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I.A.A.I.
Introduction à lanotion de projet
Ce docu
ment n
e sau
rait
être
interprét
é san
s les
commen
taires
oraux
qui l'acc
ompagnen
t
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I.A.A.I.
Plan Quelques questions...
Le projet
Les acteurs concernés
Le dossier de pré-étude
Le management de projet
communication, planification,délais, coûts, risques, qualité
Les outils
Etude d'opportunité
Planification, suivi des délaissuivi des coûts
L'aide d'un logiciel
La sensibilisation à la notion de projet
C'est quoi la gestionde projet ?...
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Quelques questions...
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Les caractéristiques d'un projet
La caractéristique d'un projet est d'avoir un début et une fin : Vrai ou faux ?...
Parmi les caractéristiques suivantes, identifier celles qui s'appliquent au projet : Démarche structurée, permanent, répétitif, innovant, transverse,
contraintes de délais, temporaire...
Parmi les adjectifs suivants, lesquels caractérisent le résultat d'un projet : Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national,
régional...
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Le projet
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Le projet
Définition Un projet est un ensemble de tâches
indissociables permettant de répondre à un besoin exprimé
Il comprend également les ressources nécessaires à sa réalisation
Il a une durée finie, caractérisée par une date de début et une date de fin
Il peut être multitechnique, monotechnique, collectif ou individuel
Projet
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Le projet : trois principes fondamentaux
Instauration systématique d'une phase d'exploration en amont des projets Evaluer l'opportunité du projet Préciser ses objectifs de coût, de délai et de performance Identifier les marges de manoeuvre : coût, délais, volume
Maîtrise d'oeuvre responsable nommément désignée Mobiliser et coordonner l'ensemble des compétences nécessaires
Maîtrise d'ouvrage forte animée par un pilote Fixer des objectifs clairs Réorienter si nécessaire
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Le projet : les phases de vie
La pré-étude Elle permet au travers d'une identification première des actions, des
acteurs, des coûts, des charges et des gains de toutes natures, de bâtir un dossier qui contribue à l'étude d'opportunité et de faisabilité
L'étude Une fois le projet retenu, elle conduit à figer de manière précis les
contours du projet
La réalisation Elle s'accompagne d'un suivi et d'un bilan de réalisation
L'exploitation idem mais avec des rapports d'étape
Le désinvestissement Il peut faire partie de la pré-étude du projet suivant
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Le projet : les phases de vie
Rapprochement avec les projets informatiques
Murissement
Prototypage
Industrialisation
M.P.P.
GénéralisationExploitation
Maintenance
J0 J1 J2 J3
temps
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Pré-étude et statuts d'un projet
Quelques précisions sur la phase d'étude
Rien n'est acquis
L'arbitrage est permanent
Il peut s'écouler plusieurs mois entre l'arbitrage et le début de la réalisation
Une pré-étude n'est jamais perdue,quelles qu'en soient les suites... Vert
Idée
Autorisable
Autorisé
Pré-étude
Arbitrage ?
Lancement ?
Rouge
OrangeRejeté
Noir
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Les acteurs concernés
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Les acteurs : le chef de projet
Un animateur Il fédère l'équipe projet
Un Communicateur Il est en mesure à tous les
stades d'informer le comité de pilotage
Il informe également ses partenaires
Un responsable Il dispose de moyens et
d'obligations Il doit tenir ses objectifs
Il ne porte pas tout surses épaules...
