P 01-M1-Maitrise des documents - IRIS HOME APPLIANCEiris-ha.com/wp-content/uploads/2018/01/PMD.pdf · EURL SATEREX Système de Management de la Qualité SATEREX Code : P 01-M1 PROCEDURE

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Système de Management de la Qualité SATEREX Code : P 01-M1

PROCEDURE DE MAITRISE DES DOCUMENTS Version : 00

Date : 15 / 11 / 2015

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2 P 01‐M1 / Procédure de maitrise des documents

1. Objet de la procédure :

Cette procédure définit et fixe les modalités et les règles à respecter pour :

Rédiger, vérifier, valider et diffuser les documents ;

Réviser si nécessaire et approuver les documents à nouveau avant leur diffusion ;

Assurer la disponibilité sur les lieux de travail des versions pertinentes des documents

applicables et que ces derniers demeurent lisibles et identifiables ;

Assurer que les documents d'origine extérieure ayant un impact sur le fonctionnement des

processus et la planification du SMQ sont identifiés et maîtrisés ;

Empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés ;

Identifier les documents périmés s'ils sont conservés.

2. Domaine d’application :

A l’exception du MQ, Cette procédure est appliquée pour la gestion des documents du SMQ.

3. Responsabilités :

Les pilotes des processus sont responsables de l’application de cette procédure.

Le RMQ de la société veille et assure cette application.

4. Définitions et abréviations :

Procédure : Manière spécifiée d’effectuer une activité ou un processus.

Processus : Ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie.

Document : Support d’informations et l’information qu’il contient.

Enregistrement : Document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d’une activité.

SMQ : Système de Management de la Qualité.

MQ : Manuel Qualité.

RMQ : Responsable du Management de la Qualité.

5. Documents de référence :

Norme ISO 9001 V 2008 : Exigences

Norme ISO 9000 V 2005 : Principes essentiels et vocabulaire

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6. Exigences de la norme ISO 9001 V 2008 :

Chapitre : 4.2.3 : Maitrise des documents.

7. Contenu de la procédure :

7.1. Définition des exigences documentaires et autres documents à mettre en place :

Les exigences documentaires sont définies en fonction :

de la norme ISO 9001 V 2008 en matière de documents et de procédures.

des besoins et contraintes de fonctionnement ainsi que de la réglementation applicable aux

activités de SATEREX

7.2. Constitution du système documentaire Qualité :

Le système documentaire qualité de SATEREX intègre :

les exigences de la norme ISO 9001 V 2008 qui constituent la base pour l’élaboration :

de l’engagement et de la politique qualité de la société ;

de la cartographie des processus décrivant les processus de management, de réalisation et de soutien ainsi que les relations les liant ;

de la matrice des interactions des processus ;

des procédures et enregistrements exigés par la norme ISO 9001 V 2008 ;

des procédures et autres documents décrivant les processus ;

des tableaux des indicateurs de processus ;

et du manuel qualité.

la réglementation et les normes techniques applicables aux produits de la société.

7.3. Règles de présentation, d’élaboration, et de codification des documents qualité :

7.3.1. Présentation des documents qualité :

L’entête d’un document qualité est présenté comme indiqué ci‐après :

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Système de Management de la Qualité SATEREX Code :

TITRE DU DOCUMENT Version :

Date :

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Le pied de page d’un document qualité se présente comme suit :

N° de page

Code et Titre du document

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La page de garde d’une procédure se présente comme suit :

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TITRE DU DOCUMENT Version :

Date :

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Contenu de la procédure

1. Objet de la procédure.

2. Domaine d’application.

3. Responsabilités.

4. Définitions et abréviations.

5. Documents de référence

6. Exigences de la norme ISO 9001V 2008.

7. Contenu de la procédure.

8. Enregistrements relatifs à la procédure.

Version Historique des révisions de la procédure

N° Date

00 Création

Version

N° Rédacteur Vérificateur Approbateur

00

Nom :

Fonction :

Date :

Visa :

Nom :

Fonction :

Date :

Visa :

