personnalisés), l’utilisation des Excel Microsoft zones ... · créer et gérer des notes comprenant du texte mais aussi des liens hyper- ... Modifier un modèle de document

Microsoft® OFFICE 2016 Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote 2016 Maîtrisez les fonctions avancées de la suite Microsoft®

ISSN : 1630-0025 ISBN : 978-2-7460-9978-4

9,90 €

Ce livre vous présente les fonctionnalités avancées des applications de la suite bureautique Microsoft® Office 2016. La partie sur Word aborde, entre autres, les fonctions de mise en page avancées (en-tête, pied de page personnalisés), l’utilisation des plans, la création de table des matières et d’index, la gestion des styles et modèles et la réalisation de mailing. Dans la partie sur Excel, sont abordés la création de modèles, l’utilisation des zones nommées, les calculs avancés tels que les formules condition-nelles, la consolidation des données ou la génération de table à double entrée ; vous verrez également comment appliquer des mises en forme conditionnelles, des tris et des filtres, comment exploiter les tableaux de données et créer des tableaux croisés dynamiques. La partie sur PowerPoint présente les fonctions permettant la réalisation de diaporamas sophistiqués intégrant de la vidéo et de nombreux effets d’animation. Dans Outlook, il s’agit d’optimiser l’envoi et la réception de messages (utilisation de l’affichage Conversation, regroupement des messages, ar-chivage) et la configuration de la messagerie (notification d’absence, créa-tion de signature, mise en forme conditionnelle des messages, utilisation des Actions rapides pour faciliter la saisie de messages répétitifs...).Un chapitre est consacré à OneNote, l’application Microsoft qui permet de créer et gérer des notes comprenant du texte mais aussi des liens hyper-textes, images, tableaux...Le livre se termine par un chapitre sur les possibilités d’intégration des données d’une application à l’autre.

Microsoft®

OFFICE 2016Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote 2016 Maîtrisez les fonctions avancées de la suite Microsoft®

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Table des matières

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Word 2016

i Documents et modèlesModifier un document PDF dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7Créer un modèle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Modifier un modèle de document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Changer le modèle associé à un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

i Contenus spécifiquesRechercher le texte possédant certaines mises en valeur . . . . . . . . . . . 14Remplacer une mise en valeur par une autre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Insérer un texte fictif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Créer une insertion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18Utiliser une insertion automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20Insérer un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Afficher/masquer les codes des champs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Mettre à jour un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

i StylesCréer un style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Sélectionner les textes possédant le même style . . . . . . . . . . . . . . . . . 28Gérer les styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Importer des styles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

i En-têtes et pieds de pageCréer un en-tête ou un pied de page personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . 38Gérer les en-têtes et les pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

i PlansCréer un plan en utilisant les styles prédéfinis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47Numéroter les titres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48Exploiter le plan d’un document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50Utiliser le volet de navigation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

i Tables et indexConstruire une table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56Mettre à jour une table des matières. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61Créer un index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Table des matières

2

Mettre à jour une table d’index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .71

i MailingLes étapes de conception d’un mailing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Créer un mailing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72Créer une liste de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79Gérer les enregistrements d’une liste de données . . . . . . . . . . . . . . . . .81Limiter l’exécution d’un mailing à certains enregistrements . . . . . . . . . .86

Excel 2016

i Modèles de classeurCréer un modèle de classeur personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

i Zones nomméesNommer des plages de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91Gérer les noms de cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .93Sélectionner une plage de cellules en utilisant son nom . . . . . . . . . . . . . .95

i CalculsCréer une formule conditionnelle simple . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96Créer une formule conditionnelle imbriquée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .98Combiner l'opérateur OU ou ET dans une formule conditionnelle . . . . . . .100Calculer la somme d'une plage répondant à un critère (SOMME.SI) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101Utiliser des zones nommées dans une formule . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102Consolider des données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

i Mises en forme conditionnellesAppliquer une mise en forme conditionnelle prédéfinie . . . . . . . . . . . . . .106Créer une règle de mise en forme conditionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . .110Formater des cellules en fonction de leur contenu . . . . . . . . . . . . . . . .115Supprimer toutes les règles de mise en forme conditionnelle . . . . . . . . .117Gérer les règles de mise en forme conditionnelle . . . . . . . . . . . . . . . . .117

