Paternité - Pas d'Utilisation Commerciale - Pas de ...emmanuel.boehm.free.fr/FOAD/Publipostage_Word_2007/web/res/res.pdf · Introduction Ce livret contient les exercices de Word

Paternité - Pas d'Utilisation Commerciale - Pas de Modification :http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/2.0/fr/

Table desmatières

Objectifs 5

Introduction 7

I - 5 A : Vœux 9

A. Travail à réaliser.........................................................................................10

II - 5 B : THALA 15


III - 5 C - PRIMGAZ – Contrôle des connaissances 21


IV - 5 D – Primes 27


V - 5 E – CMM – Contrôle des connaissances 31


VI - 5 F - LUPIN FORMATION - Cas de synthèse 37

A. Réalisation du courrier.................................................................................37

B. Écriture abrégée du titre dans l'adresse.........................................................45

C. Insérer un texte automatiquement................................................................50

D. Insertion automatique d'une phrase..............................................................52

E. Insérer un champ variable............................................................................57

F. Choisir des destinataires...............................................................................59

G. Supprimer les limites de la fusion.................................................................63

VII - Réalisation des étiquettes 65

GRETA du Pays Haut - Sites : HOMECOURT JARNY - BOEHM Emmanuel -Reproduction et utilisation non autorisées hors réseau des GRETA lorrain 3

A. Méthode.....................................................................................................65

VIII - Réalisation des étiquettes de dossiers suspendus 69

A. Méthode.....................................................................................................69

Conclusion 75

GRETA du Pays Haut - Sites : HOMECOURT JARNY - BOEHM Emmanuel -Reproduction et utilisation non autorisées hors réseau des GRETA lorrain4

Objectifs

� Cas 5A – Voeux� Cas 5B – Thala� Cas 5C – Primgaz – Contrôle des connaissances� Cas 5D – Primes� Cas 5E – CMM – Contrôle des connaissances� Cas 5 F - LUPIN FORMATION - Cas de synthèse

Objectifs � Créer la source de données en tableau� Créer le document principal� Ouvrir la source de données� Insérer les champs de fusion dans le document et imprimer les

lettres-types� Définir des options de requête� - Insérer des mots-clés

Pré-requis : � Savoir taper et mettre en forme, enregistrer et imprimer un

document simpleSupport :

� Énoncé de l'exercice sur support papier, fiches d'aides deWord 2007, un ordinateur connecté à une imprimante

Durée : � 17 heures pour un débutant.� 12 heures pour une remise à niveau.


Introduction

Ce livret contient les exercices de Word 2007 permettant d'acquérir les bases dupublipostage. Cette séquence contient trois exercices guidés ainsi que deux exercicesd'autonomie permettant de vérifier les acquis de la séquence.Dans les exercices guidés, chaque action se reporte à une fiche d'aide qui expliquecomment réaliser l'opération demandée.Après avoir lu la fiche d'aide et si des explications qui n'ont pas été comprises, n'hésitez pasà demander au formateur de plus amples explications.Bon courage et bon apprentissage.


I - 5 A : VœuxI

Travail à réaliser 10

A la fin de l'exercice, vous devez obtenir un document qui comporte 5 pages et quiressemble le plus possible au document ci dessous :

Vœux publiposté


A. Travail à réaliser

Méthode� A lire attentivement la fiche 26 � Créer la source de données CLIENTS, figurant ci-dessous, sous forme

de tableau. Au besoin, revoir la série d'exercices sur les tableaux sinécessaire. - Enregistrer le fichier sous le nom CLIENTS sur le disque amovible.- Fermer le fichier.

Source de données : Clients

FondamentalNote: Une source de données est toujours un tableau, comportant 1 information parcolonne.La première ligne du tableau comporte obligatoirement les entêtes des colonnes àsavoir le nom des colonnes.Il ne doit jamais y avoir de texte (même pas des lignes vides) avant et après letableau.

MéthodeCréer le document principal VŒUX figurant ci-dessous

� Créer le document principal VŒUX ci dessousSaisir et mettre en forme. Au besoin, revoir les deux séquences des bases etLa gestion de texte.

� Enregistrer le fichier sous le nom VŒUX sur le disque amovible.� Consignes pour la création du document principal

- Pour réaliser l'entête :Saisir le texte en "Arial 12" dans la zone entête de pageDéfinir une tabulation centrée à 4 cm

- Pour positionner l'adresse :Réaliser un retrait de paragraphe de gauche de 8 cm(Le but est de bloquer l'adresse dans la fenêtre d'une enveloppe àfenêtre. Cette fenêtre commence à 10 cm du bord de la page [marge +retrait >10])

5 A : Vœux


Document principal

� Création d'une lettre-type - Cliquer sur Préparation du document principal- Sélectionner Lettres- Cliquer sur Ouvrir la source de données- Cliquer dans la liste déroulante sur votre clé USB ou votre espace dans la

sauvegarde des stagiaires- Choisir le fichier CLIENTS

� Insertion des champs correspondants aux endroits marqués d'uneétoile * (multiplier au pavé numérique) - Pour ce faire, cliquer sur le nom du champ pour qu'il soit sélectionné

(bandeau bleu sur le nom), puis cliquer sur le bouton Insérer puis sur lebouton Fermer. Recommencer cette opération pour chaque champ àinsérer.