Nom :

Fonction :

Date :

Visa :

N° : …… Tableau de Diffusion

Processus M1 M2 R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 S1 S2 S3 S4

Cocher X

N° Diffusion 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

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Pour la description et le pilotage d’un processus, 04 documents sont nécessaires :

a) La fiche de description du processus : FP‐AX : qui définit les éléments ci‐après :

1. Référence du processus.

2. Intitulé du processus.

3. Pilotage du processus.

4. Mission ‐ finalité et objectifs du processus

5. Indicateurs associés au processus

6. Exigences applicables au processus

7. Interfaces du processus.

8. Ordinogramme du processus.

9. Analyse des risques et dysfonctionnements liés au fonctionnement du processus

10. Liste des documents et enregistrements du processus

11. Suivi des modifications et révisions du processus.

12. Approbation du processus.

b) Le tableau de bord des indicateurs du processus : FO 01‐AX : Il reprend les indicateurs du

processus, les résultats, les écarts et les commentaires.

c) Le Plan d’action amélioration du processus : FO 02‐AX : Il définit les actions nécessaires à

l’amélioration du processus :

- Les actions et moyens de maitrise des risques et dysfonctionnements du processus ;

- Les actions correctives et / ou préventives suite aux audits internes, réclamations clients et

revues de processus ;

- Les actions d’amélioration.

d) Le Compte rendu réunion qualité processus: FO 03‐AX : Il permet de documenter les points

abordés lors des réunions qualité / processus.

7.3.2. Elaboration‐vérification‐approbation et diffusion des documents qualité :

L’élaboration et la maitrise des documents passent par trois stades déterminants :

La rédaction : il s’agit de décrire les étapes d’un processus, d’une activité ou d’un procédé, selon

le principe : qui fait quoi, pourquoi et comment. Cette description est assurée dans une

procédure ou sur des supports tels que : Fiche descriptive, mode opératoire, instruction de

travail ou instruction de contrôle lorsque le niveau de détails est important.

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La vérification : opération consistant à confirmer la véracité du contenu (le fond) de la procédure

ou support rédigé, le comparant aux pratiques réelles et standards de référence. La vérification

concerne également la forme et la cohérence du document rédigé avec les règles prédéfinies.

L’approbation : opération validant le contenu du document rédigé en lui donnant un caractère

officiel pour son application.

Les responsabilités en matière de rédaction, de vérification et approbation des documents sont définies

comme indiquées ci‐après :

Rédaction : le RMQ, Pilote de processus et / ou responsable de structure, lequel peut faire appel

en cas de besoin a toute personne maîtrisant le processus

Vérification : le pilote de processus/ le RQ / Le RMQ

Approbation : le RMQ / L’Assistant du Gérant

Pour créer ou réviser un document qualité, le pilote renseigne sa proposition sur le Formulaire de

Création ou Révision d’un document qualité : FO 01‐P01‐M1 et transmet sa proposition au RMQ.

La proposition de création et / ou de révision est examinée (si nécessaire) en groupe de travail composé

des pilotes de processus concernés et du RMQ.

Si la proposition est pertinente, le RMQ procède à son intégration en assurant les modifications

nécessaires en tenant compte de l’impact de ces modifications sur le système documentaire.

Par contre si la proposition n’est pas pertinente, il répond au pilote du processus et procède au

classement de ladite proposition.

La pertinence et la véracité des documents créés et / ou révisés est confirmée par le RMQ et le pilote

concerné. L’approbation est du ressort de l’Assistant du Gérant.

L’indice de version du document qualité est incrémenté d’une unité à chaque fois que la proposition de

révision est validée.

Le RMQ tient à jour la liste des documents applicables : FO 02‐P01‐M1.

La date de la version du document qualité créé et / ou révisé correspond à la date de son approbation.

Une fois approuvés, les documents sont diffusés aux acteurs concernés en version papier et/ou

électronique.

