Premiers retours sur la mise en place de l’arrêté du 6 avril 2011 relatif au management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse et

aux médicaments dans les établissements de santé

D. Monzat, P. Le Gonidec

Journée régionale des gestionnaires de risques 25 octobre 2012

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OMEDIT

• Questionnaire envoyé le 28 mars 2012 aux établissements de santé :

– Article 5 de l’arrêté du 6 avril 2011 :

• Qui est le responsable du système de management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse désigné ou pressenti ?

– Article 8 de l’arrêté du 6 avril 2011 :

• Avez-vous commencé à réaliser l’étude des risques encourus par les patients, liés à la prise en charge médicamenteuse ?

• Si oui, quand avez-vous commencé ?

• Avec quelle méthodologie ? Quel outil ?

O M

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OMEDIT Etat des lieux en IDF en juin 2012

• Questionnaire envoyé à 307 établissements de santé:

– MCO : 183 (60%)

– SSR : 112 (36%)

– Psychiatrie : 13 (4%)

• 237 réponses (77%)

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OMEDIT Etat des lieux en IDF en juin 2012

• Responsable du système de management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse

– 229 établissements ont nommé un RSMQ (97%)

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OMEDIT

• Etude de risques a priori débutée ou effectuée

– Oui: 193 (81%)

• Avant 2011: 43• 2011-2012: 150

– Non: 30 (13%)

– Non, mais prévue à partir de juin 2012: 15 (6%)

Etat des lieux en IDF en juin 2012

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OMEDIT Etat des lieux en IDF en juin 2012

• Outils utilisés

• ACRES : Analyse causes racines d’un évènement significatif

• Interdiag : outil pluridisciplinaire pour l’auto-évaluation et la gestion des risques liés à la prise en charge médicamenteuse, au niveau de l'unité de soins

• AMDEC : Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité

• BAQUIMEHP : Bureau de l’Assurance Qualité et de l’Information Médico-Economique de l’Hospitalisation Privée

• APR : Analyse Préliminaire de Risques

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OMEDIT Des constats en juin 2012

• Le sujet management de la qualité de la prise en charge médicamenteuse est traité par les établissements :

– taux de réponse de 77%

– 97 % des RSMQ sont désignés

• Mais la notion d’analyse des risques a priori n’est pas maîtrisée par l’ensemble des répondeurs

• Une palette importante d’outils (au moins 10 différents) est disponible.

• Le choix des établissements répondeurs s’est porté essentiellement sur l’outil Archimed

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OMEDITPerspectives pour l’accompagnement des établissements dans la sécurisation de la PECM

Faire le point sur les circuits physiques du médicament et sur la prise en charge médicamenteuse au niveau des unités de soins et de la PUI et de l’HAD

Dégager rapidement les points positifs des organisations et ceux qui sont à améliorer

Identifier des niveaux de risque (en pourcentage de risque) en fonction des thèmes abordés

Hiérarchiser les risques par la pondération de la criticité et de l’effort à fournir pour la diminution du risque

Dégager des enjeux et proposer un programme d’actions prioritaires

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OMEDIT Développement de Archimed V2 reprenant les résultats de la V1

• Constitution d’un groupe de travail avec l’APHP de 15 membres piloté par J-F Hartmann (AP-HP) :

– Pharmaciens : 7 dont 1 aussi Qualiticienne.– Médecins : 4 dont 3 aussi GDR et 1 aussi Pharmacologue.– Cadres : 2 dont 1 cadre expert.– Préparateur : 1.– Gestionnaire de risques : 1

• Définition de la méthode :

– Pondération de la criticité du risque :

• Risque acceptable en l’état : aucune action nécessaire.

• Risque tolérable sous contrôle : actions de contrôle et suivi.

• Risque inacceptable : actions de réduction du risque.

– Pondération de l’effort nécessaire pour maîtriser le risque :

• Effort nul.

• Effort faible.

• Effort moyen.

• Effort important.

