pour le réseau CUMA

un Progiciel de Gestion Intégréen ligne

Session de formation Cum@net

Formation Comptable – Jour 2

Règlement

• Principes• Saisie des encaissements• Génération des bordereau de remise de chèque• Intégration comptable• Lettre de relance

• Saisie des décaissements fournisseurs

Objectif 3 :

Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA

Module règlement

Pointer et suivre les paiements pour la déclaration TVA, le suivi de la trésorerie et le suivi des impayés.

Gérer au jour le jour les mouvements au niveau de la banque (encaissements de chèques, règlements de fournisseurs…)

Intérêt: génération automatique des écritures comptables associées (compte tiers et TVA)

• Lettrage

• Gestion de la TVA

• Gestion des échéancier adhérents/fournisseurs

• Gestion des relances

Comptabiliser un règlement

3 étapes :

1- On constate l ’encaissement ou le décaissement

2- On confectionne le bordereau

3- On déverse les écritures en compta

Comptabiliser un règlement

1- On constate l’encaissement  :

A saisir en entête : code adhérentdate opérationvaleur du chèque remis

Pointage :le ou les encours (factures) qui sont concernés(=qui seront lettrés) par ce règlement.

En pied de pièce:code banque domiciliation chèque adhérent (par défaut « Banque »)

Comptabiliser un règlement

1- On constate l’encaissement  :

Au choix :a. Sélection d’une facture (<F8>)b. Saisie du montant du chèque

Puis valider <entrée>)

Double-clic sur la ligne pour pointer ou icôneNote: pointage automatique si sélection facture (a.)

a. b.

Comptabiliser un règlement

Après chaque validation de règlement, proposition de:• Passer à l’étape suivante : éditer bordereau de

remise de chèque• Rester à cette étape pour saisir d’autres

règlements

Le pied de pièce est automatiquement pré-rempli

Comptabiliser un règlement

2 - Confection du bordereau

Accessible par Divalto Règlement => Édition des bordereaux => Confection des bordereaux

Choisir :code banque de la CUMA (si plusieurs banques).Par défaut : BA

Vérifier:les bordereaux à confectionner en fonction du types règlements

(remises de chèques, prélèvement, virement, lettre de règlement aux fournisseurs…). Par défaut, tout est déjà sélectionné

NOTE: Code banque pilote les écritures comptables pour la partie banque. Notamment, le RIB y est renseigné :Accessible par Divalto Règlement => Paramétrages => Banques => Comptes de banque

Le module règlementLes étapes pour comptabiliser un règlement

2 - Confection du bordereau (suite)

Pointage / dépointage des lignes

Validation pour édition du bordereau

Par défaut comme tout est déjà pointé, il suffit la plupart du temps de valider directement cet écran par la touche <entrée>

Le bordereau concernant TOUTES les remises de chèque à effectuer

pour LA banque sélectionnée est édité

Le module règlementLes étapes pour comptabiliser un règlement

Intégrer un règlementen comptabilité

3- On déverse les écritures en compta

Lancement manuel du traitement

Seuls les règlements édités sur un bordereau sont intégrés en comptabilité

Une fois les écritures générées les bordereaux ne sont plus modifiables

Exercice :

Vérifications des acquis :

1.Vous recevez un chèque de l’adhérent 2 daté du 05/01/2012 pour un montant de 189.88 €

2.Saisir la remise de chèque en banque3.Editer le bordereau de remise de chèque4. Intégrer le règlement en comptabilité5.Vérifier dans la liste des impayées que le

règlement a été effectué6.Consulter, dans le module comptabilité,

l’écriture comptable correspondant au règlement

Cas particuliersd’encaissement de règlement

Rappel des 3 étapes du règlement :

1- On constate l’encaissement ou le décaissement

A cette étape on peut saisir : règlement partiel, trop perçu, différence de règlement, escompte

2- On confectionne le bordereau

3- On déverse les écritures en compta

2- Je clique sur l’action à réaliser « Règlement partiel ».

le montant calculé qui s’affiche est le montant restant dû.

Règlement partiel

1- Je pointe ma facture par double clic ou <F5>

Différence de règlement à l'avantage de la cuma.

Elle est enregistrée et sera gérée en comptabilité sur le compte adhérent, comme un acompte

Différence de règlement : trop perçu

1er cas : < 5,00 €

Différence de règlement gérée en pertes ou profits

Tolérance : + ou – 5 €

Différence de règlement : pertes ou profits

2nd cas : > 5,00 €

Utiliser le « règlement partiel » ou le « trop perçu »

Règlement aux fournisseurs

Saisie d’un décaissement

Même principe que pour saisie des encaissements des adhérents.Menu spécifique.

A saisir en entête : code adhérentdate opération

Pointage :le ou les encours (factures) qui sont concernés(=qui seront lettrés) par ce règlement.

Le bordereau édité correspond au courrier d’accompagnement du règlement

Capital Social

• Bases de souscription• Consultation des éditions• Saisie des souscription• Génération des factures, intégration comptable• Saisie des règlements• Remboursement• Transfert

Objectif 4 :

Formation Cum@net pour les trésoriers de CUMA

Menu Capital Social:le capital social se gère dans le module Achats/Ventes.

un menu lui est entièrement dédié.

