync/Skype for business » : si vous souhaitez utiliser Microsoft Lync ou Skype for Business avec les fonctions OpenTouch Conversation.

• « Integrated with IBM Sametime » : si vous souhaitez utiliser IBM Sametime avec les fonctions OpenTouch Conversation


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1.4 Remarque concernant Mac OS X

Sur Mac OS X, toutes les fonctionnalités (conversations, messages instantanés, contacts, réunions, présence) sont gérées par OpenTouch Conversation.

Vous pouvez accéder à certaines fonctionnalités à partir du menu Mac standard : terminez la conversation audio active, sélectionnez un profil d'acheminement prédéfini, affichez la version de l’application et les informations de copyright (À propos), quittez l’application.

La barre de menu affiche également votre statut de présence. Vous pouvez consulter ou modifier votre statut même si votre application n’est pas l’application en avant-plan.

1.5 Restrictions Mac OS X

OpenTouch Conversation n’est disponible qu’en tant qu’application autonome. Les intégrations Microsoft, IBM et Google ne sont pas disponibles. Le partage de bureau n’est pas pris en charge sur Mac OS X.

1.6 Profil d'utilisateur

Les fonctions dépendent du système, du profil utilisateur et de la licence : utilisateur Conversation, utilisateur Connection ou Connection/OTC PC One. Une fonction indisponible apparaît en grisé ou n’apparaît pas du tout. Dans le manuel, le profil utilisateur est indiqué pour une fonctionnalité spécifique. Si vous avez besoin de vérifier quel profil utilisateur est connecté, veuillez ouvrir la section « À propos » dans l'application (voir TOCPC_About) :

OTC pour PC One, utilisateur Connection

OTC pour PC, utilisateur Conversation

OTC pour PC, utilisateur Connection

Pour plus de détails, contactez votre administrateur.


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2 OpenTouch Conversation pour PC

Cette section détaille toutes les fonctionnalités d’OpenTouch Conversation pour PC et OpenTouch Conversation pour PC One, installés en tant qu’application autonome. Toutes les photos proviennent d’OpenTouch Conversation fonctionnant sur Windows. Toutes les fonctionnalités sont disponibles sur les plates-formes Windows et Mac OS X, à l’exception du partage de bureau, qui n'est pas pris en charge sur Mac OS X. Certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles sur OpenTouch Conversation pour PC One et apparaissent grisées ou ne sont pas affichées.

2.1 Démarrage de l'application OpenTouch Conversation

Vous pouvez vous connecter automatiquement lors du lancement d'une session Windows. L'application OpenTouch Conversation reste active pendant toute la durée d'une session Windows. Lancez OpenTouch Conversation depuis votre bureau ou depuis le menu des applications.

Saisissez l'adresse du serveur OpenTouch.

Saisissez votre nom d'utilisateur.

Saisissez votre mot de passe.

« Mémoriser le mot de passe »

Cochez la case pour enregistrer le mot de passe pour les prochaines connexions.

« Afficher l’accès à distance »

Si vous êtes en déplacement, saisissez les informations concernant l'accès à distance et l'adresse publique de votre système OpenTouch.

L'icône OpenTouch Conversation apparaît dans la zone de notification de Windows.

Vous pouvez vous connecter automatiquement chaque fois que vous démarrez l'application en sélectionnant cette option dans les paramètres de l'application.

2.2 Pour quitter l'application

Fermer la fenêtre principale ne permet plus de quitter l'application. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône OpenTouch Conversation dans la zone de notification de Windows ou cliquez sur le menu Mac OS X de l’application, puis quittez l'application en sélectionnant l'entrée de menu correspondante.

2.3 Modification du thème (habillage)

Personnalisez le téléphone en sélectionnant un thème (habillage). Sélectionnez le thème dans l'onglet « Général » des paramètres de l'application.

« Général »

« Thème » : sélectionner le thème.

Ouvrez l'aperçu du thème.

« OK »/« Appliquer»

Validez

Relancez l'application.


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2.4 Page d'accueil

Il est possible de désactiver certaines fonctions selon le contexte ou les options qui ne sont pas disponibles (p. ex. boîte vocale, conférences).

OpenTouch Conversation pour PC permet de choisir le type d'affichage en cliquant sur le bouton correspondant (à gauche en bas de la fenêtre). Seul l'affichage utilisant l'onglet verticalement est disponible sur OpenTouch Conversation pour PC One.

Afficher les contacts favoris et l'historique de la conversation verticalement.

Bandeau supérieur :

• Zone utilisateur

• Touches de fonction programmables, zone services

• Zone de recherche

• Onglets, zone services

Mur des conversations :

• Événements passés

• Conversation en cours

• Événements à venir

Contacts favoris

Afficher les informations verticalement à l'aide d'onglets.

Bandeau supérieur :

• Zone utilisateur

• Touches de fonction programmables, zone services

• Zone de recherche

• Onglets, zone services

• Ouvrir mes contacts ( )

Mur des conversations :

• Événements passés

• Conversation en cours

• Événements à venir

Bandeau supérieur

• Sélection du profil acheminement et des informations de présence. • Modification de la photo / l’avatar.

• Recherche de contacts .

• Création d’un contact . • Affichage du dispositif audio (micro, haut-parleurs) utilisé avec votre ordinateur.

Réduire/agrandir les échéances

Vous pouvez réduire ou agrandir les échéances des sections des événements passés et futurs dans le mur de conversation :

• Réduisez les échéances.

• Agrandissez les échéances.


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Onglets

Favoris : accès rapide à vos contacts préférés Selon la configuration système, vous pouvez gérer les personnes pouvant visualiser votre présence.

Mur des conversations : conversations passées, conversations actives et réunions à venir. Cliquez sur l'icône ou sur le bouton correspondant pour afficher uniquement les appels manqués ou toutes les conversations.

Messagerie vocale visuelle ou Messagerie vocale.

Réunions : gérez vos réunions (consultation, création, modification, partage de documents)

Clavier

Paramètres

Supervision (en option)

Touches de fonction programmables et services

Créez des touches de fonction programmables.

ACD (en option)


Groupements de postes (en option)

La zone des touches de fonction programmables peut être affichée ou masquée en cliquant sur la flèche correspondante :

Afficher la zone des touches de fonction programmables.

Masquer la zone des touches de fonction programmables.

Si les touches de fonction programmables dépassent la largeur de la fenêtre, vous pouvez faire défiler ces touches en cliquant longuement sur la zone des touches de fonction programmables et en les faisant glisser vers la gauche ou la droite.

Si l'espace est insuffisant pour afficher tous les services dans la zone de services, les icônes de services sont affichées avec les touches de fonction. Icônes d'état

Les microphones et les haut-parleurs de l'ordinateur sont utilisés pour les appels audio

Appel depuis votre téléphone de bureau

Le casque de l'ordinateur est utilisé pour les appels audio

Appel depuis votre téléphone mobile professionnel

Votre ordinateur personnel ne sonne pas lorsque vous recevez un appel entrant Appel depuis votre tablette

Les microphones et les haut-parleurs de deux dispositifs différents sont utilisés pour les appels audio.

La double sonnerie est active.

Les microphones ou les haut-parleurs ne peuvent pas être détectés.

Les appels sont transférés vers votre messagerie vocale.

Manager/Assistant activé (en option) Les appels sont transférés vers un numéro.


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2.5 Changement de votre photo/avatar

Cliquez sur votre photo/avatar.

Pour modifier votre photo ou avatar, sélectionnez une photo dans la liste (max. 16 photos) et appliquez.

Pour supprimer une photo de la liste, sélectionnez la photo et supprimez-là.

X Fermez la fenêtre lorsque vous avez terminé.

Pour ajouter une nouvelle photo/avatar à la liste :

Naviguez dans l'arborescence de votre ordinateur pour ajouter une nouvelle photo à la liste (max. 16 photos).

Utilisez la Webcam de votre ordinateur pour ajouter une nouvelle photo à la liste (max. 16 photos).

Prenez la photo avec la Webcam de votre ordinateur.

Redimensionnez la nouvelle photo (sélectionnée sur votre ordinateur ou prise avec la Webcam). La nouvelle photo est affichée derrière deux couches (une circulaire et une carrée), afin de visualiser la manière selon laquelle l'application affichera votre photo dans le bandeau supérieur, l'historique (cercle) ou une fiche contact (carré).

Supprimez la nouvelle photo.

Appliquez la nouvelle photo et ajoutez-la à la liste.

2.6 Mur des conversations (historique)

Le mur des conversations est plus qu'un historique de conversations : il affiche aussi vos conversations actives et vos réunions à venir. Toutes les conversations pour un contact donné sont regroupées dans une fiche unique. Une fiche s'affiche pour chaque conversation avec plusieurs participants (conversations ad-hoc ou programmées). Déplacez le mur vers la gauche/le haut pour afficher les conversations futures et vers la droite/le bas pour les conversations passées.


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Le mur s'organise en 3 parties :

• conversations et réunions passées,

• conversations et réunions en cours (en option),

• réunions à venir.

Le badge associé à une fiche fait référence au dernier média utilisé ou au dernier événement reçu (selon votre système, il peut s'agir d'un appel audio, d'un appel vidéo, d'un message instantané, d'une réunion ou d'un message vocal).

Badge rouge : événements manqués ou nouveaux événements.

Badge violet : conversation en cours (en option).

Badge gris : événement passé.

Badge noir : réunion future (selon votre système).

• Sélectionnez un élément depuis le mur pour ouvrir la fiche ou conversation correspondante.

• Démarrer directement un appel audio avec le contact.

• Ouvrir un menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un élément du mur de conversation. Le menu contextuel affiche toutes les actions disponibles avec la conversation ou la réunion sélectionnée.

Démarrer un appel audio avec le contact.

Démarrer un appel vidéo avec le contact (en option).

Démarrer une session de messagerie instantanée avec le contact.

Partager des documents, une fenêtre d’application ou le bureau avec le contact (en option).

Envoyer un courrier électronique au contact.

Créer ou modifier une réunion (en option).

Ajout/suppression d’un contact dans la liste de vos favoris.

Supprimer la conversation ou la réunion sélectionnée du mur de conversation.

Rejoindre la réunion (en option).

Rejoindre la réunion en audio avec un terminal différent de celui défini dans l'acheminement d'appel (en option).

• Revenir à la conversation la plus récente

• Acquitter tous les événements manqués.

• Supprimer l'historique des conversations

• Supprimer une demande de rappel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la fiche de demande de rappel (selon votre système) et en sélectionnant l’option supprimer.

Notez que si un nom de contact est modifié sur le côté système, ce changement apparaîtra sur OpenTouch Conversation pour PC après le redémarrage de l'application. Remarque au sujet d'OpenTouch Conversation pour PC One :

• L'appel vidéo est indisponible.

• La conversation et réunion en cours ne sont pas affichées sur le mur.

• L'option de conférences (licence) est requise pour la gestion des réunions et le partage de contenu.


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2.7 Touches de fonction programmables

OpenTouch Conversation pour PC permet de créer des touches de fonction programmables (jusqu'à 30) pour accéder rapidement aux services ou contacts préférés.

Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche de fonction programmable pour appeler le service ou le contact programmé.

Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé pendant que vous faites glisser vers la droite ou vers la gauche pour faire défiler les touches de fonction programmables si elles dépassent la largeur de la fenêtre.

Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé jusqu'à ce qu'il soit en surbrillance, puis, tout en maintenant le bouton enfoncé, faites glisser vers la droite ou vers la gauche pour le déplacer dans la zone.

Dans le cas de services programmés, tous les numéros demandés, comme les numéros de destination ou les mots de passe, doivent être composés à partir de votre téléphone fixe si l'appareil « dial from » est défini sur « Téléphone fixe » dans le routage d'appels.

2.7.1 Créer une touche de fonction programmable

Afficher la zone des touches de fonction programmables si elle est masquée.

Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur l'icône de création de touches de fonction programmables.

Créez la touche de fonction (seuls les chiffres, * et # sont des caractères acceptés) :

• Choisissez l'une des options suivantes : o Pour définir un service associé à la touche de fonction, entrez le nom

(12 caractères maximum) et le préfixe du service suivi de « # » et du numéro (préfixe#numéro). Si un service est défini sur une touche de fonction sans numéro (préfixe#), le numéro est demandé lorsque vous cliquez sur la touche de fonction.

o Pour définir un numéro associé à la touche de fonction, entrez le nom (12 caractères maximum) et le numéro de votre contact.

• Validez (AJOUTER).

2.7.2 Modifier ou supprimer une touche de fonction programmable

Afficher la zone des touches de fonction programmables si elle est masquée.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la touche de fonction programmable à modifier ou à supprimer. Le menu contextuel apparaît.

Modifiez la touche de fonction programmable.

Supprimez la touche de fonction programmable.


