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Note au lecteur : Ce document est une mise à jour de l‘édition 2006. Afin d’aider le lecteur, les numéros de règles (section 3) et les mots clés (section 5), qui ont été modifiés, sont précédés d’un astérisque ou de «N.R.» dans les cas de nouvelles règles. De plus, les listes des règles modifiées ou ajoutées depuis la première édition publiée en 2000 se retrouvent à la section 6.
Édition janvier 2009 – Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux, Direction de l’organisation des services, des affaires médicales et de la qualité Distribution : Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux Service de la gestion de l’information 505, boul. de Maisonneuve Ouest Bureau 400, Montréal (Québec) H3A 3C2 Téléphone : (514) 282-4228 Site Web: HUhttp://www.aqesss.qc.caU Dépôt légal – 1
er trimestre 2009
Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada ISBN : 978-2-89636-082-6 © Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux, Association des centres jeunesse du Québec, Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, Fédération québécoise des centres de réadaptation pour les personnes présentant une déficience intellectuelle, Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes, 2009. Ce document est disponible gratuitement sur le site Web de l’AQESSS, HUhttp://www.aqesss.qc.caUH, section « I-Documentation, Publications ». La reproduction d’extraits est autorisée à des fins non commerciales avec mention de la source. Toute reproduction partielle doit être fidèle au texte utilisé.
REMERCIEMENTS Responsables de la mise à jour :
Mona Lisa Dunn, archiviste médicale, Conseillère en ressources
informationnelles, Direction des ressources financières, immobilières et
informationnelles
Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux
Michelle Dionne, Directrice principale, Gestion intégrée des risques – secteur
santé et services sociaux, Prudent Groupe conseil
38BL’élaboration de cette nouvelle édition a été rendue possible grâce à la collaboration des
personnes suivantes :
Lise Chagnon, archiviste médicale, Directrice générale adjointe
CSSS de Sorel-Tracy
Line Ménard, archiviste médicale, Chef de service
Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke
Yvon Perreault, Coordonnateur de la gestion informationnelle,
Centre Jeunesse de la Montérégie
Natalie Richard, Responsable de la gestion des dossiers,
Centre Jeunesse de la Montérégie
Julie Roy, Archiviste
Bibliothèque et Archives nationales du Québec
France Thibault, archiviste médicale, Directrice générale
Association québécoise des archivistes médicale
Me Sonia Amziane, Avocate-conseil de l’AQESSS a contribué à la rédaction de la
Section 2 – Les instructions.
TABLE DES MATIÈRES
35BSECTION 1
39BL’INTRODUCTION
SECTION 2
LES INSTRUCTIONS
SECTION 3
LA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES
SECTION 4
LES RÈGLES DE CONSERVATION ET
DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS
SECTION 5
40BL'INDEX ALPHABÉTIQUE
36BSECTION 6
41BLISTES DES MODIFICATIONS APPROUVÉES
1. L’INTRODUCTION
1
En 2000 paraissait le premier Recueil de règles de conservation des documents des
établissements de santé et de services sociaux du Québec, ci-après nommé « le Recueil ».
Ce Recueil dont l’objectif est d’aider les établissements à produire et à mettre à jour leur
calendrier de conservation, est le fruit de la collaboration de l’Association québécoise
d’établissements de santé et services sociaux, de l’Association des centres jeunesse du
Québec, de l’Association des établissements de réadaptation en déficience physique du
Québec, de la Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes
alcooliques et autres toxicomanes et de l’Association québécoise des archivistes
médicales. Dès le début, un représentant des Archives nationales du Québec et
maintenant de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, a toujours été étroitement
associé aux travaux du comité et a collaboré aux diverses étapes menant à l’élaboration et
aux diverses modifications qui ont suivi.
Tel qu’on le mentionne dans l’introduction de ce Recueil, c’est en vertu de l’article 7 de
la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) que les établissements de santé et de services
sociaux sont tenus d’établir et de tenir à jour un calendrier de conservation qui
détermine d'une part, les périodes d'utilisation et les supports de conservation de leurs
documents actifs et semi-actifs et qui indique, d'autre part, quels documents devenus
inactifs doivent être conservés de manière permanente et lesquels seront détruits. Le
Recueil repose sur une sélection de séries documentaires communes aux établissements
de santé et de services sociaux. Cette liste a été établie d'un commun accord par les
personnes qui ont participé à la validation du document. Le calendrier préparé à partir du
Recueil devient, avec le système de classification des documents, la base de tout système
de gestion documentaire efficace et efficient.
Le calendrier de conservation s’applique à tout genre de document quel que soit le
support sur lequel il est constitué. Les ressources informationnelles d’un établissement
débordent donc les strictes données informatiques et la sécurité informationnelle couvre
plus large que ce qu’on entend habituellement par la sécurité des systèmes et des données
informatiques.
Il est à noter que le calendrier de conservation de tout établissement de même que toute
modification à ce calendrier, doivent être adoptés par résolution du conseil
d'administration et être soumis à l’approbation Bibliothèque et Archives nationales du
Québec (ci-après identifiées BAnQ).
Depuis, des modifications ont été apportées aux éditions 2000, 2002 et 2004. La présente
édition est la refonte de l’édition 2006. Vous trouverez la liste des modifications et leur
date d’approbation à la Section 6 du Recueil. Toutes ces modifications ont été intégrées
dans la présente édition afin d’en faciliter l’utilisation.
LES INSTRUCTIONS
La Section 2 du Recueil donne les instructions pour l’élaboration ou la mise à jour du
calendrier de conservation de l’établissement. On y énumère les informations requises et
on identifie les étapes à suivre pour son approbation.
De plus, une partie de cette section vise la destruction des documents lorsque la période
prévue pour leur conservation est écoulée. On y retrouve également la façon de procéder
lorsqu’une destruction involontaire de documents s’est produite.
1. L’INTRODUCTION
2
37BLA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES
La Section 3 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique (à la manière d'une
structure de classification sans code suggéré) les séries documentaires pour lesquelles
sont proposées des règles de conservation et d'élimination. Cette liste regroupe deux
catégories de types de dossiers divisées en classes associées aux grandes fonctions des
établissements de santé et de services sociaux :
Celles relatives à la Gestion des activités administratives
o Gestion interne administrative
o Gestion des ressources informationnelles
o Relations publiques
o Gestion des ressources humaines
o Gestion des ressources financières
o Gestion des ressources matérielles
o Gestion des ressources immobilières
o Législation et affaires juridiques
Celles spécifiques à la Gestion des services de santé et des services sociaux
o Gestion des services aux usagers
o Gestion des actes professionnels
o Gestion de la recherche et de l'enseignement
Chaque classe thématique regroupe les thèmes et les sous-thèmes qui lui sont
logiquement associés. Cette section permet donc de mettre en relation logique et
hiérarchique chacune des séries documentaires pour lesquelles des règles de conservation
et de destruction sont suggérées dans la section suivante. Il y a lieu de préciser que les
règles relatives à la Gestion des activités administratives sont associées à la cote G, alors
que les règles relatives à la Gestion des services de santé et des services sociaux sont
identifiées par la cote X.
Le numéro de règle précédé d’un astérisque (*) indique que des modifications ont
été apportées à cette règle depuis la dernière édition. Le numéro de règle précédé de
« N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
42BLES RÈGLES DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS
La Section 4 du Recueil présente, sous forme de tableau linéaire, les règles de
conservation et de destruction de chacune des séries documentaires apparaissant
dans la section précédente. Les titres annonçant les grandes classes de ces séries
sont en caractères gras au centre de la page. Ce tableau contient les informations
suivantes et les exemples sont illustrés dans un cadre :
Il est à noter que certains titres annonçant des séries documentaires au contenu
plus précis ne possèdent pas de règles de conservation, puisque non susceptibles
de correspondre à des dossiers.
1. L’INTRODUCTION
3
Le numéro de règle
G1-0150
Le titre de la série documentaire ou du dossier
Documents constitutifs
La description du contenu ou du type de document de la série documentaire
Documents relatifs à la loi constitutive, à l'histoire de l'établissement, à la charte,
au sceau, au logo, aux lettres patentes, au permis d'exploitation, aux mandats,
aux armoiries, à la devise et au drapeau de l'établissement.
Il est important de noter que la description de la série documentaire inclut
toujours dans sa signification les « documents produits ou reçus » par
l’établissement de santé et de services sociaux.
Sur la même ligne que le titre de la série documentaire, au centre du tableau, la
durée de conservation pour l'exemplaire principal et les exemplaires
secondaires, à l'état actif (AC) et semi-actif (SA) et les modalités de
disposition à l'état inactif (IN) : CONserver, DÉTruire ou TRIer.
Principal Secondaire
AC SA IN AC SA IN
1 4 CON 1 0 DÉT
Pour certaines séries documentaires, des délais ouverts sont suggérés à l'état
actif (AC) : codes U888U : Conserver jusqu'au dénouement; Tant qu’utile; Tant
qu’en vigueur; Durée d’un bien; Durée d’un programme et U999U : Conserver
jusqu'au remplacement par une nouvelle version.
Principal Secondaire
AC SA IN AC SA IN
999 3 CON 999 0 DÉT
Les supports de conservation
Le présent Recueil ne précise pas les supports de conservation des séries
documentaires (papier, disque magnétique, bande magnétique, disque
optique, microforme, électronique, film, etc.). À cet égard, Bibliothèque et
Archives nationales du Québec met en garde les organismes sur l’application de
délais de conservation uniformes à tous les supports et à chacun des stades de vie
des séries documentaires :
« 1. la plupart du temps, la numérisation d’une information consignée sur
un support traditionnel modifie la durée de conservation de ce support à
l’état actif ou semi-actif et sa disposition à l’état inactif.»F
1
1 Archives nationales du Québec. Guide d’imagerie numérique : numérisation de l’information
consignée sur des supports traditionnels. Ministère de la Culture et des Communications, Québec,
décembre 1997, p. 11.
1. L’INTRODUCTION
4
Les types de dossiers
Un dossier principal est un dossier qui contient l’information la plus complète
sur un sujet donné.
Un dossier secondaire ou parallèle est un dossier qui contient :
une partie de l’information contenue dans un dossier principal, ou
une copie de toute l’information contenue dans le dossier principal, ou
des notes faites en parallèle au dossier médical de l’usager et qui seront
versées au dossier principal de l’usager à la fin de l’épisode de soins, ou
des copies ou des notes faites dans le but d’établir un rapport qui sera
versé au dossier principal de l’usager, ou
des copies de travail faites pour des fins de discussions et qui seront
détruites après leur durée de vie utile.
Un dossier satellite est un dossier complémentaire à part entière et qui est
archivé, de façon temporaire ou permanente, en dehors des dépôts du service des
archives médicales et qui répond aux mêmes délais de conservation que le dossier
principal :
soit dans les services qui ont besoin d’un tel dossier dans le cadre de leur
pratique (données brutes du dossier des psychologues), ou
de leur mode de fonctionnement (dossier de dialyse, de réadaptation, etc.),
ou
de leur situation géographique (point de service dans un site autre que
celui qui abrite le service des archives), ou
pour protéger des informations plus sensibles et éviter des problèmes
juridiques (médecine génique).
Certains dossiers satellites sont constitués de documents ayant un support de
conservation différent du dossier central de l’usager. En règle générale, ce
dossier n’est pas versé au dossier central de l’usager.
Un dossier de recherche, aussi appelé dossier source, est un dossier distinct du
dossier médical de l’usager et qui n’est ouvert que si l’usager participe à un
protocole de recherche. Il ne contient que les données recueillies dans le cadre de
la recherche et est archivé par le centre de recherche selon des règles de
conservation différentes.
Le statut des dossiers ou des documents
Les documents sont considérés actifs lorsqu'ils sont couramment utilisés à des
fins administratives, cliniques, professionnelles, financières ou légales. Ils sont
alors conservés dans des lieux facilement accessibles.
Les documents deviennent semi-actifs lorsqu'ils sont occasionnellement utilisés à
des fins administratives, cliniques, professionnelles, financières ou légales; ils
sont généralement conservés dans des locaux d'entreposage internes ou externes.
Enfin, les documents sont inactifs d'un point de vue administratif lorsqu'ils n'ont
plus d'utilité administrative, clinique, professionnelle, financière ou légale; ils sont
alors soit détruits (DÉT), soit considérés comme documents d'archives à
conservation permanente (CON), soit soumis à un processus de TRI et de
sélection qui s'appuie sur des critères préétablis (voir ci-dessous) pour en
conserver une partie comme documents d'archives et détruire le reste.
1. L’INTRODUCTION
5
Les commentaires et les critères de tri
Enfin, la colonne de droite du tableau sert à énoncer les critères de tri et de
sélection s'il y a lieu, ou à inscrire un commentaire sur la règle de conservation.
Lorsque la règle s’appuie sur des fondements légaux ou réglementaires,
l’abréviation «FLR» est utilisée pour référer aux lois ou aux règlements
pertinents.
Critères de tri :
Conserver les documents sur la constitution du conseil, sur les membres, les
règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés
officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif.
Commentaire :
Jusqu'à remplacement par une nouvelle version, par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les colonnes SA, IN, Critères de tri et
commentaires.
Commentaire : AC : jusqu’à la fin du processus du traitement de la plainte.
SA : (*) : 5 ans de la date de la plainte. Le dossier de plainte ayant le même statut
que le dossier de l’usager.
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 76.9
la pagination
Le Recueil est paginé à droite, en bas de page.
Le numéro de la règle sert de référence à la liste des séries documentaires et à
l'index alphabétique, respectivement aux sections 3 et 5 du Recueil.
43BL'INDEX ALPHABÉTIQUE
La Section 5 du Recueil est un index alphabétique des titres des séries documentaires
pour lesquelles une règle de conservation et de destruction est suggérée.
Les titres y sont insérés tels qu'énoncés dans le Recueil : ils réfèrent au numéro
de la règle de la Section 4 du Recueil.
Accès à l'information…………………………………………………….. G2-0250
Des inversions mettant en évidence certains mots clés des titres, ont été ajoutées;
elles réfèrent aussi au numéro de règle de la Section 4 du Recueil ou, dans
certains cas, renvoient au titre exact de la règle.
Information, accès à l’, …………………………………………….…….. G2-0250
Les renvois en caractères gras réfèrent aux titres officiels des séries
documentaires ou au titre de la série de dossiers qui donne le numéro de la règle.
1. L’INTRODUCTION
6
Affectation, voir Mouvements des ressources humaines
Réception, bons de, voir Acquisition des biens
Les mots précédés d’un astérisque (*) indiquent que cette règle fait partie des
dernières modifications apportées au Recueil.
* Gestion des biens des usagers……………..…………………….……… G6-0800
Les mots précédés de «N.R.» indiquent qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
N.R. Administration provisoire (tutelle) ………………………………….G1-0210
LISTES DES MODIFICATIONS
Pour faciliter le repérage des modifications faites depuis la première édition de 2000, la
Section 6 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique, les séries documentaires
qui ont été modifiées ou ajoutées. Chaque liste est identifiée par la date de son
approbation : 18 janvier 2002, 10 juin 2004, 19 septembre 2005 et 22 février 2006.
Il est à noter que ces listes ne présentent que le numéro de règle, le titre de la série
documentaire et la description du contenu de la série documentaire ou des documents.
G6-0800 Gestion des biens des
usagers
Documents relatifs à la gestion des biens (argent, biens personnels) des
usagers confiés à l’établissement (dans la voûte).
Pour les informations concernant la durée de conservation à l’état actif (AC) et semi-
actif (SA), et les modalités de disposition à l’état inactif (IN), vous référez au numéro de
la règle dans la Section 4 du Recueil.
INSTRUCTIONS
9
A. L'ÉLABORATION, LA REFONTE OU LA MISE À JOUR DU
CALENDRIER DE CONSERVATION
Le présent Recueil est un guide visant à aider les établissements de santé et de services
sociaux à élaborer ou à mettre à jour leur propre calendrier de conservation et à se
conformer ainsi aux obligations de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) et du
Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des
archives publiques (L.R.Q., c. A-21.1, r.1), de même qu’aux dispositions de la Loi sur
l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) et de celles de la Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l’information (L.R.Q., c. C-1.1).
Le calendrier spécifique d’un établissement doit d'abord être adopté par son conseil
d’administration pour ensuite être approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du
Québec (ci-après appelée BAnQ).
À partir du plan de classification, actuel ou mis à jour, et pour chacune des rubriques qui le
composent, on doit chercher dans l'index alphabétique du Recueil l'identification de la série
documentaire équivalente et y associer la règle de conservation proposée.
Dans le processus d’élaboration d’un calendrier de conservation, l’erreur commise, le plus
souvent, est de le confondre avec le plan de classification. Alors que l’un est un document
légal qui détermine la durée de conservation et le mode de disposition finale d’un
document, l’autre est un outil de gestion pour se retrouver intellectuellement dans toute la
production de masse documentaire. Ainsi, afin d’éviter le dédoublement des délais, le
recueil propose des regroupements intellectuels.
Dans les faits, plusieurs rubriques du plan de classification pourront se partager un seul et
même délai. Par exemple, le délai de la règle G1-0150 «Documents constitutifs» inclut non
seulement la charte et les lettres patentes, mais aussi le logo, l’historique, les mandats, etc.
Comme le recueil propose des règles uniquement pour les séries documentaires communes
au secteur de la santé et des services sociaux, il est possible qu’une rubrique inscrite au
plan de classification ne corresponde à aucune règle. On doit alors en élaborer une.
Dans tous les cas, ne pas oublier d'identifier l'unité ou les unités administratives
détentrice(s) de l'exemplaire principal de la série documentaire et le support d’information
utilisé.
Pour ce faire, BAnQ met à la disposition des établissements, un formulaire unifié, tant
pour les documents papier que pour les documents numériques et les bases de données.
Ce formulaire, l’annexe et les instructions qui l’accompagnent sont disponibles sur le
portail de BAnQ ( HUhttp://www.banq.qc.caUH). Dans la marge de gauche,
sélectionnez "Services par clientèle - du milieu des archives" puis, au centre de la page,
sélectionnez "Services aux organismes publics" ou le lien direct suivant :
HUhttp://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/public/public.jsp U
Afin de faciliter le processus de mise à jour du calendrier, BAnQ suggère d’appliquer une
seule règle par page.
Afin de respecter les exigences du Règlement sur le calendrier de conservation, le
versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques, les renseignements suivants
doivent apparaître dans le calendrier de conservation :
INSTRUCTIONS
10
Le nom de l’organisme
Le titre de la série et le cas échéant, son code de classification;
Une description sommaire du contenu des dossiers principaux et secondaires de
la série;
Le nom de l’unité administrative qui détient les dossiers principaux de la série et
une mention de leur utilisation par cette unité;
La période d’utilisation à l’état actif;
La période d’utilisation au semi-actif;
Le mode de disposition;
Le support de conservation.
Le calendrier de conservation et les documents suivants doivent être soumis en deux
exemplaires :
une page titre datée et signée par la personne autorisée;
une copie du plan de classification des dossiers, si disponible;
une copie conforme de la résolution du conseil d’administration autorisant une
personne à signer le calendrier de conservation et à le soumettre pour approbation, à
Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
B. MODIFICATION APPORTÉE AU CALENDRIER
Dans le cas d’une demande de modification à un calendrier de conservation déjà
approuvé, celle-ci doit être signée, datée et accompagnée de deux exemplaires des
documents suivants :
une copie de la modification apportée;
une copie conforme de la résolution du conseil d’administration autorisant une
personne à signer la modification et à la soumettre pour approbation.
C. DESTRUCTION VOLONTAIRE OU NON DE DOCUMENTS, DE
DOSSIERS OU DE PARTIES DE DOSSIERS CONFIDENTIELS
C.1 Lors de l’épuration des dossiers confidentiels
Certaines règles doivent être respectées lors de la destruction des documents provenant de
l’épuration des dossiers administratifs ou des dossiers des usagers, car cette destruction doit
répondre à des exigences légales et réglementaires. En effet, la Loi sur les Archives,
(L.R.Q., c. A-21.1) et son Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le
dépôt et l’élimination des archives publiques, ( L.R.Q., c. A-21.1, r.1) de même que la Loi
sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) et le Règlement sur l’organisation et l’administration des
établissements, (L.R.Q., c. S-5, r. 3.01) ont tous des exigences au regard de la destruction
de documents, de dossiers ou de parties de ceux-ci.
INSTRUCTIONS
11
En effet la Loi sur les archives mentionne :
« Art. 13. Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation, nul ne peut
aliéner ou éliminer un document actif ou semi-actif d’un organisme public.
Art. 18. Nul ne peut aliéner, éliminer ou modifier des documents inactifs d’un
organisme public destinés à être conservés de manière permanente.
Toutefois, Bibliothèque et Archives nationales peut autoriser l’élimination de tels
documents s’ils ont été reproduits sur un autre support ou s’il estime qu’ils sont
irrémédiablement détériorés ou qu’il n’est plus utile de les conserver.»
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) édicte :
« Art. 63.1 Mesures de sécurité. Un organisme public doit prendre les mesures de
sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés,
utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu,
notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de
leur répartition et de leur support.»
Art. 73. Destruction. Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a
été recueilli ou utilisé sont accomplies, l’organisme public doit le détruire, sous
réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1.»
Enfin, le Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements prévoit :
« Art. 6. Le conseil d’administration d’un établissement public […] doit adopter des
règlements portant sur les points suivants, lorsqu’ils relèvent du champ d’activités de
l’établissement :
[…]
24° la procédure d’élimination de dossiers ou de parties de dossiers de bénéficiaires,
conformément à la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1).
[…]. »
ATTENTION : les dossiers échantillonnés pour conservation permanente ne doivent
en aucun cas être épurés.
De plus, pour les dossiers d’usagers, toutes les constituantes des dossiers
échantillonnés pour conservation permanente, (clichés, tracés, films, cassettes, etc.)
doivent, à titre de partie intégrante du dossier (voir art. 53, 19° et ss. du Règlement sur
l’organisation et l’administration des établissements), être également conservées sans
épuration, au même titre que le dossier d’usager auquel elles réfèrent.
INSTRUCTIONS
12
C.2 Destruction des originaux des documents numérisés
Préalablement à toute démarche, les règles concernant le nouveau support numérique
des documents doivent être intégrées dans le calendrier de conservation et approuvées par
BAnQ.
Les documents originaux peuvent être détruits trente (30) jours après que le contrôle de la
qualité ait été fait. Ce contrôle de la qualité doit permettre de s’assurer de l’intégrité de
l’information numérisée de même que de la lisibilité du résultat de la numérisation.
L’établissement peut toujours décider de conserver également les documents
originaux.
C.3 Détérioration ou destruction involontaire de documents confidentiels
Des situations peuvent survenir et entraîner la perte de documents confidentiels ou de
documents à conservation permanente ou encore les rendre inutilisables. Des dispositions
règlementaires s’appliquent à ces événements.
En effet, le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et
l’élimination des archives publiques précise
«Art. 10. Un organisme public dont les documents, en partie ou en totalité, ont été
involontairement détruits ou irrémédiablement détériorés doit en aviser
immédiatement par écrit le conservateur et lui indiquer ceux qui, identifiés dans son
calendrier de conservation ou dans sa liste de documents inactifs visés aux articles
51 ou 52 de la Loi, ont été ainsi détruits ou détériorés. »
(N.B. Il faut lire à la place de « conservateur», Bibliothèque et Archives nationales
du Québec et prendre note que les articles 51 et 52 ont été abrogés en 2004.)»
Malgré l’abrogation des articles 51 et 52, l’établissement n’est pas dispensé de donner
l’avis requis car l’obligation demeure en ce qui regarde les documents identifiés dans le
calendrier de conservation de l’établissement.
Dans le règlement sur «la procédure d’élimination de dossiers ou de parties de dossiers de
bénéficiaires[…] voir le Règlement sur l’organisation et l’administration des
établissements» que doit adopter le conseil d’administration de l’établissement, il doit
donc être prévu les façons de procéder pour la destruction des documents provenant de
l’épuration des dossiers en considérant la protection du caractère confidentiel qui doit
continuer de s’appliquer à ces documents.
La Direction des programmes d’assurance de dommages du réseau de la santé et des
services sociaux (AQESSS) a publié une liste des documents dont la conservation est
suggérée pour faciliter la défense des établissements et de leur personnel, advenant un
litige. Cette liste est reproduite à la fin de cette section. Ces recommandations ont été faites
en tenant compte de la mission des établissements et après consultation auprès de leur
association respective.
L’établissement qui souhaite vouloir conserver certains de ces documents, doit en dresser
la liste et le préciser dans son règlement sur «la procédure d’élimination des dossiers ou
parties de dossiers des bénéficiaires.» Voir l’article 6 du Règlement sur l’organisation et
l’administration des établissements cité plus haut.
INSTRUCTIONS
13
Les éléments de ce règlement
Outre la liste des documents à conserver, ce règlement du conseil d’administration doit
expliciter les règles auxquelles la destruction des dossiers des usagers doit se conformer. Il
doit décrire certaines exigences relatives au moment où l’élimination des dossiers des
usagers peut être faite et comment elle peut être faite.
La destruction des dossiers des usagers
Selon la Loi sur les archives, la destruction des dossiers des usagers visent les dossiers dits
inactifs, c'est-à-dire, ceux qui, en vertu du calendrier de conservation de l’établissement, ne
sont plus utiles à des fins cliniques, administratives ou légales. En général, il s’agit de
dossiers qui, d’après le calendrier de conservation de l’établissement, ont atteint la fin du
délai de conservation prévu et qui, après cette période, peuvent donc être éliminés.
Cela ne veut pas dire qu’il y ait une obligation de les détruire mais plutôt qu’il existe une
possibilité de le faire. À moins de dispositions légales ou règlementaires explicites,
l’établissement peut toujours opter pour des délais plus longs et les prévoir dans son
calendrier de conservation.
Cela ne signifie pas pour autant que tous les dossiers des usagers seront automatiquement
détruits. L’établissement peut indiquer dans son calendrier de conservation que certains
dossiers, dûment identifiés, seront conservés sur une base permanente. A cette fin, il est
apparu utile de proposer une politique de sélection de tels dossiers conservés à des fins
d’enseignement et de recherche.
C’est à cette étape, une fois fait le tri des dossiers à éliminer, qu’il faut comprendre que la
destruction des dossiers n’est pas nécessairement totale. En effet, comme le prévoit
l’article 64 du Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, pour les
dossiers des usagers non décédés, les centres hospitaliers doivent constituer, pour chacun
de ces dossiers à éliminer, un résumé comprenant la feuille sommaire, le protocole
opératoire, le protocole d’anatomopathologie doit être conservé. Ce résumé peut être
constitué de reproductions photographiques de ces éléments.
Dans ce règlement, aucune disposition n’est prévue pour les dossiers des usagers décédés.
Cependant, des modifications législatives apportées à la Loi sur les services de santé et les
services sociaux (art.23) permettent que des personnes liées par le sang aient accès au
dossier d’une personne décédée afin de connaître l’existence d’une maladie de nature
génétique ou à caractère familial. Ce faisant, le législateur impose de façon indirecte, une
obligation de conservation de cette information afin de pouvoir répondre à l’exercice du
droit qu’il reconnaît à ces personnes. Ne pas conserver cette information, équivaudrait à
faire de ce droit, un droit purement théorique qui ne pourrait être exercé par les personnes
qui en bénéficient. Le site de Online Mendelian Inheritance Man (OMIM) contient une
liste de plus de 3000 maladies génétiques et à caractère familial.
HUwww.ncbi.nlm.nih.gov/omim UH.
