PLAN DE TRAVAIL – ANNÉE SCOLAIRE 2011-2012...PLAN DE TRAVAIL – ANNÉE SCOLAIRE 2011-2012 BILAN FIN ANNÉE – JUIN 2012 Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation

BILAN DE RÉALISATION

DU PLAN DE TRAVAIL

POUR L’ANNÉE 2011-2012

JJuuiinn 22001122

PLAN DE TRAVAIL – ANNÉE SCOLAIRE 2011-2012 BILAN FIN ANNÉE – JUIN 2012

Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectif Superviseur Responsables Principaux

collaborateurs 1. Mettre en place les conditions optimales pour favoriser la persévérance scolaire et la réussite de nos élèves.

1.1 Accroître la persévérance scolaire des élèves jeunes et adultes.

M-C Lunardi C. Boisvert D. Gaudreault

Directions des écoles secondaires

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Objectif 1 Assurer la transition, la pérennité et le développement des programmes en lien avec la Chaire de recherche sur la persévérance scolaire Actions et résultats attendus . Accompagner les programmes de soutien aux élèves d’un plan de formation pédagogique pour les

enseignants; . Entreprendre des discussions avec l’Université de Sherbrooke au sujet de la poursuite de la Chaire

de recherche sur la persévérance scolaire; . Assurer la transition des actions pour accompagner les élèves notamment par l’implication des

équipes multidisciplinaires. ● L’élaboration du plan de formation est en cours, en collaboration avec les équipes de chacune des

écoles secondaires. Six rencontres et formations ont été réalisées à ce jour; ● Quatre jours et demi de formation ont été offerts sur la motivation scolaire. Un suivi a été fait

dans les écoles pour un total de 40 jours. Un bilan sera fait en juin pour assurer la poursuite en 2012-2013.

● Un projet de nouvelle chaire relative à l’engagement et la persévérance a été élaboré. Il a été

présenté en séance de travail en avril auprès du Conseil des commissaires. L’adoption au Conseil des commissaires est prévue en juin prochain. Le Comité de direction de l’Université de Sherbrooke a donné son accord à ce projet de nouvelle chaire;

● Les rencontres de suivi et d’accompagnement ont été réalisées toute l’année dans les écoles et le

calendrier a été respecté. Les actions de soutien se poursuivent ainsi que les programmes mis en place l’année dernière (exemple : Trait-d’Union, Pare-Chocs);

● Le Comité de pilotage de la Chaire poursuit ses travaux aux deux ou trois semaines et une session

intensive au secondaire a eu lieu cet automne. Une autre a été réalisée en mars 2012.


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Objectif 2 Dans une perspective de formation continue, soutenir et accompagner les enseignants, le personnel des services complémentaires et le personnel en service direct aux élèves. Actions et résultats attendus . Poursuivre les formations associées à la Chaire de recherche en lecture et écriture au primaire; . Consolider les passeurs pédagogiques au primaire; . Mettre en oeuvre un plan de développement pédagogique au secondaire; . S’associer au personnel des écoles secondaires en vue de développer l’intérêt pour les sciences

chez les élèves; . Mettre en œuvre un plan de communication et de formation au primaire et au secondaire en lien

avec la démarche du plan d’intervention. ● Les travaux de la chaire en lecture et écriture au primaire se sont déroulés tel que prévu. Le bilan sera

réalisé en juin 2012; ● Trois blocs de formation de deux jours pour les passeurs au primaire et trois blocs de formation pour

les complices au secondaire se sont déroulés. Par la suite, les conseillers pédagogiques se sont associés aux écoles pour les suivis aux formations. Un plan d’action répondant aux besoins émergents et différenciés des milieux sera élaboré concernant la poursuite du programme des passeurs pédagogiques;

● Un sondage a été bâti et envoyé à tous les enseignants du primaire afin de mesurer les retombées

du programme et ainsi, aider à bâtir le futur plan d’action; ● Le plan de développement au secondaire s’actualise en tenant compte des modalités soutenues par

les équipes-écoles et s’inscrit dans les orientations de la nouvelle chaire; ● Les directions d’école ont été interpellées à mobiliser leurs équipes pour développer le volet des

sciences à long terme. Les réalisations seront lentes à constater, mais les équipes des écoles du Triolet et Mitchell-Montcalm se sont démarquées au plan local, régional et provincial; ceci présage d’une mobilisation accrue des milieux. De plus, la CSRS participe à la Chaire de recherche sur les sciences dont les bénéfices seront plus visibles dans deux ans. Une entente a été conclue avec First Robotics Québec pour le développement dans deux écoles. Les écoles du Triolet et de la Montée ont d’ailleurs très bien performé lors de compétitions provinciales;


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectif Superviseur Responsables Principaux

collaborateurs 1. Mettre en place les conditions optimales pour favoriser la persévérance scolaire et la réussite de nos élèves. 2. Développer une organisation apprenante au service des élèves en maximisant le potentiel professionnel des employés.