Table des matières


i Tri et filtre des donnéesTrier les données selon une couleur de cellule, de policeou selon un jeu d’icônes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Trier les données d’un tableau selon plusieurs critères . . . . . . . . . . . . 120Activer le filtrage automatique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123Filtrer selon certaines valeurs de la colonne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Filtrer selon un critère personnalisé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127Filtrer selon plusieurs critères. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128Utiliser des filtres spécifiques aux types de données . . . . . . . . . . . . . . 129Effacer un filtre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

i Tableaux de donnéesCréer un tableau de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132Ajouter une ligne/une colonne à un tableau de données . . . . . . . . . . . . . 133Afficher une ligne de total dans un tableau de données. . . . . . . . . . . . . 133Créer une colonne calculée dans un tableau de données . . . . . . . . . . . . 135Convertir un tableau de données en plage de cellules . . . . . . . . . . . . . . 136Supprimer un tableau et ses données. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137Filtrer un tableau de données au moyen de segments . . . . . . . . . . . . . 137

i Tableaux croisés dynamiquesChoisir un tableau croisé dynamique recommandé . . . . . . . . . . . . . . . . 140Créer un tableau croisé dynamique. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142Gérer les champs d’un tableau croisé dynamique. . . . . . . . . . . . . . . . . 146Modifier la fonction de synthèse ou le calcul personnalisé d'un champ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150Utiliser les champs de totaux et de sous-totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . 154Filtrer un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157Filtrer les dates de façon interactive (filtre chronologique) . . . . . . . . . . 163Recalculer un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165Supprimer un tableau croisé dynamique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

Table des matières

4

PowerPoint 2016

i PrésentationCréer un album photo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .167Créer une présentation à partir d’un fichier Plan . . . . . . . . . . . . . . . . .171Enregistrer une présentation sous forme de modèle . . . . . . . . . . . . . . .172

i MultimédiaInsérer une vidéo accessible depuis un site Internet . . . . . . . . . . . . . . .174Découper un clip audio ou vidéo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175Ajouter/supprimer des signets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177

i AnimationsCréer une trajectoire personnalisée. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179Déclencher l'animation d’une vidéo sur un signet. . . . . . . . . . . . . . . . . .181Modifier la couleur ou masquer un objet après son animation. . . . . . . . .181Personnaliser l’effet d’animation sur un objet contenant du texte . . . . .182Personnaliser l’effet d’animation sur un objet audio ou vidéo . . . . . . . . .183

i DiaporamaMasquer des diapositives pour le diaporama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186Paramétrer le diaporama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186Créer, projeter et imprimer des diaporamas personnalisés . . . . . . . . . .189Découvrir le mode Présentateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191Diffuser un diaporama sur des postes distants . . . . . . . . . . . . . . . . . .194

Outlook 2016

i MessageUtiliser l'affichage Conversation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .197Utiliser la recherche instantanée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .199Archiver des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .205Ouvrir un fichier de données Outlook (.pst) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206

Table des matières


i Messagerie : configurationGérer la messagerie en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208Créer une ou plusieurs signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Signer automatiquement les messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215Choisir comment être prévenu de l’arrivée de nouveaux messages . . . . 216Gérer les messages à l’aide de l’Assistant Gestion des messages . . . . 216Utiliser les Actions rapides pour automatiser les tâches répétitives. . . 220

OneNote 2016

i InterfaceLancer OneNote 2016 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Découvrir l’écran de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Gérer la fenêtre OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Quitter OneNote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232

i Bloc-notesCréer un bloc-notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Ouvrir un bloc-notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Activer un bloc-notes ouvert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Fermer un bloc-notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Modifier les propriétés d’un bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241Partager des blocs-notes stockés sur OneDrive . . . . . . . . . . . . . . . . . 242Créer et gérer les sections d’un bloc-notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248Copier/déplacer une section . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248Créer et gérer les pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249Les modèles de page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251Modifier l’aspect d’une page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254Utiliser la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

i NotesInsérer une nouvelle note. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Créer une note rapide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257Afficher les notes rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Sélectionner des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258Supprimer une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259Ajouter des espaces entre les notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

