Présentation – FormationPROSPER – FORMANET

Lundi 11 juin 2012

introduction – le SI de la Direction Formation Continue

DEFC/EL

Programme de la journée

Matin• Le SI de la Direction de la Formation Continue

– Le SI et ses composantes– La chaîne de traitement « marché »– Les liens ReperNet – AppelNet – Prosper - Formanet– L’importance d’une saisie correcte dans AppelNet / Prosper et Formanet– La structure d’une offre de formation– Les données d’un marché

• L’application PROSPER

Après midi• Les principes fonctionnels de FORMANET

Système d’Information de la DEFC outils DSI-Région

Po

rtail d

’ac

cès

inte

rne

SI D

EF

C

ReperNet

AppelNet

FormaNet

SubNet

CARED

CTEF

Info

ce

ntre

FO

RM

CO

NTBase Conv.

Indiv.

Base Rému. (ASP)

Base AFPA

Outils RRA

(Safir-NotesSIS

Finance)

Portail d’accès externe SICORRA

EL – 03/09/2010

Repérage+

PROSPER

PILOTAGEPilotage de dispositifs

Pilotage mesures transverses FSE / CTEF / Budgets

Opérateurs externes (ASP / Pôle Emploi / AGEFIPH / …)

Référentielsinternes

Région Rhône Alpes

Organismes de Formation

Réseauxprescripteurs

CTEF

Appel d’Offres IndicateursÉditions

Suivi et Paiements

AutresDirections

Co

nce

ptio

n/ P

rép

ara

tion

Relevés d’heures

Suivi / É

dition

Contrôle

FORMANETAPPELNET

Instruction

Facturation

Mandatem

ent

Saisie des offres

REPERNET

FINANCESOutils Comptables

de laRégion Rhône Alpes

PRAO

SCHEMA BLOC DU SYSTEME D’INFORMATION DE LA DEFC – Traitement des marchés

IdentificationD

es structures et sites

Le système d’information de la DEFC – avec zoom sur partie Marchés

SU

BN

ET

dépôt-instr-vote-paiem

ents

PROSPER

Infos sessions+

prescriptions

Extra net ( portail SICORRA)

Recensementdes besoins

Extran

et CA

RE

D

TraitmtSubv.

Extran

et CT

EF

La chaîne de traitement des marchésRepernet

Appelnet

Prosper

Formanet

Repernet

Extranet d’identification des partenaires de la DFC

L’identification de la structure dans REPERNET, c’est la possibilité :- d’identifier :

- Le siège social de la structure (SIRET, cat. juridique, nom, adresse, correspondants, fonctions, habilitations à signer,…)- l’établissement gestionnaire (si besoin) (= dir. régionale, service format°..)- les établissements secondaires, sites et annexes

- de déposer :- pièces juridiques scannées + comptes annuels

Remarque : un établissemt secondaire = SIRET (14 chiffres) différents du siège,

SIRENE (9 premiers chiffres) identique

Les données de REPERNET sont utilisées dans toutes les applications DEFCUne identification erronée dans ReperNet = un dossier établi au nom d’une structure non-conforme

– Risque de documents sans valeurs parce qu’établis à un nom erroné– Communication avec la structure pénalisée si coordonnées erronées– Risque de travail et d’instruction inutile si le dossier est non-conforme

Repernet

REPERNET est désormais utiliser pour identifier tous les partenaires de la DEFC.Ceux qui interviennent en marché.Ceux qui interviennent en subvention.L’application demande donc de préciser si la recherche porte sur une structure intervenant dans l’un ou dans l’autre des cas et de choisir l’application correspondante.

La structure peut être présente dans l’un des cas ou dans les 2.Les informations d’identification de la structure seront les mêmes dans les 2 cas.Le niveau d’informations attendues selon les cas est différent (plus détaillé pour les structures intervenant en marché de formation.

Repernet – les informations d’une structure

L’entité est systématiquement identifiée au nom et à l’adresse du siège social

Avec possibilité d’identifier un « établissement gestionnaire » (direction régionale, département formation, etc.)

Et d’identifier les correspondants principaux pour le siège et pour l’étab. gestionnaire

Repernet – les informations des sites d’une structure

Peuvent figurer ici les établissements secondaires de la structure (avec SIRET) et les sites, antennes, annexes de la structure.N’ont pas à être répertoriés les locaux provisoires, loués, prêtés, ou n’étant aucunement concernés par des activités avec la Région.

Le bandeau en haut rappelle toujours l’identité de la structure concernée (siège)

Une loupe permet d’accéder aux informations détaillées du site concerné (adresse, locaux, moyens matériels, humains, etc…)

REPERNET – identification de tous les partenaires DEFC

Module« Repérage »

ReperNet

AppelNet

FormaNetSubNet

Informations juridiques et d’identification communes

Informations spécifiques distinctsInformations spécifiques distincts

Niv. de validat°repérage distincts Niv. de validat°repérage distincts

Portail SICORRASaisie d’un identifiant et mot de passe

Transfertdes données si

créationd’un compte

Création compteou ouverture de droits d’accès

à une nouvelle application

Demande d’Accès à une nouvelleApplication

Déposer ses pièces juridiques dans REPERNET

Déposer ses pièces juridiques dans REPERNET

Appelnet

Extranet de saisie des offres de formationpar les organismes de formation

et d’instruction des candidatures et offres par la DEFC

en vue de l’élaboration des programmations

Qu’est-ce que APPELNET ?– Un outil de type extranet accessible à toute structure souhaitant proposer une

offre en réponse à un appel d’offre, adapté à la structure des offres de formation « Rhône-alpes »et permettant aux services d’instruire les candidatures, les offres, de négocier certaines d’entre elles et de finaliser les choix

– Une dématérialisation partielle de l’appel d’offres puisque l’application ne comporte pas de « coffre fort » et de signature électronique. L’accès est sécurisé, l’offre est invisible par la région jusqu’à la fin de la consultation. L’envoi de l’offre à la Région par l’organisme se fait par courrier ou via la plateforme des marchés publics de la Région dans une enveloppe électronique avec signature électronique.