1.1 Accroître la persévérance scolaire des élèves jeunes et adultes. 2.2 Assurer le développement professionnel des membres du personnel et reconnaître leur contribution à la réalisation de la mission de la CSRS.

M-C Lunardi C. Boisvert D. Gaudreault

Directions des établissements Cadres de service

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Suite, objectif 2… ● Pour ce qui est de la démarche du plan d’intervention, les résultats du sondage ont été

communiqués au Comité HDAA-parents et au Comité des affaires éducatives. Chaque école primaire a préparé un plan d’amélioration en lien avec leurs résultats et ce plan a été présenté au Comité HDAA-parents. Pour le secondaire, un plan d’action afin d’améliorer la démarche du PI sera déposé au Comité HDAA-parents à l’automne 2012. Une formation sur un outil informatisé de rédaction du PI a eu lieu le 25 janvier 2012.


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Objectif 3 Poursuivre la réalisation du plan d’action pour augmenter le nombre d’élèves de moins de 20 ans en formation professionnelle.

Actions et résultats attendus . Mettre en place un projet pilote en concomitance dans certains programmes en collaboration avec

d’autres commissions scolaires; . Monter le dossier pour ajout d’espaces et le présenter au MELS; . Mettre en place des actions de valorisation de la formation professionnelle en lien avec les écoles

secondaires. ● Actuellement, 34 élèves des écoles secondaires de la CSRS bénéficient d’un des huit programmes

disponibles en concomitance dans l’un des cinq centres de formation professionnelle de la région (soit, Asbestos, Coaticook, Magog, Sherbrooke et Windsor);

● Au Centre de formation professionnelle 24-Juin, le taux de rétention pour la première année de

concomitance est de 10/14 élèves; ● Pour 2012-2013 :

- Deux comités de travail de la CSRS et la table de direction du Centre de FP 24-Juin préparent le dépôt d’offres de formation de deux ou trois programmes de la FP en groupe fermé pour lesquels les élèves du secondaire de la CSRS pourront s’inscrire en priorité. Ces derniers seront ensuite offerts aux commissions scolaires partenaires;

- Quelque 74 élèves de la CSRS sont inscrits en concomitance au Centre 24-Juin (55 dans 6 programmes différents) ou dans les autres centres de formation professionnelle de la région, soit ceux de Coaticook (13 dans 2 programmes), Magog (1) et Windsor (5 dans 2 programmes), voir tableau;

- les programmes d’étude en individualisé (Briquetage, Réparation d’appareils électroniques et Technique d’usinage) sont toujours offerts ainsi que deux programmes en groupes fermés, soit Entretien général d’immeubles et Service de la restauration);

- Une journée pédagogique commune (7 décembre 2012) permettra aux intervenants FP-FGA de

l’ensemble des commissions scolaires de mettre en commun leur vision de la concomitance et de mettre en place des conditions gagnantes pour assurer une offre de service concertée ainsi que le maintien de cette pratique;

● Le MELS a fourni le rapport des écarts des superficies du Centre 24-Juin. Un premier projet travaillé

depuis janvier 2012 a été déposé au MELS et accepté le 2 mai dernier pour le déménagement du programme Briquetage maçonnerie et l’ajout d’un groupe supplémentaire en Charpenterie menuiserie;


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectif Superviseur Responsables Principaux collaborateurs

1. Mettre en place les conditions optimales pour favoriser la persévérance scolaire et la réussite de nos élèves.

1.1 Augmenter le taux de réussite des élèves en offrant des programmes, des parcours scolaires variés et des passerelles de formation, qui tiennent compte des intérêts et du potentiel de chacun.

M-C Lunardi J. Caron C. Boisvert G. Millaire Directions des écoles secondaires

Services complémentaires Cadres des services impliqués : . SASSC . Transport . Finances . Sanction

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Suite, objectif 3… ● À la suite de l’analyse des espaces disponibles et des besoins en formation, le MELS a accepté de

financer en partie les coûts de location et d’aménagement pour le programme de formation en briquetage;

● L’Exploration de la formation professionnelle et l’offre des services parascolaires avec Propulsion

Jeunesse Desjardins sont mises en place. Le Centre de FP 24-Juin est à revoir la formule des portes ouvertes afin de la bonifier ainsi que celle de l’Exploration qui pourrait prendre une tournure plus significative dans la démarche d’orientation du jeune;

● Deux rencontres (18 mai et 4 juin) se sont tenues pour permettre à la responsable de l’encadrement

et aux conseillers d’orientation du Centre 24-Juin de planifier l’intervention en lien avec les nouvelles clientèles et de mettre en place un plan de communication (promotion, publicité et relations publiques) visant à orienter stratégiquement les actions de marketing terrain et celles déployées à l’externe et ce, dans le but de mieux faire connaître la formation professionnelle chez les jeunes. Un plan de travail sur trois ans a été réalisé.


