Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
2
PRESENTATION POEMS
1. Généralités
1. Un outil à destination des petites et moyennes structures
2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin
3. Les évolutions de POEMS
2. Les données de base
1. Les référentiels
2. Les dossiers de paye
3. Les fonctionnalités principales
1. Le module suivi
1. Présentation du module
2. La projection des données de paye
2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation
2. Les principes de la budgétisation
3. La sauvegarde et la consolidation
3
Généralités
Un logiciel gratuit, d’utilisation facultative …
… qui nécessite une bonne connaissance préalable du domaine fonctionnel
Des méthodes de calcul et de décompte conformes à la doctrine budgétaire
Des données hébergées par les administrations utilisatrices
POEMS est basé sur les retours paie des applicatifs de la DGFiP (PAY et ETR) et les référentiels Etat pour la nomenclature des emplois, des codes éléments de rémunération, le plan de compte et la nomenclature des missions, programmes et actions.
4
Un outil à destination des petites et moyennes structures
Un outil d’aide au pilotage opérationnel des emplois et de la masse salariale basé
sur les données individuelles de paie (issues des applications PAY et ETR ) :
― initialement destiné aux structures de moins de 10 000 agents (petit programme, BOP, UO…),
― dont une évolution permet d’intégrer des programmes de 140 000 agents
Un outil construit en atelier avec des gestionnaires pour :
− harmoniser les pratiques
− professionnaliser les métiers financiers
− répondre à un manque d’outil de pilotage opérationnel de la masse salariale
POEMS est structuré en 2 modules qui reprennent les processus « cœur de
métier » :
− un module de suivi des dépenses
− un module de budgétisation
5 La communauté POEMS
18/07/2016
MS supérieure à 1Md € MS entre 200 M€ et 1 Md € MS inférieure à 200 M€
POEMS
Défense
Intérieur
Justice
univer
sités
Finances
Travail
Santé
SPM
OFPRA
Etab.Sport
CEREMA
6 POEMS aide au pilotage des emplois et de la masse salariale
POEMS permet une prévision des dépenses et de consommation du
plafond d’emploi pour l’année en cours via : • une projection des données de paie intégrées…
• …projection affinée par la saisie d’évènements de gestion au niveau collectif ou
individuel (entrées/sorties, changements d’échelon, de grade, de corps, de régime de
rémunération, de rémunération, de quotité de travail)
POEMS aide à élaborer un projet de budget pour N+1, N+2 et N+3,
notamment avec un calcul automatique des EAP des mouvements de
l’année N et en s’appuyant sur la prévision d’exécution faite par
l’application
Les impacts des mesures se basent sur des coûts moyens calculés à
partir des données individuelles de paie des agents.
18/07/2016
7
Evolutions de POEMS V3
Prise en compte des retours d’expériences :
– améliorer l’ergonomie de l’application
– améliorer les restitutions (divers formats xls, xlsx, ods, csv)
– fiabiliser les solutions techniques, améliorer les performances
– prendre en compte les besoins utilisateurs avec la distinction entre les dépenses du CAS Pensions et les dépenses hors CAS
– offrir la possibilité de saisir des mouvements collectifs au niveau de la catégorie d’emploi
– faire évoluer POEMS pour constituer une aide à la fourniture du document prévisionnel de gestion des emplois et des crédits de personnel (DPGECP) et à l’outil 2BPSS
8
PRESENTATION POEMS
1. Généralités
1. Un outil à destination des petites et moyennes structures
2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin
3. Les évolutions de POEMS
2. Les données de base
1. Les référentiels
2. Les dossiers de paye
3. Les fichiers de paie
3. Les fonctionnalités principales
1. Le module suivi
1. Présentation du module
2. La projection des données de paye
2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation
2. Les principes de la budgétisation
3. La sauvegarde et la consolidation
9
Données de base : les référentiels
Afin de pouvoir interpréter toutes les données issues des dossiers de paie, POEMS a besoin qu’on lui fournisse un ensemble de référentiels :
― le référentiel mission/programme/action,
― le référentiel sur la nouvelle nomenclature des emplois,
― le référentiel des catégories d’emplois,
― le référentiel des codes éléments de paye,
― le référentiel du plan comptable
Cette intégration est faite par un administrateur, pour l’ensemble des utilisateurs.
