OpsiPaye - La meilleure solution pour gérer la paye · L'utilisateur rentre les variables de la paie, intègre les changements, indique les événements tels congés, maladie, congé

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Manuel de Référence (hors notice DSN)

OpsiPaye ® v1.59 Avril 2019

SOMMAIRE

Le CONCEPT ........................................................................................ 2

Les NOTIONS ....................................................................................... 3 TOTALISATEURS .................................................................................................................................... 3 VARIABLES.............................................................................................................................................. 3 RUBRIQUES ............................................................................................................................................ 4 PROFILS .................................................................................................................................................. 4

La NAVIGATION .................................................................................... 5 Menu système .......................................................................................................................................... 5 Menu de l’application ................................................................................................................................ 6 Ecrans de saisie ....................................................................................................................................... 7 Editions et export de données .................................................................................................................. 9

La MISE en PLACE ................................................................................. 11

Menu SALARIES .................................................................................... 12 Fiche (salariés) ....................................................................................................................................... 12 Entrée (d’un salarié) ............................................................................................................................... 15 Retour (d’un salarié) ............................................................................................................................... 16 Transfert (d’un salarié) ........................................................................................................................... 17 Attestation Pôle emploi (Sortie) .............................................................................................................. 18 Attestation de salaire .............................................................................................................................. 19

Menu BULLETINS .................................................................................. 20 Saisie préparatoire ................................................................................................................................. 20 Edition préparatoire / Validation ............................................................................................................. 24 Edition définitive ..................................................................................................................................... 25 Clôture du mois ...................................................................................................................................... 26

Menu Espace DSN ................................................................................. 27

Menu ETABLISSEMENT ............................................................................ 28 Paramètres ............................................................................................................................................. 28 Calendrier ............................................................................................................................................... 30 Services .................................................................................................................................................. 32 Profils ...................................................................................................................................................... 32 Rubriques ............................................................................................................................................... 33 Plan comptable ....................................................................................................................................... 36 Clés de répartition .................................................................................................................................. 37 Variables ................................................................................................................................................. 37

Menu DOCUMENTS ................................................................................ 43 Etats périodiques .................................................................................................................................... 43 Documents du salarié ............................................................................................................................. 44 Listes ...................................................................................................................................................... 45 Annuaires ............................................................................................................................................... 46 Export de données ................................................................................................................................. 47 Déclarations............................................................................................................................................ 50

Menu OUTILS ...................................................................................... 53 Paye à l’envers ....................................................................................................................................... 53 Bulletin complémentaire ......................................................................................................................... 54 Remise à zéro d’un bulletin .................................................................................................................... 54 Régularisation ........................................................................................................................................ 55 Suppression d’une fiche d’un salarié ..................................................................................................... 57 Import de données ................................................................................................................................. 57 Sauvegarde ............................................................................................................................................ 57 Paramètres DADS-U .............................................................................................................................. 58

Menu Entreprise .................................................................................. 61

FAQ (Foire aux Questions) ...................................................................... 62

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Le CONCEPT L'application OpsiPaye Opsidium donne aux responsables des paies en entreprise et aux experts-comptables la possibilité d'établir à tout moment les bulletins de salaires et les déclarations sociales sans risques d'erreurs. L'utilisateur reçoit les autorisations nécessaires pour accéder à ses données sécurisées. Le centre serveur et ses experts se chargent de mettre en permanence à jour les méthodes de calcul et les taux de cotisations. L'utilisateur rentre les variables de la paie, intègre les changements, indique les événements tels congés, maladie, congé parental, etc., en suivant une méthode claire et rationnelle et en s'appuyant sur une aide en ligne particulièrement soignée. A l'issue de cette saisie, les fiches de paie et les déclarations sont prêtes pour l'impression ou pour l'envoi on-line. Les états périodiques sont à disposition, le tout sans risque et à un coût très économique.

OpsiPaye a été développé autour d’une application « client – serveur », ce qui signifie que tous les utilisateurs ont toujours la dernière version du logiciel.

Un grand soin a été apporté à l’ergonomie pour la navigation et au design pour les éditions, OpsiPaye offre toutes les garanties de sécurité, de confidentialité et de rapidité.

Configuration requise : Pour un plus grand confort, un écran configuré en 1024x768 est recommandé. Logiciel : PC : 2000 / XP / NT / Vista / Windows 7 / Windows 8 / Windows 10 Mac : Mac OS 9.1 ou plus Internet Explorer, Edge, Google Chrome, Safari, Firefox. Adobe Reader pour visualiser ou imprimer les états (disponible sur http://www.adobe.com/fr/ ) La dernière version de Flash Player disponible gratuitement sur http://www.adobe.com/fr/

Points-clés fonctionnels La mise à jour des données de toutes les caisses sociales, URSSAF, Pôle emploi, IRC.

La veille réglementaire

La sécurisation de l'accès et des données

La navigation à 3 clics maximum

Les bulletins de paie sont visibles dès la saisie des éléments

Tous les états périodiques accessibles en un seul clic

Déclarations sociales (DSN Phase 3)

Tous les types de paies sont réalisables pour toutes les conventions collectives: CDD, CDI, intermittents, contrats spéciaux (apprentis, contrats aidés, JEI, stagiaires…)

Gestion du décalage de la paie

L’application permet une gestion des payes multi établissements sur un même dossier.


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Les NOTIONS

TOTALISATEURS (Menu Etablissement)

Il y a 2 types de Totalisateurs : ceux qui expriment des montants en euros (Ex : Brut) et les nombres (ex : Nombre de jours de congés). Ils représentent le résultat, total ou partiel, du calcul d’une rubrique (ex : Net à Payer, Nombre d’heures travaillées). Les Totalisateurs sont entièrement gérés par Opsidium lors du paramétrage des rubriques. Les Totalisateurs ont une valeur antérieure dite cumul et une valeur immédiate lors du calcul du bulletin en cours. Exemple de Totalisateurs : Montants en euros : Brut, Brut Abattu, Net à Payer, Base CSG, Net Imposable, avantage en nature… Nombre : Nombre d’heures travaillées, jours de congés acquis, jours de congés pris, RTT acquis,…

VARIABLES (Menu Etablissement)

Il existe 3 catégories de variables :

- les « Variables Réglementaires » qui ne sont pas modifiables par l’établissement. Elles sont de couleur noire : ceci signifie que le contenu de cette variable est gérée soit par Opsidium, soit par votre expert-comptable (ex : Smic Horaire ou Plafond)

- les « Variables Etablissement », 2 cas se présentent : - de couleur bleue, cela signifie que l’établissement a modifié cette variable en se

l’appropriant - de couleur rouge, cela signifie que cette variable établissement est, pour l’instant,

gérée comme une variable fédérée. - les « Variables Bulletins », 2 cas se présentent :

- de couleur noire, il s’agit de variables calculées par Opsipaye lors de la saisie préparatoire

- de couleur rouge, cela signifie que cette variable sera saisie lors de la préparation des bulletins.

Le paramétrage des variables est simple : le contenu contient soit un nombre (ex : 4.5) soit une formule (ex : SMIC_Horaire*151.67). Vous pouvez modifier le libellé de toutes les « Variables Etablissement ».



RUBRIQUES (Menu Etablissement)

Comme pour les Variables, il existe des rubriques fédérées et des « Rubriques Etablissement ».

Les Rubriques sont décomposées en plusieurs groupes : du numéro 01000 à 09999 : les rubriques particulières liées aux congés, RTT et événements du calendrier qui n’ont pas un impact financier (Ex : jours de RTT acquis). du numéro 10000 à 29999 : les rubriques de gain/retenue soumis du numéro 30000 à 49999 : les rubriques de cotisation salariales et/ou patronales du numéro 50000 à 69999 : les rubriques de cotisation (ou réduction) uniquement patronales du numéro 70000 à 99999 : les rubriques de gain/tenue non soumis Le paramétrage des rubriques fédérées est sous la responsabilité d’Opsidium. Pour les « Rubriques Etablissement », il est possible de modifier quelques champs tels que le libellé, le code caisse, les taux de cotisation (ex : taux d’AT). Toutefois, il vous est possible de consulter ou d’imprimer la méthode de calcul de toutes les rubriques : ceci vous permettra de savoir si une rubrique peut vous intéresser. En général, les rubriques de gain ou de retenue font appel à une variable de saisie (ex : une rubrique de type « Heure Supplémentaire » fera appel à une variable « Nombre d’heures supplémentaires). Par contre, les rubriques de cotisation font plutôt appel des variables calculées (ex : Totalisateurs, plafonds,…).

PROFILS (Menu Etablissement)

Le Profil est utilisé pour regrouper plusieurs rubriques sous une même référence.

Pour gérer au mieux les Profils, il faut se souvenir que la notion de Profils est une notion large qui doit permettre à plusieurs salariés d’utiliser le même Profil. Par exemple, si un salarié de la catégorie « Employé » a une prime de temps en temps, cette prime sera affectée lors de la préparation du bulletin mais ne fera pas partie du Profil. Il y a trois types de profils : les profils des salariés (à renseigner dans la rubrique Emploi de la fiche salarié), les profils complémentaires (à renseigner lors de la préparation de la paie pour un événement non lié au calendrier) et profils liés aux événements calendrier (à renseigner lors de la préparation de la paie pour tout événement lié au calendrier). Note : Les Profils peuvent contenir tous les types de rubriques sans limitation.



La NAVIGATION La Navigation a été pensée pour accéder en 3 clics à un écran quelconque.

Menu système

Ecran menu système

Accueil Le bouton « Accueil » permet de revenir, à tout moment, à la page d’accueil de l’établissement en cours de traitement.

Manuel Le bouton « Manuel » permet d’accéder à la dernière version du manuel de référence et de la FAQ (Foire Aux Questions).

Tableau de Bord Le bouton « Tableau de Bord » affiche la liste des dossiers avec l’état d’avancement des dépôts DSN.

Fin de session Le bouton « Fin de session » situé en bas à droite vous déconnecte de la session en cours en chargeant la page d’accueil d’Opsidium. Pour vous reconnecter, vous devrez à nouveau entrer votre code utilisateur et votre mot de passe.