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OMEDITArchiMed avant consolidation (JF Hartmann) :

Vous n'êtes pas concerné(e) par cette feuille

Analyse de risques

Pratique (n'apparaissent que les risques de l'unité) Criticité Effort

T.06 Dans votre unité de soins, le réfrigérateur dédié aux médicaments peut contenir des produits non médicamenteux

2,60 0,93

N.05 Votre unité reglobalise certains médicaments délivrés nominativement par la pharmacie 2,93 1,00

C.05 Un document du classeur "Médicaments" (papier ou informatique) décrit les modalités de la permanence pharmaceutique (accès aux médicaments pendant la fermeture de la PUI...)

2,67 1,07

I.04 Les éventuels troubles de déglutition du patient sont systématiquement indiqués dans le dossier 3,00 1,07

L.03 Les informations du l ivret thérapeutique sont directement accessibles au moment de la prescription 2,67 1,07

I.05 Les allergies éventuelles du patient sont systématiquement mentionnées dans le dossier du patient 3,00 1,13

T.18 La composition du chariot d'urgence est définie et accessible 3,00 1,13

I.08 La fonction rénale du patient est réévaluée régulièrement au cours du séjour et notée dans son dossier  2,80 1,20

J.08 Les médicaments personnels non rendus à la famille ou au patient sont rapportés à la PUI pour destruction 2,53 1,20

D.09 Les modalités d'accès aux résumés des caractéristiques du produit (RCP) sont connues de l 'ensemble des personnels médicaux et soignants

2,67 1,27

L.02 Les prescriptions médicamenteuses (papier/informatique) des patients sont réalisées majoritairement dans le l ivret thérapeutique

2,67 1,27

U.12 L'unité de soins dispose d'un l ieu de dépôt des médicaments (dont les solutés) fermé à clef en cas d'absence du personnel soignant

3,00 1,27

I.06 Le poids du patient est mesuré (si  possible) systématiquement et indiqué dans le dossier 2,73 1,33

F.02 Il  existe des procédures de solutions dégradées en cas de panne informatique (en absence d'informatisation répondre oui)

2,93 1,47

U.04 Des personnes non formées passent des commandes de réapprovisionnement de médicaments 3,00 1,47

L.06 Les prescripteurs sont informés des substitutions proposées par la PUI 2,60 1,53

T.19 La composition et la non péremption des produits contenus dans le chariot d'urgence sont vérifiées selon une procédure prédéfinie et tracées

2,80 1,53

C.14 Le classeur "Médicaments" (papier ou informatique) contient un document validé par la PUI décrivant les bonnes pratiques de broyage des comprimés (utilisation du broyeur…)

2,53 1,60

L.04 Les médicaments du traitement personnel du patient qui ont été validés par l 'équipe médicale (conservés/substitués) figurent sur la prescription hospitalière (papier/informatique)

3,00 1,60

C.04 Un document du classeur "Médicaments" (papier ou informatique) décrit les conditions de la prescription junior (si  l 'unité de soins n'est pas concernée répondre oui).

2,53 1,67

C.13 Votre unité de soins dispose d'une documentation à jour dans le classeur "Médicaments" sur les comprimés ne devant pas être broyés et leur substitution éventuelle 

2,87 1,73

C.16 Votre unité de soins dispose d'une documentation à jour dans le classeur "Médicaments" sur les gélules ne devant pas être ouvertes et leur substitution éventuelle

2,80 1,73

K.03 En cas de transfert du patient vers une autre unité de soins ou un autre établissement, les informations relatives à son traitement médicamenteux l 'accompagnent

2,93 1,73

L.10 Les prescriptions conditionnelles (si  besoin) de médicaments renvoient à des arbres de décision et à des protocoles d'administration validés

3,00 1,73

O.04 La préparation des tiroirs ou piluliers se fait patient par patient et non pas médicament par médicament 2,93 1,73

U.10 En cas de non délivrance en raison d'une rupture de stock, la PUI donne des conseils de substitution à valider par le médecin

2,67 1,73

C.08 Un document du classeur "Médicaments" (papier ou informatique) décrit les modalités d''utilisation des dispositifs d'administration complexes (pousse seringues électriques, PCA, infuseurs…)

