Politique sur l’utilisation des biens du CPE

Référence : SaGe, l’utilisation de ce document est associée au projet Sage et est, par conséquent, limitée aux CPE et partenaires (RCPE, AQCPE, etc.) engagés dans la démarche de saine gestion.

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Préambule

Le CPE Le Lièvre et la tortue est un organisme d’économie sociale. Il se caractérise par la nature de sa mission éducative, sociale et communautaire et de ses services offerts à la population auprès d’enfants 0-5 ans et leur famille ainsi que par son financement qui crée un lien étroit avec l’utilisation de fonds publics. Par conséquent, il doit prendre les dispositions assurant la plus grande transparence et une totale abnégation face aux conflits d’intérêts potentiels ou réels dans lesquels les gestionnaires et les employés pourraient se retrouver.

1. Contexte La présente politique s’inscrit dans le contexte suivant :

L’utilisation des biens appartenant au CPE n’est pas un droit de l’employé, mais plutôt un privilège qui lui est accordé en vue de l’exécution de son travail. Ce privilège peut lui être révoqué en tout temps en raison d’une utilisation inappropriée ou abusive;

Face à l’usage des biens qui appartiennent à la corporation, les employés doivent faire preuve de respect, être soucieux de maintenir ces biens dans un bon état, de même que prendre toutes les précautions pour une utilisation optimale et durable de ces ressources;

Internet, le courrier électronique, la messagerie instantanée, le téléphone cellulaire et autres utilitaires (ex : agendas électroniques) constituent des outils de travail permettant une plus grande rapidité et une efficacité supérieure au travail;

Par contre, ces technologies peuvent également générer des inconvénients pour l’employeur, tels que la perte de temps au travail, la commission d’actes criminels par un employé ou la propagation de virus dans son système informatique.

2. Objectifs Les objectifs de la présente politique sont :

S’assurer que les biens appartenant au CPE soient utilisés d’une manière appropriée et légale par le personnel;

Informer le personnel des limites et de sa responsabilité face à l’utilisation de ces biens.

3. Champ d’application La présente politique s’applique à l’ensemble du personnel du CPE, que ce soit les salariés, cadres et cadres supérieurs ainsi qu’à toute personne dûment autorisée (ex : parent administrateur, bénévole, technicien externe, parent utilisateur, etc.) pour l’utilisation des biens meubles et immeubles, corporels et incorporels du CPE.

4. Définitions

4.1 Définition du terme «biens»

La présente politique s’applique aux biens meubles et immeubles, corporels et incorporels du CPE. Ces biens comprennent, notamment mais non limitativement : le matériel électronique et informatique, incluant les programmes et logiciels;

le matériel et l’équipement de bureau;

les biens et équipements appartenant à la corporation;

la papeterie;

les outils;

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le matériel pédagogique et éducatif, incluant le matériel d’arts plastiques (périssable ou non);

les aliments et la nourriture;

les matériaux;

les bâtiments, locaux et infrastructures; les biens incorporels de la corporation (le réseau informatique, le système de communication et

d’information, la propriété intellectuelle (toute réalisation du CPE), la liste des membres, la liste des salariés, des clients et fournisseurs, les renseignements et données nécessaires ou utiles aux activités de la corporation, ainsi que ceux obtenus dans le cadre de ces activités, etc.).

4.2 Définition terme « respect des biens du CPE »

Le salarié doit respecter tous les biens dont la corporation possède la propriété ou la responsabilité; Le salarié a l’obligation d’aviser le plus tôt possible la direction dès qu’il constate un dommage, un bris ou

la disparition d’un bien de l’employeur. Il est encouragé de plus à informer la direction s’il est témoin d’un méfait, d’un usage non approprié ou non autorisé des biens de l’entreprise.

5. Règles générales d’utilisation des biens

L’utilisation par les salariés des biens de la corporation est autorisée si elle est faite dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Les salariés peuvent donc utiliser les biens dont dispose le CPE qui sont nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Il est interdit au salarié de s’approprier les biens de la corporation pour en faire usage à titre personnel. Le salarié ne peut non plus apporter des biens à l’extérieur des installations de l’employeur. Les salariés ne doivent pas se servir des biens dans un but non autorisé ou illicite tel que, entre autres, la destruction ou l’altération de données appartenant à autrui, l’entrave à un accès légitime, la rupture des communications, la tentative de découvrir ou de modifier les mots de passe ou de déjouer les systèmes de sécurité de toutes autres installations informatiques.