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2.8 Favoris

La visibilité de cette fonctionnalité dépend de la configuration système gérée par votre administrateur. L'onglet des contacts vous offre un accès plus rapide à vos contacts favoris (voir chapitre Ajouter/retirer un contact à/de votre liste des favoris). Un contact favori est par exemple un collègue de l'entreprise dont vous pouvez voir la présence en temps réel. Si l'option « Confidentialité » est activée sur votre système, vous pouvez gérer les contacts favoris qui peuvent voir votre présence et démarrer une session de collaboration avec un message instantané ou partager un document ou encore votre bureau.

2.8.1 Favoris sans l'option « Confidentialité »

Ferme ou ouvre la liste des favoris. Le statut de présence de votre contact est indiqué par l'image. Utilisez la liste alphabétique pour trouver rapidement votre contact préféré. ABC

Cliquez sur le contact que vous souhaitez joindre en ouvrant la fiche contact correspondante.

Démarrer directement un appel audio avec le contact.

Ouvrir un menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un élément du mur de conversation. Le menu contextuel affiche toutes les actions disponibles avec la conversation ou la réunion sélectionnée.




Partager des documents, une fenêtre d’application ou le bureau avec le contact (en option).

Envoyer un courrier électronique au contact (en option).

Créer ou modifier une réunion (en option).

Ajout/suppression d’un contact dans la liste de vos favoris.

Supprimer le contact.

Remarque au sujet d'OpenTouch Conversation pour PC One :

• L'appel vidéo est indisponible.

• L'option de conférences (licence) est requise pour la gestion des réunions et le partage de contenu.


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2.8.2 Favoris avec l'option « Confidentialité »

2.8.2.1 Mes contacts, abonnés ou contacts bloqués

Gérer vos contacts favoris.

• Tous les contacts favoris sont répertoriés dans l'onglet : « Mes contacts ». Si votre contact favori est un collègue de l'entreprise, vous pouvez visualiser sa présence en temps réel. Vous pouvez commencer une session de collaboration par un message instantané, partager un document ou votre bureau.

• Un abonné est un collègue de l'entreprise qui vous a ajouté en tant que favori et pouvant voir votre présence en temps réel. Ce dernier peut démarrer une session de collaboration par un message instantané, partager un document ou son bureau. Tous les abonnés sont répertoriés dans l'onglet : « Abonnés ». Vous pouvez supprimer un abonné à tout moment.

• Un contact bloqué est un collègue de l'entreprise qui vous a ajouté en tant que favori, mais qui ne peut pas voir votre présence en temps réel. Un contact bloqué voit votre présence sous le statut hors ligne et ne peut pas démarrer de session de collaboration avec vous. Un message instantané sera envoyé en tant que message hors ligne et le partage d'un document ou du bureau est désactivé, sauf si vous avez une conversation avec ce dernier ou si vous participez à la même réunion. Tous les contacts bloqués sont répertoriés dans l'onglet : « Contacts bloqués ».

Pour plus de détails, contactez votre administrateur.

2.8.2.2 Ajouter un contact aux favoris

Lorsque vous identifiez un contact comme favori (voir : Ajouter/retirer un contact à/de votre liste de favoris), une notification est envoyée au contact. Le contact est ajouté à la liste de vos favoris. Vous pouvez voir sa présence en temps réel, sauf si le contact décide de vous ajouter à sa liste de contacts bloqués.

2.8.2.3 Accepter ou refuser une nouvelle demande d'abonné

Sélectionnez l'onglet « Abonnés ». Un contact peut vous ajouter à sa liste de favoris. Vous recevez une notification de demande d'« abonné ». Chaque nouvelle demande d'« abonné » apparaît dans la partie supérieure de cet onglet.

Le nombre de demandes d'« abonnés » est indiqué (logo et onglet).

Ouvrir la fiche contact. Vous pouvez bloquer le contact de la fiche contact.

Bloquer le contact. Le contact est placé dans la liste des « Contacts bloqués », il voit votre présence sous le statut hors ligne et ne peut pas démarrer une session de collaboration avec vous.

« Block all » Tous les contacts dans l'attente d'une acceptation sont bloqués.

Accepter de nouveaux abonnés

Tous les nouveaux abonnés, dans la section « Nouveau_followers » sont acceptés lorsque vous quittez l'onglet « Abonnés ». Un avertissement apparaît avant acceptation. Les contacts sont ajoutés à votre liste d'abonnés.


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2.8.2.4 Débloquer un contact

Sélectionnez l'onglet « Contacts bloqués ». Tous les contacts bloqués sont répertoriés dans cet onglet.

Ouvrez la fiche du contact que vous souhaitez débloquer. Vous pouvez débloquer le contact de la fiche contact. Le contact est placé dans la liste « Abonnés ».

Le contact correspondant est débloqué. Le contact est placé dans la liste « Abonnés ».

2.9 Acheminement d’appel pour utilisateur Conversation

La fonction d'acheminement d'appel vous permet de choisir les terminaux qui sonnent lorsque vous recevez un appel et le terminal à utiliser pour passer des appels (terminaux prédéfinis ou autres numéros).

1. Cliquez sur votre profil d'acheminement d'appel actuel dans la zone utilisateur. 2. Sélectionnez un profil prédéfini, personnalisez un profil existant ou créez un nouveau profil 3. « Personnaliser le profil actif… »

Personnalisez votre profil actuel (un profil personnalisé temporaire est créé jusqu'à ce que vous sélectionniez un autre profil). a. « Appeler à partir de » : définir le terminal utilisé pour passer des appels. Sélectionner

le terminal actuel pour effectuer les appels sortants. b. « Routage des appels vers » : Sélectionnez les terminaux qui sonnent lorsque vous

recevez un appel. 4. « Créer_a_profile»

Créer un nouveau profil, modifier ou supprimer un profil existant.

Le profil d'acheminement sélectionné et les informations relatives à ce profil s'affichent dans la zone utilisateur :

Votre ordinateur personnel ne sonnera pas.


Votre téléphone de bureau est utilisé pour passer l'appel.


Votre ordinateur personnel est utilisé pour passer l'appel. Vos appels sont transférés vers un numéro.

Votre téléphone mobile est utilisé pour passer l'appel.

Vous pouvez aussi prédéfinir un profil en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône OpenTouch Conversation dans la zone de notification de Windows.


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2.10 Routage d'appels pour Connection User

La fonction d'acheminement d'appel vous permet de choisir les terminaux qui sonnent lorsque vous recevez un appel et le terminal à utiliser pour passer des appels (terminaux prédéfinis).

2.10.1 Sélectionner un routage d'appels

1. Cliquez sur votre profil d'acheminement d'appel actuel dans la zone utilisateur. Le profil de routage actuel est affiché.

2. Personnalisez le profil de routage actuel si nécessaire :

• “Appeler à partir de ” Cette section répertorie tous les appareils disponibles que vous pouvez utiliser pour effectuer un appel. La liste d'appareils dépend de la configuration du système. Si vous utilisez la fonctionnalité multi-terminaux, le terminal principal et tous les terminaux secondaires (jusqu'à 4 appareils) sont affichés. Sélectionner le terminal actuel pour effectuer les appels sortants.

• “Je reçois mes appels sur” Cette section vous permet de sélectionner quels terminaux peuvent être utilisés pour recevoir un appel rentrant (les terminaux qui sonneront lorsque vous recevez un appel rentrant). Selon l'appareil sélectionné dans la section « Appeler à partir de », vous pouvez choisir quels appareils associés peuvent recevoir un appel entrant et ceux qui ne le peuvent pas. Certains terminaux sont obligatoires et ne peuvent être désélectionnés.

Vous pouvez activer le son ( ) ou désactiver le son ( ) de la sonnerie de votre téléphone fixe en cliquant sur l’icône. Cela peut être utile si vous ne souhaitez pas déranger les personnes autour de vous. Vous pouvez également couper le son de la sonnerie de votre poste de bureau lorsque vous n'êtes pas au bureau.

• « Renvoyer les appels vers » Cette section vous permet de renvoyer tous les appels entrants vers votre messagerie vocale ou tout autre numéro de téléphone selon les conditions suivantes : immédiatement (aucune condition), si occupé, si aucune réponse, si occupé ou si aucune réponse.

3. Validez :

• « Appliquer » : appliquer le profil de routage.

• « OK » : appliquer le profil de routage et fermez la fenêtre.

• « Quiter » : fermer la fenêtre. Le dernier profil de routage appliqué est conservé.

Le profil d'acheminement sélectionné et les informations relatives à ce profil s'affichent dans la zone utilisateur :

Votre ordinateur personnel ne sonnera pas.


Votre téléphone de bureau est utilisé pour passer l'appel.


Votre ordinateur personnel est utilisé pour passer l'appel. Vos appels sont transférés vers un numéro.

Votre téléphone mobile est utilisé pour passer l'appel.


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Vous pouvez aussi sélectionner directement le téléphone actuel pour passer un appel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône OpenTouch Conversation dans la zone de notification de Windows.

2.10.2 Définir et enregistrer les profils de routage

Cette fonction dépend de la configuration du système (compte utilisateur) et est gérée par le responsable informatique. Le profil de routage est amélioré par la possibilité de définir et d'enregistrer des profils personnels.

2.10.2.1 «P1000511»


2. Gérer les profils de routage Conserver le profil de routage actuel ou sélectionner un profil de routage dans la liste. Le profil de routage est affiché et vous pouvez l'appliquer ou le modifier en sélectionnant des options (cases à cocher).

3. Définissez votre profil de routage en sélectionnant les options disponibles. 4. Sauvegardez le nouveau profil de routage pour une utilisation ultérieure.

• Saisissez le nom du nouveau profil de routage ou conservez le même nom pour le remplacer.

• Enregistrez le profil. Si vous remplacez un profil actuel, un avertissement s'affiche. 5. Validez :

• « Appliquer » : appliquer le profil de routage.

• « OK » : appliquer le profil de routage et fermez la fenêtre.

• « Quiter » : fermer la fenêtre. Le dernier profil de routage appliqué est conservé.

Les informations sur le profil sélectionné sont affichées dans la zone utilisateur : le nom du profil prédéfini et/ou les icônes d'état. Le nom d'un profil enregistré n'est pas affiché.

2.10.2.2 «P1000987»


2. Gérer les profils de routage Dans la liste, sélectionnez le profil de routage à supprimer.

3. Supprimez le profil de routage sélectionné.


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2.11 Présence

La présence OpenTouch Conversation indique la disponibilité en temps réel des collègues de l’entreprise (OpenTouch). Cela vous permet de réduire le temps passé à « appeler à l’aveugle » vos collègues, pour n’avoir aucune réponse ou être renvoyé sur un service de messagerie vocale. Le statut de présence dépend du profil utilisateur de votre contact. La barre colorée autour de la photo indique le statut de présence du contact.

Disponible Occupé Bientôt de retour Apparaître hors ligne

Si vous utilisez OpenTouch Conversation pour PC (fonctionnalités complètes), le statut de présence de votre contact peut être augmenté avec la présence du calendrier Outlook (Exchange – selon le système). Le statut de présence du calendrier, c’est-à-dire les informations concernant les réunions et les rendez-vous prévus pour votre contact pour la journée en cours, est affiché dans la liste des favoris, le mur de conversation ou sur la fiche contact s'il est en réunion Exchange avec statut Disponible (uniquement sur la fiche contact), Travaillant à l’extérieur ou Tentative pour que je sache si je peux l’appeler. Modifier votre statut de présence OpenTouch Conversation :

• Pour modifier votre statut de présence, cliquez sur votre statut de présence actuel.

• Sélectionnez votre nouveau statut de présence : « Disponible », « Occupé », « Bientôt de retour », « Apparaître hors ligne ».

Un message personnalisé (à côté du libellé de présence) que les autres utilisateurs pourront voir peut être défini.

Vous pouvez aussi définir votre statut de présence en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône OpenTouch Conversation dans la zone de notification de Windows.

2.12 Fiche contact

La fiche contact est idéale pour lancer une conversation avec un contact. En plus du statut de présence et du message personnalisé, elle indique également les informations relatives à l’entreprise (société, fonction, numéros de téléphone, etc.) et les conversations que vous avez eues avec ce contact. Ouvrez une fiche contact en sélectionnant un contact dans le mur des conversations ou dans votre liste de favoris ou le résultat de recherche. Cette fiche présente trois fenêtres :


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La première fenêtre affiche les informations principales concernant votre contact : photo, nom, présence (si disponible) et l'icône de favori (si le contact fait partie des favoris). Si vous utilisez OpenTouch Conversation pour PC (fonctionnalités complètes), le statut de présence de votre contact peut être augmenté avec la présence du calendrier Outlook (Exchange – selon le système). Le statut de présence du calendrier, c’est-à-dire les informations concernant les réunions et les rendez-vous prévus pour votre contact pour la journée en cours, est affiché dans la liste des favoris, le mur de conversation ou sur la fiche contact s'il est en réunion Exchange avec statut Disponible (uniquement sur la fiche contact), Travaillant à l’extérieur ou Tentative pour que je sache si je peux l’appeler.

