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Direction des comptes et de l’information financière l INSIS Réunion des Responsables administratifs l 24 mars 2014

Le P2D2Réunion INSIS– 24 mars 2014

Direction des comptes et de l’information financière (DCIF)

Bernard AdansSandrine Loridan-TorchyAlain Dedenis


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Sommaire

1 - Contexte et enjeux du P2D2

2 - Une nouvelle organisation

3 - Les outils

4 - Stratégie de déploiement général en 2014et le dispositif d’accompagnement du changement


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L’occasion de poursuivre la démarche de modernisation engagée depuis 2005 (cf. le Protocole de modernisation) qui a notamment permis au CNRS :

- de généraliser une logique de contrôle a posteriori,- de produire des comptes certifiés par des CAC,- de systématiser le recours à la monétique, etc.

L’anticipation des contraintes budgétaire: redéployer les ressources sur des tâches à fort enjeux

Une opportunité pour résoudre des difficultés récurrentes liées :

- aux limites de la carte achat ,- à l’hétérogénéité des pratiques entre DR,- à la conservation et au classement des PJ, etc.

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1 – Contexte et enjeux du P2D2Un projet prioritaire pour l’établissement


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Le P2D2 va au delà du simple concept de service facturier

La cible : la dématérialisation et l’automatisation complète du circuit de la dépense (de la commande à la conservation des PJ)

La création d’un service centralisé de la DCIF en charge : du traitement dématérialisé de toutes les factures du CNRS

(factures papier ou dématérialisées nativement – cf. projet AEL) de l’intégration des flux dans les SI afin de :

- constituer et mettre à jour les bases tiers- traiter les oppositions, cessions, etc. - réaliser des contrôles et des PEC comptables automatiques - établir les propositions de virements pour le compte des ACS

du classement et de la conservation des PJ du soutien et de l’animation du secteur de la dépense

Le SCTD : un service de la DCIF implanté à Nancy et organisé autour de deux pôles complémentaires (pilotage et exploitation)

1 – Contexte et enjeux du P2D2Un projet innovant


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Industrialiser tous les processus sans réelle valeur ajoutée

Repositionner les interventions des acteurs au bon niveau : aux laboratoires : l’achat scientifique (achat, service fait,

relations fournisseurs)

aux SFC en DR : les missions de comptables de proximité(le payement des dépenses, le recouvrement des recettes, l’assistance aux UR )

à la DCIF : le pilotage et la maîtrise de la dépense et son incidence sur la situation patrimoniale de l’établissement

Partager, en temps réel, l’information entre tous les acteurs(information sur l’exécution de la dépense, information sur les justifications de la dépense, etc.)

1 – Contexte et enjeux du P2D2Principaux objectifs


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1 - La refonte des processus : réingénierie et description de la chaine de la dépense

2 - Les outils informatiques : BFC-rénovation, DMF (outil de dématérialisation des factures), évolutions nécessaires dans Geslab et BFC, RESEDA (outil de gestion du référentiel fournisseurs)

3 - Le recrutement des personnels : quatre vagues (effectif cible de 30 ETPT)

4 - L’ aménagement des locaux5 - Le déploiement (en 2013, 3 sites pilotes et déploiement national en

2014)

6 - L’ accompagnement au changement : stratégie de communication et actions de formation (personnels P2D2, formateurs, sites pilote, laboratoires et SFC, etc.)

1 – Contexte et enjeux du P2D2

Un projet complexe : six chantiers menés de front


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La réception et le traitement des factures en un lieu unique

La dématérialisation de l’ensemble des flux relatifs à la dépense

L’automatisation d’un maximum de contrôle

Le pré enregistrement des opérations

La conservation centralisée des pièces justificatives

2 – Une nouvelle organisationLe P2D2 : la réingénierie complète

de la chaîne de la dépense


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2 – Une nouvelle organisation …

… qui ne remet en cause ni :

la place du délégué et de la délégation régionale

les attributions de l’ ACS en tant que comptable assignataire de la dépense

le rôle des unités dans les décisions d’achat, et les relations avec ses fournisseurs

Le P2D2 : une nouvelle organisation du circuit de la dépense


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Processus gestion des fournisseursProcessus gestion de la dépense

Trait

emen

t co

mm

ande

Trait

emen

t fac

ture

La saisie de la commande dans Geslab La réception du produit ou de la prestation L’attestation de service fait La certification du service fait dans GESLAB

Des recherches à effectuer dans la basenationale fournisseurs gérée par le P2D2(Reseda)

Des demandes de création à effecteur dansReseda

La validation et la création du fournisseur par leP2D2

La création du fournisseur dans GESLAB

En revanche, le laboratoire ne reçoit plus lafacture …

… mais, éventuellement un mail pourconfirmation (exemple, un écart de prix),

Il peut visualiser à tout moment la factureet son état d’avancement via DMF,

et continue à recevoir dans Geslab le flux dela facture réglée par son SFC.

