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LES CONVOYAGESOrganisation Partag ée
entre La CCAS
et les Territoires ou Cmcas non adh érentes
PourL’acheminement des 6/14 ans
Par les Accompagnateurs B énévoles
versles centres de vacances
Acteurs PRO
Acteurs Pôle Convoyage Ccas
7 plaques logistiques - 2 logisticiens par plaque
1 Logisticien Transit Paris
1 superviseur pôle
Acteurs Territoire ou Cmcas non adhérentes
RSA – Chef de service
Correspondant Convoyage
* le correspondant est la personne chargée du convoyage en territoire ou Cmcas et l’interlocuteur attitré auprès des
logisticiens*
Acteur UT Corse
Vols pour la Corse organisé en totalité par l’U T corse en collaboration avec les plaques logistiques
Rôle
Le Pôle Convoyage et ses logisticiens
Constitue des convois, mettent en œuvre toute la logistique
nécessaire à l’acheminement des enfants depuis
une gare de départ, jusqu’à la gare d’arrivée du centre
Les territoires-Cmcas d’origine
Assurent la relation bénéficiaires parents, enfants
Recrutent, forment, informent les accompagnateurs bénévoles
Déterminent les lieux de départ ou retour des groupes
Organisent le service en gare les jours de voyage
Les territoires-Cmcas dit ‘Accueil de Centre’
Assurent le service d’accueil en gare d’arrivée
Organisent les navettes à destination des centres de vacances
Périmètre-Actions-ActeursLogisticien plaque Convoyage
Apporte la logistique en fonction de lieux de départs et lieux d’arrivées définis par chaque Territoire ou Cmcas dit d’Origine ou d’Accueil
Assure la relation avec les RSA et les correspondants convoyage de sa plaque
Regroupe les enfants et construit les convois
Organise en collaboration avec les correspondants la répartition des convoyeurs dans les convois
Commande, met à disposition la billetterie SNCF Groupe et individuelle
Renseigne, Valide les frais convoyeurs pour virement sur leur compte
Assure le suivi financier des commandes de bus auprès des autocaristes
Réserve, met à disposition la billetterie 15/17 ans
Périmètre-Actions-ActeursRSA –Chef de Service
Responsable de l’organisation des convoyages en territoire ou
Cmcas non adhérente
� Organise les taches des correspondants convoyage en fonction d’un rétroplanning mis en place par le pôle convoyage
� Veille au respect du rétroplanning
� Organise les services en gare et les astreintes les jours de départ et de retour
� Assure un lien avec les élus du territoire ou de sa Cmcas
Correspondant convoyage
Vérifie les affectations, convois, lieux de prise en charge des enfants
Prospectent, recrutent, affectent les accompagnateurs dans les convois
Editent, transmettent tous les documents relatif aux voyages
Organisent le service en gare les jours de départ ou d’arrivée
Organisent et réservent les navettes en gare d’arrivée pour le transfert vers les centre de vacances
Rétroplanning
Le rétroplanning est le métronome de l’organisation partagée, il permet
d’ orchestrer les diverses taches à accomplir par chacun des acteurs
Permet à tous les acteurs du convoyage de connaître les dates de leur intervention
Permet aux RSA ou chefs de services d’organiser le travail de leurs correspondants convoyage
Permet aux logisticiens de préparer les convois, de commander les billets SNCF, les bus transits parisiens
Permet aux Territoires Accueil d’organiser l’accueil et le transfert des enfants depuis la gare d’arrivée jusqu’au centre de vacances
Permet à l’UT Corse lesdes billets d’avions et l’organisation des accueils sur l’îles
Outils Informatique du Convoyage
*
* E@Mistrale *
*
Outils Informatique commun
à
Tous les acteurs Pro du Convoyage
L’organisation partagée des convoyages est une organisation transverse qui amène à faire travailler de manière épisodique mais régulière divers acteurs, dont pour la plus part ce n’est pas la mission première.
Le respect du retroplanning par tous est donc le garant d’une cohésion d’ensemble pour une bonne préparation des convoyages.
Cette Organisation partagée permet le convoyage de plus de 30 000 enfants par plus de 5000 bénévoles mais est très dépendante de la SNCF.
Depuis quelques années les changements d’organisation la Sncf ont eu un impact fort sur notre propre organisation :
- Commandes de billets anticipées pour être sur de disposer de places mais aussi d’avoir des prix avantageux
- Rallongement du temps de transport et renforcement de l’assistance pour palier aux divers aléas afin de garantir et assurer l’acheminement jusqu’à la destination finale. (Retard Sncf, intempéries, mouvements sociaux, Etc….)
Compte tenu du défi à relever à chaque saison, les astreintes pro et élus (territoires/national) sont également un atout complémentaire et majeur pour mener à bien la mission de convoyage des enfants.
Synthèse