• Sélectionnez la flèche droite pour accéder à la fenêtre suivante.

• La deuxième fenêtre contient l'historique de vos conversations avec ce contact. Si l'historique est vide, cette fenêtre ne s'affiche pas. Les événements non lus s'affichent en rouge. Cliquer sur une fiche contact affiche automatiquement la vue de l'historique en cas d'événements non lus (message vocal, appel manqué ou message instantané manqué). Depuis cette fenêtre vous pouvez rappeler le contact ou commencer à lire un message instantané.

Message vocal. Pour écouter le message vocal, cliquez sur l’élément.

Conversation lue/non lue. Cliquez sur l’élément pour revoir les messages échangés.

Appel sortant (répondu ou annulé). Pour rappeler un contact, cliquez sur l'élément.

Callback request (Demande de rappel). Pour rappeler un contact, cliquez sur l'élément.


• Cette page contient plus d'informations sur votre contact : nom d'entreprise, fonction, numéros de téléphone, adresse de courrier électronique, adresse postale, etc.

• La photo d'un contact fédéré (tel qu'un contact Lync) est repérée par une icône spécifique. Dans ce cas, la présence est affichée uniquement si le contact a accepté de publier les informations concernant la présence.

• Fermer la fiche.

Toutes les actions disponibles sont affichées sur la fiche et dépendent de votre licence. À partir d'une fiche contact, vous pouvez :

• Démarrer un appel audio ou vidéo (en option) avec le contact. S'il existe plusieurs numéros pour le même contact, sélectionnez le numéro désiré en cliquant sur la flèche vers le bas.

• Démarrer une session de messagerie instantanée avec le contact.

• Partager des documents, une fenêtre d’application ou le bureau avec le contact (en option).

• Envoyer un courrier électronique au contact.

• Créer une réunion avec le contact (en option).

• Supprimer la fiche du mur. Une confirmation est nécessaire en cas d'événements non lus avec ce contact.

• Refuser la demande « Abonnés » (selon l'option de confidentialité dans la configuration système).

• Selon le contact, vous pouvez l'ajouter aux favoris ou modifier le contact favori pour changer son nom ou son numéro de téléphone, ou le supprimer des favoris en cliquant sur le menu correspondant dans la page d'information.


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2.13 Fiche de réunion (option de conférences)

Une fiche de réunion représente un groupe de personnes. Ouvrez une fiche de réunion en sélectionnant une réunion à partir du mur des conversations. Cette fiche contient au moins trois fenêtres :

• La première fenêtre peut afficher jusqu'à quatre participants à la réunion.


• La deuxième fenêtre dresse la liste de tous les participants à la réunion (cliquez sur un participant pour ouvrir sa fiche contact).


• La dernière vue présente tous les documents partagés pour la réunion.

• Depuis la fiche de réunion, vous pouvez : modifier (pour une réunion à venir ou en cours), créer (depuis une réunion passée) ou supprimer la réunion.

• Fermer la fiche.

• Si des messages instantanés ont été échangés au cours d'une réunion, une fenêtre supplémentaire permet d'afficher ces échanges.

Toutes les actions disponibles sont affichées sur la fiche et dépendent de votre licence. À partir d'une fiche de réunion, vous pouvez :

• Rejoindre la réunion en utilisant tous les médias (en option).

• Rejoindre la réunion en audio uniquement

• Rejoindre la réunion sans audio

• Envoyer un courrier électronique à tous les participants

• Modifier la réunion (propriétaire).

• Supprimer la fiche du mur.

• Rejoindre la réunion en audio avec un terminal différent de celui actuellement défini dans l'acheminement d'appel. Saisissez le nouveau numéro que vous souhaitez utiliser pour la réunion ou sélectionnez l'un des 9 derniers numéros entrés (au besoin, vous pouvez sélectionner votre numéro actuel dans la liste).


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2.14 Ajouter/supprimer/modifier un contact à/de la liste de vos favoris

À partir d’une liste de contacts, ouvrez le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le contact :

• Modifiez le contact favori pour changer son nom ou numéro de téléphone.

• Ajoutez/supprimez un contact à/dans vos favoris.

À partir de la fiche d'un contact :

• sélectionnez/désélectionnez l’étoile ou cliquez sur le bouton correspondant dans la fenêtre Information pour ajouter/supprimer le contact à/de votre liste de favoris (« Ajouter_to_favorites », « Supprimer_from_favorites »).

• Modifier la carte pour changer le nom et/ou le numéro de téléphone (« Supprimer_from_favorites »).

Si l'option de confidentialité est activée dans la configuration système, une notification est envoyée au contact que vous souhaitez ajouter. Le contact est ajouté à la liste de vos favoris. Vous pouvez voir sa présence en temps réel, sauf si le contact décide de vous ajouter à sa liste de contacts bloqués.

2.15 Créer un contact dans votre liste de favoris

• Cliquez sur ouvrir le formulaire pour créer votre contact favori.

• Saisissez le nom et le numéro de téléphone de votre contact.

• Valider pour que le système prenne en compte la modification. Le contact s’affiche dans votre liste de favoris.

Vous pouvez importer une liste de contacts personnels à l 'aide d'un fichier texte, voir :2.27.4 Importer une liste de contacts personnels dans vos favoris : « Numéro de téléphones ».

2.16 Manager/Assistant (en option)

Cette fonction est disponible pour les utilisateurs ayant un rôle de manager ou d'assistant. Elle permet à un manager de déléguer tous les appels à l'assistant, sauf les appels filtrés à travers une liste blanche (cette liste blanche est créée par le manager depuis le téléphone de bureau et les appels correspondants sont traités en fonction du profil d'acheminement des appels en cours du manager). Le manager peut activer ou désactiver la délégation d'appel aux assistants.

Une icône spécifique est affichée sur la page d'accueil si la fonction est activée.

L'assistant peut voir les managers ayant activé la délégation

d'appel en cliquant sur l'icône Manager/Assistant ( ). L'assistant ne peut pas désactiver la délégation d'appel depuis l'application.


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2.17 Supervision de groupe (en option)

Votre numéro de téléphone professionnel peut être supervisé et vos appels entrants peuvent être interceptés par un superviseur lorsque vous faites partie d'un groupe de supervision. Si vous êtes superviseur, vous recevez un bip pour tout appel entrant supervisé. Le numéro de l'appelant s'affiche dans le bandeau supérieur. Vous pouvez intercepter un appel supervisé depuis votre téléphone de bureau.

Une icône spécifique est affichée sur votre page d'accueil si la fonction est activée. Le nombre de superviseur(s) connecté(s) est indiqué par un badge rouge.

Votre numéro de téléphone professionnel est supervisé (vous êtes connecté à un groupe de supervision). Votre numéro de téléphone professionnel n'est pas supervisé (vous n'êtes pas connecté à un groupe de supervision).

• Cliquer sur l'icône du groupe de supervision pour voir les détails concernant tous les membres de ce groupe qui sont connectés : statut de présence, membres superviseurs. Un membre superviseur est marqué par cette icône : .

• Se connecter au groupe.

• Quitter le groupe.

• Ouvrir la fiche contact d'un membre du groupe pour démarrer une conversation avec ce membre, par exemple.

• Démarrer directement un appel audio avec le contact.

• Options :

o Afficher uniquement les membres connectés (filtre).

o Afficher les alertes de bureau.

o Diffuser un son lorsqu'un membre est appelé.

Votre journal d'appels affiche le nom du superviseur ayant intercepté votre appel (sur la page des

historiques de conversations de la fiche contact).

Vous pouvez définir la sonnerie utilisée pour la réception d'une notification, voir : 2.27.8 Gérer les

sonneries.


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2.18 Groupements de postes (en option)

La fonctionnalité de groupement de postes (hunting group) permet de répartir des appels provenant d'un seul numéro vers un groupe de plusieurs numéros de téléphone. Si votre numéro de téléphone fait partie d'un groupement de postes, il est possible de l'appeler en passant par le numéro du groupement de postes. Vous pouvez prendre des appels à partir de tous vos postes compatibles (mobile, poste de bureau

ou ordinateur, si disponible). Vous pouvez activer ou désactiver cette fonctionnalité depuis

OpenTouch Conversation pour PC. Le fait d'appartenir à un groupement n'affecte pas la gestion des

appels directs. Un téléphone spécifique au sein d'un groupement peut toujours être appelé en

utilisant son propre numéro.

Entrez dans votre groupement de postes. Vous pouvez répondre lorsque le numéro du groupement de postes est appelé. Quittez votre groupement de postes.

2.19 Messagerie vocale visuelle (OpenTouch Conversation pour PC)

1. Vous avez de nouveaux messages vocaux (le nombre de messages s'affiche sous la forme d'un badge rouge). Cliquez sur l'icône pour ouvrir votre messagerie vocale visuelle. Tous les messages lus et non lus sont affichés.

2. Sélectionnez le message que vous voulez écouter.

• pour écouter le message / reprendre la lecture du message.

• pour interrompre la lecture du message.

• pour supprimer le message.

• Appelez votre messagerie vocale pour configurer ou activer vos messages d'accueil par exemple. « Messagerie

vocale »

• Supprimez tous les messages vocaux. « Supprimer_all »


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2.20 Messagerie (OpenTouch Conversation pour PC One)

Vous avez de nouveaux messages vocaux (le nombre de messages s'affiche sous la forme d'un badge rouge).

• Appelez votre messagerie et suivez les instructions du serveur de la boîte vocale.

« Messagerie

vocale »

Pour réactiver le message d'accueil par défaut, vous devez supprimer tous les messages enregistrés (Numéro).

2.21 Démarrage d'une conversation

Vous pouvez démarrer une conversation depuis :

• Le mur de conversation (historique).

• La liste de favoris.

• La messagerie vocale visuelle (en option).

• La liste des participants à une réunion.

• Une recherche dans l’annuaire.

• La liste des membres d’un groupe de supervision (en option).

• Le clavier

• Une touche de fonction programmable.

À partir d'une touche de fonction programmable

• Afficher la zone des touches de fonction programmables si elle est masquée. • Cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la touche de fonction

programmable.

À partir d’une liste de contacts Lorsqu’une liste de contacts est affichée, et en fonction des capacités du contact, vous pouvez :

• démarrer directement un appel audio à partir d’une liste de contacts,

• ouvrir un menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un élément d’une liste de contacts. Le menu contextuel affiche toutes les actions disponibles avec la conversation ou la réunion sélectionnée.





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À partir d’une fiche contact Lorsque la fiche contact est ouverte, et en fonction des capacités du contact, vous pouvez :

• Démarrer un appel audio. S'il existe plusieurs numéros pour le même contact, sélectionnez le numéro désiré en cliquant sur la flèche vers le bas.

• Démarrer un appel vidéo (en option).

• Envoyer un message instantané

En composant le numéro Vous pouvez aussi composer un numéro de téléphone :

• En entrant un numéro dans la zone de recherche/de composition.

• En utilisant le clavier :

• Cliquez pour ouvrir le clavier.

• Entrez le numéro du correspondant.

• Pour démarrer un appel audio / Pour démarrer un appel vidéo.

Vous pouvez aussi entrer un nom ou un numéro dans la zone de recherche/composition de la zone de notification de Windows (affichez/masquez la zone de recherche/composition en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône OpenTouch Conversation de la zone de notification de Windows).

Format du numéro de téléphone :

• Numéro court pour un contact interne.

• Numéro canonique : Numéro avec +Code pays/région (code de zone) ou numéro avec +Code pays/région pour contact interne ou externe.

• Numéro de contact sans code pays pour un contact dans le même pays.

2.21.1 Activer/désactiver le secret d'identité (CLIR) (utilisateur conversation uniquement)

Votre correspondant externe ne verra pas votre numéro de téléphone. Sélectionnez cette option dans les paramètres généraux (voir : Généralités). Lorsque le secret d'identité est activé, l'avatar secret est affiché à la place de votre photo ou de votre avatar dans le bandeau supérieur du mur à titre de rappel. Cette fonctionnalité dépend de votre système.

2.21.2 Callback request (Demande de rappel)

En fonction de votre système, vous pouvez envoyer une demande de rappel si votre contact ne répond pas ou est occupé.


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2.22 Rechercher un contact

La rechercher de contacts dans OpenTouch Conversation est simple. La recherche s’effectue dans vos annuaires locaux et d’entreprise.

Sélectionnez les annuaires dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche.

La recherche s’effectue d’abord dans les annuaires locaux. Le résultat peut, le cas échéant, être complété par une recherche dans les annuaires d’entreprise. La recherche prédictive vous aide à retrouver rapidement votre contact dans vos annuaires d'entreprise.

La recherche s’effectue dans les annuaires d’entreprise.