Après la constitution de ce résumé pour les dossiers qui le nécessitent, l’établissement peut
alors procéder à la destruction des dossiers, soit en totalité pour les dossiers qui peuvent
être détruits intégralement, soit en partie pour les dossiers dont un résumé doit être
conservé ou qui font l’objet d’une sélection à des fins de recherche scientifique ou de
conservation historique.
Dans cette optique, on conçoit que l’établissement peut choisir de confier au service des
archives la coordination de l’application de la procédure de destruction en lui laissant la
charge de dresser la liste des dossiers inactifs à détruire, l’époque à laquelle leur destruction
INSTRUCTIONS
14
peut être faite et le tri des documents nécessaires à la confection du résumé des dossiers
d’usagers, lorsque ce résumé est obligatoire.
L’établissement peut ensuite désigner la direction responsable de procéder à l’opération
matérielle de la destruction des dossiers, selon qu’elle est ou non effectuée par ses
employés ou confiée à une firme externe. Il revient alors à cette direction de voir au choix
des procédés les plus appropriés en fonction de la nature du support des documents
contenus dans les dossiers. En tout temps, on devra s’assurer du respect du caractère
confidentiel de ces informations et prévoir dans les processus choisis, des moyens qui
garantissent cette protection.
Enfin, l’établissement qui désire conserver sur un support technologique, pour fins de
preuve, certains des faits relatés dans les dossiers des usagers doit, avant de détruire les
originaux, en vertu de la règle de la meilleure preuve, respecter certaines conditions
énoncées au Code civil du Québec et à la Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l’information (L.R.Q., c. C-1.1).
Selon la législation québécoise, un document technologique (par exemple des informations
transcrite sur un support électronique, magnétique ou optique) a la même valeur juridique,
c’est-à-dire la même force probante qu’un document sur support papier, mais à la condition
que son intégrité soit assurée, plus précisément, comme le prévoit le premier alinéa de
l’article 2839 du Code civil du Québec :
« L’intégrité d’un document est assurée, lorsqu’il est possible de
vérifier que l’information n’en est pas altérée et qu’elle est
maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette
information lui procure la stabilité et la pérennité voulue ».
Par pérennité, il faut entendre que l’information n’est pas volatile ou susceptible de
disparaître ou d’être modifiée sans que l’on puisse s’en apercevoir. À défaut de quoi, le
document technologique est susceptible d’être admis comme preuve, mais avec un statut
différent de celui de l’écrit, soit à titre de témoignage ou d’élément de preuve et servir de
commencement de preuve (article 2865 Code civil du Québec). Enfin, le document
technologique bénéficie d’une présomption d’intégrité (article 2840 Code civil du Québec.
Nonobstant les règles établies dans le présent document, tout événement ou situation non-
conforme susceptible de créer un litige, il est recommandé de conserver les documents
reliés à l’événement ou à la situation plus longtemps.
INSTRUCTIONS
15
0BLISTE DES DOCUMENTS À CONSERVER LORS DE L’ÉPURATION
Source : Regroupement des programmes d’assurances du réseau de la santé et des services sociaux, Association des hôpitaux du Québec. Note : On parle ici d’usagers vivants. Pour les usagers décédés, il faut considérer les délais de prescription (5 ans) sauf pour les maladies génétiques à caractère familial.
Centres hospitaliers
En plus de ce qui est prévu (*) dans l’article 64 du Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements
Feuille sommaire*
Le dossier du bloc opératoire (feuilles d’anesthésie, salle d’opération, décompte et salle de réveil)
Protocole opératoire*
Rapport d’anatomopathologie*
Dossier obstétrical (feuilles d’évolution du travail, courbe de Friedman, grossesse, travail et accouchement, (formulaires AH-265 et AH-272)
Dossier de naissance (feuilles d’examen objectif du nouveau-né, résultats de l’APGAR)
Consultations à l’urgence
Demandes et rapports de consultation
Rapport d’examen en radiologie interventionnelle
Rapport pour une mise sous régime de protection ou garde en établissement
Rapport de soins transfusionnels (Hema Québec)
Bulletin de décès (SP-3)
Rapport d’autopsie
Autres documents que l’établissement peut souhaiter conserver
INSTRUCTIONS
16
Centres jeunesse
Les documents visés sont ceux des dossiers des usagers recevant des services en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., S-4.2 et S-5)
Feuille sommaire
Demande de service
Évaluation psychosociale
Demande et rapport de consultation
Autres documents que l’établissement peut souhaiter conserver
Centres hospitaliers de soins de longue durée
Feuille sommaire
Évaluation de l’autonomie (évaluation initiale, CTMSP)
Rapport pour une mise sous régime de protection ou garde en établissement (médical et psychosocial)
Demande et rapport de consultation
Bulletin de décès (SP-3)
Rapport d’autopsie
Autres documents que l’établissement peut souhaiter conserver
INSTRUCTIONS
17
Centres locaux de services communautaires (CLSC)
Feuille sommaire
Demande de services
Demandes et rapports de consultation
Dossier de vaccination
Consultation à l’urgence (AH-280)
Dossier obstétrical (AH-265 à 272)
Dossier de naissance original (maison de naissance)
Dossier chirurgical
Bulletin de décès
Rapport d’autopsie
Autres documents que l’établissement peut souhaiter conserver
INSTRUCTIONS
18
Centres de réadaptation en déficience intellectuelle
Évaluation médicale, psychologique, psychosociale et évaluation fonctionnelle de l’usager, s’il y a lieu
Plans de services et plans d’intervention individualisés des derniers cinq ans
Demandes et rapports de consultation
Rapport pour une mise sous régime de protection ou garde en établissement
Rapport du coroner en cas de décès accidentel
Autres documents que l’établissement peut souhaiter conserver
Centres de réadaptation en déficience physique
Feuille sommaire
Évaluation médicale, psychosociale et évaluation de l’autonomie de l’usager, s’il y a lieu
Demandes et rapports de consultation
Évaluation physique et spécifications techniques pour la confection ou l’adaptation de prothèses, d’orthèses ou autres appareils d’adaptation
Évaluation et recommandations de l’ergothérapeute pour la conduite automobile
Rapport du coroner en cas de décès accidentel
Autres documents que l’établissement peut souhaiter conserver
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
21
No ligne Séries documentaires Niveau
32BG1 Gestion interne administrative
G1-0050 Gestion des activités administratives 1
G1-0100 Gestion interne administrative 2
* G1-0150 Documents constitutifs 3
G1-0200 Organisation administrative 3
G1-0210 Administration provisoire (tutelle) 3
G1-0250 Planification administrative 3
G1-0300 Direction administrative 3
* G1-0350 Normes, politiques, procédures et
directives
4
G1-0400 Communiqués, guides et fiches
techniques produits par les associations
d’établissements
4
* G1-0450 Règle scindée
en deux
Conseil d’administration 4
N.R. G1-0460 Assemblée publique 4
* G1-0500 Comités du conseil d’administration et
autres comités, conseils professionnels et
réunions internes
4
* G1-0600 Comité des usagers 4
N.R. G1-0610 Comité des résidents 4
G1-0650 Contrôle interne administratif 3
G1-0700 Études organisationnelles 4
G1-0750 Rapport annuel de l’établissement 4
* G1-0760 Rapport sur les plaintes des usagers 4
N.R. G1-0770 Dossier d’intervention du commissaire
local aux plaintes et à la qualité des
services
4
G1-0800 Rapports et statistiques sur les activités et
les services rendus
4
* G1-0850 Programme d'amélioration continue de la
qualité (agrément)
4
N.R. G1-0900 Nouvelle
numérotation
de X1-1930
Registre local des accidents et des
incidents
4
G2 Gestion des ressources informationnelles
G2-0050 Gestion des activités administratives 1
G2-0100 Gestion des ressources informationnelles 2
* G2-0150 Création, reproduction, traduction et destruction
des documents
3
G2-0200 Système de gestion documentaire 3
G2-0250 Accès à l’information 3
G2-0300 Demandes d’accès aux documents administratifs
et aux renseignements personnels
3
* G2-0350 Registre des communications 3
G2-0400 Informatique et bureautique 3
G2-0450 Communications 3
G2-0500 Courrier et messagerie 3
G2-0600 Documentation de référence 3
G2-0650 Gestion de la documentation de référence 3
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
22
G3 Relations publiques
G3-0050 Gestion des activités administratives 1
G3-0100 Relations publiques 2
G3-0150 Demandes de renseignements 3
G3-0200 Civilités 3
G3-0250 Événements officiels, discours et allocutions 3
G3-0300 Communications et publicité 3
G3-0350 Relations avec les médias 3
G3-0400 Relations avec les associations et les ordres
professionnels
3
G3-0450 Relations avec des organismes extérieurs 3
G3-0500 Participation à des comités, commissions,
réunions, rencontres
3
G3-0550 Fondation et corporation propriétaire 3
G4 Gestion des ressources humaines
G4-0050 Gestion des activités administratives 1
G4-0100 Gestion des ressources humaines 2
G4-0150 Gestion des effectifs 3
G4-0200 Dotation en personnel 3
G4-0300 Descriptions de tâches 3
G4-0350 Dossier de l'employé - volet administratif 3
G4-0400 Dossier de l'employé - volet rémunération 3
* G4-0450 Dossier de l’employé - volet santé 3
G4-0460 Registre des accidents de travail sans perte de
temps
3
G4-0500 Stages dans l'organisation 3
G4-0550 Évaluation des ressources humaines 3
G4-0600 Horaires de travail 3
G4-0650 Liste d'ancienneté 3
G4-0700 Conditions de travail des hors-cadres, cadres et
des non-syndiqués
3
G4-0750 Santé et sécurité au travail 3
G4-0800 Rémunération 3
G4-0850 Avantages sociaux 3
G4-0900 Régimes de retraite 4
G4-0950 Assurances collectives (invalidité, vie,
etc.)
4
G4-1000 Services aux ressources humaines 3
G4-1025 Aide aux employés 3
G4-1050 Développement des ressources humaines 3
G4-1100 Conventions collectives 3
G4-1150 Syndicats 3
* G4-1200 Négociations locales 3
G4-1250 Griefs, arbitrages et sentences arbitrales 3
G4-1300 Conflits de travail 3
G4-1350 Services essentiels 3
G4-1400 Mouvements des ressources humaines 3
G5 Gestion des ressources financières
G5-0050 Gestion des activités administratives 1
G5-0100 Gestion des ressources financières 2
G5-0150 Indicateurs de gestion 3
G5-0200 Budgétisation 3
* G5-0250 Comptabilisation 3
G5-0300 Rapports et états financiers 3
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
23
* G5-0350 Gestion des comptes à payer 3
* G5-0360 Rétribution payée aux RI/RTF 3
* G5-0400 Gestion des revenus 3
* G5-0450 Gestion de la paie 3
G5-0500 Contrôle des heures de travail 3
* G5-0550 Gestion des comptes bancaires 3
G5-0600 Gestion des chèques 3
* G5-0650 Gestion des placements 3
* G5-0700 Impôts et taxes des gouvernements et des
municipalités
3
* G5-0750 Gestion de la dette 3
G6 Gestion des ressources matérielles excluant les ressources immobilières
telles que terrains, bâtiments et locaux
G6-0050 Gestion des activités administratives 1
G6-0100 Gestion des ressources matérielles excluant les
ressources immobilières telles que terrains, bâtiments et
locaux
2
G6-0150 Acquisition des biens 3
* G6-0200 Dossier du bien 3
G6-0250 Soumissions retenues 3
G6-0300 Soumissions non retenues 3
G6-0350 Gestion des emprunts de ressources matérielles 3
G6-0400 Gestion des prêts de ressources matérielles 3
G6-0450 Inventaire des biens matériels 3
G6-0500 Fournisseurs de biens et de services 3
* G6-0550 Entretien et réparation du matériel et des
équipements
3
G6-0560 Registre du service central de stérilisation 3
* G6-0600 Disposition du matériel 3
G6-0650 Gestion des services alimentaires 3
G6-0700 Gestion de la buanderie et de la lingerie 3
G6-0750 Gestion du transport 3
G6-0800 Gestion des biens des usagers 3
G6-0810 Registre des biens perdus, oubliés ou confiés 3
G7 Gestion des ressources immobilières
G7-0050 Gestion des activités administratives 1
G7-0100 Gestion des ressources immobilières 2
G7-0150 Acquisition des biens immobiliers 3
G7-0200 Location et occupation d'espaces 3
G7-0250 Construction d'édifices et projets majeurs
d'aménagement
3
G7-0300 Projets mineurs d'aménagement 3
G7-0350 Identification et signalisation 3
G7-0400 Entretien des biens immobiliers 3
G7-0450 Gestion de la sécurité 3
G7-0500 Disposition des ressources immobilières 3
G7-0550 Gestion des stationnements 3
G8 Législation et affaires juridiques
G8-0050 Gestion des activités administratives 1
G8-0100 Législation et affaires juridiques 2
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
24
G8-0150 Rapports du coroner 3
G8-0200 Lois, règlements et décrets gouvernementaux 3
G8-0250 Avis et opinions juridiques 3
G8-0300 Réclamations 3
G8-0350 Mises en demeure, ordonnances et poursuites 3
G8-0400 Jugements et sentences 3
G8-0450 Contrats de biens capitalisables 3
G8-0500 Baux et contrats de location de biens non-
capitalisables et de services professionnels
3
G8-0550 Ententes, accords et conventions 3
* G8-0600 Gestion des assurances 3
N.R. G8-0650 Dossier d’enquête en gestion des risques 3
X1 Gestion des services aux usagers
X1-0050 Gestion de la santé et des services sociaux 1
X1-0100 Gestion des services aux usagers 2
X1-0110 Plan d’organisation clinique des services 3
X1-0150 Admission et contrôle des usagers 3
X1-0200 Accueil 3
X1-0250 Droits des usagers 3
X1-0300 Archives médicales 3
* X1-0350 Dossier de l'usager 4
X1-0360 Trousse médico-légale 4
* X1-0400 Dossier de l’usager – volet imagerie
médicale
4
* X1-0410 Dossier de l’usager – volet lames et blocs
des laboratoires de biologie médicale
4
* X1-0420 Dossier de l’usager – volet ordonnances
et copies de rapports des laboratoires de
biologie médicale
4
N.R. X1-0430 Dossier de l’usager – volet ordonnances
et copies des rapports des laboratoires
d’électrophysiologie médicale, imagerie
médicale et audiologie
4
N.R. X1-0440 Dossier de l’usager – tracés de
monitoring fœtal
4
* X1-0450 Dossier de recherche d'antécédents
sociobiologiques
4
* X1-0500 Tutelle d’un usager demandée à la Cour
supérieure
4
X1-0550 Dossier de l'usager (Loi sur la protection
de la jeunesse)
4
* X1-0600 Dossier de l'usager - Signalement
non retenu
5
* X1-0650 Dossier de l'usager - Sécurité ou
développement non compromis
5
* X1-0700 Dossier de l'usager - Sécurité ou
développement compromis
5
* X1-0750 Jeunes hébergés en ressources
intermédiaires
5
X1-0800 Dossier de l'usager (Loi sur le système de
justice pénale pour les adolescents)
4
* X1-0850
Intègre les
règles
X1-0900,
X1-0950
et X1-1000
Dossier de l'usager -
Acquittement- retrait, rejet ou
suspension d'inculpation -
mesures de rechange ou arrêt
d'intervention - acte criminel,
infraction sommaire ou renvoi
5
* X1-1050 Dossier de l'usager - adoption 4
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
25
X1-1100 Dossier des ressources à la clientèle 4
X1-1150 Offres de services 5
* X1-1200 Ressources d'hébergement
utilisées
5
N.R
*
X1-1210
X1-1250
Gestion des unités de vie
Cas litigieux relatifs aux
ressources d’hébergement
5
5
X1-1300 Dossier de groupe 4
X1-1350 Dossier communautaire 4
X1-1400 Dossier des entreprises (CLSC) 4
* X1-1450 Dossier des travailleurs d’une entreprise
(CLSC)
4
* X1-1460 Analyse de postes lors de demandes de
retrait préventif (CLSC)
4
X1-1500 Fiches de demande de services (CLSC) 4
X1-1510 Fiches de demandes d’information
(CLSC)
4
X1-1550 Fiches de périnatalité 4
X1-1600 Fiches d'Info-Santé 4
X1-1650 Index et registre des usagers (numériques
et alphabétiques)
4
X1-1700 Index des maladies 4
X1-1710 Index des interventions chirurgicales 4
X1-1750 Index des médecins et des dentistes 4
X1-1800 Données statistiques périodiques 4
X1-1850 Données statistiques annuelles 4
X1-1900 Registre des admissions 4
X1-1910 Registre des sujets d’essais cliniques 4
* X1-1920 Registre des traumatismes, d’oncologie,
des urgences, etc.
4
* X1-1930 N° annulé et
transféré
au G1-0900
Registre local des accidents et des
incidents
4
X1-1950 Registre des naissances, des décès, des
mortinaissances, du bloc obstétrical et du
bloc opératoire
4
X1-2000 Registre de sortie des usagers 4
X1-2050 Registre des transferts 4
* X1-2100 Registre des accès aux informations
nominatives concernant les usagers
4
X1-2150 Registre des services externes à des fins
de diagnostic
4
X1-2200 Registre des services en santé scolaire 4
* X1-2250 Banque de sang (registres, cardex,
rapports, etc.)
4
X1-2260 Stupéfiants et drogues contrôlées 4 X1-2300 Fichier de vaccination 4
X1-2350 Maladies à déclaration obligatoire 4
X1-2400 Dossier de plaintes des usagers 3
X1-2450 Enseignement aux usagers 3
X1-2500 Bénévolat 3
X1-2550 Plan d’urgence en matière de sécurité publique 3
X1-2600 Données sur les caractéristiques du territoire et
de la population
3
X1-2700 Gestion des services et des programmes de
l’établissement
3
X1-2750 Évaluation des services et programmes 3
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
26
X2 Gestion des actes professionnels
X2-0050 Gestion de la santé et des services sociaux 1
X2-0100 Gestion des actes professionnels 2
X2-0200 Dossiers professionnels des médecins, dentistes
et pharmaciens
3
X2-0210 Rémunération par la RAMQ 3
X2-0250 Dossiers professionnels des sages-femmes 3
* X2-0300 Administration reliée aux actes professionnels 3
X3 Gestion de la recherche et de l'enseignement
X3-0050 Gestion de la santé et des services sociaux 1
X3-0100 Gestion de la recherche et de l'enseignement 2
X3-0150 Étude, recherche et développement 3
X3-0200 Affiliation universitaire 3
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
29
G1 - Gestion interne administrative
G1-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion
des activités administratives de
l'établissement.
G1-0100 Gestion interne
administrative
Documents relatifs à l'organisation
et à la gestion interne de
l'établissement.
G1-0150 Documents
constitutifs
Documents relatifs à la loi
constitutive, à l'histoire de
l'établissement, à la charte, au
sceau, au logo, aux lettres
patentes, au permis d'exploitation,
aux mandats, aux armoiries, à la
devise et au drapeau de
l'établissement.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G1-0200 Organisation
administrative
Documents relatifs aux plans
d'organisation administrative, aux
administrateurs et aux cadres, à la
structure et aux organigrammes,
au partage des pouvoirs, à la
délégation d'autorité et à
l'autorisation de signature de
l'établissement.
999 3 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G1-0210 Administration
provisoire (tutelle)
Documents relatifs à la mise sous
tutelle de l’établissement en vertu
de la Loi sur les services de santé
et les services sociaux
888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la fin de l’administration provisoire.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
30
G1-0250 Planification
administrative
Documents relatifs aux
orientations, aux priorités, aux
objectifs et aux échéanciers de
l'établissement.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G1-0300 Direction
administrative
Documents relatifs à la direction
administrative de l'établissement,
aux politiques, aux procédures,
aux directives et aux normes de
l'organisme ainsi qu'aux réunions
et comités administratifs internes
et externes de l'établissement.
G1-0350 Normes, politiques,
procédures et
directives
Documents relatifs aux normes,
aux politiques, aux procédures et
aux directives de l'établissement.
999 2 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver l’original seulement de ce qui a été en vigueur dans l’établissement.
VOIR AUSSI : la règle X2-0300.
G1-0400 Communiqués, guides
et fiches techniques
produits par les
associations
d'établissements
Documents relatifs aux
communiqués, guides et fiches
techniques produits par les
associations d'établissements.
888 2 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant qu'utile.
G1-0450
Conseil
d'administration
Règle scindée
en deux
Documents relatifs au
fonctionnement du conseil
d'administration, au registre des
membres, à l’élection et à la
désignation de ceux-ci, aux
règlements internes et aux
règlements généraux, aux avis de
convocation, aux ordres du jour et
aux procès-verbaux.
* 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : (*) 1 an. Pour les règlements internes et généraux : jusqu'à remplacement par
une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les
remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents sur la constitution du conseil, le registre des membres,
les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés officiellement, les comptes
rendus, les rapports et l'index cumulatif (ou à défaut les index).
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 168
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
31
G1-0460 Assemblée publique Documents relatifs à la
préparation
et à la tenue des assemblées
publiques de l’établissement
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver l’avis de convocation et le compte-rendu de l’assemblée.
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., S-4.2, art. 177 et 178
G1-0500 Comités du conseil
d’administration et
autres comités,
conseils
professionnels et
réunions internes.
Documents relatifs aux comités du
conseil d’administration et aux
autres comités, aux conseils
professionnels et réunions internes,
à la composition de ces comités
(comité de gestion des risques,
comité de vigilance et de la qualité,
comité de révision, comité de
vérification, conseil des infirmières
et infirmiers, conseil des médecins,
dentistes et pharmaciens, conseil
multidisciplinaire, conseil des
sages-femmes, etc.), à l’élection ou
à la nomination des membres, aux
mandats, aux calendriers de
réunions, aux avis de convocation,
aux ordres du jour et aux procès-
verbaux.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: pour les comités statutaires ou formés par le conseil d'administration, conserver
les documents sur la constitution du comité, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les
documents déposés officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif (ou à défaut les
index). Pour les autres comités, conserver les procès-verbaux ou les comptes rendus.
G1-0600 Comité des usagers Documents relatifs au comité des
usagers, à sa composition, aux
mandats, au calendrier de
réunions, aux avis de convocation,
aux ordres du jour, aux procès-
verbaux, etc.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les règles de fonctionnement, les procès-verbaux ou comptes-rendus
et les rapports d’activités.
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 209 à 212.1
G1-0610 Comité des résidents Documents relatifs aux comités des
résidents, à la composition de ces
comités, à leur mandat, à leur
fonctionnement, aux avis de
convocation, aux procès-verbaux
ou aux comptes rendus, etc.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les règles de fonctionnement, les procès-verbaux ou comptes rendus
et les rapports d’activité.
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 209 à 212.1
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
32
G1-0650 Contrôle interne
administratif
Documents relatifs aux études
organisationnelles, au rapport
annuel, aux rapports d’activités,
aux statistiques et au programme
d’appréciation de la qualité
(agrément) de l’établissement.
COMMENTAIRES :
G1-0610 Comité des résidents Documents relatifs aux comités des
résidents, à la composition de ces
comités, à leur mandat, à leur
fonctionnement, aux avis de
convocation, aux procès-verbaux
ou aux comptes-rendus, etc.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les règles de fonctionnement, les procès-verbaux ou comptes-rendus
et les rapports d’activités.
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 209 à 212.1
G1-0700 Études
organisationnelles
Documents relatifs aux études
organisationnelles de
l'établissement.
2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le rapport final.
G1-0750 Rapport annuel de
l'établissement
Documents relatifs à la préparation
du rapport annuel de
l'établissement ainsi que le rapport
annuel.
2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le rapport final.
G1-0760 Rapport sur les
plaintes des usagers
Rapports mensuels et annuels des
plaintes des usagers reçues par
l’établissement.
2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver le rapport annuel.
G1-0770 Dossier d’intervention
du commissaire local
aux plaintes et à la
qualité des services
Documents relatifs à l’exercice du
pouvoir d’intervention de sa propre
initiative du commissaire local aux
plaintes et à la qualité des services
888 5 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la prise de décision finale par les instances concernées.
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art.33, 7° et 34; et
Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, L.R.Q., c. A-2.1, art. 39 et 53 et ss.
G1-0800 Rapports et
statistiques sur les
activités et les
services rendus
Documents relatifs aux rapports et
statistiques sur les activités et les
services rendus par l'établissement.
2 3 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports et les statistiques officielles annuels ou de périodicité plus
fréquente en l'absence de données annuelles.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
33
G1-0850 Programme
d'amélioration
continue de la
qualité (agrément)
Documents relatifs au programme
d'amélioration continue de la
qualité de l’établissement
(agrément des services de santé
et services sociaux).
888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du programme.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports et les recommandations.
G1-0900 Nouvelle
numérotation
de X1-1930
Registre local des
accidents et incidents
Information relative aux accidents
et aux incidents survenus lors de la
prestation de soins et de services.
* 4 CON 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
AC : (*) Tant qu’utile à la compilation des données et à la référence; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées.
FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 183.2
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
34
G2 - Gestion des ressources informationnelles
G2-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion
des activités administratives de
l'établissement.
G2-0100 Gestion des
ressources
informationnelles
Documents relatifs à l'organisation,
à la planification et au contrôle des
activités reliées à la gestion des
documents de l'établissement,
depuis leur création jusqu'à leur
conservation et à leur élimination.
G2-0150 Création,
reproduction,
traduction et
destruction des
documents
Documents relatifs à la création, à
la reproduction, à la traduction et
à la destruction des documents de
l'établissement.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver, après le 1er janvier 1994, les désignations de personnes autorisées et
les déclarations de reproduction de documents;
FLR : Code civil du Québec, art. 2840 à 2842.
Note : Avant le 1er janvier 1994, conserver les désignations de personnes autorisées et les déclarations
de reproduction et de destruction de documents en vertu de la Loi sur la preuve photographique des
documents, L.R.Q., c. P-22, alors en vigueur.
G2-0200 Système de gestion
documentaire
Documents relatifs au système
de gestion documentaire (plan de
classification, calendrier de
conservation et liste des documents
essentiels), à l'analyse des besoins,
au développement, à la mise à
jour, à la mise en oeuvre et à
l'utilisation du système de gestion
documentaire de l'établissement.
999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le plan de classification, les calendriers de conservation approuvés, la
liste des documents inactifs au sens de l'art. 52 de la Loi sur les archives, l'inventaire à jour des archives
ou, à défaut, les inventaires partiels et les bordereaux de versement, l'index cumulatif ou, à défaut, les
index partiels.
FLR : Loi sur les archives, L.R.Q., A-21.1, art. 52
VOIR AUSSI : la règle G2-0400 pour la documentation des systèmes informatiques.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
35
G2-0250 Accès à l'information Documents relatifs à l'accès aux
documents, à la circulation des
documents, à la déclaration
des fichiers de renseignements
personnels et à la protection des
renseignements personnels.
999 3 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G2-0300 Demandes d'accès
aux documents
administratifs et aux
renseignements
personnels
Documents relatifs aux demandes
d'accès aux documents
administratifs et aux
renseignements personnels de
l'établissement.
888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au règlement de la demande.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les décisions de la Commission d'accès ou d'un tribunal compétent en
ce qui a trait à l'établissement.
VOIR AUSSI : X1-2100 pour les demandes d'accès aux dossiers des usagers.
G2-0350 Registre des
communications
Documents relatifs aux
communications incluant les
documents administratifs et des
données nominatives, peu importe
le support utilisé (papier ou
électronique).