Menu de l’application

Ecran menu principal

En cliquant sur « Salariés », on accède aux fonctions suivantes :

Menu Salariés

Fiche : liste des salariés pour consultation ou modification Entrée : création d’un nouveau salarié Retour : réintégration d’un salarié à partir d’une fiche existante. Transfert : entre plusieurs établissements ayant le même SIREN. Attestation Pôle emploi : saisie pour la préparation de l’attestation Pôle emploi (hors DSN) Attestation de salaire : gestion des attestations de salaire pour arrêt maladie (hors DSN) En cliquant sur « Bulletins », on accède à :

Menu Bulletins

Saisie préparatoire : saisie préparatoire d’un bulletin d’un salarié (y compris congés et absences) Edition préparatoire : Visualisation et édition par lot des bulletins en cours de préparation et non clos. Possibilité de les « verrouiller » par lots. Validation : Validation par lot de tous les bulletins en cours de préparation et non clos. Edition définitive : Visualisation et édition par lot des bulletins clos d’une période. Clôture du mois : Clôture irréversible du mois de la paye.



Ecrans de saisie

Le contenu des différents écrans de saisie est documenté au niveau de chaque fonction (Cf. plus bas). La navigation au sein des écrans de saisie s’effectue au travers des onglets tel que dans l’exemple ci-dessous :

Exemple de navigation liste salariés

Par défaut, l’onglet « Liste » est ouvert. La liste de tous les salariés triés par nom est affichée. Astuce : il est possible de cliquer sur n’importe quel en-tête de colonne de la liste pour modifier le tri initial.

L’onglet « Filtre de la liste » permet de sélectionner une partie des salariés en fonction de critères que vous choisissez :

Exemple de navigation sur le filtre de la liste des salariés

Dans ce cas, le contenu de l’onglet « Liste » est changé.



Pour sélectionner un élément dans une liste, il suffit de cliquer une fois dessus : la couleur de fond de la ligne entière devient vert clair. Astuce : dans les listes, la position de votre souris est repérée par un fond jaune.

Pour afficher le contenu d’un onglet (Ex : « Coordonnées ») il suffit de cliquer dessus, une partie de la liste s’efface au profit du contenu de l’onglet. Pour afficher le même contenu d’un autre salarié, il suffit de cliquer sur le salarié dans la liste encore présente sur la partie gauche de l’écran, l’onglet « Coordonnées » reste actif et est actualisé immédiatement.

Exemple navigation liste / contenu

Pour modifier le contenu d’une fiche (le salarié sélectionné apparaît en vert dans la liste), il suffit de taper la ou les nouvelles valeurs dans les zones appropriées puis de cliquer sur le bouton « Valider ». Astuce : si on ne souhaite pas enregistrer la ou les modifications, il suffit de cliquer sur le bouton « Annuler ».

Remarque : Dans certains écrans de saisie (ex : saisie préparatoire des bulletins), la saisie est interactive, il n’y a donc pas de bouton « Valider » : toutes les données saisies sont immédiatement mises à jour dans la base de données.



Editions et export de données

Le menu « Documents » comporte six parties.

Menu Documents

Etats périodiques Correspond aux états mensuels, trimestriels ou annuels de l’établissement. Documents salariés On retrouve ici les états disponibles regroupés au niveau de chaque salarié : Bulletins de paye, relevé individuel, Fiche individuelle, Attestation Pôle emploi. Listes Correspond à des données non calendaires, tels que liste des salariés, liste des services, des profils, des rubriques et variables. Annuaires Permet d’obtenir des annuaires de salariés en fonction de différents critères. Export de données Virements bancaires SEPA ; écritures comptables ; liste des salariés. Déclarations DUCS (uniquement pour récupérer des données antérieures à 2015), N4DS (ex-DADS-U), états des dépôts DSN. Un grand soin a été apporté à la présentation des états papier. Ceux-ci sont au format PDF (Portable Document Format) et peuvent être ainsi imprimés sur tout type d’imprimante à tout moment grâce à Acrobat Reader fourni gratuitement sur le site www.adobe.fr .


http://www.adobe.fr/


exemple Etats périodiques

Dans la partie gauche, on trouve les états mensuels (dont la période est définie plus haut) Dans la partie du milieu, on trouve les états de synthèse dont le contenu peut s’étaler sur plusieurs mois ; le mois de fin correspond à la valeur indiquée en haut à gauche, le mois de début sera obtenu en demandant une période de 1 à 12 mois dans l’en-tête de cette colonne. Dans la partie droite, il s’agit d’états destinés aux administrations. Le registre du personnel est global et ne tient pas compte d’une période de paye. Pour lancer une édition, cliquez sur tous les états dont vous avez besoin, quelle que soit la colonne, puis cliquez sur le bouton « Visualiser PDF ».

Notes : Les états marqués en vert peuvent être décomposés par service si vous cliquez sur « Détail par service ». A partir de 2017, tous les états ayant trait à la N4DS ne seront plus utilisables.



La MISE en PLACE Les différentes phases de la mise en place doivent suivre la chronologie suivante : Etablissement - Paramètres Passer sur l’ensemble des onglets pour la saisie des informations y compris les données concernant les Caisses (URSSAF, Pôle emploi, retraites, prévoyance).

Etablissement – Variables Saisir le contenu des variables propres à l’établissement (ex : Prix unitaire du ticket Restaurant, avantage en nature,…). A l’issue de cette saisie, nous vous invitons à éditer la liste des variables grâce à la boîte de dialogue située sous la liste.

Etablissement – Rubriques Pour les rubriques modifiables dont les taux dépendent de l’établissement, saisir le contenu dans les rubriques concernées (ex : Taux AT, Prévoyance, taux du versement Transport). Eventuellement, modifier le libellé des rubriques que vous souhaitez changer. A l’issue de cette saisie, nous vous invitons à éditer la liste des rubriques grâce à la boîte de dialogue située sous la liste, ceci vous sera utile pour la mise en place des profils.

Etablissement – Profils A partir des rubriques, créer ou modifier des profils génériques pour les grandes catégories de vos salariés.

Etablissement – Calendrier Permet de gérer les jours ouvrés ou ouvrables de l’établissement.

Salariés – Entrée Saisir tous les salariés avec leurs caractéristiques et éventuellement leurs cumuls si vous ne démarrez pas en janvier.

Vous êtes prêts maintenant à entrer dans la phase normale du processus de paie, à savoir : Bulletins – Saisie préparatoire Saisir les variables de la paye de vos salariés (Vérifier le mois courant affiché en haut à gauche de l’écran).

Bulletins – Edition préparatoire / Bulletins verrouillés Permet d’éditer les bulletins préparés (éventuellement après une phase de re-calcul si le système le demande pour certains salariés) puis de les verrouiller s’il n’y plus de modification à apporter. A ce stade, les bulletins ne peuvent plus être modifiés sauf à retourner en saisie préparatoire et à forcer le bouton « Déverrouiller ».

Bulletins – Validation La validation des bulletins correspond à l’enregistrement définitif des bulletins. Après la validation, il ne sera plus possible de le modifier. En cas d’erreur, il vous restera la possibilité d’utiliser dans Outils la fonction « RAZ d’un bulletin » pour annuler ce bulletin et repartir en saisie préparatoire pour refaire un nouveau bulletin.

A ce stade, vous avez accès à toutes les éditions du mois. Toutefois, tant que le mois n’est pas clôturé, il faut considérer ces éditions comme provisoires puisque vous pouvez encore ajouter ou annuler des bulletins.



Menu SALARIES Les écrans de saisie décrits ci-dessous sont classés dans l’ordre du Menu Application en partant de la gauche et dans l’ordre des sous-menus du haut vers le bas

Fiche (salariés)

Liste de tous les salariés pour consultation ou modification

L’onglet « Liste » affiche la liste de tous les salariés présents. Si vous souhaitez ne faire apparaître dans cette liste qu’une catégorie de salariés, cliquez sur le premier onglet « Filtre de la liste » et saisissez vos critères de sélection.

Pour sélectionner un salarié, cliquez sur une ligne de la liste (elle apparaît en fond vert) puis cliquez sur l’onglet que vous souhaitez consulter. En cas de modification d’un ou plusieurs champs, la liste devient grise jusqu’à ce que vous validiez vos modifications à l’aide du bouton « Valider » situé à droite de la fiche. Pour annuler les modifications en cours, cliquez sur le bouton « Annuler ».

Contenu des onglets de la fiche salarié :

Identité Mat, N° SS, nom, prénom, situation familiale, date d’entrée, transfert en compta (Note : Pour ne pas inclure une fiche salarié dans la DADS-CIBTP mettre §ExDads dans Pseudo ) (Note : Pour ne pas inclure le net imposable dans la DSN mettre §ExDsn dans Pseudo)

Coordonnées Adresse, Tél., email, photo, accès portail salarié, accès portail manager

Emploi

Type de paye, emploi, convention collective, niveau de qualification, Profil du salarié, Calendrier du salarié

Cumuls Montants antérieurs de tous les totalisateurs (Brut, Net imposable,…), congés payés, RTT, etc…

4DS - DSN



Permet de régulariser la valeur de certains champs sur des bulletins déjà clos (Ex : code INSEE à changer sur les 12 derniers mois).

Bouton Accès perso :

Dans l’onglet « Coordonnées » en bas à droite de la fiche salarié, le bouton « » permet de gérer les accès au portail salarié et au portail manager.

Pour mémoire, l’accès des salariés et des managers à ces portails s’effectue à partir de www.opsipaye.com avec : portail salarié : https://servpaye5.opsidium.com/SalaSplit.cfm portail manager : https://servpaye5.opsidium.com/SalaSplit.cfm Pour les entreprises ayant choisi la norme ISO 270001, c’est le système qui génère le mot de passe sans que les gestionnaires puissent y accéder, l’écran se présente différemment :


http://www.opsipaye.com/

https://servpaye5.opsidium.com/SalaSplit.cfm

https://servpaye5.opsidium.com/SalaSplit.cfm


Bouton Calendrier/Alerte :

Dans l’onglet « Emploi » à droite du calendrier du salarié, le bouton « » permet de gérer des alertes spécifiques pour chaque salarié. Ces alertes apparaîtront lors de la préparation de la paye sous forme de Post-It

Pour insérer une alerte, cliquer sur le check à gauche de « Insertion » et choisir une action. Pour modifier le contenu d’une alerte ou la supprimer, il faut que le check à gauche d’Insertion soit éteint, en cliquant directement dans le calendrier, la boite de dialogue suivante apparaît :

En cliquant sur la croix on ferme la fenêtre avec le contenu en cours, en cliquant sur le bouton « supprimer » l’alerte est définitivement supprimée.