Annuler la recherche.

• Dans la zone de recherche/composition, entrez le nom de votre contact. Pour lancer une recherche, vous pouvez indiquer les initiales du contact ou certains caractères présents dans ses prénom/nom.

• Si les annuaires locaux sont sélectionnés : une recherche est immédiatement effectuée sur les contacts « locaux » (contacts Microsoft Outlook, IBM Notes, favoris, contacts connectés dans le mur).

o Jusqu’à 4 noms correspondant à la recherche sont suggérés parmi les contacts locaux : le dernier appelé et les trois les plus fréquemment appelés.

o Sélectionnez cette option dans la liste suggérée pour afficher tous les contacts locaux.

o Sélectionnez cette option dans la liste suggérée pour effectuer la recherche dans les annuaires d’entreprise.

• Si des répertoires d'entreprise sont sélectionnés : appuyez sur la touche Entrée de votre ordinateur pour effectuer la recherche dans les répertoires d'entreprise.

Vous pouvez aussi entrer le nom de votre contact dans la zone de recherche/composition de la zone de notification de Windows (affichez/masquez la zone de recherche/composition en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône OpenTouch Conversation de la zone de notification de Windows). La recherche prédictive dans les répertoires locaux est effectuée dès que vous saisissez la première lettre. Appuyez sur la touche Entrée de votre ordinateur pour effectuer la recherche dans les annuaires d’entreprise.

Dans le résultat de la recherche, l'état de présence de votre contact n'est affiché que pour les contacts favoris. Ouvrez la fiche contact pour voir l'état de présence des autres utilisateurs.


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2.23 Répondre à une conversation

2.23.1 Appel audio ou vidéo

Si vous utilisez OpenTouch Conversation pour PC, une alerte de bureau s'affiche lorsque quelqu'un veut démarrer une conversation avec vous (exemple ci-dessous avec un appel) :

• Accepter la conversation audio

• Accepter la conversation vidéo

• Rediriger l'appel audio/vidéo entrant vers

la messagerie vocale

• Répondre par un message instantané ou rediriger l'appel entrant vers un numéro prédéfini

Si vous utilisez OpenTouch Conversation pour PC One, l'appel vidéo n'est pas disponible et vous devez utiliser votre poste de bureau pour répondre à l'appel audio.

Lorsque vous recevez un appel audio, la touche de libération est affichée dans le bandeau supérieur. Sélectionnez cette icône pour transférer l'appel sur votre boîte vocale.

Utilisez votre poste de bureau pour répondre à l'appel.

À la fin de la conversation, pour libérer l'appel, utilisez la touche de libération ou raccrochez à l'aide du poste de bureau.

2.23.2 Répondre à un appel entrant sur un poste de bureau

Cette fonctionnalité vous permet d'établir la conversation sur votre poste de bureau lorsque vous répondez à un appel audio entrant avec OpenTouch Conversation pour PC. L'option « Répondre aux appels entrants sur le téléphone de bureau« j » doit être activée dans les paramètres « Général » et vous utilisez un poste de bureau associé à OpenTouch Conversation pour PC dans un environnement multi-équipement.

• Vous recevez un appel audio entrant. L'alerte de bureau s'affiche.

• Accepter la conversation audio L'appel est automatiquement établi sur votre poste de bureau.


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2.23.3 Réponse à un message instantané

Une alerte de bureau s'affiche lorsque quelqu'un veut démarrer une conversation avec vous.

• Accepter la conversation par messages

instantanés

• Refuser la conversation

• Démarrer un appel audio ou vidéo (en

option).

• Pendant une conversation par messages instantanés, vous pouvez partager des documents

Les actions disponibles dépendent du type de conversation et du système. Si une action n’est pas disponible, l’icône est grisée ou n’apparaît pas.


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2.24 Pendant une conversation (OpenTouch Conversation pour PC)

Les actions disponibles dépendent du type de conversation et du système. Si une action n’est pas disponible, l’icône est grisée ou n’apparaît pas.

2.24.1 Description de l'écran

Des actions sont disponibles en fonction du type de conversation :

• appel audio ou vidéo,

• conférence,

• réunion,

• messagerie instantanée.

Principales commandes audio/vidéo (partie gauche de la barre supérieure)

• Désactiver/activer le son de la conversation.

Lorsque le son de la ligne est désactivé, le microphone est rouge et l'icône OpenTouch Conversation apparait dans la barre des tâches avec un microphone marqué d'une croix rouge.

• Régler le volume de vos haut-parleurs

• Désactiver/activer le son de l'appel vidéo

• Masquer/afficher la fonction « Incrustation d'image » pendant un appel vidéo

Commandes médias/Participants (partie droite de la barre supérieure)

• Ajouter une vidéo à la conversation

• Ajouter une session de messagerie instantanée à la conversation

• Partager des documents, une application ou votre bureau pendant la conversation (voir section : Partage de contenu).

• Ajouter un nouveau participant à la conversation (disponible uniquement pour un utilisateur Conversation).

• Afficher la liste des participants


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Fonctions de conversation (partie gauche de la barre inférieure)

• Mettre fin à la conversation audio/vidéo

• Terminer la conversation

• Mettre l'appel en attente

• Récupérer l'appel mis en attente. Si vous êtes en conversation avec un autre contact, la conversation en cours est mise en attente.

• Rediriger la conversation vers un terminal prédéfini (par ex. mobile, téléphone de bureau), un autre numéro ou un contact

• Rediriger la conversation vers votre terminal actuel. Le terminal actuel est défini dans votre routage des appels en tant que terminal effectuant des appels sortants. Cette fonctionnalité dépend de la configuration du système multi-terminaux. Si la conversation n'est pas établie via OpenTouch Conversation pour PC, vous devez ouvrir la fenêtre de la conversation en cours en la sélectionnant dans le mur (historique) de

l'application : .

• Basculer la conversation du terminal principal vers les terminaux secondaires (DECT, mobile). Cette fonctionnalité dépend de la configuration du système multi-terminaux.

• Basculer la conversation du terminal secondaire au terminal principal (défini pour passer des appels dans paramètres). Cette fonctionnalité dépend de la configuration du système multi-terminaux.

• Envoyer un code DTMF

Autres fonctions (partie droite de la barre inférieure)

• Ouvrir plus d'actions


• Enregistrer/cesser d'enregistrer la conversation

• Cette icône s'affiche lors d'un enregistrement.

• Créer une réunion avec votre contact.

• Exporter toute la conversation (message instantané) vers le presse-papier. Vous pouvez également coller la conversation dans une autre application.

• Accéder aux paramètres.

Dans une réunion programmée, le nom du locuteur actif est affiché dans la barre inférieure (l'avatar du locuteur actif est aussi mis en surbrillance dans la fenêtre des participants). La fenêtre de conversation peut être récupérée depuis le mur lorsqu'elle est fermée.


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2.24.2 Démarrer une autre conversation, conférence à 3

Une nouvelle fenêtre de conversation s'ouvre lorsque vous recevez un deuxième appel ou lorsque vous démarrez une nouvelle conversation (depuis la fiche de contact, le résultat de recherche, la zone de composition, etc.).

• Mettre fin à la conversation audio/vidéo.



• Basculement entre appels (va-et-vient) : lorsque vous récupérez un appel, la conversation en cours est mise en attente

• Rediriger la conversation vers un terminal prédéfini (par ex. mobile, téléphone de bureau)

• Fusionner toutes les conversations au sein d'une conférence

• Supprimer un participant.

• Terminer la conférence.

2.24.3 Ajouter des participants à une conversation - Conférence multiparticipants

Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les utilisateurs Conversation. En tant qu'utilisateur Connection, vous devez créer une réunion pour gérer plus de deux participants. Vous pouvez gérer plusieurs communications audio (et vidéo) en même temps (10 au maximum, selon la configuration de votre système). Vous êtes en conversation audio ou vidéo et vous souhaitez ajouter un participant à la conversation.

• Cliquez sur cette icône pour ajouter un nouveau participant dans votre conversation (vos favoris sont affichés par défaut).

• Vous pouvez aussi entrer un nom ou un numéro dans la zone de texte pour ajouter un nouveau participant. La recherche s’effectue dans les annuaires d’entreprise. Appuyez sur Entrée pour effectuer la recherche dans les annuaires d’entreprise.

• Ouvrir la fiche contact.

• Ajouter le participant à la conversation.


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2.25 Partage de contenu (option de conférences)

Il est possible de partager un document ou le bureau pendant une conversation (voir chapitre Partage de contenu).

2.26 Rejoindre une réunion

Une alerte de bureau est affichée 15 minutes avant le début de la réunion.

• Rejoindre la réunion en audio et vidéo (en option)



• Répéter la notification dans 5 minutes

• Supprimer la notification

Vous pouvez aussi rejoindre la réunion depuis le mur des conversations en ouvrant la fiche de réunion correspondante, si vous avez souscrit l'option de conférences (licence).





• Rejoindre la réunion en audio avec un terminal différent de celui actuellement défini dans l'acheminement d'appel. Saisissez le nouveau numéro que vous souhaitez utiliser pour la réunion ou sélectionnez l'un des 9 derniers numéros entrés (au besoin, vous pouvez sélectionner votre numéro actuel dans la liste).


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2.27 Paramètres

Les paramètres dépendent du profil utilisateur (utilisateur Conversation, utilisateur Connection, Connection OTC PC One). Seuls les paramètres disponibles apparaissent.

Pour ouvrir la fenêtre de paramètres.

2.27.1 Démarrer les paramètres de comportement : « Démarrage »

Définissez votre préférence pour le mode de démarrage de votre application OpenTouch Conversation :

• Automatically start the app when logging on to Windows : cette option permet de lancer automatiquement l'application dès l'ouverture de la session Windows.

• Automatically sign in to the app when it starts : cette option permet de se connecter automatiquement à l'application au démarrage. La case à cocher « Mémoriser le mot de passe » doit être sélectionnée dans la fenêtre de connexion (voir Démarrer l'application OpenTouch Conversation).

• Définissez l'état de présence à la connexion (en option).

• « OK » : valider.

OpenTouch Conversation pour PC peut générer un code QR (« Générer code QR »). Le code QR vous permet de configurer facilement les paramètres de connexion pour un autre client, comme OpenTouch Conversation for Android ou iPhone.

2.27.2 L'affichage d'écran (langue, thème, …) : « Général »

• « Ordre d’affichage » : définir comment afficher les contacts (nom de famille ou prénom en premier).

• « Langues » : définir la langue d'affichage.

• « Thème » : personnaliser le téléphone en sélectionnant un thème.

• Définissez un raccourci clavier pour passer un appel.

• « Options des toasts » : afficher/masquer la notification d'appel audio entrant. Par défaut, une notification d'appel entrant est affichée. Toutefois, si vous utilisez plusieurs applications affichant une notification lorsque vous recevez un appel (par exemple, l'application IP Desktop Softphone), vous pouvez masquer la notification d'appel entrant OpenTouch Conversation pour une meilleure expérience utilisateur.

• « Répondre aux appels entrants sur le téléphone de bureau » : établir automatiquement l'appel audio entrant sur votre poste de bureau lorsque vous y répondez à partir de OpenTouch Conversation pour PC.



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2.27.3 Numéros de téléphone professionnels et personnels : « Numéro de téléphones »

• « Numéros professionnels », « Numéros personnels » : définir les numéros de téléphone professionnels et personnels (utilisez ces numéros pour rediriger/transférer des appels ou dans les profils de routage des appels). Le numéro de téléphone entré est automatiquement mis sous forme de numéro canonique lorsque vous validez : numéro avec +code pays/région (code de zone). « Numéros professionnels » ne sont pas modifiables avec OpenTouch Conversation pour PC One. Si vous utilisez votre téléphone portable comme terminal secondaire (fonctionnalité multi-terminaux), votre numéro de portable est défini comme étant votre portable professionnel et il ne peut être modifié.


2.27.4 Importer une liste de contacts personnels dans vos favoris : « Numéro de téléphones »

• « Contact personnel » : OpenTouch Conversation permet d'importer dans les favoris une liste de contacts à partir d'un fichier texte (ASCII) au format suivant : « Nom, prénom, numéro »

• « Impoter » : sélectionner le fichier texte contenant la liste des contacts.

• « Impoter » : importer les contacts. Tous les contacts sont ajoutés dans vos favoris.

• « OK » : fermer la fenêtre.

2.27.5 Gérer les profils de routage : « Profils de routage » (Conversation User uniquement)

1. « Nouveau », « Renommer », « Supprimer » : créer, renommer ou supprimer un profil de routage.

2. « Profils » : définir le terminal pour passer des appels. « Routage des appels vers » : définir les terminaux qui sonneront simultanément lorsque vous recevez un nouvel appel. Si vous acheminez vos appels vers un autre numéro, le numéro de téléphone que vous avez entré est automatiquement mis sous forme de numéro canonique lorsque vous validez : numéro avec +code pays/région (code de zone).