* 4 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) tant qu’utile à la compilation des données et à la référence; par la suite
appliquer la période semi-active et la disposition indiquées.
FLR : Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et à la protection des renseignements
personnels, L.R.Q., A-2.1, art. 60, 60.1, 67.3; et
Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q. c. S-4.2, art. 27.2.
G2-0400 Informatique et
bureautique
Documents relatifs à l'informatique
et à la bureautique, à l'analyse des
besoins, au développement, à
l'utilisation, à la sécurité, à
l'évolution et à l'entretien des
systèmes informatiques et
bureautiques de l'établissement.
999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents nécessaires à la compréhension et à l'utilisation des
systèmes et des logiciels développés par l'établissement tels que l'analyse fonctionnelle, le modèle
conceptuel de données et de traitement, les guides, de même que tout autre document nécessaire à
l'utilisation des systèmes générant des données à conserver en permanence par l'établissement.
G2-0450 Communications Documents relatifs aux moyens de
communication, à l'installation,
aux études, aux recherches, à
l'évaluation des équipements et
des lignes téléphoniques, aux
appels téléphoniques.
999 2 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
VOIR AUSSI : la règle G5-0350 pour les pièces justificatives et les factures.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
36
G2-0500 Courrier et
messagerie
Documents relatifs à la description
des systèmes de courrier et de
messagerie internes et externes de
l'établissement et aux procédures
d'utilisation
999 2 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
VOIR AUSSI : la règle G5-0350 pour les pièces justificatives et les factures.
G2-0600 Documentation de
référence
Dépliants, périodiques, articles,
livres utilisés comme sources
d'information.
888 0 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à mise à jour ou remplacement.
Noter que la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1, art. 2) ne concerne pas les imprimés qui, eux, sont
régis par la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (L.R.Q., c. B-2.1).
G2-0650 Gestion de la
documentation de
référence
Documents relatifs à l'acquisition,
au traitement, à l'accès et à la
circulation de la documentation de
référence, tels la justification des
choix, les procédures de
traitement, le fichier et l'index y
donnant accès.
888 0 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à mise à jour ou remplacement.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
37
G3 - Relations publiques
G3-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion des
activités administratives de
l'établissement.
G3-0100 Relations publiques Documents relatifs aux relations
publiques de l'établissement.
G3-0150 Demandes de
renseignements
Documents relatifs aux demandes
de renseignements.
2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES : IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les compilations annuelles et statistiques.
G3-0200 Civilités Documents relatifs aux
remerciements, aux félicitations,
aux souhaits et aux condoléances.
1 0 DÉT 1 0 DÉT
G3-0250 Événements officiels,
discours et allocutions
Documents relatifs aux événements
officiels, aux invitations, aux
colloques, aux congrès, aux
conférences, aux inaugurations,
aux réceptions, aux allocutions et
discours auxquels participent le
personnel et les administrateurs
à titre de représentant de
l'établissement ainsi que ceux
organisés par l'établissement.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le programme, le texte des discours et conférences, la liste des invités,
le protocole, le registre des signatures, les notes biographiques, les photographies, les comptes rendus
de rencontres, les procès-verbaux, les rapports et tout document significatif témoignant des événements
organisés par l'établissement.
G3-0300 Communications et
publicité
Documents relatifs aux plans de
communication, aux campagnes
publicitaires et à la promotion, à
l'identification visuelle et aux
publications de l'établissement.
999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les plans de communication, les documents promotionnels (affiches,
etc.), les programmes, les comptes rendus et les rapports d'activités et de campagnes, les statistiques,
un exemplaire de chaque publication.
VOIR AUSSI : la règle X3-0150. pour les publications scientifiques
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
38
G3-0350 Relations avec les
médias
Documents relatifs aux relations de
l'établissement avec les médias de
la presse écrite et électronique tels
les communiqués de presse, le
texte des conférences de presse et
les entrevues de l'établissement.
2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les communiqués de presse, le texte des conférences de presse et les
entrevues de l'établissement.
G3-0400 Relations avec les
associations et les
ordres professionnels
Documents relatifs aux relations
avec les associations et les ordres
professionnels, au rapport
d'évaluation et aux visites des
ordres professionnels.
2 3 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents qui engagent l'établissement, tels les rapports de visite
et les rapports d'évaluation.
G3-0450 Relations avec des
organismes extérieurs
Documents relatifs aux relations
avec les ministères, les organismes
du gouvernement du Québec et du
Canada et des provinces et
territoires, les sociétés d'État du
Québec, les organismes publics et
parapublics québécois, les
organismes internationaux, les
organismes de promotion, les
organismes privés ou sans but
lucratif, les associations et les
entreprises.
2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les avis publics produits par l'établissement, les communiqués, les
prises de position et tout document significatif témoignant des événements organisés par l'établissement
ou relatif à l'appartenance de l'établissement à un groupe d'organismes de même nature (association
d'établissements).
G3-0500 Participation à des
comités, commissions,
réunions, rencontres
Documents relatifs à la
participation à des comités, à des
réunions, à des commissions et à
des rencontres.
888 2 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la fin du projet ou de l'activité.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents qui engagent l'établissement.
G3-0550 Fondation et
corporation
propriétaire
Documents relatifs aux activités
de la fondation rattachée à
l'établissement de santé et de
services sociaux et à la corporation
propriétaire.
999 3 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les documents présentant un intérêt historique, par exemple les
documents constitutifs, les procès-verbaux, les rapports, etc.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
39
G4 - Gestion des ressources humaines
G4-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion
des activités administratives de
l'établissement.
G4-0100 Gestion des
ressources humaines
Documents relatifs à la gestion
des ressources humaines, aux
conditions de travail, aux
avantages sociaux et aux relations
de travail dans l'établissement.
G4-0150 Gestion des effectifs Documents relatifs aux effectifs, au
registre des postes, aux tableaux
des effectifs, à la structure des
postes et aux caractéristiques des
postes de l'établissement.
999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les analyses et les rapports ayant conduit à la création, au transfert et
à l'abolition d'un poste, le registre des postes.
G4-0200 Dotation en personnel Documents relatifs à la dotation en
personnel, au recrutement, aux
concours, au programme
d'embauche, aux mutations
internes, à l'affichage de postes
et aux demandes d'emplois.
2* 0 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : (*) 2 ans ou jusqu'au règlement ou jugement pour les documents relatifs aux
décisions de l'établissement faisant l'objet d'une procédure de grief ou d'une décision judiciaire.
G4-0300 Descriptions de tâches Documents relatifs aux descriptions
de tâches en vigueur dans
l'établissement.
999 2 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G4-0350 Dossier de l'employé -
volet administratif
Documents relatifs au contenu et
aux diverses opérations
administratives concernant la
gestion du dossier d'un employé
de l'établissement.
888 5 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au départ de l'employé.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver 10% des dossiers du personnel ou conserver les dossiers des employés
nés aux années 1 de chaque décennie.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
40
G4-0400 Dossier de l'employé -
volet rémunération
Documents relatifs au contenu et
aux diverses opérations liées au
volet rémunération concernant la
gestion du dossier d'un employé
de l'établissement.
888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au départ de l'employé.
SA : (*) conserver les dossiers des employés jusqu’à ce qu’ils aient atteints l’âge de 75 ans ou 5 ans à
compter de leur retraite ou de leur décès. Il est important d’observer une durée de 75 ans d’âge de
l’employé ou de 5 ans à compter de sa retraite ou de son décès pour les documents concernant les
variations et les coupures de salaires.
G4-0450 Dossier de l'employé –
volet santé
Documents relatifs au dossier de
santé de l'employé et au dossier
d'accidents de travail des employés
de l'établissement.
888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au départ de l'employé.
SA : (*) s'assurer de la conservation du dossier médical de l’employé pendant une période d'au moins 20
ans après la fin de l'emploi ou 40 ans après le début de l'emploi, selon la plus longue durée.
FLR : Loi sur la santé et la sécurité du travail, L.R.Q., S-2.1, art. 127 (5).
G4-0460 Registre des accidents
de travail sans perte
de temps
Documents relatifs aux accidents
de travail qui ne rendent pas le
travailleur incapable d’exercer son
emploi et qui comportent la
signature du travailleur accidenté.
1 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES :
FLR : Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, L.R.Q., c. A-3.001, art. 280.
G4-0500 Stages dans
l'organisation
Documents relatifs aux stages dans
l'organisation, aux demandes de
stages, à la banque de stages, aux
dossiers de stagiaires.
999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les plans et les rapports de stage.
G4-0550 Évaluation des
ressources humaines
Documents relatifs à l'organisation
de la carrière du personnel, aux
programmes et au guide
d'évaluation, aux règles de
rendement du personnel et aux
mesures disciplinaires de
l'établissement. Les documents
qui concernent un employé sont
classés dans son dossier.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du programme.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes établis par l'établissement.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
41
G4-0600 Horaires de travail Documents relatifs aux horaires de
travail, au plan de roulement, aux
absences, aux vacances et aux
semaines et heures de travail du
personnel de l'établissement.
999 2* DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
SA : (*) 2 ans ou jusqu'au règlement ou au jugement pour les documents pertinents dans le cadre d'une
procédure de grief ou une procédure judiciaire, selon la plus longue échéance.
G4-0650 Liste d'ancienneté Documents relatifs à la liste
d'ancienneté du personnel de
l'établissement.
999 4* DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
SA : (*) 4 ans ou jusqu'au règlement ou au jugement dans le cas d'une procédure de grief ou d'une
procédure judiciaire, selon la plus longue échéance.
G4-0700 Conditions de travail
des hors-cadres,
cadres et des non-
syndiqués
Documents relatifs aux conditions
de travail des hors-cadres, cadres
et des non-syndiqués, à la politique
de rémunération, aux avantages
sociaux des cadres et des non-
syndiqués de l'établissement.
999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les conditions établies par l'établissement.
G4-0750 Santé et sécurité au
travail
Documents relatifs à la santé et à
la sécurité au travail, aux
programmes de prévention, à
l'inspection, à la qualité de vie, aux
accidents de travail, aux rapports
d'inspection et aux normes du
travail.
999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports de même que les mesures et les programmes établis par
l'établissement.
VOIR AUSSI :la règle G1-0500 pour les documents du Comité SST.
G4-0800 Rémunération Documents relatifs à la
rémunération et aux échelles
de salaire en vigueur dans
l'établissement.
999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les échelles de salaire du personnel de l'établissement.
G4-0850 Avantages sociaux Documents relatifs aux avantages
sociaux en vigueur dans
l'établissement.
999 4 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
42
G4-0900 Régimes de retraite Documents relatifs aux régimes de
retraite, aux programmes, aux
demandes d'adhésion, aux remises
mensuelles, aux dépliants, à la
correspondance et aux rapports
produits aux organismes
responsables de l'administration
des régimes de retraite.
888 6* TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à ce que les documents ne soient plus utiles pour la mise en application des
régimes.
SA : (*) conserver jusqu'au règlement ou au jugement dans le cas d'une procédure de grief ou d'une
procédure judiciaire.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports produits aux organismes responsables de l'administration
des régimes de retraite.
G4-0950 Assurances collectives
(maladie, vie, etc.)
Documents relatifs aux assurances
collectives, aux programmes, aux
adhésions, au renouvellement et
à la correspondance.
888 4* DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au dénouement sauf pour les programmes et les politiques qu'il faut
conserver, jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active
et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
SA : (*) conserver jusqu'au règlement ou au jugement dans le cas d'une procédure de grief ou d'une
procédure judiciaire.
G4-1000 Services aux
ressources humaines
Documents relatifs aux services
aux ressources humaines et aux
activités sociales.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée des services ou des programmes.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes et les mesures particulières établis par
l'établissement, de même que les rapports.
G4-1025 Aide aux employés Documents relatifs aux
programmes d'aide aux employés
de l'établissement et aux activités
qui en découlent.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée des services ou des programmes.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes établis par l'établissement.
G4-1050 Développement des
ressources humaines
Documents relatifs à la formation
et au perfectionnement offerts au
personnel, aux intervenants et aux
administrateurs de l'établissement.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du programme.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes, les rapports, les plans de développement des
ressources humaines (PDRH) et le matériel didactique établis par l'établissement.
G4-1100 Conventions
collectives
Documents relatifs aux conventions
collectives de l'établissement.
999 4* DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
SA : (*) minimum 4 ans ou jusqu'à jugement, règlement ou décision finale dans le cas d'un grief en
cours.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
43
G4-1150 Syndicats Documents relatifs aux syndicats,
aux accréditations, aux cotisations,
aux demandes d'adhésion et aux
délégués syndicaux de
l'établissement.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les certificats d'accréditation et les décisions relatives à l'accréditation
des syndicats.
G4-1200 Négociations locales Documents relatifs aux
négociations locales, aux
demandes syndicales, aux offres
patronales, aux ententes ou
arrangements locaux.
999 * CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
SA : (*) conserver les ententes locales aussi longtemps que des griefs s’y rapportant sont en suspens.
Note : Trois exemplaires sont signés originalement : un à l’employeur, un au syndicat et l’autre au
Ministère du Travail. Après la conclusion des ententes, les autres documents de la série sont considérés
comme des documents de travail. De plus, le ministère du Travail conserve un exemplaire de toutes ces
ententes.
G4-1250 Griefs, arbitrages et
sentences arbitrales
Documents relatifs aux griefs,
aux arbitrages et aux sentences
arbitrales.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au règlement complet du dossier.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les sentences arbitrales.
G4-1300 Conflits de travail Documents relatifs aux conflits
de travail et aux grèves.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au dénouement ou jusqu'à la fin du conflit de travail.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver la décision judiciaire.
G4-1350 Services essentiels Documents relatifs aux services et
aux plans de services essentiels de
l'établissement.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G4-1400 Mouvements des
ressources humaines
Documents relatifs aux
programmes concernant les
mouvements des ressources
humaines (affectations, mutations,
promotions, reclassifications).
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée des programmes.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes établis par l'établissement.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
44
G5 - Gestion des ressources financières
G5-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion
des activités administratives de
l'établissement.
G5-0100 Gestion des
ressources financières
Documents relatifs aux règles et
aux procédés de gestion financière,
à la planification budgétaire, à
l'utilisation des ressources
financières et aux activités
comptables de l'établissement.
G5-0150 Indicateurs de gestion Documents relatifs à l'élaboration
des indicateurs de gestion de
l'établissement.
1 6 DÉT 1 0 DÉT
G5-0200 Budgétisation Documents relatifs à la
planification, au contrôle et aux
ajustements des budgets
d’exploitation et d’immobilisations
de l’organisme, à la gestion du
cadre budgétaire, aux règles
budgétaires, aux prévisions et
demandes budgétaires, aux plans
budgétaires annuel et triennal, au
budget approuvé, aux budgets
spéciaux, au plan de redressement,
au suivi et au contrôle du budget
de l’établissement.
1 6 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver la version officielle du budget approuvé et les plans budgétaires.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
45
G5-0250 Comptabilisation Documents relatifs à la gestion du
système comptable, à la charte
comptable, au grand livre, à la
caisse recettes, à la caisse
déboursés, au journal général et
au journal des achats de
l'établissement.
1 6 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES:
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le grand livre général ou son équivalent, soit, pour chaque poste
budgétaire, son libellé ainsi que les données financières récapitulatives annuelles qui y correspondent de
même que le plan comptable (non intégré au grand livre).
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
G5-0300 Rapports et états
financiers
Documents relatifs aux rapports
financiers, aux états financiers et
à la vérification interne et externe
de l'établissement.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les états financiers annuels, le rapport financier cumulatif annuel ou,
en son absence, les rapports périodiques (dans le cas d'états financiers non vérifiés), de même que le
rapport de vérification interne.
G5-0350 Gestion des comptes
à payer
Documents relatifs aux factures et
notes de crédit capitalisables et
non-capitalisables, aux dossiers
comptables des fournisseurs, à la
petite caisse et aux pièces
justificatives, aux frais de
déplacements et de voyage de
l'établissement.
1 * DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:
SA : (*) 6 ans ou durée de la garantie pour les biens capitalisables, selon la plus longue échéance.
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
G5-0360 Rétribution payée
aux RI/RTF
Documents relatifs à la rétribution
payée aux ressources
d’hébergement non institutionnelles
(RI-Ressources intermédiaires/RTF-
Ressources de type familial).
1 6 DET 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
46
G5-0400 Gestion des revenus Documents relatifs aux revenus,
aux comptes à recevoir, aux
revenus de placement, aux
subventions (incluant les
subventions à la recherche), aux
commanditaires, aux ventes de
services de l'établissement de
même qu’à la contribution
financière des usagers pour
l’hébergement et les services non
assurés.
1 6 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
G5-0450 Gestion de la paie Documents relatifs à
l'administration de la paie, au
rapport périodique des heures et
des salaires payés, au rapport de
la banque de maladie, au journal
de paie, à la saisie de salaire,
au relevé d'emploi et aux
prélèvements sur le salaire.
1 * DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:
SA : (*) 6 ans ou 60 ans pour les documents pouvant servir à établir des variations et des coupures de
salaire (journal de paie, etc.) de façon à ce que les employés y figurant aient atteint l'âge de 75 ans.
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art.35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c.63, art.
230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
G5-0500 Contrôle des heures
de travail
Documents relatifs au contrôle des
heures de travail, aux feuilles de
temps régulier et supplémentaire.
1 6 DÉT 1 0 DÉT
G5-0550 Gestion des comptes
bancaires
Documents relatifs aux opérations
bancaires, aux états bancaires,
aux comptes de banque, aux
bordereaux de dépôts, aux
liquidités, à la marge de crédit, aux
fonds de roulement, au registre de
banque et aux services bancaires.
1 6 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
47
G5-0600 Gestion des chèques Documents relatifs à la gestion des
chèques aux fournisseurs, au
registre des chèques, à la liste des
chèques imprimés et aux chèques
de paie encaissés.
1 6 DÉT 1 0 DÉT
G5-0650 Gestion des
placements
Documents relatifs aux placements
de l'organisme, aux certificats
d'action et aux dépôts à terme de
l'établissement.
888 6 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du placement.
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
G5-0700 Impôts et taxes des
gouvernements et des
municipalités
Documents relatifs aux impôts et
taxes des gouvernements (TPS -
TVQ) et des municipalités et aux
relevés de taxation.
1 6 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES:
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
G5-0750 Gestion de la dette Documents relatifs à la gestion de
la dette (emprunts) de
l'établissement.
888 6 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES:
AC : durée de la dette.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le registre des obligations.
FLR : Loi sur le ministère du Revenu, L.R.Q., M-31, art. 35.1 et Statuts du Canada 1970, 71, 72, c. 63,
art. 230; plus Partie LVIII du Règlement de l'impôt sur le revenu, art. 5800.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
48
G6 - Gestion des ressources matérielles excluant les ressources immobilières telles que terrains, bâtiments et locaux
G6-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion des
activités administratives de
l'établissement.
G6-0100 Gestion des
ressources matérielles
excluant les
ressources
immobilières telles
que terrains,
bâtiments et locaux
Documents relatifs à l'acquisition,
à l'utilisation, à l'entretien, à
l'inventaire et à la disposition des
ressources matérielles de
l'établissement (fournitures,
équipements et mobilier).
G6-0150 Acquisition des biens Documents relatifs à l'acquisition
des biens, des équipements et des
fournitures, à la justification
d’achat, à l’analyse des besoins, au
choix d’achat du bien, aux bons de
commande et aux bons de
réception.
1 6 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: voir aussi la règle G6-0200 pour chacun des biens acquis,.
G6-0200 Dossier du bien Documents relatifs au dossier du
bien, à son utilisation, aux
fournitures et équipements
nécessaires à l’utilisation du bien
(entre autres leur transport).
888 6 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du bien.
FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., c. L-0.2, r.1, art.
145 et suivants en ce qui a trait aux documents reliés à l’utilisation des appareils des laboratoires de
radiologie diagnostique; et
Règlements et Loi de la Commission canadienne de sûreté nucléaire pour l’utilisation de substances
radioactives, Statuts du Canada 1997, c.9; et
Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r.-3.01, art. 11; et
Loi de 1992 sur le transport des matières dangereuses, Statuts du Canada. 1992, c. 34.
Voir aussi la règle G6-0550 pour l’entretien du bien et G6-0600 pour la disposition du bien.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
49
G6-0250 Soumissions retenues Documents relatifs à l'appel d'offre,
au cahier des charges et à la
soumission retenue.
1 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES :
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les soumissions capitalisables retenues ainsi que les cahiers des
charges s'y rapportant.
G6-0300 Soumissions non
retenues
Documents relatifs aux soumissions
non retenues.
888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à ce qu'un soumissionnaire soit retenu.
G6-0350 Gestion des emprunts
de ressources
matérielles
Documents relatifs aux emprunts
de ressources matérielles de
l'établissement.
888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de l'emprunt.
G6-0400 Gestion des prêts de
ressources matérielles
Documents relatifs à la gestion du
magasin et des prêts internes et
externes de l'établissement.
888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du prêt.
G6-0450 Inventaire des biens
matériels
Documents relatifs à l'inventaire
des fournitures, du mobilier et des
équipements.
999 2 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: pour les fournitures, conserver un inventaire complet aux années un (1) de
chaque décennie et, pour le mobilier et les équipements, conserver l'inventaire des biens capitalisables
et toute version ultérieure qui présente des modifications substantielles par rapport à la précédente.
G6-0500 Fournisseurs de biens
et de services
Documents relatifs aux fournisseurs
de biens et de services
professionnels, aux dossiers des
fournisseurs, aux dépliants et
catalogues.
* 0 DÉT * 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : (*) 888 (durée des relations d'affaires) ou 999 (jusqu'à remplacement par une
nouvelle version pour les pièces comprises dans le dossier).
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
50
G6-0550 Entretien et
réparation du
matériel et des
équipements
Documents relatifs à l'entretien et
à la réparation du matériel et des
équipements de l'établissement,
incluant les appareils d’imagerie
médicale.
888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de l’utilisation du matériel et des équipements.
FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., c. L-0.2, r.1, art
145 et suivants en ce qui a trait aux documents reliés à l’utilisation des appareils des laboratoires de
radiologie diagnostique; et
Règlements et Loi de la Commission canadienne de sûreté nucléaire pour l’utilisation de substances
radioactives, Statuts du Canada 1997, c. 9 et
Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r.-3.01, art. 11.
Voir aussi la règle G6-0200
G6-0560 Registre du service
central de
stérilisation
Documents relatifs à la stérilisation
des fournitures et des instruments
médicaux
1* 9 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre;
par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées.
G6-0600
Disposition du
matériel
Documents relatifs à la
disposition du matériel, à la
vente, au transfert, à la
destruction, à la récupération et
au recyclage des biens matériels
de l’établissement.
888
*
1BTRI
888
0
DÉT
COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la fin du processus de disposition.
SA : (*) 6 ans plus la durée des prescriptions applicables selon les diverses lois.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les soumissions capitalisables retenues.
FLR : Code civil du Québec, art. 2925; et
Règlements et Loi de la Commission canadienne de sûreté nucléaire pour l’utilisation de substances
radioactives, Statuts du Canada 1997, c. 9; et
Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r.-3.01, art. 11; et
Loi de 1992 sur le transport des matières dangereuses, Statuts du Canada 1992, c. 34.
Vois aussi la règle G6-0200.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
51
G6-0650 Gestion des services
alimentaires
Documents relatifs à
l'organisation et à la planification
des activités reliées à la
préparation et à la distribution
des repas (calendrier
d'alimentation et recettes), de
même qu'à la planification et à la
gestion des produits et
fournitures nécessaires.
999 0 2BTRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver une (1) semaine de menus par année en alternant la semaine.
VOIR AUSSI : la règle X1-2750 Évaluation des services et des programmes pour les études ayant trait
à la qualité des services.
G6-0700 Gestion de la
buanderie et de la
lingerie
Documents relatifs à
l'organisation et à la planification
des activités reliées à la
cueillette et au nettoyage du
linge souillé, de même qu'au
rangement de la lingerie propre
et à la planification et la gestion
des produits et fournitures
nécessaires aux usagers et à
l'établissement.
999 0 3BDET 999 0 DET COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G6-0750 Gestion du transport Documents relatifs à
l'organisation du transport et
à l'utilisation des véhicules.
999 0 4BDET 999 0 DET COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G6-0800 Gestion des biens des
usagers
Documents relatifs à la gestion
des biens (argent, biens
personnels) des usagers confiés à
l’établissement (dans la voûte).
888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu’au départ de l’usager.
G6-0810 Registre des biens
perdus, oubliés ou
confiés à
l’établissement
Documents relatifs à la gestion
des biens perdus, oubliés ou
confiés à l’établissement dans le
cas d’usagers qui ont quitté ou
sont décédés.
1* 3
DÉT COMMENTAIRES : DESCRIPTION : registre constitué pour garder la trace des modes de disposition de
ces biens.
AC : (*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre; par la suite appliquer
la période semi-active et la disposition indiquées.
FLR : Code civil du Québec, art. 934 à 946.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
52
G7 - Gestion des ressources immobilières
G7-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion
des activités administratives de
l'établissement.
G7-0100 Gestion des
ressources
immobilières
Documents relatifs à l'acquisition,
à la construction, à l'utilisation,
à l'entretien, à l'inventaire et à la
disposition des biens immobiliers
(terrains, bâtiments, locaux) de
l'établissement.
G7-0150 Acquisition des biens
immobiliers
Documents relatifs à l'acquisition
des biens immobiliers (terrains,
bâtiments), aux offres d'achat et
soumissions, aux analyses des
besoins, aux évaluations foncières,
aux plans et devis, aux choix et
aux titres de propriété de
l'établissement.
888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la cession de la propriété.
FLR: Code civil du Québec, art. 2917.
VOIR AUSSI : la règle G6-0300 Soumissions non retenues des ressources matérielles.
G7-0200 Location et occupation
d'espaces
Documents relatifs aux locations
et occupations des espaces de
l'établissement.
888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de la location.
FLR: Code civil du Québec, art. 2925 s'applique aux documents produits après le 1er janvier 1994.
G7-0250 Construction d'édifices
et projets majeurs
d'aménagement
Documents relatifs aux
constructions d'édifices, aux
autorisations, aux permis de
construction, aux certificats
d'architecte, aux plans et devis
et à la publicité de l'établissement.
888 10 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: durée des travaux.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les plans et devis tels que construits ou modifiés, les soumissions
retenues, les cahiers des charges s'y rapportant ainsi que les certificats d'arpenteur et d'architecte.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
53
G7-0300 Projets mineurs
d'aménagement
Documents relatifs aux projets
mineurs d'aménagement et de
réaménagement des biens
immobiliers de l'établissement.
1 4 DÉT 1 0 DÉT
G7-0350 Identification et
signalisation
Documents relatifs à l'identification
et à la signalisation interne et
externe de l'établissement.
999 0 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G7-0400 Entretien des biens
immobiliers
Documents relatifs à l'entretien des
systèmes techniques (chauffage,
plomberie, climatisation, etc.) des
biens immobiliers (terrains,
bâtiments et locaux) de
l'établissement.
888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de la garantie.
SA : durée du bien plus la durée des prescriptions applicables.
G7-0450 Gestion de la sécurité Documents relatifs à la sécurité,
aux programmes de gardiennage,
au contrôle des issues et des clés,
aux mesures d'urgence et aux
plans d'évacuation de
l'établissement.
888 6 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée d'application des programmes.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le plan des mesures d'urgence de base et les modifications majeures
apportées au plan de base.