- Supprimer les étoiles (*) quand tous les champs sont insérés.- Le document principal de fusion doit être comme celui ci-dessousReportez - vous à la Fiche 26

5 A : Vœux


Document principal avec champs de fusions

� Enregistrer le document (sauvegarder un fichier déjà nommé) Reportez - vous à la Fiche 6B

� RÉALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE SIMPLE (Partie III de la fiched'aide); - Le document principal est : Vœux- La source de données est : CLIENTS- Réalisation de la fusionReportez - vous à la Fiche 26

� Prévenir le formateur pour qu'il puisse corriger et valider votreexercice

� Imprimer le document après accord du formateur Reportez - vous à la Fiche 21Ne pas enregistrer le fichier Lettres1 (ou Lettres2 ou 3 ou 4, ...)

* **

Votre document est réalisé. Ranger le dans votre dossier dans l'« armoirestagiaire » et cocher le travail dans votre « fiche de suivi de formation ».

5 A : Vœux


II - 5 B : THALAII



Résultat final du courrier


Méthode� PRÉPARATION DES DOCUMENTS NÉCESSAIRES AU PUBLIPOSTAGE

- créer la source de données CURISTES figurant ci-dessous sousforme de tableau. Au besoin, revoir la série d'exercices sur lestableaux si nécessaire. � Enregistrer le fichier sous le nom CURISTES sur le disque amovible.� Fermer le fichier


Source de données : Curiste

� Créer le document principal THALA figurant ci dessous - Saisir et mettre en forme. Au besoin, revoir les deux séquences des

bases et La gestion de texte.- Enregistrer le fichier sous le nom THALA sur le disque amovible.

Courrier à mettre en forme

5 B : THALA


� AFFICHER L'ONGLET PUBLIPOSTAGE � Insertion des champs de fusion

Reportez - vous à la Fiche 26 (Partie II paragraphe a de la fiche d'aide)

Courrier avec champs

5 B : THALA


� REALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE SIMPLE - Reportez - vous à la Fiche 26 (Partie III paragraphe b de la fiche d'aide)

� Le document principal est : THALA� La source de données est : CURISTES

- Réalisation de la fusion� REALISER UN APERÇU AVANT IMPRESSION

Reportez - vous à la Fiche 21 A� Prévenir le formateur pour qu'il puisse corriger et valider votre

exercice � Imprimer le document après accord du formateur

Reportez - vous à la Fiche 21� CHOISIR DES DESTINATAIRES

- Choisir la personne uniquement M. TOGER comme destinatairesReportez - vous à la Fiche 26 (Partie III paragraphe c de la fiche d'aide)

� RÉALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE SIMPLE Reportez - vous à la Fiche 26

� RÉALISER UN APERÇU AVANT IMPRESSION Reportez - vous à la Fiche 21 A


� Imprimer le document après accord du formateur Reportez - vous à la Fiche 21 B

� SUPPRIMER LE CHOIX DU DESTINATAIRE POUR RETROUVER TOUTESLES PERSONNES DE LA SOURCE DE DONNÉE

Reportez - vous à la Fiche 26 (Partie III paragraphe c de la fiche d'aide)� CHOISIR DES DESTINATAIRES

Choisir les deux personnes dont les noms sont ARLIT et RIBETReportez - vous à la Fiche 26 (Partie III paragraphe c de la fiche d'aide)

� RÉALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE SIMPLE Reportez - vous à la Fiche 26 (Partie III paragraphe b de la fiche d'aide)

� REALISER UN APERÇU AVANT IMPRESSION Reportez - vous à la Fiche 21 A



� SUPPRIMER LE CHOIX DU DESTINATAIRE POUR RETROUVER TOUTESLES PERSONNES DE LA SOURCE DE DONNÉE

� MODIFIER LA STRUCTURE DE LA SOURCE DE DONNÉES CURISTES - Reportez - vous à la Fiche 20- Ouvrir le fichier CURISTES- Ajouter une colonne au tableau- Nommer la colonne : CLIENT.

Si c'est un client fidèle, il faudra noter O pour oui, sinon N pour nonARLIT : ODOUJON : NTOGER : ORIBET : N

� UTILISATION DE MOTS CLÉS DANS LA FUSION ET PUBLIPOSTAGE :

5 B : THALA


Reportez - vous à la Fiche 26(Partie III paragraphe d de la fiche d'aide)- Placer la curseur sur la ligne située en dessous de :

Pour vous permettre d'apprécier cette nouvelle installation ultramoderne,nous appliquons sur nos tarifs une remise de 20 % à toute demande deséjour qui nous sera parvenue avant le 25 septembre.

- Utiliser le mot clé SI... ALORS... SINONDans la case Nom du champ : sélectionner ClientDans la case Élément de comparaison : sélectionner Est égal àDans la case Comparer avec : saisir ODans la case Insérer le texte suivant saisir:En tant qu'ancien curiste, nous vous offrons une séance de soins gratuiteavec nos esthéticiennes

� RÉALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE SIMPLE Reportez - vous à la Fiche 26 (Partie III paragraphe b de la fiche d'aide)

� RÉALISER UN APERÇU AVANT IMPRESSION Reportez - vous à la Fiche 21 A



* *

*


5 B : THALA


III - 5 C - PRIMGAZ –Contrôle desconnaissances

III



Travail à obtenir à la fin



Méthode : Création de la source de données� Créer la source de données que vous enregistrerez sous le nom

PERSO Attention ! N'oubliez pas les titres de champ.