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectifs Superviseur Responsables Principaux

collaborateurs 1. Mettre en place les conditions optimales pour favoriser la persévérance scolaire et la réussite de nos élèves. 2. Développer une organisation apprenante au service des élèves en maximisant le potentiel professionnel des employés.

1.1 Accroître la persévérance scolaire des élèves jeunes et adultes. 1.2 Augmenter le taux de réussite des élèves en offrant des programmes, des parcours scolaires variés et des passerelles de formation, qui tiennent compte des intérêts et du potentiel de chacun. 1.3 Poursuivre le développement d’un environnement sain, sécurisant et stimulant pour tous. 2.2 Assurer le développement professionnel des membres du personnel et reconnaître leur contribution à la réalisation de la mission de la CSRS.

A. Lamarche M-C Lunardi

D. Gaudreault D. Samson C. Boisvert P. Caron D. Blais G. Millaire SRH (formation)

Direction des services et des unités

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Objectif 4 Organiser et déployer les TIC afin d’optimiser leur impact au plan pédagogique et administratif. Actions et résultats attendus . Implanter les nouvelles mesures pour les élèves HDAA (mesures 30810 - volet 2 et 30054); . Développer et expérimenter la relance des élèves à l’aide d’un nouveau support informatique; . Réviser la Politique sur l’utilisation des TI en vue d’une adoption ultérieure; . Établir le plan CSRS et s’assurer que les unités et les services ont finalisé leur plan de

développement des TIC; . Déployer la migration à Microsoft et la formation des employés selon le plan prévu et s’assurer

qu’une stratégie de communication accompagne le déploiement des différentes actions; . Rendre opérationnel le portail parents et élèves en cours d’année.

● La mesure 30810 est implantée. Jusqu’à maintenant, 108 demandes ont été traitées pour le volet 2,

soit 64 portables (67 591,40$), 77 licences/logiciels (11 553,15 $) pour un total de 110 442,20$ si on inclut les sacs, écouteurs, souris, etc.);

● Le support informatique concernant la relance des élèves a été expérimenté et présenté à la table des directeurs généraux en novembre dernier. Le développement est terminé et le support est opérationnel et utilisé. Le déploiement dans d’autres commissions scolaires est même envisagé;

● La révision de la Politique sur l'utilisation des TI est en cours;

● Les unités et services ont tous fourni leur plan de développement.

● La commande d'approvisionnement totalise 149 ordinateurs et 108 TBI. Nous attendons les modalités gouvernementales pour faire la suite;

● La migration vers Microsoft devrait atteindre 100% en décembre 2012 tel que prévu. La migration dans les écoles a débuté en février 2012. Une grande vulnérabilité du vieux système a été observée en cours d’année et des actions exceptionnelles ont été déployées pour remédier à cette situation. L’innovation relative à la communication associée à la migration a été fort appréciée;

● La CSRS et la Commission scolaire Marguerite-Bourgeois sont à finaliser le nouveau portail. Notre portail sera opérationnel à la rentrée et permettra l’utilisation progressive d’applications pour les élèves et les parents à l’automne prochain.


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectif Superviseur Responsables Principaux collaborateurs

Toutes les orientations et les objectifs du plan stratégique.

M. Bernard A. Lamarche M-C Lunardi

Claude Boisvert Suzanne Bernard Daniel Gaudreault Gilles Millaire Direction des écoles primaires et secondaires Direction de centres et des écoles spécialisées

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Objectif 5 Poursuivre la mise en œuvre du plan stratégique et finaliser les ententes de gestion et réussite éducative en concordance avec la convention de partenariat. Actions et résultats attendus . Finaliser l’actualisation des plans de réussite de tous les établissements; . S’appuyer sur le modèle intégré de gestion et de réalisation du plan de réussite afin de soutenir la

mise en œuvre des plans de réussite et des plans de suivi; . Conclure dans 80% des écoles les ententes de gestion et de réussite éducative; . Finaliser le développement du tableau de bord initial et planifier son évolution selon les besoins; . Initier la révision du dispositif de suivi, d’accompagnement, de supervision et de reddition de

comptes des directions d’établissement et de service. ● Toutes les écoles sont en élaboration, révision ou consolidation de leur plan de réussite. Quelques

écoles ont à poursuivre leurs travaux pour produire une nouvelle génération de plan de réussite compte tenu de situations particulières;

● Bien que le rythme du soutien ait été ralenti par l’absence de la responsable des conventions de

gestion, l’objectif fixé à 80% a été atteint; 90% des établissements auront signé leur convention avant la fin de juin 2012;

● La première version du tableau de bord sera disponible pour les écoles à la rentrée; ● La direction générale a visité une autre commission scolaire pour prendre connaissance du dispositif

d’accompagnement, de supervision et de reddition de comptes des directions d’établissement et de service dont elle s’est dotée. Un modèle de supervision et de suivi des directions est en cours de validation et sera implanté en 2012-2013.


