SIFAC

Système d’Information Financier Analytique et Comptable

06/02/2008

Présentation générale des fonctionnalités et modalités de mise en place

2

Sommaire

1. Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC Flux de dépense

Flux de recette

Conventions, contrats et opérations pluriannuelles

Comptabilité analytique

2. Le paramétrage de SIFAC Modélisation de la structure budgétaire

Modélisation de la structure et de la mécanique analytique

3. Calendrier 2008

3

1. Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC

Flux de dépense

Flux de recette

Conventions, contrats et opérations pluriannuelles

Comptabilité analytique

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Un flux de dépense modernisé

Dans NABUCO Dans SIFAC

Édition des mandats (papier) Suppression du mandat papier

L’attestation de service fait n’impacte pas la comptabilité :

L’attestation de service fait impacte la comptabilité :

Pas d’imputation par secteur mixte de TVA

Imputation par secteur mixte de TVA

Imputation analytique

Détermination automatique de données (ex : comptes budgétaires et comptables déterminés par le groupe de marchandises)

• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux

Service fait

Impact budgétaire,

comptable et analytique

Service fait• Entrée marchandise• Prestation de service• Travaux

5

Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC

Engagement provisionnel ou

spécifique (optionnel)

Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture et

enregistrement définitif

Liquidation

Annuel Pluriannuel(conventions…)

Ordonnateur

Visa et paiement

Visa ordonnateur

NABUCO

SIFAC

Engagement provisionnel ou

spécifique(optionnel)

Engagement juridique – Bon de commande

Service fait Liquidation, mandatement

Liquidation

Annuel

Ordonnateur Comptable

Visa et paiement

Visa ordonnateur et mise sous

bordereau

Impact budgétaire, comptable et analytique

Impact budgétaire

Impact comptable

Réservation de crédits

Réservation de crédits Impact comptablecomplémentaire

Comptable

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Rôles des intervenants dans les flux de dépense NABUCO et SIFAC

Ordonnateur

NABUCO

SIFAC

Ordonnateur Comptable

Comptable

Gestionnaire

Responsable composante

Agence comptable

Gestionnaire

Responsable composante

Responsable Composante (visa)

Responsable Composante (visa)

Engagement provisionnel ou

spécifique(optionnel)

Engagement juridique – Bon de commande

Service fait Liquidation, mandatement

Liquidation

Annuel

Visa et paiement

Visa ordonnateur et mise sous

bordereau

Engagement provisionnel ou

spécifique (optionnel)

Engagement juridique – Bon de commande

Service fait Création de la facture et enregistrement définitif

Liquidation

Annuel Pluriannuel

Visa et paiement

Visa ordonnateur

Agence comptable

Contrôle juridique de l’ordonnateur

Liste factures à payer, justificatifs

Contrôle juridique de l’ordonnateur

Bordereaux, mandats, justificatifs

7

Détail du flux de dépense SIFAC

7

Réservation des crédits budgétairesannuelle uniquement

Impact budgétaire

Réservation de fonds Commande d’achat

Entrée marchandise,

prestation, travaux

Facture fournisseur comptabilisée

Faculté de blocage avant mise en paiement

Engagement juridique – Bon de commande

Service fait Création de la facture et enregistrement définitif

Liquidation

Annuel Pluriannuel

Contrat

Ordonnateur Comptable

Impact analytique

Impact comptable

D 6xx / 2xx C 408

Impact comptable D 408

D/C 6xx / 2xxC 401/404

Ajustement des crédits (en cas de modification)

Ajustement analytique

Paiement

Visa et paiement

Impact comptableD 401/404

C 5xx

Accord pour paiement

Visa ordonnateur

Engagement provisionnel ou

spécifique (optionnel)

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Un flux de recette modernisé

Dans NABUCO Dans SIFAC

Contrats : création hors Nabuco des factures (formats Excel, Word…).

Contrats : document de facturation SIFAC (modèle unique)

Enregistrement et émission des titres de recettes (papier) par le Service financier

Pas d’émission de titres de recettes.