� Un extrait du fichier des actionnaires qui se présente ainsi : M. Michel GERVAUDIS 4 place du Colonel Fabien 75 010 PARISMademoiselle Alice NOELLE 9 rue Bichat 75 010 PARISMadame Brigitte LORION 28 quais de l'Argonne 94 000 CRETEILMonsieur Frank OPHONE 127 r Grenelle 75007 PARISMonsieur Jean SUICONTAND 48 place Mazelle 57000 MetzMlle DANLGARAJ Mélodie 32 rue Ste Catherine 54000 NANCYMademoiselle Daisy DAINOIR 68 r Alfred Kastler 54524 LaxouMme Agathe ZEUBLOUZE 120 route de Bercy 75012 PARISM. José PALDIR 56 route du Morbihan 44 000 NantesMme Tara BISCOTTEE 60 boulevard du lycée 92171 VANVESMadame TATOUILLE Sarah 2 place Beauvau 75008 PARIS

Méthode : Saisir et mettre en forme le document ci-dessous� Créer le document principal PRIMGAZ figurant page 3/3

Quelques indications :� PRIMGAZ en taille 24 et en gras, pour espacer les lettres : menu Format,

commande Police... onglet Espacement étendu de 20 pts� Insérer les champs de fusion.

5 C - PRIMGAZ – Contrôle des connaissances


Courrier Primgaz

Méthode : Consignes� Exécuter le publipostage ; � Exécuter à nouveau le publipostage mais limité à Alice NOELLE ; � Supprimer les limites de la fusion précédente ; � Modifier la structure du fichier de données PERSO ;



- Ajouter un champ MOUVTCe champ contient le nombre de mouvements du moisGERVAUDIS : 3NOELLE : 5LORION : 9OPHONE : 7SUICONTAND : 11DANLGARAJ : 5DAINOIR : 8ZEUBLOUZE : 7PALDIR : 3BISCOTTEE : 21TATOUILLE : 5

� Exécuter le publipostage en posant 1 condition pour l'affichage d'untexte ; Ce texte devra apparaître en début d'énumération, avant "- au transfert ennos livres ..."- condition :

le nombre de mouvements doit être supérieur à 5- texte qui devra apparaître :

aux cinq derniers mouvements de titres (entrées ou sorties) enregistréssur votre compte,

Résultat de la phrase insérée par exemple pour LORION:

Texte inséré

* *

*




IV - 5 D – PrimesIV



Travail à obtenir à la fin



Méthode : PRÉPARATION DES DOCUMENTS NÉCESSAIRES AUPUBLIPOSTAGE

� Créer le fichier source de données à partir des informations ci-dessous - Créer un tableau. Au besoin revoir la série d'exercices sur les tableaux.- Enregistrer le fichier sous le nom SALARIES.Reportez - vous à la Fiche 20- Fermer le fichier ;

Texte du courrier à envoyer

� Créer le document principal - Saisir et mettre en forme la lettre. Au besoin, revoir la série d'exercices Les bases et La gestion de texte.- Enregistrer le fichier sous le nom PRIMES

5 D – Primes


Source de données

Méthode : Réalisation du publipostage� AFFICHER L'ONGLET PUBLIPOSTAGE

Reportez - vous à la Fiche 26 (Partie II paragraphe A de la fiche d'aide)� RÉALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE SIMPLE

Reportez - vous à la Fiche 26(Partie II paragraphe B de la fiche d'aide)� RÉALISER UN APERÇU AVANT IMPRESSION

Reportez - vous à la Fiche 21 A� Prévenir le formateur pour qu'il puisse corriger et valider votre

exercice � Imprimer le document après accord du formateur

Reportez - vous à la Fiche 21 B� RÉALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE SIMPLE (sans enregistrer) en

posant 1 requête Requête : uniquement les messieursChamp : CIVILITEComparaison : est égal àComparer à : Monsieur

Reportez - vous à la Fiche 26 (Partie III paragraphe C de la fiche d'aide)� SUPPRIMER LA REQUÊTE PRÉCÉDENTE

Reportez - vous à la Fiche 26(Partie III paragraphe C de la fiche d'aide)� RÉALISATION D'UN PUBLIPOSTAGE (sans enregistrer) en posant 2

requêtes : - uniquement les messieurs dont la prime est supérieure à 460 €

� Champ : CIVILITE� Comparaison : est égal à� Comparer à : Monsieur� Opérateur : ET� Champ : PRIME

5 D – Primes


� Comparaison : est plus grand que� Comparer à : 460

Reportez - vous à la Fiche 26(Partie III paragraphe c de la fiche d'aide)� SUPPRIMER LES LIMITES DE LA FUSION PRÉCÉDENTE

Reportez - vous à la Fiche 26(Partie III paragraphe c de la fiche d'aide)