G7-0500 Disposition des
ressources
immobilières
Documents relatifs à la disposition
des ressources immobilières, aux
offres d'achat, à l'évaluation
foncière, à la vente de ressources
immobilières de l'établissement.
888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la disposition du bien.
G7-0550 Gestion des
stationnements
Documents relatifs à la gestion des
stationnements, aux demandes de
réparation, à l'entretien, à
l'aménagement et à la rénovation
des stationnements de
l'établissement.
999 4 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
54
G8 - Législation et affaires juridiques
G8-0050 Gestion des activités
administratives
Documents relatifs à la gestion
des activités administratives de
l'établissement.
G8-0100 Législation et affaires
juridiques
Documents relatifs à la législation
et aux affaires juridiques.
G8-0150 Rapports du coroner Documents relatifs aux rapports
du coroner.
888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant qu'utile pour la mise en place des mesures recommandées par le coroner.
G8-0200 Lois, règlements et
décrets
gouvernementaux
Documents relatifs aux lois,
règlements et décrets
gouvernementaux.
999 0 DÉT 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
G8-0250 Avis et opinions
juridiques
Documents relatifs aux avis et
opinions juridiques.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'au dénouement de l'affaire pour laquelle l'opinion a été donnée.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les avis et les opinions demandés par l'établissement.
G8-0300 Réclamations Documents relatifs aux
réclamations par et contre
l’établissement.
888 3 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’au dénouement en vertu d’une décision de l’établissement.
G8-0350 Mises en demeure,
ordonnances et
poursuites
Documents relatifs aux mises en
demeure, aux ordonnances et aux
poursuites par et contre
l'établissement.
888 3 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au dénouement des procédures, y compris les droits d'appel.
G8-0400 Jugements et
sentences
Documents relatifs aux jugements
et sentences concernant
l'établissement.
888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à l'exécution du jugement.
FLR: Code civil du Québec, art. 2924.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
55
G8-0450 Contrats de biens
capitalisables
Documents relatifs aux contrats
signés par l'établissement pour
acquérir des biens mobiliers,
immobiliers et des services.
888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du contrat.
FLR: Code civil du Québec; art. 2917 et 2922 s'appliquent aux documents produits après le 1er janvier
1994.
G8-0500 Baux et contrats de
location de biens
non-capitalisables
et de services
professionnels
Documents relatifs aux baux et
aux contrats de location de biens
non-capitalisables et de services
professionnels.
888 6 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée du bail ou du contrat.
FLR: Code civil du Québec; art. 2925 et 2927 s'appliquent aux documents produits après le 1er janvier
1994.
G8-0550 Ententes, accords et
conventions
Documents relatifs aux ententes
et accords de l'établissement.
888 6 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : durée de l'entente.
G8-0600 Gestion des
assurances
Documents relatifs aux garanties
d’assurances (polices) et aux
certificats d’assurances de
l’établissement.
888 3 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée de la police.
SA : Correspond au délai de prescription pour les réclamations.
Note : Les établissements peuvent détruire ces documents car la Direction des programmes d’assurance
du réseau de la santé et des services sociaux de l’AQESSS (gestionnaire des programmes d’assurance du
réseau) a la responsabilité de la conservation permanente de tous les originaux des polices d’assurance
émises par son intermédiaire pour tous les assurés.
G8-0650 Dossiers d’enquête en
gestion des risques
Documents relatifs aux enquêtes
faites dans le cadre des activités
de gestion des risques.
888 5 TRI COMMENTAIRES : AC : pour la durée de l’enquête.
SA : 5 ans après la fermeture du dossier.
IN : CRITÈRES DE TRI : Conserver les dossiers qui restent sujets à une poursuite éventuelle.
Note : L’établissement peut vérifier la pertinence de sa décision auprès du gestionnaire des programmes
d’assurance du réseau (Direction des programmes d’assurance de l’AQESSS) sur les possibilités d’une
poursuite éventuelle.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
56
X1 - Gestion des services aux usagers
X1-0050 Gestion des services
de santé et des
services sociaux
Documents relatifs à la gestion des
services de santé et des services
sociaux.
X1-0100 Gestion des services
aux usagers
Documents relatifs à la gestion des
services de santé et des services
sociaux aux usagers.
X1-0110 Plan d’organisation
clinique des services
Documents relatifs à l’organisation
des services et des programmes
de santé et de services sociaux
de l’établissement.
999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les programmes et les rapports développés par l'établissement.
X1-0150 Admission et contrôle
des usagers
Documents relatifs aux fichiers des
demandes d'admission et aux
critères d'admission de
l'établissement.
2 0 TRI 2 0 DÉT COMMENTAIRES: IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les critères d'admission établis par l'établissement.
Voir aussi la règle X1-0350, car la demande d'admission, une fois acceptée, est versée au dossier de
l'usager.
X1-0200 Accueil Documents relatifs à l'accueil des
usagers, au code de vie des
usagers et à la politique d'accueil
de l'établissement.
999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le code de vie des usagers et les politiques d'accueil établies par
l'établissement.
X1-0250 Droits des usagers Documents relatifs aux droits des
usagers et au code d'éthique en
vigueur dans l'établissement.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
X1-0300 Archives médicales Documents relatifs aux archives
médicales et aux dossiers des
usagers.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
57
X1-0350 Dossier de l’usager Documents relatifs aux soins et aux
services rendus à un usager par un
établissement, en vertu du
Règlement sur l’organisation et
l’administration des établissements
* 0 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) 5 ans d’âge de la pièce sauf dans le cas des dossiers complets à conserver en
permanence et pour les pièces suivantes qui doivent être conservées dans tous les dossiers des
établissements sujets à l’article 64 du Règlement sur l’organisation et l’administration des
établissements. Voir la fin de la section 2 de ce document pour plus de précision sur les documents à
conserver en permanence.
Un établissement peut choisir de conserver d’autres pièces du dossier. Dans un tel cas, il doit en dresser
la liste. Dans tous les cas, les pièces identifiées à l’article 64 du Règlement sur l’organisation et
l’administration des établissements et celles incluses dans la liste dressée par l’établissement doivent être
conservées 5 ans après le décès de l’usager.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver sur une base annuelle un dossier complet pour chaque 200 dossiers
ouverts. Les dossiers à conserver intégralement doivent être identifiés, si possible, dès leur création ou
lorsque l’application informatique le permet. Les établissements doivent conserver un minimum d’un
dossier complet par année quel que soit le nombre de dossiers ouverts annuellement.
FRL : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r. 3.01 art. 53 à
56.
X1-0360 Trousse médico-légale Documents relatifs aux
informations recueillies dans le
cadre d’une intervention médico-
légale auprès d’un usager
888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’au jugement rendu à la suite de la décision prise par l’usager de porter
plainte ou, dans le cas contraire, 5 ans après le décès de l’usager.
N.B. : compte tenu de la nature des informations qui y sont consignées, les documents de la trousse
peuvent être conservés à part avec une note au dossier de l’usager.
X1-0400 Dossier de l’usager –
volet imagerie
médicale
Documents relatifs aux clichés et
aux copies de rapports (original au
dossier de l’usager) de radiologie
traditionnelle et d’intervention ou
interventionnelle** (voir
DÉFINITION dans
COMMENTAIRES), de médecine
nucléaire, de résonance
magnétique, d’échographie et
autres techniques similaires.
* 0 TRI * 0 DÉT COMMENTAIRES : DÉFINITION : ** Radiologie d’intervention ou interventionnelle : actes invasifs sous
contrôle d’une technologie d’imagerie médicale, à visée diagnostique ou thérapeutique.
AC : (*) 5 ans d’âge de la pièce, à l’exception des rapports et des clichés et image de radiologie
d’intervention ou interventionnelle qui doivent être conservés 5 ans après le décès de l’usager, au même
titre que les protocoles opératoires.
IN : CRITÈRES DE TRI : Dans tous les cas, conserver les clichés et les images des dossiers échantillonnés
pour conservation permanente conformément à la règle X1-0350.
FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements d’application de la Loi sur les
services de santé et les services sociaux, S-5, r.-3.01, art. 53, 9° et 10°, 55, 4° et 17° et 56, 3° et 13°.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
58
X1-0410 Dossier de l’usager –
volet lames et blocs
des laboratoires de
biologie médicale
Lames et blocs des laboratoires
de biologie médicale (secteur de
l’anatomopathologie – histologie) :
lames de moelle osseuse, coupes
histologiques et blocs de paraffine
contenant des tissus.
2 8 TRI COMMENTAIRES : AC : 2 ans d’âge de la pièce.
IN : CRITÈRES DE TRI : Dans tous les cas, conserver les lames et les blocs des dossiers échantillonnés
pour conservation permanente.
Note : Les associations professionnelles de pathologistes peuvent recommander des délais plus longs en
fonction de la nature des spécimens.
FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., c. L-0.2, r.-1, art.
138 (b).
X1-0420 Dossier de l’usager –
volet ordonnances et
copies des rapports
des laboratoires de
biologie médicale
Documents relatifs aux
ordonnances et aux copies des
rapports (original au dossier de
l’usager ou au dossier du requérant
de l’examen) conservés aux
laboratoires de biologie médicale
comprenant l’anatomopathologie,
histologie et les autres secteurs
reliés aux laboratoires ci-dessus
(biochimie, microbiologie et
hématologie).
2 * DÉT 2 * DÉT COMMENTAIRES : DESCRIPTION : les ordonnances sont des documents originaux qui sont conservés
selon les délais prévus. Les rapports sont soit des exemplaires secondaires, si l’original est déposé au
dossier de l’usager de l’établissement, soit des exemplaires principaux si l’original est au dossier du
professionnel en cabinet privé qui a demandé l’expertise. Par contre, dans les deux cas, les délais et le
mode de disposition sont les mêmes (voir ci-dessous).
AC : 2 ans d’âge de la pièce.
SA : (*) 0 à l’exception des ordonnances et des copies des rapports du secteur de l’anatomopathologie-
histologie qui doivent être conservés 8 ans.
Note : Les associations professionnelles peuvent recommander des délais plus longs en fonction de la
nature des spécimens.
FLR : Règlement d’application de la Loi sur la protection de la santé publique, L.R.Q., L-0.2, r.-1, art. 138
(a), et
Règlements sur l’organisation et l’administration des établissements d’application de la Loi sur les
services de santé et services sociaux, S-5, r.-3.01, art. 58 et 59.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
59
X1-0430 Dossier de l’usager –
volet ordonnances et
copies des rapports
des laboratoires
d’électrophysiologie
médicale, d’imagerie
médicale et audiologie
Documents relatifs aux
ordonnances, tracés ou
documents accessoires reliés
aux épreuves de diagnostic ou
de monitoring conservés aux
laboratoires d’électrophysiologie
médicale et aux copies des
rapports (original au dossier de
l’usager ou au dossier du
requérant de l’examen).
5 0 TRI 5 0 DÉT COMMENTAIRES : DESCRIPTION : les ordonnances sont des documents originaux alors que les rapports
sont soit des exemplaires secondaires, si l’original est déposé au dossier de l’usager de l’établissement,
soit des exemplaires principaux si l’original est au dossier du professionnel en cabinet privé qui a
demandé l’expertise. Dans les deux cas, les délais et le mode de disposition des copies sont les mêmes
(voir ci-dessous).
AC : 5 ans d’âge de la pièce.
IN : CRITÈRE DE TRI : Dans tous les cas, conserver les tracés, les images et les documents accessoires
des dossiers échantillonnés pour conservation permanente.
FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements d’apllication de la Loi sur les
services de santé et services sociaux, S-5, r.-3.01, art. 53, 9° et 10°, 55, 4° et 17° et 56, 3° et 13°.
X1-0440 Dossier de l’usager –
tracés de monitoring
foetal
Documents relatifs aux tracés de
monitoring foetal
5 * TRI COMMENTAIRES : Les délais de conservation applicables peuvent être prolongés après consultation du
département d’obstétrique de l’établissement.
AC : 5 ans d’âge de la pièce.
SA : (*) 0 à l’exception des tracés d’un bébé à terme dont l’APGAR à 5 minutes se situait à moins de 8.
À conserver 18 ans supplémentaires, soit 5 ans après la majorité.
IN : CRITÈRES DE TRI : Dans tous les cas, conserver les tracés des dossiers échantillonnés pour
conservation permanente.
FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements d’application de la Loi sur les
services de santé et services sociaux, S-5, r.-3.01, art 53, 9°.
X1-0450 Dossier de recherche
d’antécédents
sociobiologiques
Documents relatifs à la recherche
d’antécédents sociobiologiques.
888 10 TRI
COMMENTAIRES : AC : durée de la recherche.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver sur une base annuelle un dossier complet pour chaque 200 dossiers
ouverts. Les dossiers à conserver intégralement doivent être identifiés si possible, dès leur création ou
lorsque l’application informatique le permet. Les établissements doivent conserver un minimum d’un
dossier complet par année quel que soit le nombre de dossiers ouverts annuellement.
X1-0500 Tutelle d’un usager
demandée à la Cour
supérieure
Documents relatifs à la tutelle
d’un usager exercée ou demandée,
entre autres, par le directeur de la
protection de la jeunesse et
accordée par la Cour supérieure
888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : Jusqu’à la fin de la prestation des services.
FLR : Code civil du Québec, art.205 à 207
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
60
X1-0550 Dossier de l'usager
(Loi sur la protection
de la jeunesse,
L.R.Q., c. P-34.1)
Documents relatifs aux soins et
aux services rendus par un
établissement à un usager selon la
Loi sur la protection de la jeunesse.
X1-0600 Dossier de l'usager -
Signalement non
retenu
Documents relatifs au signalement
non retenu selon la Loi sur la
protection de la jeunesse.
888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à la décision du Directeur de la protection de la jeunesse (D.P.J.) de ne pas
retenir le signalement.
SA : (*) conserver 2 ans ou jusqu’à ce que l’enfant ait atteint l’âge de 18 ans, selon la période la plus
courte.
FLR : Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q., c. P-34.1, art. 37.1.
X1-0650 Dossier de l'usager -
Sécurité ou
développement non
compromis
Documents relatifs aux services
rendus par un établissement à un
jeune dont la sécurité ou le
développement est non compromis
selon la Loi sur la protection de la
jeunesse.
888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'au jugement du tribunal ou jusqu'à la décision du directeur de la protection
de la jeunesse (D.P.J.) à l’effet que la sécurité ou le développement de l’enfant n’est pas compromis.
SA : (*) conserver 5 ans ou jusqu’à ce que l’enfant ait atteint l’âge de 18 ans, selon la période la plus
courte.
FLR : Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q., c. P-34.1, art. 37.2 et 37.3.
X1-0700 Dossier de l’usager –
sécurité et
développement
compromis
Documents relatifs aux services
rendus par un établissement à un
jeune dont la sécurité ou le
développement est compromis
selon la Loi sur la protection de la
jeunesse.
888 * DET 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’au jugement du tribunal ou jusqu’à la décision du directeur de la protection
de la jeunesse (D.P.J.) que la sécurité ou le développement de l’enfant n’est plus compromis.
SA : (*) conserver 5 ans ou jusqu’à ce que l’enfant ait atteint l’âge de 18 ans, selon la période la plus
courte.
Le tribunal peut prolonger la période de conservation de l’information contenue au dossier de l’enfant
pour des motifs exceptionnels et pour la période qu’il détermine.
33BFLR : Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q., c. P-34.1, art. 37.4.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
61
X1-0750 Jeunes hébergés en
ressources
intermédiaires
Documents relatifs aux jeunes
placés en milieux résidentiels
(Ressources intermédiaires)
888 * TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : Le dossier d’hébergement devient un dossier satellite au dossier principal de l’usager.
Les délais de conservation prévus pour le dossier principal par la loi en vertu de laquelle le placement est
fait, doivent être appliqués.
AC : tant que l’usager est hébergé dans ces ressources.
SA : (*) : référer à la note prévue ci-après en fonction de la loi qui s’applique dans chaque cas.
IN : CRITÈRES DE TRI : référer aux critères de tri précisés à la note prévue ci-après en fonction de la loi
qui s’applique dans chaque cas.
Note : Pour les placements faits en fonction de la Loi sur la protection de la jeunesse, voir la règle
X1-0700; ceux faits en vertu de Loi sur les services de santé et les services sociaux, voir la règle X1-
0350; et ceux faits en vertu de la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, voir la règle
X1-0850.
X1-0800 Dossier de l'usager
(Loi sur le système
de justice pénale
pour les adolescents
[L.C., (2002) ch.1])
Documents relatifs aux soins et
aux services rendus par un
établissement à un usager selon
la Loi sur le système de justice
pénale pour les adolescents.
X1-0850
Intègre les
règles
X1-0900
X1-0950
X1-1000
Dossier de l’usager –
Acquittement–
retrait, rejet ou
suspension
d’inculpation –
mesures de rechange
ou arrêt d’intervention
- acte criminel,
infraction sommaire
ou renvoi
Documents relatifs au dossier
d’acquittement d’un usager selon
la Loi sur le système de justice
pénale pour les adolescents.
* 5 TRI * 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) jusqu’à la fin de la prestation de service.
SA : 5 ans après la fermeture du dossier.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver sur une base annuelle un dossier complet pour chaque 200 dossiers
ouverts. Les dossiers à conserver intégralement doivent être identifiés si possible, dès leur création ou
lorsque l’application informatique le permet. Les établissements doivent conserver un minimum d’un
dossier complet par année quel que soit le nombre de dossiers ouverts annuellement.
FLR : Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, L.R.Q., c. S-5, r. 3.01, art. 53
à 56.
Note : Le dossier d’un adolescent tenu par un Centre jeunesse est un dossier constitué en vertu de la Loi
sur les services de santé et les services sociaux et ses règlements.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
62
X1-1050 Dossier de l'usager -
adoption
Documents relatifs au dossier
d’adoption d’un usager.
888 0 CON COMMENTAIRES:
AC : jusqu'au jugement d'adoption.
X1-1100 Dossier des
ressources à la
clientèle
Documents relatifs au dossier de
ressources à la clientèle. Cette
série regroupe les dossiers des
familles d'accueil.
X1-1150 Offres de services Documents relatifs aux offres de
services des familles d'accueil.
888 1 DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant que la famille fait partie du réseau potentiel des ressources d'hébergement.
X1-1200 Ressources
d’hébergement
utilisées
Documents relatifs à l’évaluation
et aux contrats passés avec les
ressources d’hébergement utilisées
dans le cadre des services et soins
rendus à un usager (familles
d’accueil, résidences d’accueil ou
ressources intermédiairesqui
reçoivent des usagers en
hébergement ou en placement).
888 5 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée de l’utilisation des ressources.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver la première et la dernière évaluation pour toute ressource fermée
suite aux résultats d’une évaluation.
Note : Pour les contrats voir la règle G8-0500
X!-1210 Gestion des unités
de vie
Documentation relatif aux
informations dans le cadre des
activités quotidiennes d’une unité
de vie en internat, en foyer de
groupe, en ressource intermédiaire
(cahier de bord, rapport de nuit,
rapports quotidiens, etc.)
1 1 DÉT COMMENTAIRES : Il s’agit de documents de travail servant à la gestion quotidienne des unités de vie.
Toute information particulère doit être enregistrée au dossier de l’usager.
X1-1250 Cas litigieux relatifs
aux ressources
d’hébergement
Documents relatifs aux dossiers
Litigieux des ressources
d’hébergement.
888 * TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu’à dénouement complet du litige.
SA : (*) 35 ans pour s’assurer qu’un établissement ait en main l’information nécessaire s’il a à retourner
en arrière en raison d’une réinscription d’une famille d’accueil au réseau potentiel des ressources
d’hébergement.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les évaluations.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
63
X1-1300 Dossier de groupe Documents relatifs aux services
rendus aux usagers-groupe tel
que défini au Cadre normatif et
protocole d'échange (SIC-CLSC).
Ces groupes sont constitués à
l'intérieur d'un programme
structuré à des fins de prévention,
d'éducation ou d'intervention
thérapeutique.
888 3 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: durée des services au groupe.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver le registre des membres du groupe.
X1-1350 Dossier
communautaire
Documents relatifs aux services
rendus dans le cadre d’un plan
d’action aux usagers-
communautaire tel que défini au
Cadre normatif et protocole
d’échange (SIC-CLSC).
888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée des services au groupe.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les plans d’action.
X1-1400 Dossier des
entreprises (CLSC)
Documents relatifs aux
interventions dans une entreprise
découlant de l’application des
programmes de santé et sécurité.
888 0 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée des services à l’entreprise.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les programmes et les rapports d’intervention.
X1-1450 Dossiers des
travailleurs d’une
entreprise (CLSC)
Documents relatifs aux soins et
services rendus par le CLSC à un
travailleur dans le cadre de
programmes de santé et sécurité
appliqués à l’entreprise.
888 * DÉT 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée des services ou jusqu’à la fermeture du dossier.
SA : (*) s’assurer de la conservation du dossier médical d’un travailleur pendant 20 ans après la fin de
l’emploi du travailleur ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée.
FLR : Loi sur la santé et la sécurité du travail, L.R.Q., S-2.1, art. 127 (5).
X1-1460 Analyse de postes
lors de demandes
de retrait préventif
(CLSC)
Documents relatifs aux analyses
de postes faites par le CLSC et
reliées à des demandes
de retrait préventif provenant
de salariées enceintes ou qui
allaitent.
888 6 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à la transmission des données au médecin traitant.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver des dossiers complets devenus inactifs dans les proportions suivantes:
1) Sur la première tranche annuelle de 1000 dossiers, conserver un dossier complet sur 50;
2) Sur la tranche annuelle de 1001 dossiers et plus, conserver un dossier complet sur 100.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
64
X1-1500 Fiches de demande de
services (CLSC)
Documents relatifs aux demandes
de services autres que les
demandes d’information faites à
l’établissement, incluant l’analyse
des demandes par les intervenants,
qu’il y ait ou non des suivis à leur
égard.
1* 3 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) les demandes qui amènent un suivi donnent lieu à l’ouverture d’un dossier ou
réactive celui-ci s’il existe déjà. À ce moment, la règle X1-0350 s’applique.
X1-1510 Fiches de demandes
d’information (CLSC)
Documents relatifs aux demandes
d’information auxquelles un
professionnel à l’accueil donne
réponse.
1 1 DÉT
X1-1550 Fiches de périnatalité Documents relatifs au profil des
femmes ayant reçu des services de
l’établissement à l’occasion d’une
grossesse et d’une naissance.
1 3 DÉT 1 0 DÉT
X1-1600 Fiches d'Info-Santé Documents relatifs aux fiches
d'appel des usagers complétées
lors des demandes d'informations
cliniques auprès du service d'Info-
Santé CLSC.
1 3 DÉT 1 0 DÉT
X1-1650 Index et registre des
usagers (numériques
et alphabétiques)
Documents relatifs à l’index et au
registre des usagers de
l’établissement (numériques et
alphabétiques).
1* 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES : AC :(*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre; par
la suite appliquer la disposition indiquée.
L’ensemble des fiches des usagers constituant l’index usagers est à conservation permanente.
La liste des usagers imprimée à partir de l’index constitue une copie secondaire à remplacer à chaque
nouvelle version.
X1-1700 Index des maladies Documents relatifs à l'index des
maladies des usagers, incluant
l’index des complications et des
infections.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la
disposition indiquée dans les remarques additionnelles.
X1-1710 Index des
interventions
chirurgicales
Documents relatifs à l’index des
interventions chirurgicales.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la
disposition indiquée dans les remarques additionnelles.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
65
X1-1750 Index des médecins et
des dentistes
Documents relatifs à l'index des
médecins et des dentistes.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la
disposition indiquée dans les remarques additionnelles.
X1-1800 Données statistiques
périodiques
Données statistiques périodiques
de type médico-administratif (Med-
echo, Intégration CLSC, etc.).
1 1 DÉT 1 0 DÉT
X1-1850 Données statistiques
annuelles
Données statistiques annuelles
de type médico-administratif (Med-
echo, Intégration CLSC, etc.).
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la
disposition indiquée dans les remarques additionnelles.
X1-1900 Registre des
admissions
Documents relatifs au registre des
admissions de l'établissement.
1 4 DÉT 1 0 DÉT
X1-1910 Registre des sujets
d’essais cliniques
Documents relatifs aux sujets
sélectionnés dans le cadre des
essais cliniques.
888 25* CON COMMENTAIRES : AC : jusqu’au dénouement du projet de recherche.
SA : (*) la constitution et la conservation du registre sont exigées par la Loi.
FLR: Règlement sur les aliments et drogues (C.R.C., ch. 870, art. C.05.012, adopté en vertu de la
Loi sur les aliments et drogues, L.R.C., 1985, ch. F-27.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
66
26BX1-1920 Registre des
traumatismes,
d’oncologie, des
urgences, etc.
Information relative aux cas de
traumatologie, d’oncologie, de
l’urgence, etc.
* 0 CON * 0 DÉT COMMENTAIRES :
AC : (*) tant qu’utile à la compilation des données et à la référence; par la suite appliquer la disposition
indiquée.
27BX1-1930 N° annulé
et transféré
au G1-0900
Registre local des
accidents et incidents
28BX1-1950
Registre des
naissances, des
décès, des
mortinaissances,
du bloc obstétrical et
du bloc opératoire
Documents relatifs aux registres
des naissances, des décès, des
mortinaissances, du bloc
obstétrical et du bloc opératoire
de l’établissement.
1* 0 CON 1* 0 DÉT 29BCOMMENTAIRES : AC : (*) un an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre;
par la suite appliquer la disposition indiquée.
X1-2000 Registre de sorties
des usagers
Documents relatifs au registre de
sorties des usagers de
l'établissement.
1 4 DÉT 1 0 DÉT
X1-2050 Registre des transferts Documents relatifs au registre des
transferts internes ou inter-
établissements.
1 4 DÉT 1 0 DÉT
X1-2100 Registre des accès
aux informations
nominatives
concernant les
usagers
Registre tenu pour répondre aux
exigences de la loi dans le cadre
de l’utilisation des systèmes
informatiques et lorsque
l’application informatique le
permet.
* 4 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: Documents relatifs à la journalisation des accès aux renseignements nominatifs
concernant les usagers.
AC : (*) 1 an après que le registre, exigé par la loi, soit complet et remplacé par un autre registre; par la
suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées.
FLR: Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels, L.R.Q., c. A-2.1, art. 67.3; et
Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 19 et ss.27.2; et
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, L.R.Q., c. C-1.1, art. 41.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
67
X1-2150 Registre des services
externes à des fins de
diagnostic
Documents relatifs au registre des
services externes pour des fins de
diagnostic.
1 4 DÉT 1 0 DÉT
X1-2200 Registre des services
en santé scolaire
Documents relatifs au registre
des services en santé scolaire.
1 4 DÉT 1 0 DÉT
X1-2250 Banque de sang
(registres, cardex,
rapports, etc.)
Documents relatifs aux registres,
aux cardex, aux bordereaux
d’émission de produits sanguins,
aux rapports d’incident/accident
transfusionnels et aux autres
documents relatifs à la banque de
sang et aux transfusions de
produits sanguins.
* 4 TRI 1 0 DÉT COMMENTAIRES:
AC : (*) 1 an après que le registre soit complet et remplacé par un autre registre; par la suite appliquer
la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver les documents selon les délais déterminés par la norme Z902-04 de
l’Association canadienne de normalisation (CSA).
X1-2260 Stupéfiants et drogues contrôlées
Documents et dossiers relatifs aux stupéfiants et aux drogues contrôlées
2* 3* DET 2 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : (*) 2 ans d’âge de la pièce.