10
Données de base : les dossiers de paye
Les données servant de base à la projection dans POEMS proviennent des fichiers de retour paie des applicatifs de la DGFiP (PAY, ETR).
Les fichiers de paie contiennent des informations sur la situation administrative et les éléments de rémunération des agents.
Il y a 2 façons d’intégrer ces dossiers dans POEMS :
− l’intégration directe des fichiers de paie
− la transformation de ces fichiers en fichier R4 (au format excel) et intégration du fichier R4. Il permet d’effectuer, si besoin, un certain nombre de contrôles avant d’importer ce R4 dans POEMS
11
PRESENTATION POEMS
1. Généralités
1. Un outil à destination des petites et moyennes structures
2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin
3. Les évolutions de POEMS
2. Les données de base
1. Les référentiels
2. Les dossiers de paye
3. Les fonctionnalités principales
1. Le module suivi
1. Présentation du module
2. La projection des données de paye
2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation
2. Les principes de la budgétisation
3. La sauvegarde et la consolidation
12
Fonctionnalités principales
POEMS est structuré en 2 modules qui reprennent les processus « cœur de métier » :
― un module de suivi
― un module de budgétisation
A ces deux modules « métiers » s’ajoutent des fonctionnalités de sauvegarde et de consolidation
14
Fonctionnalités principales : le suivi
Le module de suivi permet de prévoir, analyser et restituer des données
sur la consommation annuelle de masse salariale et des plafonds d’emplois
Dans ce cadre, la prévision/reprévision mensuelle doit permettre de s’assurer :
― du respect, en exécution, de l’enveloppe de crédits et d’emplois alloués au
titre de l’année
― d’identifier d’éventuelles dérives ou marges de manœuvre
15
Un outil de prévision d’exécution et de budgétisation au plus fin
Une prévision infra annuelle fondée sur l’analyse des données individuelles de paie modulées par des évènements de gestion :
― les changements d’échelon, de grade, de corps, de quotité de travail, de régime de rémunération, de rémunération pour les non indicés,
― les entrées/sorties
― les mesures catégorielles
― les mouvements peuvent être saisis de manière individuelle ou collective
La prévision est :
− itérative. Elle détermine le point d’atterrissage des dépenses de personnel pour
l’année en cours
− et basée sur des ratios (coûts moyens calculés à partir du traitement brut) par catégorie d’emploi ou par corps ou par grade
La procédure de mise sous enveloppe permet d’exclure les éléments erratiques (indemnités non mensuelles) de la prévision
16
Module de suivi : projection des dossiers de paye
POEMS n’est pas un calculateur de paye à blanc mais un outil de projection
Paye de
janvier
. . .
Masse
salariale
annuelle
Paye de
février
Mars Novembre Décembre
1ère étape : le dernier fichier de paye est
projeté (hors rappels)
17
Fonctionnalités principales : le suivi
Les enveloppes dans POEMS sont :
− des dépenses devant être mises obligatoirement sous enveloppe comme des
dépenses qui ne sont pas mensuelles (primes trimestrielles, annuelles…), des dépenses qui sont erratiques et difficilement prévisibles (indemnités
d’éloignement, primes exceptionnelles...) ;
− Les éléments de rémunération que l’on souhaite suivre et prévoir de manière
distincte
Les enveloppes se basent sur le code élément de rémunération.
2ème étape : identifier les données à
exclure de la projection
18
Module de suivi : projection des dossiers de paye
Pour consolider des données dans une structure « mère », certains paramètres des enveloppes des structures « filles » doivent être identiques :
− mêmes codes éléments,
− et mêmes nature d’exercice (pas de contraintes sur les libellés des enveloppes et le mode de valorisation exercice / mensuel).