* *

*


5 D – Primes


V - 5 E – CMM –Contrôle desconnaissances

V



Courrier à envoyer



MéthodeLe directeur de la Caisse de Crédit Mutuel où vous travaillez vous remet :- une lettre à envoyer à chaque client majeur (voir page précédente)- un extrait du fichier des clients majeurs qui se présente ainsi :Mlle BOULAIS Régine 12 rue des Lilas 44460 SAINT-NICOLASMlle BRIEND Sylvie Le Bourg 44460 AVESSACMlle CHEVALI Véronique La Pommeraie 44460 FEGREACMlle GAUTHIER Florence La Haie 44600 SAINT-NAZAIREMlle GIQUEL Béatrice La Bergerie 44600 SAINT-NAZAIREMme Olga TODANIVERSAIR 14 quai Henri Barbusse 44000 NANTESMme Ondine OUCESOIR 59 rue Gén de Gaulle 44600 SAINT NAZAIREMlle Thérèse ONABLE 1 rue Mairie 44460 FEGREACMlle Sally STOIR 7 rue Gay Lussac 44600 SAINT NAZAIREMme Sandra MATIZER 5 place Église 44460 AVESSACMlle Prudence AVANTOU 87 boulevard Pierre de Maupertuis 44600 SAINT NAZAIREMme Judie CIEUX 32 rue Plessis 44600 SAINT NAZAIREMme Jaimie LITER 5 rue Acacias 44460 FEGREACMlle Jeanne HULTOU 95 rue Paul Bellamy 44000 NANTESMme Liz ROND 1, rue Lourmel 44460 FEGREACMme Mylène MICOTON 59 rue Gén de Gaulle 44600 SAINT NAZAIREMme Maude ISSOITIL place de la gare 44460 AVESSACMlle Mélodie MATAZERO 5 cours Olivier de Clisson 44000 NANTESMme Ella DUCULOT 5 chemin des Écoles 44460 AVESSACM. Jean Etienne DE LA DANSE DE SAINT GUY Manoir des chênes vert routenationale 44460 AVESSAC

� Votre travail va être de : - Créer le document principal (CCM) (penser aux entête et pied de page);- Créer la source de données (MAJEURS) ;- Insérer les champs correspondants aux endroits nécessaires,- Vérifier la fusion ;- Exécuter le publipostage ;- Exécuter de nouveau le publipostage, en posant une condition sur

l'exécution du publipostage :Condition : uniquement les clients habitant SAINT NAZAIRE

- Supprimer la condition posée de la fusion précédente ;- Exécuter le publipostage, en posant 2 conditions sur l'exécution du

publipostage Conditions : uniquement les clients habitant AVESSAC et de sexemasculin

- Supprimer les conditions posées de la fusion précédenteFermer le document.

Courrier à réaliser

5 E – CMM – Contrôle des connaissances


Courrier à envoyer

* *

*


5 E – CMM – Contrôle des connaissances


VI - 5 F - LUPINFORMATION - Casde synthèse

VI

Réalisation du courrier 37

Écriture abrégée du titre dans l'adresse 45

Insérer un texte automatiquement 50

Insertion automatique d'une phrase 52

Insérer un champ variable 57

Choisir des destinataires 59

Supprimer les limites de la fusion 63

A la fin de l'exercice, vous devez obtenir plusieurs documents différents réalisés àpartir d'un publipostage

� Un courrier avec condition d'affichage� Des étiquettes autocollantes� Des étiquettes pour dossiers suspendus

A. Réalisation du courrier

Généralités sur le publipostageLe but du publipostage est de réaliser un envoi en nombre d'un même document àplusieurs personnes.Les exemples de la vie de tous les jours sont :

� Les courriers provenant de La REDOUTE des 3 SUISSES,� Les feuilles d'impôts pré-remplies� Tous courriers envoyés à plusieurs personnes remplis de manière

automatiquePour réaliser du publipostage dans Word il est besoin de posséder deux choses :

� La lettre que l'on souhaite envoyer appelé « Lettre Type »� La liste des personnes à qui l'on souhaite écrire appelée « Source de

données »Cette source de données peut être réalisée dans un tableau sous Word, dans unefeuille de données d'un classeur Excel ou provenir d'une table ou d'une requête


d'Access.

Méthode : Création des documents nécessaires à la réalisationd'un publipostage

� Dans un nouveau document Word, saisir le texte ci-dessous : � Enregistrer le document sous le nom : lupin_formation.docx

Courrier à envoyer

� Dans un nouveau document Word, saisir le tableau suivant � Nommer le tableau : Fichier_stagiaires.docx � Fermer le fichier : Fichier_stagiaires.docx

5 F - LUPIN FORMATION - Cas de synthèse


Fichier stagiaires



Méthode : Préparation du document à envoyer� Placez-vous dans le document : lupin_formation.docx � Mettre le document en forme comme ci-dessous :

Courrier avec étoiles en places

Pour positionner l'adresse :� Il faut faire un retrait à gauche de 8 cm. Le but est de faire tenir l'adresse

dans la fenêtre de l'enveloppe.Pour positionner la signature faire le même décalagePour mettre les étoiles, utiliser le symbole « multiplier » du pavé numérique.



Méthode : Insertion automatique de la date� Placez-vous dans le document : lupin_formation.docx

Sélectionner l'étoile située à droite de « le »

Position d'insertion de la date

� Cliquer sur l'onglet Insertion

Onglet insertion

� Repérer le groupe Texte du ruban

Groupe texte onglet insertion du Ruban

� Cliquer sur la commande Date et Heure du groupe texte

Commande Date et Heure

� La boite de dialogue suivante apparaît :

Boite de dialogue Date et heure



� Sélectionner la date complète � Dans le coin en bas à droite de la boîte de dialogue, cocher l'option

« mettre à jour automatiquement » « La date apparaît grisée car c'est un champ automatique qui, à chaque ouverturedu document, vérifiera la date du jour et changera automatique la date dans ledocument »

Méthode : Insertion des champs de fusionPour pouvoir réaliser le publipostage, l'ordinateur à besoin de

connaître deux choses : 1. Quel est le courrier à envoyer. (Dans notre cas c'est le document

lupin_formation.docx 2. Dans quel fichier se trouve la liste des personnes à qui écrire� Création de la lettre à envoyer :