SA : (*) 3 ans pour compléter le 5 ans d’âge de la pièce prévu pour les dossiers d’usager.
FLR : Lignes directrices sur la distribution sécuritaire des stupéfiants et des drogues contrôlées dans les
hôpitaux, Bureau des drogues dangereuses, Santé et Bien-Être social Canada, janvier 1990, p. 21. Aussi
applicable dans tous les établissements qui possèdent, manipulent, distribuent ou entreposent ces
médicaments.
X1-2300 Fichier de vaccination Documents relatifs à la vaccination
d’un individu sous forme de fiche,
dossier ou pièce.
888 5* DÉT COMMENTAIRES : AC : tant qu’utile pour assurer le suivi.
SA : (*) 5 ans après le décès de l’usager.
X1-2350 Maladies à déclaration
obligatoire
Documents relatifs au fichier des
usagers ayant souffert de maladies
à déclaration obligatoire.
1 9 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: Les directions de la santé publique des agences de services de santé et de services
sociaux sont responsables de l'exemplaire principal.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
68
X1-2400 Dossier de plaintes
des usagers
Documents relatifs au dossier de
plaintes des usagers.
888 5* DET 888 0 DET COMMENTAIRES : AC : jusqu’à la fin du processus du traitement de la plainte.
SA : (*) 5 ans de la date de la plainte. Le dossier de plainte ayant le même statut que le dossier de
l’usager.
30BFLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art. 76.9.
X1-2450 Enseignement aux
usagers
Documents relatifs à
l'enseignement aux usagers.
999 4 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes et le matériel pédagogique préparés par
l'établissement.
X1-2500 Bénévolat Documents relatifs à l'organisation,
à la coordination, aux objectifs et
aux activités de bénévolat.
888 4 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: tant qu'utile.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les rapports, les bilans, les procès-verbaux du comité des bénévoles
ainsi que la liste des bénévoles.
X1-2550 Plan d'urgence en
matière de sécurité
publique
Documents relatifs au plan de
l'établissement quant à sa
participation en situation de
désastre.
999 3 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
X1-2600 Données sur les
caractéristiques du
territoire et de la
population
Documents relatifs aux données
environnementales, socio-
démographiques et géographiques
ainsi que les études et recherches
épidémiologiques sur le milieu.
888 2 TRI 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: tant qu'utile.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les données, les études et les rapports produits par l'établissement.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
69
X1-2700 Gestion des services
et des programmes de
l'établissement
Documents relatifs à la gestion
des services et des programmes
de santé et de services sociaux
de l'établissement (programmes
de maintien à domicile, de
santé dentaire, de santé cardio-
vasculaire, de maintien à la
méthadone, d'intégration sociale
et familiale, centre de jour,
réadaptation, récréologie, etc.)
ainsi que les rapports.
999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI: conserver les programmes et les rapports développés par l'établissement.
VOIR AUSSI : la règle X1-2750.
X1-2750 Évaluation des
services et
programmes
Documents relatifs à des règles,
des instruments, des normes, des
rapports et procédés visant à
mesurer l'atteinte des objectifs
fixés pour les services et les
programmes de l'établissement.
999 0 CON 999 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période
semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
70
X2 - Gestion des actes professionnels
X2-0050 Gestion des services
de santé et des
services sociaux
Documents relatifs à la gestion des
services de santé et des services
sociaux.
X2-0100 Gestion des actes
professionnels
Documents relatifs aux
professionnels de la santé et des
services sociaux et à la gestion
des actes professionnels.
X2- 0200 Dossiers
professionnels des
médecins, dentistes et
pharmaciens
Documents relatifs à la gestion
des dossiers professionnels des
médecins, des dentistes et des
pharmaciens de l'établissement.
888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant que le médecin, dentiste ou pharmacien exerce dans l'établissement.
X2-0210 Rémunération par la
RAMQ
Documents relatifs aux demandes
de paiement à la RAMQ pour la
rémunération à l’acte, à vacation
ou à honoraires fixes.
1 0 DET COMMENTAIRES : l’original est envoyé à la Régie d’assurance-maladie du Québec.
X2-0250 Dossiers
professionnels des
sages-femmes
Documents relatifs à la gestion des
dossiers professionnels des sages-
femmes de l'établissement.
888 10 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC : tant que la sage-femme exerce dans l'établissement.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
71
X2-0300 Administration reliée
aux actes
professionnels
Documents relatifs à
l'administration reliée aux actes
professionnels, aux actes
médicaux, aux protocoles, aux
ordonnances collectives, aux
ordonnances permanentes, aux
délégations d’actes, aux règles de
soins, aux procédés de soins, aux
techniques de soins, aux
procédures d’exécution et à la
prévention des infections.
999 0 TRI 999 0 DÉT COMMENTAIRES:
AC : jusqu'au remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la
disposition indiquées dans les remarques additionnelles.
IN : CRITÈRES DE TRI : conserver l’original seulement de ce qui a été en vigueur dans l’établissement.
No de
ligne
Titre de la série de
dossiers
(ou du dossier, le
cas échéant)
Description
(Type de document)
Principal Secondaire
Remarques additionnelles Durée de conservation en
année
AC SA IN AC SA IN
AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver
SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une
nouvelle version
DÉT: Détruire
FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier
72
X3 - Gestion de la recherche et de l'enseignement
X3-0050 Gestion des services
de santé et des
services sociaux
Documents relatifs à la gestion des
services de santé et des services
sociaux.
X3-0100 Gestion de la
recherche et de
l'enseignement
Documents relatifs à la gestion de
la recherche et de l'enseignement
dans l'établissement.
X3-0150 Études, recherche et
développement
Documents relatifs aux études,
aux activités de recherche et de
développement, aux protocoles de
recherche, aux chercheurs, aux
publications scientifiques, à la
correspondance, aux projets de
recherche et aux rapports de
recherche de l’établissement.
888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES : AC : durée de l’étude, des projets de recherche et de développement.
DESCRIPTION : les informations relatives aux personnes participant à des projets de recherche se
retrouvent à la règle X1-1910.
X3-0200 Affiliation universitaire Documents relatifs à
l'enseignement (cours, plans de
cours, présentation scientifique,
externats, internats, résidents,
stages) et aux aspects
administratifs de l'affiliation
universitaire.
888 0 CON 888 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: durée de l'affiliation universitaire.
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
75
5BA
Absences, voir Horaires de travail
Accès, voir Gestion de la documentation de référence
Accès à l’information…………………………………………………….…………………………………… G2-0250
Accès aux documents administratifs et aux renseignements personnels,
demandes d’……………………………………………………………………………………………………… G2-0300
N.R. Accès aux informations nominatives des usagers, voir Registre
des accès aux informations nominatives concernant les usagers
N.R. Accidents aux usagers, voir Registre local des accidents etc.
Accidents de travail des employés, voir Dossier de l’employé – volet santé
Accidents de travail, voir Santé et sécurité au travail
Accidents de travail sans perte de temps, voir Registre des accidents
de travail sans perte de temps
Accords et conventions, ententes……………………………………………………………………… G8-0550
Accréditations, voir Syndicats
Accueil, politique d’, voir Accueil
Accueil……………………………………………………………………….……………………………………… X1-0200
Achat, choix d’, voir Acquisition des biens
Achat, justification de l’, voir Acquisition des biens
Achat, offres d’, voir Acquisition des biens immobiliers
Achat, offres d’, voir Disposition des ressources immobilières
Achats, journal des, voir Comptabilisation
Acquisition de biens…………………………………………………………………………………………… G6-0150
Acquisition des biens immobiliers………………………………………..…….…………………… G7-0150
Acquisition, voir Gestion de la documentation de référence
*Acquittement, dossier de l’usager -, voir Dossier de l’usager…………………… X1-0850
*Acte criminel, infraction sommaire ou renvoi, - dossier de l’usager, voir
Dossier de l’usager
Acte, rémunération à l’, voir Rémunération à l’acte
Actes médicaux délégués, voir Administration reliée aux
actes professionnels
*Actes professionnels, administration reliée aux……………………………..……………… X2-0300
Actes professionnels, gestion des…………………………………………………………………… X2-0100
Action, certificats d’, voir Gestion des placements
Activités de bénévolat, voir Bénévolat
Activités de recherche et de développement, voir Étude, recherche
et développement
Activités sociales, voir Services aux ressources humaines
Activités, voir Aide aux employés
Adhésion, demandes d’, voir Régimes de retraite
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
76
Adhésion, demandes d’, voir Syndicats
Adhésions, voir Assurances collectives (maladie, vie, etc.)
Administrateurs et cadres, voir Organisation administrative
Administration provisoire (tutelle)……………………………...………………………………… G1-0210
*Administration reliée aux actes professionnels………………………..………………… X2-0300
Administration, dossier de l’employé - volet…………………………….…………………… G4-0350
Admission et contrôle des usagers…………………….………………………..………………… X1-0150
Admission, critères d’, voir Admission et contrôle des usagers
Admission, fichiers des demandes d’, voir Admission et contrôle
des usagers
Admissions, registre des………………………………….……………………..……………………… X1-1900
Adoption, dossier de l’usager - ……………………………………….…….…………………… X1-1050
Affaires juridiques, législation et………………………….………………………………………… G8-0100
Affectations, voir Mouvements des ressources humaines
Affichage de postes, voir Dotation en personnel
Affiliation universitaire……………………………………………...…………………………………… X3-0200
*Agrément, Programme d’amélioration continue de la qualité…………………… G1-0850
Aide aux employés, programme d’,…………………………………………………….………… G4-1025
Ajustements des budgets d’exploitation et d’immobilisations,
voir Budgétisation
Alimentaires, gestion des services………………………………………………………………….. G6-0650
Alimentation, calendrier d’, voir Gestion des services alimentaires
Allocutions, événements officiels, discours et………………………………………………… G3-0250
*Amélioration continue de la qualité (agrément), voir Programme
d’amélioration continue de la qualité
Aménagement, construction d’édifices et projets majeurs d’…………………….…. G7-0250
Aménagement, projets mineurs d’…………………………………………..…………………….. G7-0300
Aménagement, voir Gestion des stationnements
*Analyses de postes lors de demandes de retrait préventif (CLSC)………..….. X1-1460
Analyse des besoins, voir Acquisition des biens
Analyse des besoins, voir Système de gestion documentaire
Analyse des demandes, voir Fiches de demande de service
Analyses des besoins, voir Acquisition des biens immobiliers
Ancienneté, liste d’…………………………………………………………..…………………..…………… G4-0650
Annuel et triennal, plans budgétaires, voir Budgétisation
Annuel, rapport, voir Rapport annuel
Annuelles, données synthèse………………………………………………..…………..……………… X1-1850
*Antécédents, voir Dossier de recherche d’antécédents
sociobiologiques
*Anticorps positifs, rapports, voir Banque de sang
Appareils d’imagerie médicale, entretien et réparation, voir Entretien et
réparation du matériel et des équipements
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
77
Appel d’offres, voir Soumissions retenues
Arbitrages et sentences arbitrales, griefs…………………………………….………………… G4-1250
Architecte, certificats d’, voir Construction d’édifices et projets
majeurs d’aménagement
Archives médicales………………………………………………………….……………………………… X1-0300
Argent et biens personnels des usagers confiés à l’établissement, voir
Gestion des biens des usagers
*Armoiries de l’établissement, voir Documents constitutifs
Arrangements locaux, voir Négociations locales
Articles, voir Documentation de référence
N.R. Assemblée publique …………………………………………………………………………… G1-0460
Associations et les ordres professionnels, relations avec les…………………….. G3-0400
Associations, voir Relations avec des organismes extérieurs
Assurances collectives (maladie, vie, etc.)………………………………………………..… G4-0950
*Assurances, certificats d’, voir Gestion des assurances
*Assurances, garanties (polices) d’, voir Gestion des assurances
Autorisation de signature, voir Organisation administrative
Autorisations, voir Construction d’édifices et projets majeurs
d’aménagement
Autorité, délégation d’, voir Organisation administrative
Auxiliaires et professionnels, services, voir Fournisseurs de biens et
de services
Avantages sociaux, voir Conditions de travail des hors-cadres,
cadres et des non-syndiqués
Avantages sociaux………………………………………………………………………………………….. G4-0850
*Avis de convocation, voir Assemblée publique
*Avis de convocation, voir, Conseil d’administration
*Avis de convocation, voir Comités du conseil d’administration,
Avis et opinions juridiques………………………………………………………………………………. G8-0250
6BB
Bancaires, états, voir Gestion des comptes bancaires
*Bancaires, gestion des comptes…………………………………………………………………….. G5-0550
Bancaires, opérations, voir Gestion des comptes bancaires
Bancaires, services, voir Gestion des comptes bancaires
Banque de maladie, rapport de la, voir Gestion de la paie
*Banque de sang, registres, cardex, rapports………………………………………..……… X1-2250
Banque de stages, voir Stages dans l’organisation
Banque, comptes de, voir Gestion des comptes bancaires
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
78
Banque, registre de, voir Gestion des comptes bancaires
Bâtiments, voir Acquisition des biens immobiliers
Baux et contrats de location de biens non-capitalisables et de services
professionnels…………………………………………………..……………………………………………… G8-0500
Bénéficiaires, questionnaire aux – Suivi des bénéficiaires, voir Programme
d’amélioration continue de la qualité (agrément)
Bénéficiaires, suivi des – Questionnaire aux bénéficiaires, voir Programme
d’amélioration continue de la qualité (agrément)
Bénévolat, activités de, voir Bénévolat
Bénévolat………………………………………………………………………………………………………. X1-2500
Besoins, analyse des, voir Acquisition des biens
Besoins, analyse des, voir Système de gestion documentaire
Besoins, analyses des, voir Acquisition des biens immobiliers
*Bien, dossier du……………………………………………………………………………………..…… G6-0200
Biens capitalisables, contrats de…………………………………………………………………. G8-0450
Biens et de services, fournisseurs de………………………………………………...……… G6-0500
Biens immobiliers, acquisition des………………………………………………………………. G7-0150
Biens immobiliers, entretien des…………………………………………………………………. G7-0400
Biens immobiliers, réaménagement des, voir Projets mineurs
d’aménagement
Biens matériels, inventaire des…………………………………………………………………… G6-0450
Biens non-capitalisables, baux et contrats de location de, voir Baux et
contrats de location de biens non-capitalisables et de services
professionnels
Biens perdus, oubliés ou confiés, voir Registre des biens perdus,
oubliés ou confiés à l’établissement
Biens personnels des usagers (argent, biens personnels) confiés
à l’établissement, voir Gestion des biens des usagers
Biens, acquisition de…………………………………………………………………………………… G6-0150
Bloc opératoire, registre du, voir Registre des naissances, des décès,
du bloc obstétrical et du bloc opératoire
Blocs, voir Dossier de l’usager – volet lames et blocs des
laboratoires de biologie médicale
Bons de commande, voir Acquisition des biens
Bons de réception, voir Acquisition des biens
Bordereaux de dépôts, voir Gestion des comptes bancaires
Buanderie et lingerie, gestion…………………………………………………………………….. G6-0700
Budget approuvé, voir Budgétisation
Budget, suivi et contrôle du, voir Budgétisation
Budgétaire, gestion du cadre, voir Budgétisation
Budgétaires annuel et triennal, plans, voir Budgétisation
Budgétaires, prévisions et demandes, voir Budgétisation
Budgétaires, règles, voir Budgétisation
Budgétisation……………………………………………………………………………………………….. G5-0200
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
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Budgets d’exploitation et d’immobilisations, ajustements des,
voir Budgétisation
Budgets spéciaux, voir Budgétisation
Bureautique et informatique………………………………………………………………………… G2-0400
7BC
Cadre budgétaire, gestion du, voir Budgétisation
Cadres et administrateurs, voir Organisation administrative
Cadres et des non-syndiqués, conditions de travail des hors-cadres, …………. G4-0700
Cahier des charges, voir Soumissions retenues
Caisse déboursés, voir Comptabilisation
Caisse recettes, voir Comptabilisation
Caisse, petite, voir Gestion des comptes à payer
Calendrier d’alimentation, voir Gestion des services alimentaires
Calendrier de conservation, voir Système de gestion documentaire
*Calendriers de réunions, voir Comités du conseil d’administration
Campagnes publicitaires, voir Communications et publicité
Canada, gouvernement du, voir Relations avec des
organismes extérieurs
Capitalisables et non-capitalisables, notes de crédit, voir Gestion des
comptes à payer
Capitalisables, contrats de biens…………………………………………….……………………… G8-0450
Caractéristiques des postes, voir Gestion des effectifs
Caractéristiques du territoire et de la population, données sur les…………….. X1-2600
*Cardex, rapports, registres, voir Banque de sang
Cardio-vasculaire, santé, voir Gestion des services et des
programmes de l’établissement
Carrière du personnel, organisation de la, voir Évaluation des
ressources humaines
*Cas litigieux relatifs aux ressources d’hébergement………………………………….…. X1-1250
Catalogues, voir Fournisseurs de biens et de services
Centre de jour, voir Gestion des services et des programmes
de l’établissement
Certificats d’action, voir Gestion des placements
Certificats d’architecte, voir Construction d’édifices et projets
majeurs d’aménagement
*Certificats d’assurances, voir Gestion des assurances
Charges, cahier des, voir Soumissions retenues
Charte comptable, voir Comptabilisation
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
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*Charte de l’établissement, voir Documents constitutifs
Chauffage, voir Entretien des biens immobiliers
Chèques de paie encaissés, voir Gestion des chèques
Chèques imprimés, liste des, voir Gestion des chèques
Chèques, gestion des……………………………………………………………………………………… G5-0600
Chèques, registre des, voir Gestion des chèques
Chercheurs, voir Étude, recherche et développement
Choix d’achat de bien, voir Acquisition des biens
Circulation des documents, voir Accès à l’information
Circulation, voir Gestion de la documentation de référence
Civilités………………………………………………………………………………………………………… G3-0200
Classification, plan de, voir Système de gestion documentaire
Clés, contrôle des issues et des, voir Gestion de la sécurité
Clientèle, dossier des ressources à la……………………………………………………….. X1-1100
Climatisation, voir Entretien des biens immobiliers
Clinique, voir Plan d’organisation clinique des services
Code d’éthique, voir Droits des usagers
Code de vie des usagers, voir Accueil
Collectives, conventions……………………………………………………………………………. G4-1100
Colloques, voir Événements officiels, discours et allocutions
*Comité de gestion des risques, voir Comités du conseil d’administration
*Comité de révision, voir Comités du conseil d’administration
*Comité de vérification, voir Comités du conseil d’administration
*Comité de vigilance et de la qualité, voir Comités du conseil d’administration
*Comités du conseil d’administration et autres comités, conseils
professionnels et réunions internes…………………………………………………………………. G1-0500
Comités internes, voir Comités du conseil d’administration
N.R. Comité des résidents (usagers)………………………………………………………………. G1-0610
*Comité des usagers……………………………………………………………………………………. G1-0600
Comités, commissions, réunions, rencontres, participation à des………….. G3-0500
Commande, bons de, voir Acquisition des biens
Commanditaires, voir Gestion des revenus
N.R. Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, dossier
d’intervention du, Voir, Dossier d’intervention
Commissions, réunions, rencontres, participation à des comités, …….…… G3-0500
Communautaire, dossier………………………………………………………………….…….. X1-1350
Communication, plans de, voir Communications et publicité
Communications et publicité…………………………………………………………………….. G3-0300
*Communications, registre des……………………………………………………………………. G2-0350
Communications, moyens et système de, ………………………………………………………. G2-0450
Communiqués de presse, voir Relations avec les médias
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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Communiqués………………………………………………………………………………………………. G1-0400
Complications et des infections, index des, voir Index des maladies
*Comptabilisation………………………………………………………………………………………….. G5-0250
Comptable, charte, voir Comptabilisation
Comptable, système, voir Comptabilisation
Comptables des fournisseurs, dossiers, voir Gestion des comptes à payer
*Comptes à payer, gestion des…………………………………………………………………….. G5-0350
Comptes à recevoir, voir Gestion des revenus
*Comptes bancaires, gestion des……………………………………………………….……….. G5-0550
Comptes de banque, voir Gestion des comptes bancaires
Concours, voir Dotation en personnel
Conditions de travail des hors-cadres, cadres et des non-syndiqués……….….. G4-0700
Condoléances, voir Civilités
Conférences de presse, texte des, voir Relations avec les médias
Conférences, voir Événements officiels, discours et allocutions
Conflits de travail…………………………………………………..………………………………………… G4-1300
Congrès, voir Événements officiels, discours et allocutions
*Conseil d’administration …………………………………………………………………..…………… G1-0450
*Conseil des infirmières, voir Comités du conseil d’administration ……… G1-0500
*Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, voir Comités du
conseil d’administration et autres comités …………………………………………. G1-0500
*Conseil des sages-femmes, voir Comités du conseil d’administration G1-0500
*Conseil multidisciplinaire, voir Comités du conseil d’administration G1-0500
*Conseils professionnels, voir Comités du conseil d’administration G1-0500
Conservation, calendrier de, voir Système de gestion documentaire
*Constitutifs de l’établissement, documents, voir Documents constitutifs
Constitutive del’établissement, loi, voir Documents constitutifs
Construction d’édifices et projets majeurs d’aménagement……………………… G7-0250
Construction, permis de, voir Construction d’édifices et projets
majeurs d’aménagement
Contrats de biens capitalisables………………………………………………………………….. G8-0450
Contrats de location de biens non-capitalisables, voir Baux et contrats
de location de biens non-capitalisables et de services professionnels
Contrats de services professionnels, voir Baux et contrats de location
de biens non-capitalisables et de services professionnels
Contribution financière des usagers pour l’hébergement et les services
non assurés, voir Gestion des revenus
Contrôle des heures de travail……………………………………………………………………. G5-0500
Contrôle des issues et des clés, voir Gestion de la sécurité
Contrôle des usagers, admission et……………………………………………………………. X1-0150
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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82
Contrôle du budget, suivi et, voir Budgétisation
Contrôle interne administratif………………………………………………………………………. G1-0650
Contrôle, voir Budgétisation
Conventions collectives……………………………………………………………………………….. G4-1100
Conventions, ententes, accords et……………………………………………………………… G8-0550
*Convocation, avis de, voir Conseil d’administration
*Convocation, avis de, voir Comités du conseil d’administration,
Coordination, voir Bénévolat
N.R.Copies d’ordonnances et de rapports des laboratoires d’électrophysiologie -
dossier de l’usager - voir Dossier de l’usager ……………………….……………….. X1-0430
*Copies d’ordonnances et de rapports des laboratoires de biologie médicale,
dossier de l’usager - voir Dossier de l’usager ………………………………………….. X1-0420
Coroner, rapports du…………………………………………………………………………………… G8-0150
Corporation propriétaire, fondation et…………………………………………….………… G3-0550
Correspondance, voir Assurances collectives (maladie, vie, etc.)
Correspondance, voir Étude, recherche et développement
Correspondance, voir Régimes de retraite
Cotisations, voir Syndicats
Courrier et messagerie………………………………………………………………………………… G2-0500
Cours, plans de, voir Affiliation universitaire
Cours, voir Affiliation universitaire
*Création, reproduction, traduction et destruction des documents………………. G2-0150
Crédit capitalisables et non-capitalisables, notes de, voir Gestion des
comptes à payer
Crédit, marge de, voir Gestion des comptes bancaires
Critères d’admission, voir Admission et contrôle des usagers
Cueillette et nettoyage du linge, voir Gestion de la buanderie et
de la lingerie
8BD
Déboursés, caisse, voir Comptabilisation
Décès, registre des, voir Registre des naissances, etc. ………………………… X1-1950
Déclaration des fichiers de renseignements personnels, voir Accès
à l’information
Déclaration obligatoire, maladies à ………………………………………………………………… X1-2350
Décrets gouvernementaux, lois et règlements ……………………………………………… G8-0200
Délégation d’autorité, voir Organisation administrative
Délégués syndicaux, voir Syndicats
Délégués, actes médicaux, voir Administration reliée aux actes
professionnels
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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Demandes budgétaires, prévisions et, voir Budgétisation
Demandes d’accès aux documents administratifs et aux renseignements
personnels……………………………………………………………………………………………..….…. G2-0300
Demandes d’adhésion, voir Régimes de retraite
Demandes d’adhésion, voir Syndicats
Demandes d’admission, fichiers des, Voir admission et contrôle
des usagers
Demandes d’emplois, voir Dotation en personnel
Demandes d’information (CLSC), fiches de…………………………………………………… X1-1510
Demandes de renseignements………………………………………………………………………… G3-0150
Demandes de réparation, Voir gestion des stationnements
*Demande de retrait préventif, analyse de postes lors de, voir Analyse
de postes
Demande de services (CLSC), fiches de………………………………………………………… X1-1500
Demandes de stages, voir Stages dans l’organisation
*Demandes syndicales, voir Négociations locales
Demandes, analyse des, voir Fiches de demande de service
Dentaire, santé, voir Gestion des services et des programmes
de l’établissement
Dentistes et pharmaciens, conseil des médecins, voir Comités du conseil
d’administration et autres comités, etc.