3. « OK » : valider.


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2.27.6 Gérer les débordements : « Débordement d’appel » (OpenTouch Conversation pour PC)

« Débordement d’appel » : définir comment gérer un appel lorsque vous ne répondez pas ou que vous êtes occupé. Tous les appels entrants peuvent être transférés vers la messagerie vocale ou vers un numéro de téléphone prédéfini lorsque vous êtes absent et/ou occupé.

• Sélectionner la destination du renvoi : Pas de renvoi (« Aucun ») ou numéro de téléphone prédéfini (« Numéro de téléphone »).

• « Condition » : sélectionner la condition du renvoi (occupé, non-réponse, occupé ou non-réponse).


2.27.7 Gérer vos messages d'accueil : « Messages d’accueil » (OpenTouch Conversation pour PC)

• Gérer vos messages d’accueil. Voir section : 2.28 Gestion des messages d'accueil.

2.27.8 Gérer les sonneries

2.27.8.1 Définir la sonnerie : « Alertes et sons » (OpenTouch Conversation pour PC en mode Softphone)

Sélectionnez une sonnerie prédéfinie ou une nouvelle sonnerie à utiliser lors de la réception d'un appel entrant sur votre ordinateur ou une notification de supervision (facultatif). La sonnerie de supervision ne

s'affiche que si vous faites partie d'un groupe de supervision et elle n'est diffusée que si cette option est activée dans les paramètres de supervision (voir : 2.17 Supervision de groupe (en

option)).

• Utiliser l'un des éléments suivants : o « Sonneries » : choisir la sonnerie qui sera

utilisée lors de la réception d'un appel sur votre ordinateur.

o Ajouter une nouvelle sonnerie : « Choisir un nouveau fichier WAV ». Téléchargez un fichier WAV comme sonnerie en sélectionnant le fichier VAW.

Vérifiez la sonnerie.



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2.27.8.2 Activer/désactiver la sonnerie de votre poste de bureau (Connection User uniquement)

Dans la fenêtre de routage d'appels, vous pouvez activer ou désactiver le son de votre poste de bureau.

1. Cliquez sur votre profil d'acheminement d'appel actuel dans la zone utilisateur.

2. Activez ( ) ou désactivez le son ( ) de la sonnerie de votre poste de bureau. Cela peut être utile lorsque vous ne souhaitez pas déranger les personnes autour de vous. Vous pouvez également couper le son de la sonnerie de votre poste de bureau lorsque vous n'êtes pas au bureau.

3. Apply.

2.27.9 Gérer l'appareil audio et vidéo : « Périphérique audio », « Périphérique vidéo » (OpenTouch Conversation pour PC)

Sélectionnez la webcam, le microphone et les haut-parleurs que vous souhaitez utiliser pour les appels vidéo et audio.

Selon le dispositif audio sélectionné, une icône spécifique s'affiche dans la zone utilisateur :

• : Microphone et haut-parleurs de l'ordinateur.

• : Casque.


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2.27.10 « Support »

• « Activer la journalisation » : sélectionner cette option pour activer la journalisation de la session en cours.

• Cliquez sur le bouton « Sauvegarder les journaux » pour archiver les données recueillies dans un fichier zip pouvant être envoyé à l'équipe de support.

• Décochez l'option ou arrêtez l'application pour désactiver la journalisation.

• « Envoyer des statistiques d’utilisation » : sélectionner cette option pour nous aider à améliorer nos produits en envoyant automatiquement et anonymement les données relatives à votre utilisation quotidienne.


2.27.11 « À propos »

Ouvrez les informations « À propos » pour connaître la version du logiciel et la configuration utilisateur.


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2.28 Gestion des messages d'accueil

• Pour ouvrir la fenêtre de paramètres.

• Sélectionner l'onglet d'accueil.

Cette fonctionnalité vous permet de gérer vos messages d'accueil. Les messages d’accueil sont diffusés aux appelants renvoyés vers votre boîte vocale. Différents types de messages d’accueil sont disponibles : Un message d'accueil apparaît en gris si vous ne l'avez pas encore enregistré.

• Le message par défaut/Numéro Le message par défaut est le texte par défaut suivi de votre numéro de messagerie vocale. Ce message est sélectionné par défaut si aucun message n'a été enregistré.

• Le message standard/Nom Le message standard est un texte standard suivi, en option, de l'enregistrement de votre nom.

• Alternative 1/Alternative 2 Le système propose jusqu'à deux messages d'accueil alternatifs. Ceux-ci sont uniquement disponibles si votre administrateur système vous a accordé le droit de les utiliser. Il s’agit de messages d’accueil personnels alternatifs enregistrés pour des situations professionnelles spécifiques (par exemple, un message d’accueil lorsque vous êtes en réunion). Vous pouvez les activer en fonction de vos besoins. Une fois que vous avez repris votre travail habituel, vous pouvez revenir à votre message d’accueil personnel ou au message d’accueil standard. Les messages d’accueil alternatifs sont diffusés aux appelants internes et externes.

• Absence prolongée Le message d’accueil d’absence prolongée est destiné aux situations dans lesquelles vous êtes absent pour une période planifiée et n’avez pas accès (ou uniquement de manière limitée) à vos messages vocaux. Le but de ce message est d’informer vos interlocuteurs internes et externes de votre absence (par exemple lorsque vous êtes en vacances). Lorsque vous avez activé un message d’accueil d’absence prolongée, les appelants entendent un message leur indiquant que vous ne serez peut-être pas en mesure de lire vos messages vocaux dans l’immédiat. Ils doivent appuyer sur une touche pour pouvoir vous laisser un message. En cas d'activation d'un message d'accueil d'absence prolongée, le système vous en informe à chaque fois que vous vous connectez à votre boîte vocale. Vous pouvez alors soit conserver le message d’accueil d’absence prolongée, soit le supprimer. Si vous décidez de le supprimer, le système active le message d’accueil qui était activé avant l’activation de votre message d’accueil d’absence prolongée. À la différence des autres messages d’accueil, le message d’accueil d’absence prolongée est activé automatiquement une fois enregistré.

• Message d'accueil personnel/interne Le message personnel est une annonce que vous avez enregistrée et que vous pouvez activer via le menu de gestion des messages d’accueil ou l'interface Web. Il remplace le message d’accueil standard et est diffusé aux appelants internes et externes. Vous pouvez enregistrer un message d’accueil interne personnel supplémentaire. Ce message d’accueil personnel est diffusé aux appelants internes, tandis que le premier message d’accueil personnel est diffusé uniquement aux appelants externes.


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Activer un message d'accueil Lorsqu'un message d'accueil est enregistré, il apparaît en noir. Vous ne pouvez pas activer un message d'accueil qui n'a pas encore été enregistré.

• Sélectionnez le message à reproduire lorsqu'un appel est redirigé vers votre messagerie vocale.

• Validez votre choix. Si vous sélectionnez le message d'accueil « Numéro » par défaut, tous les autres messages d'accueil enregistrés seront supprimés. Dans ce cas, un message d'avertissement apparaît, demandant à l'utilisateur de confirmer la suppression. Gérer un message d'accueil Un message d'accueil apparaît en gris si vous n'avez encore rien enregistré. La durée du message est limitée à 30 secondes.

Ouvrir/fermer le panneau de commande pour gérer le message d'accueil. /

Enregistrer le message d'accueil sélectionné. Selon le routage d'appels, le terminal par défaut est appelé. Dès que l'appel est établi, l'enregistrement démarre.

Arrêter l'enregistrement (ou raccrocher)

Valider le message d'accueil sélectionné

Lire le message d'accueil sélectionné. Selon le routage d'appels, le terminal par défaut est appelé. Dès que l'appel est établi, le message est diffusé.

Arrêter de diffuser le message (ou raccrocher)

Supprimer le message d'accueil sélectionné (une confirmation est demandée). Le message d'accueil actuellement activé ne peut être supprimé.


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3 Partage de contenu

Cette fonctionnalité dépend de la licence utilisateur. Vous avez souscrit l'option de conférences.

3.1 Partage de documents pendant une conversation

• Ouvrez l'outil de partage.

Panneau de gestion :

• Ajouter un nouveau document

• Partager le document

• Télécharger le document sur votre ordinateur personnel

• Supprimer le document

Commandes (barre supérieure de la fenêtre de conversation) :

• Arrêter le partage du document.

• Aller à la page précédente ou suivante du document

• Aller à la première ou à la dernière page du document

• Sélectionner une page dans le document

• Utiliser des miniatures pour afficher les pages du document

• Utiliser le mode plein écran

• Adapter le document à la fenêtre ou afficher la taille réelle

Outils d'annotation

• Utiliser un stylo (pour dessiner à main levée), un surligneur (pour

surligner une zone spécifique) ou des formes (pour dessiner des lignes et des rectangles) pour annoter le document.

• Utiliser la gomme pour effacer les annotations ou effacer toutes les

annotations de la page actuelle.

• Utiliser le laser pour pointer sur le document.

• Modifier la couleur des annotations ou du pointeur laser.

• Modifier la taille des annotations ou du pointeur laser.


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3.2 Partage de votre bureau pendant une conversation

Le partage de bureau n’est pas pris en charge sur Mac OS X.

• Ouvrez l'outil de partage.

Panneau de gestion : tous les moniteurs sont affichés.

• Partager un moniteur avec les autres participants (les moniteurs auxquels vous êtes connecté sont automatiquement affichés).

• Arrêter le partage

• Contrôle à distance de l’ordinateur : donne le contrôle de votre ordinateur à un participant durant la conversation. Sélectionnez le participant dans la liste. Le nom du participant qui a le contrôle est affiché. Arrêtez le contrôle à distance de l’ordinateur en cliquant sur le même icône et sélectionnez le menu : Reprendre le contrôle. Le contrôle à distance de l’ordinateur est également interrompu lorsque vous terminez la conversation ou arrêtez le partage.

Utiliser la molette de la souris pour faire des zooms avant/arrière sur la présentation.


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4 Réunion

Cette fonctionnalité dépend de la licence utilisateur. Vous avez souscrit l'option de conférences. Vous pouvez rejoindre une réunion sans l'option de conférences.

4.1 Créer une réunion

Créez une réunion :

• Via l'icône correspondante de la page d'accueil.

• Via l'icône correspondante dans la fenêtre de conversation (ceci ajoutera automatiquement les participants de la conversation à la réunion).

• Depuis une fiche contact ou une fiche de réunion passée - sélectionner l'élément de menu Create meeting (ceci ajoutera automatiquement les participants de la fiche à la réunion).

La fenêtre suivante s'affiche :

• Saisir le nom de la réunion (« Nom de la réunion »)

• Choisir le type de réunion (« Type de réunion ») : réunion programmée ou sans réservation. Une réunion sans réservation permet d'organiser une réunion impromptue sans devoir la programmer à l'avance.

• Entrer les différents paramètres et planifier la réunion (« Démarrage_date », « Durée », « Fuseau horaire », « Périodicité »).

• Planifier la réunion (« Planifier ») ou annuler la création (« Annuler »).

Vous pouvez compléter la réunion en sélectionnant l’autre onglet lors de la création de la réunion ou plus tard en modifiant la réunion :

• «Options» : définir les règles de la réunion.

• « Mot de passe » : sécuriser l'accès à la réunion.

• « Personnes » : ajouter ou supprimer un participant dans une réunion à venir et définir les animateurs.

• « Documents » : charger un document pour une réunion.


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Une fois créée, la nouvelle réunion apparaît sur le mur des conversations (événements à venir) :

Réunion programmée.

Réunion sans réservation. La date d'expiration s'affiche.

4.2 Options

Vous pouvez configurer la réunion en sélectionnant certaines règles pour la réunion, p. ex. l'animateur démarre ou met fin à la réunion, mots de passe requis, ou ajouter des documents. Sélectionner ou désélectionner une option.

4.3 Sécuriser l'accès à la réunion

Vous pouvez protéger l'accès à la réunion en utilisant des mots de passe.

• Sélectionner l'onglet «Mot de passes».

• «Mot de passes_required» : cocher la case si un mot de passe est requis pour rejoindre la réunion.


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• «Réunion en audio» : vous pouvez définir un mot de passe pour les réunions audio (chiffres uniquement). Dans ce cas, un utilisateur externe doit entrer le mot de passe pour rejoindre la réunion audio.

• « Réunion en ligne» : vous pouvez définir un mot de passe pour les réunions en ligne. Dans ce cas, un utilisateur externe doit entrer le mot de passe pour rejoindre la réunion Web.

• «Créer» ou «Planifier» créer la nouvelle réunion ou mettre à jour une réunion existante.

En fonction de la configuration de votre système, il se peut que vous deviez respecter une politique de mot de passe.

• Afficher la politique de mot de passe.