- Placez-vous dans le document : lupin_formation.docx- Cliquer sur l'onglet Publipostage- Cliquer sur la commande Démarrer la fusion et le publipostage- La liste suivante apparaît sous la commande :

Début du publipostage

Le document lupin_formation.docx étant le courrier (la lettre) à envoyer,sélectionner l'option Lettre

� Sélection des destinataires du courrier : - Placez-vous dans la lettre à envoyer : lupin_formation.docx- Dans l'onglet Publipostage cliquer sur la commande Sélection des

destinatairesUne liste apparaît. La liste des destinataires existe déjà. Il faut « dire » àl'ordinateur où se situe cette liste, et comment se nomme le fichier qui lacontient.- Sélectionner la commande Utiliser une liste existante. La boite de

dialogue suivante apparaît :



Choix des destinataires

Il faut aller sur le lecteur qui contient la source de données (le tableau) et cliquersur le fichier qui se nomme : Fichier_stagiaires.docx puis sur le bouton OKLes autres commandes de l'onglet Publipostage se sont déverrouillées.

Onglet publipostage dévérouillé

� Insertion des champs dans le courrier : - Placez-vous dans la lettre à envoyer : lupin_formation.docx- Sélectionner la première étoile de l'adresse :- Dans la zone« Champs d'écriture et d'insertion », cliquer sur la

commande « Insérer un champ de fusion ». (Attention par sur la partiehaute, sur le texte)

- La liste des champs disponible apparaît :- Le nom des champs est en fait le nom de chacune des colonnes de la

source de donnée.- Cliquer sur le champ Titre.- Celui-ci apparaît à la place de la première étoile.- Recommencer la même manipulation en sélectionnant successivement

chaque étoile pour obtenir le résultat suivant :



Documents avec champs insérés

Méthode : Réalisation de la fusion� Placez-vous dans la lettre à envoyer : lupin_formation.docx� Enregistrer votre document� Cliquer sur l'onglet« Publipostage »� Cliquer sur le bouton « Terminer et fusionner » � Le menu déroulant apparaît :� Sélectionner la commande « Modifier des documents individuels » � La fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » apparaît :� Sélectionner l'option « Tous » puis cliquer sur le bouton « OK » � Un nouveau document apparaît. Ce dernier compte 25 pages (25 personnes

dans la source de données) et se nomme : « Lettre 1 » Ce document est donc le résultat du publipostage. Il faut vérifier les

4 / 5 premières pages si tout est bien en forme puis l'imprimer. Il ne

sert à rien de le sauvegarder car on possède la lettre type ( ) et la

source de données , ce qui permet de le refaire autant de fois que

nécessaire. Si une modification doit avoir lieu, il faut fermer le document ,

effectuer la modification dans la lettre type ( ) puis recommencer la

fusion.

� Fermer le document



B. Écriture abrégée du titre dans l'adresse

Méthode« On souhaite également avoir l'écriture du titre de la personne en abrégé dansl'adresse et cela sans rajouter une colonne au tableau. »

� Cliquer devant le champ Titre de l'adresse :� Appuyer une fois sur la touche « Suppr » du clavier (Pas backspace [touche

avec la flèche pointant vers la gauche])� Le champ Titre se sélectionne (couleur bleu)� Appuyer à nouveau sur la même touche « Suppr »� Le champ à disparu, le curseur est collé au champ « Prénom »� Dans le ruban « Publipostage » repérer la zone « Champs d'écriture et

d'insertion » � Cliquer sur la commande « Règles » .

Une liste déroulante apparaît.� Sélectionner la commande « Si... alors... sinon » .� La boite de dialogue ci-dessous apparaît :

Boite de dialogue Si alors Sinon remplie

� Remplir la boîte de dialogue de la manière suivante

Pour monsieur



� Cliquer sur OK� Recommencer la même manipulation en saisissant la boite de dialogue ci-

dessous

Pour madame

� Cliquer sur OK� Recommencer la même manipulation en saisissant la boite de dialogue ci-

dessous

Pour Mademoiselle

� Cliquer sur OK� On constate que le mot M. ne se présente pas de la même manière que le

reste.� Sélectionner le mot « Paris », en faisant un double clic.� Cliquer sur l'onglet « Accueil »� Dans la zone « Presse papier » cliquer sur la commande « Reproduire la

mise ne forme »



� Sélectionner la 1ère ligne de l'adresse en gardant le bouton gauche de lasouris enfoncé

� Relacher le bouton gauche une fois arrivé au bout de la ligne� Le texte se présente sans différence d'écriture� Cliquer devant le symbole « du champ prénom »� Ajouter un espace.� Enregistrer le document� Réaliser le publipostage.� Sur la première lettre l'adresse se présente ainsi :

Adresse pour homme

Sur la deuxième lettre l'adresse se présente ainsi :

Adresse pour Madame

Sur la troisième lettre l'adresse se présente ainsi :

Pour demoiselle

� On constate que l'espace qui a été ajouté n'est bien placé que pour lesmessieurs. Pour ce faire il faut afficher les codes de champs.