Note : il est possible d’accéder à la modification des alertes du salarié depuis la préparation de la paye dans la saisie des événements.



Entrée (d’un salarié)

Saisie d’un nouveau salarié n’ayant jamais travaillé dans l’établissement

Dans le menu « Salarié > Nouveau » ou en cliquant sur le bouton « » vous avez

accès à l’écran ci-dessus.

Indiquer le Nom, le Prénom, la date réelle d’entrée (bien vérifier la DATE d’ENTREE),

éventuellement un taux d’abattement (ex : ouvriers du bâtiment ou journalistes) puis Cliquer sur « Créer ». Tout le reste de la saisie est identique à ce qui est présent dans « Salarié > Fiche ».



Retour (d’un salarié)

Affiche la liste des salariés sortis. Permet de créer une nouvelle fiche d’un

salarié à partir d’une ancienne fiche.

L’onglet liste affiche la liste des salariés sortis dans l’année civile en cours. Pour faire apparaître les salariés partis les années précédentes, cliquez sur « Filtre de la liste » et modifiez l’année. Après avoir sélectionné le salarié (la ligne sélectionnée apparaît en fond vert), cliquez sur l’onglet « Identité ». Pour réintégrer un salarié, il est impératif de saisir au moins les trois champs suivants : Matricule (attention : il peut s’agir du même matricule ou d’un nouveau matricule) Date d’entrée Date d’ancienneté Tous les autres champs peuvent conserver les valeurs antérieures ou être modifiés. Il est possible de rependre ou de ne pas rependre les cumuls (disponible uniquement dans la même année civile) :

Attention, bien vérifier la NOUVELLE DATE d’ENTREE Enfin, cliquez sur le bouton « Réintégrer » pour que la nouvelle fiche soit créée, la boîte de dialogue de la DUE apparaît. Note :Pour un nouveau contrat, il convient de ne pas reprendre les cumuls. En effet le calcul de la réduction Fillon doit s’effectuer contrat par contrat.



Transfert (d’un salarié)

Pour les entreprises multi établissements permet de transférer un salarié d’un

établissement à un autre sans ressaisi.

L’onglet liste affiche la liste des salariés présents dans l’établissement. Cliquer sur un salarié puis sur l’onglet « Identité ». Dans cet onglet, choisir l’établissement de destination puis cliquer sur « Transférer ».

Note : Cette action fait « sortir » le salarié de l’établissement courant. Cette information sera reprise dans la N4DS (ex : DADS-U).



Attestation Pôle emploi (Sortie)

Cette fonction n’est plus à utiliser depuis janvier 2017. Elle a été remplacée

par le Signal Fin de contrat (pour le signal DSN voir la notice DSN).

L’onglet « Liste » affiche la liste des salariés ayant eu un bulletin de paye de sortie validé sur la période en cours. Si vous souhaitez ne faire apparaître dans cette liste qu’une catégorie de salariés, cliquez sur le premier onglet et saisissez vos critères de sélection. Pour sélectionner un salarié, cliquez sur une ligne de la liste (elle apparaît en fond vert). Saisir toutes les champs nécessaires à l’établissement de l’Attestation Pôle Emploi, au sein des 6 onglets suivants :

1. Employeur Le bouton « Pré-remplir » permet d’aller chercher les éléments chiffrés automatiquement

2. Salarié 3. Caisses

4. Emploi

5. Chômage 6. Rupture

7. Sommes versées

Cet onglet contient 3 sous-onglets.

8. FNGS 9. Paraphe

Note : Pour établir cette attestation, il faut que le dernier bulletin de paye (le bulletin de sortie) soit validé.

Remarque : Le bouton « Visualiser PDF » se situe en haut à droite de l’écran de saisie. Ce PDF n’est plus un document agréé, il convient d’utiliser ce document pour saisir l’attestation sur le site de net-entreprises.fr



Attestation de salaire

Permet de créer, de modifier ou de supprimer des attestations de salaire en cas

d’arrêt maladie (pour le signal DSN voir la notice spécifique DSN).

L’onglet « Liste » affiche la liste de tous les salariés présents. Si vous souhaitez ne faire apparaître dans cette liste qu’une catégorie de salariés, cliquez sur le premier onglet « Filtre de la liste » et saisissez vos critères de sélection.

En cliquant sur l’onglet « Arrêt Standard », on accède à l’écran suivant :

Pour créer une nouvelle attestation, cliquer sur le bouton « Créer ».

Ensuite remplir correctement la « Date du dernier jour de travail » puis cliquer sur le bouton pour pré-remplir les éléments chiffrés de l’attestation de salaire. Pour modifier une attestation, se positionner dans la liste des dates sur l’attestation désirée puis modifier les différentes zones de saisie. Pour supprimer une attestation, se positionner dans la liste des dates sur l’attestation désirée puis cliquer sur le bouton « Supprimer ». Pour imprimer une attestation, se positionner dans la liste des dates sur l’attestation désirée puis cliquer sur le bouton « Imprimer » en bas à droite.

Astuce : Pour demander une subrogation, il suffit de choisir une des banques dans la liste déroulante et d’indiquer les 2 dates. Si la liste des banques est vide, il convient d’aller dans « Etablissement – Paramètres » puis onglet « Banques ».

Note : la première fois pour chaque salarié, la liste des dates est vide, il faut donc cliquer sur « Créer » pour créer une nouvelle attestation. Le nombre d’attestions n’est pas limitée.



Menu BULLETINS

Saisie préparatoire

Pour chaque salarié, saisie des éléments particuliers de la paie : variables et

événements.

Par défaut, l’onglet « liste » affiche la liste des salariés. Si vous souhaitez ne faire apparaître dans cette liste qu’une catégorie de salariés, cliquez sur le premier onglet (comme présenté ci-dessus) et saisissez vos critères de sélection. Après avoir sélectionné un salarié pour la création d’un nouveau bulletin, nous vous conseillons de remplir les onglets dans l’ordre suivant : Saisie événements : pour la saisie des dates de payes et pour les événements Rubriques : de manière exceptionnelle pour ajouter ou supprimer une rubrique ne faisant pas appel au calendrier Variables : pour la saisie des variables du mois Voir Bulletin : si vous souhaitez vérifier le contenu et effectuer un pré-calcul du bulletin. Le bouton « Visualiser PDF » permet en plus du pré-calcul d’imprimer le bulletin préparatoire.



Saisie événements Gestion des événements tels que : Congés payés pris, RTT pris, Maladie, Jours d’absence. Les événements sont gérés au travers de mini profils composés d’une ou de plusieurs rubriques.

Saisissez les dates de début, de fin et de paiement de la paye ainsi que le nombre de jours ouvrés du mois.

Nombre de jours ouvrés : Calculé à partir du calendrier de l’entreprise (normalement ne pas modifier cette valeur) Il s’agit du nombre de jours ouvrés pour la période complète du mois.

Heures de présences effectives : Valeur par défaut en provenance des éléments du calendrier de l’entreprise. La valeur par défaut prend en compte la date de début et de fin du bulletin en cliquant sur le bouton situé à droite de la zone. Peut être modifié en fonction du nombre d’heures effectivement travaillées (utilisé à des fins statistiques dans la DADS-U)

Cas particulier d’un Bulletin de sortie : Cliquer sur la coche située dans le fond bleue, un champ « Date de sortie » s’affiche qu’il convient de renseigner.

Cas particulier « non-actif » pour les occasionnels

En cochant sur « non actif » cela permet de conserver un salarié sans qu’il ait de bulletin de paie (à n’utiliser que pour des contrats spéciaux qui ne nécessitent pas d’attestation Assédic).

Gestion des événements proprement dits

- Pour créer un nouvel événement Choisissez dans « Créer un nouvel événement » le type d’événement puis dans la fenêtre déroulante, choisissez le module qui vous convient pour les événements faisant appel au calendrier, continuez en saisissant une date de



début et une date de fin poursuivez en saisissant les variables liés à cet événement ajouter un commentaire si besoin Remarque : il s’agit d’une saisie interactive, il n’y a pas de bouton « Valider »

- Pour modifier un événement Cliquez dans la partie droite sur l’événement à modifier puis modifiez dans la partie centrale les champs que vous souhaitez Remarque : il s’agit d’une saisie interactive, il n’y a pas de bouton « Valider »

- Pour supprimer un événement Cliquez dans la partie droite sur l’événement à modifier puis cliquez sur le bouton « Supprimer évén. » Remarque : la suppression est immédiate, il n’y a pas de confirmation de la demande de suppression

Gestion des alertes

Ce module est identique à celui documenté dans le ficher salarié au niveau de l’onglet « Emploi ». Il permet de gérer des alertes futures. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur le bouton situé en haut à gauche au-dessus du calendrier des événements :

Saisie Variables

Cet onglet est le cœur de la saisie des éléments de paye : il présente toutes les variables de paye du salarié (sauf celles issues des « événements »). Par défaut s’affichent les valeurs des variables du précédent bulletin du salarié.

La zone « commentaire du bulletin » permet de saisir des informations personnalisées qui apparaîtront en bas du bulletin.

Note : Les variables déjà calculées en provenance de l’établissement n’apparaissent pas ici.



Voir Bulletin Recalcule et affiche le détail du calcul du bulletin en cours de préparation.

Un onglet « Voir Cumuls » qui apparaît en bas de la fenêtre affiche les valeurs de tous les totalisateurs.

Rubriques Affiche la liste des rubriques affectées au salarié sur la partie gauche et la liste des rubriques disponibles sur la droite de l’écran. On peut ajouter une rubrique au salarié (en sélectionnant une rubrique dans la liste de droite et en cliquant sur le bouton « Ajouter ») ou on peut supprimer une rubrique (en sélectionnant une rubrique dans la liste de gauche puis en cliquant sur le bouton « Enlever ».

