Date : NOV 17

Pays : FrancePériodicité : Mensuel

Page de l'article : p.1,36,37,38,...,39

Page 1/5

VIALA 9116072500506Tous droits réservés à l'éditeur

SPECIAL COPROPRIÉTÉ

^Particulierll i il I i \JmJI ft I Cl Novembre 2017 -7,70€

ASSURANCESDIX CONSEILS POUR FAIREBAISSER VOTRE PRIME

TRAVAUXRÉNOVEZ ENTOUTE SÉRÉNITÉ

EXTRANETUN OUTIL (VRAIMENT)À VOTRE SERVICE ?

PARTIES COMMUNESL'ABÉCÉDAIRE DE LABOITE AUX LETTRES

UN TEXTEÀ LA LOUPEL'ARTICLE 33 DELA LOI DE 1965

Date : NOV 17

Pays : FrancePériodicité : Mensuel

Page de l'article : p.1,36,37,38,...,39

Page 2/5

VIALA 9116072500506Tous droits réservés à l'éditeur

Un outil (vraiment)à votre service ?Aucune obligation ne pèse sur les syndics quant au contenude l'extranet. S'il est bien conçu et alimenté, la collaboration entrele syndic et le conseil syndicat sera facilitée. Ses atouts ? Des gainsde temps et d'efficacité. Mais le conseil doit être vigilant et fairepreuve de discernement afin d'éviter les pratiques contestables.

MARIANNE BERTRAND

• «accès à un extranet de copropriété,H^ c'est ce que proposent les syndics pro-•̂1 fessionnels(1) aux copropriétaires

depuis le 1er janvier 2015. De grands groupes,tels que Foncia ou Loiselet et Daigremont,n'avaient pas attendu cette date pour lancerleur propre espace relié à Internet, sur lequelchaque copropriétaire était censé consulterles documents de son immeuble. La transpa-rence voulue par la mise en place de l'outilnumérique est-elle au rendez-vous dans lescopropriétés ? Près de deux ans après, l'heureest au bilan. Nous avons enquête sur son

contenu, les pratiques des syndics et la per-ception qu'en ont les utilisateurs.

Coquille vide ou mastodonteEn l'absence de précision, aucune obli-

gation ne pèse sur les syndics quant aucontenu de l'extranet. Du moins pour lemoment<2). Certains y versent tout, d'autrespresque rien. L'Union des syndicats del'immobilier (Unis) a émis une recomman-dation interne définissant la liste minimalede pièces à intégrer pour l'usage des copro-priétaires, avec une version plus étofféepour les membres du conseil syndical.<< L'extranet se résume en général aux derniersappels de charges, à la convocation et au pro-cès-verbal d'assemblée générale, au règlementde copropriété -sous une forme plus ou moinscomplète - et éventuellement au contrat desyndic. Les contrats et les factures des presta-taires sont très souvent absents, ce qui nous

Date : NOV 17

Pays : FrancePériodicité : Mensuel

Page de l'article : p.1,36,37,38,...,39

Page 3/5

VIALA 9116072500506Tous droits réservés à l'éditeur

oblige à les consulter physiquement dans lescabinets de syndics où nous sommes mission-nés pour intervenir », témoigne Edouard-Jean Clouet, cofondateur de Meilleureco-pro, une startup qui se propose d'aider lescopropriétés à réduire leurs charges.

Les groupes sont-ils mieux préparés ?Foncia et Nexity ont développé des extra-

nets ambitieux - accès aux factures de lacopropriété, position comptable individuelledes copropriétaires, faculté de paiement enligne, etc. Le premier a fait appel au leaderdes éditeurs de logiciel, Thetrawin, et lesecond a développé un outil en interne. Pourautant, même au sein de ces réseaux, le

s contenu de l'extranet reste très variablef d'un cabinet de syndic à l'autre. CertainsI s'appuient sur cet outil pour optimiser lei fonctionnement de leur cabinet à l'échelle deg-s l'ensemble des copropriétés dont ils ont la

LES CHIFFRES

sur 3 sont dotéesd'un extranet.

59%C'est le tauxd'équipement dansles immeubles gérés parun syndic indépendant,contre jl % dansles grands groupes.

68%des conseillerssyndicaux utilisentréellement l'extranetmis en place. Ce tauxtombe à 57 % chez lesautres copropriétaires.Source Enquête CLCV-Notre temps, janvier 2017

gestion. D'autres freinent. Soit parce que letravail de dématérialisation des documentsn'a pas été fait, ou a pris du retard. Soit parceque le syndic lui-même rechigne à délivreren ligne des documents dont il facture lacopie papier. Typiquement, le carnetd'entretien ou les pièces nécessaires à la réa-lisation d'un pré-état daté avant une vente.Soit parce qu'ils se refusent à une transpa-rence qui facilite leur mise en concurrence.Ce qui explique pourquoi les copropriétairesont rarement accès à une version dématéria-lisée du contrat de leur syndic.

