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Présentation des résultats de l’enquête Afigese - Oppale 2008 et analyse des bonnes pratiques locales en matière
de pilotage des démarches de performance
Les démarches locales de Performance
2
Sommaire
Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation
Partie II) Suggestion de bonnes pratiques
Modalités des démarches Modalités des démarches de performance de performance
Les démarches locales de Performance
3
Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation
• 1.1) Niveau d’avancement et périmètre de la démarche
• 1.2) L’accompagnement de la démarche
Modalités des démarches de Modalités des démarches de performance performance
Les démarches locales de Performance
4
Des démarches de performance fortement diffusées
67,7% des collectivités engageront une démarche de Performance de type LOLF à court terme
52 % de répondants
La suite des résultats de cette enquête ne concerne que les 42,3% de collectivités s’étant actuellement engagées dans une
démarche de type LOLF
État de participation à l'enquête
Enquêtés Répondants
L'engagement des collectivités dans des démarches de type LOLF
42,3%
25,4%
32,3%
Déjà engagéeS'engagera prochainementNe s'engagera pas dans futur proche
360
187
Enquêtés Répondants
Les démarches locales de Performance
5
Des démarches de performance récentes pour la majorité des collectivités
Année d’initiation de la démarche
Année% de
collectivités2000 3,45%2001 3,45%2002 3,45%2003 3,45%2004 3,45%2005 17,24%2006 27,59%2007 31,03%2008 6,90%
Les démarches locales de Performance
6
Des démarches soutenues par la hiérarchie, mais une participation limitée
L’initiation de la démarche revient principalement au haut de la hiérarchie politique et administrative et à la direction des finances et du contrôle de gestion
La définition et l’animation de la démarche revient principalement aux administratifs (Contrôle de gestion et Finances) et à la direction générale
Les élus, directions et services opérationnels, et agents, sont peu associés au projet
Taux de participation des acteurs dans la démarche
%
Initiation de la démarche Définition et animation du projet
Associé à la communication du projet
0102030405060708090
Mai
re/P
sdt
Elu
s
DG
S
Dire
cteu
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adm
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trat
ifs
Age
nts
opér
atio
nnel
s
Con
sulta
nts
Détail des statistiques diapo 8…
Les démarches locales de Performance
7
Des segmentations stratégique et budgétaire bien abouties
¾ des collectivités ayant engagé une démarche de performance ont mis en œuvre une nouvelle architecture budgétaire performante (volet budgétaire)
Plus de la moitié des collectivités ont responsabilisé les directions (volet responsabilisation) et associé des objectifs et indicateurs de performance globaux à cette architecture budgétaire (volet performance)
¼ environ des collectivités ont engagé un dispositif d’évaluation tant à un niveau global qu’individuel
Le niveau d’engagement des collectivités dans la démarche de performance
Définition de la segmentation stratégique en M/P/A
Quantification budgétaire des M/P/A
Détermination des moyens alloués aux M/P/A
Détermination d'objectifs et d'indicateurs globaux de performance
Mise en relation des M/P/A avec les docs budgétaires réglementaires
Responsabilisation des directions
Globalisation des enveloppes budgétaires
Évaluation des politiques publiques et des M/P/A
Définition d'objectifs et d'indicateurs individuels de performance
Évaluation des directions et des agents
Autres
%
8577
5861
5846
2731
19 15 180
20
40
60
80
100
Responsabilisation, finalisation, opérationnalisation
1. Gestion globalisée des moyens
2. Structuration par programmes et missions
3. Introduction d’indicateurs de performance et de systèmes de suivi
(Carassus et Favoreu, 2005)
De l’opérationnel au stratégique
1. Mise en place d’un système de suivi: Instruments de mesure Dynamique d’animation Dynamique de suivi régulier des
résultats
2. Finalisation de la gestion
3. Adaptation de l’allocation de ressources
