Fonctionnalités Prise en main avec l’outil - univ-reims.fr · Connaître les domaines d'Apogée Structure des Enseignements Modalités de contrôle des connaissances Inscription

Formation Apogée

Fonctionnalités

Prise en main avec l’outil

Christine BARONNET - CRI

Apogée - Introduction

APOGEE : Application Pour l’Organisation et la Gestion des Etudiants et des Enseignements

APOGEE : logiciel national de scolarité développé par l’AMUE (Agence de Mutualisation des Universités et Etablissements) et implanté dans 84 établissements

OBJECTIFS : assurer la gestion et le suivi des dossiers étudiants (depuis l’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme)

connaître la structure des enseignements, saisie de la SE, des MCC, effectuer une IP, affecter les étudiants dans des groupes, saisir les notes, éditer les résultats, consulter et éditer le dossier étudiant


Connaître les domaines d'Apogée Structure des Enseignements Modalités de contrôle des connaissances Inscription Administrative Inscription Pédagogique Constitution des groupes Résultat Organisation des épreuves Gestion de l’anonymat des notes et résultats Stages Thèse HDR DRT Dossier Etudiant Accès à distance Pilotage (Référentiel)


Apogée - Domaines SE (Structure des Enseignements) : • Organisation des enseignements d’un établissement

MCC (Modalités de Contrôle des Connaissances) : • Saisie des modalités de contrôle des connaissances • Saisie des épreuves • Saisie des règles de calcul

IA (Inscription Administrative) :

• Création du dossier administratif (Etat civil, études,…) • Edition du certificat de scolarité • Gestion comptable : paiements et remboursements • Transmission des informations aux organismes extérieurs (Sécu, Mutuelles)


Apogée - Domaines IP (Inscription Pédagogique) :

• Inscription des étudiant(e)s dans les enseignements suivis • Saisie des validations d’acquis • Affectation des étudiant(e)s dans les groupes • Edition du contrat pédagogique, de listes d’étudiants par matière,…

RE (Résultat) : • Saisie des notes et lancement des calculs pour mise à jour des résultats • Edition des procès verbaux de jury de délibération, relevés de notes,

attestations de réussite, diplômes, supplément au diplôme

EPR (Epreuves) : • Saisie des calendriers d’examens • Edition des documents relatifs au déroulement des examens (calendriers, PV,

listes d’émargement et d’affichage, convocations)


Apogée - Domaines Stages : • Saisie et suivi des stages (domaine non utilisé)

Thèses-HDR-DRT : • Gestion des étudiant(e)s de 3ème cycle (Ecole Doctorale)

DE (Dossier Etudiant) : • Consultation et édition du dossier étudiant

Accès à distance : • Inscription administrative et inscription pédagogique par le WEB

Référentiel : • Pilotage


L’offre de formation - Structure des Enseignements - Modalités de Contrôle des Connaissances

Dossier étudiant

Le pilotage

La scolarité - Organisation des épreuves - Gestion des Stages - Gestion des Thèses, HDR, DRT - Collecte et Diffusion des

Résultats - Gestion de l’anonymat

Les inscriptions - Inscriptions administratives - Inscriptions pédagogiques - Constitution des groupes

Module Inscription à distance

(option)

Opérations préalables

d'inscriptions (OPI)

Remontées SISE

Vue d'ensemble des domaines


PERIMÈTRE

Prendre en compte la diversité des enseignements et des Établissements

Intégrer la diversité des organisations existantes et la rénovation des enseignements

Offrir une visibilité et une maîtrise du contenu

pédagogique dispensé par un Établissement

Informer l’étudiant

Mettre à disposition un descriptif permettant les actes de gestion

(inscriptions, pilotage)

Décrire et faire évoluer le contenu et l'organisation des enseignements d'un

Etablissement

OBJECTIFS

Structure des Enseignements


Améliorer le processus

d'inscription

Réduire le nombre de documents différents

Résilier une inscription

Modifier des dossiers en cours

d'année

Suivre le paiement des

droits

Saisir et consulter des informations administratives concernant l'étudiant; les transmettre aux organismes partenaires

(Sécu, Mutuelles)

Fiabiliser les informations et les gérer de manière

exhaustive

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Inscription administrative et inscription à distance


Permettre le suivi des choix pédagogiques de

l'étudiant

Enseignements, cursus

Supporter la diversité des organisations

Paramétrage

Intégrer la diversité des contraintes réglementaires

Diffuser les données nécessaires :

A l’organisation des enseignements, à l'information des différents partenaires

Inscrire l'étudiant aux différents enseignements en

fonction de ses souhaits, acquis, crédits et dettes

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Inscription pédagogique


Permettre une gestion pédagogique jusqu'au

niveau des groupes dans Apogée

Optimiser la gestion des groupes

Faciliter la constitution des groupes et l'affectation des

étudiants

Créer les groupes à partir de la structure des

enseignements existante.