Il est préférable de créer les enveloppes avant toute intégration de dossiers de paye
Une enveloppe peut être modifiée/supprimée à tout moment en cours d'exercice. Toutefois, les calculs précédemment calculés et qui prennent en compte les enveloppes deviennent faux. Il faut alors prévoir de relancer tous les calculs pour prendre en compte cette nouvelle enveloppe.
2ème étape : identifier les données à
exclure de la projection
19
Module de suivi : projection des dossiers de paye
POEMS prend en compte :
− les mouvements saisis par l’utilisateur (mouvements prévisionnels),
− les mouvements constatés par l’application en comparant le dernier mois de paie intégré avec le précédent.
Les impacts des mouvements prévisionnels non constatés par l’application ne sont plus pris en compte. Il est donc nécessaire, le cas échéant, de prévoir de nouveau le mouvement.
Deux modes de gestion des mouvements existent dans POEMS :
− la saisie des mouvements (individuels ou collectifs)
− la provision pour mouvement : aucune saisie. POEMS constate les mouvements et impute les impacts sur une provision créée à cet effet.
3ème étape : la prise en compte des
mouvements
20
Fonctionnalités principales : le suivi
Les types de mouvements dans POEMS sont :
1. Entrée
2. Sortie
3. Avancement d'échelon
4. Avancement de Grade
5. Avancement de Corps
6. Changement de rémunération des non indicés
7. Changement de régime de rémunération
8. Variation de quotité de travail
9. Mesures catégorielles (indiciaires et indemnitaires)
3ème étape : la prise en compte des
mouvements
21
Module de suivi : projection des dossiers de paye
Les impacts financiers des mouvements sont calculés grâce à la méthode des ratios
Les ratios consistent à calculer le rapport au traitement brut de la dépense pour chacune des catégories budgétaires.
Les ratios peuvent être calculés sur l’ensemble de la population mais également être affinés :
− par catégorie d’emploi, puis par corps, puis par grade,
− par catégorie statutaire, puis par corps, puis par grade,
− par situation statutaire
3ème étape : la prise en compte des
mouvements
22
Module de suivi : projection des dossiers de paye
Projection du fichier de paye (hors éléments mis sous enveloppe) complétée des mouvements
3ème étape : la prise en compte des
mouvements
Paye de
février
(hors
enveloppes)
. . .
Masse salariale annuelle
Mars Décembre Novembre
23
Module de suivi : projection des dossiers de paye
Projection du fichier de paye (hors éléments mis sous enveloppe)
complétée des mouvements et des impacts des revalorisations à venir (ici
1er mars)
4ème étape : la prise en compte de la
revalorisation du point
Paye de février
(hors
enveloppes)
. . .
Masse salariale annuelle
Mars
Décembre
Novembre
24
Module de suivi : projection des dossiers de paye
L’intégration du nouveau fichier de paye annule l’impact des mouvements et
revalorisations prévus mais non réalisés pour ce mois prise en compte
de tous les mouvements constatés
5ème étape : le recalcul de la projection à
l’import d’un nouveau fichier de paye
. . .
Masse salariale
annuelle
Paye de
février Décembre
Novembre
Exécuté du
mois de
mars
Mars
+
impact
revalo.