Personnes impliquées Orientation Objectif Superviseur Responsable Principaux collaborateurs

Réalisation systémique des orientations et des objectifs du plan stratégique. M. Bernard A. Lamarche

M-C Lunardi Cadres de services Directions d’établissement

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Objectif 6 Dans une perspective d’amélioration des services offerts aux élèves et aux parents, entreprendre une démarche d’analyse et de révision des pratiques organisationnelles. Actions et résultats attendus . Mettre en place des comités de travail pour identifier les forces et les opportunités de divers

champs d’activités; . Analyser et identifier les champs d’activités à prioriser; . Élaborer un plan d’amélioration des pratiques organisationnelles à réaliser à moyen terme.

• Dix sous-groupes de travail formés d’employés, parents, commissaires ont exprimé leur point de vue

lors d’une journée de travail. Chaque sous-groupe a identifié les forces et opportunités selon divers secteurs d’activités;

• Une première analyse a été faite et les constats de l’ÉDG ont été croisés avec les forces et

opportunités identifiées par les sous-groupes; • Les membres de la régie ont participé à une séance de travail sur la priorisation des opportunités

identifiées;

• Six chantiers prioritaires ont été identifiés et leur mise en œuvre est prévue à l’automne prochain;

• Les participants aux sous-groupes de travail ont été invités à une rencontre pour la présentation du document final regroupant les forces et opportunités faisant consensus;

• Une séance de travail avec le Conseil des commissaires a eu lieu en mai 2012;

• Une session de formation est réalisée auprès du Comité de régie en juin 2012. Les thèmes sont :

« l’organisation apprenante et introduction à l’approche LEAN ».


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Objectif 7 Préparer un plan visant l’amélioration des communications internes et externes. Actions et résultats attendus . Revoir le mode de participation des cadres; . Développer des stratégies d’écoute des besoins, des idées et/ou des opinions (parents –

communauté); . Établir une stratégie de communication de proximité avec les employés; . Miser sur une approche de communication axée sur la connaissance et sur la compréhension des

enjeux par les employés. Les actions suivantes ont été menées depuis le début de l’année : ● Consultation des cadres scolaires et des directions d’école quant aux modèles de participation et de

consultation. Une validation finale est effectuée au CCG de juin 2012; ● Groupes de discussion avec les parents sur le choix de l’école privée ou publique avant la campagne

promotionnelle; ● Sondage en direct auprès des parents lors des 4 portes ouvertes; ● Sondage auprès des enseignants après la campagne; ● Présence accrue des commissaires aux portes ouvertes; ● Précision du rôle des directions du primaire lors des portes ouvertes des écoles secondaires; ● Monitoring et statistiques des visites du site promotionnel des écoles secondaires et présentation au

Comité de régie et à la table du secondaire; ● Réponses données en ligne aux questions posées par les élèves sur le site promotionnel (près de 400); ● Nouvelles stratégies de communications internes utilisant les TIC et la vidéo quant aux changements

dans l’organisation : Migration Microsoft, 711 STI-SRH, Espace TIC et Plan TIC; ● Approche conviviale adoptée par la direction générale et la présidence dans différentes stratégies de

communication (soirée des retraités, rapport annuel, gala des bravos, etc.); ● Augmentation des communications aux employés, via le portail; ● Plan de communication interne présenté en séance de travail du Conseil des commissaires; un atelier

de travail avec les cadres du CCG a été réalisé, une présentation aux 4 syndicats et l’adoption du plan est prévue au Conseil des commissaires de juin 2012;


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectifs Superviseur Responsables Principaux collaborateurs

3. Optimiser nos communications afin de favoriser un échange d’information efficace.

3.1 Partager une information claire et pertinente sur nos services, nos réalisations et nos résultats.

Michel Bernard Diane Blais Directions d’établissement Tous les services

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Suite objectif 7… ● Lettre aux employés et tournée du directeur général au centre administratif sur le contexte

entourant le budget et l’avenir des commissions scolaires; ● Lettre d’appréciation aux employés ou rencontre suite à des actions déployées lors de situations

particulières; ● Rencontre avec les syndicats sur le plan de travail, le budget; ● Participation d’employés de tous les corps d’emploi dans la démarche sur les pratiques

administratives (CHAPO); ● Modifications au portail (contenu, ergonomie et visuel); ● Sondage sur les pratiques des édimestres des établissements et des services; ● Rapport d’événements de reconnaissance demandés aux directions d’établissements et de services; ● Publicité avec les diplômés des écoles secondaires; ● Mise à jour presque quotidienne des nouvelles (avec photos et vidéos) de la page d’accueil du

portail; ● Présence corporative et promotionnelle sur les médias sociaux ainsi qu’une veille de l’actualité.


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectifs Superviseur Responsable Principaux collaborateurs


1.1 Accroître la persévérance scolaire des élèves jeunes et adultes. 1.3 Poursuivre le développement d’un environnement sain, sécurisant et stimulant pour tous.