Les salariés ne doivent pas essayer d’accéder aux ressources informatiques du CPE, que ce soit de l’intérieur ou de l’extérieur des bureaux, sans l’autorisation de la direction.

Les salariés ne doivent pas se servir des postes informatiques ou autres biens pour obtenir ou échanger des logiciels ou des informations protégés par des droits d’auteur quand une telle action porte atteinte aux droits d’auteur.

L’utilisation des biens pour des fins personnelles, pendant et à l’extérieur des heures normales de travail, doit être spécifiquement autorisée par la direction. Si la direction consent à cette utilisation personnelle, le salarié doit, dès qu’il en a terminé l’utilisation, remettre le bien dans son état initial. Dans le cas contraire, les coûts reliés aux bris, perte ou à l’endommagement de ces biens par le salarié doivent être remboursés à la corporation par le salarié, et cela au montant que la corporation aura fixé. L’employé doit obtenir l’autorisation de la direction avant de s’approprier, à des fins personnelles, les biens qui semblent inutilisés, destinés aux ordures ou qui ont été donnés à la corporation.

6. Règles spécifiques d’utilisation de certains biens

6.1 Téléphones, télécopieurs et téléphones cellulaires Les téléphones, télécopieurs et téléphones cellulaires appartenant à la corporation doivent être utilisés uniquement dans l’exercice des fonctions du salarié durant ses heures régulières de travail.

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Par contre, l’employé peut utiliser ces outils à des fins personnelles en dehors de ses heures de travail, d’une manière raisonnable, et ce, dans la mesure où une telle utilisation n’entraîne pas de frais supplémentaires à la corporation. L’interurbain est défendu pour usage personnel ou, en cas de besoin, doit être autorisé par la direction et ensuite remboursé à la corporation. Si un appel personnel doit être effectué ou est reçu sur les heures régulières de travail, il doit être bref et discret. La participation téléphonique à des concours radio ou autre, parce qu’elle s’effectue dans un objectif récréatif et qu’elle peut générer de la distraction durant les heures de travail, n’est pas autorisée.

Dans le but d’offrir un service professionnel et de restreindre les dérangements, les appareils personnels (cellulaire, téléavertisseur, etc.) doivent être mis sous mode vibration ou éteints à l’entrée au travail, à moins d’une entente particulière avec la direction. Il est défendu d’envoyer des messages textes et de faire des appels. Il doit servir que pour la réception d’appel d’urgence de courte durée seulement. Nous vous invitons à utiliser les téléphones du CPE.

6.2 Matériel pédagogique et éducatif

Le matériel pédagogique et éducatif, utilisé sur les heures de travail dans le cadre des fonctions de l’employé, est accessible en tout temps. Si un membre du personnel doit apporter du matériel à la maison en vue de préparer une activité ou autre, il doit en obtenir l’autorisation par la direction au préalable. Les achats sont autorisés par la direction selon la procédure établie.

6.3 Aliments et nourriture Toute consommation de repas et d’aliments destinés aux enfants est régie selon la procédure établie par le CPE, qu’ils soient consommés sur place ou apportés à l’extérieur des installations du CPE.

