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Palais des Congrès de Paris 6 au 8 octobre 2005
Kiosque Mission
Efficacité : Pourquoi continuerà perdre du temps ?
Palais des Congrès de Paris
6 au 8 octobre 2005
Efficacité : Pourquoi continuerà perdre du temps ?
Philippe BarréExpert-Comptable
Vélina CoubèsMicrosoft…
Palais des Congrès de Paris
6 au 8 octobre 2005
SOMMAIRE
Efficacité : Pourquoi continuerà perdre du temps ?
Pourquoi le partage des données ?
Les besoins du cabinet.
Les solutions de partage des données.
Les avantages coté client / coté cabinet.
La preuve par l’exemple.
Questions / Réponses.
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Les piliers de l’informatique du cabinet
Efficacité
Sécurité Mobilité
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Pourquoi le partage des données ?
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Le travail collaboratif
Le cabinet doit être un « relais » entre :
> les hommes.
– Communiquer.
> les informations.
– Créer.
– Stocker.
– Échanger.
– Partager.
Sinon, il perdra son rôle « d’interface ».
Il faut donc apprendre à « connecter ».
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Constats
La maîtrise de l’organisation informatique devient primordiale.
« Bien communiquer » impose que toute la chaînede communication soit intégrée.
Le cabinet doit disposer d’outils pour :
> Communiquer.
> Échanger.
> Partager.
> Stocker.
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Les besoins du cabinet
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Les besoins du cabinet
Le cabinet a besoin d’une informatique interne solide, cohérente et sécurisée afin de :
> Maîtriser la gestion et l’évolution du système.
> Contrôler les actions des utilisateurs.
> Gérer les relations avec la clientèle.
> Permettre des gains de productivité.
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Les besoins du cabinet
Vous êtes « experts-comptables ou commissaireaux comptes » pas des informaticiens !
Il faut donc opter pour des solutions.
> simples,
> légères et
> facilement administrables.
Pour l’essentiel des cabinets, il n’est pas nécessairede disposer d’une « usine à gaz ».
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Les questions à se poser
Quelle solution existe pour :
> quelle taille de cabinet ?
> quels besoins ?
Faut-il changer de matériel ?
Faut-il changer les autres logiciels du cabinet ?
Faut-il embaucher un responsable informatique ?
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Les solutions de l’efficacité
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Être efficace, c’est disposer d’une solution adaptée !
Une solution adaptée aux cabinets passe par :
> Une infrastructure intégrée.
> Une solution bureautique performante.
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Ressources partagées : imprimante, fax, scanner, accès
Internet…
Ressources partagées : imprimante, fax, scanner, accès
Internet…
Être efficace, c’est disposer d’une infrastructure adaptée !
Serveur
Informationset connaissance
partagées : documents,
agenda, messagerie
Informationset connaissance
partagées : documents,
agenda, messagerie
Accès sécuriséau cabinet depuis
l’extérieur
Accès sécuriséau cabinet depuis
l’extérieur
Une informatique organisée en réseau, autour d’un serveur intégré
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Être efficace, c’est disposer d’une infrastructure adaptée !
Une infrastructure intégrée
> est une suite logicielle qui simplifie et optimise l’infrastructure informatique du cabinet.
> permet de ne pas se poser le souci de la mixitéde la plateforme informatique (compatibilité des logiciels, sécurité).
Des avantages essentiels dans la mesure où
> Les experts-comptables ne sont pas informaticiens.
> Il ne faut pas bloquer les capacités du cabinet à caused’une technologie vieillissante.
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L’infrastructure intégrée
Microsoft Windows Small Business Server 2003est une solution réseau intégrée dédiée aux PMEet permettant
> De tirer parti d'Internet,
> De gérer les relations avec la clientèle.
> D'accroître leur productivité.
Microsoft Windows Small Business 2003 est une suite logicielle
> Destinée aux entreprises de 5 à 50 personnes.
> Sans informaticien au quotidien.
> Sans changer le matériel actuel.
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Solution prête à l’emploi
Avec Windows® Small Business Server pré-installésur les serveurs HP ProLiant, facilitez-vous la vie !
> Une solution de productivité unique pour les PME> En partenariat avec Microsoft®, HP a créé la solution
qui va permettre d'accroître la productivité de vos clients.
– Basée sur la technologie HP ProLiant et la puissance de la solution de collaboration Microsoft® Windows® Small Business Server 2003, elle permettra à vos clients de communiquer mieuxet plus rapidement avec leurs partenaires, clientset fournisseurs,elle facilitera les échanges de donnéesà l'intérieur de leur entreprise.