(Demeestère, 2005)Les démarches locales de
Performance8
Une stratégie d’implémentation progressive Scénarios d’implémentation progressive de la
démarche
Les démarches locales de Performance
9
Du stratégique à l’opérationnel, une démarche en entonnoir Ordre d’implémentation des différentes
étapesOrdre
d'implémentationEtapes d'une démarche locale de
performance1 Le positionnement stratégique
2Restructuration et quantification
budgétaire sous forme de missions/ programmes/actions
3Détermination des moyens alloués
aux MPA de la collectivité
4Adaptation de cette architecture
budgétaire aux documents budgétaires réglementaires
5Globalisation des enveloppes
budgétaires
6Mise en œuvre d’objectifs et
d’indicateurs de performance locale au niveau global de la collectivité
7 Responsabilisation des directions8 Responsabilisation des agents
9Évaluation des politiques publiques
et des M/P/A
10Évaluation des directions, évaluation
des agents
Les démarches locales de Performance
10
Une démarche globale
Une démarche globale de performance pour la grande majorité des collectivités:– Pour 95,8% des collectivités, cette démarche
s’applique à l’ensemble de leurs services– Pour 4,2% des collectivités, cette démarche
s’applique à un ou quelques services/directions – Pour 80% des collectivités, cette démarche
s’applique à la totalité de leur budget– Pour 20% des collectivités, cette démarche
s’applique à une seule partie de leur budget
Les démarches locales de Performance
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Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation
• 1.1) Niveau d’avancement et périmètre de la démarche
• 1.2) L’accompagnement de la démarche
Modalités des démarches de Modalités des démarches de performance performance
Les démarches locales de Performance
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La quasi totalité des collectivités ont mis en œuvre un pilotage global
Moins de la moitié des collectivités ont élaboré un pilotage par direction
Les élus (commissions politiques) sont peu impliqués dans le suivi des politiques publiques
Taux de collectivités ayant développé des groupes « projets » autour de leur démarche de performance
%
Un pilotage transversal, peu suivi par les élus
90
69,2
3042,8 41,7
0
20
40
60
80
100
Comité de pilotage de la démarche
Groupes de travail par direction
Responsable de Mission, de Programme ou d'objectif par direction
Référent LOLF dans chaque direction pour assurer l'interface avec les porteursde la démarche
Commissions politiques et administratives autour des missions et programmes
Exemple diapo suivante…
Les démarches locales de Performance
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Ville de Bordeaux:
– COPIL : direction générale réunie en COPIL; – Groupes de travail transversaux créés ou en cours de création;– Stratégie immobilière et économie d'énergie (en cours), évaluation
des agents (en 2008);– Responsabilisation par programme (pas avant fin 2008 car
responsabilisation effective probablement en 2010); – Groupes de travail par programme préconisés pour définir les PAP;– Référent LOLF: c'est aujourd'hui souvent le Responsable de
Programme (RP) (donc directeur ou chef de service); existence ou mise en place de référents par DG;
– Existence de RP ; pas de responsable de missions administratifs pour l'instant;
– Enjeu du prochain mandat : adaptation des délégations et commissions aux missions / politiques. Une commission regrouperait plusieurs politiques ou missions. A suivre...
Exemple
Les démarches locales de Performance
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Un SI en cours d’adaptation (1/3)
Afin de mettre en œuvre leur démarche de performance:
• 71,4% des collectivités ont effectué une refonte totale des procédures de leur système d’information budgétaire et comptable;
• 42,8% ont réalisé un changement de logiciel financier
• 28,6% ont effectué une déconcentration des actions comptables et financières dans les différentes directions opérationnelles;
• 28,6% ont effectué une déconcentration du contrôle de gestion entre services contrôle de gestion et directions opérationnelles.