� Fermer le document sans enregistrer les modifications� Cliquer dans le document Lupin formation .docx� Appuyer sur les touches Alt + F9. (Sur les claviers multimédia, il faut au

préalable avoir appuyé sur la touche F lock)� Le document se présente ainsi :



Code champ affiché

Fondamental : Les codes de champLa commande saisie dans la boite de dialogue Si....Alors....Sinon donne le codesuivant :

Code champ Si Alors Sinon

Ce qui signifie :Si, le contenu du champ Titre est égal à Monsieur, alors j'affiche M ; sinon jen'affiche rien.En regardant de près, on constate qu'il y a un espace entre la première et ladeuxième conditionnelle qui ne devrait pas y être qu'il en manque un après la 3ème

conditionnelle.

Méthode� Cliquer entre les deux premières conditionnelles et sélectionner l'espace :� Supprimer l'espace.� Cliquer entre les deux accolades

Lieu pour créer les espacement

� Appuyer sur la barre espace. Le texte se présente ainsi :



Espacement mis en place

� Appuyer à nouveau sur les touches Alt + F9� Les codes champs disparaissent.� Recommencer la fusion et vérifier si tout est juste.

C. Insérer un texte automatiquement

MéthodeOn souhaite, au niveau de la formule de politesse faire inscrire le

mot cher ou chère devant le titre de la personne

� Placez-vous dans la lettre à envoyer : lupin_formation.docx� Enregistrer votre document� Cliquer sur l'onglet« Publipostage »� Cliquer dans le texte devant le champ « Titre » de la formule de politesse� Attention à conserver l'espace entre le champ et la virgule.� Dans le ruban « Publipostage » repérer la zone « Champs d'écriture et

d'insertion » � Cliquer sur la commande « Règles » .� Une liste déroulante apparaît :� Sélectionner la commande « Si... alors... sinon » .� La boite de dialogue ci-dessous apparaît :

boite de dialogue Si.. Alors..Sinon

Fondamental : La boite de dialogue Si... Alors... Sinon...� La case « Nom du champ » permet de sélectionner la colonne sur laquelle

la comparaison va avoir lieu.



� La case « Élément de comparaison » va permettre de connaitre commentla comparaison va avoir lieu.

� La case « Comparer avec » va permettre d'indiquer à l'ordinateur qu'elleva être la valeur à comparer.

Dans notre cas On veut savoir si nous avons à faire à des hommes ou des femmes.Une femme peut avoir un titre qui est égal à Madame ou Mademoiselle ce quidonne deux choix. Un homme est toujours égal à Monsieur. Il est donc plusjudicieux de dire à l'ordinateur :Si le champ titre est égale à Monsieur alors j'affiche Cher sinon j'affiche chère.

Méthode� Remplir la boite de dialogue de la manière suivante :

Boite de dialogue Si alors Sinon remplie

� Cliquer sur le bouton OK� Le texte se présente ainsi :

Texte inséré

« On constate que le mot Cher ne se présente pas de la même manière que lereste. »

� Sélectionner le mot « d'agréer » en faisant un double clic.� Cliquer sur l'onglet « Accueil » � Dans la zone « Presse papier » cliquer sur la commande « Reproduire la

mise ne forme » � Sélectionner la ligne en gardant le bouton gauche de la souris enfoncé� Relâcher le bouton gauche une fois arrivé au bout de la ligne� Le texte se présente ainsi (sans différence d'écriture)



Texte avec mise ne forme reproduit

D. Insertion automatique d'une phrase

MéthodeOn souhaite pour les personnes pour lesquelles les stages en

entreprise n'ont pas encore eut lieu leur indiquer qu'une liste

d'entreprise est à leur disposition. Pour cela il faut modifier la

source de donnée en rajoutant une colonne intitulée stage et des

valeurs « O » pour les personnes ayant déjà effectuées leur stage et «

N » pour les autres.

� Ouvrir le fichier source de données� Cliquer sur l'onglet« Mise en page »� Repérer le groupe « Mise en page » � Cliquer sur la commande « Orientation »� Choisir l'option « Paysage »

Ajouter une colonne à droite du tableau : � Cliquer dans la dernière colonne du tableau� Les 2 onglets de gestion des tableaux apparaissent dans le ruban� Cliquer sur l'onglet « Disposition » � Repérer le groupe « Lignes et colonnes » � Cliquer sur la commande « Insérer à droite » � Le tableau se présente ainsi :

Source de données avec colonne ajoutée à droite

� Dans la première ligne de la nouvelle colonne, saisir « Stage effectué » � Compléter le tableau de la manière suivante :



Source de données avec colonne de droite remplie

� Enregistrer et fermer le fichier� Ouvrir le fichier « Lupin formation.docx » � Placer le curseur en début d'énumération :

Position du curseur

Dans l'onglet « Publipostage » repérer la zone « Champs d'écritures etd'insertion »

� Cliquer sur la commande « Règles » .Une liste déroulante apparaît.

� Sélectionner la commande « Si... alors... sinon » .� La boite de dialogue ci-dessous apparaît :



boite de dialogue Si.. Alors..Sinon

� Remplir la boîte de dialogue de la manière suivante

Si Alors Sinon à remplir de la même manière

� Après avoir saisi le mot « disposition. » appuyer sur la touche entrée pourcréer un nouveau paragraphe.

� Appuyer sur le bouton OK� Le texte se présente ainsi :

Teste avec phrase insérée

On constate que la puce de la première ligne a disparu. Cette dernière apparaîtraquand même lors de la fusion.