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L’infrastructure intégrée
C’est quoi?:
> Le système d’exploitation réseaux de Microsoft.
> Un serveur de messagerie et de travail collaboratif,pour améliorer les processus du cabinet, communiquer rapidement et efficacement, au cabinet ou à distance(OWA / Mobile).
> Un firewall basé sur la stratégie internet et la détectiondes connexions partagées – version Premium.
> Une base de données qui permet de stocker en toute sécurité l’information et de la rendre accessible à tous.
> Un serveur Fax permettant l’envoi de fax via un PC…
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L’infrastructure intégrée
Concrètement, grâce à Microsoft Windows Small Business Server 2003 :
> Tous les collaborateurs peuvent avoir une boîte aux lettres personnelles avec accès sécurisé.
> Chacun peut consulter ses mails à tout momentet de n’importe où (chez lui, chez ses clients…).
> Chacun (dès lors qu’il y est autorisé) peut consulter les fichiers internes du cabinet en toute sécurité (fichiers Excelde rapprochement de TVA, de charges sociales…).
> Les personnes autorisées peuvent accéder aux agendasdes collaborateurs du cabinet, prendre des rendez-vous,fixer des réunions…
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La gestion de l’informationau sein du cabinet
Microsoft Office 2003 Edition PME est la référenceen matière de suite bureautique.
Microsoft Office 2003 Edition PME permet
> Le partage des contacts en interne / externe.
> La gestion des contacts clients.
– Business Contact Manager.
> Le partage des agendas en interne / externe.
> L’organisation de réunions facilitée.
> Le partage de la création, la modification et la révisiondes fichiers…
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La gestion de l’informationau sein du cabinet
Concrètement, grâce à Microsoft Office 2003 Edition PME :
> La gestion de la messagerie et des agendas est optimisée.
– Contrôle des pièces jointes.
– Filtrage des courriers indésirables.
– Organisation simplifiée des messages.
– Partage d’agendas,
– Délégation des prises de rendez-vous.
> Les principales applications sont intégrées.
– Traitement de texte, tableur, messagerie, présentation, prise de notes, explorateur internet…
– Travail en commun sur un document.
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La gestion de l’informationau sein du cabinet
Les documents peuvent être partagés sur le réseaudu cabinet (en toute sécurité) afin de
> Disposer à tout moment de l’information (contrats types, lettres de mission…) dans sa version la plus récente.
> S’assurer de la traçabilité du document.
> Être alerté en cas de modification de ces documents.
> Contrôler si quelqu’un travaille sur le document.
> Gérer la diffusion de ces fichiers vers l’extérieur (délaide validité, impossibilité de transférer un fichier…).
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Les avantages coté client / coté cabinet
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Les avantages coté clients
Le client peut travailler avec son expert-comptablede manière plus efficace :
> Échanges de documents en toute sécurité.
> Travail en commun sur des documents.
> Plus grande réactivité du cabinet.
> Plus grande efficacité du cabinet.
> Mobilité facilitée.
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Les avantages coté cabinet
Le cabinet est le premier à tirer parti de ces solutions.
> Meilleure image.
> Cohérence, pérennité et sécurité de l’informatique du cabinet.
> Partage de documents en interne / externe en toute sécurité en assurant la traçabilité.
> Meilleur suivi clients (ex : ISO 9001).
> Meilleure organisation du cabinet (ex : ISO 9001).
> Et donc meilleure efficacité/rentabilité du cabinet.
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La preuve par l’exemple
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Le travail collaboratif
Partage des contacts en interne / externe.
> Un client déménage et change de coordonnées,il l’annonce à la secrétaire du cabinet.Comment informer tous les collaborateurs concernés ?
Partage des agendas en interne / externe.
> Comment faire pour fixer une réunion à plusieursà un moment où tout le monde est là, la salle de réunionest libre et le vidéo projecteur disponible ?
Organisation de réunions facilitée.
> Le client appelle et souhaite rencontrer l’expert-comptableet son responsable de dossier. Ils sont tous les deuxen clientèle. Comment faire ?
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Le travail collaboratif
Partage de la création, la modification et la révisiondes fichiers…
> Vous préparez le contrat de travail d’un nouveau salariéd’un client, il relit, pose des questions, vous renvoie,vous répondez, modifiez le document, lui renvoyez…
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Le livre blanc des nouvelles technologies dans les cabinets…
A partir de l’étude d’un cabinet « normal » (moins de 10 collaborateurs).
> Comment identifier les besoins.
> Comment trouver les solutions.
> Comment les mettre en place.
Suivez pas à pas le cheminement d’une réorganisation réussie.
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Merci de votre attention