En plus des affectations personnalisées décrites ci-dessus, le bouton « Remplacer les rubriques par… » permet :

De ne reprendre que les rubriques du profil de base du salarié (choix « Remplacer par les rubriques du profil de base ») De supprimer toutes les rubriques, y compris celles du profil (choix « Effacer toutes les rubriques ») D’utiliser les mêmes rubriques que celles présentes dans la préparation d’un autre salarié (choix « Remplacer par les rubriques d’un autre salarié »)

Note : A l’issue d’une modification dans cet onglet, il est préférable de revenir dans l’onglet « Variables » pour s’assurer qu’il n’y a pas de nouvelles variables de paye à saisir.

Le bouton « Verrouiller la saisie » Ce bouton est disponible sur tous les onglets de la saisie préparatoire. A tout moment, mais particulièrement à la fin de la saisie, vous pouvez cliquer sur ce bouton (il se transforme alors en « Déverrouiller la saisie ») ce qui permettra à ce bulletin d’apparaître dans la liste des bulletins qui pourront être validés.

Le bouton « Visualiser PDF » Présents en bas sur tous les onglets, ce bouton permet de visualiser au format PDF un bulletin préparatoire (non définitif) pour le salarié en cours de traitement. Remarque : Dans ce module, la saisie est interactive, il n’y a donc pas de bouton « Valider » : toutes les données saisies sont immédiatement mises à jour dans la base de données et le bulletin est systématiquement recalculé.



Edition préparatoire / Validation

Affiche la liste de tous les bulletins en cours de préparation

Permet l’édition des bulletins préparés ou la validation définitive

Bouton « Recalculer » Pour certains bulletins, dans la colonne « Net à payer » apparaît « A recalculer ». Il s’agit en général de bulletins qui ont été préparés sans que la commande « Voir bulletin » n’ait été choisie ou de bulletins pour lesquels des paramètres ont été changés après la phase de préparation (ex : modification d’un taux de cotisation). Ainsi avant d’éditer ce bulletin préparatoire ou avant de le clôturer, nous vous conseillons de sélectionner tous les bulletins concernés (en cliquant sur la coche située sur la première colonne de la liste) et ensuite de cliquer sur le bouton « Recalculer » situé en bas de la liste. A l’issue de cette opération, les bulletins sont recalculés et le net à payer s’inscrit dans la colonne.

Phase de l’édition préparatoire Cette phase est optionnelle mais vivement recommandée. Cocher la ou les bulletins que vous souhaitez éditer en cliquant sur la première colonne puis sélectionner « Choisir une édition ». Note : pour sélectionner ou désélectionner tous les bulletins, cliquer sur la coche située en bas à l’extérieur de la liste.

Phase de validation des bulletins préparatoires La validation des bulletins est une opération irréversible car au moment de la validation un numéro unique et séquentiel est attribué au bulletin. Cocher le ou les bulletins que vous souhaitez valider en cliquant sur la première colonne puis sélectionner « Validation ». Note : pour annuler un bulletin, merci de vous reporter à la rubrique Outils- Remise à zéro d’un bulletin.



Edition définitive

Edition/visualisation des bulletins déjà clôturés sur le mois en cours ou les

mois précédents.

Si besoin, l’onglet « Filtre de la liste » permet de déterminer une période plus précise et d’entrer d’autres critères de sélection pour réduire la taille de la liste.

Cocher le ou les bulletins que vous souhaitez imprimer en cliquant sur la première colonne puis sélectionner « Choisir Edition ».

Astuce : pour sélectionner tous les bulletins de la liste, cliquer sur la coche située en bas à l’extérieur de la liste.

Astuce : pour modifier le tri de cette édition, cliquer sur la colonne qui servira au tri.



Clôture du mois

Clôture définitive et irréversible du mois de la paye

Le processus de clôture du mois peut comprendre plusieurs étapes successives :

« Sauvegarde avant clôture » Cette case est cochée pour permettre d’effectuer une sauvegarde de vos données. Il s’agit là d’un backup de sécurité. Nous ne vous conseillons pas de décocher cette case.

« Remise à zéro des RTT » En fonction des informations contenues dans Etablissement – Paramètres, cette case est ou n’est pas cochée.

« Transfert de congés sur N-1 » En fonction des informations contenues dans Etablissement – Paramètres, cette case est ou n’est pas cochée (en général, cette case sera cochée à la clôture du mois de Mai).

«Avec Arrondis des Congés N sur N-1 » SI cette case est cochée (ce qui est le cas par défaut lors du transfert annuel de congés), les jours de congés acquis dans l’année en cours seront arrondis à l’entier le plus grand conformément au Droit du Travail.

« Changement année civile » A la clôture du mois de Décembre, le système remettra à zéro une grande partie des totalisateurs des salariés. Pour mémoire, le système vous le rappelle en ajoutant une coche face à ce processus.

Bouton « Clôturer le mois » Si ce bouton n’est pas actif, c’est que le système a détecté une anomalie et qu’il est impossible de clôturer le mois sans résoudre le ou les problèmes.

Attention : la clôture du mois est irréversible.



Menu Espace DSN

Cet espace évolue en fonction des cahiers techniques de la DSN.

Il existe une notice spécifique à télécharger de manière distincte.

D’une manière générale, on retrouvera tous les éléments nécessaires et indispensables aux dépôts de fichiers DSN qu’ils soient mensuels ou événementiels.



Menu ETABLISSEMENT

Paramétrage de toutes les informations propres à l’établissement

Menu Etablissement

Paramètres

Informations de l’entreprise présentées sur 7 onglets

Etablissement Raison sociale, N° Siret, mois de remise à zéro des CP,…

Attention : le décalage de paye n’est utilisé que dans des cas précis d’entreprises ayant choisi de payer leurs salariés le 5, le 10 ou le 15 du mois suivant et ayant eu l’accord de l’URSSAF pour payer leurs charges avec un mois de décalage. Dans le cas du décalage de paie, le calcul des cotisations est effectué soit sur la base des taux à la date de paiement des salaires soit sur la date d’emploi (en général pour les entreprises de moins de 9 salariés). Par défaut, NE PAS cocher cette case. Note : Si décalage de paye est coché, la période de paie indiqué en haut de l’écran correspond à la date effective des paiements des salaires.



Coordonnées

Adresse, Tél.

Banque Informations destinées aux virements bancaires. Depuis la mise en place de la DSN et l’obligation de télépayer au format SEPA, il convient de remplir systématiquement au moins un IBAN complet.

Caisses Paramétrage des caisses de cotisation (Urssaf, Pôle emploi, Caisses de retraite, Prévoyance)

Depuis la mise en place de la DSN PHASE 3, il faut bien distinguer les types de caisses :

URS = URSSAF AAR = Arrco-Agirc CTI = Prévoyance FFS = Assurance FNM = Mutuelle OCI = Mutuelle isolée IRC = Ircantec CRN = CRPNPAC CIB = Caisse CI-BTP

A ces caisses, il convient d’ajouter la Caisse de Congés Spectacles et la DGFIP.

Note : Exemple de syntaxe pour remplir les dates d’exigibilité, de dépôt et de règlement : FM+15 (correspond à 15 jours après la Fin du Mois) et FT+25 (25 jours fin de trimestre)

Déclarant Informations concernant le déclarant des DSN

DADS / DSN Informations complémentaires pour le transfert des données sociales



Calendrier

Calendrier des jours ouvrés / ouvrables de l’entreprise pour une année entière

Permet de déterminer par avance tous les jours fériés et les ponts de l’établissement pour une catégorie de salariés.

La boite de sélection « Général ; Groupe Spec 1 » Elle permet de gérer des calendriers différents si l’entreprise est dans un secteur particulier (ex : HCR, grande distribution). Note : A chaque salarié est affecté un calendrier et un seul.

Si le « Mode édition » n’est pas coché : Par défaut, on est en mode consultation/modification des événements. Dans ce mode, si on clique sur un jour particulier, le ou les événements de la journée s’affichent dans une pop-up. On peut alors modifier le titre et le commentaire de l’événement.

Si le « Mode édition » est coché cela permet de choisir une action : Choix « Jours fériés » Permet de créer ou de supprimer les jours fériés (en plus ou en moins de ceux proposés par OpsiPaye). Choix « Repos hebdomadaires » Ce mode permet de créer (ou de supprimer) les jours de repos hebdomadaire pour chaque calendrier (par exemple les samedis et les dimanches dans la plupart des entreprises ou bien les dimanches et lundis dans la distribution). Après avoir cliqué sur ce mode, il suffit de cliquer sur les jours concernés ou sur les en-têtes de colonne (la journée apparaît grisée). Pour supprimer un jour de repos, cliquer à nouveau sur le jour ou sur l’en-tête de colonne



Choix « Jours ouvrables » Permet de créer ou de supprimer des jours ouvrables (en général le samedi) Choix « Jours ouvrés » Permet de revenir à un jour normal de type ouvré (couleur fond blanc) Choix « Jours chômés » Permet de poser des jours non travaillés pour l’établissement (couleur fond violet) Choix « Alertes » Permet de poser ou plusieurs alertes propre à l’établissement (ex : ne pas oublier de vérifier les primes de fin d’année) Choix « RTT Obligatoires » Permet de poser des jours de RTT obligatoires pour tous les salariés de ce groupe. Choix « Congés Obligatoires » Permet de poser des jours de Congés obligatoires pour tous les salariés de ce groupe.

Bouton Calcul jours fériés : Calcule et pose les jours fériés légaux (couleur rose)

Bouton Horaire Hebdomadaire : Correspond à l’horaire de travail réel dans l’entreprise pour les jours ouvrés dans une semaine.

Bouton Annuler : annule les actions depuis la dernière validation

Bouton Valider : enregistre toutes les modifications apportées au calendrier



Services

Consultation, création et modification des services de l’établissement.

Note : l’historique des services est conservé au niveau des bulletins des salariés dans le cas où un salarié change de service.

Profils

Gestion des profils des salariés et profils liés aux événements.