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Les acteurs : le chef de projet
Les missions du Chef de projet
Définition du projet
Planification du projet
Pilotage du projet
Négociations internes et externes au projet
Animation des équipes
Reporting interne et externe
Gestion du fond documentaire
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Les qualités d'un chef de projet
La perle rare
Comprendre Obtenir l'adhé sion Savoir produire Vaincre les obstacles
Q ua lité s d 'un che f de projet
Imagination
Raisonnement
Savoir-faire
Expertise
Curiosité
Sensibilité
Ecoute
Ouverture d'esprit
Communication
Relationnel
Motivation
Influence
Solidarité
Responsabilité
Synthèse
Efficacité
Délégation
Direction
Mobilisation
Autonomie
Confiance
Créativité
Méthodologie
Initiative
Capacité à défendreune idée
Capacité d'interpellation
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Les acteurs : la structure de pilotage
Un élément indispensable au déroulement du processus Prises de décisions Arbitrage
Un élément indispensable à la pérennisation de la démarche Sollicitation de la Direction Facilitation auprès des autres
services (transversalités) Soutien au chef de projet
Un garant De la cohérence du projet avec
la stratégie et les objectifs de l'entité
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Les acteurs : l'équipe projet
La créativité permanente L'innovation et l'optimisation
doivent rester un souci permanent
Des partenaires En considérant le projet dans sa
globalité et non exclusivement au niveau de la tâche
La transparence Par la communication Plus tôt une dérive est connue,
mieux elle se gère
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Le management d'un projet
Concrétisons...
DirecteurComité de Projets
Comité de pilotagePilote
Chef de projet
Equipe projet
DirecteurComité de Projets
Comité de pilotagePilote
Chef de projet
Equipe projet
MaireConseil municipal
Section urbanismeConducteur des TVX
Architecte
Artisans
MaireConseil municipal
Section urbanismeConducteur des TVX
Architecte
Artisans
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Délais
Ce qui rassemble les acteurs
Visibilité Dossier projet Tableau de bord...
Les règles du jeu
Communication
Maîtrise des risques
Le projetRisques
CoûtsQualité
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Le dossier de pré-étude
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Le dossier de pré-étude en phase exploratoire
Un instrument de réflexion et de communication Décloisonner, se poser les bonnes questions
Permettant de définir le contenu du projet Les actions, mais aussi les partenaires ou contributeurs Les marges de manoeuvre pendant qu'elles donnent encore un
degré de latitude. Il s'agira plus tard de gérer des contraintes...
Facilitant la validation de ce contenu Arbitrage, évaluation à partir de l'urgence, du retour financier et du
retour opérationnel, eclairage sur les risques Lettre de mission ... etc
Préparant la mise en place et la structuration du projet Optimisation avant mise en oeuvre
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Le management de projet
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Quand faut-il travailler par projet
Caractéristiques de l'opération Oui En partie NonL'opération à mener est technique et humainement complexe
4 2 0
Elle fait intervenir des personnes travaillant dans des secteurs différents
6 4 0
Elle doit doit être conduite par une ou plusieurs personnes possédant des compétences multiples
4 2 0
L'ampleur de cette opération est telle qu'il faudra mettre en place un pilotage et des ressources propres
6 4 0
On veut s'assurer tout particulièrement des résultats obtenus et contrôler au fur et à mesure l'avancement
4 2 0
Un hiérarchique ou plusieurs souhaite(nt) un interloculteur unique sur cette opération
6 4 0
Il y a beaucoup de sous-traitants ou d'intervenants à prévoir
4 4 0
Cette opération comporte beaucoup de facteurs de risques et d'incertitudes
6 2 0
Cette opération rentre dans le cadre d'un projet plus vaste
4 2 0
L'opération s'étend au moins sur plusieurs mois 4 2 0Votre total
Entre 0 et 16 : Inutile de travailler en structure de projet
Entre 16 et 32 : Vous pouvez ou non travailler par projet
Au delà de 32 : Aucun doute, il faut travailler par projet
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Pourquoi une gestion de projet ?...