Cas de la diffusion contrôlée :

Les documents en format papier diffusés et remis aux utilisateurs portent la mention : DIFFUSION

CONTROLEE

Cas de la diffusion non contrôlée :

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La remise et / ou diffusion des documents qualité à l’externe ne fait pas l’objet de suivi ou de mise à

jour. Dans ce cas, la mention : DIFFUSION NON CONTROLEE est apposée.

Cette diffusion est appuyée par la liste de diffusion des documents SMQ : FO 03‐P01‐M1 qui est

élaborée et tenue à jour par le RMQ.

Cette liste est systématiquement signée par les destinataires au moment de la diffusion de nouveaux

documents.

La diffusion des documents qualité est visualisée au niveau de la page de garde des procédures et des

fiches de description de processus :

N° : …… Tableau de Diffusion

Processus M1 M2 R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 S1 S2 S3 S4

Cocher X

N°diffusion 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

Les documents d’origine externe en relation avec le fonctionnement de la société et impactant son SMQ

sont répertoriés sur la liste des documents d’origine externe FO 04‐P01‐M1.

La gestion des documents d’origine externe est du ressort exclusif de tous les pilotes de processus qui

assurent la vielle et mettent à jour la liste correspondante.

L’ensemble de ces listes est au niveau du RMQ pour un suivi complémentaire.

Pour empêcher toute utilisation non intentionnelle de documents périmés, ces derniers sont identifiés

par la mention : DOCUMENT PERIME apposée à l’aide d’un cachet humide de couleur rouge.

La liste de retrait des documents du SMQ périmés FO 05‐P01‐M1 est également signée lors du retrait

et récupération des documents périmés.

Les documents périmés sont détruits après leur retrait des postes de travail par le RMQ.

La destruction des documents du SMQ se fait par lacération ou par incinération.

Un procès‐verbal de destruction est établi pour les besoins de traçabilité.

Le RMQ garde à son niveau une copie électronique et si nécessaire l’original du document des versions

détruites pour assurer la traçabilité de l’évolution des versions.

Les interactions entre les processus sont décrites dans la matrice des interactions des processus FO 06‐P01‐M1. Ce document évolue en fonction des éventuelles révisions de la cartographie des processus.

La procédure : Maitrise des Enregistrements : P 02‐M1 définit les règles de gestion des enregistrements

relatifs à la qualité.

7.3.3. Codification des documents qualité

La codification des documents qualité est faite de la manière indiquée ci‐après :

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Pour les processus :

Management : M

Réalisation : R

Soutien : S

Pour les procédures :

Procédure : P

Pour les supports :

FOrmulaire : FO

Fiche de description de Processus : FP

Mode Opératoire : MO

Instruction de Travail : IT

Instruction de Contrôle : IC

Cette codification obéit au principe de rattachement « raccordement » de ces derniers :

à la procédure puis au processus de base,

soit au processus de base directement (lorsque la procédure n’existe pas forcement)

La numérotation des documents qualité est faite comme suit :

Pour les processus :

Management : MX : Le chiffre X : nombre naturel : allant de 1 à n (n : nombre de processus

de Management).

Réalisation : RX : Le chiffre X : nombre naturel : allant de 1 à n (n : nombre de processus de

Réalisation)

Soutien : SX : Le chiffre X : nombre naturel : allant de 1 à n (n : nombre de processus de

Soutien)

Pour les procédures :

Procédure : P XY : Les chiffres XY : allant de 01 à 99

Pour les supports :

FOrmulaire qualité : FO XY ‐‐‐‐ Les chiffres XY : allant de 01 à 99

Fiche de description de Processus : FP‐AX ‐‐‐‐ L’alpha numérique AX se rapportant au

référence du processus (A= M, R ou S et X= allant de 1 à 9)

Mode Opératoire : MO XY ‐‐‐‐ Les chiffres XY : allant de 01 à 99

Instruction de Travail : IT XY ‐‐‐‐ Les chiffres XY : allant de 01 à 99

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Instruction de Contrôle : IC XY ‐‐‐‐ Les chiffres XY : allant de 01 à 99

Le tableau ci‐après illustre des exemples de codification et de numérotation :

Document qualité Codification Numérotation Exemples Rattachement

Processus de Management M MX M1, M2 ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Processus de Réalisation R RX R1, R2,… ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Processus de Soutien S SX S1, S2,…. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Procédure P P XX P 01,

P 02, …..