Les démarches locales de Performance
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Des technologies cloisonnées…
Les systèmes basiques sont les plus répandus
Les systèmes de stockage sont diversifiés et cloisonnés
L’information n’est pas centralisée
Un SI en cours d’adaptation (2/3)
Les démarches locales de Performance
16
… Mais une floraison d’initiatives
78% des collectivités souhaitent développer un SID à très court terme
La majeure partie des collectivités sont en phase de production de systèmes intégrés
Un SI en cours d’adaptation (3/3)
Les démarches locales de Performance
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La communication en interne sur la démarche de performance porte:
– Pour 95% des collectivités, sur des informations générales sur la démarche;
– Pour 75% des collectivités, sur les M/P/A retenus;– Pour 50% des collectivités, sur les politiques publiques
segmentées;– Pour 25%, sur les objectifs envisagés;– Pour 20%, sur la qualité des services publics locaux;– Pour 31,3%, sur les indicateurs de performance fixés/valeurs
cibles;– Pour 20%, sur les moyens alloués/engagés;– Pour 15%, sur les résultats obtenus et état d’avancement par
rapport aux objectifs fixés.
Une communication interne généraliste
Les démarches locales de Performance
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La communication en externe sur la démarche locale de performance:
– 20,8% des collectivités ont communiqué en externe sur la démarche de performance engagée:
• Pour 100% d’entre elles, cette communication porte sur des informations générales sur la démarche;
• Pour 60% d’entre elles, la communication porte sur les M/P/A retenus;
• Pour 40% d’entre elles, la communication porte sur les politiques publiques segmentées et les objectifs envisagés;
• Pour 20% d’entre elles, la communication porte sur les indicateurs de performance fixés et les valeurs ciblées, et les moyens alloués/engagés;
• La communication ne porte dans aucune des collectivités sur les résultats obtenus et état d’avancement par rapport aux objectifs fixés, et sur la qualité des services publics locaux.
Une faible communication externe
Les démarches locales de Performance
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Pour quasiment 90% des collectivités, l’implication de la direction générale dans le projet, semble nécessaire à sa réussite
Pour la grande majorité des collectivités, le succès tient également au respect de la progressivité du changement (organisationnel, culturel)
A noter que l’implication des élus et la création d’interactions transversales internes ne sont des facteurs de succès que pour moins de la moitié des collectivités
Les facteurs clés de succès des démarches locales de performance
%
Bénéficier d'un soutien et d'une implication de la direction générale
Adapter la démarche "Lolfique" aux caractéristiques de la collectivité
Respect du principe de progressivité de la démarche
Avoir prévu un groupe "Projet" autour de la démarche
Acculturer progressivement la collectivité à la démarche deperformance "Lolfique"
Bénéficier d'un soutien et d'une implication des élus de la collectivité
Avoir créé des interactions entre les différents acteurs de la collectivité
89,378,6
67,9 64,3 60,7 57,1 46,4
0
20
40
60
80
100
Les facteurs clés de succès de l’implémentation des démarches
Les démarches locales de Performance
20
Ordre d'importance
Facteurs clés de succès
1Bénéficier d’un soutien et d’une
implication de la direction générale
2Adapter cette démarche de type LOLF aux caractéristiques de la
collectivité locale concernée
3Bénéficier d’un soutien et d’une
implication politique des élus de la collectivité concernée
4
Créer et enraciner progressivement le changement culturel induit par le passage à une démarche de type
LOLF
5
Avoir prévu un plan pluriannuel d’implémentation dans le cadre d’une
démarche en plusieurs étapes (principe de progressivité de la
démarche)
6
Avoir créé des interactions entre les différents acteurs de la collectivité
(élus et administratifs, supérieurs et agents)
7Avoir créé un groupe projet autour
de cette démarche (comité de pilotage, etc.)