Affecter ( massivement ou individuellement) les

étudiants dans les groupes à partir des inscriptions

pédagogiques.

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Constitution des groupes


PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Collecte et diffusion des résultats

Pour chaque session d'examen : - définir les modalités de contrôle des connaissances, - éditer les listes préparatoires aux examens, - collecter les notes et les agréger, - préparer les délibérations du jury, - délibérer, mettre à jour et diffuser les résultats.

Homogénéiser la collecte des résultats

Permettre le dialogue et l'échange d'informations avec des applications hors APOGEE

Faciliter la prise en compte des décisions des jurys et améliorer la rapidité de diffusion des résultats

Faciliter l'accès aux notes et résultats de l'étudiant et automatiser la mise à jour du dossier de l'étudiant (vue complète sur son cursus)


Gérer automatiquement les incompatibilités entre

épreuves

Automatiser la répartition des

étudiants dans les salles d'examen

Optimiser l'utilisation des salles et l'affectation des

surveillants lors des examens

Aider le gestionnaire à :

– réaliser des calendriers d'épreuves,

– mettre en place des sessions d'examen.

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Organisation des épreuves

Préparer le déroulement des épreuves


Vue d’ensemble de l’anonymat

Gestion de l ’anonymat

* : optionnel

•Délibérations

anonymes du jury *

•Saisie anonyme des

notes et résultats *

Édition des étiquettes

d ’anonymat

Épreuve E1

14 / 2014 / 20

Organisation de l ’anonymat

• Paramétrage de

l’anonymat

• Organisation des

objets/résultats à

anonymer

• Choix

organisationnels

Attribution des

numéros anonymes

•correction

anonyme

Anonymat


Optimiser la gestion des stages proposés aux

étudiants au cours de leur cursus.

Faciliter la gestion des formalités

administratives, en particulier la gestion

des conventions de stage.

Disposer d'un catalogue de stages à jour.

Aider le gestionnaire dans le suivi du catalogue des stages,

dans l'affectation des étudiants aux stages et l'édition des documents administratifs

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Stages



Gérer le suivi administratif des thèses ou travaux et leur état d'avancement d'année

en année.

Disposer d'un catalogue des

thèses en cours et soutenues.

Faciliter l'organisation des soutenances de

thèses ou de travaux.

Aider le gestionnaire dans le suivi administratif des thèses ou des travaux de diplômes de

troisième cycle depuis l'enregistrement de la thèse

jusqu'à la dispense du diplôme.

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Thèses HDR DRT

Communiquer les informations concernant les thèses d'H.D.R, soutenues ou en cours par des

mailings aux autres universités.

Disposer d'un dossier

synthétisant les informations

administratives et pédagogiques d'un

étudiant

Faciliter le suivi du cursus et l'orientation de

l'étudiant

- Consultation des données de l'étudiant provenant de l'IA, l'IP et de Résultat - Modifications simples et saisie d'informations - Édition de documents de scolarité

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Dossier étudiant

Éditer le dossier d'un étudiant à jour


Pilotage

Pouvoir effectuer des

prévisions qualitatives et quantitatives.

Permettre aux sites de concevoir leurs propres états de pilotage.

Proposer des exemples d'états de pilotage déjà conçus.

Disposer à tout moment d'une vision claire et dynamique

des effectifs, des parcours et résultats

des étudiants

PERIMÈTRE

OBJECTIFS

Adapter la politique pédagogique, en tenant compte

des choix et résultats des étudiants aux enseignements

proposés .

Faciliter la communication avec les partenaires de l'établissement (Ministère, autres universités,

établissements du secondaire...)