6.4 Postes, réseau et équipement informatique

L’accès aux biens de nature informatique s’obtient sur autorisation de la direction. Pour des raisons de sécurité et d’intégrité des systèmes, les invités (ex : parents, enfant des employés…) ne sont pas autorisés à utiliser ces équipements, à moins d’une autorisation d’un membre de l’équipe de direction. Dans un tel cas, la responsabilité liée à l’utilisation de ces équipements par l’invité incombe à l’employé en question. Toute information ou communication transmise, reçue, créée et/ou stockée sur les systèmes informatiques est la propriété du CPE. Il est interdit d’utiliser, à des fins personnelles, des informations de nature confidentielles concernant l’employeur, son personnel, le réseau des CPE (tel que l’ACPEO, l’Association québécoise des CPE, etc.), ses fournisseurs, sa clientèle par l’entremise du système informatique ou de tout autre moyen. Chaque employé est responsable de l'entretien de son poste de travail. Par conséquent, il lui incombe de suivre les directives de mises à jour et d’aviser la directrice de l’administration sur ses besoins et des difficultés en lien avec les ressources nécessaires requises pour fonctionner en réseau. Par mesure de protection des donnés informatiques, les mécanismes de sauvegarde doivent être effectuées selon la procédure en vigueur. Toutefois, aucun logiciel ne peut être utilisé sur une base régulière sans avoir été approuvé et planifié de concert avec la directrice de l’administration. Si cette dernière consent à l’achat et l’installation d’un produit informatique, cette installation doit être compatible avec les choix technologiques

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imposés par le CPE et elle doit être effectuée par la directrice de l’administration ou par la personne ressource externe (expert en soutien informatique). De même, l’employé doit informer la directrice de l’administration des droits, licences et conditions liées à l’utilisation des nouveaux logiciels qu’il propose et s’assurer que celles-ci soient acquittées ou remplies par la corporation au préalable de leur installation et utilisation. Les versions bêta de logiciels en développement ne doivent pas être installées sur les postes de travail à moins d'avoir fait l'objet d'une décision approuvée par la directrice de l’administration.

Il est interdit au personnel de copier les fichiers de configuration du système pour des fins personnelles ainsi que d’implanter des programmes qui détectent les faiblesses dans les systèmes de sécurité.

Il est interdit d’introduire intentionnellement des troubles ou virus informatiques. Dans le cas où un membre du personnel constate qu’un trouble ou virus s’est introduit sur son poste de travail, il doit immédiatement en informer la directrice de l’administration pour qu’elle puisse résoudre le problème. En cas d’absence de la directrice de l’administration et de la directrice générale, les mesures de protection d’urgence du système doivent être prises immédiatement, avec le soutien de la personne ressources externes (expert en soutien informatique), telles que : utilisation de l’antivirus en vigueur pour supprimer ou mettre en quarantaine le virus, balayage (« scan ») de l’ordinateur, arrêt de l’ordinateur, etc. Le personnel ne doit pas commettre d’actes susceptibles de porter atteinte à la sécurité et/ou l’intégrité du matériel informatique, de même qu’à l’image corporative du CPE (ex : site Internet du CPE).

Ordinateur portable: Si des ordinateurs portables sont mis à la disposition des employés dans le cadre de leurs fonctions ou que ces équipements ne font pas partie de leurs fonctions mais qu’ils souhaitent en faire l’emprunt, les mêmes règles générales et spécifiques d’utilisation liées à ces biens s’appliquent.

6.5 Internet, courriel et site web du CPE Internet : L’utilisation d’Internet à des fins personnelles est strictement interdite à l’intérieur des heures de travail de l’employé. De même, l’utilisation de jeux, de messagerie électronique instantanée (par exemple MSN Messenger) et autres sites tels que Facebook, Twitter, etc. ne sont pas permis durant les heures normales de travail. Si l’employé utilise internet à des fins personnelles en dehors de ses heures de travail (ex : pauses et repas) sur un poste de travail appartenant au CPE, il doit consulter uniquement des sites internet qui n’ont pas un caractère inadéquat, illégitime, illégal, immoral, sexuel, pornographique, érotique, injurieux, inopportun, violent ou obscène. Cette consultation ne doit en aucun cas nuire à son rendement au travail, entraîner des coûts supplémentaires pour l’employeur ou nuire à son image corporative.

L’employé ne doit pas se servir d’Internet pour effectuer des activités commerciales non reliées aux besoins de l’employeur.

Courriel : L’utilisation de l’adresse de courrier électronique appartenant au CPE durant ou à l’extérieur des heures de travail doit se faire uniquement pour les fins du travail.

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Toute information ou correspondance doit être de nature professionnelle et demeure soumise au respect des principes moraux de la société évoqués à l’article 5. L’employé doit faire en sorte de conserver une bonne image corporative et une bonne réputation de l’employeur.