Une option pour le syndicatLe syndic doit proposer, mais le syndicat

dispose. S'il ne veut pas d'un extranet, il luisuffit de voter une dérogation, à la maj orité del'article 25 (majorité de tous les coproprié-taires, présents, représentés ou absents).« L'obligation légale ne porte pas sur la

Date : NOV 17

Pays : FrancePériodicité : Mensuel

Page de l'article : p.1,36,37,38,...,39

Page 4/5

VIALA 9116072500506Tous droits réservés à l'éditeur

mise enplace effective de cet outil, mais surla proposition qui doit en être faite à l'assem-blée générale, laquelle peut très bien refuser »,souligne David Rodrigues, juriste pour l'asso-ciation Consommation, Logement et Cadrede vie (CLCV). Dans les faits, on estime àmoins de 5 % les copropriétés votant contre lamise en place d'un extranet. Certains syn-dics, il est vrai, s'abstiennent de leur soumet-tre la question, n suffit alors de faire inscrireà l'ordre du jour de l'assemblée générale laquestion de la dispense de fourniture d'unextranet. Cette faculté est ouverte à chaquecopropriétaire, sans que le syndic puisse s'y

Ce que doit contenir un bon extranetVoici, d'un seul coup d'œil, les documents qu'il devrait êtreidéalement possible de trouver dans l'extranet fourni parle syndic. Il en manque beaucoup ? Les plus stratégiques sontpassés à la trappe ? C'est le moment de faire le point avantvotre prochaine assemblée générale-

Espace ouvert à tousles copropriétaires :-» convocation à l'assembléegénérale, avec les pièces jointes-» budget prévisionnel-» procès-verbal des cinqdernières assemblées générales(ordinaires et extraordinaires)-» règlement de copropriétéet ses modificatifs

-» état descriptif de division•* carnet d'entretien

-» rapports de diagnosticssur les parties communes

-» appels de fonds (chargeset travaux)

-» coordonnées descopropriétaires et des prestataires

Espace dédié aux membresdu conseil syndical :-» relevés des dépenses sur troisans (selon périodicité à convenir)

•* relevés des compteurs d'eauet de chauffage

-» relevés bancaires

-» grand livre et annexescomptables (selon périodicitéà convenir)-» contrats d'assurance,d'entretien et de maintenance

-» devis-fr échanges avec les fournisseurs

-* ordres de service

-» attestation de fin de travaux

-> factures de l'exercice en cours

-> suivi du fonds de travaux-» suivi du fonds de prévoyance

-» plan pluriannuel de travaux

-» suivi des sinistres

-» contrat du syndic(ou convention de cogestion)

-» état des comptes descopropriétaires débiteurs

-» suivi des procéduresde recouvrement- fiches de paie des salariés dusyndicat (gardiens et employésd'immeuble)

opposer (art. lOdu décret du 17.3.67). L'enjeu ?La mise en place d'un extranet de copropriétéfait partie des prestations incluses dans leshonoraires de base du syndic. En cas de voted'une dispense, le forfait doit être baissé enconséquence, conformément aux exigencesdu contrat-type (art. 7.1.5 de l'annexe I dudécret n°2015-342du 26.3.15). Le syndic estdonc dans l'obligation d'indiquer le coût decette prestation dans son contrat. D'aprèsSyneval, courtier en syndic qui s'est penchésur plus de 400 contrats de syndics, « la baissedes honoraires concédée en cas de vote d'unedispense d'extranet dépasse rarement 40 €. Àsupposer que le forfait annuel de gestion cou-rante se situe autour de 10000€ TTC, l'impactpour les copropriétaires demeure limité »,constate Rachid Laaraj, son fondateur.

Pour quoi faire ?L'enjeu financier n'étant pas capital, quel

bénéfice les copropriétaires peuvent-ils tirerd'un extranet ? Si son contenu est suffisam-ment étoffé (voir ci-contre), un gain de tempset plus d'efficacité. « Un cabinet qui joue le jeuet met un maximum de données en ligne, entoute transparence au niveau des écriturescomptables et des factures, voit son tempsd'appels téléphoniques divisé par trois. Letemps gagné permet une meilleure coopéra-tion, en particulier avec le conseil syndical »,assure Sylvain Jutteau, à la tête de Syndicex-perts, un cabinet précurseur dans le déve-loppement du tout numérique en matière degestion immobilière. Un extranet permet depeaufiner l'ordre du jour d'une assembléegénérale en ligne, la navette avec le conseilsyndical se trouvant facilitée. Il peut aug-menter la fluidité des échanges, par exempleavec la mise en place d'un forum d'interven-tion qui permet le signalement des pro-blèmes courants et le compte-rendu de leurrésolution par le gestionnaire de l'immeu-ble. Sur le plan comptable, il devient possiblede télécharger sans attendre une facture.Une transparence, permise par l'outil numé-rique, qui va devenir un critère de choix dusyndic, au même titre que la proximité et lacompétence, affirme Rachid Laaraj qui