L'inadéquation de l'environnement et de l'organisation Des structures organisationnelles stables Des produits de plus en plus fluides
Garantir l'atteinte d'un objectif en réalisant le meilleur compromis par la bonne gestion des contraintes : Qualité technique Délais Coûts
Favoriser l'atteinte des résultatsattendus Par l'optimisation de la planification
et des moyens Par l'optimisation de
l'organisation
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Les avantages d'un fonctionnement par projet
Opération extraordinaire Action à risques Objectifs ambitieux
Exigence de délais Situation temporaire
Management d'une équipe pluridisciplinaire Autorité reconnue
Commanditaire : maître d'ouvrage Responsable : maître d'oeuvre
Objectifs partagés Lettre de mission
Transversalité maîtrisée Equipe et contributions négociées et officialisées
Adaptation des ressources aux objectifs
Mobilisation
Rapidité
Coordination
Ressources
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Attention à la planification du projet
La planification d'un projet doit être distinguée de celle des activités menées à l'intérieur d'un service
Chef deprojet
Direction 1 Direction 2 Direction n
Planification de projet
Planification des chargeset des ressources de la direction 2
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Les caractéristiques de la gestion de projet
Tournée vers l'atteinte d'un objectif clair et quantifié Essentiellement prévisionnel Transversal par rapport aux techniques
Non répétitive Mise en place d'une structure temporaire
Réactive Aléas de la réalisation, réarbitrages... Modification du cahier des charges, évolution de l'environnement...
Personnalisée si possible par un chef de projet ayant une obligation de résultat
Soumise à des contraintes Contraintes de délais, de ressources
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Le management d'un projet
Les dix commandements du fonctionnement en projet 1 Le maître d'ouvrage fixe les orientations générales du projet et
avalise toute modification de ses objectifs
2 Le maître d'ouvrage est garant de la conformité du projet aux objectifs stratégiques et de sa rentabilité
3 La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre doivent être séparées
4 Le maître d'oeuvre est garant de la tenue des objectifs du projet (délais, coûts, qualité)
5 Le maître d'oeuvre détermine le découpage de son projet en sous-projets avec des résultats intermédiaires et des dates-clés
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Le management d'un projet
Les dix commandements (suite...) 6 Le maître d'oeuvre fait résoudre les problèmes à tous les niveaux
7 Chaque service contributeur est responsable vis-à-vis du maître d'oeuvre des objectifs de coûts, délais, performance
8 Chaque contributeur informe systématiquement le maître d'oeuvre
9 Chaque contributeur communique sans contrainte avec les autres contributeurs du projet
10 Chaque responsable de centre de compétences garantit l'efficacité des moyens qu'il engage sur les projets
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Le principe de la gestion d'un projet
Se fixer un référentiel Technique Financier
Comparer périodiquement la réalisation et le référentiel Evaluer périodiquement la réalisation Comparer réalisation et référentiel Déclencher des actions correctives Se fixer un nouveau référentiel
Effectuer des bilans Bilan de réalisation Bilan d'exploitation
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Le principe : Se fixer un référentiel
Identifier les contraintes (délais, coûts...) Elaborer les spécifications du projet Préparer le plan de développement
Décomposer le projet en tâches élémentaires Identifier tous les contributeurs Définir le séquencement des tâches
Effectuer des prévisions Durée Coût
Optimiser la référence Identifier les tâches déterminantes Veiller à ce qu'elles présentent le moins de risque de dérapage
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Le principe : évaluer périodiquement la réalisation
Remontée des informations sur : Ce qui est fait
Qualité de ce qui est réalisé Coûts liquidés Temps passé
Ce qui reste à faire Modification du cahier des charges Coûts prévisionnels Temps restant à allouer
Consolidation au niveau du projet
Communiquer...
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Le principe : comparer réalisation et référentiel
Mise en évidence des écarts constatés Qualité technique Délais Coûts
Analyse de la cause de ces écarts Dérive constatée Dérive prévisionnelle en fin de projet
Proposition d'actions correctives
Informer le comité de pilotage...
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La communication est essentielle
Application de la règle des 5 W Communiquer vers qui ?
Utilisateurs finaux, équipe projet, Direction du projet
Communiquer pourquoi ? Fédérer, mobiliser l'équipe projet Associer les utilisateurs finaux
Communiquer quoi ? Les objectifs, les enjeux, les risques, les résultats intermédiaires,
l'organisation, le planning, l'avancement...
Communiquer quand ? Au lancement, aux échéances annoncées, lors de tout évènement
Communiquer comment ? Tous les moyens sont bons, mais l'implication du chef de projet et de
l'équipe est primordiale...
