OPTIMISEZVOTRE BUDGETMOBILITÉ !

La gestion de flotte : un enjeu clé aux multiples paramètresAujourd’hui, toutes les entreprises détenant un parc automobile partagent une même préoccupation : réduire le coût de la flotte d’entreprise, tout en préservant sa disponibilité, la satisfaction des collaborateurs et l’image de l’entreprise. Pour faire face à cet enjeu l’entreprise doit d’abord connaître les coûts précis liés à son parc auto. Puis définir des règles précises d’attribution et d’utilisation des véhicules. Elle doit aussi tenir compte des évolutions réglementaires (la fiscalité sociale, environnementale…), cerner avec précision ses besoins en matière de pilotage….

Pour vous y aider, Parcours a mis toute son expertise dans les pages qui suivent. Du choix du financement au suivi de la flotte, en passant par la définition d’une politique de mobilité claire et équitable, vous comprendrez comment prendre les bonnes décisions à chaque étape. Vous pourrez même aller plus loin encore : passer de « la gestion de flotte » à « l’optimisation de la mobilité » !

03 ACHETER OU LOUER : QUEL EST LE MEILLEUR CHOIX ?

06ADOPTEZ UNE STRATÉGIE GLOBALE AVEC UNE « CAR POLICY »

08 LE TCO, LA CLÉ DU CHOIX

11POURQUOI SE FAIRE ACCOMPAGNER PAR UN PRESTATAIRE SPÉCIALISÉ ?

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Acheter ou louer : quel est le meilleur choix ?Pour toute entreprise, maîtriser le budget mobilité est un enjeu clé. Il commence par la maîtrise du coût des véhicules, et le premier réflexe du gestionnaire de flotte est de s’interroger sur le choix entre achat et location.

L’ACHAT, UNE LIBERTÉ CHER PAYÉE

Dès l’achat, le véhicule s’inscrit à l’actif de l’entreprise et accroît son patrimoine. De plus, l’achat garantit une totale liberté : l’entreprise peut à tout moment revendre ou remplacer le véhicule.

Mais l’achat est lourd de conséquences :

• En cas d’achat sur fonds propres, le prix d’achat alourdit le bilan de l’entreprise, et représente une immobilisation qui se déprécie rapidement. Les fonds utilisés ne sont plus disponibles pour des investissements.

• En cas d’achat à crédit, les intérêts versés à l’organisme prêteur seront déductibles. Mais le coût total est accru.

Enfin l’entreprise devra régler les frais d’entretien, de réparation, voire de remorquage… Le budget peut alors flamber en cas d’incident.

LA LOCATION, TRANQUILLITÉ ET ÉCONOMIES

La location – Location longue Durée (LLD) ou Location avec Option d’Achat (LOA) – est souvent considérée comme le choix de la tranquillité : elle décharge l’entreprise des formalités d’achat et de revente. La location préserve également le bilan de l’entreprise, le loyer étant comptabilisé comme une charge et non comme un investissement. Enfin, les loueurs, grâce à leur poids sur le marché, négocient auprès des constructeurs des tarifs avantageux dont les entreprises bénéficient en fin de compte. Les deux formules sont toutefois différentes.

La LLD offre à l’entreprise une maîtrise totale de son budget car le loyer, fixe et connu à l’avance, inclut l’entretien du véhicule, ainsi que des services d’assistance, des outils de reporting, etc. C’est une formule sans surprise ! Quand le contrat arrive à terme, le véhicule est restitué au loueur.

146 241DES IMMATRICULATIONS DE VÉHICULES SONT EN LLD, SOIT 21,7% DES VENTES DU MARCHÉ AUTOMOBILE TOTAL.

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Dans le cas de la LOAle loyer n’inclut pas les services d’entretien ou d’assistance. De plus, un apport initial significatif, sous forme d’un 1er loyer majoré, est généralement demandé à la signature du contrat. En fin de contrat, l’entreprise peut soit racheter le véhicule, à un prix fixé dès la signature du contrat, soit le restituer au loueur. Si l’entreprise ne lève pas l’option d’achat, le « 1er loyer » lui est restitué en fin de contrat. Dans le cas contraire, il est déduit du prix à payer.