Améliorer les conditions

d'orientation et de réorientation

des étudiants


Apogée - Définitions • Diplôme :

Titre délivré par l’établissement après validation des enseignements d’une ou plusieurs étapes. Il peut s’agir d’un diplôme national (LMD, DNO) habilité par le ministère, d’un diplôme propre à l’établissement (DU) ou d’un certificat (C2i, CLES) Ex : Licence ST mention Mathématiques, Master Droit Notarial, DU Podologie, DNO • Version de diplôme (VDI) :

Description détaillée d’un diplôme à un instant T ou distinction entre deux contenus différents pour un même diplôme dans un établissement (ex : une antenne délocalisée dispensant une version du diplôme différente de celle de l’établissement principal ou des versions correspondant à des habilitations successives). Elle est utilisée pour la délivrance du diplôme. Distinction du diplôme intermédiaire et du diplôme terminal. Ex : M1 BSQ (diplôme intermédiaire), M2 BSQ (diplôme terminal)


Apogée - Définitions

• Etape :

L’étape est une notion permettant le lien entre les concepts administratifs (inscription administrative, affiliation, paiement des droits d’inscription,…) et le besoin de description de l’enseignement. Elle traduit le fractionnement dans le temps (année, semestres,…) d’un enseignement conduisant à un diplôme. On lui associe des droits annuels. Ex : L1 Anglais, L3 Informatique, M1 Lettres, DNO1, ITII2,


Apogée - Définitions

• Version d’étape (VET):

L’ensemble des éléments pédagogiques constitutifs d’une étape peut évoluer dans le temps : il est nécessaire de conserver ces évolutions afin de pouvoir reconstituer les acquis d’un étudiant. La version d’étape permet de suivre l’évolution dans le temps du contenu d’une étape. Elle permet aussi de décrire des étapes associées à des contenus pédagogiques différents, au même moment. Les étudiants sont inscrits administrativement à une ou plusieurs versions d’étape. Ex : L3 BBTE Parcours Biochimie, M2 Administration des Entreprises


Apogée - Définitions • Elément pédagogique (ELP):

L ’élément pédagogique est le concept qui permet de décrire le contenu d’un enseignement. Il est caractérisé par une nature : semestre, unité d’enseignement (UE), matière, élément constitutif (EC),… Il peut être décomposé en éléments plus fins selon le niveau de précision souhaité dans la Description du contenu d’un enseignement. L’organisation des éléments pédagogiques décrit l’organisation des enseignements (structure des enseignements). Un élément pédagogique peut être caractérisé par des conditions d’accès (pré-requis). Les étudiants sont inscrits pédagogiquement aux éléments constitutifs de leur(s) version(s) d’étape d’inscription.

Ex : Semestre 1 L3 AES, UE1 S2 L1 PC, CH0201, Anglais


Apogée - Définitions • Liste d’éléments (LSE) :

La liste est un regroupement d’éléments pédagogiques constituant un ensemble cohérant. Elle peut être de type : Obligatoire : les éléments qui la constituent sont obligatoires Obligatoire à choix : un nombre déterminé d’éléments est obligatoire mais le choix de ceux-ci est laissé à l’étudiant. Ce type de liste est caractérisé par un nombre minimum et un nombre maximum d’éléments à choisir parmi les éléments de la liste. Facultative : possibilité donnée à l’étudiant de suivre des enseignements complémentaires choisis dans la liste


Apogée - Définitions • Epreuve : Evaluation d’un enseignement dans le cadre d’une session pour l’admissibilité ou l’admission. L’épreuve est caractérisée par son type (contrôle terminal, contrôle continu, contrôle partiel,…) et par sa nature (écrit, oral, soutenance, rapport,…).

Ex : DS d’anglais, Examen terminal en MOI0101 • ECTS (European Credit Transfer System) :

Système d’équivalence d’enseignements entre universités européennes. La correspondance prévoit un montant de crédits porté par les éléments pédagogiques.


Apogée - Définitions • Composante (CMP) :

Entité juridique, organisationnelle ou géographique ayant une responsabilité de type pédagogique et habilitée à organiser des enseignements. • Centre de gestion (CGE) :

Entité (ensemble d'utilisateurs) qui est responsable de toutes les opérations de gestion administrative des étudiants, notamment les inscriptions. Plusieurs centres de gestion peuvent organiser les inscriptions à une même version d'étape. Un utilisateur peut être associé à zéro ou un seul centre de gestion.


