Page 1/6 SPÉCIAL COPROPRIÉTÉ ^Particulier · net ne les intègre pas. « Je ne mets pas les grands livres de chaque coproprié-té en ligne, car cela pèse trop lourd et plus rien

Date : NOV 17

Pays : FrancePériodicité : Mensuel

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SYNDICALUR-MDI 3255072500508Tous droits réservés à l'éditeur

SPÉCIAL COPROPRIÉTÉ

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DOSSIER

Gardez l'œil sur vetConfier sa copropriété à un professionnel ne vaut pas carte blanche. Pour s'assurer du suivide l'immeuble et éviter que ne filent les dépenses, il faut mettre la main à la pâte.Gestion quotidienne, contrats, comptabilité, impayés... Voici nos conseils pour vous aiderdans vos missions de contrôle et d'assistance du syndic. Et faire baisser vos charges.

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COMPTABILITÉLe nerf de la guerreFaute de connaissances comptables, le conseil syndicat se contenteparfois de faire correspondre les factures et les dépenses. Or, uncontrôle des comptes régulier et ciblé peut mettre au jour certainsdysfonctionnements. Et rendre à la copropriété un peu de trésorerie.

C est le talon d'Achille de biendes copropriétés... Le suivide la comptabilité, pourtant

mission essentielle du conseil syndi-cal, est souvent mal assuré. La fauterevient sans doute à une nomencla-ture complexe que peu de coproprié-taires maîtrisent. « La lecture deséléments comptables n'a rien d'évi-dent. De ce fait, le contrôle est souventmal exécuté, alors qu'il est primor-dial », confirme Frédéric Pélissolo,président de la chambre de Paris del'Unpi. Pourtant, vérifier la compta-bilité est un premier pas essentieldans l'optique d'un examen plusgénéral de l'activité de son syndic.Comment, dès lors, appréhender cetexercice ?

Un vrai casse-tête pourles copropriétaires

Les syndics sont, depuis 2007,tenus à des principes très stricts deprésentation des comptes. Ils doiventtenir une comptabilité dite « d'enga-gement », en partie double, inspiréede celle en vigueur dans les entre-prises. Selon cette nomenclature,chaque intervenant (copropriétaire,fournisseur, prestataire, etc.) estidentifié avec un numéro spécifique.Les événements comptables sontenregistrés au débit et au crédit selonun cheminement complexe (voirencadré et arrèté du 27.5.04). Cesinterventions sont présentées selondifférentes modalités et dans plu-sieurs documents : le livre journal

enregistre les mouvements de façonchronologique ; le « grand livre »regroupe l'ensemble des comptes ; lesdeux balances générales en font lasynthèse ; le tout est accompagné despièces justificatives originales. Cettenomenclature était réservée auxcopropriétés de plus de 10 lots - lesensembles de plus petite taille béné-ficiaient d'une dérogation. Elle afinalement été largement adoptéepar toutes les copropriétés, du moinscelles sous mandats de gestion. « Lesgestionnaires appliquent souvent lesmêmes règles comptables pour tousleurs immeubles en portefeuille »,confirme Olivier Safar, du cabinetéponyme et président de la commis-sion copropriété de l'Unis.

L'extranet à la rescousse,pour accéder aux informations clés

Avec l'obligation faite au syndicde mettre à la disposition des copro-priétaires un extranet, pour leur per-mettre d'accéder aux informations

Tous les documentscomptables sontnécessaires pourvérifier les comptes,mais peu d'extranetles mettent en ligne.

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clés de leur immeuble, certains docu-ments sont souvent accessibles enligne. C'est le cas des factures. « C'estun vrai plus. Avec un accès à ces docu-ments, nous contrôlons presque entemps réel les dépenses », se féliciteAbdelatif Tjassar, copropriétaire àIssy-les-Moulineaux. Recevoir cespièces, et surtout pouvoir les traiterau fil de l'eau permet déjà de repérerdes anomalies quand il y en a. Celareste toutefois insuffisant. L'ensem-ble des documents comptables estréellement nécessaire pour exercerun contrôle approfondi. Peu d'extra-nets les mettent à disposition, mêmesi, selon les textes, le conseil syndicaldoit pouvoir les consulter à toutmoment. Avec les facilités offertespar Internet, les syndics rechignenttoutefois de moins en moins à lesenvoyer par courriel lorsque l'extra-net ne les intègre pas. « Je ne mets pasles grands livres de chaque coproprié-té en ligne, car cela pèse trop lourd etplus rien ne fonctionnerait, mais je lesenvoie dès qu 'on me le demande », évo-que Olivier Safar. Ainsi, malgré unextranet peu performant, ce proprié-taire d'un appartement parisien ins-talle à Mouriès, dans le Var (83), etprésident du conseil syndical se fait-il envoyer l'ensemble des documentscomptables par email. « Le syndicjoue le jeu. Nous faisons un point endébut d'année, puis à la fin », expliqueJean Gavazza. Ce qui n'empêched'ailleurs pas les déconvenues. « Hy atoujours des erreurs. La dernière endate : des frais de timbre quatre foisplus importants que la normale. Lesyndic a par contre mis un temps fou àm'envoyer les justificatifs. »

Le travail des comptes nécessiteanticipation et régularité

L'audit des différentes piècescomptables devra être réalisé aumaximum trois à quatre mois