LE SYSTÈME DES INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES

L’entreprise peut également choisir de verser des Indemnités Kilométriques (selon un barème fixé par l’administration fiscale) aux salariés qui utilisent leur voiture personnelle dans un cadre professionnel. Les montants versés sont, dans certaines limites et conditions, déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. Les « IK » sont plus simples pour les « petits rouleurs ». L’entreprise n’a ni à acquérir, ni à gérer, ni à entretenir les véhicules. Mais elles deviennent contraignantes quand les déplacements sont nombreux, tant pour le collaborateur (qui doit noter chaque trajet professionnel réalisé) que pour l’entreprise (qui doit les comptabiliser). Attention, cette méthode n’évite pas à l’entreprise d’acquitter la TVS (Taxe sur les véhicules de société), au titre de véhicules appartenant à ses salariés qui reçoivent des remboursements de frais kilométriques.

CHOISIR ENTRE UN VÉHICULE ET LA MOBILITÉ ?

Certains artisans, indépendants ou PME hésitent à louer, préfèrant toujours être immédiatement et définitivement propriétaires du véhicule. Mais la location ne cesse de gagner du terrain, signe d’un changement de paradigme. L’entreprise ne veut plus posséder un véhicule, mais accéder à une nécessaire mobilité (pour aller voir ses clients, visiter ses chantiers…). D’autres formes de mobilité, durables, sont ainsi de plus en plus encouragées par les entreprises, et se substitueront au moins partiellement, à terme, au parc de véhicule : usage de véhicules en libre-service, transports en commun, covoiturage, vélo, trottinette… En attendant que de telles pratiques soient largement adoptées la location, formule « clé en main » et assortie de services pratiques, répond à cette attente légitime, et laisse l’entreprise se concentrer sur son cœur de métier et son expertise.

UN CHOIX STRATÉGIQUE AUTANT QU’ÉCONOMIQUE

Trancher entre location et achat ne se résume pas à un choix économique. Il faut tenir compte de la stratégie, des objectifs et des priorités de l’entreprise.

Par exemple, la location permet à l’entreprise :

• de préserver sa trésorerie ;

• d’éviter des dettes au passif, et ainsi d’optimiser sa communication financière ;

• de réduire les charges, et ainsi d’améliorer sa rentabilité ;

• de se concentrer sur son cœur de métier, en réduisant le temps et les ressources affectés à la gestion du parc automobile…

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PARTICULIERS

*Entre parenthèses : T4 2018Source : SESAM LLD (Syndicat des Entreprises des Services Automobiles en LLD et des Mobilités)

LOCATION COURTE DURÉE (LCD)

DÉMONSTRATION + CONSTRUCTEURS

LLD + ENTREPRISES

LA LLD PLÉBISCITÉE

Au 1er trimestre 2019 (en % du total) :

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46 %(48 %)*

17 %(16 %)*

26 %(25 %)*

11 %

21,7 %

62 %

DES VENTES DU MARCHÉ AUTOMOBILE TOTAL SONT REPRÉSENTÉS PAR LES VÉHICULES EN LLD, SOIT 146 241 IMMATRICULATIONS.

DU MARCHÉ DES FLOTTES D’ENTREPRISES SONT DES VÉHICULES DE LOUEURS LONGUE DURÉE.

RÉPARTITIONS DES IMMATRICULATIONS NEUVES VP

Adoptez une stratégie globale avec une « Car Policy »Pour optimiser le coût de la flotte automobile, l’entreprise doit maîtriser sa constitution, son déploiement et son utilisation. Ces aspects peuvent être définis dans un cadre unique : la « Car Policy », ou politique de flotte de l’entreprise. Elle précise les critères d’attribution des véhicules, ainsi que leurs procédures de choix, de commande, d’utilisation et de restitution.

LES ATOUTS D’UNE CAR POLICY

Cette politique interne, au coeur de la stratégie de l’entreprise :

Rationalise le poste « automobile » sur un plan économique, grâce à des règles claires, évitant les imprécisions, dérives, voire litiges

Optimisele parc de véhicules en tenant compte des nouvelles règles fiscales et normes incitant à la transition énergétique (bonus-malus écologique, taxe CO2, TVS…)

Fixeles droits et obligations de toutes les parties – l’entreprise, les prestataires (loueur, garage chargé de l’entretien…), le collaborateur

Simplifiela gestion de la flotte

06

Définir cette politique commence par une meilleure compréhension des besoins

de l’entreprise :

• Les équipements requis, les équipements de confort ou de statut autorisés ;

• Les modalités de commande, livraison, mise à disposition et de restitution des véhicules ;

• Les règles d’attribution et d’utilisation des véhicules ;

• Les prestations sous-traitées (entretien, maintenance, gestion des pneumatiques, assistance…).