Apogée L’offre de formation


Etape 1 Etape 2 Liste SEM 1 UE1 UE2 UE3 Liste UE1 Liste UE2 Matière 1.1 Matière 2.1 Matière 2.1 Matière 2.2 Matière 3.1 Matière 2.3

Diplôme

Diplôme et Version de diplôme

(VDI)

Etape et Version d’étape

(VET)

Eléments pédagogiques

(ELP)

Partie haute IA

Partie basse IP

Apogée – Connexion

Saisir le login (nom

utilisateur)

Saisir le mot de passe

Saisir le nom de la base :

apogee ou apotest (base

de test)

Cliquer sur Connect



Apogée – Fonctionnalités Windows

Utilisation des boutons

Notions de menu et icônes

Déplacement à l'aide de l'ascenseur

Suivant

Action Edition Navigation Recherche Option

Utilisation de la souris


Apogée – Modes de travail • Mode Recherche :

Celui-ci permet de lancer une recherche après saisie éventuelle de critères de recherche. Les champs dans lesquels la recherche est possible sont blancs. Par défaut, le mode d’accès à un écran Apogée est le mode Recherche Pour effectuer une recherche :

- Saisir le(s) critère(s) dans un ou plusieurs champs (possibilité d’utiliser le caractère % qui remplace des caractères)

- touche <F7> et saisir le(s) critère(s) - touche <F8> pour lancer l’exécution de la recherche

Pour revenir au mode Normal : touche clavier <CTRL> <q> • Mode Normal :

Celui-ci permet de créer un enregistrement. Il faut être en mode Normal pour pouvoir saisir, modifier ou supprimer des données On passe du mode Normal au mode Recherche par la touche <F7>

Ou


Apogée – Navigation

• Navigation dans un écran:

- : à l’aide du clavier, pour passer d’un champ à l’autre : utiliser la touche <tab> pour passer au champ suivant utiliser la touche <Shift>+<tab> pour revenir au champ précédent - : à l’aide la souris , il est possible de sélectionner ou de se placer directement dans un champ en cliquant sur celui-ci - : à l’aide des flèches : suite à une recherche, il est possible de faire défiler les enregistrements issus de la recherche avec les flèches haut/bas


Apogée – Navigation • Navigation entre écrans : - Utiliser les boutons (suivant, précédent) - Utiliser les menus : cliquer sur le menu propre à chaque domaine soit : - barre de menu propre à chaque domaine - barre de menu générique proposant les fonctionnalités disponibles à l’écran

L’icône permet de basculer d’un menu à l’autre Le menu Option permet de passer d’un domaine à l’autre L’icône permet de quitter l’écran ouvert


Apogée – Saisie des données • Saisie directe :

Se positionner dans le champ saisissable et taper les informations • Choix dans une liste :

taper <F9> pour afficher une liste de données disponibles pour certains champs, sélectionner l’information et cliquer sur le bouton OK

S’il n’y a qu’un seul champ dans la liste, en tapant <F9> il s’affiche automatiquement • Recherche selon critères :

Des critères ont été définis sur les principaux objets d’Apogée et permettent de retrouver un ensemble d’enregistrements


Apogée – Types de champs

• Champs obligatoires :

À renseigner obligatoirement, ils sont sur fond gris La validation d’un écran et le passage à l’écran suivant ne sont pas possibles si tous les champs Obligatoires ne sont pas renseignés. Si l’on se trouve dans un champ obligatoire et que l’on veut revenir au champ précédent, il faut utiliser <Shift>+<tab> • Champs facultatifs :

Peuvent être renseignés, ils sont sur fond vert clair Aucun blocage ne se produit à la validation ou au passage à l’écran suivant


Apogée – Types de champs • Champs facultatifs obligatoires :

Cas de champs facultatifs liés, ils sont sur fond vert foncé Si l’un des champs est saisi, les autres deviennent obligatoires Certains sont renseignés automatiquement suite à la saisie d’un champ :

- Soit la valeur de ce champ a été calculée - Soit la valeur est déduite de la saisie préalable d’un autre champ - Soit certaines valeurs sont renseignées par défaut


Apogée – Messages • Messages de bas d’écran :

Ces messages sont importants car ils donnent des indications de progression dans l’écran (pourquoi une modification n’est pas possible). Ils donnent aussi des informations sur le champ sélectionné (description du champ) ou encore sur l’existence d’une liste de valeurs pour le champ par la présence de <List> • Messages de communication : Les messages des fenêtres de communication sont de plusieurs types : - Message bloquant/non bloquant - Message d’erreur - Message demandant une confirmation - Message d’information

La fenêtre ne disparaît que si vous cliquez sur un des boutons (Oui, Non, Annuler)


Apogée – Principales actions


Apogée – Principales actions

Mémento étudiant

Saisie d’un commentaire


Apogée – Editions

Elles sont accessibles dans les menus déroulants Documentation, Administration de la barre de menu.