Pour les contrats :

1) Enregistrement d’une « pré-facture » par les composantes

2) Visa et complément d’enregistrement par le Service financier

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Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC

NABUCO

SIFAC

Comptable

Contrat, convention, notification

Prise en charge comptable

Création du titre de recettes

Service financier

Mise sous bordereaux de

titresEncaissement

Document de facturation

Document de vente (contrat, convention)

Prise en charge comptable

Comptable

Préfacture(remplace

facture Excel)

Enregistrement complet

Encaissement

Impact budgétaire,

comptable et analytique

Impact budgétaire

Impact comptable

Composante

Création et émission de la facture (hors Nabuco)

Service financierComposante

Contrat, convention, notification

Émission des factures (contrats)

Composante

Visa ordonnateur (contrats)

Liste des factures, justificatifs

Composante

Visa ordonnateur (contrats)

Demande de virement (subvention)

Bordereaux, titres, justificatifs

Demande de virement (subvention)

Justificatifs

Justificatifs

10

Détail du flux de recette SIFAC

10

CommandeContrat

Facture(enregistrement complet)

Comptabilisation

Document de facturation

Document de ventePrise en charge

comptable

Ordonnateur Comptable

Impact budgétaire

Impact comptable

D 4112 C 7XX

Impact analytique

Préfacture Enregistrement complet

Encaissement

Encaissement

Impact comptable

D 5XX C 4112

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Les conventions, contrats et opérations pluriannuelles

Dans NABUCO Dans SIFAC

Module convention non activé Activation du module convention

Gestion des opérations possible en utilisant les destinations

Gestion des opérations par la fonction « Organigramme Technique de Projet » (OTP) pour le suivi des conventions, contrats, opérations de travaux.

Suivi annuel ou pluriannuel.

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L’Organigramme Technique de Projet : l’OTP

= élément d’OTP

eOTP eOTP eOTP eOTP

eOTPeOTP

Exemple d’application: suivi de contrat de recherche réalisé par plusieurs composantes

2 équipes de recherche

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3. Le paramétrage de SIFAC

Modélisation de la structure budgétaire

Modélisation de la structure et de la mécanique analytique

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La structure budgétaire

Centre financier (= CR) : unité d’exécution budgétaire

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L’enregistrement des recettes et dépenses

Centre de coûts : collecteur des dépenses et charges indirectes

Centre de profits : collecteur de recettes

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Relation entre Centre financier, Centre de coûts, Centres de profit et eOTP (conventions)

Centre Financier (ex CR)

Centre(s) de Profit

e-OTP

(ex : convention)

Centre(s) de CoûtRecettes Dépenses

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La comptabilité analytique : introduction

La comptabilité analytique permet de mesurer les coûts des différentes activités de l’Université

Charges &

produits

Comptabilité générale

Analyse par compte du plan comptable général (comptes)

Comptabilité budgétaire

Analyse par composante

(Centres Financiers)

Comptabilité analytique

Analyse des coûts des activités de l’université

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La comptabilité analytique : principe général

On mesure un coût pour une activité de l’université (le pourquoi)

Exemple d’activité : assurer la formation des étudiants

On mesure un coût pour un objet de coût (le pour qui)

Exemple d’objet de coût : étudiant de master 1 de psychologie

On déverse les coûts des activités sur les objets de coût à l’aide de clefs de répartition

On obtient le coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie

Autres exemples d’activités : évaluer les étudiants, recruter et inscrire les étudiants, concevoir les formations, réaliser les enseignements à distance, assurer la communication institutionnelle, mettre à disposition des ressources documentaires, …

Autres exemples d’objets de coût : une filière, un étudiant d’une étape, une équipe de recherche, un chercheur,…

19

La comptabilité analytique : principe

Quel est le périmètre des coûts que l’on souhaite mesurer?

Coût complet

Ex : coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie

Coûts directs• salaires des enseignants

• reprographie

• matériel pédagogique dédié

• …

Coûts indirects

• % salaires des IATOSS du département, UFR, services centraux

• % documentation (SCD)

• % chauffage, électricité

• …

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La comptabilité analytique : le principe

 coûts complets, K€ M1 Psycho Labo X Total

Évaluer la recherche 0 30 30

Former les étudiants 50 10 60

Gestion financière 10 10 20

Total 60 50 110

ACTIVITES

(pourquoi)

OBJETS DE COUT (pour qui)

Exemple de tableau de bord simplifié de comptabilité analytique

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La comptabilité analytique : les étapes de mise en oeuvre

1. Définir les objectifs Pourquoi veut-on mesurer les coûts ?

2. Définir les activités et les objets de coût Quels sont les axes d’analyse des coûts ?

Les activités sont réparties en 2 groupes (ou processus) : les activités « métier » (recherche, formation, vie étudiante) et les activités « support » (service d’appui, pilotage, diffusion des savoirs)

3. Définir le périmètre des charges et produits Ex : les salaires des personnels État sont ils intégrés aux coûts ?

4. Élaborer la mécanique analytique Quels clefs de répartition pour imputer les charges ?