A. Lamarche G. Millaire Service des ressources financières et du transport scolaire Directions d’écoles concernées

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Objectif 8 Assurer le développement des infrastructures afin de maintenir des conditions favorables à la réussite, la persévérance et le bien-être des élèves. Actions et résultats attendus . Terminer la phase 1 d’agrandissement d’écoles; . Proposer un plan écoénergétique; . Élaborer un projet de modernisation des terrains de soccer/football et le présenter au Programme

des infrastructures du Québec; . Déposer au MELS les demandes de la phase 2 d’agrandissements d’écoles; . Réviser et adopter la grille tarifaire de location des infrastructures; . Entreprendre des négociations avec la Ville de Sherbrooke en vue de conclure une entente de

partage des infrastructures. ● La phase 1 des agrandissements de trois écoles est en cours de réalisation; avancement des travaux :

90% à l’école Notre-Dame-de-Liesse, 60% à l’école de la Maisonnée et 50% à l’école Brébeuf. La date de fin des travaux pour les trois écoles demeure le 25 août 2012;

● Le projet en efficacité énergétique est rendu à l’étape de l’analyse détaillée par la firme

Écosystème. Cette analyse nous sera déposée en septembre prochain, le contrat et le financement seront à traiter d’ici quelques semaines et les travaux devraient débuter par la suite;

● Pour les terrains, une mise à jour de notre demande de subvention a été acheminée à nouveau au

MELS en date du 18 mai 2012. La Ville de Sherbrooke et la CSRS ont confirmé via de nouvelles résolutions l’entente de partenariat pour la revalorisation des terrains sportifs des écoles du Triolet, Montcalm et Internationale du Phare. Une phase 2 est prévue pour l’école de la Montée;

● Une nouvelle demande a été déposée pour l'agrandissement de trois écoles (Boisjoli, Beaulieu et

Desranleau), nous sommes toujours en attente d’une annonce du MELS; ● Aucune rencontre n’a été réalisée avec les représentants de la Ville de Sherbrooke pour discuter du

partage des infrastructures.


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Objectif 9 Dans le contexte budgétaire actuel, réaliser le processus budgétaire menant à la poursuite de l’équilibre du prochain budget. Actions et résultats attendus . Mener une démarche continue relative à la planification budgétaire; . Analyser et planifier les actions nécessaires à la réalisation de mesures d’économies telles que

l’énergie, l’imprimerie et la téléphonie; . S’impliquer dans une démarche régionale concertée afin d’identifier les collaborations qui

optimisent les services rendus par les commissions scolaires; . Identifier les mesures permettant des économies de nature administrative; . Mettre en place des actions permettant d’augmenter l’efficience administrative; . Préparer et réaliser un plan d’action issu de l’étude portant sur les écoles regroupées; . Revoir la structure administrative des cadres d’écoles; . Poursuivre l’application de la Loi 100.

● Une démarche continue relative à la planification budgétaire a été réalisée tout au long de l’année; ● La direction générale a finalisé sa collecte d’informations sur l’ensemble des postes budgétaires et en

ressources humaines. L’analyse particulière des indicateurs de gestion a été réalisée par le Service des ressources financières. Plusieurs présentations au Comité de régie, au CCGE et au Conseil des commissaires ont été faites. La démarche budgétaire mènera à une adoption au Conseil des commissaires le 19 juin tel que prévu;

● Concernant la démarche régionale concertée, un rapport a été déposé à la Table des présidentes et

présidents et directrices et directeurs généraux; ● En matière d’économies et d’efficience administrative, plusieurs actions sont en cours de réalisation

ou déjà mises en place : - Module concernant la gestion des requêtes par internet par les parents au niveau du transport

scolaire; - Adhésion aux dépôts directs par les fournisseurs; - Rapport de dépenses informatisé; - Possibilité des paiements frais de garde par les parents par internet; - Bulletin sur portail pour les bulletins pour les parents (projet pilote mis en place à l’automne

2012); - Élimination de la lettre de nomination des employé(e)s PTA et manuels; ● Numérisation des dossiers des employés : le processus sera réactivé l’an prochain et piloté par le

secrétariat général; ● Trois ateliers de discussion au CCGE sur l’efficience administrative ont été réalisés. Vingt priorités

ont été identifiées et seront traitées par les services en 2012-2013;


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées

Orientation Objectif Superviseur Responsables Principaux collaborateurs Toutes les orientations et les objectifs du plan stratégique.

M. Bernard A. Lamarche M-C Lunardi

C. Boisvert D. Gaudreault G. Millaire Direction des écoles primaires et secondaires Direction de centres et des écoles spécialisées

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Suite objectif 9… ● La démarche CHAPO aborde également des dimensions d’efficiences; ● Poursuite des opérations d'analyses et de suivis pour la bonne gestion de l'énergie (profil et

facturation) en plus de mettre de l'avant un projet d'efficacité énergétique; ● Le renouvellement du contrat de téléphonie a généré des économies de 12 758,00 $. ● Un nouveau module d'autorisation des commandes a été mis en place le 30 avril 2012. En plus de

simplifier le processus d'acquisition, ce module permettra aux directions d'établissements et de services d'autoriser les achats directement dans le système informatique.