Dentistes et pharmaciens, dossiers professionnels des médecins,………….….. X2-0200
Dentistes, index des médecins et des, voir Index des médecins et
des dentistes
Déplacements, frais de voyages et de, voir Gestion des comptes à payer
Dépliants, voir Documentation de référence
Dépliants, voir Fournisseurs de biens et de services
Dépliants, voir Régimes de retraite
Dépôts à terme, voir Gestion des placements
Dépôts, bordereaux de, voir Gestion des comptes bancaires
Description de tâches………………………………………………………………………………….. G4-0300
Destruction, voir Disposition du matériel
*Désignation des membres du conseil d’administration, Élection et, Voir
Conseil d’administration
*Destruction des documents, voir Création, reproduction, traduction
et destruction des documents
*Dette, gestion de la………………………………………………………………………………...….. G5-0750
*Développement compromis, dossier de l’usager, sécurité et…………………... X1-0700
Développement des ressources humaines……………………………...…………………… G4-1050
*Développement non compromis, dossier de l’usager - sécurité et……..……… X1-0650
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
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Développement, activités de recherche et de, voir Étude, recherche et
développement
Développement, voir Informatique et bureautique
Développement, voir Système de gestion documentaire
Devis et plans, voir Acquisition des biens immobiliers
Devis et plans, voir Construction d’édifices et projets majeurs
d’aménagement
*Devise de l’établissement, voir Documents constitutifs
Diagnostic, registre des services externes à des fins de………………………….. X1-2150
Direction administrative………………………………………………………………………….…. G1-0300
*Directives…………………………………………………………………………………………….…..…. G1-0350
Disciplinaires, mesures, voir Évaluation des ressources humaines
Discours et allocutions, événements officiels………………………………………………. G3-0250
Disposition des ressources immobilières……………………………………………………. G7-0500
*Disposition du matériel………………………………………………………………………………… G6-0600
Documentaire, système de gestion……………………………………………………….……. G2-0200
Documentation de référence, gestion de la………………………………………….……. G2-0650
Documentation de référence……………………………………………………………….……… G2-0600
Documents administratifs et aux renseignements personnels,
demandes d’accès aux …………………………………………………………………………..… G2-0300
*Documents constitutifs de l’établissment…………………………………………………..…. G1-0150
Documents essentiels, liste des, voir Système de gestion documentaire
Documents, circulation des, voir Accès à l’information
*Documents, création, reproduction traduction et destruction des………………… G2-0150
Domicile, programmes de maintien à, voir Gestion des services et des
programmes de l’établissement
Données annuelles, voir Données statistiques annuelles
Données environnementales, voir Données sur les caractéristiques du
territoire et de la population
Données géographiques, voir Données sur les caractéristiques
du territoire et de la population
Données périodiques, voir Données statistiques périodiques
Données sociodémographiques, voir Données sur les caractéristiques
du territoire et de la population
Données statistiques annuelles……………………………………………………………………… X1-1850
Données statistiques périodiques…………………………………………………………………… X1-1800
Données sur les caractéristiques du territoire et de la population………………… X1-2600
Dossier accidents de travail des employés, voir Dossier de l’employé –
volet santé
Dossier communautaire…………………………………………………………………………………… X1-1350
Dossiers comptables des fournisseurs, voir Gestion des comptes à payer
N.R. Dossier d’enquête en gestion des risques.…………………………………………… G8-0650
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
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N.R. Dossier d’intervention du commissaire local aux plaintes et à la
qualité des services…………………………………………………………………………….………….. G1-0770
Dossier de groupe…………………………………………………………………………………………… X1-1300
Dossier de l’employé - volet administration…………………………………………………… G4-0350
Dossier de l’employé - volet rémunération……………………………………………………… G4-0400
*Dossier de l’employé - volet santé…………………………………………………………………… G4-0450
*Dossier de l’usager………………………………………………………………………………………… X1-0350
*Dossier de l’usager – acquittement, retrait, rejet ou suspension
d’inculpation – mesures de rechange ou arrêt d’intervention – acte
criminel, infraction sommaire ou renvoi…………………………………………………………… X1-0850
*Dossier de l’usager - acte criminel, infraction sommaire ou renvoi……………… X1-1000
*Dossier de l’usager – adoption………………………………………………………………………… X1-1050
Dossier de l’usager - Loi sur la protection de la jeunesse……………………………… X1-0550
Dossier de l’usager - Loi sur le système de justice pénal pour les
adolescents……………………………………………………………………………………………………… X1-0800
*Dossier de l’usager - mesures de rechange ou arrêt d’intervention……………… X1-0950
*Dossier de l’usager – retrait, rejet ou suspension d’inculpation…………………… X1-0900
*Dossier de l’usager - sécurité et développement compromis……………………… X1-0700
*Dossier de l’usager - sécurité et développement non compromis…..…………… X1-0650
*Dossier de l’usager - signalement non retenu………………………………………………… X1-0600
N.R. Dossier de l’usager – tracés de monitoring fœtal ……………………………………. X1-0440
Dossier de l’usager - trousse médico-légale…………………………………………………… X1-0360
*Dossier de l’usager - volet imagerie médicale……………………………………………… X1-0400
*Dossier de l’usager - volet lames et blocs des laboratoires
de biologie médicale…………………………………………..…………………………………………… X1-0410
N.R. Dossier de l’usager - volet ordonnances et copies de rapports des
laboratoires d’électrophysiologie …………………………………………………………………. X1-0430
*Dossier de l’usager - volet ordonnances et copies des rapports des
laboratoires de biologie médicale……………………………………………………………………… X1-0420
Dossier de plaintes des usagers……………………………………………………………………… X1-2400
*Dossier de recherche d’antécédents sociobiologiques…………………………………… X1-0450
Dossier des entreprises (CLSC)………………………………………………………………………… X1-1400
Dossiers des familles d’accueil, voir Dossier des ressources à la
clientèle et Ressources d’hébergement utilisées
Dossiers des fournisseurs, voir Fournisseurs de biens et de services
Dossier des ressources à la clientèle………………………………………………………………… X1-1100
Dossiers des stagiaires, voir Stages dans l’organisation
*Dossiers des travailleurs d’une entreprise (CLSC)………………………………………… X1-1450
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
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*Dossier du bien………………………………………………………………………………………………… G6-0200
Dossiers professionnels des médecins, dentistes…………………………………………… X2-0200
Dossiers professionnels des sages-femmes……………………………………………………… X2-0250
Dotation en personnel……………………………………………………………………………………… G4-0200
*Drapeau de l’établissement, voir Documents constitutifs
Drogues contrôlées, voir Stupéfiants et drogues contrôlées
Droits des usagers……………………………………………………………………………………………… X1-0250
9BE
Échéanciers, voir Planification administrative
Échelles de salaire, voir Rémunération
*Échographie et autres techniques similaires, clichés et copies de rapports
de radiologie, de médecine nucléaire, de résonance magnétique, voir
Dossier de l’usager – volet imagerie médicale
Édifices et projets majeurs d’aménagement, construction d’………………………… G7-0250
Effectifs, gestion des……………………………………………..………………………………………… G4-0150
Effectifs, tableaux des, voir Gestion des effectifs
*Élections et désignation des membres du conseil d’administration, voir
Conseil d’administration
Embauche, programme d’, voir Dotation en personnel
Emploi, relevé d’, voir Gestion de la paie
Emplois, demandes d’, voir Dotation en personnel
*Employé - volet santé, dossier de l’, …………………………………………………………….. G4-0450
Employé - volet administration, dossier de l’……………………….………………….…….. G4-0350
Employé - volet rémunération, dossier de l’…………………………………………….………. G4-0400
Employés, programme d’aide aux……………………………………………………………….……. G4-1025
Employés, dossier accidents de travail des, voir Dossier de l’employé –
volet santé
Emprunts des ressources matérielles, gestion des……………………………………..…… G6-0350
*Emprunts, voir Impôts et taxes des gouvernements et des
municipalités
Encaissés, chèques de paie, voir Gestion des chèques
N.R. Enquête en gestion des risques, dossier d’, voir Dossier d’enquête
Enseignement aux usagers………………………………………………………………………………… X1-2450
Enseignement, gestion de la recherche et de l’………………………………………………… X3-0100
Enseignement, voir Affiliation universitaire
Ententes, accords et conventions……………………………………………………………………… G8-0550
*Ententes, voir Négociations locales
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
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*Entreprises (CLSC), dossier des travailleurs d’une, voir Dossier des
travailleurs d’une entreprise (CLSC)
Entreprises (CLSC), dossier des……………………………………………………………………… X1-1400
Entreprises, voir Relations avec des organismes extérieurs
Entretien des biens immobiliers………………………………………………………………………… G7-0400
*Entretien et réparation du matériel et des équipements………………………………… G6-0550
Entretien, voir Gestion des stationnements
Entretien, voir Informatique et bureautique
Entrevues, voir Relations avec les médias
Environnementales, données, voir Données sur les caractéristiques du
territoire et de la population
Épidémiologiques sur le milieu, études et recherches, voir Données sur
les caractéristiques du territoire et de la population
*Équipements pour l’utilisation des biens, fournitures, voir Dossier du bien
*Équipements, entretien et réparation, voir Entretien et réparation
du matériel et des équipements
Équipements, inventaire des fournitures, du mobilier et des, voir
Inventaire des biens matériels
Espaces, location et occupation d’…………………………………………………………………… G7-0200
Essais cliniques, Registre des sujets d’, Voir Registre des sujets
d’essais cliniques
Essentiels, liste des documents, voir Système de gestion documentaire
Essentiels, plans des services, voir Services essentiels
Essentiels, services…………………………………………………………………………………………… G4-1350
États bancaires, voir Gestion des comptes bancaires
États financiers et rapports……………………………………………………………………………… G5-0300
Éthique, code d’, voir Droits des usagers
Études, recherche et développement…………………………………………………………… X3-0150
Études et recherches épidémiologiques sur le milieu, voir Données sur les
caractéristiques du territoire et de la population
Études organisationnelles………………………………………………………………………………… G1-0700
Études, voir Communications
Évacuation, plans d’, voir Gestion de la sécurité
Évaluation des ressources humaines…………………………………...………………………… G4-0550
Évaluation des services et programmes…………………………….…..……………………... X1-2750
Évaluation foncière, voir Disposition des ressources immobilières
Évaluation, guide d’, voir Évaluation des ressources humaines
Évaluation, rapport d’, voir Relations avec les associations et les
ordres professionnels
Évaluation, voir Communications
Évaluations foncières, voir Acquisition des biens immobiliers
Événements officiels, discours et allocutions…………………………………………………… G3-0250
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
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Évolution, voir Informatique et bureautique
Exécution, procédures, voir Administration reliée aux actes
professionnels
Exploitation et d’immobilisations, ajustements des budgets d’,
voir Budgétisation
Exploitation, permis d’, voir Documents constitutifs
Extérieurs, relations avec des organismes………………………………………………………… G3-0450
Externats, voir Affiliation universitaire
Externe, vérification interne et, voir Rapports et états financiers
Externes à des fins de diagnostic, registre des services………………………………… X1-2150
Externes, prêts internes et, voir Gestion des prêts de ressources
matérielles
10BF
Factures, voir Gestion des comptes à payer
Familiale, intégration sociale et, voir Gestion des services et des
programmes de l’établissement
Familles d’accueil, dossiers des, voir Dossier des ressources à la
clientèle et Ressources d’hébergement utilisées
Félicitations, voir Civilités
Feuilles de temps régulier et supplémentaire, voir Contrôle des
heures de travail
Fiches d’info-santé…………………………………………………………………………………………… X1-1600
Fiches de demande de services (CLSC)………………………………………………………… X1-1500
Fiches de demandes d’information (CLSC)…………………………………………………… X1-1510
Fiches de périnatalité……………………………………………………………………………………… X1-1550
Fiches techniques…………………………………………………………………………………………… G1-0400
Fichier de vaccination……………………………………………………………………………………… X1-2300
Fichiers de renseignements personnels, déclaration des, voir Accès
à l’information
Fichiers des demandes d’admission, voir Admission et contrôle
des usagers
Financières, gestion des ressources…………………………………………………………………… G5-0100
Financiers et rapports, états……………………………………………………………………………… G5-0300
Foncière, évaluation, voir Disposition des ressources immobilières
Foncières, évaluations, voir Acquisition des biens immobiliers
Fondation et corporation propriétaire………………………………………………………………… G3-0550
Fonds de roulement, voir Gestion des comptes bancaires
Formation, voir Développement des ressources humaines
Fournisseurs de biens et de services………………………………………………………………… G6-0500
Fournisseurs, dossiers comptables des, voir Gestion des comptes à payer
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
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Fournisseurs, dossiers des, voir Fournisseurs de biens et de services
*Fournitures et équipements pour l’utilisation des biens, voir Dossier du bien
Fournitures, du mobilier et des équipements, inventaire des, voir Inventaire
des biens matériels
Frais de déplacements et de voyage, voir Gestion des comptes à payer
11BG
*Garanties d’assurance, voir Gestion des assurances
Gardiennage, programmes de, voir Gestion de la sécurité
Général, journal, voir Comptabilisation
Généraux, règlements, voir Conseil d’administration
Géographiques, données, voir Données sur les caractéristiques du
territoire et de la population
Gestion de la buanderie et de la lingerie………………………………………………………… G6-0700
*Gestion de la dette…………………………………………………………………………………………… G5-0750
Gestion de la documentation de référence……………………………………………………… G2-0650
*Gestion de la paie……………………………………………………………………………………………… G5-0450
Gestion de la recherche et de l’enseignement………………………………………………… X3-0100
Gestion de la sécurité………………………………………………………………………………………… G7-0450
Gestion des actes professionnels……………………………………………………………………… X2-0100
*Gestion des assurances…………………………………………………………………………………… G8-0600
Gestion des biens des usagers…………………………………………………………………………… G6-0800
Gestion des chèques………………………………………………………………………………………… G5-0600
*Gestion des comptes à payer…………………………………………………………………………… G5-0350
*Gestion des comptes bancaires………………………………………………………………………… G5-0550
Gestion des effectifs………………………………………………………………………………………… G4-0150
Gestion des emprunts des ressources matérielles…………………………………………… G6-0350
*Gestion des placements…………………………………………………………………………………… G5-0650
Gestion des prêts de ressources matérielles…………………………………………………… G6-0400
Gestion des ressources financières…………………………………………………………………… G5-0100
Gestion des ressources humaines……………………………………………………………………… G4-0100
Gestion des ressources immobilières………………………………………………………………… G7-0100
Gestion des ressources informationnelles………………………………………………………… G2-0100
Gestion des ressources matérielles…………………………………………………………………… G6-0100
*Gestion des revenus………………………………………………………………………………………… G5-0400
*Gestion des risques, comité de, voir Comités du conseil
N.R. Gestion des risques, dossier d’enquête, voir Dossier d’enquête
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
90
Gestion des services alimentaires……………………………………………………………………… G6-0650
Gestion des services aux usagers……………………………………………………………………… X1-0100
Gestion des services et des programmes de l’établissement…………………………… X1-2700
Gestion des stationnements……………………………………………………………………………… G7-0550
Gestion du cadre budgétaire, voir Budgétisation
Gestion du magasin, voir Gestion des prêts de ressources matérielles
Gestion du transport………………………………………………………………………………………… G6-0750
Gestion interne administrative………………………………………………………………………… G1-0100
Gestion interne de l’établissement, voir Programme d’amélioration
de la qualité (agrément)
Gestion, indicateurs de……………………………………………………………………………………… G5-0150
Gouvernement du Canada, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Gouvernement du Québec, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Gouvernementaux, lois, règlements et décrets………………………………………………… G8-0200
*Gouvernements et des municipalités, impôts et taxes des…………………………… G5-0700
Grand livre, voir Comptabilisation
Griefs, arbitrages et sentences arbitrales………………………………………………………… G4-1250
Grossesses et des naissances, profil des, voir Fiches de périnatalité
Groupe, dossier de……………………………………………………………………………………………… X1-1300
Guide d’évaluation, voir Évaluation des ressources humaines
Guides………………………………………………………………………………………………………………… G1-0400
12BH
Hébergement et services non assurés, contribution financière des usagers
pour, voir Gestion des revenus
*Hébergement utilisées, ressources d’……………………………………………………………… X1-1200
*Hébergement utilisées, ressources d’ – cas litigieux……………………………………… X1-1250
Heures de travail, contrôle des………………………………………………………………………… G5-0500
Heures de travail, semaines et, voir Horaires de travail
Heures et des salaires payés, rapport périodique des, voir Gestion de
la paie
*Histoire de l’établissement, voir Documents constitutifs
Horaires de travail……………………………………………………………………………………………… G4-0600
Hors-cadres, cadres et des non-syndiqués, conditions de travail des……………… G4-0700
Humaines, développement des ressources………………………………………………………… G4-1050
Humaines, évaluation des ressources………………………………………………………………… G4-0550
Humaines, gestion des ressources……………………………………………………………………… G4-0100
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
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91
Humaines, mouvements des ressources…………………………………………………………… G4-1400
Humaines, services aux ressources…………………………………………………………………… G4-1000
13BI
Identification et signalisation……………………………………………………………………………… G7-0350
Identification visuelle, voir Communications et publicité
*Imagerie médicale – Dossier de l’usager, voir Dossier de l’usager –
volet imagerie médicale
Immobilières, disposition des ressources…………………………………………………………… G7-0500
Immobilières, gestion des ressources………………………………………………………………… G7-0100
Immobiliers, acquisition des biens……………………………………………………………………… G7-0150
Immobiliers, réaménagement des biens, voir Projets mineurs
d’aménagement
Immobilisations, ajustements des budgets d’exploitation et d’, voir
Budgétisation
*Impôts et taxes des gouvernements et des municipalités……………………………… G5-0700
Inaugurations, voir Événements officiels, discours et allocutions
N.R. Incidents, voir Registre local des accidents aux usagers
*Inculpation, retrait, rejet ou suspension d’…………………………………………………… X1-0900
Index des complications et des infections, voir Index des maladies
Index des interventions chirurgicales………………………………………………………………… X1-1710
Index des maladies..…………………………………………………………………………………………… X1-1700
Index des médecins et des dentistes………………………………………………………………… X1-1750
Index et registre des usagers (numériques et alphabétiques)………………………… X1-1650
Indicateurs de gestion………………………………………………………………………………………… G5-0150
Infections, index des complications et des, voir Index des maladies
Infections, prévention des, voir Administration reliée aux
actes professionnels
Infirmières et infirmiers, conseil des, voir Comités du conseil
Information, accès à l’……………………………………………………………………………………… G2-0250
N.R. informations nominatives des usagers, Accès aux, voir Registre
des accès aux informations nominatives concernant les usagers
Information (CLSC), fiches de demandes d’, voir Fiches de demandes
d’information (CLSC)
Informationnelles, gestion des ressources………………………………………………………… G2-0100
Informatique et bureautique……………………………………………………………………………… G2-0400
Info-santé, fiches d’…………………………………………………………………………………………… X1-1600
*Infraction sommaire, acte criminel ou renvoi, dossier de l’usager - …………… X1-1000
Inspection, rapports d’, voir Santé et sécurité au travail
Inspection, voir Santé et sécurité au travail
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
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Installation, voir Communications
N.R. Intervention du commissaire local aux plaintes et à la qualité des
services, dossier d’, voir Dossier d’intervention du commissaire
*Interventionnelle, radiologie – définition, voir Dossier de l’usager –
volet imagerie médicale
Instruments, voir Évaluation des services et programmes
Intégration sociale et familiale, voir Gestion des services et des
programmes de l’établissement
* Intermédiaires, jeunes hébergés en ressources, voir Jeunes hébergés
en ressources intermédiaires
Internationaux, organismes, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Internats, voir Affiliation universitaire
Interne et externe, vérification, voir Rapports et états financiers
Internes et externes, prêts, voir Gestion des prêts de ressources
matérielles
Internes, Comités, voir Comités du conseil d’administration
Internes, mutations, voir Dotation en personnel
Internes, règlements, voir Conseil d’administration
Internes, réunions, voir Comités du conseil d’administration, etc.
*Intervention, dossier de l’usager - mesures de rechange ou arrêt d’…………… X1-0950
Interventions chirurgicales, index des, voir Index des interventions
chirurgicales
Inventaire des biens matériels…………………………………………………………………………… G6-0450
Inventaire des fournitures, du mobilier et des équipements, voir Inventaire
des biens matériels
Invitations, voir Événements officiels, discours et allocutions
Issues et des clés, contrôle des, voir Gestion de la sécurité
14BJ
*Jeunes hébergés en ressources intermédiaires………………………………………….. X1-0750
Jour, centre de, voir Gestion des services et des programmes
de l’établissement
Journal de paie, voir Gestion de la paie
Journal des achats, voir Comptabilisation
Journal général, voir Comptabilisation
Jugements et sentences…………………………………………………………………………………… G8-0400
Juridiques, avis et opinions……………………………………………………………………………… G8-0250
Juridiques, législation et affaires……………………………………………………………………… G8-0100
Justification de l’achat, voir Acquisition des biens
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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Justificatives, pièces, voir Gestion des comptes à payer
15BL
N.R. Laboratoires d’électrophysiologie, ordonnances et copies de rapports
des, dossier de l’usager -, voir Dossier de l’usager - volet ordonnances
et copies de rapports des laboratoires d’électrophysiologie ………………. X1-0430
*Laboratoires de biologie médicale, ordonnances et copies de rapports des,
dossier de l’usager -, voir Dossier de l’usager - volet ordonnances et
copies de rapports des laboratoires de biologie médicale …………..………. X1-0420
*Laboratoires de biologie médicale, dossier de l’usager – volet lames et
blocs des, voir Dossier de l’usager – volet lames et blocs des
laboratoires de biologie médicale ………………………………………………………..….. X1-0410
Législation et affaires juridiques………………………………………………………………………… G8-0100
*Lettres patentes de l’établissement, voir Documents constitutifs
Linge, cueillette et nettoyage du, voir Gestion de la buanderie et
de la lingerie
Lingerie, gestion de la buanderie et de la………………………………………………………… G6-0700
Liquidités, voir Gestion des comptes bancaires
Liste d’ancienneté……………………………………………………………………………………………… G4-0650
Liste des chèques imprimés, voir Gestion des chèques
Liste des documents essentiels, voir Système de gestion documentaire
*Litigieux, cas – Ressources d’hébergement utilisées……………………………………… X1-1250
Livre, grand, voir Comptabilisation
Livres, voir Documentation de référence
Location et occupation d’espaces……………………………………………………………………… G7-0200
Location de biens non-capitalisables et de services professionnels, baux et
Contrats de, voir Baux et contrats de location de biens
non-capitalisables et de services professionnels
*Locaux, arrangements, voir Négociations locales
*Logo de l’établissement, voir Documents constitutifs
Loi constitutive de l’établissement, voir Documents constitutifs
Loi sur la protection de la jeunesse, dossier de l’usager -………………………………… X1-0550
Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, dossier de
l’usager -……………………………………………………………………………………………………………… X1-0800
Lois, règlements et décrets gouvernementaux………………………………………………… G8-0200
Lucratif, organismes sans but, voir Relations avec des organismes
extérieurs
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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16BM
Magasin, gestion du, voir Gestion des prêts de ressources matérielles
Maintien à domicile, programmes de, voir Gestion des services et
des programmes de l’établissement
Maintien à la méthadone, voir Gestion des services et des
programmes de l’établissement
Maladie – assurances collectives………………………………………………………………………… G4-0950
Maladie, rapport de la banque de, voir Gestion de la paie
Maladies à déclaration obligatoire……………………………………………………………………… X1-2350
Maladies, index des……………………………………………………………………………………………… X1-1700
N.R. Mandat, voir Comité des résidents (usagers)
*Mandats, voir Comité des usagers
*Mandats, voir Comités du conseil d’administration, etc.
*Mandats, voir Conseil d’administration
*Mandats de l’établissement, voir Documents constitutifs
Marge de crédit, voir Gestion des comptes bancaires
*Matériel, disposition du…………………………………………………………………………………… G6-0600
*Matériel, entretien et réparation, voir Entretien et réparation
du matériel et des équipements
Matérielles, gestion des emprunts des ressources…………………………………………… G6-0350
Matérielles, gestion des prêts des ressources…………………………………………………… G6-0400
Matérielles, gestion des ressources…………………………………………………………………… G6-0100
Matériels, inventaire des biens…………………………………………………………………………… G6-0450
Médecins - rémunération Voir Rémunération par la RAMQ
*Médecine nucléaire, de résonance magnétique, d’échographie, radiologie
et autres techniques similaires, clichés et copies de rapports de, voir
Dossier de l’usager – volet imagerie médicale
Médecins, dentistes et pharmaciens, conseil des, voir Comités du conseil
d’administration et autres comités, etc.
Médecins, dentistes et pharmaciens, dossiers professionnels des…………………… X2-0200
Médecins et des dentistes, index des, voir Index des médecins et
des dentistes
Médias, relations avec les…………………………………………………………………………………… G3-0350
Médicales, archives……………………………………………………………………………………………… X1-0300
Médico-légale, voir trousse
Médicaux délégués, actes, voir Administration reliée aux
actes professionnels
Registre des services en santé scolaire…………………………………………………………… X1-2200
*Membres du conseil d’administration, Voir Élection et désignation des
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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95
membres……………………………………………………………….………………………..………………. G1-0450
*Membres, Registre des voir Conseil d’administration
Mensuelles, remises, voir Régimes de retraite
Messagerie et courrier………………………………………………………………………………………… G2-0500
Mesures d’urgence, voir Gestion de la sécurité
*Mesures de rechange ou arrêt d’intervention - dossier de l’usager……………… X1-0950
Mesures disciplinaires, voir Évaluation des ressources humaines
Méthadone, maintien à la, voir Gestion des services et des
programmes de l’établissement
Milieu, études et recherches épidémiologiques sur le, voir Données sur
les caractéristiques du territoire et de la population
*Milieux résidentiels, voir Jeunes en ressources intermédiaires et
Ressources d’hébergement utilisées
*Mineur, tutelle d’un usager, voir Tutelle d’un usager mineur (L.P.J.)
N.R.Mineur, tutelle d’un usager, voir Tutelle d’un usager mineur (C.c.Q.)
Ministères, voir Relations avec des organismes extérieurs
Mise à jour, voir Système de gestion documentaire
Mise en œuvre, voir Système de gestion documentaire
Mises en demeure, ordonnances et poursuites………………………………………………… G8-0350
Mobilier et des équipements, inventaire des fournitures, voir Inventaire
des biens matériels
N.R. Monitoring fœtale, voir Tracé de monitoring foetale
Mortinaissances, registre des, voir Registre des naissances, etc.
Mouvements des ressources humaines……………………………………………………………… G4-1400
Multidisciplinaire, conseil, voir Comités du conseil d’administration, etc.
*Municipalités, impôts et taxes des gouvernements et des……………………………… G5-0700
Mutations internes, voir Dotation en personnel
Mutations, voir Mouvements des ressources humaines
17BN
Naissances, profil des grossesses et des, voir Fiches de périnatalité
Naissances, registre des…………………………………………………………………………………… X1-1950
*Négociations locales………………………………………………………………………………………… G4-1200
Nettoyage du linge, cueillette et, voir Gestion de la buanderie et
de la lingerie
N.R. Nominatifs, renseignements, voir Registre des accès aux
Informations nominatives concernant les usagers
Nominations, voir Comités du conseil d’administration, etc.
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
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La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
96
Non-syndiqués, conditions de travail des hors-cadres, cadres et des……………… G4-0700
Normes du travail, voir Santé et sécurité au travail
Normes, voir Évaluation des services et programmes
*Normes……………………………………………………………………………………………………………… G1-0350
Notes de crédit capitalisables et non capitalisables, voir Gestion des
comptes à payer
18BO
Objectifs, voir Bénévolat
Objectifs, voir Planification administrative
Obligatoire, maladies à déclaration…………………………………………………………………… X1-2350
Obstétrical, registre du bloc , voir Registre des naissances, des décès,
du bloc obstétrical et du bloc opératoire
Occupation d’espaces, location et……………………………………………………………………… G7-0200
Offres, appel d’, voir Soumissions retenues
Offres d’achat, voir Acquisition des biens immobiliers
Offres d’achat, voir Disposition des ressources immobilières
Offres de services……………………………………………………………………………………………… X1-1150
Offres patronales, voir Négociations locales
Oncologie, voir Registre des traumatismes, d’oncologie, etc.
Opérations bancaires, voir Gestion des comptes bancaires
Opinions juridiques, avis et………………………………………………………………………………… G8-0250
Ordonnances et poursuites, mises en demeure………………………………………………… G8-0350
Ordonnances permanentes, voir Administration reliée aux actes
professionnels
*Ordre du jour, voir Assemblée publique
*Ordre du jour, voir Comité des usagers
*Ordres du jour, voir Comités du conseil d’administration, etc.