Part sociale est un article  particulier :•exclu des statistiques commerciales•génère des écritures comptables spécifiques•pas disponible avec les autres articles lors de la saisie d'un bon

RAPPEL: création « assistée » dela base de souscription

Immobilisation(gestion des biens)

Le matériel(fiche)

Capital social(base de souscription)

Axe analytique (affectation analytique

pour module cpta)

Axe statistique (code article pour module

achat-vente)

Article (facturation activité)

Point de départ

Choix : oui / non

Bases de souscription

Par défaut: une unité de gestion

Bases de souscription

Rappel : lors de la création d’un Bien, le système propose la création automatique de la base de souscription associée.Il est possible de créer « manuellement » une base

Bases de souscription

Visualisation directe :Adhérent(s) ayant du capital sur cette baseMatériel(s) associé(s) à cette base

Possibilité d’ajouter : n unités

Les états et les éditions du Capital Social

Les différentes écrans de consultation et éditions sont accessibles via le menu

Exemple d’édition :Registre du Capital Social par adhérent

Pour afficher le « détail » d’une ligne :

clic sur le « + »

Exemple :Registre du Capital Social par adhérent

Exemple :Registre du Capital Social par adhérent

Pour tout « réduire »ou tout « développer »

Exemple :Registre du Capital Social par adhérent

Pour « filtrer » sur une période

Exemple :Registre du Capital Social par adhérent

Pour « filtrer » selon le type de tiers

Impression des états

• Il est possible d'imprimer l'état via le bouton

• Il est possible d'imprimer l'état uniquement pour la ligne sélectionnée via le bouton

• Un clic droit sur une ligne permet d'éditer l'état uniquement pour la ligne sélectionnée.

Edition « stock PS » :appelé versé ou non

Utile pour rechercher le problème d’incohérence

Souscription du capital

Comme pour les factures de travaux, la saisie est possible :

- Soit par adhérent- Soit par base de souscription

Souscription capital par adhérent 1/2

Même principe que saisie facture de travaux

Je crée un nouvel appel de souscription

Sélection adhérent (F8)

Indiquer la quantité engagée (volume de travail / unité)Le nombre de parts correspondant est calculé

automatiquement

Souscription capital par adhérent 2/2

Souscription capital par Base 1/2

Similaire à la saisie des bons par activité

Souscription capital par Base 2/2

Editions présentant les lignes saisies en attente de génération en pièce.

Comme pour la saisie par activité des bons de travaux, il y a une étape supplémentaire:Une fois les lignes saisie par base, il faut les générer en pièce avant de pouvoir les facturer.Habituellement, on utilise la génération multiple de Pièces, en sélectionnant éventuellement les bases de souscription concernées.Note: si on souhaite ne facturer que certaines bases, la sélection doit se faire à ce niveau, elle ne pourra plus être faite ensuite.

Facturation du capital social 1/2

2 solutions :

- Facturation groupée (toutes les bases de souscription regroupées sur une même facture par adhérent)

> cas le plus fréquent

- Facturation manuelle (aller chercher un appel de fond dans la base de souscription et lancer la facture)

Les pièces créées lors de la souscription sont assimilée à des pièces de type « bon de commande » (pour les distinguer des BL).

Il faut ensuite les facturer (même principe que pour les bons de travaux)

Facturation du capital social 2/2

La facturation

Les factures générées sont consultables dans la liste des factures.Elles ont pour code opération KS1 (appel), KS2 (remboursement) pour les distinguer des factures de travaux.Rappel:

code OP = C factures aux adhérents de travauxcode OP = D factures d’avoir aux adhérents

Impression des factures

Différents modes d’impression au choix

Par défaut, seules les nouvelles factures pas encore imprimées (case à coche Pièces actives) sont éditées

Indiquer la date jusqu'à laquelle les factures sont à intégrer

Intégration en comptabilité

Seules les facture imprimées sont intégrer en comptabilité.

Une fois intégrée, une facture n’est plus modifiable.

L’intégration de factures d’appel de capital génère des écritures dans le journal VKS pour crédité le compte 10121.

Remboursement de capital social

Le remboursement de capital social est comparable à un avoir de parts sociales

Possibilité de saisir :• Soit par base de souscription• Soit par adhérent• Soit Global pour un adhérent

Principe similaire à la souscription, sauf qu’on ne passe pas par des pièces intermédiaires (Commande) : la saisie est directement générée en factures.

Pour modifier une erreur de saisie, il faudra aller en consultation des factures de rbt capital

Remboursement capital par Base

Possibilité de générer toutes les lignes en même temps pour une base donnée

1. En répondant « oui » :Préparation de tous les remboursements de tous les adhérents ayant du capital sur la base sélectionnéeLes lignes sont modifiables avant validationPermet un remboursement global très facile

2. Clic sur ce bouton pour générer les factures

1. Saisir la quantité à rembourser On ne peut saisir plus que ce qui a été versé

parts libérées = parts versées

2. Impression automatique de la facture d'avoir

3. Après l’impression: faire Intégration comptable pour le déversement en comptabilité (génére une écriture du 10131 vers le 4567 de l’adhérent en journal VKS)

Remboursement par adhérent

Remboursement global d’un adhérent

Après validation du traitement :Génération et affichage automatique de la facture,Celle-ci reste modifiable si besoin avant intégration

Menu spécifique pour gagner du temps :

Transfert du capital social

Le transfert peut être effectué avec ou sans génération de factures.S’il y a factures, cela nécessitera la saisie du règlement par l’acquérant et du remboursement du cédant.

Vérifications des acquis :

1. Saisir les engagements des adhérents sur la base de souscription du cover crop

1. Adh 1 > 25 Ha

2. Adh 2 > 36.5 Ha

3. Adh 3 > 30 Ha

2. Générer les factures et les intégrer en comptabilité3. Consulter les éditions de CS pour constater l’appel4. Consulter les écritures comptables du journal VKS5. Saisir un règlement de l’adh 1 pour la facture d’appel de

CS et une facture de travaux6. Editer le bordereau et intégrer en comptabilité7. Consulter les écritures comptables sur le compte Adh 18. Consulter le registre de capital de l’adh 1