P 01‐S2

P 04‐M1

FOrmulaire qualité FO FO XX FO 01

FO 12

FO 01‐M2

FO 03‐P04‐M1

Fiche de description de Processus FP FP‐AX FP‐M1,

FP‐R8, ….. ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐

Mode Opératoire MO MO XX MO 01‐….

MO 02‐….

MO 01‐R8

MO 01‐P1‐M1

Instruction de Travail IT IT XX IT 01‐….

IT 02‐….

IT 01‐R4

IT 01‐R3

Instruction de Contrôle IC IC XX IC 01‐….

IC 03‐….

IC 01‐R6

IC 01‐R3

7.4. Communication et formation sur le système documentaire :

La diffusion du système documentaire est accompagnée d’actions de communication et de formation

menées par le RMQ et les pilotes de processus visant la mise en œuvre des processus, l’application des

procédures et la tenue des enregistrements du SMQ.

Toute demande externe de documents du SMQ est soumise à l’accord préalable de l’Assistant du

Gérant.

7.5. Mise en œuvre et amélioration du système documentaire :

Les documents du SMQ sont révisés si nécessaires pour une meilleure adaptation aux :

Eventuelles contraintes de fonctionnement ;

Evolutions de la réglementation ;

Changements organisationnels et technologiques ;

Nouvelles normes.

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7.6. Gestion informatique des documents Qualité

Le RMQ dispose de versions informatiques originales sur son PC, protégées par un mot de passe.

La conservation sur supports de sauvegarde des documents informatiques se fait à intervalles

périodiques.

L’intégralité des données informatiques doit être sauvegardée sur des supports informatiques (CD,

Flash disc, rack, clé USB et autres, etc.) qui seront mis dans un lieu sûr.

7.7. Revue documentaire :

La revue documentaire de l’ensemble des documents du SMQ est effectuée 01 fois par deux ans, en plus

des cas de nécessités énumérés au § 7.5.

8. Enregistrements relatifs à la procédure :

Documents Codification

Formulaire de Création ou Révision d’un Document Qualité FO 01‐P01‐M1

Liste des documents du SMQ FO 02‐P01‐M1

Liste de diffusion des documents SMQ FO 03‐P01‐M1

Liste des documents d’origine externe FO 04‐P01‐M1

Liste de retrait des documents SMQ périmés FO 05‐P01‐M1

Matrice des interactions des processus FO 06‐P01‐M1

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Système de Management de la Qualité SATEREX Code : FO 02-P01-M1

Liste des Documents Applicables Version : 00

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1 FO 02-P01-M1/Liste des documents Applicables

Documents du SMQ

Code Version

Intitulé N° Date

Visa du RMQ

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Liste de Diffusion des Documents du SMQ Version : 00

Date : 15 / 11 / 2015

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1 FO 03-P01-M1 / Liste de diffusion des documents du SMQ

Documents diffusés

- Intitulé: Code: Version:

Destinataires Fonction Date Visa

Date et Visa du RMQ :

EURL SATEREX


Liste des Documents d’Origine Externe Version : 00

Date : 15 / 11 / 2015

Page : 1 / 1

1 FO 04-P01-M1 / Liste des documents d’origine externe

Processus :

Titre du document Date

D’édition

Support Observation

Papier Electro

Date & Visa du RMQ

EURL SATEREX


Liste de Retrait des Documents du SMQ Version : 00

Date : 15 / 11 / 2015

Page : 1 / 1

1 FO 05-P01-M1 / Liste de retrait des documents du SMQ

Documents Retirés

- Intitulé: ............................................................................................. Code: ........................ Version: ........

- Intitulé: ............................................................................................. Code: ........................ Version: ........

Responsable Concerné Fonction Date Visa

Date et Visa du RMQ