� Dans l'onglet « Publipostage » repérer la zone « Aperçu desrésultats »



Cliquer sur la commande « Aperçu des résultats » .ATTENTION : Ceci ne réalise pas le publipostage mais vous montre ce que va

donner votre document lors de la réalisation du publipostage.

Le document se présente ainsi :

Aperçu du résultat de la phrase insérée

On constate que les champs sont bien remplis et qu'il ne se passe rien

dans l'énumération. Ceci est normal car la première personne de la

liste possède déjà un stage.

Dans la zone « Aperçu des résultats » cliquer sur le bouton « triangle pointe àdroite » pour passer à la personne suivante.Le texte se présente ainsi :

La phrase insérée apparaît.

On constate que la phrase s'est bien insérée mais n'a pas la même mise

en forme que les autres lignes. Pour remédier à ce problème nous

allons reproduire la bonne mise en forme.



� Sélectionner la dernière ligne de l'énumération- Cliquer sur l'onglet « Accueil »- Dans la zone « Presse papier » cliquer sur la commande

« Reproduire la mise ne forme » (forme de pinceau)- Sélectionner tout le texte de l'énumération depuis « une liste » jusqu'à

« de stage » - Le texte se présente ainsi :

Texte inséré mis en forme

� Cliquer sur l'onglet« Publipostage »� Cliquer sur le bouton « Terminer et fusionner » � Le menu déroulant apparaît :� Sélectionner la commande « Modifier des documents individuels » � La fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » apparaît :� Sélectionner l'option « Tous » puis cliquer sur le bouton « OK » � Un nouveau document apparaît. Ce dernier compte 25 pages (25 personnes

dans la source de données) et se nomme : « Lettre 2 » la phrase apparaît correctement insérée et mise en forme pour les

personnes qui n'ont pas de stage

E. Insérer un champ variable

Méthode� Ajouter la phrase : « Vous êtes actuellement en formation : » comme ci-

dessous :

Texte ajouté

Dans l'onglet « Publipostage » repérer la zone « Champs d'écritures etd'insertion »

� Cliquer sur la commande « Règles » .Une liste déroulante apparaît.

� Sélectionner la commande « Remplir » .



Cette fonction va ouvrir une boite de dialogue au lancement de la

fusion pour demander à l'utilisateur un élément qui sera ajouté à

toutes les pages du document

� La boite de dialogue ci-dessous apparaît :

Boite de dialogue de la commande Remplir

La zone « Invite » permet de faire afficher dans la boite de dialogue

ce que doit faire l'utilisateur.

� Saisir : « Saisir l'intitulé de la formation »La zone « Texte par défaut » permet d'afficher un texte si rien

d'autre n'ai saisie dans la boite de dialogue.

� Saisir « Taper votre texte ici ».� La fenêtre se présente ainsi :

Boite de dialogue de la commande" Remplir" remplie

� Cocher « Demander une seule fois »� Cliquer sur le bouton OK� La fenêtre suivante apparaît :

MessageBox "Remplir" affichée

� Cliquer sur le bouton OK



� Le texte se présente ainsi :

Texte après validation de la MessageBox

� Ajouter un espace entre les doubles points et le "T" de" Tapez votre texteici"- Cliquer sur l'onglet« Publipostage »- Cliquer sur le bouton « Terminer et fusionner » - Le menu déroulant apparaît :- Sélectionner la commande « Modifier des documents individuels » - La fenêtre « Fusionner avec un nouveau document » apparaît :- Sélectionner l'option « Tous » puis cliquer sur le bouton « OK » - La fenêtre suivante apparaît :

MessageBox remplir

� Supprimer le texte par défaut.� Saisir le nom de la formation : « formation électricien » � Cliquer sur le bouton OK� Les courriers se présentent ainsi :



Courrier réalisé

� Fermer le fichier « Lettre 4 »

F. Choisir des destinataires

On souhaite non plus écrire à tout le monde mais écrire à diverses catégories depersonnes. Pour cela il va falloir choisir des destinataires :

Méthode� Ouvrir le fichier « Lupin formation.docx » � Cliquer sur l'onglet« Publipostage »repérer la zone « Démarrer la

fusion et le publipostage »� Cliquer sur la commande « Modifier la liste des destinataires » � La fenêtre suivante apparaît :

Boite de dialogue : Choix des destinataires



� Cliquer sur la commande « Filtrer »� La fenêtre suivante apparaît :

Boite de dialogue : "Option de requêtes"

On souhaite écrire uniquement aux Hommes et aux femmes mais pas aux

demoiselles.

� Remplir la boite de dialogue de la manière suivante :

Boite de dialogue : "Option de requêtes" remplie

On constate que l'opérateur booléen « ET » est apparu. Un opérateurbooléen est une fonction qui dit qu'au même moment, dans le même champ

Titre de la même personne Il y a écrit Monsieur ou Madame.

� Cliquer dans le Et puis sélectionner le choix Ou. � Cliquer sur le bouton OK.� On constate que les demoiselles ont disparu de la source de données.� Cliquer sur le bouton OK.� Réaliser le publipostage.� Vérifier le résultat de la fusion� Fermer le document

Méthode : Modification des critères de choix des destinatairesMaintenant on souhaite toujours écrire aux hommes et aux femmes mais

juste aux hommes habitant à Paris et aux femmes résidant à AVESSAC

� Cliquer sur l'onglet« Publipostage »repérer la zone « Démarrer lafusion et le publipostage »

� Cliquer sur la commande « Modifier la liste des destinataires » � La fenêtre suivante apparaît :� Cliquer sur la commande « Filtrer »



� La fenêtre suivante apparaît :

Boite de dialogue : "Option de requêtes" remplie

� Remplir la fenêtre de la manière suivante :

Boite de dialogue : "Option de requêtes" remplie avec plus de critères

En résumé : L'opérateur Booléen « Et » sert à donner plusieurs critères pour une

même personne. Dans notre exemple, condition sur le titre et la ville. L'opérateur Booléen « Ou » permet de sélectionner plusieurs types de

personnes. Dans notre exemple les hommes et les femmes.