4.4 Ajouter ou supprimer un participant dans une réunion à venir et définir les animateurs

Rôle de l'animateur (selon les fonctionnalités sous licence) :

o Ajouter ou supprimer des participants. o activer ou désactiver le son d'un participant, o Partager des documents. o Annoter des documents. o Partager le bureau. o autoriser les participants à utiliser certains rôles.

1. Sélectionner l'onglet « Personnes ». 2. « Ajouter » : ajouter un participant (sélectionner un contact favori ou entrer un nom ou une

adresse de courrier électronique). 3. Déplacez un ou plusieurs participants dans la liste Leaders si nécessaire (sélectionnez et faites

glisser les participants ou utilisez les boutons de déplacement). 4. « Supprimer » : supprimer un participant sélectionné. 5. « Créer » ou « Planifier » créer la nouvelle réunion ou mettre à jour une réunion existante.

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4.5 Charger un document pour une réunion

1. Sélectionnez l'onglet « Documents ». 2. « Ajouter » : ajouter un nouveau document en sélectionnant le fichier sur votre ordinateur. Vous

pouvez ajouter le document par glisser-déposer dans l'application.

Sélectionnez la façon de partager le document :

• « Le télécharger pour présentation » : tous les participants peuvent uniquement voir le document.

• « Le télécharger comme pièce attachée » : tous les participants peuvent uniquement télécharger le document.

• « Le télécharger pour présentation_and_attachment » : tous les participants peuvent voir et télécharger le document.

• Supprimer un document de la liste.

• « Créer » ou « Planifier » créer la nouvelle réunion ou mettre à jour une réunion existante.

4.6 Consulter la liste des réunions

Utilisez l'icône ou l'onglet de réunion pour afficher les réunions que vous avez créées (programmées et sans réservation) et les invitations que vous avez reçues. Les réunions programmées et les réunions sans réservation sont triées par date dans deux volets distincts.

• Afficher les détails de la réunion

• Éditer la réunion (double-cliquer sur la réunion ou utiliser l'icône d'édition)

• Supprimer la réunion

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4.7 Modifier une réunion à venir

• Modifiez une réunion à partir de sa fiche ou de la liste de réunions.

• Sélectionnez l'onglet pour compléter : o «Options» : définir les règles de la réunion. o « Mot de passe » : sécuriser l'accès à la réunion. o « Personnes » : ajouter ou supprimer un participant dans une réunion à venir et définir

les animateurs. o « Documents » : charger un document pour une réunion.

• Validez la modification en cliquant sur le bouton « Mise à jour ».

L’onglet « Détails » contient l'URL, les numéros de téléphone et les codes d'accès à la réunion. Depuis cet onglet, vous pouvez envoyer à un participant un courrier électronique avec ces informations (« Envoyer par e-mail »).


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4.8 Rejoindre une réunion

Une alerte de bureau est affichée 15 minutes avant le début de la réunion. Les actions dépendent sur la licence utilisateur.

• Rejoindre la réunion en audio et vidéo (en option).



• Répéter la notification dans 5 minutes

• Supprimer la notification

Vous pouvez aussi rejoindre la réunion depuis le mur des conversations en ouvrant la fiche de réunion correspondante.





• Rejoindre la réunion en audio avec un terminal différent de celui actuellement défini dans l'acheminement d'appel. Saisissez le nouveau numéro que vous souhaitez utiliser pour la réunion ou sélectionnez l'un des 9 derniers numéros utilisés (au besoin, vous pouvez sélectionner votre numéro actuel dans la liste).


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5 ACD : Poste d'agent

Une solution de centre d'appels permet une distribution optimale des appels aux agents selon leur disponibilité et leurs compétences. OpenTouch Conversation pour PC contient les fonctionnalités de base d'agent ACD. Lors de la session ACD, OpenTouch Conversation pour PC gère vos appels ACD et vous permet d'accéder à des fonctionnalités telles que l'historique des conversations, présence, favoris, recherche de contacts, messagerie instantanée, partage de bureau et réunions. Selon la configuration du système, lors de la session ACD session, vos appels professionnels entrants sont automatiquement renvoyés vers votre messagerie vocale ou au numéro de l'agent, ou votre statut est défini sur absent. L'icône ACD est affichée dans la zone des onglets et dépend de l'état de session de l'agent.

Vous êtes connecté en tant qu'agent dans votre groupe de centre d'appels. La session ACD est ouverte.

Vous êtes déconnecté de la session ACD.

Lorsque vous êtes connecté, vous pouvez répondre à des appels entrants d'un centre d'appels en tant qu'agent.

5.1 Ouvrir ou fermer une session ACD (se connecter ou se déconnecter en tant qu'agent)

Vous pouvez ouvrir une session d'agent à l'aide de votre numéro ACD (ProACD).

• Cliquez sur l'icône ACD.

Une fenêtre contextuelle apparaît avec des informations sur la session ACD :

• Numéro de l'agent (ProACD).

• Le groupe de traitement : selon la configuration du système, vous pouvez sélectionner le dernier groupe de traitement auquel vous vous êtes connecté ou entrer dans un nouveau groupe.

• Case attribution automatique : même si elle est sélectionnée, la sélection du groupe de traitement n'a pas d'incidence. L'attribution automatique est activée ou désactivée par l'administrateur.

• Selon la configuration du système, un mot de passe peut être requis lorsque vous ouvrez la session.

• « Appliquer » : sauvegarder la configuration.

• Ouvrez la session ACD (connexion).

• Fermez la session ACD (déconnexion).


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5.2 Historique

Lorsque vous ouvrez l'historique d'un contact à partir du mur des conversations, tous les appels entrants reçus en tant qu'agent ACD sont marqués de l'icône ACD.

5.3 État de l'agent

Un utilisateur qui vous a ajouté aux contacts favoris et visualise par conséquent votre présence en temps réel est informé lorsque vous êtes connecté en tant qu'agent : l'icône ACD est affichée à proximité de votre avatar.

Tous les utilisateurs peuvent voir si vous êtes connecté en tant qu'agent en ouvrant votre fiche de contact. L'icône ACD est affichée.

5.4 Recevoir un appel lors d'une session ACD

Lorsque vous êtes connecté en tant qu'agent, vous recevez un appel entrant du groupe ACD (centre d'appels) et une alerte de bureau s'affiche avec des informations sur le groupe ACD (nom ou numéro de pilote, nom de l'appelant, etc.).

• Accepter la conversation audio

• Transférer la conversation vers un autre

terminal, numéro ou individu.


Vous ne pouvez pas ouvrir une conversation vidéo ni rediriger l'appel entrant vers votre messagerie vocale professionnelle.


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6 OpenTouch Conversation pour Microsoft© Outlook™

Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec OpenTouch Conversation pour PC (fonctionnalités complètes). L'application OpenTouch Conversation fournit un haut niveau de services lorsqu'elle est associée à Microsoft Outlook.

6.1 Versions prises en charge

• Outlook 2010 – 32 ou 64 bits



• Outlook 2016 avec Office 365


• Outlook 2019 avec Office 365

• Outlook 365

Les captures d'écran sont fournies à titre d'exemples et proviennent d'Outlook 2013. Non supporté sur Outlook Online.

6.2 Services OpenTouch Conversation

L'intégration des services de communication OpenTouch s'effectue à travers l'interface utilisateur Microsoft native : services de téléphonie et de messagerie et fonctions de recherche de contacts personnels.

6.2.1 Démarrer l'intégration de l'application OpenTouch Conversation

1. Vérifiez que l'application OpenTouch Conversation pour PC est démarrée.

2. Cliquez sur l'icône de verrouillage dans le ruban Outlook

(page d'accueil) pour démarrer le module d'extension de téléphonie et messagerie.

3. Une fois l'utilisateur connecté, les boutons qui s'affichent dépendent des droits dont il dispose.

6.2.2 Services de communication OpenTouch

Les services de communication OpenTouch proposés dépendent de la permission de l'utilisateur et du contexte. Le bouton correspondant est affiché uniquement si l'action associée est actuellement possible.

• Passer un appel audio

• Passer un appel vidéo



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• Écouter/Réécouter un message vocal (reçu ou enregistré)

• Terminer la conversation active

• Enregistrer un message vocal à envoyer par courrier électronique

• Répondre par un message instantané

L'application OpenTouch Conversation est intégrée à l'interface Outlook :

• Dans le ruban Outlook de l'onglet d'accueil, de l'onglet des contacts ou de la fenêtre des messages.

• Dans le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur courrier électronique,

contact...

• Dans le menu Répondre de Outlook.

• Dans la fiche contact.

Notez que l'application OpenTouch Conversation utilise l'interface utilisateur native des applications Microsoft Office. Les services de communication peuvent être affichés dans d'autres applications Office comme SharePoint, Excel et Word.

6.2.3 Démarrer une conversation

En fonction de la permission de l'utilisateur et de la configuration de l'application OpenTouch Conversation pour PC, vous pouvez démarrer une conversation vidéo, audio ou par messagerie instantanée avec les contacts Outlook. Toutes les conversations sont gérées par l'application OpenTouch Conversation pour PC.


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Vous pouvez démarrer une conversation depuis :

• un courrier électronique, avec l'expéditeur ou certains destinataires,

• une fiche contact.

Le numéro de téléphone à composer peut être sélectionné si plusieurs numéros sont disponibles.

• Utiliser le bouton Raccrocher pour mettre fin à tout appel audio ou vidéo actif.

6.2.4 Écouter un message vocal

• : indique un message vocal reçu via un courrier électronique (lorsque vous utilisez le service de stockage de la messagerie unifiée basé sur le serveur de messagerie).

• Sélectionnez le courrier électronique.

• Pour écouter/réécouter un message vocal (menu contextuel ou ruban).

6.2.5 Enregistrer un message

• : pour ajouter un message vocal (fichier .wav) à un courrier électronique (nouveau courrier, réponse ou transfert).

• Votre téléphone sonne et vous pouvez enregistrer le message.

• L'enregistrement prend fin (voir également ci-dessous) lorsque l'enregistrement est joint au courrier électronique, réécouté, annulé, ou si un nouvel enregistrement est démarré. Il est possible d'ajouter plusieurs enregistrements à un courrier électronique.

• Joindre le dernier message enregistré

• Enregistrer un nouveau message (le message précédent sera perdu

s'il n'est pas mis en pièce jointe) • Écouter le message enregistré

• Annuler l'enregistrement

6.2.6 Informations sur la présence

Le statut de présence de vos contacts OpenTouch Conversation favoris est affiché avec leur avatar et leur nom (couleur et texte du statut) :

Available (Disponible)

Be_right_back

Occupé/En conversation

Offline (Hors ligne)


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6.2.7 Définir les options utilisateur

Cliquez sur le coin inférieur droit de l'application OpenTouch ( ).

Une fois les options utilisateur affichées, vous pouvez sélectionner ou cocher les cases ci-dessous :

Si cette option est sélectionnée, le module d'extension est automatiquement démarré lorsque vous lancez Outlook.

À la réception d'un appel entrant, une fiche contact Outlook peut être affichée si l'appelant peut être identifié à partir des dossiers personnels Outlook ou de la liste globale des adresses Exchange. Des fiches contact peuvent également être créées pour les appelants non reconnus.

6.3 Service de conférence OpenTouch

L'intégration du service de conférence OpenTouch s'effectue à travers un module d'extension à installer sur le client. Utilisez Microsoft Outlook pour programmer des conférences OpenTouch. L'intégration du service de conférence OpenTouch peut être installé avec l'application OpenTouch Conversation ou en tant qu'application autonome. L'URL du serveur et les identifiants de l'utilisateur sont configurés en utilisant la boîte de dialogue d'identification pour PC d'OpenTouch Conversation. Si l'intégration du service de conférence OpenTouch est installée en tant qu'application autonome, la boîte de dialogue d'identification est ouverte au démarrage d'Outlook.

Saisissez l'adresse du serveur OpenTouch.

Saisissez votre nom d'utilisateur.

Saisissez votre mot de passe.

« Mémoriser le mot de passe »

Cochez la case pour enregistrer le mot de passe pour les prochaines connexions.

« Afficher l’accès à distance »

Si vous êtes en déplacement, saisissez les informations concernant l'accès à distance et l'adresse publique de votre système OpenTouch.

L'intégration du service de conférence Outlook est disponible dans :

La page principale du calendrier (ruban) :

Le menu nouveaux éléments du calendrier :

La page de création de réunion (ruban) :


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6.3.1 Créer une réunion

• Sélectionnez l'icône de conférence OpenTouch pour créer une nouvelle réunion. o Depuis la fenêtre calendrier, créez directement une nouvelle réunion dans

le calendrier avec l'heure et la date actuelles. o Au départ d'une nouvelle page de réunion créée, ajoutez l'information

concernant la réunion OpenTouch.

• Si le système Opentouch est configuré pour exiger un mot de passe, un popup s'affiche afin de définir un mot de passe pour la réunion.