2 – Une nouvelle organisation

Pour le laboratoire


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2 – Une nouvelle organisation Pour le laboratoire

Une attention particulière à porter sur la qualité de la commande : Éléments obligatoires

Choix du bon code famille

Qualité des données fournisseurs

Une attention particulière à porter sur la qualité du service fait : Une nouvelle organisation du laboratoire

Une qualité du service fait : sa réalité et sa conformité

Une attention particulière à porter sur la mise en œuvre de la commande dématérialisée : la DA WEB


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P. 012GESLAB web

GESLAB lourd

c – transformation de la DA en commande par le gestionnaire habilité

d-signature du bon de commande par la personne habilitée

Fournisseur

e – transmission au fournisseur

a – Saisie d’une demande d’achat par la personne au plus près du besoin

b – Validation de la demande d’achat

2 – Une nouvelle organisation Pour le laboratoire : la demande d’achat

dématérialisée


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La relation de proximité avec le laboratoire

La responsabilité de l’ACS

L’autorisation de décaissement par l’ACS

Ce qui changeraCe qui ne changera pas

Certains contrôles seront faitsautomatiquement au P2D2

Toutes les factures feront l’objet d’une priseen charge automatique

Une animation et une présence renforcéesauprès des laboratoires

Le transfert progressif de la gestion des tiersvers P2D2 (achèvement 2014)

La modification de la transmission et de laconservation des pièces justificatives

2 – Une nouvelle organisation Pour le SFC


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3 – Les outils

Au SCTDUn scanner

Invoices (lecture et reconnaissance)

Process director (intégration dans BFC)


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Les gestionnaires d’unités :

consulteront les factures / avoirs par une application web : « Web-board »

traiteront les demandes d’action (workflow) par une application web : « Workcycle »

3 – Les outils


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3 – Les outilsWeb board : C’est un outil de partage des informations factures pour les gestionnaires d’unités.

Statut de la facture

Numéro BFC du fournisseur

Date de facture

Type de document

EOTP

Montant HT de la facture

Valider la recherche

Critères de recherche :


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3 – Les outils - Web board


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3 – Les outils

Work Cycle : Cette application Web est dédiée au traitement de Workflow.


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3 – Les outilsRetour dans Geslab


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4 -Stratégie de déploiement en 2014Les 4 grandes régions: TSA


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4 -Stratégie de déploiement en 2014

2014Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Septem

breOctobre Novemb

reDécemb

re

Grand EstGrand Est

DR6 :(Pilote) DR8 Centre (pilote) DR10 : Alsace DR7 : Rhône Auvergne (Pilote) DR11 : Alpes

Ile de France

DR4 : Gif DR1 : Paris A DR2 : Paris B DR5 : Meudon DR16 : PMA DR3 : Thiais

SudSud

DR18 : Nord DR17 : Bretagne DR15 : Aquitaine DR19 : Normandie

Grand Ouest

DR20 : Côte d'Azur DR12 : Provence & Corse DR14 : Midi Pyrénées DR13 : Languedoc

Roussillon


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4 -Stratégie de déploiement en 2014 La formation des acteurs

Les gestionnaires d’unités et gestionnaires SFC seront formés au moment du déploiement de leur délégation régionale, aux évolutions métiers et aux outils.

Ces formations seront dispensées par des formateurs en poste en laboratoires ou en délégations régionales, qui auront eux-mêmes été formés au préalable.


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4 - Le déploiement en 2014 – organisation :Un déploiement type: la première vague Grand Est

2014Janvier Février Mars Avril Mai

Démarrage: Réunion avec Délégué/CDS

Légende

Communication

Déploiement Grand Est (24%)

DR8

Formationformateurs

3 jours

DR11 DR10DR7 DR06S-2

Call Go/No GoS2

Call Go/No GoS4

Call Go/No GoS6

Call Go/No GoS8

Call Go/No GoS10

Assistance & coordination au déploiement

Formation gestionnaires

Campagnenationale

Information de l’ensemble des acteurs concernés

(DU, DR gestionnaires,

formateurs, etc.)

Information2ème Vague (IDF)

Formation formateurs2ème vague (IDF)

S-2

DRX


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4 -Le déploiement en 2014 – organisation focus pour une Délégation

DéploiementDéploiementPréparation DéploiementPréparation Déploiement

Formation Formateurs

de toute la vague(3 jours)

Préparation logistique formation formateurs

Démarragedélégation

1er point déploiement

à la fin de la 1ère

semaine de démarrage

Un laboratoire est formé sur 1 journée, et démarre le lundi de la semaine suivante

Le démarrage se fait au fur et à mesure des formations dispensées, sur 1 mois environS-2 : La formation de tous les formateurs

du TSA se déroule sur 3 jours

Formation gestionnaires Formation gestionnaires

Semaine 1 Semaine 2S-2

2éme point déploiement

à la fin de la 2ème

semaine de démarrage

…

…

M-1Information des acteurs

NB : En cas de problèmes graves détectés, le déploiement est suspendu


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Merci de votre attention

Documents

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