*Ordre du jour, voir Conseil d’administration
Ordres professionnels, relations avec les associations et les…………………………… G3-0400
Ordres professionnels, visites des, voir Relations avec les associations
et les ordres professionnels
Organigramme, voir Organisation administrative
Organisation administrative………………………………………………………………………………… G1-0200
Organisation clinique, voir Plan d’organisation clinique des services
Organisation de la carrière du personnel, voir Évaluation des
ressources humaines
Organisation, plan d’, voir Organisation administrative
Organisation, voir Bénévolat
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
97
Organismes de promotion, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Organismes extérieurs, relations avec des………………………………………………………… G3-0450
Organismes internationaux, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Organismes parapublics, voir Relations avec des organismes extérieurs
Organismes privés, voir Relations avec des organismes extérieurs
Organismes publics, voir Relations avec des organismes extérieurs
Organismes sans but lucratif, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Orientations, voir Planification administrative
19BP
Paie encaissés, chèques de, voir Gestion des chèques
*Paie, gestion de la…………………………………………………………………………………………… G5-0450
Paie, journal de, voir Gestion de la paie
Parapublics, organismes, voir Relations avec des organismes extérieurs
Partage des pouvoirs, voir Organisation administrative
Participation à des comités, commissions, réunions, rencontres…………………… G3-0500
*Patentes de l’établissement, lettres, voir Documents constitutifs
Patronales, offres, voir Négociations locales
*Payer, gestion des comptes à…………………………………………………………………………… G5-0350
Perfectionnement, voir Développement des ressources humaines
Périnatalité, fiches de………………………………………………………………………………………… X1-1550
Périodiques, données………………………………………………………………………………………… X1-1800
Périodiques, voir Documentation de référence
*Permanentes, ordonnances, voir Administration reliée aux actes
professionnels
*Permis d’exploitation, voir Documents constitutifs
Permis de construction, voir Construction d’édifices et projets
majeurs d’aménagement
Personnel, dotation en………………………………………………………………………………………… G4-0200
Personnel, organisation de la carrière du, voir Évaluation des
ressources humaines
Personnels, déclaration des fichiers de renseignements, voir Accès
à l’information
Personnels, demandes d’accès aux documents administratifs et aux
renseignements…………………………………………………………………………………………………… G2-0300
Personnels, protection des renseignements, voir Accès à l’information
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
98
Petite caisse, voir Gestion des comptes à payer
*Pharmaciens, conseil des médecins, dentistes et, voir Comités du conseil
d’administration et autres comités, etc.
Pharmaciens, dossiers professionnels des médecins, dentistes et…………………… X2-0200
Pièces justificatives, voir Gestion des comptes à payer
Placement, revenus de, voir Gestion des revenus
*Placements, gestion des…………………………………………………………………………………… G5-0650
Plaintes des usagers, dossier de……………………………………………………………………… X1-2400
Plaintes des usagers, rapport sur les, voir Rapport sur les plaintes
Plan d’organisation, voir Organisation administrative
Plan d’urgence en matière de sécurité publique………………………………………………… X1-2550
Plan de classification, voir Système de gestion documentaire
Plan de redressement, voir Budgétisation
Plan de roulement, voir Horaires de travail
Plan d’organisation clinique des services…………………..……………………………………… G8-0300
Planification administrative………………………………………………………………………………… G1-0250
Planification, voir Budgétisation
Plans budgétaires annuel et triennal, voir Budgétisation
Plans d’évacuation, voir Gestion de la sécurité
Plans de communication, voir Communications et publicité
Plans de cours, voir Affiliation universitaire
Plans des services essentiels, voir Services essentiels
Plans et devis, voir Acquisition des biens immobiliers
Plans et devis, voir Construction d’édifices et projets majeurs
d’aménagement
Plomberie, voir Entretien des biens immobiliers
Politique d’accueil, voir Accueil
Politique de rémunération, voir Conditions de travail des hors-cadres,
cadres et des non-syndiqués
* Politiques………………………………………………………………………………………………………… G1-0350
Population, données sur les caractéristiques du territoire et de la…………………… X1-2600
Postes, affichage de, voir Dotation en personnel
*Postes, analyse de, voir Retrait préventif
Postes, caractéristiques des, voir Gestion des effectifs
Postes, registre des, voir Gestion des effectifs
Postes, structure des, voir Gestion des effectifs
Poursuites, mises en demeure, ordonnances et………………………………………………… G8-0350
Pouvoirs, partage des, voir Organisation administrative
Prélèvements sur le salaire, voir Gestion de la paie
Présentation scientifique, voir Affiliation universitaire
Presse, communiqués de, voir Relations avec les médias
Presse, texte des conférences de, voir Relations avec les médias
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
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Prêts de ressources matérielles, gestion des……….…………………………………………… G6-0400
Prêts internes et externes, voir Gestion des prêts de ressources
matérielles
*Prévention des infections, voir Administration reliée aux
actes professionnels
Prévention, programmes de, voir Santé et sécurité au travail
Prévisions et demandes budgétaires, voir Budgétisation
Priorités, voir Planification administrative
Privés, organismes, voir Relations avec des organismes extérieurs
*Procédés de soins, voir Administration reliée aux actes
professionnels
Procédés, voir Évaluation des services et programmes
*Procédures d’exécution, voir Administration reliée aux
actes professionnels
*Procédures………………………………………………………………………………………………………… G1-0350
*Procès-verbaux, ou comptes rendus, voir Assemblée publique
*Procès-verbaux, voir Conseil d’administration
*Procès-verbaux, voir Comités du conseil d’administration, etc.
*Professionnels, administration reliée aux actes……………………………………………… X2-0300
Professionnels, gestion des actes……………………………………………………………………… X2-0100
Professionnels, relations avec les associations et les ordres…………………………… G3-0400
Professionnels, services auxiliaires et, voir Fournisseurs de biens
et de services
Profil des grossesses et des naissances, voir Fiches de périnatalité
*Programme d’amélioration continue de la qualité (agrément)……………………… G1-0850
Programme d’embauche, voir Dotation en personnel
Programmes d’aide aux employés, voir Aide aux employés
Programmes de gardiennage, voir Gestion de la sécurité
Programmes de l’établissement, gestion des services et des………………………... X1-2700
Programmes de maintien à domicile, voir Gestion des services et
des programmes de l’établissement
Programmes de prévention, voir Dossier des entreprises (CLSC)
Programmes, évaluation des services et des…………………………………………………… X1-2750
Programmes, voir Assurances collectives (maladie)
Programmes, voir Évaluation des ressources humaines
Programmes, voir Mouvements des ressources humaines
Programmes, voir Régimes de retraite
Projets de recherche, voir Étude, recherche et développement
Projets mineurs d’aménagement………………………………………………………………………… G7-0300
Promotion, organismes de, voir Relations avec des organismes extérieurs
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
100
Promotion, voir Communications et publicité
Promotions, voir Mouvements des ressources humaines
Propriétaire, fondation et corporation………………………………………………………………… G3-0550
Propriété, titres de, voir Acquisition des biens immobiliers
Protection des renseignements personnels, voir Accès à l’information
Protocoles de recherche, voir Étude, recherche et développement
*Protocoles, voir Administration reliée aux actes professionnels
Provinces, voir Relations avec des organismes extérieurs
Publications scientifiques, voir Étude, recherche et développement
Publications, voir Communications et publicité
Publicitaires, campagnes, voir Communications et publicité
Publicité et communications……………………………………………………………………………… G3-0300
Publicité, voir Construction d’édifices et projets majeurs
d’aménagement
Publics, organismes, voir Relations avec des organismes extérieurs
N.R. Publique, assemblée, voir Assemblée publique
Publique, plan d’urgence en matière de sécurité……………………………………………… X1-2550
20BQ
Qualité, amélioration continue de la, voir Programme d’amélioration
Continue de la qualité (agrément)
Qualité de vie, voir Santé et sécurité au travail
Québec, gouvernement du, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Questionnaire de satisfaction des usagers – Suivi des usagers, voir
Programme d’amélioration continue de la qualité (agrément)
21BR
*Radiologie interventionnelle, définition, voir Dossier de l’usager –
volet imagerie médicale………………………………………………………………………………… X1-0400
*Radiologie, de médecine nucléaire, de résonance magnétique,
d’échographie et autres techniques similaires, clichés et copies de
rapports de, voir Dossier de l’usager – volet imagerie médicale
*Radioprotection, voir Entretien et réparation du matériel et
des équipements
Rapports, voir Évaluation des services et programmes
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
101
Rapports, voir Gestion des services et des programmes
de l’établissement
Rapports, voir Régimes de retraite
Rapport annuel…………………………………………………………………………………………………… G1-0750
*Rapports anticorps positifs, voir Banque de sang
N.R. Rapports d’électrophysiologie, voir Dossier de l’usager – volet ordonnances et
copies de rapports des laboratoires d’électrophysiologie
Rapport d’évaluation, voir Relations avec les associations et les
ordres professionnels
Rapports d’inspection, voir Santé et sécurité au travail
Rapport de la banque de maladie, voir Gestion de la paie
*Rapports de laboratoires, voir Dossier de l’usager - Volet lames et blocs des
laboratoires de biologie médicale et volet ordonnances et copies des rapports
des laboratoires de biologie médicale
Rapports de recherche, voir Étude, recherche et développement
Rapports du coroner…………………………………………………………………………………………… G8-0150
Rapports et états financiers………………………………………………………………………………… G5-0300
Rapports et statistiques sur les activités et services………………………………………… G1-0800
Rapport périodique des heures et des salaires payés, voir Gestion
de la paie
*Rapports, registres, cardex, voir Banque de sang
Rapport sur les plaintes des usagers………………….……………………………………………… G1-0760
Réadaptation, voir Gestion des services et des programmes
de l’établissement
Réaménagement des biens immobiliers, voir Projets mineurs
d’aménagement
Réception, bons de, voir Acquisition des biens
Réceptions, voir Événements officiels, discours et allocutions
Recette, caisses, voir Comptabilisation
Recettes, voir Gestion des services alimentaires
Recevoir, comptes à, voir Gestion des revenus
*Recherche d’antécédents sociobiologiques……………………………………………………… X1-0450
Recherche et de développement, activités de, voir Étude, recherche
et développement
Recherche et de l’enseignement, gestion de la………………………………………………… X3-0100
Recherche, projets de, voir Étude, recherche et développement
Recherche, protocoles de, voir Étude, recherche et développement
Recherche, rapports de, voir Étude, recherche et développement
Recherche, subventions à la, voir Gestion des revenus
Recherche, sujets de, voir Registre des sujets d’essais cliniques
Recherches épidémiologiques sur le milieu, études et, voir Données
sur les caractéristiques du territoire et de la population
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
102
Recherches, voir Communications
Réclamations……………………………………………………………………………………………………… G8-0300
Reclassifications, voir Mouvements des ressources humaines
Récréologie, voir Gestion des services et des programmes
de l’établissement
Recrutement, voir Dotation en personnel
Récupération, voir Disposition du matériel
Recyclage, voir Disposition du matériel
Redressement, plan de, voir Budgétisation
Référence, documentation de……………………………………………………………………………… G2-0600
Référence, gestion de la documentation de………………………………………………………… G2-0650
Régimes de retraite……………………………………………………………………………………………… G4-0900
Registres, voir Données périodiques
Registres, voir Données synthèse annuelles
*Registres, cardex, rapports, banque de sang………………………………………………… X1-2250
*Registre de banque, voir Gestion des comptes bancaires
Registre de sorties des usagers………………………………………………………………………… X1-2000
N.R. Registre des accès aux informations nominatives concernant
les usagers………………………………………………………………………………………………………. X1-2100
Registre des accidents de travail sans perte de temps…..……………………………… G4-0460
Registre des admissions…………………………………………………………………………………… X1-1900
Registre des biens perdus, oubliés ou confiés………………………………………………… G6-0810
Registre des chèques, voir Gestion des chèques
*Registre des communications…………………………………………………………………………… G2-0350
*Registre des membres du conseil d’administration………………………………………. G1-0450
Registre des naissances, des décès, des mortinaissances, du bloc obstétrical
et du bloc opératoire………………………………………………………………………………………… X1-1950
Registre des postes, voir Gestion des effectifs
Registre des services en santé scolaire…………………………………………………………… X1-2200
Registre des services externes à des fins de diagnostic…………………………………… X1-2150
Registre des sujets d’essais cliniques………………………………………………………………… X1-1910
*Registre des transactions……………………………………………………………………………….. X1-2100
Registre des transferts……………………………………………………………………………………… X1-2050
*Registre des traumatismes, d’oncologie, des urgences, etc.……………………… X1-1920
Registre des usagers, index et…………………………………………………………………………… X1-1650
Registre du service central de stérilisation………………………………………………………… G6-0560
N.R. Registre local des accidents et des incidents …………………………………………… G1-0900
Règlements et décrets gouvernementaux, lois………………………………………………… G8-0200
*Règlements généraux, voir Conseil d’administration
*Règlements internes, voir Conseil d’administration
Règles budgétaires, voir Budgétisation
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
103
Règles de rendement, voir Évaluation des ressources humaines
*Règles de soins, voir Administration reliée aux actes professionnels
Règles, voir Évaluation des services et programmes
Régulier et supplémentaire, feuilles de temps, voir Contrôle des
heures de travail
*Rejet ou suspension d’inculpation, retrait, dossier de l’usager -…………………… X1-0900
Relations avec des organismes extérieurs……………………………………………………… G3-0450
Relations avec les associations et les ordres professionnels…………………………… G3-0400
Relations avec les médias………………………………………………………………………………… G3-0350
Relations publiques…………………………………………………………………………………………… G3-0100
Relevé d’emploi, voir Gestion de la paie
*Relevés de taxation, voir Impôts et taxes des gouvernements et des
municipalités
Remerciements, voir Civilités
Remises mensuelles, voir Régimes de retraite
Rémunération par la RAMQ…………………………………………………………………………… X2-0210
Rémunération, dossier de l’employé - volet…………………………………………………… G4-0400
Rémunération, politique de, voir Conditions de travail des hors-cadres,
cadres et des non-syndiqués
Rémunération……………………………………………………………………………………………………… G4-0800
Rencontres, participation à des comités, commissions, réunions,…………………… G3-0500
Rendement, règles de, voir Évaluation des ressources humaines
Renouvellement, voir Assurances collectives (maladie)
Rénovation, voir Gestion des stationnements
*Réparation du matériel, voir Entretien et réparation du matériel
et des équipements
N.R. Renseignements nominatifs concernant les usagers, voir Registre des
accès aux informations nominatives
Renseignements personnels, déclaration des fichiers de, voir Accès
à l’information
Renseignements personnels, demandes d’accès aux documents
administratifs et aux…………………………………………………………………………………………… G2-0300
Renseignements personnels, protection des, voir Accès à l’information
Renseignements, demandes de………………………………………………………………………… G3-0150
*Renvoi, acte criminel, infraction sommaire, dossier de l’usager -………………… X1-1000
*Réparation du matériel et des équipements, entretien et……………………………… G6-0550
Réparation, demandes de, voir Gestion des stationnements
Repas, voir Gestion des services alimentaires
*Reproduction des documents, voir Création, reproduction, traduction
et destruction des documents
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
104
*Résidentiels, jeunes en milieux, voir Jeunes hébergés en ressources
intermédiaires
Résidents, voir Affiliation universitaire
N.R. Résidents (usagers), voir Comité des résidents ……………….…………………..G1-0610
*Résonance magnétique, d’échographie et autres techniques similaires,
clichés et copies de rapports de radiologie, de médecine nucléaire,
voir Dossier de l’usager – volet imagerie médicale
Ressources à la clientèle, dossier des……………………………………………………………… X1-1100
*Ressources d’hébergement utilisées…………..………………………………………………… X1-1200
*Ressources d’hébergement utilisées - cas litigieux……………………………………… X1-1250
*Ressources intermédiaires, Jeunes hébergés en ………………………………………… X1-0750
*Retrait préventif, Analyse de poste, lors de demandes de retrait
préventif (CLSC) ………………………………………………………………………………..…………. X1-1460
Retrait, rejet ou suspension d’inculpation, Dossier de l’usager -… ……………… X1-0900
Retraite, régimes de…………………………………………………………………………………………… G4-0900
*Rétribution payée aux RI/RTF………………………………………………………………………… G5-0360
*Réunions internes……………………………………………………………………………………………… G1-0500
Réunions, calendriers de, voir Comités du conseil d’administration, etc.
Réunions, rencontres, participation à des comités, commissions,…………………… G3-0500
Revenus de placement, voir Gestion des revenus
*Revenus, gestion des………………………………………………………………………………………… G5-0400
N.R. Risques, dossier d’enquête en gestion des, voir Dossier d’enquête
Roulement, fonds de, voir Gestion des comptes bancaires
Roulement, plan de, voir Horaires de travail
RI/RTF, voir Rétribution payée aux
22BS
Sages-femmes, dossiers professionnels des……………………………………………………… X2-0250
Saisie de salaire, voir Gestion de la paie
Salaire, échelles de, voir Rémunération
Salaire, prélèvements sur le, voir Gestion de la paie
Salaire, saisie de, voir Gestion de la paie
Salaires payés, rapport périodique des heures et des, voir Gestion
de la paie
*Sang, registres, cardex, rapports, banque de, voir Banque de sang
Santé cardio-vasculaire, voir Gestion des services et des
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
105
programmes de l’établissement
*Santé de l’employé, voir Dossier de l’employé – volet santé
Santé dentaire, voir Gestion des services et des programmes
de l’établissement
Santé et sécurité au travail………………………………………………………………………………… G4-0750
Santé et sécurité en entreprise, Programme de, voir Dossier
des entreprises (CLSC)
Santé scolaire, registre des services en…………………………………………………………… X1-2200
*Satisfaction des usagers, voir Programme d’amélioration continue
de la qualité (agrément)
*Sceau de l’établissement, voir Documents constitutifs
Scientifique, présentation, voir Affiliation universitaire
Scientifiques, publications, voir Étude, recherche et développement
Scolaire, registre des services en santé…………………………………………………………… X1-2200
Sécurité au travail, santé et……………………………………………………………………………… G4-0750
*Sécurité et développement compromis, dossier de l’usager -……………………… X1-0700
*Sécurité et développement non compromis, dossier de l’usager - ……………… X1-0650
Sécurité publique, plan d’urgence en matière de……………………………………………… X1-2550
Sécurité, gestion de la………………………………………………………………………………………… G7-0450
Sécurité en entreprise, programmes de santé, voir Dossier des
entreprises (CLSC)
Sécurité, voir Informatique et bureautique
Semaines et heures de travail, voir Horaires de travail
Sentences arbitrales, griefs, arbitrages…………………………………………………………… G4-1250
Sentences et jugements…………………………………………………………………………………… G8-0400
Service central de stérilisation, registre du……………………………………………………… G6-0560
Services (CLSC), fiches de demande de.………………………………………………………… X1-1500
Services, voir Plan d’organisation clinique des
Services alimentaires, gestion des…………………………………………………………………… G6-0650
Services aux ressources humaines…………………………………………………………………… G4-1000
Services aux usagers, gestion des…………………………………………………………………… X1-0100
Services auxiliaires et professionnels, voir Fournisseurs de biens et
de services
Services bancaires, voir Gestion des comptes bancaires
Services en santé scolaire, registre des…………………………………………………………… X1-2200
Services essentiels, plans des, voir Services essentiels
Services essentiels……………………………………………………………………………………………… G4-1350
Services et des programmes de l’établissement, gestion des………………………… X1-2700
Services et programmes, évaluation des…………………………………………………………… X1-2750
Services externes à des fins de diagnostic, registre des…………………………………… X1-2150
Services non assurés, contribution financière des usagers pour
l’hébergement et les, voir Gestion des revenus
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
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106
Services professionnels et biens non-capitalisables, baux et contrats de……… G8-0500
Services, fournisseurs de biens et de………………………………………………………………… G6-0500
Services, offres de……………………………………………………………………………………………… X1-1150
Services, ventes de, voir Gestion des revenus
Services professionnels, contrats de location de, voir Baux et contrats
de location de biens non-capitalisables et de services professionnels
Services professionnels, fournisseurs de biens et de, voir Fournisseurs
de biens et de services
*Signalement non retenu, dossier de l’usager -… …………………………………………… X1-0600
Signalisation et identification……………………………………………………………………………… G7-0350
Signature, autorisation de, voir Organisation administrative
Sociale et familiale, intégration, voir Gestion des services et des
programmes de l’établissement
Sociales, activités, voir Services aux ressources humaines
Sociétés d’État du Canada, voir Relations avec des organismes
extérieurs
Sociétés d’État du Québec, voir Relations avec des organismes
extérieurs
*Sociobiologiques, recherche d’antécédents, …………………………………………….…. X1-0450
Sociodémographiques, données, voir Données sur les
caractéristiques du territoire et de la population
*Soins, procédés de, voir Administration reliée aux actes
professionnels
*Soins, règles de, voir Administration reliée aux actes professionnels
*Soins, techniques de, voir Administration reliée aux actes
professionnels
Sortie des usagers, registre de…………………………………………………………………………… X1-2000
Souhaits, voir Civilités
Soumissions non retenues………………………………………………………………………………… G6-0300
Soumissions retenues………………………………………………………………………………………… G6-0250
Soumissions, voir Acquisition des biens immobiliers
Stages dans l’organisation………………………………………………………………………………… G4-0500
Stages, banque de, voir Stages dans l’organisation
Stages, demandes de, voir Stages dans l’organisation
Stages, voir Affiliation universitaire
Stagiaires, dossiers des, voir Stages dans l’organisation
Stationnements, gestion des……………………………………………………………………………… G7-0550
Statistiques annuelles, données, voir Données statistiques annuelles
Statistiques et rapports sur les activités et services………………………………………… G1-0800
Statistiques périodiques, données, voir Données statistiques périodiques
Stérilisation, registre du service central, voir Registre du service
central de stérilisation
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
107
Structure des postes, voir Gestion des effectifs
Stupéfiants et drogues contrôlées …………………………………………………………… X1-2260
Subventions à la recherche, voir Gestion des revenus
Subventions, voir Gestion des revenus
Sujets d’essais cliniques, Registre des…………………………..………………………………… X1-1910
N.R. Suicide, voir Registre des communications dans le but de
prévenir un acte de violence
Suivi des usagers – Questionnaire de satisfaction des usagers, voir
Programme d’amélioration continue de la qualité (agrément)
Suivi et contrôle du budget, voir Budgétisation
Sujets de recherche, voir Sujets d’essais cliniques
Supplémentaire, feuilles de temps régulier et, voir Contrôle des
heures de travail
*Suspension d’inculpation, retrait, rejet ou, dossier de l’usager -… ……………… X1-0900
Syndicales, demandes, voir Négociations locales
Syndicats……………………………………………………………………………………………………………… G4-1150
Syndicaux, délégués, voir Syndicats
Synthèse annuelles, données……………………………………………………………………………… X1-1850
Système comptable, voir Comptabilisation
Système de gestion documentaire……………………………………………………………………… G2-0200
Système, utilisation du, voir Système de gestion documentaire
23BT
Tableaux des effectifs, voir Gestion des effectifs
Tâches, descriptions de……………………………………………………………………………………… G4-0300
*Taxation, relevés de, voir Impôts et taxes des gouvernements et
des municipalités
*Taxes des gouvernements et des municipalités, impôts et…………………………… G5-0700
*Techniques de soins, voir Administration reliée aux actes
professionnels
Temps régulier et supplémentaire, feuilles de, voir Contrôle des
heures de travail
Terme, dépôts à, voir Gestion des placements
Terrains, voir Acquisition des biens immobiliers
Territoire et de la population, données sur les caractéristiques du………………… X1-2600
Territoires, voir Relations avec des organismes extérieurs
Texte des conférences de presse, voir Relations avec les médias
Titres de propriété, voir Acquisition des biens immobiliers
*TPS, voir Impôts et taxes des gouvernements et des municipalités
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
108
N.R.Tracés de monitoring fœtal – dossier de l’usager - ………………………………… X1-0440
*Traduction, voir Création, reproduction, traduction et destruction des
documents
Traitement, voir Gestion de la documentation de référence
Transfert, voir Disposition du matériel
Transferts, registre des……………………………………………………………………………………… X1-2050
*Transfusions, registres, cardex, rapports, voir Banque de sang
Transport des biens, fournitures et équipements pour, voir Dossier du bien
Transport, gestion du………………………………………………………………………………………… G6-0750
*Traumatismes, voir Registre des traumatismes, d’oncologie, etc.
Travail, accidents de, voir Santé et sécurité au travail
Travail, conflits de……………………………………………………………………………………………… G4-1300
Travail des employés, dossier accidents de, voir Dossier de l’employé –
volet santé
Travail, normes du, voir Santé et sécurité au travail
Travail, santé et sécurité au……………………………………………………………………………… G4-0750
Travail, semaines et heures de, voir Horaires de travail
*Travailleurs d’une entreprise (CLSC), dossiers des,……………………………………… X1-1450
Triennaux, plans budgétaires annuels et, voir Budgétisation
Trousse médico-légale………………………………………………………………………………………… X1-0360
Tutelle de l’établissement, voir Administration provisoire
N.R. Tutelle d’un usager demandée à la Cour supérieure ..……………………..………X1-0510
*Tutelle d’un usager mineur demandée à la Cour du Québec…………………. X1-0500
*TVQ, voir Impôts et taxes des gouvernements et des municipalités
24BU
Universitaire, affiliation……………………………………………………………………………………… X3-0200
Urgence en matière de sécurité publique, plan d’…………………………………………… X1-2550
Urgence, mesures d’, voir Gestion de la sécurité
Urgences, voir Registre des traumatismes, d’oncologie, etc.
N.R. Usagers, accès aux renseignements nominatifs des, voir Registre
des accès aux informations nominatives concernant les usagers
N.R. Usagers, accidents aux voir Registre local des accidents etc.
Usagers, admission et contrôle des…………………………………………………………………… X1-0150
Usagers, code de vie des, voir Accueil
*Usagers, comité des, voir Comité des usagers
Usagers, contribution financière pour l’hébergement et les services
non assurés, voir Gestion des revenus
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
109
*Usager, dossier de l’, voir Dossier de l’usager..……………………………………… X1-0350
*Usager - acquittement, dossier de l’………………………………………………………………… X1-0850
*Usager - acte criminel, infraction sommaire ou renvoi - dossier de l’…………… X1-1000
*Usager - adoption, dossier de l’…………………………………………………………………… X1-1050
Usager - Loi sur la protection de la jeunesse, dossier de l’……………………………… X1-0550
Usager - Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents,
dossier de l’………………………………………………………………………………………………………… X1-0800
*Usager - mesures de rechange ou arrêt d’intervention, dossier de l’…………… X1-0950
*Usager - sécurité et développement compromis, dossier de l’……………………… X1-0700
*Usager - sécurité et développement non compromis, dossier de l’……………… X1-0650
*Usager - signalement non retenu, dossier de l’……………………………………………… X1-0600
N.R. Usager – tracés de monitoring fœtal, dossier de l’………………………………… X1-0440
*Usager – volet imagerie médicale, dossier de l’,………………………………..………… X1-0400
*Usager – volet lames et blocs des laboratoires de biologie médicale,
Dossier de l’, ……………………………………………..………………………………………………..……. X1-0410
*Usager – volet ordonnances et copies des rapports des laboratoires de
biologie médicale, dossier de l’, ……………………………………………..………………………… X1-0420
N.R.Usager – volet ordonnances et copie des rapports des laboratoires
d’électrophysiologie, dossier de l’, …………………………………………….…………………… X1-0430
*Usager mineur demandée à la Cour du Québec, tutelle d’un,
voir Tutelle d’un usager mineur
N.R.Usager demandée à la Cour supérieure, tutelle d’un, voir Tutelle
d’un usager
Usagers, dossier de plaintes des.…………………………………………………………………… X1-2400
Usagers, droits des.…………………………………………………………………………………………… X1-0250
Usagers, enseignement aux...…………………………………………………………………………… X1-2450
Usagers, gestion des services aux.…………………………………………………………………… X1-0100
Usagers, index et registre des…………………………………………………………………………… X1-1650
N.R. Usagers, informations nominatives, voir Registre des accès aux
informations nominatives concernant les usagers
Usagers, questionnaire de satisfaction des, voir Programme d’amélioration
continue de la qualité (agrément)
Usagers, Rapport sur les plaintes des, voir Rapport sur les plaintes
Usagers, registre de sortie des………………………………………………………………………… X1-2000
Usagers, suivi des, voir Programme d’amélioration continue de
la qualité (agrément)
Utilisation des biens, voir Dossier du bien
Utilisation des véhicules, voir Gestion du transport
Utilisation du système, voir Système de gestion documentaire
5. L’INDEX ALPHABÉTIQUE
Nota bene : Un astérisque (*) indique que cette règle a été modifiée depuis la dernière édition de 2006
La mention « N.R. » indique qu’il s’agit d’une nouvelle règle.