Tout employé se doit de signer en tout temps (signature automatisée par défaut) ses courriels selon les standards définis selon la procédure en vigueur. Pour tout courriel transmis, le champ de l’expéditeur (« De » ou « From ») doit contenir une adresse valide et correspondant au compte informatique de l’employé.

Le personnel doit traiter toute correspondance reçue par courrier électronique et pertinente à l’exercice de ses fonctions ou à la corporation avec la même diligence que s’il l’avait reçue par courrier en format « papier ».

Téléchargements : Le téléchargement de photos, fonds d’écran, vidéos et musique peuvent affecter les performances et compromettre l’intégrité des systèmes et des postes informatiques. C’est pourquoi, seules les actions suivantes sont autorisées :

Musique : l’écoute de musique est autorisée sur les postes informatiques uniquement à partir du

lecteur Cd (aucun Cd ne doit être téléchargé et être « stocké » sur le poste). Il est également possible d’utiliser les sites radios disponibles sur Internet. Aussi, l’écoute de musique doit demeurer discrète, ne pas affecter le rendement au travail, ni l’image de la corporation. Par conséquent, il est demandé à l’employé qu’avant de répondre à un appel téléphonique, de réduire le volume sonore au plus bas niveau ou, idéalement, le placer en mode « muet ».

Fonds d’écran : l’utilisation de fonds d’écran, d’écrans de veille et autres outils de

personnalisation des postes informatiques est limitée aux modèles proposés par défaut par le système en ce qui concerne les postes informatiques d’usage commun. Pour les postes informatiques à usage plus exclusif, l’affichage de photos personnelles est accepté dans la mesure où un nombre limité de photos sont téléchargées afin de ne pas affecter les performances du système. De plus, cet affichage doit demeurer discret et les règles concernant le respect des principes moraux de la société évoquées à l’article 5 s’appliquent.

Images, photos et vidéos : le téléchargement d’images, photos ou de vidéos doit se limiter à un

usage professionnel, à des fichiers libres de droit et à partir de sites reconnus et fiables. La quantité des images ou vidéos téléchargés doit être restreinte au minimum nécessaire. De même, les fichiers de conservation de ces images doivent être mis à jour régulièrement afin d’en limiter le volume.

Site Internet du CPE :

Les informations et mises à jour apparaissant sur, ou modifiant toute section du site Internet du CPE, doivent être convenues et approuvées par la direction avant leur diffusion.

6.6 Biens immeubles

L’accès et l’utilisation des biens immeubles de la corporation sont autorisés aux employés durant les heures régulières de travail. Tout accès ou utilisation professionnelle ou personnelle à l’extérieur des heures régulières de travail doit être approuvé par la direction.

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Chaque employé est responsable de maintenir le bâtiment en bonne état. Tout besoin observé en terme de réparation doit être signalé à l’équipe de gestion par l’entremise l’outil de travail prévu à cette fin (Yvon). Pour éviter l’usure prématurée des murs intérieurs, chaque employé doit appliquer la procédure d’affichage du CPE et respecter les zones d’affichage prédéfinit par l’équipe de gestion.

6.7 Biens incorporels

Tous les biens de nature incorporelle appartenant à la corporation (incluant notamment tout ce qui a trait à la propriété intellectuelle, les écrits, les projets, les listes de clients et fournisseurs, les renseignements et données nécessaires, utiles ou obtenues dans le cadre des activités de la corporation, les informations confidentielles, le réseau informatique, le système de communication et d’information, etc.) sont la propriété exclusive du CPE et le salarié ne peut s’approprier ces biens ou les utiliser à d’autres fins que pour son travail.