25
Module de suivi : projection des dossiers de paye
Dépenses
constatées
de Janvier à
Mars +
Projection
paye de Mars
…
Masse
salariale
totale
Enveloppes, provisions,
corrections
Dépenses hors PSOP
Novembre Décembre Avril
6ème étape : les autres dépenses de
personnel s’ajoutent à la projection
modulée des mouvements
26
Fonctionnalités principales : le suivi
Le « module suivi » se décompose en plusieurs rubriques :
― Paramétrage des exercices budgétaires
― Paramétrage du plafond d’emplois
― Paramétrage du plafond de crédits
― Gestion des enveloppes
― Gestion des mouvements
― Aide au rapprochement des mouvements saisis et des mouvements constatés
― Import des fichiers de paie
27
Fonctionnalités principales : le suivi
Un ensemble de restitutions exportables sous Excel permet ensuite d’avoir un suivi fin des données de l’exercice
Il existe 2 types de restitutions :
Restitutions de projection qui intègrent des données constatées et la prévision faite par l’application
Restitutions de payes constatées qui permettent d’analyser les dépenses et la typologie des emplois
Exemples :
― Dépenses constatées par agent / imputation comptable / code élément
― Prévisions mensuelles de la consommation de crédits et d’ETPT (par catégorie d’emplois / corps / grade)
― Consommation constatée du plafond d’emploi par catégorie d’emploi
― Coûts moyens des entrants, des sortants
― Date moyenne d’entrée, de sortie
29
Fonctionnalités principales : la budgétisation
La budgétisation a pour objectif d’aider à la détermination d’un scénario
de gestion tenant compte des orientations budgétaires fixées sur les 3 prochaines années
Le module de budgétisation utilise les données du module de suivi et aide à l’élaboration du budget des années à venir :
Le socle d’exécution est constitué de la prévision d’exécution faite dans le module suivi
POEMS reprend les EAP de tous les mouvements saisis dans le module suivi
Si des mouvements ont été créés dans le module suivi pour l’année suivante, ces mouvements et leurs impacts seront repris dans le module budgétisation
Le module budgétisation va permettre ensuite de saisir :
des corrections éventuelles du socle d’exécution (GIPA, CET…)
La variation d’effectifs
Les mesures générales, catégorielles et individuelles…
30
PRESENTATION POEMS
1. Généralités
1. Un outil à destination des petites et moyennes structures
2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin
3. Les évolutions de POEMS
2. Les données de base
1. Les référentiels
2. Les dossiers de paye
3. Les fichiers de paie
3. Les fonctionnalités principales
1. Le module suivi
1. Présentation du module
2. La projection des données de paye
2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation
2. Les principes de la budgétisation
3. La sauvegarde et la consolidation
31
Fonctionnalités principales : la sauvegarde et la consolidation
La sauvegarde :
― Il s’agit d’une sauvegarde de la base, sur laquelle il est possible de tester des
scénarios de suivi ou de budgétisation
La consolidation :
― Elle permet d’agréger les données de suivi et de budgétisation provenant de
plusieurs structures filles dans une structure mère qui consomme le même budget global
32
Conclusion
POEMS est un outil d’aide au pilotage opérationnel des emplois et de la masse salariale basé sur l’analyse des données individuelles de paie
L’analyse peut être modulée par des événements de gestion
Une prévision d’exécution et une budgétisation affinées
34
Prérequis techniques
L’installation de l’application nécessite :
– Un serveur WEB Apache 2.4*
– Un serveur d’application PHP 5.4*
– Un serveur de base de données MySQL 5.5* ou PostGreSQL 9.2*
*Version minimale des logiciels
35
Recommandations pour les serveurs
Pour utiliser l’application avec confort, la configuration hardware des
plateformes recommandée est la suivante :
– Processeur - 2.50 Ghz - 64 Bits -
– Mémoire vive 16Go -
– Disque dur 50Go -
– Swap 16Go -
Elle est à adapter en fonction de la volumétrie attendue, du nombre
d’utilisateurs…
NB : même le serveur web est multi-cœur, l’application n’utilisera qu’un seul
cœur pour les traitements.
36
Recommandations pour le poste client
Les versions minimales des navigateurs compatibles avec
l’application POEMS sont :
– Internet Explorer - Version 11
– Mozilla Firefox - Version 26
– Chrome - Version 31
Pour une utilisation optimale de l’application, une résolution de 1680
par 1050 pixels est conseillée. Le JavaScript doit être activé dans
les navigateurs.