• La réunion Outlook est automatiquement créée avec toute l'information requise pour rejoindre la conférence.

• Complétez le rendez-vous.

• Envoyez l'invitation par courrier électronique y compris l'URL de la réunion, les numéros et le code d'accès.

Les réunions créées dans Microsoft Outlook sont affichées dans l'application OpenTouch Conversation. Remarques : Les réunions créées via le module Outlook ne peuvent pas être annulées dans l'application pour PC d'OpenTouch Conversation. Réciproquement, les réunions créées dans OpenTouch Conversation ne peuvent pas être annulées dans Outlook.

6.3.2 Annuler la réunion

Une réunion OpenTouch peut être annulée à tout moment :

• depuis la nouvelle page de réunion durant la création

• depuis l'écran rendez-vous.

Remarques : les réunions récurrentes peuvent être créées à l'aide d'Outlook Add-In. Les réunions ponctuelles ne peuvent pas être modifiées dans Outlook. Ces événements devront d'abord être annulés et une réunion dédiée devra être créée pour le nouvel horaire. En cas de changement d'horaire régulier, il est recommandé de créer une réunion sans réservation qui restera accessible à tout moment.

6.3.3 Consulter les détails de la réunion et configurer la réunion

La fenêtre des rendez-vous affiche toutes les informations et options concernant la réunion OpenTouch Conversation :

• Configurer la réunion OpenTouch : o Définir certaines règles pour la réunion, voir section 44 Options o Définir un mot de passe pour accéder à la réunion, voir section 4.3 Sécuriser

l'accès à la réunion o Joindre des documents à la conférence, voir section 4.5 Charger un document

pour une réunion

• Afficher toutes les informations sur la réunion, telles que l'URL de la conférence, les numéros de téléphone, les codes d'accès, voir section 4.6 Consulter la liste des réunions.

6.3.4 Rejoindre une réunion

Un rappel Outlook s'affiche pour vous informer de la réunion 15 minutes avant que celle-ci ne commence.

Rejoignez la réunion via l'interface web d'OpenTouch Conversation, en cliquant sur le bouton ‘join online’ ou l'URL de la conférence.


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6.3.5 Paramètres

Cliquez sur le bouton situé en bas à droite pour afficher les options générales du module

complémentaire ( ).

À la réception d'un appel entrant, une fiche contact Outlook peut être affichée si l'appelant peut être identifié à partir des dossiers personnels Outlook ou de la liste globale des adresses Exchange. Des fiches contact peuvent également être créées pour les appelants non reconnus.

Date de la dernière synchronisation des contacts.

7 Microsoft Office 365

Microsoft Office 365 est une solution de cloud pour Microsoft Office. Dans ce cas, vos courriers électroniques et votre calendrier peuvent être gérés dans le cloud Microsoft. Selon la configuration de votre système, OpenTouch Conversation prend en charge Office 365 :

• vos messages vocaux sont accessibles depuis Outlook ou Outlook Web Access (OWA).

• Les réunions OpenTouch Conversation sont synchronisées avec le calendrier Office 365.

• OpenTouch Conversation et les modules additionnels du service de conférence pour Microsoft Outlook sont disponibles.

• Les services de communication peuvent être affichés dans d'autres applications Office comme SharePoint, Excel et Word.


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8 Module d'extension plugin Clic to Call (appel d'un simple clic) d'Alcatel-Lucent

Le plugin Click to Call est une extension gratuite qui permet d'appeler un numéro affiché sur Google Chrome (Gmail, contacts Google ou toute autre page Web).

8.1 Installation

Le module d'« extension plugin Clic to Call d'Alcatel-Lucent » est une extension de Chrome. Installez-la via le Chrome Web Store.

Si nécessaire, vérifiez que le module d'extension Chrome est activé à l'issue de l'installation (chrome://extensions/). Au démarrage, vous devez autoriser Click to Call d'Alcatel Lucent à utiliser les informations sur votre contact.

8.2 Passer un appel à partir d’un contact Gmail ou Google ou d'une page Web

• Sélectionnez le numéro (cliquez et

maintenez enfoncé le bouton gauche pour mettre en surbrillance le numéro complet à appeler).

• Cliquez avec le bouton droit de la souris

sur le numéro sélectionné. Un menu contextuel apparaît.

• Sélectionnez le menu « Click to Call ». L'appel démarre avec OpenTouch Conversation pour PC.


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9 OpenTouch Conversation pour Skype for Business

Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec OpenTouch Conversation pour PC (fonctionnalités complètes). L'application OpenTouch Conversation fournit un haut niveau de services lorsqu'elle est associée à Skype for Business. OpenTouch Conversation doit être installé avec l'option : « Integrated with Microsoft Lync/Skype for business».

9.1 Intégration OpenTouch Conversation

L'intégration des services de communication OpenTouch s'effectue à travers l'interface utilisateur Skype for Business native : services de téléphonie et de messagerie et fonctions de recherche de contacts personnels. Lorsque vous êtes connecté, le ruban OpenTouch Conversation est ajouté dans la fenêtre Skype for Business.

Le ruban affiche le profil acheminement actuel, le terminal sélectionné pour passer des appels et les actions disponibles. Lancez les services OpenTouch Conversation en cliquant sur le bouton correspondant dans le ruban. Pour plus de détails concernant les fonctionnalités suivantes, reportez-vous aux sections OpenTouch Conversation pour PC.

Mur des conversations : conversations passées, conversations actives et réunions à venir. Cliquez sur l'icône pour ouvrir le mur des conversations. Le nombre de nouveaux événements s’affiche (appel manqué, demande de rappel le cas échéant).

Messagerie vocale visuelle

Réunions : gérez vos réunions (consultation, création, modification, partage de documents) Toutes les réunions sont gérées selon la description de l’application OpenTouch Conversation.

Paramètres : ouvrir les paramètres OpenTouch Conversation.

Liste des conversations actives en cours. Si une seule conversation est active, la fiche de communication correspondante est ouverte.


Profil acheminement en cliquant sur votre profil acheminement d’appel actuel dans le ruban OpenTouch Conversation.



Le casque de l'ordinateur est utilisé pour les appels audio.



Assistant manager (en option)

Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer le module additionnel OpenTouch Conversation à partir du menu Outils.


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9.2 Informations sur la présence

Le statut de présence du téléphone OpenTouch est communiqué au client Microsoft Skype for Business, de sorte que toute personne consultant le statut de l’utilisateur verra que ce dernier est en conversation téléphonique.

9.3 Profil de routage

• Cliquez sur votre profil acheminement d’appel actuel dans le ruban OpenTouch Conversation.

Sélectionnez le profil d'acheminement. Le profil d'acheminement sélectionné et les informations relatives à ce profil s'affichent dans la zone utilisateur.

Le profil acheminement dépend de votre profil utilisateur (utilisateur Conversation, utilisateur Connection). Pour plus de détails, référez-vous aux sections suivantes OpenTouch Conversation pour PC :

• 2.9 Acheminement d'appel pour utilisateur Conversation

• 2.10 Acheminement d'appel pour utilisateur Connection

9.4 Démarrer une conversation

En fonction de la permission de l'utilisateur et de la configuration de l'application OpenTouch Conversation pour PC, vous pouvez démarrer une conversation vidéo ou audio avec les contacts Skype for Business. Toutes les conversations sont gérées par l'application OpenTouch Conversation pour PC. Vous pouvez démarrer une conversation :

• Depuis les favoris, l’historique ou le résultat de recherche, en sélectionnant l’action correspondante dans le menu

contextuel (clic droit).

• Depuis une session de messages instantanés, en sélectionnant le bouton

menu.

Le numéro de téléphone ou URI à composer peut-être sélectionné si plusieurs numéros sont disponibles.


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Vous pouvez aussi entrer le numéro de votre contact dans la zone de recherche/de composition. Le numéro apparaît comme un contact Skype for Business. Il vous suffit de démarrer une conversation en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le numéro et en sélectionnant le menu correspondant. Format du numéro de téléphone : numéro canonique : Numéro avec +Code pays/région (code de zone) ou numéro avec +Code pays/région pour contact interne ou externe.


L’intégration OpenTouch Conversation repose entièrement sur les capacités Skype for Business de recherche de personnes.

9.6 Réception d'un appel entrant

Réception d’alertes d’appels entrants depuis OpenTouch Conversation avec l’option de réponse, renvoi (à la messagerie vocale ou un numéro prédéfini) ou en réponse en utilisant la conversation.

9.7 Partager un document

Comme pour une conversation, vous pouvez partager un document avec un contact Skype for Business (historique, favoris, résultat de recherche, messages instantanés), en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le contact ou en appuyant sur le bouton de menu, puis en sélectionnant le menu de démarrage du partage de document. Pour plus de détails, référez-vous aux sections suivantes OpenTouch Conversation pour PC :

• 3 Partage de documents pendant une conversation

• 3.2 Partage de votre bureau pendant une conversation


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10 OpenTouch Conversation pour IBM Sametime

À partir de la version R2.4.0, l'intégration d'OpenTouch (OTMS, OTMC et OTBE) avec IBM Sametime/Domino/Notes sera interrompue et ne sera plus prise en charge dans les nouvelles ventes (première vente et vente complémentaire). Cette décision a été prise en raison de la faible adoption de cette fonctionnalité. Pour les clients existants ayant déployé l'intégration avec IBM Sametime/Domino/Notes, une mise à niveau vers OpenTouch 2.4.0 est prise en charge pour IBM Domino/Notes. Le support sera limité à IBM Domino/Notes R9.0/R9.0.1. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec OpenTouch Conversation pour PC (fonctionnalités complètes). L'application OpenTouch Conversation fournit un haut niveau de services lorsqu'elle est associée à IBM Sametime. OpenTouch Conversation doit être installé avec l'option : « Integrated with IBM Sametime ».

10.1 Module additionnel Sametime

Avant d’utiliser votre application, vous devez autoriser l’installation du module additionnel dans l’administration du serveur Sametime (règles par défaut Sametime). Contactez l’administrateur du serveur Sametime le cas échéant. Si le module additionnel est correctement installé, OpenTouch conversation se lance automatiquement lorsque vous démarrez Sametime. Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe OpenTouch Conversation. Cochez la case « Mémoriser le mot de passe » pour enregistrer le mot de passe pour les connexions futures. Si vous êtes en déplacement, saisissez les informations concernant l'accès à distance et l'adresse publique de votre serveur OpenTouch.

L'icône OpenTouch Conversation apparaît dans la barre de menu supérieure de Sametime.

Le module additionnel se lance et vous êtes connecté au serveur OpenTouch.

Le module additionnel peut être lancé (OpenTouch Conversation fonctionne).

Le module additionnel ne fonctionne pas (OpenTouch Conversation n’est pas démarré ou le module additionnel ne peut pas être exécuté).


L'intégration des services de communication OpenTouch s'effectue à travers l'interface utilisateur Sametime native : services de téléphonie et de messagerie et fonctions de recherche de contacts personnels.

Vous pouvez également accéder à toutes les autres fonctionnalités de l’application OpenTouch Conversation. Pour plus de détails concernant les fonctionnalités suivantes, reportez-vous aux sections OpenTouch Conversation pour PC.


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Réunions OpenTouch Conversation : gérez vos réunions (consultation, création, modification, partage de documents).

Clavier

Paramètres OpenTouch Conversation


Icônes d'état






Assistant manager (en option)

Le ruban affiche le profil acheminement actuel, le terminal sélectionné pour passer des appels et les actions disponibles.



• Sélectionnez le profil d'acheminement. Le profil d'acheminement sélectionné et les informations relatives à ce profil s'affichent dans la zone utilisateur.

Le profil acheminement dépend de votre profil utilisateur (utilisateur Conversation, utilisateur Connection). Pour plus de détails, référez-vous aux sections suivantes OpenTouch Conversation pour PC :




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10.4 Services de communication OpenTouch dans Sametime

Les services de communication OpenTouch proposés dépendent de la permission de l'utilisateur et du contexte. Le bouton correspondant est actif uniquement si l'action associée est actuellement possible.

• Lancer le mur de Conversation. Le nombre d'appels manqués apparaît également.



• Partager un document.


En fonction de la permission de l'utilisateur et de la configuration de l'application OpenTouch Conversation pour PC, vous pouvez démarrer une conversation vidéo, audio ou partager un document avec les contacts Sametime. Toutes les conversations sont gérées par l'application OpenTouch Conversation pour PC. Accédez à tous les services disponibles :

• depuis la barre de menu Sametime en sélectionnant un contact Sametime.

• Depuis le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un contact.

• Depuis le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une fiche contact Sametime.

Une liste de numéros de téléphone apparaît si le contact possède plusieurs numéros (cliquez sur le numéro à composer).