● Concernant les écoles regroupées, il y a eu présentation du rapport portant sur les écoles

regroupées à l’automne et des discussions ont mené à un nouveau modèle proposé; ● Loi 100 : Le MELS a approuvé notre plan de réduction des effectifs.


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées

Orientation Objectifs Superviseur Responsable Principaux collaborateurs


1.1 Accroître la persévérance scolaire des élèves jeunes et adultes. 1.2 Augmenter le taux de réussite des élèves en offrant des programmes, des parcours scolaires variés et des passerelles de formation qui tiennent compte des intérêts et du potentiel de chacun.

A. Lamarche J. Boivin G. Millaire P. Caron

Direction des services et des unités

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Objectif 10 Mettre en oeuvre la Politique relative à l’équilibre budgétaire, à la résorption des déficits et à l’utilisation des surplus. Actions et résultats attendus . Réviser les processus administratifs au Service des ressources financières et du transport scolaire; . En collaboration avec le Service des ressources humaines, valider les outils de suivi de la masse

salariale; . Analyser les processus d’approvisionnement et de paiement des fournisseurs afin d’augmenter leur

efficacité; . Établir des balises de gestion des amortissements; . Mettre en œuvre l’accompagnement des directions d’école quant à leur gestion budgétaire.

● Une firme accompagne le Service des ressources financières et du transport scolaire afin de revoir

l’efficience des processus administratifs. Les travaux ont été ralentis, mais devraient reprendre en juin;

● La validation de l’outil de suivi de la masse salariale a été faite. Des rencontres se tiennent

actuellement entre les deux services pour les ajustements et les travaux terminés. L’outil sera pleinement fonctionnel en 2012-2013;

● Le paiement des fournisseurs est plus efficace; hebdomadairement plusieurs fournisseurs sont

inscrits au dépôt direct. En ce qui concerne le formulaire intelligent des frais de déplacement, plusieurs usagers l'utilisent déjà et un guide d’utilisation a été produit pour aider les usagers;

● Une mesure transitoire a été appliquées et des pistes de solution concernant des balises de gestion

des amortissements sont en discussion; ● En ce qui concerne l’accompagnement des directions d'écoles quant à leur gestion budgétaire,

l’élaboration du guide référentiel est terminée. Le service devrait être mis sur pieds pour l’an prochain.


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Objectif 11 Développer et mettre en place des processus facilitant l’élaboration des plans d’effectif, l’affectation et leur suivi. Actions et résultats attendus . Réviser les mécanismes de concertation interservices et établissements pour l’élaboration,

l’actualisation, l’affectation et le suivi des plans d’effectifs; . Réviser la démarche de concertation et d’affectation du personnel Service de l’adaptation scolaire

et du Service de l’adaptation scolaire et des services complémentaires (SASSÉC). Le processus d’élaboration des plans d’effectifs est rédigé, ce qui permet : ● D’identifier par des grilles descriptives, les contributions et les échéanciers des secteurs du service

des ressources humaines et des unités administratives impliquées; ● D’établir pour chacune des grilles descriptives des processus, des outils de contrôle et de suivi en

collaboration avec les unités administratives impliquées et notamment avec le SRFTS (suivi de la masse salariale);

● Les processus d’affectation actuels ont été décrits de façon exhaustive en collaboration avec les

équipes concernées. Ces descriptions mettent en lumière les éléments de tâche, les étapes, les dates importantes, les moyens de contrôle, ainsi que les interactions avec les autres services. Des grilles descriptives des processus sont élaborées;

● Un outil de planification visant à améliorer le suivi des différentes étapes du processus

d’affectation a été conçu et a été mis à l’essai; ● Un outil informatique visant à faciliter la démarche d’affectation du personnel relevant du Service

de l’adaptation scolaire et des services complémentaires a été développé en collaboration avec les services impliqués.


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectifs Superviseur Responsable Principaux

collaborateurs

1. Mettre en place les conditions optimales pour favoriser la persévérance scolaire et la réussite de nos élèves. 2. Développer une organisation apprenante au service des élèves en maximisant le potentiel professionnel des employés.

1.1 Accroître la persévérance scolaire des élèves jeunes et adultes. 1.2 Augmenter le taux de réussite des élèves en offrant des programmes, des parcours scolaires variés et des passerelles de formation qui tiennent compte des intérêts et du potentiel de chacun. 1.3 Poursuivre le développement d’un environnement sain, sécurisant et stimulant pour tous. 2.1 Mettre en œuvre un plan d’embauche, d’intégration et de rétention d’une relève de qualité.

