Outlook module Time Management

1 Time Management – Gagnez du temps avec avec Outlook

Principes d'efficacité de la gestion

Dossiers de recherche de Microsoft Outlook pour regrouper des ensembles de données . Un dossier Outlook où Articles, tels que les nouveaux messages électroniques (boîte de réception), éléments envoyés, éléments non-lus…, sont stockés. Les messages ne sont pas réellement stockés dans ses dossiers de recherche . Dossiers de recherche sont des dossiers virtuels qui contiennent des affichages de tous les messages électroniques qui correspondent à des critères de recherche spécifiques..

Dossiers de recherche sont un outil utile dans Outlook. Un dossier de recherche (en fait un Querry), cherche dans le système de courriel entier sur les critères que vous spécifiez . Pour vous aider, sous le menu New Search Folder (en bas du volet de navigation), vous trouverez quelques-uns d'entre eux préformattés. Vous n’avez qu’à les activer. Deux d'entre eux se prouvent utiles dans la gestion du temps :

Unread Mail : montre que l'email non lu tous les messages que vous n'avez pas ouvert le dossier dans lequel ils sont.

Mail Flagged for Follow Up : Pour pouvoir garantir le suivi de messages que vous devez donner un suivi, vous les marquez d’un drapeau. Le folder vous les présente tous ensemble.

Donc, rechercher vos messages importants et être sûr de les retrouver, n’est plus aucun problème, même s’ils ne se trouvent pas dans la boîte de réception.

Il est, bien sûr, très pratique de placer ces dossiers dans les favoris

Markeren volgende dagen Plannen in agenda

MarkerenIs altijd vandaag

Met assistent(e)Taken toewijzen

VerwijderenSpam

Delete Delegate

Do it Later

Do it Now

Recherche instantanée:En Outlook 2013, vous pouvez affiner les résultats de recherche très confortablement, en affinant sur de critères comme : l'expéditeur, de mots-clés dans le sujet ou dans le body du message, ou sur d'autres données, telles que la présence de pièces jointes, à utiliser comme critère. L'onglet Outils de contexte recherche contient un ensemble de filtres qui vous permet de limiter efficacement la recherche aux éléments que vous recherchez

2 Outlook organisation avec et sans Exchange

L'avantage du fichier .pst, c'est que l'information est facilement disponible, même si vous avez un ordinateur portable et déconnectez du réseau et avec vous. Pour beaucoup de gens, Outlook contient une mine de renseignements, qui, via la fonction de recherche intégrée ou Windows Desktop Search pour entreprise sont consultés chaque jour par les.

Dans un environnement Exchange, la situation est quelque chose d'autre. Si l'entreprise est un serveur Microsoft Exchange ou d'un service de messagerie sur internet est à utiliser, la plupart des e-mails sur le serveur de messagerie. Grâce à une connexion en ligne, vous avez accès à cette information. Une fois que la connexion est rompue, peut vous rendre plus chez les données. Sauf si vous travaillez dans le fichier en mode mis en cache (.ost).

3 Quick Steps et règles

Étapes rapides est une nouvelle fonctionnalité dans Microsoft Outlook pour 2013 avec lequel vous pouvez appliquer plusieurs actions simultanément sur les messages électroniques, donc vous pouvez rapidement et facilement gérer la boîte aux lettres. Par exemple, si vous déplacez régulièrement des messages à un dossier particulier, vous pouvez utiliser une étape rapide pour déplacer le message en un seul clic. Si vous souvent de messages redirige vers le gestionnaire ou collègues, vous pouvez simplifier cette tâche en une étape rapide en un seul clic. Les étapes rapides en Outlook 2013 sont personnalisables. Vous pouvez également définir des étapes rapides propres à vos préférences, les enregistrer dans la Galerie, et présenter en haut les actions de messagerie, vous utilisez le plus souvent.

Quick Steps Action

Move To: Déplace votre le message électronique à un dossier que vous spécifiez et marque le message comme lu.

To manager Enverra le message au gestionnaire. Si l'organisation utilise Microsoft Exchange Server, le nom du gérant est copié à partir de la liste d'adresses globale et inséré dans la boîte. Vous pouvez également spécifier le destinataire.

E-mail to team

Cela enverra le message à d'autres dans l'équipe. Si l'organisation utilise Microsoft Exchange Server, les noms des membres de l'équipe est récupérée des listes d'adresses globales insérées dans la boîte

Ready Déplace votre courriel un message dans un dossier spécifique et marque le message comme prêts et lecture

Reply and delete

Ouvre une réponse au message sélectionné et le message d'origine est supprimé.

Create Ouvre une réponse au message sélectionné et le message d'origine est supprimé.

4 Outlook: changer l’ aperçu

Avec les paramètres par défaut dans "BOLD" spectacle non lu dans Outlook sera 2013 une police. Idée est que les messages non lus ressortent mieux. Mais saviez-vous que la police (et la couleur) des messages eux-mêmes peuvent ajuster ? Mieux encore, vous pouvez certain messages se démarquer.

Vous êtes quelqu'un qui déjà avait négligé un message électronique, vous pouvez envisager d'obtenir la visibilité de messages non lus. 1 manière possible de faire ceci est par exemple par la police (et de la couleur).

Mise en forme conditionnelle est une fonctionnalité qui permet le format à personnaliser (style) d'un dossier.

Le filtrage est une fonctionnalité qui permet le format à personnaliser (style) d'un dossier basé sur un filtre managé.

5 Gérer les Contacts

Een Nieuwe groep contactpersonen (New Contact Group) is een verzameling contactpersonen (contactpersoon: iemand binnen of buiten de organisatie waarover je verschillende soorten informatie kunt opslaan, zoals (e-mail)adressen, telefoon- en faxnummers en URL's van webpagina's.). Je kan hiermee eenvoudig berichten verzenden naar een groep personen. Je kan kunt groepen gebruiken in berichten, taakverzoeken, vergaderverzoeken en andere groepen.

6 Archiveren met Outlook

Les messages électroniques et les pièces jointes sont conservés sur le serveur de messagerie. C'est soit un serveur Exchange dans la société, soit le serveur de messagerie du fournisseur de services internet (ISP). Vous ne pas fonctionner avec Exchange et Enfourchez votre courrier, puis il vient sur le pc. Pour être exact : les informations sont stockées dans le fichier avec le nom par défaut Outlook.pst. Ce fichier .pst contient tous les dossiers d'Outlook, y compris la boîte de réception, calendrier et contacts. L'archivage automatique-Outlook possède la fonctionnalité intégrée, qui est activée par défaut et si vous souhaitez modifier les paramètres par défaut qui sont

• Archivage signifie le transfert de données email depuis outlook vers un fichier .pst. Ce fichier compressé reste accessible depuis Outlook, si vous avez toujours les restes de données. • Archivage est toujours ajouter et ne connaissait aucune donnée • Archivage va également hériter de la structure de dossiers et ajouter à l'archive intégrale. • Archivage sera le transfert de données non marqué. • Archivage ne transférera pas contacts • Archivage utilise la date de la dernière mise à jour d'un élément

Au lieu d'automatiquement tous les jours tant d'un archivage, vous pouvez aussi donner une commande manuelle pour :

Dans la donne de box (Archives) de dialogue Archive vous souhaitez archiver tous les dossiers ou si vous seulement le dossier que vous sélectionnez dans la case blanche. Si vous choisissez tous les dossiers, la valeur par défaut, les paramètres sont gérés ou les institutions, autant que vous ont spécifié dossier par dossier.