10.6 Numérotation

Entrez le numéro de votre contact dans la zone de recherche/de composition. Cliquez avec le bouton droit de la souris pour obtenir le menu contextuel avec les services OpenTouch Conversation. Format du numéro de téléphone : numéro canonique : Numéro avec +Code pays/région (code de zone) ou numéro avec +Code pays/région pour contact interne ou externe.


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Recherchez n’importe quelle personne dans vos contacts Sametime et démarrez un appel avec la personne concernée (si plusieurs contacts correspondent au critère de recherche, une liste de numéros de téléphone apparaît pour chaque contact). Cliquez avec le bouton droit de la souris pour obtenir le menu contextuel avec les services OpenTouch Conversation.


Réception d’alertes d’appels entrants depuis OpenTouch Conversation avec l’option de réponse, renvoi (à la messagerie vocale ou un numéro prédéfini) ou en réponse en utilisant la conversation.

10.9 Écouter un message vocal

• Sélectionnez l’onglet messagerie vocale visuelle dans la page d'accueil OpenTouch Conversation.


Le statut de présence des contacts apparaît avec le nom (couleur et texte du statut) :

Disponible Bientôt de retour

Occupé/En conversation Apparaître hors ligne

La présence de téléphonie de votre contact apparaît :

Votre contact est en conversation.

10.11 Partager un document

Comme pour une conversation, vous pouvez partager un document avec un contact Notes, en cliquant avec le bouton droit de la souris sur le contact et en sélectionnant le menu de démarrage du partage de document. Pour plus de détails, référez-vous aux sections suivantes OpenTouch Conversation pour PC :

• 3 Partage de documents pendant une conversation

• 3.2 Partage de votre bureau pendant une conversation


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10.12 Paramètres

OpenTouch Conversation est automatiquement lancé lors du démarrage de Sametime. Décochez si vous ne souhaitez pas de lancement automatique.

11 OpenTouch Conversation pour IBM Notes

À partir de la version R2.4.0, l'intégration d'OpenTouch (OTMS, OTMC et OTBE) avec IBM Sametime/Domino/Notes sera interrompue et ne sera plus prise en charge dans les nouvelles ventes (première vente et vente complémentaire). Cette décision a été prise en raison de la faible adoption de cette fonctionnalité. Pour les clients existants ayant déployé l'intégration avec IBM Sametime/Domino/Notes, une mise à niveau vers OpenTouch 2.4.0 est prise en charge pour IBM Domino/Notes. Le support sera limité à IBM Domino/Notes R9.0/R9.0.1. Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec OpenTouch Conversation pour PC (fonctionnalités complètes). L'application OpenTouch Conversation fournit un haut niveau de services lorsqu'elle est associée à IBM Notes. OpenTouch Conversation doit être installé avec l'option : « As a standalone application ».

11.1 Module additionnel Notes

Avant d’utiliser votre application, le module additionnel doit être installé et configuré sur le serveur Domino et dans votre application Notes. Le module additionnel est enregistré dans le dossier « Notes update site » de l’installation OpenTouch Conversation. Ajoutez cet emplacement de dossier dans les mises à jour des fonctions Notes. Référez-vous à la documentation Notes/Domino ou contactez votre installateur. Un déploiement avec provisionnement en masse est possible. Afin d’afficher la barre d'outils associée à OpenTouch Conversation dans la barre de menu supérieure de Notes, vous devez désélectionner l’option « show toolbars only when editing » dans le menu « View » -> « Toolbar ». Si le module additionnel est correctement installé, OpenTouch conversation se lance automatiquement lorsque vous démarrez Notes. Entrez le nom d'utilisateur et le mot de passe OpenTouch Conversation. Cochez la case « Mémoriser le mot de passe » pour enregistrer le mot de passe pour les connexions futures. Si vous êtes en déplacement, saisissez les informations concernant l'accès à distance et l'adresse publique de votre serveur OpenTouch.

L'icône OpenTouch Conversation apparaît dans la barre de menu supérieure de Notes.

Le module additionnel fonctionne correctement et vous êtes connecté au serveur OpenTouch.

Le module additionnel peut être lancé (OpenTouch Conversation fonctionne) – L’option Démarrage automatique est décochée.

Le module additionnel ne fonctionne pas (OpenTouch Conversation n’est pas démarré ou le module additionnel ne peut pas être exécuté).


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L'intégration des services de communication OpenTouch s'effectue à travers l'interface utilisateur Notes native : téléphonie, services de messagerie et contact personnel.

Cliquez sur l'icône du cadenas dans le menu de la barre supérieure Notes pour lancer le module additionnel OpenTouch Conversation. Une fois lancé, des boutons apparaissent en fonction des permissions de l’utilisateur dans la barre de menu Notes et la page d’accueil OpenTouch Conversation s’affiche dans une fenêtre séparée. L’icône de démarrage n’est pas affichée si l’option de démarrage automatique est cochée dans les paramètres du module additionnel OpenTouch Conversation (paramètres Notes).

Vous pouvez également accéder à toutes les autres fonctionnalités de l’application OpenTouch Conversation. Pour plus de détails concernant les fonctionnalités suivantes, reportez-vous aux sections OpenTouch Conversation pour PC.

Favoris : accès rapide à vos contacts préférés



Réunions OpenTouch Conversation : gérez vos réunions (consultation, création, modification, partage de documents).

Clavier

Paramètres OpenTouch Conversation


Pour chercher un contact, vous pouvez utiliser la fonction de recherche dans la page d’accueil OpenTouch Conversation ou à partir de la zone de notifications Windows (affichez ou masquez la zone de recherche/de numérotation en cliquant à droite sur l'icône OpenTouch Conversation dans la zone de notifications Windows).

Icônes d'état






Les microphones et les haut-parleurs de deux dispositifs différents sont utilisés pour les appels audio.


Les microphones ou les haut-parleurs ne peuvent pas être détectés.

Manager/Assistant activé (en option)


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Le ruban affiche le profil acheminement actuel, le terminal sélectionné pour passer des appels et les actions disponibles.



• Sélectionnez le profil d'acheminement. Le profil d'acheminement sélectionné et les informations relatives à ce profil s'affichent dans la zone utilisateur.

Le profil d'acheminement dépend de votre profil utilisateur (utilisateur Conversation, utilisateur Connection). Pour plus de détails, référez-vous aux sections suivantes OpenTouch Conversation pour PC :



11.4 Services de communication OpenTouch dans Notes

Les services de communication OpenTouch proposés dépendent de la permission de l'utilisateur et du contexte. Le bouton correspondant est actif uniquement si l'action associée est actuellement possible.




• Écouter/Réécouter un message vocal (reçu ou enregistré)

• Terminer la conversation active

• Enregistrer un message vocal à envoyer par courrier électronique


En fonction de la permission de l'utilisateur et de la configuration de l'application OpenTouch Conversation pour PC, vous pouvez démarrer une conversation vidéo ou audio avec les contacts Notes/Domino. Toutes les conversations sont gérées par l'application OpenTouch Conversation pour PC. Accédez à tous les services disponibles :

• Depuis la barre de menu Notes en sélectionnant un contact Notes/Domino.

• Depuis le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un message d'un contact.

• Depuis le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la fiche contact Notes/Domino.

• Depuis le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un numéro de téléphone.

• Depuis le menu contextuel en cliquant avec le bouton droit de la souris sur une adresse de courrier électronique ou un nom.


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Une liste de numéros de téléphone apparaît si le contact possède plusieurs numéros (cliquez sur le numéro à composer).

• Utiliser le bouton Raccrocher pour mettre fin à tout appel audio ou vidéo actif.

11.6 Numérotation

Entrez le numéro de votre contact dans la zone de recherche/de composition Notes. Sélectionnez l’option d’appel ou cliquez avec le bouton droit de la souris pour obtenir le menu contextuel avec les services OpenTouch Conversation. Format du numéro de téléphone : numéro canonique : Numéro avec +Code pays/région (code de zone) ou numéro avec +Code pays/région pour contact interne ou externe.


Recherchez toute personne dans vos contacts locaux Notes/Domino et démarrez un appel avec la personne concernée (si plusieurs contacts correspondent au critère de recherche, une liste de numéros de téléphone apparaît pour chaque contact). Restrictions : 1. Il n'est pas possible d'accéder à des contacts qui ne figurent pas dans la base de données locale (p. ex. contacts de l'entreprise). ContactService les synchronise en utilisant les propres noms.nsf de l'utilisateur. Il n'y a aucun moyen d'accéder à d'autres contacts Notes. 2. Une modification d'un contact local est prise en compte après redémarrage de Notes.

Depuis l’application OpenTouch Conversation, recherchez n'importe quelle personne dans vos contacts Notes et démarrez un appel avec cette personne. Vous pouvez aussi entrer le nom de votre contact dans la zone de recherche/composition de la zone de notification de Windows (affichez/masquez la zone de recherche/composition en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône OpenTouch Conversation de la zone de notification de Windows).


Réception d’alertes d’appels entrants depuis OpenTouch Conversation avec l’option de réponse, renvoi (à la messagerie vocale ou un numéro prédéfini) ou en réponse en utilisant la conversation. Une fiche contact Notes peut s’afficher si le numéro de l’appelant peut être reconnu (voir paramètres module additionnel).

11.9 Écouter un message vocal

• Pour consulter vos messages vocaux, sélectionnez l’icône correspondante dans la barre supérieure Notes ou sélectionnez l’onglet de messagerie vocale visuelle dans la page d’accueil OpenTouch Conversation.


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11.10 Enregistrer un message

• : ajoutez un message vocal (fichier .wav) à un message Notes.

• Votre téléphone sonne et vous pouvez enregistrer le message.

• L'enregistrement prend fin (voir également ci-dessous) lorsque l'enregistrement est joint au courrier électronique, réécouté, annulé, ou si un nouvel enregistrement est démarré. Il est possible d'ajouter plusieurs enregistrements à un courrier électronique.

• Joindre le dernier message enregistré

• Enregistrer un nouveau message (le message précédent sera perdu s'il n'est pas mis en pièce jointe)

• Écouter le message enregistré

• Annuler l'enregistrement


Le statut de présence des contacts apparaît avec le nom (couleur et texte du statut) :

Available (Disponible) Be_right_back

Occupé/En conversation Offline (Hors ligne)

La présence de téléphonie de votre contact apparaît :

Votre contact est en conversation. : .

11.12 Paramètres

Personnalisez le module additionnel OpenTouch Conversation à partir des préférences Notes.

Si cette option est sélectionnée, le module d'extension est automatiquement démarré lorsque vous lancez Notes.

À la réception d'un appel entrant, une fiche contact Notes peut être affichée si l'appelant peut être identifié à partir de la Liste d’adresses Notes/Domino. Des fiches contact peuvent également être créées pour les appelants non reconnus.


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12 Communiquer avec les organisations qui utilisent Microsoft© Lync™

Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec OpenTouch Conversation pour PC (fonctionnalités complètes). La fédération avec la passerelle Lync 2013 XMPP prend en charge la messagerie instantanée et la gestion de présence entre les utilisateurs OpenTouch Conversation et les utilisateurs Lync 2013. Cette fonction de fédération vous permet une communication plus rapide et efficace avec vos contacts en dehors de votre organisation, tels que les partenaires, les fournisseurs, les clients ou les vendeurs. Si la fédération est configurée sur votre système OpenTouch, vous pourrez :

• ajouter des utilisateurs Lync à vos contacts favoris,

• envoyer des messages instantanés à ces contacts Lync,

• voir la présence de ces contacts Lync,

• joindre les contacts Lync en audio ou vidéo.

12.1 Versions prises en charge

• Microsoft Lync™ Server 2013 et plus

• Microsoft Lync™ 2013 et plus

12.2 Fonctions disponibles avec un contact Lync

Utilisez votre application pour démarrer une conversation avec un utilisateur Microsoft Lync, comme tout autre contact.

Un contact fédéré est signalé par une icône spécifique.

Les utilisateurs de l'application OpenTouch Conversation peuvent demander à être avertis du statut de présence disponible ou occupé des utilisateurs Microsoft Lync. Cette option est aussi valable pour les utilisateurs Lync.

En tant qu'utilisateur OpenTouch, vous pouvez :

• Échanger des messages instantanés : lorsque la présence est fédérée entre les utilisateurs OpenTouch Conversation et Lync, les messages instantanés peuvent être envoyés (notez que la messagerie instantanée est limitée aux sessions pair-à-pair).

• Passer des appels vocaux : ouvrez la fiche contact d'un contact fédéré et cliquez pour appeler.

• Inviter des utilisateurs Lync à rejoindre une conférence OpenTouch programmée : envoyez une invitation avec les détails de la réunion OpenTouch à laquelle les utilisateurs Lync peuvent participer depuis un client Web et par téléphone.

• Ajouter un contact fédéré en audio uniquement à une conversation multimédia/multiparticipant (il n'est pas possible d'échanger des messages instantanés avec ce contact dans ce contexte).

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