Table des matières

6

Déplacer/copier une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260Utiliser les indicateurs de notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .260Rechercher des notes marquées par un indicateur . . . . . . . . . . . . . . . .263Rechercher des notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265Créer une note liée à une page d’un fichier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .266Utiliser les notes liées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267Insérer un fichier en tant que note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268Afficher les modifications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268Insérer l’icône d’un fichier dans une note . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .270Insérer un enregistrement audio ou vidéo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271Insérer un tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .272

Intégration

i Échanges entre applicationsCopier des données Excel dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .275Insérer une feuille de calcul Excel dans Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .276Exporter une présentation vers Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . .277

Index. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279

Interface


Interface

Off i ce 2016 - Fonctions avancéesLancer OneNote 2016

i Dans Windows 10, cliquez sur le bouton de la barre des tâches située en bas del'écran puis sur l'option Toutes les applications.

i Cliquez sur l'option OneNote 2016.

m Il est possible que l'icône de OneNote ait été ajoutée ("épinglée") à la barre des

tâches du Bureau. Dans ce cas, un clic sur l'icône permet de lancer l'application.

Découvrir l’écran de travail

Il se peut que lors du premier lancement, une fenêtre d'accueil affiche les nouveau-tés de OneNote :

Off i ce 2016 - Fonct ions avancéesOneNote 2016

230

i Naviguez à l'aide des boutons et . Une fois toutes les informations revues, cli-quez sur le lien Commencer à utiliser OneNote.

Découvrons les principaux éléments de la fenêtre OneNote.

La barre de titre (a) : le titre de la page (ici, il s’agit de la page d’accueil de OneNote)

suivi du nom de l’application OneNote. À droite, vous visualisez le bouton Aide

permettant d'afficher la fenêtre d'aide en ligne de OneNote et le bouton permet-

tant de choisir la façon dont le ruban doit s'afficher. Suivent les boutons Réduire ,

Niveau inférieur ou Agrandir qui permettent de réduire ou de restaurer la

taille de la fenêtre. L’outil Fermer ferme la fenêtre OneNote.

La barre d’outils Accès rapide (b) contient les outils les plus fréquemment utilisés.De nouveaux outils peuvent être ajoutés à cette barre.

Interface


Le ruban (d), comme dans toutes les applications Microsoft Office, comporte la majo-rité des commandes de l’application. Ces commandes sont regroupées par tâches,chacune de ces tâches étant représentée par un onglet (c). L’onglet Fichier donneaccès aux fonctionnalités de base de l’application (créer un nouveau bloc-notes,ouvrir, imprimer, exporter...) mais aussi à d’autres fonctionnalités comme celle per-mettant de partager un bloc-notes ou encore de paramétrer l’application OneNote.L'onglet de la liste Mon blocs-notes (e) permet d’afficher la liste des blocs-notesouverts. Cette liste permet également d'Ajouter un bloc-notes, d'Ouvrir d'autres

blocs-notes ou encore d'afficher les Notes rapides ; un clic sur le bouton permetd'épingler le volet des blocs-notes sur le côté gauche de la fenêtre, permettant d'affi-cher les blocs-notes ouverts en permanence et ainsi de passer de l'un à l'autre facile-

ment. Un clic sur le bouton détache le volet des blocs-notes du côté gauche de lafenêtre.La Barre d’onglets des sections (f) du bloc-notes actif. Chacun des blocs-notes peutêtre divisé en plusieurs sections dans lesquelles vous créez vos pages de notes. La Page des notes (g) de la section active contient le texte et les éléments de vos notes.Le Volet des pages de la section active (h) recense les pages et sous-pages contenuesdans la section active. Ce volet vous permet de réorganiser les pages existantes(déplacer, copier, convertir en page ou sous-page et d’en créer des nouvelles). Pourmodifier la taille de ce volet, faites glisser sa bordure gauche dans la directionsouhaitée.