5. Paramétrer et tester SIFAC

6. Former et accompagner les gestionnaires

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Liste des activités et objets de coûts (provisoire)

Objets de coûtChercheurHeure de rechercheNombre de thèsesNombre de publicationsNombre de jours de missions internationalesNombre de brevets, dépôts…

Processus métier : Recherche

ActivitésAppels à projets publics et subventions à la recherche : veille et sensibilisationAppels à projets publics et subventions à la recherche : montage de projetAppels à projets publics et subventions à la recherche : mise en œuvre des projetsValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : détection de projet et recherche de partenairesValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : sensibilisationValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : ingénierie de projetValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : réalisation des projetsValorisation des résultats de la recherche (dont PCRD) : protection et transfert des résultatsDiffusion des résultats de recherche : colloquesDiffusion des résultats de recherche : publicationsFormation à la recherche par la rechercheRéalisation de programme de recherche défini dans le Contrat quadriennalDéveloppement et représentation au sein des réseaux de rechercheMobilité internationale sortante des chercheurs

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Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : formation

ActivitésElaboration des maquettes et programmes de formationDiffusion de l'information sur les programmesAdministrer la scolaritéInformation, accueil, inscription et orientation de l'étudiantRéalisation des enseignements en présentielEnseignements en ligne : productionEnseignements en ligne : exploitation, accompagnement, tutoratAccompagnement de l'étudiant : tutoratsAccompagnement de l'étudiant : soutienMobilité internationale sortante des enseignantsMobilité internationale sortante étudiante : étudesMobilité internationale sortante étudiante : stagesAttractivité internationale étudianteEvaluation des étudiants ou apprenantsEvaluation des formations et suivi du devenir des étudiantsFormation Tout au Long de La Vie

Objets de coûtElément pédagogiqueEtapeEtudiantHeure d'enseignementStagiaire (formation continue)EnseignantDépartement d'enseignementDiplôme?Filière?

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Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus métier : vie étudiante

Objets de coûtEtudiant

ActivitésSanté et action sociale étudianteSoutien à la vie associative et sportive étudianteActions relatives au handicap

25

Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : services d’appui

ActivitésSI, téléphonie et multimédiaAccès aux ressources numériquesReprographiePatrimoine immobilierMaintenance immobilière, espaces verts et sécuritéLogistique et fonctionnement administratifGFIGRHFonctionnement administratifCommunication externeCommunication interne

Objets de coûtUsagerPersonnelBâtiment

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Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : pilotage

Une seule activité : pilotage

Aucun objet de coût (provisoire)

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Liste des activités et objets de coûts (provisoire) Processus support : diffusion des savoirs

ActivitésActivités culturelles permanentes ou saisonnièresEvénements culturels ponctuelsEditionAcquisition des ressources documentairesAmélioration de l'accéssibilité aux ressources documentairesAccueil des usagers de la documentationConservation des ressources documentairesFormation à la méthodologie documentaireEchange des ressources avec d'autres bibliothèquesCaptation et diffusion en ligne de la culture scientifique et technique

Objets de coûtEtudiantVisiteurDocumentType de documentDisciplineNiveau (L, M, D)UsagerHeures de consultation

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Calendrier SIFAC et comptabilité analytique

Février 2008 Mars 2008 Avril 2008

DirectionDirection Validation

ComposantesComposantes

• Propositions pour optimiser des flux de recettes et dépenses

• Expression de besoins en comptabilité budgétaire et analytique (activités et/ou objets de coût)

Groupes projet SIFAC et comptabilité analytique

Groupes projet SIFAC et comptabilité analytique

Proposition de modélisation budgétaire et analytique

+ composantes

DirectionDirection

Validation

Vos questions …