Au sein d’un profil, les rubriques sont :

Fédérées : rubriques proposées en standard par l’application pour ce profil

Exclues : rubriques standard du profil exclues volontairement par l’établissement

Locales : rubriques ajoutées par l’établissement au profil standard. Les rubriques sont de trois types :

Profils des salariés Ces profils sont destinés à renseigner le champ profil dans l’onglet Emploi de la fiche salarié. (ex : Cadre, Employé, Dirigeant).

Profils complémentaires Ces profils sont utilisés dans la préparation de la paie pour gérer des rubriques additionnelles au profil de base du salarié (ex : carte orange zone 1). Ce profil n’est pas liée à un événement du calendrier.

Evénements calendrier Il s’agit de profils-type destinés à des événements liés au calendrier (ex : jours de congés pris, jours de RTT pris). Note : les jours de congés acquis n’étant pas liés directement à des jours du calendrier seront inclus soit dans le profil des salariés soit dans un profil complémentaire.



Rubriques

Affiche la liste des rubriques disponibles et permet de modifier le contenu de

certaines rubriques de gains/retenues ou de cotisations

Les rubriques modifiables peuvent être personnalisées en cliquant sur la coche « Appropriée ». Il s’agit d’une coche interactive, il n’y a pas de validation. Dans ce cas, elles seront gérées par l’établissement. Pour les rubriques de cotisations, il est possible de modifier les champs suivants : le libellé, la part salariale (taux ou valeur), la part patronale (taux ou valeur), le type de caisse, le code DUCS et, éventuellement, la date d’effet. Pour les autres rubriques, il est possible de modifier le libellé. Analyse du code DUCS (ou CTP) pour les URSSAF sur 7 positions:

La première position : Toujours égale à 1 pour les URSSAF

Les valeurs possibles pour la deuxième sont : A cas normal B minoration taux AT propre au type de personnel C minoration taux AT entreprise D taux propre au type de personnel E pas de taux AT F code type négatif (déduction de cotisation) K minoration du taux AT et Transport identique R Allégement et réduction heures supplémentaires Y taxe syndicat mixte Z ligne transport

La troisième position correspond au rang AT: Valeurs comprises entre 0 et 9 (# permet d’affecter un rang AT à partir de la fiche salarié)

Les postions 4 à 6 correspondent au type de personnel: 100 correspond au cas général Les autres codes-types personnel sont sur www.acoss.fr/site/general/ducs_annexeA.php

La 7ème position correspond à la base de la cotisation : D pour déplafonnée P pour plafonnée A pour accident du travail


http://www.acoss.fr/site/general/ducs_annexeA.php


Note : dans le cas du Versement Transport, on doit ajouter les 5 caractères du code commune (qui est différent du code postal) entre parenthèses soit par exemple : 1Z0900D(92026).

Analyse du code DUCS pour Pole Emploi:

Idem que les codes DUCS Urssaf Analyse du code DUCS pour les IRC (depuis le 01012019 n’est plus utilisé) :

Les valeurs possibles pour les 2 premières positions sont 30 pour l'AGIRC (si plusieurs AGIRC utiliser 30 à 39) 40 pour l'ARRCO (si plusieurs ARRCO utiliser 40 à 49) 50 pour la prévoyance 60 pour la MSA 80 pour l'AGFF 70 pour la mutuelle ou la Caisse de Congés payés

Les valeurs des 3 positions suivantes correspondent à la catégorie de personnel, à savoir : 210 Agents de l'Etat 220 Cadres 221 Articles 4 et 4 bis - cadres et assimilés cadres au sens des articles 4 & 4 bis de la CCN du 14/03/47 222 Article 36 - bénéficiaires d'une extension au titre de l'article 36, annexe 1, de la CCN du 14/03/47 224 Cadres supérieurs - cadres cotisants sur la tranche C des salaires 229 Non CCN - cadres non bénéficiaires de la CCN du 14 mars 1947 230 VRP cadres relevant de l'article 4 de la CCN du 14 mars 1947 239 VRP non cadres non bénéficiaires de la CCN du 14 mars 1947 240 Non cadres 241 ETAM - Employés Techniciens et Agents de Maîtrise 242 Employés mensuels 243 Ouvriers mensuels 244 Ouvriers payés à l'heure 245 Mineurs 246 Travailleurs à domicile 247 Saisonniers 248 Gens de maison 249 Divers : artistes, clergé 250 Enseignants visés par la loi Guermeur 251 Enseignants cadres visés par la Loi Guermeur 252 Enseignants non cadres visés par la Loi Guermeur 260 Apprentis 261 Journalistes titulaires (AGIRC) 262 Journalistes stagiaires (ARRCO) 263 Journalistes pigistes (ARRCO) 270 Stagiaires 271 Journalistes stagiaires (Audiens)(EDI) 280 Journalistes titulaires (EDI) 281 pigistes (EDI) 298 Autre salarié cadre du régime général (EDI) 299 Autre salarié non cadre du régime général (EDI)

les 2 dernières valeurs correspondent à l’assiette de cotisation : 001 Tranche 1 Salaire brut dans la limite du plafond de cotisations au régime vieillesse de la Sécurité Sociale. 002 Tranche 2 Fraction du salaire brut comprise entre le plafond de la SS et une limite supérieure fixée à trois fois ce plafond. 003 T1 + T2 Salaire brut dans la limite de trois fois le plafond de la Sécurité Sociale. 004 TRANCHE B (TB) Fraction du salaire brut comprise entre le plafond de la Sécurité Sociale et une limite supérieure fixée à au moins quatre fois ce plafond. 005 SOMMES ISOLEES TB (SITB) Sommes isolées (Cf. lexique) affectées à la Tranche B. 006 AGREGAT TB + SITB Assiettes Tranche B + Sommes isolées affectées à la tranche B



007 TRANCHE C (TC) Fraction du salaire brut comprise entre le plafond de la tranche B et une limite supérieure fixée à huit fois le plafond de la Sécurité Sociale. 008 SOMMES ISOLEES TC (SITC) Sommes isolées (Cf. lexique) affectées à la Tranche C. 009 AGREGAT TC + SITC Assiettes Tranche C + Sommes isolées affectées à la tranche C. 010 ASSIETTE C.E.T. Salaire brut assiette de la Contribution Exceptionnelle et Temporaire. 012 ASSIETTE NON DETAILLEE (GMP) Utilisé pour les compléments au titre de garanties de points (GMP). 013 ASSIETTE FORFAITAIRE L'assiette n'est pas un élément du salaire mais un forfait. 014 ASSIETTE NON DETAILLEE (GAR) Utilisé pour les compléments au titre des garanties de cotisations 015 PLAFOND S.S. Assiette correspondant au plafond de la SS (Régime Vieillesse) 016 SALAIRE TOTAL Salaire Brut total sans aucune limitation. 017 TRANCHE 4 Fraction du salaire brut comprise entre le Plafond de la Tranche C et une limite supérieure fixée à ? fois le plafond de la Sécurité Sociale. 018 SMIC Assiette correspondant au Salaire Minimum Interprofessionnel de Croissance. 019 TRANCE B + TRANCHE C Regroupement des codes 006 & 009. 020 FORFAIT APEC Montant unitaire du forfait APEC annuel. 021 à 999 AUTRE ASSIETTE Assiette spécifique à définir dans le contrat d'interchange.

La plage de codes comprise entre les numéros 021 et 999 (les deux inclus) et toutes les autres formules

alphanumériques possibles sur trois caractères sont disponibles pour la définition des assiettes de cotisations aux

régimes autres qu'AGIRC et ARRCO.

Remarque : Depuis la PHASE 3 de la DSN les codes DUCS ne sont utilisés QUE pour l’URSSAF. Date d’effet Permet de régulariser une cotisation avec un effet rétroactif Note : la date d’effet permet de lancer une régularisation sur une période antérieure en liaison avec « Outils – Régularisation ». La régularisation est limitée à 12 mois civils.

Après avoir modifié les champs de la rubrique, cliquer sur le bouton « Valider ». Remarque : si le champ « Appropriée » est coché, la rubrique est gérée par l’établissement.



Plan comptable

Permet de consulter et de modifier les comptes comptables de chacune des

rubriques.

Saisir le compte à modifier dans la colonne débit et/ou crédit.

La mise à jour du Plan Comptable s’effectue ligne à ligne avec une possibilité de rétroactivité :

Il est possible d’éditer ou de rééditer les écritures comptables dans ce module sans revenir au module des éditions avec cette fonction :



Clés de répartition

Consultation, création et modification des clés de répartition de

l’établissement.

Les clés de répartition permettent d’affecter le coût d’un bulletin de salaire à un ou plusieurs projets, clients ou autres centres de coûts / profits. Pour mémoire, les notions de « Services » et de « clés de répartition » sont différentes. Par exemple, un salarié peut faire partie d’un service « Electricité » et avoir passé 20% de son temps de travail chez le Client A et les 80% restant chez le client B. Note : l’historique des clés de répartition est conservé au niveau des bulletins des salariés. Cette répartition pourra être modifiée après la validation des bulletins grâce à l’outil de « Régularisation - Clés de Répartition ».