A. Lamarche M-C Lunardi

D. Gaudreault D. Samson C. Boisvert

J. Boivin Directions d’écoles Table interservices

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Suite, objectif 11… ● Une présentation aux directions des écoles primaires des modèles répartition des différents

personnels, ainsi qu’une présentation des étapes interservices pour le processus d’affectation a eu lieu en mai 2012;

● Concernant la démarche du déploiement de l’organisation des services du SASSC et SRP, un projet

pilote a été mis en place dans le Quartier 4, en collaboration avec les directions. Un déploiement est prévu dans chaque quartier à moyen terme.


Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation Objectifs Superviseur Responsable Principaux collaborateurs

2. Développer une organisation apprenante au service des élèves en maximisant le potentiel professionnel des employés.

2.1 Mettre en œuvre un plan d’embauche, d’intégration et de rétention d’une relève de qualité. 2.2 Assurer le développement professionnel des membres du personnel et reconnaître leur contribution à la réalisation de la mission de la CSRS.

A. Lamarche D. Samson C. Mercier Service des ressources financières et du transport scolaire Directions de service et d’établissement

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Objectif 12 Optimiser les effets de l’implantation de la nouvelle structure du Service des ressources humaines. Actions et résultats attendus . Intégrer et rendre efficient l’ensemble des processus liés au recrutement, à la dotation, à la paie

et au développement organisationnel; . Mettre en place des processus de validation et de contrôle pour s’assurer de la conformité de la

paie, de la gestion des vacances, de l’absentéisme, des affectations budgétaires et du respect des conventions collectives;

. Finaliser le plan de numérisation des dossiers du personnel. Les actions suivantes ont été réalisées: ● Cartographier les étapes des processus propres à chaque secteur du service des ressources humaines

nécessaires à la production de la paie afin d’intégrer et rendre efficient les processus liés au recrutement, à la dotation, la paie et le développement organisationnel;

● En collaboration avec le SRFTS, la validation des outils de suivi de la masse salariale a été faite;

● Les processus liés à la production de la paie ont été décrits de façon exhaustive; une grille descriptive du processus a été élaborée;

● Des indicateurs de contrôle visant à s’assurer de la conformité de la paie ont été instaurés et sont en cours d’évaluation; des rapports de conformité de la paie sont maintenant disponibles;

● Les processus de recrutement, de dotation et de la gestion de la présence au travail en lien avec le cycle de paie ont été décrits; des grilles descriptives des processus ont été réalisées;

● Un appel d’offres a été lancé et a permis d’identifier un fournisseur pour numériser les dossiers du personnel. Le plan de numérisation sera plutôt réalisé en 2012-2013 par le Secrétariat général;

● Des logiciels de gestion documentaire sont analysés par le secrétariat général afin de retenir une technologie qui satisfait les besoins en matière de traitement des données des dossiers du personnel;

● Une première ébauche de cartographie des processus actuels de recrutement et de remplacement des ressources est en cours de réalisation (degré de réalisation 50%). Une cartographie des processus optimisés sera terminée au 30 juin 2012; des indicateurs d’amélioration et un tableau de bord de suivi suivront la démarche.




1.1 Accroître la persévérance scolaire des élèves jeunes et adultes. 1.2 Augmenter le taux de réussite des élèves en offrant des programmes, des parcours scolaires variés et des passerelles de formation, qui tiennent compte des intérêts et du potentiel de chacun.

A. Lamarche J. Boivin G. Millaire

Denis Marcotte Directions des services et des unités

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Objectif 13 Réviser et adopter certaines politiques afin de les adapter à la réalité actuelle. Actions et résultats attendus . Réviser et adopter la Politique d’acquisition de biens et de services; . Réviser et adopter la Politique relative aux contributions financières des parents ou des usagers; . Adopter un plan d’action en réponse au rapport du Vérificateur général sur le transport.

● Une nouvelle Politique d’acquisition relative aux contrats d’approvisionnement, de service et de

travaux de construction a été adoptée le 15 mai dernier par le Conseil des commissaires. La mise à jour de la procédure administrative est complétée;

● La Politique relative aux contributions financières des parents ou des usagers a été révisée par un

comité de travail. Celui-ci s'est réuni à quelques reprises. Une rencontre a eu lieu avec le comité de vérification des finances où des commissaires siègent. Plusieurs séances de travail avec le Conseil des commissaires et une consultation au Comité de parents ont été réalisées avant l’adoption en avril. La politique n’a finalement pas été modifiée. Il y a deux résolutions qui ont été adoptées pour baliser l’offre de surveillance du midi et de service de garde dans les écoles primaires, ainsi que certains frais. Une procédure a été envoyée aux directions d’écoles. Des directives aux directions des écoles secondaires sont en production concernant les éléments de reddition de comptes sur les frais chargés aux parents;

● Le plan d’action en réponse au VGQ a été déposé aux instances concernées. Des discussions auront

lieu prochainement sur les actions de mise en œuvre du plan d’action. Des discussions ont été entreprises avec la STS pour formaliser par écrit l’entente sur la réservation de 2 500 places-élèves sur le transport en commun. Un suivi au plan d’action sera présenté à la rentrée.