� Cliquer sur le bouton OKIl ne reste plus que 3 personnes dans la source de données.

� Cliquer sur le bouton OK pour valider.� Réaliser le publipostage.� Les documents se présentent ainsi



Résultat de la fusion

� Imprimer le document� Fermer le fichier « lettre 6 »

G. Supprimer les limites de la fusion

Méthode� Cliquer sur l'onglet« Publipostage »repérer la zone « Démarrer la

fusion et le publipostage »� Cliquer sur la commande « Modifier la liste des destinataires » � La fenêtre suivante apparaît :� Cliquer sur la commande « Filtrer »� La fenêtre suivante apparaît :



Boite de dialogue : "Option de requêtes" remplie avec plus de critères

� Cliquer sur le bouton « Effacer tout » � la fenêtre « Option de requêtes » se présente vidée� Cliquer sur le bouton OK� La liste des destinataires est à nouveau complète :� Fermer le document « Lupin formation.docx »



VII - Réalisation desétiquettes

VII

Méthode 65

Une erreur de commande de fourniture fait qu'il n'y a plus d'enveloppe à fenêtredisponible. Pour ne pas écrire toutes les adresses à la main, il va falloir créer desétiquettes.

A. Méthode

Méthode� Placez-vous dans un nouveau document Word� Cliquer sur l'onglet Publipostage� Cliquer sur la commande Démarrer la fusion et le publipostage� La liste suivante apparaît sous la commande :


� Le document étant les étiquettes à coller, sélectionner l'option Étiquettes...La fenêtre suivante s'ouvre.


Choix des étiquettes

� Paramétrer le champ suivant comme ceci :

Paramétrage

� Choisir le type d'étiquette suivant : « C99303 »� Cliquer sur le bouton OK� Le document se présente ainsi

Grille des étiquettes

� Cliquer sur le bouton « Sélection des destinataires »� Choisir le fichier nommé : « Fichier_stagiaires.docx »� Le document se présente ainsi :

Réalisation des étiquettes


Grille des étiquettes pré remplie

� Insérer dans la case en haut à gauche les champs de la manière suivante, letout en taille 8 :

Grille des étiquettes pré remplie avec champs de fusion

� Dans l'onglet « Publipostage », repérer le groupe « Champs d'écritureet d'insertion »

� Cliquer sur la commande « Mettre à jour les étiquettes »� Le document se présente ainsi :



Étiquettes propagées

� Enregistrer le document sous le nom : « LUPIN FORMATION -étiquettes.docx »

� Réaliser la fusion� le document se présente ainsi :

Résultat des étiquettes



VIII - Réalisation desétiquettes dedossierssuspendus

VIII

Méthode 69

Pour classer les documents administratifs des stagiaires, les secrétaires souhaitentréaliser automatiquement des étiquettes pour dossiers suspendus.

A. Méthode

Méthode� Placez-vous dans un nouveau document Word� Cliquer sur l'onglet Publipostage� Cliquer sur la commande Démarrer la fusion et le publipostage� La liste suivante apparaît sous la commande :



� Le document étant les étiquettes à coller, sélectionner l'option Étiquettes...La fenêtre suivante s'ouvre.

Choix des étiquettes

� Cliquer sur le bouton « Nouvelle étiquette ... »� La fenêtre suivante apparaît :

fenêtre dimension des étiquettes

� Paramétrer la fenêtre de la façon suivante :

Dimension à paramétrer

Réalisation des étiquettes de dossiers suspendus


� Cliquer sur le bouton « Sélection des destinataires »� Choisir le fichier nommé : « Fichier_stagiaires.docx »� Le document se présente ainsi :

Étiquettes paramétrées

� Dans l'onglet « Publipostage », repérer le groupe « Champs d'écritureet d'insertion »

� Insérer la civilité le nom et le prénom� Le document se présente ainsi :

Première étiquette remplie

� Cliquer sur la commande « Mettre à jour les étiquettes »� Le document se présente ainsi :

Étiquettes propagées

� Sélectionner le tableau une ligne sur 2 (garder la touche Ctrl enfoncée etcliquer devant chaque ligne à sélectionner:

� Cliquer sur l'onglet « Accueil »� Dans le groupe « Paragraphe », cliquer sur la commande des bordures et

sélectionner l'option :� Désélectionner le tableau.� Le tableau se présente ainsi :



Étiquettes avec bordure

� Enregistrer sous « LUPIN FORMATION - étiquettes dossiers.docx »� Réaliser le publipostage� Le résultat de la fusion se présente ainsi :

Étiquettes publipostées

� Imprimer le résultat



Conclusion

Vous venez d'apprendre le publipostage ou mailing à l'aide du traitement de texte Word2007. Si vous désirez poursuivre votre apprentissage du logiciel Word 2007, vous pouvez, aprèsaccord du formateur, vous orienter vers le fascicule intitulé : « Word 2007 - PAO ».