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La gestion des risques
La finalité de tous les outils et méthodes liés au management de projet, c'est la maîtrise des risques
Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un planning", mais pour prendre des mesures préventives
Il faut donc : Développer la capacité d'analyse
au préalable
Identifier et mettre en placeles mesures préventives
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La typologie des risques
Risques organisationnels Clarté des objectifs, cahier des charges...
Risques de type humain Disponibilité des ressources, compétences, formation, motivation...
Risques commerciaux et marketing Offres de la concurrence, clients...
Risques techniques Normalisation, cohérence des spécifications, documentation...
Risques liés à la maîtrise de la sous-traitance
Risques juridiques
Risques liés à la sécurité
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Le principe : déclencher des actions correctives
Nature Réaffectation de moyens Affectation de nouvelles
ressources Modification de la cible
technique Nouveau découpage des tâches Arrêt du projet
Validation suivant l'importance de ces actions Par le chef de projet Par la maîtrise d'ouvrage
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Le principe : faire des bilans
Des bilans intermédiaires et de fin de réalisation Mesurer les écarts par rapport aux prévisions initiales Analyser ces écarts Capitaliser pour les futures réalisations
Des bilans d'exploitation Mesurer les retours opérationnels et financiers obtenus Comparer à l'étude de justification Capitaliser pour les futures
réalisations
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La finalité des bilans
Les bilans intermédiaires Vérifier que les jalons sont respectés Analyser les causes de dérapage Aider à la prise de décision
Le bilan de fin de réalisation Tirer les enseignements du projet Faciliter la capitalisation pour des expériences futures Préparer les modalités de transfert à la maitrise d'ouvrage
Le ou les bilans d'exploitation Vérifier que le projet rapporte bien ce pour quoi il a été lancé (notion
de retour sur investissement) Il peut s'agir d'analyse de produits, de réduction de coûts ou de charges,
d'amélioration du climat social, des conditions de travail...
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Quand faire un bilan, pour qui, par qui ?...
A chaque jalon d'étape
Par le maître d'oeuvre pour le maître d'ouvrage
A chaque livrable
Par le contributeur responsable pour le chef de projet
A la fin de réalisation
Par le maître d'oeuvre et l'équipe projet pour la maîtrise d'ouvrage et la structure de pilotage
Après une première étape d'exploitation
Par le contrôleur de gestion pour la structure de pilotage de l'entité
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La particularité du suivi des coûts
Les principes précédents s'appliquent au suivi des coûts, cependant... Il faut prendre également en compte de nouveaux paramètres
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La particularité du suivi des coûts
Il est nécessaire de faire un suivi des coûts à avancement donné Nécessaire à la reprogram-
mation éventuelle du projet Nécessaire à la connaissance
du coût final prévisionnel
Il est également nécessaire de faire un suivi des coûts à échéance donnée Nécessaire aux financiers
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La gestion des coûts
La courbe en "S"prévisionnelle
Coût prévu à date "t"
Coût réalisé à date "t"
Coût
Tempsdate "t" Fin
Initiale Fin prévisionnelle
Coût final prévu
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La gestion des coûts
La courbe en "S" à la date "t" Estimer le reste à faire en fonction du pourçentage d'avancement Calculer le coût final prévisionnel, donc l'écart final prévisionnel
Coût à date d'achèvement
Coût prévu à date "t"
Coût réalisé à date "t"
Coût
Evaluation du "Reste à faire"
Tempsdate "t" Fin
Initiale Fin prévisionnelle
Ecart finalprévisionnel
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Les outils
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Les outils de pilotage
Des logiciels certes ...
Mais aussi...
Des règles de management
Des réunions préparées
Un fond documentaire solide
Un tableau de bord
Un dossier projet
Une communication adaptée
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Le tableau de bord
Synthétique Des données chiffrées
Des commentaires
Informatique
Aidant à la prise de décision
Disponible à chaque revue du projet
Il doit privilégier les représentations graphiquesainisi que le qualitatif...
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Le tableau de bord, un exemple
Des indicateurs, un peu Indicateurs de délais
Indicateurs de coûts
Indicateurs de performance
Des éléments de planning ... pas seulement
Mais aussi des commentaires Problèmes rencontrés
Impact des problèmes sur le projet (analyse des risques en cas de dérapage, de non respect d'un jalon...)