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Objectif 14 Appuyer les commissaires dans leur rôle politique d’influence, de représentation et de rayonnement auprès de la communauté. Actions et résultats attendus . En collaboration avec la FCSQ, participer aux activités de mise en valeur du rôle important joué

par les commissions scolaires; . Revoir les modalités d’implication des commissaires afin d’accentuer leur rôle de représentation et

d’influence dans la communauté; . Mettre en place des mécanismes de planification et d’information afin de faciliter la participation

des commissaires aux activités et comités du conseil; . Collaborer avec le Conseil des commissaires pour établir un plan de formation annuel; . Faire des représentations pour s’assurer du suivi de nos demandes d’investissement concernant

l’agrandissement de certaines écoles; . Faire des représentations pour s’assurer de la réalisation de nouvelles demandes d’investissement

(agrandissement en formation professionnelle et modernisation des terrains sportifs); . Appuyer les représentants du Conseil des commissaires dans leurs démarches de rayonnement

auprès du palier politique municipal et de nos partenaires locaux. ● Démarche concertée du Service du secrétariat général et du Service des communications pour

soutenir les actions du président du Conseil des commissaires, en lien avec les dossiers de la CSRS et de la FCSQ;

● Une activité régionale pilotée par la FCSQ s’est tenue en mars 2012 avec les partenaires régionaux

afin de faire connaître et de valoriser le rôle des commissions scolaires; ● Un plan de déploiement de la boîte à outils mise à la disposition des commissions scolaires par la

FCSQ a été préparé afin d’utiliser de façon optimale les outils mis à la disposition des commissions scolaires;

● La CSRS a organisé la soirée de l’Ordre du mérite scolaire pilotée par le Comité régional formé de

commissaires; ● Plusieurs rencontres du Comité des relations entre les commissaires et la population ont eu lieu. Le

Comité est à finaliser la planification de l’ensemble des activités annuelles auxquelles les commissaires peuvent participer et ainsi, jouer leur rôle d’influence et de représentation;

● La présence et le rôle des commissaires aux portes ouvertes ont été revus et accentués; ● La direction générale et le secrétariat général ont élaboré conjointement un nouveau dispositif de

coordination et d’information des activités (séances et comités) des commissaires. Ce dispositif permet la planification et l’accès par le Web. Tous les documents dont les commissaires ont besoin sont déposés sur la plateforme Moodle afin de leur permettre d’y avoir accès via internet, peu importe l’endroit où ils se trouvent;



3. Optimiser nos communications afin de favoriser un échange d’information efficace.

3.1 Partager une information claire et pertinente sur nos services, nos réalisations et nos résultats.

M. Bernard D. Blais C. Mercier

A. Lamarche M-C Lunardi Directions de service

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Suite objectif 14… ● Le Comité de gouvernance et d’éthique a fait l’étude du fonctionnement des comités du Conseil, à

l’aide des rapports d’activités préparés par les présidences des comités; ● La direction générale a soutenu les demandes de formation régionales ou locales, pour les

commissaires. Le Comité des relations entre les commissaires et la population identifiera des formations à donner aux commissaires pour l’année 2012-2013 et ce, en lien avec la façon de faire de la représentation politique. Un outil de soutien aux commissaires sera alors mis à la disposition des commissaires;

● Des actions de représentation ont eu lieu dans les dossiers suivants tant auprès des instances

politiques, locales que provinciales :

- Agrandissement des écoles; - Réfection des terrains extérieurs des écoles secondaires; - Rôles des commissions scolaires; - Propulsion jeunesse Desjardins (Ville de Sherbrooke); - First Robotics; - Passeport pour ma réussite (Pathways to Education); - Etc.


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DOSSIERS ÉMERGEANTS . Changement à la direction du Service des ressources humaines; . Incertitude quant aux compressions budgétaires; . Inquiétude quant à l’existence des commissions scolaires; . Gestion de crise à la suite du décès d’une élève; . Nouvelle loi sur l’intimidation; . Orientations du MELS « peu claires » quant à l’anglais intensif et ampleur du dossier; . Complexité et attente liées aux contraintes d’achats au Centre des services partagés du Québec pour le matériel technologique; . Plan de renouvellement FCSQ; . Tournée FCSQ; . Non remplacement de départs en cours d’année; . Grève étudiante; . Protocole de coupure de traitement; . Implication aux Jeux du Canada 2013 . Révision des territoires d’appartenance; . Mobilisation à St-Denis-de-Brompton pour la construction d’une école; . Regroupement des assurances; . Discussion sur le regroupement du Service aux entreprises; . Gestion des médias sociaux; . Football/basketball au primaire.

Documents

PLAN DE TRAVAIL – ANNÉE SCOLAIRE 2011-2012...PLAN DE TRAVAIL – ANNÉE SCOLAIRE 2011-2012 BILAN FIN ANNÉE – JUIN 2012 Liens avec le plan stratégique Personnes impliquées Orientation