2,93 1,80

J.04 Lors de son admission, le patient (ou sa famille) est interrogé(e) sur une éventuelle automédication 2,93 1,80

L.07 Les infirmières sont informées des substitutions proposées par la PUI 2,60 1,80

L.08 Les prescripteurs sont informés en cas de non administration de médicaments 2,93 1,80

Vous n'êtes pas concerné(e) par cette feuille

I. Risque structurel

A. Organisation Oui Non

A.01 Au cours de la même journée, plusieurs médecins prescrivent des médicaments pour le même patient

A.02 Votre unité de soins accueil le régulièrement des internes en médecine

A.03 Il  existe une infirmière référente (non cadre) pour les relations de l 'unité de soins avec la pharmacie à usage intérieur et cette tâche figure dans sa fiche de poste

A.04 Votre unité de soins accueil le au moins un jour ou une nuit par mois une ou des infirmières du pool (suppléantes, roulantes…)

A.05 Votre unité de soins accueil le au moins un jour ou une nuit par mois une ou des infirmières intérimaires

A.06 Votre unité de soins accueil le au moins une élève infirmière par an

A.07 Dans votre unité de soins, à activité constante, le personnel soignant absent est  systématiquement remplacé

A.08 Dans votre unité de soins, à activité constante, la charge de travail  des infirmières absentes est répartie sur d'autres catégories de personnel

A.09 La transmission entre les différentes équipes soignantes est organisée et assurée systématiquement

A.10 Le fonctionnement de votre unité de soins conduit au recours à des heures supplémentaires chaque mois

A.11 Un pharmacien référent a été désigné pour votre unité de soins

A.12 Un préparateur référent a été désigné pour votre unité de soins

B. Type de prise en charge Oui Non

B.01 Votre unité de soins assure plusieurs types de prises en charge de patients (hospitalisation de jour/hospitalisation complète/soins intensifs…)

B.02 Les patients sont identifiés par un bracelet (nom, prénom + date de naissance/nom, prénom + code-barre/RFID)

B.03 Au moins une fois par semaine, un patient change de chambre au cours de son séjour dans votre unité de soins

B.04 Votre unité de soins comprend au moins une chambre à deux l its ou plus

B.05 Votre unité de soins administre des médicaments à risque particulier (chimiothérapies anticancéreuses, AVK…)

B.06 Votre unité de soins prend en charge des patients à risques ou sensibles (pédiatrie, réanimation, gériatrie...)

II. Politique de sécurisation du médicament

PréventionC. Protocoles/procédures générales Oui Non

C.01 Les règles d'approvisionnement (notamment en urgence), de gestion et d'utilisation des médicaments sont regroupées dans un classeur "Médicaments" (papier ou informatique) 

C.02 Dans votre unité de soins, i l  existe un classeur "Protocoles" (papier ou informatique)  regroupant les protocoles médicamenteux

C.03 Ces documents des classeurs "Médicaments" et "Protocoles" (papier ou informatique) de votre unité de soins sont actualisés/revalidés au moins une fois par anVolet « Questionnaire » :

Toutes les questions.Classement thématique.

Volet « Analyse » :Toutes les questions. Classement pondéré : 

Criticité décroissante + Effort croissant.

15 QUESTIONS  C3/E1

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OMEDIT

ArchiMed synthèse : consolidation des résultats (JF Hartmann)

Visualisation de la transversalité

du risque.

O M

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OMEDIT

ArchiMed synthèse : consolidation des résultats (JF Hartmann)

Visualisation des risques les plus 

transversaux.

O M

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OMEDIT Télécharger l’outil ArchiMed

Où ? http://www.ars.iledefrance.sante.frL’offre de soin et médico-sociale > Appui à la performance et à la qualité > OMEDIT > ARCHIMED

Quoi ? Télécharger les deux fichier Excel®  « ArchiMed Questionnaire » et « ArchiMed synthèse »

ArchiMed questionnaire

ArchiMed synthèse

ArchiMed Tutoriel

     Tutoriel Activer les macro

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