Variables

Affiche la liste des variables et permet de modifier le contenu de certaines

variables qui peuvent être appropriées par l’établissement

Normalement, les variables réglementaires ne sont pas modifiables par l’établissement. Bien entendu, les variables Etablissement sont modifiables par l’Etablissement au niveau du contenu et du libellé à condition d’avoir coché le champ « Appropriée ». Exemple : Prix unitaire du ticket restaurant



Les variables Bulletins correspondent aux variables mensuelles du salarié. Normalement, le contenu doit toujours être vide (et non pas nul). Il est possible de changer l’intitulé de la variable en cliquant sur la coche « Appropriée ». Néanmoins, certaines variables liées à des rubriques appelés dans la saisie des événements peuvent être calculées directement en fonction de vos critères. Exemple : congés payés calculés sur le nombre de jour ouvrés pris :

Liste non exhaustive de fonctions pouvant être appelées dans une variable : Jouvres(Mcourant) Nombre de jours ouvrés du calendrier du salarié d’un mois Complet

Jouvres(Mprecedent) Jouvres(Msuivant) Jouvres(Bcourant) Nombre de jours ouvrés entre la date de début et de fin de bulletin

Jouvres(Bprecedent) Jouvres(Ecourant) Nombre de jours ouvrés entre la date de début et de fin d’un

Evénement ou du bulletin si appelé en dehors d’un événement du calendrier

JferiesOuvres(Mcourant) Nombre de jours ouvrés + nombre de jours fériés assimilé à un

jour de travail (ex : 1er mai ou 14 juillet tombant un jeudi)

JferiesOuvres(Bcourant) idem pour la période du bulletin

JferiesOuvres(Ecourant) idem pour la période de l’événement



Jouvrables(Mcourant) Nombre de jours ouvrables du calendrier du salarié d’un mois Complet

Jouvrables(Mprecedent) Jouvrables(Msuivant) Jouvrables(Bcourant) Nombre de jours ouvrables entre la date de début et de fin de bulletin

Jouvrables(Ecourant) Nombre de jours ouvrables entre la date de début et de fin d’un

événement

JferiesOuvrables(Mcourant) Nombre de jours ouvrables + nbre de jours fériés assimilé à un jour de travail (ex : 1er mai ou 14 juillet tombant un jeudi)

JferiesOuvrables(Bcourant) idem pour la période du bulletin

JferiesOuvrables(Ecourant) idem pour la période de l’événement

Jcalend(Mcourant) Nombre de jours calendaires du calendrier du salarié d’un mois

complet

Jcalend(Mprecedent) Jcalend(Msuivant) Jcalend(Bcourant) Nombre de jours calendaires entre la date de début et de fin de

bulletin

Jcalend(Ecourant) Nombre de jours ouvrés entre la date de début et de fin d’un événement

Houvres(Mcourant) Nombre d’heures ouvrées totales d’un mois complet Houvres(Mprecedent) Houvres(Msuivant) Houvres(Bcourant) Nombre d’heures ouvrées totales du bulletin courant

Houvres(Bprecedent) Houvres(Ecourant) Nombre d’heures ouvrées totales de l’événement courant HferiesOuvres(Mcourant) Nombre d’heures ouvrées + Nombre d’heures des jours fériés qui auraient dû être travaillés si ce n’était ni un jour ouvrable ni un jour de repos

HferiesOuvres(Bcourant) idem ci-dessus pour la période du bulletin

HferiesOuvres(Ecourant) idem ci-dessus pour la période de l’événement

Houvres(McourantNrm) Nombre d’heures ouvrées Normales d’un mois complet

Houvres(McourantSup) Nombre d’heures ouvrées Supplémentaires d’un mois complet

Houvres(BcourantNrm) Nombre d’heures ouvrées Normales du bulletin courant

Houvres(BcourantSup) Nombre d’heures ouvrées Supplémentaires du bulletin courant

Houvres(EcourantNrm) Nombre d’heures ouvrées Normales de l’événement courant Houvres(EcourantSup) Nombre d’heures ouvrées Supplémentaires de l’événement Idem pour les HferiesOuvres (….) Fonctions Base de Données Bulletin(NB_JOURS) Nombre de jours ouvrés ( idem Jouvres(Mcourant) ) Bulletin(NB_HEURES) Nombre d’équivalent heures des jours ouvrés

Bulletin(DATE_DEB) Date de début du bulletin courant

Bulletin(DATE_FIN) Date de fin du bulletin courant

Bulletin(DATE_PAI) Date de paiement apparaissant sur le bulletin courant

Salarie(TEMPS_PARTIEL) Taux temps partiel du salarié



Salarie(ABATTEMENT) Taux d’abattement du salarié (ex : 30%)

Salarie(DATE_ENT) date d’entrée du salarié

Salarie(DATE_SOR) date de sortie du salarié

Salarie(DATE_ANC) date d’ancienneté du salarié

Salarie(DATE_NAIS) date de naissance

Salarie(INDICE) valeur de l’indice du salarié (onglet Emploi du salarié)

Salarie(COEFFICIENT) valeur du coefficient du salarié

Salarie(NIVEAU) valeur du niveau du salarié

Salarie(POSITIO) valeur Position du salarié (Position est un mot réservé)

Salarie(ECHELON) valeur de l’échelon du salarié

Salarie(DEP) département du salarié

Syntaxe pour accéder au contenu des Variables [V°xxxxx] le nom de la variable est précédé de V° et est entre crochets Syntaxe pour accéder au contenu des Meta-Variables MetaVar(NomMetaVar ;RefParam1 ; RefParam2 ;…) Il y autant de RefParam que la fonction contient de paramètres Syntaxe pour accéder au contenu des Totalisateurs [T°xxxxx] valeur du Totalisateur du bulletin en cours

Cumul([T°xxxxx]) valeur du Totalisateur avant le bulletin en cours

GrTotal([T°xxxxx]) somme de [T°xxxxx]+Cumul([T°xxxxx]) Liste des Totalisateurs de type « Montant » les plus utilisés [T°BRUT] Brut [T°Sal_Base] Uniquement salaire de base [T°BaseTxH] Base salaire pour taux horaire [T°BRUT_ABA] Brut abattu calculé [T°Conges_Payes_N] Base Congés payés N [T°Conges_Payes_N_m1] Base Congés payés N-1 [T°TRA_THEO] Plafond A théorique

Liste des Totalisateurs de type « Nombre» les plus utilisés [T°Heures_Trav] Heures rémunérées [T°H_Struc_Sup] Heures supplémentaires structurelles rémunérées [T°Heures_Sup] Heures supplémentaires rémunérées (struc. et occasionnelles) [T°Heures_Complt] Heures complémentaires (pour les temps partiels) [T°Heures_Equiv] Heures équivalence (pour les routiers) [T°Heures_Presence] Heures réelles de présence (exclus CP, RTT, maladie,…) [T°Jours_Presence] Jours réels de présence(exclus CP, RTT, maladie, etc) [T°Jours_Payes] Jours payés (inclus CP, RTT, maintien de salaire) [T°Base_JoursAn] Nombre de jours du forfait annuel [T°H_abs_noInd] Heures d’absence non indemnisée [T°J_abs_noInd] Jours d’absence non indemnisée [T°Jcalend_noInd] Jours calendaires d’absence non indemnisée [T°Tx_Hnor_base] Taux horaire du salaire de base * 1000 (stocké *1000 pour plus de précisions) [T°Tx_Hnor_ouv] Taux horaire ouvré*1000 si calendrier horaire est rempli







Menu DOCUMENTS

Toutes les éditions papier sont réalisées au format PDF.

Certains états sont aussi disponibles au format Excel.

Etats périodiques

Liste des tous les états périodiques destinés aux contrôles et à l’archivage.

D’abord il faut sélectionner la période de référence, puis choisir le ou les états à éditer en cochant la case située à droite du nom de l’état, éventuellement on peut cocher la case « Détail par service » pour les états dont le nom apparaît en vert. Pour le type d’édition, choisir entre : Visualiser PDF : Après avoir sélectionné le ou les états à éditer cliquer sur Visualiser PDF et Acrobat Reader s’ouvrira (cela peut demander quelques secondes) Astuce : Dans le PDF, pour accéder directement à un des états, vous pouvez cliquer sur « Signets » ou « Pages ».

Format XLS : Certains états sont disponibles au format Excel. Dans ce cas, le logo d’Excel apparaît à droite de l’état concerné et il suffit de cliquer sur le logo pour obtenir la boîte de dialogue qui vous permettra soit d’enregistrer le fichier sur votre disque dur soit de le charger directement dans Excel.



Documents du salarié

Permet d’éditer pour un ou plusieurs salariés, un ou plusieurs documents le

concernant. Au final, chaque salarié est vu comme un dossier unique comportant

tous les documents sélectionnés.

Le filtre de la liste permet d’affiner le contenu de la liste des salariés.

Le bouton « » donne le détail des éléments à saisir. Format PDF : Enfin, choisir le ou les documents avant de lancer « Visualiser PDF » Astuce : pour sélectionner tous les salariés de la liste résultant du filtre, cliquer en bas sur la coche « Tour sélectionner / désélectionner ».

Format XLS ou Word Certains états sont disponibles au format Word ou Excel. Dans ce cas, cliquer sur le logo situé à droite du document que vous voulez charger (après avoir sélectionné un salarié). Copier Sélection Il est possible de copier la sélection des salariés pour les copier dans un autre dossier. Permet de faire basculer des salariés entre entreprises de SIREN différents. Pour information, le bouton « Coller Sélection » est disponible dans le menu « Import salariés ».



Listes

Ce module qui sera peu utilisé permet de garder une trace écrite de toutes les

listes, variables et rubriques utilisées à un instant donné.

Fiche établissement Liste des services Liste des salariés (dans l’ordre alphabétique) Liste des salariés par service Liste des salariés par manager Liste des profils Liste des rubriques

Liste des rubriques uniquement appropriées Liste des variables (et des totalisateurs)

Cocher à droite de la liste, les éditions souhaitées puis faire un choix de type d’édition dans la boite de dialogue située au dessous de la liste.



Annuaires

Ce module permet d’imprimer toutes sortes de liste de salariés ou d’annuaires de

salariés sous différents formats.

Cocher à droite de la liste, les éditions souhaitées en fonction de vos critères de sélection puis cliquer sur le bouton « Valider PDF ».



Export de données

Dans ce module apparaît tous les exports de données nécessaires à l’entreprise.

Virements bancaires Ecritures comptables Fiches salariés Feuille de saisie

Virements bancaires

A gauche de l’écran apparaît le filtre qui permettra d’afficher la liste des bulletins correspondants. Au centre apparaît la liste des bulletins du filtre : sélectionner les bulletins qui feront l’objet du virement en cliquant dans la boite à cocher à gauche de la liste La partie droite donne les indications du contenu du fichier des virements bancaires. Enfin pour l’exportation, cliquer sur la boite de dialogue située en bas à droite de l’écran et suivre les indications.

Note : à l’issue de la génération, la liste est réactualisée et le prochain numéro de remise sera modifié pour la banque qui a été sélectionnée.