• Editions immédiates :

Ce sont des éditions à fréquence élevée liées au travail quotidien des services. Elles sont générées et visualisées immédiatement ou imprimées directement . Ex : diplômes, certificats, annexe descriptive Les éditions des diplômes, certificats et annexe descriptive sont lancées directement sur une imprimante réseau. Les autres éditions sont visualisées dans un format sélectionné.


Apogée – Editions

• Editions immédiates ou différées :

Elles peuvent être exécutées immédiatement ou en différé (paramétrage de la date et heure d’exécution) Ex : édition de relevés de notes, édition unitaire carte étudiant • Editions différées :

Ce sont des éditions dites « lourdes » en temps de traitement et en volume de données. Leur exécution est obligatoirement différée.

ABI Absence injustifiée ABJ Absence justifiée ADI Résultat d’admissibilité ADM Admis ADMI Admissible ADO Résultat d’admission AJAC Ajourné mais autorisé à composer en étape supérieure B.O. Business Objects BU Bibliothèque Universitaire C2I Certificat Informatique et Internet CC Contrôle continu CEVU Conseil des Études et de la Vie Universitaire CGE Centre de Gestion CGS Centre de Gestion de Stages CIE Centre d'Incompatibilités d'épreuves CIP Centre d'Inscription Pédagogique


Apogée – Annexe 1 Abréviations

CLES Certificat de compétences en Langues de l'Enseignement Supérieur CM Cours Magistral en séance plénière CNU Conseil National des Universités CPAM Caisse Primaire d'Assurance Maladie CPGE Classe Préparatoire aux Grandes Colet CROUS Centre Régional des Oeuvres Universitaires et Scolaires CT Contrôle terminal CTN Centre de traitement de notes DE Dossier étudiant DEF Défaillant DEUG Diplôme d'Études Universitaires Générales DIS Dispense DSUP Direction des enseignements SUPérieurs DU Diplôme d'Université DUT Diplôme Universitaire de Technologie ECTS European Crédit Transfer System



ELP Élément pédagogique EPR Épreuve ESSA Ecole du Service de Santé des Armées HDR Habilitation à Diriger des Recherches IA Inscription administrative IAA Inscription Administrative Annuelle IAE Inscription Administrative Étape INE, NNE Identifiant national de l'étudiant IP Inscription pédagogique IUFM Institut Universitaire de Formation des Maîtres IUT Institut Universitaire de Technologie MCC Modalités de contrôle des connaissances MEN Ministère de l'Éducation Nationale MPU Médecine Préventive Universitaire OPI Opération Préalable à l'Inscription PACES Première Année Commune aux Etudes de Santé



PCS Profession et Catégorie Socioprofessionnelle PrC Prise en compte pour calcul PV Procès verbal de délibération RNE Répertoire national des établissements SE Structure des enseignements SISE Système d’Information sur le Suivi de l’Etudiant SSE Sécurité Sociale TD, TP Travaux Dirigés, Travaux Pratiques TER Travaux d'Études et de Recherche UFR Unité de Formation et de Recherche UE Unité d'Enseignement UV Unité de Valeur VAC Validation d'acquis VET Version d'étape VDI Version de diplôme



Apogée -Annexe 2 Exemple décomposition d’un diplôme



Apogée – Exercice

• Objectif :

Consulter et imprimer un dossier étudiant

Se connecter à la base de test Basculer dans le domaine DE Dossier étudiant Rechercher l’étudiant (FOURCADE Arthur) Editer le dossier et l’imprimer (visualisation en pdf)

Documents

Fonctionnalités Prise en main avec l’outil - univ-reims.fr · Connaître les domaines d'Apogée Structure des Enseignements Modalités de contrôle des connaissances Inscription