QUEL VÉHICULE POUR QUI ?

L’entreprise distingue généralement trois types d’utilisation des véhicules :

• Le véhicule de service (véhicules pool)

• Le véhicule de fonction (postes de mobilité)

• Le véhicule de statut (postes à responsabilités)Au sein d’une même catégorie, le choix d’un véhicule peut dépendre du statut ou de l’ancienneté du collaborateur.L’entreprise peut proposer au collaborateur de choisir, selon une grille d’attribution, un véhicule parmi différents modèles équivalents, ou laisser le libre-choix à ses collaborateurs en fixant un budget précis et en imposant certains accessoires et options ainsi que certaines exclusions.

LA CAR POLICY, AU-DELÀ DES ASPECTS ÉCONOMIQUES

La Car Policy rationnalise et encadre le coût de la flotte auto pour l’entreprise, mais a aussi d’autres avantages :

Construireun parc auto homogène et cohérent, valorisant en termes d’image pour l’entreprise

Attribueren toute équité des véhicules offrant le même niveau de confort et de sécurité à tous les collaborateurs (éventuellement selon leur fonction ou statut)

Fairedu véhicule un outil de motivation et de fidélisation – par exemple en conditionnant l’attribution d’un modèle supérieur à l’atteinte d’objectifs

Affirmerles engagements de l’entreprise en matière de mobilité durable et de réduction de son impact environnemental

La Car Policy devra donc être définie conjointement par la Direction Financière, la Direction des Achats, les Ressources Humaines, puis communiquée au Comité d’Entreprise, aux représentants du personnel, au CHSCT.

NOTRE CONSEIL

Basez la Car Policy sur deux documents distincts : une Charte Véhicule (signée par le collaborateur) définissant les règles d’utilisation et une Procédure Véhicule détaillant les rôles de chacun, du choix à la restitution du véhicule.

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Le TCO, la clé du choixPour maîtriser le coût de la flotte automobile, l’entreprise ne doit pas comparer simplement les coûts d’acquisition ou de location. Elle doit adopter une vision plus globale, pour analyser et suivre tous les coûts liés au parc automobile, en s’appuyant sur le TCO, Total Cost of Ownership (Coût Total de Possession).

LE TCO, UNE VISION GLOBALE

Le TCO intègre l’ensemble des coûts liés à l’usage d’un véhicule :

• le financement, les frais de gestion,• l’entretien, • l’assurance, • le carburant, • les frais de parkings, les péages et les dépenses exceptionnelles (pannes, contraventions…),• la formation des collaborateurs (à la sécurité sur la route, l’entretien du véhicule…),• etc.

Au-delà de ces coûts immédiats, le TCO prend également en compte :

• l’impact du véhicule sur les finances de l’entreprise : l’avantage en nature accordé aux collaborateurs, choix comptables sur des amortissements non déductibles, coûts fiscaux (fiscalité sur le CO2, impôt sur les sociétés)…• le coût de revente du véhicule s’il a été acheté, ou de remise en état s’il est restitué en fin de location ;• les coûts cachés, tels que le temps consacré à la gestion du parc, le reporting…

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UN RÉEL OUTIL DE DÉCISION

En mettant en évidence le coût global du véhicule, sur toute sa durée de vie, le TCO constitue un outil de décision clé pour l’entreprise. En effet, même avec un montant mensuel de la location ou du crédit plus élevé, certains véhicules seront plus « compétitifs » s’ils consomment moins et s’ils sont soumis à une fiscalité plus légère, si le loyer mensuel en LLD intègre des services (entretien, pneumatiques…). Ainsi par exemple les loueurs en LLD communiquent un TCO prévisionnel pour chaque véhicule (basé sur un usage moyen), pour permettre aux entreprises un choix éclairé, lors du renouvellement du parc.

EXEMPLE DE CONSTITUTION DU TCO POUR UN PARC AUTOMOBILE

FRAIS ADMINISTRATIFS COÛTS CACHÉS(perte de temps, reporting...)

LOYER FINANCIER

CARBURANT

FRAIS DE REMISE EN ÉTAT

FISCALITÉ

SERVICES...entretien, pneus,

assurance, véhicule relais...