– L’établissement d’un formulaire de réponse paramétrable et adaptable à chaque consultation (personnalisation des questions, des rubriques, des items d’instruction, de leurs pondération.

– Une instruction formalisée avec un accès partagé avec les autres commanditaires et les agents en ERA.

– Une collecte des données descriptives des offres pour une diffusion simplifié de l’information sur l’offre via le PRAO et surtout via l’application de traitement dématérialisée des prescriptions (PROSPER).

Consultation

Lot(s)

Offre(s)Intitulé =intitulé

« générique »du lot

1

n

1

n

Parcours1 n

Prestataires

1

n

localisations1 n

Les données d’une offre

Titulaire1

Mandataire

1

1

Membres(co traitants)

0 nintitulé« générique »

de lot1

11

Prestataire localisation1 1

Parcours1 n

Caractéristiquesattendues :

NiveauCertificationsLocalisations

Type de prestation

1 n

Caractéristiquesproposées :

NiveauCertificationLocalisations

Type de prestation

1 parcours = 1 à n couple(s) prestataire - localisation

modules

1

n

Ss traitant(s)

Ss traitant(s)0 n

0 n

Prestataire = site du titulaire ou site des co traitants membres du groupement

n

Une saisie de données fiable très importante dans APPELNET

Les données de l’offre AppelNet sont transférées dans PROSPER et dans FormaNetElles sont à l’origine de ce que l’on peut voir dans les 2 applications

Les éléments importants à saisir dans AppelNet sont donc :• Les localisations et prestataires associées

À chaque localisation possible de réalisation doit être rattaché le prestataire devant intervenir sur cette localisation. Ce prestataire sera le titulaire, un de ses co-traitants ou un des sites de l’un ou de l’autre. Ils doivent être indiqués dans AppelNet et sélectionnés dans la liste des sites issus de ReperNet. Le prestataire doit donc être enregistré dans ReperNet.

• Les parcours et leurs caractéristiquesChaque parcours doit avoir un intitulé compréhensible.Si la même prestation se fait sur plusieurs localisations, un seul parcours doit être créé avec plusieurs localisations possibles.C’est le « couple » « localisation-prestataire » qui sera sélectionné comme lieu de réalisation du parcours dans AppelNet qui permettra, dans PROSPER et FormaNet, d’inscrire le stagiaire en précisant chez quel prestataire il est en formation.

Une offre dans AppelNet – page désignation - Notion de titulaire et de représentant légal

L’offre est établie au nom du siège social

Le représentant l’égal est sélectionné dans une liste de représentant légaux issue de REPERNETLe choix du nom du représentant rapatrie le nom de « l’établissement signataire » de l’acte d’engagement.

Le responsable de l’offre = l’interlocuteur à contacter en cas de précisions nécessaires

AppelNet – page désignation - saisie par les OF des localisat°et prestataires

Il est important de préciser les localisations de réalisation et les prestataires qui interviennent.

Saisir une localisation et lui rattacher le prestataires devant intervenir à cet endroit.

Sélectionner un site dans la liste issue de REPERNET – elle comprend les sites du titulaire et du co-traitant

Sélectionner le site à l’aide du crayon pour rapatrier les données (l’identifiant informatique du site sera également rapatrié dans APPELNET et sera ensuite utilisé par FORMANET pour afficher les information sur le prestataire)

AppelNet – page désignation Création du parcours L’intitulé doit être clair et

compréhensibleIl se retrouvera dans FORMANET et sur le site du PRAO en intitulé de formation consultable par les demandeurs d’emploi et prescripteurs.

Si la formation est réalisable sur plusieurs localisations, ne créer qu’un seul parcours mais sélectionner plusieurs couples « prestataire / localisation ».Ces informations seront transférées et utilisées dans FormaNet.

APPELNET – Côté DEFC - consultation

Candidature

Offre

Page « Parcours/Actions »

Un transfert des actions retenues vers Prosper et Formanet

Une fois le vote de la programmation par la CAO et la Commission Permanente, il y a génération des marchésEnvoi des données dans PROSPEREnvoi des données dans FORMANET

Les actions sont visibles dans PROSPER une fois le marché notifié (AR reçu)

Pour une reconduction, possibilité d’affichage des marchés reconduits dans PROSPER avant la date anniversaire (date de reconduction) mais création de session possible si date de début prévisionnel postérieure à la date de reconduction.

Attention : Possibilité de créer des sessions dans PROSPER avant établissement d’un bon de commande dans Formanet.

Or, impossibilité de démarrer une action sans Bon de commande !!!Penser à créer un bon de commande dans Formanet avant le démarrage de l’actionVeiller à la cohérence entre les places ouvertes et la capacité du marché