Hiérarchisation des facteurs clés de succès de la démarche
Les démarches locales de Performance
21
Sommaire
Partie I) Résultats de l’enquête: recensement des modalités d’implémentation
Partie II) Bonnes pratiques d’implémentation de la démarche
Modalités des démarches Modalités des démarches de performance de performance
Les démarches locales de Performance
22
Partie II) Bonnes pratiques d’implémentation de la démarche– 2.1) Un peu de théorie(s)– 2.2) / à la mise en œuvre– 2.3) / à l’accompagnement– 2.4) / à la chronologie des étapes– 2.5) / à la communication
Modalités des démarches de Modalités des démarches de performance performance
Les démarches locales de Performance
23
Causes des échecs, nature des démarches de performance
Des attentes exacerbées:
- Analyse de données remplace les choix politiques
- Objectivité des indicateurs
-Prise en compte de toutes les dimensions de la performance
-Compréhension et appropriation immédiate par les utilisateurs
- Prise de décision consensuelle
Par nature, les démarches de performance sont:
- Incomplètes: la performance est multidimensionnelle => multiples méthodes de mesure
- Ambigües: multiples manières d’interpréter les indicateurs => multiples conclusions pour l’action
- Subjectives : les acteurs sélectionnent et interprètent les informations en fonction de leurs intérêts institutionnels
2.1) Un peu de théorie (s)
Les démarches locales de Performance
24
Une démarche de performance est une construction de sens partagé
- La démarche de performance doit émaner de l’organisation elle-même
- Le dialogue de gestion et la variété des participants déterminent l’utilisation des information produites
- Le lien information-apprentissage action n’est pas mécanique: l’amélioration des informations n’est qu’un moyen des démarches de performance
- Le changement se situe dans les pratiques des agents
- Les propriétés intrinsèques de la démarche ne suffisent pas à la porter
- Le changement dépend du réseau d’acteurs qui vont faire évoluer le projet
- Leviers de responsabilisation:
- Auto-mesure
- Valorisation du travail
- Communication ascendante
2.1) Un peu de théorie (s)
Les démarches locales de Performance
25
Adapter la démarche de performance aux caractéristiques de la collectivité
Définir le projet via une concertation entre politiques et administratifs
Impliquer les élus à tous les niveaux de la démarche
Bénéficier d’un soutien et d’une implication de la direction générale
Associer l’ensemble des acteurs de l’organisation à la communication autour du projet
2.2) Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre de ces démarches
Les démarches locales de Performance
26
Créer un groupe « projet » autour de la démarche Acculturer progressivement la collectivité à la
démarche de Performance Appliquer la démarche de performance à
l’intégralité du budget de la collectivité Appliquer la démarche de performance à
l’ensemble des services de la collectivité Créer des interactions entre les différents acteurs
de la collectivité Élaborer un nouveau Système d’Information
Décisionnel à l’échelle de la collectivité
2.2) Bonnes pratiques en matière de mise en œuvre de ces démarches
Les démarches locales de Performance
27
Créer un groupe de pilotage de la démarche
Élaborer des groupes de travail par direction
Désigner des responsables de Missions, Programmes, ou objectifs par direction
Constituer des commissions politiques et administratives autour des Missions et/ou Programmes
2.3) Bonnes pratiques en matière d’accompagnement de ces démarches
Les démarches locales de Performance
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Définir la segmentation stratégique en M/P/A Déterminer les moyens alloués aux M/P/A Globaliser les enveloppes budgétaires Définir des objectifs et indicateurs globaux de
performance Mettre en relation l’architecture en M/P/A avec les
documents budgétaires réglementaires Évaluer les politiques publiques et les objectifs
associés aux M/P/A Définir des objectifs et indicateurs collectifs et
individuels de performance Évaluer les directions et les agents
2.4) Bonnes pratiques en matière de chronologie de ces démarches
Les démarches locales de Performance
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Diffuser des informations générales sur la démarche
Communiquer sur les M/P/A retenus Communiquer sur les Moyens alloués/engagés Communiquer sur les objectifs et les indicateurs
envisagés/valeurs ciblées Communiquer sur les résultats obtenus et état
d’avancement par rapport aux objectifs fixés Communiquer sur la qualité des services publics
locaux
2.5) Bonnes pratiques en matière de communication
Merci de votre attention