Solutions envisagées
Avantages/Inconvénients...
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Phase de pré-étude : "Ardoise"
Aide à la Réalisation de Dossiers d'Investissements sous Excel
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Phase de mise en oeuvre : les logiciels courants
Quelques conseils ou remarques Intégrer dès l'origine la fonction gestion de projet
Gérer un coût en KF, mais aussi en "Hommes*jours"
L'acquisition de compétence sur l'outil nécessite du temps
L'outil ne restitue que ce qu'on lui fournit
Même avec un outil, il est délicat de gérer un grand nombre de tâches
La fréquence de suivi est liée à la durée des tâches
Il n'y a pas d'outil efficace sans méthode
Il n'y a pas de méthode opérationnelle sans outil
Ces logiciels traitent de la planification et du suivi,mais pas de l'étude d'opportunité
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Les gestionnaires de projet : quelques définitions
La liste de préséance Un tableau sur lequel, pour chaque tâche, sont portés, la durée,
l'enchaînement logique, d'éventuelles contraintes
N° Nom Tâche prévue Duréeprévue
Début prévu Fin prévue Liaison OI code 01Q Responsable
1 CONSTRUCTION AGENCE
2 Recherche terrain 12s
3 Pré-étude 1s 2
4 Achat sous conditions 10s 3
5 Conception 16s 4DD+1s
6 Demande permis de construire 20s 5
7 Achat 1s 6
8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 20s 7
9 Finition extérieure 16s 8
10 Finition intérieure 20s 8
11 Réception 0s 9;10
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Les gestionnaires de projet : définitions
Le diagramme de Gantt Certains logiciels ne font pas figurer directement les liaisons Il offre une présentation très visuelle de l'étalement des tâches
Nº Tâche / Table de structure initiale
1 CONSTRUCTION AGENCE
2 Recherche terrain
3 Pré-étude
4 Achat sous conditions
5 Conception
6 Demande permis de construire
7 Achat
8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA
9 Finition extérieure
10 Finition intérieure
11 Réception
A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O1993 1994
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Les gestionnaires de projet : définitions
Le réseau PERT : Program Evaluation Review Technique La durée et l'importance des tâches n'apparaît pas de façon visuelle L'ordonnancement du projet est clairement représenté
Recherche terrain
2 12s
4 Jan 26 Mar
Conception
5
13 Avr
Achat sous
conditions
4 10s
5 Avr 16 Jui
Pré-étude
3 1s
29 Mar 2 Avr
CONSTRUCTION
AGENCE
1 455j
4 Jan 14 Oct
2 5 6 7 8
9
10 1143
1
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Les gestionnaires de projet : définitions
Tâche critique Toute tâche qui en dérapant, fait déraper le projet dans sa globalité
Chemin critique Enchaînement de toutes les tâches critiques
Marge La marge est l'intervalle de temps sur lequel peut glisser une tâche
non critique sans affecter le reste du projet au-delà de cette marge, la tâche devient critique
Le chemin critique est à surveiller étroitement...