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avant l'assemblée générale. « Ungrand nombre de conseils syndicauxse préoccupent de la comptabilité dusyndic un à deux mois avant la tenuede l'assemblée. C'est déjà trop tard »,estime David Rodrigues, de l'associa-tion de consommateurs CLCV. Lecontrôle des comptes est un travail defourmi, qui nécessite de l'anticipa-tion et de la régularité. « Je vise toutesles factures avant paiement. Lecontrôle des comptes à la fin de l'annéeest beaucoup plus simple », expliqueJean-Pierre Hochart, président duconseil syndical d'un immeuble de20 logements à Paris. Une petitecopropriété peut certes se contenterd'un contrôle annuel - dès lorsqu'elle assure un suivi régulier desdépenses. Mais cette fréquence nesuffit pas pour un ensemble de loge-ments plus important. « Au-delà decinquante lots, un contrôle tous les tri-mestres est à privilégier », fait remar-quer Nathalie Brocard, juriste à lachambre des propriétaires. Pas ques-tion, par exemple, de se contenter descinq annexes comptables obligatoire-ment transmises avec la convocationà l'assemblée générale. Elles peu-vent, il est vrai, faire office de tableaude bord, car elles permettent unevisualisation rapide des chargesengagées au cours de l'année. Maispas plus. « Par exemple, vous avez letotal du poste de dépenses "mainte-nance", mais vous ne savez pas s'il y a5 ou 15 factures. Les montants et lesdates d'interventions n 'y sont pas nonplus inscrits. Ce n'est pas suffisantpour avoir une idée fine de la compta-bilité », rappelle Dominique Sevray,auditeur de compte à l'ARC.

Exiger une tenue correctedes comptes

Difficile, pour un non-initié, de seplonger d'emblée dans la lecture descomptes. En revanche, déceler leur

DOMINIQUE SEVRAYAuditeur de comptes à l'Associationdes responsables de copropriété (ARC)

H faut se former et se faireaccompagner

La comptabilité, c'est le nerf de la guerre. C'est ce sur quoi naissent lesdoutes. C'est pour cela qu'il est nécessaire de clarifier la situation finan-cière de la copropriété. Cela passe par un contrôle régulier des engage-

ments de celle-ci, des fonds dont elle dispose, de leur affectation, descontrats. Bien sûr, la connaissance de la comptabilité n'est pas la chose aumonde la mieux partagée ! En l'absence d'une personne compétente au seindu conseil syndical, il est vivement conseiller de se former et de se faire accom-pagner dans ce contrôle par un auditeur compétent. »

bonne ou leur mauvaise tenue est à laportée de tous. La comptabilitéd'engagement contraint le syndic àenregistrer les opérations au jour lejour - une facture du 31 décembre2016 payée le 3 janvier 2017 devra êtreinscrite dans la comptabilité de 2016.Il faut donc vérifier les dates d'enre-gistrement des factures. Attention,lorsque des dates de saisie sont iden-tiques pour un grand nombre de fac-tures, cela veut dire que certainesont probablement été antidatées.C'est un premier signal négatif, carle respect des règles comptables estune obligation du syndic. « Certainssyndics regroupent tous les paiements

Le respect desrègles comptablesest une obligationdu syndic.Le conseil se doitde le lui rappeler.

fournisseurs sous un même compte.On ne peut pas s'y retrouver de lasorte », se plaint Dominique Sevray.Bien que ce ne soit pas une obligationcomptable, U est important que tousles fournisseurs soient clairementnommés et identifiés, (exemple :40101 Enedis, 40102 Veolia, etc.). Cessubdivisions peuvent être imposéespar le biais d'une résolution votée enassemblée générale. « J'ai exigé denotre syndic qu 'il mette en place uncompte par fournisseur. C'était ça, ounous le quittions. Il s'est exécuté », serappelle Bruno de Scoraille, unancien président de conseil syndical.Par ailleurs, un certain nombred'éléments sont aisément véri-fiables. Ainsi, de la balance généraledes paiements. Le total général desdébits doit être égal au total généraldes crédits. Ils sont clairement indi-qués. Lorsque ce n'est pas le cas, unrapprochement bancaire est néces-saire. Il s'agit de comparer les écri-tures bancaires avec celles du syndic.« Sans les borderaux émis par la ban-que et que le syndic a l'obligation devous transmettre, il est très difficile dedéceler les anomalies. Cette étape

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est assez souvent ignorée mais elleest essentielle. Réclamez ces borde-reaux », conseille Jean-JacquesDuval, fondateur de la plateforme degestion pour syndics Vilogi. Autrecontrôle, aisément réalisable par uncopropriétaire non initié à la compta-bilité, celui des délais de paiement.« Un délai raisonnable de paiement,c'est trente jours. En cas de doute, leconseil syndical peut demander auxfournisseurs. Ils sont tenus de répon-dre », explique Francis Bourriaud,gérant d'ADE Conseils.

Se faire assister par une associationou par un comptable

Certes, jeter plus qu'un œil surles comptes n'est pas donné à tout lemonde. L'Association des responsa-bles de copropriété (ARC) ou l'Unisorganisent régulièrement des for-mations à l'usage des coproprié-taires. « Idéalement, des connaissan-ces comptables sont nécessaires. Maisavec quèlques notions essentielles, onpeut commencer à investiguer », esti-me David Rodrigues, juriste à laCLCV. Il est également possible de sefaire assister par un tiers (art. 27 dudécret de 1967). Par exemple, unejournée par an avec un comptable,cela démarre à 900 € la journée. Lejeu en vaut la chandelle. •

Le guide «Copropriété,maîtrise des chargeset comptabilité», vientde sortir. Cette éditionremise à jour vous donneles clés pour contrôler tousles postes de dépenses.Un ouvrage utileaux conseillers syndicaux,aux copropriétaireset aux syndics bénévoles.

(Copropriété, maîtrisedes charges et comptabilité, 136 pages,septembre 2017, Le Particulier Éditions).

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