Gérer la fenêtre OneNote

i Pour afficher la page de notes en plein écran, cliquez sur le bouton Page entière situé dans le coin supérieur droit de la page ou appuyez sur la touche Y ; de nouveau

un clic sur le bouton ou Y permet d’afficher la fenêtre en Mode Normal.

i Pour réduire la fenêtre des notes et l’ancrer à droite du bureau, cliquez sur l’outil

Ancrer au bureau situé dans l’onglet Affichage ou CA D ; un clic sur le bou-

ton permet d'afficher la fenêtre en Mode Normal.

i Si la fenêtre OneNote doit toujours être au premier plan, cliquez sur le boutonToujours visible de l’onglet Affichage. Pour désactiver cette option, cliquez à nou-veau sur ce même bouton.


232

Cette action empêche les autres fenêtres de se superposer à celle de OneNote. Il estpréférable de l’activer uniquement lorsque la fenêtre OneNote est ancrée au bureaucar si elle est en plein écran, elle vous empêchera d’accéder aux autres applications.

m Vous pouvez également changer de mode d'affichage à l'aide des boutons situés dansle groupe Affichages de l'onglet Affichage.

Quitter OneNote

Le bouton Fermer de la fenêtre OneNote ferme la fenêtre mais l’applicationOneNote est toujours ouverte, ce qui vous permet de créer des notes rapides tout encontinuant à travailler sur d’autres applications.

i Pour quitter l’application OneNote, cliquez sur le bouton situé à droite dans la

barre des tâches, faites un clic droit sur l'icône puis cliquez sur l'option Fermer.

m Une fois cette option choisie, si la fenêtre OneNote est affichée, cliquez sur le bouton

Fermer de la fenêtre. Pour créer ensuite des notes rapides, il vous faudra relan-cer OneNote.

Bloc-notes


Bloc-no tes

Off i ce 2016 - Fonctions avancéesCréer un bloc-notes

La création de différents blocs-notes vous permet de partitionner les notes dansdifférentes catégories et ainsi de les retrouver plus facilement ou de choisir le bloc-notes que vous souhaitez partager.

Pour partager un bloc-notes, celui-ci doit être créé sur un réseau ou sur le Web.

Sur votre ordinateur

i Cliquez sur l’onglet Fichier, sur l’option Nouveau puis sur Ce PC dans le volet central.

i Saisissez ensuite le nom du bloc-notes dans la zone de saisie Nom du bloc-notes.

Par défaut, le nouveau bloc-notes est enregistré dans le dossier Blocs-notes OneNotede votre dossier Mes documents (C:\Users\nom_utilisateur\Documents\Blocs-notesOneNote). Si cet emplacement ne vous convient pas, vous pouvez modifier le dossierd'enregistrement.

i Si besoin, cliquez sur le lien Créer dans un dossier différent, choisissez un autre dossierd'enregistrement puis cliquez sur le bouton Créer ; si vous souhaitez que d'autrespersonnes puissent accéder à votre bloc-notes, choisissez un emplacement accessiblepar le ou les utilisateurs concernés (dossier partagé de votre poste, réseau).


234

i Cliquez sur le bouton Créer un bloc-notes.

Le bloc-notes s’affiche à l’écran. Automatiquement, une nouvelle section et une nou-velle page sont créées.

Sur OneDrive

Cette procédure consiste à enregistrer votre bloc-notes sur votre espace de stockageen ligne OneDrive afin d’accéder à vos notes où que vous soyez ou de les partageravec d’autres utilisateurs. Pour utiliser ce service, vous devez posséder un compteMicrosoft (compte utilisé avec MSN, Hotmail, Outlook.com, Windows Phone, XboxLIVE…).

i Cliquez sur l’onglet Fichier, sur l’option Nouveau puis sur OneDrive dans le voletcentral.

Si vous êtes connecté à OneNote à l’aide d’un compte Microsoft, vous visualisez votrenom de compte en dessous de OneDrive. Si ce n’est pas votre cas, seul le libelléOneDrive est visible.

i Si vous n’êtes pas connecté à l’aide d’un compte Microsoft, cliquez sur le bouton Seconnecter.