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La méthode de travailà l`aide d`un logiciel
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La méthode : phase de préparation
1 : Etablissement de la liste de préséance par chaque contributeur
2 : Saisie de toutes les contributions du projet par le chef de projet
3 : Optimisation et validation de la structure initiale du projet par l'équipe projet (processus itératif)
4 : Saisie de la structure initiale par le chef de projet
1 2 3 4
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La méthode : phase de mise en oeuvre
Nº Tâche / Table de suivi Durée Début prévu Fin prévue Début réel Fin réelle % achevé Nouv. duréeNouv. début Nouv.fin Nouv.%ach1 CONSTRUCTION AGENCE 446j 4/1/93 3/10/94 4/1/93 NC 27%2 Recherche terrain 12s 4/1/93 26/3/93 4/1/93 26/3/93 100%3 Pré-étude 1s 29/3/93 2/4/93 29/3/93 2/4/93 100%4 Achat sous conditions 11s 5/4/93 23/6/93 5/4/93 23/6/93 100%5 Conception gros oeuvre 9s 20/4/93 23/6/93 20/4/93 23/6/93 100% 10s 26/3/936 Conception finitions 8s 24/6/93 19/8/93 NC NC 0% 50%7 Demande permis de construire 20s 24/6/93 15/11/93 NC NC 0%8 Achat 1s 16/11/93 22/11/93 NC NC 0%9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 25s 17/11/93 11/5/94 NC NC 0% 15/5/94
10 Finition extérieure 16s 12/5/94 5/9/94 NC NC 0%11 Finition intérieure 20s 12/5/94 3/10/94 NC NC 0%12 Réception 0s 3/10/94 3/10/94 NC NC 0%
Les supports de communication La fiche navette Le Gantt Le PERT
Faire preuve de la plus grande transparence Plus tôt le retard est communiqué, mieux il se gère Le dérapage des uns peut avoir une incidence sur les autres
Diffusion de l'information Remontée del'information
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La méthode : phase de mise en oeuvre
1 : Communication remontante des évènements nouveaux par les contributeurs et réunion pour prise de décision si nécessaire
2 : Mise à jour de la base projet et des nouveaux plannings 3 : Communication descendante par le chef de projet à partir des trois
supports de base Tableau des tâches Gantt PERT
1 2 3
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La méthode : phase de mise en oeuvre
Un exemple de communication : le Gantt de suivi
Nº Tâche / Table de suivi
1 CONSTRUCTION AGENCE
2 Recherche terrain
3 Pré-étude
4 Achat sous conditions
5 Conception gros oeuvre
6 Conception finitions
7 Demande permis de construire
8 Achat
9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA
10 Finition extérieure
11 Finition intérieure
12 Réception
D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M1993 1994
27%
100%
100%
100%
100%
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La méthode : phase de bilan
1 : Saisie et édition des états de bilan 2 : Analyse des écarts
Origine des causes Reproductibilité des phénomènes Estimation des tâches Coordination.....
1 2
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I.A.A.I.
La méthode : phase bilan
Exemple d'édition de bilan Durée planifiée, prévue, réalisée Début planifié, prévu, réalisé Fin planifiée, prévue, réalisée
Nº Tâche / Table de bilan Durée planifiéeDurée prévueDurée réaliséeDébut planifiéDébut prévu Début réel Fin planifiée Fin prévue Fin réelle1 CONSTRUCTION AGENCE 82s 89,2s 89,2s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 12/8/94 3/10/94 3/10/942 Recherche terrain 12s 12s 12s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 26/3/93 26/3/93 26/3/933 Pré-étude 1s 1s 1s 29/3/93 29/3/93 29/3/93 2/4/93 2/4/93 2/4/934 Achat sous conditions 10s 11s 11s 5/4/93 5/4/93 5/4/93 16/6/93 23/6/93 23/6/935 Conception gros oeuvre 8s 9s 9s 13/4/93 20/4/93 20/4/93 9/6/93 23/6/93 23/6/936 Conception finitions 8s 8s 8s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 5/8/93 19/8/93 19/8/937 Demande permis de construire20s 20s 20s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 28/10/93 15/11/93 15/11/938 Achat 1s 1s 1s 29/10/93 16/11/93 16/11/93 5/11/93 22/11/93 22/11/939 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA20s 25s 25s 29/10/93 17/11/93 17/11/93 21/3/94 11/5/94 11/5/94
10 Finition extérieure 16s 16s 16s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 15/7/94 5/9/94 5/9/9411 Finition intérieure 20s 20s 20s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 12/8/94 3/10/94 3/10/9412 Réception 0s 0s 0s 12/8/94 3/10/94 3/10/94 12/8/94 3/10/94 3/10/94
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Information interne
Organisme National de Soutien Gestion
SENSIPRO.PPT
I.A.A.I.
Plan de développement d'un projet
432 51 6
Essais
SchémaDirecteur
Etudes Développement Production Mise enOeuvre Maintenabilité
Euphorie
Inquiétude
Recherchedes
coupables
Panique
Punitiondes
innocents
Promotionde ceuxqui n'ont
pastrempédans
l'affaire