36 %

25 %

21 %

3 %4 %

5 %

6 %

UN TCO SIMPLIFIÉ AVEC LA LLD

En optant pour la Location Longue Durée, l’entreprise bénéficie d’une meilleure visibilité sur le TCO. D’une part parce que le loyer mensuel, fixe, peut inclure de nombreux coûts (entretien, maintenance, véhicule de remplacement…). D’autre part, parce que le loueur fournit des outils et services (gestion du parc, reporting…) qui évitent des coûts cachés ou difficiles à évaluer.

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LE TCM : PRENDRE PLUS DE RECUL ENCORE !

Généralement pour l’entreprise, disposer d’une flotte de véhicules n’est pas une fin en soi, mais un moyen d’offrir aux collaborateurs un outil de mobilité. L’entreprise peut alors s’interroger sur sa stratégie : doit-elle opter pour d’autres modes de déplacement (taxi, train, avion…), voire investir dans des solutions alternatives (visioconférence…) ? La réponse peut être apportée par le TCM (Total Cost of Mobility), qui adopte un nouveau point de vue : les coûts ne sont plus analysés pour un véhicule, mais un collaborateur.

Le TCM consiste en :

• une analyse élargie des déplacements professionnels, incluant toutes les dépenses liées aux déplacements (véhicule d’entreprise, autres modes de transport, mais aussi nuits d’hôtel, restaurant… ou encore perte de temps liée la gestion des notes de frais) ;

• la prise en compte de nouveaux critères de décision, en lien avec la stratégie de l’entreprise, tels la performance énergétique ou l’impact environnemental.

TCO OU TCM, POUR SUIVRE ET SURTOUT OPTIMISER LES COÛTS

Le TCO et le TCM sont des outils de décision lors de la constitution d’une flotte ou l’élaboration d’une Car Policy. Ils sont aussi des outils de suivi et d’optimisation des coûts. Tout écart détecté entre le TCO prévisionnel et le TCO réel permettra de mettre en évidence les écarts éventuels. L’analyse du TCO permettra de détecter des hausses des coûts de mobilité, et de les maîtriser en déployant des plans d’action concrets et pertinents, comme :

• Une formation à l’éco-conduite des collaborateurs, pour réduire les frais de carburant et d’entretien des véhicules,

• Une formation à la sécurité routière, pour réduire le taux d’accident,

• Une optimisation des itinéraires, grâce à un outil logistique, pour rationnaliser les déplacements,

• Une rationalisation des déplacements, via un recours à de nouveaux outils de communication…

ATTENTION ! Optimiser le TCM est une question de compromis et d’équilibre. En effet, réduire le parc automobile à l’excès pourrait être mal perçu par les collaborateurs attachés au véhicule de fonction, sous-utiliser les véhicules disponibles serait contre-productif, supprimer les réunions « physiques »nuirait à la qualité des relations internes ou externes…

COMPROMIS EQUILIBRE

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Pourquoi se faire accompagner par un prestataire spécialisé ?Tout dirigeant est convaincu de l’importance de maîtriser les coûts liés au parc automobile de l’entreprise. Mais collecter les informations, les centraliser, puis les analyser pour mettre en évidence des leviers d’économie, exige du temps et des compétences.

Pourtant, il n’est pas toujours nécessaire d’embaucher un gestionnaire de flotte : de nombreux services sont proposés par différents prestataires. A commencer par le loueur, quand l’entreprise a choisi la LLD. Au-delà des services directement liés au véhicule (entretien, pneumatiques, etc.), le loueur propose à l’entreprise de nombreux services de gestion.

• Dès la sélection d’un véhicule, le TCO prévisionnel guide le choix,

• A tout moment, le TCO constaté (de chaque véhicule ou de l’ensemble de la flotte), est accessible via un outil dédié, mais aussi des indicateurs thématiques (coûts, indicateurs qualité, de sécurité, ou environnementaux….),

• Des leviers d’optimisation du TCO sont proposés, ainsi que des « best practices », actions permettant de réduire le TCO/le TCM,

• Des outils d’optimisation des itinéraires et déplacements,

• Etc.

Le prestataire assume enfin un rôle d’expert, apportant un conseil et un accompagnement à toutes les étapes de la constitution et de la gestion de la flotte : définition de la Car Policy, renouvellement du parc, optimisation du TCO, formation des collaborateurs… Le résultat : une réelle réduction des coûts pour un budget maîtrisé, puisque les services seront inclus au loyer mensuel !

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Conception et réalisation