Date : NOV 17

Pays : FrancePériodicité : Mensuel

Page de l'article : p.1,36,37,38,...,39

Page 5/5

VIALA 9116072500506Tous droits réservés à l'éditeur

travaille avec 250 syndics indépendants,dont près d'un quart permettent l'accès auxécritures comptables au jour le jour. Faut-ilfranchir un cran supplémentaire en conce-vant un échange instantané d'informationsavec les fournisseurs de l'immeuble ? << Celareviendrait à autoriser les copropriétaires àpasser des ordres de services avec des fournis-seurs ou prestataires sans transférer sur euxla responsabilité qui pèse juridiquement surle syndic », analyse Géraud Delvolvé, déléguégénéral pour l'Unis. Improbable...

lin extranet pas si netL'extranet, c'est aussi l'outil idéal pour

véhiculer des pratiques contestables. Leconseil syndical doit donc faire preuve devigilance. Deux ans après sa mise en placeeffective, l'Association des responsables decopropriété (ARC) recense ainsi des dérivesémanant de cabinets pourtant affiliés à desréseaux ou à des syndicats professionnels. Enparticulier, l'obligation de passer par l'extra-net pour régler les appels de fonds en ligne.Les copropriétaires ne sont alors plus enmesure de vérifier si leur paiement est direc-tement versé sur le compte bancaire séparédu syndicat, ou bien transite au préalable parle compte du syndic. Autre abus, renvoyer lescopropriétaires à l'extranet pour avoir accèsà certaines pièces non jointes à la convoca-tion papier à l'assemblée générale, et ce, pouréconomiser des frais de photocopies.

Dans un registre moins grave, l'outil decommunication que constitue l'extranet està double tranchant. Le conseil syndical, s'ill'utilise, doit le faire avec discernement.« Mettre en ligne tous les comptes-rendus duconseil syndical dans l'extranet n 'est assuré-ment pas une bonne idée, sachant que le syn-dic peut accéder à ces données. En particuliersi sa gestion est remise en cause », prévientÉmile Hagège, directeur de l'ARC.

Grâce à l'extranet, Tordre du jour del'assemblée générale peut être peaufinéen ligne avec le conseil syndical.

Du côté des utilisateursans surprises, l'outil a moins la cote auprès des plus de 70 ans, atta-chés au brassage de documents papiers et au contact direct avec le

gestionnaire de l'immeuble. Pourtant, de l'avis des professionnels, lesseniors sont de plus en plus nombreux à recourir aux outils numériqueslorsque les fonctionnalités sont ergonomiques. Accéder à l'extranetnécessite simplement de se créer un mot de passe. C'est d'autant plusfacile d'accès que l'usage est de faire figurer sur chaque appel trimestrielde charges les identifiants personnels permettant aux copropriétaires dese connecter. S'ils ne le font pas, soutient David Rodrigues, c'est en grandepartie lié à une indifférence envers la gestion même de l'immeuble. Ouparce que l'outil possède une interface peu lisible. Reste que l'extranet estcalibré pour les conseils syndicaux. C'est à eux de monter au créneau pourdemander au syndic qu'il mette à leur disposition les documents numéri-sés leur permettant d'exercer plus facilement leur contrôle.

D'un syndic à l'autreAutre point de vigilance, s'assurer que

les données insérées dans l'extranet, pro-priété du syndicat, sont bien transférablespar le repreneur en cas de changement desyndic. La solution ? Faire inscrire à l'ordredu jour une résolution précisant que lesyndic s'engage à transférer l'intégralitédes informations sur des logiciels libres(« open source »), autrement dit des donnéesexploitables fournies sur un tableur ou undocument au format PDF. Quant au dangerd'utilisation par les syndics de données per-sonnelles et confidentielles à des fins com-merciales, il est réduit. « Ce serait se tirer uneballe dans le pied pour un syndic, qui risque-rait sa carte professionnelle. Sans compter lasituation ubuesque où un concurrent pour-rait démarcher ses propres clients », rétorqueEdouard-Jean Clouet. Pour information, ildoit déclarer son fichier auprès de la Com-mission nationale de l'informatique et deslibertés (Cnil). À bon entendeur... •

(1) Les syndics bénévoles ne sont pas soumis acette obligation, même s'ils peuvent toujours opterpour une plateforme collaborative dédiée (Copro-netmis en place par l'ARC, par exemple) Le cas des syndicsen ligne, dont le modele economique repose tout entiersur l'extranet, n'est pas aborde ici(2) Line liste minimale de documents obligatoires pourraitvoir le jour dans le cadre de la reforme annoncee du droitde la copropriéte