Ecritures comptables

Choisir la période et le format du fichier à exporter dans la liste. Eventuellement, cocher « Détail par service » et/ou « Détail des rémunérations »pour obtenir le détail des sommes versées dans les comptes 421. Enfin pour lancer l’exportation, cliquer sur la boite de dialogue située en bas de l’écran et suivre les indications.

Note : on peut exporter plusieurs fois un fichier comportant des écritures d’une même période.



Export salariés Permet d’exporter, le contenu de la fiche de chaque salarié

Feuille de saisie Permet de faire une saisie via un tableau Excel des éléments de la paye. Bien évidemment, ce tableau est rempli en « batch » et sera importé, après modifications, via le module « Outils – Import de données – Feuille de saisie »



Déclarations

Dans ce menu, on accède aux exports de données: DUCS-EDI, DUE par mail et DADS-U.

DUCS (déclaration unifiée de cotisations sociales) Permet d’éditer les états pour la préparation des déclarations de cotisations sociales mensuelles ou trimestrielles pour l’Urssaf et les IRC (Institutions de Retraite et de Prévoyance).

Il est possible de modifier certaines valeurs avant d’éditer la DUCS. Très important : Pour être certain d’avoir la déclaration la plus récente, il faut cliquer sur le bouton « Reprendre les données de base ». Les DUCS papier ne sont plus homologuées, elles servent uniquement de contrôle aux déclarations dématérialisées.



DADS-U (déclaration annuelle des salaires) ATTENTION, chaque année ce menu peut être modifié en fonction de la législation. Avant de lancer la génération de la DADS-U de ce module, il conviendra de mettre à jour les informations obligatoires pour la DADS-U pour l’établissement, pour les salariés, pour les prévoyances et, éventuellement, pour les honoraires, à savoir : Menu Etablissement Dans Paramètres - Caisses : le code risque et le code section doivent être présents Dans Paramètres - Déclarant : nom, prénom, téléphone, email sont obligatoires Dans Paramètres - DADSU : vérifier le code de la section Prud’homale (le reste choisir 200)

Menu Salariés (pour tous les salariés présents ET sortis) Dans Fiche - Identité : le numéro de SS, le lieu de naissance, le pays de naissance et de nationalité sont obligatoires Dans Fiche - Emploi : Vérifier tous les champs type de contrat, etc., ainsi que le code INSEE pour les entreprises de plus de 20 salariés Dans Fiche - DADSU : cet onglet sert à régulariser les informations saisies précédemment dans les bulletins déjà clos.

Menu Outils Paramètres DADS - Prévoyance : Créer ou modifier tous les contrats de prévoyance de l’établissement Paramètres DADS - Honoraires : Créer ou modifier les honoraires payés dans l’année civile

A l’issue de la saisie des informations obligatoires, vous pouvez entrer dans le module Déclarations – DADS-U :

En cliquant sur « Initialisation complète », on lance le traitement par lui-même qui génère la structure de la DADS-U de l’entreprise. La « Demande de précontrôle » permet de vérifier le contenu du fichier généré précédemment. Pour effectuer ce précontrôle sur les salaires versés en 2010, nous utilisons la dernière version de l'outil DADS-CTL V08R10 mis à disposition par GIP-MDS. Pour afficher le résultat du contrôle, cliquez sur « Télécharger le bilan ».



« Voir le ficher DADS-u » et « Voir la synthèse papier » permettent d’avoir une vision au format PDF du fichier de la DADS-u avant de l’envoyer. Enfin, pour générer le fichier DADS-U, cliquer sur le bouton « Générer ». Attention : par défaut, nous générons un fichier de test. Pour un fichier définitif, mettre le bouton sur Réel (uniquement si la période de paye est en janvier) avant de cliquer sur « Générer DADS-U ».

Note : Vous devrez transmettre ce fichier à partir de www.net-entreprises.fr . Il convient donc que vous soyez inscrit au plus tôt sur ce site pour pouvoir transmettre votre DADS-U.


http://www.net-entreprises.fr/


Menu OUTILS

Paye à l’envers

Calcule le brut nécessaire en tenant des rubriques de cotisations salariales à

partir de la saisie d’un Net à Payer.

Ce module est très utile pour calculer une garantie d’indemnité maladie basée sur le net.

Choisir d’abord la variable à calculer puis saisir le Net à Payer recherché, enfin cliquer sur le bouton « Calculer ». Après plusieurs passes le système affiche le résultat dans la variable choisie.



En cliquant sur le bouton « Transférer en préparation », il est possible d’affecter le résultat obtenu aux éléments de la saisie préparatoire (sauf pour les variables en provenance des événements).

Bulletin complémentaire

Permet d’ajouter un bulletin de paye exceptionnel sur la période en cours à un

salarié qui a déjà eu un bulletin ou qui est sorti.

Cette fonction est normalement destinée aux bulletins pour l’intéressement ou la participation. Elle peut être utilisée pour un salarié sorti avec une transaction ou des IJSS perçues en différé.

Pour les salariés sortis, il est possible de reprendre avec ou sans les cumuls (ex : dans l’année en cours on reprend avec les cumuls, sinon on reprend sans les cumuls).

Remise à zéro d’un bulletin

Permet d’annuler un bulletin sans le supprimer. La numérotation séquentielle est

conservée mais le détail des rubriques est effacé et les totalisateurs sont remis à

la valeur du précédent bulletin.

Cette mise à zéro n’est possible que si le mois au cours duquel le bulletin a été validé n’est pas clôturé. Note : Si un salarié a eu deux bulletins validés dans le mois courant de la paye, seul le dernier bulletin pourra être mis à zéro.



Régularisation

Cette fonction permet de régulariser dans la période actuelle des bulletins clos.

Pour la régularisation des cotisations, il existe 2 modules : la « Préparation »

qui permet d’ajouter ou de supprimer des lignes de cotisations et le « Traitement »

qui compare les anciens taux avec les nouveaux taux.

Clés de Répartition

Cette fonction permet de modifier, de créer ou d’ajouter des clés de répartition au niveau de chaque bulletin.

Préparation Cette phase de régularisation des cotisations est optionnelle. Il s’agit d’ajouter ou de supprimer manuellement des rubriques de cotisation.

Dans la liste choisir le bulletin à modifier puis cliquer sur l’onglet « Rubriques ». Dans la partie droite vous pouvez « Enlever » des cotisations et dans la partie gauche « Ajouter » des cotisations au bulletin sélectionné. Note : le calcul de la régularisation se fera lors du traitement décrit ci-dessous.



Traitement Choisir la ou les périodes concernées (au maximum les 12 derniers mois avec la période courante), puis cliquer sur le bouton « Analyser ». Pour chacun des bulletins, l’onglet « Voir bulletin » indique la différence constatée. Si vous souhaitez transférer les modifications dans les bulletins préparatoires, cliquez sur le ou les bulletins puis sur le bouton « Transférer en préparation ». Attention : la comparaison entre les taux de cotisations ne peut se faire que si la rubrique de cotisation a une date d’effet remplie.

Note : S’il y a beaucoup de bulletins, ce processus peut être long.



Suppression d’une fiche d’un salarié

Permet la suppression de fiches salariés dans des cas bien précis.

La suppression d’une fiche d’un salarié n’est possible qu’après au moins deux années civiles après la date de sortie ou dans le cas d’un salarié n’ayant eu aucun bulletin.

Import de données

Permet l’importation de fiches salariés notamment lors de la première installation

et l’importation de données de la paie en provenance de systèmes de pointage ou de

feuilles de saisie.

D’une manière générale, l’import de données se passe en 2 temps : Phase 1 : téléchargement des données dans un tableau Phase 2 : importation proprement dite dans la base de données

Fiches salariés Après l’importation de salariés, il est important de vérifier le contenu de l’onglet Emploi dans Salariés-Fiches pour chacun des salariés.

La liste des formats de fichiers existants pour l’importation est disponible auprès d’Opsidium.

Feuilles de saisie Permet l’importation de données de la préparation de la paye en provenance d’une feuille Excel dont la matrice provient de « Export de données » puis « Feuille de saisie ».

Sauvegarde

Procédure permettant d’effectuer une sauvegarde de vos données personnelles de

paye.

En dehors de la possibilité de sauvegarder simplement vos données au moment de la clôture du mois, vous pouvez, à tout moment, demander à sauvegarder vos données pour une plus grande sécurité.



Paramètres DADS-U

Modules complémentaires pour le paramétrage annuel de la DADS-U.

Menu Prévoyance / Assurances collectives Pour créer ou modifier tous les contrats de prévoyance de l’établissement.

Le code interne est constitué de 3 caractères :

• Le premier correspond au code caisse (3 à 7 en général)

• Le second correspond à 5 pour une prévoyance ou 7 pour une mutuelle (Cf. code DUCS)

• Le troisième est le rang dans le tableau des caisses (Cf. Code DUCS). Exemple de paramétrage DADS-U à prendre sur net-entreprises.fr :



Menu Contrats IRC Pour créer ou modifier des références de contrats d’IRC en fonction des catégories de personnel.

Certains groupes d’IRC (notamment NOVALIS) indiquent des références de contrat en fonction de catégories de personnels et non plus en fonction des caisses AGIRC et ARCCO.

Code interne Il est composé de 5 caractères :

• Les 2 premiers correspondent au code caisse (03 à 07 en général)

• Les 3 suivants au numéro d’ordre pour distinguer les contrats au sein d’un même groupe

Intitulé Libellé libre (en général le nom du Groupe associé à une catégorie de personnel)

Filtre Inclusif Filtre Inclusif : indiquer ici les rubriques pour lesquelles le salarié cotise pour faire partie du contrat (exemple : R3510A,R34100)

Filtre Exclusif Permet d’exclure une catégorie de personnels qui auraient les rubriques indiquées dans le « Filtre Inclusif » mais qui ayant une ou plusieurs rubriques font partie d’un autre contrat IRC.

Code institution Code institution : voir le contrat (en général ce champ commence par un G) Exemple : G026 pour Novalis, G029 pour Reunica, G022 pour Mederic

Référence Voir le contrat : il s’agit du numéro de contrat ou du numéro de rattachement.