110
Utilisation, voir Informatique et bureautique
25BV
Vacances, voir Horaires de travail
Vaccination, dossier de, voir Fichier de vaccination
Vaccination, fichier de………………………………………………………………………………………… X1-2300
Vaccination, pièce de, voir Fichier de vaccination
Véhicules, utilisation des, voir Gestion du transport
Vente, voir Disposition du matériel
Vente, voir Disposition des ressources immobilières
Ventes de services, voir Gestion des revenus
Vérification interne et externe, voir Rapports et états financiers
Vie des usagers, code de, voir Accueil
Vie, qualité de, voir Santé et sécurité au travail
N.R. Violence, acte de, voir Registre des communications dans
le but de prévenir un acte de violence
Visites des ordres professionnels, voir Relations avec les associations
et les ordres professionnels
Visuelle, identification, voir Communications et publicité
Voyages et de déplacements, frais de, voir Gestion des comptes à payer
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 18 JANVIER 2002
113
G1-0850 Programme
d'appréciation de la
qualité (agrément)
Documents relatifs au programme d'appréciation de la qualité (agrément) de
gestion interne de l'établissement.
G4-0450 Dossier de l'employé –
volet santé
Documents relatifs au dossier de santé de l'employé et au dossier d'accidents
de travail des employés de l'établissement.
G5-0400 Gestion des revenus Documents relatifs aux revenus, aux comptes à recevoir, aux revenus de
placement, aux subventions (incluant les subventions à la recherche), aux
commanditaires, aux ventes de services de l'établissement de même qu’à la
contribution financière des usagers pour l’hébergement et les services non
assurés.
G6-0150 Acquisition des biens Documents relatifs à l'acquisition des biens, des équipements et des fournitures,
à la justification d’achat, à l’analyse des besoins, au choix d’achat du bien, aux
bons de commande et aux bons de réception.
G6-0200 Dossier du bien Documents relatifs au dossier du bien, à son utilisation et aux fournitures et
équipements nécessaires à l’utilisation du bien (entre autres leur transport).
G6-0500 Fournisseurs de biens
et de services
Documents relatifs aux fournisseurs de biens et de services professionnels, aux
dossiers des fournisseurs, aux dépliants et catalogues.
G6-0550 Entretien et
réparation du matériel
et des équipements
Documents relatifs à l'entretien et à la réparation du matériel et des
équipements de l'établissement, incluant les appareils d’imagerie médicale.
G6-0800 Gestion des biens des
usagers
Documents relatifs à la gestion des biens (argent, biens personnels) des
usagers confiés à l’établissement (dans la voûte).
G8-0500 Baux et contrats de
location de biens non-
capitalisables et de
services
professionnels
Documents relatifs aux baux et aux contrats de location de biens non-
capitalisables et de services professionnels.
X1-0350 Dossier de l'usager Documents relatifs aux soins et aux services rendus à un usager par
l'établissement, en vertu des articles 53 à 56 du Règlement sur l’organisation et
l’administration des établissements en application de la Loi sur les services de
santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S.-5, r. 3.01).
X1-0400 Dossier de l’usager –
volet imagerie
médicale
Documents relatifs aux clichés et aux copies de rapports (original au dossier
de l’usager) de radiologie, de médecine nucléaire, de résonance magnétique,
d’échographie et autres techniques similaires.
X1-0410 Dossier de l’usager –
volet lames et blocs
des laboratoires de
biologie médicale
Lames et blocs des laboratoires de biologie médicale (secteur de
l’anatomopathologie – histologie) : lames de moelle osseuse, coupes
histologiques et blocs de paraffine contenant des tissus.
X1-0420 Dossier de l’usager –
volet copies
d’ordonnances et de
rapports des
laboratoires de
biologie médicale
Documents relatifs aux copies d’ordonnances et de rapports des laboratoires
de biologie médicale comprenant le secteur de l’anatomopathologie
(histopathologie) et les autres secteurs reliés aux laboratoires ci-
dessus (biochimie, microbiologie et hématologie).
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 18 JANVIER 2002
114
X1-1450 Gestion des dossiers
relatifs aux
programmes de santé
et sécurité
Documents relatifs à la gestion des dossiers découlant des programmes de
santé et de sécurité appliqués dans les entreprises, incluant les dossiers des
travailleurs visés par ces programmes.
X1-1650 Index, registre et liste
des usagers
(numériques et
alphabétiques)
Documents relatifs à l'index, au registre et à la liste des usagers de
l'établissement (numériques, alphabétiques) incluant le registre du bloc
opératoire.
X1-1700 Index des maladies Documents relatifs à l'index des maladies des usagers, incluant l’index des
complications et des infections.
X1-1710 Index des
interventions
chirurgicales
Documents relatifs à l’index des interventions chirurgicales.
X1-1750 Index des médecins et
des dentistes
Documents relatifs à l'index des médecins et des dentistes.
X1-1800 Données statistiques
périodiques
Données statistiques périodiques de type médico-administratif (Med-echo,
Intégration CLSC, etc.).
X1-1850 Données statistiques
annuelles
Données statistiques annuelles de type médico-administratif (Med-echo,
Intégration CLSC, etc.).
X1-1950 Registre des
naissances et registre
des décès
Documents relatifs au registre du bloc obstétrical et aux registres des
naissances et des décès de l'établissement.
X1-2100 Registre des
transactions
Documents relatifs à la journalisation des accès aux renseignements nominatifs
informatisés concernant les usagers.
X1-2150 Registre des services
externes à des fins de
diagnostic
Documents relatifs au registre des services externes pour des fins de diagnostic.
X1-2250 Banque de sang
(registres, cardex,
rapports)
Documents relatifs aux registres, aux cardex, aux rapports et aux autres
documents relatifs à la banque de sang et aux transfusions.
X1-2300 Fichier de vaccination Documents relatifs à la vaccination d’un individu sous forme de fichier, dossier
ou pièce.
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 10 JUIN 2004
115
N.R. = Nouvelle règle N.R. G1-0210 Administration provisoire
(tutelle)
Documents relatifs à la mise sous tutelle de l’établissement en vertu de la
de la Loi sur les services de santé et les services sociaux
N.R. G4-0460 Registre des accidents de
travail sans perte de temps
Documents relatifs aux accidents de travail qui ne rendent pas le
travailleur incapable d’exercer son emploi.
N.R. G6-0560 Registre du service central
de stérilisation
Documents relatifs à la stérilisation des fournitures et des
instruments médicaux.
N.R. G6-0810 Registre des biens perdus,
oubliés ou confiés
Documents relatifs à la gestion des biens perdus, oubliés ou confiés
à l’établissement dans le cas d’usagers qui ont quitté ou sont
décédés.
G8-0600 Gestion des assurances Documents relatifs aux garanties d’assurances (polices) et aux
certificats d’assurances de l’établissement
X1-0350 Dossier de l’usager Documents relatifs aux soins et aux services rendus à un usager
par l’établissement, en vertu des articles 53 à 56 du Règlement sur
l’organisation et l’administration des établissements en application
de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c.
S-5, r.-3.01).
N.R. X1-0360 Trousse médicolégale Documents relatifs aux informations recueillies dans le cadre d’une
intervention médicolégale auprès d’un usager.
X1-0400 Dossier de l’usager – volet
imagerie médicale
Documents relatifs aux clichés et aux copies de rapports (original
au dossier de l’usager) de radiologie, de médecine nucléaire, de
résonance magnétique, d’échographie et autres techniques
similaires.
X1-0410 Dossier de l’usager – volet
lames et blocs des
laboratoires de biologie
médicale
Lames et blocs des laboratoires de biologie médicale (secteur de
l’anatomopathologie – histologie) : lames de moelle osseuse,
coupes histologiques et blocs de paraffine contenant des tissus.
X1-0420 Dossier de l’usager – volet
ordonnances et copies des
rapports des laboratoires de
biologie médicale
Documents relatifs aux ordonnances et aux copies des rapports
(original au dossier de l’usager ou au dossier du requérant de
l’examen) conservées aux laboratoires de biologie médicale
comprenant le secteur de l’anatomo-histopathologie) et les autres
secteurs reliés aux laboratoires ci-dessus (biochimie, microbiologie
et hématologie).
X1-0450 Dossier de recherche
d’antécédents
sociobiologiques
Documents relatifs à la recherche d’antécédents sociobiologiques
N.R. X1-0500 Tutelle d’un usager mineur Documents relatifs à la tutelle d’un usager mineur exercée ou
demandée par le directeur de la protection de la jeunesse
X1-0700 Dossier de l’usager –
Sécurité et développement
compromis
Documents relatifs aux soins et aux services rendus par un
établissement à un jeune dont les parents ne vivent plus ou n’en
assument pas de fait le soin, l’entretien ou l’éducation.
X1-0750 Jeunes en milieux
résidentiels
Documents relatifs aux jeunes en milieux résidentiels selon la Loi
sur la protection de la jeunesse (L.R.Q., c. P-34).
X1-0850 Dossier de l’usager –
Acquittement
Documents relatifs au dossier d’acquittement d’un usager selon la
Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents.
[L.C., (2002) c. 1]
X1-0900 Dossier de l’usager – Retrait,
rejet ou suspension
d’inculpation
Documents relatifs au retrait, au rejet ou à la suspension
d’inculpation.
X1-0950 Dossier de l’usager –
Mesures de rechange ou
arrêt d’intervention
Documents relatifs aux mesures de rechange ou arrêt
d’intervention
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES LE 10 JUIN 2004
116
X1-1000 Dossier de l’usager – Acte
criminel, infraction sommaire
ou renvoi
Documents relatifs à un acte criminel, à une infraction ou au renvoi
d’un usager
X1-1200 Ressources d’hébergement
utilisées
Documents relatifs à l’évaluation et aux contrats passés avec les
ressources d’hébergement utilisées dans le cadre des services et
soins rendus à un usager (famille d’accueil qui reçoit des jeunes en
hébergement ou en placement).
X1-1250 Cas litigieux relatifs aux
familles d’accueil
Documents relatifs aux dossiers des familles d’accueil litigieux.
X1-1350 Dossier communautaire Documents relatifs aux services rendus dans le cadre d’un plan
d‘action aux usagers-communautaire tel que défini au Cadre
normatif et protocole d’échange (SIC-CLSC).
X1-1400 Dossier des entreprises
(CLSC)
Documents relatifs aux interventions dans une entreprise découlant
de l’application des programmes de santé et sécurité.
X1-1450 Dossier des travailleurs
d’une entreprise (CLSC)
Documents relatifs aux soins et services rendus par le CLSC à un
travailleur dans le cadre de programmes de santé et sécurité
appliqués à l’entreprise.
X1-1500 Fiches de demande de
services (CLSC)
Documents relatifs aux demandes de services autres que les
demandes d’information faites à l’établissement, incluant l’analyse
des demandes par les intervenants, qu’il y ait ou non des suivis à
leur égard.
N.R. X1-1510 Fiches de demandes
d’information (CLSC)
Documents relatifs aux demandes d’information auxquelles un
professionnel à l’accueil donne réponse.
X1-1650 Index et registre des usagers
(numériques et
alphabétiques)
Documents relatifs à l’index et au registre des usagers de
l’établissement (numériques et alphabétiques).
N.R. X1-1910 Registre des sujets d’essais
cliniques
Documents relatifs aux sujets sélectionnés dans le cadre des essais
cliniques.
X1-1950 Registres des naissances,
des décès, du bloc
obstétrical et du bloc
opératoire
Documents relatifs aux registres des naissances, des décès, du bloc
obstétrical et du bloc opératoire de l’établissement.
X1-2300 Fichier de vaccination Documents relatifs à la vaccination d’un individu sous forme de
fiche, dossier ou pièce.
N.R. X2-0210 Rémunération à l’acte Documents relatifs aux demandes de paiement à la RAMQ pour la
rémunération à l’acte des médecins
X3-0150 Études, recherche et
développement
Documents relatifs aux études, aux activités de recherche et de
développement, aux protocoles de recherche, aux chercheurs, aux
publications scientifiques, à la correspondance, aux projets de
recherche et aux rapports de recherche de l’établissement.
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES
LES 19 SEPTEMBRE 2005 ET 22 FÉVRIER 2006
117
N.R. = Nouvelle règle N.R. G1-0760 Rapport sur les plaintes des
usagers
Rapports mensuels et annuel sur les plaintes des usagers reçues
par l’établissement
G4-0460 Registre des accidents de
travail sans perte de temps
Documents relatifs aux accidents de travail qui ne rendent pas le
travailleur incapable d’exercer son emploi et qui comportent la
signature du travailleur accidenté.
N.R. G5-0360 Rétribution payée aux
RI/RTF
Documents relatifs à la rétribution payée aux ressources
d’hébergement non institutionnelles (RTF/RI).
G6-0600 Disposition du matériel Documents relatifs à la disposition du matériel, à la vente, au
transfert, à la destruction, à la récupération et au recyclage des
biens matériels de l’établissement.
G8-0300 Réclamations Documents relatifs aux réclamations par et contre l’établissement.
N.R. X1-0110 Plan d’organisation clinique
des services
Documents relatifs à l’organisation des services et des programmes
de santé et de services sociaux de l'établissement.
X1-0350 Dossier de l’usager Documents relatifs aux soins et aux services rendus à un usager
par l’établissement, en vertu des articles 53 à 56 du Règlement sur
l’organisation et l’administration des établissements en application
de la Loi sur les services de santé et les services sociaux
(L.R.Q., c. S-5, r.-3.01).
X1-0400 Dossier de l’usager – volet
imagerie médicale
Documents relatifs aux clichés et aux copies de rapports (original
au dossier de l’usager) de radiologie traditionnelle et d’intervention
ou interventionnelle**, de médecine nucléaire, de résonance
magnétique, d’échographie et autres techniques similaires.
X1-0700 Dossier de l’usager –
Sécurité et développement
compromis
Documents relatifs aux soins et aux services rendus par un
établissement à un jeune dont les parents ne vivent plus ou n’en
assument pas de fait le soin, l’entretien ou l’éducation.
X1-0750 Jeunes en milieux
résidentiels
Documents relatifs aux jeunes en milieux résidentiels selon la Loi
sur la protection de la jeunesse.
N.R. X1-1920 Registre des traumas,
d’oncologie, des urgences,
etc.
Information relative aux cas de traumatologie, d’oncologie, de
l’urgence, etc.
N.R. X1-1930 Registre local des accidents
et des incidents
Information relative aux accidents et incidents survenus dans
l’établissement.
X1-1950 Registres des naissances,
des décès, des
mortinaissances, du bloc
obstétrical et du bloc
opératoire
Documents relatifs aux registres des naissances, des décès, des
mortinaissances, du bloc obstétrical et du bloc opératoire de
l’établissement.
N.R. X1-2260 Stupéfiants et drogues
contrôlées
Documents et dossiers relatifs aux stupéfiants et aux drogues
contrôlées
X1-2400 Dossier de plaintes des
usagers
Documents relatifs au dossier de plaintes des usagers.
X2-0210 Rémunération par la RAMQ Documents relatifs aux demandes de paiement à la RAMQ pour la
rémunération à l’acte des médecins, à vacations ou à honoraires
fixes.
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES
LE 4 DÉCEMBRE 2008
118
N.R. = Nouvelle règle
G1-0150 Documents constitutifs Documents relatifs à la loi constitutive, à l’histoire de
l’établissement, à la charte, au sceau, au logo, aux lettres
patentes, au permis d’exploitation, aux mandats, aux
armoiries, à la devise et au drapeau de l’établissement.
G1-0350 Normes, politiques,
procédures et directives
Documents relatifs aux normes, aux politiques, aux
procédures et aux directives de l’établissement.
G1-0450 Règle scindée
en deux
Conseil d’administration Documents relatifs au fonctionnement du conseil d'administration,
au registre des membres, à l’élection et à la désignation de ceux-ci,
aux règlements internes et aux règlements généraux, aux avis de
convocation, aux ordres du jour et aux procès-verbaux.
N.R. G1-0460 Assemblée publique Documents relatifs à la préparation et à la tenue des assemblées
publiques de l’établissement.
G1-0500 Comités du conseil
d’administration et autres
comités, conseils
professionnels et réunions
internes
Documents relatifs aux comités du conseil d’administration et aux
autres comités, aux conseils professionnels et réunions internes, à
la composition de ces comités (comité de gestion des risques,
comité de vigilance et de la qualité, comité de révision, comité de
vérification, conseil des infirmières et infirmiers, conseil des
médecins, dentistes et pharmaciens, conseil multidisciplinaire,
conseil des sages-femmes, etc.), à l’élection ou à la nomination des
membres, aux mandats, aux calendriers de réunions, aux avis de
convocation, aux ordres du jour et aux procès-verbaux.
G1-0600 Comité des usagers Documents relatifs au comité des usagers, à sa composition, aux
mandats, au calendrier de réunions, aux avis de convocation, aux
ordres du jour et aux procès-verbaux, etc.
N.R. G1-0610
G1-0760
Comités des résidents
Rapport sur les plaintes
des usagers
Documents relatifs aux comités des résidents, à la composition de
ces comités, à leur mandat, à leur fonctionnement, aux avis de
convocation, aux procès-verbaux ou aux comptes rendus, etc.
Rapports mensuels et annuels des plaintes des usagers reçues par
l’établissement.
N.R. G1-0770 Dossier d’intervention du
Commissaire local aux
plaintes et à la qualité des
services
Documents relatifs à l’exercice du pouvoir d’intervention de sa
propre initiative du commissaire local aux plaintes et à la qualité
des services.
G1-0850 Programme d'amélioration
continue de la qualité
(agrément)
Documents relatifs au programme d'amélioration continue de la
qualité de l’établissement (agrément des services de santé et
services sociaux).
N.R. G1-0900 Nouvelle
numérotation de
X1-1930
Registre local des accidents
et des incidents
Information relative aux accidents et aux incidents survenus
lors de la prestation de soins et de services.
G2-0150 Création, reproduction,
traduction et destruction des
documents
Documents relatifs à la création, à la reproduction, à la traduction
et à la destruction des documents de l’établissement
G2-0350 Registre des communications Documents relatifs aux communications incluant des
documents administratifs et des données nominatives, peu
importe le support (papier ou électronique).
G4-0450 Dossier de l'employé – volet
santé
Documents relatifs au dossier de santé de l'employé et au
dossier d'accidents de travail des employés de
l'établissement.
G4-1200 Négociations locales Documents relatifs aux négociations locales, aux demandes
syndicales, aux offres patronales, aux ententes ou
arrangements locaux.
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES
LE 4 DÉCEMBRE 2008
119
G5-0250 Comptabilisation Documents relatifs à la gestion du système comptable, à la charte
comptable, au grand livre, à la caisse recettes, à la caisse
déboursés, au journal général et au journal des achats de
l'établissement.
G5-0350 Gestion des comptes à payer Documents relatifs aux factures et notes de crédit
capitalisables et non-capitalisables, aux dossiers comptables
des fournisseurs, à la petite caisse et aux pièces justificatives,
aux frais de voyage et de déplacements de l'établissement.
G5-0360 Rétribution payée aux
RI/RTF
Documents relatifs à la rétribution payée aux ressources
d’hébergement non institutionnelles (RI-Ressources
intermédiaires/RTF-Ressources de type familial).
G5-0400 Gestion des revenus Documents relatifs aux revenus, aux comptes à recevoir, aux
revenus de placement, aux subventions (incluant les subventions à
la recherche), aux commanditaires, aux ventes de services de
l'établissement de même qu’à la contribution financière des usagers
pour l’hébergement et les services non assurés.
G5-0450 Gestion de la paie Documents relatifs à l'administration de la paie, au rapport
périodique des heures et des salaires payés, au rapport de la
banque de maladie, au journal de paie, à la saisie de salaire, au
relevé d'emploi et aux prélèvements sur le salaire.
G5-0550 Gestion des comptes
bancaires
Documents relatifs aux opérations bancaires, aux états bancaires,
aux comptes de banque, aux bordereaux de dépôts, aux liquidités,
à la marge de crédit, aux fonds de roulement, au registre de
banque et aux services bancaires.
G5-0650 Gestion des placements Documents relatifs aux placements de l'organisme, aux certificats
d'action et aux dépôts à terme de l'établissement.
G5-0700 Impôts et taxes des
gouvernements et des
municipalités
Documents relatifs aux impôts et taxes des gouvernements (TPS -
TVQ) et des municipalités et aux relevés de taxation.
G5-0750 Gestion de la dette Documents relatifs à la gestion de la dette (emprunts) de
l'établissement.
G6-0200 Dossier du bien Documents relatifs au dossier du bien, à son utilisation, aux
fournitures et équipements nécessaires à l’utilisation du bien (entre
autres leur transport).
G6-0550 Entretien et réparation du
matériel et des équipements
Documents relatifs à l'entretien et à la réparation du matériel et des
équipements de l'établissement, incluant les appareils d’imagerie
médicale.
G6-0600 Disposition du matériel Documents relatifs à la disposition du matériel, à la vente, au
transfert, à la destruction, à la récupération et au recyclage des
biens matériels de l’établissement.
G8-0600 Gestion des assurances Documents relatifs aux garanties d’assurances (polices) et
aux certificats d’assurances de l’établissement.
N.R. G8-0650 Dossier d’enquête en gestion
des risques
Documents relatifs aux enquêtes faites dans le cadre des activités
de gestion des risques.
X1-0350 Dossier de l’usager Documents relatifs aux soins et aux services rendus à un usager
par un établissement en vertu du Règlement sur l’organisation et
l’administration des établissements.
X1-0400 Dossier de l’usager – volet
imagerie médicale
Documents relatifs aux clichés et aux copies de rapports (original
au dossier de l’usager) de radiologie traditionnelle et d’intervention
ou interventionnelle, de médecine nucléaire, de résonance
magnétique, d’échographie et autres techniques similaires.
X1-0410 Dossier de l’usager – volet
lames et blocs des
laboratoires de biologie
médicale
Lames et blocs des laboratoires de biologie médicale (secteur de
l’anatomopathologie – histologie) : lames de moelle osseuse,
coupes histologiques et blocs de paraffine contenant des tissus.
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES
LE 4 DÉCEMBRE 2008
120
X1-0420 Dossier de l’usager – volet
ordonnances et copies des
rapports des laboratoires de
biologie médicale
Documents relatifs aux ordonnances et aux copies des
rapports (original au dossier de l’usager ou au dossier du
requérant de l’examen) conservés aux laboratoires de biologie
médicale comprenant le secteur de l’anatomopathologie -
histologie et les autres secteurs reliés aux laboratoires ci-
dessus (biochimie, microbiologie et hématologie).
N.R. X1-0430 Dossier de l’usager – volet
ordonnances et copies des
rapports des laboratoires
d’électrophysiologie
médicale, imagerie médicale
et audiologie
Documents relatifs aux ordonnances, tracés ou documents
accessoires reliés aux épreuves de diagnostic ou de monitoring
conservés aux laboratoires d’électrophysiologie médicale et aux
copies des rapports (original au dossier de l’usager ou au dossier du
requérant de l’examen).
N.R. X1-0440 Dossier de l’usager – Tracés
de monitoring fœtal
Documents relatifs aux tracés de monitoring fœtal.
X1-0450 Dossier de recherche
d’antécédents
sociobiologiques
Documents relatifs à la recherche d’antécédents
sociobiologiques.
X1-0500 Tutelle d’un usager
demandée à la Cour
Supérieure
Documents relatifs à la tutelle d’un usager exercée ou demandée,
entre autres, par le directeur de la protection de la jeunesse et
accordée par la cour Supérieure.
X1-0600 Dossier de l'usager -
Signalement non retenu
Documents relatifs au signalement non retenu selon la Loi sur la
protection de la jeunesse.
X1-0650 Dossier de l'usager -
Sécurité ou développement
non compromis
Documents relatifs aux services rendus par un établissement
à un jeune dont la sécurité ou le développement est non
compromis selon la Loi sur la protection de la jeunesse.
X1-0700 Dossier de l’usager –
sécurité ou développement
compromis
Documents relatifs aux services rendus par un établissement à un
jeune dont la sécurité ou le développement est compromis selon la
Loi sur la protection de la jeunesse.
X1-0750 Jeunes hébergés en
ressources intermédiaires
(RI)
Documents relatifs aux jeunes placés en milieux résidentiels
(Ressources intermédiaires).
X1-0850
Intègre les règles
X1-0900
X1-0950
X1-1000
Dossier de l’usager –
Acquittement – retrait –
rejet ou suspension
d’inculpation – mesures de
rechange ou arrêt
d’intervention – acte
criminel, infraction sommaire
ou renvoi
Documents relatifs au dossier d’un usager selon la Loi sur le
système de justice pénale pour les adolescents.
X1-1050 Dossier de l'usager -
adoption
Documents relatifs au dossier d’adoption d’un usager.
X1-1200
X1-1210
Ressources d’hébergement
utilisées
Gestion des unités de vie
Documents relatifs à l’évaluation et aux contrats passés avec les
ressources d’hébergement utilisées dans le cadre des services et
des soins rendus à un usager (familles d’accueil, résidences
d’accueil ou ressources intermédiaires qui reçoivent des usagers en
hébergement ou en placement).
Documents relatifs aux informations dans le cadre des activités
quotidiennes d’une unités de vie en internat, en foyer de groupe, en
ressource intermédiaire (cahier de bord, rapport de nuit, rapports
quotidiens, etc.)
X1-1250 Cas litigieux relatifs aux
ressources d’hébergement
Documents relatifs aux dossiers litigieux des ressources
d’hébergement.
X1-1450 Dossiers des travailleurs
d’une entreprise (CLSC)
Documents relatifs aux soins et services rendus par le CLSC à
un travailleur dans le cadre de programmes de santé et
sécurité appliqués à l’entreprise.
LA LISTE DES MODIFICATIONS APPROUVÉES
LE 4 DÉCEMBRE 2008
121
X1-1460 Analyse de postes lors de
demandes de retrait
préventif (CLSC)
Documents relatifs aux analyses de postes faites par les
CLSCs et reliées à des demandes de retrait préventif
provenant de salariées enceintes ou qui allaitent.
X1-1920 Registre des traumatismes,
d’oncologie, des urgences,
etc.
Information relative aux cas de traumatologie, d’oncologie, de
l’urgence, etc.
31BX1-1930
Registre local des incidents
et des accidents N° annulé et transféré au G1-0900
X1-2100 Registre des accès aux
informations nominatives
concernant les usagers
Registre tenu pour répondre aux exigences de la loi dans le
cadre de l’utilisation des systèmes informatiques et lorsque
l’application informatique le permet.
X1-2250 Banque de sang (registre,
cardex, rapports, etc.)
Documents relatifs aux registres, aux cardex, aux bordereaux
d’émission de produits sanguins, aux rapports d’incident/
d’accident transfusionnels et aux autres documents relatifs à
la banque de sang et aux transfusions de produits sanguins.
X2-0300 Administration reliée aux
actes professionnels
Documents relatifs à l'administration reliée aux actes
professionnels, aux actes médicaux, aux protocoles, aux
ordonnances collectives, aux ordonnances permanentes, aux
délégations d’actes, aux règles de soins, aux procédés de soins, aux
techniques de soins, aux procédures d'exécution et à la prévention
des infections.