7. Responsabilité du personnel et droit de surveillance de l’employeur

L’employé doit veiller à prendre tous les moyens nécessaires afin de préserver l’intégrité et le bon fonctionnement des biens appartenant à la corporation et qu’il utilise tant à l’intérieur qu’à l’extérieur des locaux du CPE. L’employé est personnellement responsable des actions qu’il pose dans le cadre de l’utilisation qu’il fait des biens du CPE. Les noms d’utilisateur, codes d’accès et mots de passe octroyés par la direction sont réservés à l’usage exclusif des employés à qui ils sont destinés. Le partage de ces informations entre le personnel est interdit. À cet égard, toute responsabilité incombe uniquement à l’employé officiellement porteur de ces informations. Par souci d’assurer la continuité en cas d’inaptitude de la direction générale, il incombe à cette dernière de prévoir un mécanisme d’archivage sécuritaire et de récupération de ces données et d’en informer la présidence du conseil d’administration. De plus, tout nom d’utilisateur, code d’accès ou mot de passe additionnel devant être généré directement par l’employé dans le cadre de ses fonctions (ex : compte ou abonnement à un bulletin particulier) doit être communiqué à la direction. Même si les employés utilisent des mots de passe aux fins d’accéder à certains systèmes, les communications et informations contenues dans ces systèmes ne sont pas privées et leur sécurité ne peut être garantie. En naviguant sur le réseau Internet, les employés doivent se rappeler qu’il peut y avoir un contrôle par l’employeur et une compilation des sites visités. Les employés doivent présumer que toute communication, qu’elle soit personnelle ou non, qu’ils créent, envoient, reçoivent ou mémorisent sur les systèmes informatiques du CPE peut être lue et entendue par quelqu’un d’autre que le destinataire. La mauvaise utilisation par l’employé peut créer des virus informatiques ou entraîner la commission d’actes criminels ou répréhensibles, incluant la diffamation ou la propagande. Dans ce cas, l’employé peut être passible de poursuites judiciaires et il devra indemniser l’employeur de tout dommage résultant de ses actes délibérés. L’employeur détermine si l’usage qui est fait des biens est contraire aux règles d’utilisation et, si tel est le cas, se réserve le droit, en cas de litige, d’accéder, de récupérer, lire et dévoiler à toute autorité officielle, tous les messages créés, envoyés, reçus sur les systèmes électroniques de la corporation sans avis préalable aux expéditeurs ou destinataires de ces messages.

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L’employeur est légalement autorisé à procéder à la fouille des effets personnels du salarié lorsqu’il a des motifs raisonnables et probables de croire à un vol de la part du salarié, ou encore lorsque d’autres circonstances raisonnables et sérieuses le justifient. En pareille situation, l’employeur procèdera en présence de l’employé concerné et d’un témoin, dans le respect et d’une manière non discriminatoire ou abusive. Aussi, sur demande ou lorsqu’il quitte l’entreprise, l’employé doit remettre tous les biens appartenant à l’employeur, incluant notamment et non limitativement les cartes d’accès, clés, outils, téléphones cellulaires, cartes de crédit, livres et manuels, toute réalisation produite dans les cadre des fonctions de l’employé et appartenant à la corporation, matériel, logiciels informatiques et banque de données.

9. Sanctions

Tout employé qui fait défaut de respecter la présente politique est sujet à une mesure disciplinaire pouvant aller jusqu’au congédiement, en plus d’être responsable des dommages causés à l’employeur par des actes délibérés. Il peut également être poursuivi criminellement si l’utilisation qu’il en fait constitue un acte de nature criminelle.

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Législation, documents gouvernementaux et modèles de référence : I – Législation

Code civil du Québec (L.Q. 1991, c. 64) : Articles 35, 36, 2085 et 2088; Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12) : Articles 5 et 46; Code criminel (L.R.C. 1985, ch. C-46) : Articles 184 et 342.1;

II – Documents gouvernementaux

Le courrier électronique (d’après la Commission d’accès à l’information) : www.cai.gouv.qc.ca/06_documentation/01_pdf/courrier.pdf

II – Modèles de référence

Politique sur l’utilisation des ordinateurs, logiciels, Internet et du courrier électronique et Politique sur l’utilisation des biens de l’entreprise d’après la Banque de modèles de politiques et formulaires RH commentés offerte par CCH Canadienne limitée;

Politique d’utilisation des biens de l‘organisme à des fins personnelles préparée à l’intention des organismes à but non lucratif et organismes communautaires autonomes d’après Devaux, Brault et Associés Inc;

Conseils et exemples concernant l’utilisation du système informatique, de l'internet et du courrier

électronique d’après le Comité sectoriel de main d’œuvre des technologies de l’information et des communications (Techno-compétences).