Observations Information libre



Menu Honoraires Pour créer ou modifier tous les honoraires payés dans l’année civile.

Pour une profession libérale exercée de façon individuelle il faudra remplir le Nom et le Prénom, pour des professions libérales regroupées en cabinet il faudra indiquer la raison sociale.



Menu Entreprise

Ce menu est destiné aux entreprises multi établissements.

Il n’est actif que pour l’établissement principal.

Il comporte les principales fonctions du Menu Documents sauf qu’il permet d’agréger les données de plusieurs établissements sur une même édition.

Pour l’utilisation de chacun de ces sous-menus, il convient de se reporter au chapitre correspondant dans le Menu Documents.

Les déclarations DUCS et 4DS ne sont plus utilsées depuis le 1er janvier 2018.

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Les informations contenues dans ce document sont non-contractuelles et susceptibles d’être modifiées à tout moment et sans préavis. L’éditeur de ce document ne saurait

engager sa responsabilité tant contractuelle que délictuelle pour les dommages découlant des actions commises ou omises en raison du contenu de l’information

fournie.

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FAQ (Foire aux Questions) Q : Je viens de recevoir ma notification pour mon taux d’Accident du Travail, que dois-je faire ? R : Vous pouvez mettre à jour la rubrique Accident du Travail. Dans le menu « Eléments – Rubriques », sélectionnez la rubrique « Accident du Travail » (par exemple le numéro 31500). S’assurez que le champ « Personnalisé » est coché, puis dans le champ « Part patronale » saisissez votre nouveau taux suivi de « % » (ex : 2.30%) et la date d’effet (ex :01/01/2014) puis cliquer sur le bouton « Valider ».

Q : Je veux lancer une régularisation sur les cotisations (ex : chgt taux d’AT) des bulletins déjà clos, que dois-je faire ? R : Si vous avez déjà validé les bulletins dans la période courante, avant de lancer le module de Régularisation, vous devez :

• Demander des bulletins complémentaires pour tous les salariés (Outils – Bulletin complémentaire)

• Mettre les profils des salariés à vide (Bulletins – Saisie Préparatoire puis onglet Rubriques, bouton « Remplacer les rubriques par… » cocher « Effacer toutes les rubriques » puis cliquer sur « Remplacer ») Ceci doit être fait pour tous les salariés.

Ensuite, dans tous les cas, vous devez

• lancer la régularisation (Outils – Régularisation) qui se passe en 2 phases : d’abord une analyse en fonction de la date de départ puis la validation du transfert dans le bulletin.

• Enfin, visualiser les bulletins pour contrôle et les valider.

Q : Le montant du Plafond A et le Smic Horaire ont changé, que dois-je faire ? R : Rien, ces informations sont gérées au niveau centralisé et elles seront disponibles, à la bonne date, dans votre établissement.

Q : Pour préparer mon bulletin de paye, je dois ajouter une rubrique de gains ou de cotisations, que dois-je faire ? R : Il existe trois manières d’ajouter une rubrique à un salarié lors de la préparation d’une paye : 1) S’il s’agit d’une rubrique qui doit être appliqué à un ensemble de salarié et de manière définitive, il faut aller dans « Etablissement – Profils » puis choisir le profil du salarié et sélectionner à droite la rubrique à ajouter puis cliquer sur le bouton « Ajouter ». 2) S’il s’agit d’une rubrique qui ne concerne que le salarié (ex : Acompte), lors de la saisie préparatoire du salarié, sélectionner l’onglet « Rubriques » puis dans la colonne « Rubriques disponibles », choisir la rubrique à ajouter et cliquer sur « Ajouter ». En retournant sur l’onglet « Saisie des variables », vous trouverez les variables à saisir pour cette rubrique. 3) Enfin, il peut s’agir d’une rubrique qui est liée à un événement ou qui a déjà été paramétrée dans les événements en tant que mini-profils. Dans ce cas, aller dans « saisie des événements » et choisir un événement qui correspond à la rubrique que vous voulez insérer.

Q : Dans les événements, j’ai le choix entre plusieurs profils. Comment choisir ? R : Les profils liés aux événements ont pour vocation d’automatiser les processus de calcul des rubriques liées à un profil. Pour choisir le profil adapté, nous vous conseillons d’éditer la liste des profils (Dans le menu « Documents » puis « Listes »), et de lire le commentaire associé à chaque profil. Si par hasard, il vous manquait un profil pour une catégorie de salariés ou d’événements, n’hésitez pas à nous contacter.



Q : En cas d’arrêt maladie, que dois-je faire ? R : Si le salarié bénéficie d’une garantie du net, la procédure se passe en plusieurs étapes.

Phase 1 : on calcule le bulletin comme si le salarié avait été présent tout le mois sans absences et on note son « net à payer » théorique; Phase 2 : dans la saisie des événements, on choisit un nouvel événement « Création Mal / Acc / Mat » ; Phase 3 : on indique les dates de début et de fin en cliquant dans le calendrier ; Phase 4 : on choisit un des modes de calcul préparamétré pour l’établissement; Phase 5 : on indique tous les paramètres liés à l’absence (notamment l’IJSS net perçue par l’entreprise) sauf l’indemnité compensatrice versée par l’entreprise Phase 6 : on va dans « Outils Paye à l’envers », dans « Choisir la variable à calculer » on clique sur la variable correspondant à l’indemnité qui sera versée par l’établissement, puis dans « Net à payer » on indique le montant qu’aurait dû percevoir le salarié ( il correspond à = Net théorique de la phase 1 – la retenue IJSS brute calculée par Opsipaye + l’indemnité IJSS nette perçue par l’entreprise). Phase 7 : on clique sur « Calculer », au bout de quelques secondes, le système renvoie la valeur de l’indemnité, on la note. Phase 8 : En « saisie des événements des salariés » on saisit la valeur trouvée précédemment dans la variable « Indemnité maladie versée par l’établissement ».

Q : En cas d’IJSS perçue en mode différée, que dois-je faire ? R : Si le salarié bénéficie d’une garantie du net, la procédure se passe en plusieurs étapes.

Phase 1 : on calcule le bulletin comme si le salarié avait été présent tout le mois sans absences et on note son « net à payer » théorique; Phase 2 : dans la saisie des événements, on choisit un nouvel événement « Insérer un lot de rubriques » ; Phase 3 : on choisit un des modes de calcul préparamétré pour l’établissement « IJSS perçue en différée »; Phase 4 : on indique le montant nette perçu par l’entreprise ; on calcule le bulletin ; Phase 5 : on va dans « Outils Paye à l’envers », dans « Choisir la variable à calculer » on clique sur la variable correspondant à la retenue pour régularisation de la garantie de salaire, puis dans « Net à payer » on indique le montant qu’aurait dû percevoir le salarié ( il correspond à = Net théorique de la phase 1 – la retenue IJSS brute calculée par Opsipaye + l’indemnité IJSS nette perçue par l’entreprise). Phase 6 : on clique sur « Calculer », au bout de quelques secondes, le système renvoie la valeur de l’indemnité, on la note. Phase 7 : En « saisie des événements des salariés » on saisit la valeur trouvée précédemment dans la variable « Indemnité maladie versée par l’établissement ».

Q : Au début d’une nouvelle année, que dois-je faire ? R : Il faut vérifier tous les taux de caisse de retraite, de prévoyance et de mutuelle car c’est souvent au 1er janvier que ces taux changent. Ne pas oublier dans la saisie des variables établissement de modifier la valeur du nombre de salariés présents au 31 décembre de l’année précédente car elle a un impact sur certaines cotisations. En général, ne pas inclure le nombre d’apprentis et d’autres catégories de personnels qui n’entrent pas le calcul du seuil. Mettre à jour le calendrier de la nouvelle année et des horaires de travail hebdomadaire. Pour les salariés bénéficiant d’un abattement, vérifier que le montant du plafond individuel de l’abattement (7600 euros) apparaît dans les cumuls en début d’année.

Q : Parfois les éditions au format PDF ne se chargent pas, pourquoi ? R : Plusieurs cas se présentent mais ils ont tous pour origine le fait qu’un logiciel bloque les « pop-up ».

a) Internet Explorer Vérifier que vous autorisez les fenêtres publicitaires pour notre site. Pour cela sur la barre du menu d’Internet Explorer, cliquer sur Outils puis sur Options Internet puis Onglet « Confidentialité ». Sur l’écran suivant, cliquer sur le bouton paramètres cet écran :



Sur l’écran suivant, ajouter notre adresse du site Web à autoriser :

b) Google bar Vérifier que « Autoriser les fenêtres pop-up » est actif, tel que :

Q : Parfois quand je visualise un PDF j’ai un ancien PDF qui s’affiche ? R : Votre navigateur va chercher la dernière édition dans le « cache » présent sur votre ordinateur au lieu de venir chercher l’information sur le serveur d’Opsipaye. Avec Internet Explorer, il faut aller dans le menu « Outils » puis « Options Internet » Cliquer sur « Paramètres » dans l’historique de navigation et assurez-vous que « A chaque visite de cette page Web » est coché, puis cliquer sur « OK ».

Q : J’ai un MAC, j’utilise Firefox et les éditions PDF sont bloquées, que dois-je faire ? R : Sélectionner le Menu Firefox, choisir « Préférences », onglet « Contenu » puis cliquer sur « Exceptions » et ajouter notre site.



Q : Je souhaite envoyer par mail les bulletins de paye à chacun de mes collaborateurs, que dois-je faire ? R : Il convient de suivre les trois étapes suivantes 1/ Premièrement, il faut paramétrer les éléments liés à votre serveur de mails (si besoin demander à votre administrateur système) en suivant l’exemple ci-dessous : Menu « Etablissement> Paramètres > onglet Préférences > Configuration Mailer des Bulletins »

2/ S’assurer que chaque salarié a une adresse email valide dans le champ « Adresse eMail » dans la zone « Contacts Personnels » de l’onglet « Coordonnées ».

3/ Enfin, pour l’envoi des bulletins de paye, de manière individuelle ou groupée, il faut utiliser le menu « Entreprise > Edition définitive ». Après avoir sélectionné la période et les bulletins à envoyer, choisir « Envoi par emails ».
